Benchmarking: Aprendendo com outras organizações

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BENCHMARKING					 1
O Benchmarking* é um método de trabalho bastante útil no dia a dia das organizações, pois pode estar ligado a aspectos genéricos ou específicos ou mesmo compondo parte da estratégia adotada pela organização.
*Benchmarking não tem nenhuma ligação direta com Marketing, com o qual, aliás nunca deve ser confundido. Pode sim, ser um instrumento útil em uma estratégia mercadológica.
1.Conceito: é um método que tem como objetivo principal o avanço rápido, em questões que envolvem a empresa, aproveitando a experiência e conhecimento de organizações que já vivenciaram, passaram e obtiveram sucesso nestas mesmas questões.
 Trata-se basicamente de queimar etapas, copiando** e adaptando aquilo que deu certo em outras organizações, obtendo com isso ganho de tempo e economia de recursos. É um método calcado no aproveitamento da experiência bem sucedida de outra organização. 
**todas as ações que compõem o processo de Benchmarking, são lícitas não se confundindo com espionagem de empresa ou de seus métodos, processos e tecnologias de trabalho.
2.Definições: a) método estruturado de aprendizagem de outras organizações com a aplicação desses conhecimentos na melhoria dos processos de trabalho (WATSON)
b) processo sistemático e contínuo para a avaliação e comparação de produtos, serviços e processos de trabalho de organizações as quais são reconhecidas como as melhores, com o objetivo de melhorias em todo o sistema organizacional (SPENDOLINI).
3.Histórico: Com o acirramento da disputa por mercado e a competição entre as empresas o tempo passou a representar uma variável fundamental no desenvolvimento das estratégias organizacionais. Em alguns casos, o espaço necessário para planejar, organizar, desenvolver e colher os resultados de determinada ação, passou a ser demasiado grande, havendo necessidade de maior rapidez. 
Em alguns setores da Indústria, têm surgido formas de parceria e cooperação mesmo entre concorrentes diretos, como opção à pesquisa e ao desenvolvimento de produtos que exigem grandes volumes de recursos nestas fases de elaboração. Uma vez vencidas as etapas mais onerosas do projeto, as empresas passam a trabalhar individualmente e a lançar cada uma, seu produto com a sua marca e com pequenas diferenciações.
O general chinês Sun Tzu, ensinava há sete mil anos, que se conhecemos a nós próprios e, um pouco sobre o inimigo, ampliamos as chances de sucesso de nossa estratégia.
Através dos japoneses, esta postura militar, transposta para o terreno dos negócios, deu origem a uma das mais eficientes técnicas de administração útil em nossos dias. O Benchmarking, conhecido no Japão desde os anos 50, foi sistematizado em 1979 pela Xerox, maior fabricante mundial de máquinas fotocopiadoras. O crescente avanço de competidores japoneses como Nashua e Cânon, fez com que a rival Xerox, adquirisse uma máquina do concorrente e desmontasse peça por peça, fazendo, à época, a maior cópia da história. O que naquele momento parecia uma heresia, transformar-se-ia nos anos seguintes em uma importante ferramenta estratégica. 
O termo, que significa literalmente “avaliação de bancada”, era usado pelos fabricantes de computadores antes de ser popularizado pela xerox.
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4.Objetivo: ganhar tempo e reduzir investimentos, aprendendo, copiando e melhorando métodos, técnicas, processos e procedimentos de sucesso em outras organizações.
Normalmente o benchmarking não envolve a mera cópia, mas a adaptação e principalmente a melhora daquilo que foi copiado. A técnica pode ser usada uma ou várias vezes em momentos distintos e envolvendo a mesma ou diferentes empresas, desde que tudo seja planejado e avaliado de forma a quantificar-se os ganhos obtidos em cada processo. 
O Benchmarking envolve ainda:
												 
