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1 A Gestão do Relacionamento com o Cliente e sua Vantagem como Processo Integrador da Organização Autoria: Alberto Quintanilha Alves da Silva Correia E-mail: albertotus@hotmail.com Cristiane Silva do Nascimento Pereira E-mail: cristianenascimentop@outlook.com João Rodrigo Rocha Perestrelo E-mail: prof.jrodrigo@gmail.com Resumo: Este ensaio teórico trata sobre a gestão do relacionamento com o cliente realizando-se como processo integrador no contexto organizacional e explicita aspectos que evidenciam a vantagem deste liame. Demonstra práticas e a forma como a gestão do relacionamento com o cliente deve ocorrer de uma forma geral, fazendo conceituação dela e do processo CRM, além de relacionar desdobramentos e apontar situações relacionadas à integração empresarial. Destaca pontos fundamentais da gestão do relacionamento com o cliente, os quais podem favorecer a obtenção de vantagem competitiva, bem como faz proposições a respeito do conjunto de ações integradas que a empresa realiza entre os seus departamentos. Explica que o CRM não se trata de uma tecnologia ou software, mas de um processo de negócio e estratégia e expõe vantagens como a viabilização da fidelização, a centralização das informações, a otimização do trabalho, dentre outras. Faz menção à excelência do desempenho interno como fator integrante de um conjunto que favorece o êxito da gestão do relacionamento com o cliente e explica a aplicação, as vantagens e as desvantagens do CRM. Apresenta discussão sobre a importância do uso integrado do CRM, o qual favorece o êxito de diversas ações específicas. Conclui que a gestão do relacionamento com o cliente, exercida integralmente no ambiente organizacional e bem monitorada nos seus trâmites de integração, participação e execução pode proporcionar boa vantagem competitiva para a organização. Palavras-Chave: Gestão, Marketing de Relacionamento, CRM, Integração organizacional. 1. Introdução O atual cenário macro do mercado corporativo, globalizado e competitivo, impõe que as organizações exerçam formas de gestão que sejam baseadas em ações conjuntas entre os seus departamentos, favorecendo a integração dos mesmos e proporcionando a fluidez dos processos. Essa forma de realização dos procedimentos é propícia e benéfica para que se formulem e sejam executadas ações em prol de uma adequada gestão do relacionamento com o cliente, permeando propensão de eficácia aos processos desenvolvidos. A gerência do ambiente interno da empresa é parte integrante indireta do processo de gestão do relacionamento com o cliente. Ela identifica fatores de integração que influenciarão no desemprenho organizacional. Neste ambiente de marketing, o conjunto de fatores internos da empresa, o microambiente, interfere nas decisões e nos resultados das ações de marketing realizadas (OLIVEIRA, 2017). 2 A gestão do relacionamento com o cliente ocorre de acordo com a integração de adequados processos organizacionais. Tais processos exigem constantes interações entre os departamentos da organização, o que pode ser justificado pelo fato de os processos requererem o desenvolvimento de estratégias colaborativas globais, capazes de alcançar integralmente o ambiente organizacional. Funcionários e gestores devem ser responsáveis pelo processo, direta ou indiretamente (BERGANTON, 2015). A atual gestão do relacionamento com clientes não ocorre sem a otimização do fluxo de informações e de processos a ela relativos. Nesse sentido, se faz necessário um conjunto de processos e tecnologias que sejam capazes de gerar relacionamentos com clientes efetivos, potenciais e parceiros de negócios, através do marketing, das vendas e dos serviços. Tal conjunto denomina-se CRM, Customer Relationship Management. O conceito de CRM é uma compreensão holística de todas as questões pertinentes ao relacionamento do cliente com a empresa, compreensão esta que deve ser permanentemente reafirmada no cotidiano organizacional. Entendido dessa forma, o CRM representa um conceito, se não novo, pelo menos transformador. Gerenciar um negócio priorizando as relações com os clientes implica uma revisão de toda a estratégia empresarial, desde o marketing até os processos de pós-venda (STEFANINI, 2014). Abordar a gestão do relacionamento com o cliente e o conhecimento de suas vantagens como processo integrador no contexto organizacional importa em expor conteúdos característicos e fazer devidas conceituações e identificações em assuntos pertinentes à temática proposta. Tal abordagem proporcionará conhecimentos elucidativos quanto a este tipo de gestão, contribuindo para uma compreensão de sua importância no mundo dos negócios. 