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Aula 04 Noções de Administração Geral e Pública p/ TRTs - Técnico Judiciário - Área Administrativa Professor: Carlos Xavier Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 1 de 56 AULA 04: Gestão de Projetos. SUMÁRIO PÁGINA 1. Palavras iniciais. 1 2. Gestão de projetos. 3 2.1. O método PERT/CPM. 26 2.2. O método de Kepner e Tregoe aplicado aos projetos. 31 2.3. O modelo ZOPP para gestão de projetos. 32 2.4. O método PRINCE2 de gerenciamento de projetos. 33 3. Questões comentadas. 34 4. Lista de questões. 48 5. Gabarito. 55 6. Bibliografia principal. 56 Observação importante: Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei 9.610/98, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências. Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a lei e prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de nossa equipe adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia Concursos. 59330735711 Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 2 de 56 1. Palavras iniciais. Oi pessoal! Hoje estudaremos a administração dos projetos na organização. Você deve ter em mente que estes últimos são esforços temporários que geram resultados exclusivos. Ou seja, é possível criarmos um projeto para um carro novo, uma nova área de marketing na empresa, etc. A base para nossos estudos está nos Guias PMBOK 5a e 4a Edição. Como é impossível fazer uma aula de poucas páginas que aborde todos os aspectos de um guia com centenas páginas, a única solução para responder todas as questões possíveis sobre o assunto é adquirir e estudar o guia por completo, o que eu não sugiro. Com esta ideia básica em mente, a aula vai abordar os assuntos mais comuns em concursos sobre o gerenciamento de projetos. No final da aula veremos várias questões sobre o assunto abordado. Ao final da aula trouxe várias questões de tribunais para você praticar! Um abraço e bons estudos! Prof. Carlos Xavier www.facebook.com/professorcarlosxavier 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 3 de 56 2. Gestão de projetos. Em primeiro lugar, é importante que você saiba definir o que é um projeto e quais as suas características. Neste sentido, vamos definir projeto como um esforço temporário feito para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Notem que ele é temporário, ou seja, tem início e fim. Além disso, ele busca como consequência a criação de um produto, serviço ou resultado específico. Saiba diferenciá-los dos processos: estes últimos representam sequências de atividades exercidas de maneira rotineira, transformando insumos em produtos, serviços e resultados a partir de um determinado processamento. Assim, em uma fábrica de copos de vidro, um importante processo é o processo de produção, que transforma matéria prima em um produto acabado. Trata-se de uma atividade comum e rotineira dentro da organização, que pode ser programada para se obter o máximo de eficiência. Caso esta mesma fábrica desejasse iniciar a produção de um novo modelo de copo de vidro apropriado para cervejas especiais, por exemplo, ela precisaria elaborar um projeto para isso, envolvendo aspectos como: design, linha de fabricação, materiais primas a serem utilizadas, estudo do mercado, etc. Este projeto estaria pronto quando todos os detalhes do novo copo estivessem estabelecidos. Aí seria possível se tomar a decisão quanto a fazer com que o resultado do projeto (o novo copo) fosse transformado em parte do processo de produção desta indústria. Como vimos no nosso exemplo, um projeto envolve, acima de tudo, um esforço temporário para produzir algo específico como consequência de sua existência. Além disso, os projetos podem existir nos diferentes níveis organizacionais, envolvendo um número de pessoas amplamente variável, 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 4 de 56 desde apenas um indivíduo até um grande grupo multidisciplinar. Em sua essência, eles buscam criar produtos, capacidades ou resultados exclusivos ao seu final, uma vez que se o resultado já estivesse disponíveis não seria necessária a elaboração de um projeto! São várias as situações que servem como base para a autorização de um novo projeto na organização. Eles costumam se iniciar como consequência de uma das seguintes situações: x Nova demanda de mercado; x Oportunidades ou necessidades emergentes; x Solicitação de um cliente; x Avanço tecnológico; x Requisito legal; x Adaptação ao ambiente; x Etc. Você deve ter em conta ainda que os projetos se desenvolvem dentro de determinado prazo, necessitando de recursos para serem desenvolvidos. Assim, cronogramas e orçamentos são instrumentais básicos para o planejamento de um projeto. Devo reforçar ainda que os projetos buscam realizar determinado trabalho específico, chegando a um resultado final, ou seja, eles possuem um escopo. Em conjunto esses pontos representam as restrições que o projeto encontra (tempo, custos e escopo), já que ele precisa concretizar algo, dentro de um prazo e com base em determinados recursos disponíveis. Em resumo, os projetos possuem as seguintes características principais: x São temporários; x Envolvem pessoas; x São planejados; 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 5 de 56 x Resultam em produtos, serviços, capacidades ou resultados exclusivos (tudo isso, daqui para frente será chamado apenas GH�µSURGXWR¶�� x Seus produtos finais podem servir como base para a instituição de novos processos ou para a modificação dos processos na organização; x São gerenciados com base em diferentes processos; x São restringidos por conta do: o Tempo o Recursos o Escopo. Para que você entenda melhor este assunto, veja alguns exemplos de projetos: x Desenvolvimento de novos procedimentos de atendimento; x Melhoria no design de produtos; x Introdução de novos produtos e serviços no mercado; x Construção de uma ponte; x Desenvolvimento de um software; x Preparar-se para um concurso específico; x Etc. - Já entendi o que são os projetos, mas oque é o gerenciamento ou gestão de projetos, Prof. Carlos? - R.: Trata-se da aplicação de técnicas, ferramentas, conhecimentos e habilidades sobre os projetos e seus processos inerentes para que o projeto possa ser executado da forma correta, atingindo seus objetivos. 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 6 de 56 - Prof. Carlos Xavier, e como o uso de modelos de gerenciamento de projetos impacta a organização? - R.: A adoção de modelos de gerenciamento de projetos possibilita um aumento da previsibilidade dos resultados, ou seja, de sua maturidade. Isto traz como vantagens: x Diminuição de custos x Otimização de recursos x Prazos mais previsíveis x Maior produtividade Além disso, como a organização pode ter diferentes projetos sendo executados ao mesmo tempo, é importante que se perceba como eles podem ser agregados para fins de gerenciamento. Neste sentido, as possibilidades são as seguintes: 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 7 de 56 Os projetos correlatos poderão constituir um programa. O programa seria algo mais amplo, incluindo vários projetos que se complementam de alguma forma. O seu escopo é mais amplo do que o de um simples projeto, buscando gerar benefícios mais significantes. Vários programas, por sua vez, quando considerados em conjunto, podem formar portfólios. Tais portfólios estão relacionados à questões organizacionais ainda mais amplas, ajudando a atingir objetivos estratégicos da organização! - Mas valerá sempre a pena criar projetos na organização? - R.: Não!!! Nem sempre, pessoal! Como tudo na vida (e na DGPLQLVWUDomR���p�SUHFLVR�TXH�VHMD�IHLWD�XPD�DQiOLVH�GH�³FXVWR-EHQHItFLR´�SDUD� verificar