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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” PROJETO A VEZ DO MESTRE A AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO COM FOCO EM COMPETÊNCIA E RESULTADO COMO INSTRUMENTO DE DESENVOLVIMENTO Por: Normalice Alves Ferreira Orientadora Professora Aleksandra Sliwowska Rio de Janeiro 2010 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” PROJETO A VEZ DO MESTRE A AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO COM FOCO EM COMPETÊNCIA E RESULTADO COMO INSTRUMENTO DE DESENVOLVIMENTO Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão de Recursos Humanos. Por: . Normalice Alves Ferreira. 3 AGRADECIMENTOS Agradeço aos meus pais (in memorian) pelos ensinamentos na vida, pelos estímulos que me orientam e me impulsionam a aprender sempre mais. 4 DEDICATÓRIA Dedico aos líderes que encontrei em minha vida profissional, que foram exemplos de conduta e que me ajudaram a crescer. Aos meus filhos Bernardo e Bia pela tolerância às minhas ausências constantes. Ao meu querido esposo, pelo tempo roubado de sua companhia. 5 RESUMO A Avaliação de Desempenho com foco em competência e resultado é uma ferramenta de gestão de pessoas que tem sido adotada atualmente por grandes empresas, em função das exigências do contexto da globalização, a velocidade das inovações tecnológicas e o surgimento da era do conhecimento, levando a uma abordagem do histórico da avaliação de desempenho nessa monografia, trazendo definições conceituais relativas às competências, devido às diferentes abordagens conceituais existentes e a importância do desenvolvimento das competências e resultados alinhados com a estratégia organizacional. Traz em seu bojo, a relevância da integração com outros subsistemas de recursos humanos, tornando-se um instrumento de desenvolvimento, não só para os que apresentam desempenho abaixo do esperado, mas, inova com programas para os talentos da empresa, estabelecendo permanentemente a necessidade do olhar para o futuro, e aponta também, para a relação da competência, resultado e reconhecimento e sua contribuição para a satisfação do trabalhador, buscando a integração das características do individuo e do seu desempenho, alinhada à estratégia organizacional. 6 METODOLOGIA Pesquisa bibliográfica, participação em cursos específicos pela Associação Brasileira de Treinamento e Desenvolvimento - ABTD e Instituto de Desenvolvimento Profissional - IDEPRO. 7 INTRODUÇÃO ................................................................................................................................................. 8 1. A AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO COM FOCO EM COMPETÊNCIA E RESULTADO COMO INSTRUMENTO DE DESENVOLVIMENTO. .............................................................................................. 9 1.1 - HISTÓRIA DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO ......................................................................................... 9 1.2 - OBJETIVOS E BENEFÍCIOS DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO ............................................................ 10 1.3 - AS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO ................................................... 11 1.4 - TIPOS DE AVALIAÇÃO ......................................................................................................................... 13 1.4.1 - Avaliação 90º ............................................................................................................................ 13 1.4.2 - Avaliação 180º.......................................................................................................................... 13 1.4.3 - Avaliação 360º.......................................................................................................................... 14 2. COMPETÊNCIA E RESULTADO. ....................................................................................................... 16 2.1 - O CONCEITO DE COMPETÊNCIA ......................................................................................................... 16 2.2 - DESENVOLVIMENTO DAS COMPETÊNCIAS ALINHADAS COM O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO . 18 2.3 - AS BASES DA COMPETÊNCIA: CONHECIMENTOS, HABILIDADES E ATITUDES - CHA ....................... 20 2.4 - REGRAS BÁSICAS PARA CONSTRUIR AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO POR COMPETÊNCIA ................. 22 2.5 - A EFETIVIDADE DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO POR COMPETÊNCIA ..................... 26 2.6 - O “CHA” NÃO TRADUZ O CONCEITO DE ENTREGA E COMPLEXIDADE DO COLABORADOR .............. 26 2.7 - O CONCEITO DE COMPLEXIDADE ........................................................................................................ 27 2.8 - O CONCEITO DE ENTREGA .................................................................................................................. 28 3. AS FERRAMENTAS PRÁTICAS DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO POR COMPETÊNCIA. .......................................................................................................................................................................... 30 3.1 - MAPEAMENTO DE COMPETÊNCIAS ..................................................................................................... 31 3.2 - AS COMPETÊNCIAS ORGANIZACIONAIS. ............................................................................................. 31 3.3 - MAPEAR E MENSURAR COMPETÊNCIA .............................................................................................. 35 3.4 - MAPEAR PERFIL DE COMPETÊNCIA ................................................................................................... 36 4.DICIONÁRIO DE COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS ............................................................. 40 5. O PROCESSO DE AVALIAÇÃO E O COLABORADOR ................................................................. 44 6. O DESEMPENHO APOIADO NO TRIPÉ: COMPETÊNCIA, RESULTADO E RECONHECIMENTO, CONTRIBUINDO PARA A SATISFAÇÃO DO TRABALHADOR. ............... 46 7. AVALIAÇÃO DE RESULTADOS ........................................................................................................... 47 7.1 - RESULTADOS ...................................................................................................................................... 47 7.2 - AS METAS ........................................................................................................................................... 50 7.3 - CONVERSÃO DO RESULTADO EM PERCENTUAL ................................................................................. 51 7.4 - METAS: FATOR POSITIVO E FATOR NEGATIVO. ................................................................................ 51 7.5 - O NÍVEL MÁXIMO DE UMA META ......................................................................................................... 52 7.6 - METAS INDIVIDUAIS E METAS COLETIVAS .......................................................................................... 52 7.7 - A IMPORTÂNCIA DE UMA META EM RELAÇÃO À OUTRA .................................................................... 53 7.8 - PARÂMETROS BÁSICOS DA META ....................................................................................................... 53 8. REMUNERAÇÃO COM FOCO EM COMPETÊNCIA. ........................................................................ 55 9. GESTÃO POR COMPETÊNCIA, O BALANCED SCORECARD E A AVALIAÇÃO 360º. .......... 62 9.1 - O BALANCED SCORECARD ................................................................................................................62 9.2 - A AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO POR MÚLTIPLAS FONTES ................................................................ 64 10. SISTEMA INFORMATIZADO ............................................................................................................... 65 11. GESTÃO DE TALENTOS ..................................................................................................................... 67 12. CONCLUSÃO .......................................................................................................................................... 69 8 INTRODUÇÃO Com a globalização e a velocidade das transformações em função das inovações tecnológicas, o atual cenário empresarial sofre grandes mudanças organizacionais e geram impactos na prática de gestão de pessoas. Por isso há necessidade de avaliar desempenho e desenvolvê-los com urgência para novas competências exigidas frente a esse cenário. Podemos ver como os profissionais de RH e gestores são carentes de um manual de como avaliar pessoas com foco em competências e resultados que é um processo de conduzir os colaboradores para atingir as metas e os objetivos empresarias, através de suas competências técnicas e comportamentais. A Avaliação de desempenho com foco em competências e resultados tem sido um modelo alternativo aos instrumentos tradicionalmente utilizados nas empresas. A Avaliação de desempenho com foco em competências e resultados considera a Missão, Visão, Valores e Estratégias da Empresa para definir as competências essenciais e posteriormente se desdobrarem em competências individuais, alinhando às pessoas ao negócio, possibilitando aos colaboradores o desenvolvimento, motivação profissional e a transformar suas metas em planos de ação, propiciando eficácia da empresa e satisfação no trabalho. Trata-se um trabalho que procura apresentar contribuições para a área de recursos humanos, através de estudo de um tema em processo de construção, mas que traz o alinhamento de todas as ações de gestão de pessoas às estratégias do negócio, auxiliando as organizações para uma gestão do capital humano eficaz. 