Prévia do material em texto
MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 1 – JUROS SIMPLES Conceitos e terminologia: A administração financeira é a parte da organização que cuida das finanças da empresa ou, mais especificamente, da sua saúde financeira. Isso quer dizer que toda e qualquer movimentação ou planejamento que envolva valores é contemplado ou está inserido no conceito de administração financeira. Podemos sucintamente dizer que a administração financeira estuda a circulação do dinheiro. Financiamento de curto e longo prazos: Valores liberados pelo credor para serem aplicados pelo devedor na aquisição de bens móveis (veículos, máquinas, equipamentos) e imóveis (unidades habitacionais, plantas industriais, etc.). Ou seja, sabe-se exatamente o destino do recurso. Existem os financiamentos de curto prazo (até 360 dias) e os de longo prazo (acima de 360 dias). Taxa de retorno: A taxa interna de retorno é o percentual de retorno obtido sobre o saldo investido e ainda não recuperado em um projeto de investimento. Matematicamente, é a taxa de juros que torna o valor presente das entradas de caixa igual ao valor presente das saídas de caixa do projeto de investimento. EMPRÉSTIMOS: Valores liberados pela instituição financeira (credor) para seu cliente (devedor), sem que haja um controle efetivo do credor sobre a utilização dos recursos. INVESTIMENTOS: Aplicações de recursos (dinheiro ou títulos) em empreendimentos que renderão juros ou lucros, em geral em longo prazo. Aplica-se tanto a compra de máquinas, equipamentos e imóveis para a instalação de unidades produtivas, como a compra de títulos financeiros (ações, etc.). Toda vez que formos efetuar um cálculo é preciso ter uma base, isto é, o que calcularemos sobre o que. Por exemplo, se aplicarmos um determinado capital, vamos precisar de uma base para calcular esse capital são: a taxa de juros e o prazo em que esse capital ficará aplicado. Taxas É o percentual utilizado para o cálculo de juros, descontos e outras operações financeiras sempre utilizado por cem unidades, por isso chamamos de porcentagem. Prazos É o tempo em que determinado capital aplicado a uma determinada taxa de juros fica disponível. Lembramos que tanto capital quanto taxas ou prazos são utilizados em todo tipo de operação financeira, ou seja, operações de aplicação, investimento. Em todos os cálculos utilizamos sempre essas bases. Capital: É o valor principal de uma operação financeira, sobre o qual incidem outros aplicativos como juros. Juros: É o produto obtido por meio da aplicação de uma determinada taxa percentual sobre um capital conhecido. Temos duas formas ou dois pontos de vista a considerar sobre os juros: o primeiro é sob o prisma do investidor para o qual significa a remuneração do capital investido ou aplicado. A segunda forma de considerarmos os juros é sob o ponto de vista do tomador, que representa o custo do dinheiro tomado a empréstimo. Montante: É o produto final de um capital somado ou adicionado aos juros produzidos ao final de um período ou prazo determinado, ou seja, é o capital mais os juros. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Valor atual: É o valor em determinada data de um montante a ser produzido em um tempo ou prazo futuro. PORCENTAGEM A questão da porcentagem é muito utilizada no mercado financeiro, seja na hora de obter um desconto, calcular o lucro na venda de um produto ou medir as taxas de juros. O cálculo percentual nada mais é que a multiplicação de um valor qualquer pelo percentual desejado. Exemplo 1: Carlos jogou fora 20% das 10 laranjas que ele tinha. Quantas laranjas foram pro lixo? 10 x 20/100 (vinte por cento) = 2 laranjas Portanto, 2 laranjas foram jogadas fora por Carlos. Exemplo 2: Luana comprou uma cafeteira por R$200,00 e meses depois vendeu por R$300,00. Qual foi a porcentagem (p) de ganho de Luana? 200 + 200 * p/100 = 300 200 * p/100 = 100 p/100 = 100/200 p/100 = 1/2 p= 50 Logo, Luana ganhou 50% na venda da cafeteira Uma boa dica para entender melhor porcentagem é saber utilizar o Fator de multiplicação. Fator de multiplicação pode ser um acréscimo ou um decréscimo no valor do produto. Se um produto aumentou 10% então seu fator de multiplicação é de 1 + taxa de acréscimo, sendo essa taxa de 0,1. Portanto, seu fator de multiplicação é de 1,1. Se um produto teve um desconto de 10% então seu fator de multiplicação é de 1 - taxa de decréscimo, sendo essa taxa de 0,1. Portanto, seu fator de multiplicação é de 0,9. Segue abaixo uma tabela com fatores de multiplicação: Acréscimo Fator de Multiplicação 10% 1,1 15% 1,15 18% 1,18 20% 1,2 63% 1,63 86% 1,86 100% 2 MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Vendendo um ingresso que custou R$40,00 com um acréscimo de 20% temos: 40 * 1,2 = R$48,00 Decréscimo Fator de Multiplicação 10% 0,9 15% 0,85 18% 0,82 20% 0,8 63% 0,37 86% 0,14 100% 0 Descontando 10% no valor de R$30,00 temos: 30 * 0,90 = R$27,00 JUROS SIMPLES O regime de juros será simples quando o percentual de juros incidir apenas sobre o valor principal. Sobre os juros gerados a cada período não incidirão novos juros. Valor Principal ou simplesmente principal é o valor inicial emprestado ou aplicado, antes de somarmos os juros. Transformando em fórmula temos: J = C * i .*n Onde: J = juros C = valor principal (capital) i = taxa de juros n = número de Períodos Exemplo: Temos uma dívida de R$ 1000,00 que deve ser paga com juros de 8% a.m. pelo regime de juros simples e devemos pagá-la em 2 meses. Os juros que pagarei serão: J = 1000 * 0.08 * 2 = 160 Ao somarmos os juros ao valor principal temos o montante. Montante = Valor Principal + Juros Montante = Valor Principal + ( Valor Principal * Taxa de juros * Número de períodos ) M = P * ( 1 + ( i * n ) ) MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Exemplo: Calcule o montante resultante da aplicação de R$70.000,00 à taxa de 10,5% a.a. durante 145 dias. SOLUÇÃO: C = 70000 I = 10,5% a.a. => (10,5/360) /100 = 0,00029616667 a.d. n = 145 dias J = C* i *n => J = 70000* 0,00029616667 * 145 => J = 2960,42 M = C + J => M = 70000 + 2960,42 => M = 72960,42 Observe que expressamos a taxa i e o período n, na mesma unidade de tempo, ou seja, dias. 1). Calcular os juros simples de R$ 1200,00 a 13 % a.t. por 4 meses e 15 dias. 0.13 / 6 = 0.02167 logo, 4m15d = 0.02167 * 9 = 0.195 J = 1200 * 0.195 = 234 2). Calcular os juros simples produzidos por R$40.000,00, aplicados à taxa de 36% a.a., durante 125 dias. Temos: J = C* i *n A taxa de 36% a.a. equivale a 0,36/360 dias = 0,001 a.d. Agora, como a taxa e o período estão referidos à mesma unidade de tempo, ou seja, dias, poderemos calcular diretamente: J = 40000*0,001*125 = R$5000,00 3). Qual o capital que aplicado a juros simples de 1,2% a.m. rende R$3.500,00 de juros em 75 dias? Temos imediatamente: J = C*i*n ou seja: 3500 = C*(1,2/100)*(75/30) Observe que expressamos a taxa i e o período n em relação à mesma unidade de tempo, ou seja, meses. Logo: 3500 = C*0,012 * 2,5 => 3500 = C* 0,030; Daí, vem: C = 3500 / 0,030 = R$116.666,67 4). Qual é o juro simples produzido por um capital de R$7.000,00 aplicado durante 4 meses a uma taxa de 2,5 % a. m.? Resposta Obs.: 2,5% = 2,5/100 = 0,025 J = C*i*n => J = 7.000*0,025*4 => J = R$ 700,00 EXERCICIOS 1). Calcular os juros simples de R$ 1.200,00 a 13 % a.t. por 5 trimestres. 3). Calcular os juros simples de R$ 18.500,00 a 15 % a.a. por 3 anos. 4). Calcular os juros simples de R$ 45.000 a 16 % a.b. por 7 bimestres. 5). Calcular os juros simples de R$ 12.800,00 a 8 % a.s. por 10 semestres. 6). Calcular os juros simples de R$ 8.000,00 a 19 % a.a.por 2,5 anos. 7). Calcular os juros simples de R$ 24.500,00 a 16 % a.t. por 8 trimestres. 8). Um capital de R$ 100.000,00 é aplicado a juros simples e à taxa de 1,5% a. m. Obter o montante para os seguintes prazos: a-) 2 meses b-) 3 meses c-) 5 meses d-) 10 meses MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 2 - JUROS COMPOSTOS Juros compostos são os juros de um determinado período somados ao capital para o cálculo de novos juros nos períodos seguintes. O regime de juros compostos é o mais comum no sistema financeiro e, portanto, o mais útil para cálculos de problemas do dia-a-dia. O atual sistema financeiro utiliza o regime de juros compostos, pois ele oferece uma maior rentabilidade quando comparado ao regime de juros simples, uma vez que juros compostos incidem mês a mês, de acordo com o somatório acumulativo do capital com o rendimento mensal. Juros compostos são muito usados no comércio, como em bancos. Os juros compostos são utilizados na remuneração das cadernetas de poupança, e é conhecido como “juro sobre juro”. Exercícios: 1). Aplicando-se R$ 15.000,00 a uma taxa de juro composto de 1,7% a.m., quanto receberei de volta após um ano de aplicação? Qual o juro obtido neste período? Após um ano de aplicação receberei de volta um total de R$ 18.362,96, dos quais R$ 3.362,96 serão recebidos a título de juros. 2) Paguei de juros um total R$ 2.447,22 por um empréstimo de 8 meses a uma taxa de juro composto de 1,4% a.m. Qual foi o capital tomado emprestado? O capital tomado emprestado foi de R$ 20.801,96. 3). Um pequeno investidor aplicou R$ 200,00 (duzentos reais) com rendimento de 1% (um por cento) de juros compostos ao mês. O valor total em dinheiro dessa aplicação, ao final de três meses, é? 4). Antônio aplicou R$ 12.000,00 em um banco que remunera os depósitos de seus clientes a juros simples, a uma taxa de 1,5% ao mês. Após 8 meses, ele resgata todo o montante e o aplica totalmente em um outro banco, durante um ano, a juros compostos, a uma taxa de 5% ao semestre. No final da segunda aplicação, o valor do montante é de? http://www.matematicadidatica.com.br/JurosCompostosExercicios1.aspx#anchor_ex1 http://www.matematicadidatica.com.br/JurosCompostosExercicios1.aspx#anchor_ex1 http://www.matematicadidatica.com.br/JurosCompostosExercicios1.aspx#anchor_ex2 http://www.matematicadidatica.com.br/JurosCompostosExercicios1.aspx#anchor_ex2 MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 3 – MONTANTE Montante (também conhecido como valor acumulado) é a soma do Capital Inicial com os juros produzido em determinado tempo. Para se chegar a essa conclusão através de uma relação direta pode se fazer uso do seguinte: JUROS SIMPLES => M = C * t * i JUROS COMPOSTOS => M = C * (1 + i)t, Onde: M: montante C: capital i: taxa de juros t: tempo de aplicação EXEMPLO DE MONTANTE COM JUROS SIMPLES Um Capital (C) de R$20.000 é aplicado durante o período (n) de 6 meses a uma taxa de juros (i) de 10% ao mês, qual o montante ao final do período de investimento? P = C + (t * i * C) => P = 20000 + (0,10 * 6 * 20000) P = 20000 + ( 12000 ) => P = 32000 Portanto, o montante será de R$32.000 EXEMPLO DE MONTANTE COM JUROS COMPOSTO Uma pessoa aplique R$ 500,00 durante 8 meses em um banco que paga 1% de juro ao mês. Qual será o valor ao final da aplicação? A tabela demonstrará mês a mês a movimentação financeira na aplicação do regime de juros compostos. No final do 8º mês o montante será de R$ 541,43. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues EXERCICIOS DE MONTANTE COM JUROS SIMPLES 1). Uma pessoa aplicou o capital de R$ 1.200,00 a uma taxa de 2% ao mês durante 14 meses. Determine os juros e o montante dessa aplicação. 2). Um capital aplicado a juros simples durante 2 anos, sob taxa de juros de 5% ao mês, gerou um montante de R$ 26.950,00. Determine o valor do capital aplicado. EXERCICIOS DE MONTANTE COM JUROS COMPOSTO 1). Qual o montante produzido por um capital de R$ 7.000,00 aplicados a uma taxa de juros mensais de 1,5% durante um ano? MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 4 – MOVIMENTO DE CAIXA GESTÃO FINANCEIRA: área funcional nas empresas onde cabem as análises, decisões e atuações relacionadas com os meios financeiros necessários a atividade da mesma Desta forma, a função financeira integra todas as tarefas ligadas à obtenção, utilização e controle de recursos financeiros de forma a garantir, por um lado, a estabilidade das operações da organização e, por outro, a rendibilidade dos recursos nela aplicados. Objetivo: Maximizar os resultados financeiros Algumas definições para o melhor entendimento do fluxo de caixa: Caixa, entende-se os controles financeiros básicos. São registros de caixa das entradas e saídas, contas a pagar e contas a receber, controle bancário, controle de estoques e fluxo de caixa. Lucro é a apuração do resultado: a relação entre receitas e custos mais despesas. Além da margem de contribuição, relação entre despesas e custos fixos e variáveis. Patrimônio é a estrutura patrimonial. São os bens da empresa, a relação entre enriquecimento e empobrecimento, o capital de giro, as tendências de crescimento, endividamento e rentabilidade. MOVIMENTO DE CAIXA: O Fluxo de Caixa é uma ferramenta de gestão operacional e que poderá ser utilizada como ferramenta de gestão estratégica. Tem a finalidade de planejar e controlar as entradas e saídas de caixa num período determinado de tempo (um mês, um trimestre etc.) Auxiliará o gestor a tomar decisões antecipadas sobre o fluxo financeiro da empresa e demonstrará a situação que o Caixa desta se encontra permitindo eventuais ajustes caso seja necessário. Pelo fluxo de caixa temos como avaliar se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira. Algumas ações a tomar quando falta de recursos financeiros: melhorar o sistema de cobrança, trabalhar com estoque s mínimos; reduzir os prazos de pagamentos das vendas; programar o pagamento das compras em função dos recebimentos das vendas; negociar prazos de pagamentos com credores, vender bens e equipamentos ociosos. Algumas ações quando sobra recursos financeiros: Aumentar o nível dos estoques com cautela, investir em ativo fixo com bastante critério, aplicar a sobra no mercado financeiro, antecipar compromissos com fornecedores. ELABORANDO UM FLUXO DE CAIXA Poder ser elaborado de 2 formas: 1) Entradas e Saídas de Caixa Projetada 2) Entradas e Saídas de Caixa Realizada Conhecer detalhadamente o ciclo financeiro da empresa, manter os controles auxiliares, tais como: controle bancário, de recebimento de clientes, pagamentos de fornecedores, de pagamentos de despesas e controle de movimento de caixa. Os valores lançados no fluxo de caixa deverá ser o mais realista possível. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues ENTRADA SAIDA Vendas à vista Fornecedores (compras de mercadorias) Vendas à prazo (cartões/cheques) Energia elétrica Recebimentos de carnês Aluguel Salários Material de Expediente Imposto As seguintes informações ou estimativas para o período de tempo definido (três, quatro ou seis meses) serão necessárias para a preparação do fluxo de caixa: 1.1 Previsão de vendas e os respectivos prazos de recebimentos; 1.2 Previsão das compras e os respectivos prazos de pagamento aos fornecedores; 1.3 Levantamento dos valores a receber dos clientes, das vendas já realizadas; 1.4 Levantamento dos compromissos a pagar aos fornecedores e pagamento de despesas operacionais mensais; 1.5. Levantamento das disponibilidades financeiras existentes. Ex: - TOTALDO DIA: Soma todas as entradas e soma todas as saídas; - SALDO ANTERIOR: Saldo inicial do dia anterior ou mês anterior; - SALDO ATUAL: Soma as entradas com o saldo inicial e subtraem as saídas; - CAIXA: O resultado das entradas mais saldo inicial menos as saídas resultam em Saldo atual. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 5 – CONTA CORRENTE Conta de depósito à vista (conta corrente) É uma conta de depósito mantida num banco ou outra instituição financeira, por uma pessoa física ou jurídica, com o propósito de segurança e rapidez de acesso à demanda, através de uma variedade de diferentes canais. Por meio da conta bancária, é possível depositar ou retirar qualquer quantia em dinheiro a qualquer número de vezes, sujeito à disponibilidade de crédito pelo depositário; receber salários depositados pelo empregador, recebendo com isso, um crédito no mesmo valor; sacar dinheiro quando conveniente (por meio de caixas eletrônicos, cartões de crédito ou cheques); investir em poupança; pedir empréstimos pessoais ao banco; e outras transações financeiras oferecidas pelo banco. As movimentações financeiras da conta corrente são apresentadas ao cliente, de forma resumida, em extrato fornecido pelo banco, o qual pode ser solicitado pelo cliente ao banco, mediante pagamento de uma pequena taxa de fornecimento de extrato mensal. Para encerrar a conta, é necessário protocolizar uma carta no banco solicitando o encerramento da conta, apresentando extrato atual, informando que todos os cheques já foram compensados e devolvendo talões de cheques não utilizados e cartões. Isto porque há despesas efetuadas na conta corrente, como taxas de manutenção e outros fornecimentos, os quais serão debitados na conta, fazendo com que o saldo se torne devedor e podendo trazer problemas financeiros no futuro para o ex-cliente que não encerrou a conta adequadamente (prova documental). Em termos técnicos contábeis, conta corrente é um demonstrativo da transações financeiras realizadas entre dois correspondentes e serve para confrontar as diversas operações monetárias e/ou comerciais efetuadas dentro de um determinado período. Uma conta corrente pode ser de dois tipos: remunerada ou sem juros. A conta corrente sem juros é um simples demonstrativo de débito e crédito, como um extrato bancário simples onde aparecem as entradas e as saídas financeiras. A conta corrente com juros recíprocos é aquela na qual se contam os juros sobre as diversas parcelas de débito e crédito, calculando-os desde seu vencimento até a data do seu encerramento. Importante 1. Quais são os principais documentos necessários para a abertura da conta? R: Os documentos necessários para a abertura de conta são os originais do CPF, documento de identificação com foto, comprovante de endereço e renda atualizados. 2.Quero incluir outra pessoa como titular em minha conta, o que devo fazer? R: É necessário que você e as pessoas que serão incluídas compareçam na agência. Os novos titulares devem apresentar os originais dos seguintes documentos: CPF, documento de identificação com foto, comprovantes de endereço e renda atualizados. 3. Posteriormente poderei excluir um desses titulares? R: Sim. Será necessário que todos os titulares declarem a intenção mediante carta própria assinada por todos, ou assinatura de documento específico disponibilizado na agência a qual mantém a conta. http://pt.wikipedia.org/wiki/Banco http://pt.wikipedia.org/wiki/Cr%C3%A9dito http://pt.wikipedia.org/wiki/Valor http://pt.wikipedia.org/wiki/Dinheiro http://pt.wikipedia.org/wiki/Caixa_eletr%C3%B4nico http://pt.wikipedia.org/wiki/Cart%C3%B5es_de_cr%C3%A9dito http://pt.wikipedia.org/wiki/Cheque http://pt.wikipedia.org/wiki/Poupan%C3%A7a http://pt.wikipedia.org/wiki/Contabilidade http://pt.wikipedia.org/wiki/Finan%C3%A7a http://pt.wikipedia.org/wiki/Juro http://pt.wikipedia.org/wiki/D%C3%A9bito_e_cr%C3%A9dito http://pt.wikipedia.org/wiki/Extrato_banc%C3%A1rio http://pt.wikipedia.org/wiki/Extrato_banc%C3%A1rio http://pt.wikipedia.org/wiki/D%C3%A9bito_e_cr%C3%A9dito MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues 4. Quais os cuidados que devo ter no momento da abertura da conta? - Ler cuidadosamente o contrato de abertura de conta, que é composto de cláusulas gerais e proposta/contrato; - Tomar conhecimento das tarifas cobradas pela aquisição/utilização de produtos e serviços, conforme tabela de tarifas disponibilizada no bb.com.br e afixada nas agências, em local visível; - Não assinar nenhum documento antes de esclarecer todas as dúvidas; - Solicitar cópia dos documentos que assinou. * Não existe idade mínima para abertura de conta corrente, porém os menores de 18 anos devem ser representados pelos pais, na falta destes, por um tutor nomeado legalmente. Conta conjunta: É quando a conta corrente é aberta ou transformada para movimentação por mais de um titular (pessoa). A qualquer momento pode-se incluir outra pessoa na conta corrente, sendo necessária apresentação da mesma documentação exigida para abertura de conta corrente. Por questão de espaçamento, somente os nomes dos dois primeiros titulares aparecem impressos no cheque. Exclusão de titular A exclusão de titular de conta conjunta, solidária ou não, somente pode ocorrer com a concordância formal de todos os titulares. É necessário que o cliente elabore um documento solicitando a retirada de um ou mais titulares, porém na correspondência deve conter a assinatura de todos os titulares, inclusive do(s) que vai (ão) ser retirado(s). Também existe um documento específico disponibilizado na agência onde é mantida a conta. Responsabilidades Das Instituições Financeiras · Informar sobre as condições para manutenção da conta. · Informar sobre as condições para fornecimento de talonário de cheques. · Informar sobre as condições para inclusão do nome no Cadastro de Emitentes de Cheque sem Fundos (CCF). · Expor na agência e disponibilizar na internet a tabela de tarifas de serviços. · Comunicar previamente e por escrito a intenção de encerrar a conta. · Avisar ao correntista da data do efetivo encerramento da conta de depósitos à vista. O Banco sempre recomenda aos seus clientes: · Ler cuidadosamente o contrato e as cláusulas gerais. · Conhecer as tarifas cobradas pela aquisição/utilização de produtos e serviços. Em toda agência do BB existe uma tabela de tarifas afixada. · Não assinar nenhum documento antes de esclarecer todas as dúvidas. · Guardar a cópia dos documentos que assinou. Dos correntistas: · . Manter saldo suficiente para pagamento de compromissos assumidos com a instituição financeira ou decorrentes de disposições legais. · Comunicar por escrito qualquer mudança de endereço ou número de telefone. · Comunicar previamente e por escrito a intenção de encerrar a conta. Encerramento. Qualquer banco pode tomar a iniciativa de encerrar uma conta corrente, mas para isso a instituição tem que informar o cliente da decisão e com antecedência mínima de 30 dias. