TCC- MELHORIA DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS

•

FAFIRE

ana claudia paz

07/05/2020

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Gestão da Qualidade

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CONGREGAÇÃO DE SANTA DOROTÉIA DO BRASIL
FACULDADE FRASSINETTI DO RECIFE – FAFIRE
DIRETORIA ADJUNTA DE PÓS-GRADUAÇÃO E PESQUISA

MELHORIA DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS -
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS EM CONFORMIDADE
COM UM SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

ANA CLÁUDIA DA PAZ

RECIFE-PE
Novembro-2015

FACULDADE FRASSINETI DO RECIFE - FAFIRE

ANA CLÁUDIA DA PAZ

MELHORIA DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS -
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS EM CONFORMIDADE
COM UM SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

Monografia apresentada à Faculdade Frassinetti
do Recife – FAFIRE, como parte dos requisitos
para obtenção do grau de especialista em Gestão
Integrada da Qualidade, Auditoria e Certificações.

Orientador: Josinete Angela da Paz

RECIFE-PE
Novembro-2015

ANA CLÁUDIA DA PAZ

MELHORIA DE DOCUMENTOS CORPORATIVOS -
GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS EM CONFORMIDADE
COM UM SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

BANCA EXAMINADORA:
Orientador:

Examinadores:

Recife-PE
Novembro-2015

A Sérgio Pedroza, minha homenagem.

Para meus filhos Everson e Felipe,
desejando que consigam ousar “sem
medo de ser feliz...”.

AGRADECIMENTOS

Aos meus pais, pela dedicação.
A minha orientadora Josinete, pela amizade e carinho com que me acolheu como
aluna e amiga, através de seus conselhos para a conclusão desse trabalho.
Ao professor Luiz Sérgio pelos ensinamentos e exemplo de dedicação à profissão.
A Diretoria da Maia Melo Engenharia, em especial a Mirtes Maria de Macêdo Roriz,
pelo apoio e por ter acreditado no meu potencial na coordenação do Comitê Gestor
e do Acervo Técnico.
Aos mentores Stanley Fortes Baptista e Edgar Maranhão Ferreira pelas lições de
vida e incentivo para que eu continuasse na área de Sistemas de Gestão.
Aos colegas e amigos que me acompanharam ao longo do curso, em especial a
Nair Souza, Raoni Velozo, Helton Portela, Helder Rodrigues, Camila Souza e
Priscilla Ferreira, pela amizade e companheirismo.
Ao meu marido e amigo, Sérgio Pedroza, pela paciência infinita, pelo incentivo, por
sua compreensão e por sua valiosa contribuição, sem a qual este trabalho não teria
sido realizado.

"O que nos impede na maioria das vezes
de ter o que queremos, de ser o que
sonhamos, de fazer o que pensamos e
aceitar com o coração, é a ousadia que
não cultivamos."

(Clarice Lispector)

RESUMO

Esta proposta teve como objetivo sugerir a aplicabilidade da tecnologia de
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para a Biblioteca Técnica de uma
empresa de engenharia consultiva, em conformidade com os requisitos
estabelecidos por órgãos reguladores e/ou certificadores em um Sistema de Gestão
de Qualidade, para otimização do seu acervo.
Grande parte do acervo de conhecimento da organização está espalhado em
diferentes tipos de arquivos de documentos e em documentos eletrônicos
incompatíveis não integrados dentro das aplicações. Soluções de GED são
projetados para organizar digitalmente os arquivos e registos das empresas que
foram gerados em papel, são primeiramente convertidos para o formato eletrônico
atraves de scanners, o que fornece um meio mais compacto de armazenamento, o
acesso universal para a recuperação, e níveis mais altos de segurança e privacidade
dos dados. Um sistema GED também controla arquivos digitais que são geradas
diretamente através de aplicações, tais como os da suíte Microsoft Office (Word,
Excel e PowerPoint), software de contabilidade, CAD, e-mail e assim por diante.
Junto com os desafios tecnológicos, desafios organizacionais provocados pelas
tecnologias da informação cada vez mais onipresentes em todos os dias,
necessitam de ser levados em conta na concepção da aplicação de gerenciamento
eletrônico de documentos da empresa (GED).

Palavras-chave: Sistema de Gestão da Qualidade. ISO 9001. Documentação
Gerenciamento Eletrônico de Documentos. GED.

LISTA DE FIGURAS

Figura 01 – Ranking da Engenharia Brasileira – 500 Grandes da
Construção ...............................................................................................

17
Figura 02 – Sequência e Interação dos Processos .................................. 20
Figura 03 – Organograma da Maia Melo .................................................. 21
Figura 04 – Vista do Corredor Central do Acervo Técnico ....................... 33
Figura 05 - Armazenamento dos relatórios produzidos ............................ 34
Figura 06 - Armazenamento dos relatórios produzidos em A3 ................ 34
Figura 07 – Ficha de Empréstimo ............................................................ 35

LISTA DE SIGLAS

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
OCR - Optical Character Recognition
ICR - Intelligent Character Recognition
ERM – Enterprise Report Management
DM - Document Management
DI - Document Imaging
COLD - Computer Output to Laser Disk
ERM - Enterprise Report Management
COM - Computer Output to Microfilm
ERP - Enterprise Resource Planning
SCM - Supply Chain Management
CRM - Customer Relationship Management

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO .................................................................................................................. 12
2. OBJETIVOS ...................................................................................................................... 14
2.1 - Objetivos Gerais ......................................................................................................... 14
2.2 - Objetivos Especificos ............................................................................................... 14
3. JUSTIFICATIVA ................................................................................................................ 15
3.1 - Delimitação do Tema ................................................................................................. 16
4. METODOLOGIA DE PESQUISA ................................................................................... 16
4.1 - Uma Breve Descrição Sobre A Maia Melo Engenharia Ltda .......................... 16
4.2 - Estrutura organizacional .......................................................................................... 16
4.2.1 - Visão do Futuro ....................................................................................................... 17
4.2.2 - Missão ........................................................................................................................ 18
4.2.3 - Valores ....................................................................................................................... 18
4.3 Processos Produtivos: ................................................................................................ 18
5. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ..................................................................................... 22
5.1 - Aspectos da Qualidade em um Ambiente de GED ............................................ 22
5.1.1 - Sistema de Gestão da Qualidade ....................................................................... 22
5.2 - A documentação no ambiente da qualidade ...................................................... 23
5.2.1 - Definição de documento ....................................................................................... 23
5.2.2 - Conceito de Estruturação das Informações .................................................... 23
5.2.3 - Tipos de documentos ............................................................................................24
5.3 - Requisitos normativos de controle de documentos ........................................ 25
5.3.1 - Normas ISO família 9000 ....................................................................................... 25
5.3.2 - Norma ISO 9001 – Controle de Documentos ................................................... 25
6. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED ............................. 26
6.1 - Origem ........................................................................................................................... 26
6.2 - Definição ....................................................................................................................... 27
6.3 - Estrutura ....................................................................................................................... 28
6.3.1 - Document Imaging ................................................................................................. 29
6.3.2 - Forms Processing ( OCR/ICR) ............................................................................. 29
6.3.3 - Workflow ................................................................................................................... 30