	Meta: Ao praticar o Benchmarking, a organização deve estabelecer um objetivo específico, evitando assim a dispersão;
	Humildade: a organização deve ter humildade, admitindo que existem outras organizações melhores sob muitos e diferentes aspectos, por ex.: tecnologia, processos, inovação, atualização, etc. 
	Adaptabilidade: sabedoria e técnicas que possibilitem a adaptação / melhora do que foi copiado
	Reciprocidade: quem pratica o Benchmarking deve estar aberto a ceder informações para outras empresas que desejem fazer o mesmo.
5.Por que fazer Benchmarking:
Para tornar a organização mais competitiva, através da redução de investimento em pesquisa e desenvolvimento e da assimilação de processos de sucesso de outras organizações.
6.Fases ou Etapas de um processo de benchmarking:
6.1. Definir o que se busca ou “fazer Benchmarking do quê?”:
	A organização pode copiar partes de um processo, técnica, método ou procedimento, ou copiá-lo integralmente. O mesmo vale para um setor ou mesmo uma postura ou filosofia de trabalho implantada ou desenvolvida em determinada organização.
A decisão e definição clara do que se quer, é o ponto de partida do processo. Por exemplo: copiar um sistema de atendimento ao consumidor, que demonstra altos níveis de resultado em determinada empresa; copiar métodos empregados para a conscientização do funcionário, no tocante ao aproveitamento de seu tempo, ou da matéria-prima, ou dos resíduos; copiar a sistemática usada por determinada empresa para o “pós-venda”. Copiar o sistema de distribuição de cotas de venda entre representantes, ou seu sistema de remuneração, copiar uma tecnologia envolvendo determinado processo, copiar e adaptar determinado software, etc.
	Recomenda-se que ao se fazer uso do Benchmarking se tenha muito claro: as delimitações daquilo que se quer “aprender”, “assimilar”, “copiar”, evitando assim a dispersão e o encarecimento do processo.
6.2. Descobrir empresas líderes nas áreas / setores que se busca o aperfeiçoamento ou “de quem fazer Benchmarking”?:
Esta fase envolve a busca da empresa “nº. 1” naquilo que se quer fazer o Benchmarking, a empresa que é a referência, a “the best in class” (a melhor da classe), é a 
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fase onde a empresa tem que descobrir quem faz bem aquilo que se quer copiar. De nada adiantaria copiar algo que não é sucesso comprovado na outra organização
É importante lembrar que podemos aprender com empresas que atuam em áreas totalmente opostas, e setores e ramos diferentes. Em muitos casos pode-se buscar o benchmarking em empresas do mesmo ramo, porém que atuam em mercados distintos, portanto, não concorrentes e que compartilham até os mesmos fornecedores.
Os caminhos normalmente usados da busca destas informações são através de publicações especializadas (revistas técnicas, jornais, boletins informativos...), Câmaras de 
Negócio, Associações de Classe (Comércio, Indústria, Serviços), Sindicatos Patronais, Instituições Bancárias e/ou de fomento, e principalmente fornecedores.
6.3.Fazer Contato e Planejar a Ação ou “como fazer o Benchmarking”?: 
	A definição clara e detalhada dos objetivos buscados, metodologia empregada e tempo estimado, são fundamentais para a execução do processo e segurança das partes envolvidas.
	A metodologia pode envolver desde a simples observação, até o repasse de documentos, planilhas, gráficos, demonstrativos diversos, fotos, filmes, resultados de testes, amostras de materiais, depoimentos, etc. A captação e/ou análise de tudo isso deve ser estimada em tempo evitando transtorno para a empresa que fornecerá as informações. 
6.4.Copiar e Adaptar:
	Como a grande maioria dos processos envolve pequenas adaptações, estas devem ser previstas no plano de trabalho.
	Concentrar-se no objetivo inicial é importante, mesmo que no decorrer do processo sejam encontrados outros ou muitos outros pontos de interesse. Neste caso, novos benchmarkings devem ser planejados na seqüência. 
6.5.Implantar, Avaliar, Melhorar:
	Esta fase compreende ações internas. A implantação deve sempre ser complementada com processos de avaliação, garantindo a realização da análisecusto x benefício. Do mesmo modo o desenvolvimento de ações que conduzam a melhoria contínua são extremamente oportunas, uma vez que a dinâmica do meio interno e externo às organizações, faz com que tudo mude muito rapidamente.
6.6.Divulgar resultados:
	Objetivando o processo de melhoria contínua, a divulgação dos resultados estimula a melhora e o nível de acerto, além de alimentar o processo de integração entre empresas e participação dos colaboradores nos processos seguintes.
 
7.Tipos de Benchmarking:
7.1. Interno: desenvolvido dentro da própria organização, através de suas células de trabalho (departamentos, setores,...), ou unidades de negócio (filiais, postos, fábricas, outras unidades do mesmo grupo, etc..). 
	