2. Referencial Teórico 2.1. A gestão do relacionamento com o cliente De acordo com o entendimento de Oliveira (2017), a gestão do relacionamento com o cliente trata-se de uma estratégia que visa construir uma relação duradoura com o cliente, tendo a fidelização como o seu primeiro nível e o marketing “um a um”, ou marketing individualizado, como o seu estágio mais avançado. Para Pereira (2016), a gestão do relacionamento com o cliente pode ser definida como o conjunto de ações tomadas pela empresa com o objetivo de criar e manter uma relação próxima e positiva com os seus clientes, sendo o objetivo macro desse processo a relação de fidelidade que advém desse relacionamento. Barreto e Crescitelli (2013), destacam três pontos na gestão do relacionamento com o cliente, denominando-a Marketing de Relacionamento, que devem ser considerados pelas empresas para que obtenham vantagem competitiva, em outras palavras, um valor superior oferecido aos clientes. O primeiro é a Personalização para clientes individuais, que importa em um direcionamento para cada cliente individual, ao invés de ações uniformes para a massa. Além disso, trata buscar o conhecimento íntimo das necessidades, para estimular a recompra e a compra de outros produtos. O segundo ponto é o Oferecimento de benefícios extras, visando manter relacionamento duradouro com o cliente e o terceiro é a Comunicação com os funcionários. Este último expressa que a gestão de relacionamento com o cliente jamais poderá ser satisfatoriamente implantada e nem realizada sem que os funcionários da empresa estejam adequadamente envolvidos. Para Kotler e Armstrong (2003), o Marketing de Relacionamento significa criar, manter e acentuar sólidos relacionamentos com os clientes e outros públicos. Segundo eles a gestão de relacionamento aponta para a criação e o aprimoramento do relacionamento com os clientes, além da elaboração de estratégias de captação e retenção. Reiteram ainda que, tais ações 3 corroboram uma nova forma de como o marketing é visto, restando ultrapassada a visão de que tal área concentra maior exclusividade na atração de novos clientes. O Estadão (2017) diz que a gestão do relacionamento com o cliente é uma das principais estratégias corporativas para os próximos anos e que um dos primeiros passos de uma estratégia para conseguir conquistar esse consumidor é a implantação de processos de CRM. 2.2. A sinergia organizacional A percepção da necessidade de se manter um alto nível de compromisso com os clientes, com ênfase na retenção e na conquista de novos é uma atitude indispensável para todos os componentes de uma empresa. A falha nesse item pode proporcionar consequências bastante desfavoráveis. Podemos citar como exemplo uma pesquisa de âmbito nacional realizada em 2010 pela consultoria Around Research. A pesquisa foi realizada com 400 pessoas de todo o País, que responderam a questionários pelainternet. Do total de participantes, a maioria (57%) eram mulheres e 43% homens. Os consumidores com 18 a 29 anos representaram 37% do total, seguidos pelas pessoas com 30 a 41 anos, com 30%, e com acima de 42 anos, 33%. Por classe social, 47% era da B, 30% da D e E e 23% da A. A região Sudeste foi a que mais participou, correspondendo a 73% do total, depois ficaram Sul e Nordeste, 10% cada uma, e o Centro- Oeste, com 7%.. A pesquisa demonstrou ser o mau atendimento, o problema mais citado pelas pessoas para nunca mais retornarem a uma loja (PORTAL SM, 2010). A excelência da gestão do relacionamento com o cliente está alicerçada em um conjunto de conceitos fundamentais necessários para a excelência de desempenho. Um dos grandes objetivos da integração dos sistemas de gestão é justamente promover a melhoria do desempenho organizacional, entendendo que eles são parte de um sistema de gestão global na organização que, em geral, contempla outros elementos, como gestão financeira, gestão de pessoas, elaboração e desdobramento de estratégias etc. Para se obter o maior proveito possível, eles devem integrar-se à maneira com que os executivos fazem a gestão da organização. Assim, o planejamento estratégico da organização, a definição de seus objetivos e metas e a priorização dos recursos devem considerar as demandas inerentes aos sistemas de gestão implementados. Os fóruns instituídos de acompanhamento e redirecionamento das estratégias devem avaliar a organização como um todo. Os próprios objetivos e metas instituídos nos sistemas de gestão devem ser um desdobramento dessas estratégias e permanentemente avaliados como parte delas (HOFFMAN, 2009). A gestão do relacionamento com clientes exige constantes interações dos departamentos de uma organização. Isso pode ser justificado pelo fato de o processo requerer o