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UNIVERSIDADE PAULISTA – UNIP ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS CURSO: ADMINISTRAÇÃO RELATÓRIO DE ESTÁGIO EM ADMINISTRAÇÃO SÃO PAULO 2020 BRUNO SAMUEL VALERIANO D1173B-6 RELATÓRIO DE ESTÁGIO EM ADMINISTRAÇÃO Relatório de Estágio apresentado ao Instituto de Ciências Sociais e Comunicação da Universidade Paulista, como parte dos requisitos necessários para a obtenção do título de Bacharel em Administração de Empresas. Orientador: Mauricio Fanno SÃO PAULO 2020 LISTA DE ABREVEATURAS E SIGLAS Dep. Departamento EC Estágio Curricular OC Ordem de Compra RQ Requisição de Compra RH Recursos Humanos T.I Tecnologia da Informação SUMARIO INTRODUÇÃO ................................................................................................. 6 1 PERFIL DA ORGANIZAÇÃO ................................................................... 7 1.1 INSTITUIÇÃO, TIPO, ATIVIDADE E PORTE..................................................... 7 1.2 PRODUTOS E CLIENTES ............................................................................ 7 1.3 SERVIÇOS ASSOCIADOS ........................................................................... 9 1.4 FORÇA DE TRABALHO ............................................................................... 9 1.5 PRINCIPAIS INSUMOS ................................................................................ 9 2 DESCRIÇÃO DOS MACROPROCESSOS DA ORGANIZAÇÃO ........... 10 2.1 PRINCIPAIS PROCESSOS DE NEGÓCIO – PROCESSOS-CHAVE ..................... 10 2.2 PRINCIPAIS PROCESSOS DE APOIO DA ORGANIZAÇÃO ............................... 11 3 DESCRIÇÃO DOS PROCESSOS DO SETOR DE TRABALHO ............ 12 3.1 DENOMINAÇÃO DO SETOR DE TRABALHO .................................................. 12 3.2 PRINCIPAIS PROCESSOS E SEQUÊNCIA DE ATIVIDADES ............................... 12 3.3 PRODUTOS RESULTANTES DOS PROCESSOS ............................................. 12 3.4 CLIENTES DOS PRODUTOS RESULTANTES (INTERNOS OU EXTERNOS) .......... 13 3.5 NECESSIDADES E EXPECTATIVAS DOS CLIENTES DOS PRODUTOS RESULTANTES 13 3.6 INSUMOS VINDOS DE FORNECEDORES (INTERNOS OU EXTERNOS) ............... 14 3.7 PRÁTICAS USADAS PARA EFICIÊNCIA E EFICÁCIA DOS PROCESSOS PRINCIPAIS DO SETOR DE TRABALHO .......................................................................................... 14 4 MODELAGEM / MAPEAMENTO DOS PROCESSOS............................ 15 4.1 MACROPROCESSO DA ORGANIZAÇÃO....................................................... 15 4.2 MAPA DO PRINCIPAL PROCESSO DA ORGANIZAÇÃO ................................. 15 4.2.1 Identificação do Processo ................................................................................................ 15 4.2.2 Mapa do Processo ........................................................................................................... 16 4.3 MAPA DO PRINCIPAL PROCESSO DO SETOR DE TRABALHO ....................... 17 4.3.1 Identificação do Processo ................................................................................................ 17 4.3.2 Mapa do processo ........................................................................................................... 17 5 ANÁLISE E AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DOS PROCESSOS ...... 18 5.1 ANÁLISE E AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DO PROCESSO PRINCIPAL DO NEGÓCIO DA ORGANIZAÇÃO. ..................................................................................... 18 5.2 ANÁLISE E AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DO PROCESSO PRINCIPAL DO SETOR DE TRABALHO. 18 5.2.1 Objetivos da Organização X Objetivos do processo principal do setor Indicadores de desempenho do processo principal do setor ................................................................................................ 