Classificação de Arquivos

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TEMA 2: CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA
- Importância
A classificação dos documentos tem por função guiar a produção documental da instituição dando visibilidade as funções e atividades do mesmo, além de agilizar a recuperação do documento, facilitar as tarefas de arquivo também fornece elementos para a organização física.
O ato de ordenar os documentos, segundo um plano destinado a facilitar o seu uso corrente, envolve tanto a organização intelectual dos documentos (ordenação), quanto a atribuição de símbolos para identificar os itens documentais (dossiês ou processos) e mostrar a relação orgânica existente entre eles.
A tarefa de classificar documentos exige do técnico o conhecimento não só da administração a que serve, mas também das necessidades de uso dos documentos a serem classificados, porque eles serão procurados em função desse uso por parte de quem os gerou.
A classificação é usada com o objetivo de reunir os documentos que tratam de um mesmo assunto, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.
Isto porque o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida.
A classificação é a atividade mais importante do processo de gestão de documentos de arquivo, e esta inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. Sendo assim, a classificação deve, preferencialmente, ser implementada quando da realização das atividades de recebimento e registro.
A ausência de normas, métodos e procedimentos de trabalho provocam o acúmulo desordenado de documentos, transformando os arquivos em meros depósitos de papéis, dificultando o acesso aos documentos e a recuperação de informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito das instituições públicas e privadas. Diante dessa realidade, a elaboração do Plano de Classificação assume uma importância relevante como ferramenta de gestão documental, exigindo, para sua elaboração, profundo conhecimento da estrutura e funcionamento do organismo produtor e o comprometimento dos profissionais de todas as suas áreas de atuação.
O organismo produtor dos documentos: estrutura e funcionamento
O organismo produtor é a instituição ou entidade, pública ou privada, juridicamente constituída e organizada responsável pela execução de funções e atividades. Para cumprir a finalidade pela qual foi criado, o organismo produtor executa inúmeras atribuições. Essas atribuições apresentam-se distribuídas entre suas diversas unidades internas (Coordenadorias, Departamentos, Divisões, Centros, Setores).
Para estudar a estrutura e o funcionamento do organismo produtor é necessário localizar as fontes de informação: documentos relacionados à sua criação e instalação, documentos de reformulação ou redirecionamento administrativo, organogramas, leis, decretos, regimentos, regulamentos, estatutos, relatórios de atividades, estatutos sociais, atas de reunião, planos de metas, projetos institucionais.
O estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor permite identificar o conjunto de atribuições relacionadas às atividades-fim e atividades-meio, e, a partir das atribuições, identificar as funções, subfunções e atividades das quais decorrem a produção dos documentos.
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e atividade (classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação. Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produção documental, atribuímos códigos numéricos aos tipos/séries documentais.
Classificação: “Seqüência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo”. (CAMARGO, BELLOTTO, 1996)
“Entende-se por classificação de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e atividade responsável por sua produção ou acumulação. O instrumento resultante da classificação é o Plano de Classificação de Documentos”. 
Objetivos e benefícios da classificação
§ Organização lógica e correto arquivamento de documentos
§ Recuperação da informação ou do documento
§ Recuperação do contexto original de produção dos documentos
§ Visibilidade às funções, subfunções e atividades do organismo produtor
§ Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais
§ Controle do trâmite
§ Atribuição de códigos numéricos
§ Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade
Contexto de produção e organicidade
No decorrer do exercício das funções e atividades de um órgão público ou empresa privada, os documentos são acumulados organicamente, de forma natural, independentemente da natureza ou do suporte da informação. Os documentos de arquivo caracterizam-se por sua unicidade e por serem provenientes de uma única fonte geradora, ou seja, do organismo que os produziram. O arquivo, portanto, é um conjunto indivisível de documentos que espelha a trajetória e o funcionamento do organismo produtor.
Assim, o documento em seu contexto original de produção é pleno de significado, pois integra um conjunto de documentos que possibilita compreender as funções e atividades executadas pelo órgão produtor. Os documentos de arquivo não têm importância em si mesmos, isolados, ainda que contenham informações aparentemente valiosas.
Classificação e análise de documentos
A classificação de um documento de arquivo exige uma rigorosa análise documental que deve partir, antes de qualquer coisa, da definição do objeto a ser analisado: o documento de arquivo.
Os documentos de arquivo são registros de informação, em qualquer suporte, inclusive o magnético ou óptico, produzidas, recebidas e mantidas por um órgão público ou empresa privada no exercício de suas atividades, que apresentam características próprias:
· São produzidos, recebidos ou acumulados no exercício de funções e atividades de um órgão público ou empresa privada.