desenvolvimento de estratégias colaborativas globais, capazes de alcançar integralmente o ambiente organizacional. Por isso, todos os funcionários e gestores devem ser responsáveis pelo processo, direta ou indiretamente. (BERGANTON, 2015) 2.3. Clientes como início e fim dos processos organizacionais Silva e Zambon (2011) explicam que as organizações, sendo um conjunto de processos complementares entre si, realizam práticas que culminam em produtos ou serviços destinados a clientes. Tais processos têm o intuito de atender as necessidades e as expectativas dos seus respectivos clientes. O desenho de um processo organizacional demanda processos que surgem das necessidades dos clientes. A relevância do mapa de negócio e sua aplicação nas organizações estão diretamente relacionadas ao processo de relacionamento com o cliente (ZAMON, 2011). Um conjunto de atividades inter-relacionadas transformam insumos, em produtos. Essa transformação deve agregar valor na percepção dos clientes do processo e exige um conjunto 4 de ações organizacionais integradas. Ademais, é considerável que muitos processos de apoio, deem suporte a essa sistemática em função de necessidades relacionadas à estrutura e aos fatores internos da organização (ZAMON, 2011). Para Seleme (2016) os projetos que acontecem integrados para toda a organização, favorecedores para a gestão do relacionamento com o cliente, devem receber devidos ajustes após o processo de planejamento. 2.4. CRM, conceito, vantagens e desvantagens De acordo com Faria (2017), o CRM não se trata de uma tecnologia ou software, mas sim de um processo de negócio e estratégia. Também não se limita em automação de determinadas áreas como vendas, marketing, centros de atendimento e prestação de serviços através do uso da tecnologia da informação, mas abrange a transformação da empresa como um todo, ou seja, como ela se organiza e conduz os seus processos junto aos seus clientes, no sentido de garantir a perenidade das trocas de valor agregado entre ela e o seu mercado de atuação. Além disso, o CRM não significa apenas o descobrimento de modos para aquisição ou detalhamento de informações sobre o cliente para utilizá-las na criação de novas campanhas, ou, por exemplo, encontrar caminhos mais eficientes para lidar com reclamações (BERGANTON, 2015). Segundo o portal Estado Virtual (2007) o CRM é um conjunto de processos e tecnologias que geram relacionamentos com clientes efetivos, potenciais e com parceiros de negócios, através do marketing, das vendas e dos serviços, independentemente do canal de comunicação. O CRM é uma abordagem que coloca o cliente no centro dos processos do negócio, sendo desenhado para perceber e antecipar as necessidades dos clientes atuais e potenciais, suprindo-as da melhor forma possível. Trata-se sem dúvida, de uma estratégia de negócio em primeira linha, que posteriormente se consubstancia em soluções tecnológicas. O Economista (2007), através de uma história bastante simples, expressa uma abordagem de estratégia de CRM: Você mora numa cidadezinha do interior. Acorda e vai comprar pão na padaria da esquina. O seu João já abre o sorriso, pergunta como vai o filho e se está tudo pronto para a festinha dele. Antes que você responda, ele pega na geladeira, um bolo do jeito que você queria, escrito “Parabéns Bruninho”. Na hora de pagar, ele anota o valor num caderninho, falando que é melhor você pagar só no dia 5, quando receber. Essa história demonstra os anseios das empresas: conhecer o cliente de forma a manter um relacionamento ideal, que amplie satisfação e resultados. O CRM armazena as informações dos clientes, inclusive os potenciais, – nome, endereço, número de telefone, etc –, e suas atividades e pontos de contato com a empresa, visitas a sites, ligações telefônicas, e-mails, entre outras interações. Entretanto, a plataforma não se trata apenas uma lista de contatos elaborada. Ela reúne e integra dados importantes para a preparação e a atualização de suas equipes, com informações pessoais dos clientes, histórico e preferências de compra. (BERGANTON, 2015). O autor explica também que, o conceito de CRM é uma compreensão holística de todas as questões pertinentes ao do relacionamento do cliente com a empresa, que deve ser permanentemente reafirmada no cotidiano organizacional. Entendido dessa forma, o CRM representa um conceito, se não novo, pelo menos transformador. Gerenciar um negócio priorizando as relações com os clientes implica uma revisão de toda a estratégia empresarial, desde os primeiros passos da estratégia de marketing até os processos de pós-venda. 