ESTUDO DE CASO 03 - LOGÍSTICA EMPRESARIAL

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GESTÃO DE ESTOQUES: Um estudo de caso em uma indústria de embalagens flexíveis
ADMINISTRACAO DA LOGÍSTICA                                                                        Walex Junior Soares Bispo[*]
RESUMO: Este trabalho ressalta a importância da gestão de estoques para uma organização, onde a mesma pode alocar seus recursos da melhor forma garantindo ganhos em escala e competitividade, e até mesmo àquelas que buscam não trabalhar com estoques, visualizando redução de custos de manutenção dos mesmos. Visando esta questão buscou-se através do estudo de caso na empresa Cepalgo embalagens flexíveis Ltda. que trabalha com a fabricação de embalagens flexíveis, multicamadas barreira e fraldas, compreender o cenário atual da empresa diante o modelo de gestão de estoque, bem como as expectativas junto à direção sobre o novo sistema de gestão que será implantado. Tendo com base a revisão teórica para formular os questionamentos e o contato direto com algumas partes do processo de gestão de estoque, foi possível conhecer todos os processos, sejam eles físicos ou via sistema de informação. No mercado em que a empresa se encontra há grande busca pela redução dos custos de produção com a otimização dos recursos empregados, sendo a gestão de estoques uma ferramenta de fundamental importância para um controle e redução de perdas do processo produtivo, disponibilizando a Direção da empresa dados confiáveis sobre o mapa geral das necessidades de estoque.
Palavra-Chave: Estoques, Gestão de estoques, Software.
1 INTRODUÇÃO
Com o advento da Globalização, os meios produtivos tiveram que ser alterados a fim de comportar grandes demandas de produção, o estoque deixou de ser uma garantia futura de novas produções para se tornar o mínimo possível, garantindo assim ganhos em escala e redução de custos. O presente artigo contextualiza o tema gestão de estoque, assunto essencial para a realização das atividades logísticas, tendo em vista a necessidade, mesmo que reduzida em muitas empresas, de se ter um estoque seja ele de matéria-prima, produto em processo ou até mesmo o produto acabado.
O presente trabalho tem como objetivo geral buscar discorrer sobre a questão de como estão sendo realizadas as atividades de gestão de estoque na empresa Cepalgo Embalagens Flexíveis Ltda. e como objetivos específicos levantar junto aos encarregados informações sobre o processo de movimentação de materiais; Apurar possíveis dificuldades encontradas em relação a seus estoques e Identificar os métodos de gestão e políticas de estoque.
O trabalho utilizou inicialmente a pesquisa bibliográfica seguida de uma abordagem qualitativa de cunho exploratório. Para os procedimentos de coleta de dados, foram realizados estudo de caso e análise documental na empresa Cepalgo Embalagens Flexíveis Ltda. E aliado ao estudo de caso, a entrevista realizada no com o Diretor Geral de operações da empresa Cepalgo Embalagens Flexíveis contando ainda com a observação participativa.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
A presente fundamentação teórica contemplará o estudo das diferentes temáticas que estão estreitamente ligadas ao foco da pesquisa. Serão consideradas a administração de materiais, o estoque e o gerenciamento de estoque.
2.1 Administração de materiais
Antes de falar em administração de materiais, Filho (2012) expõe o significado das duas palavras, o autor diz que a administração é caracterizada tanto pela ciência que estuda os fenômenos organizacionais quanto ao local dos serviços administrativos e que materiais englobam o “conjunto de objetos, instrumentos, equipamentos, ferramentas” entre outros no processo produtivo.
Na definição das duas palavras, o autor afirma que a “administração de materiais implica gerenciar os recursos a disposição de uma determinada organização para atingir os objetivos estabelecidos” (FILHO, 2012, p.17).
Francischini e Gurgel (2002) diz que no século XVIII, durante a revolução industrial a organização das empresas estava apoiada nas atividades de suprimento de capital; pessoal e material; na produção ou conversão e na venda e distribuição. Ainda segundo o autor devido o despontamento da revolução industrial as empresas passaram a adquirir materiais que antes eram produzidos pelas mesmas junto a outras, fato provocado pela especialização da produção impulsionada pelas novas tecnologias, com o intuito de alcançar economias em escala.
Como cita Francischini e Gurgel (2002) o surgimento da administração de materiais se dá como uma forma de conciliar as duas partes no processo de tomada de decisão, sendo elas a produção e o departamento financeiro. O autor complementa dizendo que a administração de materiais se encontra “sempre se posicionando a favor da economia e parcimônia” (FRANCISCHINI; GURGEL 2002, p.3).
Com o despertar da era digital como cita Bowersox, Closs e Cooper (2002) durante a última década do século XX e dando continuidade no século XXI, contribuiu para a reformulação do comércio através do fluxo quase que simultâneo de informações, com isso as empresas se depararam com uma demanda a seus produtos ainda não vista, a produção manufaturada pode agora ser de acordo com as especificações exatas e entregues rapidamente em diversos locais do globo.
