Gerenciamento de Projetos: Conceitos e Processos

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REVISÃO DE 1 A 5
Definição de projeto: Projeto é um esforço temporário para atingir um objetivo exclusivo
Problemas frequentes em projetos
Não cumprimentos dos prazos – 62%
Mudanças do escopo constantes – 59%
Problemas de comunicação – 58%
Escopo não definido adequadamente – 53%
Ricos não avaliados corretamente – 47%
Recursos humanos insuficientes – 45%
O que é o gerenciamento de projetos?
O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir seus requisitos.
O que é ?
PMI - a maior instituição sem fins lucrativos do mundo dedicada à disseminação do conhecimento e ao aprimoramento das atividades de gestão de projetos
PMBOK – um livro denominado “Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos” (Guia PMBOK®) que registra as boas práticas do gerenciamento de projetos
PMP – certificação em gerenciamento de projetos emitida peço PMI
Programa - conjunto de projetos relacionados entre si coordenados de forma a obter os benefícios que não estariam disponíveis se fossem administrados isoladamente
Portfólio - conjunto de programas ou projetos que tem por finalidade atingir objetivos estratégicos do negócio
PMO – escritório de projetos, uma unidade organizacional
Parte interessada do projeto (stakeholder) – qualquer pessoa ou organização impactada pelo projeto
Tipos de organizações
FUNCIONAL
Agrupadas por função
Membros do projeto agrupados por especialidade em departamentos (marketing, contabilidade e engenharia)
Gerentes de projeto, em geral, são os próprios gerentes funcionais.
PROJETIZADA
Agrupadas por projetos
Os gerentes de projeto têm total autoridade sobre o projeto 
Os recursos são dedicados ao projeto até a sua conclusão
MATRICIAL
Misto da organização projetizada e a funcional
Membros do projeto se reportam ao gerente funcional e ao gerente de projetos (dois chefes)
Ciclo de vida genérico do projeto
Cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos
Processos de Iniciação 
Processos de Planejamento
Processos de Execução
Processos de Mo nitoramento e Controle
Processos de Encerramento
Dez áreas de conhecimento
Gerenciamento da Integração
Gerenciamento do Escopo
Gerenciamento do Tempo
Gerenciamento dos Custos
Gerenciamento da Qualidade
Gerenciamento do RH
Gerenciamento das Comunicações
Gerenciamento das Partes Interessadas
Gerenciamento dos Riscos
Gerenciamento das Aquisições
Gerenciamento da integração
O gerenciamento da integração possui características de unificação, consolidação, articulação e ações integradoras para a execução do projeto
Termo de abertura do projeto
O Termo de Abertura do projeto é o documento que, após sua aprovação, autoriza formalmente o início projeto ou uma fase do projeto.
É a certidão de nascimento do projeto.
O Termo de Abertura é emitido por autoridade da organização externa ao projeto (patrocinador).
Plano do projeto
Define como o projeto será planejado, executado, monitorado e controlado e encerrado
É composto dos planos auxiliares e das três linhas de base.
Planos auxiliares do projeto
Plano de gerenciamento dos requisitos
Plano de gerenciamento do escopo
Plano de gerenciamento do cronograma
Plano de gerenciamento dos custos
Plano de gerenciamento da qualidade
Plano de melhorias no processo
Plano de gerenciamento dos RH
Plano de gerenciamento das comunicações 
Plano de gerenciamento das partes interessadas
Plano de gerenciamento dos riscos
Plano de gerenciamento das aquisições
Plano de gerenciamento de configurações
Plano do projeto
Além dos planos auxiliares selecionados, compõem o Plano
Linha de base de escopo
Linha de base do cronograma
Linha de base de custos
Gerenciar, monitorar, controlar e encerrar projeto
Orientar e gerenciar a execução do projeto
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Realizar o controle integrado de mudanças 
Encerrar o projeto
Gerenciamento do escopo do projeto
O gerenciamento do escopo assegura que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e somente o necessário, para entregar com sucesso o produto final do projeto
Coletar requisitos
Técnicas e ferramentas:
Entrevistas
Dinâmicas de grupo
Workshops 
Brainstorming
Técnica de Delphi
Questionários e pesquisas
Observações
Protótipos
Escopo do produto x escopo do projeto
Declaração do escopo
Descrição do escopo do projeto
Escopo do projeto - Entregas do projeto
Critérios de aceitação
Exclusões do projeto 
Restrições
Premissas
Criar a EAP ou WBS
Decomposição hierárquica das entregas do projeto (do trabalho do projeto) em componentes menores, mais facilmente controláveis. 
