1594218176Tudo_sobre_Business_Process_Management_BPM_-_Neomind

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1Tudo sobre BPM | 
business process
management
BPM
Tudo sobre
2Tudo sobre BPM | 
sumário
Introdução ............................................................................................................................................................................................ 03
Quem colaborou ................................................................................................................................................................................ 04
Glossário de BPM ............................................................................................................................................................................... 05
Começando do zero: os conceitos .............................................................................................................................................. 07
O que é BPM? ...................................................................................................................................................................................... 08
O que é BPMN? ................................................................................................................................................................................... 09
O que é BPMS? .................................................................................................................................................................................... 10
BPM x Workflow: qual a diferença? .............................................................................................................................................. 11
Implementação na prática: como aderir ao BPM ................................................................................................................... 12
Fases da implantação do BPM ....................................................................................................................................................... 13
Planejamento e identificação As Is ............................................................................................................................................... 14
Análise de processos (To Be) .......................................................................................................................................................... 15
Desenho (To Be) ........................................................................................................................................................................... 16
Simular fluxos e verificar aderência (To Be) ............................................................................................................................... 17
Monitoramento e controle ........................................................................................................................................................... 18
Refinamento (melhora dos fluxos) ............................................................................................................................................... 19
Benefícios: por que minha empresa precisa do BPM .......................................................................................................... 20
Benefícios gerais da metodologia ................................................................................................................................................ 21
Benefícios da automatização de processos (Business Process Automation) ............................................................. 22
Já possuo ERP, ainda preciso do BPM? .................................................................................................................................... 23
3Tudo sobre BPM | 
Atualmente temos observado diferentes entendimentos sobre 
a gestão por processos de negócio (BPM) nas mais diversas 
abordagens, tanto do ponto de vista sistêmico como enquanto 
metodologia de boas práticas.
Além dos casos em que, mesmo diante de diversos problemas no 
gerenciamento dos processos nas organizações, muitas empresas 
ainda não tem o conhecimento desta metodologia, assim como 
sistemas voltados a automatização dos processos de negócio 
(BPMS).
Uma vez que compreendemos a complexidade do assunto, 
pensamos como poderíamos ajudar quem busca conhecer do 
ponto de vista conceitual como do ponto de vista sistêmico, 
este conjunto de boas práticas que se batizou como BPM nos 
diferentes aspectos.
Por isso, com o objetivo de facilitar o entendimento destes 
conceitos e de como uma solução de BPM (ou BPMS) auxilia na 
otimização dos processos de negócio, reunimos tudo sobre o 
tema neste e-book!
Esperamos que o leitor possa entender de uma forma didática o 
que é, como funciona, e como dar os primeiros passo na adoção 
da gestão orientada a processos de negócio.
Boa leitura,
Felipe Bahiense
CEO da Neomind
introdução
A Transformação Digital tem cada vez 
mais feito parte das organizações. O 
uso da tecnologia pelas empresas para 
atingirem melhores resultados, otimizarem 
seu alcance e aprimorar a experiência do 
consumidor têm feito com que pilhas de 
papéis no meio organizacional fiquem no 
passado (ou já deveria ter ficado). Além de 
ser crescente a necessidade de automatizar 
processos e digitalizar documentos para 
otimizar a rotina. 
A Orbis Research, empresa de pesquisa de 
mercado e análise da indústria, apontou 
que o mercado global de Business Process 
Management (BPM) deva valer entre US$ 
13 e 14 bilhões até 2021.
Embora a Transformação Digital já seja 
uma realidade, muitas empresas ainda 
estão engatinhando neste processo. 
Números da Gartner revelam que os 
Chief Information Officers (CIOs) gastam 
18% de seus orçamentos para apoiar a 
digitalização, enquanto a estimativa é que 
os orçamentos para a transformação 
digital aumentem para 28% nos próximos 
dois anos (Quinstreet).
4Tudo sobre BPM | 
Diagramação | Marketing Neomind
Texto | Colaboradores
QUEM CONTRIBUIU PARA este MATERIAL
Jéssica 
Angeli
Elemar Negri Edgar Luís 
Silva
Alini Laube
Felipe
Bahiense
Gabriel Ribeiro
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http://www.neomind.com.br:81/blog/author/gabriel-ribeiro/
http://www.neomind.com.br:81/blog/author/gabriel-ribeiro/
5Tudo sobre BPM | 
Análise de modelo
Descreve a estrutura do sistema ou aplicação que você está 
modelando.