18 CONCLUSÃO ................................................................................................. 20 6 INTRODUÇÃO Com base no Projeto Pedagógico do Curso de Administração, o Estágio Curricular compõe através da metodologia da práxis, teoria e prática, o que oportuna ao aluno desenvolver e aprimorar sua aprendizagem, aplicando os conhecimentos adquiridos e exigidos no dia a dia, na sala de aula, dentro de uma organização na qual escolheu para fazer estágio. Este relatório de estágio tem como objetivo complementar a formação do autor, como também, evidenciar a experiência acadêmica e profissional desenvolvidas durante este período, onde o autor consegue estabelecer parâmetros de relação entre a teoria desenvolvida em sala de aula e prática desenvolvida no departamento financeiro de uma grande organização. Por fim, esperamos que este relatório propicie ao leitor a ideia real de vivência do estágio em um departamento financeiro e o entendimento de algumas de suas características e atividades aqui apresentadas. 7 1 PERFIL DA ORGANIZAÇÃO 1.1 Instituição, Tipo, Atividade e Porte O nome da empresa na qual foi feito o estágio é Sidel do Brasil, a mesma faz parte do Grupo Sidel que corresponde a uma divisão da Tetra Laval. A Tetra Pak é uma das três empresas do Grupo Tetra Laval, um grupo privado que começou na Suécia. As outras duas empresas são a DeLaval e a Sidel. Em setembro de 2005, o grupo Tetra Laval, adquiriu do Grupo SIG as Divisões: Simonazzi (Linhas completas para envasamento de bebidas em garrafas de vidro e plástico, e também latas); e Alfa (Máquinas Rotuladoras). Hoje que o grupo Sidel resulta da fusão entre Sidel (francesa) e Simonazzi (italiana). A história da Sidel se confunde com a história da indústria de envasamento de alimentos e a da Simonazzi remonta a meados do Século XIX, na região italiana de Parma. A Sidel do Brasil faz parte de um grupo economico que possui a Receita Operacional bruta superior a BRL 300.000,00 (Trezentos Mil Reais) por ano, o que segundo a classificação estipulada pelo BNDS a caracteriza como uma Empresa de Grande Porte. 1.2 Produtos e Clientes Os principais produtos e serviços ofertados pela Sidel do Brasil são: Linhas completas: Linhas para Água, Linhas Assépticas, Linhas para Refrigerantes, Enchimento a Quente, Linhas completa para cerveja, Linhas para vinhos e destilados, Integração de linha. Equipamento: Sopro, Enchedoras, Combi, Rotulagem, Super Combi, Tratamento e limpeza de frascos, Sistemas de transporte e alimentação, Embalagem, Paletização, Sistemas de intralogística. Que por sua vez são separados por categorias: Água, Sucos, refrescos e chás, Bebidas Lácteas, Refrigerantes, Cerveja, Vinhos e destilados, Alimento, Cuidados Domésticos e Pessoais. Seguindo as opções de materiais utilizados para a fabricação e embalagens nas linhas que são: PET Lata Vidro Outras garrafas plásticas Caixas Pouches Potes e Latas, levando em consideração também o fato da necessidade especifica de alguns produtos terem a embalagens secundárias 8 como: Caixas Americanas, Pacotes Bandejas & Caixas Wrap Embalagem para prateleira O Grupo Sidel possui mais de 20 mil máquinas instaladas em 190 países e 2.000 patentes em vigência. Mantém centros de produção em 12 países e escritórios de vendas e de serviços técnicos em 26 países, dos quais a Sidel do Brasil se inclui. O resultado desta operação é que hoje, um único grande grupo concentra a mais qualificada e completa competência no setor de embalagem de líquidos alimentícios. Em sinergia com as outras empresas do grupo, a Sidel e a Simonazzi juntas estão capacitadas a oferecer a seus clientes soluções completas para qualquer tipo de envasamento de bebidas. Os clientes finais tem como necessidade linhas de produção inteligentes,equipamentos e soluções para envasamento de bebidas, incluindo água, bebidas bicabornatadas, leites, bebidas sensíveis, azeite, cervejas e