se o projeto deve ser feito! Esta análise pode ser feita por meio de dezenas de técnicas, incluindo uma análise de custos, de valor agregado, de retorno sobre o investimento, etc... 9ROWDQGR� DR� QtYHO� PDLV� ³EiVLFR´�� R� GD� JHVWmR� GH� SURMHWRV�� GRLV� elementos são fundamentais para que ela possa ser executada dentro da organização: o PMO e o PMP, e você deve saber o que são cada um deles para o seu concurso: x O PMO (Project Management Office) é o escritório de gerenciamento de projetos de uma organização. Sua responsabilidade pode variar desde o fornecimento de funções de suporte até o gerenciamento direto de um projeto. Sua instalação passa pela mudança de paradigmas da organização visando fazer com que ela esteja mais adaptada à gestão por 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 8 de 56 projetos. Isso inclui até mesmo a sua estruturação com base matricial ou por projetos. O PMO tipicamente serve para dar suporte aos gerentes de projetos, coordenar a comunicação entre os vários projetos para que eles trabalhem integradamente, identificar e desenvolver metodologias a ser aplicadas, monitorar a conformidade dos projetos com as regras estabelecidas pela organização, gerenciar os recursos compartilhados, etc. x O PMP (Project Management Professional) é o profissional de gerenciamento de projetos, ou seja, o gerente do projeto. Ele gerencia as restrições dos projetos individuais, controlando os recursos disponíveis (orçamento, cronograma, etc.) para atingir os objetivos específicos do projeto que está sob sua responsabilidade. Ele deve ter conhecimento sobre o gerenciamento de projetos, ser capaz de aplicar este conhecimento para obter desempenho e ter capacidade de orientar, gerenciar e liderar o seu pessoal para que todos estejam engajados com o projeto, mesmo considerando suas restrições. - Carlos, O fato de operar por projetos influencia a estrutura organizacional? - R.: Sim!!! A estrutura organizacional tradicional (a funcional) passa a ser cada vez mais substituída por uma estrutura matricial ou por uma estrutura por projetos. A estrutura por projetos é a mais radical: substitui completamente as funções organizacionais por gerências de projetos. As estruturas matriciais misturam aspectos da estrutura funcional com a estrutura por projetos, podendo dar maior ênfase a um ou outro tipo de estrutura - o que constitui as matrizes fracas, balanceadas ou fortes. 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 9 de 56 Sobre este assunto, o Guia PMBOK apresenta uma interessante tabela sobre a diferença entre cada uma dessas estruturas - em língua inglesa. Trata- se de uma forma fácil de memorizar essas características caso elas sejam cobradas em seu concurso! A seguir, apresento a referida tabela, adaptada por mim para o Português: EstruturaÆ Funcional Matriz Projetizada Características do projeto: Matriz fraca Matriz balanceada Matriz forte Autoridade do gerente de projeto Pouca ou nenhuma Limitada Baixa à moderada Moderada à alta Alta à quase total Disponibilidade de recursos Pouca ou nenhuma Limitada Baixa à moderada Moderada à alta Alta à quase total Quem controla o orçamento Gerente funcional Gerente funcional Misto Gerente do projeto Gerente do projeto Papel do gerente de projeto Meio período Meio período Tempo integral Tempo integral Tempo integral Pessoal administrativo do gerenciamento do projeto. Meio período Meio período Meio período Tempo integral Tempo integral Fonte: adaptado do Guia PMBOK - 4ª Edição. 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 10 de 56 Agora que você já entende os conceitos elementares, precisa saber que existem diversas etapas na elaboração e análise de um projeto. Por serem temporários, os projetospossuem início, meio e fim. Na verdade, segundo o Guia PMBOK, o ciclo de vida do projeto pode ser estruturado nas seguintes etapas (DECORE isso!): 1. Inicio do projeto; 2. Organização e preparação do projeto; 3. Execução dos trabalhos do projeto; 4. Encerramento do projeto. É importante que você saiba que, em cada uma dessas etapas, algumas variáveis se comportam de maneira distinta. No início do projeto, os custos e o nível de uso do pessoal são relativamente baixos, uma vez que ainda não há atividades sendo executadas. Conforme o projeto avança e começa a ser organizado e preparado, mais pessoas e recursos são envolvidos, atingindo um ápice na execução propriamente dita. Após a execução, quando os produtos do projeto são entregues, inicia-se o fechamento ou encerramento do projeto. Nesta última etapa, o uso de recursos e pessoal cai drasticamente, pois as atividades propriamente ditas já foram executadas. Sobre este assunto, vejam o gráfico apresentado pelo próprio Guia PMBOK 4ª Edição: 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 11 de 56 Além de possuir custos e uso de pessoal variável em função da etapa do projeto, o custo das mudanças, a incerteza, o risco e a influência dos stakeholders são variáveis ao longo do tempo. - Vamos pensar sobre isso em um exemplo prático: Imagine que você tenha o projeto de reformar a sua casa. Se você deseja modificar este projeto, o custo da mudança será baixo logo no inicio - basta pagar um pouco mais a um arquiteto para refazer o projeto arquitetônico da reforma. Se, ao contrário disso, você deixa a reforma começar, os pedreiros quebram paredes, o encanador realoca as tubulações, etc., e depois você muda de ideia, resolvendo mudar o projeto, os custos serão bem mais altos! Você não poderá mais recuperar todo o dinheiro que foi gasto! Além disso, será preciso mais um projeto arquitetônico, mais material de construção, mais horas de trabalho, etc. Percebe-se, assim, que o custo das mudanças sobe ao longo do tempo, conforme o projeto vai sendo executado! 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 12 de 56 A incerteza, o risco e o nível de influência dos stakeholders, por sua vez, são decrescentes com o passar do tempo! Voltemos ao exemplo de sua casa em reforma... conforme a reforma vai sendo executada e o trabalho vai ficando pronto, você começa a ter certeza se foi uma boa ideia (ou não) fazer a reforma. Há menos incertezas sobre como as coisas vão ficar, como vão ser executadas, etc. Além disso, o nível de influência dos interessados vai caindo: se o seu cônjuge pensava em ter um piso diferente, depois de instalado o novo piso que você escolheu fica mais difícil seu cônjuge exercer influência... se o encanador pensava em lhe convencer a usar determinada marca de tubulações, depois de tudo pronto fica mais difícil ele lhe influenciar... Percebeu como essas variáveis se comportam ao longo do tempo? Veja o gráfico apresentado pelo Guia PMBOK sobre este assunto: 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 13 de 56 - Prof. Carlos Xavier, você falou em influência dos stakeholders... o que é isso? - R.: Stakeholders são todos os interessados, pessoal! São todos aqueles que detêm algum interesse! No caso dos projetos, são os indivíduos e organizações interessados e afetados pelo projeto, como o gerente do projeto, os clientes, o governo, os patrocinadores, o acionista, a sociedade, os membros da equipe do projeto, etc. No caso dos projetos, o PMBOK 4ª Edição esclarece que os stakeholders de um projeto incluem: x Clientes/usuários; x Patrocinador; x Gerentes de portfólios/comitê de análise de portfólios; x Gerentes de programas; x Escritório de projetos; x Gerentes de projetos; x Equipe do projeto; x Gerentes funcionais; x Gerenciamento de operações; x Fornecedores, parceiros comerciais e vendedores. Bem... Já falamos das etapas dos projetos e de como algumas variáveis se relacionam com as mesmas. Além disso, o