6.3.4 - Document Management ........................................................................................ 30
6.3.5 - COLD/ERM ................................................................................................................ 31
7. ACERVO TÉCNICO DA MAIA MELO ......................................................................... 32
7.1 - Situação atual do Acervo Técnico da Maia Melo ............................................... 32
7.2 - Controle de Registros de Documentos de Origem Externa .......................... 32
7.3 - Controle de Manuseio, Armazenamento e Preservação de Documentos .. 33
7.4 - Controle de Consultas e Empréstimos de Documentos ................................. 35
8. Aplicação de GED na Empresa .................................................................................. 36
8.1 - Vantagens do GED ..................................................................................................... 36
8.1.1 - Otimização do espaço físico ................................................................................ 36
8.1.3 - Controle de Manuseio, Armazenamento e Preservação de Documentos37
8.1.4 - Controle de Consultas e Empréstimos de Documentos .............................. 37
9. RECOMENDAÇÕES ........................................................................................................ 38
10. CONCLUSÕES ............................................................................................................... 39
11. REFERÊNCIAS .............................................................................................................. 40
ANEXO I ................................................................................................................................. 42

1. INTRODUÇÃO

Nas organizações onde muitos processos de trabalho estão conectados
com documentos, compartilhar o conhecimento coletivo armazenado nestes
documentos, no entanto, é, muitas vezes prejudicada pela falta de uma infra-
estrutura tecnológica e organizativa comum para gerenciamento de documentos
corporativos. Segundo Sprague (1995) gestão de documentos é definido como:
criação, armazenamento, organização, transmissão, recuperação, manipulação,
atualização e eventual eliminação de documentos para cumprir um propósito
organizacional.

O cenário organizacional, sem dúvida alguma, sofreu muitas alterações nos últimos
anos. Estas mudanças fizeram com que as empresas, de um modo geral,
precisassem adequar sua forma de atuação, no intuito de se manterem competitivas
em seu mercado e flexíveis com as novas regras mercadológicas a serem seguidas
(SANTIAGO JR., p.21).

A disseminação do conhecimento nas empresas, num ambiente tão competitivo
como o nosso, em que obter a informação de forma rápida e eficiente, tem sido
encarada como fator decisivo de sucesso nas organizações. Nessa linha de
raciocínio, SILVA (2002, p.198), já afirmava que vivemos em uma época de
profundas inquietações, onde as reais necessidades do homem e das organizações
modificam-se com a explosão permanente dos processos de mudança e com a
constante inovação tecnológica. Tais mudanças também atingem as bibliotecas, que
colaboram com a educação e possibilitam acesso às diferentes fontes de
informação.
Para que a informação tenha permeabilidade por todos os setores de uma
organização, torna-se necessário uma gestão da difusão da mesma para o alcance
dos seus objetivos estratégicos. SANTIAGO JR., (p.31), reforça esse pensamento
quando diz que a informação e seu adequado gerenciamento são fatores críticos
para o sucesso de uma organização, por ser utilizada para a geração do
13

conhecimento, e que a informação é a base do mesmo, sendo o seu uso condição
necessária para o êxito empresarial.
Diante do exposto, podemos atribuir o conceito de que a gestão do conhecimento é
o processo de levar ao conhecimento do usuário a informação, de forma que seja
entendida no menor tempo possível, utilizando-se de tecnologias compartilhadas por
todos os que fazem parte da organização. SANTIAGO JR., (p.32) afirma ser possível
definição de gestão do conhecimento como sendo “o processo de obter, gerenciar e
compartilhar a experiência e especialização dos funcionários, com o objetivo de se
ter acesso à melhor informação no tempo certo, utilizando-se para isto, tecnologias
de forma corporativa”.
A concepção e implementação das funções de gerenciamento de documento é
apenas uma parte do que um GED deve executar para ser funcional e bem
sucedido nas empresas. Para alcançar alta qualidade com o GED, é necessário
muito apoio organizacional.

A garantia de qualidade nas empresas e seus processos, tradicionalmente foram
amplamente organizadas por sistemas de qualidade. A série de normas ISO 9000
oferece um modelo conhecido para demonstrar a qualidade dos produtos ou
serviços (por exemplo, ISO 9001, ISO 9002). Em algumas empresas a auditoria
externa de qualidade tem sido a motivação mais importante para a implementação
das normas ISO 9000. Qualidade e critérios de adjudicação focando explicitamente
no cliente, benchmarking, aprendizado organizacional e melhoria contínua, exigem
que as organizações sejam capazes de provar que eles realmente usam métodos
específicos para esses fins. Em algumas empresas, melhoria contínua dos
processos foi implementada por um sistema de qualidade, onde as atividades de
garantia de qualidade mínimos exigidos por normas da família ISO 9000 foram
complementadas por atividades típicas em critérios de adjudicação da qualidade.

Embora a importância da GED com suporte computacional foi identificada por
muitos anos, continua a haver uma escassez de estudos empíricos sobre o
tema. Este estudo busca apresentar uma proposta para começar e organizar um
projeto GED como uma extensão de um sistema de qualidade. A proposta é para
ser implementada em uma empresa de consultoria rodoviária onde um sistema de
14

qualidade ISO 9001 já está funcionando. Uma consultoria é um ambiente de estudo
de caso interessante por duas razões. Primeiro, uma rica coleção de diferentes tipos
de documentos é necessária nas atividades da consultoria, tais como volumes
antigos em papel, arquivos de texto gerado por aplicativos, arquivos de cad,
imagens diversas, entre outros. Em segundo lugar, o número limitado de funções de
usuário diferentes em uma consultoria permite um estudo aprofundado com
recursos de pesquisa moderada. A empresa em questão – Maia Melo Engenharia
Ltda – tem seu destaque por ter sido pioneira entre as empresas de consultoria do
norte e nordeste do Brasil na implementaçãode um sistema de qualidade.

2. OBJETIVOS

2.1 - Objetivos Gerais

Apresentar a ligação entre GED e Sistema de Gestão da Qualidade. A gestão desse
conhecimento dará suporte ao Sistema de Gestao de Qualidade da organização
para que esteja implementado eficazmente nos seus processos, tomando como
base os requisitos da ISO 9001:2008, no que se refere ao controle de documentos,
garantindo sua rastreabilidade.

2.2 - Objetivos Especificos

• Sugerir a aplicabilidade da tecnologia de GED para a Biblioteca Técnica de
uma empresa de engenharia consultiva, em conformidade com os requisitos
de um Sistema de Gestão de Qualidade;
• Otimizar o acervo técnico da Maia Melo Engenharia;
• Gerenciar[n1] documentos (ao invés de simplesmente armazenar) permite
acesso mais rápido;
• Controlar de modo eficaz as informações do negócio da empresa;
15

• Tornar prático para o mapeamento dos processos para obtenção de fluxos de
trabalho eletrônicos;
• Aumentar ainda mais a produtividade e valor da unidade.

