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Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 1 
 
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO 
DEPARTAMENTO DO ENSINO SECUNDÁRIO 
 
CURSO TECNOLÓGICO DE ADMINISTRAÇÃO 
 
 
 
Projecto de Programa 
 
 
 
PRÁTICAS DE SECRETARIADO – 12º ANO 
— DISCIPLINA DE ESPECIFICAÇÃO — 
 
 
 
 
Autores: 
Alfredo Leal 
Ana Isabel Antas 
Ana Maria Reais 
 
Coordenadora: 
Ana Maria Reais 
 
 
 
Maio 2001 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 2 
 
ÍNDICE 
 
 
1. Introdução 
2. Apresentação do Programa 
2.1. Finalidades 
2.2. Objectivos Gerais 
2.3. Visão Geral dos Conteúdos / Temas 
2.4. Orientações Metodológicas Gerais 
2.5. Avaliação 
2.6. Recursos 
 
3. Desenvolvimento do Programa 
3.1. Âmbito e Contexto 
3.2. Competências 
3.3. Conteúdos 
3.4. Indicações Metodológicas 
3.5. Recursos 
3.6. Gestão do Tempo 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 3 
 
4. Bibliografia 
 
 
1. INTRODUÇÃO 
 
 
 
 
A matriz curricular dos cursos tecnológicos apresenta, na Componente de 
Formação Científico-Tecnológica, a disciplina de “Especificação”. Esta disciplina 
assume a designação de “Práticas de Secretariado”, no Curso Tecnológico de 
Administração, especificação “Assistente de Direcção”. 
A disciplina de Práticas de Secretariado, a que respeita este programa, é 
uma disciplina anual, leccionada no 12º ano, com uma carga horária de cerca de 400 
horas, (12 horas semanais), de natureza profissionalmente qualificante, que 
pretende proporcionar uma formação especializada na área de Secretariado, 
contribuindo para a aquisição de competências consideradas fundamentais nesta 
área. 
 
Esta disciplina tem em vista três grandes metas: 
a) Desenvolver e direccionar a formação tecnológica de banda larga 
adquirida pelos alunos durante os dois primeiros anos do curso (10.º e 
11.º anos), nas disciplinas práticas, especialmente “Técnicas 
Administrativas”, para a área do Secretariado; 
b) Leccionar conteúdos com que os alunos nunca tiveram um contacto 
prévio e que sejam muito específicos desta área; 
c) Proporcionar uma aproximação ao mercado de trabalho. 
 
A metodologia proposta é eminentemente técnico-prática e centra-se 
fundamentalmente na vivência de situações reais, em contexto de trabalho, ou, em 
actividades práticas de simulação, em contexto escolar, quando for de todo 
impossível conseguir esse contexto de trabalho para os alunos. A formação dos 
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alunos deverá ter lugar, simultaneamente, num contexto de trabalho e também num 
contexto escolar. Caberá à escola, através dos responsáveis mais directamente 
ligados à organização do curso, nomeadamente o director do curso e o professor 
desta disciplina, a planificação de um esquema que articule de uma forma integrada 
e complementar, os dois contextos de formação. Aliás, sublinha-se, desde já, a 
importância e responsabilidade que estes actores assumem no trabalho de 
planificação, implementação e funcionamento das estruturas curriculares deste 
curso, em particular na disciplina de especificação de Práticas de Secretariado. 
Podemos afirmar, sem qualquer dúvida, que o êxito da implementação e 
funcionamento do curso dependerá, significativamente, da qualidade e empenho 
colocado neste projecto pelos professores responsáveis pelo mesmo. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 5 
 
 
 
 
 
2. APRESENTAÇÃO DO PROGRAMA 
 
 
2.1. Finalidades 
 
Considerando as orientações metodológicas que presidem a esta revisão 
curricular, nomeadamente: 
 A necessidade de coerência e de articulação de saberes, no sentido de 
promover uma formação integral dos alunos que os prepare para o futuro, 
como indivíduos e como cidadãos; 
 O carácter profissionalizante de que se reveste o Curso Tecnológico de 
Administração; 
 O conteúdo funcional das carreiras administrativas ligadas à família de 
profissões referenciadas pela especificação terminal de “Assistente de 
Direcção”, nomeadamente Assistente de Direcção, Secretário, Técnico 
Administrativo e Operador de Registo de Dados; 
 A natureza e contexto curricular da disciplina no contexto do Curso 
Tecnológico de Administração. 
 
estabelecem-se as seguintes finalidades para a disciplina de Práticas de 
Secretariado: 
 Contribuir para o desenvolvimento de uma cultura profissional na área do 
Secretariado; 
 Fomentar o desenvolvimento da identidade do Secretariado no contexto da 
área das profissões administrativas, relevando a relação de mútua 
interdependência existente entre elas; 
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 Proporcionar uma formação eminentemente prática e concreta, no domínio 
administrativo, direccionando a formação científico-tecnológica para o 
desenvolvimento de competências adequadas ao exercício da família de 
profissões enquadradas na especificação de “Assistente de Direcção”; 
 Facultar e facilitar uma efectiva aproximação ao mundo do trabalho, 
privilegiando e contemplando períodos de formação em contextos reais de 
trabalho; 
 Suscitar a aquisição de competências específicas no âmbito da formação 
em saúde, higiene e segurança no trabalho; 
 Contribuir significativamente para a realização da Prova de Aptidão 
Tecnológica (PAT); 
 Promover a consciência de valores éticos e de cidadania. 
 
 
2.2. Objectivos Gerais 
 
De acordo com as finalidades anteriormente definidas, a disciplina de 
Práticas de Secretariado deverá facultar aos alunos os meios que lhes permitam: 
 
 Consolidar, alargar e direccionar, para a área de Secretariado, as 
competências adquiridas nos anos anteriores; 
 Desenvolver uma cultura geral adequada; 
 Possuir espírito de iniciativa e decisão; 
 Criar um desejo constante de realização pessoal e profissional; 
 Demonstrar capacidades de trabalho individual e em grupo; 
 Evidenciar valores como: honestidade, integridade, responsabilidade, 
consciência profissional e capacidade de diálogo; 
 Cultivar a curiosidade intelectual e a abertura à inovação; 
 Demonstrar qualidades de descrição e eficiência; 
 Compreender o sistema social em que se insere a organização onde 
desenvolve a sua formação; 
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 Conhecer o seu posto de trabalho e a estrutura organizacional onde se 
insere; 
 Comunicar oralmente e por escrito, de uma forma correcta, utilizando 
suportes escritos, computacionais, orais e combinações adequadas destas 
componentes; 
 Elaborar correctamente documentos de rotina administrativa; 
 Recolher, interpretar, tratar e arquivar a informação; 
 Organizar circuitos de documentação e informação; 
 Organizar reuniões de trabalho, eventos e viagens; 
 Utilizar correcta e conscientemente do equipamento de que dispõe; 
 Planificar o trabalho administrativo que lhe for atribuído; 
 Saber acolher, encaminhar e informar os visitantes da organização; 
 Revelar hábitos e atitudes de higiene, saúde e segurança, no desempenho 
das suas tarefas; 
 Possuir hábitos de reflexão crítica e intervenção que contribuam para a 
formação da sua personalidade e para a sua postura como cidadão. 
 
 
2.3. Visão Geral dos Conteúdos / Temas 
 
 
Os conteúdos que estruturam o programa desta disciplina são os que se 
seguem. Na sua leitura é importante que se tenha presentes as orientações 
metodológicas apresentadas no ponto 2.4. deste programa. 
 
TEMA 1 FUNÇÃO DE SECRETARIADO NASORGANIZAÇÕES 
 
* Funções “clássicas” do secretariado. 
* Evolução da função do secretariado. 
* Perfil do profissional de secretariado. 
* Enquadramento da função do secretariado nas actuais organizações. 
 
TEMA 2 COMUNICAÇÃO ESCRITA INTERNA E EXTERNA 
 
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 Módulo 1 
 Correspondência e outros documentos administrativos 
* Tipos de comunicação, tendo em conta a codificação utilizada. 
* Composição e terminologia de documentos na área administrativa. 
* Redacção de minutas de diversos documentos. 
* Enquadramento da função do secretariado nas actuais organizações. 
Módulo 2 
 Secretariado de reuniões 
* Planeamento e organização de reuniões. 
* secretariado de reuniões. 
* Divulgação de documentos provenientes de reuniões. 
 
TEMA 3 COMUNICAÇÃO ATRAVÉS DE MEIOS ELECTRÓNICOS E 
TELEMÁTICOS 
 
 Módulo 1 
 Domínio de um teclado 
* Utilização decadactilar de um teclado de computador com a 
configuração portuguesa. 
* Aquisição progressiva de velocidade digitativa. 
 
 Módulo 2 
 Técnicas de Dactilografia 
* Manipulação correcta das peças fundamentais de uma máquina de 
escrever. 
* Execução dactilográfica de documentos administrativos muito 
simples. 
 
Módulo 3 
 Processamento de texto e folha de cálculo 
* Comunicação e identidade. A imagem da organização. 
* Normas Portuguesas (NP) e Europeias aplicáveis à elaboração de 
documentos escritos. 
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* Criação de documentos com formatação original ou baseada em 
modelos pré-existentes, tendo em conta as Normas Portuguesas e 
Europeias, na área administrativa. 
* Apresentação das comunicações escritas e imagem da organização. 
* Estética dos elementos que compõem os diversos documentos 
administrativos. 
* Formatação de documentos, incluindo texto, tabelas e imagens, num 
processador de texto. 
* Criação, formatação e aplicações de estilos. 
* Criação de tabelas, incluindo fórmulas simples, numa folha de 
cálculo. 
* Criação e formatação de gráficos numa folha de cálculo. 
* Alteração de dados em tabelas de folha de cálculo, com a 
consequente modificação dos gráficos. 
* Transferência de informação entre aplicações. 
* Inserção de hiperligações internas e externas. 
* Ferramentas de processamento de texto. 
* Elaboração de documentos. 
 