 
Para Bowersox, Closs e Cooper (2002) a ocorrência dos pedidos perfeitos, ou seja, aqueles entregues na hora, local e quantidades certas deixaram de ser uma exceção e se tornaram expectativa do cliente. Para atender esta demanda a administração de materiais atua como elo que compreende segundo Martins (2006) desde a identificação do fornecedor, aquisição, recebimento, movimentação interna e acondicionamento, finalizando na distribuição ao consumidor final.
Chiavenato (1991) define a administração de materiais como um conceito amplo que envolve os fluxos de materiais, a programação, compras, o recebimento e armazenagem no almoxarifado, estendendo-se ao transporte ou movimentação interna para a armazenagem no depósito de produto acabado.
2.2 Funções da administração de materiais
Saber o que comprar, a quantidade certa no tempo oportuno e nas condições favoráveis de compra são atividades inerentes à administração de materiais, que busca através dos esforços incessantes de métodos de previsão e controle, uma forma de garantir que o processo produtivo flua normalmente sem interrupções.
Segundo Viana (2010) a função de planejar, coordenar, dirigir e controlar os materiais de estoque desde a aquisição até seu consumo define a administração de materiais. Ballou (2009) destaca as atividades de apoio à administração de materiais que compreende a embalagem de proteção, a armazenagem e movimentação dos estoques. Com estas colocações é possível afirmar que a administração de materiais envolve vários fluxos de informações pertinentes a uma boa administração da empresa, informações estas que determinam o sucesso das atividades da organização, compreendendo desde o cadastramento dos pedidos de compra, a compra em si dos materiais, o recebimento e gestão dos estoques, a movimentação interna e o fornecimento de informações quanto à disponibilidade física dos insumos, garantindo assim a precisão da necessidade de aquisição.
As funções de cadastramento de pedidos, a compra, o recebimento e a gestão de estoques exigem departamentos ou setores específicos para que estas informações transcorram normalmente sem que o interesse de determinados departamentos interfiram neste processo. Viana (2010) fala sobre a existência de algumas empresas que vinculam a administração de materiais ao comercial e/ou setor industrial e que perante o autor contraria os conceitos da administração que são “quem produz não controla” ou “quem planeja não compra”. Dias (2010) aponta que muitas empresas delegam a função de controle de estoque ao PCP (planejamento e controle da produção), mesmo que a função deste departamento seria planejar e controlar a produção.
Como destaca Viana (2010) as atividades inerentes à administração de materiais são:
• A função de cadastramento de materiais que garante a visibilidadee previsão dos materiais a serem adquiridos dentro do fluxo de informações da administração de materiais.
• A gestão de estoque se encarrega de acompanhar e controlar os estoques utilizando-se de ferramentas de gestão, garantindo informações durante o processo produtivo, minimizando e até radicalizando interrupção durante a produção, a não formação de elevados níveis de estoques e o fluxo de informações e movimentações internas.
• A função de compra que depende das informações disponibilizadas tanto da previsão de consumo quanto da existência de estoques recursos financeiros para a concretização dos pedidos, tem como finalidade adquirir o material certo, na quantidade certa e no momento oportuno, acertando junto a seus fornecedores prazos que condizem com as necessidades da produção.
• O recebimento que está encarregado de conferir o material, alocando tais materiais de acordo com a necessidade da produção, otimizando quando possível à movimentação interna.
• As informações referentes à quantidade física de insumos e materiais acabados, possibilitando a realimentação dos dados através de inventários físicos, conciliando o sistema-físico, e que por sinal alimenta os demais departamentos da organização sobre as necessidades de insumos e quanto precisa ser produzido.
2.3 Estoque
A globalização dos meios de comunicação, de bens e serviços trouxe à tona a preocupação dos empresários sobre a existência e manutenção de estoques, haja vista que a crescente demanda de bens de consumo influência diretamente na produção e que por consequência exige insumos numa quantidade cada vez maior.
Para Chiavenato (1991) o estoque é composto pela matéria-prima, os materiais em processo, os materiais semiacabados e os acabados que existem não necessariamente para a produção imediata, aguardam necessidades futuras.
Segundo Ballou (2009) caso fosse possível manter uma demanda exata, certamente não seria necessária a existência da formação de estoques e complementa dizendo que a finalidade de se manter um estoque, além de garantir o suprimento para a produção também diminui os custos de produção e distribuição. Bertaglia (2005) faz uma analogia entre o estoque e a necessidade de se manter um reservatório de água em casa, ambos tem como real necessidade de existência as incertezas de ocorrências, no caso do reservatório a falta de água e o estoque a falta de uma demanda certa.
Viana (2010) diz que o estoque consiste em uma reserva, abrangendo desde a matéria-prima, os produtos semiacabados, os produtos acabados entre outros e que permite atender as necessidades da produção, estando vinculada a impossibilidade de se ter uma demanda precisa da produção.
