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ITIL v3 – Fundamentos Este documento foi produzido por DTI/SMO – Versão 5 – Agosto de 2010 ITIL v3 - Fundamentos 2 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 2 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ................................................................................................4 1.1 INTRODUÇÃO A ITIL ................................................................................................... 6 1.2 ORGANIZAÇÕES ENVOLVIDAS COM A ITIL........................................................................ 7 1.3 ESQUEMA DE CERTIFICAÇÃO ...................................................................................... 12 2 GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS DE TI .....................................................14 2.2 ATIVOS DE SERVIÇO.................................................................................................. 15 2.3 CRIAÇÃO DE VALOR .................................................................................................. 16 2.4 FUNÇÃO, PROCESSO E PAPEL ..................................................................................... 17 2.5 PDCA ................................................................................................................... 20 2.6 MATRIZ RACI ......................................................................................................... 21 3 ESTRATÉGIA DE SERVIÇO ...........................................................................23 3.1 CONCEITOS............................................................................................................. 25 3.2 ATIVIDADES E PROCESSOS ......................................................................................... 30 3.3 GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DE SERVIÇO (GPS) ...................................................... 31 3.4 GERENCIAMENTO FINANCEIRO ................................................................................... 34 3.5 GERENCIAMENTO DA DEMANDA ................................................................................. 38 4 DESENHO DE SERVIÇO................................................................................40 4.2 GERENCIAMENTO DO CATÁLOGO DE SERVIÇOS .............................................................. 44 4.3 GERENCIAMENTO DE NÍVEL DE SERVIÇO (GNS) ............................................................. 46 4.4 GERENCIAMENTO DE FORNECEDOR ............................................................................. 50 4.5 GERENCIAMENTO DA DISPONIBILIDADE ........................................................................ 52 4.6 GERENCIAMENTO DE CAPACIDADE .............................................................................. 56 4.7 GERENCIAMENTO DA CONTINUIDADE DE SERVIÇO .......................................................... 59 4.8 GERENCIAMENTO DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO (GSI)............................................... 62 5 TRANSIÇÃO DE SERVIÇO............................................................................64 5.1 PLANEJAMENTO E SUPORTE DA TRANSIÇÃO................................................................... 65 5.2 GERENCIAMENTO DA CONFIGURAÇÃO E DE ATIVO DE SERVIÇO (GCAS).............................. 66 5.3 GERENCIAMENTO DE MUDANÇA................................................................................. 72 5.4 GERENCIAMENTO DE LIBERAÇÃO E IMPLANTAÇÃO .......................................................... 77 5.5 VALIDAÇÃO E TESTE DE SERVIÇO ................................................................................. 80 5.6 AVALIAÇÃO............................................................................................................. 82 5.7 GERENCIAMENTO DO CONHECIMENTO......................................................................... 83 ITIL v3 - Fundamentos 3 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 3 6 OPERAÇÃO DE SERVIÇO .............................................................................85 6.1 GERENCIAMENTO DE INCIDENTE ................................................................................. 88 6.2 CUMPRIMENTO DE REQUISIÇÃO.................................................................................. 93 6.3 GERENCIAMENTO DE EVENTO..................................................................................... 95 6.4 GERENCIAMENTO DE PROBLEMAS ............................................................................... 97 6.5 GERENCIAMENTO DE ACESSO ................................................................................... 100 6.6 CENTRAL DE SERVIÇOS ............................................................................................ 102 6.7 GERENCIAMENTO TÉCNICO ...................................................................................... 107 6.8 GERENCIAMENTO DE APLICAÇÕES ............................................................................. 108 6.9 GERENCIAMENTO DE OPERAÇÕES DE TI...................................................................... 109 7 MELHORIA DE SERVIÇO CONTINUADA (MSC) ..................................... 110 7.2 7 PASSOS DO PROCESSO DE MELHORIA ....................................................................... 115 7.3 ELABORAÇÃO DE RELATÓRIO .................................................................................... 117 8 EXERCÍCIOS: .............................................................................................. 118 8.1 ESTRATÉGIA DE SERVIÇO.......................................................................................... 118 8.2 DESENHO DO SERVIÇO ............................................................................................ 121 8.3 TRANSIÇÃO DO SERVIÇO.......................................................................................... 127 8.4 OPERAÇÃO DE SERVIÇO........................................................................................... 133 8.5 MELHORIA DE SERVIÇO CONTINUADA ........................................................................ 141 9 SIMULADO 1 (10 QUESTÕES)................................................................. 147 9.1 GABARITO: ........................................................................................................... 150 10 SIMULADO 2 (20 QUESTÕES).................................................................. 151 10.1 GABARITO ............................................................................................................ 158 11 SIMULADO 3 (40 QUESTÕES).................................................................. 159 11.1 GABARITO ............................................................................................................ 172 12 SIMULADO 4 (40 QUESTÕES).................................................................. 173 12.1 GABARITO ......................................................................................................... 187 ITIL v3 - Fundamentos 4 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 4 1 INTRODUÇÃO Por muitos anos, algumas organizações puderam continuar seus negócios, ainda que tivessem pouco apoio da TI. Hoje a realidade é diferente, a Tecnologia da Informação é um fator crítico de sucesso para a organização, e em até muitos casos acaba sendo seu diferencial competitivo no mercado. Existem determinados ramos de negócio que é quase impossível hoje imaginá-los sem o apoio da TI, por exemplo, o sistema bancário, seria impossível tentar controlar as contas dos clientes sem o apoio de um sistema de banco de dados. A TI hoje para muitas empresas se tornou um parceiro estratégico, faz parte do negó- cio. Atualmente as decisões sobre os investimentos em TI são tratadas nas reuniõesde planejamento estratégico pelo conselho administrativo da empresa, não é mais possí- vel tratar a TI isoladamente. A TI deixou de ser tratada por técnicos e passou a ser incorporada na estratégia da empresa para alcançar seus objetivos. Com o aumento do peso de importância dentro da organização, a TI passou a ter vários desafios, vejamos alguns: Alinhamento dos serviços de TI com as necessidades atuais e futuras do negócio. A TI precisa começar a entender de negócios para poder participar junto do plano estraté- gico da empresa. As decisões de investimentos de TI devem levar em conta os objeti- vos da empresa a longo prazo. Os esforços nos investimentos em tecnologia devem ser orientados a trazer resultados para os negócios da empresa. Ambientes de TI cada vez mais complexos. O número de tecnologias e fornecedores aumentou, fazendo com que a vida do gestor de TI se complicasse mais ainda. Em mui- tas empresas a área de TI passou por terceirizações, se preocupando em gerir contra- tos, entender as demandas dos clientes e usuários e manter o relacionamento com fornecedores. As empresas também expandiram seus negócios, possuem unidades no Brasil e em diversos países, e para cada unidade a área de TI deve prover suporte. Dependência da TI para o Negócio. A dependência tão grande sobre os serviços de TI também fez com que a empresa desse maior atenção, chegamos a um ponto que se os serviços de TI pararem, todas as outras operações da empresa também param. Os ser- viços de TI devem buscar arranjos, fórmulas para manter sua disponibilidade máxima com o melhor custo, trazendo o menor prejuízo para o negócio em suas