Módulo 4 
 Apresentações Electrónicas 
* Composição de diapositivos com formatações muito simples. 
* Partilha de informações entre documentos. 
* Configuração de uma apresentação electrónica no que respeita à 
duração e aos efeitos de transição entre diapositivos. 
* Criação de páginas de notas para o orador e de folhetos de 
diapositivos para distribuir ao público. 
* Impressão de uma apresentação. 
 
Módulo 5 
 Comunicação através da Internet 
* Correio electrónico. 
* Construção de páginas para a Web. 
* Consulta de páginas da Web. 
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* Reunião online, através do serviço IRC – Internet Realy Chat. 
* Comunicação no interior de uma organização, através de um serviço 
telemático de mensagens instantâneas”. 
 
 
 
Módulo 6 
 Outros equipamentos de comunicação e reprodução 
* Scanner — digitação de imagens e textos. 
* Fax. 
* Fotocopiadora. 
* Ditafone. 
* Retroprojector. 
* Data-show ou projector de computador. 
 
 
TEMA 4 ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL E ARQUIVO 
 
 Módulo 1 
 Circuitos Documentais 
* Circuitos documentais. 
* Elaboração de dossiers. 
 
 Módulo 2 
 Arquivo em suporte convencional 
* Conceito, utilidade e requisitos de um arquivo. 
* Organização, localização e conservação dos arquivos. 
* Tipos de arquivo. 
* Sistemas de ordenação e classificação. 
* Consulta e actualização de arquivos e ficheiros. 
* Sistema de microfilmagem. 
* Recurso a entidades externas para a prestação de serviços na área 
da organização, conservação e microfilmagem de documentos. 
* Construção de um manual de arquivo da informação. 
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Módulo 3 
 Bases de Dados 
* Vantagens de uma base de dados em relação ao arquivo 
convencional. 
* Tratamento, consulta e armazenamento de dados e documentos em 
suporte informático. 
* Manipulação de dados. 
* Criação, impressão e/ou exportação de relatórios com dados pré-
definidos. 
 
 
TEMA 5 ACOLHIMENTO E RELAÇÕES COM INTERLOCUTORES INTERNOS 
E EXTERNOS 
 
 Módulo 1 
 Generalidades sobre a Comunicação Oral 
* Processo de comunicação. 
* Atitudes comunicacionais do emissor e seus efeitos no receptor. 
 
 Módulo 2 
 Atendimento Pessoal 
* Anotação de encontros na agenda. 
* Técnicas de recepção e atendimento de visitantes. 
* Situações difíceis e estratégias para o seu tratamento. 
 
Módulo 3 
 Atendimento Telefónico 
* Técnicas de atendimento telefónico. 
* Memorandos para anotações telefónicas. 
* Transferência e filtragem de chamadas. 
* Preparação das chamadas telefónicas a fazer. 
* Caderno de números telefónicos e bases de dados telefónicas. 
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* Serviços telefónicos adicionais: voice mail, reencaminhamento de 
chamadas e a conferência a três. 
* Atendedor automático de chamadas: gravação de mensagens do 
sistema. 
* Utilização do telefone em diversas situações da área de secretariado. 
 
Módulo 4 
 Apresentação para pequenos grupos 
* Técnicas para falar em grupo. 
 
Módulo 5 
 Atendimento Telefónico 
* Preparação da entrevista. 
* Local e ambiente da entrevista. 
* Qualidade do entrevistador. 
* Anotações relativas à entrevista. 
 
TEMA 6 ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS 
 
* Eventos ou acontecimentos sociais. 
* Planificação de um evento: método QQOQC (quem? o quê? onde? 
quando? como?). 
* Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer 
atenção na organização de eventos. 
* Lista de participantes. 
* Convites formais e informais. 
* Redacção de convites formais. 
* Preparação de uma sala de reuniões de trabalho, de uma sala de 
exposições ou de uma sala para uma conferência pública. 
* Visita à própria organização por parte de entidades externas. 
* Preparação de dossiers para os participantes. 
* Refeições como complemento de reuniões de trabalho e de outros 
eventos. 
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* Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração 
na planificação e concretização de um evento. 
* Contactos com prestadores de serviço nesta área. 
* Vestuário mais adequado para ocasiões especiais na vida de uma 
organização. 
* Acções a desenvolver após um evento. 
 
TEMA 7 ORGANIZAÇÃO DE VIAGENS 
 
* Planificação de uma viagem. 
* Lista de verificação e controlo de todos os itens que devem merecer 
atenção na organização de uma viagem. 
* Organização de documentos relativos ao objecto da viagem. 
* Actuação e comunicação na ausência dos dirigentes. 
* Procedimento no regresso. 
 
 
TEMA 8 GESTÃO DO TEMPO E DO ESPAÇO NA ÁREA DE SECRETARIADO 
 
* Organização de tarefas e prioridades de execução. 
* Fichas-naveta: instrumento de comunicação em grupo e de 
acompanhamento da progressão de assuntos. 
* Guias ou manuais internos de procedimentos. 
* Controlo de tarefas. 
* Delegação de tarefas. 
* Factores ambientais. 
* Organização do espaço físico de secretariado. 
 
 
TEMA 9 DOCUMENTAÇÃO COMERCIAL E FISCAL 
 
* Contrato de Compra e Venda 
* Preenchimento de documentos ligados à fiscalização empresarial, 
nomeadamente o I.V.A., o I.R.S. e o I.R.C.. 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticasde Secretariado 14 
 
 
 
 
 
 
 
 
2.4. Orientações Metodológicas Gerais 
 
 
Tendo em conta os princípios gerais que nortearam a organização das 
disciplinas de especificação dos cursos tecnológicos, apontam-se algumas 
orientações, em diversos domínios e fases: 
 
a) Metodologia geral 
 
Esta disciplina deve ser desenvolvida num contexto predominantemente 
concreto, prático e experimental. Devido ao carácter incontestavelmente prático da 
disciplina, deverá ser cuidadosamente ponderado o número máximo de alunos no 
decurso das aulas. Esse número dependerá da estrutura da própria sala, dos meios 
materiais existentes, para além das condicionantes do próprio processo pedagógico 
e administrativo. 
As indicações metodológicas apontadas em cada um dos temas constantes 
do desenvolvimento do programa, tentam contemplar uma generalidade de 
situações que se pressupõe serem exequíveis, na maior parte dos contextos 
organizacionais onde os alunos fazem a sua formação, ou, em alternativa, em 
contexto escolar, quando não seja possível disponibilizar contextos de trabalho real 
para alguns ou para todos os alunos. 
Sempre que possível, as tarefas devem ser desenvolvidas em equipa, de 
forma a consolidar atitudes e valores que se pretendem promover no 
desenvolvimento integral do aluno. 
 
 
b) Leccionação da disciplina 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 15 
 
A leccionação desta disciplina deverá ser preferencialmente da 
responsabilidade de um só professor, que deverá planear e acompanhar 
presencialmente todas as actividades lectivas da turma. Eventualmente, e em temas 
que o professor considere conveniente, pode-se recorrer à colaboração pontual de 
profissionais qualificados, que enriquecerão a formação com contributos relativos à 
área da sua especialidade. A presença desses profissionais deverá ser planificada 
de forma a que a sua acção formativa se estenda não só aos alunos mas também 
o(s) professor(es) desta área. 
Em casos excepcionais, devidamente ponderados e justificados, será de 
considerar a possibilidade de assegurar a leccionação da disciplina por dois 
professores. 
 
 
c) Conteúdos estruturantes da disciplina 
 
Todo o programa foi elaborado tendo em vista os princípios orientadores 
referentes às disciplinas de especificação dos cursos tecnológicos e os temas que o 
integram foram seleccionados com base na realidade dos serviços típicos de 
secretariado das organizações actuais. Esses temas correspondem à generalidade 
das competências que, no final do ano lectivo, os alunos deverão ser capazes de 
demonstrar. 
Fazendo uma leitura articulada dos conteúdos e objectivos já tratados durante 
os dois primeiros anos do curso (10.º e 11.º anos), nas disciplinas práticas, 
nomeadamente “Técnicas Administrativas”, verifica-se que existem alguns 
conteúdos semelhantes que já foram leccionados. Esta constatação, de acordo com 
as finalidades desta disciplina, já atrás referidas, deverá ser entendida da seguinte 
forma: 
 
a) É fundamental que os alunos obtenham uma formação que cubra todas 
as competências enumeradas em cada um dos temas, mencionados no 
desenvolvimento deste programa; 
b) Cabe ao professor, no início do ano, fazer um balanço diagnóstico que 
identifique as áreas com que os alunos nunca tiveram contacto, e que, 
por isso, necessitam de ser leccionadas de uma forma integral, outras 
que, embora já tendo sido abordadas, necessitam de um maior 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 16 
 
aprofundamento, e ainda outras em que, pelo facto de os alunos já 
terem tido uma boa preparação em anos anteriores, poderão não 
necessitar de uma atenção tão intensa. 
 
