Fluxos Operacionais em Comércio Exterior

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FLUXOS OPERACIONAIS 
EM COMÉRCIO EXTERIOR 
AULA 1 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Prof.a Melina Hidalgo 
 
 
 
 
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CONVERSA INICIAL 
O processo de exportação deve ser analisado e verificado sempre de 
acordo com as necessidades do importador e com a legislação tanto do Brasil 
quanto do país de destino da mercadoria. Muitos problemas que envolvem o 
processo de exportação podem ser evitados se seguirmos um cronograma com 
a devida verificação dos documentos e procedimentos entre exportador, 
despachante no Brasil, importador e despachante no destino. 
 
CONTEXTUALIZANDO 
Sempre temos de lidar com o binômio “melhor prazo de entrega” e “melhor 
preço” para que os processos de exportação possam ocorrer. Portanto, quando 
há o fechamento de uma venda, o setor de exportação precisa trabalhar de forma 
rápida para a entrega do material ao importador. Muitas vezes, o prazo faz com 
que os erros aconteçam, tendo em vista a necessidade de agilizar o processo 
para o desembaraço. É neste ponto que cometemos erros, os quais poderiam 
ser evitados se o cronograma fosse seguido. Devemos lembrar que o cliente 
estará sempre com pressa e que o setor de vendas estará nos pressionando 
para que a mercadoria seja entregue. Então, cabe a nós, do setor de exportação, 
realizar o procedimento da melhor e mais segura forma, a fim de evitar estes 
problemas, como, principalmente, falta de documentos ou documentos 
incorretos para que o processo seja bem-sucedido, não gerando atrasos e nem 
mesmo custos extras ao importador. Desta forma, seu setor conseguirá um ótimo 
resultado para os processos de exportação. Um pequeno problema pode lhe 
causar a perda do cliente. Vamos entender quais dificuldades podemos evitar 
nos nossos processos. 
 
TEMA 1 - IDENTIFICANDO O PROBLEMA NO DESTINO COM O 
IMPORTADOR 
A maior parte das empresas acredita que tanto o processo de exportação 
quanto qualquer chance de problemas com o mesmo acabaram quando a 
mercadoria foi exportada. Entretanto, quando a mercadoria chega ao país de 
destino, podem ocorrer tantos problemas mais quanto no processo de 
 
 
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exportação, tendo em vista que, neste momento, haverá também a necessidade 
de verificação dos documentos e da mercadoria. 
Logo, todos os documentos, embalagens e produtos devem estar de 
acordo e, ainda, em conformidade com a legislação do país de destino e de 
despacho. Neste caso, há necessidade de o setor de exportação acompanhar, 
com o comprador no destino, todos os trâmites, para que possa auxiliar e 
entender se o processo se deu da melhor forma possível. 
Muitas vezes, ocorrem problemas com a documentação da mercadoria, e 
desembaraço aduaneiro e exportador acabam tendo esta ciência somente 
quando o processo é finalizado e o importador cobra as multas, indica os 
problemas e não compra mais da empresa. 
É de extrema importância acompanhar o processo junto ao importador para 
que as dificuldades possam ser sanadas de imediato, principalmente quando 
não se fez toda a verificação dos documentos e da legislação pertinente junto ao 
despachante e também ao importador. 
Portanto, quando o importador iniciar o processo de desembaraço, 
entenderá que você estará dando toda a assistência necessária a ele, pois 
vender o produto não é o bastante. É preciso acompanhar e entender a 
satisfação do seu cliente com o procedimento, o produto e com todo o 
atendimento prestado. Desta forma, você demonstra profissionalismo para com 
este cliente, que é o maior motivo para a manutenção do comprador. Portanto, 
mediante a existência de uma dificuldade deste nível, é necessário entender qual 
a falha ocorrida e, primeiramente, resolvê-la, em lugar de apontar os culpados. 
Se o problema se deu por conta de documentação, devemos rápida e 
eficazmente fazer a troca desta, a fim de que a mercadoria possa ser liberada; 
depois, precisamos verificar com o importador quais os custos para assumir as 
despesas extras, tendo em vista que o problema teve origem em erros nos 
documentos. 
Caso o problema tenha surgido com mercadoria, etiquetas ou licenças, não 
conseguiremos, muitas vezes, resolver, e o cliente pagará multa, além da 
armazenagem e de demais despesas que possam incidir. 
Quando o entrave não pode ser resolvido com a nossa intervenção, 
devemos aguardar a finalização do processo e demonstrar ao cliente toda a 
nossa disposição para ajudá-lo a qualquer momento. Ao finalizar, deveremos 
 
