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Planejamento Orçamentário e Empresarial Material Teórico Responsável pelo Conteúdo: Profa. Esp. Maria do Socorro de Souza Revisão Textual: Prof. Ms. Luciano Vieira Francisco Planejamento Estratégico • Planejar • Estratégia • Planejamento • Objetivos • Metas • Princípios Gerais de Planejamento • Etapas do Planejamento • Níveis de Planejamento • Tipos de Planejamento • Empresa e Ambiente Macroeconômico • Empresa e Ambiente Setorial • Matriz Swot como Ferramenta de Análise do Planejamento Estratégico Nesta Unidade abordaremos os conceitos básicos que envolvem o processo de planejamento estratégico; os princípios gerais de planejamento; as etapas que envolvem um planejamento; os níveis hierárquicos do planejamento; os tipos de planejamento; o ambiente macroeconômico e setorial da empresa e informações referentes à matriz Swot. OBJETIVO DE APRENDIZADO Saiba que esta Disciplina tem como propósito contribuir para o seu aprendizado no tema planejamento estratégico. Espera-se que, ao final de cada unidade, você tenha embasamento teórico sobre os conceitos que envolvem o tema, bem como capacidade para desenvolver um planejamento estratégico, oferecendo-lhe contato com as discussões mais recentes dessa área; além de lhe proporcionar momentos de leitura – textual e audiovisual – e reflexão sobre os temas que serão aqui discutidos, contribuindo com sua formação continuada e trajetória profissional. Esta Disciplina está organizada em três unidades, cujo eixo principal será [nominar o eixo], ou seja, que dê conta do desenvolvimento do planejamento orçamentário através de dados e informações do planejamento estratégico, é o que você encontrará nas próximas unidades. ORIENTAÇÕES Planejamento Estratégico UNIDADE Planejamento Estratégico Contextualização Em um ambiente de constantes mudanças econômicas, políticas e financeiras, cada vez mais as empresas devem acompanhar suas atividades operacionais, administrativas e financeiras, a fim de que possam permanecer no mundo corporativo. Ou seja, metas ambiciosas em ambientes organizacionais complexos e maiores tornaram-se práticas diárias nas organizações. Dessa forma, o planejamento estratégico como instrumento de gestão é imprescindível para que cada empresa possa concorrer com o mercado ao qual atua, bem como criar vantagem competitiva entre os seus concorrentes. 6 7 Planejar Planejar significa estabelecer ações antecipadas que deverão ser executadas em um determinado período de tempo. Tais ações devem permitir uma avaliação da integração dos vários departamentos da empresa na elaboração dos objetivos estratégicos. Para Sanvicente e Santos (2012) a execução dessas ações vincula-se aos recursos necessários e à definição de atribuições e responsabilidades. Segundo os autores, tais fatores são essenciais para que se alcance os objetivos fixados para uma empresa e suas diversas unidades. Planejar significa tomar decisões por antecipação para tentar controlar o futuro. Nesse sentido, a definição dos objetivos da empresa deve ser coerente com as escolhas viáveis definidas no plano (ACKOFF, 1983). Entende-se por planos, guias que integram e coordenam as atividades da organização de forma a alcançar os objetivos. Estratégia A palavra estratégia vem do grego estrategos, cujo significado é a arte de liderar uma tropa. De acordo com Lunkes (2007): “O termo foi utilizado largamente pelos exércitos para determinar as ações ofensivas, com o único propósito de alcançar a vitória sobre o inimigo”. Segundo Ansoff (1981), o conceito de estratégia tem origem nos problemas em empresas norte-americanas de meados da década de 1950. As técnicas administrativas existentes já eram insuficientes para o controle e permanência das empresas no mercado, de tal forma que a demanda por produtos fora reduzida mesmo com promoções ou ações de marketing. Nesse sentido, empresas de consultoria da época voltaram seus esforços à elaboração de um novo método que originou a administração estratégica. Tal conceito vem sendo utilizado por empresas de pequeno, médio e grande porte. Planejamento Para Cardoso (2014) o planejamento é a função da administração responsável pela definição dos objetivos da organização e pela concepção de planos que integrem e coordenem suas atividades. Nesse contexto, no planejamento são atribuídas as definições do que deve ser feito, representadas pelos objetivos e como deve ser feito, significado pela elaboração dos planos. Segundo Cardoso (2014), a composição do plano total da empresa deve contemplar os planos individuais de cada área específica, como por exemplo: planos mercadológicos, financeiros, de produção e de recursos humanos. 