Nesta perspectiva, deverá o professor planificar e direccionar as actividades a 
desenvolver, quer em contexto escolar, quer em contexto de trabalho, no sentido de 
responder às principais necessidades evidenciadas pelos alunos, de forma a que, no 
final da sua formação, atinjam, o mais possível, o perfil desejado. 
 
 
d) A escolha das organizações de acolhimento para os alunos 
 
Esta etapa não é fácil, tendo em conta a diversidade das possibilidades 
económicas de cada região. No entanto, nos casos em que é possível escolher, será 
de ter em consideração o grau de adequação das organizações visadas aos 
objectivos do curso. Algumas questões poderão servir de guia nessa escolha: Quais 
são as principais actividades da organização? Quem as exerce? Quais são as 
técnicas e métodos utilizados? São compatíveis com os métodos e objectivos da 
formação que se pretende para os alunos? Estão previstas mudanças a breve 
prazo? Que tipo de comunicação existe entre os interlocutores internos e externos 
dessa organização? As competências necessárias para realizar as actividades 
previstas, nessa organização, correspondem às competências a desenvolver no 
curso? 
 
e) Negociação com a organização visada 
 
O estabelecimento de um protocolo e objectivos entre a organização e a 
escola é um momento privilegiado de conhecimento do meio profissional. Uma 
negociação bem definida irá facilitar o desenvolvimento da formação em contexto de 
trabalho, assim como a avaliação a levar a cabo pelo professor e pelo(s) técnico(s) 
da organização. 
Também nos parece adequado que, nesta fase inicial, tenha lugar uma 
entrevista entre o aluno e o(s) técnico(s) da organização. Essa entrevista 
proporcionará uma apresentação mútua. Por parte do aluno, dar a conhecer os 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 17 
 
saberes que já adquiriu, os que pretende adquirir e quais as suas expectativas. Por 
parte da organização, quais as experiências de trabalho que pode oferecer, qual o 
seu plano de formação e as suas regras. Mais tarde, cada aluno, poderá fazer um 
balanço do que representou, para ele, esta entrevista, apresentando-a aos seus 
colegas, em contexto de aula. Esta poderia ser uma boa ocasião para actualizar os 
saberes relativos às apresentações e entrevistas profissionais. 
 
 
f) Antes da entrada do aluno em formação em contexto de trabalho 
 
Será desejável que os alunos, antes de iniciarem a sua formação em 
contexto de trabalho, sejam sensibilizados para as atitudes mais adequadas a 
demonstrar, no decurso da sua permanência na organização de acolhimento. 
Dinamismo, curiosidade profissional, espírito metódico, pontualidade, assiduidade, 
discrição, responsabilidade pelos seus actos, são algumas das principais atitudes a 
incentivar no espírito dos alunos, antes do seu ingresso numa organização. Tendo 
em conta a experiência que irá sendo acumulada neste domínio, será possível, em 
fases posteriores, antecipar e prevenir alguns problemas que, com maior 
frequência, serão susceptíveis de ocorrer, neste modelo de formação. 
 
g) Durante a formação: o contexto de aula e o contexto de trabalho 
 
Vários cenários são possíveis relativamente a este aspecto: 
1) Todos os alunos estão a fazer formação em contexto de trabalho; 
2) Nenhum aluno está a fazer formação em contexto de trabalho; 
3) Alguns alunos fazem formação em contexto de trabalho e os restantes 
fazem a sua formação num contexto totalmente escolar. 
 
Embora o cenário 1) seja o mais desejável, admite-se que os outros cenários 
tenham lugar por motivos alheios à escola, nomeadamente em meios económicos 
menos favorecidos. O cenário 3) origina a existência de aulas em que estarão todos 
os alunos presentes e a existência de outras aulas que serão exclusivamente 
aplicadas na simulação de situações de trabalho e que serão dirigidas apenas aos 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 18 
 
alunos para os quais nãofoi possível conseguir formação em contexto de trabalho 
real. 
 
h) O aluno em contexto de trabalho 
 
O aluno em formação, numa organização, deverá recolher o máximo de 
informações, quer sobre as características dessa organização, quer sobre os 
trabalhos que vier a desenvolver na mesma. Com este propósito, haverá toda a 
vantagem em que o aluno vá elaborando um registo metódico e organizado sobre as 
actividades em que participou, os procedimentos que teve que usar, as 
competências que teve que evidenciar, os recursos informáticos que utilizou, o grau 
de autonomia com que desenvolveu essa tarefa e as suas próprias reflexões sobre 
tudo isso. Se não houver o cuidado de efectuar este registo, perder-se-ão dados e 
pormenores que tornarão impossível, mais tarde, fazer uma reconstituição e 
aproveitar elementos significativos para outras etapas da formação, nomeadamente 
a elaboração da Prova de Aptidão Tecnológica. Para além disto, este registo, 
contínuo e efectivo das actividades desenvolvidas, poderá ser um suporte valioso 
para a avaliação a levar a efeito pelo professor, depois de ouvido(s) o(s) técnico(s) 
da organização. 
 
 
i) O equilíbrio entre as horas para a formação em contexto escolar e as horas 
para a formação em contexto de trabalho 
 
É desejável que o plano de formação inclua formação em contexto de 
trabalho e formação em contexto escolar. A partir do montante total de horas 
correspondentes a esta disciplina (cerca de 33 semanas x 12 horas semanais = 
cerca de 400 horas anuais), e tendo em conta que a disciplina tem uma natureza 
muito prática e que é conveniente que o aluno utilize a maior parte dessas horas em 
contexto de trabalho ou em actividades equivalentes, é possível delinear alguns 
cenários: 
1) Estrutura da disciplina igual ao longo de todo o ano com 3 horas 
semanais em contexto de aulas (2 aulas de 1,5 horas) e 9 horas 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 19 
 
semanais em contexto de trabalho (2 sessões de 4,5 horas ou 3 
sessões de 3 horas) acompanhadas por um técnico da organização; 
2) Estrutura da disciplina igual ao longo de todo o ano com 6 horas 
semanais em contexto de aulas (4 aulas de 1,5 horas) e 6 horas 
semanais em contexto de trabalho (2 sessões de 3 horas) 
acompanhadas por um técnico da organização; 
3) Estrutura diferente nos três períodos lectivos, com o primeiro período a 
processar-se em contexto escolar (cerca de 150 horas) e os restantes 
dois períodos em contexto de trabalho (cerca de 250 horas); 
4) Estrutura diferente nos dois semestres, com o primeiro semestre a 
decorrer inteiramente em contexto escolar (cerca de 200 horas) e o 
segundo semestre a decorrer em contexto de trabalho (cerca de 200 
horas). Esta opção seria uma hipótese de viabilizar contextos de 
trabalho para todos os alunos, num meio de oferta reduzida de 
empresas, utilizando um esquema de rotatividade. 
 
Estes cenários são apontados a título meramente exemplificativo porque só 
as condições reais de funcionamento de cada escola e as possibilidades oferecidas 
pelo respectivo meio envolvente poderão aconselhar a forma mais adequada de 
formação, tendo em conta as competências a atingir por cada um dos alunos. 
 
 
2.5. Avaliação 
 
 
Atendendo à natureza eminentemente prática da disciplina, os instrumentos 
de avaliação deverão ser diversificados de modo a recolher informação sobre o 
desempenho demonstrado pelos alunos nas diversas tarefas e actividades 
propostas. Neste sentido, parece-nos adequada a utilização de listas de verificação, 
questionários, testes formativos, grelhas de observação, memórias descritivas e 
relatórios críticos. Por parte do professor, deverá ser organizado um registo onde se 
vão efectuando as observações pertinentes relativas ao trajecto formativo de cada 
aluno: tarefas desempenhadas, dificuldades experimentadas, pontos a melhorar, 
apreciações relativas a testes formativos, observações decorrentes de diálogos com 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 20 
 
o aluno, observações transmitidas pelo técnico que acompanha a formação do aluno 
em contexto de trabalho, entre outros. Paralelamente, cada aluno, deverá ir 
anotando as tarefas que desempenhou tendo em vista a elaboração de pequenos 
relatórios intercalares e de um relatório global, no final do ano. 
Em termos de avaliação sumativa, seria útil e adequado utilizar uma grelha 
contendo as diversas competências, enumeradas neste programa, assim como os 
graus de consecução atingidos por cada aluno, ao longo das actividades realizadas. 
Seria conveniente que a construção dessa grelha resultasse de uma reflexão de 
vários actores escolares envolvidos nesta formação, nomeadamente do Director do 
Curso Tecnológico de Administração. De igual modo, essa grelha deverá ser objecto 
de uma atempada divulgação e clarificação junto dos alunos, nomeadamente no que 
respeita aos parâmetros e critérios a usar no seu preenchimento. Relativamente à 
avaliação das actividades realizadas em contexto de trabalho, o professor 
responsável deverá ter em consideração as observações produzidas pelo técnico 
que acompanhou a formação do aluno, na organização. 
 
 
2.6. Recursos 
 
A disciplina de Práticas de Secretariado exige um espaço próprio na escola, 
devidamente equipado. Este espaço próprio não necessita de ter características 
exclusivas, mas pelo contrário, poderá ser polivalente, sendo organizado de forma a 
ter uma utilização que possa abranger as disciplinas práticas do Curso Tecnológico 
de Administração, que correntemente também utilizam este equipamento. Todavia, 
estas soluções, cujo objectivo é a melhor rentabilização dos recursos, passam pela 
organização dos horários da escola, pelo número de turmas existentes e ainda pelo 
facto de a formação em contexto escolar ter uma maior ou menor carga horária. 
Em consequência, esta listagem é apenas um indicador do equipamento 
desejável, independentemente da organização que cada escola encontrar para 
melhor atingir os objectivos da formação proposta. 
 