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 6 – CHEQUE / CARTÃO DE CRÉDITO / DINHEIRO O QUE É CHEQUE? Ordem de pagamento à vista, emitida por pessoa física ou jurídica, em favor próprio ou de terceiros, contra instituição bancária ou financeira que lhe seja equiparada, com a qual o emitente mantém contrato que a autorize a dispor de fundos existentes em conta corrente. Ao emiti-lo lembre-se que, ele poderá ser descontado imediatamente. FORMAS DE EMISSÃO DE CHEQUES CHEQUES NOMINATIVOS: são os cheques emitidos a favor de alguém indicado como beneficiário, só poderá ser pago pelo banco mediante identificação do beneficiário ou da pessoa indicada por ele no verso do cheque (endosso) ou ainda através do sistema de compensação, caso seja depositado. CHEQUE AO PORTADOR – preencheo espaço destinado ao beneficiário com a expressão ao portador ou simplesmente deixa em branco (sem a indicação de benificiário). O valor poder ser até 100 reais. CHEQUE CRUZADO: caracteriza-se pela inscrição de duas linhas paralelas no anverso (frente), como o fim de restringir sua circulação porque os traços indicam que se pagamento somente pode ser a um banco através do deposito em conta corrente. CHEQUE PRE DATADO – pela lei, um cheque é pagável quando for apresentado ao banco, mesmo que tenha sido emitido com data posterior. Assim se um cheque for apresentado para pagamento antes do dia previsto, o banco terá que paga-lo ou devolve-lo por falta de fundos. Caso isto ocorra o correntista será prejudicado; ROUBO EXTRAVIO – o correntista com cheques roubados, extraviados, perdidos deve comunicar a ocorrência no banco o mais breve possível e pedir cancelamento, se estavam em branco quando se verificou a ocorrência, ou a sustação (com boletim de ocorrência), se já haviam sido preenchidos. As despesas de registro e de controle de cancelamento ou sustação dos cheques são de responsabilidade do correntista, que terá como garantia do banco o não acolhimento desses cheques. A tarifa para a cobertura desta despesa deverá ser cobrada somente uma vez. Motivos de Devolução de Cheque Resolução n. 1631/89 Bacen 11 – Insuficiência de fundos – 1ª apresentação 12 - Insuficiência de fundos – 2ª apresentação 13 – Conta encerrada 20 – Folha de cheque cancelada por solicitação do correntista 24 – Bloqueio judicial ou determinação do Bacen 33 – Divergência de endosso CARTÃO DE CRÉDITO: Instrumento que pode ser usado para “comprar agora e pagar depois”. É um empréstimo não garantido que uma instituição financeira lhe proporciona através de uma facilidade de pagamento. Ao usar um cartão de crédito o utilizador poderá vir a pagar juros, isto depende do momento em que decide fazer o pagamento da totalidade ou parte do empréstimo. Vantagens do uso de cartão de crédito: MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues A possibilidade de comprar os bens necessários no momento em que os encontramos. Não ter que transportar dinheiro. Ficar com comprovativos das suas compras. É muito mais conveniente e eventualmente mais barato do que passar cheques. Permite concentrar o pagamento de todas as comprar num único momento. Desvantagens do uso de cartão de crédito Os bens poderão sair mais caros (custo do crédito: taxas de juro e encargos do financiamento). Caso se perca o controlo da utilização do cartão pode o seu uso resultar num aumento dos encargos, e eventuais dificuldades financeiras. Poderá cair na tentação e efetuar mais compras compulsivas. Tipos de cartões de crédito Existem dois tipos de cartões de crédito, - Os cartões emitidos por uma instituição financeira e - Os cartões de loja ou marca que têm crédito associado. As lojas têm acordos com instituições de crédito por forma a poderem oferecer aos seus clientes crédito na compra dos bens que disponibilizam. Estes cartões permitem aos clientes obter descontos por fidelização e outro tipo de vantagens únicas não acessíveis aos demais clientes – promoções, bónus, descontos. Custos associados ao uso dos cartões de crédito – juros Ao usar o seu cartão de crédito, salvo se usar o período de crédito grátis, vão-lhe ser cobrados juros. O conselho é que antes de assinar o contrato do seu cartão de crédito o leia atentamente para saber qual a taxa de juro que lhe está associada, assim como a forma de cálculo dos juros. O objetivo é usar o cartão e saber exatamente quanto e quando se vai pagar. Faça sempre a conta pelo facto de pagar a crédito, ou seja, calcule os juros que vai pagar pela compra a crédito, para que saiba exatamente o montante a pagar. Outro ponto muito importante são as penalidades aplicadas em caso de incumprimento. Como usar o cartão de crédito de uma forma inteligente? Existe um período durante o qual o utilizador pode usar o seu cartão de crédito sem pagar juros por essa utilização. Para usufruir deste período de crédito grátis, o utilizador deve pagar os artigos e serviços de uma única vez, dentro de um dado período de tempo, depois da compra, normalmente um mês após a compra. Aconselhamos a que na altura em que é assinado o contrato, tome nota do funcionamento deste período já que as datas variam de instituição para instituição bancária. Aconselhamos ainda que no caso de não usar o período de crédito grátis, faça pagamentos os mais elevados possível, por forma a pagar o mínimo de juros. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 7 – NOTA FISCAL NOTA FISCAL: Documento fiscal que comprova a compra e venda de produtos e ou serviços. Tem por finalidade, a garantia de que os tributos foram calculados para recolhimento, ao município, estado e união. Serve também, como instrumento, para: contar o prazo de garantia do que foi comercializado, para controle da própria empresa, para comprovar a entrega dos produtos e ou serviços e serve como prova da forma de pagamento. Tem ainda a função contábil, e de fiscalização pelos órgãos públicos competentes para isso. NOTA FISCAL ELETRONICA: Com um procedimento mais prático e eficaz tanto para a fiscalização do governo, quanto para a emissão e o manuseio pelas empresas, a nota fiscal eletrônica (NF-e) foi desenvolvida para modernizar o processo de emissão de notas fiscais no país. O projeto visa substituir o modelo tradicional de papel no Brasil. O processo iniciado em 2006 é gradativo e está sendo implementado em várias fases. Inicialmente, a emissão de Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória apenas para empresas que exercem determinadas atividades operacionais, principalmente para os contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). A obrigatoriedade da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) está prevista no Protocolo ICMS 10/07 e pode ser resumida da seguinte maneira: 1. MEI (Microempreendedor Individual): Não é obrigado a emitir NFe, conforme redação da Cláusula Primeira, § 2º, VI, do Protocolo ICMS 10/07 que diz: “VI – o disposto neste protocolo não se aplica ao Microempreendedor Individual – MEI, de que trata o art. 18-A da Lei Complementar 123/2006“. 2. Demais empresas (LTDA, SA, EIRELI etc.): Optantes pelo Simples Nacional ou Lucro Presumido: Qualquer empresa que tenha atividade de transformação, como industrias, fábricas etc., está obrigada a emitir Nota Fiscal Eletrônica. Quase a totalidade das demais empresas que vendam para pessoas físicas ou jurídicas são obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica. (Para saber se sua empresa está entre as que estão obrigadas a aderir a NF-e você deve consultar o Portal NF-e da Receita Federal ou o site da Secretaria de Estado da Fazenda de seu Estado (SEFAZ). Guia sobre as principais informações sobre a NF-e: TIPOS DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA: existem atualmente 3 tipos de NF-e cada uma servindo para substituir determinados documentos - A NF-e foi criada para substituir as notas fiscais de modelos 1 e 1A, utilizadas nas operações de venda e prestação de serviço, que está relacionado à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). - A NFS-e foi criada para substituir a Declaração de Serviço, documento exigido pelo município e que está relacionado à cobrança do ISS (Imposto Sobre Serviço). - CT-e substitui diversos documentos exigidos para se fazer o transporte de carga (Modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27) A nota fiscal de produto (NF-e) deve ser emitida no site da Sefaz (Secretaria da Fazenda) de cada estado e a nota fiscal de serviço (NFS-e) tem que ser gerada no site da prefeitura correspondente. http://contaazul.com/blog/glossario/icms-imposto-sobre-circulacao-de-mercadorias-e-servicos/ http://www1.fazenda.gov.br/confaz/confaz/Protocolos/ICMS/2007/pt010_07.htmhttps://blog.quantosobra.com.br/emitir-nota-fiscal-passo-passo-como-emitir-uma-nota-fiscal-eletronica/ https://blog.quantosobra.com.br/emitir-nota-fiscal-passo-passo-como-emitir-uma-nota-fiscal-eletronica/ http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx http://contaazul.com/blog/glossario/icms-imposto-sobre-circulacao-de-mercadorias-e-servicos/ http://contaazul.com/blog/glossario/iss/ MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues BENEFÍCIOS: Entre as vantagens da implementação de notas fiscais eletrônicas, tanto para as empresas quanto para o governo e para a sociedade, as mais significativas são: 1. Redução do impacto ambiental com a diminuição da utilização de papel; 2. Diminuição o tempo de parada dos caminhões nas estradas e fronteiras pela facilidade em sua fiscalização, e consequentemente do tempo de entrega das mercadorias; 3. Redução dos custos com armazenamento de documentos para as empresas; 4. Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias; 5. Aumento da confiança e credibilidade nos documentos fiscais; 6. Amplia o controle fiscal, com a possibilidade de intercâmbio e troca de informações entre os fiscos; 7. Redução dos custos de impressão e aquisição de papel. Obs. A implantação do modelo de notas fiscais eletrônicas representa um grande avanço tecnológico além de trazer praticidade ao dia-a-dia empresarial. Até pouco tempo atrás as empresas perdiam muito tempo para digitar e conferir as notas fiscais. Hoje o procedimento é mais prático, pois há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis (formato XML). A alteração mais significativa é o fato de que as informações das operações das empresas ficarem disponíveis no site da Receita por até 180 dias, com a possibilidade de serem consultados a qualquer momento pela internet com a utilização de uma chave de acesso que é gerada com a emissão da nota. CANCELAMENTO DE NOTAS FISCAIS: Quando houver cancelamento do documento fiscal todas as vias deverão ser conservadas para exibição ao fisco, declarando em todas as vias o motivo do cancelamento e o número da nova Nota Fiscal emitida quando for o caso. Deverá ser evitada a indicação da data de saída, pois pode levar o agente fiscal a deduzir que houve a saída da mercadoria. Obs.: O canhoto da NF cancelada não poderá ser assinado. Quais são os impostos na nota fiscal? Em uma única nota fiscal podem conter vários impostos. O número varia dependendo do tipo de atividade que é explorada pela empresa. Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços de transportes de qualquer natureza (ICMS): Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS): Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins): Programa de Integração Social (PIS) Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 8 – RECIBO / NOTA PROMISSÓRIA / RPA RECIBO: Documento que afirma o recebimento de um pagamento e nele é descriminado a forma que foi pago, a quantidade e ao que se refere. É usado para se resguardar pois a Nota Fiscal por exemplo, não comprova o pagamento. Deverá conter a assinatura do recebedor, ou do responsável pelo recebimento. É um documento legal em que é possível o acionamento da Justiça em caso de necessidade. Poderá ser simples, não tendo padrão nenhum especificado, mas sempre mencionando quem está pagando, o valor, a referência, dia, forma de pagamento (preferencialmente), além de conter as informações como endereço, CNPJ ou CPF, assinatura etc. de quem está recebendo. NOTA PROMISSÓRIA: Título cambiário no qual seu emissor assume a obrigação direta e principal de pagar a soma constante no título, ou seja, um documento formal de uma promessa de pagamento A expressão “Obrigação”, caracteriza-se como o vínculo jurídico transitório entre credor e devedor cujo objeto consiste numa prestação de dar, fazer ou não fazer. Para que seja feita a nota promissória são necessárias duas partes, o emitente (devedor), criador da promissória no mundo jurídico, e o beneficiário que é o credor do título. Como nos demais títulos de crédito a nota promissória pode ser transferida a terceiro por endosso, bem como nela é possível a garantia do aval. Caso a nota promissória não seja paga em seu vencimento poderá ser protestada, como ainda será possível ao beneficiário efetuar a cobrança judicial, a qual ocorre por meio da ação cambial que é executiva, no entanto a parte só pode agir em juízo se estiver representada por advogado legalmente habilitado. A nota promissória é prevista no decreto 2044 de 31 de dezembro de 1908 e na Lei Uniforme de Genebra, seus requisitos são os seguintes: 1. A denominação "nota promissória" lançada no texto do título. 2. A promessa de pagar uma quantia determinada. 3. A época do pagamento, caso não seja determinada, o vencimento será considerado à vista. 4. A indicação do lugar do pagamento, em sua falta será considerado o domicílio do emitente. 5. O nome da pessoa a quem, ou a ordem de quem deve ser paga a promissória. 6. A indicação da data em que, e do lugar onde a promissória é passada, em caso de omissão do lugar será considerado o designado ao lado do nome do subscritor. 7. A assinatura de quem passa a nota promissória (emitente). 8. Assinatura de duas testemunhas constado RG/CPF e endereço das mesmas. 9. Sem rasuras, pois perde o valor a nota promissória. RPA: Recibo de pagamento autônomo é um documento que deve ser emitido pela fonte pagadora, ou seja, o contratante de algum serviço do profissional (pessoa física) que não preste serviço regido pela CLT (este profissional não poderá ter vínculo empregatício com a empresa durante o trabalho que originará a necessidade deste documento. Na emissão do RPA é recolhido: INSS (de acordo com a tabela vigente); IR (de acordo com a tabela vigente) e ISS (em conformidade com o município – aqui percebemos que se o autônomo é cadastrado junto a prefeitura fica isento de pagamento pois já contribui anualmente) MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 9 – DOCUMENTO EMPRESARIAL / CONTRATO CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO: conjunto de informações relativas a um fato, um problema, uma situação, um plano, um resultado, uma política, uma previsão, uma decisão, uma estratégia, uma estrutura, um projeto, por exemplo. Não se deve jamais perder de vista o fato de que a documentação é a ponte entre os especialistas e os generalistas, e que, por isso, deve ter uma sólida estrutura. A simples acumulação de cartas, formulários, diagramas e relatórios de modo algum transmitirá a terceiros e, principalmente, à alta administração, o sentido e o funcionamento da empresa. Por isso, é necessário que os documentos sejam agrupados em conjuntos lógicos e acessíveis àqueles que farão uso dos mesmos. TIPOS DE DOCUMENTO Os principais tipos de documento são: DOCUMENTO DESCRITIVO – É uma representação escrita de um objeto, fato, situação, coisa, lugar, resultado. A descrição pode ser uma “fotografia” e/ou uma interpretação pessoal do relator. O que se espera de uma descrição não é tanto pela riqueza de detalhes, mas a capacidade de observação aguda daquele que constrói o documento. São exemplos de documentos descritivos: Relatório, Sinopse, Currículo, Demonstrativo de Resultado, Balanço Patrimonial. DOCUMENTO NORMATIVO – É um conjunto de comandos diretos e cursos de ação que devem ser seguidos fielmente. Tais comandos são conhecidos como normas (regras). O conjunto de normas, que diz como e quem pode fazer, envolvendo um procedimento, chama-se regulamento. A diferença entre princípio e regra é que o primeiro é uma verdade fundamental, genérica, que serve de base à segunda. As regras nada mais são do que verdades específicas ou restritas, possuindo, geralmente, exceções. São exemplos de documentos normativos: Política, Procedimento,Diretriz, Regulamenta- ção Organizacional, Regulamentação Governamental, Estatuto, Ata de Constituição de Sociedade. DOCUMENTO METODOLÓGICO – É um arranjo escrito de etapas (passos) de ação através de uma organização lógica e racional de métodos para algum propósito. Um método é um procedimento, em geral, para tratar de encontrar, analisar ou resolver um problema, de maneira sistemática, com um mínimo de esforço, custo e tempo. São exemplos de documentos metodológicos: Plano de Aula, Estudo de Caso, Método de Previsão, Projeto. DOCUMENTO PRESCRITIVO – Determina, limita, regula e ordena aquilo que precisa ser feito, dentro de um determinado tempo, ou não, para atingir um objetivo predeterminado. São exemplos de documentos prescritivos: Programa, Plano, Estratégia, Orçamento. DOCUMENTO CORRENTE – Como o nome diz, é aquele utilizado no dia a dia da empresa. Além de carta, memorando, comunicação interna, circular, ata de reunião, mensagem eletrônica e ofício, existem outros, tais como: Cheque; Fatura; Nota Fiscal (Cupom Fiscal; Duplicata; Folha de Pagamento; Recibo de Pagamento; Ficha de Registro de Empregado; Ficha de Cadastro; Requisição de Compra. DOCUMENTO DE SUPORTE – Documento que ajuda no desenvolvimento e construção de um projeto. São exemplos de documentos de suporte: Tese, Relatório de Pesquisa, Descrição de Experiência. DOCUMENTO DECLARATÓRIO – Esclarece uma relação entre duas ou mais pessoas (física e/ou jurídica). São exemplos de documentos declaratórios: Declaração, Atestado, Procuração, Carta Representação. DOCUMENTO PETICIONÁRIO – Faz um pedido a um poder constituído. São exemplos de documentos peticionais: Petição, Requerimento. DOCUMENTO OPERACIONAL – É aquele que pode ser utilizado como ferramenta de trabalho, de consulta, de coleta de dados e de referência. Os principais exemplos são: Manual, Questionário, Formulário, Gráfico, Modelo, Diagrama, Listagem, Agenda, Tabela, Planilha. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues DOCUMENTO CONTRATUAL – O documento contratual diz respeito a um acordo (combinação, ajuste) entre duas ou mais pessoas para execução de determinada coisa, sob determinadas condições. São exemplos de documentos contratuais: Contrato de Locação, Contrato de Trabalho, Contrato Social, Arrendamento Mercantil, Leasing, Distrato, Escritura de Compra e Venda, Escritura de Cessão de Direitos, Escritura de Comodato. DOCUMENTO OFICIAL – Geralmente a fonte mais fidedigna de dados, pode dizer respeito a atos individuais ou coletivos. São exemplos de documentos oficiais: Filme, Foto, Catálogo, Ficha, Prontuário. DOCUMENTO JURÍDICO – Constitui uma fonte rica de informes do ponto de vista sociológico, mostrando como uma sociedade regula o comportamento de seus membros e de que forma resolve os problemas sociais. São exemplos de documentos jurídicos: Constituição, Código, Portaria. DOCUMENTO ESTATÍSTICO – Conjunto de dados coletados, que abrange um determinado universo, de forma direta ou indireta. São exemplos de documentos estatísticos: Rol, Amostra, Histograma, Relação. DOCUMENTO PARTICULAR – Documento, particularmente importante, sobretudo, por seu conteúdo não oferecer apenas fatos, mas o significado que estes tiverem para aqueles que o viveram, descrito em sua própria linguagem. Os principais problemas enfrentados pelo pesquisador ao lidar com documentos particulares (pessoais) são: falsificação, maneira de apresentação, discrepâncias e incongruências com a realidade, distorção deliberada, autopromoção e desconhecimento do objetivo, por exemplo. DOCUMENTO DE CONTROLE – Documento, na forma de tabela, formulário ou planilha, para controlar as atividades e operações no dia a dia da organização. Os mais importantes são de: acidentes, turnover, reclamações, devoluções, pedidos, vendas, caixa, despesas, contas a pagar, contas a receber, estoque, custo, patrimônio, capital, conta cliente, disponível circulante, faturamento, reserva, investimento. DOCUMENTO DE DIVULGAÇÃO – Documento para divulgar os produtos, as marcas e as imagens das empresas. Os principais são: Cartaz, Banner, Folder, Prospecto, Catálogo, Carta de Divulgação, Embalagem. APRESENTAÇÃO DE DADOS É um registro a respeito de um determinado evento, fato ou ocorrência. Um relatório revela uma série de dados que podem se transformar em informações quando, consistentemente elaborados, passarem a ter utilidade para a tomada de decisão. Enquanto o dado é uma mensagem sem avaliação, a informação é um dado avaliado para uma situação específica e endereçada. Os dados fornecem a base de sustentação das informações necessárias para a sobrevivência da empresa. Eles estarão, individualmente, sob a forma de atributos que, quando inter- relacionados e dependentes entre si, formarão uma classe de dados. As principais características dos dados são: - Precisam ser gerenciados através de um banco de dados (coleção de arquivos estruturados, não redundantes e inter-relacionados). - São coletados de maneira metódica, precisa e eficiente, ajudando o trabalho de análise, que precede a resolução de um problema. - Ajudam a formar opiniões, bem como fazer avaliações, análises e medições. - Precisam ser filtrados para consubstanciar a informação relevante. Dois exemplos de documentos empresariais CONTRATOS: significa “trato com” e consiste num acordo entre duas ou mais pessoas (físicas ou jurídicas) para estabelecer, modificar ou anular uma relação de direito. O objeto pode ser o mais variado possível: compra, venda, prestação de serviço, etc. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Contrato Unilateral, ou gratuito, se obriga uma só pessoa (depósito, doação, empréstimo, mandato); Contrato Bilateral, ou oneroso, se obriga duas ou mais pessoas (prestação de serviços, fornecimento de material, sociedades comerciais). Estrutura e registro linguístico dos contratos A redação de contratos deve obedecer à seguinte estrutura: 1. Abertura: denominação do tipo de contrato e das pessoas envolvidas. 