9 1. A AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO COM FOCO EM COMPETÊNCIA E RESULTADO COMO INSTRUMENTO DE DESENVOLVIMENTO. A avaliação de desempenho é um processo sistemático que constata os resultados do desempenho de seus colaboradores após um período pré- determinado. Sua finalidade é fazer com que os empregados sejam capazes de tornar seus pontos fortes mais efetivos e ainda aprimorá-los e minimizar suas deficiências, analisando os gaps e desenvolvendo as competências necessárias. Para melhor compreensão para adoção do novo modelo de avaliação de desempenho por competência e resultado é relevante fazer um breve histórico da avaliação de desempenho, objetivos, benefícios, as técnicas, instrumentos e tipo de avaliações 1.1 - História da avaliação de desempenho As práticas de avaliação de desempenho não são novas, desde que o homem ofereceu emprego ao outro, o trabalho passou a ser avaliado. Durante muito tempo os administradores preocupavam exclusivamente com a eficiência da máquina como meio de maior produtividade da empresa. Esta teoria clássica da administração não resolveu o problema da eficiência da organização. 10 A história registra que no século IV, antes da Fundação da Companhia de Jesus, Santo Inácio de Loyola, já se utilizava de sistema para medir o potencial dos Jesuítas (Lucena, 1995). Em 1880, o exército americano também desenvolveu o seu sistema com as características básicas: os requisitos avaliados são voltados para valores e qualidades imprescindíveis no militar, tais como: coragem, bravura, honestidade, lealdade, dedicação, solidariedade, obediência, disciplina, assiduidade, pontualidade, espírito de equipe, tempo de serviço, etc. Em 1942, o serviço público federal dos Estados Unidos implantou um sistema de relatório para avaliar o desempenho dos funcionários. 1.2 - Objetivos e benefícios da avaliação de desempenho Os objetivos da Avaliação abrange o feedback para o avaliado quanto ao seu desempenho, a melhoria no relacionamento entre gestores e seus colaboradores, estímulo a maior produtividade e qualidade, gerando oportunidade de treinamento e desenvolvimento, referência de performance para a política de remuneração e possibilidade de planejamento de carreira. Os benefícios da avaliação de desempenho para a Organização são: maior qualidade e produtividade de seus colaboradores e clima de maior participação, reconhecendo, premiando colaboradores que se destacam e identificando necessidades de aprendizagem/desenvolvimento. Os benefícios da avaliação de desempenho para os Gestores é a melhora da comunicação entre gestores e seus colaboradores, obtendo uma equipe mais motivada e produtiva, com propostas de medidas para melhorar o padrão de desempenho e comportamentos de seus colaboradores. 11 Os benefícios da avaliação de desempenho para os colaboradores são os conhecimentos dos seus pontos fortes para aprimorá-los e de suas deficiências para poder corrigi-las, conhecimento das expectativas da organização quanto ao seu desempenho, oportunidades de desenvolvimento com as proposições do gestor para a melhoria do desempenho. 1.3 - As técnicas e instrumentos de avaliação de desempenho Ao longo do processo de evolução foram utilizadas, pesquisa de campo, escalas gráficas, escolhas forçadas, frases descritivas, auto-avaliação e método misto. Na pesquisa de campo um especialista em avaliação de desempenho entrevista o gestor, geralmente em seu local de trabalho, a respeito do desempenho de seus respectivos colaboradores, abordando características que o empregado apresenta que favorece o seu desempenho, as deficiências e orientações que tenham sido dadas, tipos de treinamento recebido. Apresenta maior entrosamento do gestor com o especialista de Avaliação de desempenho e a responsabilidade é dividida com Recursos Humanos, porém as desvantagens estão no custo elevado, processo moroso, e o gestor pode estar despreparado. O método de escolha forçada são blocos de frases descritivas que avaliam alternativas de tipo de desempenho. O avaliador precisa escolher forçosamente uma ou duas frases de cada bloco que melhor se aplica ao desempenho do avaliado. O método frases descritivas são frases descritivas relacionadas onde o avaliador assinala sim ou não de acordo com o que mais corresponde ao desempenho do avaliado. 12 A diferença entre este método e o método da escolha forçada é que as frases descritivas não exigem a obrigatoriedade nas escolhas das frases. Apresenta as vantagens de aplicação simples e resultados menos contaminados. As desvantagens é que os resultados são incompletos para subsidiar outros sistemas de Recursos Humanos, com poucas informações, discriminando apenas se o empregado é bom, médio ou fraco, o avaliador desconhece o resultado da avaliação e o avaliado desconhece as expectativas da organização quanto ao seu desempenho e falta feedback para o avaliado. No Método de Escalas Gráficas o empregado é avaliado através de fatores previamente selecionados. Cada fator é descrito de maneira objetiva, para evitar distorções do conceito. Os fatores são graduados desde desempenho insatisfatório ou fraco até desempenho excelente, podendo ser ponderado e quantificado de acordo com a relevância para avaliação. É o método mais utilizado, assinalando com o grau que melhor descreve a contribuição/atuação do empregado no exercício de suas atribuições na escala existente em cada um dos fatores de avaliação como, justifique a graduação atribuída, registrando os comportamentos observados no período. O formulário de avaliaçãode desempenho aborda identificação do empregado, cargo, data de admissão, entrevista referente à avaliação de desempenho do período x e data da entrevista. Relaciona-se os fatores: capacidade de planejamento, assiduidade, pontualidade e etc., criando-se colunas referentes aos percentuais de participação de cada um, totalizando 100 pontos, colunas para graduação inerente a supera as 13 expectativas, corresponde plenamente, corresponde parcialmente e não corresponde, numa escala “3, 2, 1 e 0“ respectivamente. O Método de auto-avaliação é quando o próprio empregado analisa e registra o seu desempenho. O formulário registra o nome do Avaliado, cargo, área, os fatores, as descrições dos fatores e marcação com um X da graduação (excelente, supera o esperado, atende o esperado e abaixo do esperado) e apresenta um campo para registro de comentários do colaborador. Método Misto é uma mistura de métodos para elaborar um formulário. 1.4 - Tipos de avaliação 1.4.1 - Avaliação 90º Nesse processo o colaborador se autoavalia, o gestor avalia o colaborador e o colaborador e o gestor se reúnem para o consenso, feedback e para a realização do plano de desenvolvimento. 1.4.2 - Avaliação 180º O colaborador se autoavalia, o gestor avalia o colaborador, o colaborador e o gestor se reúnem para o consenso, feedback e realização do plano de desenvolvimento, e, o colaborador avalia o gestor. Os subsídios de avaliação de desempenho para outros subsistemas de gestão de pessoas valida o processo seletivo, desenvolve maior custeio para novas contratações, identifica necessidades de treinamento ajudando a desenvolver programa adequados às reais necessidades da organização, 14 promovendo ações administrativas como promoções, transferências ou desligamento e progressão na faixa salarial no sentido horizontal (mérito), progressão vertical (promoção), indicador de resultado (remuneração variável) e planejamento de carreira. 1.4.3 - Avaliação 360º É a coleta de informações de diferentes perspectivas da organização, na qual o participante avalia a si próprio e recebe feedback de seus pares, superiores, subordinados, cliente internos, e de fora da organização (clientes, fornecedores etc). Os feedbacks são obtidos entre 3 a 10 pessoas que tenham correlação com o serviço do avaliado, para que seja garantida a confidencialidade do avaliador e para que o resultado também seja confiável. Quando o colaborador compara os resultados das avaliações realizadas com a sua auto-avaliação, isto leva a uma maior reflexão e consciência de suas ações, pois se o feeddback é claro, honesto e fornecido com respeito, o avaliado percebe a necessidade de mudança de alguns comportamentos, procurando o seu desenvolvimento. Os formulários devem apresentar campo aberto para que o avaliador registre as opiniões livremente. A avaliação de desempenho 360º só tem sentido se integrado a um sistema de desenvolvimento profissional, premiações e promoções. O processo promove uma mudança cultural nas organizações e aumenta a motivação e o comprometimento do colaborador. 