EQUIPAMENTO 
Computadores, c/ ligação à Internet 1 computador por aluno (recomendável) 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 21 
 
Impressoras 1 por cada 5 alunos 
“Scanner” 1 por sala 
Data-show ou projector de computador 1 por sala 
Ecrã para projecção de Data-show 1 por sala 
Máquinas de escrever electrónicas 1 por cada 5 alunos 
Máquinas de calcular (tipo comercial) 1 por cada 5 alunos 
Fax 1 por sala 
Telefone interno com possibilidade de ligar ao exterior 2 por sala, embora afastados ou em dependências diferentes 
Atendedor de chamadas telefónicas 1 por sala 
Dispositivo gravador de conversações telefónicas 1 por sala 
Fotocopiadora 1 por sala 
Ditafone 1 por sala 
Retroprojector 1 por sala 
Televisão 1 por sala 
Leitor de vídeo 1 por sala 
Câmara de filmar em vídeo 1 por sala 
Móvel de arquivo (vertical) para pastas 1 por sala 
Móvel de arquivo para fichas 1 por sala 
Quadro de afixação, tipo “planning”, para controle 
visual 1 por sala 
“Pager” 2 por sala 
Tabuleiros de secretária “in/out/pending” 4 por sala 
Utensílios de uso corrente em escritório 
 
 
SOFTWARE / VÍDEO 
 
“Office” ou equivalente 
“Front Page” ou equivalente 
“TypingMaster” ou equivalente 
“Internet Explorer” ou equivalente 
“mIRC” ou equivalente 
Filmes de vídeo relativos a: ergonomia, saúde, higiene e segurança no trabalho 
 
 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 22 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. DESENVOLVIMENTO DO PROGRAMA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticasde Secretariado 23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tema 1 
Função de secretariado nas organizações 
 
Âmbito e Contexto 
 
Esta introdução pretende responder a questões como: O que foi e o que é o “secretariado”? Qual 
o perfil de um profissional de secretariado? Que razões e necessidades justificam, actualmente, a sua 
inserção numa organização? E como é que se articulam os vários departamentos existentes com o 
secretariado? Qual é o seu enquadramento organizacional? Quais são as principais funções que estão 
associadas a este perfil profissional? 
Esta temática ainda não foi abordada em anos anteriores e, por isso, deverá merecer alguma 
reflexão, tendo em conta que os alunos deverão saber enquadrar a especificidade da opção do 
secretariado no contexto da área administrativa. 
 
No final desta unidade o aluno deverá ser capaz de: 
 
 Explicar a evolução genérica de que a função do secretariado foi alvo, nos últimos anos. 
 Esclarecer os tipos de enquadramento que é possível conceber para a função do secretariado 
nas organizações actuais. 
 Enumerar algumas das qualificações necessárias a um profissional de secretariado. 
 Compreender a função de secretariado nas suas dimensões psicológica e técnica. 
 Referir tarefas que podem ser englobadas no secretariado, de acordo com os enquadramentos 
que esta função pode apresentar nas organizações. 
 
Conteúdos Indicações Metodológicas 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 24 
 
 Funções “clássicas” do secretariado. 
 Evolução da função do secretariado. 
 Em geral. 
 Em Portugal. 
 Perfil do profissional de secretariado 
 Espírito de iniciativa e de cooperação; 
 Espírito aberto a uma permanente 
actualização; 
 Método e organização; 
 Capacidade de decisão; 
 Memória; 
 Facilidade de comunicação oral e escrita; 
 Capacidade de adaptação; 
 Estabilidade emocional; 
 Maturidade afectiva; 
 Facilidade para trabalhar em equipa; 
 Assertividade; 
 Respeito por si e pelos outros; 
 Cidadania. 
 
 Relativamente ao perfil de secretariado, a 
lista de qualidades não pretende ser 
exaustiva, apenas fornecendo algumas das 
aptidões mais comuns. 
 Eventualmente, o professor poderá 
abordar este conteúdo, na parte final do ano 
lectivo, quando os alunos já possuem uma 
visão mais global das tarefas inerentes à 
função de secretariado. Como tarefa prática, 
sugere-se uma pesquisa às qualificações 
referidas nos anúncios inseridos em jornais, 
revistas ou na Internet. Em contexto de 
trabalho, os alunos traçarão um perfil 
desejável para um profissional, desta área, 
que exerça funções nessa organização. 
 Complementarmente, também se poderão 
efectuar entrevistas ou inquéritos a 
profissionais desta especialidade, no sentido 
de se apurarem os perfis mais solicitados. 
 Enquadramento da função do secretariado nas 
actuais organizações. 
 Secretariado de direcção. 
 Secretariado especializado. 
 Secretariado de equipa. 
 Poderão ser propostas algumas leituras 
adequadas (artigos de revistas e de jornais, 
páginas da “Web”, entre outros) sobre a 
função de secretariado. Em cada um desses 
textos, os alunos deverão assinalar as 
palavras que definam uma orientação e um 
enquadramento da função de secretariado 
numa organização. 
 Sempre que possível, seria pertinente tentar 
pesquisar, numa ou noutra empresa da 
região, o lugar que o secretariado ocupa ou, 
no caso de não existir de forma explícita, de 
que forma é que as tarefas correspondentes 
são desempenhadas. 
 Sugere-se a elaboração ou consulta de 
alguns organigramas que evidenciem os 
vários enquadramentos possíveis. Em 
contexto de trabalho, os alunos farão o 
enquadramento da função de secretariado na 
organização onde estão inseridos. 
 
Recursos 
Livros: 
 
 Barnes, C. & Manning, M. (1991). Excelência Profissional para Secretária. Lisboa: Monitor. 
Obra escrita para profissionais de secretariado com um grande destaque para as atitudes que devem 
demonstrar. Também possui algumas fichas de trabalho que poderão ser utilizadas como estratégias 
de formação. 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 25 
 
 Bazin, D. & Broilliard, A. (1999). O Guia da Secretária de A a Z. Mem Martins: Edições CETOP. 
Um livro muito abrangente com um capítulo dedicado à evolução da função secretariado. 
 Jouanin-Périn, I. (1999). Secrétaire et manager: une équipe gagnante. Paris: Les Éditions 
D'organisation. 
Ilustrado com numerosos exemplos, o livro trata de temas tão diversos como as formas de organização 
da empresa, as fontes de motivação, os diferentes modos de colaboração, o trabalho em equipa. 
 
Web Sites: 
 
 http://www.iway.fr/femmes/english/associations/sec-euro.html 
Réseau Européen de Secrétaires et Assistantes de Direction 
 
 http://www.ggl.ulaval.ca/Dept/secretaires.html 
Profissionais de secretariado (perfis) 
 
 http://www.super-secretaire.com/actualite.htm 
Magazine electrónico “Super-Secretaire » 
 
Gestão 
 
Apontam-se cerca de 15 horas para o desenvolvimento deste tema. 
 
Tema 2 
Comunicação escrita interna e externa 
 
Âmbito e Contexto 
 
Este tema tem a finalidade de ajudar a desenvolver a capacidade de escrita, de teor 
organizacional. Pretende-se que os alunos sejam capazes de redigir qualquer minuta no domínio das 
tarefas do secretariado. 
Esta unidade deverá conduzir à produção de textos, como cartas, ofícios e outros documentos 
administrativos. Deverão ser abordadas questões linguísticas referentes a fórmulas e expressões mais 
usuais, siglas nacionais e internacionais e abreviaturas. 
Sendo a língua portuguesa um pré-requisito para o capaz desenvolvimento desta e de outras 
unidades, é importante que o professor esteja atento às dificuldades dos alunos, corrigindo os erros 
mais frequentes de construção, enriquecendo o vocabulário, enfim, reforçando as estruturas 
linguísticas dos alunos. 
Ainda que esta unidade esteja interligada com o tema seguinte, respeitante à comunicação 
através de meios electrónicos e telemáticos, pensamos que se justifica, inteiramente, dedicar algum 
tempo à desenvoltura linguística dos alunos, no campo do secretariado. Embora as duas unidades 
tratem dos mesmos documentos, existe um faseamento que pode ser alternado ou sequencial – de 
acordo com a estratégia adoptada pelo professor – e donde vão resultar, numa primeira fase, as 
minutas que, numa segunda fase, irão originar os documentos finais, onde os alunos terão 
oportunidade de aplicar os princípios de normalização e as formatações mais adequadas. 
 
No final desta unidade o aluno deverá ser capaz de: 
 
 Aplicar regras fundamentais do processo de comunicação escrita. 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 26 
 
 Aplicar vocabulário específico da área administrativa, assim como argumentação adequada, na 
produção de textos do tipo comercial e oficial. 
 Redigir minutas de diversos documentos comerciais e administrativos: cartas comerciais, 
convocatórias, actas, relatórios, ordens de serviço e outros. 
 Tomar notas de uma reunião, estruturá-las e redigir um primeiro rascunho de acta ou resumo, 
seguido da forma final da acta. 
 
Módulo 1: Correspondência e outros documentos administrativos 
Conteúdos Indicações Metodológicas 
 
