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MANUAL DE GESTÃO DE RISCOS Requisitos para Gestão de Riscos para Fornecedores FCA 2ª Edição: 30 de agosto de 2019 Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 2 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Controle de Revisões Revisão 01 – 30/08/2019 EMPRESAS INTEGRANTES DA EQUIPE DE ELABORAÇÃO DO PROJETO APTIV: Julio C. Santos. BOSCH: Bruno Neri, Rodrigo Jannuzzi. CSN: Alexandre Pimentel, Carlaine F. Souza, Rafael Lara. CONTINENTAL: Alexandre Bruni V. Alves, Mariana Chiaro. MAHLE: Alexandre Carmanhani, Renata Gomes. MAXION WHEELS: Andre Buoro, Fernanda Cagnin, Luiz Lopes, Lucas Souza. ZF: Alberto Kawano. INTER ACTION PLEXUS: Carlos C. Romano, José G. Albieri, Giuseppe L. Viceconte, Paulo Cesar. V. Haffner, Wadson Kaizer. FCA / QUALIDADE: Charles Lima, Daniel Deslandes, Davi L. Freitas, Larissa Amorim. FCA / SQE: Marcos Silveira, Alef Pedrosa, Alessandro Nonaka, Christiano Oliveira, Denilson Cunha, Edgar Felipe, Elmo Junior, Luciano Silva, Luiz Peixoto, Marcos Silveira, Maria Simone Pereira, Mauricio Barreto, Reginaldo Teixeira, Wagner N. Medeiros, Walkyr Passagli. FCA / VSRC: Edson Silva, Emerson Alves. VALIDAÇÃO DO PROJETO FCA / SQE: Jasson Azevedo FCA / VSRC: Emerson Alves INTER ACTION PLEXUS: Paulo Sérgio Giusti, Giuseppe L. Viceconte, Paulo Cesar. V. Haffner. REVISÃO 01 MAVLIG CONSULTORIA EM GESTÃO: Gilvam Ferreira QUALYPRO CONSULTORIA & TREINAMENTO: Claudemir Oribe Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 3 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Índice 0. Prefácio 1. Objetivo 2. Escopo 3. Termos e definições 4. Requisitos para a Gestão de Riscos 4.1 Estrutura Organizacional e Responsável pelo Risco do Produto (RRP) 4.2 Prevenção de Riscos em Mudanças de Produto e Processo Produtivo 4.3 Mapeamento de Riscos 4.4 Gestão da Rastreabilidade e Controle dos Registros 4.5 Gestão de Risco dos Fornecedores 4.6 Gestão de Problemas 4.7 Gestão do Conhecimento e Competências 5. Avaliação da Excelência na Gestão de Riscos 6. WCM – Um exemplo de sucesso em Gestão Industrial 7. Anexos Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 4 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 0. Prefácio O conceito mais básico de risco nos é familiar, visto que o cotidiano nos expõe diariamente a uma série de riscos, com os quais convivemos e aprendemos a lidar. Aproximando-nos um pouco mais da teoria, o risco é frequentemente definido como a combinação entre a probabilidade de ocorrência de um dano e a severidade do mesmo. A ISO 31000 define o risco como um efeito da incerteza nos objetivos. Objetivo é o que definimos constantemente, quer seja em nossa vida pessoal, nos processos cotidianos ou nas atividades de serviços e de transformação. O caráter cotidiano intrínseco ao conceito de risco aliado à natureza estatística de todos os processos com os quais lidamos, trouxe o reconhecimento da gestão de riscos como um valioso elemento da gestão empresarial. Alcançar um entendimento comum da aplicação da gestão de riscos entre as diversas partes interessadas em um determinado processo é bastante difícil, porquê cada interessado tem uma percepção diferente dos danos potenciais e atribui uma diferente probabilidade a cada risco potencial e diferentes graus de severidade para cada um. Nesse contexto, considerando-se a diversidade das partes interessadas, consideramos que a proteção dos processos produtivos e do produto, através da gestão objetiva da conformidade, deveria ser considerada primordial. Uma abordagem bem construída para a Gestão de Risco pode assegurar a qualidade dos processos da cadeia produtiva e a qualidade final do produto para o cliente, pois dispõe de meios para identificar e controlar potenciais riscos da qualidade, nas fases de desenvolvimento e manufatura. Além disso, se a gestão de crises se fizer necessária, o gerenciamento dos riscos da qualidade pode otimizar o processo de tomada de decisão. O contexto atual Atualmente temos conceitos claros e um senso comum sobre a importância da Gestão de Riscos. A experiência nos mostra uma instabilidade e uma propensão ao risco que pode nos surpreender. Por que o cenário se torna mais crítico? Que fatores externos e internos podem influenciar a probabilidade, a severidade dos riscos e a habilidade das organizações em lidar com os mesmos? Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 5 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Figura 1 – Alguns fatores externos, influenciadores da propensão ao risco Para se analisar o contexto atual e a sua influência no cenário dos riscos, a figura 1 nos mostra alguns fatores externos às organizações. Façamos uma curta reflexão sobre alguns desses fatores. Um cenário econômico instável prejudica a decisão sobre investimentos nos processos industriais, elevando os riscos de obsolescência, causando controles deficientes, estratégias de manutenção não preditivas, ocasionando posicionamentos de natureza mais reativa do que preventiva. Nesse cenário os investimentos são postergados ou deslocados para mercados mais promissores. Tecnologias se tornam defasadas e não mais representam o estado de arte na prevenção de riscos e processos críticos são mantidos com alta dependência de mão de obra para o processo decisório. O cenário social, com a redução das taxas de emprego, tem como consequência direta a perda do conhecimento, além de elevar a tensão no ambiente operacional, exigindo ainda mais dos sistemas gerenciais, a atenção e a disciplina para se mitigar os riscos. Nesse contexto, o nível educacional também é afetado a médio e longo prazo. Como consequência, a capacidade de absorção dos treinamentos, a perda do domínio tecnológico e a redução da capacidade de reação necessária frente a gestão de crises, se acentuam. Por outro lado, é notório o desenvolvimento normativo, que traz diretrizes, metodologias e fundamentos capazes de prover o instrumental necessário à Gestão de Riscos. Um crescimento significativo também é notado nos mecanismos regulatórios, através da organização regional dos organismos controladores e a sua interligação mundial. A cooperação jurídica internacional pode ser entendida como um modo formal de solicitar a outro país alguma medida judicial, investigativa ou administrativa necessária para um caso concreto em andamento. A efetividade da justiça, dentro de um cenário de intensificação das relações entre as nações e seus povos, seja no âmbito comercial, migratório ou informacional, demanda cada vez mais um Estado proativo e colaborativo. As relações jurídicas não se processam mais unicamente dentro de um só Estado Soberano, pelo Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 6 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S contrário, é necessário cooperar e pedir a cooperação de outros Estados para que se satisfaçam as pretensões por justiça do indivíduo e da sociedade.1 Pode-se concluir que, se de um lado as empresas e seus produtos são mais intensamente monitorados pelos órgãos regulatórios e de proteção ao consumidor, do outro elas se encontram num contexto que traz maior criticidade e propensão ao risco, se consideramos a instabilidade socioeconômica e as limitações para os investimentos. Figura2 – Fatores internos às corporações, determinantes na propensão/ severidade ao risco O cenário interno das organizações é também repleto de fatores que influenciam de forma crucial a gestão de risco. O modo como a gestão empresarial está organizada determina como os fatores expostos na figura 2 influenciam positiva ou negativamente a gestão de riscos. A existência de uma governança, com uma estrutura, função e responsabilidade focadas no monitoramento do risco, é um pilar fundamental para uma gestão de riscos. Essa governança deve refletir os princípios e os valores da empresa, e estar alinhada com os objetivos estratégicos. Com uma estrutura básica de governança, uma organização pode definir melhor os processos, recursos e formas de monitoramento e análise, resultando em processos decisórios mais robustos e adequados às necessidades. Definem-se então os modelos, os fluxos e protocolos operacionais, garantindo-se o envolvimento prático de todos os níveis organizacionais. 