Proposta de Melhoria na Gestão de Estoque

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PROPOSTA DE MELHORIA NA GESTÃO DE ESTOQUE: ESTUDO DE CASO NA EMPRESA DUBOM TEMPERO
Natália Lucena de Azevedo1
 Nayara Ketlen Melo da Silva1
Priscila Nazaré Araújo de Sousa1
 Kelly Anne Correa de Oliveira2
RESUMO
O objetivo do trabalho foi propor melhoria na gestão de materiais com foco no estoque na empresa DUBOM TEMPERO que atua no ramo alimentício. Para obter eficientes resultados as empresas necessitam ficar atentas em certos procedimentos internos para a administração eficaz em seu processo produtivo, como a gestão e o controle de estoque. Durante o levantamento na empresa, foi utilizado o método da observação direta. Foi observado que a empresa possui variedades de produtos em estoque e que há falhas nos controles de entradas e saídas de materiais, deficiente identificação dos produtos dificultando sua organização. Todos os problemas identificados podem ser solucionados com a utilização das ferramentas utilizadas na administração de estoques. 
Palavras-Chave: Controle, Administração, Estoques.
ABSTRACT
The objective of the work was to propose improvement in material management with focus on the stock in the company DUBOM. To achieve efficient results, companies need to be aware of certain internal procedures for effective management in their production process, such as inventory management and control. During the company survey, the direct observation method was used. It was observed that the company has varieties of products in stock and that there are failures in the controls of inputs and outputs of materials, deficient identification of the products, making its organization difficult. All identified problems can be solved by using the tools used in inventory management.
Key-words: Control, Administration, Inventories.
INTRODUÇÃO
Atualmente, manter um estoque com eficiência é uma grande missão para os gestores de materiais, devido as mudanças de fatores que influenciam nos custos referentes, fazendo com que a vontade de solucionar e reduzir as perdas e o controle, através de adaptações de métodos que atendem essas políticas dentro da empresa. Dessa maneira a organização pode ter visão estratégica de todo o complexo produtivo, fazendo com que atenda as suas necessidades através dessas adaptações.
Diante do mercado competitivo as empresas buscam novas opções competitivas, focando-se na gestão de estoques é de suma importância, pois é através dessa gestão teremos o controle e o limite desses materiais evitando-se os desperdícios, além de tudo os investimentos de capital de giro em estoques desnecessários.
A empresa abordada atua no ramo alimentício, produzindo e vendendo produtos de linha a pronta entrega e sob encomendas, não havendo nenhum modelo de gestão de controle de estoque dos materiais, a partir da análise detectou-se que a grande falha está no estoque da empresa. 
No entanto, as faltas de controle de estoques ocasionam divergências, resultando em baixa dos estoques, favorecendo-a no que diz respeito à tomada de decisões relacionadas às melhorias na execução de suas atividades, visando o bem-estar de seus funcionários e clientes com a proposta de uma nova gestão de estoque.
Desta forma o objetivo geral é propor melhoria na gestão de estoques na empresa DUBOM TEMPERO, alinhando-se ferramentas de gestão de materiais no processo de controle em conjunto com sistema de classificação, obtendo-se um desempenho eficiente das atividades relacionadas a área em destaque.
REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
 2.1 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAS
A administração de materiais é uma área de grande importância para qualquer organização independente do seu porte ou área de atuação, otimizando os processos internos, estabelecendo uma integração desde a previsão de vendas até a produção e entrega do produto final, auxiliando a empresa a se tornar mais competitiva com o intuito de obter melhores resultados.
Segundo ARNOLD (1999, p.26)
Administração de Materiais é uma função coordenadora responsável pelo planejamento e controle de fluxo de fluxo de matérias. Seus objetivos são: Maximizar a utilização dos recursos da empresa e fornecer o nível requerido de serviços ao consumidor.