 Tipos de comunicação, tendo em conta a 
codificação utilizada. 
 Comunicação escrita 
 Algumas regras para melhorar a 
comunicação por escrito 
 Algumas regras que se podem apontar: usar 
palavras e expressões simples, usar palavras 
curtas e conhecidas, utilizar ilustrações, 
gráficos e exemplos, fazer parágrafos 
curtos, usar adjectivos com moderação, 
exprimir as ideias com um encadeamento 
lógico e directo, evitar palavras 
desnecessárias, etc. 
 Composição e terminologia de documentos na 
área administrativa. 
 Fórmulas e formulários. 
 Siglas e abreviaturas.Redacção de minutas de diversos documentos: 
 Cartas comerciais 
 Cartas oficiais (ofícios) 
 Circulares 
 Memorandos 
 Requerimentos 
 Relatórios 
 Currículo pessoal 
 Cartões de visita protocolares 
 Resposta a um anúncio de emprego 
 Comunicados para os meios de 
comunicação social 
 Sugere-se que se proponham situações que 
levem os alunos a redigir minutas de 
documentos variados. Deve ser dado um 
cuidado especial à apresentação manuscrita 
desses documentos quer no aspecto 
linguístico quer no aspecto da sua 
organização. Numa fase de aprendizagem, é 
importante que o aluno organize e visualize 
os documentos na forma manuscrita antes 
de os processar informaticamente. É 
importante realçar a importância do 
conteúdo antes de passar a outras questões, 
mais ligadas à aparência e forma do 
documento. 
 De acordo com cada situação, pode ser útil 
o confronto do documento criado com uma 
lista de verificação (a título de exemplo, ver 
Dumaine, p. 14). 
 Devem ser criados casos práticos, com as 
necessárias informações de contexto, em 
que o(a) aluno(a) se coloca como 
secretário(a) de uma empresa, de uma 
instituição pública ou privada ou de um 
organismo estatal, central ou local. Podem 
ser constituídos pequenos grupos de 
trabalho. Perante o mesmo caso, um aluno 
fica com cargo de redigir uma carta para um 
certo destinatário e deverá utilizar 
argumentação de ordem jurídica ou 
administrativa. Outro aluno, a partir do 
mesmo assunto, deverá elaborar uma carta 
para outro destinatário, por exemplo, para 
um jornal, mas com predominância de 
argumentação económica e assim 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 27 
 
sucessivamente. 
 Noutra fase, deve ser proposta outra 
situação que implique uma rotação dos tipos 
de argumentos utilizados por cada aluno. 
Também poderá ser utilizada uma estratégia 
que conduza à interacção comunicativa 
entre dois grupos. No final, deve ser 
apreciada a pertinência de argumentação e 
construção linguística das cartas elaboradas 
em cada grupo, realçando as lacunas e os 
pontos positivos detectados. 
 Individualmente ou em grupo, e a partir de 
dados obtidos numa visita de estudo real ou 
simulada, sugere-se que os alunos elaborem 
um relatório que se enquadre nos princípios 
estudados. 
 Relativamente à elaboração de documentos 
destinados aos meios de comunicação 
social, sugere-se que sejam aproveitados os 
acontecimentos que têm lugar na escola, ou 
na organização onde o aluno está colocado, 
e que mereçam uma divulgação pública. Por 
exemplo, a "Semana da Escola" ou a "Festa 
de Natal", poderão ser objecto de um 
comunicado destinado aos jornais locais. 
Módulo 2: Secretariado de reuniões 
Conteúdos Indicações Metodológicas 
 
 Planeamento e organização de reuniões 
 Agenda e Ordem de Trabalhos 
 Convocatórias 
 Secretariado de reuniões 
 Normas legais e usuais a ter em conta no 
decurso de uma reunião; 
 Tomada de notas e rascunhos provisórios; 
 Divulgação de documentos provenientes de 
reuniões 
 Actas: elementos que devem constar e 
normas a seguir na sua redacção; 
 Resumos de reuniões: documentos-síntese 
não formais. 
 Transmitir aos alunos técnicas que facilitem 
e tornem eficaz a tomada de notas no 
decurso de uma reunião. 
 Um exercício prático que poderá ser 
adoptado para treinar a técnica de tomar 
notas, é anotar factos relevantes no decurso 
de um debate televisivo, gravado em vídeo. 
 Promover a realização de uma 
reunião/simulação sobre temas de interesse 
dos alunos para pôr em prática os 
conhecimentos adquiridos e que 
proporcione a elaboração de: convocatória, 
rascunho, resumo e acta. 
 Redigir e elaborar actas, quer no livro de 
actas, manuscritas, quer em folhas soltas, 
neste caso utilizando um processador de 
texto. 
 
Recursos 
Livros: 
 
 Bazin, D. & Broilliard, A. (1999). O Guia da Secretária de A a Z. Mem Martins: Edições CETOP. 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 28 
 
Contém um capítulo especialmente dedicado à tomada de notas no decurso das reuniões. 
 Campos, A. P. & Esteves, M. J. (2000). Guia de Correspondência Comercial. Lisboa: Plátano 
Editora. 
Um livro onde são abordados temas como as cartas, os faxes e o correio electrónico. 
 Dumaine, D.. (1998). Escrita de Negócios - Ferramentas de decisão para executivos. Linda-a-
Velha: Abril/Controljornal Editora, Lda. 
Um livro com numerosos modelos e gráficos aplicáveis à documentação administrativa. Contém 
muitas instruções e estratégias para uma redacção mais eficaz, incluindo mensagens para correio 
electrónico e fax. 
 Heller, R. (1999). Como Comunicar com Clareza. Porto: Livraria Civilização Editora. 
Pequeno manual com várias técnicas e esquemas para melhorar a comunicação escrita. 
 Huguet, C. (1990), Como redigir um curriculum vitae. Mem Martins: Publicações Europa-América. 
Variadas ideias sobre a preparação de um curriculum vitae. 
 Lefebvre-Bardot, M. & outros (1992). 39 Fiches de Formation des Secrétaires et Employés de 
Bureau. Paris: Les Éditions d'Organisation. 
Este livro propõe um conjunto de fichas práticas, bem construídas em termos pedagógicos, sobre a 
função de redacção, na área de secretariado. 
 Parreira, M. & Pinto, J. (1990), Prontuário Ortográfico Moderno. Porto: Edições Asa. 
Este ou outro prontuário moderno deverá ser utilizado para esclarecer frequentes dúvidas na língua 
portuguesa. 
 Vivien, G. & Arné, V. (1999). Guia Larousse da Secretária Perfeita. Mem Martins: Edições 
CETOP. 
Esta obra sugere diversos modelos de cartas e fornece variada informação de carácter económico e da 
vida social. 
 
 
 
 
Legislação: 
 Decreto-Lei n.º 135/99 de 22 de Abril 
Chama-se particular atenção para os Artigos: 14.º, 15.º, 16.º, 17.º, 22.º, que evidenciam o cuidado que 
se deve ter na redacção de documentos oficiais. 
 
Gestão 
 
Apontam-se cerca de 39 horas para o desenvolvimento desta unidade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 29 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tema 3 
Comunicação através de meios electrónicos e telemáticos 
 
Âmbito e Contexto 
 
A Burótica veio revolucionar a empresa, o escritório, e todo o trabalho de secretariado. 
Actualmente as organizações empresariais dispõem, para sua gestão, de um conjunto de utensílios de 
recolha, memorização, tratamento, transporte e divulgação da informação que o profissional de 
secretariado deverá ser capaz de utilizar com destreza, no quotidiano de uma organização. 
Nesta fase do seu percurso, o aluno já terá tido oportunidade de se familiarizar com as funções 
mais usuais de um processador de texto, de uma folha de cálculo e de programas de acesso aos 
serviços da Internet. É altura de fazer um balanço destas aprendizagens e, simultaneamente, de as 
aprofundar e dirigir para o campo específico do secretariado. 
Nesse sentido, e tendo em conta que o aluno vai fazer uma utilização muito frequente do teclado 
de um computador, começamos por propor algumas práticas que poderão melhorar a eficácia neste 
domínio. A seguir, apontamos para a utilização de funções menos comuns, num processador de texto, 
mas que se podem revelar muito úteis na gestão de documentos mais longos, como é o caso dos 
relatórios ou na impressão em série, de documentos personalizados. Estes documentos podem incluir 
os recursos e dados existentes numa folha de cálculo, nomeadamente gráficos e tabelas, cuja 
elaboração também poderá ser oportunamente revista, embora de uma forma muito concisa e breve. 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 30 
 
Ao nível da Internet, os alunos deverão ser sensibilizados para a gestão da informação daí 
proveniente. Numa abundância de informação,é necessário saber excluir, e saber guardar, de forma 
organizada, o que convém. Na área de secretariado, é importante saber separar a informação relevante 
da informação secundária ou mesmo inconveniente – inconveniente no sentido de distrair dos 
objectivos da organização ou de, simplesmente, fazer perder tempo. Estes princípios são, 
principalmente, aplicáveis à gestão do correio electrónico e à pesquisa de informação na Web. 
Neste tema, e tendo em conta a sua relevância no campo da comunicação, faz-se ainda 
referência à elaboração de documentos para projecção – normalmente usados em reuniões – e à 
preparação de documentos para publicação na Internet e/ou na Intranet de uma organização. 
Um outro módulo irá ser dedicado ao promissor mundo das comunicações onde, para além do 
telefone – que pela importância que assume irá ser tratado numa unidade diferente – e do já 
mencionado correio electrónico, fazemos referência ao chat, ao fax e, provavelmente, ainda a outras 
formas rápidas e mais eficazes de comunicar que, entretanto, nos irão surgir nos próximos anos e que 
seja possível colocar em funcionamento numa escola, como, por exemplo, a teleconferência e a 
videoconferência. 
Ainda se faz referência à máquina de escrever que, apesar da evolução dos meios informáticos, 
continua a ser um equipamento utilizado em certos departamentos administrativos, especialmente para 
o preenchimento de alguns impressos, em que pode ser requerida a legibilidade da letra de máquina. 
Finalmente, e porque todo o trabalho de burótica se desenvolve frente a um teclado, onde a 
rapidez e a precisão são qualidades altamente apreciadas, parece-nos que se justifica plenamente, neste 
tema, uma referência à postura correcta dos dedos no teclado e a um treino progressivo que conduza a 
uma relativa velocidade digitativa. Existem programas informáticos que, combinados com outros 
trabalhos desenvolvidos pelos alunos, podem conduzir a este fim. 
É importante que os alunos dominem os aspectos técnicos das aplicações referidas, mas ainda é 
mais importante que aproveitem as suas potencialidades para organizar todas as mensagens escritas. 
Uma das vantagens destes programas é aumentar o gosto pela escrita, uma escrita que pode ser sempre 
revista e melhorada com o contributo de vários elementos de uma equipa. Escrever e aperfeiçoar o 
que se escreve, deve ser uma atitude permanente a desenvolver nos alunos. 
 