Business Process Automation (BPA)
Automação de Processos é uma estratégia para gerenciar 
e melhorar o desempenho de uma empresa através da 
otimização contínua de processos de negócio em um ciclo 
fechado de modelagem, execução e medição de tarefas.
Business Process Improvement (BPI)
Melhoria de Processos de Negócio é uma abordagem 
sistemática para ajudar qualquer organização a otimizar seus 
processos subjacentes para alcançar resultados mais eficientes.
Modelagem de processo
Criação integrada de modelos gráficos representando o 
negócio, sistema e processos humanos utilizados para capturar, 
desenhar, simular e otimizar processos.
Modelos de processos
Eventos que desencadeiam ações bem como uma sequência 
de regras e passos utilizados dentro e entre os processos em si. 
Auxiliam a tomada de decisão para a execução do fluxo.
Monitoramento de processo
Rastreamento de processos individuais de modo que as 
informações sobre seu estado possam ser facilmente vistas e as 
estatísticas no desempenho de um ou mais processos possam 
ser fornecidasconsequentemente.
glossário do bpm
business Process Modeling Notation (BPMN)
Notação de Modelagem de Processos de Negócio consiste em 
uma série de ícones padronizados cujo objetivo é o de facilitar o 
entendimento do fluxo desenhado.
Processo de negócio
Um conjunto definido de atividades comerciais que 
representam as etapas necessárias para atingir um objetivo 
comercial. Inclui o fluxo e o uso de informações e recursos.
Processo parental
Nome designado a um processo que contém um subprocesso 
dentro de seus limites.
Proprietário do processo
Indivíduo que é responsável pelo desempenho, recursos, 
suporte, experiência funcional para os participantes, etc. 
Geralmente também é responsável por implementar as 
melhorias no processo.
Simulação do processo
Representação baseada em um modelo de processo comercial, 
onde se cria um cenário hipotético para analisar, desenvolver e 
otimizar processos.
Business Process Management Suite (BPMS)
Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio são 
aplicações responsáveis pela automação, execução, controle e 
monitoramento das atividades contidas em um processo.
6Tudo sobre BPM | 
Componentes
Anotação
Elemento que possibilita a anotação em 
forma de texto para determinada função 
do processo. A anotação não aparece 
durante a execução do mesmo, somente 
na modelagem.
Atividade
Termo genérico para ações que empresas 
e/ou organizações executam por meio 
de processos de negócio. Uma atividade 
pode ser manual, ou seja, que não 
suporta automação e necessita de 
alguém para dar sequência no fluxo. 
Também pode ser automatizada, 
executando uma ação pré-programada 
e consequentemente excluindo a 
necessidade da ação humana.
Decisão
Evento dentro de um processo que pode 
levar a vários caminhos alternativos 
dependendo da forma como foram 
configurados. São classificados em três 
tipos:
Exclusiva
Encaminha o fluxo de sequência 
conforme o retorno da condição 
configurada.
Inclusiva
Encaminha os fluxos de sequência para 
uma ou mais tarefas conforme o retorno 
da condição configurada.
Paralela
Divide o fluxo de sequência e encaminha 
simultaneamente para as atividades nele 
ligadas.
Evento
Uma ou mais ações específicas que 
podem ser internas ou externas dentro 
do sistema de gerenciamento do fluxo. 
Essa ação será executada conforme a sua 
configuração e o seu tipo.
Evento de fim
Indica onde o fluxo de sequência 
encerrará o processo.
Evento de início
Determina o local de início do processo.
Fluxo de sequência
Sequência representativa que demonstra 
a ordem em que as atividades serão 
realizadas dentro do processo. Cada fluxo 
sai de algum evento e chega em outro.
Participantes
São todos os envolvidos na atividade, raia 
ou processo, permitindo assim identificar 
e configurar quem terá alguma ação no 
processo.
pool
Mecanismo visual utilizado no diagrama 
de fluxo do processo. Tem como 
função descrever o que ou quem 
está trabalhando em um subconjunto 
particular do processo.
Subprocesso
Processo que é chamado durante a 
execução de outro. Ele pode ou não 
seguir paralelamente com o processo 
geral e não depende da finalização do 
mesmo para ser encerrado.
Temporizador
Mecanismo onde se configuram algumas 
ações que serão executadas após um 
determinado tempo, o temporizador 
irá executar a ação para a atividade 
a qual está associado. Seu objetivo é 
automatizar algumas ações importantes 
que porventura possam não ser 
posicionadas manualmente por um 
participante.
7Tudo sobre BPM | 
Começando do zero: 
os conceitos
Quando falamos em Gestão de Processos, conhecido 
mundialmente por Business Process Management 
(BPM), é comum nos depararmos com termos que 
talvez fujam um pouco de nosso conhecimento. 