3. JUSTIFICATIVA

A implantação da Gestão do Conhecimento de engenharia, na empresa de
engenharia consultiva, poderá contribuir para o aproveitamento de melhores
práticas desenvolvidas, evitando a repetição dos erros e contribuindo para a adoção
de soluções que possam gerar ganhos de produtividade e qualidade,
proporcionando ainda o aperfeiçoamento profissional dos colaboradores. Segundo
Terra (2000), todas as empresas praticam de alguma forma a Gestão do
Conhecimento, não sendo possível conceber o trabalho humano sem o emprego da
inteligência humana, motivo pelo qual as empresas, nos seus processos de trabalho
e crescimento, estão invariavelmente reutilizando algum tipo de conhecimento para
produzir bens e serviços para seus clientes.
As empresas de engenharia consultiva, que desejam se tornar organizações do
conhecimento, precisam analisar a gestão do conhecimento como um processo
cíclico voltado para a melhoria contínua das ações organizacionais. Sob tal ponto de
vista, a primeira etapa do processo cíclico seria a criação do significado, em seguida
teríamos a construção do conhecimento e, por último, a tomada de decisões.
Durante a tomada de decisões, as informações são analisadas em função das
alternativas disponíveis, considerando-se as vantagens e desvantagens existentes.
A proposta para a utilização do GED torna-se essencial tendo em vista, que foi
constatado uma grande quantidade de documentos produzidos e material
armazenado, tornando-se inviável a qualquer biblioteca manter em seu espaço, todo
o acervo.

3.1 - Delimitação do Tema

O trabalho foi fundamentado em uma empresa de engenharia consultiva,
utilizando como referência para estudo o trabalho desenvolvido na empresa
para atender aos requisitos do seu sistema de gestão da qualidade. Desta
forma, com o objetivo de delimitar este trabalho que foi elaborado com base
nos requisitos da Norma NBR ISO 9001, ainda na versão 2008, foi selecionado
o Arquivo Técnico da empresa em estudo, onde foi realizado um trabalho de
campo, com os usuários da biblioteca, para que fossem colhidas informações
sobre a situação atual e os problemas encontrados no mesmo.

4. METODOLOGIA DE PESQUISA

O trabalho foi embasado em métodos que levam ao problema exposto, como leitura
de livros, artigos, normas e pesquisas no âmbito da internet. Além da observação
participante natural, onde o pesquisador pertence ao mesmo grupo ou comunidade-
empresa que investiga (Yin, 2005).

4.1 - Uma Breve Descrição Sobre A Maia Melo Engenharia Ltda

Para que se tenha uma ideia da natureza do acervo técnico da Maia Melo
Engenharia Ltda., passando a ser chamada neste trabalho, apenas pelo nome
fantasia Maia Melo, seguem algumas considerações sobre a empresa a qual se
apresenta essa proposta, com informações sobre sua estrutura organizacional e
sua trajetória em Sistemas de Gestão.

4.2 - Estrutura organizacional

Fundada em 1982, a Maia Melo consolidou uma posição de destaque no setor de
engenharia e arquitetura consultiva, realizando serviços que abrangem todas as
etapas de desenvolvimento do empreendimento, desde as fases de concepção e
17

estudos de viabilidade até a implantação da obra. A vasta experiência acumulada
em mais de três décadas e seu quadro de profissionais altamente especializados
coloca a Maia Melo entre as empresas mais qualificadas do mercado, conforme o
Ranking da Engenharia Brasileira – 500 Grandes da Construção – Segmento
Projetos e Consultoria, da Revista o Empreiteiro, onde a Maia Melo consolida-se
entre as 50 maiores do segmento, ocupando em 2014, a 31ª posição.

Figura 01 – Ranking da Engenharia Brasileira – 500 Grandes da Construção
Fonte: Revista o Empreiteiro (2015)

No campo do sistema de gestão da qualidade, atualmente a Maia Melo possui as
certificações ISO 9001/2008, ISO 14001/2004, NBR 16001/2004 e a OHSAS
18001/2007.

4.2.1 - Visão do Futuro

Em 2018: Ser referência nacional em nível de serviços, figurar na lista das 10
melhores do Brasil e consolidar nossa atuação no mercado internacional.

4.2.2 - Missão

Existimos para desenvolver e entregar produtos e serviços de engenharia de forma
inovadora, sustentável e com excelência, objetivando a satisfação de todas
as nossas partes interessadas.

4.2.3 - Valores

• Atuação ética, inovadora e sustentável no mercado;
• Cultura da melhoria contínua;
• Foco nos resultados e na satisfação das partes interessadas;
• Valorização das pessoas.

4.3 Processos Produtivos:

• Elaboração de Projetos de Obras e Serviços de Engenharia e de Arquitetura,
compreendendo:

� Rodovias;
� Ferrovias;
� Obras de Arte Especiais;
� Aeroportos;
� Saneamento;
� Obras Hidráulicas;
� Obras Civis;
� Ambientais;
� Outros.

• Gerenciamento, Supervisão e Fiscalização de Obras de Engenharia,
compreendendo:

� Rodoviárias;
� Ferroviárias;
19

� Obras de Arte Especiais;
� Aeroportos;
� De Saneamento;
� Hidráulicas;
� Civis;
� Outras.

• Serviços técnicos relativos a:

� Gestão de Manutenção Rodoviária;
� Diretrizes, Especificações e Normas para Concessão de
Rodovias e Ferrovias;
� Planejamento Urbano;
� Racionalização Administrativa;
� Organização e Métodos;
� Planejamento e Gestão de Transporte;
� Estudos de Viabilidade;
� Estudos e Projetos Ambientais;
� Desenvolvimento Institucional;
� Logística;
� Informática e Sistemas.

• Processos de Apoio e Organizacionais

• Diretrizes Organizacionais e Planejamento (Formulação de Estratégia,
Missão, Valores, Visão, Política, Perspectivas, Objetivos e Metas)
• Gestão da Responsabilidade Social
• Gestão da Qualidade
• Gestão Ambiental
• Elaboração de Propostas (Habilitação, Técnica e de Preços)
• Competência, Treinamento, Capacitação e Conscientização de
Pessoal – Formação e Desenvolvimento de Lideranças
• Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)
• Apoio Técnico/Administrativo
20

Para assegurar a operação, o controle e o monitoramento desses processos, bem
como a obtenção de melhorias, a Empresa gera informações, realiza análises e
promove as ações necessárias através de procedimentos e instruções
documentadas.

Figura 02 - Sequência e Interação dos Processos
Fonte: Manual do SGI – Maia Melo Engenharia

No organograma (em anexo), é possível verificar a importância do Comitê Integrado
de Gestão e do Acervo Técnico dentro da estrutura da organização, tendo em vista
os processos produtivos relacionados acima, subordinada diretamente à Diretoria de
Negócios e Gestão

Figura03 – Organograma da Maia Melo
Fonte: Manual do SGI

5. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

5.1 - Aspectos da Qualidade em um Ambiente de GED

5.1.1 - Sistema de Gestão da Qualidade

A noção de qualidade pode ter diversas definições, como por exemplo o conjunto de
condições que tornam um produto ou serviço próprio para o uso naquilo para o qual
ele foi projetado, mantendo o foco na segurança, tolerância a falhas, operabilidade,
facilidade de manutenção entre outros.

