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Gestão de Documentos

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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
AlfaCon Concursos Públicos
Lei do Direito Autoral nº 9.610, de 19 de Fevereiro de 1998: Proíbe a reprodução total ou parcial desse material ou divulgação com 
fins comerciais ou não, em qualquer meio de comunicação, inclusive na Internet, sem autorização do AlfaCon Concursos Públicos.
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ÍNDICE
Gestão de Documentos/Gestão Documental ���������������������������������������������������������������������������������������������������2
Para que uma política de gestão de documentos? �����������������������������������������������������������������������������������������������������2
O que é a gestão de documentos? ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������2
Objetivos �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������2
Fases �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������2
Atividades Desenvolvidas ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������3
Funções Arquivísticas �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4
Criação/Produção ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4
Avaliação ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4
Aquisição ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4
Conservação / Preservação ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������4
Classificação ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������5
Descrição ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������5
Difusão / Acesso ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������5
Níveis de Aplicação ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������5
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Gestão de Documentos/Gestão Documental
Para que uma política de gestão de documentos?
Porque é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos documentos de 
arquivo, como instrumento de apoio à Administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e 
como elementos de prova e informação�
O que é a gestão de documentos?
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação 
e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhi-
mento [2]�
Lei 8�159/91 Art� 3º – Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações 
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e inter-
mediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente�
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de PRODUÇÃO, 
TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO e ARQUIVAMENTO de documentos em fase CORRENTE 
E INTERMEDIÁRIA, visando à sua ELIMINAÇÃO ou ao seu RECOLHIMENTO para a guarda 
permanente�
Objetivos
 ˃ EFICIÊNCIA: Garantir que todos os procedimentos referentes à gestão de documentos arqui-
vísticos (produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação) sejam realizados de 
forma eficiente e prezando pela economicidade�
 ˃ DISPONIBILIDADE DAS INFORMAÇÕES: Garantir que as informações estejam disponí-
veis no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas�
 ˃ ELIMINAÇÃO SEGURA DOS DOCUMENTOS: Garantir a eliminação segura dos docu-
mentos destituídos de valor� Realizar a avaliação e a seleção dos conjuntos de documentos 
que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuízo de 
perda de informações substanciais
 ˃ USO ADEQUADO DE EQUIPAMENTOS: Garantir a adequada utilização dos equipamentos 
disponíveis ao bom desempenho dos procedimentos de gestão documental�
Fases
1) Produção
2) Utilização
3) Avaliação/Destinação
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Produção Utilização Destinação
elaboração dos 
documentos em 
razão das ativi-
dades específicas 
de uma institui-
ção ou setor� É 
a 1ª fase com as 
seguintes carac-
terísticas: otimi-
zação na criação, 
evitar a reprodu-
ção desnecessária 
de documentos�
Fluxo percorrido 
pelos documentos; 
necessário para o 
cumprimento de sua 
função administrati-
va� É a 2ª fase com as 
seguintes caracterís-
ticas: envolve as ati-
vidades de protocolo; 
classificação dos do-
cumentos; controle 
de acesso e recupera-
ção da informação�
Atividades de análise, seleção e 
fixação de prazos de guarda dos 
documentos; deve-se decidir sobre 
quais documentos devem ser elimi-
nados e quais serão preservados�
Deve-se avaliar e selecionar os do-
cumentos para determinar o seu 
prazo de vida, de acordo com seus 
valores informativo e probatório 
e, caso não os tenha, a eliminação� 
Schellenberg (2006) ressalta que a 
gestão na fase corrente tem como 
objetivo “ fazer com que os docu-
mentos sirvam aos propósitos de sua 
criação, tanto econômica quanto 
eficientemente possível, e realizar 
sua adequada destinação depois 
que tiverem atendido aos seus obje-
tivos”.
Ocorre na Fase 
Corrente�
Desenvolvida a 
gestão de Arquivos 
Correntes e Inter-
mediários.