5 O portal Stefanini (2014) expõe como vantagens do CRM a viabilização da fidelização, a centralização das informações, a otimização do trabalho, a mensuração e análise de resultados, as novas oportunidades de negócio, o monitoramento do desempenho da equipe de vendas, o gerenciamento de contratos, o aumento da produtividade do representante comercial, a maior efetividade dos processos de venda, a integração de metodologias de venda, a visão 360° de cada cliente, uma maior organização procedimental e a melhora na imagem da empresa. O site Inovelive (2017) descreve algumas possíveis vantagens que o CRM pode proporcionar às empresas: a fidelização de clientes; o aumento do valor agregado; o aumento da satisfação do cliente; a diminuição da perda de clientes e a melhoria da imagem da empresa, acrescentando que tais fatores procedem-se a partir da melhoria na comunicação e da facilitação dos tramites nos processos de vendas. A página eletrônica Webnode (2017) enumera algumas desvantagens que podem ocorrer, de acordo com a realidade de cada organização. A primeira delas é quando a empresa não tem uma cultura adequada para a utilização eficaz do CRM. Outra é a mudançados processos de negócios existentes. Uma terceira situação é a dificuldade de atualização dos sistemas. Outro exemplo é quando ocorre baixo nível de envolvimento por parte da direção e da administração, o que pode retardar a rapidez das decisões de mudança estratégica que necessitem de celeridade. 3. Metodologia O presente ensaio teórico se utilizou de pesquisa bibliográfica, a qual verifica o que foi produzido por outros autores em estudos anteriores a respeito do assunto (CASARIN e CASARIN, 2012). Considerando a caracterização do objetivo, a pesquisa tem identificação exploratória. Ela oferece uma aproximação inicial ao objeto de estudo, proporcionando uma nova percepção do fenômeno ou a descoberta de novas ideias a ele relacionadas. De acordo com Gonsalves (2001), a pesquisa exploratória busca o “desenvolvimento e o esclarecimento de ideias”. Quanto aos procedimentos de coleta e fontes de informação trata-se de pesquisa bibliográfica, visto que os estudos, análises e procedimentos metodológicos estão circunscritos em livros. Embora quase todas as pesquisas impliquem estudos e trabalhos que envolvam o uso de uma bibliografia, “há pesquisas desenvolvidas exclusivamente a partir de fontes bibliográficas” (DIEHL e TATIN, 2004). Segundo a natureza dos dados a pesquisa tem característica qualitativa. Para Borba e Araújo (2013), a pesquisa qualitativa “tem como foco entender e interpretar dados e discursos”, prática aplicada neste trabalho científico. 4. Discussões Para a uma eficaz gestão do relacionamento com o cliente, vista sob a ótica de um processo integrado, é imperativo que o foco do trabalho seja explicitamente centrado no cliente e que as aspirações e necessidades deste sejam identificadas por meio de estudos permeados pela colaboração interdepartamental (BERGANTON, 2015). A boa qualidade dos processos é consequência da colaboração entre as pessoas e os departamentos da organização. Segundo Berganton (2015), colocar o cliente no centro dos objetivos, identificando suas reais necessidades, e reformular toda a estrutura organizacional para este objetivo são fatores significativos no âmbito da gestão do relacionamento com o cliente. Estas operações resultam em proporcionar satisfação ao cliente, consequência provável de práticas que se executam a partir do foco na atividade. 6 Não há como transcorrer bem qualquer processo de gestão sem que exista sinergia entre os departamentos da organização. Berganton (2015) menciona a necessidade de haver, na gestão do relacionamento com o cliente, constantes interações entre os departamentos, justificando que os processos a serem realizados requerem o desenvolvimento de estratégias colaborativas globais, que alcancem integralmente o ambiente organizacional, existindo corresponsabilidade executória entre funcionários e gestores. A gestão do relacionamento com o cliente deve envolver a empresa como um todo. Seus esforços não devem se restringir à produção e distribuição de produtos com o objetivo principal de gerar vendas. Os integrantes da organização devem ter empenho mútuo na criação e manutenção do relacionamento com os seus clientes. O uso integrado do CRM permite e viabiliza a otimização do fluxo de processos relativos à gestão integrada, favorecendo o êxito de ações específicas como o bom monitoramento do desempenho da equipe de vendas, o favorável gerenciamento de contratos, o aumento da produtividade do representante comercial, a efetividade dos processos de venda, a integração de metodologias de venda e a visão 360° de cada cliente. Além disso, com a possibilidade de acompanhar o desempenho da área em dashboards, o gestor consegue analisar os possíveis