BPM, BPMS, BPMN... entenda os principais termos que 
envolvem a Gestão de Processos.
BPM
BPM
N
8Tudo sobre BPM | 
o que é gestão de processos, 
OU BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (bpm)? 
Mostrar informações relevantes de como os processos 
são executados, realizar melhorias, fazer com que 
processos possam ser gerenciados, além de 
possibilitar uma melhor tomada de decisão 
e visão do negócio. Essas são algumas 
das características do Business Process 
Management (BPM). Em português 
conhecido como Gerenciamento de 
Processos de Negócio.
O BPM se trata de uma 
metodologia de gerenciamento 
ajustável desenvolvida para 
organizar e facilitar processos 
organizacionais, independente 
se for de baixa ou alta 
complexidade, internos, ou 
externos nas corporações.
Em ambientes mais complexos, com vários 
pontos de entrada e saída de informações 
e atuando em processos ponta a ponta, o 
BPM agrega ainda mais valor, tornando-se peça 
fundamental. O fato de contar com uma plataforma 
que pode trafegar um processo que abstrai as 
complexidades de buscar ou levar a informação a 
outros sistemas envolvidos, muda completamente o 
ambiente organizacional.
E o que envolve a Gestão de Processos (BPM)?
Organizar em torno de resultados – e não 
de tarefas – para garantir que o foco seja 
mantido; Corrigir e melhorar processos 
antes da automação; Padronizar 
processos em toda a empresa para 
que possam ser mais facilmente 
entendidos e gerenciados, tenham 
seus erros e riscos reduzidos; 
Habilitar a melhoria contínua para 
que as mudanças possam ser 
estendidas e propagadas ao longo 
do tempo.
Isso geralmente ocorre por meio da 
otimização na gestão e controle de 
métodos, técnicas e ferramentas para 
analisar, modelar, aperfeiçoar, publicar 
e controlar processos envolvendo todos 
os setores.
Assim, a Gestão de Processos não se trata de 
ser uma ação única. Muito além disso, envolve uma 
avaliação contínua dos processos, além de incluir ações 
para melhorar os fluxos.
BPM
9Tudo sobre BPM | 
o que é BUSINESS PROCESS MODELING NOTATION (BPMN)? 
Business Process Modeling Notation (BPMN) é uma notação 
gráfica padrão da OMG que descreve a lógica dos passos de 
um processo de negócio. Essa notação tem sido especialmente 
desenhada para coordenar a sequência dos processos e as 
mensagens que fluem entre os participantes das diferentes 
atividades.
A especificação da notação de modelagem de processos de 
negócio fornece uma notação gráfica para expressar os processos 
de negócio em forma de diagrama de processo de negócio (BPD). 
Dar suporte ao gerenciamento de processo de negócio é um dos 
objetivos do BPMN, tanto para os usuários técnicos quanto para 
os usuários de negócio, fornecendo uma notação intuitiva para 
os usuários, tornando-os capazes de representarem semânticas 
de processos complexos.
Então, por que é importante modelar com BPMN?
• BPMN é um padrão internacional de modelador de processos 
aceito pela comunidade;
• BPMN é independente de qualquer metodologia de modelador e 
processos;
• BPMN permite modelar o processo de uma maneira unificada e 
padronizada;
• BPMN cria uma ponte padronizada para diminuir a lacuna entre 
os processos de negócio e sua implementação.
O objetivo do desenvolvimento do BPMN é de permitir 
por meio de um mecanismo simples a criação de 
modelos de processos de negócio, enquanto que ao 
mesmo tempo permita manipular a complexidade 
inerente de um processo de negócio.
A abordagem empregada para manipular estes dois 
requerimentos conflitantes é de organizar as figuras gráficas 
para anotação dentro de categorias específicas. O BPMN 
fornece um pequeno conjunto de categorias para que o 
usuário (leitor) possa facilmente identificar os tipos básicos 
dos elementos e entender o Diagrama.
https://www.omg.org
https://conteudo.neomind.com.br/guia-rapido-bpmn?ref=ebookbpm
10Tudo sobre BPM | 
Para colocar em prática tudo que envolve a Gestão de Processos 
(BPM) em uma organização e passar a automatizá-los, 
temos o BPMS (Business Process Management 
System, ou em português Sistemas de Gestão 
de Processos de Negócio).
Estamos falando de uma ferramenta 
para projetar, implementar 
e melhorar uma atividade 
ou conjunto de atividades 
que atingirão um objetivo 
organizacional específico.