15 Até aqui os métodos tradicionais sempre olhavam o passado. Atualmente, após a experiência de implantação dos modelos acima, com o impacto das grandes transformações recentes no ambiente de negócios, conseqüência da globalização, das inovações tecnológicas e a necessidade da área de gestão de pessoas de adaptar-se às mudanças estruturais na organização do trabalho, tais como flexibilidade, multifuncionalidade e mudanças constantes na natureza do trabalho, as organizações precisam encontrar novos referencias de tratamento e gestão de trabalho que atenda ao novo ambiente empresarial. Daí emerge o conceito de competência, com foco no desempenho, na mobilização contextualizada e na contribuição do trabalho para a estratégia da Empresa, tornando-se relevante instrumento para medir as diferentes responsabilidades e contribuições individuais nas empresas. Novas necessidades vão surgindo, tal como quando compramos um computador e poucos meses depois percebemos que já não é mais assim, e que meses depois percebemos que precisamos fazer “up grade”. Essa exigência acontece dentro das Empresas que também precisam evoluir, pois é questão de sobrevivência diante do mercado globalizado. A gestão de pessoas passa nas Empresas por mudanças pela inadequação dos modelos tradicionais acima, descritos no atendimento às necessidades e às expectativas das empresas e das pessoas. 16 2. COMPETÊNCIA E RESULTADO. A base de todo o processo é a avaliação de desempenho com foco em competências e resultados, utilizando o conceito de competências para a construção de um sistema integrado e estratégico de gestão de pessoas. As etapas básicas são: mapeamento das competências organizacionais, mapeamento das competências de cada função e avaliação das competências de cada colaborador. Para melhor entendimento é preciso discorrer sobre s tópicos a seguir: 2.1 - O Conceito de Competência O conceito de competência foi proposto de forma estruturada por David Mc Clelland (1973), na busca de uma abordagem mais efetiva que os testes de inteligência nos processos de escolha de pessoas para as organizações. O conceito foi rapidamente ampliado para dar suporte a processos de avaliação e orientar ações de desenvolvimento profissional. Outro expoente na estruturação do conceito é Boyatzis (1982;13) e a partir da caracterização das demandas de determinado cargo na organização, procura fixar ações ou comportamentos efetivos esperados. Em seu trabalho o autor já demonstra preocupação com questões como a entrega da pessoa para o meio no qual se insere. A percepção do contexto é fundamental para que a pessoa possa esboçar comportamentos aceitáveis. Mas são autores como Lê Boterf (1994, 2000, 2001 e 2003) e Zarafins (1996 e 2001) que exploram o conceito de competência associado à idéia de agregação de valor e entrega a determinado contexto de forma independente do cargo, isto é a partir da própria pessoa. Essa construção do conceito de 17 competência explicita de forma mais adequada o que observamos na realidade das empresas. Vários autores procuraram estruturar o desenvolvimento do conceito de competência e/ou efetivar uma revisão bibliográfica. Dentre ele cabe destacar os seguintes: Parry (1996), Mc Lagan(1997) e Woodruff(1991), Dutra, Joel Souza(2001). Há grande diversidade de conceitos entre eles o de que o conceito de Competência é o conjunto de qualificações que permite à pessoa uma performance superior em um trabalho ou situação. Os avanços na gestão de pessoas foca àqueles que atuaram em duas frentes de forma simultânea: de um lado aprimoraram seus sistemas de gestão de pessoas, de outro estimularam as pessoas a construir seus projetos de carreira e desenvolvimento profissional. Verifica-se que se trata de conceito em construção existindo muito para aprofundar no referido tema, necessitando de aprimoramento, principalmente nas lideranças organizacionais. Durante os anos 80 e 90, muitos autores contestaram a definição de competência associada ao estoque de conhecimentos e habilidades das pessoas e procuraram associar o conceito às suas realizações e àquilo que elas provêem, produzem e ou entregam. Segundo eles, o fato de a pessoa deter as qualificações necessárias para um trabalho não assegura que ela irá entregar o que lhe é demandado. Essa linha de pensamento é defendida por autores como Le Boterf (1994) e Zarifian(1996). Para Le Boterf, por exemplo a competência não é um estado ou um conhecimento que se tem, nem é resultado de treinamento. Na verdade, competência é colocar em prática o que se sabe em determinadocontexto, marcado geralmente pelas relações de trabalho, cultura da empresa, 18 imprevistos, limitações de tempo e de recursos etc. Nessa abordagem, portanto podemos falar de competência apenas quando há competência em ação, traduzindo em saber ser e saber mobilizar o repertório individual em diferentes contextos. 2.2 - Desenvolvimento das competências alinhadas com o planejamento estratégico Nesse tempo de alta competitividade, de muitas mudanças de paradigmas, há uma certa urgência para que as empresas, as gerências e os profissionais aumentam suas competências e as coloquem em prática. Mas a urgência não pode prejudicar as maneiras devidas de desenvolvê-las e aplicá-las (Rezende, Enio). Em todas as suas atividades, as pessoas e as organizações possuem e sempre aplicaram competências, mas nem sempre da maneira mais objetiva e produtiva porque não haviam teorias, fórmulas e orientações. Tudo é muito recente em relação a modelos teóricos e operacionais. Há um caminho ainda não explorado que possibilita as empresas maximizarem a produtividade e sustentar maiores lucros: integrar e potencializar suas grandes competências: essenciais, gerenciais, pessoais e organizacionais, promovendo a integração da visão estratégica (competência essencial) com o uso de competências de gestão (integração de equipes, lideranças de reuniões, decisão participativa etc), com utilização de instrumentos de comunicação e sistemas de desempenho (competências organizacionais) e ainda verificando a necessidade de treinar pessoas, e uso de sistemas de reconhecimento, integrando objetivos, planos e atividades de gestão de pessoas, buscando o pleno domínio de integração em todas as fases, principalmente, de todas as formas de avaliar resultados e de fazer os reconhecimentos devidos, constituindo assim, a avaliação de desempenho por competência em um instrumento na busca da performance 19 das empresas, através do desenvolvimento das competências alinhadas com o planejamento estratégico. Para melhor detalhamento faremos uma abordagem inicial sobre as fases de avaliação de desempenho, o conceito de competências, o processo de avaliação de desempenho, e posteriormente, a classificação das competências. Até os anos 80, a Avaliação de desempenho na maioria das empresas limitava-se à análise das competências técnicas do colaborador, de forma unilateral, na qual o superior imediato avaliava o empregado. Na década de 90 houve uma febre por resultados, e a base da avaliação de desempenho passou a ser avaliação por objetivos, APO, no qual somente as metas alcançadas eram glorificadas e as não alcançadas, crucificadas. Essa avaliação trouxe diversos traumas aos colaboradores, em função da forma como era conduzida, principalmente com relação à questão de determinar quais eram os objetivos, pois estes eram impostos. Foi quando surgiu a APPO – Avaliação Participativa por Objetivos, que nada mais é do que a APO, porém com a participação dos colaboradores para construir o que avaliar. Isso foi um avanço importante, mas ainda não tínhamos uma visão do que era o colaborador. Na metade da década de 90 e início do ano 2000, veio à tona o conceito de competências. Foi a era da instalação do conceito do CHA (Conhecimento, Habilidade e Atitude ) nas Empresas. Segundo Scott B. Parry, competências são: “Um agrupamento de conhecimentos, habilidades e atitudes correlacionadas que afeta parte considerável da atividade de alguém, que se relaciona com seu desempenho, que pode ser medido segundo padrões pré-estabelecidos, e que pode ser melhorado por meio de treinamento e desenvolvimento”. 20 Essa definição nos leva a base das competências: Conhecimentos, habilidades e Atitude, e que são conhecidas pelas letras CHA. 2.3 - As bases da competência: Conhecimentos, habilidades e atitudes - CHA Segundo Leme, Rogério, “O Conhecimento é o que aprendemos nas escolas, universidades, nos livros, no trabalho”. Para o cargo: Refere-se à necessidade que o cargo tem de formação acadêmica, conhecimentos técnicos, especialidades. Nessa etapa da competência, não se exige prática, apenas formação e pré-requisitos necessários ao cargo. Para o candidato: refere-se à especificidade de sua formação, escolaridade, idiomas, informática, para atender às necessidades do cargo etc. A Habilidade é o saber fazer, tudo o que utilizamos dos nossos conhecimentos no dia-a-dia. (experiências, práticas, domínio do conhecimento). Já a atitude é o que nos leva a executar nossa habilidade de um determinado conhecimento, pois ela é o querer fazer (valores, emoções, sentimentos). O CHA é separado em dois grupos: Competência técnica e competências comportamentais. As competências técnicas é tudo o que o empregado precisa ter para desempenhar seu papel e são expressas pelo C e pelo H , o “SABER” e o “SABER FAZER”. 