7 UNIDADE Planejamento Estratégico É imprescindível o entendimento de que um plano não é definitivo, sendo, portanto, flexível e alterado a qualquer momento. Ackoff (1983) afirma que em um plano deve ser considerado o relatório intermediário e que suas partes devem interagir com as fases do processo de planejamento. Objetivos Para Sanvicente e Santos (2012) o planejamento, além de apoiar-se nas limitações e oportunidades apresentadas pelos recursos da empresa e pelo ambiente externo, baseia-se em padrões de desempenho ou em alvos de atuação, os quais considerados desejáveis pela administração e proprietários da empresa. Tais padrões ou alvos são também chamados de objetivos, quaisquer que sejam as suas naturezas – alguma taxa de lucro sobre o ativo total, sobre o patrimônio líquido, certo nível de faturamento, liderança tecnológica ou participação no mercado etc. Os objetivos devem ser quantificados por meio de uma unidade de medida: valor monetário, unidade de produção, horas de trabalho etc. Metas As metas permitem o acompanhamento dos objetivos a serem alcançados em um determinado prazo. Dessa forma, os objetivos devem: Ser datados a fim de se estipular o período que se despenderá recursos financeiros, humanos e operacionais para alcançá-los. Por exemplo, a data para se atingir um determinado faturamento deve ser fixada. Neste caso a meta dever ser acompanhada diariamente (SANVICENTE; SANTOS, 2012). Partes de um Plano, Segundo Ackoff (1983) • Fins: especificação de objetivos e metas; • Meios: escolha de políticas, programas, procedimentos e práticas por meio dos quais se tentará atingir os objetivos; • Recursos: determinação dos tipos e quantidades de recursos necessários; • Implantação: procedimentos necessários à tomada de decisão e organização para que o plano possa ser executado; • Controle: parte do plano que identifica erros ou falhas que podem prejudicar sua execução. 8 9 Para melhor elucidar o processo que envolve os objetivos e um plano operacional, Cardoso (2014) apresenta o seguinte exemplo: Diálogo com o autor: Objetivo – as metas da empresa com a realização das atividades dos seus negócios, visando: aumentar a participação de mercado de seus produtos na região Norte; procurando atingir resultados: (resultados desejados); atingir uma participação de 11% do mercado de esferográficas e 18% do mercado de lapiseiras, na região Norte. Plano operacional é aquele que descreve como as ações deverão ser colocadas em prática, suas características e prioridades. Orçamento faz parte do plano financeiro traduzindo em valores o que foi elaborado nos planos anteriores. Princípios Gerais de Planejamento Para Welsch (1983) no desenvolvimento de um planejamento alguns fundamentos são primordiais e representam orientações, atividades e abordagens administrativas necessárias à aplicação do conceito de planejamento e controle de resultados. O autor relaciona os seguintes princípios: • Envolvimento administrativo: consiste em ter a participação, confiança, apoio e orientaçãoda administração. Esse princípio está relacionado não apenas à confiança por parte da administração, mas também ao fator de envolvimento de todos da empresa a fim de, juntos, alcançarem objetivos realistas e conhecidos; • Adaptação organizacional: os centros de responsabilidade administrativa devem ser bem definidos, as áreas que fazem parte da empresa devem ser integradas e os gestores envolvidos necessitam ter visão clara e objetiva de suas funções e das atribuições de seus pares; • Contabilidade por áreas de responsabilidade: aqui o controle das receitas e custos é essencial para o planejamento. O sistema contábil deve ter como premissa o atendimento das necessidades administrativas de planejamento e controle. O plano de contas deve contemplar todos os centros de responsabilidade e relacionar todas as contas e operações existentes ou previstas. A elaboração do plano de contas deve