Custos e Manutenção do Inventário na Logística

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Horácio Augusto da Silveira
Curso Técnico em Logística
Custos Logísticos
Custo e Manutenção do Inventário
Projeto apresentado ao Técnico em Logística da ETEC Prof. Horácio Augusto da Silveira, como parte dos requisitos para a obtenção do título de técnico, sob a orientação do Prof. (a) Eliene Ronqui
São Paulo
2019
Sobre os Custos de Manutenção do Inventário
Os estoques (ou inventários) são ativos tangíveis, adquiridos ou produzidos por uma empresa, visando a sua comercialização ou utilização própria em suas operações. O nível de inventário a ser mantido depende do nível de serviço objetivado e da política a ser adotada pela empresa, e essa decisão está relacionada à incerteza na demanda ou no fornecimento. Cada atividade da empresa tem uma intenção e um comportamento diferente em relação à manutenção dos estoques. A atividade de Marketing, por meio de seus canais de distribuição, gostaria de atender a seus clientes, disponibilizando estoques diversificados e estando o mais próximo possível destes. A Produção pretende atender ao volume programado, dispondo de todo o material necessário para sua viabilização aos custos unitários previstos. Compras, por sua vez, quer realizar bem sua atividade, ao menor custo possível por unidade comprada. Nenhum dos agentes supracitados quer comprometer suas operações e ser cobrado pelo fato de ter decidido manter inventário, para não prejudicar a avaliação de seu desempenho. O fato de reduzir os níveis de estoque, sem uma análise preliminar sobre o grau de eficiência do transporte, do armazém e do processamento de pedidos, pode gerar um aumento no Custo Logístico Total. 
Dessa maneira os Estoques são representados por itens:
1- Físicos existentes;
2- Adquiridos pela empresa, mas que estão em trânsito, a caminho da sociedade, na data do balanço, quando sob condições de compra FOBI, porto de embarque (fábrica ou depósito do vendedor)
3- De propriedade da empresa, mas que estão em posse de terceiros para consignação, armazenagem, beneficiamento etc.
Por que melhorar seu processo de gestão de inventário
 
Além de ajudar o comércio eletrônico a avaliar o desempenho dos seus produtos, o gerenciamento de inventário fornece uma série de outros benefícios, como:
A possibilidade de gerenciar o aumento de pedidos sem superlotar o estoque e ter maior controle sobre o fluxo de vendas por diversos canais;
Garantir o controle atualizado da quantidade de produtos armazenados no estoque, otimizando o catálogo virtual e evitando a venda de produtos indisponíveis;
A manutenção das informações dos produtos atualizadas e, com isso, garantir estoque de todo o catálogo da loja virtual;
Mais qualidade nas vendas, uma vez que a empresa estará constantemente ciente dos números e situação dos produtos em estoque. Por exemplo, poder tomar ações como dar direcionamento para a venda dos produtos de maior margem para a sua loja;
Redução de perdas e desperdícios oriundos da compra de matéria-prima já disponíveis no estoque;
A gestão de inventário é vital e absorve frequentemente parte substancial do orçamento operacional da empresa, o que significa que deve ser rigorosamente monitorada. Outro ponto de atenção é a questão legislativa. A empresa que demonstra inconsistência entre o inventário físico e o contábil pode ser autuada pelo Fisco. Por isso, é importante se manter atento. 
Como fazer um inventário de estoque
 
Ao identificar e classificar as mercadorias disponíveis em seu estoque, você reúne informações precisas para tomar decisões importantes, sabendo quais produtos estão em falta, encalhados, vencidos ou danificados. Abaixo um passo a passo de como fazer um inventário de estoque.
1. Determine o dia: o dia em que você dá início à listagem do seu estoque influencia na otimização e veracidade do processo. Dê preferência a datas de menor movimento de compras, como feriados ou finais de semana, em que há baixa movimentação.