Acontece no arquivo Corrente e 
Intermediário�
Atividades Desenvolvidas
 → Produção:
 ˃ gestão de formulários e modelos;
 ˃ otimizar o uso dos recursos reprográficos e informáticos;
 ˃ difusão de diretrizes e normas para o bom desempenho institucional;
 ˃ definição de qual equipamentos e quem será pessoal que irá desempenhar tarefas arquivísticas�
 → Utilização
 ˃ Protocolo: recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição;
 ˃ Organização e arquivamento dos documentos;
 ˃ Elaboração de normas de acesso;
 ˃ Recuperação de informações�
 → Destinação
 ˃ Análise e avaliação das séries documentais, com vistas a estabelecer prazos de guarda;
 ˃ eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente;
 ˃ transferências e recolhimentos�
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Funções Arquivísticas
De acordo com Santos (2008, P� 178), são sete as funções arquivísticas voltadas para a gestão de 
documentos:
1) Criação / Produção
2) Avaliação
3) Aquisição
4) Conservação / Preservação
5)Classificação
6) Descrição
7) Difusão / acesso
Criação/Produção
Contempla os procedimentos relacionados à manutenção do maior rigor possível na produção 
dos documentos de arquivo, abrangendo definição de normas, conteúdo, modelos, formatos e 
trâmite� A execução adequada desta função demanda um conhecimento profundo da instituição, 
seus objetivos e missão, as tecnologias disponíveis e os tipos de documentos adequados ao exercício 
do negócio da instituição�
Avaliação
Feita a partir de critérios preestabelecidos, definição dos prazos de guarda e destinação (elimina-
ção ou preservação permanente) da documentação arquivística de uma dada instituição� A avaliação 
demanda conhecimento do funcionamento da instituição, sua estrutura administrativa, sua missão, 
objetivos e atividades geradoras de documentos�
Contempla a participação do arquivista nas ações da Comissão Permanente de Avaliação de 
Documentos, na elaboração e na aplicação da tabela de temporalidade, bem como os editais e listas 
de descarte e eliminação de documentos arquivísticos e a sujeição desses instrumentos à instituição 
arquivística na esfera de competência�
Também abrange a atividade de fiscalização visando evitar a eliminação não autorizada de do-
cumentos arquivísticos�
No âmbito da destinação orientada pela avaliação, abrange a prática de microfilmagem e de digi-
talização de documento�
Nesta função se inserem estudos para a definição de critérios de seleção de amostragem para 
séries documentais elimináveis�
Aquisição
Contempla a entrada dos documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente; refere-se 
ao arquivamento corrente e aos procedimentos de transferência e recolhimento do acervo� Cabe ao arqui-
vista estabelecer as regras e procedimentos para assegurar que o acervo recebido é completo, confiável e 
autêntico e, desta forma, lhe conferir o máximo de credibilidade como evidência�
Conservação / Preservação
Aspectos relacionados à manutenção da integridade física e/ou lógica dos documentos ao longo 
do tempo, bem como as tecnologias que permitem seu processamento e recuperação; ao arquivista 
cabe estudar os suportes diversos de registro da informação arquivística e suas fragilidades e definir 
políticas de preservação para cada um deles�
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Nesta função estão inseridos os planos de prevenção de desastres e os planos de contingência 
para minimizar a interrupção das atividades da instituição em caso de desastres e sinistros e, mais 
importante, salvar vidas�
Classificação
Refere-se à criação e à utilização de planos de classificação que reflitam as funções, atividades e 
ações ou tarefas da instituição acumuladora dos documentos arquivísticos nas fases corrente e inter-
mediária e a elaboração de quadros de arranjo da fase permanente�
A classificação orienta a organização intelectual do acervo de forma a refletir a estrutura orga-
nizacional e decisória da instituição acumuladora e facilitar o acesso aos documentos produzidos� 
Também abrange fiscalização e controle da utilização correta do plano bem como contato com os 
setores produtores a fim de identificar possíveis necessidades de revisão deste instrumento�
Descrição
A descrição é uma ação que perpassa todo o ciclo de vida do documento, devendo ter seus ele-
mentos adequados a cada uma das suas fases, à unidade documental a que se refere e às necessidades 
do usuário�
A indexação, componente da descrição, é o processo de estabelecimento de pontos de acesso 
para facilitar a recuperação dos documentos ou informação� A descrição compreende a criação e 
utilização de índices e de vocabulários controlados�
Difusão / Acesso
Esta função não se restringe ao acesso às informações e aos documentos armazenados, mas à 
difusão das práticas para que isso ocorra adequadamente, por isso, perpassa todas as outras funções: 
difusão dos manuais de gestão, plano de classificação e tabelas de temporalidade e promoção de trei-
namento para o seu uso; difusão da legislação e das normas internas que regulamentam o acesso ao 
acervo e o respeito a direitos autorais, uso de imagens e ao sigilo; utilização de sistemas informatiza-
dos; formas de atendimento; permissão de reprodução ou impressão; elaboração de guias de acervo, 
inventários e páginas web; planejamento e realização de exposições e concursos de pesquisas etc�
Níveis de Aplicação
Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser 
desenvolvida em quatro níveis:
 ˃ Mínimo: Estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e elimi-
nação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de 
valor permanente�
 ˃ Mínimo ampliado: Complementa o mínimo, com a existência de um ou mais centros de arqui-
vamento intermediário�
 ˃ Intermediário: O nível intermediário compreende os dois primeiros (mínimo e mínimo 
ampliado), bem como a adoção de programas básicos que consistem, geralmente, em elabora-
ção e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de corres-
pondência e documentos vitais etc�
 ˃ Máximo: O nível máximo inclui todos os níveis já descritos (mínimo, mínimo ampliado e in-
termediário), complementados por gestão de diretrizes administrativas, de correspondência 
e telecomunicações, de máquinas copiadoras, uso de recursos de automação etc�
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Exercícios
01. A produção de documentos, no âmbito das instituições públicas ou privadas, não é arbitrária, 
nem discricional� Ao contrário, é determinada
a) pelo quadro de arranjo adotado pelos setores de protocolo e arquivo�
b) por normas formuladas pelo Conselho Nacional de Arquivos�
c) por tabelas de temporalidade e planos de classificação aprovados pelos órgãos competentes�
d) pela legislação arquivística vigente em cada unidade da Federação�
e) pelas funções que lhes são atribuídas e pelas normas que as regulam�
Com relação à Arquivologia, julgue o item que se segue�
02. Produção, uso, conservação e destinação final são fases da gestão de documentos�
Certo ( ) Errado ( )
03. Segundo Jardim (1987), a gestão documental perpassa por três etapas distintas: primeiramente 
pela _______________ , que envolve o desenvolvimento e/ou padronização dos documentos 
da instituição� Posteriormente, pela_______________ e_________________, caracteri-
zadas pelo controle do fluxo documental e sua preservação� Por fim a __________________, 
responsável pelo desenvolvimento do “sistema” de avaliação documental, o qual determina 
quais documentos possuem valores permanentes�
Assinale a alternativa que preenche correta e respectivamente as lacunas�
a) Avaliação, classificação, conservação, preservação�
b) Produção, classificação, avaliação, preservação�
c) Avaliação, utilização, recolhimento, destinação�
d) Produção, utilização, conservação, destinação�
Julgue o próximo item, relativo ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos.