2. Encadeamento: exposição das condições do contrato mediante a exposição de cláusulas (condições) que as partes se comprometem a respeitar. 3. Fechamento: apresentação do local e da data em que foi celebrado o contrato e assinatura dos outorgantes devidamente reconhecidas. No que se refere à linguagem dos contratos, orienta que se deve utilizar: • o registro formal da língua; • vocabulário claro e objetivo para favorecer a correta interpretação das cláusulas; • expressões específicas como: outorgante (que dá ou concede algo), outorgado (quem recebe), contraente (quem contrai), contratante (quem contrata), cláusula (condição), vigência (período de validade); celebração (ato de tornar público e oficial o contrato), cumprimento e incumprimento; • frases construídas na terceira pessoa do singular ou do plural, conforme o número de outorgantes do contrato. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 10 – IMPOSTOS / TRIBUTOS / TAXAS TRIBUTOS: é uma obrigação de pagar, criada por lei, impondo aos indivíduos o dever de entregar parte de suas rendas e patrimônio para a manutenção e desenvolvimento do Estado, afinal vivemos em sociedade e o Estado deve representá-la se fazendo presente nas áreas de interesse desta, sobretudo saúde, educação, segurança, política econômica, entre outras. Na prática, todavia, não é bem assim ou como disse John Garland Pollard “O imposto é a arte de pelar o ganso fazendo-o gritar o menos possível e obtendo a maior quantidade de penas. ” O tributo deve ser pago em dinheiro, não sendo possível que a dívida seja liquidada com outros bens, tais como móveis, veículos, sacos de cereais, etc. Havendo autorização legal, todavia, é possível o pagamento de tributo com imóveis. Em termos gerais classificam-se cinco espécies de tributos: impostos, taxas, contribuições demelhoria, empréstimos compulsórios e contribuições parafiscais, as quais se identificam como segue: a) Impostos: incidem, por exemplo, sobre a propriedade de imóvel urbano (IPTU) a disponibilidade de renda (Imposto sobre a Renda) a propriedade de veículo automotor (IPVA), entre outros. b) Taxas: as taxas decorrem de atividades estatais, tais como os serviços públicos ou do exercício do poder de polícia. Exemplos: custas judiciais e a taxa de licenciamento de veículos. c) Contribuições de Melhoria: as contribuições de melhoria se originam da realização de obra pública que implique valorização de imóvel do contribuinte. Por exemplo: benfeitorias no entorno do imóvel residencial. d) Empréstimos compulsórios: têm por finalidade buscar receitas para o Estado a fim de promover o financiamento de despesas extraordinárias ou urgentes, quando o interesse nacional esteja presente e; e) Contribuições Parafiscais: são tributos instituídos para promover o financiamento de atividades públicas. São, portanto, tributos finalísticos, ou seja, a sua essência pode ser encontrada no destino dado, pela lei, ao que foi arrecadado. TAXAS: É um tributo contraprestacional de serviços públicos ou de benefícios feitos, postos à disposição ou custeados pelo Estado, em favor de quem paga, ou seja, o contribuinte. É cobrada pela prestação de serviços públicos e da polícia. O valor da taxa é calculado com base no custo do serviço prestado pelo Estado em favor do contribuinte. As taxas podem ser: de iluminação pública, de limpeza pública, de extinção de incêndio, de fiscalização e funcionamento e etc. Podendo variar de localidade para localidade IMPOSTOS: São valores pagos, realizados em moeda nacional (no caso do Brasil em reais), por pessoas físicas e jurídicas (empresas). O valor é arrecadado pelo Estado (governos municipal, estadual e federal) e servem para custear os gastos públicos com saúde, segurança, educação, transporte, cultura, pagamentos de salários de funcionários públicos, etc. O dinheiro arrecadado com impostos também é usado para investimentos em obras públicas (hospitais, rodovias, hidrelétricas, portos, universidades, etc.). Os impostos incidem sobre a renda (salários, lucros, ganhos de capital) e patrimônio (terrenos, casas, carros, etc.) das pessoas físicas e jurídicas. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues A utilização do dinheiro proveniente da arrecadação de impostos não é vinculada a gastos específicos. O governo, com a aprovação do legislativo, é quem define o destino dos valores, através do orçamento. Os impostos no Brasil: O Brasil tem uma das cargas tributárias mais elevadas do mundo. Atualmente, ela corresponde a, aproximadamente, 37% do PIB (Produto Interno Bruto). Lista dos principais impostos cobrados no Brasil são: Federais - IR (Imposto de Renda) - Imposto sobre a renda de qualquer natureza. No caso de salários, este imposto é descontado direto na fonte. - IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados. - IOF - Imposto sobre Operações Financeiras (Crédito, Operações de Câmbio e Seguro ou relativas a Títulos ou Valores Mobiliários). - ITR - Imposto Territorial Rural (aplicado em propriedades rurais). Estaduais - ICMS - Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços. - IPVA - Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (carros, motos, caminhões) Municipais - IPTU - Imposto sobre a Propriedade Predial e Territorial Urbana (sobre terrenos, apartamentos, casas, prédios comerciais) - ITBI - Imposto sobre Transmissão Inter Vivos de Bens e Imóveis e de Direitos Reais a eles relativos - ISS - Impostos Sobre Serviços MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 11 – CONCESSÃO DE CRÉDITO / CONTAS A RECEBER DEPARTAMENTO FINANCEIRO MISSÃO: Consiste em administrar os recursos financeiros da empresa de maneira que estes sejam aplicados corretamente. Sendo assim, o departamento financeiro deve se organizar de forma que tenha total controle sobre caixas, bancos, contas a pagar e a receber. Deve buscar as melhores opções de investimento do capital e evitar que a empresa venha a pagar juros e multas que poderiam ser evitados. CONCESSÃO DE CREDITO: é o fornecimento de crédito para um indivíduo. Este capital possibilita acesso a bens e serviços que, de outra forma, não seriam adquiridos ou demorariam a ser. A instituição de crédito tem como objetivo não ceder crédito para receber as rendas dos créditos cedidos. A verdade é simples, o crédito é muito fácil de vender. Basta pensar no crédito habitação, a pessoa vai contrair na grande maioria dos casos, só falta saber em que banco. Sabendo que isto, as instituições financeiras desenvolveram formulas para fundamentarem o crédito concedido, por forma a criarem uma base onde podem analisar com rigor matemático as probabilidades de o cliente cumprir ou não as suas responsabilidades financeiras perante o banco. A concessão de crédito a particulares assenta em 2 critérios: Critérios de segmentação Através deste método pressupõe-se que pessoas com as mesmas características adoptam comportamentos idênticos. Assim as principais classificações assentam nos aspectos: Geográficos Sócio Culturais Sócio Profissionais Macro económicos Critérios de Scoring: Este modelo funciona como apoio à decisão da atribuição de crédito com base em critérios definidos no modelo onde é avaliado o proponente, alguns desses critérios são critérios de segmentação. O envolvimento com o banco permite recolher muitas informações valiosas, por exemplo: conta poupança, evidencia por parte do cliente controle financeiro. Avalia como o cliente se comporta na relação com o banco, por exemplo se utiliza frequentemente o saldo descoberto da conta ordenado, se utiliza e como liquida o saldo do cartão de crédito. Scoring de Aceitação Scoring de comportamento A concessão de crédito a empresas O mundo empresarial é bem mais complexo do que o de pessoas particulares. Para este tipo de clientes a concessão de crédito é analisada através dos registos financeiros da atividade, como o balanço, onde se pode verificar os ativos, passivos e capital próprio da empresa e as demonstrações financeiras onde é possível apurar os resultados financeiros da atividade. Com base nestes mapas e nas perspectivas do negócio em si, com a análise dos concorrentes é possível fazer um diagnóstico com objetivo de reduzir ao máximo o risco de incumprimento por parte da empresa. Estes casos são analisados pela equipa de gestão de risco do Banco. As análises que são realizadas: Análise Qualitativa Informações Análise interna Análise externa Análise quantitativa Identificação MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Património Incidentes bancários Participações (acionistas) De uma forma geral é assim que escrutina a concessão de crédito em instituições financeiras, mas existem casos onde apenas é necessário fornecer o número do cartão de contribuinte, pois através deste é possível consultar a lista dos incumpridores de prestações de crédito. Caso não exista nenhuma ocorrência é bem possível conseguir um crédito através do telefone ou via postal. Nestes casos os capitais concedidos são reduzidos e tem um custo relativamente elevado com taxas de juro acima de 10%. Os bancos não têm interesse em prejudicar os clientes. As instituições só avaliam porque querem ter menos incertezas face ao futuro, querem ser ressarcidos dos fundos que emprestaram. Ato de estabelecer políticas para conceder créditos a clientes (físicos/jurídicos). Para que seja concedido credito, o cliente deve: - Comprovar sua identidade (RG, carteira de habilitação/trabalho) - Efetuar cadastro, assinar contrato de adesão ao sistema de credito - Não possuir restrições (SCPC / SERASA/ cheque devolvidos, protestos em cartório) -Comprovante de residência (agua/luz/telefone) - Comprovante de estabilidade de emprego (no mínimo 6 meses na mesma empresa) - Comprovante de renda (declaração de IR, holerite etc.) Não será concedido credito ao cliente que: deixar de apresentar documentação exigida para abertura de credito, menor de 18 anos – não emancipado, contenha restrições, títulos protestados, prestações em atraso, sem residência fixa, sem comprovar rendimentos. Após a regularização do cliente, este enquadrando-se nas exigências será fornecido credito normalmente de acordo com sua renda. CONTAS A RECEBER Toda a venda de mercadoria a prazo gera para a empresa um direito de receber futuramente. Este direito se concretiza quando ambas as partes concordam com as condições de pagamento. Ao emitir a NF deverá ser descriminada as condições de pagamento, se emitimos uma duplicata para que o cliente efetue este pagamento no vencimento da mesma, o corpo deste a duplicata deverá conter o percentual de juros que serão usados caso o cliente venha a efetuar o pagamento após o prazo combinado. Os juros deverão ser cobrados por dias de atraso. ROTINAS DEPARTAMENTO CONTAS A RECEBER - Acompanhar o volume de vendas a prazo - Acompanhar sazonalidade das vendas - Acompanhar a política de prazos da empresa - Acompanhar a política de cobrança da empresa - Acompanhar a política de descontos da empresa - Acompanhar o prazo médio de recebimento (PMR) - Controlar os recebimentos do crédito - Acompanhar os clientes que pagam em dia e os inadimplentes - Controlar o montante a receber em um determinado período, possibilitando investimento destes