projeto pode ser decomposto em diferentes fases, especificas a cada projeto. Imagine que a reforma da sua casa inclui as fases de (exemplo): 1. Reforma da cozinha 2. Reforma da sala 3. Reforma dos quartos 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 14 de 56 4. Reformas dos banheiros Neste sentido, é importante que você saiba como estas fases podem se relacionar entre si, para que o projeto possa ser melhor estruturado. O Guia PMBOK estabelece que essa relação pode ser de três tipos básicos: 1) relação sequencial; 2) relação sobreposta; 3) relação iterativa. Vamos ver o que são cada uma delas: x A relação sequencial é aquela na qual uma fase só se inicia quando a fase anterior estiver terminada. Trata-se de uma forma de reduzir incertezas no gerenciamento de projetos, mas que acaba com a possibilidade de reduzir o cronograma. É como se, na reforma da sua casa, você estabelecesse que a reforma dos quartos só será feita quando a reforma da sala estiver completa, e assim sucessivamente. x A relação sobreposta estabelece que uma fase tenha inicio antes da fase anterior acabar. É como se a reforma dos quartos devesse começar antes da reforma da sala terminar, no exemplo que estamos usando. É uma forma de comprimir o cronograma de execução chamada de paralelismo, que pode reduzir o tempo de execução. Apesar disso, ela pode ³aumentar o risco e resultar em retrabalho caso uma fase subsequente progrida antes que informações precisas sejam disponibilizadas SHOD�IDVH�DQWHULRU´��*XLD�30%2.���(G�� x A relação iterativa, por sua vez, é aquela na qual apenas uma fase está devidamente planejada. O planejamento das fases seguintes é feito à medida que o trabalho avança e que são feitas as entregas da fase atual. É uma técnica que deve ser utilizada quando o ambiente é muito incerto, indefinido ou passa por rápidas transformações. Apesar de facilitar o trabalho sob estas condições, a relação iterativa entre as fases do projeto dificulta o planejamento de longo prazo para o projeto. Assim, é 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano LápisSolano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 15 de 56 possível que os membros da equipe tenham que ficar disponíveis por muito tempo ± aumentando os custos e o uso de pessoal�� 2� JXLD� 30%2.� DILUPD� DLQGD� TXH� ³QHVVHV� FDVRV�� R� escopo é gerenciado por entregas contínuas de incrementos do produto e priorização dos requisitos para minimizar riscos do projeto e maximizar o valor comeUFLDO�GR�SURGXWR´� Agora que você já entende muito bem as etapas do ciclo de vida de um projeto e como ele pode ser dividido em fases que se conectam para sua melhor gestão, é fundamental ter em mente também que diferentes processos acontecem no gerenciamento de projetos. Os processos que acontecem estão relacionados a questões como planejamento, execução de atividades, controle, etc. Na verdade, são cinco os grupos de processos no gerenciamento de projetos segundo o Guia PMBOK 4ª Edição. Recomendo que vocês memorizem claramente cada um deles, por isso transcrevo exatamente como está no referido Guia: 1. Grupo de processos de iniciação. São os processos realizados para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente através da obtenção de autorização para iniciar o projeto ou a fase; 2. Grupo de processos de planejamento. Os processos realizados para definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado; 3. Grupo de processos de execução. Os processos realizados para executar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto para satisfazer as especificações do mesmo; 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 16 de 56 4. Grupo de processos de monitoramento e controle. Os processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes; 5. Grupo de processos de encerramento. Os processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos, visando encerrar formalmente o projeto ou a fase. - Prof. Carlos, help! Agora misturou tudo... existem etapas do ciclo de vida do projeto e grupos de processos com o mesmo nome... são a mesma coisa? - R.: NÃO PESSOAL! Os grupos de processos NÃO são fases ou etapas do projeto! Apesar de os nomes serem parecidos, você deve entender que as etapas representam o ciclo de vida do projeto, com início, meio e fim (4 etapas). Os grupos de processos (5 grupos) se repetem ao longo das várias fases estabelecidas para o seu projeto. Assim, no projeto como um todo, haverá a execução dos diferentes processos, em diferentes grupos, ao longo de todo o projeto! Não tem mistério aqui, você tem mesmo é que memorizar! Na verdade, o PMBOK 4ª Edição (referência que ainda tem sido utilizada em concursos), afirma que são 42 os processos que se organizam dentro desses cinco grupos. Além disso, eles se organizam também com base em nove áreas do conhecimento no gerenciamento de projetos. As áreas são as seguintes: 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 17 de 56 x Gerenciamento da integração do projeto: incluindo as atividades e os processos utilizados para integrar os processos e suas atividades, incluindo sua identificação, definição, combinação, unificação e coordenação. x Gerenciamento do escopo do projeto: está ligado aos processos que estabelecem quais os trabalhos que serão realizados no projeto, para que apenas os esforços necessários para concluir o projeto com sucesso sejam empreendidos, evitando desperdícios. Busca definir claramente o que está dentro do projeto, para que atividades estranhas não sejam incluídas. Inclui os processos de: coletar os requisitos; definir o escopo; criar a EAP; verificar o escopo; controlar o escopo. Dentre os processos citados, o mais importante para concursos é o GH� ³FULDU� D� ($3´�� RX� (VWUXWXUD� $QDOtWLFD� GR� 3URMHWR�� TXH� significa a subdivisão do escopo (trabalho e entregas) do projeto em componentes menores, por meio de uma representação gráfica organizada e hierárquica de todo o trabalho de um projeto. Serve para um gerenciamento mais fácil do mesmo. x Gerenciamento do tempo do projeto: inclui os processos ligados ao uso de recursos (inclusive tempo), à definição de suas atividades, sua duração e sequência, além do estabelecimento de cronogramas. Serve essencialmente para que o projeto possa ser gerenciado de modo a acabar pontualmente. x Gerenciamento dos custos do projeto: trata-se da área de conhecimento ligadas à estimativa e controle de custos, além da determinação do orçamento do projeto. A ideia aqui é que o projeto possa ser encerrado dentro do orçamento aprovado. 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 18 de 56 x Gerenciamento da qualidade do projeto: esta área do conhecimento busca fazer com que o projeto seja executado com a qualidade prevista, incluindo o planejamento, garantia e controle da qualidade. Segundo R�*XLD�30%2.���(G�� ³R�JHUHQFLDPHQWR�GD�TXDOLGDGH�GR� projeto inclui os processos e as atividades da organização executora que determinam as políticas de qualidade, os objetivos e as responsabilidades, de modo que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi empreendido. x Gerenciamento dos recursos humanos do projeto: é a área do conhecimento ligada ao gerenciamento das pessoas que fazem parte da equipe do projeto, seus papeis e responsabilidades. Incluem processos de desenvolver o plano de RH, mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe do projeto. x Gerenciamento das comunicações do projeto: segundo o JXLD� 30%2.