Controlar e validar o escopo
Controlar o escopo – Acompanhar o desempenho da execução do escopo e gerenciar as mudanças aprovadas
Validar o escopo – Obter as aprovações das entregas pelo cliente
Armadilhas do gerenciamento o escopo
Scope Creep - É o aumento descontrolado, lento e contínuo do escopo de um projeto. Resulta em um escopo amplificado, desfocado, ingovernável e, levando a gastos não – previstos e perda de prazos
Gold Plating - significa colocar mais coisas no projeto do que foi especificado nos requisitos. Aumenta os custos. 
Gerenciamento do tempo do projeto
O Gerenciamento do tempo do projeto Inclui o trabalho necessário para gerenciar o cronograma para garantir o término pontual do projeto
Atividades do cronograma
Identificar as atividades necessárias para produzir as entregas do projeto representadas pelos pacotes de trabalho da EAP
Dependência das atividades
Estabelecer dependências (relacionamentos) entre as atividades
Obrigatórias
Arbitrárias ou preferenciais
Externas
Sequenciamento das atividades
A técnica mais utilizada é o MDP (Método do Diagrama de Precedência)
Estimar recursos das atividades
Estimar recursos – tipos e quantidades
Disponibilidade dos recursos
Dados publicados (índice de produtividade e custos unitário de recursos)
Estimativa no nível da atividade (bottom-up)
Estimar durações das atividades
Estimar Duarações – prazos para executar as atividades
Opinião de especialistas 
Por analogia – baseada em informações históricas. 
Estimativas paramétricas – Por exemplo: metros por hora
Estimativa de três pontos (PERT)
Cronograma 
Registrar a lista de atividades, sequenciamento, recursos e durações 
Determinar as datas de inicio e término das atividades
Analisar o caminho crítico do cronograma
Avaliar a necessidade de compressão do cronograma para atender a uma restrição de prazo
Nivelar recursos
Definir marcos e pontos de controle
Caminhos do cronograma
Técnicas de compressão do cronograma
Compressão (crashing)
	Adicionar recursos às tarefas do caminho crítico. Probabilidade de aumento de custo. Análise custo-benefício
Paralelismo (fast traking)
	Iniciar duas atividades ao mesmo tempo que, em princípio, seriam realizadas em sequência. Aumento do risco do projeto
Linha de base do tempo
O cronograma aprovado servirá como linha de base para controle do tempo do projeto
Controlar cronograma
Análise do andamento do cronograma
Verificação sobre a necessidade de mudanças
Gerenciamento das mudanças no cronograma
Datas de início e término reais das atividades concluídas
Duração restante das atividades não finalizadas e data de término do projeto
Gerenciamento dos custos do projeto
O gerenciamento dos custos do projeto envolve o trabalho de elaborar estimativas dos custos das atividades do cronograma, elaborar o orçamento do projeto selecionado e controlar os custos efetivamente incorridos pelo projeto
Planejamento dos custos
Calcular os custos estimados para os recursos identificados como necessários para executar as atividades do projeto
Consolidar estes custos para compor o orçamento do projeto
Calcular reservas de contingências a partir da análise dos riscos identificados
Estimar custos
Estimativa por analogia ou top-down (de cima para baixo) – informações históricasde outros projetos. 