21 As competências comportamentais são o diferencial competitivo de cada profissional e tem impacto em seus resultados. São expressos pelo A do CHA, o “querer fazer”. Resumindo: Conhecimento (saber) e Habilidade (saber fazer ) - competência técnica e Atitude (querer fazer) - competência comportamental. Competência é um agrupamento de conhecimentos, habilidades e atitudes correlacionadas, conforme conceitua Scott B. Parry, portanto, a separação do CH e do A é didática. O processo sistemático de avaliação de desempenho constata os resultados do desempenho de seus colaboradores após um período pré- determinado. Leme, Rogério aborda significados envolvidos nos termos abaixo, para gerar o entendimento sobre avaliação de desempenho. As palavras Empenho, Desempenho, Resultado, Avaliação e Performance, conforme consta no dicionário Aurélio significam: Empenho: Ato de dar a palavra em penhor, obrigação, grande interesse. Desempenho: resgatar (o que dera como empenho), livrar de dívidas, cumprir aquilo a que se estava obrigado, executar Resultado: Ato ou efeito de resultar (significa “ter conseqüência ou efeito, ou ainda nascer”), proceder”, produto de uma operação matemática, termo, fim, lucro, proveito. Avaliação: Ato ou efeito de avaliar, valor determinado pelos avaliadores. Performance: Não é uma palavra que se origina na língua portuguesa, mas sim na inglesa, que significa Desempenho. 22 O empenho acontece quando somos expostos a um desafio e o aceitamos, como por exemplo, uma nova proposta de trabalho, emprego, um novo projeto, ou mesmo um desafio em nossa empresa. Nesse momento, damos nossa palavra de que faremos o melhor papel para alcançar o resultado desejado. Embora empenhados no desafio, isso não significa que conseguiremos resgatar nossa palavra que demos como penhor de que vamos cumprir ou executar todo o desafio, ou seja, alcançar o resultado esperado. Então, o desempenho é o resgate por meio da avaliação para saber se os resultados foram alcançados, de forma a saber se ficaremos ou não, ainda, com alguma dívida. Portanto, empenho não é desempenho, e, ao avaliarmos o desempenho de um colaborador, precisamos ter claro, “o que foi prometido” ao dar o empenho de nossa palavra, ou seja, qual o resultado combinado. 2.4 - Regras básicas para construir avaliação de desempenho por competência Descrevemos abaixo, algumas regras básicas para construir avaliação de desempenho que serão apresentadas a seguir: É preciso iniciar pelo empenho, ou seja, é preciso estabelecer as regras do jogo e combinar o que será avaliado e a forma com que será avaliado. Somente assim, ao chegar o momento da Avaliação de Desempenho, o colaborador avaliado terá de forma clara, a compreensão se ela tem alguma “dívida” ou não. 23 Quer dizer, precisa ficar claro paraele se atingiu seu desempenho máximo e se não atingiu, qual foi o motivo que o levou a isso, para que ele possa empenhar novamente sua palavra no resultado a ser alcançado, porém, agora, sabendo onde precisa melhorar. Não é recomendado implantar Avaliação de desempenho iniciando-se pela avaliação. Não é sadio, alguém empenhar sua palavra em um resultado que não se sabe qual é. Antes de iniciar a avaliação, precisamos determinar o que será avaliado. O erro de muitas empresas que na ansiedade de apresentar resultado, querem começar o processo pela avaliação, querendo um resultado. Resultado de quê? Essas empresas buscam apresentar um número para justificar alguma exigência de algum processo ou, infelizmente de algum diretor ou presidente de empresa que deseja a avaliação de desempenho em trinta dias por exemplo. Nesse caso, saberemos que alguns ficarão com “dívidas” que não são justas e outras terão suas “dívidas“ perdoadas, assim funciona avaliação de desempenho que não foi estruturada. O período entre a divulgação do início da avaliação (empenho dos colaboradores) e o momento da avaliação deve ser o suficiente para que possam ser gerados resultados ( 6 meses a 1 ano). Há necessidade de um período razoável entre implantação do processo da avaliação (o empenho) e o momento da Avaliação de desempenho. 24 É necessário um acompanhamento e uma freqüência a ser estipulada por cada objetivo da avaliação. Por outro lado, o colaborador deverá constantemente estar monitorando os resultados parciais dos objetivos que foram assumidos junto à organização. Definir quais os objetivos não significa querer ou não trabalhar um ou outro deles, pois os objetivos devem estar inseridos na estratégia da empresa, e certamente alguns, mesmo que difíceis ou dolorosos, precisam ser trabalhados. É preciso contar com a participação das pessoas, justificando os pontos divergentes para que haja um consenso alinhado à estratégia da organização, em busca do cumprimento de sua missão e visão. É preciso deixar claro qual o resultado esperado e como acontecerá a avaliação. Preparo do avaliador: Os critérios devem ser claros, conhecidos por todos e devem referir-se ao período do empenho até a data do início da avaliação. É importante utilizar critérios objetivos e mensuráveis e ser justo Não se deve analisar fatos ocorridos antes do período, pois não estará avaliando o resultado empenhado. Apresentar o resultado ao avaliado. O empregado precisa saber do resultado da avaliação. Isso é justo, pois o resultado não deve ficar somente ao alcance do gestor. O colaborador precisa saber do resultado, mas também de uma orientação sobre esse resultado, pois o objetivo é gerar desenvolvimento e um realinhamento com a estratégia da empresa. 25 Não assumir o que não é possível de ser cumprido. As empresas propõem inúmeros objetivos não alcançáveis, irreais. Muitas vezes, esse é um problema do colaborador que assume algo que não pode cumprir. Resultado: empenho sem cumprir com o resultado, na Avaliação de desempenho, gera dívida. A conseqüência é pior, pois, se o colaborador não atingiu suas metas, vão colocar novas metas e ele terá que atingir o que ficou para trás e as novas. Há acumulação de dívidas e a falta de resultado que isso irá gerar, criando um clima que não é o esperado para uma empresa que vive em um mercado globalizado. Quando olhamos o desempenho, estamos olhando para o passado, analisando o que já ocorreu e que não voltará mais. É importante ter a base histórica e saber recorrer a ela com inteligência, para que a base futura seja construída de forma sólida. A Avaliação de Desempenho com foco em Competência olha para o futuro, que é o desenvolvimento das pessoas, e onde os resultados obtidos no passado servem ao serem analisados para a criação de novas estratégias e alternativas. Os resultados a serem alcançados na próxima Avaliação de Desempenho possam ser melhorados em termos do colaborador e, por conseqüência, da organização. A diferença está em utilizar a Avaliação de desempenho, onde empresas alinhadas com a nova realidade do mercado, utilizam a avaliação de desempenho para o desenvolvimento, avaliando e analisando os “gaps” para implementar um processo de aprendizagem. 26 Para que a aprendizagem reflita efetivamente no desempenho, é importante termos uma visão integral. 2.5 - A efetividade do processo de avaliação de desempenho por competência O processo se complementa a partir do momento em que é possível realizar a gestão integrada, apoiado em Gestão por Objetivos, Gestão por Competências, Gestão de Desempenho, Sucessão & Carreira e o Aprendizado. Quanto aos termos, falta a abordagem sobre Performance, que significa desempenho em inglês e ao utilizarem tal termo, consideraram apenas, a avaliação das competências e/ou competências comportamentais, induzindo leitores e empresas a cometerem erros gravíssimos, como querer remunerar pessoas com foco em competência. É um conceito errado se for utilizado somente baseado em competências técnicas ou comportamentais, o CHA. O CHA por si só não diz o que o colaborador entrega para a empresa. Precisamos de outros fatores que compõem a Avaliação de Desempenho com foco em competência, e, com resultado dessa, poderemos aplicar a remuneração por competência de forma consistente. 2.6 - O “CHA” não traduz o conceito de entrega e complexidade do colaborador Existem teoria e conceito em muitos livros, mas nenhum deixa claro como chegar em uma base convincente, científica, não subjetiva e simples de como determinar a efetiva competência do colaborador . Não a competência no conceito 27 do CHA, mas na avaliação do colaborador como um todo, a ponto de justificar sua entrega para a organização e transformar esse resultado em dados precisos. 2.7 - O conceito de complexidade Pode se verificar essa complexidade na descrição das funções no item “Atribuições e Responsabilidades”, mas é preciso preparar as descrições de funções, alinhadas ao planejamento estratégico da empresa. Leme, Rogério cita o seguinte exemplo: O colaborador “A” comete um erro, e isso ocasiona impacto financeiro de mil reais, e outro, de proporção similar cometido pelo colaborador “B”, que devido a sua função, o erro impacta em um milhão de reais. A complexidade da função “A” é bem menor que a complexidade da função B. O exemplo é atrelado a um impacto financeiro por ser mais simples, mas a complexidade não está associada apenas à visão financeira e sim a qualquer fato dentro da organização, como a imagem da empresa, por exemplo. Quanto maior o nível hierárquico, maior a complexidade, maior a responsabilidade. O Presidente de uma Empresa tem de responder por um problema que tenha ocorrido com um produto ou serviço, quanto maior o nível hierárquico, maior a complexidade, maior a responsabilidade. Guy Le Boterf, define como profissional “àquele que administra uma situação profissional complexa”, e Dutra complementa o significado de complexidade como “o conjunto de características objetivas de uma situação, as quais estão em um processo contínuo de transformação”. 28 Isso demonstra que a perspectiva de Complexidade integra às perspectivas básicas da Avaliação de desempenho com foco em competências, que são perspectivas técnicas, comportamental, resultado e complexidade. 