Franscischini e Gurgel (2002) afirmam que o ideal para uma empresa é manter um estoque zero, mesmo dizendo que os custos de se manter um estoque zero é maiores que os custos da manutenção do estoque. O autor argumenta falando sobre os recursos da organização que são empenhados e consomem recursos financeiros, o espaço no chão de fábrica, movimentações desnecessárias, a mão de obra empregada, as perdas e danos com a movimentação dos estoques e o custo com seguros. Associado ao aumento de estoque está a imobilização de capital e aumento dos custos de produção que para Ballou (2009) pode representar de 25% a 40% dos custos logísticos, ou seja, uma grande parcela do capital da empresa fica de certa forma parado. Dias (2009) destaca a quantidade de estoque e seu prazo de permanência na armazenagem como fatores que aumentam os custos de estoque argumentam como o exemplo da movimentação de materiais que necessita de mais pessoas envolvidas no processo e a utilização de equipamentos que pesam no orçamento e eleva os custos.
Segundo Dias (2010) a armazenagem de estoques gera custos como a depreciação, o aluguel, a obsolescência, seguros, salários entre outros e agrupa os mesmos em custo de capital, pessoal, edificação e manutenção. Stoner e Freeman (1985) destacam os danos e o risco de roubos devido à armazenagem de grandes volumes de estoque. Observando os custos vinculados à manutenção de grandes estoques é possível salientar que tais custos agregam valor no custo do produto final, de certa forma contribui com a perda do cliente, tendo em vista que o mesmo não está dispostos a arcar com os custos, recorrendo a partir daí a concorrência.
Na face oposta ao custo de manutenção de grandes estoques está o custo pela falta do mesmo. Stoner e Freeman (1985) destacam ao mencionar as interrupções da produção, o desperdício do tempo da mão de obra disponível pela falta de insumos, fato provocado por previsões de demanda inexatas. Segundo Ballou (2009) os custos pela falta de estoque ocorrem de duas formas sendo elas por vendas perdidas ou pelos atrasos de entregas quando o produto não está finalizado. Ambos os custos são ruins e afetam diretamente o faturamento da empresa e sua reputação diante o mercado.
Segundo Stoner e Freeman (1985) modelos matemáticos baseados em computadores auxiliam as decisões dos gerentes quanto ao tempo de aquisição e a quantidade necessária à produção, destaca três modelos: o planejamento das necessidades de produção, o de recursos materiais e o Justin-in-time ou sistema de estoques de acordo com as necessidades de utilização.
Com a utilização dos modelos matemáticos é possível estabelecer a política de estoque de segurança ou mínima, que para Viana (2010) consiste na mínima quantidade de estoque até seu ressuprimento, mesmo em circunstâncias em que o prazo de entrega se estenda além do esperado ou que a previsão inicial de produção seja superada, ativando quando necessário à fixação de novos pedidos.
2.3.1 Estoque de segurança
Atuando como uma forma de garantir a produção até a reposição dos estoques, o estoque de segurança para Chiavenato (2005) tem como função, devido a variações da reposição de materiais dentro da cadeia de suprimentos, garantir a fluidez da produção evitando interrupções no processo produtivo.
Para Dias (2010) o estoque de segurança ou estoque mínimo é definido como a quantidade mínima de estoque com a finalidade, além de diminuir custos, se resguardar de eventuais atrasos, o que influenciará diretamente no processo produtivo. Ainda segundo o autor, outras causas provocam a falta de estoque como a oscilação no consumo; atrasos na reposição dos insumos; retenções do controle de qualidade; envios divergentes dos estoques pelos fornecedores; diferenças nos inventários.
2.3.2 Estoque máximo
Na concepção de Simchi-Levi e Philip (2003) o estoque máximo é formado por dois componentes, sendo o primeiro o estoque médio para atender o lead time, garantindo o estoque até a requisição e chegada de novos pedidos e o segundo componente é o estoque de segurança que tem o propósito de garantir um estoque, protegendo contra desvios de demanda durante o lead time.
Para Pozo (2001, p.60) “o nível máximo de estoque é normalmente determinado de forma que seu valor não ultrapasse a somatória da quantidade do estoque de segurança com o lote em um valor que seja suficiente para suportar variações normais de estoque”. Podendo chegar à conclusão que o estoque máximo tem como finalidade garantir o suprimento da empresa sem que a quantidade exceda o limite preestabelecido para determinado produto, evitando assim o acumulo de grandes níveis de estoque que por ventura ocasionam onerosidade a organização.
2.3.3 Giro de estoques
Segundo Ballou (2006, p.304) “figura entre os mais praticados dos métodos de controle agregado de estoque”. O autor diz se tratar de uma razão entre as vendas anuais ao custo de estoque e o investimento médio em estoque para o mesmo período de vendas, sendo:
GIRO = Vendas anuais a custo de estoque
                Investimento médio em estoque
Para Simchi-Levi e Philip (2003) afirmam que levando em consideração a fórmula descrita acima leva ao aumento no giro de estoques e contribui para a diminuição dos níveis médios de estoque. 2.4 Gerenciamento de estoques
O controle ou gerenciamento dos estoques tem por finalidade ajustaros estoques, fomentando instantaneamente os demais departamentos da empresa sobre a real situação em que se encontra o estoque físico, utilizando-se principalmente de programas que alimentados corretamente, disponibilizam informações como as necessidades de aquisição, valorização dos estoques e sua localização. Peinado e Graeml (2007) explanam sobre a ocorrência do fato das empresas possuírem estoques em quantidades elevadas, e para se ter controle sobre estes estoque é necessário a sua identificação, seja elas por códigos e uma descrição, que via de regra será padronizada.