2. Separe os tipos de mercadorias: monte uma lista ou planilha com cada tipo de produto que você tem no estoque. Sempre separe aqueles que possuem semelhança ou são da mesma categoria. Aproveite arrumar os produtos e coloca-los em prateleiras ou caixas.
3. Codifique as mercadorias: insira um número, código ou conjuntos de letras e números para cada tipo de mercadoria. Isso facilita a entrada e a saída de produtos do setor. Existem softwares que geram códigos de barras e tornam essa tarefa ainda mais fácil.
4. Reúna informações: coloque na lista de inventário dados sobre as mercadorias, como peso, medida, tamanho, cor e preço. Defina categorias para elas.
5. Contagem dos produtos: em horários de menor fluxo, sem muito movimento de entrada e saída de produtos, conte os itens e atualize a planilha de inventário. Isso garante um inventário assertivo, compatível com o estoque físico, e prevenido contra falhas e furtos.
6. Atualize as informações: coloque os dados coletados no seu sistema. Analise se há diferenças na contagem de produtos, que podem indicar perdas ou roubos. Conte com um auditor para conferir se as informações estão mesmo correta e não deixe que o mesmo profissional faça a contagem e a auditoria. É importante que essa atualização seja feita periodicamente, em curtos intervalos de tempo, para que pequenas falhas possam ser identificadas e rapidamente corrigidas.
7. Faça backups: organize e arquive as informações coletadas pelos contadores do estoque. Fazer essa cópia de segurança evita a perda de informações.
8. Use um software de gestão: a tecnologia é aliada na hora de manter o controle do inventário, por isso, é fundamental o uso de um software de gestão. O programa irá atualizar as informações sobre compras e vendas, garantindo transparência e assertividade em todo o processo.  
Estratégias para melhorar a gestão de inventário
A gestão de inventário nem sempre é perfeita. Alguma coisa pode sair errada e produzir custos desnecessários. Por isso, é muito importante estar atento sobre onde deve ser concentrado os esforços para garantir o resultado ideal.
Aspectos que não podem faltar na gestão de inventário
 
Equipe suficiente: subestimar o esforço necessário para a realização da tarefa pode gerar correria na contagem e erros desnecessários.
Treinamento adequado: profissionais que realizam esse trabalho devem estar bem treinados e preparados para operar o sistema e conhecer todos os passos a serem realizados.
Planejamento: tenha um planejamento dos inventários a longo prazo. Não deixe para última hora a contagem e a reposição de produtos que você já sabe que terão alta rotatividade na próxima data sazonal, por exemplo.
Prevenção de erros: prevenir erros é sempre melhor do que corrigi-los, por isso, um programa de prevenção sempre deve estar alinhado aos resultados do inventário de estoque.
Preveja a sua demanda constantemente
É estatisticamente impossível definir uma média de estoque para determinado produto e esperar que o giro funcione perfeitamente durante meses ou anos. O mercado é dinâmico e o que era novo ontem, hoje já não está mais no gosto do consumidor. Em grande parte, o gerenciamento de estoque eficaz se resume em análises concretas para prever uma demanda futura na sua loja virtual. Há tantas variáveis ​​envolvidas que não é possível saber com exatidão o que esperar, mas você pode chegar bem perto. Aqui estão alguns aspectos-chave a considerar ao projetar suas vendas futuras:
Tendências do mercado, como o lançamento de celulares já aguardados ou datas como Dia das Mães, Dia dos Pais, Black Friday e Natal.
Análise das vendas do ano anterior para projetar uma demanda para o mesmo período no ano seguinte.
Taxa de crescimento da empresa.
Vendas garantidas por meio de contratos e assinaturas.
Sazonalidade, como biquínis no verão e blusas de frio no inverno.
Economia global.
Promoções futuras.
Gastos com marketing para divulgação dos produtos.
Identifique e descreva os produtos
Separar os produtos por categorias contribui para o aumento da eficiênciana operação e poupa tempo nas etapas de contagem e conferência.
Organize os produtos a partir de categorias, como roupa, cosmético e acessórios, para depois separá-los por especificidades mais detalhadas, como camisetas, batons e bijuterias. Quanto mais detalhados forem os produtos, mais dinâmica será a separação para o processo de expedição.