· Já nascem com valor probatório. Primeiro, porque testemunham o exercício de uma
 função/atividade e, segundo, porque podem assegurar direitos individuais ou coletivos.
Classificação dos Arquivos
a) Natureza dos documentos
Quanto à natureza dos documentos, classificam-se em especial e especializado. O arquivo especial é constituído por documentos de diversos formatos, como DVD’s. CD’s, fitas e microfilmes que, devido as características do suporte, merecem tratamento especial quanto ao seu armazenamento e tratamento técnico. O arquivo especializado é constituído por documentos resultantes de uma determinada área do conhecimento humano, independentemente do suporte onde a informação encontra-se registrada. São exemplos de acervos especializados os arquivos médicos, os arquivos de engenharia, entre outros.
b) Extensão
Quanto à extensão os arquivos podem ser setoriais, estabelecidos junto aos setores da instituição, ou arquivos centrais ou gerais que reúnem sob sua guarda documentos provenientes de diversos setores de uma instituição. 
Setoriais – são os localizados junto aos órgãos operacionais, devido ao grande número de consulta aos documentos armazenados pelos diversos setores. Esses arquivos setoriais são descentralizados.
Pelo fato de os documentos serem muito consultados, tais arquivos são considerados correntes. Os arquivos setoriais podem descartar documentos que não possuem valor administrativo e jurídico para eles, considerados, por isso, documentos de guarda eventual.
• Centrais ou Gerais – como o próprio nome sugere, esses arquivos centralizam as atividades dos arquivos correntes. Recebem os documentos oriundos dosvários setores integrantes de uma instituição.
Eles servem para atenuar um pouco o problema de espaço existente nos órgãos que fazem parte dessa estrutura organizacional, pois sabemos que os documentos são produzidos e recebidos com bastante frequência na 1ª idade, tendendo a se acumularem nos setores com o passar do tempo.
Arquivos descentralizados – documentos em diversos locais. Exemplo: arquivos setoriais.
Arquivos centralizados – documentos concentrados em um determinado local.
Exemplo: arquivo central, arquivo intermediário.
c) Estágios de evolução
Quanto e estes estágios os arquivos são identificados como correntes, intermediários e permanentes, o que corresponde ao ciclo vital das informações, também chamado de teoria das três idades. A lei nº 8.159/91, define em seu artigo 8º, estes três estágios da seguinte maneira:
a) arquivos correntes: são aqueles em curso, ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
b) arquivos intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
c) arquivos permanentes: conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
d) Entidades mantenedoras:
Toda organização possui suas próprias características. De acordo com elas, os arquivos gerados podem ser:
• Públicos – em âmbitos Federal, Estadual ou Municipal.
• Institucionais – escolas, igrejas, associações, entidades sem fins lucrativos.
• Comerciais – corporações, firmas.
• Familiares ou Pessoais.
Conforme as características da entidade acumuladora de documentos, estes podem ser divididos em:
a) arquivos públicos: são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
Exemplos de arquivos públicos:
• Arquivo Nacional (Federal).
• Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros.
b) arquivos privados: são aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. (lei nº. 8.159/91, art. 11). Ex: arquivos comerciais, institucionais, pessoais.
Ressalta-se que os arquivos pessoais/familiares, os comerciais e os institucionais também podem ser chamados de arquivos privados. 
Para facilitar a visualização da classificação dos arquivos, segue abaixo, quadro resumo:
- Arranjo/Classificação: mesmo significado, não são operações distintas, instrumentos de classificação, ação intelectual, classificação (fase corrente/intermediária), arranjo (fase permanente – ordenação estrutural ou funcional dos documentos em fundos).
1. Gênero: relacionado ao suporte; critérios para a conservação e preservação dos documentos. Gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes.
- tipos de gênero: 
•• textuais: documentos que contêm informação em formato de texto. Ex: atas e ofícios;
•• sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.
Ex: cd’s de música , fitas K7;
•• cartográficos: são os documentos que contêm representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex: mapas, plantas e perfis;
•• filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem, conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento. Ex: fitas videomagnéticas;
•• iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas. Ex: fotografias, negativos, diapositivos (slides), gravuras, desenhos;
•• micrográficos: documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens. Ex: microfilme, microficha, cartão-janela;
•• informático: documentos criados, armazenados e utilizados em computador; Ex: disquete, disco rígido, arquivo do Excel.
• Gênero – “configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos de que seus executores se serviram para registrar a mensagem”.