paradas. Redução de custos e riscos. Devido a grande dependência da TI para o negócio e tam- bém aos altos investimentos feitos nos projetos, a administração tem buscado minimi- zar os custos através de uma melhor gestão por projetos, tratando também os riscos relacionados a novas mudanças. Além disto, a cada ano que passa os orçamentos es- tão cada vez mais apertados, é preciso buscar formas para reduzir custos. ITIL v3 - Fundamentos 5 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 5 Justificativa para Retorno sobre os investimentos em TI, os investimentos em TI de- vem trazer retorno para empresa através de melhorias para os processos administrati- vos e agregação de valor para o negócio. Conformidade com leis e regulamentos. Instituições financeiras e empresas com a- ções em bolsas internacionais são obrigadas agora a cumprir regulamentos impostos pelo Governo e outras entidades. A TI está totalmente relacionada ao cumprimento destas leis, buscando adequação dos seus sistemas e processos para atender aos re- quisitos impostos. Manter a segurança sobre as Informações. A necessidade por informação em qual- quer lugar fez com que os sistemas e bancos dados fossem expostos a vulnerabilidade de ataques de hackers e vírus. A segurança é um ponto de grande relevância para os gestores de TI, a empresa não pode correr o risco de perder suas informações, pois isto pode trazer prejuízos financeiros e até mesmo prejudicar a reputação da empresa no mercado. Em virtude deste cenário, onde a TI aparece com grande importância para o negócio da empresa, buscando por otimização de seus processos, redução de custos e riscos, vários frameworks de processos e melhores práticas foram criados. A figura abaixo mostra a evolução destes frameworks e seus níveis de maturidade em termos de Ge- renciamento de Serviços. Atualmente temos a ITIL , que é uma biblioteca composta das melhores práticas para Gerenciamento de Serviços de TI. Criada pelo Governo Britânico em 1980, se tornou padrão de fato no mercado em 1990. Trata-se de uma biblioteca composta de 7 livros principais. Não se trata de uma metodologia e sim de um conjunto de melhores práti- cas adotadas em várias empresas. Atualmente é o framework mais adequado para o Gerenciamento de serviços para os departamentos de TI, sendo utilizado por mais de 10.000 empresas no mundo todo. Podemos tratar a ITIL apenas como um conceito de como devem ser tratados os pro- cessos dentro de um departamento de TI. Os processos propostos são genéricos, po- dendo ser utilizados por qualquer empresa, seja pública ou privada, de grande ou pe- queno porte. Estes processos devem ser adotados e adaptados ao seu negócio, tenha em mente que não existe receita de bolo pronta. Não é correto afirmar que um processo é “compatível com a ITIL”, nem mesmo falar em implantar a ITIL. O objetivo é implementar o Gerenciamento de Serviços de TI, e para isto pode ser utilizado a ITIL como base das melhores práticas. Os processos e organizações podem ser avaliados se estão compatíveis com a norma BS 15.000 ou ISO 20.000 (criada em dezembro de 2005), que são padrões de Gerenci- amento de Serviços de TI. Entretanto, nem ferramentas ou pessoas podem ser certifi- cadas em BS 15.000 ou ISOs. A ISO 20.000 é voltada para empresas prestadoras de serviços, que tem como foco avaliar a conformidade dos processos da empresa com as práticas sugeridas, o padrão ISO substitui o padrão BS 15.000. ITIL v3 - Fundamentos 6 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 6 1.1 INTRODUÇÃO A ITIL A ITIL foi desenvolvida inicialmente pela CCTA (Central Computing and Telecommuni- cations Agency) atual OGC (Office of Government Commerce). O OGC é órgão do Go- verno britânico que tem como objetivo desenvolver metodologias e criar padrões den- tro dos departamentos do governo britânico, buscando aperfeiçoar e melhorar os pro- cessos internos. A biblioteca da ITIL foi desenvolvida pela CCTA, e tinha como objetivo melhorar os processos dos departamentos de TI do governo britânico. Desde o seu surgimento em 1980, as empresas e outras entidades do governo perceberam que as práticas sugeridas poderiam ser aplicadas em seus processos de TI também. Em 1990 a ITIL acabou se tornando um padrão de fato em todo o mundo, e a partir dela houve várias adaptações de outros fornecedores, como a Microsoft, IBM e HP. A ITIL atualmente desperta grande interesse no mercado, pois há uma preocupação com o Gerenciamento de Serviços de TI nas empresas. Como falamos anteriormente, a grande dependência da TI para os negócios faz com que os gestores de TI busquem a adoção da melhores práticas com o objetivo de trazer resultados positivos, como re- dução de custos e agilidade em seus processos. Mais de 10.000 empresas no mundo todo já adotaram as melhores práticas da ITIL, isto comprova sua maturidade e aceitação pelo mercado. O Brasil e EUA estão na fase inicial de implementação destas práticas, muitas empresas aqui já adotaram e já temos vários casos de sucesso. A ITIL oferece um framework comum para todas as atividades do departamento de TI, como a parte da provisão dos serviços, baseada na infra-estrutura de TI. Estas ativida- des são divididas em processos, que fornecem um framework eficaz para um futuro Gerenciamento de Serviços de TI aprimorado. Cada um destes processos cobre uma ou mais tarefas do departamento de TI, tais como desenvolvimento de serviços, gerenci- amento da infra-estrutura, fornecimento de serviços e suporte a serviços. Estes processos propiciam o uso das melhores práticas, fazendo com que o departa- mento de TI possa adotar independente da estrutura da organização. As melhores práticas da ITIL têm como objetivos: � Servir de inspiração para melhorar seus processos de TI; � Sugerir onde é possível chegar, pois outras empresas já conseguiram resul- tados positivos; � Sugerir para que servem os processos e práticas; � Sugerir por que adotar os processos e práticas. Muitas destas melhores práticas são claramente identificáveis e na verdade são utili- zadas na maioria das organizações de TI, talvez muitos dos conceitos que você vai ver aqui você já utiliza ou conheça. ITILv3 - Fundamentos 7 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 7 A ITIL apresenta as melhores práticas de forma coesa. Os livros da ITIL descrevem co- mo estas podem ser otimizadas e como a coordenação das atividades pode ser aper- feiçoada. Os livros também explicam como os processos podem ser formalizados den- tro de uma organização. Fornecem uma referência dentro da organização para uma terminologia padronizada, e ajudam a definir os objetivos e determinar o esforço re- querido. A ITIL não pode ser vista como uma metodologia, pois as melhores práticas são flexí- veis a ponto de você adaptar aos seus processos, já uma metodologia possui uma im- plementação mais rígida, com regras bem definidas. “Na ITIL tudo pode nada deve”. A vantagem da adoção das melhores práticas está no fato de não ter que “reinventar a roda”, adotar práticas já testadas propicia um ganho de tempo e retorno mais rápido sobre o projeto de implementação de uma Gestão de Serviços. 1.2 ORGANIZAÇÕES ENVOLVIDAS COM A ITIL A figura abaixo apresenta as organizações que estão envolvidas na manutenção e dis- seminação da ITIL: ITIL v3 - Fundamentos 8 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 8 1.2.1 OGC (Antigo CCTA) A ITIL era originalmente um produto da CCTA. A CCTA era a Agência de Processamento de Dados e Telecomunicações do governo britânico. No dia 1 abril de 2001, o CCTA foi fundido com o OGC (Office of Government Commerce), que é agora o novo "proprietá- rio" da ITIL. O objetivo do OGC é ajudar seus clientes no setor público britânico a atua- lizar suas atividades de procurement(obtenção) e melhorar seus serviços fazendo o melhor uso possível da TI e de outros instrumentos. O OGC busca modernizar a forma de procurement (licitações) no governo, e agregar valor substancial para o uso do di- nheiro público. O OGC promove o uso das melhores práticas em muitas áreas (por e- xemplo, gestão de projetos, procurement e Gerenciamento de Serviços de TI). O OGC publica diversas séries (bibliotecas) dos livros escritos por especialistas Britânicos e outros internacionais de várias empresas. A Biblioteca consiste em um número claro de “Código de Práticas” para promover e fornecer Serviços de TI de forma eficiente e eficaz. 1.2.2 ITSMF O Fórum de Gerenciamento de Serviços de Tecnologia da Informação (ITSMF), origi- nalmente ficou conhecido como o fórum do Gerenciamento da Infra-estrutura de TI (ITIMF), foi criado no Reino Unido em 1991. O ITSMF holandês foi o primeiro chapter (capítulo), criado em novembro de 1993. Em 2001 mais de 500 empresas tornaram-se membros, entre fornecedores e grupos de usuários. Atualmente existem chapters do ITSMF em vários países tais como África do Sul, Bélgica, Alemanha, Áustria, Suíça, EUA, Austrália e Brasil, que participam no grupo internacional do ITSMF. O ITSMF promove a troca de informações e experiências que permitem às organiza- ções melhorarem os serviços que fornecem. Organiza congressos, encontros especiais, e outros eventos sobre assuntos ligados à Gerenciamento de Serviços de TI. Os associados contribuem também com o desenvolvimento do assunto. A associação publica um boletim de notícias e fornece um website com informações sobre suas ati- vidades (http://www.itsmf.com.br). 