 
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verificar quais foram os problemas, o que deu causa aos mesmos, quais os 
custos extras, além do procedimento para evitá-los no futuro. 
Como vimos, várias situações podem ocorrer com o desembaraço da 
mercadoria no país de destino; elas podem ser relacionadas aos documentos, à 
classificação fiscal, licenças, etiquetas, embalagem ou até mesmo à mercadoria 
em si. 
O acompanhamento com o importador é de extrema importância. Quando 
não fazemos o acompanhamento anterior para o envio do processo, problemas 
podem ser gerados. Já com o acompanhamento, o cliente entende que está 
negociando com uma empresa que se responsabiliza pelos seus processos e 
também pelos seus erros. 
Desta forma, a fidelização do cliente fica mais fácil, já que o exportador não 
deixou o problema para o importador resolver e, principalmente, não o deixará 
desamparado com relação aos custos sofridos. 
 
TEMA 2 - ANÁLISE DOS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA O PAÍS 
IMPORTADOR 
Os erros mais ocorridos no processo de exportação consistem em: 1) falta 
de documentos necessários para o desembaraço da mercadoria, 2) envio de 
documentos em desconformidade com a legislação no país de destino ou, ainda, 
3) documentos incorretos. 
Portanto, o que deve ser feito antes mesmo da venda do produto para um 
determinado país é a consulta da legislação deste, a fim de saber quais licenças 
e documentos são necessários, checando, de igual forma, se haverá 
necessidade de alguma homologação no Brasil por determinados órgãos para a 
recepção da mercadoria. 
Primeiramente, para que possamos saber quais são as necessidades para 
a importação em determinado país, podemos entrar em contato com o 
importador e seu despachante, solicitando as informações a respeito dos 
documentos necessários e das licenças e homologações, caso necessárias. 
Posteriormente, podemos verificar as informações com a embaixada deste país 
no Brasil e, ainda, checar se não há mais nenhuma necessidade para o 
desembaraço da mercadoria no país de destino. Também podemos entrar em 
 
 
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contato com a embaixada brasileira no país de destino, a fim de verificar as 
informações. 
Depois, também se faz necessário examinar quais as exigências daquele 
país para venda e distribuição da mercadoria no mercado interno, tendo em vista 
que poderão existir determinadas licenças e homologações que não são 
necessárias para a importação e desembaraço da mesma, mas que podem ser 
indispensáveis quando em relação à venda e à utilização no mercado interno. 
Como exemplo, podemos citar mercadorias que não necessitam de 
licenças para o desembaraço no Brasil, mas que, para sua venda no mercado 
interno, precisam de determinadas informações na embalagem, além de 
etiquetas e homologações. Isto significa que, no Brasil, é necessário saber quais 
os requisitos do Código de Defesa do Consumidor para a venda dos produtos no 
mercado interno. Não adianta desembaraçarmos a mercadoria e, depois, a 
mesma não poder ser comercializada por falta de informações para o mercado 
interno. 
Lembre-se de que esta consulta deverá sempre ser feita para novas 
exportações, ainda que seja o mesmo produto a ser exportado para o mesmo 
país, porque, assim como no Brasil a legislação é alterada rapidamente, isto 
também pode acontecer em outros países, não devendo a empresa adotar os 
documentos e licenças como padrão, a fim de que não tenha problemas com os 
documentos, licenças e homologações quando da chegada da cargano destino. 
Aqui, ressalta-se este como o momento de fazer um bom contrato de 
compra e venda entre importador e exportador, para que todas as formalidades 
necessárias estejam claras e sejam conhecidas por ambas as partes que 
negociam o produto. Também é de extrema importância a conversa entre os 
despachantes do importador e do exportador, tendo em vista que o procedimento 
entre as Aduanas é de conhecimento destes; eles serão aptos a esclarecer quais 
determinações poderão ou não ser cumpridas pelas empresas que fazem parte 
do contrato de compra e venda. 
Para o bom andamento do processo de exportação, o início deste é um dos 
atos mais importantes, quando serão acertados todos os detalhes a ser seguidos 
por cada uma das partes. Portanto, com a definição das responsabilidades de 
cada um, o processo fica mais fácil, ágil e tranquilo. 
Este processo tem início com a participação do setor jurídico, que elabora 
um contrato de compra e venda com os despachantes, a fim de definir: as 
 