2.8 - O conceito de entrega Quando identificamos as quatro perspectivas acima descritas, é possível mensurar a entrega de um colaborador. Identificar uma das perspectivas ou cumprimento de uma meta em específico não é entrega. A entrega são os valoresque ele acrescenta ou como ele contribui para o crescimento e para a realização da estratégia da organização. As duas primeiras têm origem no CHA das competências, a terceira são os resultados, metas e objetivos traçados para o colaborador. A complexidade tem origem na descrição da função, que são as tarefas estratégicas que o colaborador realiza e a forma como são realizadas tendo impacto nos resultados. Na avaliação de desempenho com foco em competências proposto, a entrega do colaborador será expressa pela consolidação estratégica de cada uma das perspectivas. As quatro perspectivas poderá ser acrescidas de outras, dependendo da estratégia e o contexto de mercado. Para cada perspectiva, existe uma regra básica que é mapear e avaliar. Ao executar a avaliação de cada uma das perspectivas, algumas ações devem ser tomadas tais como: dar feedback e montar um plano de ação para promover o desenvolvimento do empregado. 29 Para o desenvolvimento de pessoas considera-se: Mapear, Avaliar, Feedback e Plano de Ação. O processo é cíclico, após a implementação do plano de ação, retorna-se para a avaliação, feedback e novamente o plano de ação. Somente retorna ao mapeamento, no momento em que mudar a estratégia da empresa. A avaliação de desempenho por competência constitui assim, um instrumento na busca da performance das empresas, através do desenvolvimento das competências alinhadas com o planejamento estratégico. Considerando a estratégia da empresa é preciso fazer gestão por competência, cujo maior desafio do Gestor de Pessoas nesse mercado competitivo é atrair, reter e capacitar os seus recursos humanos para um desempenho de excelência, e para isso precisa definir de forma objetiva os conceitos e as ferramentas da gestão por competência, estabelecendo os indicadores, ensinando a mapear e a mensurar as competências. 30 3. AS FERRAMENTAS PRÁTICAS DA AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO POR COMPETÊNCIA. As ferramentas práticas para Gestores de Pessoas, segundo Rabaglio, Maria Odete são: mapeamento de competências Organizacionais; mapeamento e mensuração de perfis de competências dos cargos ou funções, avaliação das competências de cada colaborador. Essas ferramentas de gestão por competência entregam aos gestores uma forma muito prática de gerir e desenvolver pessoas continuamente, de forma homogênea, com o objetivo de estabelecer uma cultura organizacional também homogênea, onde as lideranças se percebam remando na mesma direção, somando força para o alcance de objetivos comuns. Competência é um conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes (CHA) específicas para cada cargo, que segundo uma metodologia criteriosa torna possível: mapear o perfil das competências necessárias para qualquer cargo ou função, construir as ferramentas personalizadas para avaliar o perfil de competência dos candidatos ao cargo, com o objetivo de identificar a compatibilidade entre necessidade do cargo e perfil do candidato a ocupante do cargo, que são: o mapeamento e a mensuração de competências e a entrevista comportamental com foco em competência. A Gestão por Competência é um conjunto de ferramentas práticas que instrumentaliza recursos humanos e gestores para fazer gestão e desenvolvimento de pessoas, com foco, critério e clareza, através de ferramentas mensuráveis, personalizadas e construídas com base nas atribuições dos cargos ou funções. 31 Subsistemas da Gestão por Competência abrange o mapeamento do perfil de Competências Organizacionais, Mapeamento e mensuração do perfil de competências de cargos e funções, Seleção por competência, cujas ferramentas são: entrevista comportamental, jogos com foco em competência, mensuração para entrevistas e jogos, Avaliação com foco em competência cujas ferramentas são: medidor de competência/mensuração do medidor de competência, e Treinamento e Desenvolvimento de Competência, Avaliação de Eficácia das Competências a ser desenvolvida, Remuneração por competência. Essas ferramentas trazem o perfil das competências de cada cargo e as ferramentas para identificar a compatibilidade entre perfil do cargo e dos candidatos com a finalidade de proceder escolha do talento específico. Para os colaboradores que já fazem parte do quadro da empresa, que é nosso tema, as ferramentas tornam possível fazer a avaliação do perfil e comparar com o perfil do cargo para identificar as competências que são compatíveis e as que precisam ser potencializadas para garantir excelência em resultados, desenvolvendo talentos. 3.1 - Mapeamento de competências É a estratificação criteriosa e organizada de todos os conhecimentos, habilidades e atitudes necessárias para eficácia e resultados em um cargo específico. 3.2 - As competências organizacionais. O mapeamento das competências organizacionais é a identificação das competências necessárias para que a empresa cumpra suas estratégias e atinja suas metas e seus objetivos. 32 É realizado através de indicadores de competências da empresa, que são: Missão, Visão, Valores, Plano Estratégico, Princípios, Objetivos, Filosofia etc. As competências de uma empresa devem ser extraídas do seu universo cultural com base nos indicadores da empresa para expressar sua identidade. Para exemplificar, discriminamos abaixo, um exemplo prático citado por Rabaglio, Maria Odete relativo a sua consultoria: Missão da Rabaglio Educação Empresarial Consultoria: Desenvolver produtos e serviços de ponta para atender às necessidades de aperfeiçoamento dos talentos humanos de nossos clientes. Competências: Criatividade, empreendedorismo, foco no cliente, proatividade Oferecer serviços personalizados com o objetivo de atender às necessidades específicas de cada cliente. Competências: Foco no Cliente Administrar uma equipe integrada e conectada com as tendências, que possa oferecer os melhores produtos e serviços do mercado de Recursos Humanos. Competências: Planejamento, empreendedorismo, espírito de equipe, proatividade, foco em resultados Priorizar a evolução do capital humano reunindo competências técnicas e comportamentais, na busca do desenvolvimento holístico do ser. Competências: Planejamento, visão sistêmica, foco em resultados. Extraímos da Missão as seguintes competências:Criatividade, empreendedorismo, foco no cliente, proatividade, planejamento, espírito de equipe, foco em resultados e visão sistêmica. Relacionamos abaixo o significado de cada uma competência mencionada acima: 33 Criatividade - Capacidade de entender a necessidade dos clientes e desenvolver soluções personalizadas, de ponta, com foco em soluções específicas capazes de encantar e fidelizar clientes. Empreendedorismo - Domínio das melhores práticas de mercado e das técnicas e ferramentas mais atualizadas capazes de trazer soluções surpreendentes para os resultados dos clientes. Foco no Cliente - Capacidade de reunir ferramentas capazes de entender o universo de cada cliente e prover soluções personalizadas para a gestão do seu negócio, através de uma comunicação eficaz, positiva e focada no sucesso do cliente. Proatividade - Capacidade de identificar e desenvolver ações preventivas, capazes de prevenir adversidades, prever tendências lucrativas e agregar valor ao negócio do cliente. Planejamento - Capacidade de gerir equipes de alta performance, que possam levar soluções inovadoras e criativas para atender às necessidades dos clientes através de ações estratégicas personalizadas. Espírito de Equipe - Capacidade de envolver e comprometer equipe técnica e administrativa, mantendo união e integração entre equipes, e eficaz interação com osclientes externos, através da comunicação de duas vias e inspiração para participação e sugestões. Tudo isso com entusiasmo e motivação para o desenvolvimento de um trabalho de qualidade capaz de oferecer excelência em serviços e sentir orgulho pelas realizações que resultam em esforço conjunto conseqüente da convivência prazerosa e gratificante para todos. Foco em Resultados - Capacidade de criar estratégias de sucesso e gerar resultados aos clientes internos e externos. Visão Sistêmica - Capacidade de estabelecer conexão com as tendências de mercado e com as necessidades específicas de cada cliente interno e externo. Capacidade, também de tomar todas as decisões necessárias ao crescimento, desenvolvimento e aperfeiçoamento dos clientes, segundo suas necessidades e as da consultoria, para potencializar sua capacidade de satisfação do cliente. 34 As definições devem ser divulgadas, utilizando todos os veículos de comunicação da empresa, além de desenvolver ações especiais para os gestores entenderem e atuarem como multiplicadores para suas equipes. Essas competências servem como norte para que todos possam priorizar o desenvolvimento, direcionando para suas atribuições. Percebemos que muitas competências se repetem através dos indicadores e isso tem um grande significado para as competências organizacionais. Afinal, estamos extraindo essas competências das referências que norteiam a empresa, e se há repetição é porque são de extrema importância, podemos classificá-las como “Competências imprescindíveis”. Muitas competências são de extrema similaridade e podem ser agrupadas, tendo uma única definição. As demais competências são chamadas de competências alavancadoras, pois servem como suporte para que as imprescindíveis sejam potencializadas. Aqui já temos uma ordem de prioridade para o treinamento e desenvolvimento dessas competências. Deve-se iniciar com as competências imprescindíveis, de forma que se atinja toda a população da empresa através de diversas ações combinadas e direcionadas para cada público-alvo. Após um longo trabalho de potencialização das competências imprescindíveis, devemos continuar o plano estratégico de desenvolvimento de competências, enfatizando as competências alavancadoras, que não podem ser esquecidas nem devem ficar fora do plano de desenvolvimento, pois são importantes e farão a diferença nos resultados. 