1.2.3 EXIN e ISEB O “Examination Institute for Information Science” (EXIN) e o “Information Systems E- xaminations Board” (ISEB), juntos desenvolveram uma certificação profissional para a ITIL. Isto foi feito em cooperação com o OCG e ITSMF. O EXIN e ISEB são organizações sem fins lucrativos que cooperam para oferecer uma escala de qualificação ITIL. ITIL v3 - Fundamentos 9 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 9 1.2.4 ITIL v3 A versão 3 do ITIL foca no ciclo de vida do serviço. Esta é a grande mudança estrutural entre as versões. Abordando o ciclo de vida do serviço, o ITIL v3 divide-se em 5 livros, um para cada fase do ciclo de vida. Temos que entender que o serviço nasce, se desenvolve, vai para ope- ração e um dia ele morre ou é aposentado, e é necessário gerenciar o serviço não so- mente na fase adulta, mas sim desde a sua fase de desenvolvimento para que este gere valor para o negócio. Os livros do ITIL v3 estão divididos nos livros: � Estratégia de Serviço (Service Strategies) Orienta o uso do Gerenciamento de Serviços como uma ferra- menta estratégica para satisfazer as necessidades do negócio. � Desenho de Serviço (Service Design) Fornece diretrizes para o desenho de serviços (novos ou altera- dos) e processos de Gerenciamento de Serviços. � Transição de Serviço (Service Transition) Fornece recomendações para uma transição suave de serviços novos e alterados para o ambiente operacional. � Operação de Serviço (Service Operation) ITIL v3 - Fundamentos 10 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 10 Fornece diretrizes para que a entrega e o suporte de serviços e- ficaz e eficiente, assegurando o valor tanto para o cliente como para o provedor de serviços. � Melhoria de Serviço Continuada (Continual Service Improve- ment) Contribui para manter e melhorar o desenho, a transição e as operações de serviços, alinhados com os requerimentos de mu- danças do negócio. O ciclo de vida do serviço tem um eixo central que é a estratégia do serviço, que é também a fase inicial deste ciclo. Esta estratégia vai guiar todas as outras fases: Dese- nho de serviço, seguido da Transição de Serviço, Operação de Serviço e envolvendo todas as fases do ciclo de vida vem a Melhoria de Serviço Continuada. Os processos e funções são distribuídos ao longo do ciclo de vida, alguns permeando várias fases do ciclo. A fase de Estratégia de Serviço é o grande diferencial entre as versões, pois esta é res- ponsável pelo alinhamento da TI com o negócio. Mesmo para empresas onde o core business não seja TI, seus negócios dependem diretamente da tecnologia que o seu departamento ou unidade de TI provêm para a organização. Esta unidade de TI deve se portar como um provedor de serviços. Nesta fase a TI tem que buscar entender quais são as demandas dos serviços, pensar no retorno para o negócio. Além disto, a TI vai gerenciar o seu portfólio de serviços, o qual deve conter todos os serviços que a TI está desenvolvendo, está operacional ou foi desabilitado. Nesta fase a TI deverá analisar qual o padrão de uso dos seus serviços para que possa direcionar prioridades no ge- renciamento de capacidade. Todas estas análises devem estar suportadas pelo finan- ceiro que deverá apoiar no orçamento, contabilidade, cobrança e o retorno financeiro de TI. Na fase de Desenho de Serviço, tudo que foi levantado pela Estratégia de Serviço será usado para projetar um novo ou alterar um serviço. O serviço será desenhado confor- me a estratégia, já pensando no valor gerado para os clientes e o negócio. Nesta fase, será avaliado o que muda no Catálogo de Serviço, Acordo de nível de serviço, opera- ITIL v3 - Fundamentos 11 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 11 cional e com os fornecedores, além de planos de capacidade, disponibilidade, continu- idade e segurança. Após o serviço ser desenhado, começa a fase de Transição, a fase na qual será analisa- do o melhor forma de implementar as alterações previstas no desenho. O foco é no Gerenciamento de Mudanças para que não haja impacto no negócio as alterações. São analisados neste processo a configuração envolvida e planos de liberação e distribui- ção dos pacotes a serem alterados. O objetivo principal desta fase é que a passagem para operação seja a mais tranqüila possível, não gerando incidentes após implemen- tação. A outra fase é a Operação de Serviços, esta está preocupada em manter o serviço no dia-a-dia conforme o desenhado. Nesta fase são tratados os incidentes, requisiçõese problemas na infra-estrutura, além de gerenciar os eventos de infra-estrutura e per- missões de acesso. Envolvendo todas as fases entra a Melhoria de Serviço Continuada, que tem o foco na qualidade, avaliando tanto o serviço como os processos de gerenciamento das fases. Processos Os processos no ITIL v3 são distribuídos entre as fases. Alguns existem para atender a necessidade de uma fase, outros permeiam várias delas. ITIL v3 - Fundamentos 12 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 12 1.3 ESQUEMA DE CERTIFICAÇÃO 1.3.1 ITIL v3 O novo esquema de qualificação da ITIL v3 é bem mais estruturado e fornece uma car- reira para o profissional que deseja se especializar em gerenciamento de serviços de TI com ITIL. Há bem mais opções de cursos em comparação ao esquema anterior. Basta saber se vamos um dia no Brasil ter todas as opções de treinamento que já existem na Europa. A certificação Foundation continua existindo, agora com um novo currículo que exige que o profissional tenha um conhecimento básico das cinco principais publicações da ITIL v3. Na ITIL v2 Foundation o candidato tinha que estudar apenas os processos dos livros Suporte ao Serviço e Entrega do Serviço. As certificações intermediárias exigem que o profissional faça um treinamento oficial, cujo programa é direcionado para quem quer ganhar um entendimento mais profundo da ITIL e sua implementação nas organizações. O nível ITIL Manager da v2 é equivalente ao ITIL Expert na v3, porém agora não é ne- cessário fazer um exame, basta acumular 22 pontos para alcançar este título. Os pon- tos são acumulados conforme as certificações que são obtidas na base da pirâmide. Há também neste novo esquema cursos avançados que estão ainda em desenvolvimento. ITIL v3 - Fundamentos 13 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 13 Nível Foundation ITIL v3 Foundation é o curso introdutório. Este curso é voltado para profissionais de TI que precisam ter conhecimentos básicos dos conceitos da ITIL. Ao obter a certificação Foundation o profissional ganha 2 pontos no seu currículo. Para fazer o exame de certificação o candidato não é obrigado a participar de um trei- namento oficial. É possível obter o conhecimento através de auto-estudo. O exame pode ser agendado nos centros de testes PROMETRIC e VUE que é também oferecido pela EXIN e ISEB. O custo é de US$ 165,00. O exame tem a duração de 60 minutos (75 minutos para quem vai fazer em um idioma que não é língua nativa), é composto por 40 questões de múltipla escolha com apenas uma resposta correta por questão. É ne- cessário obter 65% de acerto para obter a aprovação. O exame no idioma português já está disponível nos centros de treinamento credenciados, na PROMETRIC possivelmen- te início de 2009. Nível Intermediate Este nível tem algumas semelhanças com os cursos practitioners da v2. É dividido em duas áreas: Ciclo de Vida e Habilidade. Os módulos do Ciclo de Vida são voltados para quem quer ter um entendimento do Ciclo de Vida do Serviço e seus estágios. Os módu- los de Habilidade são orientados para processos, funções e papéis dentro de uma or- ganização de TI. Cada curso nestes módulos possui uma prova de avaliação, e só é pos- sível fazer esta prova participando dos cursos oficiais. É pré-requisito ter a certificação ITIL v3 Foundation para realizar os cursos do nível intermediário. Cada certificação rea- lizada relacionada a um módulo do Ciclo de Vida acumula 3 pontos, e a um módulo de Habilidade acumula 4 pontos. Gerenciamento através do Ciclo de Vida Este é um curso direcionado para gerentes de serviços, abrangendo no conteúdo do curso questões de Negócio, Mudança Estratégica, Gerenciamento de Riscos, Avaliação do Projeto de Ciclo de vida. O pré-requisito é o certificado Foundation e mais 30 horas de treinamento acreditado. Esta certificação acumula 5 pontos. Certificação ITIL v3 Expert Ao acumular o mínimo de 22 pontos nos módulos anteriores o profissional recebe este certificado. O profissional pode receber 2 pontos da certificação Foundation e 5 da certificação mandatória Gerenciamento através do Ciclo de Vida. Os outros 15 pontos podem obtidos realizando as certificações dos módulos do Ciclo de Vida ou de Habili- dade. A APMG recomenda que a pontuação seja balanceada em 2 cursos de cada área. Quem tem algum certificado na ITIL v2 também acumula pontos para a obtenção do certificado de ITIL Expert. O ITIL v2 Manager dá 17 pontos e o ITIL v2 Foundation 1,5. Quem tiver já o certificado de ITIL v2 Manager basta fazer o curso v3 Manager´s Bridge e conseguirá os 22 pontos necessários para ser um ITIL v3 Expert, ou seja, não é neces- sário fazer o curso de v3 Foundation Bridge. ITIL v3 - Fundamentos 14 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 14 2 GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS DE TI Neste capítulo mostraremos os conceitos iniciais do gerenciamento de serviços de TI, processos, funções e papéis. Quando um departamento, como por exemplo, Financeiro, utiliza um software de pa- gamento, é necessário que a TI tenha toda uma infra-estrutura para que este serviço esteja funcionando. Entende-se como infra-estrutura: servidores, rede, estrutura de backup, entre outros. O Financeiro não necessita conhecer esta infra-estrutura, pois na visão deles (clientes), basta o serviço estar funcionando dentro de uma qualidade mí- nima aceita para se trabalhar. 