ser de tal forma que os débitos e créditos sejam reconhecidos, entendidos e posteriormente analisados; • Orientação por objetivos: o futuro da organização é favorecido quando os objetivos são definidos em todas as áreas envolvidas. O estabelecimento de objetivos favorece padrões que possam ser comparados a anteriores, permitindo o grau de eficiência alcançado por todos. Da mesma forma, o alcance dos objetivos específicos é facilitado a partir do momento em que se cria condições para a avaliação de decisões; 9 UNIDADE Planejamento Estratégico • Comunicação integral: as responsabilidades e objetivos devem ser reconhecidos por gestores e seus pares. A comunicação e as informações devem, como regra, seguir um padrão de eficiência e eficácia, respondendo a todos os relatórios de desempenho por área de responsabilidade; • Expectativas realistas: as expectativas devem levar em consideração o ambiente temporal e a análise do ambiente externo, dessa forma, correspondendo a objetivos e metas alcançáveis; • Aplicação flexível: a elaboração de um planejamento estratégico deve prever a flexibilidade, deve ainda permitir a incorporação de informações mediante justificativas adequadas a qualquer momento; • Reconhecimento do esforço individual e do grupo: as realizações individuais – positivas ou negativas – devem ser reconhecidas pela administração. Fatores relacionados ao comportamento e desempenho – favoráveis ou desfavoráveis – devem ser avaliados e, quando favoráveis, necessitam recompensa. Da mesma forma, fatores desfavoráveis devem ser avaliados e corrigidos com a participação dos gestores; • Acompanhamento: ambos os desempenhos – favoráveis ou desfavoráveis – devem ser analisados: os favoráveis para reconhecimento e disseminação do conhecimento em áreas semelhantes; os desfavoráveis para construção de ações corretivas de sentido construtivo e oferecimento de condições de melhor planejamento e controle futuro. Etapas do Planejamento Para Welsch (1983) a função administrativa de planejamento é ampla e pode ser analisada em termos formais, ou seja, que definem o grau conforme o processo de planejamento é sistematizado e a forma pela qual as decisões administrativas são definidas em projeções financeiras e planos padronizados. Dessa forma, esse autor afirma que responsabilidades e objetivos devem ser avaliados de forma crítica, sendo necessário o apontamento de possíveis efeitos sobre o grau de sucesso da empresa. Considerando as etapas de um planejamento, Welsch (1983) inclui os seguintes itens: • Os objetivos gerais da empresa a longo prazo, devem ser formalizados; • Os planos relacionados a linhas de produção, serviços, taxas de crescimento, margens de lucro e retornos sobre o investimento devem ser formalizados como subobjetivos necessários à execução dos objetivos gerais; • As ações básicas devem ser estabelecidas e declaradas para que sejam alcançados os objetivos gerais e os subobjetivos específicos; 10 11 • As adoções de estratégias básicas devem seguir um plano de política detalhada; • Deve-se formalizar um projeto planejado, com um plano de resultados a longo e a curto prazo, contendo o fluxo de caixa, o capital circulante, as receitas e despesas, orçamentos de capital e os balanços. Welsch (1983) considera tais etapas como elementos de uma hierarquia de objetivos, assim representados: Quadro 1 – Hierarquia de objetivos Objetivos Gerais Econômicos, clientes, empregados e proprietários Objetivos Específicos Linhas de produtos, linhas de serviços, áreas geográficas, participação de mercado, administração de capital, retorno sobre o investimento, margem de lucro e rotação dos ativos Estratégia Como agir – método de ação para atingir os objetivos gerais e específicos Planejamento detalhado Decisões específicas para a implantação de estratégias, políticas e projetos Planos formais de resultados: Resultados esperados, planos de projetos, planos de resultados a longo prazo, planos de resultados a curto prazo Fonte: adaptado de Welsch (1983) No que se refere mais especificamente ao planejamento, a empresa deve contar com um procedimento sistemático regular, tanto quanto o permitam seus recursos, de coleta de informações sobre as condições do ambiente externo que a circunda (SANVICENTE; SANTOS, 2012). Níveis de Planejamento Para Ansoff (1981) o sentido de planejamento pode ser considerado de acordo com níveis, conforme o seu significado, o alcance ou impacto sobre a natureza dos problemas que se pretende solucionar e está relacionado ao ato de planejar. Dessa forma, o autor define que no nível de planejamento estratégico o processo decisório está relacionado a fatores externos da empresa, mais comumente às linhas de produtos e serviços e aos mercados atendidos. Por exemplo, a decisão pela diversificação de produtos ou mercados é uma atividade estratégica. No nível do planejamento administrativo, as decisões estão relacionadas a melhor estruturação e utilização dos recursos humanos, físicos e financeiros da empresa. Por fim, no planejamento operacional as decisões estão relacionadas à utilização dos recursos de maneira eficiente em dado período, sempre com a finalidade de resultados esperados no processo de produção. Neste caso, um projeto de reformulação de sistemas de informações ou de reorganização de uma divisão ou departamento são exemplos de atividades que, programadas para dado período, estariam enquadradas nessa categoria. 11 UNIDADE Planejamento Estratégico Segundo Ansoff (1981), existe uma grande relação entre as atividades operacionais e a elaboração do orçamento da empresa por um determinado período. Fazem parte desse processo as áreas funcionais e linhas de produto, a programação das operações, o acompanhamento da execução e a aplicação de medidas de controle. Tipos de Planejamento De acordo com os níveis hierárquicos, pode-se distinguir três tipos de planejamento (OLIVEIRA, 1994), a saber: Nível estratégico: as decisões nesse nível são estratégicas, logo, fazem parte do planejamento estratégico e estão relacionadas a longo prazo, frequentemente de cinco ou mais anos e afetam a empresa como um todo. As decisões nesse nível estratégico comandam o futuro da empresa, avaliam o ambiente dentro do qual essa organização opera ou venha a operar e são responsáveis pelo desenvolvimento de estratégias voltadas ao alcance do objetivo pretendido (LUNKES, 2007). O planejamento estratégico segue três etapas básicas (LUNKES, 2007): • Elaboração da estratégia – planejamento; • Implementação da estratégia – execução; • Acompanhamento da estratégia – controle. Nível tático: as decisões táticas estão relacionadas ao planejamento tático e envolvem objetivos de curto e médio prazo, geralmente de três a cinco anos. Os objetivos nesse nível são quantitativos e mensuráveis, contemplam apenas uma parte da empresa e normalmente estão associadosao alcance de retornos financeiros estimados para os próximos anos (LUNKES, 2007). Nível operacional: as decisões nesse contexto são operacionais, logo, estão relacionadas ao planejamento operacional e representam a parte mais intensa do planejamento estratégico, uma vez que envolvem as operações associadas à utilização de recursos humanos e operacionais da empresa. Enquanto os planos táticos proveem objetivos mensuráveis à empresa, não indicam como devem ser administradas as operações do dia a dia; esta é a função do planejamento operacional, o qual é um plano detalhado para as operações. Dessa forma, o planejamento operacional deve conter: • Recursos necessários para seu desenvolvimento e implantação; • Procedimentos básicos a serem adotados; • Produtos ou resultados finais esperados; • Prazos estabelecidos; e • Profissionais responsáveis por sua execução e implantação. 12 13 Empresa e Ambiente Macroeconômico Algumas variáveis macroeconômicas podem afetar – favoravelmente ou desfavoravelmente – o planejamento estratégico de uma empresa. Entre os fatores macroeconômicos mais importantes, Cardoso (2014) destaca: • A política industrial do país; • A política cambial; • O crescimento esperado do Produto Interno Bruto (PIB); • A política monetária e taxa de juros; • O sistema fiscal e tributário, entre outras características. Algumas dessas variáveis podem representar riscos aos negócios, afetando, por exemplo, os valores das receitas esperadas. Após longos anos de moeda fraca frente ao dólar norte-americano empresários brasileiros foram surpreendidos com a valorização do real, fator que reduziu a rentabilidade das suas exportações. Apesar de estar com uma inflação relativamente bem controlada desde a implantação do Plano Real em 1994, e