1 Disponível em: http://www.justica.gov.br/sua-protecao/cooperacao-internacional Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 7 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Na base desse processo de estruturação interna está a gestão do conhecimento, patrimônio mais valioso das instituições no planejamento, na verificação e manutenção da conformidade dos processos e produtos e, consequentemente, na gestão dos riscos inerentes às operações. Uma gestão de risco efetiva pode levar a decisões melhores e mais fundamentadas, provendo aos organismos certificadores e regulatórios uma maior confiança na habilidade de uma organização lidar com riscos potenciais, refletindo diretamente no valor percebido e consequentemente na sustentabilidade do negócio. Considerando-se a complexidade e a situação adversa dos fatores externos e reconhecendo-se a importância dos fatores internos nas empresas e na cadeia de fornecimento é que a FCA propõe este guia como um caminho para a excelência na gestão dos riscos. Um roteiro para reflexão O objetivo desse guia é oferecer uma abordagem sistemática para a gestão de riscos da qualidade. Deve ser percebido como um fundamento ou recurso independente, apesar de suportar outras iniciativas da Gestão da Qualidade empresarial, complementando práticas existentes da qualidade, requerimentos, padrões, normas e outras diretrizes na gestão da cadeia automotiva. Através da estrutura desse trabalho, a FCA objetiva inicialmente convidá-lo a um roteiro de reflexão sobre a propensão da sua organização ao risco, sobre o preparo e habilidade da mesma na determinação, análise, prevenção e monitoramento dos riscos e sobre a conscientização dos diversos níveis da organização quanto ao impacto dos riscos e a consequente necessidade de gestão dos mesmos. Dedique então uma fração do seu tempo nos seguintes questionamentos e se motive a aprofundar nos conceitos aqui apresentados. 1. Objetivo: O Gerenciamento de Risco é um processo contínuo da organização, que visa identificar os riscos latentes em sua administração, em seu processo, produto e rede de fornecedores, alinhado com os objetivos estratégicos, na geração de valor percebido e crescimento sustentável. Este Manual foi desenvolvido pela FCA e um grupo de fornecedores automotivos para ser um guia de implementação da Gestão de Riscos na Organização e um complemento aos requisitos da IATF 16949 (vide requisito 0.3.3 – Mentalidade de Risco). O conteúdo do presente manual oferece: Orientação para a cadeia de Fornecedores do Grupo FCA na implantação de um processo de Gestão de Riscos; Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 8 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Critérios de Auditoria para a avaliação da adequação e conformidade deste processo de gestão. Entre os principais objetivos deste manual, podemos citar: Identificar, analisar, avaliar de modo a definir o tratamento dos riscos para sua completa prevenção ou mitigação de efeitos, bem como fazer sua gestão ao longo do tempo. Especificar os requisitos para Gestão de Mudanças relacionadas ao produto e aos processos produtivos (incluindo a cadeia de suprimentos) após a sua aprovação formal pelo Cliente. Definir o processo de apresentação, submissão e aprovação destas mudanças pelo Cliente, buscando gerenciar os riscos inerentes. Estabelecer os parâmetros básicos para a gestão de riscos, parâmetros esses fundamentais para uma boa gestão da organização, visto que muitos problemas acontecem por falta de conhecimento de gestão de riscos. Garantir o controle completo sobre as informações e dados relativos à gestão dos riscos potenciais dentro de uma operação, em todas as fases de processamento do produto, do início ao término de produção. Otimizar o tratamento de eventuais não conformidades de produto e processos produtivos que possam trazer riscos relevantes para a cadeia de fornecimento. 2. Escopo O atendimento aos requisitos deste manual é mandatório para todos os fornecedores de materiais diretos da FCA (doravante denominados “Organização” ou “Organizações”) e sua verificação deve atender às condições estipuladas no próprio manual. A FCA poderá, a seu critério, isentar Organizações do atendimento a estes requisitos em função da tipologia dos produtos por estas fornecidos (produtos considerados de baixo risco). Esta isenção, quando aplicável, será comunicada formalmente pela FCA às Organizações interessadas. Os riscos objeto do conteúdo deste manual dizem respeito, em última análise, àqueles derivados do processamento e utilização dos produtos fornecidos à FCA e que compõem os veículos por esta produzidos, considerando toda a sua vida útil. Tais riscos podem estar relacionados a aspectos legislativos e regulamentares, segurança pessoal e proteção ao meio-ambiente. Doravante estes riscos são denominados “riscos do produto”. Os requisitos deste manual sao complementares, não substitutivos, aos requisitos da norma IATF 16949 e outras normas da FCA. Os presentes requisitos são aplicáveis, em cascata, aos fornecedores de material direto das Organizações. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 9 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 3. Termos e Definições Análise de Riscos: Compreensão da natureza dos riscos e suas características, considerando as incertezas, fontes de risco, consequências, probabilidades, etc. A análise de riscos foca a qualidade das informações utilizadas e fornece uma entrada para a avaliação dos riscos. Avaliação dos Riscos: Comparação dos resultados da análise de riscos (informações geradas) com os critérios de riscos estabelecidos, priorizando os riscos e apoiando as decisões. Break-point: refere-se à separação entre uma condição passada e outra condição futura. Normalmente, se refere ao ponto de introdução de modificação em um produto ou processo produtivo. Classe de Importância das Características do Produto: classe atribuída às características do produto, a qual orienta a escolha do processo produtivo mais adequado para a sua obtenção assim como as modalidades de controle da qualidade, para assegurar a sua conformidade (planejamento do controle da qualidade). São quatro as classes adotadas pela FCA: Report, Crítica, Importante e Outras, conforme normas FCA 9.01102/10 e FPW.PEN053. Classificação de Riscos: forma de organizar os riscos identificados. Competência: capacidade de aplicar conhecimento e habilidadespara alcançar resultados pretendidos. Nota 1: Competência demonstrada é algumas vezes referida como qualificação. Conhecimento Explícito: conhecimento compartilhado através de uma linguagem formal, como padrões de trabalho, procedimentos, especificações etc. Conhecimento Tácito: conhecimento pessoal obtido através do desenvolvimento e das experiências individuais. DAPE (Dispositivo à Prova de Erro): também conhecido como “PokaYoke” ou “ErrorProof”, previne ou detecta não conformidades de produto, evitando sua continuidade no fluxo do processo produtivo. Estrutura da Gestão de Riscos: Conjunto de componentes que fornecem os fundamentos e os arranjos organizacionais para a concepção, implementação, monitoramento, análise crítica e melhoria contínua da gestão de riscos através de toda a organização. Falha Sob Controle: são falhas previstas e esperadas, para as quais encontram-se definidas ações de identificação e mitigação (exemplo: refugos internos e retrabalhos previstos nos planos de controle e com plano de reação definido, falhas externas esperadas – ex.: porosidades em peças fundidas fornecidas em bruto, falhas dentro de metas concordadas com o cliente, etc.). Esta categoria de falhas exige a adoção de ações de melhoria contínua. Falha Fora de Controle: são falhas inesperadas e inaceitáveis, como não conformidades cuja detecção não esteja prevista nos planos de controle, falhas detectadas em auditorias de produtos acabados e liberados para expedição ao cliente, falhas no cliente fora de metas definidas, falhas em produtos de segurança, etc. Esta categoria de falhas exige a adoção de ações imediatas de contenção, correção e antireincidência. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 10 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Gestão do Conhecimento Organizacional: é um sistema integrado que visa desenvolver conhecimento e competência coletiva para ampliar o capital intelectual de organizações e a sabedoria das pessoas, além da simples estocagem de dados ou informações. Este conhecimento coletivo inclui experiências, habilidades, dados e informações, forma de se trabalhar, cultura organizacional, tudo em um contexto de compartilhamento, transferência e aplicação deste conhecimento. Gestão de Riscos: Atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização no que se refere a riscos. Identificação de Riscos: Encontrar, reconhecer e descrever os riscos que tragam incerteza no atendimento dos resultados pretendidos. Lições Aprendidas: conhecimento adquirido a partir de falhas ou acertos e que pode ser utilizado para prevenir a repetição das falhas ou assegurar a manutenção dos acertos. Lote Homogêneo: quantidade de produto homogêneo formada por elementos fabricados nas mesmas condições. Para os produtos não complexos (elemento único) a homogeneidade do lote é determinada pela uniformidade do processo produtivo e pela homogeneidade das matérias-primas utilizadas. Para produtos complexos, além dos fatores determinantes acima assinalados, deve-se estabelecer o elemento e/ou componente prioritário e “qualificante”, e cuja homogeneidade qualifica a homogeneidade do lote. Mapeamento de Riscos: determinação/reconhecimento de riscos correntes no processo e produto utilizando metodologia pré-definida (vide identificação de riscos); Mitigação de Riscos: redução de riscos existentes através de ações sistematicamente definidas e acordadas junto ao comitê de gestão de riscos (vide tratamento de riscos); Priorização de Riscos: forma de classificar e determinar riscos que devem ser tratados primeiramente em decorrente dos demais; Processo Especial: é o processo operacional cujos resultados não (ou dificilmente) podem ser verificados diretamente nos produtos produzidos. Neste caso, o monitoramento destes processos é vital para assegurar a conformidade dos produtos neles produzidos. Registros da Qualidade: todo e qualquer registro relacionado a atividades que impactam direta ou indiretamente a qualidade de um produto. O registro da qualidade pode se referir à confirmação de realização de uma atividade (setup, inspeção, etc.) ou ao resultado da atividade (resultados de controles, medições, etc.). Risco: Efeito da incerteza nos objetivos. RRP: Responsável pelo Risco do Produto na organização. Situação Especial: notificação de uma classificação identificada pelo cliente atribuída a uma organização onde um ou mais requisitos do cliente não estão sendo satisfeitos devido a um problema significativo de qualidade ou entrega. Tratamento de riscos: Seleção e implementação de ações para abordar os riscos e avaliação da eficácia das mesmas para: - Evitar o risco; - Remover a fonte de riscos; - Mudar a probabilidade e/ou as consequências; - Compartilhar; - Reter o risco por decisão fundamentada. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 11 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 4. Requisitos para a Gestão de Riscos 4.1 Estrutura Organizacional e Responsável pelo Risco do Produto (RRP) (IATF 16949 - 4.1, 4.2, 5.1.1, 5.1.1.2, 5.1.1.3, 5.1.2, 5.3.1, 5.3.2) Objetivo: Definir uma estrutura que assegure a implementação, execução e melhoramento contínuo do processo de gestão de riscos, mediante o seu monitoramento e a análise crítica dos resultados obtidos. Definir a atuação do Responsável pelo Risco do Produto (RRP). Requisitos: A) Estrutura Organizacional 1) A Organização deve definir formalmente uma estrutura organizacional mínima para a gestão de riscos. Esta estrutura deve prever a existência de um Comitê de Riscos, coordenado por um Responsável pelo Risco do Produto (RRP) e formado por equipe multidisciplinar composta, minimamente, por representantes dos processos de Desenvolvimento de Produto, Engenharia de Processos, Produção, Qualidade e Compras/EQF. 2) Ao Comitê de Riscos deve ser atribuída autoridade, responsabilidades e atribuições para: a) Implementar as ações para o pleno atendimento dos requisitos do presente manual, assegurando a gestão de riscos do produto desde o início do processo de desenvolvimento até o fim de sua vida; b) Assegurar que os processos de cotações, análise de viabilidade, planejamento da qualidade e reuniões de Technical Review com a FCA, incluindo análises de modificações de produto e processo, considerem os fatores de risco do produto; c) Garantir que, no processo de Desenvolvimento de Produto, as Características Especiais do produto e do processo de manufatura sejam identificadas, consensadas com a FCA e devidamente tratadas quanto à garantia de sua conformidade. d) Avaliar sistematicamente os resultados e tendências dos indicadores de performance do produto e dos processos produtivos, identificando potenciais riscos do produto. e) Monitorar, identificar e gerenciar eventos relacionados com riscos do produto mantendo a alta direção da Organização informada e, quando aplicável, a FCA e fornecedores. f) Interromper a produção e o fornecimento de produtos em situações nas quais se verifiquem riscos do produto, atuando de forma rápida e eficaz para a completa normalização destas situações; g) Responder pelo processo de segurança do produto previsto no item 4.4.1.2 da norma IATF 16949:2016 (Segurança do Produto). h) Garantir a abrangência dos requisitos deste manual a todas as unidades de sua Organização onde produtos destinados à FCA LATAM sejam projetados, desenvolvidos e manufaturados. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 12 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S3) O processo de Gestão de Riscos, incluindo a forma de funcionamento do Comitê de Riscos, deve ser formalmente descrito no sistema de gestão da Organização. B) Responsável pelo Risco do Produto (RRP) 1) A alta direção da Organização deve designar o RRP, que deve possuir as seguintes competências mínimas: a) Ser um gestor / profissional sênior da empresa. b) Ser conhecedor dos produtos manufaturados pela Organização, seus requisitos e características de utilização e seus processos de manufatura, além dos requisitos da FCA. c) Possuir capacitação sobre responsabilidade civil pelo produto, legislação relativa à segurança e defesa do consumidor e sobre legislação específica dos produtos da Organização. d) Possuir conhecimento metodológico sobre gestão de riscos (identificação, análise, avaliação e tratamento). e) Estar integrado às interfaces globais técnicas e de Compliance da Organização. C) Auditoria Interna e Análise Crítica 1) A Organização deve assegurar a realização de auditorias internas, com frequência mínima anual e conduzidas por auditores internos devidamente qualificados, para avaliar a aderência aos requisitos deste manual (utilizar o anexo A - Avaliação da Excelência na Gestão de Riscos). Nota: auditor interno qualificado é o profissional possuidor de qualificação para a realização de auditorias internas em algum sistema de gestão (ISO 9001, ISO 14001, IATF 16949...) e que tenha participado do curso Requisitos para Gestão de Riscos para Fornecedores FCA (conteúdo deste manual) ministrado por instituição credenciada pela FCA. 2) Os resultados destas auditorias, assim como indicadores e informações provenientes do Comitê de Riscos, devem ser utilizados como entradas nas análises críticas mensais da alta direção. Recomendações e orientações: As figuras 3, 4 e 5 abaixo exemplificam uma estrutura típica para gestão de riscos em uma organização. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 13 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Figura 3 - Conceituação do sistema de liderança para gestão de riscos Figura 4 – Exemplo de estrutura organizacional para gestão de riscos Figura 5 - Exemplo de fluxograma de atividades da Gestão de Riscos. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 14 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 4.2 Gestão de Riscos em Mudanças de Produto e Processo Produtivo (IATF 16949 – 8.5.6, 8.5.6.1, 8.5.6.1.1, 8.7.1.1) Objetivo: Prevenir a materialização de riscos derivados em mudanças de produto e/ou de processo produtivo, pelo cumprimento dos requisitos para a sua efetivação. Requisitos: A) Requisitos Fundamentais (Forever Requirements) – ver também norma FCA SQ.00012 1) A organização deve definir e implementar um processo de gestão de mudanças em produto e processo produtivo, integrado com o processo de Gestão de Riscos, que assegure o cumprimento dos requisitos fundamentais do Cliente estabelecidos na norma mencionada no título desta seção, especialmente: identificar necessidades de mudanças de produto e processo produtivo – identificar, analisar e avaliar eventuais riscos correlatos – comunicar e obter concordância do Cliente para a mudança pretendida – realizar as atividades de validação da mudança, incluindo aprovação do Cliente – efetivar a mudança, assegurando a rastreabilidade. 2) O processo de gestão de mudanças deve cobrir as seguintes situações: a) Mudança do produto, incluindo componentes e materiais b) Mudança de matérias-primas e/ou suas fontes c) Mudança de fornecedor e subfornecedor d) Mudança de processo produtivo, incluindo layout, localização, instalações, equipamentos, ferramentais, meios de controle, sistemas de embalagem e armazenamento e) Mudança de plano de controle f) Outras mudanças que possam trazer riscos ao produto B) Gestão de Mudanças 1) O processo de gestão de mudanças deve utilizar o formulário “Pre FR Supplier Checklist – EMEA”, anexo à norma FCA SQ.00012 e o formulário “Change Request - Solicitação de Mudanças” anexo ao presente manual, para efetuar as análises prévias das mudanças pretendidas. 2) Estes documentos, validados internamente pelo Comitê de Riscos da Organização, devem ser comunicados e submetidos ao Cliente para obtenção de concordância, com antecedência mínima de 90 (noventa) dias da data pretendida para implementação. 3) A organização deve aguardar a concordância prévia do cliente para prosseguir com as atividades de mudanças e sua aprovação formal, de acordo com os processos existentes (Qualificação, Benestare, PPAP, ...), para a implementação. Recomendações e orientações: Para a realização das atividades de validação e implementação de mudanças de produto e processo produtivo, além da norma SQ.00012 acima mencionada a Organização deve ater- se ao conteúdo das seguintes normas FCA: Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 15 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 9.01102 (Qualidade dos Fornecimentos) 9.01103 (Certificado de Qualidade e Conformidade) 07740 (Qualificação de Produtos) FPW.IFP059 (Aprovação de Produto – Powertrain) SQ.00009 (Plano de Controle Reforçado) SQ.00010 (AQP e PPAP) 08090 (Gestão de Desvios), e outras aplicáveis. A figura 6 abaixo exemplifica o fluxo para gestão de mudança de produto e/ou processo produtivo, sob a ótica da gestão de riscos. Figura 6: Exemplo de fluxo para Gestão de Mudança Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 16 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 4.3 Mapeamento de Riscos (IATF 16949 – 6.1 e 6.2) Objetivo: O mapeamento de riscos tem por objetivo identificar, analisar, avaliar, classificar e priorizar riscos de modo a definir contramedidas para sua completa prevenção ou mitigação, bem como sua gestão ao longo do tempo. A figura 7 demonstra esta lógica. Figura 7 - Fluxo Matriz de Riscos: dinâmica de configuração Requisitos: A) Identificação, Análise e Avaliação dos Riscos 1) O processo de Gestão de Riscos deve prever a elaboração e atualização sistemática de uma Matriz de Riscos, que considere fatores relacionados ao produto desdobrado em componentes e aos respectivos processos produtivos. Esta matriz deve permitir: A avaliação e classificação objetiva dos riscos identificados e analisados; A priorização dos riscos para proporcionar o seu tratamento (prevenção e/ou mitigação). Nota: os métodos de identificação de riscos podem incluir: Métodos baseados em evidências, como por exemplo, quebra de qualidade no cliente, listas de verificação, auditorias da qualidade (interna ou externa), análises críticas de dados históricos, etc. Abordagens sistêmicas onde especialistas seguem um processo para identificar os riscos por meio de um conjunto estruturado de instruções ou perguntas como, por exemplo, FMEAs, Análise de Árvore de Falhas (FTA), etc. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 17 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 2) O Fator de Risco do Produto deve considerar o grau de risco relacionado com a sua classificação funcional (ver normas FCA 9.01102/10 e FPW.IFN053), o tipo de projeto/tecnologia empregada, os fornecedores envolvidos e ser desdobrado em subconjuntos/componentes – ver exemplo nas figuras 8, 9 e 10 abaixo. Figura 8 - Árvore do Produto Figura 9 - Matriz de Riscos: Fatores do ProdutoNota: a pontuação a ser inserida na coluna C se refere ao Índice de Risco Geral mais elevado do(s) fornecedor(es) do produto/componente em avaliação. 3) O Fator de Risco do Processo Produtivo deve considerar o grau de risco dos fatores relacionados à robustez do processo, aos controles de processo especial, aos equipamentos e meios produtivos utilizados, à gestão de mudanças, aos desempenhos qualitativo e logístico e à capacidade produtiva - ver exemplo na figura 10 abaixo. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 18 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Figura 10 - Matriz de Riscos: Fatores do Processo de Manufatura Nota: no caso de produtos compostos (desdobrados), as pontuações (colunas A a J) do produto final devem ser iguais ou superiores às pontuações dos subconjuntos/componentes que o compõem. B) Priorização dos Riscos 1) O Índice de Risco Geral (IRG) deve ser calculado de acordo com as fórmulas abaixo: Fator Risco Produto = ((“Coluna A” x 2) + “Coluna B” + “Coluna C”) / 4 Fator Risco Processo = ((“Coluna D” x 2) + “Coluna E” + “Coluna F” + “Coluna G” + “Coluna H” + “Coluna I” + “Coluna J”) / 8 Índice de Risco Geral (IRG) = ((“Fator Risco Produto” x 4) + (“Fator Risco Processo”)) / 5 2) Os Índices de Risco Geral (IRG) devem ser classificados conforme tabela abaixo: IR RISCO DESCRIÇÃO > 7,5 a 10 ALTO Risco inaceitável, sendo necessária a definição de medidas para eliminação da condição de risco, planos de mitigação e ações de contingência. > 5,0 a 7,5 MÉDIO Risco aceitável, desde que seus fatores sejam submetidos a monitoramento constante e sistemático. 1,0 a 5,0 BAIXO Risco aceitável Figura 11 – Tabela de classificação do Índice de Risco Geral Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 19 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Figura 12 - Exemplo de Matriz de Riscos preenchida Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 20 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S C) Tratamento dos Riscos 1) O tratamento dos riscos deve ser realizado de forma planejada e deve ter uma rotina estabelecida pelo Comitê de Riscos e pelo RRP – ver requisito 4.1.A.3 - considerando: A definição das ações de prevenção/eliminação dos riscos e/ou a eventual mitigação de seus efeitos, caso se concretizem; A implementação das ações definidas; O monitoramento sistemático do plano de ação, dos indicadores de risco e indicadores de desempenho relacionados com os riscos; A análise crítica dos resultados obtidos; A proposição de ações de reforço ou melhorias aplicáveis. A figura 13 abaixo ilustra o fluxo do tratamento de riscos identificados classificados e priorizados na Matriz de Riscos. Figura 13 – Fluxo para tratamento de riscos identificados na Matriz de Riscos 2) O tratamento deve ser estendido à cadeia de fornecimento, quando aplicável (ver seção 4.5 deste manual). D) Monitoramento dos Riscos 1) Os indicadores de risco e indicadores de desempenho relacionados com os riscos identificados como “ALTO” devem ser monitorados sistematicamente, com acompanhamento pelo Comitê de Riscos. 