AUXILIAR ADMINISTRATIVO

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AUXILIAR ADMINISTRATIVO 
 
1ª SEMANA 
 
ANGELA MARIA BISSOLI SALEME 
 
 
 
 
APRESENTAÇÃO 
 
Olá cursista! 
 
Bem vindo ao Curso Auxiliar Administrativo! 
 
A SECTI - Secretaria da Ciência, Tecnologia, Inovação e Educação 
Profissional por meio do Projeto OportunidadES oferta cursos de 
qualificação profissional, possibilitando novas oportunidades e 
para qualificação do cidadão que procura aperfeiçoar seu 
conhecimento, com vistas a melhor qualidade de vida. 
O curso de Auxiliar Administrativo é destinado aos profissionais 
que trabalham juntamente com os administradores, auxiliando 
nas mais variadas tarefas e decisões diárias do setor e que 
buscam se atualizar e renovar seus conhecimentos. 
O mercado de trabalho para o Auxiliar Administrativo é amplo, 
há oportunidades de trabalho em empresas de diversos ramos 
de atuação, desde o comércio, serviços e instituições públicas. 
 
 
 
 
Nesse curso você aprenderá técnicas de arquivamento, entre 
outros. 
Ao final desse curso você estará apto para: 
● Atuar profissionalmente como Auxiliar Administrativo; 
● Desempenhar as principais atividades diárias exigidas na 
função; 
● Buscar continuamente a evolução profissional na área. 
 
Por isso, ler o material, compartilhar experiências no chat, 
interagir com o tutor online no chat, trazer exemplos, fazer os 
exercícios, é de fundamental importância para o 
desenvolvimento do seu aprendizado. 
Desejo a você, bons estudos! 
 
 
 
 
 
 
 
INTRODUÇÃO 
 
Cursista, para iniciarmos o curso, nessa semana nosso principal 
objetivo é abordar as características e requisitos necessários ao 
profissional Auxiliar Administrativo. 
 Vamos começar uma etapa de muitas aprendizagens! 
 Nesta semana teremos a oportunidade de tratar da ocupação do 
Auxiliar administrativo. Quais seriam os principais 
conhecimentos dessa ocupação? Será que basta saber organizar 
documentos e pastas? Um auxiliar administrativo precisa 
desenvolver uma série de qualidades que vai facilitar muito o 
exercício dessa atividade, pois, além de conhecer aspectos da 
administração de uma empresa, deve dominar várias práticas 
relativas a sua ocupação, como conhecimento de documentos e 
dos processos internos de uma organização, entre outros 
importantes fatores que podem contribuir para uma formação 
profissional mais sólida. Você se informará sobre os 
 
 
 
 
conhecimentos esperados desse profissional nos dias de hoje. O 
convida a conhecer mais sobre o mercado de trabalho, o que é 
um importante aspecto para sua formação nessa ocupação. 
 
O QUE É SER UM AUXILIAR ADMINISTRATIVO 
 
O auxiliar administrativo é um trabalhador/colaborador que 
auxilia nas mais variadas funções e serviços de uma empresa 
privada ou pública, apoiando áreas de recursos humanos, 
finanças e logística. Presta suporte nas administrações em geral, 
independentemente do tipo e tamanho da empresa. O 
funcionamento de uma empresa depende direta ou 
indiretamente do que chamamos de rotinas administrativas, 
que são desempenhadas por este profissional. Quais as tarefas 
mais demandadas para o auxiliar administrativo? 
✓ É responsável por arquivar documentos; 
✓ Fazer fotocópias; 
 
 
 