bebidas alcoólicas, as expectativas em torno dos produtos ofertados pela Sidel sempre altas por se tratar de um empresa líder de mercado, é sempre esperado a implementação de linhas e equipamentos com a mais alta tecnologia que ofertem inovações tecnológicas acompanhadas de alta eficiência e eficácia na produção e nos serviços prestados. O resultado desta operação é que hoje, um único grande grupo concentra a mais qualificada e completa competência no setor de embalagem de líquidos alimentícios. Em sinergia com as outras empresas do grupo, a Sidel e a Simonazzi juntas estão capacitadas a oferecer a seus clientes soluções completas para qualquer tipo de envasamento de bebidas. A Sidel do Brasil tem como seus principais clientes que a Sidel atende no Brasil são: - Cervejarias Kaiser Brasil S.A. - AMBEV – Cia. de Bebidas das Américas - SPAL - Indústria Brasileira de Bebidas S/A - Rio de Janeiro Refrescos Ltda. - Convenção São Paulo Ind Beb e Conexos Ltda - SPAIPA S.A – Ind. Brasileira de Bebidas 9 1.3 Serviços Associados A Sidel do Brasil tem como serviço associado a venda de contratos de manutenção de equipamento e linhas. 1.4 Força de Trabalho A força de trabalho da Sidel do Brasil é composta sob o regimento da CLT, ou seja, os funcionários tem direto a benefícios como férias, 13º salário e FTGS, sendo que, a empresa também oferece aos seus funcionários plano de saúde e odontológico, além de participação dos lucros. A Sidel do Brasil possui 90 funcionários, sendo que 40% possuem pós- graduação, 50% graduação, 5,56% nível técnico e 4,44% ensino médio. 1.5 Principais Insumos A Sidel do Brasil tem como seus principais fornecedores de maquinário e peças, para projetos desenvolvidos no Brasil, a Sidel Blowing e Sidel SPA, que fazem parte do mesmo grupo de negócios, localizados na França e Itália sucessivamente. Devido os produtos serem importados de empresas pertencentes ao mesmo grupo de negócio, não há um controle de qualidade para os quesitos de maquinário e peças, haja vista, que o Grupo tem padrões de excelência bem definidos em sua produção reconhecidos mundialmente. 10 2 Descrição dos Macroprocessos da Organização 2.1 Principais processos de negócio – Processos-Chave Desenvolver produto/serviço: a área de projetos e desenvolvimento recebe o escopo do projeto solicitado pelo cliente junto a área de vendas, a partir deste momento começa a trabalhar no escopo para atender todas as necessidades do cliente, posteriormente o projeto é encaminhado para as fabricas do grupo fora do Brasil onde é executado e concluído. Gerar pedido de produto/serviço: Anualmente a Sidel participa das principais feiras do ramo a nível global, embora não costume fazer investimento pesado na publicidade da marca, pois já é uma marca reconhecida no mercado. Atualmente está trabalhando para oferecer uma ferramenta aos clientes onde possam verificar o preço de peças e produtos da Sidel diretamente pelo site, assim o cliente pode solicitar a cotação para o vendedor pelo próprio site, o que hoje é feito diretamente pelos vendedores, por telefone ou pessoalmente. Atender ao pedido de cliente de produto/serviço: A solicitação do cliente chega por e-mail, onde o vendedor entra em contato com o mesmo para confirmar as necessidades do cliente e posteriormente passar para a área de desenvolvimento ou solicitar a peça para os estoques fora do país. Pós-venda de produto/serviço: O cliente é convidado para fazer visitas a fábrica onde a sua máquina está sendo feita para acompanhar o desenvolvimento do escopo, da mesma forma que possui um responsável especifico dentro da Sidel para cada projeto, que visa atender as necessidades e posicionar ao cliente o atual status ou qualquer dúvida referente ao projeto até a sua conclusão. Existe também um acompanhamento do projeto até que o maquinário esteja entregando tudo o que foi acordado em contrato, posteriormente o cliente pode responder a um questionário por e-mail onde informa seu nível de satisfação, caso seja baixo, o diretor de vendas da Sidel entra e contato com o mesmo para entender os motivos da má avaliação e assim sempre buscar melhoraria continua. 