 
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questões de Aduana e liberações pertinentes para o envio da mercadoria ao 
exterior; do importador, para que informe demais necessidades da empresa; do 
exportador, para que entenda estas necessidades e saiba se as mesmas 
poderão ser cumpridas; do setor jurídico do importador, com vistas a trazer todas 
as especificações para a venda no mercado interno daquela mercadoria. 
Uma outra questão que deve ser definida entre as empresas é o incoterm, 
que visa o envio correto do valor da mercadoria, para que, mais uma vez, as 
responsabilidades e riscos sejam conhecidos por ambas as partes e cumpridos 
adequadamente. 
Outro ponto que deve ser verificado e que é de extrema importância é a 
existência de acordo para a emissão do certificado do país de origem para o país 
de destino, quando cabível, pois este pode ser o diferencial de venda do seu 
produto com relação aos demais exportadores da mesma área. 
Depois de todas estas verificações e adequações, dificilmente haverá 
algum problema de ordem documental com o envio da mercadoria ao exterior. 
 
TEMA 3 - ÓRGÃOS ANUENTES PARA O PRODUTO A SER EXPORTADO 
Além dos cuidados com a legislação do pais de destino, devemos ter muita 
atenção com relação à legislação brasileira e aos órgãos anuentes no Brasil, 
porque a falta de uma licença ou documento pode trazer demora no processo de 
desembaraço ou até mesmo o não desembaraço da mercadoria, o que acarreta 
custos excessivos. 
Para o bom andamento do processo de exportação, o setor responsável 
pelo envio da mercadoria ao exterior deve estar sempre em contato com o 
despachante aduaneiro; assim, ele saberá quais licenças e procedimentos 
devem ser seguidos para a liberação da mercadoria junto à Aduana brasileira. 
Antes de tudo, precisamos verificar se o despachante com quem estamos 
trabalhando tem conhecimento do procedimento e do processo de desembaraço 
com relação ao produto que iremos exportar. Isso minimiza as chances de erro 
durante a liberação alfandegária. 
Posteriormente, precisamos nos atentar ao tipo de produto que iremos 
exportar, verificando quais os órgãos que precisam estar envolvidos para a 
liberação da nossa mercadoria junto à Aduana. 
 
 
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Abaixo, alguns exemplos que poderão ajudar com relação às licenças e 
órgãos anuentes para determinados tipos de mercadorias. As menções aqui são 
meramente exemplificativas, não se tratando de rol taxativo, ou seja, os produtos 
mencionados podem ter demais órgãos anuentes e licenças envolvidas, os quais 
devem ser verificados em conjunto com exportador, despachante aduaneiro do 
mesmo ou até mesmo com empresa especializada neste tipo de consultoria. 
 
 Alimentos: Ministério da Saúde e Ministério da Agricultura; 
 Grãos: Ministério da Saúde e Ministério da Agricultura; 
 Armas: Ministério do Exército; 
 Medicamentos e produtos médicos: Ministério da Saúde e Ministério da 
Agricultura; 
 Explosivos: Ministério do Exército; 
 Cabelo: Ministério da Saúde – mercadoria com tratamento de carga 
perigosa; 
 Aparelhos odontológicos: Ministério da Saúde. 
 