A comparaçãoaqui é: se 
BPM é a metodologia, 
BPMS é a ferramenta 
para gerenciar processos, 
pois Business Process 
Management System é 
um tipo de solução que 
automatiza o fluxo de 
informação e ações de um 
processo. 
Assim, uma ferramenta de BPMS ajuda 
gestores a melhorarem continuamente os 
processos de negócios por meio de:
• Ferramentas de modelagem de processos;
• Mecanismos de regras de negócios e de fluxo de trabalho e
• Ferramentas de simulação e teste.
Em suma, o BPMS é utilizado por profissionais de 
processos de negócios, analistas de negócios, 
desenvolvedores e profissionais de TI para 
melhorar a produtividade, eficiência, 
eficácia e rentabilidade da organização. 
Contudo, a fim de que isso seja 
possível, uma solução de BPMS 
precisa agregar valor aos sistemas 
gerenciais.
Um BPMS pode incluir os 
seguintes itens:
• Desenho dos fluxos;
• Automatização de workflow;
• Regras de negócio;
• Indicadores;
• Monitoramento em tempo real;
• ECM – Enterprise Content 
Management (Gestão de Documentos 
Eletrônicos).
Vale lembrar: um BPMS não visa a 
substituição de sistemas. Ao invés disso, o 
BPMS fornece um ambiente de integração de 
sistemas de informação, permitindo definir fluxo de 
execução, regras, eventos e outras especificações necessárias 
à operação e gerenciamento de processos de negócio.
e o que é business process management system (bpms)? 
11Tudo sobre BPM | 
bpm x workflow: qual a diferença?
Uma dúvida ainda muito recorrente é a diferença entre BPM e Workflow. Você sabe?
Ambos são voltados a tarefas, automação e transferência de dados. Se você for parar para pensar, eles são utilizados para melhorar 
os processos da empresa, pois tanto um quanto o outro enxergam valor no processo como um todo. Entretanto, é no tipo de 
necessidade do seu negócio que é possível definir qual é o melhor tipo de solução a ser adotado. Veja as diferenças:
• Sequência de atividades com o objetivo de dar 
uma visão geral de um processo, reduzir as 
ineficiências, monitorar resultados e incorporar a 
automação.
• Alinha os processos com os objetivos do negócio e 
sistematiza como os documentos e tarefas serão 
executados para qualidade e/ou conformidade.
• É útil se você precisa automatizar ou organizar um 
processo simples no seu departamento;
• É uma engrenagem essencial, mas é apenas 
um dos muitos componentes que integram um 
processo;
• É uma ferramenta de automação simples para 
direcionar tarefas aos usuários responsáveis;
• Está relacionado a uma sequência de atividades 
que podem ser manuais ou procedimentos 
automatizados (baseados em software).
Workflow
• Está relacionado à execução e gerenciamento de 
processos de negócios;
• Adota uma abordagem mais estruturada, na qual 
a automação do fluxo de trabalho (workflow) é 
apenas uma peça do quebra-cabeça;
• Incorpora vários fluxos de trabalho (vários 
workflows), ferramentas de automação e capital 
humano. Um software de BPM faz com que todas 
as engrenagens trabalhem juntas – e em harmonia 
– para criar um resultado final ideal, eficiente e 
mais ágil;
• Tem a capacidade de coordenar várias atividades e 
processos de forma integrada.
Business Process Management (BPM)
12Tudo sobre BPM | 
A implementação
na prática: como 
funciona?
Agora que você já viu toda a parte de conceitos e
definições sobre o mundo do BPM, como acontece 
o processo de implementação deste tipo de sistema?
13Tudo sobre BPM | 
as fases de implantação do bpm
É cada vez mais frequente nas organizações a necessidade 
de se trabalhar voltado a processos e práticas estruturadas, 
sejam estes empregados nas etapas produtivas ou de apoio.
No entanto, as organizações e gestores enfrentam constantes 
dificuldades nas fases da implantação do BPM, muitas vezes 
por aspectos culturais ou técnicos, quando assumem o desafio 
de transformar a organização em uma estrutura voltada a 
processos. 
É neste momento que perguntas frequentes surgem, tais 
como: Quais as deficiências e dificuldades atuais? Por onde 
começar? Que ferramentas de apoio empregar? E para 
conseguir aplicar as melhores práticas em cada fase de um 
projeto, é essencial ter uma visão ampla sobre gerenciamento 
de processos de negócio.
