Aula de Arquivologia

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1.Panorama da Aula 
Vamos lá! 
Nessa aula veremos temas que são muito cobrados. Coloquei muitas questões 
para que você veja como o assunto é mais exigido. Veja que é quase impossível 
que você estude todo o universo de arquivologia. Por mais que as bancas 
chamem de “noções”, muitas vezes cobram temas pesados. Por isso, procure 
sempre raciocinar sobre a matéria e não decorar apenas. E, também por essa 
razão, incluo alguns termos no Mini-dicionário. É importante que estude com 
atenção. 
Bom, a aula é grande? Um pouco...Enfim, não adianta chorar ☺ 
Não se assuste com o tamanho! Ela está grande porque possui muitos exercícios 
e porque eu tentei detalhar muito algumas etapas de resolução de cada um, 
para evitar que você tenha muitas dúvidas nessa parte da disciplina. 
As próximas aulas deverão ficar menores, ou no máximo, igual a essa aqui. 
2.Dica de Coach 
 
Dica1: Tente não estudar por mais de duas horas seguidas a mesma matéria. 
E mais do que isso: nunca estude por matéria. Ou seja: não estude toda a 
disciplina A e depois migre para a B. Construa ciclos de estudos que façam com 
que haja uma alternância entre elas. Isso fará com que você sinta menos 
cansaço e consiga estudar mais horas líquidas (horas reais de estudos). 
Dica 2: Se estiver com dificuldade em algum termo ou conceito, anote-o na 
capa de seu material e releia-o sempre que for começar uma aula nova. 
Mesmo que esteja estudando a aula 4, volte e releia esses termos que você 
dificuldade nas aulas anteriores. Você verá que, ao usar os ciclos e sempre 
revisar os temas em que sentiu mais dificuldade em memorizar, eles 
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naturalmente passarão a fazer parte da sua memória de longo prazo. O segredo 
é insistir e manter a constância. 
Dica 3: Se precisar saber como fazer marcação de texto diretamente no 
computador, usando rabiscos, círculos, setas e etc, veja os dois vídeos abaixo. 
https://www.youtube.com/watch?v=rp641jK1kR4 
https://www.youtube.com/watch?v= yI-t-waIP8 
 
3.Mini-dicionário de 
Arquivologia (MDA) – 
continuação. 
 
Antes de avançarmos, gostaria de adicionar mais alguns termos ao nosso “MDA” 
ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais 
poderão variar em função de cláusulas restritivas (ainda estudaremos isso, mas 
já saiba que estudaremos a questão do sigilo). Nem sempre todos poderão ter 
acesso aos documentos. 
DEPÓSITO: Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob 
custódia (guarda) de terceiros, sem que aconteça a transferência de posse ou 
propriedade. 
DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma 
instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua 
elemento de prova ou de informação. Também pode ser classificado como 
documento de arquivo, aquele que for produzido e/ou recebido por pessoa física 
no decurso de sua existência. 
ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível. 
É tipo um átomo da arquivologia ☺. 
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido 
de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, 
são denominados pastas, maços ou pacotilhas. 
JUNTADA: 1. Apensação ou anexação de um processo a outro. 2. Junção de 
documentos a um processo. Ou seja, é quando um processo é juntado a outro 
ou quando documentos são incluídos em um processo. 
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APENSAÇÃO: Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou 
subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e 
independência. 
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro 
processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais 
antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa. 
 
Note alguns termos importantes para facilitar a resolução de questões. 
 
[PERMANENTE ] [ANTECEDENTE] [+ ANTIGO] [MESMA PESSOA]" 
ANEXAÇÃO 
 [PROVISÓRIO] [PRECEDENTE] [RECENTE] [ PESSOAS DIFERENTES] " 
APENSAÇÃO 
Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas definições para Apensação e 
Anexação. São definições do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística). Por mais que haja outras definições e, no dia a dia elas não 
correspondam tanto à realidade, usem esses conceitos 
4. Gestão de 
Documentos 
Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para 
então, estudarmos a Gestão deles. 
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do 
suporte que a contém. 
Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que 
possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova 
fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado momento 
histórico. 
O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a 
samambaia não, aquelas plantas de edificações, etc. 
Há mais dois conceitos importantes: 
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→ Escritos ou textuais: documentos, manuscritos, impressos ou 
datilografados, como contratos, certidões, tabelas, correspondência, 
folhas de pagamento, atas ( e não atos!), dentre outros. 
 
→ Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, 
contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia 
(mapas, plantas, perfis); 
 
→ Iconográficos: Fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. São 
documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com 
imagens fixas. 
Aqui você vê o diapositivo. Uma espécie de “Slide do powerpoint” do 
passado. Não se preocupe com sua história ou funcionamento. As bancas, 
quando o citam, não entram em detalhes, mas querem saber se você 
identifica que o diapositivo está classificado quanto ao gênero (sim) e se 
é um exemplo de documento iconográfico (sim). Bingo! Mais um ponto na 
prova. Lembre-se: estamos estudando a classificação quanto ao gênero 
dos documentos. Não perca isso de vista. 
 
→ Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, 
contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia 
(mapas, plantas, perfis); 
 
→ Filmográficos: Filmes e fitas videomagnéticas – são documentos em 
películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), 
conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, 
contendo imagens em movimento. Esse é bem fácil de visualizar. 
 
→ Sonoros: discos e fitas 
áudio magnéticas – são 
documentos com dimensões e 
rotações variáveis, contendo 
registros fonográficos. Observe 
que fono está relacionado a som 
e você não terá problemas. 
 
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→ Micrográficos: Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela – são 
documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de 
imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ronaldo, “peraí”! 
Jaqueta? Jaqueta nada mais é do que um material de plástico ou similar 
que envolve as microformas. Não se preocupe tanto com o 
aprofundamento desses termos. Veja as questões, note como o tema é 
cobrado e você saberá exatamente o que deve priorizar. É assim que 
devemos estudar ;). 
 
→ Informáticos: esse aqui é que você mais conhece! São documentos 
produzidos, tratados ou armazenados em computador: disquete, disco 
rígido, memória flash ou disco ótico (CD, DVD), por exemplo. 
 
Quanto à Espécie: 
Vamos listar os documentos classificados quanto à espécie para que isso não 
fique solto, sem que você entenda. De novo: não decore! Procure ter uma visão 
geral sobre cada uma das classificações e tudo ficará mais fácil na hora da prova. 
Vamos lá: 
 
→ Atos Normativos: documentos relacionados à normatização das 
atividades. Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias. 
 
→ Atos de Correspondência: diretamente ligados aos atos normativos, 
pois os atos de correspondência é que viabilizam a execução deles. 
Imagine que no seu futuro trabalho como servidor, você veja que uma 
nova lei foi editada. Se você é o responsável por divulgar essa informação, 
poderá fazer essa comunicação por meio de um ato de correspondência, 
usando uma circular, por exemplo, para divulgar essa lei para toda a 
equipe. Outros exemplos: carta, ofício, memorando, notificação, alvará, 
telegrama, edital. 
 
→ Atos Enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos 
visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto. 
 
→ Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de 
fatos e ocorrências, usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila. 
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Então quando o Fiscal Ronaldo vê que existe uma fraude em uma empresa, 
a grosso modo, ele “assenta” uma multa (auto de infração), ou seja, ele 
registra um fato! E esse termo “apostila”? É um termo mais administrativo, 
ligado a uma informação que é acrescentada a um documento para alterá-
lo oficialmente. 
 
→ Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos, 
como as certidões, atestados e traslados, por exemplo. 
 
→ Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a 
Administração federal, estadual ou municipal é uma das partes. Exemplo: 
tratado, convênio, contrato. 
 
Quanto à Natureza 
do Assunto: 
Aqui vamos ver uma definição bem simplória, pois o tema está ligado à 
classificação de documentos. E é isso que você precisa saber agora. Quanto à 
natureza do assunto, temos como referência a Lei de Acesso a Informação (Lei 
12.527/2011) que entrou em vigor em 16/05/2012. Mas como já disse, o que 
você precisa aprender agora é isso aqui: 
→ Ostensivos: são documentos cuja divulgação não prejudica a 
administração. Não há restrição de acesso aos documentos. 
 
→ Sigilosos: como o nome indica, são documentos que possuem 
informações sensíveis e que não podem ser divulgadas antes de 
respeitados os prazos máximos de restrição de acesso. Só para você já 
ficar sabendo, são três os graus de sigilo: Reservado (até 5 anos), Secreto 
(até 15 anos) e Utrassecreto (até 25 anos). Muito cuidado com a palavra 
Confidencial! Essa classificação não existe mais!! 
Macete: 
O tema ainda ficou um pouco enrolado e está pensando em como memorizar as 
diferenças principais da Classificação dos Documentos? Então toma um 
macetinho! 
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Observe que ao se falar em Gestão Documental, estamos nos referindo 
aos arquivos das fases: 
• Corrente 
• Intermediária 
Agora já podemos falar das fases básicas da gestão de documentos 
1. (FCC – 2012 – TRE-SP – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA 
ADMINISTRATIVA) 
Original, cópia, minuta e rascunho - diferentes estágios de preparação 
e transmissão de documentos - correspondem ao conceito de 
 a) espécie. 
 b) formato. 
 c) forma. 
 d) suporte. 
 e) tipo. 
 