valores e compromissos futuros - Controlar os títulos vencidos e a vencer - Programar as cobranças - Fornece dados para elaboração do fluxo de caixa. http://bancario.pt/6-criterios-definidores-credito/ MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues COBRANÇA BANCÁRIA Existirá cobrança bancaria quando a empresa (emitente) possuir conta corrente em banco. Desta forma, ao emitir uma duplicata será entregue a primeira via ao cliente. A segunda será enviada ao banco e a terceira via ficará na empresa para controle. O banco ficará encarregado de mandar o boleto bancário ao cliente para este efetuar pagamento no vencimento. COBRANÇA EM CARTEIRA A cobrança em carteira não envolve o banco. Será preenchida a duplicata no ato da emissão da NF e o cliente assina, dando o aceite, e o mesmo voltará a empresa para efetuar o pagamento no dia do vencimento. Assim, toda venda efetuada a prazo aumenta o saldo a receber e para todo recebimento diminui o saldo a receber. Em contrapartida, aumenta o saldo do caixa. PROTEÇÃO AO CRÉDITO O crédito é uma forma de fazer circular a riqueza, já que nem toda empresa tem possibilidade de adquirir tudo o que necessita a vista. Porém, algumas situações interferem neste mecanismo como por exemplo, a inadimplência (as vezes por motivos justos – desemprego/crise econômica ou injustos – calotes). Por conta deste fator, todos que vendem através de credito necessitam ter mecanismos que diminuam ao mínimo possível a interferência da inadimplência em suas operações, pois, se a empresa vende necessita receber, caso contrário não conseguirá cumprir suas obrigações e chegará a falência. SCPC (SERVIÇO CENTRAL DE PROTEÇÃO AO CREDITO) Entidade mantida por empresas que se tornam associadas através do pagamento de uma mensalidade. Mantém um cadastro atualizado, pelas próprias empresas, de clientes que compraram a prazo e se encontram inadimplentes. Quando o cliente regulariza sua situação, a empresa que efetuou a venda é obrigada retirar seu nome do cadastro. O SCPC não se responsabiliza pelas informações prestadas pelas empresas. SERASA Empresa privada (criada em 1968) que atua em caráter nacional, prestando informações a bancos e empresas. A SERASA mantém um banco de dados de empresas e clientes inadimplentes em todo o território nacional. Para montar este banco de dados, recebem informações de empresas de todos os ramos. FORMAS DE COBRANÇA - Cobrança telefônica (após 10 dias de atraso com intervalos entre 10 dias de uma cobrança e outra) - cobrança por carta (após 15 dias de atraso e intervalos entre 10 dias de uma cobrança e outra. A 1ª cobrança deverá ser para avisar o atraso; a 2ª cobrança avisando sobre a possibilidade de cadastro no SCPC; a 3ª cobrança para inclusão no SCPC, a 4ª para evitar cobrança judicial e a 5ª para fazer algum acordo de pagamento) MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 12 – CONTAS A PAGAR CONTAS A PAGAR: O departamento ou a gestão de contas a pagar de uma empresa ou organização é responsável por fazer toda a gestão dos compromissos que são assumidos por essa Instituição. O departamento deve garantir que os pagamentos sejam efetuados somente após a constatação de que os mesmos sejam verdadeiros e exatos. É de sua responsabilidade preparar os processos de pagamento, assim como cuidar para que esses pagamentos sejam efetuados dentro do prazo de vencimento, cabe ao departamento de contas a pagar fazer a prorrogação desses pagamentos quando houver necessidade. Na gestão do departamento de contas a pagar, o setor deve controlar todos os contratos que estão firmados com a empresa, manter contato com os fornecedores a fim de facilitar o processo, até para obter vantagens em negociações financeiras. FORMAS DE PAGAMENTOS USADAS PELAS EMPRESAS - Boleto bancário (tem como ponto positivo a facilidade do rastreamento da operação, fácil emissão de comprovante) - Deposito bancário (usado sempre quando há um bom relacionamento entre cliente/fornecedor para facilitar o pagamento/recebimento e também após o vencimento do boleto para evitar juros ao cliente) - Cheque (caindo em desuso pela desvantagem de quem está recebendo o mesmo pela inadimplência – cheques sem fundos, de terceiros etc.) - Dinheiro (normalmente usados para pequenas despesas) ALGUMAS ATRIBUIÇÕES DO CONTAS A PAGAR Montar o processo de pagamento antes da data de vencimento, detectando e corrigindo possíveis divergências; controlar todos os contratos firmados, que possuem pagamentos em datas predeterminadas; manter contato com fornecedores interno e externo, de forma a facilitar a comunicação (este contato facilita em muitos casos, vantagens nas negociações de encargos financeiros); preparar para a Tesouraria posição diária e semanal dos compromissos a liquidar; estar atento para as vantagens financeiras estratégicas em pagar ou postergar determinado compromisso; conferir se o pagamento realmente é devido pela empresa e se sim, se os dados de pagamentos estão corretos; verificar as obrigações contratadas e não pagas; priorizar pagamentos, na hipótese de dificuldades financeiras; fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa; efetuar os pagamentos de compras, serviços, salários; controle do movimento diário de bancos; elaboração da conciliação Bancária: Guarda e controle de valores e documentos em poder do caixa. Obs.: O Departamento de Contas a Pagar deverá montar o processo de pagamento antes da data do vencimento, detectando e corrigindo eventuais divergências e garantir que os pagamentos só sejam feitos após a constatação que são verdadeiros e exatos. Deverá controlar todos os contratos firmados com datas de pagamentos predeterminadas, bem como manter contato com fornecedores internos e externos a fim de facilitar a comunicação. O Contas a Pagar proporciona ao Administrador Financeiro informações seguras para a tomada de decisão e a Tesouraria posição diária e semanal dos compromissos a liquidar. Todas as Notas Fiscais deverão ter anexos pedidos de compra, documento de recebimento/prestação de serviços (estas deverão ser impressas em papel timbrado (com nome, razão social, endereço, telefone, CNPJ e IE). Deverá ser preenchida sem rasuras. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO- Prof. Ana Domingues AULA 13 – CONTRATO DE TRABALHO / CARGA HORÁRIA CONTRATO DE TRABALHO: Documento por escrito (ato jurídico que regulamenta as relações básicas de direito e deveres - CLT), verbal ou tácito (forma-se pela confiança entre as partes) que mostra o acordo nas relações de emprego, ou seja, um acordo entre a entidade patronal e o funcionário, onde este compromete-se a prestar seus serviços em troca de retribuição monetária. Deverá ser anotado na Carteira de Trabalho até 48 horas, mesmo se for de experiência. CARACTERÍSTICAS CONTRATO Bilateral: É a participação do sujeito ativo (empregador), podendo ser pessoa física ou jurídica e do sujeito passivo (empregado), necessariamente pessoa física, portanto é necessário haver duas partes. Podendo o empregador ser coletivo, mas o empregado somente individual. Consensual: Deve haver entre as partes o consentimento, independente da formalidade, se escrito ou verbal. Oneroso: A relação contratual entre empregador e empregado não pode ser valer de gratuidade, devendo a mesma ser expressa quanto ao pagamento pela prestação de serviço. Sucessivo: É de trato sucessivo aquele contrato que permite haver continuidade na relação de trabalho, típico do contrato de trabalho. Não solene: Ao contrário de alguns contratos no âmbito comercial, o contrato de trabalho não se percebe por solenidade, é da primazia da realidade, tanto que pode ser tácito ou expresso. Da relação de trabalho nasce para o empregador e para o empregado requisitos que são pressupostos necessários, vejamos: a) Continuidade: O contrato gera continuidade na prestação de serviço, independente da periodicidade, não é eventual, mas contínuo; b) Subordinação: Aquele que assume com o empregador compromisso por meio do contrato, passa estar diante desse subordinado às suas determinações, devendo acatá-las como zelo e qualidade; c) Pessoalidade: É intransferível a prestação assumida pelo empregado, não sendo possível solicitar a outro que a faça, é completamente pessoal; d) Imparcialidade: O empregado não assume os riscos inerentes da relação do trabalho, não participa da má sorte que pode seguir a empresa, mas pode participar dos lucros. O risco da atividade econômica é exclusivo do empregador, artigo 2º da CLT. MODALIDADE Alguns tipos de contrato de trabalho Contrato de trabalho de muita curta duração (período mínimo da duração do contrato é de 1 semana); Contrato de trabalho com trabalhador estrangeiro não comunitário ou apátrida; Contrato de trabalho a tempo parcial; Contrato de trabalho com pluralidade de empregadores; Contrato de trabalho intermitente; Contrato de trabalho em comissão de serviço; Contrato promessa de trabalho; CONTRATO DE EXPERIÊNCIA: Tempo de período experimental que tem como objetivo permitir a empresa testas as aptidões do funcionário e no qual permite também a este conhecer as condições de trabalho, http://www.economias.pt/contrato-de-trabalho-a-tempo-parcial/ MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues permitindo a ambos a rescisão do contrato, durante este período, sem qualquer aviso prévio e sem justificação. Trabalhadores em geral – 90 dias; Trabalhadores que desempenham cargos de complexidade técnica, cargo de grande responsabilidade ou funções de confiança – 180 dias – 240 dias. CONTRATO TEMPO DETERMINADO: Utilizado quando o serviço apresenta características transitórias, ou seja, por um determinado tempo (ex. construção de uma casa, um projeto). Duração Máxima: 2 anos. Obs. Contratos prorrogados mais de uma vez, tornam-se contratos indeterminados. CONTRATO TEMPO INDETERMINADO: Contrato comum que não existe período pré-definido, normalmente, quando acaba a vigência do contrato de experiência, não havendo dispensa por parte do empregador, nem o desejo de ser dispensado por parte do empregado, entra-se no período de contrato por tempo indeterminado. Nota: Quebra do contrato “se o funcionário sair antes de terminar o contrato, ele pagará uma indenização ao empregador (aviso prévio) ”; Antes do prazo: “o empregador paga ao funcionário o valor a que ele tem direito”. Alterações no contrato: - Somente quando o empregador e o empregado estiverem cientes da mudança; - Por força da lei; - Em casos de promoção ou mudança de cargo (jornada de trabalho, remuneração ou localização). Suspensão do contrato: O funcionário para totalmente de trabalhar e ele não presta serviços para a empresa, não recebe salário e também esse período não conta como tempo de serviço. Ex.: doença, aposentadoria por invalidez ou cursos de qualificação, etc. Interrupções no contrato: Quando ele é interrompido, por um tempo, o funcionário para de trabalhar. Assim, não há prestação de serviços, mas o funcionário recebe salário e esse período conta como tempo de trabalho. Ex.: férias, casamento civil, falecimento de cônjuge, alistamento, doença (15 dias), etc. JORNADA DE TRABALHO: Período de tempo em que o empregado presta serviços ou permanece à disposição do empregador, executando ou esperando ordens. Pode ser: - 8 Horas diárias (no máximo); 44 horas semanais (segunda a sábado); 220 horas mensais. Obs1. 