2) Eventuais alterações e/ou tendências negativas identificadas nestes indicadores devem ser reportadas imediatamente aos respectivos responsáveis e ser incluídas nas reuniões diárias do Processo de Resposta Rápida (Fast Response). 3) Processos que geram ou impactam características classificadas como “Especiais” devem ser controlados de forma a assegurar 100% de conformidade destas características. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 21 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 4.4 Gestão da Rastreabilidade e Controle dos Registros (IATF 16949 – 8.5.2, 8.5.2.1) Objetivo: Os registros e a rastreabilidade permitem, face a uma falha (ou suspeita de falha) do produto, a análise retroativa das condições nas quais o produto foi produzido, a pesquisa das causas da falha, a extensão da falha (quantidade e lotes de produtos envolvidos) propiciando, assim, informações para a definição das ações para corrigir as causas e prevenir a repetição da falha bem como mitigar os seus efeitos, no sentido de corrigir os produtos já produzidos (em estoque, entregues ao cliente e, eventualmente, de posse dos usuários finais). Requisitos: A) Gestão da Rastreabilidade 1) A organização deve definir um processo de gestão da rastreabilidade que assegure a identificação individual de cada produto, de forma apta a permitir a rastreabilidade reversa das condições nas quais o produto foi produzido, controlado e destinado bem como o lote homogêneo de produção ao qual o mesmo pertence. Estas identificações devem ater-se às especificações do desenho e, quando previsto, à norma FCA 9.01106 e derivadas e ser duráveis e indeléveis durante o período de garantia do produto. Nota: para produtos de segurança (CF1 ou CF1D), a marcação deve ser durável e indelével por, pelo menos, 15 anos. 2) Os lotes de produtos devem possuir identificação em cada embalagem individual, durável e indelével pelo período de utilização (compreendidos transporte e armazenamento) e apta a permitir a rastreabilidade reversa das condições nas quais o lote foi produzido, controlado e destinado, bem como a identificação do lote homogêneo de produção ao qual o mesmo pertence. 3) Os fatores definidores de homogeneidade de lote (corrida de matéria prima, batelada, componente determinante, operação, etc.) devem ser definidos para cada produto/família de produto e/ou processo operacional, permitindo o planejamento adequado do sistema de identificação e rastreabilidade. 4) O sistema de produção (incluindo controle da qualidade, manuseio, transporte e armazenamento) deve ser planejado para delimitar os lotes homogêneos de produção e a sua correlação com a identificação dos produtos/embalagens, permitindo a correta rastreabilidade no decorrer dos processos operacionais, nos processos de utilização no cliente, montadora e nos processos pós-venda (produtos de reposição e assistência técnica). Nota: na definição dos lotes homogêneos deve ser considerado também o aspecto econômico, ou seja, a dimensão quantitativa do lote considerado homogêneo é determinante para a definição da quantidade de veiculos afetada pela falha de algum produto proveniente deste lote. 5) A rastreabilidade deve assegurar, também, que os materiais (matéria prima, componentes, produtos semielaborados e acabados, etc.) sejam identificados ao longo dos processos operacionais de forma clara e inequívoca, com indicação precisa da etapa do processo na qual se encontram, das operações realizadas e aquelas a realizar, assim como a vinculação a seus lotes de origem. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 22 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 6) O início de produção de um produto e a introdução de modificações de produto, processo, plano de controle e fontes de insumos devem ser objeto de rastreabilidade clara e inequívoca, mediante o estabelecimento dos respectivos breakpoints. 7) Os requisitos de identificação e rastreabilidade devem ser estendidos para produtos, materiais e serviços provenientes dos fornecedores. B) Controle de Registros 1) Os registros da qualidade devem ser controlados. São considerados registros da qualidade: Documentação de análise crítica para preparação de oferta técnico comercial; Documentação gerada no processo de desenvolvimento,validação e aprovação do produto, incluindo fornecedores; Documentação de processo produtivo e plano de controle, inclusive as versões obsoletas; Resultados de monitoramento de parâmetros de processos produtivos; Registros de confirmação da realização de atividades mandatórias para a garantia da qualidade e conformidade do produto (setup, inspeções de produto, auditoria de produto, auditoria de processo, calibração de meios de medição, manutenções periódicas, análises críticas mensais da alta direção, etc.); Registros de tratamento de não-conformidades de processo e produto. 2) Os registros acima devem ser arquivados e preservados contra deterioração ou perda por fenômenos naturais como inundação, incêndio ou pela ação do tempo, pelo tempo mínimo previsto na norma FCA 9.01102 e devem apresentar facilidade de acesso e consulta sempre que necessário. 3) Os registros da qualidade devem ser compatíveis e possuir vinculação com o sistema de rastreabilidade adotado para os produtos. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 23 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 4.5 Gestão de Risco dos Fornecedores (IATF 16949 – 8.4) Objetivo: Estender, quando aplicável, os requisitos do presente manual aos fornecedores da Organização e sistematizar um processo de gestão de riscos para a cadeia de fornecedores de material direto e prestadores de serviços, com critérios para definição de prioridades. A figura 14 abaixo demonstra esta lógica. Figura 14 - Processo de Gestão de Riscos da cadeia de fornecedores Requisitos: A) Estrutura para Gestão e Mapeamento dos Riscos de Fornecedores 1) A Organização deve definir uma estrutura de Engenharia de Qualidade Fornecedores (ou similar) com dimensionamento quantitativo e qualitativo do quadro de profissionais adequado à dimensão e complexidade da cadeia de fornecedores e com o propósito de estender a aplicação dos requisitos deste manual aos fornecedores. 2) Os fornecedores da Organização devem ser selecionados e qualificados de acordo com critérios objetivos que considerem os riscos relacionados a: Localização geográfica; Grau de dependência dos principais clientes; Saúde financeira; Estágio de evolução do Sistema de Gestão da Qualidade. Tipo de produto; Know How do fornecedor em desenvolvimento de produto/processo; Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 24 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Capabilidade e controle dos processos de manufatura; Recursos para conservação dos meios de produção; Histórico de desempenho de qualidade; Histórico de desempenho de logística; Capacidade produtiva instalada. 