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Documento não controlado - AN03FREV001 32 PROGRAMA DE EDUCAÇÃO CONTINUADA A DISTÂNCIA Portal Educação CURSO DE RELAÇÕES INTERPESSOAIS NO TRABALHO Aluno: EaD - Educação a Distância Portal Educação Documento não controlado - AN03FREV001 33 CURSO DE RELAÇÕES INTERPESSOAIS NO TRABALHO MÓDULO II Atenção: O material deste módulo está disponível apenas como parâmetro de estudos para este Programa de Educação Continuada. É proibida qualquer forma de comercialização ou distribuição do mesmo sem a autorização expressa do Portal Educação. Os créditos do conteúdo aqui contido são dados aos seus respectivos autores descritos nas Referências Bibliográficas. Documento não controlado - AN03FREV001 34 MÓDULO II 2 INTRODUÇÃO À medida que evolui a gestão de recursos humanos os pesquisadores focam cada vez mais na estrutura e na dinâmica do comportamento dos grupos e equipes de trabalho. As organizações dependem das pessoas, sem elas não é possível controlá-las e dirigi-las. Mesmo que uma empresa tenha sua linha de produção formada por robôs, ainda assim necessitará de seres humanos para programá-los. Por este motivo é tão importante entender a formação do grupo. No Módulo I observamos os fatores influenciadores do comportamento humano. No Módulo II entenderemos o impacto destes comportamentos e como podem gerar conflitos, e que gestão da diversidade é importante para a formação de equipes de alto desempenho. Ao final, iremos entender a distinção entre grupos e equipes, seus papéis e as normas que moldam o comportamento nas organizações. Entender ainda relacionamento interpessoal, conflitos, causas e como administrá-los. 2.1 GRUPOS E EQUIPES Todas as equipes são grupos, mas grupos e equipes possuem características distintas. Um grupo é formado por dois ou mais indivíduos que se reúnem para alcançar determinados objetivos. Um grupo de trabalho compartilha informações, toma decisões para se ajudarem mutuamente no desempenho das atividades das áreas distintas de atuação. Um grupo de trabalho não tem a necessidade de se unir em um esforço conjunto em prol do alcance de algum objetivo. O desempenho do grupo é mensurado apenas pelo somatório dos resultados e contribuições de cada indivíduo. Uma equipe de trabalho difere do grupo, pois, neste caso, há sinergia e esforço conjunto para o alcance dos objetivos. Documento não controlado - AN03FREV001 35 As equipes de trabalho atuam de forma a colocar os objetivos da equipe acima dos interesses individuais. A figura abaixo destaca a diferença entre grupos e equipes de trabalho: FIGURA 12 - COMPARAÇÃO ENTRE GRUPOS E EQUIPES DE TRABALHO FONTE: Robbins, 2010. 2.2 ATRIBUTOS BÁSICOS DE UM GRUPO Para Buono et al. (2006), os conceitos básicos de um grupo sugerem que eles possuem uma estrutura que explica o comportamento de seus membros. São eles: papéis, normas, coesão, tamanho e status. Compartilhamento de Dados Neutra Individual Casuais e Variadas Desempenho Coletivo Positivo Individual e Mútua Complementares Grupos de Trabalho Equipes de Trabalho Documento não controlado - AN03FREV001 36 2.2.1 Papéis O conceito de papel refere-se aos vários comportamentos que se espera de uma pessoa ou de um grupo em determinada posição. De uma forma simplificada é o que se espera de como as pessoas “devem se comportar”. Enquanto subordinados, esperamos que os gestores apresentem comportamentos de liderança. Qualquer coisa fora disso, a conclusão que se tem é que eles não estão agindo devidamente. O poder dos papéis sobre os nossos comportamentos e nossas atitudes aponta que, se os papéis mudam, as atitudes tendem a variar também. As pesquisas assinalam as seguintes conclusões: a) As pessoas desempenham múltiplos papéis; b) As pessoas aprendem sobre papéis a partir de estímulos ao seu redor, copiando modelos – amigos, livros, filmes, tendências; c) As pessoas têm capacidade para mudar rapidamente de papéis, à medida que as demandas exijam mudanças importantes; d) O conflito no desempenho dos papéis ocorre quando o desempenho de um é conflitante com outro. Exemplo: papel de executiva e mãe. Em alguns momentos o trabalho exigirá a ausência da mãe. A importância de um gerente conhecer bem os papéis dos funcionários é que, em termos de grupo, pode-se avaliar com qual papel há identificação e quais os comportamentos esperados dele. Este conhecimento permite que haja a previsão dos desempenhos dos funcionários e ajude a lidar de forma mais efetiva em determinadas situações. Documento não controlado - AN03FREV001 37 2.2.2 Normas As normas são padrões ou ideias comuns que orientam o comportamento dos membros de um grupo. Em alguns casos as normas são formalizadas, por intermédio de códigos de conduta, e em outros não são regras escritas, mas que os grupos aceitam e passam a agir de acordo com este padrão. É comum esperar que os membros de um grupo ajam no sentido de corrigir qualquer desvio ou comportamento não condizente com as normas estabelecidas. Nem todas as normas possuem a mesma valência, o mesmo peso. Existem aquelas que são consideradas importantes para o grupo ou organização – normas centrais. Elas são fundamentais para a interação do grupo e desenvolvimento dos trabalhos. Por outro lado, existem as normas periféricas, que são aquelas que não são tão importantes para os membros do grupo. A distinção entre as normas centrais e periféricas varia de acordo com cada grupo, mas as normas centrais são comportamentos sociais fundamentais para o funcionamento do grupo. Em suma, cada grupo estabelece seu conjunto de normas, mas em geral as que mais são difundidas são aquelas relativas à ética, processos e desempenho. Os grupos fornecem aos seus membros a forma de trabalho, meios para o alcance de metas, produtividade e comunicação. E este conjunto de normas tem poderosa influência no desempenho de cada funcionário. 2.2.3 Coesão A coesão refere-se à atração mútua entre os membros dos grupos e sua motivação em permanecer no mesmo. Um grupo pode ser classificado como coeso porque seus membros trabalham há algum tempo juntos e já possuem uma interação e por isso compartilham de sentimentos de proximidade, opiniões, atitudes e comportamentos similares. Os grupos coesos são mais inflexíveis no tratamento de membros dissidentes. Documento não controlado - AN03FREV001 38 A coesão varia de grupo para grupo, mas os fatores que podem influenciá-la são: • Concordância: o grau em que os membros concordam com metas e objetivos do grupo. A discordância diminui a coesão. • Interação frequente: quando há a interação frequente dos membros entre si, mas mesmo assim eles continuam com resultados que podem levar à deteriorização do grupo. Exemplo: quando fazem muitas reuniões. • Atração mútua: a atração leva à coesão. • Conflito intergrupo: quando há conflito intergrupo que estimula a cooperação e aproxima os membros, porém tal conflito pode levar à diminuição da coesão. • Sucesso: a coesão aumenta quando os resultados são favoráveis, todos querem pertencer ao grupo vencedor, mas à medida que os resultados são fracos, a coesão diminui e leva à projeção, à culpa nos outros. • Equidade percebida: a forma como o grupo é tratado, tanto pelos seus membros quanto pelos demais da organização. A figura abaixo mostra a relação entre a coesão e a produtividade: FIGURA 13 – NORMAS DE DESEMPENHO ARQUIVO PESSOAL Documento não controlado - AN03FREV001 39 2.2.4 Tamanho O tamanho de um grupo afeta seu comportamento.Os menores são mais ágeis na conclusão de tarefas, porém um grupo maior, orientado para resolver um determinado problema, tem maior êxito em relação aos menores. Uma das descobertas relacionadas ao tamanho de um grupo é um fenômeno chamado vadiagem social, ou seja, tendência a trabalhar menos quando se está em grupo do que quando está sozinho. A vadiagem social pode ser explicada pela crença de que os demais membros não estão cumprindo suas metas, pela dispersão da responsabilidade, uma vez que os resultados não são mensurados de forma individual e sim grupal. Nesta situação, os membros tendem a ser oportunistas. Resumindo: poderá haver queda na eficiência dos grupos quando os mesmos acharem que a contribuição individual não pode ser medida. 2.2.5 Status O status é a posição definida e atribuída pelos demais membros do grupo, é um fator importante na compreensão do comportamento humano. O status pode ser imposto formalmente pelo grupo – status formal – por intermédio de títulos, premiações e comodidades oferecidas pelas organizações. O status informal pode ser adquirido informalmente por características como educação, sexo, habilidades e experiências, ou qualquer outra coisa que o grupo considere importante e venha a atribuir o valor de status, de posição. Existe também a situação de igualdade de status, esta é importante porque previne desequilíbrios no comportamento do grupo, porque se houver a percepção de que a hierarquia de status não é justa, acaba gerando comportamentos negativos e passíveis de correção. Em geral, os grupos concordam entre si com os critérios de status e as posições ocupadas são acordadas pelos indivíduos. Documento não controlado - AN03FREV001 40 2.3 DESENVOLVIMENTO DOS GRUPOS Ao longo do tempo os grupos passam por fases de desenvolvimento. Como são entidades dinâmicas, os grupos sempre estão em estado de contínua atividade e mudança (ROBBINS, 2006). As etapas de desenvolvimento dos grupos são: • Formação: o ingresso das pessoas nos grupos é motivado por uma série de razões: metas, atividades, demandas ou pelos membros e estabelecem entre si um significado e criam uma identidade. No início da formação, o grupo recebe a informação de quais atividades desenvolverá, a quem irá se reportar, quais os objetivos, os comportamentos aceitáveis, tudo isso relacionado à tarefa a qual eles estão designados a desenvolver. Esta fase é marcada por cortesia, confusão, cuidados e pela existência de pontos comuns. • Turbulência: esta fase dá início quando os processos começam a entrar em andamento e os estilos individuais de trabalho se chocam. Os conflitos nascem devido às pessoas resistirem à influência do grupo e a concorrência dos indivíduos no alcance de metas. Esta fase é marcada por tensão, confronto e críticas. Muito embora estes conflitos pareçam negativos, são importantes porque ajudam no ajuste e na interação dos grupos. Sem estes componentes certamente o grupo apresentaria comportamentos tais como: vadiagem social, pouca atenção ao trabalho e lentidão. Neste processo de turbulência temos a tensão primária: que é a tensão inicial de quando ingressamos no novo grupo, os comportamentos são de inibição, ansiedade, hesitação em interagir com os outros membros, cautela e distanciamento de controvérsias. Já a tensão secundária é caracterizada pelo estresse quando surge a definição do status e dos papéis de cada membro do grupo. • Normatização: como vimos anteriormente, os grupos possuem normas formais e informais. No período de normatização a resistência diminui à medida que o grupo descobre quais são as suas regras e seus padrões de funcionamento, desenvolvendo coesão. Esta fase é marcada por envolvimento, comprometimento, Documento não controlado - AN03FREV001 41 colaboração e cooperação. • Desempenho: nesta fase o grupo está orientado para o alcance de resultados. As relações, os status e a divisão de tarefas são todos focados para o desenvolvimento do trabalho. Esta fase é marcada por criatividade, desafios, consciência e consideração entre os membros do grupo. • Reformulação ou suspensão: nesta fase podem surgir as situações de suspensão – os grupos bem-sucedidos podem acabar, porque foram formados para desenvolver uma tarefa e este objetivo já foi atingido. Ou grupos com baixo desempenho debandam em função dos seus resultados serem ruins. Neste sentido, a suspensão é marcada por acordos, pela comunicação e consenso. Já a reformulação ocorre devido à necessidade de se implantar mudanças, visto que o grupo está acomodado com vícios e com hábitos tão arraigados que acaba por dificultar a entrada de novas formas de trabalho. A resistência à mudança é tão grande que, mesmo já sendo um grupo estável, pode retornar à fase da turbulência. Esta turbulência, se não resolvida, pode levar ao “falecimento” do grupo. Na fase de reformulação é importante que os membros reavaliem sua missão, seus valores e seus papéis. FIGURA 14 - DESENVOLVIMENTO DOS GRUPOS ARQUIVO PESSOAL Formação Turbulência Normatização Desempenho Reformulação ou Suspensão Documento não controlado - AN03FREV001 42 2.4 TIPOS DE EQUIPES As equipes podem se classificadas com base em seus objetivos. Para Robbins, as formas mais comuns são: • Equipes de solução de problemas: seus integrantes trocam ideias ou apresentam soluções para o melhoramento dos processos e dos métodos de trabalho. Este tipo de equipe não tem autonomia para implementar as mudanças sugeridas. • Equipes autogeridas: Essas equipes se ocupam da responsabilidade do controle coletivo sobre o ritmo de trabalho, distribuição de tarefas, organização das pausas e outros processos decisórios. Equipes autogeridas têm o poder de escolher até quem serão os seus membros. • Equipes interfuncionais: são formadas por membros posicionados aproximadamente no mesmo nível hierárquico, mas atuando nas diferentes áreas de trabalho se juntam para realizar uma tarefa. Estas equipes constituem uma forma eficaz de resolução de problemas, permitindo que haja troca de informações, desenvolvimento de ideias e coordenação dos projetos. 2.5 RELACIONAMENTO INTERPESSOAL É o relacionamento entre os indivíduos de um grupo, seja profissional, familiar ou social, cujos membros estejam constantemente integrados em torno de um objetivo em comum. Envolve competências e habilidades utilizadas, não só na inteligência lógica e raciocínio, mas na inteligência emocional predominante nas ações e atitudes (CAROSELLI, 2009). Ignorar os aspectos de relacionamento interpessoal é desconhecer a sua importância e, ainda, não saber como praticá-lo ou deixar de adquirir conhecimentos que o possam levar a construir um bom Documento não controlado - AN03FREV001 43 relacionamento. No mundo profissional, como em qualquer outro círculo de relacionamento, tudo gira em torno do poder e da habilidade política. O profissional que domina aspectos de relacionamento interpessoal domina a arte do posicionamento estratégico em uma empresa; torna-se imprescindível para a imagem da empresa; associa-se aos vencedores e escala os degraus da ascensão profissional. O relacionamento interpessoal torna-se uma característica fundamental para a sobrevivência profissional das pessoas e pode ser o diferencial na busca por uma melhor oportunidade ou por uma promoção repentina. Mas o relacionamento interpessoal não tem relevância apenas nos aspectos que dizem respeito às conquistas que podem ser feitas ao dominar a habilidade de relacionamento. Não saber lidar com pessoas pode impactar no alcance de resultados e ainda gerar a resistência a mudanças, a processos e procedimentos de trabalho, ou seja, conflitos. 2.6 CONFLITOS E SUAS IMPLICÂNCIAS O conflito refere-se ao desacordo ou às diferenças entre membrosquanto à autoridade, metas, produtividade, processos, recursos, pessoas ou valores. O conflito pode ocorrer pelos mais variados motivos: disputa de papéis, status, mal- entendidos, escassez, orientações de tarefas e tempo, estrutura e relacionamentos. O conflito pode apresentar duas faces: • Funcional: quando não é ruim, porque quando não há conflito fica configurada então a ausência de pensamento de grupo. Há pesquisas que indicam que a pressão por consenso leva a decisões erradas. O conflito pode levar a novas ideias, novas formas de trabalho, trazer à tona problemas não resolvidos, intensificar o interesse, estimular a criatividade, oportunizar o uso e desenvolvimento de capacidades. • Disfuncional: neste caso é negativo, pois aumenta a desconfiança e suspeita, desenvolve-se a resistência e não a cooperação; as pessoas passam a reagir defensivamente. Documento não controlado - AN03FREV001 44 Para analisar o conflito é necessário entender seu processo causal. Existem situações que levam a condições prévias de conflito, como por exemplo, o aumento de privilégios para uma equipe, isso pode gerar frustração, tensão e estresse em outras equipes. Os comportamentos advindos destes estados podem variar de uma resistência passiva e não verbalizada a ações de sabotagens e agressividades ostensivas. O conflito também ocorre em níveis diferentes, que são: • Conflito latente: parte da premissa que, devido a algumas situações antecedentes, o conflito deverá ocorrer. • Conflito percebido: há a consciência de que existe um conflito, mas nenhuma das partes se mostra perturbada com isso. • Conflito sentido: as pessoas estão incomodadas com determinada situação ou decisão, mas não fazem nada em relação a este sentimento. O resultado disso é estresse e tensão. • Conflito manifesto: este é o mais perigoso, pois envolve a manifestação de comportamentos ostensivamente agressivos, que variam desde a resistência passiva branda à resistência muito mais ativa, tais como: sabotagem e agressão física. • FIGURA 15 – RESULTADO DAS ORGANIZAÇÕES FONTE: Buono, A. F e Bowdititch, J. L: Fundamentos do Comportamento Organizacional, 2006. Negativo Positivo Resultado das Organizações Nivel de Conflito Alto Baixo Documento não controlado - AN03FREV001 45 O conflito é inevitável devido às diferenças entre percepções, valores e motivações, mas podemos entender que é uma parte funcional das relações e das organizações. 2.7 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS Como vimos anteriormente, o conflito apresenta duas faces: a positiva – da funcionalidade – e a negativa – da disfunção. Dada a diferenciação que existe nas organizações, os desafios para integrar e coordenar os grupos e equipes são grandes. Existem duas dimensões principais nos grupos em situação de conflito, são: (1) cooperação – pretensão de satisfazer os interesses de outro grupo ou membro e (2) assertividade – tentativa de satisfazer os interesses do próprio grupo. A propósito destas duas dimensões, temos os cinco modos de lidar com conflitos, conforme descreve Buono, A. F e Bowditich, J. L em “Fundamentos do Comportamento Organizacional” (2006, p. 137-138): 1. Evitação – fuga: é uma abordagem não assertiva, não cooperativa, em que os envolvidos negligenciam as preocupações, fugindo das decisões, procrastinando o conflito, optando por não lidar com ele. 2. Competição: é um modo assertivo e não cooperativo, em que os indivíduos tentam resolver o seu problema ou alcançar as suas metas à custa dos outros, por meio de argumento, autoridade ou ameaça. 3. Acomodação: é uma posição não assertiva cooperativa, em que os indivíduos tentam satisfazer aos interesses dos outros em detrimento dos seus próprios interesses. 4. Compromisso: é uma abordagem em que há um esforço de ambos para a satisfação parcial. Existe um meio termo, que reflete a concessão de cada um. É uma posição intermediária entre assertividade e cooperação. 5. Colaboração: É o modo assertivo e cooperativo em que se trabalha em prol de satisfazer as necessidades de ambos (solução de problemas). Essa satisfação mútua envolve um acordo para enfrentar o problema, identificação de gaps e busca de soluções alternativas. Documento não controlado - AN03FREV001 46 Cada um desses modos é utilizado em algum período e é adequado de acordo com a situação. Se, por exemplo, o conflito é relativamente sem importância é provável que se utilize a estratégia de acomodação ou fuga: os indivíduos poderão lançar mão destes comportamentos para evitar o embate. Caso a situação seja mais importante e os indivíduos tenham a ciência de que “estão certos” poderão usar a competitividade, por parecer ser a mais apropriada. Caso a situação seja relevante para todos e por esse interesse ser geral, ambos poderão usar a cooperação, que é mais efetiva que o compromisso. Desta forma, a eficácia relativa dessas abordagens é amplamente determinada pelo contexto e pelo tipo do conflito. Igualmente, muitas pesquisas indicam que as respostas são múltiplas, ou seja, as reações comportamentais são diferentes e se apresentam de acordo com a situação vivida. FIGURA 16 - MODELO BIDIMENSIONAL DE COMO LIDAR COM O CONFLITO Competição Compromisso Evitação Acomodação Colaboração A ss er tiv id ad e Cooperação FONTE: Buono e Bowditich: Fundamentos do Comportamento Organizacional, 2006. Documento não controlado - AN03FREV001 47 A habilidade de lidar com conflitos é um instrumento importante porque alguns estudos demonstram que um gerente médio gasta aproximadamente um quinto do seu tempo lidando com conflitos. Esta importância do conflito é reforçada pela opinião dos gestores, que consideram esta questão muito mais relevante que a tomada de decisões, liderança ou comunicação. 2.8 HABILIDADE DE LIDAR COM CONFLITOS Para que se tenha ou adquira a habilidade de lidar com conflito é necessário pelo menos entender a forma como lidamos com o conflito. Sugerimos então o teste Autoconhecimento: qual o é o seu estilo subjacente de trato com os conflitos?, retirado do livro “Fundamentos do Comportamento Organizacional”, de Buono, A. F e Bowditich, J. L. Essa avaliação é importante porque a maioria de nós tem capacidade para variar nossas respostas aos conflitos, dependendo da situação, mas de um modo cada um tem um estilo preferido ou próprio para lidar com eles. É possível que se mude a forma de lidar com o conflito para poder se adaptar ao contexto existente, entretanto, o estilo básico de cada um aponta o modo mais provável que tenderá a se comportar e o tratamento que usará com mais frequência. Além de entender qual é o seu jeito de enfrentar o conflito, é importante entender que nem todo conflito merece atenção e dispêndio de tempo. Embora fugir pareça uma desculpa, pode ser a resposta mais adequada para aquela situação. Dentro deste mesmo contexto podem existir conflitos incontroláveis, pois os comportamentos estão tão arraigados e as partes desejam prolongar o conflito e não existe a possibilidade de uma interação construtiva e, portanto, é provável que os esforços para controlar ou administrar estes conflitos sejam vãos. Não se pode crer que um bom gestor terá eficácia em todas as demandas de resolução de conflitos, logo é necessária a escolha das batalhas. Outro fator relevante na administração de conflitos é a avaliação dos envolvidos. É importante conhecer quem são os indivíduos participantes da situação, quais interesses defendem, quais são os seus valores, personalidades e sentimentos. As chances de sucesso na administração de conflito se acentuam quando a gente vê o conflito Documento não controlado - AN03FREV001 48 pelos olhos dos conflitantes – empatia – entendendo, masnão se envolvendo. E, outro ponto importante, conhecer qual a fonte: o que gerou o conflito? Qual a causa? É como receitar um remédio, só é possível se souber quais são os sintomas, o que causou a dor. Uma vez conhecida a origem do problema, a atuação será sobre ela. No Módulo I discorremos sobre o elemento humano e a dinâmica do seu comportamento. Vimos também que as reações das pessoas estão diretamente ligadas às suas percepções, valores, motivações. As fontes de conflitos mais comuns são: problemas de comunicação, diferenças estruturais e diferenças pessoais. Por fim, que ferramentas ou técnicas de resolução um gerente pode utilizar para minimizar um conflito? Cada uma tem um estilo próprio de lidar com o conflito, porém um gestor habilidoso sabe o que cada ferramenta pode fazer e quando e em que momento uma delas tende a ser mais eficaz. Em suma, as opções são: Se o conflito é irrelevante ou não exige uma ação decisiva a abstenção é a melhor opção; Se a situação exige manter as relações harmoniosas, mediante a colocação das necessidades e interesses alheios acima dos próprios interesses, a acomodação é a mais viável. Caso o interesse seja satisfazer as próprias necessidades em detrimento dos outros a imposição ou coerção são as opções indicadas; Um acordo ou conciliação exige concessão de ambas as partes; A colaboração é a solução mais interessante, todos ganham. As partes envolvidas procuram satisfazer ambos os interesses. Então, para ter habilidades para lidar com o conflito precisamos conhecer o estilo de lidar com o conflito, escolher os conflitos que se deseja controlar, avaliar os participantes, a fonte do conflito e conhecer as opções. Documento não controlado - AN03FREV001 49 Pontuação: Sua pontuação nas perguntas indica seu estilo na administração de conflitos: 6, 10 e 15: abstenção / 3, 11, 14: acomodação / 1, 5, 7: imposição / 2, 8, 13: conciliação / 4, 9, 12: colaboração - quanto maior a pontuação, maior será a tendência a recorrer a esta abordagem. Documento não controlado - AN03FREV001 50 2.9 TÉCNICAS DE RESOLUÇÃO DE CONFLITOS Em seu livro “Relações Pessoais no Trabalho”, Marlene Caroselli propõe algumas técnicas de resolução de conflitos: KIND, END, AWE-FILL (em maiúscula porque são siglas) e ainda Técnicas Diversivas e Abordagem de perguntas. • Técnica K-I-N-D: o significado das siglas é: K = Gentil (kind) I = Informado N = Novo D = Definitivo O passo a passo para esta técnica é: 1. Marcar uma reunião com a pessoa ou grupo difícil. 2. Iniciar a reunião com palavras gentis e encorajadoras, que evidenciem sua determinação em melhorar as coisas. (K) e (I) 3. Sugerir algo novo, que ainda não se tenha tentado e que possa ser seguido por todos os envolvidos. (N) 4. Encerrar a reunião com algo definitivo, com o compromisso de todos em alcançar as melhorias para o bem geral. • Técnica E-N-D: É uma técnica orientada para o resultado e, como os resultados do ambiente e das organizações são mais importantes que os interesses próprios, o intento é manter o objetivo-fim em mente: E = Recrutar (enlist) N = Negociar D = Determinar Documento não controlado - AN03FREV001 51 O passo a passo desta técnica é 1. Recrutar a ajuda da pessoa, informar o estresse existente e enfatizar o malefício desta situação. (R). 