No final desta unidade o aluno deverá ser capaz de: 
 
 Utilizar o teclado de um computador, com alguma rapidez e correcção decadactilar. 
 Dominar técnicas de execução dactilográfica. 
 Criar, editar e imprimir documentos de qualidade estética profissional, de acordo com as 
normas portuguesas e europeias em vigor: 
 Paginar e estruturar documentos administrativos longos: 
 Imprimir, em série, documentos personalizados. 
 Criar páginas para a Web. 
 Utilizar o serviço de correio electrónico, filtrando, organizando e classificando as mensagens 
recebidas e enviadas. 
 Utilizar outros serviços da Internet como consulta de páginas da Web, IRC e outros. 
 Operar equipamentos administrativos diversos como fotocopiadora, fax e outros, em tarefas 
correntes de secretariado. 
 
Módulo 1: Domínio do teclado 
Conteúdos Indicações Metodológicas 
 
 
 Utilização decadactilar de um teclado de 
computador com a configuração portuguesa. 
 
 
 Os alunos devem ser esclarecidos sobre as 
vantagens de uma correcta utilização de 
todos os dedos, quando se emprega um 
teclado, num contexto administrativo. 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 31 
 
 Aquisição progressiva de velocidade 
digitativa. 
 
 Aconselha-se a prática digitativa apoiada 
por um programa informático específico 
(ver “Recursos”). Após um período inicial 
de adaptação – que não deve exceder uma 
aula – os alunos deverão usar esta 
actividade de forma subsidiária, em 
períodos disponíveis, ao longo do ano, como 
actividade de enriquecimento. Os alunos 
deverão registar os seus progressos 
individuais. 
 
Módulo 2: Técnicas de Dactilografia 
Conteúdos Indicações Metodológicas 
 
 
 Manipulação correcta das peças fundamentais 
de uma máquina de escrever. 
 Inserção do papel 
 Marginação 
 Entrelinhamento 
 Execução dactilográfica de documentos 
administrativos muito simples. 
 
 O professor deve demonstrar o correcto 
manuseamento dos modelos de máquinas de 
escrever disponíveis na escola. Deve, 
igualmente, explicar o seu funcionamento 
no que respeita à dactilografia de um 
pequeno texto. De seguida, os alunos 
deverão familiarizar-se com o mesmo tipo 
de operações. 
 Após uma prática inicial, que deverá 
abranger a totalidade dos alunos, a 
utilização das máquinas de escrever, deverá 
ser circunscrita a tarefas pontuais, 
resultantes de actividades que decorram ao 
longo do ano. 
 Consoante o número de máquinas 
disponíveis, devem ser programadas tarefas 
em que todos os alunos tenham 
oportunidade de aplicar algumas técnicas 
dactilográficas. Essas técnicas devem tirar 
partido das características das respectivas 
máquinas. 
 É conveniente relembrar os alunos para a 
necessidade de adoptarem uma posição 
ergonomicamente correcta sempre que 
utilizem equipamentos administrativos, 
nomeadamente a máquina de escrever. 
 Tendo em conta que a máquina de escrever 
é muito menos utilizada do que o 
computador, e considerando que os dois 
equipamentos possuem teclados diferentes, 
parece-nos conveniente que seja dada 
primazia à postura digitativa no teclado do 
computador. 
 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 32 
 
Módulo 3: Processamento de texto e folha de cálculo 
Conteúdos Indicações Metodológicas 
 
 Comunicação e identidade. A imagem da 
organização. 
 Sensibilizar para o facto de que quando se 
comunica não só se está a transmitir uma 
mensagem, mas também a difundir 
elementos que vão conduzir à construção de 
uma imagem. Esses elementos 
compreendem, nomeadamente, o logotipo 
da organização, o uso de certas cores, 
determinados tipos de formatações nos 
materiais escritos, a postura, vestuário e as 
atitudes de todos os profissionais dessa 
organização, entre outros. 
 
 
 Normas Portuguesas (NP) e Europeias 
aplicáveis à elaboração de documentos 
escritos. 
 Criação de documentos com formatação 
original ou baseada em modelos pré-
existentes, tendo em conta as Normas 
Portuguesas e europeias, na área 
administrativa. 
 Apresentação das comunicações escritas e 
imagem da organização. 
 Estética dos elementos que compõem os 
diversos documentos administrativos. 
 Formatação de documentos, incluindo texto, 
tabelas e imagens, num processador de texto. 
 Criação, formatação e aplicação de estilos. 
 Criação de tabelas, incluindo fórmulas 
simples, numa folha de cálculo. 
 Criação e formatação de gráficos numa folha 
de cálculo: 
 Construção de gráficos; 
 Elementos estruturais de um gráfico: o 
eixo X e o eixo Y, série, títulos, legenda, 
rótulo de dados, caixas de texto, linhas, 
entre outros; 
 Tipos de gráficos, nomeadamente: 
colunas, barras, linhas, circular, dispersão, 
áreas, anel, radar, superfície; 
 Mapas geográficos de dados: criação e 
personalização do mapa (dados, títulos, 
legendas e rótulos); 
 Formatação de gráficos: legendas, cores, 
padrões, caixas de texto, limites, linhas e 
setas, rótulos de dados, alterar o tipo de 
gráfico, entre outros. 
 
 
 Devem ser mostrados os formatos mais 
usuais de papéis de escrita e sobrescritos 
utilizados em qualquer organização. Assim 
como explicar o fim a que normalmente se 
destinam. 
 
 Através de documentos reais ou simulados, 
ou ainda através de transparências, os 
alunos deverão ter acesso a modelos 
contendo formatações diversas que 
possibilitem uma útil comparação. 
 
 Sensibilizar para o facto de que quando se 
comunica não só se está a transmitir uma 
mensagem, mas tambéma difundir 
elementos que vão conduzir à construção de 
uma imagem. Esses elementos 
compreendem, nomeadamente, o logotipo 
da organização, o uso de certas cores e 
determinados tipos de formatações nos 
materiais escritos. 
 
 Sugere-se que seja feita uma recolha de 
documentos, com diferentes formatos, 
utilizados na Escola ou na organização onde 
decorre a formação (faxes, ofícios, 
sobrescritos, entre outros). 
 
 Deve-se incentivar a utilização de estilos 
pré-definidos, pela facilidade de formatação 
que possibilitam e pela coerência que 
imprimem a toda a documentação 
proveniente de uma organização. 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 33 
 
 Alteração de dados em tabelas de folha de 
cálculo, com a consequente modificação dos 
gráficos. 
 Transferência de informação entre aplicações: 
 Inserção de dados, tabelas e gráficos da 
folha de cálculo num processador de texto; 
 Ligação dinâmica de objectos de uma 
folha de cálculo a um documento de um 
processador de texto. 
 Os alunos deverão ser capazes de se 
aperceber de erros de legibilidade e de 
estética, num documento. Com o mesmo 
conteúdo, poderão ser formuladas três ou 
quatro cartas contendo erros diversos, ao 
nível estético, que serão trabalhadas por 
vários grupos de alunos, no sentido de 
serem detectadas e comentadas as falhas 
existentes. 
 
 Relativamente à criação de gráficos, sugere-
se a utilização de dados referentes à 
realidade administrativa e que possam 
proporcionar um leque variado de opções ao 
nível da legibilidade e da estética.. 
 
 Na aplicação de mapas geográficos de 
dados, sugere-se que sejam fornecidos 
dados relativos a países europeus, como, por 
exemplo, volumes de vendas, de consumos, 
entre outros. Estes gráficos podem 
complementar relatórios ou outros 
documentos. 
 
 Inserção de cabeçalhos, rodapés e índices. 
 Inserção de hiperligações internas e externas. 
 Ferramentas de processamento de texto: 
 Ortografia, sinónimos e hifenização; 
 Impressão de documentos: 
 Simples; 
 Em série, personalizada. 
 Elaboração de documentos: 
 Cartas comerciais, ofícios, memorandos e 
circulares. 
 Sobrescritos; 
 Currículo pessoal; 
 Quadros e mapas; 
 Convocatórias e actas; 
 Planos e propostas. 
 Poderão ser fornecidos, textos longos (por 
exemplo, um relatório) que o aluno deverá 
formatar, no que se refere a títulos e 
subtítulos, criando cabeçalhos e rodapés e 
inserindo índices (normal, remissivo e de 
ilustrações), conforme se mostrar adequado. 
 
 Ao nível das hiperligações, pode ser criado 
um documento organizador, devidamente 
ordenado, contendo hiperligações para todos 
os ficheiros utilizados pelo aluno. Este 
documento será actualizado sempre que 
existam novos ficheiros. 
 Os alunos poderão criar uma pequena base 
de dados com os nomes e endereços de 
todos os colegas da turma (num processador 
de texto ou numa folha de cálculo) e, a 
partir de uma carta predefinida, fazer uma 
impressão em série personalizada. 
 
 
Módulo 4: Apresentações Electrónicas 
Conteúdos Indicações Metodológicas 
 
 
 Composição de diapositivos com formatações 
 
 Não se deve perder de vista que o objectivo 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 34 
 
muito simples. 
 Fundos dos diapositivos 
 Utilização de esquemas de cores e 
estruturas pré-definidas facilitadoras da 
composição de diapositivos. 
 Criação de diapositivos: inserção e 
formatação de objectos, tais como, textos, 
imagens, gráficos, sons, entre outros. 
 Efeitos de animação no diapositivo. 
 Partilha de informações entre documentos 
 Inserção de gráficos ou tabelas criadas 
noutras aplicações. 
 Configuração de uma apresentação electrónica 
no que respeita à duração e aos efeitos de 
transição entre diapositivos. 
 Criação de páginas de notas para o orador e de 
folhetos de diapositivos para distribuir ao 
público. 
 Impressão de uma apresentação. 
 
das apresentações electrónicas neste curso 
tem apenas um papel de eventual apoio a 
reuniões e dinamização de encontros, quer a 
nível interno ou externo. 
 
 
 Sugere-se que os alunos construam uma 
apresentação muito simples envolvendo a 
caracterização da sua escola e que contenha 
um ou mais gráficos correspondentes a 
dados numéricos. 
 