Comentários: 
Aplicação direta da tabela que estudamos. A Forma está relacionada aos estágios 
de preparação e tramitação de documentos. E seus exemplos, dentre outros, 
são: original, cópia, minuta e rascunho. Veja que são quase os mesmos do 
enunciado da questão. 
Gabarito: C 
 
2. (FCC – 2012 – TRE-RR – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA 
ADMINISTRATIVA) 
Acórdãos e resoluções, documentos típicos dos tribunais brasileiros, 
constituem exemplos de 
 a) formato. 
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 b) espécie. 
 c) fundo. 
 d) invólucro. 
 e) suporte. 
 
Comentários: 
O elemento “Espécie” refere-se à forma como um documento é configurado e 
de acordo com a disposição e natureza das informações nele contidas. É a 
linguagem formal de um documento. 
Veja alguns dos exemplos: Boletim, certidão, declaração, relatório, acórdãos e 
resoluções, petição. 
 
Gabarito: B 
 
3. (FCC – 2012 – TRE-CE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA 
ADMINISTRATIVA) 
Relatórios, programas e projetos são exemplos de 
 a) suportes físicos. 
 b) fundos arquivísticos. 
 c) espécies documentais. 
 d) técnicas de registro. 
 e) gêneros documentais. 
 
Comentários: 
Relatórios, programas e projetos são exemplos de espécies documentais. 
 
Gabarito: C 
 
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4. (FCC – 2011 – TRE-AP – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA 
ADMINISTRATIVA) 
Petição, ficha, papel e cópia são, respectivamente, exemplos de 
 a) tipo, gênero, formato e espécie. 
 b) suporte, técnica de registro, forma e tipo. 
 c) formato, espécie, tipo e gênero. 
 d) espécie, formato, suporte e forma. 
 e) forma, suporte, gênero e formato. 
Comentário: 
Ronaldo, como vou aprender isso? Lendo e relendo. Mas veja! Às vezes a banca 
te assusta com uma questão dessas, mas deixa um atalho. Você precisa estar 
atento (a). A essa altura você já deve saber que o papel é um tipo de suporte. 
E veja que ele é terceiro item do enunciado. E a única letra que traz a opção 
“suporte” na terceira posição é a letra “d”. Daí você acertava a questão. Mas 
nem sempre você terá essa moleza, portanto, olhe as demais definições: 
Petição – Espécie 
Ficha -- formato 
Papel – suporte 
Cópia – forma 
 
Gabarito: D 
 
5. (FCC – 2011 – TRE-TO – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA 
ADMINISTRATIVA) 
Carta e ata de apuração constituem exemplos, respectivamente, de 
 a) forma e formato. 
 b) formato e espécie. 
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 c) tipo e gênero. 
 d) gênero e suporte. 
 e) espécie e tipo. 
 
Comentários: 
Uma carta é uma espécie documental e ata de apuração é um tipo 
documental. 
Gabarito: E 
 
6. (FCC – 2010 – TRE-AC – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA 
ADMINISTRATIVA) 
Fita magnética, relatório de apuração, minuta e folha são, 
respectivamente, exemplos de 
 a) tipo, gênero, formato e suporte. 
 b) forma, espécie,gênero e tipo. 
 c) suporte, tipo, forma e formato. 
 d) gênero, forma, espécie e suporte. 
 e) formato, suporte, tipo e espécie. 
 
Comentários: 
Acho que está ficando claro que você precisa aprender todos os elementos para 
conseguir diferenciá-los. Aqui chamo atenção para o seguinte. Você já sabe que 
Papel é um exemplo de suporte. Então, a folha também é um suporte, Ronaldo? 
NÃÃÃÃÃOOOO ! CUIDADO com essa pegadinha! Vamos ver todos, de acordo 
com a tabela já apresentada na teoria. 
Fita magnética: Suporte 
Relatório de Apuração: Tipo (note que é um detalhamento da Espécie). 
Minuta: Forma 
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Folha: Formato. 
Aqui a banca quis te ferrar mesmo! Ela colocou duas opções (a;d) indicando que 
folha seria um “suporte”. Não tenho dúvidas de que bilhões de seres humanos 
escolheriam essa opção. 
Gabarito: C 
 
4.3 Fases da Gestão 
de Documentos 
 
Vamos direto à doutrina, para não termos chance de erro. Vejamos as definições 
de Marilena Paes. 
Antes um alerta: não confunda as fases da gestão de documentos com a Teoria 
das 3 idades. Elas são similares estão diretamente ligadas e o examinador vai 
tentar puxar seu tapete se você não ficar atento. 
Produção de Documentos (Primeira fase): 
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua 
realidade. A produção de documentos trata da elaboração de documentos em 
função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve 
priorizar apenas os documentos fundamentais para a a atividade e administração 
da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias 
desnecessárias. O arquivista tem função importante pois deve propor criação ou 
extinção de formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e 
informações necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor 
consolidação de atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve 
ainda, apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de 
recursos reprográficos e informáticos, ou seja, o objetivo é evitar perda de 
tempo no futuro com documentos duplicados ou que nem deveriam ser 
arquivados. 
Utilização de Documentos (Segunda fase) : 
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro, 
Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e arquivamento em 
de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração 
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de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à 
recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções 
administrativas, técnicas ou cientificas das instituições. 
Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;). 
Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase): 
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade 
analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados 
nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus 
valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo: 
• Quais serão arquivados permanentemente 
• Quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de 
informação para a instituição. 
Segundo o DBTA (Dicionário), Avaliação é o processo de análise de documentos 
de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com 
os valores que lhes são atribuídos. E por isso, está diretamente ligada à Tabela 
de Temporalidade (a ser estudada). 
MDA (Mini-dicionário) " Destinação é a decisão, com base na avaliação, 
quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte 
ou eliminação. 
Se você vir na prova algo que se refira às fases da Gestão de Documentos, 
busque decorar essas etapas. Use o mnemônico PUAD. Nele, você vê as 3 fases 
com facilidade 
Produção 
Utilização 
Avaliação 
Destinação 
Veja as 3 fases e sua sequência, de forma resumida. 
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QUESTÕES DE FIXAÇÃO 
 
 
 
7. (CESPE – 2016 – DPU – ANALISTA) 
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue 
o item a seguir. 
O gênero documental iconográfico reúne documentos eletrônicos e 
digitais. 
Comentário: 
Relembre que dentro da Classificação Documental possuímos a classificação 
quanto ao Gênero. E uma dessas classificações é a de documentos iconográficos, 
ou seja: fotografias, gravuras, diapositivos, desenhos, por exemplo. São 
documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens 
fixas. 
Gabarito: Errada 
 
8. (CESPE – 2016 – DPU – AGENTE ADMINISTRATIVO) 
A respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos 
documentais, julgue o item que se segue. 
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Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser 
ostensivos ou sigilosos. 
Comentário: 
É isso mesmo. Ostensivos são os de livre acesso. E os sigilosos precisam ser 
protegidos de acessos indevidos, de acordo com a Lei 12.527/11 e que entrou 
em vigor (passou a “valer”) em 2012. 
Gabarito: Certo 
9. (CESPE – 2012 – MPE-PI – TÉCNICO MINISTERIAL – ÁREA 
ADMINISTRATIVA) 
A anexação e a apensação dizem respeito à juntada de documento ou 
processo a outro processo. Aquela se dá em caráter definitivo e esta, 
em caráter temporário. 
Comentários: 
Vamos relembrar esses conceitos, pois como você vê, caem em prova! 
Direto ao assunto? Anexação tem caráter definitivo e Apensação, caráter 
temporário. Agor sim, os conceitos para fixação: 
APENSAÇÃO: Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de 
elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua 
identidade e independência. 
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo 
a outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do 
processo mais antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa. 
Gabarito: Certa 
 
10. (CESPE – 2012- MPE-PI – TÉCNICO MINISTERIAL – ÁREA 
ADMINISTRATIVA) 
Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na apensação, os 
números dos dois processos são conservados como referência para recuperação 
dos documentos. 
Comentários: 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %Θ #∃ ∀%&
O erro da questão está na definição de Anexação. O número que prevalece é o 
mais antigo e não o mais recente. A definição de apensação está perfeita. 
Veja: 
ANexação " + ANtigo 
Gabarito: Errada 
 
11. (CESPE – 2007 – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA 
ADMINISTRATIVA) 
Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder 
Judiciário é o processo. É comum a juntada de processos, que pode 
ocorrer por anexação ou por apensação. A juntada por anexação 
significa 
 a) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, 
destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias 
semelhantes, com o mesmo interessado ou não. 
 b) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo 
(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e 
que contenham o mesmo assunto. 
 c) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, desde 
que pertencentesà atividade-meio. 
 d) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais 
relativas a um mesmo interessado. 
Comentários: 
Vamos direto à resolução! O comando da questão pede o que é juntada por 
anexação: é a juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a 
outro processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais 
antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa. 
Gabarito: B 
 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %% #∃ ∀%&
 b) elaboração. 
 c) arquivamento. 
 d) descrição. 
 e) avaliação. 
 