Devem ser identificados aquelas condições que irão determinar a qualidade do
produto, de maneira que durante seu processo de produção, ele possa atender a
tais condições, verificando se foi projetado e produzido da maneira correta.

Para se estabelecer um sistema de gestão da qualidade em sua organização, a
mesma precisa demonstrar sua capacidade em fornecer produtros que atendam às
necessidades e aos requisitos dos clientes além daqueles estabelecidos pelas
normas estatutárias e regulamentares aplicáveis. Na mesma concepção, a
satisfação do cliente torna-se a principal preocupação das organizações quando a
mesma se dará através da eficácia do sistema, incluindo aí os processos de
melhoria contínua, garantindo a conformidade dos requisitos acima citados (NBR
ISO 9000:2008).

Vale ressaltar que ainda conforme a NBR ISO 9000:2008, as aplicações dessa norma
são concebidas de uma forma geral, tornando-se aplicável em qualquer
organização, independentemente do seu tipo, porte ou produto que fornecem.

5.2 - A documentação no ambiente da qualidade

5.2.1 - Definição de documento

Do latim “documentum”, um documento é uma carta, um diploma ou um escrito que
reproduz um acontecimento, uma situação ou uma circunstância. Também pode ser
descrito como um texto que apresenta dados que podem ser utilizados para
comprovar algo.

Segundo a Norma ISO 9000:2005 conceitua-se como documentação, a própria
informação e o meio onde a mesma está contida. O meio físico pode ser papel,
magnético, disco de computador de leitura ótica ou eletrônica, fotografia ou amostra
padrão ou uma combinação destes.

Neste caso os documentos formam a base de dados sobre os passos necessários à
realização das tarefas, produtos ou serviços oferecidos pela organização.

COSTAL, em seu artigo, destaca que a gestão de documentos do SGQ deve levar
em consideração o controle do fluxo informacional (classificação e indexação) e a
avaliação dos documentos produzidos e recebidos. As tecnologias de
armazenamento de informações evoluíram bastante nos últimos tempos.
Atualmente, os softwares podem lidar com diferentes graus de independência em
relação à documentação em papel com destaque para o processamento de
documentos digitais (ou eletrônicos). Neles, as informações podem ser
armazenadas não só em formato textual, mas também por meio de símbolos
gráficos, imagens, fotos, áudio, vídeo e animações. Nos últimos anos, ganharam
destaque os documentos 100% digitais, ou seja, que são armazenados e validados
eletronicamente.

5.2.2 - Conceito de Estruturação das Informações

O desafio para a criação de documentos é conseguir organizar os esforços para a
produção da informação de forma que agilize o processo de revisão e consiga
produzir a maior quantidade de documentos em diferentes mídias, sem onerar os
24

custos de produção. Atualmente, a organização encontra um grande problema que
é o gerenciamento de grandes volumes de documentos de uma forma satisfatória e
eficiente. Embora existam algumas soluções para criação, recuperação e
armazenamento de documentos, muitas vezes elas não conseguem suprir todas as
necessidades encontradas durante o processamento destes documentos. O
conceito de estruturação da informação tem sido o que a maioria das empresas tem
adotado como solução para os problemas de gerenciamento de documentos.
Entender a diferença entre informação estruturada e informação não estruturada
pode facilitar o andamento do projeto de gestão de documentos e as informações da
empresa. A tecnologia existente é confiável, mas os aplicativos e programas apenas
organizam a informação. Tornar o projeto viável depende de conhecer conceitos e a
própria cultura do ambiente corporativo. Cerca de 80% do conteúdo produzido pela
empresa normalmente é em formato não estruturado.
Esse formato se caracteriza por não possuir estrutura de armazenamento bem
definida o que torna a informação um entrave do sistema de gerenciamento de
dados. Um bom exemplo são os relatórios, e-mails, fax, vídeos, etc.
Sendo assim, para que o colaborador consiga usufruir da informação, há a
necessidade de uma combinação entre a informação não estruturada e a
estruturada.
A informação estruturada permite que a organização armazene os dados
convencionais como os dados de um cliente, as informações de uma peça, etc.. e
depois tratá-las em uma aplicação ou banco de dados.

5.2.3 - Tipos de documentos

Os documentos possuem vários formatos diferentes tais como fax, e-mails,
documentos em papel, fitas de vídeo e áudio, planilhas, relatórios etc.
Os colaboradores criam, visualizam e revisam estes documentos, no entanto estes
documentos vão além do uso pelos indivíduos, eles são a base para comunicação
entre os colaboradores e os processos de negócios da empresa.
A falta de um sistema que gerencie os documentos é um problema que atinge a
empresa gerando insegurança, aumentando a margem de erro, desperdício de
tempo e comprometendo a rastreabilidade dos experimentos.
25

O controle ineficiente desses documentos caracteriza não-conformidade grave em
auditorias das Normas a que a empresa necessita atender.

5.3 - Requisitos normativos de controle de documentos

5.3.1 - Normas ISO família 9000

As normas ISO da família 9000, abaixo citadas, foram desenvolvidas para
auxiliar as organizações, independente de envergadura, na implementação e
operacionalidade de sistemas da qualidade com eficácia.

Segundo descrito pela Norma ISO (9000, p.1), as normas dessa família:

• A NBR ISO 9000 descreve os fundamentos de sistemas de gestão da
qualidade e estabelece a terminologia para estes sistemas;
• A NBR ISO 9001 especifica requisitos para um sistema de gestão da
qualidade, onde uma organização precisa demonstrar sua capacidade para
fornecer produtos que atendam aos requisitos do cliente e os requisitos
regulamentares aplicáveis e objetiva aumentar a satisfação do cliente;

• A NBR ISO 9004 fornece diretrizes que consideram tanto a eficácia como a
eficiência do sistema de gestão da qualidade. O objetivo desta norma é
melhorar o desempenho da organização e a satisfação dos clientes e das
outras partes interessadas;
• A ISO 19011 fornece diretrizes sobre auditoria de sistemas de gestão da
qualidade e ambiental. Juntas elas formam um conjunto coerente de normas
sobre sistema de gestão da qualidade, facilitando a compreensão mútua no
comércio nacional e internacional.

5.3.2 - Norma ISO 9001 – Controle de Documentos

A Norma ABNT NBR ISO 9001:2008 no seu requisito 4.2.3 estabelece que os
documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem ser
26

controlados, de acordo com os requisitos estabelecidos no item 4.2.4 – controle de
registros. A norma estabelece ainda que a organização deve ter um procedimento
documentado para que seja definido os controles necessários para:

− aprovar os documentos quanto à sua adequação, antes da sua emissão;
− analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar
documentos;
− assegurar que as alterações e a situação da revisão atual dos documentos
sejam identificadas;
− assegurar que as versões pertinentes dos documentos aplicáveis estejam
disponíveis nos locais de uso;
− assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamenteidentificáveis;
− assegurar que os documentos de origem externa determinados pela
organização como necessários para o planejamento e operação do sistema
de gestão da qualidade são identificados e a sua distribuição controlada; e
− evitar o uso não intencional de documentos obsoletos identificado-os de
forma apropriada no caso de serem retidos por qualquer propósito.

6. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED

6.1 - Origem

Na década de 80, alguns fornecedores começaram a desenvolver sistemas de
software para gerenciar os documentos em papel, devido ao grande volume de
papel que estava sendo gerado pelas empresas, a falta de segurança desses
documentos, a rastreabilidade e o armazenamento dos mesmos. Estes sistemas
tratavam os documentos em papel, que não só incluía impressos e documentos
publicados, mas também fotografias, gravuras, etc, escanando esses documentos e
armazenando-os em arquivos de computador.

Mais tarde começaram a escrever um segundo tipo de sistema que poderia
gerenciar documentos eletrônicos, ou seja, todos os documentos ou arquivos,
criados em computadores, e muitas vezes armazenados em sistemas de arquivos
locais dos usuários. Os sistemas gerenciamento eletrônico de documentos (GED)
mais antigos geriam tipos de arquivos proprietários, ou um número limitado de
formatos de arquivo. Muitos desses sistemas mais tarde ficaram conhecidos como
sistemas de imagens de documentos, porque eles se concentraram sobre a captura,
armazenamento, indexação e recuperação de formatos de arquivo de imagem. Os
sistemas GED evoluiram para um ponto em que poderiam gerir qualquer tipo de
formato de arquivos que podiam ser armazenados na rede. As aplicações
cresceram para abranger documentos eletrônicos, ferramentas de colaboração,
segurança, fluxo de trabalho e recursos de auditoria.

Estes sistemas permitiram uma organização para capturar faxes e formulários, para
salvar cópias dos documentos como imagens, e para armazenar os arquivos de
imagem em diretórios de segurança e de recuperação rápida (recuperação possível
porque o sistema lidou com a extração do texto do documento no processo de
captura, e as capacidades de recuperação de texto indexados fornecidos).

6.2 - Definição

Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é o gerenciamento de diferentes
tipos de documentos em uma empresa utilizando programas e armazenamento de
computador. Um sistema de GED permite que uma empresa e seus usuários
possam criar um documento ou capturar uma cópia em formato eletrônico,
armazenar, editar, imprimir, processar, e caso contrário gerenciar documentos em
imagem, vídeo e áudio, bem como em forma de texto. Um sistema de GED fornece
geralmente uma visão única dos vários bancos de dados e pode incluir scanners
para captura de documentos, impressoras para a criação de uma cópia impressa,
dispositivos de armazenamento, tais como matriz redundante de sistemas de discos
independentes, e servidor para o gerenciamento de bancos de dados que contém
os documentos.
28

Uma vez convertido em formato eletrônico, cada documento é nomeado e indexado
a partir de informações obtidas nele mesmo e então é arquivado eletronicamente.
Sempre que algum colaborador precisar, os documentos podem ser recuperados
pesquisando-se através de índices criados durante a digitalização (título, código de
identificação ou outro índice criado).

Enquanto muitos sistemas GED armazenam os documentos em seu formato de
arquivo nativo (Microsoft Word ou Excel, PDF), alguns sistemas de gerenciamento
de documentos baseados na web estão começando a armazenar o conteúdo na
forma de html (formato de páginas da web). Estes sistemas de gestão exigem
políticas para o conteúdo a ser importados para o sistema. No entanto, uma vez que
o conteúdo é importado, o software funciona como um motor de busca que os
usuários podem encontrar o que estão procurando mais rapidamente. O formato
HTML permite uma melhor aplicação dos recursos de pesquisa, tais como pesquisa
de texto completo ou parte dele.

6.3 - Estrutura

O GED é formado pelas seguintes tecnologias:

Document Imaging (DI), Forms Processing, Document Management (DM),
Workflow, COLD/ERM.

Essas tecnologias foram sendo agregadas ao GED na medida em que, com o
passar do tempo, surgiu nas empresas uma necessidade mais completa para o
gerenciamento de documentos. A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava
basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens
digitais dos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilitava a
digitalização de documentos originados de microfilme.

6.3.1 - Document Imaging

A tecnologia de DI ou Gerenciamento de Imagens de Documentos consiste na
imagem do documento captada através de escaners. Esses equipamentos
simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia
digital. A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por
caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por
um teclado.
É importante diferenciar um arquivo gerado na digitalização de um documento, que
é gerado em forma de uma imagem, daqueles que vêm da digitação, que são
arquivos textuais, isto é podem ser indexados e alterados diretamente no arquivo
digital. Os documentos no formato de imagem são, em média, dez vezes maiores
que os textuais, e não podem ser processados por aplicativos típicos de tratamento
de texto ou de processamento de dados.
Para que uma imagem possa ser processada, quer por um processador de textos
ou por um sistema de processamento de dados, deve-se primeiro fazer
reconhecimento de caracteres, que transforma a imagem de um texto num arquivo
de dados realmente textual, podendo ser editado por um processador de textos.

6.3.2 - Forms Processing ( OCR/ICR)

Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o OCR, Optical
Character Recognicion e o ICR, Intelligent Character Recognition. Quando o
reconhecimento de texto é feito em documentos impressos, usa-se um software de
OCR, Optical Character Recognition. Quando é preciso reconhecer textos
manuscritos, um software de ICR, Intelligent Character Recognition é utilizado.
A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as
informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados.
Essa tecnologia automatiza o processo de digitação. O Forms Processing é utilizado
pelos bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e
concessão de créditos, por exemplo.

6.3.3 - Workflow

Após a conversão para imagens e textos editavais, foi necessário criar uma
ferramenta que substituísse o processo humano de envio de documentos em papel.
Surgiu então as ferramentas de Workflow ou Fluxo de Trabalho.
Essa tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de
negócio da empresa. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades
e um aumento de produtividade com objetividade, eficácia e segurança.
O Workflow também atua como um integrador dos mais diversos sistemas e
tecnologias: ERP - Enterprise Resource Planning; SCM - Supply Chain
Management; CRM - Customer Relationship Management; eBusiness e outras.

O próprio avanço da tecnologia e o crescimento computadores nas empresas fez
com que boa parte da geração dos documentos passasse a ser feita pelos sistemas
digitais. Num ambiente de escritório, isso significa documentos criados a partir de
processadores de texto, planilhas eletrônicas e todas as demais ferramentas dessa
natureza.
A quantidade de documentos digitais gerada começou a crescer exponencialmente
com isso, foi preciso ferramentas para controle de localização, atualização de
versões e guarda dos documentos.6.3.4 - Document Management

Gerenciamento de Documentos Digitais. Todos os documentos criados
eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande
quantidade de revisão. O DM controla o acesso físico aos documentos, gerando
maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação.
Seu foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas
pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento.
A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida no gerenciamento de
documentos de engenharia e normas técnicas, sendo uma das exigências da ISO
9000. Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações dos documentos.
Hoje, a quantidade de arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento
de documentos, tanto nas redes internas como também na Internet, e o controle das
31

atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM
para todas as aplicações de gerenciamento de documentos.
Os maiores usos são na área de normas técnicas, manuais e desenhos de
engenharia.