Segundo o CBOK (Business Process Management Commom 
Body of Knowledge), o BPM é dividido em 9 áreas de 
conhecimento, que são:
• Gerenciamento de Processos de Negócio;
• Modelagem de Processos;
• Análise de Processos;
• Desenho de Processos;
• Gerenciamento de Desempenho de Processos;
• Transformação de Processos;
• Organização de Gerenciamento de Processos;
• Gerenciamento de Processos Corporativos;
• Tecnologias de Gerenciamento de Processos de Negócio. 
O CBOK apresenta o que acontece, quais os melhores 
perfis profissionais, entre outros detalhes de 
cada uma dessas áreas. Estes são entendimentos 
fundamentais para o sucesso da Gestão por Processos 
em uma empresa. 
Mas apenas dominar essas áreas de conhecimento não é 
suficiente. Para um gerenciamento de processos eficaz, é 
preciso um comprometimento permanente e contínuo da 
organização. Isso inclui um conjunto de atividades, envolve uma 
continuidade, um ciclo constante de feedback, assegurando que 
os processos de negócios estejam alinhados com a estratégia 
organizacional e ao foco ao cliente.
O BPM é um conjunto de boas práticas focada na melhora 
do desempenho, redução de custos e na satisfação das 
necessidades dos clientes em relação aos processos de negócio.
Por isso, com o passar dos anos, chegamos a uma 
estruturação de apoio, que está dividida em seis etapas 
essenciais para alavancar esta transformação nas 
organizações:
1. Planejamento e identificação (As Is);
2. Análise de processos (To Be);
3. Desenho (To Be);
4. Simular fluxos e verificar aderência (To Be);
5. Monitoramento e controle;
6. Refinamento (melhoria dos fluxos).
14Tudo sobre BPM | 
Durante a primeira das fases da implantação do BPM, é 
realizada a identificação e definição da situação atual dos 
processos da organização (As-Is), assim como os usuários-chave 
(key users) envolvidos.
Por que mapear?
Com a competitividade do mercado, o mapeamento de 
processos é um diferencial dentro da organização. É possível 
ter maior compreensão do processo e obter vários pontos 
positivos, como:
• Deixar mais eficiente a tomada de decisão: com o 
mapeamento de processos é possível visualizar a trajetória 
do processo dentro da organização, como as atividades e 
seus responsáveis, os elementos – mão de obra, recursos – e 
esforços necessários. Sendo assim, além de reconhecer o 
que melhorar, o mapeamento otimiza tempo e deixa mais 
eficiente a tomada de decisão.
• Padronizar o processo, aumentar a produtividade, melhorar 
a qualidade de entrega do produto e/ou serviço e obter 
maior satisfação dos clientes: com a padronização do 
processo, através de uma documentação, por exemplo, 
é possível manter um padrão de qualidade de serviço e/
ou produto a ser entregue ao cliente. Além disso, com o 
mapeamento de processos os colaboradores terão um 
conhecimento maior sobre a organização e sobre o processo, 
evidenciando problemas a serem melhorados. Dessa forma a 
empresa se torna mais eficaz, melhora o desempenho e, por 
consequência, alavanca seus resultados.
• Por isso, é fundamental que estes usuários participem 
desta fase do levantamento e entendimento dos processos, 
visto que eles são uma rica fonte de informações de como 
os processos são executados no dia a dia, além dos seus 
potenciais e vulnerabilidades.
Como ferramentas de apoio, também podem ser levantados 
nesta etapa insumos para apoiar os próximos passos, 
tais como: estrutura hierárquica da organização, papéis, 
responsabilidades, relatórios, auditorias que são realizadas, 
indicadores de desempenho e prioridades estratégicas.
O artefato final desta etapa, além de elencar a estrutura 
atual dos processos da organização e usuários-chave, precisa 
também relacionar o diagnóstico que contemple os principais 
problemas inerentes a estes processos e as políticasvigentes. 
Deve-se dispor de um diagrama do fluxo com as atividades, 
tempos médios para cada atividade e envolvidos (internos e 
externos).
1. Planejamento e
identificação (As Is):
15
Na segunda etapa já são de conhecimento os gargalos, 
falhas, e outras deficiências do processo. E com base nestes 
insumos, deve-se analisar cada um dos processos e propor 
melhorias alinhadas aos objetivos estratégicos da organização, 
desenhando assim uma nova versão de cada um dos processos 
(To Be).
Mapeamento de processos TO BE é a definição da 
situação futura do processo, ou seja, onde se quer 
chegar. É também onde documentamos o que 
ficou definido do mapeamento com o auxílio de 
ferramentas que agregam valor ao processo, como 
tecnologias BPM (Business Process Management). 