 
✓ Coletar assinaturas em documentos; 
✓ Rever processos e conferir dados em documentos ou 
notas fiscais; 
✓ Pode ser responsável pela compra de materiais; 
✓ Preparar relatórios, formulários e planilhas; 
✓ Acompanhar processos administrativos; 
✓ Atender clientes; 
✓ Prestar apoio logísticos; 
✓ Atualização de cadastro e atendimento a fornecedores e 
clientes. 
✓ Executar rotinas de apoio em todas as áreas da empresa, 
ser proativo (citar casos: “Fernando”, “Vaquinha”); 
O Assistente/auxiliar administrativo também pode seguir linhas 
de atuação profissional específicas, dependendo do perfil e da 
estrutura da empresa para a qual trabalha. Confira alguns 
exemplos: 
● Assistente de Compras 
 
 
 
● Assistente Comercial 
● Assistente de Logística 
● Assistente de Departamento Pessoal 
● Assistente de Atendimento 
 
1.2 CARACTERÍSTICAS DO PROFISSIONAL 
 
Existem hábitos e competências reconhecidamente necessárias 
para obtermos resultados na busca do sucesso profissional. A 
pessoa de sucesso é reconhecida de longe. Não porque tenha um 
símbolo estampada em si mesma, mas porque suas atitudes 
refletem o sucesso. E essas atitudes incluem o andar, o olhar, as 
maneiras, os gestos, a fala etc. 
Precisamos constantemente refletir sobre nossas atitudes, 
formas de agir e de nos relacionar no trabalho, pois elas podem 
fazer muita diferença nesse ambiente. Uma boa comunicação 
pode ajudá-lo a ser mais autoconfiante, a estabelecer uma boa 
relação com colegas, empregadores e clientes, se for o caso. 
Assim, da mesma forma como você está sempre atento à 
 
 
 
 
realização das suas atividades, precisa também tomar alguns 
cuidados em relação ao modo como se comunica. A cordialidade, 
ou seja, a gentileza e o respeito no trato com todos, torna o 
ambiente de trabalho mais agradável e amistoso, além de ser um 
fator fundamental para realizar com clareza e objetividade suas 
atividades. 
1.3 REQUISITOS PARA SER UM BOM PROFISSIONAL 
A seguir veja algumas características de um bom profissional no 
exercício da profissão. 
● Habilidades Necessárias: boa habilidade de comunicação 
escrita e oral, habilidade em resolução de problemas, 
planejamento e organização, capacidade de concentração, 
dinamismo, saber trabalhar sob pressão, priorizar e honrar 
compromissos de datas términos de serviços, saber manter 
informações confidenciais. 
● Conhecimentos Necessários: conhecer métodos, sistemas, 
procedimentos, equipamentos de trabalho, saber o que cada 
 
 
 
pessoa da empresa faz, saber elaborar orçamentos e 
elaborar relatórios, saber manter registros e controles. 
● Qualidades Pessoais: ter iniciativa, bem organizados, 
pacientes, habilidade de relacionar-se com pessoas 
diferentes, saber adaptar-se a novas tarefas, assiduidade, 
pontualidade, honestidade. 
Além disso, por lidar muitas vezes com documentos e 
informações sensíveis, é fundamental que esse profissional 
demonstre grande senso de responsabilidade e tenha postura 
ética. 
 
• Veja o vídeo: 
"Conheça o País mais Honesto do Mundo - Fantástico" - 
YouTube 
• https://www.youtube.com/watch?v=Uj6MApO66s8 
 
 
 
 
 
 
1.4 ÉTICA PROFISSIONAL 
 A palavra ética é de origem grega, ethos, e significa costume, 
ética deve ser entendida como um conjunto de princípios 
básicos que visa disciplinar e regular os costumes, a moral e a 
conduta das pessoas. O que é ser ético? Ser ético nada mais é 
do que agir direito, proceder bem, sem prejudicar outros. É ser 
altruísta (Atitude solidária oposta ao egoísmo; se dedica aos 
outros; solidariedade), é estar tranquilo com a consciência 
pessoal. É cumprir com os valores da sociedade em que vive, ou 
seja, onde mora, trabalha, estuda. Ética é tudo que envolve 
integridade, é ser honesto em qualquer situação, é ter coragem 
para assumir seus erros e decisões, ser tolerante e flexível, ser 
humilde. O que é ética profissional? A Ética profissional se inicia 
com a reflexão. Quando escolhemos a nossa profissão, 
passamos a ter deveres profissionais obrigatórios. Os jovens 
quando escolhem sua carreira, escolhem pelo dinheiro e não 
pelos deveres e valores. Ao completar a formação em nível 
superior, a pessoa faz um juramento, que significa seu 
 