6.3.5 - COLD/ERM

A tecnologia COLD, Computer Output to Laser Disk, foi inicialmente introduzida no
mercado para substituir a tecnologia COM, Computer Output to Microfilm, devido a
redução de custos quando se armazenam as informações em discos ópticos
comparados ao microfilme. Essa tecnologia permite o armazenamento e
gerenciamento de relatórios de forma digital. Devido a abrangência dessa
tecnologia, ela passou a ser chamada de ERM – Enterprise Report Management ou
Gerenciamento Corporativo de Relatórios. O processamento eletrônico de dados
gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados
e até conferidos.
A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e
gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem
afetar o documento original.

7. ACERVO TÉCNICO DA MAIA MELO

7.1 - Situação atual do Acervo Técnico da Maia Melo

O expressivo acervo técnico da Maia Melo, com destaque no campo da engenharia
de transportes, contempla trabalhos nas áreas de planejamento, projetos básico e
executivo, gerenciamento e supervisão de obras, desenvolvimento institucional,
logística e sistemas de gerenciamento de transportes na maioria dos estados do
país, com incursões no exterior.

Com um acervo de aproximadamente 300 mil volumes impressos, entre
documentos técnicos e de referência, a biblioteca ocupa um espaço de cerca de
147,16 m².

7.2 - Controle de Registros de Documentos de Origem Externa

Os documentos de origem externa que são utilizados pela Maia Melo no
desenvolvimento dos seus processos estão citados em seus procedimentos
operacionais. O acesso direto à versão mais atual dos mesmos, bem como sua
impressão são garantidos a todas as áreas da Maia Melo através de um link
disponível na intranet da empresa.

Existem disponíveis na Coordenação de Acervo Técnico e Biblioteca versões
antigas de documentos externos, em meio físico, que são mantidas porque os
gerentes de projeto e supervisores esporadicamente necessitam fazer consultas nas
mesmas para projetos mais antigos. Entretanto, essas versões possuem o carimbo
de “Obsoleto” para evitar que sejam usadas indevidamente. Quaisquer documentos
externos obsoletos que necessitem ficar retidos na biblioteca por algum motivo,
devem possuir, portanto, o carimbo de “Obsoleto”.

7.3 - Controle de Manuseio, Armazenamento e Preservação de
Documentos

O cadastramento dos documentos é feito mediante o preenchimento de campos
definidos em um Formulário denominado "Planilha para Cadastramento de
Documentos”.

O armazenamento dos documentos originais é feito em caixas anti-pó ou caixa-
arquivo, função da periodicidade do manuseio de cada uma, identificadas com
etiquetas próprias da biblioteca.

Figura 04 – Vista do Corredor Central do Acervo Técnico

Os volumes encadernados são acondicionados nas estantes devidamente
sinalizadas.

Figura 05 – Armazenamento dos relatórios produzidos

Figura 06 – Armazenamento dos relatórios produzidos em A3
35

Os arquivos magnéticos são numerados em ordem crescente, por ordem de
chegada e armazenados em caixas arquivo.

Periodicamente são realizadas manutenção das condições do armazenamento,
onde são observados a umidade, agentes nocivos à conservação dos volumes. Ex.:
traças, cupim, etc. Esta manutenção ocorre mensalmente e/ou quando necessário.

7.4 - Controle de Consultas e Empréstimos de Documentos

Estão disponíveis para empréstimo os volumes encadernados. Os originais só são
emprestados em casos excepcionais e mediante autorização dos Gerentes de
Desenvolvimento de Projeto. O controle é feito através de uma ficha de empréstimo.

AUTOR OU CLIENTE: CONTRATO:
TÍTULO OU TRECHO:
VOLUME: LOTE:
ORIGINAL: ENCADERNADO:
EMPRÉSTIMO: DEVOLUÇÃO
_____/_____/_____
BIBLIOTECA USUÁRIO
_____/_____/_____
F.GC.02.00

Figura 07 – Ficha de Empréstimo.
36

8. Aplicação de GED na Empresa

Algumas considerações devem ser observadas antes da implantação de um Sistema
de Gerenciamento Eletrônico de Documentos tais como:
• Qual o tamanho do acervo que será armazenado? Essa informação deve ser
uma das primeiras a ser observada pois dela depende o dimensionamento do
espaço no servidor que será utilizado para o armazenamento de todo o
acervo requerido, a configuração do hardware e o custo do sistema;
• Os documentos para armazenamento serão digitalizados ou estão em
arquivos magnéticos? Essa informação é necessária para determinar qual a
solução de GED que mais se adequa a necessidade da empresa;
• Quantos usuários irão utilizar o sistema ao mesmo tempo? Isso determina o
tamanho do servidor utilizado e se haverá necessidade de algum software de
apoio;
• Quais departamentos terão acesso ao sistema? Essa informação determina o
nível de acesso dos usuários;

Além destas questões deve ser incluso nos custos, escanners que tenham grande
capacidade de digitalização (páginas por minuto), software para digitalização do
acervo, software para geração de arquivos em PDF e treinamento para os usuários
administradores do sistema e para os usuários clientes do sistema.

8.1 - Vantagens do GED

8.1.1 - Otimização do espaço físico

Transformada a informação em dados, esses ficam armazenados de forma mais
organizada, reduzindo o espaço físico. O local disponibilizado pode vir a ser
utilizado para outras funções ou desmobilizado, de forma a reduzir custos com
energia.
37

8.1.2 - Controle de Registros de Documentos de Origem Externa

Conforme a ISO 9001 (2008, p.3) os registros devem permanecer legíveis,
prontamente identificáveis e recuperáveis. Com a implantação do GED a
organização teria melhor acessibilidade e redução no tempo da recuperação dos
dados (documentos), bem como a padronização dos métodos de arquivamento e
eliminaria o uso não intencional de documentos obsoletos.

8.1.3 - Controle de Manuseio, Armazenamento e Preservação de Documentos

Com a automação no manuseio do acervo, elimina os riscos de erros no
armazenamento, possibilitando a melhoria da integridade e preservação dos
documentos, sendo eliminados os riscos referentes a exposição a umidade e
agentes nocivos à conservação dos volumes. Ex.: traças, cupim, etc.

8.1.4 - Controle de Consultas e Empréstimos de Documentos

Todos os colaboradores cadastrados poderão realizar as consultas aos documentos
em seu próprio terminal e imprimi-los caso necessário, através da intranet sem que
precise se deslocar até a Biblioteca. Isso implica em ganho de tempo e de
produtividade.