Os materiais consistem em vários processos, identificação e seleção de fornecedores, levantamento de demanda, encaminhando de pedidos/ordens de compras aos fornecedores, recebimento dos materiais, inspeção das características, conformidade, armazenamento e distribuição. A administração de Materiais não se relaciona exclusivamente com o controle de estoques, envolve um amplo campo de relações interdependentes de materiais e financeira e que precisam ser bem administradas para reduzir custos e evitar desperdícios.
2.2 GESTÃO DE COMPRAS
A área de compras possui a responsabilidade de suprir as necessidades de produtos/serviços, das empresas formulando a aquisição da quantidade de materiais solicitando no prazo determinado para satisfazê-la. Compra é um procedimento da área de materiais de grande relevância para as empresas, possibilitando um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis e evitando gastos desnecessários que afetam o desempenho organizacional.
Segundo Viana (2000 p.172) comprar significa “procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificadora e no prazo necessário, a um preço justo, para funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa”.
O procedimento de compras está ligado a uma política de suprimentos em que se estabelecem critérios operacionais que resultam na manutenção dos estoques médios, onde se podem encontrar alguns fatores relevantes, tais como: a demanda, política de reposição, lote de compra, tempo de espera, restrições impostas pela alta administração além de hábitos e costumes do cliente, sazonalidade, moda, preço, entre outros. Estes fatores ocasionam a operacionalidade dos estoques, pois a sua manutenção surge com base na demanda do consumidor, e o processo de compra deve estar à mercê destas informações facilitando o processo de abastecimento de acordo com os critérios estabelecidos pela alta administração.
 2.3 ESTOQUES
Estoques são materiais ou produtos que ficam fisicamente disponíveis para uso da empresa, até o momento de seguirem para manutenção ou comercialização direta ao consumidor.
Segundo Martins (2000, p.17):
O estoque ativo em uma empresa deve ser considerado uma geração de um bom negócio e lucros. Mas é função do administrador verificar se está tudo em conformidade, para que não haja uma administração incorreta para não gerar prejuízo. 
Segundo Tadeu (2008, p.300):
Há a necessidade de redução dos custos de estocagem. Para isso, as organizações devem saber selecionar, cadastrar e contratar fornecedores que possuam ótimas qualificações e que atendam às necessidades de compras ou produção prontamente, reduzindo o tempo de entrega e volumes associados. Buscam-se entregas frequentes e em lotes reduzidos para aumentar o giro de estoques. Consequentemente, cogita-se a redução de riscos, perdas, desvios e depreciação. Neste caso, a adoção de modelos quantitativos em correlação as previsões de demanda é o essencial. 
2.4 TIPOS DE ESTOQUE
 Existem vários tipos de estoques que se adequam a estrutura da empresa conforme seu método de trabalho, entretanto, o autor descreve os principais tipos de estoques existentes.
Segundo Slack e et al (1997), as várias razões para o desequilíbrio entre a taxa de fornecimento e de demanda em diferentes pontos de qualquer operação leva a diferentes tipos de estoque, há quatro tipos:
Estoque Isolador: também chamado de estoque de segurança. Seu propósito é compensar as incertezas de processo de fornecimento de bens para a loja e da demanda de bens para fora da loja;
Estoque de Ciclo: ocorre porque um ou mais estágios na operação não podem fornecer todos os itens que produzem simultaneamente;
Estoque de Antecipação: é mais usado quando as flutuações de demanda são significativas, mas relativamente previsíveis. Eles também podem serusados quando as variações de fornecimento são significativas;
Estoque no Canal (Distribuição): existem porque o material não pode ser transportado instantaneamente entre o ponto de fornecimento e o ponto de demanda. Todo estoque, por tanto, em trânsito, é estoque no canal.
Conforme a afirmativa do autor, os tipos de estoques existentes apresentam características e propósitos diferentes, sua aplicação se dar a partir de um método de trabalho que a empresa utiliza.