Comentários: 
A gestão de documentos possui 3 fases (Produção, Utilização, Avaliação e 
Destinação), o nosso conhecido PUAD. 
A fase de Avaliação e Destinação é a mais importante e complexa, pois precisa 
definir quais são os documentos que permanecem “vivos”ou que serão 
exterminados, ou seja, definirá aqueles que fazem sentido para a instituição 
guardar de forma permanente. 
 
Gabarito: E 
 
14. (AOCP – 2015 – FUNDASUS – ASSIST. ADMINISTRATIVO) 
Um campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático 
da produção, recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos, 
incluindo os processos de captação e manutenção de provas e 
informações sobre as atividades de negócios e transações em forma de 
documentos, é uma definição apresentada pela norma ISO 15.489-1 a 
respeito de qual aspecto da gestão das organizações? 
 a) Gestão da informação. 
 b) Gestão documental. 
 c) Gestão de arquivos. 
 d) Gestão da comunicação. 
 e) Gestão operacional. 
 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %∋ #∃ ∀%&
Comentários: 
Você nem precisa se preocupar com a norma ISO citada se entendeu bem a 
Gestão de Documentos. Você vê que o enunciado traz suas fases (a PUAD – 
Produção, Utilização, Avaliação e Destinação). Em outras palavras, o enunciado 
trouxe a definição do que já estudamos até aqui. Veja: 
“o campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da 
produção, recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos, 
incluindo os processos de captação e manutenção de provas e informações sobre 
as atividades de negócios e transações em forma de documentos” 
Mas, vamos lá, o que é essa norma ISO? Ah, ISO é uma Organização 
Internacional de Normatização. Quem já trabalho em indústrias certamente já 
ouviu falar do termo. Mas o que importa é que essa norma ISO citada na questão 
é mais focada em provas para Arquivistas profissionais. Não se preocupe. E note 
que era possível acertar a questão sem ser um arquivista ;). 
O que importa é você decorar esse artigo 3º da Lei 8.159. 
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
Gab. B 
 
15. (CESPE – 2015 – MPOG – ARQUIVISTA – CARGO 3) 
A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item. 
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de 
destinação. 
 
Comentários: 
Vamos de novo ao artigo da Lei 8.159 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %( #∃ ∀%&
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
E a fase que determina se haverá eliminação ou recolhimento é a 3º fase da 
gestão de documentos que cuida da Avaliação ou Destinação (são as duas 
últimas letras do PUAD). 
Produção / Utilização / Avaliação / Destinação 
Gabarito: Certo 
 
16. (CESPE – 2015 – FUB – ARQUIVISTA) 
Acerca da implementação de programas de gestão de 
documentos, julgue o item subsequente. 
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização 
e eliminação. 
 
Comentários: 
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). 
Não necessariamente haverá a eliminação, como a questão sugere. Na 
verdade, vai se verificar na última fase se vale a pena manter o documento ou 
eliminá-lo. 
Gabarito: Errado 
 
17. (CESPE – 2014 – ANTAQ – TÉCNICO ADMINISTRATIVO) 
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item. 
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do 
programa de gestão de documentos. 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %& #∃ ∀%&
Comentários: 
É exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gestão de documentos, 
que depende de muita sensibilidade do arquivista, e na qual ele definirá se o 
documento deve se manter “vivo” ou não, ele decida errado. Vai que ele imagina 
que algo de elevado valor científico não é importante e o destina à eliminação?! 
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela fosse 
eliminada? 
Logo, o acesso à informação DEPENDE, para sua eficácia, da aplicação do 
programa de gestão de documentos. 
Gabarito: Errado 
 
18. (CESPE – 2014 – ANATEL – TEC ADMINISTRATIVO) 
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue. 
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na ANATEL 
passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de 
desenvolvimento e a fase de destinação. 
Comentários: 
Uma questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3 
fases corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz. 
Lembre-se do artigo 3º da Lei 8.159 e você será feliz ☺. 
As fases são: 
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A 
questão só acertou na “Destinação”. 
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta. 
Releia a lei, é assim que se decora. Não pense assim: “já li essa lei aqui na aula, 
vou pular”. Não pule! Leia atentamente todas as vezes que se deparar com ela. 
É assim que se memoriza ;). 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %ϑ #∃ ∀%&
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
Produção / Utilização / Avaliação / Destinação 
Gabarito: Errado 
 
19. (ESAF – 2013 – DNIT – ANALISTA ADMINISTRATIVO – ÁREA 
ADMINISTRATIVA) 
Sobre a gestão de documentos, assinale a opção correta. 
 a) Tem como objetivo o tratamento dos documentos permanentes. 
 b) É um conceito que nasceu no mesmo contexto do princípio de respeito aos 
fundos. 
 c) Não é um conceito reconhecido pela legislação arquivística brasileira. 
 d) É um conceito restrito aos documentos de valor informativo. 
 e) Tem como finalidade o tratamento dos documentos desde a sua criação até 
a destinação final. 
Comentários: 
Vamos ver o artigo 3° da lei 8.159/91. 
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento paraguarda permanente. 
Saber esse artigo já eliminaria a opção “a” e “c” e “d”. Mas a “d” explico depois. 
A letra “b” está errada porque esse conceito não nasceu no mesmo contexto do 
princípio do respeito aos fundos, ou princípio da proveniência. 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& %Π #∃ ∀%&
A “d” também está errada pois os documentos de terceira idade (permanentes) 
e que possuem valor secundário, ou seja, valor: histórico; cultural; probatório; 
informativo. 
Já a letra “e” está perfeita. É necessária a avaliação e análise dos documentos 
acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em 
razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e 
definindo: quais serão arquivados permanentemente e quais devem ser 
eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. 
Gabarito: E 
5. Arquivamento e ordenação 
de documentos de arquivo 
 
Vamos relembrar que a principal função dos arquivos é disponibilizar as 
informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação 
de direitos e obrigações. Mas isso só é possível se esses documentos estiverem 
corretamente classificados, bem guardados (arquivados) e com fácil acesso. 
Guardar (arquivar) é importante? Certamente! Mas do que adianta guardar 
aquelas suas fotos históricas do carnaval de 2009, se você não consegue achá-
las quando precisa? Ah, acho que não foi um bom exemplo....você deve ter 
vontade de eliminar essas fotos...rs. Mas o importante é que o acesso aos 
documentos seja fácil, permitindo a recuperação das informações na hora em 
que elas forem necessárias. 
Veremos alguns dos principais métodos de arquivamento. E veja como o DBTA 
(o Dicionário) os define: 
5.1 Métodos de Arquivamento 
 
É a sequência de operações que determina a disposição dos documentos 
de um arquivo. 
Há dois grandes sistemas: 
• Sistema de Arquivamento Direto 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋Θ #∃ ∀%&
Desvantagens: se houver grande volume de documentos, aumenta a chance de 
erros. 
Agora, Paes elenca as 13 regras de alfabetação! 
1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois, 
o prenome. 
 
Exemplo: 
João Barbosa 
Pedro Álvares Cabral 
Maria Luísa Vasconcelos 
 
Arquivam-se: 
Barbosa, João 
Cabral, Pedro Álvares 
Vasconcelos, Maria Luísa 
 
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do 
prenome. 
Exemplo: 
Aníbal Teixeira 
Marilda Teixeira 
Paulo Teixeira 
Vitor Teixeira 
Arquivam-se: 
Teixeira, Aníbal 
Teixeira, Marilda 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋∀ #∃ ∀%&
Teixeira, Paulo 
Teixeira, Vítor 
 
2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por 
hífen não se separam. 
Exemplo: 
Camilo Castelo Branco 
Paulo Monte Verde 
Heitor Villa-Lobos 
 
Arquivam-se: 
Castelo Branco, Camilo 
Monte Verde, Paulo 
Villa-Lobos, Heitor 
 
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São 
seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um 
substantivo. 
 