11 2.2 Principais Processos de Apoio da organização Departamento de logística: departamento responsável por importar máquinas e peças e cuidar de todo o tramite logístico par que a solicitação chegue o mais breve possível ao cliente. Departamento Financeiro: viabiliza a parte financeira dos projetos aceitos, bem como o pagamento das importações, fornecedores, impostos, dentre outros, mantendo o fluxo de caixa controlado, com o intuito de reduzir custos para que os projetos tenham uma maior margem de lucro. Atendimento ao Cliente: recebe as solicitações de serviços de clientes com máquinas Sidel. Serviços: responsável por programar junto ao cliente a visita do técnico para execução do serviço que sane suas necessidades, sempre visando atender ao cliente o ótimo atendimento no menor período possível. Recursos Humanos: investe em cursos de aperfeiçoamento para os funcionários visando a melhora nos serviços prestados aos clientes internos e externos. T.I: presta suporte a todas as áreas da empresa, com o intuito de criar facilidades de acessos a todas as ferramentas disponíveis. 12 3 Descrição dos Processos do Setor de Trabalho 3.1 Denominação do setor de trabalho O presente relatório corresponde ao estágio feito no setor Financeiro da Sidel do Brasil. As atividades foram durante o período 08/02/2017 a 07/02/2019, sendo 30 horas semanais distribuídas em 6 horas por dia. 3.2 Principais processos e sequência de atividades Fluxo de Caixa: todos os dias entrar no sistema do banco coletar o extrato atualizado, verificar o saldo e confirmar todas as transações efetuadas no dia anterior ao acesso, após a verificação, atualizar controle de fluxo de caixa manual no Excel e posteriormente no Bellin (Sistema do Grupo SIdel), Conciliação Bancária: Efetuado diariamente conciliação bancária do dia anterior. Requisições de Compras: elaborada para processo de registro de pagamento de fornecedor. Sicoserv: efetuado mensalmente lançamentos de dados em sistema do governo. Fechamento de Hedge: Contato direto com a mesa de negociações do Bradesco para o fechamento do Hedge, tanto recebimento quanto pagamento. Fechamento de Câmbio: Contato direto com as mesas de negociações de câmbio. 3.3 Produtos resultantes dos processos Fluxo de Caixa: auxilia em relatórios gerencias, analise de caixa, válida ou não a necessidade de coleta de capital de giro. Conciliação Bancária: auxilia no controle de fluxo de caixa, assim como ajuda a manter as contas contábeis atualizadas. Requisições de Compras: auxilia no registro de pagamento de fornecedores. Sicoserv: Proporciona controle ao governo dos serviços que estão sendo faturados dentro ou fora do Brasil atrelados a Sidel do Brasil. Fechamento de Hedge: resulta em fixação de taxa cambial, evitando suas possíveis variações. 13 Fechamento de Câmbio: Contribui para o recebimento de serviços prestados fora do Brasil por técnicos da Sidel, assim como o pagamento de serviços contratados fora do Brasil pela Sidel. 3.4 Clientes dos produtos resultantes (internos ou externos) Fluxo de Caixa: Gerencia Financeira e tesouraria. Conciliação Bancária: Departamento de Contabilidade, contas a pagar e contas a receber. Requisições de Compras: Departamento de compras e departamento fiscal. Sicoserv: Governo. Fechamento de Hedge: Departamento financeiro, Banco Bradesco. Fechamento de Câmbio: Departamento Financeiro, Banco Bradesco. 