É importante salientar que os sistemas de controle de estoque precisam estar atualizados e munidos de informações sobre a movimentação dos insumos e caso não ocorrendo tal situação o sistema não será confiável.
Saber o que comprar, quando e quanto são funções da administração de materiais, porém esta estrutura fica comprometida caso haja informações desencontradas do estoque real físico-sistema e em alguns casos induz os departamentos envolvidos na aquisição de materiais a compra de insumos indevidos. Para de Arnold (1999) caso os recursos certos não estejam alocados na quantidade certa e no momento oportuno, a utilização da mão de obra e das máquinas serão desperdiçados, comprometendo o lucro operacional e a existência da empresa.
Para Pozo (2007) os objetivos do controle de estoque são:
• Garantir o suprimento de matéria-prima;
• Manter o estoque de acordo com as necessidades de produção;
• Identificar e eliminar itens defeituosos ou obsoletos;
• Prevenir contra perdas ou danos;
• Fornecer dados confiáveis sobre o planejamento das necessidades de estoque;
• Manter os custos o mais baixo possível.
Dias (2010) aponta os princípios básicos para o controle de estoque como sendo o que deve estar em estoque; a periodicidade de abastecimento; a aquisição do necessário; acionar o pedido de compra; receber e armazenar; o controle dos estoques sobre sua disposição; manutenção de inventários periódicos e a identificação de itens inservíveis.
Podem-se destacar alguns métodos de controle de estoque:
2.4.1 Método Push
Para Ballou (2009) o Método de empurrar estoques ou tipo Push consiste na disposição de estoques de acordo com a necessidade dos depósitos do sistema de distribuição.
2.4.2 Método Pull
Ballou (2009) caracteriza o método Pull ou método de puxar estoque como a disposição junto aos depósitos da quantidade demanda pelos mesmos.
2.4.3 Curva ABC
A curva ABC ou curva de Pareto segundo Chiavenato (2005) apoia-se na afirmação de que a maior parte dos investimentos em materiais está em um número pequeno de itens. Ballou (2009) diz que ao reconhecer a existência de itens que não mereça a mesma atenção seja pela sua rentabilidade ou pelo meio competitivo em que está inserido, concentre a necessidade de disponibilizar a atenção aos demais itens.
Segundo Viana (2010) a curva ABC trata de demonstrar itens que merecem prioridade em qualquer situação, levando em consideração sua relevância a representar uma grande parte do total, podendo ser avaliados seu tempo de reposição, consumo e as formas de aquisição.
Chiavenato (2005) afirma que a classificação ABC é dividida em três partes:
1. Classe A – Constituída por 15% a 20% dos itens e representa “aproximadamente 80% do valor monetário dos estoques”.
2. Classe B – Representam de 35% a 40% dos itens e “representam aproximadamente 15% do valor dos estoques”.
3. Classe C – Representam de 40% a 50% dos itens e representam de 5% 10% do valor do estoque.
2.4.4 Inventário
Na concepção de Filho (2012) o inventário físico do estoque é realizado com a contagem física dos itens para a conferência com os registros de dados fornecidos pelo controle de estoque e caso ocorra divergências, as mesmas serão ajustadas conforme normas contábeis e tributárias.
Filho (2012) aponta duas formas de realizar o inventário físico, sendo elas:
• Inventário periódico – onde a contagem ocorre por períodos abrangendo todos os itens em estoque, com períodos que podem variar de uma a duas vezes por ano, sendo geralmente realizado no fim do exercício fiscal.
• Inventário rotativo – é uma contagem física realizada permanentemente, porém não atinge todos os itens listados em estoque, realizando contagens de acordo com a classificação dos itens.
Bowersox, Closs e Cooper (2002) destacam os investimentos destinados ao inventário como o tempo de duração, a profundidade e a extensão do comprometimento e dá como exemplo uma empresa industrial que é comprometida com o inventário que se inicia na matéria-prima, peças e equipamentos, o produto em processo e finalmente o produto acabado. 2.4.5 Política de estoque
Através das políticas de estoque os departamentos envolvidos em sua administração se encarregam de traçar métodos que tornem o mesmo confiável e visível diante os demais departamentos. Dias (2010) diz que estas políticas de estoque são diretrizes que traçam, por exemplo, as metas quanto ao tempo de entre dos produtos; nível de flutuação dos estoques para atender demandas e a especulação com estoques, adquirindo os mesmos antecipadamente e com preços baixos.