Estimativa bottom-up (de baixo para cima) – agrupamento dos custos das atividades do projeto
Estimativa paramétrica – multiplica-se a quantidade de trabalho a ser realizado pelo custo histórico da unidade. 
Estimativa de três pontos (PERT) - considera a variabilidade e riscos.
Linha de base de custos
Reserva de contingência 
Respostas aos riscos identificados
Considerada na linha de base dos custos
Utilizada pelo gerente de projetos
Linha de base de custos
Agrupamento dos custos estimados das atividades do cronograma
Adição de reservas de contingências para os riscos identificados
Orçamento do projeto
 Reserva de contingência de gerenciamento 
Mudanças inesperadas
Não considerada na linha de base do orçamento
Somente utilizada pelo projeto com autorização superior
Orçamento
Linha de base + Reserva de contingência de gerenciamento
Curva S dos custos
Controlar custos
Monitorar o desempenho de custos visando detectar e entender os desvios em relação à linha de base de custos
Garantir que mudanças no orçamento sejam controladas e aprovadas
Prevenir que o orçamento aprovado não seja ultrapassado
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Partes interessadas no projeto
O objetivo do processo de identificar as partes interessadas é detectar todas as pessoas envolvidas, afetadas, que influenciam ou são influenciadas pelo projeto, e suas expectativas para desenvolver uma estratégia de gerenciamento para minimizar possíveis impactos negativos e amplificar os positivos futuramente no projeto.
Aspectos comportamentais que influenciam o desempenho do projeto: a motivação da equipe do projeto
O desempenho em qualquer atividade humana resulta da conjugação de três fatores:
a definição de um objetivo;
a capacidade de buscá-lo; 
a motivação.
A satisfação do cliente
As expectativas do cliente relacionam-se diretamente com sua satisfação.
No entanto, há graus de satisfação com relação a até que ponto seu cliente percebe que suas	 respectivas expectativas são compreendidas e atendidas.
O gerente do projeto e do programa como líderes
Muito se fala sobre liderança dos gerentes, mas não existe uma receita mágica!
O mais importante a saber é que no centro da liderança está a capacidade de influenciar o comportamento das pessoas para alcançar os objetivos.
As 9 áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos
-INTEGRAÇÃO
O gerenciamento da integração do projeto
O foco é a integração, assim como definido no nome, das fases do projeto para manter clareza e uma só finalidade entre as demais fases para atingirem o resultado esperado do projeto.
Ou seja, esta fase poder ser considerada “a gerência da gerência do projeto”;
A gerência da integração do projeto envolve a coordenação de todas as interfaces e os processos das outras áreas de conhecimento através do ciclo de vida do projeto;
É necessário, no início do projeto, que o gerente receba o devido comprometimento da organização;
Os processos envolvidos no gerenciamento da integração de projetos são:
-ESCOPO
O gerenciamento do escopo do projeto
O escopo constitui uma descrição documentada de um projeto quanto a seu objetivo ou resultado, sua abordagem e conteúdo, isto é, o que pretende obter, como fazê-lo e o que envolve.
A gestão do escopo consiste em assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para ser concluído com sucesso.
O escopo desdobra-se em duas grandes partes:
escopo do produto (define e delimita funções e características do produto ou do serviço a ser gerado);
escopo do projeto (define e quantifica o trabalho a ser feito a fim de gerar o produto ou serviço tal como estabelecido no seu escopo).
A gestão do escopo compreende os processos:
-TEMPO
Gerenciamento do Tempo do Projeto
São os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo estimado. Isso requer disciplina e controle eficientes, permitindo corrigir em tempo hábil os possíveis problemas com prazos, objetivando impedir sua gravidade no decorrer da execução;
Atrasos na conclusão comprometem o custo, retardam a entrega e, consequentemente, a disponibilidade de iniciar a utilização dos mesmos e/ou entrarem em operação.