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Muito embora em uma mesma empresa tenhamos padronizados procedimentos e ações, é comum haver destaque de determinados setores ou unidades, as vezes não envolvendo necessariamente procedimentos técnicos mas aqueles que estão ligados a cultura ou a natureza humana e a sua capacidade de criação, motivação, integração, etc. Normalmente o custo deste tipo de Benchmarking é menor além de ser mais fácil de praticá-lo que os outros.
7.2. Funcional: conduzido através de empresas diferentes e envolve a cópia de atividades ou funções bem delimitadas e específicas. Por ex.: cópia do sistema de emissão de folha de pagamento; ou, controle de fornecedores; ou, controle de emissão de poluentes; ou, sistema de manutenção preditiva, etc.
7.3.Geral ou Genérico: quando envolve a organização como um todo. Não é muito comum devido ao custo e a demora para faze-lo, entretanto pode envolver pequenas organizações ou mesmo a assimilação de metodologias amplas de trabalho.
												
7.4.Competitivo: quando envolve concorrentes diretos. Sua viabilização ocorre através da compra, estudo e análise dos produtos dos concorrentes, contatos com clientes comuns, fornecedores, análise de propaganda, balanços ou outros documentos públicos. Vale lembrar a importância do uso exclusivo de meios lícitos, bem como os limites éticos, morais e sociais, pois um pequeno equívoco pode representar um grande ônus. 
8.Vantagens adicionais:
A empresa:
Desperta para a importância da inovação e da busca da melhoria contínua;
Reconhece que no meio ambiente externo existem organizações melhor preparadas e tecnologicamente mais desenvolvidas sob diferentes aspectos;
Aprende a levantar e seus pontos fortes e fracos e a analisá-los comparativamente;
Amplia o espírito de colaboração interno e externo.
Além de que:
Na busca da melhoria, a empresa aprende a estabelecer prioridades;
Estimula-se a implanta-se na cultura organizacional a “inovação” como um dos caminhos para o sucesso;
A “simplicidade”desponta como uma ferramenta importante na solução de muitos 
 problemas de grande e pequeno porte.
9.Conclusão:
	O benchmarking é um método utilizado por organizações que procuram sempre estar à frente de seu tempo, usando modernas técnicas e procedimentos inovadores que possam rapidamente refletir em seus resultados. Embora inicialmente encarada como uma técnica ligada ao setor estratégico da Organização, na realidade hoje está presente em todos os setores da organização sendo mais uma ferramenta usada visando a eficácia do funcionamento organizacional. 
	
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É um método utilizável em qualquer tipo de empresa, independentemente de seu ramo, segmento ou mesmo tamanho. Milhares de organizações no mundo todo têm antecipado projetos e obtido significativos ganhos em competitividade.
Alguns exemplos de ganhos com a utilização do Benchmarking ***:	
	 Empresa
	 Melhoria obtida
	South Western Airlines
	Reduziu o tempo de parada nos aeroportos de 45 para 15 minutos, copiando procedimentos dos pit stops da Fórmula Indy.
	Ford
	Reduziu o ciclo de desenvolvimento de novos produtos, inicialmente de 6 para 4 anos e posteriormente para 8 meses.
	IBM
	Reduziu drasticamente o tempo necessário ao seu processamento contábil
	Construtora Método
	Reduziu sensivelmente a rotatividade de pessoal e praticamente eliminou o problema de acidentes de trabalho, inovou oferecendo estudo aos operários e cursos profissionalizantes durante o horário de expediente. 
	3 M
	O estímulo a criatividade e inovação, gerou melhorias na aplicação e uso de alguns produtos de sua linha e gerou novos produtos. 
	General Eletric - GE
	Quebrou paradigmas e inovou com alianças estratégicas inclusive com concorrentes, ganhando espaço no desenvolvimento de projetos e produtos.
	Freios Varga
	Processos rígidos de qualidade que envolvem altíssimo comprometimento e responsabilidade do funcionário em um programa que se inicia na casa do fornecedor.
	Pakalolo
	Ousadia nas cores das roupas destinadas ao público jovem. Inovou colocando jovens vendedores para atender jovens clientes.
*** A grande maioria dessas idéias / ações, não foi copiada integralmente de outra organização, mas sim através do aproveitamento de partes úteis ao negócio e que faziam sucesso em outras empresas. Some-se a isso a grande dose de adaptação das idéias / ações à realidade e ao ambiente de cada negócio.
	 Lembretes importantes
	Copiar sem autorização, é PIRATARIA e PIRATARIA é CRIME;
As melhores práticas são alvos móveis, ou seja, modificam-se e alteram-se rapidamente;
O processo de adaptação é fundamental, tanto quanto o aperfeiçoamento contínuo – quem não respeita isso, perece!
Na maioria das vezes, O SUCESSO, exige humildade;
A satisfação do cliente sempre estará em primeiro lugar, e os métodos e processos devem estar focados nisto, pois os resultados do negócio sempre serão decorrentes disto.