2.1.1 Serviço Um serviço é um meio de entregar valor aos clientes, facilitando os resultados que os clientes querem alcançar, sem ter que assumir custos e riscos. A entrega de valor do Gerenciamento de Serviços de TI é a relação entre: o serviço estar funcionando e que o mesmo atenda os requisitos acordados com o cliente. Um serviço de negócio depende muitas vezes da TI, se esta não funciona o negócio pára. Quando um cliente não quer assumir o risco, quer dizer que ele obtém o serviço de um provedor de serviços de TI, pois é mais vantajoso para ele. Exemplo: contratação de um serviço de datacenter remoto pode ser mais vantajosa do que comprar um local, pelos custos e controles envolvidos. 2.1.2 Gerenciamento de Serviços de TI Conjunto de habilidades da organização para fornecer valor para o cliente em forma de serviços. O gerenciamento de serviços é a forma de gerenciar um serviço trabalhando em con- junto as funções e processos durante seu ciclo de vida. Também é uma prática profis- sional suportada por corpo de conhecimento, experiência e habilidade. Para prover um serviço necessitamos de: pessoas, processos, técnicas, ferramentas, metodologias, capacitação, documentação, gestão, entre outros. ITIL v3 - Fundamentos 15 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 15 Gerenciamento de Serviço Entrega do Serviço Valor para o cliente Ativo Estratégico 2.2 ATIVOS DE SERVIÇO Ativo de Serviço Qualquer coisa que possa contribuir para a entrega de um serviço. Existem dois tipos de ativos: Habilidades (Capabilities) e Recursos (Resouces) A organização usa ativos para criar valor na forma de bens e serviços. Os recursos são necessários para a produção de um bem ou fornecimento de um serviço. As habilida- des usadas para transformar os recursos representam a capacidade da organização em coordenar os recursos para produzir valor. Habilidades Recursos Gerenciamento Capital Financeiro Organização Infra-estrutura Processos Aplicações Conhecimento Informação Pessoas Pessoas ITIL v3 - Fundamentos 16 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 16 Falta de Recursos Falta de Habilidades+ = Serviço Pobre Falta de Recursos Boas Habilidades+ = Serviço Pobre Recursos Suficientes Falta de Habilidades+ = Serviço Pobre O ideal é que a organização tenha recursos suficientes e boashabilidades para geren- ciar estes recursos. O objetivo é transformar estes ativos em ativos estratégicos, fa- zendo com que eles gerem valor para a organização, senão o provedor de TI vai ser apenas uma opção, podendo ser trocado por um concorrente. 2.3 CRIAÇÃO DE VALOR Para criar valor para os serviços, se reúne duas perspectivas: utilidade e garantia. 2.3.1 Utilidade É o que o cliente quer. O serviço deve estar adequado para o seu propósito. Utilidade caracteriza as funcionalidades do serviço. 2.3.2 Garantia É como o cliente quer receber, o serviço deve estar adequado para o uso. A garantia está relacionada a como o serviço é entregue. Utilidade: O que o cliente quer Garantia: Como o cliente quer+ = Criação deValor Utilidade Garantia O que o serviço faz? Como o serviço faz? Requerimentos funcionais Requerimentos operacionais Características, entradas e saídas Capacidade, desempenho e disponibilidade Apto para o propósito Apto para o uso ITIL v3 - Fundamentos 17 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 17 Podemos ter um serviço que utiliza tecnologia de ponta e seja exatamente o que o cliente necessita, mas se as falhas nesse serviço afetarem o seu uso, não será gerado valor para o negócio. Para manter um serviço disponível é necessário fazer a gestão desse serviço, não basta comprar tecnologia de ponta. 2.4 FUNÇÃO, PROCESSO E PAPEL A maioria das empresas são organizadas de forma hierárquica, elas podem ter vários departamentos e em cada departamento haver grupo de especialistas em determina- dos assuntos. Existem muitas formas de estruturas de departamentos, podem ser a- grupadas por cliente, produto, região ou área de conhecimento. Esses departamentos são as conhecidas funções dentro da ITIL, como por exemplo, a Central de Serviços. O grande problemas da departamentalização é que se criam silos dentro da organização de TI, não se tem uma comunicação adequada entre os depar- tamentos e não se tem uma visão única para atender o cliente. A abordagem de processo da ITIL ultrapassa essa estrutura hierárquica de departa- mentos, como por exemplo, o processo de Gerenciamento de Incidente. Dentro de uma organização de TI, nos vamos ter um único processo de Gerenciamento de Inci- dentes, que pode ter início com uma chamada do usuário a Central de Serviços que por sua vez vai escalar o incidente para outros departamento se ela não conseguir re- solver, e ela escala conforme a questão a ser resolvida. Um processo de TI tem várias atividades e pode ter papéis desempenhados por pesso- as que estão em departamentos diferente. A estrutura departamental serve apenas para agrupar as pessoas, não tornando-se necessário mudar esta estrutura para im- plantar um processo de Gerenciamento de Mudança ou qualquer outro processo da ITIL. A estrutura baseada em Processos faz o vínculo entre os departamentos e estabe- lece um fluxo de trabalho e comunicação entre áreas, evitando assim a criação de silos. 2.4.1 Conceitos Função Uma equipe ou grupo de pessoas e as ferramentas que são utilizadas para conduzir um ou mais Processos ou Atividades. Por exemplo, a Central de Serviços. Ex. Central de Serviço As funções sugeridas pela ITIL não necessariamente precisam ser departamentos in- ternos da TI. A ITIL estabelece que as organização deve possuir determinados grupos de pessoas que irão desempenhar atividades afins, com o objetivo de suportar os serviços e infra- estrutura. ITIL v3 - Fundamentos 18 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 18 � Central de Serviços � Gerenciamento de Operações � Gerenciamento Técnico � Gerenciamento de Aplicação Processo Um conjunto estruturado de Atividades elaborado para alcançar um determinado Ob- jetivo. Um Processo utiliza uma ou mais entradas e as transforma em saídas definidas. Um Processo pode incluir quaisquer Papéis, responsabilidades, ferramentas e Controle gerencial necessários para entregar o resultado esperado de maneira confiável. Um Processo pode definir Políticas, Normas, Recomendações, Atividades e Instruções de Trabalho caso sejam necessários. Ex. Gerenciamento de Incidente Estrutura � Cada processo pode ser quebrado em uma série de tarefas � Cada tarefa terá Entradas e Saídas � Cada tarefa será executada por uma função, que pode ser humana ou exe- cutada por software � A execução das funções é controlada por regras (definição de como deve ser) � Cada processo tem um proprietário: este define o processo em si Setor A Atividade Atividade Atividade Atividade Setor B Atividade Atividade Atividade Setor C Atividade Atividade Atividade Atividade Atividade Setor D Atividade Atividade Setor E Atividade Atividade Atividade Atividade Setor F Atividade Atividade Atividade Dono do Processo Organização Matricial ITIL v3 - Fundamentos 19 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 19 Características � Mensurável � Guiado para obter melhor resultado o Qualidade e Custo o Produtividade � Resultados específicos o Individualmente identificáveis � Orientado ao cliente o Interno ou Externo o Deve atender expectativas � Responde a eventos específicos � Iniciado por um gatilho Papel Um conjunto de responsabilidades, Atividades e autorizações concedidas a uma pes- soa ou equipe. Um Papel é definido em um Processo. Uma pessoa ou equipe podem ter vários Papéis, por exemplo, os Papéis de Gerente da Configuração e Gerente de Mudança podem ser executados por uma única pessoa. Ex. Gerente de Incidentes 2.4.2 Proprietário do Processo Um Papel responsável por garantir que um Processo é Adequado para o Propósito. Esse Papel é freqüentemente atribuído à mesma pessoa que executa o Papel de Ge- rente de Processo, mas os dois Papéis podem estar separados em Organizações maio- res. Suas atribuições são: � Melhoria contínua do processo � Define estratégia, política e padrões � Assiste no desenho do processo � Revisa periodicamente ITIL v3 - Fundamentos 20 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 20 � Fornece os recursos � Realiza treinamento � Aperfeiçoa o processo 2.4.3 Proprietário do Serviço Um Papel responsável pela entrega de um Serviço de TI específico. Responsável pelo cliente para iniciação, transição, manutenção e suporte de um servi- ço determinado. Suas responsabilidades são: � Faz o contato primário com o cliente � Garante que a entrega e suporte atendam os requisitos � Identifica oportunidades de melhoria do serviço � Faz contato com os proprietários dos processos � Presta contas ao Diretor de TI � Responsável pela melhoria contínua do serviço. 