35 As definições de competências devem ser divulgadas utilizando todos os veículos de comunicação da empresa, e desenvolvendo ações especiais para os gestores entenderem e atuarem como multiplicadores para suas equipes. Essas competências servem como norte para que todos possam priorizar o desenvolvimento, direcionado para suas atribuições. Após extrair as competências de todos os indicadores, percebemos que muitas se repetem e isso tem grande significado para as competências organizacionais. Se há repetições é porque são de extrema importância, e por isso são classificadas de “Competências Imprescindíveis”. Muitas competências são similares e podem ser agrupadas tendo uma única definição, reduzindo em 50% a quantidade de competências, sem deixar de citá-las e evidenciá-las, pois se suprimir uma, pode significar deixar de desenvolvê-la no perfil comportamental dos colaboradores. Podemos observar que se cinco competências foram repetidas: planejamento, proatividade, empreendedorismo, foco no cliente e .foco em resultados, as chamadas competências imprescindíveis. As demais competências são chamadas de competências alavancadoras, pois servem como suporte para que as imprescindíveis sejam potencializadas. 3.3 - Mapear e mensurar competência A descrição de cargos ou funções atualizada fornece todos os indicadores de competência do cargo, e será também a base para mensurar competências., tornando-se a metodologia mais consistente, clara e objetiva para mapear e mensurar as competências. 36 3.4 - Mapear perfil de competência 1º. passo: Estabelecer os indicadores de competência do cargo. O que é indicador? São as atribuições ou as atividades do cargo que constam nas descrições de cargos, desde que estejam totalmente corretas e atualizadas. Todas as frases que tenham um verbo de ação formando um sentido completo são indicadores de competência. Caso tenha orações longas, contemplando várias atividades, é importante separá-las, pois cada uma delas pode indicar competências diferentes. 2º passo: extrair as competências técnicas e comportamentais dos indicadores de competências do cargo. Nesse passo, vamos analisar cada um dos indicadores, extraindo as competências técnicas (conhecimentos e habilidades) e as comportamentais (atitudes) necessárias para a excelência na realização do indicador, ou seja, da atividade ou das atribuições do cargo ou da função. Como exemplo prático podemos descrever algumas atribuições de um cargo de secretária. São eles: Realizar agendamento dos compromissos dos Diretores que atende. Indicador de Competência: Realizar o agendamento dos compromissos dos diretores. Competências técnicas (Conhecimentos e habilidades): Conhecimento das normas e dos procedimentos da empresa. Competências comportamentais(Atitudes): Organização, agilidade e planejamento, flexibilidade, comunicação, foco no cliente e foco em resultados. Realizar atendimento telefônico, repassando-o aos diretores ou ao setor responsável (triagem das ligações). Indicador de Competência: Realizar atendimento telefônico, repassando-o aos diretores ou ao setor responsável (triagem das ligações). 37 Competências Técnicas (Conhecimentos e Habilidades): Domínio do padrão de atendimento da empresa. Competências Comportamentais: Comunicação, Relacionamento |interpessoal, entusiasmo, empatia;saber ouvir, Flexibilidade, Agilidade, Foco no cliente e foco em resultados. 3º. passo: Relacionar as competências técnicas, organizar as competências comportamentais em grupos de competências similares, nomear os grupos de competências similares e justificar a necessidade de cada grupo de competências similares para o cargo. As competências técnicas são os pré-requisitos para o cargo, portanto elas são aferidas através de testes específicos. A organização das competências comportamentais em grupos de competências similares, partindo dos seguintes princípios: nenhum comportamento é exibido isoladamente. Sempre que um comportamento é exibido, leva com ele uma quantidade de outros comportamentos muito similares ou que sejam requisitos para que aquele comportamento possa existir. Um exemplo de comportamento é a estratégia. Para uma estratégia eficaz é preciso usar planejamento. Para um planejamento eficaz é preciso uma boa administração do uso do tempo, significando que juntamente com a estratégia, estão sendo usados outros comportamentos como: planejamento, organização e administração do tempo. Para nomear os grupos de competências similares: a base para criação desses grupos é a descrição e a atribuição dos cargos ou das funções, podendo um cargo ter até 4 ou 5 grupos de competências similares. 38 Os cargos mais simples, operacionais, tem menos quantidade, na maioria dois grupos com maior quantidade de atribuições e competências, podendo chegar a ter até cinco, e raramente seis grupo similares. Alguns exemplos de nomes de grupo de competências similares:competência orientadas para resultados, competências orientadas para o cliente, para comunicação interna, para liderança ou gestão de pessoas, criação de novos produtos e ações repetitivas 4º passo: Justificar a necessidade de cada grupo de competências similares. Essa etapa dá a visão completa e compreende a importância das competências comportamentais para a realização das atribuiçõesdo cargo ou da função. 5º passo: Mensuração de competências A base da mensuração por competências também é a descrição de cargos, ou seja os indicadores de competência. É preciso verificar quantos indicadores do cargo possuem. As competências foram extraídas desses indicadores e agrupadas em grupos de competência similares. Cada grupo será considerado uma unidade, já que nenhum comportamento é usado individualmente. Portanto qualquer comportamento do grupo que seja acionado estará levando junto vários outros comportamentos do mesmo grupo. Assim, considera-se cada grupo como uma unidade. Verifica-se, quantos dos indicadores do cargo indicaram cada grupo, considerando que, ao indicar uma competência do grupo, indicou-se o grupo. Se em sete indicadores, apenas um indicou as competências do Grupo I, o grau é 1. Se em sete indicadores, dois indicaram pelo menos uma competência do Grupo I, o grau será 2. Se em sete indicadores,três ou quatro indicaram competências do grupo I, o grau será 3. E assim por diante 39 Esse é o conceito para mensuração de todos os cargos. A base é a quantidade de indicadores de competências colhidas na descrição de cargos. Se um indicador indicou uma competência do grupo, o grupo está indicado. Após ter os grupos de competência similares formados, pode-se construir uma tabela, de acordo com o número de indicadores para identificar a quantidade de indicadores que indicou cada grupo. Assim pode-se chegar ao grau de cada grupo de competências para o cargo ou função. 40 4.DICIONÁRIO DE COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS O dicionário proposto pela Rabaglio, Maria Odete tem por finalidade contribuir para o trabalho personalizado e específico de cada organização, servindo como ponto de partida para ajudar os profissionais que estão envolvidos em projetos de gestão de competência a adaptar esse conteúdo para a cultura das suas empresas e a realidade de cada cargo existente. Relação de competências e conceitos: Administração do Tempo:Capacidade de empregar o tempo necessário para cada atividade sem desperdício. Agilidade: Capacidade de otimizar as atribuições para cumprir metas de produtividade. Atenção 1: Capacidade de concentrar atenção para evitar erros e defeitos. Atenção 2 : Capacidade de oferecer atenção para evitar erros e defeitos. Autopercepção: Capacidade de perceber o próprio comportamento e adequá-lo a cada situação. Capacidade de risco: Capacidade de calcular e planejar os riscos que pode correr em cada situação para atingir um objetivo. Bom humor: Capacidade de manter estado de humor estável e motivador mesmo diante de situações adversas. Clareza: Capacidade de se comunicar claramente, de forma que o ouvinte compreenda com facilidade. Coach : Capacidade de ensinar, orientar e dar suporte a clientes internos e externos Comportamento ético: Capacidade de agir com integridade e transparência, priorizando a honestidade e a verdade nas interações pessoais e profissionais. Comprometimento: Capacidade de desenvolver alto grau de compromisso com os resultados, de forma a tomar todas as providências necessárias para atingir o objetivo. 