O dilema entre manter ou não estoques, e se a implantação do estoque zero é a opção mais indicada cabe ser decidida pela política de estoque de cada empresa. Viana (2010) aponta as alternativas de política de estoques baseadas nas técnicas de administração de estoques japonesas sendo elas o Just-in-time e o Kanban, que serão definidos abaixo:
Just-in-time – Ou estoque de acordo com a necessidade do momento, trata-se de uma filosofia de acordo com Viana (2010) que se baseia na eliminação de qualquer perda e desperdício, utilizando-se de “melhoria contínua da produtividade”.
Kanban – Para Viana (2010, p. 169) “técnica japonesa de gestão de materiais e de produção no momento exato, ambas (gestão e produção) controladas por meio visual e/ou auditivo”. Já Stoner e Freemasn (1985) diz que o Kanban ou sistema de estoque de acordo com a necessidade da produção, procura aliar o deslocamento de insumos até o momento exato da produção, eliminando assim desperdícios com a movimentação de estoques.
2.4.6 Método PEPS (FIFO)
Segundo Dias (2010) o método de avaliação de estoques PEPS ou primeiro a entrar em estoque é o primeiro a sair, permite um maior controle dos estoques, haja vista que o material, mesmo em um estoque de maior giro onde os custos serão absorvidos, seja visto e dado à saída do mesmo, evitando assim permanência por grande tempo e que consequentemente viria a se tornar obsoleto.
2.4.7 Método UEPS (LIFO)
Segundo Dias (2010) o método UEPS ou último que entra primeiro a sair consiste na avaliação do preço de acordo com as últimas entradas, unificando o preço dos produtos em estoque.
2.4.8 Obsolescência de materiais nos estoques
O processo produtivo requer uma movimentação intensa de materiais, diante as trocas de produção e/ou mudanças nas características dos produtos surge à formação de estoques que se não observado e dado o destino correto, sendo em muitos casos o descarte do material, acaba por se formar estoques obsoletos, gerando custos de armazenagem. Para Viana (2010) o descarte dos materiais inservíveis possibilita reduzir custos de armazenagem e a imobilização de capital com tais materiais.
2.4.9 Informatização na gestão de estoques
Os avanços tecnológicos nos sistemas de tecnologia da informação atraíram as empresas a adquirirem softwares que garantem comodidade possibilitando a integração de informações dos departamentos. Na concepção de Viana (2010) este advento possibilitou a criação de vários softwares a fim de possibilitar o gerenciamento de estoques, porém o autor enfatiza a necessidade da empresa a se adaptar a uma filosofia de gerenciamento, fornecendo informações confiáveis sobre a posição dos estoques dentro da cadeia de suprimentos.
Para Viana (2010) a empresa deve manter os estoques atualizados, fornecendo informações como exemplo o histórico de consumo, permitindo a aquisição do necessário, fomentando os demaisdepartamentos envolvidos na administração de materiais e sintonizando-os sobre informações pertinentes a movimentação de materiais. Para Costa (2002) a utilização da automação nas empresas possibilitou a integração das operações das empresas e com isso diminuiu a margem de erros, reduzindo o tempo e os recursos operacionais e administrativos.
Quanto ao controle de estoques, Viana (2010) destaca a agilidade nas decisões que o fluxo de informações durante o processo permite, garantindo a disponibilização de dados em tempo real. Stoner e Freeman (1985) afirmam que se as informações se demonstram precisa maior será a segurança dos administradores em seu processo de tomada de decisão, tendo como necessidade de reportar às informações a pessoa certa e no momento oportuno.
Podem-se destacar algumas ferramentas tecnológicas de gestão de estoque:
• ERP (Enterprise Resource Planning) – ou planejamento dos recursos empresariais, onde Berry el al. (2006) afirma que há duas concepções deste sistema, sendo o primeiro do ponto de vista gerencial como um softwareamplo para a tomada de decisão no planejamento e controle do negócio e do ponto de vista da “comunidade de informação” é expresso como um sistema de software que integra programas destinados a finanças, produção, logística entre outros.
o MRP (Manufacturing Resourses Planning) – Filho (2012) diz que atualmente existem dois novos softwares chamados MRP II e III que tem como função deduzir as quantidades em estoque para a emissão de ordens de compra ou fornecimento para a partir daí emitir ordens de produção.
o WMS (Warehouse Management System) – ou sistema de gerenciamento de armazém, definido por Vieira (2009, p. 101) como “uma poderosa ferramenta tecnológica para o gerenciamento de almoxarifados, depósitos, armazéns ou centros de distribuição”. O autor complementa dizendo que o sistema tem a função de coordenar e controlar todos os movimentos físicos de estoque desde o recebimento até o armazenamento.
o RFID (Radio Frequency identification) – identificação por rádio frequência, Para Costa (2002) é caracterizado pela presença de chips semicondutores nas etiquetas que fornecem dados para registro e acompanhamento dos produtos durante a permanência em qualquer deposito da empresa.
o DATASUL-EMS® - “É um sistema ERP que reúne recursos capazes de aperfeiçoar todos os processos existentes dentro de qualquer organização industrial. Essa otimização abrange todo o ciclo produtivo, passando por Suprimentos, Manufatura, Distribuição” (http://www.tromp.com.br/custom/erp-datasil/).
o Protheus – “Sistema ERP Microsiga Protheus foi desenvolvido pela ex-Microsiga Software, atual Totvs, a partir de 1983, sendo atualizado anualmente com novas versões full (a atual versão é a Protheus 11)”. (http://www.experfite.com/Sistema-Microsiga-Proteus/). 3 METODOLOGIA
Tendo como base a afirmação de Cruz e Ribeiro (2003) que a pesquisa caracteriza-se como uma forma de compreender o processamento dos fenômenos, observando a sua estrutura e forma de funcionamento. O presente trabalho utilizou inicialmente a pesquisa bibliográfica que para Rampazzo (2002, p. 53) “procura explicar um problema a partir de referências publicadas (em livros, revistas etc.)”. Seguida de uma abordagem qualitativa de cunho exploratório que para Silva e Menezes (2001) tem como objetivo familiarizar e tornar o problema explícito.
Para os procedimentos de coleta de dados, foram realizados estudo de caso e análise documental na empresa Cepalgo Embalagens Flexíveis Ltda. Para Costa (2001, p. 62) o “Estudo de caso é um estudo limitado a uma ou poucas unidades, que podem ser uma pessoa, uma família, um produto, uma instituição, uma comunidade ou mesmo um país”. A pesquisa documental Segundo Costa (2001) constitui a pesquisa através de documentos oficiais como memorandos, atas e balancetes.
Aliado ao estudo de caso, a entrevista realizada no dia 01 de novembro de 2013 com o Diretor Geral de operações da empresa Cepalgo Embalagens Flexíveis contando ainda com a observação participativa que segundo Marconi e Lakatos (2005) “Consiste na participação real do pesquisador com a comunidade ou grupo”. “A entrevista é um encontro entre duas pessoas, a fim de que uma delas obtenha informações de determinado assunto, mediante uma conversação de natureza profissional.” (MARCONI; LAKATOS, 2007, p. 197).
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS
A apresentação e análises dos resultados contemplam o estudo e emprego da metodologia que estará estreitamente ligada à fundamentação teórica e ao foco da pesquisa. São apresentados o histórico da empresa e os dados resultantes da pesquisa com suas análises. Apresentados sob forma de estudo de caso com a realização de entrevista, análise documental e observação participativa.
4.1 Histórico da Empresa
A Cepalgo foi criada em 1975 para atender a demanda por embalagens do Grupo Mabel. Com o passar dos anos, vários investimentos em tecnologia, processos e pessoas foram feitos, a fim de possibilitar que a Cepalgo se tornasse um negócio de referência nacional em flexíveis. Nos últimos anos, com altos investimentos no que existe de mais moderno no mundo em equipamentos provenientes da Itália, Alemanha e Estados Unidos, a Cepalgo se destacou como uma grande e diferenciada fabricante de filmes flexíveis e embalagens. Sempre preocupada com as demandas especificas de cada cliente, a Cepalgo, sempre pioneira, investe em pesquisas e desenvolvimento de novos materiais, com diferentes propriedades para cada aplicação. Além disso, a Cepalgo é uma empresa socialmente responsável e que cuida do meio ambiente.
Visão - Ser líder de embalagens e filmes flexíveis de alta tecnologia e qualidade e ser reconhecida no mercado mundial. Para isso, queremos satisfazer de maneira duradoura e equilibrada os clientes, os empregados, os acionistas e a comunidade que acolhem nossas atividades, assim como desenvolver alianças e associações, na medida de nossas ambições em todas as atividades eu diferencia e reforçam nossa oferta, em todos os lugares onde devemos estar para servir nossos clientes.
Missão - Fabricar embalagens e filmes de alta qualidade atento as novas tecnologias e necessidades dos clientes, orientando-os na melhor utilização de nossos materiais.
4.2 Resultados
A entrevista com o Diretor geral de operações da empresa Cepalgo Embalagens flexíveis iniciou às 08h30mins do dia 01 de novembro de 2013, como agendado anteriormente. A entrevista teve como foco a busca por informações referentes à gestão de estoque da empresa.
A entrevista buscou esclarecer primeiramente o cadastramento de compra para a formação de estoques. Segundo descrito pelo entrevistado inicia com o cadastramento do pedido através do sistema EMS (sistema de gestão de estoques fornecido pela empresa TOTVS) onde o setor de compras fica encarregado da negociação com o cliente, fechando as características do produto e preço, atendendo a solicitação de quantidade do PCP (planejamento e controle da produção). Após fechar com o fornecedor as condições da compra o pedido é então registrado no sistema, aguardando o próximo passo que é a aprovação dos superiores.
Após a aprovação da compra pelos superiores e efetivado a compra, inicia a parte do recebimento do material, ficando sob a responsabilidade do DCI (sistema interno de conferência de mercadorias via balança e nota fiscal) a conferência do material e se o mesmo está de acordo com o pedido, caso ocorra divergências é acertada neste departamento, quando o material é recebido no DCI ele passa a contar como estoque de matéria-prima no almoxarifado. Dependendo do produto, ele fica numa área de quarentena para ser analisado pelo controle de qualidade, e pode ser liberado ou retornar ao fornecedor com o laudo do controle de qualidade.