2.5 PDCA O ciclo PDCA, ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, é um ciclo de desenvolvimento que tem foco na melhoria contínua. O PDCA foi introduzido no Japão após a guerra. Idealizado por Shewhart e divulgado por Deming, quem efetivamente o aplicou. O ciclo de Deming tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão, como por exemplo na gestão da qualidade, dividindo-a em quatro principais passos. O PDCA é aplicado para se atingir resultados dentro de um sistema de gestão e pode ser utilizado em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negócios, inde- pendente da área de atuação da empresa. � Planejar o que deve ser feito � Executar conforme o planejado � Verificar os resultados da execução � Agir na melhoria conforme verificação ITIL v3 - Fundamentos 21 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 21 Recomeça o Planejamento! Age (ACT) Verificar (CHECK) Planejar (PLAN) Executar (DO) ITIL ITSM Nív el de M a tu rid ad e Consolidação do Nível 2.6 MATRIZ RACI Jeito formal de estabelecer os papéis para participantes envolvidos em determinadas atividades ou processos. Nessa matriz são especificados os papéis: � Responsible (responsável) Responsável pela tarefa. Quem vai executar a tarefa. � Accountable (proprietário) Proprietários da tarefa, prestam contas. Deve haver apenas uma pessoa. � Consulted (consultado) Aqueles que são consultados � Informed (informado) Aqueles que são informados durante o progresso Este conceito já era utilizado em outros framework. Para cada processo deve haver uma matriz RACI, pois é uma das principais ferramentas usadas no mapeamento ou na ITIL v3 - Fundamentos 22 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 22 definição de processos. Sempre que vamos definir um processo em uma organização, definir os envolvidos é uma das primeiras etapas. Neste exemplo podemos conferir que para atividade “Detecção e Registro” o Gestor de Incidente é o Proprietário (A), pode ser Consultado (C) e pode ser Informado (I). Já para mesma atividade, a Central de Serviços é a Responsável pela execução da tarefa (R). ITIL v3 - Fundamentos 23 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 23 3 ESTRATÉGIA DE SERVIÇO A Estratégia de Serviço é a primeira fase no ciclo de vida do serviço, e é o eixo central que move todas as outras fases. Tudo gira em torno da estratégia. A ITIL integra negócio e TI de forma que cada um ressalte o que há de melhor no outro. Isso assegura que cada elemento do ciclo de vida do serviço seja focado em resultado para o cliente e se relacione com cada elemento do processo. A ITIL v3 foca muito o lado do cliente, mais que a eficiência e eficácia das operações. As ações de TI tem que ser direcionadas para que o serviço gere valor ao cliente. Propósito Fazer com que provedores de TI pensem de maneira estratégica para que eles possam operar e a fazer lucratividade crescer em longo prazo. O propósito desta área é ajudar as organizações a desenvolver tais habilidades. Alcan- çar metas ou objetivos estratégicos requer o uso de ativos estratégicos. A ITIL mostra como transformar o gerenciamento de Serviço em um ativo estratégico. Precisamos entender que todo serviço de TI tem como propósito sustentar um processo de negó- cio. Objetivos Esta fase tem como objetivos: � Identificar as necessidades do negócio. Alinhado ao planejamento estraté- gico da organização, a Estratégia de Serviços visa identificar soluções volta- das aos objetivos estratégicos da empresa. � Desenvolver estratégias para satisfazer as necessidades do negócio. Após identificar soluções a TI deve se posicionar como um parceiro na criação de soluções que melhorem os processos. � Ajudar a selecionar as melhores opções para o aperfeiçoamento do serviço. A Estratégia de TI ajuda a direção a entender como sua organização de TI irá se diferenciar dos concorrentes, e através disto satisfazer clientes e en- volvidos. � Criar no uso dos serviços para criar valor para o negócio. Através dos servi- ços desenvolvidos pela TI a organização passa a agregar mais valor para o negócio e não apenas automatizar processos operacionais. ITIL v3 - Fundamentos 24 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 24 A fase de Estratégia de Serviço deve servir como um guia para responder questões como: � Quais serviços deveríamos oferecer? � A quem deveríamos oferecer tais serviços? � Como nos diferenciamos dos nossos concorrentes? � Como criamos valor para nossos clientes? � Como podemos fazer um estudo de caso para nossos investimentos estra- tégicos? � Como definimos a qualidade do serviço? � Como o gerenciamento financeiro pode proporcionar visibilidade e contro- le sobre a criação de valor? � Como alocar recursos de forma eficiente em um portfólio de serviços? Uma linguagem multidisciplinar é necessária para responder estas questões. conheci- mento técnico de TI é necessário, mas não suficiente. O livro de Estratégia de Serviço é polinizado com conhecimento de disciplinas como gerenciamento de operações, mar- keting, finanças, sistemas de informação, desenvolvimento organizacional, dinâmicas de sistema e engenharia industrial. O resultado é um corpo de conhecimento robusto o suficiente para ser efetivo quando aplicado a uma vasta gama de ambientes de ne- gócio. A ITIL leva a reflexão de que o cliente não compra serviço, mas sim compra uma solu- ção para resolver necessidades específicas e cabe a TI instruir e desenvolver estas so- luções. Esta é uma perspectiva que o pessoal de TI deve entender para mudar seu comporta- mento. Para poder entender o cliente, é necessário que o pessoal de TI coloque-se na posição de cliente. O cliente não compra um serviço, como VOIP, por exemplo, apenas por modismo, para obter a última tecnologia em comunicação. Ele contrata o serviço de VOIP porque ele tem na sua estratégia reduzir custos internos, e isto inclui os custos com comunicação. Isto tudo se começa com a estratégia, onde se levantam os requisitos do cliente em relação ao serviço, e se analisa como este serviço vai ser utilizado no processo de ne- gócio do cliente. O pessoal que faz a ponte entre o cliente e a TI precisa ter uma visão de negócio para conseguir ter a percepção correta do que o cliente precisa. ITIL v3 - Fundamentos 25 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 25 3.1 CONCEITOS Estratégia Um Plano Estratégico desenhado para alcançar Objetivos definidos. A estratégia de TI ajuda a direção como sua organização de TI irá se diferenciar dos concorrentes e satisfazer os clientes. O conceito de estratégia foi criado no mundo militar. Guia a organização para que ela saiba o que precisa fazer para chegar em determinado lugar 3.1.1 4 Ps da Estratégia O livro da Estratégia de Serviço utiliza o conceito dos 4 Ps da Estratégia, os quais foram baseados na idéia do autor Mintzberg. Estes 4 Ps juntos formam a estratégia de uma organização: � Perspectiva O entendimento do Provedor de Serviço e Serviços de TI a partir do ponto de vista do Negócio e o entendimento do Negócio a partir do ponto de vis- ta do Provedor de Serviços. É a visão da organização define seus valores e convicções. Vai dar a direção na qual o provedor de serviço vai alcançar seus objetivos. � Posição Define qual é a imagem que a organização vai ter para os clientes. Basica- mente trata da definição de serviços que serão oferecidos para um merca- do específico. Ela pode querer passar uma imagem de serviços com preço baixo e baixo valor agregado ou serviço de alto nível com preço elevado. � Plano A estratégia é um plano de ação da organização para tomar-se competitiva. O plano descreve como ela vai executar a estratégia. � Padrão Representa os procedimentos da organização. Como resultado da perspec- tiva, posição e plano da estratégia surgem os padrões que guiam as ativi- dades para executar a estratégia. A empresa toda deve ser comprometida com a estratégia. As ações que ela tomar devem estar alinhadas com a sua posição de mercado. ITIL v3 - Fundamentos 26 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 26 Posição PerspectivaPadrão Plano Estratégia 3.1.2 Ativos, Recursos e Habilidades Como parte da estratégia, precisamos considerar os Ativos de Serviço do provedor. Estes conceitos já foram apresentados, mas é importante que saibamos que eles fazem parte da estratégia. � Ativo (Asset) Qualquer Recurso ou Habilidade. Ativos de um Provedor de Serviço inclui qualquer coisa que pode contribuir para a entrega de um Serviço. Ativos podem ser qualquer um dos seguintes tipos: Gerência, Organização,Pro- cesso, Conhecimento, Pessoas, Informações, Aplicativos, Infra-estrutura e Capital Financeiro. � Habilidade (Capability) A aptidão de uma Organização, pessoa, Processo, Aplicativo, Item de Confi- guração ou Serviço de TI de executar uma Atividade. Habilidades são Ativos do tipo intangíveis de uma Organização. � Recurso (Resource) Um termo genérico que inclui Infra-estrutura de TI, pessoas, dinheiro ou qualquer outra coisa que possa ajudar a entregar um Serviço de TI. Recur- sos são considerados como sendo Ativos de uma Organização. A composição de um serviço depende dos ativos, suas habilidades e recursos envolvi- dos. ITIL v3 - Fundamentos 27 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 27 Gerenciamento Processos Organização Conhecimento Informação Aplicações Infra-Estrutura Capital Financeiro Pessoas H a bi lid a de s R e cu rs o s Serviço 1 Serviço 1 Serviço 1 Serviço 1 Cliente A Cliente B 3.1.3 Criação de Valor A Funcionalidade de um Serviço de TI do ponto de vista do cliente. O valor de Negócio de um Serviço de TI é criado pela combinação de Utilidade de Serviço (o que o Serviço faz) e Garantia de Serviço (quão bem ele o faz). � Utilidade (Utility) Funcionalidade oferecida por um produto ou Serviço para atender uma ne- cessidade em particular. Utilidade é freqüentemente resumida como “o que é feito”. � Garantia (Warranty) Ter certeza que um Serviço de TI irá atender os Requisitos acordados. Isso pode ser feito através de um acordo formal, como um Acordo de Nível de Serviço ou Contrato, ou pode ser uma mensagem ao mercado ou imagem de uma marca. 