� �� (G�� $TXL� VH� LQFOXHP� ³RV� SURFHVVRV� necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. Inclui os processos de identificar as partes interessadas (stakeholers), que acontece na iniciação para que se identifiquem claramente as expectativas de cada sobre o projeto, para que as comunicações possamser feitas posteriormente, em busca de sua satisfação e da aceitação das entregas do projeto; planejar as comunicações; distribuir informações; gerenciar as expectativas das partes interessadas; e reportar o desempenho. x Gerenciamento dos riscos do projeto: está ao gerenciamento dos eventos que possam acontecer 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 19 de 56 durante o projeto, maximizando a probabilidade e o impacto de eventos positivos e minimizando a probabilidade e o impacto dos eventos negativos. Segundo o PMBOK 4ª EG��� ³LQFOXL� RV� SURFHVVRV� GH� planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle dos riscos de um SURMHWR´�� 2V� SURFHVVRV� HQYROYLGRV� VmR�� SODQHMDU� R� gerenciamento de riscos; identificar os riscos; realizar a análise qualitativa dos riscos; realizar a análise quantitativa dos riscos; planejar as respostas aos riscos; monitorar e controlar os riscos. x Gerenciamento das aquisições do projeto: é a área de conhecimento que lida com as compras de produtos, serviços ou resultados externos pelo projeto e sua equipe. Abrange os contratos, as mudanças necessárias para os contratos serem operacionalizados, e os pedidos de compra. Os processos incluídos são: planejar as aquisições; realizar as aquisições; administrar as aquisições; encerrar as aquisições. - Não se assuste! São 9 áreas do conhecimento, e o PMBOK começa a contar a partir do número 4 mesmo... Ah!!! Além disso, melhor saber desde já que no PMBOK 5a Edição tem mais uma área do conhecimento: partes interessadas! 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 20 de 56 Combinando as áreas do conhecimento em gerenciamento de projetos com os grupos de processos relacionados ao mesmo tema, o Guia PMBOK 4ª Edição apresenta os 42 processos aplicáveis ao gerenciamento de projetos. No Guia, a tabela que organiza este conhecimento está em inglês. Apresento a mesma em português, traduzida por mim para facilitar o seu estudo. Esses processos são a base do gerenciamento de projetos pelo PMBOK, mas sua aplicação pode e deve ser adaptada para as necessidades e realidades de cada organização! Vamos conhecer a tabela da qual estou falando! 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 21 de 56 Áreas de Conhecimento Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos Iniciação Planejamento Execução Monitoramento e Controle Encerramento 4. Integração 4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto 4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto 4.3 Orientar e gerenciar a execução do projeto 4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto 4.5 Realizar o controle integrado de mudanças 4.6 Encerrar o projeto ou a fase. 5. Escopo 5.1 Coletar os requisitos 5.2 Definir o escopo 5.3 Criar a EAP-estrutura analítica do projeto 5.4 Verificar o escopo 5.5 Controlar o escopo 6. Tempo 6.1 Definir as atividades 6.2 Sequenciar as atividades 6.3 Estimar os recursos das atividades 6.4 Estimar a duração das atividades 6.5 Desenvolver o cronograma 6.6 Controlar o cronograma 7. Custos 7.1 Estimar os custos 7.2 Determinar o orçamento 7.3 Controlar os custos 8. Qualidade 8.1 Planejar a qualidade 8.2 Realizar a garantia da qualidade 8.3 Realizar o controle da qualidade 9. RH 9.1 Desenvolver o plano de Recursos Humanos 9.2 Mobilizar a equipe de projetos 9.3 Desenvolver a equipe do projeto 9.4 Gerenciar a equipe do projeto 10. Comunicações 10.1 Identificar as partes interessadas (stakeholders) 10.2 Planejar as comunicações 10.3 Distribuir as informações 10.4 Gerenciar as expectativas dos stakeholders 10.5 Reportar o desempenho 11. Riscos 11.1 Planejar o gerenciamento dos riscos 11.2 Identificar os riscos; 11.3 Realizar a análise qualitativa dos riscos 11.4 Realizar a análise quantitativa dos riscos 11.5 Planejar as respostas aos riscos 11.6 Monitorar e controlar os riscos 12. Aquisições 12.1 Planejar as aquisições 12.2 Conduzir as aquisições 12.3 Administrar as aquisições 12.4 Encerrar as aquisições 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 22 de 56 Viu a tabela? Gostou? Imagino que você queira me perguntar: - Carlos... vale a pena decorar tudo isso?! - R.: Na minha opinião vale muito a pena!!! Se você acha que não vale a pena, olha as questões no final da aula... ter isso memorizado pode ajudar a resolver muitas questões sobre gerenciamento de projetos... Devo alertá-los de uma coisa: Já saiu uma 5ª Edição do Guia PMBOK com alguns novos processos na tabela, mas que não devem ser cobrados. De qualquer forma, por desencargo de consciência, resolvi trazer uma tabela com os processos do Guia 5a Edição, comparando-os com a 4a Edição, conforme elaborado pela Revista Mundo Project Management: 59330735711 Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 23 de 56 Fonte: Revista Mundo BPM. Disponível em: http://migre.me/rvkEN Nas centenas de páginas do Guia PMBOK existem diversos detalhes sobre cada um desses processos de proetos. Não cabe aqui apresentar em detalhes cada um deles. O essencial para responder à maioria das questões é saber em que grupo de processos eles se encontram e relativo à que área do 59330735711 Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 24 de 56 conhecimento eles são. Este é o essencial, por isso trouxe e traduzi a tabela para vocês! Gostaria ainda de apresentar para vocês alguns outros conceitos sobre o gerenciamento de projetos que costumam cair em concursos. Entre eles chamo a atenção para: x Gerenciamento do valor agregado: é uma técnica que integra escopo, cronograma e recursos financeiros de um projeto para que seu progresso e desempenho possam ser medidos - comparando-se o custo orçado com o custo real. Com base nela é possível verificar qual o valor que será agregado para a organização peloprojeto. x Técnica Delphi: é uma técnica usada no gerenciamento de riscos que serve para se buscar um consenso entre especialistas em uma determinada área. Ela é especialmente útil para que especialistas gerem ideias sobre os riscos enfrentados, no processo de identificação de riscos. Eles participam de maneira anônima, respondendo questões sobre alguns pontos do projeto. Essas respostas são resumidas e redistribuídas para que os especialistas façam novos comentários. Este processo é repetido por algumas rodadas até que seja alcançado um consenso, reduzindo a parcialidade que decorre da influência indevida de algum dos especialistas. x Brainstorming: é uma técnica que consiste na geração de ideias pelos participantes para que possam ser anotadas e organizadas posteriormente. É muito útil para a identificação de riscos. Pode ser feita de forma livre ou estruturada. x Entrevistas: também é uma importante técnica para a identificação dos riscos através da realização de entrevistas com as partes interessadas, os especialistas e os participantes do projeto. 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 25 de 56 x Análise da causa-raiz: trata-se de outra técnica para a identificação de riscos e problemas, buscando saber qual a causa principal para que ele ocorra e preocupando-se também com o estabelecimento de ações preventivas. Além de tudo isso que nós estudamos até agora sobre gerenciamento de projetos, alguns outros conceitos e técnicas devem ser destacados para quem estuda para concursos. Estudaremos um pouco mais nos próximos tópicos! 