Se a mercadoria seguir para a Aduana para liberação e estiver faltando 
alguma destas licenças, o que podemos fazer? 
Quando a mercadoria chega à Aduana e falta alguma liberação, será 
necessário fazer todo o procedimento para o seu desembaraço, como, por 
exemplo, verificação no Ministério da Saúde e/ou Agricultura e/ou Exército. E 
qual o grande problema desta situação? 
Como a mercadoria já se encontra no recinto alfandegado, o maior 
problema é o pagamento de armazenagem extra, o que pode acarretar a perda 
do lucro da empresa, dependendo do valor a ser pago e do valor inicialmente 
previsto para esta despesa. 
Quando tratamos de processos marítimos, temos o pagamento da 
detention, que é a sobrestadia pelo uso do container por prazo maior que o 
acordado com a cia marítima, o que pode onerar nossa exportação em valores 
exorbitantes. 
Portanto, para evitar estes tipos de problemas, temos sempre que verificar 
os órgãos envolvidos para a liberação daquele determinado produto, para que, 
quando da chegada da mercadoria à Aduana, as verificações dos órgãos 
 
 
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necessários estejam de acordo com o tempo estimado para a liberação da 
mesma. 
Toda esta verificação é muito importante, tendo em vista que o atraso com 
a resolução destes problemas irão custar, muitas vezes, a perda do navio ou do 
avião, sendo nossa mercadoria enviada somente no próximo navio ou avião 
disponíveis. Isto pode levar uma semana, quinze dias ou até mais tempo, 
dependendo do destino da carga e da disponibilidade de voos e espaço no navio. 
Mesmo com um navio ou aeronave próximos, pode ser que já não haja mais 
espaço, devido às reservas já efetuadas. 
Logo, sempre que enviamos uma carga ao exterior, estas análises são de 
vital importância, junto ao despachante, para que a mercadoria possa ter o seu 
processo de desembaraço o mais rápido possível, evitando atrasos e custos 
desnecessários. 
TEMA 4 - ANÁLISE DOS DOCUMENTOS PELO IMPORTADOR ANTES DO 
EMBARQUE DA CARGA 
Quando já verificados todos os documentos, legislação e órgãos anuentes 
no Brasil – e também no país de destino da mercadoria –, ainda precisamos ter 
o respaldo do importador e do seu despachante com relação à documentação 
que será emitida, para evitar problemas da liberação da mercadoria no destino. 
Primeiramente, devemos verificar com o importador qual é a classificação 
fiscal do produto a ser exportado, porque, frequentemente, a utilizada no Brasil 
não é a mesma que a utilizada no país do importador. Porém, devemos lembrar 
que a classificação a ser utilizada no Brasil tem de ser a que a Aduana brasileira 
entende como correta para fins de liberação alfandegária. 
Caso haja diferença entre a Nomenclatura Comum do MERCOSUL – NCM 
utilizada no Brasil e no país de destino, somente nos documentos que serão 
enviados ao importador é que deve constar a classificação fiscal indicada pelo 
mesmo. 
Desta forma, os documentos devem ser emitidos com base na classificação 
informada pelo importador: 
 Fatura comercial; 
 Packin List; 
 Certificado de Origem; 
 Demais certificados e licenças solicitadas pelo importador. 
 
 
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Mais uma vez, entendam que, mesmo que a classificação do importador 
seja diferente, precisamos manter, nos documentos abaixo, a utilizada no Brasil 
para o desembaraço aduaneiro: 
 Nota Fiscal; 
 Registro de Exportação; 
 Demais documentos exigidos pela Aduana para a liberação da 
mercadoria. 
 