3.1.4 Portfólio de Serviços Service Portfólio Repositório central de informações sobre todos os serviços que são gerenciados por um Provedor de Serviço. O Portfólio de Serviço é usado para gerenciar o Ciclo de Vida inteiro de todos os Serviços de TI. ITIL v3 - Fundamentos 28 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 28 Portifólio de serviço é dividido em três categorias: � Funil de Serviços (Service Pipeline) Uma base de dados ou Documento estruturado listando todos os Serviços de TI que estejam sob consideração ou Desen- volvimento, mas que ainda não estejam dis- poníveis aos Clientes. O Funil de Serviço forne- ce uma visão de Negócio de possíveis futuros Serviços de TI e é parte do Portfólio de Serviço que normalmente não fica visível aos Clientes. � Catálogo de Serviços (Service Catalogue) Uma base de dados ou Documento estrutura- do com informação sobre todos os Serviços de TI em Produção, incluindo aqueles disponíveis para Implantação. O Catálogo de Serviço é a única parte do Portfólio de Serviço visível aos Clientes e é usado para suportar a venda e en- trega de Serviços de TI. O Catálogo de Serviço inclui informações sobre as entregas, preços, pontos de contato, Processos de criação da ordem e requisição. � Serviços Obsoletos (Retired) Uma base de dados ou Documento estrutura- do listando todos os Serviços de TI que não es- tão mais em produção e que foram desativa- dos. 3.1.5 Risco (risk) Risco é definido como um resultado incerto, como uma oportunidade positiva ou uma ameaça negativa. Exemplo de riscos no provimento de um serviço. � Fornecedor contratado não entregar o serviço que faz parte do composto oferecido ao cliente. � Tecnologia não suportar a demanda de uso. � A sala de servidores ser atingida por um incêndio ou enchente. Portfólio de Serviços (service portfolio) Serviços Obsoletos (service retired) Catálogo de Serviços (service catalog) Funil de Serviços (service pipeline) ITIL v3 - Fundamentos 29 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 29 Análise de Riscos Coletar informações sobre a exposição ao risco. Desta forma a organização pode tomar decisões apropriadas e gerenciar os riscos apropriadamente. Gerenciando Riscos � Ter processos instalados para monitorar os riscos e acessar informações atualizadas sobre os riscos. � Ter um balanceamento correto de controle para lidar com estes riscos. � Ter processos de tomada de decisão suportada por uma estrutura de análi- se de riscos e avaliação. Definir uma estrutura de processos Identificar os riscos Identificar os proprietários dos riscos Avaliar os riscos Especificar níveis aceitáveis dos riscos Indentificar uma resposta aos riscos Elaborar uma revisão Obter a garantia destas respostas Implantar as respostas Usa-se esta abordagem de gerenciamento de Riscos em todo ciclo de vida do serviço. É natural que o Gerenciamento de Riscos tenha uma ênfase maior na fase de Estratégia de Serviço, pois é nesta fase que já a concepção do serviço, onde ainda não se tem domínio real se a estratégia vai de fato se concretizar. 3.1.6 Análise de Impacto no Negócio (AIN) Business Impact Analysis (BIA) Técnica utilizada para identificar os requisitos mínimos necessários de sistemas para manter os processos críticos de Negócio. Atividade também usada no Gerenciamento da Continuidade de Negócio que identifica Funções Vitais ao Negócio e suas depen- dências. Tais dependências podem incluir Fornecedores. ITIL v3 - Fundamentos 30 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 30 3.2 ATIVIDADES E PROCESSOS A fase de Estratégia de Serviço é composta das seguintes atividades e processos: Atividades � Definir mercado Entender o cliente. Basicamente é identificar os requisitos do cliente. Saber quais necessidades existem. Entender as oportunidades. O negócio dos clientes é muito dinâmico, e o- portunidades de novos serviços surgem a cada instante. Classificar e visualizar os serviços. Definição das linhas de serviços ou mo- delos de negócio que serão oferecidos. � Desenvolver ofertas Espaço do mercado. Com base nas oportunidades identificadas, define-se o mercado em que o provedor vai atuar. Definição dos serviços baseadas em resultados. Aqui entram os conceitos de utilidade e garantia: como o serviço vai gerar valor para o cliente. Portfólio, funil e catálogo de serviço representam os acordos e investimen- tos que o provedor de serviço irá fazer para desenvolver os serviços. � Desenvolver ativos estratégicos Não basta ter recursos é preciso ter habilidades para desenvolver ativos es- tratégicos o que fará o provedor diferenciar-se dos concorrentes. � Preparar para execução Avaliação estratégica. Fatores críticos para o sucesso. Análise competitiva. Priorização de investimentos. Matriz SWOT (POFA), Potencialidades, Opor- tunidades, Fraquezas, Ameaças. Processos � Gerenciamento de Portfólio � Gerenciamento Financeiro � Gerenciamento da Demanda ITIL v3 - Fundamentos 31 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 31 3.3 GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO DE SERVIÇO (GPS) Service Portfolio Management (SPM) O Processo responsável por gerenciar o Portfólio de Serviço. O Gerenciamento de Port- fólio de Serviço considera Serviços em termos do valor ao Negócio fornecido por eles. Objetivos � Responsável pelo gerenciamento do Portfólio de Serviços. � Fornece informações sobre todos os serviços através do ciclo de vida. � Fornece meio de comprar a competitividade do serviço através de fornece- dores alternativos. Atividades � Definir (Define) o Realizar um inventário de serviços e validar os dados do portfólio. o Levanta-se os custos do portfólio existente. o Cada serviço no portfólio deve ter um business case, que e um plano que mostra como o serviço irá gerar valor para o negócio. o Dever ser definido o que se pode ou não fazer. � Analisar (Analyze) o Fazer proposição de valor, priorizando e balanceandooferta e demanda. o Se identifica quais recursos são necessários para manter o serviço. o Se analisa quais serviços servem para operar o negócio e quais irão fazer o negócio crescer ou transformá-lo. � Aprovar (Approve) o Aprovar o portfólio proposto. o Autorizar serviços e recursos para o futuro. o Também inclui a decisão de eliminar um serviço. � Contratar (Charter) o Comunicar decisões. ITIL v3 - Fundamentos 32 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 32 o Alocar recursos. o Contratar serviços. o Fornecer todo o planejamento para começar a fazer o Desenho do Serviço no caso de novos serviços. Depois desta atividade, se renova o catálogo de serviço, pois podem haver alterações. Nesses casos se inicia novamente todo o ciclo de atividades deste processo. Definir Analisar Aprovar Contratar Estratégia de Serviço Inventários Business cases Proposição de valor Priorização Comunicação Alocação de recursos Portfólio de Serviço Autorização Estrutura Fornecer meio de comparar a competitividade do serviço esclarecendo questões do negócio como: � Porque um cliente compraria este serviço? � Quanto deveríamos cobrar por estes serviços? � Qual será o preço e como serão os modelos de cobrança? � Quais são os nossos pontos de matriz SWOT? � Como os recursos e habilidades devem ser alocados? ITIL v3 - Fundamentos 33 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 33 Portfólio de Serviços (service portfolio) Serviços Obsoletos (service retired) Catálogo de Serviços (service catalog) Funil de Serviços (service pipeline) Requisitos Definido Analisado Aprovado Desenhado Desenvolvido Construído Testado Liberado Operacional Obsoleto Papéis Gerente de Produto (Product Manager) � Gerenciar serviços como se fosse um produto do ciclo de vida. � Trabalhar próximo com os Gerentes de Relacionamento de Negócio, focan- do o portfólio do cliente. � Ser reconhecido como um especialista nas linhas de serviço. � Avalia novos oportunidades de mercado, modelos de operação, tecnologias e necessidades emergentes dos clientes. ITIL v3 - Fundamentos 34 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 34 3.4 GERENCIAMENTO FINANCEIRO Financial Management Processo responsável por gerenciar os requisitos de Orçamento, Contabilidade e Co- brança de um Provedor de Serviço de TI. Objetivos � Entender os custos envolvidos na provisão de serviços de TI, valor dos ser- viços de TI e valor dos ativos utilizados para fornecer os serviços. � Melhorar a tomada de decisão através de dados que ajudem a priorizar as decisões de investimentos em TI. � Proporcionar mudanças mais rápidas. � Gerenciar o Portfólio de Serviços, respondendo se o serviço gera de fato va- lor ao negócio e quais serviços que estão no Funil devem ser priorizados. � Gerar valor. Subprocessos O processo Gerenciamento Financeiro é composto por três subprocessos: � Elaboração de orçamento o Prediz e controla gastos de TI. o Orçar anualmente ou semestralmente quanto dinheiro a TI precisa para manter as operações do dia-a-dia. � Contabilidade o Identificar os custos atuais de entrega de serviço de TI. Comparando estes custos com os custos que foram orçados. � Cobrança o Pagamento da estrutura de TI. o Atividade opcional e depende da política de cobrança da organização como um todo. ITIL v3 - Fundamentos 35 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 35 3.4.1 Elaboração de orçamento Prevê o capital necessário para operar o Serviço de TI durante o período grantindo a comparação do planejado versus realizado. Reduz o risco de gasto excessivo garantindo que há receitas para cobrir os gastos pre- vistos. Determina o método de orçamento, que podem ser de dois tipos: � Incremental Os números dos últimos anos são usados como base para o orçamento do próximo ano � Base-Zero Inicia o orçamento do zero. O propósito e as necessidades de cada despesa precisam ser determinados Determina também o período do orçamento, na maioria dos casos este período será de um ano financeiro, o qual pode ser subdividido em períodos menores. Na elaboração do orçamento devemos determinar todas as categorias disponíveis e estime os custos para o orçamento do próximo período e levar em consideração que a demanda pode aumentar durante o período. 3.4.2 Contabilidade É necessário sabermos o quanto custa cada serviço para TI, este subprocesso visa con- tabilizar todos os custos e a partir daí conseguir compor o valor gasto dos ativos. Este subprocesso possui as seguintes atividades: � Registro de Serviço Tudo que se entra de custo precisa ser registrado e alocado ao serviço que pertence. � Tipos de Custos Os custos podem ser categorizados por: hardware, software, salários, ad- ministração, entre outros. � Elementos de Custos É uma subcategoria dos tipos. Custos de pessoal podem ser subdivididos em: folha de pagamento, benefícios, gastos, treinamentos, etc. ITIL v3 - Fundamentos 36 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 36 � Unidade de Custo Menor categoria que um custo pode ser alocado. Ex. horas trabalhas, licen- ças de software, folhas impressa. � Classificação de Custos o Custo Capital ou Operacional o Custo Direto ou Indireto o Custo Fixo ou Variável Custo Direto O Custo de se prover um Serviço de TI que pode ser alocado completamente a um Consumidor específico, Centro de Custo, Projeto etc. Por exemplo: Custo de se prover Servidores ou licenças de software que não sejam compartilhadas. Veja também Custo Indireto. Custo Indireto O Custo de prover um Serviço de TI que não possa ser alocado por completo a um Cli- ente em particular. Por exemplo, Custo para fornecer Servidores ou licenças de soft- wares compartilhados. Também conhecido como Custo Adicional. Custo Capital O Custo de adquirir algo que irá se tornar um Ativo financeiro, por exemplo, um equi- pamento de computação e instalações. O valor do Ativo é Depreciado em múltiplos períodos contábeis. Custo Operacional Custo resultante da execução dos Serviços de TI. Freqüentemente composto por pa- gamentos repetitivos. Por exemplo: custos com folha de pagamento, manutenção de hardware e eletricidade (também conhecido como “despesa corrente” ou “gastos de receita”). Custo Fixo Um Custo que não varia com o uso pelo Serviço de TI. Por exemplo: o Custo de hard- ware de um Servidor. Custo Variável Um Custo que depende de quanto o Serviço de TI é usado, quantos produtos são pro- duzidos, o número e tipo de Usuários, ou algum outro fator que não pode ser fixado de antemão. ITIL v3 - Fundamentos 37 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 37 Cobrança Requerer pagamento pela prestação de Serviços de TI. Cobrança de Serviços de TI é opcional e várias Organizações escolhem por tratar o seu Provedor de Serviço de TI como Centro de Custo. � Permite a recuperação dos custos dos Serviços de TI. � Opera a organização de TI como uma unidade de negócio. � Influencia o comportamento do Usuário e do Cliente. As atividades deste subprocesso são: � Determinar política de Cobrança � Influenciar comportamento dos usuários: o Gerenciamento da demanda o Reduzir capacidade de pico e utilização ineficiente o Publicar preços para sensibilizar o cliente � Determinação de preço: o Preço por custo? o Preço de mercado? o Preço tabelado? 3.4.3 Retorno do Investimento (RDI) Return on Investment (ROI) Uma medida do benefício esperado de um investimento. No sentido mais simples é o lucro líquido de um investimento dividido pelo valor líquido dos ativos investidos. OITIL define o ROI como “a habilidade de usar ativos para gerar valor adicional”. O ROI é dividido em 3 áreas: � Business Case: ampla análise incluindo o BIA. � ROI pré-programado: comprometimento de capital (ex. orçamento) versus retorno previsto. � ROI pós programado: justificando após o evento. ROI pode ser valor financeiro ou melhoria na qualidade da provisão de serviços. ITIL v3 - Fundamentos 38 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 38 Papéis Gerente Financeiro: � Ajudar na identificação, documentação e acordo dos valores do serviço ao negócio. � Participar nas atividades de modelagem da demanda. � Provisão de informações de custo para o Gerenciamento de Portfólio de Serviços. � Manter a conformidade regulatória de acordo com as questões que influ- enciam as finanças de TI. 3.5 GERENCIAMENTO DA DEMANDA Demand Management Atividades que entendem e influenciam a demanda do Cliente por Serviços e o forne- cimento da Capacidade para atingir essa demanda. No nível Estratégico, Gerenciamen- to da Demanda pode envolver análise de Padrões da Atividade de Negócio e Perfis de usuário. No nível Tático ele pode envolver uso de Cobrança Diferencial para incentivar Clientes a usar os Serviços de TI em horários menos congestionados. Objetivos � Entender e influenciar a demanda do Cliente por Serviços e o fornecimento da Capacidade para atingir essa demanda. � Analisar, rastreiar e monitorar o PAN (Patterns of Bussines Activity), os pa- drões da atividade de negócio e perfis de usuário. � Reduz o risco de indisponibilidade devido à falta de gerenciamento da de- manda. � Equilibrar capacidade e demanda. � Envolver o uso de cobrança diferenciada para incentivar clientes a usar os serviços de TI em horários menos congestionados. ITIL v3 - Fundamentos 39 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 39 Papéis Gerente de Demanda: � Criar e gerenciar políticas de incentivos e penalidades. � Participar na criação dos Acordos de Nível de Serviço. � Monitorar toda demanda e capacidade. � Gerenciar recursos do processo. � Responder às mudanças do PAN. ITIL v3 - Fundamentos 40 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 40 4 DESENHO DE SERVIÇO Uma fase no Ciclo de Vida de um Serviço de TI. Desenho de Serviço inclui um determi- nado número de Processos e Funções e é o título de uma das publicações centrais do ITIL. O Desenho de Serviço proporciona um guia para desenhar os serviços de TI, novos ou alterados, a fim de atender a necessidade do negócio. � Arquiteturas � Processos � Políticas � Documentação 4.1.1 Objetivos � Fornecer uma abordagem para o Desenho de Serviços novos ou alterados para transição para o ambiente de produção. Note que o ciclo de vida do serviço é aplicado não somente a serviços novos � Desenhar serviços que estejam alinhados e satisfaçam o objetivo do negó- cio. Por esse motivo precisamos de informações oriundas da Estratégia de Serviço. � Desenhar processos para gerenciar os serviço durante seu ciclo de vida. Is- so inclui todos os processos de que irão fazer a transição e a manutenção do serviço em operação. � Identificar e gerenciar riscos. Alguns riscos já vieram na fase de Estratégia, aqui se faz um mapeamento completo de riscos possíveis. � Desenhar uma infra-estrutura segura e resiliente (tolerante a falhas). � Documentar planos, políticas, arquiteturas e treinamento. � Contribui para a melhoria contínua do serviço assegurando que uma quali- dade do serviço está sendo implantada no ambiente de produção. ITIL v3 - Fundamentos 41 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 41 Conceitos 4.1.2 4 Ps do Desenho A implantação do Gerenciamento de Serviços de TI está realacionada com a prepara- ção e planejamento do uso eficiente e eficaz dos 4 Ps exibidos abaixo: � Pessoas É necessário definir os papéis das pessoas e identificar as habilidades ne- cessárias, treinamentos, cultura voltada a serviço. � Processo Definir os processos existentes que irão servir de suporte para a operação do serviço. Estes processos serão executados por pessoas. � Produto Determinar produtos inclusive serviços, tecnologia e ferramentas necessá- rias para automatizar os processos. � Parceiros Estabelecer parceiros (fornecedores e vendedores de solução). Hoje os for- necedores representam uma grande importância, pois é difícil encontrar uma TI que não precise de diversos fornecedores para compor sua cadeia de serviços. ITIL v3 - Fundamentos 42 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 42 Esses elementos representam as competências necessárias que o provedor de serviços deve ter. Sem a integração dos 4Ps, qualquer desenho, plano ou projeto irá falhar, porque vai haver uma falta de preparação e gerenciamento. 4.1.3 Os 5 Elementos do Desenho Os cinco aspectos abaixo representam um conjunto necessário para a entrega de um serviço. Estes aspectos devem ser considerados na fase de Desenho de Serviço. A falta de qualquer um deles irá comprometer a entrega do serviço. � Identificação dos requisitos de negócio, definição dos requisitos e desenho do serviço Requisitos das novas funcionalidades. � Portfólio de serviços Contém detalhes de todos os serviços e seus status. � Desenho da arquitetura e tecnologia Políticas, estratégias, documentos, planos, sistema de gerenciamento. � Desenho do processo Processo necessário para transição, operação e melhoria. � Desenho de métricas e medições o Se você não pode medir, não pode gerenciar. o Métricas devem verificar se o serviço está apto para o propósito. 