Os participantes dessa definição geralmente são 
pessoas que possuem experiências com o mesmo 
tipo de processo. Além disso, são pessoas que estão 
aptas a contribuírem na otimização dos processos 
para melhor aderência às práticas, aos objetivos da 
organização e aos sistemas de apoio.
As oportunidades de melhoria são a chave do sucesso nesse 
momento, e elas normalmente estão relacionadas aos 
métodos de trabalho, pessoas, máquinas e equipamentos, 
matéria prima, clientes/fornecedores, ambiente físico, entre 
outras.
Outro ponto que deve ser considerado na análise do processo 
To Be é a possibilidade de automatização do processo com 
uma ferramenta de BPM. E caso esta seja uma possibilidade, a 
adequação do modelo de processo deve levar em consideração 
as características da ferramenta escolhida com o objetivo de 
fazer o melhor uso possível destas características.
2. Análise de
processos (To Be)
Tudo sobre BPM | 
16
Como pilar para os objetivos estratégicos resultantes da 
implantação de uma gestão voltada a processos, é importante o 
entendimento de que, muitas vezes, este novo paradigma exige 
uma revisão cultural da organização.
Uma estratégia para fazer com que a organização engaje com 
a implantação do BPM é iniciar pelos processos mais simples, 
mas que tragam algum ganho operacional ou simplifique 
tarefas diárias, e que tenha adesão e envolvimento dos 
gestores. Pode ser perigoso começar por processos maiores 
ou mais complexos da empresa, uma vez que os colaboradores 
ainda estão em processo de adaptação e familiarização com a 
metodologia e ferramentas.
Para a automatização dos fluxos, o ideal é que seja utilizado 
uma suíte que vá além da simples modelagem do fluxograma, 
ou seja, uma suíte que permita a execução sistêmica das etapas 
com formulários eletrônicos e Gestão de Documentos (ECM). 
Ainda na definição da estratégia de automatização, deve-se 
verificar:
• Quais as relações e necessidades de integração dos fluxos 
com outros sistemas internos da organização, ou até 
mesmo externos;
• Como funcionará o controle para geração de evidências e 
auditorias;
• Mecanismos para geração de relatórios automatizados e 
identificação de gargalos;
• Controle de versões de processos e documentos;
• Forma de treinamento dos usuários e divulgação;
• Implantação e suporte assistido.
3. Desenho 
(To Be):
Tudo sobre BPM | 
17Tudo sobre BPM | 
Na quarta fase, deve ser possível colocar em ação a execução 
dos processos selecionados na forma de fluxo de trabalho, 
assim como a definição resultante das fases anteriores.
Com a automatização dos processos selecionados e sua 
devida estruturação em uma solução de BPM (ou BPMS), é 
imprescindível a realização de simulações/pilotos com os 
usuários-chave para verificar a aderência das melhorias, e se 
estas estão alinhadas aos objetivos estratégicos da organização, 
e realizar os ajustes necessários.
Por fim, após a homologação pelos usuários-chave deve ser 
estruturada a forma de treinamento e capacitação dos demais 
usuários envolvidos, além do planejamento da implantação e o 
suporte assistido.
4. Simular fluxos e 
verificar aderência (To Be) 
18
Nesta etapa, os processos são acompanhados por meio de 
indicadores de desempenho e relatórios que possibilitam 
identificar e automatizar gargalos de processos, além de realizar 
subsídio a auditorias.
É importante que neste instante haja um acompanhamento 
assistido de profissionais capacitados para auxiliar os 
usuários em relação a eventuais problemas decorrentes da 
automatização do fluxo.
Os indicadores mais empregados para embasar relatórios de 
análise dos resultados da automatização dos processos são: 
tempo médio de realização das atividades, custo para realização 
das atividades, tempo médio de execução dos processos e 
relatórios de satisfação.
5. Monitoramento 
e controle
Tudo sobre BPM | 
19
Chamada também de melhoria contínua, a última fase deve 
ser realizada com base nas análise e insumos gerados pela 
etapa anterior. É importante que seja estabelecido um comitê 
de mudanças em processos, que deverá realizar reuniões 
periódicas para acompanhamento de indicadores e sugestões 
de melhoria, assim como também sejam criados processos para 
registro e tratamento de mudanças em processos.
Este comitê deverá também manter o controle de versão de 
processos e, além da melhoria dos processos já implantados, 
procurar identificar novos processos para automatização.
6. Refinamento
(melhora dos fluxos)
Tudo sobre BPM | 
20Tudo sobre BPM | 
E quais os benefícios 
caso eu adote o BPM?