Exemplo: 
Waldemar Santa Rita 
Luciano Santo Cristo 
Carlos São Paulo 
 
Arquivam-se: 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋% #∃ ∀%&
 
Santa Rita, Waldemar 
Santo Cristo, Luciano 
São Paulo, Carlos 
 
4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de 
sobrenomes iguais. 
Exemplo: 
J. Vieira 
Jonas Vieira 
José Vieira 
 
Arquivam-se: 
Vieira, J. 
Vieira, Jonas 
Vieira, José 
 
5. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não são 
considerados!! (ver também a regra 9) 
 Exemplo: 
Pedro de Almeida 
Ricardo d’ Andrade 
Lúcia da Câmara 
Arnaldo do Couto 
 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋∋ #∃ ∀%&
Arquivam-se: 
Almeida, Pedro de 
Andrade, Ricardo d’ 
Câmara, Lúcia da 
Couto, Arnaldo do 
 
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, 
Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, 
mas não são considerados na ordenação alfabética! 
 
Exemplo: 
Antônio Almeida Filho 
Paulo Ribeiro Júnior 
Joaquim Vasconcelos Sobrinho 
Henrique Viana Neto 
 
Arquivam-se: 
Almeida Filho, Antônio 
Ribeiro Júnior, Paulo 
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim 
Viana Neto, Henrique 
 
Obs.: Os graus de parentesco só são considerados na alfabetação quando 
servirem de elemento de distinção. No exemplo abaixo, você nota que seria 
necessário criar uma diferenciação, já que todos os prenomes eram iguais a 
Jorge de Abreu. Note que houve uma ordem de posição no arquivamento! 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋( #∃ ∀%&
 Exemplo: 
Jorge de Abreu Sobrinho 
Jorge de Abreu Neto 
Jorge de Abreu Filho 
 
Arquivam-se: 
Abreu Filho, Jorge de 
Abreu Neto, Jorge de 
Abreu Sobrinho, Jorge de 
 
7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o 
nome completo, entre parênteses. 
 
 Exemplo: 
Ministro Milton Campos 
Professor André Ferreira 
General Paulo Pereira 
Dr. Pedro Teixeira 
 
Arquivam-se: 
Campos, Milton (Ministro) 
Ferreira, André (Professor) 
Pereira, Paulo (General) 
Teixeira, Pedro (Dr.) 
 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋& #∃ ∀%&
8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, 
exceto nos casos de espanhóis e orientais (ver também regras 10 e 11 
para entender melhor ;) 
 
 Exemplo: 
Georges Aubert 
Winston Churchill 
Paul Muller 
Jorge Schmidt 
 
Arquivam-se: 
Aubert, Georges 
Churchill, Winston 
Muller, Paul 
Schmidt, Jorge 
9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O 
mais comum é considerá-las como parte integrante do nome 
quando escritas com letra maiúscula. 
 
 Exemplo: 
Giulio di Capri 
Esteban De Penedo 
John Mac Adam 
Gordon O`Brien 
 
Arquivam-se: 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋ϑ #∃ ∀%&
Capri, Giulio di 
De Penedo, Esteban 
Mac Adam, John 
O`Brien, Gordon 
 
10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, 
que corresponde ao sobrenome de família do pai. (atenção, pois foge 
à regra a qual estamos acostumados) 
 
 Exemplo: 
 
Arquivam-se: 
José de Oviedo y Baños 
Francisco de Pina de Mello 
Angel del Arco y Molinero 
Antonio de los Ríos 
 
Arquivam-se: 
Arco y Molinero, Angel del 
Oviedo y Baños, José de 
Pina de Mello, Francisco de 
Ríos, Antonio de los 
11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados 
como se apresentam, ou seja, da mesma forma. É o mais fácil ;) 
 
Exemplo: 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−>Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋Π #∃ ∀%&
Chun Li 
Al Ben-Hur 
Ryu Akuma 
Edomondo Honda 
 
Arquivam-se: 
Al Ben-Hur 
Chun Li 
Edomondo Honda 
Ryu Akuma 
 
12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos 
governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se 
considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e 
preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, 
que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. 
 
Exemplo: 
Estratégia Concursos 
Trump Towers 
The Library of Congress 
A Colegial 
Barbosa Santos Ltda. 
 
Arquivam-se: 
Barbosa Santos Ltda. 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋Ο #∃ ∀%&
 
Colegial (A) 
Estratégia Concursos 
Library of Congress (The) 
Trump Towers 
 
13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e 
assemelhados " os números arábicos, romanos, ou escritos por extenso 
deverão aparecer no fim, entre parênteses. 
Exemplo: 
II Conferência de Pintura Moderna 
Quinto Congresso de Geografia 
3 Congresso de Geologia 
 
Arquivam-se: 
Conferência de Pintura Moderna (II) 
Congresso de Geografia (Quinto) 
Congresso de Geologia (3) 
QUESTÕES DE FIXAÇÃO 
 
 
 
20. (CESPE – FUB – 2014 – TECNICO EM ARQUIVO) 
A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de arquivo, 
julgue o item subsecutivo. 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ∋Ν #∃ ∀%&
O método de sistema direto facilita a operação de arquivamento dos 
documentos. 
Comentários: 
É isso mesmo, o método direto facilita a operação, pois a busca ocorre 
diretamente no local onde ele está guardado. Vai direto à fonte. 
Veja ainda os outros sistemas, para revisar: 
Sistema indireto: para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar 
um índice ou código. 
Sistema Semi-indireto: o método alfanumérico (combinação de letras e 
números) não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados. 
Gabarito: Certo 
 
21. Utilize as regras de alfabetação e o método de classificação 
alfabético para ordenar os nomes a seguir. 
Assinale a opção que indica, nessa ordenação, o primeiro nome. 
 
• Abelardo Carrara 
• Adalberto Cabral 
• Abílio Castilho 
• Aníbal Almada de Castro 
• Adriano de Oliveira Câmara 
 
 a) Abelardo Carrara 
 b) Abílio Castilho 
 c) Aníbal Almada de Castro 
 d) Adriano de Oliveira Câmara 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (Θ #∃ ∀%&
 e) Adalberto Cabral 
 
Comentários: 
Questão bem direta sobre alfabetação. Segue a regra geral, sem exceções. 
Basta ver qual dos sobrenomes está em primeira posição na ordem alfabética. 
Lembre-se de eliminar as preposições, como ocorre no nome Aníbal Almada de 
Castro ou Adriano de Oliveira Câmara. 
Bom, dentre todos esses, o Cabral, Adalberto é a resposta certa, pois a letra 
“b” vem antes das demais (Carrara, Castilho, Castro, Câmara) 
Gabarito: E 
 
22. (FCC – 2015 – TRE-RR – TÉCNICO JUDICIÁRIO – ÁREA 
ADMINISTRATIVA) 
No arquivo corrente de uma repartição pública, a correspondência 
recebida é ordenada pelo nome do remetente, de acordo com as regras 
de alfabetação. Observe a relação de remetentes abaixo. 
1. Universidade Federal de Roraima 
2. Universidade Estadual de Roraima 
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista 
4. Prefeitura Municipal de Caracaraí 
5. Presidência da República 
6. Ministério de Minas e Energia 
7. Prefeitura Municipal de Mucajaí 
8. Ministério da Ciência e Tecnologia 
9. Ministério das Cidades 
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (∀ #∃ ∀%&
A sequência alfabética de tais correspondentes é 
 a) 5, 6, 8, 9, 1, 2, 4, 7, 10, 3. 
 b) 3, 9, 6, 8, 7, 4, 10, 5, 1, 2. 
 c) 3, 8, 9, 6, 4, 7, 10, 5, 2, 1. 
 d) 3, 6, 8, 9, 5, 4, 10, 7, 1, 2. 
 e) 3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1. 
 