41 Comunicação verbal: Capacidade de expressão verbal clara e objetiva, isenta de ruídos. Cooperação: Capacidade de oferecer ajuda sempre que necessário a colegas de equipe ou clientes internos. Cortesia: Capacidade de interagir com atenção e gentileza com clientes internos e externos. Criatividade: Facilidade para encontrar novas idéias para solucionar problemas diários. Determinação: Capacidade de perseguir metas e objetivos, criando formas para ultrapassar barreiras e obstáculos até alcançar o que pretende. Dinamismo:Versatilidade para lidar de forma ágil com assuntos e atribuições diferentes ao mesmo tempo. Disciplina: Capacidade de se organizar para cumprir normas e procedimentos que levem ao atingimento de metas e objetivos. Discrição: Capacidade de apresentar atitudes comedidas, sem se expor de forma negativa diante do ambiente profissional, preservando uma imagem positiva de si mesmo. Disponibilidade: Capacidade de demonstrar prontidão para colaborar com o outro sempre que necessário, sendo facilitador de uma convivência saudável. Empatia: Capacidade de se colocar no lugar do outro, de perceber sentimentos e emoções do outro e de interagir de forma positiva com esses sentimentos e emoções. Empreendedorismo: Capacidade de criar as mais diversas estratégias orientadas para potencializar resultados. Equilíbrio emocional: Capacidade de manter a calma diante de situações adversas, sem perder o equilíbrio das emoções. Espírito de equipe: Capacidade de cooperar, colaborar, ajudar a equipe ou os clientes internos onde for necessário para que os objetivos conjuntos sejam alcançados. Estratégia: Capacidade de analisar uma situação e criar ou aperfeiçoar estratégias para potencializar resultados. 42 Flexibilidade: Capacidade de se relacionar com diferentes pessoas, trabalhar com diversas atividade, mudar estratégias e tentar novas possibilidade para atingir resultados. Foco em resultados: Capacidade parra conduzir os processos direcionando para atingir os resultados esperados. Humildade: Capacidade de admitir e assumir os próprios erros e desculpar-se quando percebe que de alguma forma ofendeu alguém. Inovação: Capacidade de visualizar novas idéias e estratégias que agregam valor aos resultados. Integridade: Capacidade de agir com honestidade, transparência e respeito diante de qualquer situação. Liderança motivadora: Capacidade de criar estratégias de motivação, estimular e influenciar a equipe no alcance das metas e dos objetivos. Liderança Orientadora: Capacidade de treinar e orientar para situações novas e projetos novos. Liderança Proativas: Capacidade de se antecipar às necessidades da equipe e tomar as devidas providências para potencializar resultados, através de pessoas. Liderança Estratégia: Capacidade de criar estratégias especiais para conduzir a equipe à eficácia em resultados. Liderança Delegadora: Capacidade de preparar a equipe para assumir novas responsabilidade e estabelecer estratégias de acompanhamento. Negociação: Capacidade de expor e ouvir idéias, argumentar, persuadir e chegar a conclusões produtivas. Objetividade: Capacidade de expor idéias de forma clara, se fazendo compreender com facilidade e agilidade. Organização: Capacidade de ter controle sobre todas as suas atividades e realizá- las dentro da seqüência mais produtiva. Persistência: Capacidade de persistir diante de adversidades e frustrações, buscando novas fórmulas para que suas metas sejam alcançadas. Persuasão: Capacidade de desenvolver argumentação capaz de convencer facilmente os seus ouvintes. 43 Planejamento: Capacidade de dar ordem de prioridade às suas ações individuais e conjuntas, a fim de garantir qualidade e produtividade. Proatividade: Capacidade de desenvolver atitudes preventivas capazes de impedir adversidades e visualizar oportunidades e resultados. Relacionamento Interpessoal: Capacidade de se relacionar de forma positiva e produtiva com diferentes tipos de pessoas na convivência diária em busca de resultados comuns. Resiliência: Capacidade de reagir de forma positiva e produtiva diante de pressões, frustrações e fortes impactos emocionais. Resistência à Frustração: Capacidade de reagir de forma positiva e produtiva em situações adversas e desmotivadoras. Respeito: Capacidade de ter atitudes respeitosas na interação com todos os tipos de pessoas. Saber ouvir: Capacidade de ouvir com atenção, demonstrando interesse e empatia. Soluções de Conflitos: Capacidade de encontrar soluções criativas para dirimir conflitos e problemas. Tomada de Decisão: Capacidade de analisarproblemas e todas as variáveis envolvidas e tomar decisões assertivas e focadas em resultados. Trabalho em equipe: Capacidade de se relacionar de forma positiva, mantendo um ambiente de alto astral, na busca por objetivos comuns. Visão empreendedora: Capacidade de vislumbrar tendências de mercado e formas criativas para potencializar resultados. Visão estratégica: Capacidade de criar ou aperfeiçoar estratégias de sucesso para potencializar resultados. Visão sistêmica: Capacidade de ter a visão do todo e fazer análises parciais e totais para tomada de decisão e de estratégias de sucesso. 44 5. O PROCESSO DE AVALIAÇÃO E O COLABORADOR A avaliação utiliza um formulário impresso ou on line onde constam dados do colaborador, área de lotação, nome, cargo, e um rol de competências referentes ao cargo. O gestor marca com o colaborador, no início do ano, de preferência em uma sala apropriada, esclarecendo sobre o processo de avaliação que será adotado, estabelece diálogo sobre as competências requeridas, a graduação das competências e as metas. Acerta o período de acompanhamento para verificação do desenvolvimento do trabalho, e ao término do período, normalmente anual, marca uma data para o ato de avaliação, consenso e elaboração do plano de desenvolvimento individual do colaborador. O momento do Feedback ao subordinado é delicado e deve ser construtivo, sendo dado com respeito, sinceridade de propósito e desejo de contribuir para o desenvolvimento do subordinado. Analisando as competências uma a uma, veremos que geralmente as competências do colaborador não estão no mesmo nível das competências de que a função precisa. A esse espaço ou a essa distância existente entre os dois pontos chamamos “gap”. Portanto, ao analisar o gráfico de “Gap” de função x colaborador poderemos encontrar situações em que o colaborador está no nível de que a função precisa (não há “gap” nesse caso), acima ou abaixo, sendo mais comum este último, abaixo da função. Para cada uma dessas situações, devem ser tomadas ações de modo a estimular e a desenvolver os colaboradores. Assim, de forma genérica, pode-se dizer que, se o colaborador estiver abaixo do nível de que a função precisa, trata-se do mais importante desafio para o profissional de treinamento, pois necessita traçar um plano de desenvolvimento para que o colaborador possa atingir as competências exigidas pela função. Se o colaborador estiver acima do nível é necessária uma atenção especial, pois é sinal que ele oferece mais do que a função precisa, então é preciso mudar o 45 colaborador de função ou delegar outras atividades para que ele se sinta desafiado, reconhecendo os esforços e o perfil dos colaboradores nessa situação e encontrar na empresa onde extrair o melhor potencial que eles podem oferecer. Se o colaborador estiver no mesmo nível que a função necessita é preciso apresentar novos desafios e, perspectivas de crescimento, para que ele não se sinta acomodado e satisfeito por estar nesse nível. O conjunto de todas essas ações é o que chamamos de gestão de competências e faz com que haja foco na ação. 46 6. O DESEMPENHO APOIADO NO TRIPÉ: COMPETÊNCIA, RESULTADO E RECONHECIMENTO, CONTRIBUINDO PARA A SATISFAÇÃO DO TRABALHADOR. A Avaliação de Desempenho com foco em competências identifica nos colaboradores o que ele efetivamente “entrega” para a organização. Hoje sabemos que cada cargo precisa de um “CHA” completo e que cada candidato ao cargo precisa ter o CHA de que o cargo necessita; sem essa compatibilidade de perfil não haverá eficácia em resultados. Para os colaboradores que fazem parte do quadro da empresa, as ferramentas tornam possível fazer a avaliação do perfil e comparar com o perfil do cargo para identificar as competências que são compatíveis e as que precisam ser potencializadas para garantir a excelência em resultados, promovendo reconhecimentos dos talentos. Investir em pessoas significa investir em resultados, já que os resultados são feitos pelas pessoas. 