3.5 Necessidades e expectativas dos clientes dosprodutos resultantes Fluxo de Caixa: Maior controle de caixa, tornando possível visualizar a necessidade ou não da captação de capital de giro referente ao período ativo. Conciliação Bancária Tesouraria: controle de contas contábeis, auxilia no controle de custos, acarretando melhorias nos processos para buscar melhores e menores custos. Requisições de Compras: O registro da requisição no sistema auxilia na criação da ordem de compra que é elaborada pelo departamento de suporte, posteriormente é encaminhada ao departamento fiscal para o lançamento da nota fiscal no sistema. Sicoserv: oferecer informações de importação e exportação de serviços ou peças, evitando multas pelo não registro da documentação necessária. Fechamento de Hedge: o travamento da taxa em EUR do valor em BRL, assim evitando perdas referente a variação cambial. Fechamento de Câmbio: recebimento do valor das faturas a receber do exterior ou pagamento das faturas a pagar no exterior, faturas essas referente a serviços, peças ou projetos. 14 3.6 Insumos vindos de fornecedores (internos ou externos) Fluxo de Caixa: extrato bancário do sistema do banco e comprovantes de recebimento, informações de pagamentos e recebimentos inseridas no SAP pelo departamento fiscal. Conciliação Bancária Tesouraria: extrato bancário e fluxo de caixa. Requisições de Compras: Notas fiscais e faturas. Sicoserv: Notas de faturamento/fiscais, contratos de fechamento de câmbio. Fechamento de Hedge: Informações de valores de serviços prestados, peças e/ou projetos vendidos. Fechamento de Câmbio: Notas de faturamento/fiscais, referente a venda de serviços, peças ou projetos, como também compra de peças e/ou serviços. 3.7 Práticas usadas para eficiência e eficácia dos processos principais do setor de trabalho A Sidel do Brasil trabalha com a meritocracia. No início de cada ano o colaborador define 5 metas e objetivos a serem alcançados no próximo ano e quais ações que devem ser tomadas para que o mesmo alcance essas metas e objetivos traçados junto com a gerencia. A avaliação é feita durante os 11 primeiros meses do ano, no fim de novembro começam as avaliações do que foi realizado referente ao acordado no início do ano, o colaborador expõe para a sua gerencia os motivos da realização total ou não dos seus objetivos, deforma que a gerência estipula uma nota, de 0 a 1, sendo que cada objetivo vale no máximo 1 ponto, após a avaliação da gerencia o colaborador recebe um feedback com as razões pelas quais ele recebeu aquela nota. 15 4 Modelagem / Mapeamento dos Processos 4.1 Macroprocesso da organização Figura 01 – Macroprocesso (Fonte: Bruno S. Valeriano, 2020) 4.2 Mapa do Principal Processo da Organização 4.2.1 Identificação do Processo a) Nome: Execução de Projetos b) Evento de Início: Cliente encaminha o escopo do projeto desejado para a Sidel do Brasil. c) Evento de Fim: Instalação e entrega do projeto na planta do cliente. 16 4.2.2 Mapa do Processo Figura 02 – Processo Execução de Projetos (Fonte: Bruno S. Valeriano, 2020) 17 4.3 Mapa do Principal Processo do Setor de Trabalho 4.3.1 Identificação do Processo a) Nome: Pagamento de Fornecedores b) Evento de Início: Solicitação do Serviço c) Evento de Fim: Pagamento do Serviço d) Escopo dentro: Extrato, pagamento em conta, boleto, Cartão de Crédito e conciliação. e) Escopo fora: Banco, reconciliação bancária e fechamento mensal. 4.3.2 Mapa do processo Figura 03 – Processo Pagamento de Fornecedores (Fonte: Bruno S. Valeriano, 2020) 18 5 Análise e Avaliação do desempenho dos Processos 5.1 Análise e avaliação do desempenho do processo principal do negócio da organização. Os processos facilitam e viabilizam a comunicação entre todos os departamentos inter-relacionados, como também demonstram aos clientes a capacidade da organização em se coordenar dentro dos seus valores o que vem a agregar valor à marca. Com o mapeamento dos processos fica mais fácil da organização visualizar o que pode ser melhorado, buscando assim melhoria continua e aumentando a eficiência e eficácia dos processos, consequentemente agregará mais valor ao produto final. Os objetivos da