Comentários: 
A primeira etapa para essa resolução é ordenar logo o que é mais evidente. 
Como estamos falando de regras de alfabetação, precisamos saber apenas o 
alfabeto e mais algumas regrinhas. No caso de nomes de firmas, empresas, 
instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se 
apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os 
artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a 
ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o 
nome. 
Viram? Então vamos lá! Coragem! 
Vejam que os órgãos começam pelas letras: 
 
A, M, P, U. A partir daí vai ficando mais fácil 
 
• Aeroporto Internacional de Boa Vista (6) 
Vamos para a segunda letra em ordem alfabética (M) 
ϑΒ Α−Φ−0:Ι∗−/ #∃ Α−Φ40 ∃ 1Φ∃∗Ζ−4
ΟΒ Α−Φ−0:Ι∗−/ #4 <−_Φ3−4 ∃ Ξ∃3Φ/∆/Ζ−4
ΝΒ Α−Φ−0:Ι∗−/ #40 <−#4#∃0
 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (% #∃ ∀%&
Como vemos, há 3 Ministérios. A primeira etapa é esquecer que as preposições 
e artigos existem! 
6. Ministério de Minas e Energia 
8. Ministério da Ciência e Tecnologia 
9. Ministério das Cidades 
Agora é só ordenar: 
 
Ministério Cidades(9) vem antes de Ministério Ciências,(8) que vem antes de 
Ministério Minas Energia(6) 
 
• Agora vamos para a letra P: 
4. Prefeitura Municipal de Caracaraí 
5. Presidência da República 
7. Prefeitura Municipal de Mucajaí 
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista 
 
Como vemos, há 3 Prefeituras e uma Presidência. Como Pref vem antes de 
Pres, as Prefeituras ficarão na frente da Presidência. A primeira etapa é 
esquecer que as preposições e artigos existem! 
(Β ∗∃7∃−:,∗4 Α,Φ−3−24∆ #∃ <4∗434∗48
&Β ∗∃0−#_Φ3−4 #4 ?∃2αΩ∆−34
ΠΒ ∗∃7∃−:,∗4 Α,Φ−3−24∆ #∃ Α,34β48
∀ΘΒ ∗∃7∃−:,∗4 Α,Φ−3−24∆ #∃ ]/4 χ−0:4
Agora é só ordenar: 
10.Prefeitura Municipal Boa Vista 
4. Prefeitura Municipal Caracaraí 
7. Prefeitura Municipal Mucajaí 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (∋ #∃ ∀%&
5. Presidência República 
 
Agora faltam duas Universidades. Uma é Federal e outra Estadual. Como a 
letra “E” vem antes, ficou fácil. A Estadual ficará na frente. 
2. Universidade Estadual de Roraima 
1. Universidade Federal de Roraima 
 
Assim, eis a ordem correta pelo método alfabético: 
3, 9, 8, 6, 10, 4, 7, 5, 2, 1. 
 
P.s. Até dava para você terminar a questão e marcar a letra E depois de 
identificar as duas primeiras classificações (3 e 9), mas deixe para fazer isso na 
prova ou depois que aprender e treinar bem. Essa é a hora do treino! 
 
Gabarito: E 
 
23. (CESGRANRIO – 2016 – ANP – TÉCNICO ADMINISTRATIVO) 
Um setor de arquivo precisa organizar os documentos das seguintes 
pessoas: 
1) Luiz Fernando Duarte Monte Claro; 2) João Marcus Villa-Lobos; 3) 
Carlos Eduardo Santo Amaro; 4) Lucia Maria de Almeida; 5) Arlindo 
Moreira Filho. 
Considerando-se que são respeitadas, rigorosamente, as regras de 
alfabetação, como ficam organizados tais documentos? 
 a) 5,4,3,1,2 
 b) 5,3,2,4,1 
 c) 5,3,2,1,4 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−>Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (( #∃ ∀%&
 d) 4,3,1,5,2 
 e) 4,1,5,3,2 
 
Comentários: 
 
Vamos reescrever os nomes para não haver erro: 
!∀ ∃%&∋ ()∗+,+−. /%,∗0) 1.+0) 23,∗.
4∀ 5.6. 1,∗7%8 9&33,:∃.;.8
<∀ 2,∗3.8 =−%,∗−. >,+0. ?≅,∗.
Α∀ ∃%7&, 1,∗&, −) ?3≅)&−,
Β∀ ?∗3&+−. 1.∗)&∗, (&3Χ.
?∆.∗,Ε Φ,≅.8 Φ)∗ , ∗)∆∗, −) ,∗Γ%&Φ,≅)+0. −) 7,−, %≅ −)3)8 ,+0)8 −) Η,∋)∗
, ,3Η,;)0,Ι6. Η&+,3ϑ
!∀ ∃%&∋ ()∗+,+−. /%,∗0) 1.+0) 23,∗.
1.+0) 23,∗.Ε ∃%&∋ ()∗+,+−. /%,∗0)
4∀ 5.6. 1,∗7%8 9&33,:∃.;.8
9&33,:∃.;.8Ε 5.6. 1,∗7%8
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (& #∃ ∀%&
<∀ 2,∗3.8 =−%,∗−. >,+0. ?≅,∗.
>,+0. ?≅,∗.Ε 2,∗3.8 =−%,∗−.
Α∀ ∃%7&, 1,∗&, −) ?3≅)&−,
?3≅)&−,Ε ∃%7&, 1,∗&, −)
Β∀ ?∗3&+−. 1.∗)&∗, (&3Χ.
1.∗)&∗, (&3Χ.Ε ?∗3&+−.
?∆.∗, )80,≅.8 Κ∗.+0.8 Κ,∗, Η,∋)∗ , 73,88&Η&7,Ι6. Η&+,3Λ
Α∀ !3≅)&−,Ε ∃%7&, 1,∗&, −)
!∀ 1.∀0) 23,∗.Ε ∃%&∋ ()∗+,+−. /%,∗0)
Β∀ 1.#)&∗, (&3Χ.Ε ?∗3&+−.
<∀ ∃,+0. ?≅,∗.Ε 2,∗3.8 =−%,∗−.
4∀ %&33,:∃.;.8Ε 5.6. 1,∗7%8
Μ.≅Ε 7.≅. Φ&≅.8Ε , .∗−)≅ Ν ΑΕ !Ε ΒΕ <Ε 4ϑ Ο. 8)∆%+−. +.≅) ΠΘ −,∗&, Κ,∗,
≅,∗7,∗ , ∗)8Κ.80, 7)∗0,ϑ = Ν ,88&≅ Γ%) Φ.7Ρ −)Φ) Η,∋)∗ )≅ 8%, Κ∗.Φ,Ε ≅,8
Χ.Π)Ε +. 0∗)&+.Ε Η,Ι, 0.−,8 ,8 73,88&Η&7,ΙΣ)8ϑ
GAB. E 
24. (FGV – 2013 – AL-MT – SECRETÁRIO(A) 
Uma pasta em nome de Clovis Fabiano da Silva Neto deve ser arquivada 
como 
 a) Fabiano da Silva Neto, Clovis. 
 b) Silva Neto, Clovis Fabiano da. 
 c) Da Silva Neto, Clovis Fabiano. 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (ϑ #∃ ∀%&
 d) Neto, Clovis Fabiano da Silva. 
 e) Da Silva Neto, C. F. 
 
Comentários: 
 
Vamos relembrar duas regras para fazermos a correta classificação: 
14. Os artigos e preposições, tais como o, de, da, do, e, um, uma não 
são considerados!! (ver também a regra 9) 
 
15. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, 
Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último 
sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética! 
 
Logo, o nome Clovis Fabiano da Silva Neto está submetido a essas duas 
regras. 
Assim, o nome “Neto” não será usado como forma de classificação. Se você 
não lembrasse dessa regra, marcaria a opção “D”. Ela estaria sorrindo para 
você. 
Outro sorriso forte está na letra C, pois se você não lembrar que artigos e 
preposições não são considerados, vai parar nos braços de Morfeu. Nada a ver, 
hein? Braços de Morfeu?! Bom, agora que já escrevi estou com preguiça de 
apagar...hehehe. 
Logo, sobra a letra B que está perfeita: 
Silva Neto, Clovis Fabiano da 
 
Gabarito: B 
 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (Π #∃ ∀%&
25. No Departamento de Recursos Humanos de uma instituição, há 
pastas correspondentes aos seguintes funcionários: 
a. João Manuel de Souza 
b. Luiz Alberto de Sousa 
c. Maria Regina da Silva 
d. José Dias Silva 
e. Doroti Silveira 
f. Sérgio Sampaio 
g. Carlos Souza Silva 
Se tais pastas forem submetidas a ordenação alfabética, sua disposição correta 
será 
 a) f, g, d, c, e, b, a. 
 b) f, c, b, d, a, c, g. 
 c) b, d, a, c, f, e, g. 
 d) g, e, f, c, a, d, b. 
 e) g, b, a, d, c, e, f. 
 
Vamos começar a ordenar: 
 
a. João Manuel de Souza " Souza, João Manuel de 
b. Luiz Alberto de Sousa " Sousa, Luiz Alberto de 
c. Maria Regina da Silva " Silva, Maria Regina da 
d. José Dias Silva " Silva, José Dias 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (Ο #∃ ∀%&
e. Doroti Silveira " Silveira, Doroti 
f. Sérgio Sampaio " Sampaio, Sérgio 
g. Carlos Souza Silva " Silva, Carlos Souza 
 
Agora vamos colocar na ordem correta: 
1- f) Sampaio, Sérgio 
2- g) Silva, Carlos Souza 
3- d) Silva, José Dias 
4- c) Silva, Maria Regina da 
5- e) Silveira, Doroti 
6- b) Sousa, Luiz Alberto de 
7- a) Souza, João manuel de 
 
Observe que como há 3 “Silva, classificamos o nome seguinte. 
A ordem final é: f, g, d, c, e, b, a 
Gabarito: A 
5.2 Método 
Geográfico 
 
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E, 
relembrando, é considerado direto porque a busca é feita diretamente ao 
documento. Esse método é o mais usado quando o principal elemento a ser 
considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. 
 