Módulo 5: Comunicação através da Internet 
Conteúdos Indicações Metodológicas 
 
 
 Correio electrónico 
 Recepção e envio de mensagens, incluindo 
anexos. 
 Organização de mensagens em pastas. 
 Filtragem automática e manual de 
mensagens. 
 
 
 É aconselhável que cada computador possua 
uma conta própria de correio electrónico, 
configurável com um programa específico 
de correio electrónico. Ficam, portanto, 
excluídas as contas de correio que usam 
exclusivamente a Web para o seu 
funcionamento, uma vez que não reflectem 
as características desejáveis para este 
serviço, ao nível de uma organização. 
 Sugere-se que sejam subscritas diversas 
publicações electrónicas – a maior parte 
delas são gratuitas – que proporcionem uma 
oportunidade para o recebimento e envio de 
mensagens diversas que serão organizadas 
com a criação de pastas por assuntos. 
 As mensagens poderão ser organizadas 
manualmente ou automaticamente, através 
da criação de regras de mensagens. 
 Algumas dessas mensagens poderão ser 
reenviadas internamente, para outros 
computadores da sala, no contexto de 
actividades propostas aos alunos. 
 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 35 
 
 Construção de páginas para a Web. 
 Formatação de texto. 
 Inserção de linhas horizontais. 
 Inserção de imagens. 
 Criação de tabelas muito simples. 
 Criação de hiperligações. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Consulta de páginas da Web. 
 
 Na área da comunicação, quer a nível 
interno, quer externo, poderá ser oportuno 
disponibilizar documentos através da 
Internet. Estes documentos têm algumas 
características técnicas específicas porque 
têm que ser codificados em código HTML. 
Actualmente existem programas que, para 
os objectivos deste módulo, dispensam o 
conhecimento do código HTML e 
funcionam com a simplicidade de um 
pequeno processador de texto. 
 Para um prática rápida deste tópico, 
aconselha-se que seja apresentada, aos 
alunos, uma página exemplificativa, com os 
procedimentos necessários para a sua 
obtenção. A partir daí, será mais fácil 
construir rapidamente outras páginas 
semelhantes. 
 Sugere-se que, no contexto de uma 
organização simulada, cada aluno, na 
qualidade de membro dessa organização, 
prepare uma página com a sua apresentação, 
em termos pessoais e profissionais. O 
conjunto de todas as páginas poderá ficar 
disponível na Web a partir de um servidor 
real – se tal for viável – que possibilitará a 
sua posterior consulta online. 
 Os alunos poderão pesquisar informações 
nas páginas da Web sempre que essa 
consulta seja pertinente e se insira no 
contexto de outras actividades 
desenvolvidas ao longo do ano, como, por 
exemplo: páginas de periódicos da 
especialidade, livros, dados económico-
financeiros, geográficos, meteorológicos, 
entre outros. 
 
 Reunião online, através do serviço IRC - 
Internet Relay Chat 
 Identificação do utilizador. 
 Ligação a um servidor. 
 Utilização do serviço, incluindo o envio de 
ficheiros. 
 Configuração do programa de IRC para 
efectuar o registo das intervenções 
verificadas durante uma sessão. 
 Haveria toda a vantagem em utilizar este 
serviço com estudantes do mesmo curso, de 
outras escolas, a partir de um tema pré-
definido. Se tal não for viável, sugere-se a 
utilização deste serviço, na sala de aula, 
usando os computadores disponíveis, que 
deverão estar ligados à Internet. No final da 
sessão, e tendo como base o registo das 
intervenções verificadas, cada aluno poderá 
elaborar um relatório da reunião. 
 
 
 Comunicaçãono interior de uma organização, 
através de um serviço telemático de 
“mensagens instantâneas”. 
 Desde que a escola possua um conjunto de 
computadores ligados em rede, é possível 
tirar partido deste serviço que possibilita a 
intercomunicação entre todos os postos de 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 36 
 
trabalho. A partir de um tópico (por 
exemplo, um aviso para um elemento da 
turma, a marcação de uma hora para 
efectuar uma reunião com todos os 
elementos ou um pedido de informação), é 
possível criar situações para usar este 
serviço numa aula. 
 
 
Módulo 6: Outros equipamentos de comunicação e reprodução 
Conteúdos Indicações Metodológicas 
 
 
 Scanner — digitalização de imagens e textos. 
 
 Fax 
 Utilização do fax no contexto de uma 
aplicação informática. 
 Utilização de um equipamento específico 
de fax. 
 
 Fotocopiadora 
 Utilização da fotocopiadora com 
exploração dos seus recursos técnicos: 
ampliação e redução, entre outros. 
 
 Ditafone 
 
 Retroprojector 
 
 Data-show ou projector de computador. 
 
 O trabalho de digitalização deverá surgir 
contextualizado na sequência de outras 
tarefas relativas à preparação de 
documentos administrativos. A digitalização 
deve ser proposta sem exigências de 
melhoramento da imagem, uma vez que 
essa tarefa iria requerer conhecimentos 
alargados ao nível de tratamento de 
imagem. 
 Se os computadores que os alunos utilizam 
estiverem ligados a uma linha telefónica, é 
possível, com toda a vantagem, enviar 
directamente documentos por fax, a partir 
das aplicações que os originaram. Todavia, 
os alunos também deverão saber usar um 
equipamento específico de fax, explorando 
as respectivas características técnicas. 
 Deverão ser focados os aspectos 
relacionados com cada um dos 
equipamentos. Complementarmente, 
poderão ser visualizadas imagens dos 
referidos equipamentos e esquemas da 
forma como funcionam. 
 Os períodos dedicados à exposição de 
conceitos teóricos devem ser reduzidos ao 
mínimo. Aos alunos devem ser propostas 
actividades, incluindo pequenas simulações, 
conducentes à utilização dos equipamentos 
citados. Estes exercícios deverão ter em 
vista uma utilização optimizada das 
performances dos mesmos. 
 Deve ser incentivada a consulta dos manuais 
técnicos de cada um dos equipamentos. 
Poderão também ser feitas pesquisas 
localmente, em lojas da especialidade, ou 
através da Internet, sobre equipamentos 
correntes de comunicação e reprodução. 
 O aluno deveria ter oportunidade de operar 
com cada um destes equipamentos, nas 
http://www.typingmaster.com/
http://www.learntotype.com/
http://www.trendtech.com/
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 37 
 
actividades correntes da aula. Na sua falta, 
sugerimos que sejam efectuadas visitas a 
organismos que possam facultar um 
contacto com esses equipamentos. Como 
alternativa, os recursos de comunicação e 
reprodução existentes na escola poderão ser 
mostrados e experimentados pelos alunos, 
em visitas acompanhadas pelo professor. 
 
 
Recursos 
 
Equipamento genérico: 
 Computadores, tipo PC, com ligação à Internet 
 Impressoras 
 Scanner 
 Data-Show ou projector de computador 
 Retroprojector 
 Máquinas de escrever electrónicas 
 Máquinas de calcular 
 Ditadone 
 Fotocopiadora 
 
Domínio do teclado 
 
Programas de software: 
Existem vários programas do género shareware que podem ser obtidos facilmente através da Web. 
Infelizmente, todos eles estão em língua inglesa mas isso não invalida a sua aplicabilidade nas nossas 
escolas, uma vez que os programas são adaptáveis à língua e ao teclado português. Entre outros, damos 
conta dos seguintes programas: 
 TypingMaster: constituído por 3 módulos. Um deles monitoriza a forma como se digita qualquer 
texto, no teclado. Um outro disponibiliza alguns jogos que tornam a aprendizagem mais 
interessante. O programa faz um registo individual do progresso e dos erros mais frequentes de 
cada estudante. 
• Contacto: http://www.typingmaster.com 
 Accu-Type: um outro programa popular, nesta área. 
• Contacto: http://www.learntotype.com 
 FasType: utilizável no sistema operativo DOS ou Windows. 
• Contacto: http://www.trendtech.com 
 
 
Processamento de texto, folha de cálculo e apresentações electrónicas 
Livros: 
 Coelho, Pedro, Criação Fácil de Páginas WEB com Office 2000 e FrontPage 2000, FCA – Editora 
de Informática, Lda., 2000. 
 Cox, Joyce; Dudley Christina, Microsoft Word 2000, Lisboa, Texto Editora, Lda., 2000; 
 Milheiro, Carlos; Ribeiro, Pedro Mota, Word 2000, FCA – Editora de Informática, Lda.,2000. 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 38 
 
 Santana, Marco António Tiznado, Office para Secretariado, Editora McGraw-Hill de Portugal, 
Lda., 1999. 
 Sousa, Sérgio; Sousa, Maria José, Microsoft 2000 sem Barreiras, FCA – Editora de Informática, 
Lda., 2000 
 
Estas obras reúnem uma informação considerável para automatizar o trabalho de secretariado com o 
auxílio do computador, em ambiente Windows, utilizando aplicações do pacote de software Office. 
 
Programas de software: 
 Microsoft Office - Conjunto de programas incluindo um processador de texto, folha de cálculo, 
apresentações gráficas, bases de dados, ferramentas de desenho e ilustração, entre outros. 
Disponível em português. 
 
É um pacote de software bastante completo e que tem sido objecto de constantes melhorias e 
actualizações. 
 