Controle os produtos
Tenha um minucioso controle dos seus produtos para evitar perdas. Uma tecnologia que colabora para o desenvolvimento dessa fase são as etiquetas RFID. Com elas, é possível tornar mais prática a identificação e o controle de produtos que entram e saem de estoque.
Entre seus benefícios para a gestão de inventário, podemos citar:
Alta capacidade de armazenamento de informações, leitura e envio de dados.
Capacidade de identificar diversos itens de uma só vez por uma distância maior que os códigos de barras tradicionais.
Agilidade no processo de expedição.
Melhoria no controle de estoque.
Organize o armazém
É no espaço de armazenamento que ocorrem as etapas de controle, classificação e identificação das mercadorias disponíveis no estoque, além da manipulação dos produtos para o empacotamento e o deslocamento para expedição. Por isso, ter um layout do armazém bem organizado e otimizado estrategicamente, além de melhorar de forma significativa o sistema de entregas 
e eliminar gargalos operacionais, também contribui para facilitar a gestão de inventário.
Tenha um sistema adequado de gestão
Para ter uma gestão de inventário eficaz, é preciso aplicar as melhores práticas do mercado, o que gera não apenas retorno financeiro, mas transparência no acompanhamento de resultados e níveis de perdas.
O uso de softwares para a gestão do inventário contribui para um gerenciamento mais rigoroso e aumenta a produtividade da equipe significativamente. Substituir processos manuais por sistemas automatizados faz com que os esforços da equipe possam ser transferidos para outras atividades mais importantes da empresa, além de conferir segurança e controle total ao estoque.
O ERP, ou Planejamento dos Recursos da Empresa, é uma excelente ferramenta para manter o controle do estoque atualizado. Ao integrar todas as informações sobre a empresa e seus departamentos em um banco de dados, o ERP permite que o empresário visualize com clareza os pontos saudáveis e deficientes de seu estoque, além do histórico de vendas, de maior e menor movimento, e avalie quais são as melhores possibilidades de ganho para o negócio.
Use análise de dados
Análise de dados vem sendo usada para otimizar a gestão de inventário. Com dados em tempo real, é possível prever demandas, que permite às empresas dimensionar o inventário. Também, é possível utilizar os insights dados pela análise de dados para mover o realocar o inventário e capitalizar as oportunidades de mercado.
Acesso restrito
Uma maneira de resguardar a gestão de inventário é deixar que apenas os funcionários da área acessem o inventário e seus dados. Saiba exatamente quem são as pessoas que têm acesso e certifique-se de que esse pequeno grupo está bem treinando em relação às práticas e ao sistema organizacional. Proceder assim facilita o gerenciamento do sistema, reduz erros e permite que seja implementada as mudanças quando necessárias.
Custos na Manutenção do Inventário 
1- Custo de oportunidade dos estoques: o estoque exige capital que pode ser utilizado para outros investimentos. Para estabelecer o custo de oportunidade do capital empatado nos estoques, no caso de uma indústria, deve-se buscar apenas o montante correspondente ao desembolso feito pela empresa na aquisição de materiais, mão-de-obra direta e outros que variam em relação ao volume de produção. Outros custos de fabricação que são absorvidos no custo do produto, e não variam em relação ao produto, não devem ser considerados como base de cálculo do custo de oportunidade do capital investido em estoques, por não considerarem um desembolso direto de estoques. Ao investir em estoques, a empresa renuncia à taxa de retorno que poderia obter com tais investimentos, em outras alternativas. A determinação da taxa de oportunidade mais adequada ao custo de oportunidade de manter estoques é inerente ao tipo de investimento que se faria, caso os recursos não fossem aplicados em estoques.
2- Custos de serviços de inventário (impostos e seguros): Os custos de serviços de inventário incluem os custos com impostos e seguros. No Brasil, não existem tributos incidentes sobre os estoques. Alguns autores comentam que nos EUA, por exemplo, há tributos incidentes sobre o inventário. No que diz respeito aos seguros, estes incidem sobre o valor dos estoques, por um determinado período de tempo, em função do risco ou exposição ao risco a que o material ou produto está exposto. Produtos com maior valor agregado ou materiais perigosos têm custos de seguros mais elevados.
3- Custos de espaço para a armazenagem (estocagem): Se houver custos variáveis em relação ao espaço de armazenagem, como no caso de armazéns públicos/gerais ou alugados, onde o custo é calculado em função do volume estocado, devem ser considerados como custo de manutenção dos estoques. "Apenas as cobranças do armazém públicos devem ser incluídas nos custos de manutenção de estoques, uma vez que trata-se de cobranças de armazenagem pública que variarão com o nível de estoques".
4- Custos de riscos de estoques: Os custos de riscos de estoques dependem do tipo de materiais e produto estocados e, incluem: obsolescência, avarias, perdas e custos de realocação.
Os custos de deterioração e obsolescência costumam relacionar-se ao ciclo de vida do produto e podem tomar várias formas: o estoque pode deteriorar-se, enquanto armazenado (perecibilidade, incêndio etc.); pode tornar-se tecnicamente obsoleto (se o projeto original for modificado) ou "sair de moda" (mudança de estação. Sazonalidade etc.).
As avarias (quebras, produtos danificados etc.) nos estoques podem ocorrer nos subprocessos/atividades de transporte e armazenagem, enquanto as perdas envolvem possíveis roubos que requerem segurança. Os custos de realocação, por sua vez, envolvem as transferências de materiais/produtos entre armazéns, visando a evitar excessos em um armazém e obsolescência em outro.
5 Custo total de manutenção de inventário: Para se obter o custo total para manter o estoque, faz-se a somatória de todos os custos inerentes ao mesmo, sendo; custos de capital sobre investimentos em estoques (custo de oportunidade), custos de serviços de inventário, custos de espaço para armazenagem (variável) e custos de riscos de estoques, mas devem ser considerados os trade-off entre outros elementos de custos, tais como transporte e armazenagem.
A relação entre custos de transporte pode ocorrer quando o transporte tem seus custos reduzidos em função do aumento do nível de consolidação, pois, quanto maior a ocupação do caminhão ou outro modo, menor é o custo unitário de transporte. Porém, com o aumento da consolidação da carga, os lotes de transferências aumentam e, com isso, o custo de manutenção dos inventários também aumenta, necessitando de maior espaço de armazenagem, recursos financeiros para manter ativos, maior controle etc. Em situação inversa, para reduzir-se os custos de manutenção dos inventários, torna-se necessário reduzir os lotes; isto poderá impossibilitar a consolidação da carga, aumentando-se os custos de transporte.
Conclusão
De acordo com os fatos mencionados acima, conclui-se que o inventário é muito importante para uma boa gestão do estoque, pois terá um controle à risca do que há e do que não há em estoque. Um sistema como o ERP é um meio para ter sucesso no inventário e priorizando também a organização. Pois os gestores, diretores e donos da empresa saberá com exatidão o que está em estoque, e também o responsável pelo PPCP, que vai fazer a programação dos materiais de acordo com o que realmente precisa, assim não tendo uma superlotação e deixando materiais parados gerando custos. Porém existe uma dificuldadepois o custo é elevado e precisam de funcionários que estejam preparados pois é uma atividade que requer muita atenção. 
Referências Bibliográficas
https://www.mandae.com.br/blog/gestao-de-inventario-como-otimizar-e-reduzir-custos/
http://www.stradasolucoes.com.br/o-que-e-um-inventario-rotativo/
http://resconsiliaris.blogspot.com/2017/02/sobre-os-custos-de-manutencao-do.html
https://slideplayer.com.br/slide/5253460/
https://datasite.com.br/voce-sabe-que-seu-inventario-de-estoque-gera-custos/
https://www.youtube.com/watch?v=IyShXMfWk2Y