Os processos envolvidos no Gerenciamento do Tempo do Projeto são:
-CUSTO
Gerenciamento dos custos do projeto
Visa assegurar que o projeto seja completado atentando-se ao orçamento. Essa gestão deve ser baseada nos custos das atividades. 
Preocupa-se principalmente com o custo dos recursos necessários para completar as atividades do projeto.
Os processos envolvidos no Gerenciamento dos Custos do Projeto são:
-QUALIDADE
Gerenciamento da qualidade do projeto
Inclui os processos e as atividades da organização executora que determinam as políticas de qualidade, os objetivos e as	responsabilidades, de modo que o projeto satisfaça às necessidades para as quais foi empreendido; 
O gerenciamento moderno da qualidade complementa o gerenciamento de projetos. Ambos reconhecem a importância de:
Satisfação do cliente;
Prevenção ao invés da inspeção;
Melhoria contínua;
Responsabilidade da Gerência. 
 Os processos envolvidos no Gerenciamento da qualidade do projeto são:
 
-RH
Gerenciamento do recurso humano do projeto
Inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto, a qual consiste nas pessoas com papéis e responsabilidades designadas para a conclusão do projeto.
O tipo e o número de membros da equipe do projeto podem mudar com frequência ao longo do projeto.
Embora os papéis para os membros da equipe do projeto sejam designados, o envolvimento de todos os membros da equipe no planejamento do projeto e na tomada de decisões agrega seus respectivos conhecimentos durante o processo de planejamento e fortalece o compromisso com o projeto!
Os processos envolvidos no Gerenciamento do Recurso Humano do projeto são:
-COMUNICAÇÃO
Gerenciamento da comunicação do projeto
Somente através de uma ótima comunicação (interna e externa), torna-se viável sanar conflitos, detectar oportunidades, entre outros aspectos.
No ambiente de projetos, a comunicação deve fluir de forma franca, clara e dirigida!
A gestão da comunicação do projeto visa assegurar que as informações sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.
Os gerentes de projeto investem a maior parte de seu tempo comunicando-se!
“Os processos de comunicação fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações que são necessárias para comunicações bem-sucedidas.” 
 Os processos envolvidos no Gerenciamento da Comunicação do projeto são:
 
-RISCOS
Gerenciamento dos riscos do projeto
“Inclui os processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de riscos em um projeto.”
Risco é a possibilidade de ocorrência de um resultado indesejável, como consequência de um evento qualquer.
Dificilmente um risco será totalmente eliminado sem que o projeto seja reformulado.
“Os objetivos do Gerenciamento de Riscos são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto!”
Portanto, esta gestão tem por objetivo minimizar o impacto de potenciais eventos negativos e obter plena vantagem de oportunidades com vistas a melhoramentos.
O risco possui duas dimensões: a probabilidade de sua ocorrência e o impacto sobre o projeto. Desta forma, é necessário que se compreenda e avalie estas dimensões para que se possa administrar o risco.
Os processos que envolvem o Gerenciamento de Riscossão:
-AQUISIÇÃO
Gerenciamento das Aquisições do projeto
Inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto;
Abrange os processos de gerenciamento de contratos e controle de mudanças necessários a administrar contratos e pedidos de 
compras emitidos por membros autorizados da equipe do projeto;
Também poderá abranger a administração de todos os contratos emitidos entre organização executora do projeto e cliente, bem como administrar obrigações contratuais atribuídas à equipe do projeto pelo contrato;
Ou seja: abrange um conjunto de processos relacionados às necessidades de compras, aquisições e contratações do projeto, que tem o intuito de garantir um resultado positivo, bem como dar segurança ao Gerente de Projetos e aos outros stakeholders acerca da saúde do projeto.
Os processos que envolvem o Gerenciamento das Aquisições são: