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UNIP INTERATIVA Projeto Integrado Multidisciplinar Cursos Superiores de Tecnologia Projeto Integrado Multidisciplinar V UNIP São Paulo 2019 UNIP INTERATIVA Projeto Integrado Multidisciplinar V Cursos Superiores de Tecnologia Projeto Integrado Multidisciplinar Gestão de Tecnologia da Informação Segundo Semestre UNIP São Paulo Abril/2019 UNIP INTERATIVA RESUMO O crescimento dos negócios da rede Odontopalmeira fizeram com que fosse necessária a modernização da infraestrutura de rede existente, de forma que a remodelagem desta permita a escalabilidade, caso esse processo de crescimento continue acentuado, e a estabilidade para o presente cenário. Para alcançar essa meta foram necessárias mudanças eficientes na estrutura, com o levantamento correto das necessidades e requisitos inerentes ao negócio, a escolha das tecnologias e equipamentos contemporâneos e a restruturação da equipe de TI, com conhecimentos aderentes à nova realidade da empresa, além do levantamento dos custos para financiamento destas melhorias. Palavras-chave: Recursos Humanos, Finanças em TI, Gerenciamento de Infraestrutura, Economia ABSTRACT The businesses’ growth of Odontopalmeira network made it necessary to modernize the existing network infrastructure, so that the remodeling of this network enables the scalability, if this process of growth continues to increase, and stability for the present scenario. To achieve this goal, it was necessary to efficiently change the structure, with a correct survey of the needs and requirements inherent in the business, the selection of the contemporary technologies and equipments, and the restructuring of the IT team, with knowledge adhering to the new reality of the company, and the costing to finance these improvements. Keywords: Human Resources, IT Finance, Infrastructure Management, Economy Lista de figuras Figura 1 - Exemplo de Matriz RACI .............................................................................. 4 Figura 2 - Organograma de TI....................................................................................... 5 Figura 3 - Hierarquia das necessidades ....................................................................... 6 Lista de Tabelas Tabela 1 – Custos Estruturais ..................................................................................... 10 Tabela 2 – Configuração do Servidor da Matriz ......................................................... 10 Tabela 3 – Custos de Pessoal ..................................................................................... 12 Lista de Abreviaturas e Siglas PMBOK ........................................................................................................................... 3 PMP ................................................................................................................................ 3 RACI................................................................................................................................ 4 VPN ............................................................................................................................... 10 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO .............................................................................................. 1 1.1 MOTIVAÇÃO............................................................................................... 1 1.2 OBJETIVO .................................................................................................. 2 1.3 METODOLOGIA .......................................................................................... 2 2 RECURSOS HUMANOS E ESTRUTURAIS ................................................ 3 2.1 EMBASAMENTO TEÓRICO ........................................................................... 3 3 CUSTOS ........................................................................................................ 8 4 TEORIA APLICADA ..................................................................................... 9 4.1 INFRAESTRUTURA ...................................................................................... 9 4.2 EQUIPE ................................................................................................... 11 5 CONCLUSÃO .............................................................................................. 13 REFERÊNCIAS ................................................................................................. 14 1 1 INTRODUÇÃO 1.1 MOTIVAÇÃO A Odontopalmeira é uma rede de clínicas odontológicas que nasceu no final da década de 1990 com intuito de oferecer serviços odontológicos de qualidade, com produtos certificados e com toda a segurança e conforto para as populações de classes média e alta na região metropolitana de São Paulo. (Manual PIM V, 2019, p. 22) O coordenador de operações de TI, junto com os proprietários da Odontopalmeira, percebeu a necessidade de mudanças na infraestrutura e também no quadro de colaboradores deste departamento, uma vez que estes necessitam ter conhecimentos específicos e estarem alinhados à visão estratégica da empresa e à nova estruturação proposta. (Manual PIM V, 2019, p. 23). Junto a essas mudanças, viu-se necessária a correta avaliação dos custos de expansão da infraestrutura computacional de forma a não onerar demasiadamente as finanças da empresa sem a devido retorno do investimento. Baseado nessa demanda, passou-se de um modelo simplificado de negócios para um esquema baseado nas boas práticas de mercado: com o uso de equipamentos que permitam a escalabilidade e estabilidade da infraestrutura, além de proporcionar visibilidade dos custos e retorno dos investimentos em TI, documentação dos processos baseado nas boas práticas de mercado de maneira que os gestores, colaboradores e terceiros tenham acesso claro e conciso ao funcionamento desta infraestrutura. No decorrer deste trabalho, será apresentado o desdobramento das escolhas feitas com elementos que facilitem a compreensão da infraestrutura e como ela está distribuída física e logicamente nas unidades de negócios além dos custos dos recursos e os papéis dos colaboradores na gestão e manutenção da estrutura. 2 1.2 OBJETIVO O alvo principal deste trabalho é apresentar o projeto usado para a obtenção dos objetivos estruturais da empresa, descrevendo a infraestrutura de computadores e suas características, os equipamentos utilizados e a motivação da escolha destes, além do suporte documental para a visualização da distribuição feita nas filiais da Odontopalmeira e o detalhamento dos custos envolvidos nesta infraestrutura além dos necessários a adequação do pessoal envolvido. 1.3 METODOLOGIA Para atingir o objetivo proposto, o presente trabalho é composto de três fases: A primeira fase – Fundamentação - contextualiza o cenário e faz uma investigação científica das principais fontes teóricas, detalhando aspectos básicos de infraestrutura de computadores, economia e finanças aplicadas à TI e gestão de recursos humanos. Na segunda fase – Definição da proposta - a solução utilizada é delineada definindo o escopo da infraestrutura de computadores utilizada, os papéis dos colaboradores na gestão desta infraestrutura e os gastos e retornos esperados pela aplicação da solução. A terceira e última fase – Consolidação e conclusão - detalha os resultados obtidos a fim de validar o modelo proposto e permitem a visualização de possíveis melhorias e trabalhos futuros que possam complementar o presente trabalho. 3 2 RECURSOS HUMANOS E ESTRUTURAIS O gerenciamento dos recursos humanos dentro das empresas é um componente essencial e estratégicoporque as pessoas são os responsáveis pelo sucesso ou fracasso das entregas, para isso é importante a definição de papéis e responsabilidades de maneira muito clara, objetiva e transparente, além da manter a motivação e remuneração adequada da equipe. . É um dos componentes dos conhecimentos exigidos pelas áreas de projetos e por isso é tratado num dos tópicos do guia PMBOK por temas como planejamento, contratação, desenvolvimento e gerenciamento da equipe. 2.1 EMBASAMENTO TEÓRICO Neste trabalho, o coordenador de tecnologia da informação vai deter o papel de gerente de projetos, por sua certificação PMP e, portanto, por seus conhecimentos do assunto. Ele terá a função de comunicar aos proprietários o andamento do projeto, manter a equipe focada e direcionada com os aspectos técnicos, obter recursos financeiros junto ao departamento responsável bem como estar em linha com o departamento de recursos humanos para solicitar e aprovar o pessoal necessário, alinhar o projeto à estratégia da empresa, etc (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2017, p. 51). Essa abordagem se dá devido ao fato de que todo esse processo vai ter uma delimitação de tempo pra ocorrer e terá de ser planejado e controlado durante toda a sua vigência e terá um objetivo específico de criar uma nova abordagem não existente anteriormente na empresa, exatamente como deve ser um projeto (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2017, p. 4). O gerente do projeto tem a responsabilidade de manter fluida a comunicação entre os membros do projeto, sejam eles colaboradores, patrocinadores, pessoal externo e outros componentes do projeto. É dele também a função de manter a motivação e alinhamento estratégico dos envolvidos, fazendo que o cronograma do 4 projeto seja mantido o mais dentro do planejado possível. É importante que ele gerencie a equipe de forma a corrigir eventuais falhas técnicas e motivacionais, fornecendo feedback aos membros para que se sintam integrados todo o tempo com o projeto. As responsabilidades dadas aos membros seguem a matriz RACI, usada para mapear as responsabilidades mostrando quem é o responsável pela execução, pela aprovação, quem deve ser consultado e quem deve ser informado sobre as atividades do projeto, de forma a dar clareza e fluência no andamento pois os membros já sabem quem procurar numa dada ocorrência. O exemplo a seguir ilustra uma matriz RACI da pelo guia PMBOK. Figura 1 - Exemplo de Matriz RACI Fonte: (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2017, p. 317) Em termos de hierarquia, quem responde diretamente à diretoria é o coordenador de TI que também acumula a função de gerente de projetos para este cenário. Subordinado a ele está o coordenador de suporte e ambos são responsáveis pelas equipes de suporte presencial e remoto, como demonstrado a seguir: 5 Figura 2 - Organograma de TI Fonte: Elaborado pelo autor Igualmente importante é a percepção da equipe de satisfação em trabalhar na empresa, em se sentir relevante para o projeto e para o andamento subsequente. 6 Uma das mais conhecidas teorias a esse respeito é a teoria de Maslow sobre a hierarquia das necessidades humanas, onde ele dispõe sobre a classificação desde as necessidades mais básicas até a mais confortante, de autorrealização. Segundo Maslow, essa pirâmide ilustra esse conceito: Figura 3 - Hierarquia das necessidades Fonte: (JUNIOR e CARVALHO, 2019, p. 162) As fisiológicas referem-se à sobrevivência de um indivíduo e à sua preservação, que o mantém vivo, sendo basicamente as necessidades instintivas intrínsecas. As de segurança vêm em seguida e dizem respeito à estabilidade e busca de proteção contra a ameaça ou privação, na medida em que foram satisfeitas as necessidades do nível mais baixo. Este grupo de necessidades está presente nos 7 indivíduos quando, de alguma forma, são expostos a situações de injustiças, demissão, repreensão na(s) empresa(s). As necessidades secundárias iniciam-se com as sociais e estão relacionadas com as aprovações da participação do indivíduo nos grupos e equipes de projetos. Quando essas necessidades não estão satisfeitas, o indivíduo torna-se hostil, indiferente ao meio e às pessoas que o cercam. Uma vez satisfeitas as necessidades sociais, têm-se as necessidades de estima, que envolvem as avaliações dos grupos ou equipes sobre seu comportamento. Nesse sentido, dão ao indivíduo satisfação, prestígio, poder etc. O nível mais alto refere-se à autorrealização, ou seja, as necessidades mais pessoais intimamente ligadas ao contínuo desenvolvimento e consequente satisfação pessoal. É aqui que o indivíduo se sente na sua plenitude perante a empresa e isso se reflete na sua vida como um todo. Diante do exposto, o gerente de projetos tem suma importância na liderança da equipe pra mantê-los mais motivados e realizados possível sem abrir mão do comprometimento da equipe em gerar resultados positivos e expressivos diante dos desafios recorrentes numa equipe de alta performance deste tipo. 8 3 CUSTOS Um dos pilares básicos da economia é o fato de que os recursos são escassos frente ao desejo infinito do ser humano, ou seja, os recursos são limitados enquanto que o homem sempre quer mais, independente de haver ou não essa disponibilidade infindável (BRITO, 2016). Uma vez gerida por humanos, as empresas se baseiam no mesmo princípio e, portanto, devem administrar seus gastos para que estes não fujam ao controle e se tornem um problema. O orçamento de um projeto deve ser planejado rigorosamente para que evite surpresas que possam interromper, muitas vezes até abruptamente, o andamento do projeto. Para isso é fundamental que o gerente de projetos conheça o funcionamento das finanças da empresa bem como saiba estruturar o projeto de TI de forma que ele não seja apenas um consumidor de recursos, mas que possa trazer retornos sobre o investimento realizado (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, 2017, p. 231). Os custos estimados devem apresentar os gastos que serão feitos durante o início do projeto, como aquisições e instalações de equipamentos, móveis e imóveis e também recursos periódicos, como salários e aluguéis. Também precisa estimar custos ao final do projeto, como encerramento de contratos, destruição de sobras, aquisição de documentações de finalização, etc. Quanto mais conhecimento o gerente de projetos, neste caso, o coordenador de TI, tiver do funcionamento da empresa, de onde ela obtém seus recursos e qual a disponibilidade destes, etc, fará com que tenha mais facilidade de alinhar estes à realidade e estratégia da empresa e consequentemente, tenha acesso de forma facilitada. As empresas fazem a composição dos seus recursos através de capital dos sócios e fontes de financiamento externas, como bancos, factoring, empresas de fomento entre outras. Entender esta distribuição permite ao gerente de projetos saber o momento ideal para obter recursos, por exemplo, em períodos nos quais o setor bancário está com juros menores devido ao cenário econômico ou mesmo devido à forte concorrência no setor. 9 4 TEORIA APLICADA A solução descrita neste capítulo utiliza-se dos conceitos apresentados em aula adaptados ao cenário da empresa Odontopalmeira, visando aplicar todas as noções obtidas sobre os temas referidos anteriormente e torná-las tangíveis através de um modelo prático. O modelo foi estruturado em duas etapas: 1. Infraestrutura – onde é esboçada a infraestrutura física utilizada e seus custos. 2. Pessoal – cuja função é apresentar a composição da equipe e os custos relacionados ao seu mantimento. 4.1 INFRAESTRUTURA As 40 unidades de atendimento da Odontopalmeira foram distribuídas e ordenadas uniformemente em termos de espaço físico, sendo compostas de três consultórios que efetuam serviços odontológicos de baixa e média complexidade, umasala de recepção - com três funcionários trabalhando ao mesmo tempo - e uma sala de gerência - com um gerente e um assistente (UNIP, 2019, p. 23). Na nova infraestrutura todas elas conterão: Item Descrição Qtd por Filial Valor Unitário Valor Total Roteador Cisco ASA 5506-K8 1 R$ 1.762,00 R$ 1.762,00 Laptop Lenovo Ideapad 330S 3 R$ 2.975,00 R$ 8.295,00 Laptop Lenovo Yoga 520 2 R$ 3.348,00 R$ 6.696,00 Access Point Cisco AIRCAP1702I-ZK9BR 1 R$ 1.303,00 R$ 1.303,00 Switch Cisco Catalyst 3560 48 1 R$ 3.950,00 R$ 3.950,00 10 Custo Total por Filial R$ 22.636,00 Tabela 1 – Custos Estruturais Fonte: Elaborado pelo autor Dado que a Odontopalmeira tem 40 unidades, o custo total de alteração da infraestrutura nas filiais será de R$ 905.440,00. Para a matriz, será instalado um servidor Servidor 2SD LS3003 R com a seguinte configuração: Item Descrição Processador Dual Xeon E5–2696 V4/E5 Memória DDR4 128GB Disco SSD 2TB RAID1 Tabela 2 – Configuração do Servidor da Matriz Fonte: Elaborado pelo autor Esse servidor terá o custo de R$ 95.602,39 (MERCANTEEXPRESS, 2019) e será instalado usando o Windows Server DataCenter 2019 ao valor de R$ 24.035,89 (MICROSOFT CORPORATION, 2019). Estas escolhas são baseadas na capacidade computacional do equipamento que permitirá o uso da virtualização já disponível nesta versão do Windows e então, admitirá o uso concorrente de diversas máquinas virtuais com diferentes requisitos e portanto, estará de acordo com as premissas da nova infraestrutura. Além do cenário atual, este servidor é altamente expansível e tornará o futuro da empresa flexível juntamente com o sistema operacional escolhido. A matriz já possuía o firewall Cisco ASA 5506K8 que permitirá a interconexão das filiais através de uma configuração de VPN que fará o backbone de toda a rede 11 de comunicação da Odontopalmeira, daí o motivo da aquisição deste equipamento também nas filiais. Somados os custos das filiais mais os valores da readequação na matriz, o custo total da modificação da infraestrutura será de R$ 1.025.078,28 que será financiado através de capital próprio vindo do Lucro Líquido obtido no exercício anterior, na proporção de 35% e o restante por crédito obtido no BNDES no valor de R$ 666.300,88 a serem pagos em 60 prestações de R$ 15.637,50 a uma taxa de juros de 1.5% ao ano. 4.2 EQUIPE A equipe de TI teve de ser remodelada, uma vez que a estrutura se tornará mais complexa e os usuários terão de se adequar a ela, o que irá gerar, especialmente no início, muita demanda de suporte e transmissão de conhecimento. Para isso, a nova composição da equipe contará com uma mesa de ajuda, que atenderá aos usuários remotamente, via telefônica e softwares de acesso remoto. Também haverá técnicos de campo, que percorrerão as filiais para os casos em que não seja possível fazer o atendimento remoto ou, por terem maior conhecimento, para novas implementações ou modificações e adequações ao longo do tempo de vida do projeto. Para direcionar e medir os resultados destas duas equipes, haverá um coordenador de suporte que se reportará diretamente ao coordenador de TI atual, que será o principal agente de TI na empresa como um todo. Dado o cenário, a composição da folha de pagamento do departamento ficará como mostra a Tabela 3 – Custos de Pessoal a seguir: Função Quantidade Salário Custo Total Coordenador de TI 1 R$ 7000,00 R$ 7000,00 Coordenador de Suporte 1 R$ 3900,00 R$ 3900,00 12 Atendente de Help Desk 3 R$ 1550,00 R$ 4650,00 Técnico de Campo 5 R$ 2400,00 R$ 12000,00 Custo Mensal R$ 27500,00 Tabela 3 – Custos de Pessoal Fonte: Elaborado pelo autor O custo salarial da equipe de TI será de R$ 27500,00 sem contar os impostos de aproximadamente 70% (FERNANDES, 2018) de encargos trabalhistas, que geraria um custo total com impostos de cerca de R$ 46.750,00 mensais. 13 5 CONCLUSÃO A necessidade de obter vantagens competitivas frente aos concorrentes tornou imperativo à Odontopalmeira a adoção de uma infraestrutura de tecnologia da informação eficiente e de ponta, sem perder de vista a gestão dos custos e a lucratividade. Desta forma, o ambiente computacional possibilita que os administradores de redes e pessoal de TI tenham controle transparente e eficaz dos recursos tecnológicos, não esquecendo os recursos humanos, indispensáveis para a manutenção e ajustamento destes frente aos novos desafios que surgirão com a evolução. A obtenção de novos equipamentos, a seleção de pessoal e adequação das equipes ao novo modelo requer que sejam equilibrados os custos e a qualidade, mantendo a percepção, por parte dos clientes e funcionários, da importância que a empresa dá aos detalhes, como uso de equipamentos de referência e lideres de mercado, que tenham suporte amplo em todas as unidades da empresa e que permitam estar sempre evolvendo conforme o futuro se aproxima. As escolhas realizadas foram norteadas por essa visão e torna possível que os objetivos da organização sejam concretizados através do uso da tecnologia e conhecimentos acumulados durante a trajetória da empresa. 14 REFERÊNCIAS BRITO, O. Guia Prático de Economia e Finanças. São Paulo: Editora Saraiva, 2016. CHIAVENATO, I. Planejamento, recrutamento e seleção de pessoal: como agregar talentos à empresa. 7ª. ed. Barueri: Editora Manole, 2009. FERNANDES, D. P. Veja quanto custa um funcionário e todos os encargos trabalhistas envolvidos. Treasy, 2018. Disponivel em: <https://www.treasy.com.br/blog/encargos-trabalhistas/>. Acesso em: 10 mar. 2019. JUNIOR, R. R.; CARVALHO, M. M. D. Fundamentos em gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. 5ª. ed. São Paulo: Editora Atlas, 2019. KUROSE, F. J.; ROSS, W. K. Redes de computadores e a Internet: uma abordagem top-down. 6ª. ed. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2013. MERCANTEEXPRESS, 2019. Disponivel em: <https://www.mercanteexpress.com.br/servidor-2sd-ls3003-r-duall-xeon-e5-2696-v4- e5-nucleos-44-cache-110mb-ram-128gb-ddr4-ecc-ssd-4tb-raid-1?gclid=Cj0KCQjw- tXlBRDWARIsAGYQAmeUFMCpbnEMaDyXX6dNrMFatqgRGHjFULMpgjeQCxj192J DIlbwUFwaAlu4EALw_wcB>. Acesso em: 14 abr. 2019. MICROSOFT CORPORATION. Preços e licenciamento para o Windows Server 2019, 2019. Disponivel em: <https://www.microsoft.com/pt-br/cloud-platform/windows- server-pricing>. Acesso em: 14 abr. 2019. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. 6ª. ed. Pensilvania: PMI, 2017. RIBEIRO, M. P. Redes de Telecomunicações e Teleinformática: Um exercício conceitual com ênfase em modelagem. Rio de Janeiro: Editora Interciência, 2012. 15 UNIP, U. P. Manual PIM V, 2019. Disponivel em: <https://ava.ead.unip.br/bbcswebdav/pid-597306-dt-content-rid-2936758_1/xid- 2936758_1>. Acesso em: 10 Out. 2018. XAVIER, C. M. D. S.; REINERT, J. H.; XAVIER, L. F. D. S. Projetos de Infraestrutura de TIC: Basic Methodware. Rio de Janeiro: Brasport, 2013. 1 Introdução 1.1 Motivação 1.2 Objetivo 1.3 Metodologia 2 recursos humanos e estruturais 2.1 Embasamento Teórico 3 custos 4 Teoria Aplicada 4.1 Infraestrutura 4.2 Equipe 5 Conclusão Referências
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