2.5 GESTÃO DE ESTOQUES
A gestão de estoques para as empresas é essencial para manter o controle de entrada e saída dos produtos, prestando a rapidez na distribuição das mercadorias, contribuindo na obtenção de vantagem competitiva duradoura para a organização. Seu procedimento de controle deve ser rotineiro, cumprindo as políticas de estoques existentes acompanhando suas variações ao longo do tempo.
Conforme Viana (2000, p.118), a gestão de estoques econômicos consiste essencialmente da procura da racionalidade e equilíbrio com o consumo, de tal forma que:
As necessidades efetivas de seus consumidores sejam satisfeitas com mínimo custo e menor risco de falta possível;
Sejam asseguradas a seus consumidores a continuidade de fornecimento deve ser inferior a sua própria falta.
Com base na fundamentação do autor, a racionalidade e equilíbrio do estoque devem sempre estar apresentados resultados positivos, por este motivo é essencial que a organização apresente estabilidade entre o consumo dos produtos e o seu estoque, reduzindo gradativamente o seu estoque conforme demanda do mercado.
3.MATERIAIS E MÉTODOS
Para que se tenha uma pesquisa direta dentro dos processos metodológicos, é necessário que a solução do problema esteja fundamentada e direcionada pelos métodos científicos aplicados.
O método é um instrumento do conhecimento que proporciona aos pesquisadores, em qualquer área de sua formação, orientação geral que facilita planejar uma pesquisa, formular hipóteses, coordenar investigações, realizar experiências e interpretar os resultados. Em sentido mais genéricos, método em pesquisa, seja qual for o tipo é a escolha de procedimentos sistemáticos para descrição e explicação de estudo. No desenrolar da pesquisa, podem aparecer várias formas e métodos. (Fachin,2005, p.27)
A técnica de coleta de dados, não consistiu em apenas ver ou ouvir, mas em examinar fatos ou fenômenos para se ter um objetivo e direção ao propor uma mudança e nos auxiliando na identificação com um contato mais direto com a realidade.
No entanto, foi realizada a pesquisa qualitativa que proporcionou a análise e a avaliação das práticas da empresa, com a realização de entrevistas e questionários, nos níveis operacional e gerencial, que proporcionou dados que permitiram a análise e a compreensão do problema, bem como sinalizou as oportunidades de sugestões de melhorias.
4. RESULTADOS E DISCUSSÕES
A administração de estoques visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo à nunca faltar nenhum dos itens que compõem, sem tornar excessivo o investimento total. Deve ser conceituada e estudada como um sistema integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. 
De acordo com a análise realizada através do diagnóstico organizacional da empresa DuBom, constatou-se que o estoque dos materiais possui algumas adversidades o que acaba se tornando um problema em sua gestão de negócio. Essa análise só foi possível através da coleta de dados que alimentaram o gráfico radar das áreas críticas da organização, onde observou-se o ponto a melhorar na área de materiais no que diz respeito a estoque e armazenagem dos materiais.
O objetivo primordial da proposta de solução na empresa é melhorar o processo de logística na gestão de estoques na empresa, com intuito de facilitar o trabalho dos colaboradores, pois os serviços que são praticados por eles afetam diretamente na administração da demanda, visto que a má administração de um estoque reflete diretamente na empresa e hoje um bom controle de estoque é visto como um diferencial competitivo.
A partir da aplicação da técnica de observação direta e o questionário, que foram as ferramentas utilizadas para a coleta de dados da área crítica, foi possível uma ampla visualização da empresa, bem como os requisitos que precisam ser melhorados. Através das ferramentas de pesquisa utilizadas para obtenção de informações da mesma, verificou-se que muitas mudanças precisaram ser feitas para que a proposta de melhoria seja aplicada.
Com base na aplicação do questionário foram constatados os seguinte resultados em forma de gráfico:
Gráfico 1 –Software no controle do estoque
Segundo o GRÁF.01 apresentado 96% dos colaboradores da DUBOM TEMPERO, afirmam que a mesma possui um software, porém segundo 4% dos colaboradores consideram o sistema ineficiente. 