9. RECOMENDAÇÕES
Para que se possa implantar um sistemade gerenciamento eletrônico de
documentos na empresa em questão, torna-se necessário um planejamento e
inicialmente um levantamento do que realmente é interessante digitalizar para os
processos produtivos da empresa, tendo em vista que o alto custo de digitalização,
o esforço a ser desprendido, e também a interferência na rotina das consultas e
empréstimos.
Para a decisão de automatização deve se levar em consideração a cultura, missão
e objetivos, sobretudo, os estratégicos da empresa, bem como as particularidades
da empresa com relação à sua documentação.

10. CONCLUSÕES

A implantação de um sistema de GED pode proporcionar uma série de benefícios
para a organização desde o armazenamento dos dados de forma mais organizada e
acessível a todos os que fazem a empresa.

No que se refere a segurança da informação e o controle dos registros e de
versões, o sistema permite a criação de grupos para acesso a documentação
pertinente as suas atividades.

A redução dos custos devido à grande economia de tempo, de consumo de papel e
de energia, além da rápida recuperação da informação, a organização alcançaria o
sucesso dos objetivos estratégicos estabelecidos.

É importante destacar que a empresa possui o parque tecnológico para a
implantação do GED, como softwares, hardware e atualizações. Tornando
necessário apenas viabilizar os recursos humanos disponíveis.

Para que a alta direção possa perceber mais claramente todas as vantagens e a
amplitude dos trabalhos para se adotar um sistema GED, faz-se necessário uma
pesquisa mais ampla para complementação deste estudo, com a aplicação de
questionários que possam identificar as necessidades e expectativas dos usuários
em relação ao acervo para a execução das suas atividades.

11. REFERÊNCIAS

ABNT, NBR ISO 9000; Sistemas de Gestão da Qualidade – Fundamentos e
Vocabulário. Rio de Janeiro, 2005.

ABNT, NBR ISO 9001; Sistemas de Gestão da Qualidade – Requisitos. Rio de
Janeiro, 2008.

AIIM INTERNATIONAL. Home page da AIIM INTERNATIONAL. Disponível em
<http://www.aiim.org>.

AIIM INTERNATIONAL. DMA 1.0 Specification. Disponível em
<http://www.aiim.org/dma/dma10/index.htm>.

AIIM ARP1- 2009 – Analysis, Selection, and Implementation of Electronic
Document Management Systems - EDMS. Disponível em <
http://www.aiim.org/documents/standards/ARP1-2009.pdf >.

AMARAL, G. ;A. - Um Estudo sobre a Transferência do Conhecimento entre
Gerações de Engenheiros em Empresas de Engenharia Consultiva de Minas
Gerais - Projeto de pesquisa - Belo Horizonte – MG – 2012

COSTA, Graziele Cristina S. Z. Adaptação de um wiki para a informatização da
documentação do Sistema de Gestão da Qualidade. Gest. Prod., São Carlos, v.
20, n. 4, p. 963-978, 2013.

Gestão Eletrônica de Documentos - GED - Disponível em <http://ged.net.br/software-
ged.html>

Pinto, Dyana Távora Erbiste - Gerenciamento da Documentação Técnica:
Proposta de Implementação e Integração aos Processos de Engenharia e
Qualidade - vii Congresso Nacional de Excelência em Gestão - Agosto, 2011

TERO P.; AIRI S., TUOMO P. - Improving enterprise document management by
a quality system: a case study - Proceedings of the 7th European Conference
on Information Systems (ECIS), Copenhagen, 23-25 June 1999, pp. 922-933

SANTIAGO JR., J.R.S. Gestão do Conhecimento: a chave para o sucesso
empresarial. São Paulo: Novatec, 2004. 204p.

YIN, R. K. Estudo de caso: planejamento e métodos. 3. ed. Porto Alegre: Bookman,
2005. 212 p.

ANEXO I

A Solução - DocSystem

A DocSystem Corporation, empresa líder no desenvolvimento de software de
Gestão de Documentos, Conteúdo e Processos – GED | ECM | BPM. Projetada
para atender a qualquer organização independente do seu ramo de atividade ou
porte, focando nas necessidades constantes da gestão e governança.
Especializada em criar soluções competitivas, abrangentes, diferenciadas e
inovadoras para a excelência no gerenciamento das informações.
Capturar, armazenar, processar, distribuir e controlar são as principais
características das soluções de GED - Gerenciamento Eletrônico de
Documentos.
O DocSystem vai além disso, permitindo a utilização sem limitações em uma
ferramenta robusta e com muitos diferenciais, como o controle de versionamento,
auditoria avançada, integração a formulários eletrônicos, integração ao Microsoft
Office, agendadores para importação de documentos, e vários outros controles
necessários a uma gestão eficiente de documentos.
Um portal para distribuir documentos com possibilidade de acessos ilimitados a um
custo acessível, permite que todos os departamentos utilizem a ferramenta e tirem
proveito da tecnologia para melhorar suas tarefas. Escalonável, fácil de implementar
e manter, não consome quase nenhum esforço da TI. Já para o usuário é uma
aplicação de fácil adesão porque é intuitivo e prático de utilizar.

Principais Características

Captura e Processamento

O DocSystem possui interface de digitalização integrada com várias marcas de
multifuncionais e scanners, por isso, não há necessidade de rodar um aplicativo
para capturar e outro para recuperar documentos. A captura de documentos pode
acontecer de várias maneiras; seja através de um dispositivo de entrada (scanner,
43

multifuncional, fax, câmera fotográfica, etc.) ou através do drag n' drop (arrastar e
soltar), da importação manual/ automatizada ou da impressão virtual (Figura 1).
O Módulo Image Cleanup é um recurso do próprio DocSystem que permite a edição
da imagem para um melhor resultado na visualização; com ele é possivel remover
ruídos e bordas, fazer filtros de cores (vermelho, verde e azul), retirar sombras,
fazer alinhamento da imagem, ajuste de contraste, controle de claridade, converter
imagem em cores ou cinza para P&B, girar a imagem de 90 à 180° e visualizar um
arquivo multipágina em diversas configurações de quantidade de páginas. Os filtros
selecionados sempre são aplicados à imagem original e a ação pode ser revertida
antes de salvar.
Figura 01 – Multifuncionais e scanners para Captura e Processamento

Gestão de Processos e Negócios

Com o DocSystem Workflow/BPM (Business Process Management) sua
empresa terá um controle inteligente de todas as tarefas rotineiras dos
departamentos.
• Os processos podem ser monitorados pelos gestores de cada área com
visualização de todas as etapas dos fluxos de trabalho, permitindo medir a
produtividade e gerar relatórios personalizados.
44

• Com uma interface intuitiva para modelagem de processos, não requer
conhecimento em programação; todos os fluxos de trabalho podem ser
monitorados e atualizados através de Workflow Designer.
• Os departamentos gerenciam seus processos com mais independência sem
sobrecarregar a área de TI. De acordo com as regras definidas no
fluxograma, os usuários podem ser notificados a cada nova tarefa na sua fila
de atividades ou quando houver atrasos na execução (Figura 2).
• Os usuários ausentes podem ser substituídos temporariamente no processo.