 
Comunicação na Internet – Criação de páginas destinadas à Web 
Programas de software: 
 
Relativamente à criação de páginas para a Internet, e tendo em conta os objectivos enumerados, é 
aconselhável um programa cujo aspecto seja idêntico ao utilizado, correntemente, para fazer o 
processamento de texto. Assim, e a título meramente exemplificativo, sugerimos os programas: 
 Front Page: faz parte do pacote de software MS Office, integrando-se muito bem com os restantes 
produtos da mesma família. Disponível em português. 
 Front Page Express: semelhante ao programa anterior, embora mais simples. É distribuído 
gratuitamente no pacote de software MS Internet Explorer. Disponível em português. 
• Contacto: http://www.microsoft.com 
 Netscape Composer: muito completo, embora em inglês, é distribuído gratuitamente no pacote de 
software “Netscape Communicator”. 
• Contacto: http://www.netscape.com 
 Web! Personal Edition: contém as ferramentas básicas para construir páginas para a Internet. 
• Contacto: http://www.ntm-publishing.com 
 
 
 
Comunicação na Internet – Utilização dos serviços mais populares 
Livros: 
 
 Page, M. (2000). L'e-mail futé. Paris: Les Éditions D'organisation. 
Um pequeno guia com muitos conselhos e informações para utilizar o correio electrónico de forma 
mais eficaz numa organização. 
 
 
 
 
Programas de Software: 
 Microsoft Internet Explorer: um browser muito popular, gratuito, que acompanha vários pacotes de 
“software” da Microsoft. Disponível em português. 
http://www.microsoft.com/
http://www.netscape.com/
http://www.ntm-publishing.com/
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 39 
 
 Microsoft Outlook Express: um programa de correio electrónico muito utilizado, gratuito e que faz 
parte do pacote “Internet Explorer”. Disponível em português. 
• Contacto: http://www.microsoft.com 
 Netscape Communicator: um “browser” igualmente muito popular e gratuito. 
• Contacto: http://www.netscape.com 
 Eudora Light: um popular programa de correio electrónico. 
• Contacto: http://www.eudora.com 
 MIRC: um programa muito popular para IRC 
• Contacto: http://www.mirc.com 
 Scoop Script: versão brasileira do popular IRC 
• Contacto: http://www.scoop.com.br 
 
Gestão 
 
Apontam-se cerca de 60 horas para o desenvolvimentodesta unidade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
http://www.microsoft.com/
http://www.netscape.com/
http://www.eudora.com/
http://www.mirc.com/
http://www.scoop.com/
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 40 
 
Tema 4 
Organização documental e arquivo 
 
Âmbito e Contexto 
 
O arquivo é um conjunto de documentos vivos e dinâmicos que se deve manter organizado para 
que, em qualquer momento, e rapidamente, se possa encontrar a informação de que se necessita. 
É nesta perspectiva que deve ser sublinhada a ideia de que os documentos só possuem valor 
operacional se forem devidamente guardados. Assim, devem ser privilegiadas as actividades que 
levem o aluno a praticar a ordenação, classificação, selecção e consulta de dados e informações. 
É necessário ter em linha de conta a utilização dos meios informáticos no serviço de arquivo. 
Deverão ser, igualmente, valorizados os aspectos inerentes ao correcto arquivo da documentação das 
actividades das aulas, que poderá ser ordenada por temas e por conjuntos monográficos. 
 
No final desta unidade o aluno deverá ser capaz de: 
 
 Organizar e arquivar documentação utilizando qualquer um dos sistemas de classificação de 
arquivo propostos. 
 Criar uma base de dados, muito simples, com o recurso a um programa de folha de cálculo. 
 Consultar registos numa base de dados, de acordo com determinadas condições. 
 Assegurar tarefas administrativas correntes ligadas à actualização de arquivos e ficheiros, quer 
em suporte tradicional, quer em suporte informático, relativos a áreas da organização como os 
clientes, os fornecedores ou o pessoal da própria organização. 
 Elaborar um manual de arquivo relativo à documentação que circula na organização. 
 
Módulo 1: Circuitos documentais 
Conteúdos Indicações Metodológicas 
 
 
 Circuitos documentais 
 Documentação recebida 
 Recepção, selecção, registo, 
distribuição, tratamento e arquivo de 
documentação. 
 
 Documentação expedida 
 Elaboração dos documentos, assinatura, 
registo, expedição e arquivo de 
documentação. 
 
 Elaboração de dossiers. 
 
 Proveniente de várias fontes, entre elas, 
faxes, correio convencional, correio 
electrónico, (uma organização recebe os 
mais diversos documentos). O papel do 
secretariado é filtrar, seleccionar, 
hierarquizar e sintetizar as informações mais 
relevantes. 
 
 Os alunos deverão ter oportunidade de se 
confrontar com situações simuladas ou 
reais, em que tenham de efectuar uma 
triagem da informação mais significativa, 
contida em documentação variada. Também 
se deve ter em conta as restantes operações 
formais que normalmente fazem parte dos 
circuitos documentais. 
 
 Na sequência de situações práticas, criadas 
no contexto dos temas anteriormente 
abordados, poderão ser criados dossiers 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 41 
 
documentais relativos, por exemplo, a uma 
visita de estudo, a uma viagem a efectuar 
pelo dirigente, pedidos de orçamentos ou 
tabelas de preços respeitantes a certos 
equipamentos, entre outros. 
 
Módulo 2: Arquivo em suporte convencional 
Conteúdos Indicações Metodológicas 
 
 Conceito, utilidade e requisitos de um 
arquivo. 
 
 Organização, localização e conservação dos 
arquivos. 
 
 Tipos de arquivos: 
 Quanto à disposição física; 
 Quanto à frequência de consulta. 
 
 Sistemas de ordenação e de classificação 
 
 Consulta e actualização de arquivos e 
ficheiros. 
 
 Sistema de microfilmagem. 
 
 Recurso a entidades externas para a prestação 
de serviços na área da organização, 
conservação e microfilmagem de documentos. 
 
 
 Construção de um manual de arquivo da 
informação. 
 
 É conveniente que sejam apresentados 
exemplos práticos referentes aos tipos de 
arquivos existentes. 
 
 Será útil fazer exercícios em que seja 
necessário recorrer à lista telefónica. 
 
 É de vital importância que os alunos 
construam pequenos ficheiros 
convencionais, de forma a que possam 
aplicar os critérios e as técnicas de 
ordenação e classificação de fichas. 
 
 A documentação gerada ao longo do ano, 
deverá ser cuidadosamente arquivada, de 
acordo com os sistemas estudados. 
 
 Sugere-se que os alunos visitem os serviços 
de arquivo de uma organização, como por 
exemplo, a sua escola, uma empresa ou a 
biblioteca local, para se inteirarem do 
funcionamento real da gestão da informação 
e do arquivo. 
 
 Os alunos deverão elaborar um pequeno 
manual que defina materiais, sistemas e 
critérios de arquivo numa dada organização, 
tendo em conta: volume de documentos, 
tipo de informação a tratar, frequência de 
consultas, hábitos dos utentes, 
disponibilidades financeiras e materiais. 
 
 Em contexto de trabalho, os alunos deverão 
executar tarefas administrativas correntes 
envolvendo ficheiros relativos a produtos, 
clientes, fornecedores ou ao pessoal da 
própria organização. 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 42 
 
Módulo 3: Bases de Dados 
Conteúdos Indicações Metodológicas 
 
 
 Vantagens de uma base de dados em relação 
ao arquivo convencional. 
 Tratamento, consulta e armazenamento de 
dados e documentos em suporte informático. 
 Conceito e estrutura de uma base de dados 
monotabela: campos e registos. 
 Criação de uma pequena base de dados, 
numa folha de cálculo. 
 Utilização de uma base de dados, criada 
previamente num programa específico. 
 Manipulação de dados. 
 Introdução de dados novos. 
 Edição / Alteração de dados. 
 Ordenação de registos de acordo com 
critérios pré-definidos. 
 Aplicação de filtros que permitam criar 
listagens com informações específicas. 
 Criação, impressão e/ou exportação de 
relatórios com dados pré-definidos. 
 
 
 Sugere-se a criação de uma pequena base de 
dados, numa folha de cálculo, que possa ser 
usada com um processador de texto, para 
obter impressões em série personalizadas, 
conforme já foi referido no tema 4, módulo 
3. 
 
 Pode, igualmente, ser criada uma uma base 
de dados adequada ao trabalho de indexação 
de várias revistas contendo assuntos 
diversos. 
 
 Recorrendo a uma base de dados de média 
ou grande dimensão, previamente criada 
num programa específico (ver recursos), 
devem ser propostas consultas com recurso 
a filtros que impliquem palavras-chaves e 
operadores lógicos ("e", "ou", “=”, ">" e 
"<"). 
 
 Em contexto de trabalho, os alunos deverão 
executar tarefas administrativas correntes 
envolvendo bases de dados relativas ao 
produtos, clientes, fornecedores ou ao 
pessoal da própria organização. 
 
 
Recursos 
Livros: 
 Lefebvre-Bardot, Monique & outros. (1992). 39 Fiches de Formation des Secrétaires et Employés 
de Bureau. Paris: Les Éditions d'Organisation. 
Este livro contém um capítulo inteiramente dedicado aos sistemas de arquivo e respectivos materiais. 
 
 Rosseau, J-Y et Couture, C. (1996). Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom 
Quixote. 
Conceitos teóricos e práticos nesta área. 
 
Equipamento e Materiais: 
 Móvel de arquivo (vertical) para pastas 
 Ficheiros diversos. 
 Catálogos com materiais utilizados em arquivo, fichas de diversos tamanhos, listas telefónicas, 
pastas, livros de registos, carimbos, sobrescritos, entre outros. 
 
 Curso Tecnológico de Administração - Disciplina de Especificação: Práticas de Secretariado 43 
 
 
 
 
Web Sites: 
 http://www.iantt.pt/ 
Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo. 
 http://www.arquivologia.ufsm.br/ 
Diversas contribuições na área da arquivologia. 
 http://www.paginas.teleweb.pt/~conserve/ 
Arquivo de fotografias. 
 
Gestão 
 
Apontam-se cerca de 39 horas para o desenvolvimento desta unidade. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
http://www.iantt.pt/
http://www.arquivologia.ufsm.br/