As melhores ordenações geográficas são: 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& (Ν #∃ ∀%&
• Nome do estado, cidade e correspondente 
• Nome da cidade, estado e correspondente 
 
1)Nome do estado, cidade e correspondente – quando o arquivo é 
organizado por estados, as CAPITAIS devem ser alfabetas em primeiro lugar, 
por estado, INDEPENDENTEMENTE da ordem alfabética em relação às demais 
cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. 
Imagine uma pasta que usa o método geográfico (sistema direto) e ordenada 
por Nome do estado, cidade e correspondente. 
 
Ex. Organização de pasta por estado do Rio de Janeiro: 
(1) Rio de Janeiro (capital) 
(2) Campos 
(3) Nova Iguaçu 
(4) Petrópolis 
(5) Teresópolis 
(6) Xerém 
Viu como, excetuando a capital (Rio de Janeiro), todas as cidades estão em 
ordem alfabética? Não, então olhe de novo. 
 
2)Nome da cidade, estado e correspondente – quando o arquivo é 
organizado por cidade e não o estado, seremos “tradicionais, ou seja, usar a 
ordem alfabética por cidades, sem privilégio para capitais. 
 
Ex. Organização de pasta por cidades: 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &Θ #∃ ∀%&
(1) Campos (Rio de Janeiro) 
(2) Nova Iguaçu (Rio de Janeiro) 
(3) Petrópolis (Rio de Janeiro) 
(4) Rio de Janeiro (Rio de Janeiro) 
(5) Teresópolis (Rio de Janeiro) 
(6) Xerém (Rio de Janeiro) 
Veja que nesse modelo, o Rio de Janeiro, capital, ficou na quarta posição, pois 
foi considerada, apenas, a ordem alfabética na ordenação por cidades. 
Nesse exemplo, é fundamental que as pastas tragam os nomes dos estados, 
pois há cidades com nomes idênticos, mas em estados diferentes. 
Curiosidade: Segundo o IBGE, há 504 cidades com nomes repetidos no Brasil. 
Olha aí outro exemplo: 
esse é o nome de cidade 
que mais se repete. 
Isso aí é só para você não 
esquecer que deve sempre 
haver, nas pastas com 
com o nome dos estados, 
depois dos nomes das 
cidades. 
Imagina fazer a utilização 
do método geográfico para 
a cidade de Bom Jesus 
sem dizer a que estado se refere. Fracasso total. Vai ter que “rodar” cinco 
estados para tentar encontrar a cidade correta. 
 
Exemplo: 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &% #∃ ∀%&
O método geográfico não está apenas restrito ao tipo de utilização que vimos. 
Uma empresa, por exemplo, pode guardar seus documentos em uma localização 
de acordo com a unidade que a produziu. Por exemplo: os documentos da área 
comercial vão para São Paulo e os da área Operacional, para Mato Grosso. Esse 
é um exemplo, também, de método geográfico por usar a a procedência dos 
arquivos para determinar seu arquivamento. 
QUESTÕES DE FIXAÇÃO 
 
 
 
 
26. (CESGRANRIO – 2012 – INNOVA – TEC. ADMINISTRAÇÃO E 
CONTROLEJUNIOR) 
Em um departamento de uma empresa são recebidos, diariamente, 
muitos documentos de várias partes do Brasil. 
O funcionário encarregado de organizar esses documentos deve, de 
forma inequívoca, optar pelo método de arquivamento denominado 
 a) ideográfico 
 b) tipográfico 
 c) enciclopédico 
 d) geográfico 
 e) unitermo 
 
Comentários: 
O método geográfico traz como vantagens ser Direto e de fácil manuseio. Como 
desvantagem, traz a exigência de ter que carregar o local e nome do 
correspondente. Como os documentos veem de vários locais do Brasil, 
certamente o melhor método de arquivamento é o geográfico. 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &∋ #∃ ∀%&
Gabarito: D 
 
27. (FUNIVERSA – 2010 – Mtur – AGENTE ADMINISTRATIVO) 
O método de arquivamento de documentos que tem como principal 
elemento a ser considerado no documento a procedência ou o local é o 
 a) duplex. 
 b) ideográfico. 
 c) unitermo. 
 d) soundex. 
 e) geográfico. 
 
Comentários: 
 
O método Geográfico é do sistema direto (assim como o alfabético). E é 
considerado direto porque a busca é feita diretamente ao documento. Esse 
método é o mais usado quando o principal elemento a ser considerado em um 
documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. 
Traz como vantagens ser Direto e de fácil manuseio. Como desvantagem, traz a 
exigência de ter que carregar o local e nome do correspondente 
Gabarito: E 
 
28. (FUNCAB – 2013 – IPEM-RO – AGENTE DE ATIVIDADES 
ADMINISTRATIVAS) 
O sistema direto de arquivamento consiste na busca direta ao local de 
guarda do documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros 
instrumentos de pesquisa. São métodos utilizados nesse sistema de 
arquivamento: 
 a) numérico e cronológico. 
 b) duplex e decimal. 
 c) deográfico e numérico. 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &( #∃ ∀%&
 d) cronológico e decimal. 
 e) alfabético e geográfico. 
 
Comentários: 
 
Os métodos diretos são aqueles em que não são necessários outras ferramentas 
ou índices para se fazer a pesquisa. E os métodos de arquivamento Geográfico 
e Alfabético, são Diretos. 
Gabarito: E 
 
29. Quando eu preciso de um método de ordenação de documentos 
simples e direto para a pesquisa não depender de um índice auxiliar, 
posso utilizar o método 
 a) Alfabético. 
 b) Numérico. 
 c) Duplex. 
 d) Decimal. 
 e) Assunto. 
 
Comentários: 
 
Um exemplo de método direto e simples, que não precisa de consultas auxiliares 
é o método alfabético. Mas também poderia ser, o Geográfico. 
 
Gabarito A 
 
 
 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& && #∃ ∀%&
5.3 Métodos 
Numéricos 
 
Você sabe que o método é numérico porque o principal elemento a ser 
considerado em um documento é o NÚMERO. Ele é um método INDIRETO. 
 
5.3.1 Método 
Numérico Simples 
 
Nesse método, existe a atribuição de um número para cada documento. E a 
partir daí é que eles são organizados. Não há preocupação com a ordem 
alfabética e sim com a ordem de entrada ou de registro e um correspondente ou 
cliente, seja pessoa física ou jurídica. E não preocupação com a ordem alfabética 
porque existe um índice remissivo (por exigir a consulta ao índice remissivo é 
que chamamos o método de INDIRETO). O índice remissivo também pode 
aparecer com o nome “onomástico”. 
Esse método tem aplicação em arquivos especiais (discos, fotografias, fitas 
sonoras) e especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, 
prontuários médicos, cadastros de funcionários). 
 
5.3.2 Método 
Numérico 
Cronológico 
 
Nesse método, é importante a ordem numérica e a data. O nome já ajuda, 
concorda? As repartições públicas costumam adotar esse modelo. Numera-se o 
documento e não a pasta. O documento depois de autuado – colocado em capa 
de cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas outras 
informações, em geral passa a ser chamado de processo. Como trabalho na 
área Fiscal, ainda há muitas empresas usando notas em papel. E a metodologia 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& &Ο #∃ ∀%&
 
Primeiro, devemos separar em dezenas, para depois, lermos da direita para a 
esquerda. 
 
00-13-49 Ben Dez 
99-30-17 Luke Skywalker 
87-60-17 John Snow 
00-26-43 Michael Jordan 
 
Agora, vamos ordenar, começando pela última dezena, em ordem crescente. 
Veja que o menor número é 17. Empatou no grupo primário? Passemos para o 
secundário. Veja que 30 é menor que 60, logo, Luke Skywalker venceu John 
Snow! Depois, temos as dezenas 43 e 49. A 43 virá na frente, por ser menor. 
Vamos ordenar: 
99-30-17 Luke Skywalker 
87-60-17 John Snow 
00-26-43 Michael Jordan 
00-13-49 Ben Dez 
 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ϑ∀ #∃ ∀%&
Imagine uma instituição com alguns ASSUNTOS que justifiquem a organização 
dos documentos por esse método. 
 