Figura 2 – Fluxograma da Gestão de Processos e Negócios

Gerenciamento de Registros (RM)
Nos dias de hoje qualquer empresa independente de seu segmento ou tamanho,
gera uma quantidade significativa de documentos vinculados aos seus processos
administrativos, ou específicos ao seu negócio, com o tempo esses documentos
passam a servir como um histórico dos processos e ações da corporação e
certamente irão auxiliar a gestão da empresa no suporte à tomada de decisões
futuras.

Devido a sua importância, esses arquivos devem ser gerenciados de forma
adequada, permitindo consulta aos mesmos de forma ágil e principalmente evitando
sua perda, poishoje o que há de mais valioso dentro de uma empresa é a
informação; porém cada tipo de documento tem seu período de vida útil, geralmente
tratado como temporalidade, que pode ser gerido com o módulo Records
Management (RM).

Figura 3 – Módulo de Gerenciamento de Registros

Gerenciamento de Conteúdo
Assegura a eficiência no trabalho, pois estabelece o equilíbrio entre as necessidades
de produção e proteção. É uma ferramenta unificada capaz de lidar com as
complexas exigências empresariais e centralizar o armazenamento das informações
vitais da "Organização" integrando os sistemas legados (Figura 4), fontes externas,
base de dados, informações dos aplicativos e documentos eletrônicos ou em papel
aos processos corporativos.
Figura 4 – Gerenciamento de Conteúdo

Integração com ERP e CRM
Poder integrar aplicativos corporativos com seus documentos traz muitos benefícios
à produtividade e eficiência da sua organização, e o DocSystem tem uma variedade
de ferramentas que permitem diversos níveis de integração (Figura 5).

Figura 5 - DocSistem

Integração com Banco de Dados

O DocSystem possui uma ferramenta capaz de integrar qualquer base externa à
base de dados do DocSystem aproveitando as informações existentes para indexar
documentos e gerar relatórios personalizados:
• Com uma configuração simples e muito eficiente, o DocSystem pode ler
uma informação ou um código de barras no documento e buscar em uma
base de dados as informações para preenchimento dos campos de
indexação.
• Se o documento não possui uma regra para identificação, o usuário pode
fornecer o conteúdo de um único campo e os dados podem ser
recuperados da base de dados automaticamente.
Com a utilização do DocSystem Scripts também é possível personalizar relatórios
utilizando as tabelas da base de dados, aproveitando as informações armazenadas
como indicativo e gráficos para suporte a tomada de decisões e melhoria nos
processos gerenciais.
Com o E-Forms (formulários eletrônicos) podem ser adcionados ao DocSystem para
uso como modelo de documentos, o que elimina os antigos formulários em papel e
permite o trâmite de processos totalmente digital. Os formulários podem ser
indexados automaticamente preenchidos pelo usuário, ou podem ser preenchidos
com os conteúdos dos campos de indexação.
O Conector ODBC Oferece a possibilidade de uma indexação rápida para vários
campos de índice de determinados tipos de documentos, busca as informações
armazenadas na base de dados do DocSystem ou em base de dados externas
através de uma palavra-chave que pode ser digitada ou capturada automaticamente
da imagem ou de um código de barras, o que agiliza o processo de indexação e o
processo de automatização quando configurado em conjunto com as atividades do
Windows.

Integração com Office e SharePoint

Armazenar informações de aplicativos do Desktop é um processo simples com
integração do DocSystem, com os aplicativos do Microsoft Office e com Windows
Explorer.

Apenas escolha enviar o documento para o DocSystem e é possivel indexá-lo ou
deixar que o DocSystem obtenha a informação, com o nome do arquivo e data. Ao
salvar e-mails do Outlook, eles podem ser indexados.

Distribuição de Documentos

Os módulos Web Access e Portal Web disponibilizam as informações através de
internet utilizando as tecnologias de segurança aplicadas ao DocSystem para os
navegadores padrões do mercado e dispositivos móveis (Figura 6).

Figura 6 – Distribuição dos Documentos

DocSystem Web Access - Com o DocSystem Web Access é possivel realizar todas
as atividades do sistema local através da Web, tais como, digitalizar, indexar,
executar tarefas, editar, consultar, etc.

DocSystem Portal Web - Com o DocSystem Portal Web é possivel digitalizar via
browser, indexar, fazer upload, executar tarefas, editar, consultar, salvar e imprimir
imagens, enviar por e-mail visualizar versões e miniaturas, recursos de zoom,
rotação e inversão, alternar visualização das páginas e download de documentos.

DocSystem Retrieval Midia - Com o módulo de gravação de midia, é possivel gravar
documentos em CD ou DVD com visualizador integrado para consultar
posteriormente, isento de pagamento de direitos autorais.

Armazenamento Corporativo

O armazenamento no DocSystem é muito simples e fácil, suporta múltiplos
repositórios com estruturas de pastas e subpastas diferentes que podem gerenciar
milhões de registros. O administrador pode definir o local de armazenamento para
cada repositório e ainda configurar o tamanho a ser atingido para que o sistema crie
um novo local. Os repositórios podem ser armazenados em storages diferentes e
usar bases diferentes.
O acesso do usuário aos documentos ou respectivo metadados é controlado pelo
servidor do DocSystem e não tem acesso direto aos bancos de dados ou aos locais
de armazenamento dos documentos. Esta funcionalidade garante que os dados não
possam ser alterados ou excluídos do DocSystem.
O DocSystem suporta vários tipos de hardware de armazenamento de documentos:
desde Jukebox, SAN/NAS, discos rígidos e contentores com diversos tipos de
sistemas.

Administração Simples e Segura

Vivemos em uma era de evolução e mudanças contínuas, onde cada vez mais a
velocidade com que agimos influência em nosso sucesso. Essa agilidade e
praticidade deve se estender a tudo o que nos cerca, inclusive na administração dos
sistemas das empresas.
O módulo de Gestão (Gerenciador DocSystem) foi desenvolvido focado em uma
administração simples, intuitiva e segura.
Abaixo outros itens que agilizam o dia-a-dia da administração no sistema
DocSystem.
• Conta de usuários e grupos gerenciada pelo próprio sistema
• Gerenciamento de permissões de acesso para usuários
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• Criação de novos tipos de documentos de acordo com a demanda dos
departamentos usuários
• Modelagem de novos processos através do módulo Workflow Designer
• Administração da temporalidade e do ciclo de vida dos documentos da
empresa
• Definição de sub administradores para gerenciar conteúdos (Figura 7)
• Configuração de novos templates para a Suíte AutoScan, possibilitando
utilizar tecnologias como OCR e Barcode

Figura 7 – Definição de Sub administradores

Nessa interface o administrador gerencia todos os logs do sistema e executa as
mudanças necessárias com a agilidade requerida nos dias de hoje, deixando a
empresa muito mais preparada para mudar o foco da sua gestão de documentos e
dos seus processos, garantindo o controle e acessibilidade da informação.