Espécie documental é a “configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas” (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996). A espécie é modelo documental escolhido para se registrar a informação arquivística. Ex: ofício, portaria, ata.
A espécie dos documentos está ligada ao seu aspecto formal. Existem vários atos que dão origem às espécies, além da maneira de se registrar as informações nos documentos (como estão dispostas). De acordo com Heloísa Bellotto, são eles:
• Atos normativos – ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas (de cumprimento obrigatório).
Exemplos: leis, decretos, medidas provisórias, regulamentos, portarias.
• Atos enunciativos – emitem uma opinião, esclarecendo sobre certo assunto.
Exemplos: pareceres, votos, relatórios.
• Atos de assentamento – formados por registros, firmando fatos ou ocorrências.
Exemplos: atas, autos de infração, termos.
• Atos comprobatórios – comprovam assentamentos, decisões, apontamentos.
Exemplos: certidões, atestados, traslados, cópias autenticadas.
• Atos de ajuste – representam acordos firmados (entre duas ou mais partes).
São representados pelos documentos pactuais.
Exemplos: convênios, contratos, ajustes.
• Atos de correspondência – são criados com o propósito de os atos normativos serem executados. Exemplos: editais, avisos, memorandos, telegramas, notificações, ofícios,
cartas.
• Tipo – “configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”.
Logo, podemos exemplificar:
Contrato, Edital e Certidão são espécies documentais.
Contrato de Prestação de Serviços, Edital de Concurso Público e Certidão de Nascimento são tipos documentais.
Portanto, podemos concluir que o tipo documental é a espécie mais a sua atividade ou razão funcional.
6) Mais duas definições importantes:
• Forma documental – está relacionada com o preparo do documento e a maneira como ele é disponibilizado ao consulente.
Exemplos: minuta ou rascunho, original, cópia.
• Formato documental – está relacionado com as características “físicas” de um suporte (material físico onde se registra a informação).
Exemplos: caderno, códice (livro de registro), livro.
5. natureza do assunto: refere-se à acessibilidade as informações dos docs. 
•• ostensivos (ordinários): documentos que não possuem restrição de acesso.
•• sigilosos: documentos que sofrem restrição de acesso, cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. ultrassecreto: 25 anos; secreto: 15 anos; reservado: 5 anos.
Portanto, somente no maior grau de sigilo – o “ultrassecreto”
–, pode ocorrer a prorrogação (uma vez, por igual período). Nos demais graus de sigilo (secreto e reservado) não existe a possibilidade de prorrogação do prazo de restrição do documento.
- Estrutura
O código de classificação permite classificar os documentos produzidos, recebidos ou acumulados por uma entidade no exercício de suas atividades e funções. O código de classificação usado na administração pública é baseado na classificação decimal onde os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
A classificação é o processo de inserção dos documentos em classes. Para isso é necessário que se construa um plano atribuindo códigos numéricos às classes, subclasses, grupos e subgrupos. Esse processo deve voltar-se ao estabelecimento de descritores para designar as funções, as respectivas atividades e as ações administrativas, bem como os registros documentais que materializam os atos da administração. Assim, denominamos código de classificação a estruturação de um esquema que retrata funções e atividades, de forma hierárquica,que é facilitado pela utilização de números para designar as classes e suas subdivisões.
O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido e recebido por um órgão ou entidade no exercício de suas funções e atividades.
- Como Classificar
O conteúdo do documento, ou seja, o assunto deve ser o critério classificador, possibilitando agrupar espécies documentais que tratam do mesmo assunto em um dossiê, processo ou pasta. A classificação será realizada pelos servidores que compõem o Protocolo.
Procedimentos:
 Fazer a leitura do assunto do documento;
 Buscar no Código de Classificação dos Documentos o código correspondente ao grupo de assunto a que pertence;
 Anotar o código a lápis no canto superior direito do documento
Documentos de arquivo: elementos característicos
Metodologia e estratégias para a elaboração de Plano de Classificação de Documentos de Arquivo
Considerando o volume da produção documental, recomenda-se que o trabalho seja realizado, primeiramente, com os documentos resultantes do exercício das atividades-meio, pois nessas áreas já existem trabalhos que podem servir de referência e a legislação que fundamenta prazos prescricionais está mais disponível e é mais conhecida.
Método estrutural
A classificação estrutural representa, de acordo com o organograma, os vários níveis de divisão interna do organismo produtor: coordenadorias, departamentos, divisões, centros, setores e cada um dentro da estrutura executam determinadas atribuições. Se a atribuição de um setor for transferida para um outro ou, então, se um novo setor for criado e suas atribuições forem redistribuídas, todos os documentos deverão ser reclassificados para acompanhar a reestruturação.