47 7. AVALIAÇÃO DE RESULTADOS O bom sistema de avaliação de resultados e de desempenho tem que traduzir a missão e a estratégia em fatores técnicos e comportamentais, organizados segundo os sistemas de negócios e as perspectivas globais de desenvolvimento organizacional. O desenho de um modelo estratégico começa, no sentido mais amplo, com o entendimento da missão da organização, da visão e dos objetivos essenciais para que as ações individuais relacionam-se com essas dimensões do negócio e, alinhem-se e proporcionem apoio. A seguir um exemplo dos vetores de resultados e desempenho que fornece as ferramentas para traduzir declarações estratégicas genéricas em hipóteses, objetivos essenciais para que as ações individuais relacionem-se com essas dimensões do negócio e, alinhem-se e proporcionem apoio. O exemplo vem de um profundo entendimento da Missão, dos objetivos do negócio e da visão de futuro. Missão: Qual é a nossa razão? Objetivo do Negócio: O que precisamos ? Visão de futuro: O que queremos ser? Estratégia: Como vamos chegar? Plano de Objetivos; Implementação de Ações Sistema de Gestão de Desempenho: O que precisamos fazer é capacitar-nos. 7.1 - Resultados As ações a seguir são necessárias para que a organização tenha um bom sistema de avaliação de resultados e desempenho: caracterizar uma unidade de 48 propósito de comportamento e atitude, criar uma estrutura e uma linguagem própria, comunicar a missão da organização, comunicar as estratégias da organização para seus colaboradores, informar sobre os valores do sucesso atual, informar sobre o futuro desejado, equilibrar os objetivos de curto e longo prazo, definir os resultados desejados e os seus vetores de desempenho e finalmente orientar pessoas em suas respectivas posições de trabalho. Conclui-se que as organizações precisam elaborar um painel de objetivos organizacionais e elaborar um sistema de metas funcionais. As duas tarefas são independentes, precisando ainda focar os objetivos comportamentais e atitudes, bem como fatores de conhecimento para os principais processos e funções organizacionais. Um bom sistema de avaliação de resultados deve produzir os seguintes resultados estratégicos: melhorar o processo de articular as ações das pessoas para cumprir objetivos de resultados estratégicos duradouros, conectar o foco nos objetivos derivados da intenção estratégica de criação de valor e gerenciamento de mudança necessária, e explicitar a relação casual entre o que é estratégico e o que deve ser executado operacionalmente pelas pessoas. Os processos são executados e gerenciados por pessoas que fazem trabalhos variados, inserindo aí dimensão humana. As variáveis do desempenho gerenciados na dimensão humana incluem: as competências, as habilidades, as responsabilidades, os padrões de desempenho necessários ao cargo/função, o feedback e o desenvolvimento de conhecimento. Os vetores de resultados e desempenho podem ser classificados em objetivos organizacionais, objetivos funcionais e comportamentos e atitudes. 49 Os objetivos organizacionais são as ações estratégicas necessárias para que reflitam na organização as expectativas do cliente quanto à qualidade, à quantidade, à disponibilidade e ao custo do produto ou serviço, e os objetivos funcionais são metas relacionadas aos processos de trabalho,que área ou grupo de pessoas precisa entender como componentes necessários configurados de forma a permitir que objetivos organizacionaissejam atingidos de maneira eficiente e comportamento e atitudes que cada pessoa precisa saber usar e ser estimulada a usar práticas de comportamentos e atitudes que garantam que os objetivos sejam atingidos. Os objetivos são marcos que definem o desempenho em relação aos aspectos do negócio focando resultados, enquanto as metas são etapas para viabilizar os objetivos, e tem expectativas de valor, volume e prazos definidos. Com relação a dimensão humana, o gerenciamento do desempenho humano envolve a obtenção de feedback regular do comportamento e das atitudes das pessoas perante o trabalho, acompanhando o desempenho real dos comportamentos e das atitudes ao longo das dimensões estabelecidas de processos internos e empresariais Isso, focaliza a atenção dos empregados nos indicadores mais críticos para a estratégia e aumenta a motivação interna, recompensando os empregados quando o individuo e a organização atingem seus alvos. A Avaliação por resultados é uma variável muito utilizada nas funções de gestão, considerando os objetivos em conjunto por avaliador e avaliados. As metas deverão ser negociadas no início do período, de modo que possam ser monitoradas no decorrer do ano referente à avaliação. Os resultados e objetivos esperados serão registrados em formulário próprio, considerando-se um mínimo de 3(três) e um máximo de 5 (cinco), devendo todos estarem alinhados aos objetivos estratégicos da empresa. O instrumento deverá 50 estar disponibilizado em um sistema informatizado que dará suporte tecnológico para a aplicação da metodologia de avaliação e operacionalização do sistema de forma ágil e precisa, tornando o processo mais eficiente. Para cada objetivo será estabelecido uma meta de alcance, visando à mensuração e avaliação do percentual atingido. Envolve as seguintes etapas:elaboração dos resultados/objetivos, metas e parâmetros da meta. 7.2 - As metas As metas devem ser definidas de cima para baixo na estrutura organizacional, em coerência com o contrato de gestão e o planejamento estratégico, considerando a missão, a visão, os valores e os objetivos organizacionais., foco nos resultados prioritários e articulação entre as metas da unidade, das equipes e a dos empregados. A definição de metas para cada empregado ou equipe deve considerar não só o desempenho individual, mas igualmente o compromisso com as metas de sua área de atuação. As metas devem estar definidas no tempo para permitir o acompanhamento de sua execução e associadas a uma métrica de modo a clarificar os níveis, registrada em um formulário. A perspectiva de resultados traz os conceitos da APO – Avaliação por objetivos – e que as metas sejam negociadas com o colaborador, e que não sejam assumidas metas inatingíveis. 51 Dessa forma, o que é avaliado são interesses estratégicos da organização, que são os objetivos. Esses objetivos são chamados de “Metas a serem alcançadas” e produto do esforço despendido é o resultado da meta. Exemplo de metas são: valor do faturamento, venda de determinado produto. Quantidade de produção, aumento de participação no mercado, número de reclamações ao cliente, quantidade de idéias apresentadas pelos colaboradores, absenteísmo, clientes conquistados, enfim, qualquer objetivos da organização que possa ser mensurado. 7.3 - Conversão do resultado em percentual Cada meta possui sua própria unidade de mensuração, por isso é necessário converter cada uma das metas em percentual. Exemplo, uma meta de faturamento pode ser mensurada em reais, porém será necessário converter essa meta da seguinte forma: Meta: R$ 300.000 Valor atingido: R$ 270.000,00 Resultado da meta: 90% 7.4 - Metas: Fator positivo e Fator Negativo. Existem dois tipos de metas: Positivos e Negativos No fator Positivo, se a meta de faturamento for estipulada em R$ 300.000 e ela for ultrapassada, isso é bom; Para as metas Fator Positivo, o “Resultado da meta “ é a divisão do “valor atingido” pela “Meta”, multiplicado por 100. 52 No fator Negativo, com base no absenteísmo que indica ausência de colaboradores do trabalho. Se ela tiver sido estipulada em 2% e o nível ficar em 4%, significa algo ruim, daí a denominação Fator Negativo. Meta: 2% Valor atingido: 4% Resultado da Meta: 50% 7.5 - O nível máximo de uma meta Existe uma estratégia e uma forma de análise de acordo com o nível Maximo a ser determinado e independente de ser fator positivo ou negativo. Pode ser determinado para uma meta um teto de 100%, ou permitir que não tenha esse teto, significando que pode ficar superior a 100%, enquanto para outra meta seja determinado que o teto seja 100% , mesmo que o resultado seja melhor que o esperado. O critério precisa ser previamente acertado ao serem implantadas as metas. Deve-se estipular as regras do jogo antes dele começar. É preciso saber o que está sendo empenhado. 7.6 - Metas individuais e metas coletivas As metas individuais são àquelas cujo esforço para atingi-las depende exclusivamente dos colaboradores. As coletivas podem ser de uma equipe, de uma função, de um departamento, ou da organização e requer monitoramento de diversas outras metas, mas é uma meta organizacional e, portanto, coletiva. 53 7.7 - A importância de uma meta em relação à outra Os pesos ou importância podem ser atribuídos as metas acordadas, de acordo com a estratégia da empresa. A importância da meta pode variar de 1 a 3 ou de 1 a 5. Portanto, devemos olhar para a Missão, Visão e Valores, e principalmente para o plano estratégico e refletir qual deve ser a contribuição que a função deve dar para que a estratégia seja cumprida. Essa análise deve ser feita também para o colaborador , para a área a que pertence, para a equipe que ele lidera ou da qual faz parte. Há indicadores para todas as partes, desde que as descrições das funções até os problemas que acontecem na organização. 7.8 - Parâmetros básicos da meta Uma vez determinadas as metas, é preciso estabelecer os parâmetros que podem variar de acordo com as metas tais como: a) Objeto da meta: é a descrição da meta propriamente; b) Data inicial e data limite: toda meta deve ter data para iniciar e para terminar; c) Estratégia: para que uma meta seja alcançada, é preciso montar uma estratégia. d) Fornecedores e estrutura: é preciso identificar os envolvidos no cumprimento da meta. e) Pontos de checagem - check point: para verificar evolução da meta; f) Limite da meta: é preciso estipular se será considerado ou não um resultado superior a 100%; g) Patrocinadores no sentido de buscar apoio necessário e envolver outras pessoas para que a meta seja atingida; 54 h) Orientador que participa da discussão de idéias e planos, auxilia nas análises e incentiva desempenho; i) Monitoramento e histórico não apenas nas datas dos pontos de checagem, mas constantemente, sendo registrado um acompanhamento detalhado para análise. j) cálculo do percentual de desempenho da perspectiva Resultado. A avaliação do Desempenho e Resultados nas empresas constitui uma ferramenta de estimativas de aproveitamento do potencial das pessoas no trabalho, das competências existentes e, por isso, do potencial humano de toda a organização. Relação entre sistemas integrados de avaliação e desempenho organizacional. Avaliação de desempenho – Ações específicas - Avaliação por objetivos – Resultados – Desempenho Organizacional. Os sistemas integrados de avaliação de
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