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 26 de 56 2.1. O método PERT/CPM PERT (Program Evaluation and Review Technique) VLJQLILFD�³WpFQLFD�GH� DYDOLDomR� H� UHYLVmR� GH� SURJUDPDV´�� HQTXDQWR� CPM (Critical Path Metod) VLJQLILFD�³PpWRGR�GR�FDPLQKR�FUtWLFR´��Trata-se de duas técnicas distintas que surgiram independentemente, mas que hoje em dia se confundem devido à sua base conceitual similar. A principal diferença entre elas é que a CPM utiliza a duração mais provável de cada atividade, sendo determinística sobre os prazos, enquanto a PERT utiliza o valor provável, ou seja, a média ponderada das probabilidades das diferentes durações. De qualquer modo, hoje em dia se costuma falar apenas na técnica PERT/CPM, integrada para o cálculo do caminho crítico. Os elementos básicos para entender bem esta técnica são: x Evento: trata-se de um marco relativo ao início ou ao fim de uma determinada atividade. No diagrama, são representadas por círculos numerados deforma crescente com a direção do projeto, do início para o fim. Muitas vezes um evento representa o final de uma atividade e o início de outra. x Atividade: é a ação que desloca o trabalho de um evento para outro. Para sua realização, ela absorve tempo e recursos em seu processamento. É representada no diagrama por setas que se orientam do início do projeto para o fim, mostrando a sequência de eventos. x Atividade fantasma: não consome tempo nem recursos. Apenas demonstra relações de interdependência, sendo representada por uma seta pontilhada. Para que você entenda melhor, vamos imaginar uma situação na qual você inicia seus estudos (evento), realiza os estudos (atividade) e encerra os 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 27 de 56 estudos (evento). Como isso ficaria em um diagrama do tipo PERT/CPM? Vejamos: Onde: x 1 - Início do estudo x 2 - Término do estudo x E - Atividade de estudo. É lógico que os projetos envolvem uma sequencia de atividades muito maior, e por isso se torna um pouco mais complexo analisar as redes PERT/CPM, mas não é nada muito difícil não! No caso de concursos os exemplos utilizados sempre envolvem poucas atividades, pois se trata apenas de verificar se o candidato sabe ou não entender o diagrama. Veja um exemplo de rede PERT/CPM com um número maior de atividades: E 1 2 59330735711 Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 28 de 56 Voltando ao método PERT/CPM... enquanto o PERT é um método que permite o cálculo de tempo (e de custos, se for o caso!) a partir de uma média ponderada das estimativas otimista, pessimista e mais provável quando existe incerteza em relação às estimativas da atividade, o CPM utiliza valores determinísticos e considera uma situação de certeza para estabelecer qual a sequência de atividades que não possui folga nenhuma no cronograma, de modo a não atrasar o projeto como um todo. Em outras palavras, o CPM estabelece o caminho crítico por meio da sequência mais longa de atividades em um projeto. Memorize isso! Para o uso dessas técnicas, é importante que você saiba que cada evento tem um momento no tempo mais cedo e outro mais tarde no qual ele poderá acontecer, sendo estabelecidos no próprio diagrama de rede PERT/CPM, dentro dos círculos que representam os eventos, da seguinte forma: Onde: x L� �HYHQWR�³L´ x &L� �&HGR�GR�HYHQWR�³L´ x 7L� �7DUGH�GR�HYHQWR�³L´� Os vaORUHV�³FHGR´�H�³WDUGH´�SRGHP�VHU�FDOFXODGRV�GD�VHJXLQWH�IRUPD� 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 29 de 56 x O cedo de um evento será a soma do cedo do evento anterior mais a duração da atividade que acontece entre eles. Convenciona-se que o cedo da primeira atividade da rede = 0. x O tarde de um evento será igual ao tarde do evento posterior menos a duração da atividade posterior. Convenciona-se que o tarde do último evento é igual ao seu cedo. Além disso, é fundamental saber qual o caminho crítico do projeto SDUD� TXH� VH� SRVVD� HVWDEHOHFHU� RV� ³WDUGH´� Ge cada evento, já que eles são calculados a partir do último evento, de trás para frente. Mais ainda: você tem que saber sobre o caminho crítico porque ele pode cair na sua prova! Exemplificando, veja a seguir uma rede PERT/CPM construída para uma sequência de atividades. Uma questão de concurso poderia querer que você soubesse identificarqual o caminho crítico do projeto a seguir: - E ai, você saberia responder?! Lembre-se: o caminho crítico é a sequência de atividades mais longa para a consecução do projeto. Quando ela for concluída, todo o projeto será concluído, por isso ela será o cedo e o tarde do último evento, ao mesmo tempo. Já conseguiu localizar? Se não, eu ajudo: 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 30 de 56 o caminho crítico do projeto acima é A - D - G. Perceba que a atividade A consome 3 dias (ou horas, minutos, etc.), enquanto a atividade D consome 4 dias e a atividade G consome 4 dias. Nenhuma outra sequencia de atividades sai do evento inicial (1) para o evento final (5) demorando mais do que 11 dias, que é o tempo da sequência A - D - G. Atenção, minha gente! É possível haver mais de um caminho crítico, quando diferentes caminhos na realização de atividades possuem o tempo mais longo, ao mesmo tempo! Ainda sobre este assunto, é importante que você conheça claramente dois conceitos de folga, o de folga livre e o de folga total: x Folga total: p� R� WRWDO� GH� DWUDVR� SHUPLWLGR� SDUD� R� ³LQtFLR�PDLV� FHGR´� GH� XPD� DWLYLGDGH� TXDOTXHU� sem que isso afete o cronograma previsto para o projeto como um todo. x Folga livre: é o tempo que uma atividade pode atrasar sem gerar um atraso na data de início mais cedo de qualquer outra atividade do cronograma imediatamente posterior. Bem, o que vimos sobre PERT/CPM é o que você deve precisar para responder as questões de concurso que caírem sobre este assunto! Vamos ao próximo tópico desta aula! 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 31 de 56 2.2. O método de Kepner e Tregoe aplicado aos projetos. Trata-se de um método simples de apoio à tomada de decisão e que é bastante utilizado para a seleção de projetos prioritários. Ele permite estabelecer critérios desejáveis e critérios obrigatórios para os projetos a serem considerados. Esses dois grupos são conhecidos também como: x Musts: são os deveres/obrigações. São os requisitos mínimos para que os projetos sejam considerados. Imagine, por exemplo, que você esteja selecionando projetos de reforma da sua casa e estabeleça como critérios must: o A reforma deverá custar menos de R$50.000 no total o A reforma deverá ser feita em no máximo 3 meses. Qualquer projeto que custe mais de R$50.000 para ser executado ou que demore mais de 3 meses simplesmente será dispensado! x Wishes: são os critérios desejáveis para um determinado projeto. Imagine que, no mesmo projeto de reforma de sua casa, você considere que (exemplo): o Quanto maiores os quartos, melhor o projeto (peso 2); o Quanto maior a área de jardim, melhor o projeto (peso 1); o Quanto mais iluminação natural sua casa receber, melhor o projeto (peso 7). Com base nesses critérios, você poderá criar uma formula e ponderar o atendimento de cada um dos projetos aos seus requisitos wishes, de modo a optar pelo projeto mais adequado aos seus requisitos! 