O dia a dia das empresas não é fácil. Diariamente, 
processos precisam ser executados, decisões devem 
ser tomadas, e atividades gerenciadas. Em meio a 
uma rotina acelerada com a transformação digital, 
a organização e documentação de processos tem 
ganhado cada vez mais relevância ao longo dos anos, 
mostrando a necessidade de mudanças para se obter 
reais resultados, e assim chegar ao crescimento.
É muito comum, ao termos a percepção de problemas 
de processos em um negócio, partirmos diretamente 
para a ação: desenhá-los, documentá-los e torná-
los públicos para dar ciência da forma de trabalho. 
Porém, na prática, essa missão não é tão simples 
como o planejado.
Mesmo com todo o processo documentado, tê-lo 
no papel não é garantia de que na prática ele será 
cumprido, pois, geralmente o que é apontado no “off-
line” não revela o que realmente está acontecendo na 
prática. Problemas como ter essa garantia e a medição 
por meio de indicadores da eficiência de processos 
são muito comuns, e podem acabar atrapalhando na 
tomada de decisão.
21Tudo sobre BPM | 
os benefícios do business process management (bpm) 
Aumento da transparência: com a adesão 
do BPM, todos os funcionários ficam cientes 
dos processos com a cultura de “empurrar” 
os processos (ao invés de puxar), permitindo 
realizar suas atividades com mais eficiência e 
rastreabilidade do negócio.
Controle de performance: o BPM permite 
definir indicadores de desempenho que facilitam 
a visualização do avanço da empresa com relação 
aos seus processos, melhorando o controle sobre a 
qualidade.
Mais produtividade: a eliminação de barreiras 
facilita os fluxos de trabalho e a conscientização 
dos funcionários. Isso faz com que ocorra o 
aumento da produtividade da equipe.
Aumento de agilidade e eficiência: com 
fluxos de trabalho mais fluídos, os processos 
da empresa ficam ágeis, reduzindo o tempo de 
resposta ao mercado.
Uma solução de BPM permite automatizar os processos, 
eliminando a necessidade de intervenção humana, 
promovendo mais agilidade com a redução do tempo de 
execução e melhorando as condições de trabalho.
Além disso, a informatização e o melhor entendimento 
sobre como esses processos devem ser conduzidos traz 
eficiência à equipe de trabalho, e, consequentemente, 
a uma empresa mais eficiente diante dos desafios do 
mercado.
Menos custos: conforme os processos se 
tornam mais eficientes, os resultados passam 
a ser mais frequentes, reduzindo custos 
operacionais.
22Tudo sobre BPM | 
os benefícios da automatização de processos
No momento em que a Gestão de Processos estiver 
amadurecida em uma organização, pode-se partirpara 
o próximo passo: a automação, a qual é realizada por 
ferramentas e aplicações conhecidas como BPMS (em 
inglês Business Process Management Suites/System e em 
português Suites/Sistemas de Gerenciamento ou Gestão de 
Processos de Negócio).
Qualidade e consistência: a automatização 
de processos garante que todas as ações sejam 
realizadas de forma padrão, resultando em alta 
qualidade e resultados confiáveis.
O BPA garante ainda a consistência dos resultados. Por exemplo, 
se você automatiza um processo de follow-up da área de 
atendimento seus clientes terão sempre o mesmo nível de 
experiência ao serem contatados pela sua empresa.
As garantias de qualidade e consistência, somadas a eficiência e 
economia de tempo permitem que você comece a se preocupar 
com outras questões, como por exemplo desenvolver novas 
funcionalidades para um produto ou serviço, sem afetar sua 
qualidade, tempo ou custo de produção.
Economia de tempo: sabemos que atividades 
manuais tomam tempo e que geralmente são 
realizadas por seres humanos que tendem a cometer 
erros e obter inconstância em relação à qualidade.
Por isso, automatizar atividades manuais permite economizar 
tempo para ser despendido em atividades que adicionam 
real valor ao negócio, melhorando o nível de motivação dos 
colaboradores e resultando em mais inovação.
A automatização dos processos permite realizar mais coisas ao 
mesmo tempo e, consequentemente, melhorar a produtividade 
da empresa.
Visibilidade das métricas: para manter a 
vantagem competitiva e até mesmo evolução dos 
processos (novas versões), é preciso monitorar, 
avaliar e modificar constantemente os processos do 
negócio.