Em relação à movimentação interna e a ocorrência de inventários, o entrevistado disse ocorre normalmente de duas maneiras: através do inventario rotativo de matéria-prima e produto acabado e anualmente com um inventario geral de todos os estoques coma participação de uma organização externa KPMG1[†] para acertar os estoques e realizar um demonstrativo contábil adequado. No que diz respeito à ocorrência do lote econômico de compra para a produção, o entrevistado afirmou que o PCP tem o controle de estoque mínimo, ponto de reposição, possibilitando a efetivação automaticamente a requisição compra até atingir o estoque máximo, complementa dizendo que muitas matérias-primas são compradas exclusivamente por programação, onde o PCP calcula a quantidade necessária para atender aos pedidos e faz uma programação sob pedido.
Foram destacados dois tipos de Curva ABC pelo entrevistado, uma para matéria-prima e outra para o produto acabado, para as matérias-primas os pedidos de compra são realizados: itens de curva A comprados e negociados pela diretoria, categoria B e C pelo setor do compra e aprovado pela controladoria. Enquanto a Curva ABC de produtos acabados a empresa conta com grandes clientes, podendo ser destacado a empresa Mabel do Grupo Pepsico.
A produção é realizada atendendo a necessidade do cliente, onde a empresa produz para atender pedidos, não produz para a formação de estoques. O just-in-time da empresa está no cumprimento dos prazos acordados junto aos clientes, ou seja, a empresa trabalha para atender seus clientes de acordo com suas necessidades de estoque e produção. A empresa não trabalha com estoques pela validade da embalagem e a alteração das artes das embalagens, o entrevistado explica: “Não produzimos um estoque de Bolacha, por exemplo, para ter o ano inteiro, seria muito bom para um lote econômico de produção, mas podem ocorrer mudanças na arte dos produtos, fazendo com isso o descarte da produção”.
Junto à pergunta sobre a formação de estoques e a possibilidade de mudanças nas artes das embalagens foi questionado sobre a possibilidade de ocorrer obsolescência do material, que logo foi respondido com a afirmação de que ocorre este risco de perdas e o PCP deve administrar esta produção para gerar o mínimo de desperdício. Complementa dizendo que na produção há como produzir para estoque e destaca que toda vez que é realizado o Setup da máquina (acerto ou troca de produção) gera uma perda, e que se produzisse um volume para 3 ou 4 meses seria menor as perdas, porém há o rico de ocorrer à obsolescência com a mudança da arte do produto, não há como produzir uma quantidade exata de produto, por exemplo, numa produção de 1.500 kg vai ficar em estoque 100 kg.
Sobre o sistema de gestão e o software utilizado pela empresa, o entrevistado disse que atualmente é administrado através do sistema EMS DATASUL da empresa TOTVS, onde o mesmo está sendo substituído por outro software da mesma empresa chamado de PROTEUS, que a partir da implantação deste sistema será implantado um sistema de código de barras para que o estoque seja trabalhado 100% informatizado. Algo que o sistema atual não permite, sendo administrado atualmente pela contagem e digitação manual no sistema.
4.2.1 Análise documental
De acordo como os documentos disponibilizados, é possível traçar um desenho sobre a administração de materiais da empresa bem como o gerenciamento dos estoques. A descrição de processos desenvolvida pelo controle interno de qualidade e aprovado pelo Diretor, atendendo as exigências do ISO 9001 2000, descrevem as rotinas consideradas como padrão tanto para a disponibilização de dados via sistema de informação (software) quanto das movimentações físicas dos processos industriais.
Os pedidos de compra são realizados via sistema com a homologação do fornecedor, seguido da aprovação e compra do produto como descrito na entrevista com o Diretor da empresa. Após a liberação do material, o mesmo é destinado ao almoxarifado de matérias-primas, onde aguarda até o momento da produção o requisita-lo. Após a produção o material é então pesado de destinado ao depósito final, caso aprovado pelo controle de qualidade é destinado ao PA (depósito de produto acabado) e por fim faturado pela expedição e destinado ao cliente, caso demonstre não conformidades são destinados ao depósito de controle de qualidade para aguardar a decisão descarte ou retrabalho da produção.
4.2.2 Observação participativa
Durante o planejamento da produção com a consulta de saldos de matéria-prima no sistema de gestão junto o PCP, são geradas as OP´s ou ordens de produção pelo sistema EMS e confeccionado os boletins de produção, são fornecidos ao almoxarifado um documento conhecido como kit de produção onde são listados os materiais que deverão sair do almoxarifado e destinado ao depósito transitório da produção chamado PRO (produto em processo), onde esta movimentação deve ocorrer tanto fisicamente quando via sistema com a alocação dos saldos dos itens para o reporte de produção, procedimento que aloca os recursos do sistema, transformando virtualmente a entrada de matéria-prima no sistema e saída de produto acabado, porém este processo ocorre após o termino da produção, fazendo flutuar a valorização via sistema dos materiais.