Pagamento de bônus 
Desligamento de pessoal 
Investimentos em treinamento 
Anúncios 
Pagamento de impostos 
Manutenção Predial 
Investimento em Ações 
Conserto de elevadores 
Propaganda 
 
Acima, já percebemos que há uma organização por assunto, ou seja, a empresa 
está usando o método Ideográfico (ou por assunto). 
Vamos para a próxima etapa: o método Ideográfico Alfabético Dicionário 
(olhe no esquema). Nesse formato, a classificação ficará similar a um dicionário, 
por isso ele tem esse nome. Assim, vamos reorganizar a lista acima usando a 
ordem alfabética. Perceba! 
Anúncios 
Conserto de Elevadores 
Desligamento de pessoal 
Investimento em Ações 
Investimentos em treinamento 
Manutenção Predial 
Pagamento de bônus 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ϑ% #∃ ∀%&
Pagamento de impostos 
Propaganda 
Vamos para mais um modelo: o método Ideográfico Alfabético 
Enciclopédico (olhe no esquema). Nesse formato, a classificação será feita por 
grandes grupos, na forma de títulos. E esses títulos serão organizados 
alfabeticamente. 
 
FINANCEIRO 
Investimento em Ações 
Pagamento de impostos 
MANUTENÇÃO 
Conserto de Elevadores 
Manutenção Predial 
MARKETING 
Anúncios 
Propaganda 
RECURSOS HUMANOS 
Desligamento de pessoal 
Investimentos em treinamento 
Pagamento de bônus 
 
Está ficando mais claro agora? Espero que sim ☺. Vou repetir o esqueminha, 
pois agora veremos o lado Numérico e suas divisões (Decimal e Duplex). Olhe e 
memorize. 
 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ϑ( #∃ ∀%&
3-2 Propaganda 
4 - RECURSOS HUMANOS 
4-1Desligamento de pessoal 
4-2 Investimentos em treinamento 
4-3 Pagamento de bônus 
 
Para fechar o método Ideográfico (ou por assunto)! Falemos do DECIMAL. Esse 
é bem diferente dos outros. Não é tão simples, mas basta você saber sua 
definição. Foi um método criado por Dewey em 1876. Ele separa cada assunto 
em 10 classes, depois mais 10 subclasses e, a seguir, divisões, grupos, 
subgrupos, subseções, etc.Apesar de tantas divisões, a expansão das classes é 
finita, ao contrário do Duplex, que pode ser eternamente aumentado. 
Vejamos a definição do DBTA: 
Método de ordenacΦão que tem por eixo um plano prévio de 
distribuiΓão dos documentos em dez grandes classes, cada uma 
podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por 
diante. 
QUESTÕES DE FIXAÇÃO 
 
 
30. (CESPE – SERPRO – 2013 – TECNICO SUPORTE ADMINISTRATIVO) 
O método de arquivamento tem influência direta na eficiência do 
processo de recuperação de documentos. 
Veja algumas vantagens que os diferenciam. 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ϑ& #∃ ∀%&
Lembre-se, por exemplo, que o método numérico tem como vantagem a 
diminuição dos erros de arquivamento, mas é um método indireto, pois depende 
de uma outra etapa antes. 
O método alfabético já tem como vantagem a agilidade na recuperação dos 
documentos, mas, como desvantagem, há uma maior chance de erros por parte 
do arquivista. 
Enfim, com esses dois exemplos já demonstramos que o método influencia na 
eficiência do processo de recuperação de documentos. 
Gabarito: Certo 
 
31. (CESPE – 2013 – TCE-RS – OFICIAL DE CONTROLE EXTERNO) 
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem. 
O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação 
de letras e números, pertence ao sistema indireto. 
 
Comentários: 
O método de arquivamento alfanumérico (combinação de letras e números) é 
considerado Semi-indireto e não ao sistema indireto. Erro sutil. Cuidado. 
No sistema indireto para se localizar o documento, é preciso, antes, consultar 
um índice ou código. 
Gabarito: Errado 
32. (FUNRIO – 2014 – IF-BA – TÉCNICO EM ARQUIVO 
Os métodos de arquivamento enciclopédico e dicionário são exemplos 
de métodos 
 a) padronizados. 
 b) geográficos. 
 c) numéricos simples. 
 d) por assunto numéricos. 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ϑΠ #∃ ∀%&
Veja que uma questão quase idêntica a essa já foi cobrada pela banca FUNRIO, 
um ano antes! O esquema que montei já é o suficiente para você acertar essa 
questão da FGV, pois no método Ideográfico (ou por Assuntos) temos o 
método Alfabético Dicionário e Alfabético Enciclopédico. 
Gabarito: D 
 
34. (IBFC – 2016 – EMDEC – ASSISTENTE ADMINISTRATIVO JR.) 
Você está prestes a adequar alguns documentos na empresa que 
trabalha e, para tanto, necessita saber como eles podem ser 
armazenados, precisamente quanto à ordenação. Você pesquisou o 
assunto e iniciou a tarefa. Avalie as afirmações que seguem quanto ao 
tipo de ordem: 
 
I. Ordenar por data. 
II. Ordenar por tema. 
III. Ordenar por local de procedência. 
 
Dentro das afirmações pesquisadas, estão corretas. 
 a) Apenas I e II. 
 b) Apenas II e III 
 c) Apenas I e III 
 d) I, II e III. 
 
Comentários: 
I - Ordenar por data = Método Cronológico: está relacionado à ordenação de 
acordo com a data do documento. 
II – Ordenar por Tema = Método ideográfico – relacionado à ordenação de 
acordo com o assunto. 
III - Ordenar por local de procedência = Método Geográfico – organiza a 
documentação de acordo com lugares e regiões geográficas. Os documentos são 
arquivados conforme seu local de proveniência(procedência) ou produção. 
Gabarito: D 
 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ϑΟ #∃ ∀%&
 
35. (CESPE – FUB – 2014 – TECNICO EM ARQUIVO) 
A respeito de arquivamento e ordenação dos documentos de arquivo, 
julgue o item subsecutivo. 
O método de arquivamento por assunto é aplicado exclusivamente aos 
documentos de arquivo acumulados pelas atividades-meio da 
organização. 
Comentários: 
Segundo Paes, o arquivamento por assunto (ideográfico) é aplicado em 
documentos referentes à administração interna e suas atividades fim, portanto, 
não é só referente a atividades meio. 
Gabarito: Errado 
 
36. (CESPE – FUB – 2014 – TECNICO EM ARQUIVO) 
! #∋()∋∗+, −∋ .#/0∗1.2∋∀+, ∋ ,#−∋∀.34, −,( −,502∋∀+,( −∋ .#/0∗1,6
70890∋ , ∗+∋2 (0:(∋50+∗1,; 
< 2=+,−, −0)8∋> = 0+∗8∗?.−, ∀. 58.((∗≅∗5.34, ∗−∋,9#Α≅∗5. −,(
−,502∋∀+,(; 
 
Comentários: 
O método Duplex está dentro do Ideográfico (por assunto. Lembre-se do 
esqueminha. O Método Ideográfico se subdivide em Alfabético e Numérico. 
E o Numérico se subdivide em Decimal e Duplex. Logo, a questão está 
corretíssima. 
Gabarito: Certo 
 
37. (CESPE – ANTAQ – 2009 – TECNICO ADMINISTRATIVO) 
Β2. −.( 1.∀+.9∋∀( .)#∋(∋∀+.−.( )∋8, 2=+,−, −0)8∋> −∋
.#/0∗1.2∋∀+, = . ),((∗:∗8∗−.−∋ ∗8∗2∗+.−. −∋ 58.((∋( −∋ −,502∋∀+,(; 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ϑΝ #∃ ∀%&
Comentários: 
Relembre que o Método Ideográfico possui algumas divisões. Uma delas é o 
Ideográfico " Numérico, que se subdivide em Numérico " Decimal ou Numérico 
" Duplex. 
Enquanto o método Duplex tem a possibilidade ilimitada de classes de 
documentos, o método Decimal é limitado. 
Veja um modelo de método Duplex, para relembrar: 
1-FINANCEIRO 
1-1 Investimento em Ações 
1-2 Pagamento de impostos 
2 - MANUTENÇÃO 
2-1 Conserto de elevadores 
2-2 Manutenção Predial 
 
Gabarito: Certo 
 
38. Os exemplos de códigos 45.59.20 e 7989/2002 são usados, 
respectivamente, nos seguintes métodos de classificação: 
 a) decimal e duplex; 
 b) duplex e unitermo; 
 c) dígito-terminal e numérico-cronológico; 
 d) numérico simples e numérico cronológico; 
 e) dígito-terminal e indexação coordenada. 
 
Comentários: 
 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ΠΘ #∃ ∀%&
O método dígito terminal transforma números em dezenas e instrui a leitura das 
dezenas da direita para a esquerda. Veja que o número apresentado na questão 
45.59.20 era, na forma tradicional, o número 4559.920. Mas agora, pelo método 
dígito-terminal, a leitura se dará como 20 (primário), 59 (secundário) e 45 
(terciário). Fica fácil de identificar por ter referência a uma data. No caso, ao 
ano de 2002. 
Já o o número 7989/2002 refere-se ao modelo numérico cronológico. 
 