de uma razoável expansão de crédito nos últimos anos, há ainda uma certa resistência, por parte das instituições financeiras no Brasil, quanto ao crescimento de crédito, principalmente pelo fato de que os juros pagos pelos títulos públicos ainda são altos e praticamente sem risco. Se sua empresa for importadora, ela poderá ter vantagens com relação aos preços em moeda estrangeira, mas, por outro lado, a manutenção de taxas de juros altas poderá dificultar e encarecer o crédito para capital de giro (CARDOSO, 2014). Por outro lado, alguns dados socioeconômicos podem influenciar o desenvolvimento ou crescimento das empresas em determinados ciclos. Por exemplo, o crescimento da renda per capita, ou maior distribuição de renda, aumento real do salário-mínimo, entre outros aspectos. No caso brasileiro, as alíquotas de Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) da indústria automobilística e da linha branca – geladeiras, fogões etc. –, foram reduzidas para estimular o consumo, permitindo, assim, que esses setores não paralisassem suas atividades ou mesmo demitissem funcionários. 13 UNIDADE Planejamento Estratégico Empresa e Ambiente Setorial Analisar as variáveis microeconômicas em relação ao setor ao qual a empresa faz parte, é essencial para o desenho de cenários e elaboração do planejamento estratégico. Entre as principais variáveis microeconômicas, Cardoso (2014) relaciona: • Organização, situação e posição dos fornecedores; • Organização, situação e posição dos clientes; • Tecnologia utilizada pelo setor; • Concorrência; • Preços; • Logística de distribuição; • Estrutura de crédito para compras e vendas; entre outras variáveis. Relacionamento entre os Vários Processos que Compõem o Processo de Planejamento das Organizações (FREZATTI, 2009) De acordo com as informações do passado, se devidamente registradas em uma base de dados estruturada e informatizada, pode-se desenvolver o processo de planejamento. As expectativas dos interesses externos relacionam-se aos acionistas, clientes e governos. Os acionistas esperam por um lucro que atenda ao que foi investido no negócio, os clientes desejam qualidade e um bom atendimento da empresa e o governo busca interesses nas contribuições fiscais. As expectativas dos interesses internos, ou seja, dos executivos, interagem com as pressões dos agentes externos. Os executivos têm pretensões monetárias, de carreiras e mesmo de poder, as quais, uma vez afetadas pelas pressões externas, proporcionam a definição de planos de negócios que tornem viável a perseguição de objetivos nem sempre harmônicos. Considerando que a visão de longo prazo deve preceder as ações de curto prazo, as questões estratégicas devem ser tratadas. Nesse sentido, missão, estratégias, políticas e objetivos de longo prazo são definidos, revisados e ajustados. Tal procedimento permite coerência de atitudes e consistência ao longo do tempo. 14 15 Matriz Swot como Ferramenta de Análise do Planejamento Estratégico O planejamento estratégico é um processo de gestão empresarial que formula opções para cumprir os objetivos estabelecidos pela empresa, levando-se em conta tanto as condições da economia, o setor onde operará e sua capacidade e estrutura interna. Quem faz planejamento estratégico analisa as forças – ou vantagens – e fraquezas – ou desvantagens – que a empresa possui para competir no mercado em que se insere. Procura explorar as oportunidades que possam ajudar a melhorar sua presença no mercado, assim como minimizar as ameaças à sua situação. A essa análise dá-se o nome de Fofa – Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças –, ou do original em inglês Swot – Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats. A plena compreensão dos objetivos da empresa, das condições em que competirá e da necessidade de colaboração mútua de todos os participantes, corresponde a componentes fundamentais ao sucesso do negócio. Daí a necessidade de envolvimento, motivação e conscientização dos funcionários no processo do planejamento. Ameaças e Oportunidades Tais elementos mostram a organização “olhando para fora” e identificando as oportunidades que deseja auferir, bem como as ameaças existentes. Exemplo de oportunidade: crescimento do mercado potencial em razão do aumento da renda. Exemplo de ameaça: entrada de novos concorrentes externos por abertura de mercado. Pontos Fortes e Fracos Apresentam o lado interno, em que a empresa tem a sua força e vulnerabilidade a tratar. O importante nessa metodologia é perceber que o executivo persegue a eliminação dos pontos fracos e a preservação dos pontos fortes. Exemplo de ponto forte: a empresa tem imagem institucional sólida e com grande confiabilidade. Exemplo de ponto fraco: o fornecimento de matérias-primas está concentrado em poucos fornecedores, os quais, além de bem estruturados, são conscientes de seu poder de oligopólio. 