 
 
 
comprometimento profissional. Isso caracterizao aspecto moral 
da ética profissional. Mesmo quando você exerce uma carreira 
remunerada, não está isenta das obrigações. Sabemos que 
existem vários tipos de Ética: ética social, do trabalho, familiar, 
profissional. Especialmente, Ética profissional é refletir sobre as 
ações realizadas no exercício de uma profissão e deve ser 
iniciada antes da prática profissional. Se você já iniciou a sua 
atividade profissional fora da área que você gosta não quer 
dizer que você não tenha deveres e obrigações a cumprir como 
profissional. Como ser um profissional ético? Ser um 
profissional ético nada mais é do que ser profissional mesmo 
nos momentos mais inoportunos. Para ser uma pessoa ética, 
devemos seguir um conjunto de valores. Ser ético é proceder 
sem prejudicar os outros. Algumas das características básicas de 
como ser um profissional ético é ser bom, correto, justo e 
adequado. 
Além de ser individual, qualquer decisão ética tem por trás 
 
 
 
 
valores fundamentais, como: 
✓ Ser honesto em qualquer situação – é a virtude dos 
negócios; 
✓ Ter coragem para assumir as decisões – mesmo que seja 
contra a opinião alheia; 
✓ Ser tolerante e flexível – deve-se conhecer para depois 
julgar as pessoas; 
✓ Ser íntegro – agir de acordo com seus princípios; 
✓ Ser humilde – só assim conseguir reconhecer o sucesso 
individual. 
Comportamento eticamente adequado e sucesso continuado 
são indissociáveis. 
 
• Veja o vídeo: "Conheça o País mais Honesto do 
Mundo - Fantástico" - YouTube 
• https://www.youtube.com/watch?v=Uj6MApO66s8 
 
 
 
 
1.5 APRESENTAÇÃO PESSOAL 
 
1. 5.1 – Elaboração do currículo 
Ele é a porta de entrada para uma nova rotina de vida. Não há 
vagas de emprego que passe por um currículo. Por isso, quanto 
mais bem feito o seu resumo profissional, maiores as chances se 
recolocar (ou começar) no mercado de trabalho. O currículo é 
um documento que resume a sua trajetória profissional, sua 
formação escolar, as principais atividades e funções exercidas, 
cursos e estágios, além de dados pessoais como endereço, 
telefone e data de nascimento. Quem busca vaga no mercado 
de trabalho precisa preparar um currículo eficiente, objetivo, 
colocando apenas o que é realmente necessário que o 
contratante precisa saber sobre você, ou seja, informações 
sobre a sua vida, além dos seus contatos. 
 
 
 
 
1. 5.2 – Dicas para Elaboração de um bom currículo 
✓ Dados Pessoais - É fundamental que seus dados pessoais 
como nome completo, idade, endereço, telefone e e-mail 
apareçam logo no topo do documento, para facilitar a 
comunicação da empresa com você. Demais documentos não 
são necessários nesta fase. 
✓ Objetivo - Seja direto e da forma mais sucinta possível 
declare qual a área ou setor que você busca uma 
oportunidade. Ex.: Setor de Produção. 
✓ Formação Acadêmica - Relacionar nesta parte do currículo 
sempre da maior formação para menor, como por exemplo 
Pós-Graduação, Graduação, e mencionar cursos técnicos que 
estejam relacionados com a vaga pretendida. Se você, 
candidato não tiver uma formação Superior relacione a 
vontade sua formação Técnica, sempre com o nome da 
Instituição e o ano da conclusão. 
✓ Idiomas - Mencionar apenas aqueles aos quais você 
realmente tem o domínio ou se estiver estudando deixar 
 
 
 
 
✓ claro em qual nível está. Esta pode ser uma oportunidade de 
chamar a atenção do selecionador para você, pois você está 
estudando e buscando conhecimento. 
✓ Experiência Profissional - Relacione sempre as 3 últimas 
empresas em que trabalhou, da última ou atual até a 
terceira, sempre descrevendo o cargo ocupado, o tempo em 
cada função e também o trabalho que era exercido, tentando 
chamar a atenção de quem está lendo seu currículo para 
todas as suas qualificações. 
✓ Cursos e Informática - Relacione apenas os cursos de 
Qualificação Profissional que tenham relação com a vaga 
pretendida e no item Informática destaque qual seu nível de 
conhecimento e quais programas e ferramentas você 
domina. 
 
• VÍDEO: Max Gehringer Dicas para um Currículo 
Campeão – YouTube 
 
 
 
• https://www.youtube.com/watch?v=jl7KYtdN23Q 
 
1.5.3 – Ferramentas para elaboração de currículo 
Diante das inovações propostas pela popularização do uso da 
internet e demais tecnologias o currículo eletrônico tornou-se 
cada vez mais comum. 
Esse modelo de currículo nada mais é do que um arquivo de 
texto (geralmente em formato PDF) que pode ser enviado 
diretamente por e-mail. 
Apesar de parecer simples é comum que os profissionais 
tenham dúvidas na hora de elaborar um arquivo de currículo no 
modelo correto. E uma técnica para facilitar essa tarefa é usar 
sites geradores de currículo, nessa apostila irei citar como 
exemplo a ferramenta de designer chamada Canva. 
 
 
 
 
 
1) Para conferir acesse o link: 
 
 
 https://www.canva.com/pt_br/criar/curriculo/ 
 
 
 
2) Para saber como utilizar a ferramenta Canva para gerar um 
currículo assista ao tutorial abaixo: 
 
h https://www.youtube.com/watch?v=AEjm_faOjCs 
3) Após desenhar o seu currículo usando o apoio do Canva 
lembre-se de baixá-lo em formato PDF e guardá-lo em seu 
 
 
 
computador, dessa forma sempre que surgir uma 
oportunidade você terá seu arquivo em mãos para enviá-lo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.5.4 – Perfil Profissional no Linkedin 
 
O Linkedin é uma rede social muito similar ao facebook, portanto no 
linkedin é possível interagir com pessoas de diversas formas 
como, por exemplo: seguir usuários, adicionar como contato, 
 
 
 
 
 
ler um feed de notícias, receber notificações, enviar e receber 
mensagens, entre outros. 
Porém a principal diferença entre uma rede social e outra (facebook 
x linkedin) está no objetivo de uma delas. 
Ao passo que no facebook há um uso mais intimista e pessoal da 
rede o linkedin, por sua vez, possibilita um uso mais 
profissional desses recursos. Não raro o linkedin é usado para 
estabelecer contatos de trabalho, recrutar pessoas e divulgar 
vagas. O próprio linkedin te envia um alerta quando surgem 
vagas de emprego dentro do seu perfil. 
 
Ficou curioso? Aprenda como criar seu perfil no tutorial abaixo: 
→ https://canaltech.com.br/redes-sociais/guia-
completo-como-usar-o-linkedin/ 
 
Após criar sua conta tire uns minutinhos para aprender sobre o 
manuseio do linkedin nessa vídeo aula: 
 
 
 
→ https://www.youtube.com/watch?v=FM_Kzmf2gZA 
 
1.6 COMO SE COMPORTAR EM UMA ENTREVISTA DE EMPREGO 
- Atitudes Físicas: A atitude física está intimamente ligada à 
postura, já que ambas são formadoras da imagem que você 
transmite. Estas dicas servem para o ambiente profissional e 
para qualquer tipo de situação em que você se encontrar. - 
Cumprimento: quando nos encontramos com alguém, dentro de 
um ambiente de trabalho ou não, é comum o aperto de mão. 
Este aperto de mão deve ser dosado, nem forte nem fraco, 
apenas a ponto de transmitir segurança. 
- Forma de Andar: mesmo enfrentando problemas, você andar 
com a postura de um vencedor, olhando para frente, queixo 
ligeiramente levantado, ombros para trás, passos firmes, 
cumprimento efusivos (mas sem intimidades), transmitindo 
credibilidade. 
- Como sentar-se: procure sempre manter-se ereto na cadeira, 
 
 
 
 
não invadindo o espaço do outro, não mexer em objetos que 
estão na mesa, ou mesmo colocando seus pertences pessoais 
sobre a mesa. 
 
TEXTO: USE A POSTURA PARA CONSEGUIR O EMPREGODESEJADO 
Você está na entrevista daquele emprego que procura há 
meses. Gostou da empresa, fala tudo o que treinou em casa. 
Quando você já está certo que o lugar é seu, o entrevistador 
levanta-se, agradece sua presença e o dispensa. Onde está o 
erro? O mais provável é que você não tenha prestado atenção 
em quem estava à sua frente, ou seja, "ouvia", mas não "via". 
Isto quer dizer que você estava tão envolvido com o discurso 
que se esqueceu da sua postura. A linguagem do corpo diz 
muito sobre como a pessoa está reagindo a uma situação. Você 
pode ter pistas se o entrevistador está gostando ou não de 
você, e tentar reverter a situação. Por outro lado, a linguagem 
 
 
 
 
do corpo é mais uma maneira de você passar sua mensagem: 
"me contrate!" De acordo com o livro "O Corpo Fala: a 
Linguagem Silenciosa da Comunicação Não-Verbal", o corpo 
humano é dividido em três partes: Águia (cabeça - controle), 
Leão (tórax - emoção) e Boi (abdômen - desejos instintivos). 
Então, uma pessoa com a cabeça (controle) baixa, curvada para 
a frente (tórax e abdômen reprimidos), passa uma imagem de 
submissão total. Ao contrário, cabeça ereta e coluna reta 
mostram que você é uma pessoa segura de si. Tendo isso em 
mente, alguns truques de postura podem ser úteis para obter 
aquela vaga tão sonhada. 
Dica: Após a entrevista, mesmo sem saber o resultado, mande 
um e-mail, agradecendo pela oportunidade, texto rápido e 
objetivo. 
 
 
 
 
 
 
 
1.7 PLANEJAMENTO DE CARREIRA 
A cada dia torna-se mais importante para o profissional a 
condução de sua própria carreira. Não é mais possível que 
apenas as empresas se preocupem com a carreira de cada 
colaborador, uma vez que as competências de cada indivíduo 
devem ser desenvolvidas de acordo com a sinalização do 
mercado e a aplicabilidade dessas competências poderá ser 
colocada em várias organizações. É preciso criar e manter a 
empregabilidade. O desenvolvimento da especialidade (cursos 
de graduação e pós-graduação) deve ser seguido por 
conhecimentos ecléticos que permitam a atuação em várias 
atividades e frentes de trabalho, tanto técnicos como gerencial. 
Todo o esforço despendido para a obtenção de novos 
conhecimentos somente terá validade quando estes puderem 
efetivamente ser utilizados nas atividades desenvolvidas pelo 
indivíduo. Sendo assim, o planejamento e a gestão de carreira 
torna-se um fator preponderante na condução da trajetória 
profissional e estimula o indivíduo a fazer uma análise de suas 
 
 
 
competências e, principalmente, a entender a si próprio, 
 
tornando mais fácil a condução de seus ideais, facilitando o 
encontro do trabalho certo e, consequentemente, aumentando 
seu nível de satisfação. 
 
 
 
1.8 Mercado de Trabalho 
O Assistente Administrativo atua em: 
● Empresas privadas do ramo comercial, industrial e de 
serviços. 
● Empresas e instituições públicas. 
● Organizações sem fins lucrativos. 
● Instituições de ensino. 
 
 
 
 
O mercado de trabalho para auxiliar administrativos é favorável 
em todos os setores da economia, pois estes profissionais são 
 
essenciais a qualquer negócio como redes de lojas, hospitais, 
escolas, indústrias, escritórios de contabilidade e assessorias. 
O profissional que atua como assistente administrativo poderá 
trabalhar em diferentes áreas ou setores de uma empresa, e não 
apenas em um local predeterminado. Assim, é possível, para o 
auxiliar administrativo; 
 realizar atividades de apoio para os diversos setores de uma 
empresa (comercial, recursos humanos etc.), além de poder 
trabalhar também em diversos tipos de estabelecimento, 
conforme mencionado acima. Pode-se dizer que as atividades da 
administração têm por objetivo o exercício de quatro funções 
básicas: planejar; organizar; controlar; dirigir. 
Outra questão importante é entender como as empresas estão 
organizadas do ponto de vista da economia da qual fazem parte. 
 
 
 
A economia está dividida em três setores de atividade: primário, 
secundário e terciário. O setor primário compreende as 
 
atividades diretamente relacionadas à terra: o extrativismo, a 
pecuária e a agricultura. O setor secundário reúne as atividades 
industriais de transformação de matérias-primas em produtos 
industrializados (máquinas, equipamentos, veículos, roupas, 
alimentos, bebidas, cosméticos, produtos de higiene e de 
limpeza, entre outros). O setor terciário representa as atividades 
ligadas ao comércio e à prestação de serviços, como educação, 
saúde, telecomunicações, transporte, limpeza, serviços de 
alimentação, turismo, serviços bancários, entre outros. 
As formas de organização do trabalho, que se alteraram no 
decorrer da história, e Isso aconteceram, em parte, em razão da 
globalização. É importante compreender que a globalização não 
é um fenômeno apenas econômico. Ela abrange questões 
políticas, sociais e, principalmente, a produção. A partir dos anos 
1970, a economia e a política passaram por rápidas e profundas 
 
 
 
mudanças que contribuíram para o processo de globalização. 
Esse termo indica uma integração planetária dos mercados, dos 
 
meios de comunicação e dos transportes, principalmente em 
razão dos avanços tecnológicos da segunda metade do século XX 
(20) em diante. Os avanços tecnológicos da segunda metade do 
século XX (20) invadiram todos os setores da economia, com 
maior ou menor intensidade e impacto crescente no cotidiano 
das pessoas. 
A internet, por exemplo, revolucionou a maneira de trocar 
informações, facilitando o trabalho nas esferas pública e privada. 
De maneira geral, as pessoas têm cada vez mais acesso à 
internet, mesmo sem ter conexão em casa; podem utilizá-la nos 
centros instalados por prefeituras ou governos estaduais, e 
outros estabelecimentos. 
 
 
 
 
 
 
 
 
REFERÊNCIAS: 
BASTOS et al. Conceito e perspectivas de estudo das 
organizações. In: Psicologia, Organizações e Trabalho no Brasil. 
Zanelli et ali (org.).Porto Alegre, Artmed, 2004. 
 
BOFF, Leonardo. Saber cuidar: ética do humano – compaixão 
pela terra. 18. ed.Petrópolis: Vozes, 2012. 
HARRINGTON, H. J. Aperfeiçoando processos organizacionais. 
São Paulo: Makron Books, 1993. 
 
MAXIMIANO, Antonio Cesar Amaru. Introdução à 
administração. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2011. 
 
NADLER, David. Arquitetura organizacional. Rio de Janeiro: 
Campus, 1994. 
 
SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL (SENAC). 
Práticas administrativas em escritório. Rio de Janeiro: Senac 
Nacional, 2010.