Gabarito: C 
 
39. (FCC – 2011 - TRT 23 REGIÃO – ANALISTA JUD. ARQUIVOLOGIA) 
Ao ordenar os documentos de acordo com a disposição numérica 
atribuída aos documentos em sua sucessão temporal, adota-se o 
sistema 
 a) dígito-terminal. 
 b) dicionário. 
 c) numérico cronológico. 
 d) decimal. 
 e) enciclopédico. 
Comentários: 
Nesse método, é importante a ordem numérica e a data, ou seja, sucessão 
temporal. O nome já ajuda, concorda? As repartições públicas costumam 
adotar esse modelo. Numera-se o documento e não a pasta. 
 
Gabarito: C 
 
40. (FCC – 2010 - AL SP – AGENTE LEGISLATIVO) 
O método de se arquivar documento pelo arquivamento ideográfico 
denomina-se 
 a) por assunto. 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& Π∀ #∃ ∀%&
 b) ordem alfabética. 
 c) ordem numérica duplex. 
 d) ordem mnemônica. 
 e) ordem geográfica. 
 
Comentário: 
 
Venho batendo nessa tecla a todo momento. Método de arquivamento 
ideográfico refere-se à organização por assunto e, esse método, pode, 
inclusive, levar esse nome (método de arquivamento por assunto).Gabarito: A 
 
41. (IDECAN – 2015 – PREF. RIO NOVO DO SUL – ES – ALMOXARIFE) 
“Método de arquivamento no qual, além de se observar a ordem 
numérica, deve<se observar, também, a data do documento em 
questão." Trata<se do método. 
 
a) duplex. 
 b) alfanumérico. 
 c) numérico simples. 
 d) numérico cronológico. 
 
Comentários: 
 
Falou em data do documento? Ligue o alerta para o método cronológico, no caso, 
o numérico cronológico. 
 
Gabarito: D 
 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& Π% #∃ ∀%&
5.5 Unitermo 
 
Nada mais é do que a indexação por termos simples extraídos do documento. 
Também é conhecida como método unitermo. 
5.6 Métodos 
Padronizados 
 
São métodos pouco cobrados em provas de nível médio e em provas que não 
são específicas para formação em arquivologia. O importante é apenas saber 
que existem e suas características básicas. Não invista muito tempo em seu 
estudo, pois o custo benefício, atualmente, é muito baixo. 
 
5.6.1 Variadex 
 
Método de ordenação que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por 
cores diferentes. 
5.6.2 Automático 
É utilizado para arquivamento de nomes. Combina letras, cores e números. Um 
detalhe importante: é usado para arquivar nomes, mas deve-se evitar 
acumular pastas de sobrenomes iguais. Não é utilizado nos arquivos 
brasileiros. 
5.6.3 Soundex 
Usa-se para arquivar nomes (também), sendo que a forma de classificação não 
é pela grafia e sim pela semelhança da pronúncia. Ou seja, a grafia pode ser 
diferente, o que vale é o som. Não é utilizado nos arquivos brasileiros. 
Fácil de lembrar na prova por causa do nome (soundex). 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& Π∋ #∃ ∀%&
5.6.4 Mnemônico 
Método obsoleto, mas vamos conhecer. No lugar dos números, usa-se a 
combinação de letras. As letras assumiriam o papel de símbolos. A ideia do 
método era facilitar a localização dos arquivos, por, em tese, auxiliar na 
memorização por parte do arquivista. 
 
6. Protocolo 
 
Quando pensamos em Protocolo, temos que abordar duas frentes: 
 
 
1) O setor de protocolo propriamente dito 
2) À classificação dos documentos em ostensivos e sigilosos. 
 
 
O setor de protocolo “propriamente dito” veremos as principais funções, de 
forma mais ampla, sem entrar em minúcias mais comuns a provas de Arquivistas 
e profissionais da área. 
 
Sobre a classificação em ostensivos e sigilosos, vamos focar na legislação 
brasileira. 
 
 
6.1. Setor de 
Protocolo 
É um setor voltado para o recebimento de correspondência e/ou documentos. 
Todo órgão publico possui uma área que seja a responsável pelo registro e 
distribuição das correspondências que forem geradas internamente e nas que 
são recebidas. Também é responsável por protocolizar os processos e por 
sua tramitação. Os nomes podem variar um pouco, mas geralmente será 
conhecido como o setor de Protocolos. 
Bom, essa é a hora de você ver se aprendeu mesmo os conceitos da aula 1, 
sobre a Teoria das 3 Idades. Lembra da fase Corrente? Pois é! É nela em que 
precisamos de rápido acesso aos documentos e eles precisam estar próximos. 
Então... a atividade de protocolo está diretamente relacionada à fase Corrente 
dos arquivos. 
Resumidamente, já podemos ver algumas das atividades do Protocolo: 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& Π& #∃ ∀%&
Vejamos cada uma das atividades do Protocolo: 
 
→Recebimento 
É quando o setor de protocolo recebe documentos de várias origens. Recebe, 
por exemplo, encomendas dos correios, cartas particulares endereçadas aos 
servidores, cartas direcionadas ao órgão/instituição, malotes e afins. Ou seja, 
tudo que é direcionado para aquela instituição passa pelo setor de Protocolo e 
“esbarra” na atividade de Recebimento. 
→ Registro e Autuação 
O Registro é quando o Protocolo insere os dados de determinado 
documento/correspondência em um sistema (manual ou informatizado) e atribui 
um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornecer 
dados de suas características fundamentais aos interessados. 
Cuidado com pegadinhas, pois as correspondências destinadas a particulares 
não são registradas, apesar de serem distribuídas a seus destinatários. 
A Autuação é mais usada em processos e também é conhecida como 
protocolização. A autuação também pode ocorrer quando documentos internos 
viram processos administrativos. Lá no meu trabalho na Secretaria da Fazenda 
de SP, sabemos que um trabalho é mais importante que outro quando ele ganha 
a “capa verde”. Significa que ele sofreu uma “autuação” um expediente normal, 
regular, virou um processo. 
→ Classificação 
É quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso é feito 
para que haja a correta classificação dos documentos de acordo com o plano de 
classificação da instituição. Mas como saber o assunto de um documento? Só 
abrindo, não é verdade?! É! Isso mesmo! A correspondência será aberta pelo 
Setor de Protocolo. Mas fiquem calmos! Se for um documento sigiloso ou 
particular, ninguém vai abrir nada. Os documentos confidenciais, 
naturalmente, só podem ser abertos por seus destinatários. Imagine um 
funcionário do Protocolo abrindo um documento com dados estratégicos dirigido 
ao Presidente da Petrobras. Não faria sentido. 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& Πϑ #∃ ∀%&
Se houver expressões como: RESERVADO, PARTICULAR, CONFIDENCIAL ou 
semelhantes, o setor de protocolo não deve abrir a correspondência. 
→ Expedição/Distribuição 
Essa é fácil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu 
destinatário. Só fiquem atentos a uma diferença que as bancas adoram. 
Distribuição – quando é INTERNA. 
Expedição – quando é EXTERNA 
Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início de 
Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada à 
distribuição Interna, por exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra 
“distribuição” possui um monte de “I” (3 no total). Gostou do bizu? ☺ 
 
→ Controle da 
Tramitação/Movimentação 
Para a definição de Tramitação, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicionário de 
Arquivologia): 
Tramitação/Movimentação: curso do documento desde a sua produção ou 
recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado 
de movimentação ou trâmite. 
O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de responsabilidade 
o Protocolo, seja por sistema manual ou de informática. O objetivo é “rastrear”, 
saber por quais departamentos os documentos passam. Isso é fundamental para 
que se saiba com quem e em que setor o documento está. Principalmente 
quando ele some...rs. Ou quando se deseja saber o andamento do pedido de um 
concurso, por exemplo. Há concurseiros que conhecem bem essa etapa ;). 
Principalmente para saber como está o andamento dos pedidos de autorização 
para certames federais no MPOG (Ministério do Planejamento), responsável pelo 
“cofre” no mundo dos concursos. 
!∀#∃ & ∋()∗+ , −. !/+(0(1)2!345 67 )89:
!/+(0(1)2!)(;5 /5 +6<
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃
 
6=>?: 2>≅∃#−> Α>≅Β.Χ∃ !!!∀#∃%&∋%#()∋∗+,∗−&∃+∃∀∗+.∀/& ΠΠ #∃ ∀%&
7. Documentos 
sigilosos e 
ostensivos 
Documento sigiloso é o que deve ter restrição de acesso, por razões da natureza 
de seu conteúdo. O grau de sigilo do documento vai depender da natureza de 
seu conteúdo e do quanto é necessário