Com a automatização de processos, indiferente do tipo de 
processo que sua empresa optou por automatizar (seja do 
financeiro, vendas, recursos humanos, TI, entre outros), 
é possível registrar de forma precisa métricas chaves que 
fornecem informações necessárias para visualizar os avanços do 
negócio como um todo.
Melhoria contínua: uma vez que a automatização 
de processos reduz o tempo necessário para realizar 
uma tarefa (visto que de forma manual elas são 
realizadas uma por vez, em uma frequência mais 
lenta), ela consequentemente reduz o esforço e o 
custo necessário para sua conclusão com sucesso.
23Tudo sobre BPM | 
Redução do tempo de resposta: a 
automatização dos processos permite que 
as empresas simplifiquem seus processos 
de negócio. Ao eliminar as atividades 
desnecessárias e realinhar as etapas dos processos é 
possível otimizar o fluxo de informações ao longo dos 
processos de produção, serviços, pagamentos, entre outros. 
Esses ajustes nos processos melhoram o desempenho das 
operações e reduzem o tempo de resposta, tanto para os 
colaboradores quanto para clientes.
integração com sistemas
de gestão
Há décadas os ERPs dominam os ambientes corporativos e os 
módulos especialistas como financeiro, contábil, produção, 
manufatura, RH, entre outros, que são caracterizados por uma 
infinidade de telas, relatórios e parâmetros, sempre com uma 
visão transacional.
A experiência de uso na utilização da maioria dos ERPS de 
mercado é bastante cansativa, e para gerar qualquer tipo de 
informação, seja tática ou estratégia, normalmente os usuários 
necessitam de um grande esforço. Nisso, as áreas de TI 
dependem diretamente dos seus respectivos fornecedores.
A disciplina e os sistemas de BPM vieram para preencher uma 
lacuna importante deixada pelo ERP, com uma visão orientada 
a processos, integrações e gestão, visando permitir o controle 
ponta a ponta de todo o trâmite de dados, documentos e 
informações da empresa e de forma integrada.
O BPM anda lado a lado com outras soluções dentro das 
organizações (ERP, HRM, SCM, CRM). E, dentro delas, existem 
uma série de regras de negócio que são disponibilizadas pelos 
fabricantes através de serviço. Nesse caso, o uso de arquitetura 
orientada a serviços seria o ideal. Entretanto, ainda existem 
soluções que não oferecem esse tipo de recurso. 
Na ausência de tecnologia para o mundo ideal, é 
importante que o BPMS permita conectar os bancos 
de dados externos e integrá-los aos formulários sem 
necessidade de programação.
Portanto, esses sistemas devem ser considerados em qualquer 
estratégia de transformação digital, iniciativas paperless, ou 
simplesmente com o objetivo de evolução de patamar no que 
tange ao efetivo controle de qualquer negócio, tendo em mente 
o seu componente mais essencial: os processos estão em todos 
os lugares. 
24Tudo sobre BPM | 
Experimente
Nossa solução conta com mais de 300 mil usuários 
em clientes como Faber Castell, EMS, Renault, WEG, 
Coral, entre outros, e possui funcionalidades voltadas 
à Gestão de Processos (BPM), Documentos (ECM/
GED), Indicadores (Analytics), Capturas (Capture), 
Social & Portal e Metas & Estratégia (BSC) para 
organizações de diferentes segmentos do mercado.
Nossos diferenciais:
O Fusion Platform é desenvolvido com foco 
no usuário e está em constante processo de 
aperfeiçoamento. Tudo isso para entregar as 
melhores experiências, acelerar a adoção pelos 
colaboradores e trazer resultados imediatos para os 
nossos clientes. Isso inclui o constante investimento 
na melhoria de interface do produto, assim como a 
possibilidade de usuários executarem determinadas 
atividades sem a necessidade de programação (low-
code).
Experimente o Fusion Platform gratuitamente por 
15 dias!
a solução que é referência no mercado 
https://www.neomind.com.br/fusion/site/solutions?ref=ebookbpm
25Tudo sobre BPM | 
A Neomind é referência em soluções tecnológicas 
para a Gestão da Informação.
Desde 2006, oferecemos soluções voltadas à Gestão 
de Processos (BPM), Documentos (ECM/GED), 
Indicadores (Analytics), Capturas (Capture), Social & 
Portal e Metas & Estratégia (BSC) para organizações 
de diferentes segmentos do mercado.
Com sede em Joinville/SC, contamos com escritórios 
de negócios próprios e parceiros de distribuição 
em território nacional e internacional. Atendemos 
nossos clientes por meio de consultorias 
especializadas, a fim de proporcionar resultados 
significativos, com projetos personalizados e de alto 
valor agregado.
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