Inconveniências da classificação estrutural:
§ a estrutura, muitas vezes, não informa a totalidade das funções e atividades do organismo produtor
§ a estrutura pode sofrer constantes alterações
§ um mesmo tipo documental poderá constar no Plano de Classificação com códigos distintos quando registrarem atividades comuns às várias unidades da estrutura do órgão produtor.
Exemplos: ofícios, cartas, memorandos, requisição de material, relatórios.
Pois bem, quando os documentos de uma Diretoria, Gerência ou Setor chegam ao arquivo, é preciso que eles sejam identificados de acordo com a sua origem (unidade produtora) para que não se misturem com os documentos de outra Diretoria, Gerência ou Setor. Do contrário, quando os documentos forem solicitados, como eles serão localizados?
Por isso, o primeiro passo para se organizar corretamente um arquivo é o estudo da estrutura e do funcionamento da organização responsável pela produção e acumulação de documentos. 
Plano de Classificação. 
O Plano de Classificação é a representação lógica da estrutura e do funcionamento da organização. Por isso, o arquivo organizado de acordo com a classificação proposta assemelha-se a um espelho que reflete a imagem da organização com toda fidelidade. Observando o Plano, identificamos as funções de natureza técnica que desencadeiam a realização de atividades-fim, ou seja, atividades que justificam a sua criação: edificação de obras públicas e particulares.
Identificamos também as funções que se relacionam com a administração interna da empresa. Essas funções desencadeiam a realização de atividades-meio, pois constituem os instrumentos utilizados pela organização para atingir os seus fins. São as atividades auxiliares, comuns a todos os órgãos públicos e empresas privadas, geralmente identificadas como Orçamento e Finanças, Recursos Humanos, Material e Patrimônio, Comunicação, Atividades Complementares como transporte, manutenção, portaria, zeladoria, etc.
O objetivo da classificação dos documentos, portanto, é facilitar a recuperação da informação ou do documento com economia de tempo e dinheiro. Para alcançar esse objetivo, apesar do grande volume de documentos que a organização produz e recebe, torna-se necessário um Plano de Classificação que indique a família do documento, permitindo o seu correto arquivamento.
Observe que no Plano os três primeiros números corresponderão sempre à unidade produtora dos documentos. Digamos que nos chegou ao arquivo um documento do Departamento de Pessoal. Evidente que o código da unidade produtora do documento será 3.3.1, não é? Mas o Departamento de Pessoal realiza inúmeras atividades e produz vários documentos diferentes. Como organizá-los?
Além de identificar o setor, é preciso identificar também as atividades realizadas pelo setor e os documentos produzidos em decorrência do exercício dessas atividades.
Ora, de forma geral o que faz um Departamento de Pessoal? Seleciona candidatos, controla a freqüência dos funcionários, promove cursos de treinamento, controla as férias e licenças, expede atestados e certidões. Pois bem, essas atividades é que serão responsáveis pela produção dos documentos desse setor.
Método funcional
A classificação funcional é a representação lógica das funções, subfunções e atividades do organismo produtor. Por isso, ela independe da estrutura e de suas mudanças no decorrer do tempo. A classificação funcional é a mais apropriada para órgãos públicos do Poder Executivo que sofrem freqüentes alterações em sua estrutura, de acordo com as injunções políticas. Apesar de mais complexa, a classificação funcional é mais duradoura.
Considerando-se que as estruturas podem mudar com alguma freqüência e que as funções e atividades, em geral, permanecem estáveis, o Plano de Classificação funcional permite atualizações periódicas sem comprometer os códigos numéricos de classificação atribuídos aos tipos/séries documentais.
Conveniências:
§ as funções e atividades permanecem inalteradas;
§ identifica a totalidade das funções e atividades do organismo produtor;
§ as atividades e documentos comuns às várias unidades da estrutura do organismo constarão uma única vez no Plano de Classificação.
O que deve ser evitado?
Qualquer que seja o método de classificação adotado deve-se evitar a utilização do “assunto” tanto na identificação da função e da atividade, quanto na identificação do tipo/série documental.
A identificação da função e atividade como “assunto” poderá causar dificuldades ao processo de avaliação, que deverá incidir sobre conjuntos documentais e não sobre assuntos ou unidades isoladas. Ainda, um mesmo tipo/série documental poderá ser associado a “assuntos” distintos, o que ocasionará dificuldades no momento da classificação.
O “assunto” refere-se ao conteúdo informativo do documento e deverá ser identificado no momento da descrição, que é uma outra atividade da gestão documental.