4.1.4 Opções de Fornecimento de Serviços Na fase de Desenho de Serviço pode-se identificar que a organização não tem todas as habilidades necessárias. Então, a organização pode tomar a decisão estratégica por terceirizar os serviços. Cada opção de terceirização tem suas vantagens e desvantagens que sempre vão requerer algum nível de adaptação. Os tipos de fornecimento são: � In-sourcing Utiliza recursos internos da organização Neste caso a empresa tem ou de- senvolve todas as habilidades necessárias para fornecer o serviço. Tem a vantagem de ter o controle direto sobre a entrega, mas em contrapartida o custo da entrega é maior. ITIL v3 - Fundamentos 43 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 43 � Outsourcing Utiliza recursos de uma organização externa para desenhar, desenvolver e manter um determinado serviço. � Co-sourcing Combinação entre In-sourcing e Outsourcing. Utiliza-se parte de recursos internos e parte de recursos de um fornecedor externo. � Parceria ou Multisourcing Arranjo entre organizações para trabalharem juntas. Ao invés de optar por apenas um fornecedor, distribuem-se as atividades entre vários fornecedo- res. É comum contratar-se os melhores fornecedores da classe ao invés de ficar apenas com um fornecedor. � Business Process Outsourcing (BPO) Uma organização fornece e gerencia por inteiro os processos de negócio de outra organização. � Application Service Provision (ASP) Utiliza a infra-estrutura em outra organização. � Knowledge Process Outsourcing (KPO) o Organizações que fornecem baseadas no conhecimento e experiência de processos de negócio. o Mais utilizado atualmente. Processos do Desenho de Serviço � Gerenciamento do Catálogo de Serviço � Gerenciamento do Nível de Serviço � Gerenciamento da Capacidade � Gerenciamento da Disponibilidade � Gerenciamento da Continuidade dos Serviços de TI � Gerenciamento do Fornecedor � Gerenciamento de Segurança da Informação ITIL v3 - Fundamentos 44 GOP - Gestão Operacional PROCERGS44 4.2 GERENCIAMENTO DO CATÁLOGO DE SERVIÇOS Service Catalogue Processo responsável por proporcionar um único local de informações consistentes sobre todos os serviços acordados e assegurar que ele esteja amplamente disponível para quem tem autorização para acessá-lo. Objetivos � Produzir e manter um catálogo de serviços. � Estabelecer interfaces, dependências e consistências entre o catálogo de serviço e o Portfólio de Serviço. � Estabelecer interfaces e dependências entre todos os serviços e os serviços de suporte do catálogo de serviço. � Estabelecer interfaces e dependências entre todos os serviços e compo- nentes de suporte e itens de configuração relacionados aos serviços que estão no catálogo de serviço. � O catálogo de serviço proporciona uma fonte central de informação sobre os serviços de TI entregues pelo provedor de serviço. � Assegurar que todas as áreas do negócio possam ter uma visão exata e consistente dos serviços de TI em uso, como eles devem ser usados, os processos de negócio que eles habilitam e os níveis e qualidade que o clien- te pode esperar de cada serviço. Tipos O Catálogo de Serviços se divide em dois tipos: � Catálogo de Serviços de Negócio Um Serviço de TI que suporta diretamente um Processo de Negócio. Tam- bém é usado para denominar um Serviço que é entregue ao Cliente de Ne- gócio por uma Unidade de Negócio. � Catálogo Técnico de Serviços Serviços de TI que suportam o Catálogo de Serviço de Negócio. ITIL v3 - Fundamentos 45 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 45 Processo de Negócio 1 Processo de Negócio 2 Processo de Negócio 3 ERP Serviço B Serviço C Serviço D Componente 1 Componente 2 Componente 3 Componente 4 Componente 5 Catálogo de Serviços de Negócios Catálogo Técnico de Serviços Papéis Gerente do Catálogo de Serviço: � Produz e mantém o Catálogo de Serviço � Registra serviços novos e existentes no Catálogo de Serviço � Garante informação precisa � Protege a informação e faz backup ITIL v3 - Fundamentos 46 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 46 4.3 GERENCIAMENTO DE NÍVEL DE SERVIÇO (GNS) Service Level Management (SLM) O Processo responsável por negociar Acordos de Nível de Serviço e garantir que eles sejam cumpridos. GNS é responsável por garantir que todos os Processos do Gerenci- amento de Serviço de TI, Acordos de Nível Operacional e Contratos de Apoio, sejam apropriados para as Metas de Nível de Serviço acordadas. GNS monitora e relata os Níveis de Serviço e mantém reuniões regulares de revisão com os Clientes. Objetivos � Garantir claro entendimento entre TI e cliente. � Garantir atividades pró-ativas para melhoria do serviço. � Melhorar a satisfação do cliente. � Acordar níveis de serviços com o cliente. � Garantir que os nível de serviços acordados condizem com a capacidade tecnológica. 4.3.1 Provedor de Serviço Service Provider Uma Organização que fornece Serviços a um ou mais Clientes Internos ou Clientes Ex- ternos. Provedor de Serviço é freqüentemente usado como uma abreviação de Prove- dor de Serviço de TI. � Tipo 1 Existe somente dentro da organização, para entregar serviço a uma especí- fica unidade de negócio. � Tipo 2 Provêm serviços para múltiplas unidades de negócio dentro da mesma or- ganização. � Tipo 3 Opera como um provedor de serviços externos, servindo diferentes Organi- zações. ITIL v3 - Fundamentos 47 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 47 4.3.2 Requisito de Nível de Serviço – RNS Service Level Requirement (SLR) Um Requisito do Cliente em relação a um aspecto de um Serviço de TI. RNSs são base- ados em Objetivos de Negócio e usados para negociar Metas de Nível de Serviço acor- dadas. 4.3.3 Acordo de Nível de Serviço – ANS Service Level Agreement (SLA) Um acordo entre o Provedor de Serviços de TI e um Cliente. O ANS descreve o Serviço de TI, documenta Metas de Nível de Serviço e especifica as responsabilidades do Pro- vedor de Serviços de TI e do Cliente. Deve ser escrito na linguagem que o negócio entenda (clara, concisa e livre de jargões). Não contêm fluxos de processos ou informações técnicas. Um Acordo de Nível de Serviço pode cobrir múltiplos Serviços ou múltiplos clientes. Tipos de estruturas: � Estrutura baseado no Serviço Todos clientes usam um serviço da mesma forma. � Vantagem: controle do nível de serviço � Desvantagem: negociação e adequação de exceções � Estrutura baseado no Cliente Cobre todos os serviços recebidos por um único grupo de clientes. � Vantagem: facilidade na negociação � Desvantagem: controle das variações do nível de serviço acordado. 4.3.4 Acordo de Nível Operacional (ANO) Operational Level Agreement (OLA) Um Acordo entre um Provedor de Serviço de TI e outra parte da mesma Organização. Um ANO suporta a entrega de Serviços de TI do Provedor de Serviço de TI aos seus Clientes. O ANO define produtos ou Serviços a serem fornecidos e as responsabilidades de ambas as partes. ITIL v3 - Fundamentos 48 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 48 4.3.5 Contrato Contract Um Contrato entre um Provedor de Serviços de TI e um Terceiro. O Terceiro fornece produtos ou Serviços que são necessários para a execução de um Serviço de TI a um Cliente. O Contrato define metas e responsabilidades que são necessárias para atingir Metas de Nível de Serviço acordadas em um ANS. 4.3.6 Fornecedor Supplier Prestadores de serviços externos que fornecem a linha de suporte de componentes para fornecer um serviço. 4.3.7 Plano de Melhoria de Serviço (PMS) Service Improvement Program (SIP) Um Plano formal para implantar melhorias a um Processo ou Serviço de TI. Contexto do Negócio Provedor de Serviços Cliente TI Equipes internas da organização Organização de TI Rede Operações HW Compras ANS ANO ANS Prestadores de Serviço Contrato ITIL v3 - Fundamentos 49 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 49 Atividades � Levantar, acordar e documentar RNS (Requerimentos de Nível de Serviço) � Desenhar estrutura de ANS (Acordo de Nível de Serviço) � Gerenciar os ANS e ANO (Acordo de Nível Operacional) � Revisar ANS, escopo de serviço e desenvolver o PMS (Plano de Melhoria de Serviço) � Revisar contratos em conjunto com o processo Gerenciamento de Forne- cedor para garantir metas do ANS. Papéis Gerente de Nível de Serviço: � Estar ciente das mudanças nos ambientes do negócio � Avaliar o impacto dos níveis de serviço � Identificar quem são os envolvidos em cada serviço � Identificar, entender e documentar os requisitos de serviço atuais e futuros � Negociar e acordar níveis de serviço para o cliente usando ANSs e RNSs, ANOs e Contratos � Garantir as metas de nível de serviço acordado com terceiro estejam ali- nhadas com o ANS. � Agendar revisões de desempenho dos serviços � Estabelecer iniciativas de melhorias e relatórios de progresso � Revisar acordos internos e externos � Relacionamento e comunicação � Medir, registrar e analisar a satisfação do cliente ITIL v3 - Fundamentos 50 GOP - Gestão Operacional PROCERGS 50 4.4 GERENCIAMENTO DE FORNECEDOR Supplier Management Processo responsável por garantir que todos os Contratos com Fornecedores suportem a necessidade do Negócio e que todos os Fornecedores atendam suas obrigações con- tratuais. Deve ser classificado conforme uma avaliação de Risco x Impacto e Valor x Importân- cia: � Fornecedores Estratégicos Envolve troca de informação confidencial ou estratégica. � Fornecedores Táticos Envolve
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