Gráfico 2 – Custo do valor de estocagem
Conforme GRÁF.02, para os 92% dos entrevistados, não é feito um levantamento de custo de estocagem, pois não a planejamento / controle correto do que entra e sai dos produtos ofertados e alocados no estoque.
Gráfico 3 –Layout do estoque 
Com base nas informações coletadas e observação direta pode-se analisar que a empresa não possui um layout adequado para o armazenamento de seus produtos. No decorrer dos anos a empresa expandiu suas vendas, foi ganhando espaço no mercado, no entanto físicamente não obteve a mesma expansão. Segundo 88% dos colaboradores o layout utilizado pela empresa não é adequada para sua nova realidade.
Gráfico 4 –Codificação ultilizada na armazenagem
Segundo 92% dos colaboradores afirmam que não há codificação para armazenagem, dificultando desta forma a sua localização do produto, gerando mais custos a empresa, pois certas mercadorias são dadas como extraviadas, mesmo alocado no estoque. Sugere-se que seja realizada uma atualização no sistema atual ou a mudança do mesmo por outro mais eficiente.
 
Gráfico 5 – Instrumento de segurança e manuseio 
De acordo com os 92% dos entrevistados, as condições de trabalho não são adequadas para eles, pois não há instrumentos como: empilhadeiras, prateleiras suficientes para a organização do estoque, a empresa não disponibiliza equipamentos de segurança a todos. 
Com isso, observou-se que a empresa não tem um sistema de controle de estoque para suprir as necessidades dos clientes, portanto sugeriu-se que a empresa implante um sistema de controle de estoque na organização para facilitar a manutenção e controle de materiais, desta forma a empresa saberá a quantidade exata de materiais que possui em estoque, locadas e com avarias.
Para a área de estocagem é preciso contratar um profissional qualificado e experiente em gestão de estoque para receber e inspecionar materiais, organizar o ambiente e acompanhar o controle de estoque. Sugere-se que a empresa invista em treinamento de pessoal com o intuito de aproveitar mão de obra existente dentro da empresa, onde alguns funcionários são responsáveis pelo setor de compras e armazenamento podem ser aproveitados para manusear o sistema de controle de estoque, visto que a falta de preparo dentro de uma empresa pode provocar sérios prejuízos. 
5. CONCLUSÃO
Quando analisamos um processo produtivo, vários são os fatores que podem influenciar, pois todos os setores estão interligados influenciando a tomada de decisão e ação, ou seja, um depende do outro para apresentar um resultado satisfatório.
A administração do estoque de materiais tem uma preocupação constante em procurar medidas de seu desempenho. Os investimentos realizados na administração dos materiais em estoque necessitam de um planejamento estratégico bem definido para evitar gastos desnecessários, aumentando o custo do produto. 
No presente artigo, pode-se concluir que independentemente do tamanho da organização ou do segmento adotado, o controle do estoque é de suma importância para a sua sobrevivência financeira e como consequênciapermanecer estável no mercado. Para o curso de administração este trabalho vem para agregar conhecimento e somar com a experiência e informações nele contido.
6.REFERÊNCIAS
ARNOLD, J.R. Toni. Administração de Materiais: uma introdução. São Paulo: Atlas, 1999
FACHIN. O Fundamentos de Metodologia . 4 Ed. São Paulo: Saraiva, 2005
MARTINS, Petrônio Garcia; ALT< Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recurso patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2000.
SLACK, Nigel; et al. Administração da produção. São Paulo: Atlas, 1997.
TADEU, H.F.B. Logística Empresarial: Riscos e Oportunidades. Belo Horizonte: Fundac, 2008. 
VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2000.
1Estudante de Administração da Faculdade Metropolitana de Manaus - FAMETRO
2Professora MSC do curso de Administração da FAMETRO