organização e do principal processo da mesma sempre estão relacionados, pois o intuito da empresa é sempre entregar os melhores produtos e serviços, sempre visando atender e superar todas as expectativas dos clientes, suprindo assim suas necessidades e criando novos desejos e necessidades. Para isso é necessário um planejamento a longo prazo com visão de futuro e estabelecer uma relação de confiança entre cliente e Sidel, algo que já foi feito a anos atrás por parte da Sidel e cada ano que passa se renova, aumentando sua rede de clientes e fortalecendo laços com clientes de longa data. A Sidel utiliza uma ferramenta na qual o cliente dá sua opinião sobre como foi prestado o serviço com projetos ou o próprio serviço de manutenção, o questionário oferece a Sidel uma série de informações relevantes das quais são feitas uma analise pela direção para compreender melhor o que o cliente tinha de expectativa e o que foi atendido, todos os clientes Sidel recebem o link por e-mail para esse questionário após a Sidel concluir o serviço para o mesmo. 5.2 Análise e avaliação do desempenho do processo principal do setor de trabalho. 5.2.1 Objetivos da Organização X Objetivos do processo principal do setor Indicadores de desempenho do processo principal do setor 19 O processo de pagamento de fornecedores é um instrumento de extrema importância dentro das engrenagens da organização. É através do processo de pagamento de fornecedores que conseguimos identificar a base de saídas da empresa, o fato de que toda nota lançada no sistema tem de seguir perfeitamente seu ciclo para fim de que seja paga até seu vencimento para que não ocorra encargos com juros e multas, afim de amenizar gastos desnecessários, com despesas desnecessárias. O processo de pagamento do fornecedor auxilia a empresa a ter controle de fluxo de caixa e vice e versa, com as informações de quais pagamentos serão efetuados e quando serão efetuado é possível com o controle do fluxo de caixa notar se e quando será necessário solicitar a captação de capital de giro ou pagar antecipadamente algum capital já requerido. Os objetivos do processo em geral são atrelados aos objetivos da organização de modo que devesse ficar atento a todos os pagamentos de fornecedores para que todas as partes interessadas permaneçam com seus serviços de forma satisfatória, da mesma forma que a organização visa cortar despesas, o pagamento de fornecedores propicia dentro de seus limites o aumento de despesas oriundos de erros com lançamentos e pagamentos em atraso. 20 Conclusão Posso dizer que o período como estagiário auxiliou muito no meu desenvolvimento profissional, porque foi um período no qual eu tive a oportunidade de estar inserido em um contexto de atividades profissionais das quais eu não tinha pleno conhecimento prático, já que o teórico foi trabalhado dentro do curso de Administração durante grande parte do estágio. O estágio em si neste período me proporcionou a possibilidade desenvolver novas habilidades e aperfeiçoar algumas que já possuía. No estágio tive a oportunidade de mapear os processos do departamento financeiro, utilizando ferramentas que conheci durante a disciplina de processos, mapeamento de processos, como também tive oportunidade de utilizar conceitos de contabilidade também desenvolvidos em disciplinas na UNIP, como também a relação de governança coorporativa que tive a base teórica e durante o estágio consegui desenvolver atividades relacionadas na área da tesouraria. Outras disciplinas que me proporcionaram uma grande terum grande alicerce foram matemática aplicada, estática, custos, gestão financeira as quais me deram a fundamentação teórica mais que necessária para poder concluir o estágio dentro da área financeira com segurança para desempenhar um papel profissional adequado e suprir as necessidades das quais fui incumbido.
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