AD2 de EPO - 2012 2

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Fundação Centro de Ciências e Educação Superior a Distância do Estado do Rio de Janeiro
Centro de Educação Superior a Distância do Estado do Rio de Janeiro
Avaliação à Distância – AD2
Período - 2012/2º
Disciplina: Estruturas e Processos Organizacionais
Coordenadora: Profª. Francisca Fábia Gomes Fontes, MSc.
Data para entrega: até 21/10/2012
Aluno: Wagner Gomes Salviano
Matrícula: 12215060253
Pólo: Macaé
ATENÇÃO:
A AD2, depois de respondida, deve ser enviada em arquivo formato DOC ou PDF através de “Atividades” do menu “Ferramentas”. Não será permitido o envio através de qualquer outra forma.
Fique atento(a) à data final para o envio: dia 21/10/2012 até às 23:55h. Não será aceito o envio após esta data.
Boa prova!
1ª Questão: (2,0 pontos)
A Departamentalização é uma divisão do trabalho em termos de diferenciação entre os diversos tipos de atividades executadas pelos órgãos de uma empresa. Ela é um meio para se reunir tarefas relacionadas e, assim, obter homogeneidade (especialização) em cada órgão.
Cite e explique os quatro objetivos mais importantes da departamentalização
R:
Agregação: 
Colocar os especialistas numa mesma unidade de trabalho, a fim de possibilitar a troca de experiências, ampliando o grau de conhecimento de cada um deles e, assim, aumentando a eficiência da organização.
Controle: 
As atividades devem ser agrupadas de maneira que possam ser facilmente supervisionadas, possibilitando um controle eficaz e eficiente.
Coordenação: 
As atividades correlatas e de objetivos comuns devem ser agrupadas em um mesmo órgão, de modo a obter unidade de ação.
Descentralização: 
Trabalha com o conceito de delegação. Consiste basicamente em determinar certo grau de responsabilidade e autoridade às unidades organizacionais o qual gera um processo de descentralização benéfico à organização.
2ª Questão: (1,0 ponto)
A Delegação é a atribuição a outra pessoa da autoridade formal e da responsabilidade por realizar atividades específicas. A Delegação de autoridade de superiores a subordinados é obviamente necessária para o funcionamento eficiente de qualquer organização, já que nenhum superior pode pessoalmente realizar ou supervisionar completamente todas as tarefas da organização. 
Quais são as nove regras básicas para uma Delegação eficaz nas empresas?
R:
· Escolher cuidadosamente a pessoa a quem vai delegar.
· Ser claro na atribuição
· Entrar em acordo quanto aos objetivos e padrões de desempenho
· Permitir à pessoa escolhida agir com independência
· Mostrar confiança na pessoa escolhida.
· Dar-lhe feedback de seu desempenho
· Reconhecer e estimular o seu progresso
· Ajudar quando as coisas estiverem dando errado
· Não esquecer que o desempenho e resultados da pessoa a quem foi delegada poderes, é de responsabilidade de quem delegou.
3ª Questão: (1,5 ponto)
Todas as técnicas conhecidas de levantamento de processos em uma organização têm por finalidade fornecer à equipe de analistas as informações necessárias para que o processo possa ser desenvolvido baseado em dados reais e verdadeiros. As quatro técnicas de levantamento de processos são: pesquisa da documentação existente; entrevista; questionário; e observação direta.
Quando se deve utilizar a técnica de entrevista em um levantamento de processos?
R: 
A entrevista deve ser utilizada:
· Quando se deseja obter informações que necessitam de reflexões em conjunto com os entrevistados; 
· Quando o processo em estudo não possui registros ou fontes documentárias a serem levantadas e espera-se que haja alguém que seja capaz de prover informações relevantes (caso contrário, essa técnica se torna inviável devido ao tempo e aos custos altos); 
· Quando se deseja obter informações com base nas experiências dos entrevistados.
4ª Questão: (1,0 ponto)
a) Em que consiste o Fluxograma Descritivo?
R: 
O fluxograma descritivo, descreve, por meio de símbolos padronizados, o fluxo de atividades, documentos e informações que circulam num processo.
b) Qual é o objetivo da utilização do Fluxograma Descritivo na pesquisa de fluxos de trabalho?
R: 
O Fluxograma Descritivo é aplicado principalmente durante a fase de levantamento do processo, pois é durante esse levantamento (pesquisa da documentação existente, entrevista, questionário ou observação direta) que o desenho do fluxograma vai sendo elaborado. Sua preparação é um pouco mais difícil do que a do fluxograma vertical. É mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.
5ª Questão: (1,5 ponto)
A análise de um processo consiste no exame de cada parte do processo, visando a conhecer seus objetivos, atividades, funções, fluxo de produção ou de informações e as relações com os demais processos existentes na organização.
Que etapas podem ser seguidas pela equipe de analistas para a realização da análise do processo?
R:
· Análise do levantamento;
· Elaboração do fluxograma do processo atual;
· Alocação do volume de trabalho, dos recursos, dos custos e do tempo de execução para cada atividade mostrada no fluxo do processo;
· Análise do fluxo atual do processo;
· Análise da Tecnologia de Informação utilizada.
6ª Questão: (2,0 pontos)
a) Em que consiste, basicamente, o Redesenho do Processo?
R: 
Consiste na elaboração de um novo desenho do processo em estudo, com base na análise já feita e visando à melhoria da qualidade. 
b) Quais são os passos que devem ser utilizados no Redesenho do Processo?
R: 
· Definição do novo fluxo;
· Definição de novas funções;
· Definição da Tecnologia de Informação; 
· Aprovação do novo processo.
 
7ª Questão: (1,0 ponto)
Podemos conceituar formulário como um documento padronizado, que possui campos pré-impressos nos quais são colocados os dados e as informações necessárias à formalização do fluxo das comunicações nas organizações.
Quais são os tipos de formulários mais frequentemente encontrados nas organizações? 
 
R:
· Formulários planos;
· Formulários contínuos;
· Formulários eletrônicos;
· Formulários virtuais;
· Fichas.
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