Depois de verificados os documentos solicitados pelo importador, devemos 
fazer um rascunho dos mesmos e enviá-los, para que tanto o importador quanto 
o seu despachante os analisem e aprovem, verificando se todos os dados estão 
de acordo com o solicitado e com o necessário para a liberação da mercadoria 
no destino. 
Se os documentos estiverem com erro, devemos efetuar as alterações e 
enviarnovamente para análise do importador e do despachante. Depois de 
recebida a confirmação de que os rascunhos enviados estão corretos, chega a 
hora de fazermos a emissão dos documentos. Com os documentos corrigidos 
pelo importador e pelo despachante do mesmo, caso haja algum problema com 
a liberação da mercadoria no destino por questões documentais, o exportador 
possui todo o histórico de que a documentação foi enviada para verificação, 
obtendo o aceite do importador. Isto evita desgastes e problemas com o cliente. 
Não significa dizer que o exportador não ajudará a resolver qualquer outro 
problema documental existente no processo, porém, a empresa importadora 
entenderá que o erro causado não foi consequência de falta de cuidado da 
empresa exportadora. Se o exportador tomar todas as precauções possíveis 
para minimizar este tipo de situação, o comprador entenderá que a empresa tem 
compromisso com o produto e com o serviço prestado. Desta forma, podemos 
manter uma relação mais fácil e aberta com o importador, pois este terá 
confiança em nosso trabalho. 
Ainda lembramos que o modelo aqui mencionado é delineado por formas 
de minimizar os problemas na emissão e verificação dos documentos para o 
processo de liberação da mercadoria no país de destino. Entretanto, poderão 
surgir outros problemas no caminho; estes deverão ser resolvidos com toda 
seriedade e eficiência que a empresa pode apresentar ao cliente. 
 
 
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Posteriormente, diante disto, precisamos criar procedimentos para corrigir estes 
problemas no futuro em nossa empresa. 
Problemas sempre existirão. O importante é aprender com os erros e 
tomar caminhos e procedimentos para minimizá-los no futuro, a fim de que a 
empresa tenha um procedimento cada vez mais simples e rápido para os 
clientes. 
 
TEMA 5: EMBARQUE DA MERCADORIA APÓS EMISSÃO DE TODOS OS 
DOCUMENTOS ANALISADOS E CONFIRMADOS PELO IMPORTADOR 
Outro grande problema encontrado nos processos de exportação é o 
binômio tempo x custo. 
Quando há o fechamento do processo pelo importador, o mesmo quer 
receber a mercadoria o mais rápido possível com o menor custo possível. Muitas 
vezes, há demora na análise dos documentos pelo importador para que 
possamos fazer a emissão dos documentos, o que gera demora no envio da 
mercadoria. 
Se a mercadoria for embarcada antes da análise e emissão dos 
documentos, podemos ter dois grandes problemas: que estes documentos 
estejam incorretos ou que ocorra a chegada da mercadoria sem os documentos 
originais para o desembaraço aduaneiro da mercadoria. 
Caso ocorra o envio da mercadoria sem a análise documental pelo 
importador e seu despachante, enfrentaremos diversos entraves, como custos 
extras, multa por documentos incorretos e até mesmo a perda do benefício com 
o imposto de importação. Estes problemas deverão ser resolvidos junto ao 
importador. 
Se a mercadoria chegar antes dos documentos, o importador estará sujeito 
ao pagamento da armazenagem – que não precisaria pagar, caso os 
documentos estivessem verificados e enviados para a liberação alfandegária da 
mercadoria. 
Ou seja, a pressa, nestes casos, estará trazendo diversos prejuízos ao 
importador, os quais poderão ser repassados ao exportador para pagamento, 
tendo em vista o erro ocorrido. 
 