2. Negociar, explicando exatamente o que irrita e por quê. A outra parte deve fazer o mesmo. Ambos devem propor a tomada da mesma atitude em relação ao outro. (N) 3. Determinar as medidas específicas que cada envolvido tomará a seguir. • A abordagem AWE-FILL A familiarização com esta técnica de resolução de conflito permite ter respostas firmes e assertivas em uma situação inesperada. O natural é que em situação de pressão a mente “fica em branco” e o resultado pode ser uma reação defensiva que não aplaca o conflito, muito pelo contrário. O significado das siglas é: A = Afirmar (assert) W = Retroceder (withdraw) E = Encoraje (encourage) FILL = Preencher (fill) O diálogo entre X e Y abaixo ilustra a técnica: X – A forma como você se dirigiu a mim ontem foi muito desagradável. (A) Y – Você está exagerando, há algo mais que posso fazer por você? X- Nada além do que a forma como você me tratou ontem me incomodou demais. Porém, acredito que podemos resolver isso. (R) Y – Por mim, já está resolvido X – Gostaria de marcar uma reunião, um encontro para resolvermos isso. (E) Y – Não temos tempo para coisas pequenas e insignificantes como esta. X – Na verdade não é a primeira vez que isto acontece, outras pessoas estão incomodadas e prefiro resolver isso para prevenir que se agrave e venha gerar transtornos maiores no futuro. Portanto, precisamos conversar. (FILL) Documento não controlado - AN03FREV001 52 • Técnicas diversivas Esta técnica pode ser utilizada quando há situação de conflito imediato, quando alguém começa a gritar e perder o controle. Não é recomendável pedir desculpa ou que se acalme, pois isso inflama os nervos de qualquer um. Exemplo: o chefe ou pessoa está indignado porque alguém perdeu um determinado documento e começa a gritar. É importante tentar fazer alguma pergunta para interromper a gritaria: Sr., quantas vezes perdemos o documento, isso é comum? Qual a importância deste documento? E outras questões que ajudarão a cessar o desequilíbrio do momento e colocar a pessoa para responder a pergunta. Passe a explicar quais serão os esforços para que o fato não torne a ocorrer e busque uma solução. • Técnica a Abordagens de perguntas “Os lideres sabem como fazer as perguntas: as perguntas certas.” (Peter Drucker) Ao ver-se diante de um conflito iminente, o uso de perguntas poderá dizimá- lo e não fortalecê-lo. O diálogo entre A e B ilustram a técnica: A - Não gostei da forma como você tratou a resolução do problema X. B - Do que exatamente você não gostou? A - Em nenhum momento você utilizou outras ferramentas disponíveis para este tipo de situação. B - Você acha que fiz isso por falta de atenção, proposital? A - Prefiro acreditar que não. B - Mas você tem razão. Eu me equivoquei quando não utilizei outras ferramentas, mas vou corrigir isso. Agradeço você por ter me chamado a atenção. Documento não controlado - AN03FREV001 53 Nesta última fala de B, todo o conflito foi desarmado e ainda ficou estabelecido um estado confortável de relacionamento entre A e B. E se não houvesse as perguntas? A - Não gostei da forma como você tratou a resolução do problema X. B - Isso é um problema teu e também não gosto de sua atitude. A - Eu não gosto de ter que conviver com sua incompetência. B - Eu, incompetente? Eu é que não suporto ter que conviver com seus erros o tempo todo. Onde será que isso acaba? 2.10 DEVE-SE ESTIMULAR O CONFLITO? Há outro lado da administração de conflitos que é bastante questionável: existem situações que exigem que o conflito seja estimulado? Como o conflito geralmente tem uma conotação negativa (nem todas as pessoas conhecem ou percebem a face funcional do conflito), a ideia de estimulá-lo é desconfortável e, portanto, rejeitada. Mas estudos apontam que há algumas situações em que estimular o conflito pode ser construtivo; em função disso, não há um limite claro entre conflitos positivos ou negativos (ROBBINS, 2003). A tabela abaixo lista um conjunto de perguntas que podem ser úteis no julgamento sobre estimulação de conflitos. Embora os resultados não sejam absolutos e definitivos no que tange à necessidade de estímulos a conflitos, uma ou duas respostas afirmativas sugerem esta necessidade. Documento não controlado - AN03FREV001 54 FIGURA 17 – ESTIMULAÇÃO DE CONFLITOS FONTE: Buono e Bowditich: Fundamentosdo Comportamento Organizacional, 2006. É fato que se conhece muito mais sobre resolução de conflitos do que sobre estimulação. É natural, já que a humanidade se preocupa com a redução dos conflitos. Não há muitas citações sobre estas técnicas, mas algumas sugestões podem ser utilizadas, conforme segue:1 Mudanças na cultura da empresa ou ambiente: neste caso, é transmitir aos indivíduos a mensagem de que os conflitos têm lugar legítimo e que serão apoiadas todas as ações que desafiam o estado das coisas, com ideias novas, opiniões divergentes e que ainda serão recompensadas com reconhecimentos, promoções, aumentos salariais e outros. É uma tentativa de tirar todo mundo da zona de conforto. 1 FONTE: Buono, A. F e Bowditich, J. L. Fundamentos do Comportamento Organizacional. Rio de Janeiro: LTC, 2006. p. 434-435. Documento não controlado - AN03FREV001 55 O poder da comunicação: Mensagens ambíguas ou ameaçadoras estimulam o conflito. Informações sobre possíveis demissões, fechamento de departamentos, mudanças de estruturas podem estimular ideias novas e forçar uma reavaliação. Outra forma é “jogar no ventilador” as diferenças entre as pessoas, pois estas diferenças são mascaradas para garantir a paz, mas ao serem discutidas abertamente as partes se veem obrigadas a encarar os fatos e se abrir para novas possibilidades. Sangue novo: um método comum é trazer gente nova para o ambiente que está estagnado e, preferencialmente, indivíduos que possuem antecedentes ou estilos diferentes dos membros atuais. As reações são imediatas e o conflito é estabelecido. Reestruturação do ambiente ou da organização: o que chamamos de “mexer os quadrados” é uma técnica para estimular o conflito: centralizar decisões, mudar papéis, reposicionar os grupos de trabalho, aumentar a formalização e interdependência de áreas é o mesmo que alterar o status quo e, portanto, são dispositivos estimuladores de conflito. O advogado do diabo: indicar esta pessoa, que intencionalmente apresenta argumentos diferentes ou contrários aos apresentados pela maioria das pessoas. O advogado do diabo desempenha um papel crítico, chegando a defender posições diferentes aos da sua crença, com intuito de estimular o conflito. Um advogado do diabo entra em cena para melhorar ou contrapor argumentos comuns aos portadores da Síndrome da Gabriela: “sempre foi assim”, “sempre funcionou assim”. Este módulo discorreu sobre grupos: formação, status, papéis, desenvolvimento, conflitos, mas será que temos conhecimento da nossa capacidade de trabalhar em equipe? Abaixo sugerimos um teste que poderá ajudar no que tange ao espírito de equipe. Documento não controlado - AN03FREV001 56 FIGURA 18 - AUTOCONHECIMENTO FONTE: Buono e Bowditich, adaptado de Wagner. Fundamentos do Comportamento Organizacional, 2006. Pontuação Inverta as pontuações para os itens 1 a 10, 12 e 18 a 20, ou seja, 1=7; 2=6; 3 =5; 5=3, e assim por diante. Depois some as suas respostas para calcular os seus pontos. A pontuação total estará entre 20 a 140. Quanto maior ela for, maior a orientação para o trabalho em grupo. Documento não controlado - AN03FREV001 57 2.11 CONCLUSÃO Neste módulo aprendemos a diferença entre grupo e equipe. Todas as equipes são grupos, porém as equipes possuem sinergia. Também discorremos sobre os atributos de um grupo, destacamos a relação de coesão que é intermediada pelas normas. Entendemos que os resultados dependem dos relacionamentos e, portanto, administrar conflitos é uma ferramenta indispensável para o alcance das metas e objetivos. Admitiu-se também que o conflito não tem somente o papel disfuncional, mas que em alguns momentos é necessário para estimular a criatividade, novas ideias e esclarecimentos de problemas mal resolvidos. Entretanto, o prolongamento do conflito pode levar à desconfiança, estresse e tensão. Dentro do contexto de conflito como fator funcional abordou-se a possibilidade de estimular o conflito para mobilizar equipes estagnadas ou acomodadas. A propósito, apontaram-se algumas técnicas para resolução de conflitos. De um modo geral entendemos que as equipes não são organismos estáticos e que o relacionamento interpessoal pode ser influenciado pelos interesses e pelas formas com as quais são geridas. A importância do entendimento das dinâmicas das equipes e os propósitos de sua existência é um fator primordial para o alcance de resultados. ---------------------------FIM DO MÓDULO II---------------------------- MÓDULO II /
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