A alocação dos recursos para o depósito PRO cria a necessidade de inventários rotativos de matérias-primas neste depósito pelo responsável por reportar a produção, pois podem ocorrer variações no consumo dos insumos durante o processo. O Kit de produção pode alocar recursos para até duas produções posteriores, prevendo interrupções na produção por falta de insumos para determinada linha de produtos, daí são colocados em máquina outras produções. Este procedimento pode disponibilizar toneladas no deposito transitório até o consumo total, com isso o PCP não consegue visualizar os estoques que não foram utilizados pela produção, criando a necessidade de contagens semanais pelo almoxarifado. Assim como diz a afirmação de Dias (2010) aponta que muitas empresas delegam a função de controle de estoque ao PCP (planejamento e controle da produção), mesmo que a função deste departamento seria planejar e controlar a produção, a empresa ao disponibilizar os Kits de produção, coloca sob responsabilidade do PCP um grande volume de insumos. O PCP deve também segundo as descrições de procedimentos da empresa efetuar cálculos sobre a necessidade de aquisição de matérias-primas ao setor de aquisição.
Após a produção, os estoques de materiais em processo ficam aguardando a autorização do controle de qualidade que retém materiais em seu depósito, porém a não identificação do material e a falta de pesagem destes dificultam o trabalho de controle de estoques no que diz respeito ao reporte de produção, pois é necessário ter a quantidade exata de produto faturável para a devida baixa no sistema. Outro problema identificado foi à formação de pequenos estoques de itens que se tornaram obsoletos devido o tempo em que ficaram sob responsabilidade do controle de qualidade e que segundo Viana (2010) o descarte dos materiais inservíveis possibilita reduzir custos de armazenagem e a imobilização de capital com tais materiais.
Com o aval do controle de qualidade, os produtos são então pesados e destinados ao depósito de produto acabado, onde ficarão até seu faturamento. Mesmo a empresa não trabalhando com a produção para estoques ou ao Ballou (2009) caracteriza o método de puxar estoque como a disposição junto aos depósitos da quantidade demanda pelos mesmos, há uma grande quantidade de itens estocados no depósito de produto acabado, exigindo a realização de inventários periódicos.
Pela falta de um controle mais rígido por parte do gerenciamento de estoques e a identificação dos itens pelo controle de qualidade, contribuem para a possibilidade de ocorrer à pesagem e faturamento de itens errados e que em alguns casos pode chegar ao cliente, desgastando a imagem da empresa, algo que poderá ser extinto com a implantação do novo software que através da pesagem e etiquetagem imediata do produto poderá aloca-lo imediatamente ao respectivo deposito até o faturamento.
Com o novo software a alocação de recursos via sistemas ocorrerá automaticamente, tirando a responsabilidade do PCP de gerenciar osestoques, a ordem de produção só será realizada caso tenha recursos matérias disponíveis no sistema, ou seja, para a realização da produção é necessário que a matéria-prima entre na empresa fisicamente e via nota fiscal pelo DCI da empresa gerando assim o saldo do material, sendo o mesmo processo a ocorrer com o produto acabado destinado ao cliente.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Na contextualização do tema gestão de estoque, um assunto essencial para a realização das atividades logísticas empresariais, encontra-se os estoques de matéria-prima, produto em processo e o produto acabado que devem condizer com a realidade financeira da empresa.
Com a pesquisa realizada foi possível satisfazer a problemática inicial sendo ela conhecer as atividades de gestão de estoques da empresa Cepalgo Embalagens Flexíveis Ltda. Com o apoio dos objetivos específicos, permitindo levantar junto aos encarregados as informações sobre o processo de movimentação de materiais, com isso foi possível percorrer dentro do processo de obtenção dos insumos, conversão e o produto acabado. Foi possível apurar também possíveis dificuldades encontradas em relação aos estoques como a deficiência do atual software que gere o sistema de controle de estoques e produção e por fim a identificar dos métodos de gestão e políticas de estoque se tornou possível com a entrevista concedida pelo então Diretor da empresa.
Com a trabalho realizado foi possível perceber que o estoque não é o maior problema da organização, e sim a sua má gestão e que mesmo sendo gerido por grandes softwares e pessoas qualificadas não atendem as necessidades da organização, cabe talvez um maior estudo da cultura organizacional e das políticas de estoques adotadas pela mesma.
de Materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas, 2010. p. 37 a 50.
VIEIRA, Hélio Flávio. Gestão de estoques e operações industriais. Paraná: IESDE, 2009.
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[*] Acadêmico concluinte do 8º período do Instituto de Ciências Sociais Aplicadas da Faculdade Alfredo Nasser, sob orientação da Professora Lúcia Aparecida do Curso de Administração
1[†] KPMG é uma rede global de firmas independentes que prestam serviços de Audit, Tax e Advisory.
por WALEX JUNIOR
Graduado em administração de empresas - Faculdade Alfredo Nasser - UNIFAN Pós graduando Logística de produção e distribuição - IPOG Analista de Planejamento e controle da produção - Cepalgo indústria de embalagens flexíveis Ltda.