3) O processo de Gestão de Riscos de Fornecedores deve prever a elaboração e atualização sistemática de uma Matriz de Riscos de Fornecedores Tier N, que considere fatores relacionados ao Fornecedor, ao produto e aos respectivos processos produtivos (ver requisito 2 acima). Esta matriz deve permitir: A avaliação e classificação objetiva dos riscos identificados e analisados; A priorização dos riscos para proporcionar o seu tratamento (prevenção e/ou mitigação). Nota: esta matriz deve ser relacionada com a Matriz de Riscos descrita na seção 4.3. B) Priorização dos Riscos de Fornecedores 1) O Índice de Risco Geral TIER N deve ser calculado de acordo com as seguintes fórmulas (ver identificação das colunas na figura 16 abaixo): Fator Risco Organização = (“Coluna A” + “Coluna B” + (“Coluna C” x 2) + (“Coluna D” x 4)) / 8 Fator Risco Produto e Processo = (“Coluna E” x 2) + “Coluna F” + (“Coluna G” x 3) + (“Coluna H” x 2) + “Coluna I” + “Coluna J” + “Coluna K”) / 11 Índice de Risco Geral Tier N = ((“Fator Risco Organização” x 4) + (“Fator Risco Processo” x 11)) / 15 2) Os Índices de Risco Geral Tier N devem ser classificados conforme tabela abaixo: IR TIER N RISCO DESCRIÇÃO > 7,5 a 10 ALTO Risco inaceitável, sendo necessária a definição de medidas para eliminação da condição de risco, planos de mitigação e ações de contigência. > 5,0 a 7,5 MÉDIO Risco aceitável, desde que seus fatores sejam submetidos a monitoramento constante e sistemático. 1,0 a 5,0 BAIXO Risco aceitável Figura 15 – Tabela de classificação do Índice de Risco Geral Tier N A figura 16 abaixo apresenta um exemplo de Matriz de Riscos de Fornecedores Tier N preenchida. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 25 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Figura 16 – Exemplo de Matriz de Risco Tier N preenchida Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 26 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S C) Tratamento dos Riscos de Fornecedores 1) O tratamento dos riscos relacionados a Fornecedores deve ser realizado de forma planejada e deve ter uma rotina estabelecida pelo Comitê de Riscos e pelo RRP – ver requisito 4.1.A.3 - considerando: A definição das ações de prevenção/eliminação dos riscos e/ou a eventual mitigação de seus efeitos, caso se concretizem; A implementação das ações definidas; O monitoramento sistemático do plano de ação, dos indicadores de risco e indicadores de desempenho relacionados com os riscos; A análise crítica dos resultados obtidos; A proposição de ações de reforço ou melhorias aplicáveis. As ações acima devem considerar, dentre outras: A adoção de plano de controle de qualidade reforçado de acordo com norma FCA SQ.00009; A inserção do Fornecedor em um programa de desenvolvimento monitorado pela Organização; O desenvolvimento de fonte alternativa para substituição do Fornecedor. Nota: o fluxo do tratamento de riscos identificados, classificados e priorizados na Matriz de Riscos de Fornecedores Tier N é o mesmo apresentado na figura 13 da seção 4.3. D) Monitoramento dos Riscos de Fornecedores 1) Os indicadores de risco e indicadores de desempenho relacionados com os riscos de Fornecedores identificados como “ALTO” devem ser monitorados sistematicamente, com acompanhamento pelo Comitê de Riscos. 2) Eventuais alterações e/ou tendências negativas identificadas nestes indicadores devem ser reportadas imediatamente aos respectivos responsáveis e ser incluídas nas reuniões diárias do Processo de Resposta Rapida (Fast Response). 3) Processos de Fornecedores que geram ou impactam características classificadas como “Especiais” devem ser controlados de forma a assegurar 100% de conformidade destas características. Orientações: Os exemplos abaixo podem resumir estratégias e ações para promover o desenvolvimento de fornecedores em função de sua classificação de riscos: Elevação da frequência de auditorias de produto/processo em fornecedores; Promover treinamentos em ferramentas automotivas para os fornecedores; Realização de workshops e encontros de fornecedores para apresentação de estratégias de atuação e objetivos; Promover a difusão de melhores práticas entre os fornecedores; Estabelecer programa para desenvolvimento de fornecedores, considerando a transferencia de metodologias aplicadas pela Organização Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 27 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 4.6 Gestão de Problemas (IATF 16949 – 10.2.3) Objetivos O atendimento aos requisitos deste manual previne, mas não elimina, a materialização de situações de risco consubstanciadas em falhas de produto. É necessário que a Organizaçãodisponha de recursos metodológicos, tecnológicos e humanos para enfrentar estas situações e assegurar o retorno à normalidade. Requisitos A) Estruturação da Metodologia 1) A organização deve possuir um processo definido e implementado de Solução de Problemas, que propicie: A identificação de abordagens para cada categoria de problema (problemas de desenvolvimento de produto, falhas internas, falhas externas, não conformidades em auditorias de produto ou processo, etc.); O tratamento diferenciado para “falhas sob controle” e “falhas fora de controle”; Os recursos necessários para a aplicação das abordagens definidas; A investigação e identificação célere da causa raiz; A definição da dimensão quantitativa do problema (quantidade, identificação, outros produtos envolvidos); A implementação de ações mitigadoras e antireincidência, além de abrangentes (produtos e processos similares, inclusive em outros sites da Organização); A incorporação de “lições aprendidas”. 2) A metodologia utilizada deve prever o registro detalhado da evolução da investigação das causas e da solução adotada (contenção, correção, medidas anti-reincidência, lições aprendidas), através de um relatório/formulário padrão a ser tratado como “registro da qualidade”. B) Governança e comunicação 1) A gestão do processo deve prever o acompanhamento e monitoramento da solução de problemas de “falhas fora de controle” pelo Comitê de Riscos, assegurando o apoio organizacional para sua aplicação eficaz. 2) Sempre que houver riscos considerados significativos para o produto, as informações devem ser escalonadas para os responsáveis de área diretamente envolvidos, para a Reunião de Resposta Rápida e para a alta direção da Organização. Quando houver risco (ou suspeita de risco) sobre produtos já expedidos para a FCA, esta deverá ser informada em detalhes e celeremente. 3) O fluxo de informações deverá assegurar a confidencialidade necessária ao problema tratado e, em especial, quando houver a possibilidade de ocorrerem ações de mitigação ou risco envolvendo produtos já destinados ao mercado consumidor. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 28 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S C) Lições Aprendidas 1) O tratamento de “falhas fora de controle” somente deve ser considerado encerrado quando houver a definição clara de medidas anti-reincidência de aplicação abrangente para os produtos atuais e futuros e em todas os sites da Organização que fornecem produtos similares à FCA. 2) O processo de desenvolvimento do produto deve ser alimentado de maneira clara e formalizada sobre as lições aprendidas derivadas de produtos anteriores. Orientações: A Escalação pode ser definida em base à figura abaixo. Figura 17 – Exemplo de níveis de escalação Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 29 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 4.7 Gestão do Conhecimento e Competências (IATF 16949 – 7.1.6, 7.2, 7.2.1, 7.2.2) Objetivo Os requisitos seguintes apresentam como desenvolver um processo de gestão do conhecimento organizacional considerando os conhecimentos que são fundamentais para o sucesso do negócio e para o gerenciamento da cadeia de fornecimento da FCA, além de definir corretamente as necessidades de conscientização e treinamento. A figura 18 abaixo apresenta uma estruturação lógica para a gestão do conhecimento organizacional: Figura 18 – Estruturação da Gestão do Conhecimento Organizacional Requisitos A organização deve definir um ciclo de gestão do conhecimento organizacional incluindo no mínimo as etapas apresentadas a seguir: A) Identificação das Necessidades de Conhecimento 1) A organização deve identificar os conhecimentos necessários para o seu bom desempenho organizacional e para a minimização dos riscos relacionados aos seus processos e produtos, incluindo os riscos de fornecedores. Esta identificação deve ser coerente com o mapeamento de processos e com a Matriz de Risco e a Matriz de Risco para Fornecedor Tier N. 2) O conhecimento relacionado ao conteúdo do presente manual é mandatório para os membros do Comitê de Riscos (RRP incluído) e recomendável para os demais gestores da Organização. B) Avaliação dos Conhecimentos Identificados 1) A organização deve analisar criticamente os conhecimentos identificados para definir prioridades e permitir o planejamento das atividades de disponibilização, multiplicação, retenção e atualização dos conhecimentos. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 30 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S C) Disponibilização do Conhecimento 1) A organização deve definir as ações necessárias para a disponibilização dos conhecimentos organizacionais considerados críticos e prioritários. 2) A disponibilização deve considerar mecanismos institucionais como normas e manuais internos, procedimentos, instruções de trabalho e outros documentos similares que compõem o seu capital intelectual. 3) A atividade de capacitação do Comitê de Riscos deve ser ministrada por instituição credenciada pela FCA. D) Multiplicação, Retenção e Atualização do Conhecimento 1) A organização deve definir as ações necessárias para a multiplicação e retenção dos conhecimentos organizacionais considerados como críticos no seu processo de gestão de riscos (vide orientações e exemplos de aplicação), visando à continuidade e aperfeiçoamento desta gestão. Nota: A retenção de um conhecimento pode ocorrer pela sua multiplicação por uma quantidade mínima de pessoas, pela sua absorção em documentos da organização, pelo seu uso ininterrupto e por atividades internas de capacitação, dentre outras maneiras. 2) A organização deve estabelecer ações para verificar e prover a atualização dos conhecimentos organizacionais considerados como críticos no seu processo de gestão de riscos. Orientações / Exemplo de aplicação dos requisitos: A intenção da Gestão do Conhecimento é a de fazer uma gestão dos riscos relacionados à não disponibilidade do Conhecimento Organizacional dentro dos processos de negócio, suporte e de suas respectivas atividades. A Gestão do Conhecimento parte da formulação estratégica de uma proposta de busca do valor agregado que o conhecimento representa. Muitas são as formas de criação de valor, cabendo a organização, em função do seu porte, cultura e complexidade definir a melhor estratégia. São apresentados a seguir as boas práticas que podem ser utilizadas para exemplificar os 5 requisitos desta seção: Identificação das necessidades de conhecimento A identificação dos conhecimentos necessários para o bom desempenho organizacional deveria ser efetuada pelos gestores dos processos, identificando os conhecimentos necessários para garantir que as saídas pretendidas do processo sejam obtidas de forma consistente e os indicadores de desempenho sejam alcançados continuamente. Avaliação dos conhecimentos identificados Na análise crítica e determinação dos conhecimentos críticos poderiam ser considerados fatores como: Gravidade das consequências associadas à falta de domínio do conhecimento na condução dos processos; Urgência relacionada na obtenção do conhecimento caso ele seja perdido por qualquer motivo; Tendência ao agravamento da situação decorrente da falta do conhecimento; Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 31 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS CO S Dificuldade de disponibilização do conhecimento. Conhecimentos mais simples e dominados pelo mercado seriam considerados menos críticos do que aqueles específicos e muitas vezes dominados somente pela organização; Esforço para a obtenção e domínio completo do conhecimento, o que daria maior ênfase a conhecimentos científicos, por exemplo. A análise crítica pode ser realizada no formato de Matriz (vide exemplos figuras 19, 20 e 21) com colunas para a identificação dos processos, descrição dos conhecimentos identificados, análise da crítica e planejamento das ações. Figura 19 – Matriz para identificação de conhecimentos Exemplos de Planejamento para a Gestão dos Conhecimentos críticos: Processo Conhecimentos Críticos Análise crítica Plano de Ações Responsável Disponibilização Multiplicação / Retenção Atualização Classificação (1 a 5) Figura 20 – Exemplo de Planejamento das necessidades de conhecimento Classificação de risco referente ao domínio do conhecimento no Processo: 5 - Sem domínio do conhecimento pelos colaboradores 4 - Domínio do conhecimento apenas por 1 colaborador 3 - Domínio do conhecimento por mais de 1 colaborador 2 - O conhecimento é documentado e disponibilizado na extensão necessária 1 - O conhecimento é documentado e disponibilizado na extensão necessária e mais de um colaborador possui o domínio do conhecimento. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 32 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Figura 21 – Exemplo de Matriz Gestão de Conhecimento Necessidade de Conhecimento dos Colaboradores (níveis de conhecimento): A. Sem conhecimento (necessita deste conhecimento) B. Conhecimento superficial (em formação) C. Conhecimento básico (já formado) D. Conhecimento avançado (trabalha e aplica com experiência) E. Especialista e multiplicador neste conhecimento N.A – Conhecimento não aplicável ao colaborador Na figura 22 abaixo é mostrado um exemplo de Matriz para flexibilização de operadores e gestão dos riscos pela falta de competência em determinada célula de trabalho, muito comum no chão de fábrica das indústrias. Figura 22 – Matriz de Flexibilidade e/ou de Policompetência / Polivalência Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 33 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Mapa de Monitoramento de Competências – Este modelo de “Radar Chart” também é utilizado por muitas indústrias que estão em processo de melhoria contínua para fazer a Gestão dos Riscos pela falta dos conhecimentos essenciais nas áreas técnicas e administrativas (liderança e operacional). Figura 23 – Exemplo de Radar Chart Disponibilização do Conhecimento A seguir listamos algumas ações possíveis para formação, sem a intenção de esgotá-las. Treinamento em sala ou no local de trabalho; Apresentação de procedimentos e instruções de trabalho; Consultoria, coaching e mentoring; Estágios supervisionados; Visitas técnicas a fornecedores, fabricantes e feiras de máquinas e equipamentos; Visitas a outras unidades da mesma organização. Normalmente os conhecimentos residem na mente dos trabalhadores (conhecimento tácito) e precisam de alguma forma, ser transformados em conhecimentos explícitos. A padronização, a partir da análise criteriosa dos colaboradores de melhor desempenho, é um caminho muito comum nas organizações. Multiplicação e retenção A base da multiplicação dos conhecimentos está associada à capacidade de colaboração, de realização de trabalhos coletivos. Um grupo de colaboradores que compartilha seus conhecimentos leva ao aprendizado coletivo. Esta também é uma importante forma de transformação do conhecimento tácito em explicito. A alavancagem do conhecimento coletivo ajuda à minimização dos riscos relacionados à falta da disponibilidade de conhecimentos. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 34 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S A padronização é uma importante forma de multiplicação e retenção do conhecimento organizacional. Outras ações relacionadas às políticas de recursos humanos, como a política de atração de bons profissionais, de remuneração, benefícios, reconhecimento e celebração poderiam ser usadas com este objetivo. Neste sentido, uma forma correta de liderança e um bom clima organizacional poderiam ser considerados. As matrizes apresentadas neste módulo na seção B (figuras 21, 22, 23, 24 e 25) também podem ser utilizadas no controle de multiplicação e retenção do conhecimento. Atualização Exemplos de ações para a atualização dos conhecimentos: Participação em palestras, treinamentos, convenções, workshops e congressos; Leitura contínua; Networking, manter ativa sua rede de contatos profissionais; Realização de rotinas de lições aprendidas (como revisão das FMEAS). Nota: Participação em workshops. Além da formação teórica, o estudo de casos hipotéticos e reais simulam a aplicação prática do conhecimento adquirido e fortalecem a sua absorção. Tal prática pode ser aplicada aos colaboradores que passaram pelo treinamento de 8D e metodologias de resolução de problemas, assim como à Equipe de Liderança Técnica. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 35 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 5. Avaliação da Excelência na Gestão de Riscos A verificação do atendimento aos requisitos do presente manual se dá pela realização de auditorias de primeira e segunda partes, conforme disposto no checklist de Avaliação da Excelência na Gestão de Riscos, relacionado na seção 7 – anexos. Este checklist possui os mesmos requisitos descritos na seção 4 deste manual. O critério para aprovação é a obtenção de pontuação 5 (verde) em todos os requisitos descritos na Guia de Avaliação da Gestão de Riscos. Os requisitos que, eventualmente, não obtiverem aprovação deverão ser objeto de um plano de adequação a ser conduzido pelo Comitê de Riscos da Organização e apresentado ao EQF FCA. O critério de classificação para os requisitos é descrito na figura abaixo: Figura 24 - Tabela de pontuação e classificação dos requisitos Um exemplo preenchido da matriz de pontuação da Avaliação da Excelência na Gestão de Riscos é apresentado na figura abaixo: Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 36 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S Figura 25 – Planilha de Avaliação da Excelência na Gestão de Riscos Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 37 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 6. WCM – Um exemplo de sucesso em Gestão Industrial O WCM, World Class Manufacturing, é um método desenvolvido e implantado pela FCA Group Automobiles S.p.A. (“FGA”) para atingir padrões de excelência requeridos no cenário competitivo atual. É composto por know-how técnico e gerencial que visa organizar o sistema de produção em sua totalidade, e que envolve as áreas de Qualidade, Manutenção, Gestão de Custos, Segurança, Saúde e Logística. O WCM, que foca nos métodos adotados em melhores práticas (“best practices”)de mercado, é um modelo elaborado que otimiza todo o processo produtivo, bem como os logísticos e permite, ainda, uma melhoria contínua de seus fatores essenciais: Qualidade, Produtividade, Saúde, Segurança e Entrega. O objetivo do WCM é maximizar o desempenho do Sistema de Produção, por meio de um corpo estruturado de métodos e ferramentas, permitindo a entrega do produto ao cliente final dentro dos prazos agendados e com a qualidade exigida, e, ao mesmo tempo, permite examinar e avaliar as atividades que não agregam valor e/ou quaisquer outras perdas de materiais, energia, equipamentos e recursos. A Gestão de Riscos, traz para dentro do chão de fábrica o conhecimento básico e indispensável para mapeamento, monitoramento, escalação e mitigação dos riscos de qualidade no processo. Conhecendo-se o escopo das metodologias e das ferramentas do WCM e considerando-se a metodologia proposta para a Gestão de Riscos, buscamos aqui mostrar o potencial de sinergia entre ambas as abordagens. A figura 26 abaixo demonstra, considerando-se toda a experiência acumulada na aplicação das ferramentas WCM, como as mesmas podem se relacionar com as diferentes fases da Gestão de Riscos. Es tru tu ra O rg an iz ac io na l G es tã o da M ud an ça M ap ea m en to d e Ri sc os Ra st re ab ili da de G es tã o de R is co s de F or ne ce do re s G es tã o de Pr ob le m as G es tã o do Co nh ec im en to e Co m pe tê nc ia s QC ERROR / MISTAKE PROOF X X X QC 8 STAGES (Process Control Map) X X QC Matriz Q.A X X QC FMEA (PFMEA / DFMEA) X X X X X QC OCURRENCE & RELEASE X X X X X LCS FIFO X X WO SOP X X WO MURI, MURA, MUDA X AM CILR X PM MACHINE LEDGER X PM EWO X PD TWTTP / HERCA X X PD MAPA DE COMPETÊNCIAS X X PD RADAR CHART X X PD MATRIZ DE RESPONSABILIDADE X X X X FI PROBLEM SOLVING X X Fases WCM Tools Risk Mitigation Figura 26 – Potencial de interação entre as ferramentas WCM e as fases da Gestão de Riscos Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 38 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S O potencial de interação aqui indicado, deve ser interpretado sob a ótica de melhoria contínua do processo de Gestão de Riscos, para o qual, numa fase mais avançada de implementação, poderão ser empregadas as ferramentas do WCM, enriquecendo-se o método da Gestão de Riscos. Por exemplo, podemos citar algumas ferramentas: Error / Mistake Proof Conceito: É uma técnica de prevenção para evitar possíveis erros humanos na realização de qualquer atividade produtiva Aplicação: Para impedir que aconteçam os erros ou para tornar evidente o erro no momento em que este acontece, através da utilização de dispositivos apropriados Gestão de Riscos: Aplicabilidade para características de riscos críticos, o método Error/ Mistake Proof permite garantir sistemas à prova de falhas, de forma a eliminar o risco identificado Occurrence & Release Conceito: Ferramenta que busca mapear e classificar os potenciais modos de falha, que podem ser gerados em cada fase do Processo Produtivo, de forma a eliminar a possibilidade de defeitos de qualidade críticos e/ou que eles passem para a próxima etapa. Aplicação: Consiste em identificar os potenciais problemas de qualidade e antecipar a tomada de ações preventivas e proativas, avaliando as fraquezas de cada operação de trabalho de forma a conter e evitar que os defeitos ocorram Gestão de Riscos: Antecipar potenciais problemas de qualidade durante as fases de desenvolvimento do processo, mitigando de acordo com a classificação de riscos os problemas mais críticos 8 Stages Incoming Material Conceito: Na metodologia “8 Estágios de Fornecimento” o Cliente e Fornecedor são considerados como um processo único e comum ajustado para satisfazer as expectativas de qualidade do cliente, minimizando os custos para ambas as partes. O objetivo é mover-se dos mais baixos para os mais elevados estágios, mudando os controles de produto para controles de processo, tornando mais robusto o processo. Aplicação: Mapeamento de todas as características chaves do Produto e os respectivos controles de Processo, de forma a identificar as fragilidades de processo e implementar ações para tornar o processo robusto Gestão de Riscos: Baseado nos pontos críticos de processo identificados da Gestão de Riscos, implementar ações visando passar o controle do nível Produto para o nível Processo. Para obter maiores informações sobre o projeto de excelência da FCA em WCM para fornecedores, o fornecedor poderá procurar o EQF responsável pela sua empresa. O fornecedor será orientado sobre a forma de aderência ao programa Supplier Integration Management (SIM), que suporta os fornecedores da FCA na implementação do programa WCM e oferece o treinamento completo nas respectivas metodologias e ferramentas. Engenharia de Qualidade Fornecedores - LATAM 39 M A N U A L D E G E S TÃ O D E R IS C O S 7. Anexos A – Pasta com planilhas para Avaliação da Excelência na Gestão de Riscos B – Formulário Change Request - Solicitação de Mudanças C – Pasta com planilhas Matriz de Riscos e Matriz de Riscos de Fornecedores Tier N D – FAQs – Frequently Asked Questions Controle de revisões: Rev. Data Conteúdo da revisão 30/04/2019 Edição inicial 01 30/08/2019 Revisão geral
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