04. Um dos objetivos da gestão de documentos é garantir, por meio da preservação do acervo, que 
a documentação produzida esteja acessível em longo prazo�
Certo ( ) Errado ( ) 
Com relação à gestão de documentos, julgue o próximo item.
05. As principais atividades da gestão de documentos são realizadas no arquivo permanente�
Certo ( ) Errado ( ) 
06. Responsável pelo controle do ciclo de vida dos documentos, cujo foco é o domínio das versões 
destes, abrange todos osestágios de evolução dos documentos� Esse conceito refere-se a:
a) Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)�
b) Digital Imaging (Digitalização)�
c) Workflow (Fluxo de trabalho)�
d) Document Management (Gerenciamento de Documentos)�
07. Com relação aos conceitos de gestão de documentos, é INCORRETO afirmar que
a) a gestão de documentos de um órgão ou entidade pública é divida em fases arquivísticas, 
que, em seu conjunto, compõem o ciclo vital dos documentos�
b) as fases arquivísticas da gestão de documentos de um órgão ou entidade pública são a 
produção, a utilização e a destinação�
c) métodos de controle relacionados às atividades de protocolo são procedimentos de gestão de 
documentos que estão compreendidos na primeira fase da gestão de documentos�
d) identificar os documentos destituídos de valor por meio dos processos de avaliação docu-
mental é procedimento compreendido na terceira fase da gestão de documentos�
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08. O “conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a 
eficácia em produção, tramitação, uso, avaliação e destinação de documentos arquivísticos cor-
rentes e intermediários de uma organização” denomina-se sistema de:
a) arquivamento�
b) informação�
c) gerenciamento arquivístico de documentos�
d) gerenciamento de operações�
e) gestão de arquivos�
09. Em relação aos instrumentos de gestão de documentos, a tabela de temporalidade é um instru-
mento arquivístico resultante da
a) avaliação de documentos�
b) produção de documentos�
c) utilização de documentos�
d) tramitação de documentos�
10. As funções arquivísticas são, comumente, enumeradas em sete� De acordo com essa visão, 
assinale a alternativa que contém somente funções arquivísticas�
a) Criação – Classificação – Preservação�
b) Avaliação – Gestão – Difusão�
c) Aquisição – Arquivamento – Conservação�
d) Produção – Reprografia – Descrição�
e) Eliminação – Acesso – Restauração�
Gabarito
01 - E
02 - Certo
03 - D
04 - Certo
05 - Errado
06 - D
07 - C
08 - C
09 - A
10 - A
Bibliografia
[1]
PAES, M. L. Arquivo Teoria e Prática, 
3. ed., Rio de Janeiro: Fundação 
Getúlio Vargas, 2004, p. 228.
M. L. Paes, Arquivo Teoria e Prática, 3 
ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio 
Vargas, 2004, p. 228.
[2]
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos 
Modernos: Princípios e Técnicas, 6. 
ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio 
Vargas, 2006, p. 388.
T. R. Schellenberg, Arquivos Modernos: 
Princípios e Técnicas, 6 ed., Rio de 
Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 
2006, p. 388.
[3]
BELLOTTO, H. L. Arquivos Perma-
nentes: tratamento documental, 4. 
ed., Rio de Janeiro: Fundação Getúlio 
Vargas, 2006, p. 320.
H. L. Bellotto, Arquivos Permanen-
tes: tratamento documental, 4 ed., Rio 
de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 
2006, p. 320.
[4]
Arquivo Nacional. Dicionário bra-
sileiro de terminologia arquivísti-
ca. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 
2005, p. 232.
Arquivo Nacional, Dicionário brasilei-
ro de terminologia arquivística, Rio de 
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005, p. 232.
	Gestão de Documentos/Gestão Documental
	Para que uma política de gestão de documentos?
	O que é a gestão de documentos?
	Objetivos
	Fases
	Atividades Desenvolvidas
	Funções Arquivísticas
	Criação/Produção
	Avaliação
	Aquisição
	Conservação / Preservação
	Classificação
	Descrição
	Difusão / Acesso
	Níveis de Aplicação

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