15 UNIDADE Planejamento Estratégico Quadro 2 – Modelo de análise de estratégias Ambiente Interno Ponto Fortes (fortes) Pontos Fracos (deficiências) - Recursos financeiros abundantes - Marcas bem conhecidas - Habilidades tecnológicas - Custos mais baixos - Boa experiência em distribuição - Tecnologia própria - Economia de escala - Comprometimento com os colaboradores - Excelente equipe - Falta de direção estratégica - Altos custos - Instalações obsoletas - Poucos gastos em produção e distribuição - Fraca imagem da marca no mercado - Linha de produtos estreita - Distribuição limitada - Equipe mal treinada - Produtos desatualizados Ambiente Externo Oportunidades Ameaças - Novos mercados potenciais - Queda de barreiras comerciais internacionais - Mudanças demográficas - Novas tecnologias - Desregulamentação ou regulamentação - Nova concorrência (qual e onde?) - Crescimento lento do mercado - Novas regulamentações - Introdução de novos substitutos (quais?) - Novas estratégias poderosas das empresas concorrentes Fonte: adaptado de Frezatti (2009) Quadro 3 – Exemplo do plano estratégicode uma empresa importadora de bebidas Pontos fortes Pontos fracos Ameaças Oportunidades Cenário Empresa possui tradição no mercado de importação - Loja possui boa infraestrutura tecnológica Área física de loja insuficiente Concorrência predatória na formação de preços Câmbio com ambiente favorável Objetivo Triplicar o faturamento nos próximos cinco anos Estratégias 1) Abrir três novas filiais nos próximos 36 meses 2) Ampliar mix de produtos Descrição de Ação Contratar pesquisa de mix de produtos Sr. X Y Z Incluir no mix de produtos apontados pela pesquisa Sr. X Y Z Fonte: http://www.sebrae.com.br. Uma vez definida a visão estratégica do negócio, é possível elaborar o orçamento para um exercício. Este deve contemplar as ações decididas no plano estratégico. Na verdade, trata-se de um instrumento que implementa as decisões do plano estratégico dentro do horizonte temporal anual. Após a elaboração, análise, aprovação e divulgação do orçamento, o acompanhamento orçamentário deve ser desenvolvido. Analogamente ao orçamento, o controle orçamentário é a forma de se monitorar o plano estratégico da organização no que se refere à sua parcela de horizonte imediato. Serve para corrigir desvios e realimentar o seu processo de planejamento. 16 17 Indicações para saber mais sobre os assuntos abordados nesta Unidade: Sites Portal SEBRAE Disponível em: http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae Vídeos A Arte da guerra 9 nov. 2012. Disponível em: https://youtu.be/Pfr2_0bQJzw 17 UNIDADE Referências ACKOFF, R. L. Planejamento empresarial. Rio de Janeiro: LTC, 1983. ALMEIDA, M. I. R. Manual de planejamento estratégico: desenvolvimento de um plano estratégico com a utilização de planilhas Excel. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2010. ANSOFF, H, I. Do planejamento estratégico à administração estratégica. São Paulo: McGraw-Hill, 1981. CARDOSO, R. Orçamento empresarial: aprender fazendo. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2014. FREZATTI, F. Orçamento empresarial: planejamento e controle gerencial. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2009. LUNKES, R. J. Manual de orçamento. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2007. OLIVEIRA, D. de P. R. de. Planejamento estratégico: conceitos, metodologia e práticas. 8. ed. São Paulo: Atlas, 1994. SANVICENTE, Z. S.; SANTOS, C. C. Orçamento na administração de empresas: planejamento e controle. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2012. WELSCH, G. Orçamento empresarial. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1983. 18
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