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 32 de 56 2.3. O modelo ZOPP para gestão de projetos. Este método tem pouca cobrança em concursos, então vamos ter uma visão muito ampla sobre ele, apenas para responder questões mais gerais que possam aparecer. A metodologia ZOPP é também conhecida como metodologia do planejamento de projeto orientado por objetivos. Trata-se de um método de origem alemã que consiste no uso de uma Matriz de Planejamento do Projeto (também conhecida como Quadro Lógico, de Marco lógico ou simplesmente LFA) para a sistematização dos vários níveis hierárquicos dos objetivos do projeto, estabelecendo indicadores, metas, fontes de verificação e suposições a serem utilizadas. A ideia básica por traz deste quadro é que os objetivos intermediários sustentam os objetivos finais, que são os objetivos do projeto, criando uma lógica de atingimento dos meios para se chegar aos fins. O seu enfoque principal está sobre a participação dos indivíduos nos trabalhos, de modo que seus conhecimentos, ideias e experiências possam ser utilizados no planejamento do projeto. Isto porque os problemas e suas causas estarão sempre associados às pessoas e grupos da organização. O ZOPP se estrutura em duas etapas: x Análise: é o momento no qual a situação é analisada no que diz respeito aos problemas a serem enfrentados, as alternativas de ação e os objetivos desejados. x Planejamento: é a etapa na qual a Matriz do Planejamento do Projeto é elaborada, ficando claramente estruturados os objetivos e subobjetivos a serem atingidos pelo projeto. Além disso, também é feita uma análise dos riscos e a definição dos recursos a serem utilizados no projeto. 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 33 de 56 2.4. O método PRINCE2 de gerenciamento de projetos. O método Prince2 é uma metodologia de gerenciamento de projetos que oferece técnicas mais práticas para o funcionamento do mesmo, estruturando claramente o planejamento do projeto, a estrutura da organização e sua relação com o projeto, a divisão do projeto em estágios e o estabelecimento de check points, etc. Neste sentido, o Prince2 se coloca como um complemento mais detalhado ao modelo do PMBOK (mais geral, especificando as melhores práticas) para o gerenciamento dos projetos na organização. É possível dizer que os referidos modelos são complementares, pois enquanto o PMBOK é descritivo sobre as melhores práticas, o Prince2 é prescritivo sobre como utilizar diferentes técnicas de gestão de projetos. - É isso ai pessoal! Com isso encerramos a parte teórica da aula de hoje. Vamos agora para as questões comentadas. Um forte abraço! Prof. Carlos Xavier www.facebook.com/professorcarlosxavier 59330735711 Solano Lápis Solano Lápis Solano Lápis Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 34 de 56 3. Questões Comentadas. 1. (FCC/TRT13/Técnico Judiciário - TI/2014) O PMBOK consiste em uma das principais publicações do Project Management Institute, que, por seu turno, é uma associação sem fins lucrativos que tem por objetivo difundir a gestão de projetos em todo o mundo. De acordo com os conceitos contidos no PMBOK, D��R�0DSD�(VWUDWpJLFR�GHILQH�RV�³SDFRWHV�GH�WUDEDOKR´�TXH�sãocompostos por atividades que devem ser executadas de forma concatenada. b) o gerenciamento de escopo identifica o cronograma e matriz de riscos do projeto. c) a Estrutura Analítica do Projeto - EAP corresponde a uma representação gráfica organizada e hierárquica de todo o trabalho de um projeto. d) a Estrutura Analítica de Riscos - EAR constitui um diagnóstico do caminho crítico do projeto com vistas a minimizar o tempo total de sua duração. e) o COBIT constitui um Guia de Melhores Práticas, utilizado para calcular o tempo total de execução de um projeto, a partir de 3 (três) expectativas: provável, pessimista e otimista. Comentário: Nessa questão bastava lembrar da EAP - item comumente cobrado em provas -, para saber que a alternativa relativa a este conceito está certa. Veja as outras: A) mapa estratégico é do Balanced Scorecard. Não tem nada a ver com gestão de projetos. B) gerenciamento de escopo são os proessos relativos à garantia de que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e apenas o trabalho necessário, para que seja terminado com sucesso, incluindo: coletar os requisitos, definir o escopo, criar EAP, verificar o escopo, controlar o escopo. D) EAR, no PMBOK, significa Estrutura Analítica de Recursos, e não de riscos. Trata-se de um gráfico específico para desdobrar o projeto por tipo de recursos E) COBIT não tem nada a ver com PMBOK. Trata-se das melhores práticas de governança de TI. GABARITO: C 2. (FCC/TRT19/Analista Judiciário - Área Administrativa/2014) A gestão de projetos pode ser entendida como uma área especializada da Administração, definida por Ricardo Vargas (2002) como ³XP� FRQMXQWR� GH� IHUUDPHQWDV� JHUHQFLDLV� TXH� SHUPLWHP� 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 35 de 56 que a empresa desenvolva um conjunto de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais, destinados ao controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um cenário de tempo, custo e TXDOLGDGH� SUHGHWHUPLQDGD´�� ([LVWHP� GLYHUVDV� metodologias para gerenciamento de projetos, entre as mais difundidas: a) PMBOK, que consiste em um programa de certificação de projetos de acordo com o seu grau de maturidade, buscando o aperfeiçoamento da gestão. b) Programa 5S, que objetiva aumentar a produtividade, otimizando os insumos necessários para a realização de um projeto. c) Reengenharia, que propõe abandonar os processos H[LVWHQWHV�� DSOLFDQGR� R� SULQFtSLR� GD� ³IROKD� HP� EUDQFR´� SDUD� definir a melhor forma de gerenciar um projeto. d) Critical Path Method - CPM, diretamente relacionada com o planejamento do tempo do projeto, no sentido de minimizar o tempo total de sua duração, utilizando o conceito de caminho crítico. e) Business Process Management - BMP, que divide os projetos em 3 dimensões: principal, secundário e gerencial. Comentário: Aqui, você precisava identificar quais as técnicas relacionadas com projetos e conferir se a explicação para ela está correta. Veja, desde já, que as alternativas B, C, e E apresentam metodologias de gestão e mudança de processos, por isso estão erradas. A alternativa A, por sua vez, fala em PMBOK, mas o define errado. PMBOK não é um programa de certificação, é sim um guia de melhores práticas. Já a alternativa D está correta, falando específicamente da técnica PERT/CPM. GABARITO: D. 3. (FCC/TRT15/Técnico Judiciário - Área Administrativa/2013) O PMI - Project Management Institute é uma associação sem fins lucrativos, que tem como principal objetivo difundir a gestão de projetos em todo o mundo, com vistas a ampliar o conhecimento sobre o tema. Uma de suas principais publicações, o PMBOK, descreve nove áreas de conhecimento, entre as quais se inclui: a) Gerenciamento de conteúdo: treinamento em gestão de projetos mediante programa específico. b) Gerenciamento do tempo: tem o objetivo de assegurar que o projeto seja conduzido dentro do prazo estabelecido. 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 36 de 56 c) Pesquisa: direcionada a técnicas e práticas atuais e/ou necessidades futuras da gestão de projetos. d) Certificação: programa destinado a validar o conhecimento de profissionais sobre a gestão de projetos. e) Gerenciamento de padrões: compreende as metodologias e práticas desenvolvidas para a gestão/gerenciamento de projetos. Comentário: Bastava lembrar as 9 áreas do conhecimento, pois apenas uma das apresentadas na questão é área do conhecimento do PMBOK: x Integração x escopo x tempo (é a resposta!) x custos x qualidade x recursos humanos x comunicações x riscos x aquisições GABARITO: B. 4. (FCC/TC-SP/Auditor do Tribunal de Contas/2013) No processo de planejamento de um projeto, caso seja impossível estimar com precisão o prazo de realização de algumas tarefas, tais tarefas a) devem ser excluídas do planejamento, pois não existem tarefas que não possam ser planejadas com precisão. b) devem ser colocadas no fim do cronograma para não interferir no planejamento. c) devem ser colocadas fora do caminho crítico e elaborado um planejamento em separado. d) demandarão a suspensão da realização do projeto, pois tal situação é indicativa de inconsistência no planejamento. e) deverão ser introduzidas no caminho crítico uma vez que não alteram o resultado final do projeto. Comentário: Questão para ser resolvida com interpretação. Vamos lá: se uma tarefa não tem como ser programada com precisão, o que você faz? A) exclui do planejamento? Então se não tem precisão é melhor fingir que não existe e deixar a coisa acontecer por mero acaso? Claro que não... B) coloca para o final? Então... você quer deixar o imprevisível para o final... assim você se complica completamente na hora de entregar o resultado! Claro que não dá certo. C) Fazer um planejamento em separado e tirar do caminho crítico? Boa saída! De verdade! Você pega a tarefa que não tem informações precisas e 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 37 de 56 faz um planejamento mais detalhado para ela! Além disso, você tira ela do caminho crítico, por não saber como ela afetará o projeto como um todo. D) Para o projeto? Claro que não! Imagine se tivéssemos que parar todos os projetos toda vez que algo fosse impreciso... não haveria nada feito pelo ser humano no mundo! E) Claro que alteram o cronograma, então não dá para introduzir no caminho crítico, afinal de contas, você não sabe quanto tempo a tarefa vai durar! GABARITO: C. 5. (FCC/TRF-5/Analista Judiciário - Área Administrativa/2012) Um projeto exige coordenação das atividades, compreendendo momentos de análise crítica e de validação das soluções, sem com isso inviabilizar o trabalho dos especialistas envolvidos. É preciso reconhecer que o projeto é a) processualmente distinto da tomada de decisão. b) processualmente semelhante a mecanismosnão humanos. c) processualmente avaliado pelos seus erros de previsão. d) um processo individualizado e prospectivo. e) um processo interativo e coletivo. Comentário: A FCC e seu perfil de questões interpretativas... é como eu digo: todas as bancas estão tendendo a fazer questões mais interpretativas! Vamos então analisar cada uma das alternativas para identificar aquela que se relaciona corretamente com o conceito de projeto: a) processualmente distinto da tomada de decisão. Errado. Em termos conceituais o projeto e a tomada de decisão são duas coisas distintas, mas em termos processuais (ou seja, o seu processo de funcionamento) o seu funcionamento é similar, pois a gestão de projetos também exige tomada de decisões ao longo do seu funcionamento. b) processualmente semelhante a mecanismos não humanos. Errado. Essa veio do além. Não tem nada a ver dizer que projetos SRVVXHP�SURFHVVRV�³QmR�KXPDQRV´��� c) processualmente avaliado pelos seus erros de previsão. Errado. Em termos de seus processos, eles são avaliados pelos seus resultados obtidos,e não pelos erros... d) um processo individualizado e prospectivo. Errado. Os projetos são elaborados e conduzidos por várias pessoas em conjunto, por isso não se pode dizer que eles são individualizados. e) um processo interativo e coletivo. Certo. Os projetos e sua gestão são caracterizados por vários processos que atuam de maneira interativa ao longo de seu funcionamento. Além disso, ele não é individual, mas sim coletivo! GABARITO: E. 59330735711 Solano Realce Solano Realce Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 38 de 56 6. (FCC/ TRF-2ª Região / Analista Judiciário - Área Administrativa / 2012) São características do ciclo de vida do projeto: I. Início do projeto; organização e preparação; execução do trabalho do projeto e encerramento do projeto. II. Os níveis de custo e de pessoal são baixos no início, atingem um valor máximo na fase de execução e caem na fase de finalização do projeto. III. A influência das partes interessadas, os riscos e as incertezas são maiores durante o início do projeto, reduzindo-se ao longo de sua vida. IV. Os custos das mudanças e correções de erros diminuem conforme o projeto se aproxima do término. É correto o que consta APENAS em a) I e II. b) II, III e IV. c) I, II e III. d) III e IV. e) I, III e IV. Comentário: Vamos analisar cada uma das afirmativas, sobre o ciclo de vida dos projetos: São características do ciclo de vida do projeto: I. Início do projeto; organização e preparação; execução do trabalho do projeto e encerramento do projeto. Certo. São essas as etapas do ciclo de vida do projeto. II. Os níveis de custo e de pessoal são baixos no início, atingem um valor máximo na fase de execução e caem na fase de finalização do projeto. Certo. No início, o custo e uso de pessoal são baixos, sobem e depois caem ao final. III. A influência das partes interessadas, os riscos e as incertezas são maiores durante o início do projeto, reduzindo-se ao longo de sua vida. Certo. É exatamente isso que acontece! IV. Os custos das mudanças e correções de erros diminuem conforme o projeto se aproxima do término. Errado! Os custos de mudanças e correção de erros são menores no início do projeto e aumentam conforme o mesmo vai se aproximando do seu término. É o contrário do que a afirmativa disse. Assim, estão certos os itens I, II e III. GABARITO: C 7. (FCC/TCE-PR/Analista de Controle - Área Administrativa/2011) O ecossistema de gerenciamento 59330735711 Solano Realce Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 39 de 56 de projetos está inserido em um contexto mais amplo, regido pelo gerenciamento de programas e de a) competências. b) atividades. c) processos. d) propostas. e) portfólios. Comentário: A questão buscou confundir o candidato com essa estória de ³HFRVVLVWHPD´��(OD�HVWi�IDODQGR�DSHQDV�GRV�GLIHUHQWHV�QtYHLV�Ge gerenciamento dos projetos. O próprio comando da questão já dá a dica, falando em projetos e programas. Aí você teria que se lembrar do seguinte: Agora é só marcar: PORTFOLIOS! GABARITO: E. 8. (FCC/TRF 1ª Região/Analista Judiciário - Área Administrativa/2011) Na fase de iniciação de um projeto, antes de tudo, deve-se a) decidir se um projeto deve ser iniciado, entre vários possíveis. b) definir as atividades necessárias para desenvolvimento do produto a ser entregue. c) detalhar o escopo e os requisitos básicos do projeto. d) elaborar detalhadamente as informações sobre o projeto. e) escolher as pessoas certas para a implantação e avaliação do projeto. Comentário: 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 40 de 56 A fase de iniciação dos projetos é aquela na qual se toma a decisão sobre o início do projeto ou fase. A única alternativa que está de acordo é a letra A. GABARITO: A. 9. (FCC/TRE-PE/Analista Judiciário - Área Judiciária/2011) José Karisma, gestor de projetos da instituição pública ELEGE e sua equipe, traçou, em seu plano de gestão estratégica para o período 2011-2013, o projeto Gestão de Processos com o objetivo de estruturar o Escritório de Processos da instituição. Nessa fase de gestão do projeto, definiu que está incluso no projeto a definição de metodologia de gestão de processos, capacitação da equipe e a contratação de consultoria especializada para auxiliar tecnicamente o desenvolvimento dos trabalhos, facilitando a implantação das etapas de mapeamento e melhorias, identificação dos itens e medidas de controle e padronização dos seus principais processos de trabalho. Pela metodologia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), esta fase trata do Gerenciamento a) do Escopo do projeto. b) da Integração do projeto. c) da Qualidade do projeto. d) dos Riscos do projeto. e) das Aquisições do projeto. Comentário: Trata-se claramente de atividades relacionadas ao gerenciamento do escopo do projeto. Vejam só: x Gerenciamento do escopo do projeto: está ligado aos processos que estabelecem quais os trabalhos que serão realizados no projeto, para que apenas os esforços necessários para concluir o projeto com sucesso sejam empreendidos, evitando desperdícios. Busca definir claramente o que está dentro do projeto, para que atividades estranhas não sejam incluídas. Inclui os processos de: coletar os requisitos; definir o escopo; criar a EAP; verificar o escopo; controlar o escopo. Dentre os processos citados, o mais importante para concursos é o de ³FULDU�D�($3´��RX�(VWUXWXUD�$QDOtWLFD�GR�3URMHWR��TXH�VLJQLILFD�D� subdivisão do escopo (trabalho e entregas) do projeto em componentes menores para um gerenciamento mais fácil. GABARITO: A. 10. (FCC/TCE-AM/Analista de Controle Externo - TI/2012) Os cinco grupos de processos descritos pelo PMBOK Guide que são utilizados para organizar e descrever a realização do projeto são: 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.brPágina 41 de 56 a) Análise, Programação, Teste, Implementação e Monitoramento. b) Levantamento e Classificação de Requisitos, Desenho, Programação, Teste e Implementação. c) Levantamento de Requisitos, Projeto, Design, Implementação e Teste. d) Planejamento, Organização, Projeto, Implementação e Acompanhamento. e) Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento. Comentário: Essa é tranquila, não é?! Aqui bastaria que você tivesse memorizado os cinco grupos de processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. GABARITO: E. 11. (FCC/TCE-AM/Analista de Controle Externo - TI/2012) No PMBOK, os processos Coletar Requisitos e Criar a EAP fazem parte da Área de Conhecimento em Gerenciamento a) do Escopo do Projeto. b) de Integração do Projeto. c) de Controle do Projeto. d) dos Riscos do Projeto. e) dos Custos do Projeto. Comentário: Ambos os processos mencionados estão na área de gerenciamento do escopo do projeto. Basta memorizar a localização dos vários processos em termos de grupos de processos e áreas do conhecimento. GABARITO: A. 12. (FCC/TCE-AM/Analista de Controle Externo - TI/2012) No PMBOK, o processo de Desenvolver o Cronograma é o cerne do grupo de processos de Planejamento. Existem várias ferramentas e técnicas para desenvolver o cronograma do projeto. Duas dessas técnicas são semelhantes e permitem calcular a duração do projeto. A primeira usa a duração mais provável, enquanto a segunda usa o que se chama de valor esperado (ou média ponderada). Trata-se das técnicas a) Critical Path Method (CPM) e Technical Calculation Weighted Average(TCWA). b) Network Critical Paths (NCP) e Technical Calculation Weighted Average(TCWA). c) Calculation of Core Activities (CCA) e Network Critical Paths (NCP). 59330735711 Solano Realce Solano Realce Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 42 de 56 d) Critical Path Method (CPM) e Program Evaluation and Review Technique (PERT). e) Program Evaluation and Review Technique (PERT) e Network Critical Paths (NCP). Comentário: Pessoal, as técnicas utilizadas para calcular a duração do projeto são a PERT e a CPM, conforme mencionado na alternativa D. GABARITO: D. 13. (FCC/TJ-RJ/Analista Judiciário - Análise de Sistemas/2012) O Project Management Body of Knowledge (PMBoK) é um conjunto de práticas em gerência de projetos que divide o ciclo de vida do projeto em cinco grupos de processos, entre os quais: a) Monitoramento e Controle, Execução e Crítica. b) Iniciação, Crítica e Execução. c) Planejamento, Otimização e Garantia da Qualidade do Processo. d) Otimização, Planejamento e Encerramento. e) Iniciação, Planejamento e Monitoramento e Controle. Comentário: Mais uma questão que bastava ter decorado os grupos de processos, para saber que a única alternativa correta é a letra E. GABARITO: E. 14. (CESPE/CNJ/Técnico Judiciário ± Área Administrativa/2013) Quanto maior for a maturidade dos processos relacionados ao projeto, menor será a dificuldade e os riscos de executá-lo. Comentário: Pessoal! Quanto mais maduros os processos, mais fácil ficarão de ser executados, não é?! Então... a dificuldade e os riscos diminuem! GABARITO: Certo. 15. (CESPE/TRT-10ª Região/Técnico Judiciário/2013) Critérios técnicos de seleção de projetos tais como a disponibilidade de capital e de matérias-primas e a competência gerencial permitem que a exequibilidade do projeto seja determinada em relação aos objetivos propostos. Comentário: Questão bastante interpretativa. Não há dúvidas de que alguns pontos devem ser analisados para que se possa saber se o projeto poderá ser executável ou não (exequibilidade) em relação aos seus objetivos. Entre estes pontos, a banca fala em: x Disponibilidade de capital 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 43 de 56 x Disponibilidade de materiais-primas x Competência gerencial Todos estes fatores realmente podem ser utilizados para se verificar tecnicamente se o projeto pode ou não ser executado, facilitando a seleção dos que podem avançar. GABARITO: Certo. 16. (CESPE/TJ-AC/ Analista Judiciário ± Administração/2012) De acordo com as práticas usuais em gerenciamento de projetos, a elaboração do termo de abertura, documento que oficializa o início de um projeto, compete ao grupo de processo de planejamento. Comentário: Pessoal! Para resolver esta questão bastava você se lembrar do quadro dos processos em cada grupo e área de conhecimento. Ali você veria que a elaboração do termo de abertura está no grupo de processos de iniciação, e não de planejamento como afirma a questão! GABARITO: Errado. 17. (CESPE/TJ-AC/ Analista Judiciário ± Administração/2012) De acordo com a estrutura analítica do projeto (EAP), divide-se o escopo do projeto em partes menores e mais gerenciáveis, no intuito de facilitar a gestão. Comentário: A EAP serve justamente para isto: para dividir o escopo do projeto em partes menores, mais detalhadas, para que cada uma delas possa ser gerenciada de maneira mais específica, facilitando a gestão. GABARITO: Certo. 18. (CESPE/TJ-AC/Analista Judiciário ± Administração/2012) De acordo com o Guia PMBOK, os projetos apresentam cinco grupos de processos distintos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Comentário: Certo! São exatamente estes os cinco grupos de processos do PMBOK! Mais uma vez, se você tiver memorizado claramente todo o quadro de processos do gerenciamento de projetos, terá resolvido esta questão muito facilmente. GABARITO: Certo. 19. (CESPE/TJ-AC/Analista Judiciário ± Administração/2012) O caminho crítico para execução de um projeto é o caminho com duração mais longa. Ele 59330735711 Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Solano Realce Administração Geral e Pública para TJAA de TRTs Curso Regular - Teoria e Exercícios. Prof. Carlos Xavier - Aula 04 Prof. Carlos Xavier www.estrategiaconcursos.com.br Página 44 de 56 auxilia o gerente de projeto a determinar as atividades que requerem mais atenção. Comentário: O caminho crítico é o caminho de atividades sem folga no projeto, ou seja, é o mais longo dos caminhos! E para que serve o caminho crítico? Para que o gerente saiba quais são as atividades que não podem atrasar. Assim, ele auxilia o gerente a dar mais atenção a algumas atividades do que a outras! GABARITO: Certo. 20. (CESPE/TJ-AC/Analista Judiciário ± Administração/2012) A taxa interna de retorno (TIR) e o valor presente líquido (VPL) são variáveis financeiras essenciais para a análise de projetos, pois propiciam a seleção de projetos de maior rentabilidade para a empresa. Comentário: Esta questão trouxe elementos da administração financeira para que o candidato visse a associação com a gestão de projetos. Para seu conhecimento, a TIR é a taxa de retorno que determinado investimento dá. Ela é fundamental para que um investimento possa ser comparado com outros. O VPL, por sua vez, é um exercício financeiro que consiste na identificação do fluxo de caixa
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