gaps da operação e tomar decisões para corrigir eventuais falhas não comprometendo processos que estejam em curso. Apesar da facilidade que os softwares CRM oferecem, os mesmos não devem ser confundidos com a própria estratégia CRM. Os softwares são ferramentas e precisam ser bem utilizados, para não comprometerem o processo desfavoravelmente. O uso correto das estratégias de CRM são de fato um diferencial entre as empresas, pois ele possibilita a obtenção de informações preciosas que podem ser utilizadas em todos os níveis operacionais. Do chão de fábrica à presidência da organização, todos podem se beneficiar desses diferentes e constantes “retratos” atualizados dos clientes. É importante salientar que, para que o CRM seja utilizado como ferramenta de gestão, se faz necessário que todos os integrantes da empresa sejam conscientizados de sua importância e sua utilidade no dia a dia. Empresas que se preocupam em gastar fortunas com softwares de CRM sem antes conquistarem seus colaboradores para essa ideia costumam desperdiçar tempo e dinheiro com ferramentas que, por vezes não proporcionam resultados esperados e que, uma vez inutilizadas, não poderão facilmente ser postas para a reutilização. A falta de uma cultura adequada também pode ser um importante fator a ser gerenciado em prol da preparação para mudanças de qualquer tipo. Sob a ótica de um colaborador que não tenha compreensão dos valores da empresa e nem comprometimento com a satisfação do cliente, tende a não ser um bom executor dos processos de relacionamento com clientes planejados pela empresa onde trabalha. É importante salientar que o que torna a solução de CRM uma das tecnologias corporativas mais importantes e inovadoras disponíveis para empresas é o modo como ela usa as informações dos clientes para gerenciar contas, leads e oportunidades de vendas em um único local. Outro fator é uma maior aproximação entre o consumidor e a empresa. A metodologia CRM favorece a identificação dos clientes, suas preferências e o que costumam fazer, com o objetivo principal de entender seu comportamento para atendê-los da melhor forma possível. Essas informações criam novas possibilidades à empresa com a antecipação das necessidades dos consumidores, promovendo a geração de novos negócios e aumentando a sua rentabilidade. Recursos descritos, a saber, a fidelização de clientes; o aumento do valor agregado; o aumento; o aumento da satisfação do cliente; a diminuição da perda de clientes e a melhoria da imagem da empresa, através da melhoria na comunicação e agilidade no processo de compras, são fatores críticos de sucesso, que podem proporcionar às empresas vantagem competitiva. 5. Considerações finais 7 O presente trabalho abordou a gestão do relacionamento com o cliente, vista como processo integrador no contexto organizacional, explicitando aspectos que evidenciaram vantagem neste liame. Foi possível perceber que, para a realização do marketing de relacionamento é necessário que todos os departamentos da empresa estejam interligados e voltados ao mesmo objetivo, inclusive por tratar-se de atividade que ocorre em longo prazo, ou de forma permanente. No que tange à gestão do relacionamento com o cliente, verificou-se que esse modelo de gestão necessita de uma estratégia a ser pensada como sendo processo integrador na organização. Como parte inicial do processo, é fundamental a elaboração de uma prévia estratégia, que seja definida e planejada para o âmbito interdepartamental. Em seguida se pode avançar para a utilização de um adequado processo de CRM seguido de práticas de automação, com ferramentas de sistema gerencial informacional. Identificou-se a amplitude do CRM. Ele não se restringe a um mero software, mas se trata de um processo de negócio e estratégia, que viabiliza a otimização do fluxo de processos relativos à gestão integrada e favorece o êxito de ações específicas relacionadas à gestão do relacionamento.Pela observação dos aspectos analisados percebeu-se que, para a realização da gestão de relacionamento com o cliente é importante que haja uma sinergia, que pode ser alcançada por meio da colaboração de todos os indivíduos da empresa, de modo que estejam comprometidos com tal processo. A gestão do relacionamento com o cliente, exercida integralmente no ambiente organizacional, imbuída de aparatos tecnológicos informacionais e bem monitorada nos seus trâmites de integração, participação e execução pode proporcionar uma larga vantagem competitiva para a empresa. 6. Referências Bibliográficas BARRETO, Iná Futino; CRESCITELLI, Edson. Marketing de relacionamento: Como implantar e avaliar resultados. São Paulo: Pearson, 2013. 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