 
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Dito isto, como poderemos nos precaver nestes casos e conscientizar o 
importador de que o correto é o envio da mercadoria somente após a análise dos 
documentos bem como a emissão correta dos mesmos? 
Devemos explicar ao importador e seu despachante que a melhor forma de 
evitar estes problemas é conferir a documentação antes da sua emissão, 
independentemente de para onde a mercadoria seja embarcada. 
Também, devemos alertar o importador de que, se o prazo para a chegada 
da mercadoria for pequeno, os documentos devem ser enviados antes do 
embarque, para que não tenhamos problemas com a chegada da carga antes 
dos documentos. 
Caso o transit time da mercadoria seja mais longo, a carga pode ser 
embarcada e a emissão dos documentos ocorrer posteriormente ao envio dos 
produtos, tendo em vista que haverá tempo hábil para a emissão dos mesmos e 
envio ao importador antes da chegada da mercadoria. 
Logo, nesta fase do processo, o mais difícil é convencer o nosso importador 
da seriedade da análise documental antes do embarque da mercadoria. Este 
ponto deverá ser demonstrado para o mesmo antes do fechamento do processo, 
para que o exportador tenha condições de manter a qualidade do serviço. 
Também, deverá o importador estar ciente do procedimento adotado pelo 
exportador para envio de mercadorias, pois a falta de cautela pode trazer 
prejuízos imensos. 
Esta análise pode começar com um contrato que descreva o procedimento 
adotado, assim, importador e despachante tomam ciência do funcionamento de 
tudo, antes mesmo do fechamento do processo, estando notificados de que os 
documentos são de fundamental importância e, por isto, a necessidade da sua 
análise antes do envio da mercadoria. 
O exportador pode demonstrar estes dois problemas mencionados, para 
que o importador entenda o destaque do que está sendo falado, e para que 
coopere com a análise dos documentos, visando a sua correta emissão. 
Havendo esta cooperação entre exportador e importador, o primeiro 
processo de venda será um pouco mais trabalhoso, porém, os demais serão 
simples, tendo em vista que o procedimento é conhecido por todos os players do 
processo. 
Não vamos esquecer de que devemos envolver o despachante do 
importador durante todo o procedimento de exportação, uma vez que este é 
 
 
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quem conhece a Aduana no país de destino, sendo o responsável pelas 
informações corretas a respeito do procedimento para o desembaraço da carga 
no exterior. 
 
NA PRÁTICA 
O setor comercial de sua empresa efetuou a primeira venda para a 
Argentina, referente a um produto que sempre foi exportado para o Paraguai. 
Como sempre houve a exportação deste produto, o setor de exportação utilizou 
o mesmo procedimento para o envio da mercadoria. 
A exportação ocorreu normalmente no Brasil; os documentos foram 
emitidos e enviados ao importador para o desembaraço na Argentina, contudo, 
quando da chegada da carga, o importador informou que foi multado pela 
Aduana argentina, e que não pode utilizar o certificado de origem, tendo que 
arcar com o imposto de importação. 
Quando verificado o motivo junto ao importador, percebeu-se a ausência 
de uma autorização para a entrada da mercadoria na Argentina; a classificação 
fiscal também estava incorreta, de acordo com a utilizada naquele país para a 
importação daquele produto. 
Neste caso, qual foi o problema ocorrido no Brasil? 
 
Resposta 
Como visto em aula, os procedimentos utilizados para o envio de uma 
mesma mercadoria para países diversos podem ser diferentes. 
Antes da elaboração dos documentos, precisamos verificar junto ao 
importador e seu despachante se os mesmos estão corretos, tendo em vista a 
diversidade de entendimento que pode ocorrer na Aduana. 
Se os documentos tivessem sido enviados para análise, o importador e seu 
despachante informariam sobre a classificação correta utilizada na Argentina. 
Assim, o problema teria sido evitado. 
 
SÍNTESE 
Verificamos alguns problemas que podem ocorrer com a exportação e 
checamos as formas de lidar com os mesmos. Foram destacados os principais 
problemas que podem ocorrer: 
 
 
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 Falta de anuência do órgão competente no Brasil; 
 Falta de anuência ou informações incorretas no país de destino com a 
chegada da mercadoria e dos documentos originais; 
 Como identificar o problema ocorrido no país de destino, depois de 
finalizado o 
processo de exportação; 
 Quais as implicações de a mercadoria ser embarcada antes da análise 
documental pelo importador; 
 Deve ou não a empresa ceder às exigências do setor de compra da 
empresa importadora.