44 horas semanais (Segunda a sexta) – nesse caso a jornada diária será maior do que 08h diárias. Obs2. Empresas Públicas geralmente trabalham 40 horas semanais totalizando 200 horas mensais. Sobreaviso: Período que o empregado, mesmo que fora do local de trabalho, fica avisado previamente que a qualquer momento pode ser chamado para algum trabalho. Estas horas de sobreaviso não integram o adicional de periculosidade, por não estar sujeito a condições de perigo. A remuneração, neste período deve ser de, no mínimo 1/3 do período normal de trabalho. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 14 – REGISTRO DE EMPREGADOS / CTPS REGISTRO DE EMPREGADOS: O registro de empregados é um dos meios utilizados para comprovação de tempo de serviço perante a Previdência Social, servindo também para provar a vinculação entre empregado e empregador. Atualmente, o registro pode ser feito em livro ou ficha, bem como através de sistema informatizado e deverá ser efetuado no prazo máximo de 48h após a admissão do funcionário. OBRIGATORIEDADE: As empresas individuais ou coletivas que, assumindo os riscos da atividade econômica, admitem, assalariam e dirigem a prestação pessoal de serviços estão obrigadas a registrar seus empregados, inclusive aposentados, que retornam à atividade, menores e estrangeiros, em livros ou fichas próprias. Esta obrigatoriedade é extensiva aos empregadores rurais e aos empregadores domésticos. A obrigatoriedade de registrar os empregados estende-se aos profissionais liberais, às instituições beneficentes, às associações recreativas ou outras instituições sem fins lucrativos que admitirem trabalhadores, em virtude de sua equiparação, para os efeitos da relação empregatícia, aos empregadores em geral. As empresas que contratarem estagiários ficarão, em relação a estes, excluídas da obrigação do preenchimento do registro de empregados, por não haver vínculo empregatício. DOCUMENTAÇÃO EXIGIDA A legislação não relaciona os documentos que o empregado deve apresentar quando de sua contratação. Assim, o único documento que o empregado está obrigado a apresentar à empresa para seu registro é a CTPS. Entretanto, apesar de a legislação não obrigar, a empresa pode exigir a apresentação de outros documentos, que julgar necessários à vida funcional do empregado, como certidões de casamento e nascimento dos filhos; certificado de reservista, CPF – Cadastro de Pessoa Física, Registro Geral, Registro Profissional, dentre outros. A empresa não poderá reter nenhum documento do empregado, devendo somente extrair as informações necessárias. TRANSFERÊNCIA DO EMPREGADO No caso de transferência do empregado, esta deverá ser anotada na ficha originária do registro, efetuando-senovo registro no local de trabalho para onde o empregado foi transferido, no qual constará a data primitiva do início do seu contrato de trabalho, observando-se, ainda, a data da transferência. Nesse caso, é aconselhável que se anexe, ao novo registro, cópia autenticada da ficha ou folha originária do registro. READMISSÃO A folha do livro ou a ficha de registro pode ser utilizada mais de uma vez para o mesmo empregado, nos casos de readmissão, desde que contenha espaço próprio suficiente para o registro de cada novo contrato de trabalho, com todos os seus elementos indispensáveis, notadamente a data de admissão, cargo ou função, salário, forma de pagamento, outras remunerações e data da dispensa. Embora exista a possibilidade de utilizar-se a mesma folha do livro ou ficha, na prática, na readmissão usa-se outra folha ou ficha, tendo em vista que os modelos de Registro de Empregados padronizados não comportam novo registro. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues OBRIGATORIEDADE DE EXIBIÇÃO: O registro de empregados deve ser, obrigatoriamente, exibido pelo empregador nos locais de trabalho aos encarregados da fiscalização, quando solicitado. LOCAL DE TRABALHO: Considera-se local de trabalho a matriz, agência, filiais ou sucursais da organização empregadora onde o empregado desempenhe efetivamente as suas atividades. EXTRAVIO: A DRT-RJ orienta que, no caso de extravio ou imprestabilidade do livro ou da ficha-mestra ou inicial do grupo anteriormente registrado, o novo registro de livro ou grupo de fichas deve ser obtido, mediante requerimento em duas vias e Termo de Responsabilidade no verso da primeira folha do livro ou da ficha, que constituirá processo próprio e será submetido à apreciação do órgão. GUARDA DE DOCUMENTOS: É aconselhável que o registro de empregados seja conservado por prazo indeterminado, pois esse documento é de incontestável valor para efeito de comprovação de tempo de serviço de empregados ou ex-empregados, para fins de obtenção de benefícios previdenciários, principalmente aposentadoria por tempo de contribuição. PENALIDADES: A empresa tem a obrigação de registrar seus empregados conforme dita a Lei, sob pena de ser compelido a pagar uma multa equivalente a trinta vezes o valor de referência regional, por empregado não registrado, acrescido de igual valor em cada reincidência. Esse risco aumenta ainda mais em caso de reclamação trabalhista, pois além da multa, há casos em que até indenizações acabam fazendo parte da condenação da empresa. Caso o empregador não tenha pagado ou recolhido o INSS e o FGTS, deverá fazê-lo de uma única vez, acrescido de multa. PERIODO DE EXPERIENCIA: A Não existe em lei o período de experiência sem registro. Portanto, a empresa que não efetuar o registro em até 48h poderá arcar com uma multa de 10 salários mínimos. CTPS: Instituída pelo Decreto nº 21.175, de 21 de março de 1932 e posteriormente regulamentada pelo Decreto nº. 22.035, de 29 de outubro de 1932" a Carteira de Trabalho e Previdência Social tornou-se documento obrigatório para toda pessoa que venha a prestar algum tipo de serviço a outra pessoa, seja na indústria, no comércio, na agricultura, na pecuária ou mesmo de natureza doméstica. A Carteira de Trabalho e Previdência Social é hoje, por suas anotações, um dos únicos documentos a reproduzir com tempestividade a vida funcional do trabalhador. Assim, garante o acesso a alguns dos principais direitos trabalhistas, como seguro-desemprego, benefícios previdenciários e FGTS. A CTPS contém informações sobre a qualificação e a vida profissional do trabalhador e anotações sobre sua filiação ao Instituto Nacional de Seguridade Social - INSS. A carteira de trabalho e previdência social é o documento responsável por registrar toda atividade profissional do brasileiro que trabalha pelo regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Ela informa a data de admissão, tempo do vínculo empregatício, salário, pagamento do seguro- desemprego e do PIS, férias e a data de saída do emprego. Através desses registros, é possível garantir ao trabalhador direitos trabalhistas como a aposentadoria, o seguro-desemprego e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). É possível obter a carteira a partir dos 14 anos, já que a legislação trabalhista prevê a possibilidade de contrato de aprendizes a partir dos 14 anos, sob condições diferenciadas. A Carteira de Trabalho poderá ser emitida para brasileiros natos ou naturalizados, e também para estrangeiros. A Carteira de Trabalho e Previdência Social é emitida nas sedes da Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, na Gerência Regional do Trabalho, nos postos de atendimento ao trabalhador http://www.exame.com.br/topicos/pequenas-empresas http://www.exame.com.br/topicos/inss http://guiadocumentos.com.br/carteira-de-trabalho-para-estrangeiros/ MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues (PAT) dos municípios. A Carteira de Trabalho também é emitida nos postos conveniados com o MTE, como o Poupatempo (em São Paulo), o Ganha Tempo (em Goiás), a Casa do Cidadão (no Ceará), Unidade de Atendimento Integrado (em Minas Gerais). Carteira de Trabalho Digital O Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) lançou a nova Carteira de Trabalho Digital. No começo de 2015, um cartão digital com código de barras deverá substituir a atual carteira de papel. A novidade traz como benefícios ao cidadão a entrega do documento no ato da solicitação e a integração das informações de diversos bancos de dados do governo federal. A mudança integra o projeto de modernização do Ministério e dos serviços prestados ao cidadão que está sendo implementada gradativamente em todo o território nacional e também torna o documento 100% gratuito, sem que o cidadão necessite mais desembolsar pela foto. O novo sistema da CTPS Digital tem validação nacional dos dados do trabalhador. Isso garante mais segurança ao documento e ao trabalhador, que tem todas as suas informações cruzadas e analisadas no ato na solicitação da carteira. O cidadão passa a contar com todas as informações atualizadas e disponíveis no novo documento, o que deve permitir maior agilidade no pagamento de benefícios trabalhistas e previdenciários. Além disso, com a validação nacional de dados feita em tempo real, a mudança também vai combater possíveis tentativas de fraude contra o trabalhador e contra os benefícios pagos pelo governo federal. A expectativa é que até o final de 2015 todos os postos do MTE já possam estar emitindo o documento na hora, utilizando o cruzamento de dados. “Estamos investindo em projetos, como o da fiscalização eletrônica e na reestruturação da rede de atendimento. O lançamento da nova carteira digital é mais um passo nesse processo. Nenhum trabalhador precisará ficar esperando por um documento tão importante”, disse o ministro Manoel Dias. “Para o ano que vem estamos preparando o cartão do trabalhador, mas vamos manter toda a simbologia da carteira de trabalho, tão respeitada pelo trabalhador”, acrescentou. Quem já tem o documento não precisa se deslocar até as agências do MTE para emitir uma nova carteira. A antiga permanece válida. Somente no caso de uma segunda via ou da emissão da primeira via é que ocorre a impressão e validação pelo novo sistema. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 15 – INSS / IR / FGTS INSS (INSTITUTO NACIONAL DO SEGURO SOCIAL): A contribuição de cada segurado filiado ao INSS, inclusive doméstico e o avulso, é de 8%, 9% e 11% de acordo com o salário de contribuição determinado pela previdência social. O INSS incide sobre o salário mais horas extras, adicional de insalubridade, periculosidade, noturno, dentre outros. Esse valor é descontado na folha de pagamento. FGTS e como é feito o seu cálculo? A sigla FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço). Estefundo foi criado com o intuito de proteger o trabalhador que poderia ser demitido sem justa causa. Sendo assim, a cada mês, junto com o pagamento dos salários, o empregador deve depositar em contas abertas na Caixa Econômica Federal (CEF) em nome dos seus empregados e vinculadas ao contrato de trabalho, o valor correspondente a 8% do salário do funcionário (caso o contrato de trabalho seja firmado através da lei nº 11.180/05 (contrato de aprendizagem), o percentual do FGTS deve ser reduzido para 2%). Esse valor fica guardado na conta vinculada do trabalhador, podendo ser levantado em sua integralidade, ao término do contrato de trabalho. O trabalhador demitido apenas poderá retirar todo o valor depositado se tal demissão ocorrer sem justa causa. Se o empregador demitir o empregado sem justa causa, é obrigatório que ele efetue o pagamento de uma multa, correspondente a 40% de todo o valor já depositado de FGTS na conta vinculada. Exemplo de cálculo do FGTS: *R$1.000,00 (salário) + R$300,00 (comissão) + R$50,00 (hora Extra) = R$1.350,00 (remuneração total) *R$1.350,00 x 8% (alíquota FGTS) = R$108,00 A parcela de R$108,00 deverá ser recolhida ao empregado no mês vigente. O empregado possui acesso para ver se os depósitos em sua conta estão sendo feitos por meio da Caixa Econômica Federal. OBS.: O FGTS não é descontado do salário. É uma obrigação do empregador, exceto em caso de trabalhador doméstico. IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE – IRRF: A tributação do Imposto de Renda sobre os rendimentos do trabalho assalariado incide sobre os salários, adicionais etc. Passos para o cálculo do IRRF: a) Achar a remuneração (base de cálculo 1); b) Fazer as deduções legais (INSS, Pensão Alimentícia, dependentes) – As faltas e/ou atrasos deverão ser deduzidas diretamente da remuneração; c) Do resultado encontrado, verificar a tabela de IR se o empregado estará isento ou não. Caso negativo, aplicar a alíquota correspondente à sua faixa; d) Depois de aplicar a alíquota correspondente à sua faixa, deduzir o valor conforme tabela; e) O resultado final será o valor a ser recolhido/descontado do IRRF. OBS. Para os cálculos de INSS e IR consultar tabela vigente. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 16 – HE / SALÁRIO FAMÍLIA HORAS EXTRAS: hora suplementar ou hora extraordinária é todo período de trabalhado excedente à jornada contratualmente acordada. Podendo ocorrer antes do início, no intervalo do repouso e alimentação, após o período, dias que não estão no contrato (sábado, domingo ou feriado). Não se faz necessário o exercício do trabalho, mas estar à disposição do empregador ou de prontidão, configura-se a hora extra. A legislação trabalhista vigente estabelece que a duração normal do trabalho, salvo os casos especiais, é de 8 (oito) horas diárias e 44 (quarenta e quatro) semanais, no máximo. Todavia, poderá a jornada diária de trabalho dos empregados maiores ser acrescida de horas suplementares, em número não excedentes a duas(2), no máximo, para efeito de serviço extraordinário, mediante acordo individual, acordo coletivo, convenção coletiva ou sentença normativa. Excepcionalmente, ocorrendo necessidade imperiosa, poderá ser prorrogada além do limite legalmente permitido. REMUNERAÇÃO DO SERVIÇO EXTRAORDINÁRIO A remuneração do serviço extraordinário, desde a promulgação da Constituição Federal/1988, que deverá constar, obrigatoriamente, do acordo, convenção ou sentença normativa, será, no mínimo, 50% (cinquenta por cento) superior à da hora normal. SERVIÇO EXTERNO Os empregados que prestam serviços externos incompatíveis com a fixação de horário, com registro de tal condição na CTPS e na ficha ou livro de registro de empregados, não têm direito a horas extras. CARGO DE CONFIANÇA - GERENTE Os gerentes ou outros com cargos de gestão (aos quais se equiparam os diretores e chefes de departamentos ou filial), não fazem jus à remuneração pelo serviço extraordinário, pois não lhes aplicam as normas relativas à duração normal do trabalho. SALÁRIO FAMÍLIA Benefício pago na proporção do respectivo número de filhos ou equiparados de qualquer condição até a idade de quatorze anos ou inválido de qualquer idade, independente de carência e desde que o salário-de-contribuição seja inferior ou igual ao limite máximo permitido. São equiparados aos filhos os enteados e os tutelados, desde que não possuam bens suficientes para o próprio sustento, devendo a dependência econômica de ambos serem comprovada. Tem direito ao benefício: a) empregado e o trabalhador avulso que estejam em atividade; b) empregado e o trabalhador avulso aposentados por invalidez, por idade ou em gozo de auxílio- doença; c) trabalhador rural (empregado rural ou trabalhador avulso) que tenha se aposentado por idade aos 60 anos, se homem, ou 55 anos, se mulher; d) demais aposentados, quando completarem 65 anos (homem) ou 60 anos (mulher); e) quando o pai e a mãe são segurados empregados ou trabalhadores avulsos, ambos têm direito ao salário-família. Obs.: Para a concessão do salário-família, a Previdência Social não exige tempo mínimo de contribuição. http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/sindicato.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/anotacoes_desabonadoras.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/gerente.htm MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 17 – FÉRIAS FÉRIAS: Período de descanso anual, que deve ser concedido ao empregado após o exercício de atividades por um período de 12 meses (período "aquisitivo"). As férias foram prestigiadas pela Consolidação das Leis Trabalhistas visando desenvolver meios necessários ao empregado para que ele pudesse recuperar as condições físicas e mentais despendidas no trabalho. As férias representavam, inicialmente, um descanso remunerado só com o valor do salário mensal, e, mais modernamente, vêm sida acrescida de um adicional correspondente a 1/3 do valor base do cálculo das férias, permitindo assim que o empregado goze seu período com condições financeiras. Redução do Período de Descanso: Na constância da relação de trabalho, se o empregado comete excesso de faltas injustificadas, o empregador pode reduzir o período de descanso do empregado. Nesse sentido a CLT em art. 130 determinou um sistema de escalonamento: Até – injustificadas Direito a Férias 5 – faltas 30 De 6 a 14 – faltas 24 De 15 a 23 – faltas 18 De 24 a 32 – faltas 12 Acima de 32 – faltas 00 Obs. Não faz jus às férias o empregado que, no curso do período aquisitivo, houver faltado ao serviço mais de 32 vezes (art. 130, inciso IV, da CLT). O empregado trabalha 12 (doze) meses para merecer o descanso, se nesse período ele comete excesso de falta, podemos concluir que ele trabalhou menos; logo, deve descansar menos. Não é permitido abonar as faltas em folha de pagamento e compensá-las com as férias, § único do art. 130 CLT. Suspensão do Contrato de Trabalho: O contrato sofre o fenômeno da suspensão quando o empregado se encontra impossibilitado de cumprir sua jornada contratual. Podemos relacionar algumas situações abaixo: Auxílio doença: após o 16º dia passa o contrato a estar suspenso, por força de lei os dias de ausência por este motivo são abonados e não prejudicam as férias, salvo quando recebe por 6 (seis) meses o benefício, mesmo que de forma descontínua, perde o direito as férias daquele período aquisitivo em que se registra a ausência, art. 133, IV da CLT; Acidente de trabalho: após o 16º dia passa o contrato a estar suspenso, por força de lei os dias de ausência por este motivo são abonados e não prejudicam as férias, salvo quando recebe por 6 (seis) meses o benefício, mesmo que de forma descontínua, perde o direito as férias daquele período aquisitivo em que se registra a ausência, art. 133, IV da CLT; Licença remunerada por mais de 30 (trinta) dias: perde as férias (entende-se que: Duranteo período em que o empregado se encontra licenciado, por motivo de doença, não corre o prazo para a concessão das férias cujo direito já foi adquirido, em razão da suspensão do contrato de trabalho). MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues No caso de afastamento de licença-maternidade, mesmo sendo está paga pelo INSS, não sofrerá a empregada suspensão do seu contrato, assim não terá alteração para as férias. BENEFÍCIOS NAS FÉRIAS: Ocorrem também fatores que concedem aos empregados benefícios junto às férias: Licença remunerada até 30 (trinta) dias: não prejudicam as férias; Transformar em pecúnia 1/3 de suas férias: vender 10 (dez) dias; Não parcelar as férias se menor de 18 anos e maior que 50 anos; Receber entre os meses de fevereiro e novembro a 1ª parcela 13º; Menor de 18 anos ser concedida as férias junto com a do período escolar; Não sofrer prejuízos com as faltas legais ou abonadas; Ter período anterior à prestação de serviço militar obrigatório contado, apresentando-se até 90 (noventa) dias após a baixa. OBRIGAÇÕES DO EMPREGADOR: Ao Empregador são lhe atribuídas algumas obrigações: Ø Dar aviso de férias ao empregado com no mínimo 30 dias de antecedência ao gozo; Ø Pagar o abono pecuniário, se solicitado 15 dias antes do término do período aquisitivo; Ø Pagar a 1ª parcela de 13º salário, se solicitado em janeiro do exercício a concessão das férias; Ø Pagar as férias com dois dias de antecedência ao início da concessão; Ø Acrescentar aos cálculos das férias o adicional de 1/3 constitucional; Ø Considerar a integração das horas extras, demais adicionais e salário variável como parte do cálculo das férias; Ø Familiares no mesmo emprego podem gozar férias no mesmo período, desde que não acarrete prejuízos à empresa; Ø Em regra geral as férias não podem ser divididas em dois períodos, somente em casos excepcionais, definidas pelo empregador; Penalidades - O não pagamento das férias no prazo, apenas define multa administrativa ao Estado e não ao empregado. - Ultrapassado o período de concessão, o empregador estará sujeito ao pagamento das férias em dobro ao empregado. Exemplo P.A 20/09/00 a 19/09/01 – P.C. 20/09/01 a 19/09/02, se as férias não forem concedidas (com início e término) dentro desse último período, elas deverão ser pagas em dobro. - No período de gozo das férias, o empregado não pode prestar serviços a outro empregador, salvo por obrigação contratual de trabalho. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 18 – VALE TRANSPORTE / DÉCIMO TERCEIRO VALE TRANSPORTE: Todo funcionário tem direito ao vale-transporte para seu deslocamento diário de sua residência até o local de trabalho e vice-versa. Vale ressaltar que não é obrigatória a adesão desse benefício pelo trabalhador. No início da contratação o novo funcionário tem que preencher um formulário de solicitação de VT, onde ficará registrada a adesão ou não desse benefício. O custo do VT para o empregado é de 6% sobre seu salário-base ou o valor do transporte concedido, sempre considerando o menor; sendo excluído qualquer adicional. O custo do VT para o empregador corresponde à parte que exceder a parcela paga pelo empregado. Décimo Terceiro Salário: Além do salário que o trabalhador recebe todo mês, existem outros benefícios que são incorporados indiretamente à sua renda. No Brasil, exemplos de dois deles são o décimo terceiro salário e as férias remuneradas. Conhecida como 13º salário, a gratificação de natal foi instituída no Brasil em 1962, e garantia ao trabalhador o correspondente a 1/12 de sua remuneração mensal. Seria, em outras palavras, o pagamento de um salário extra ao trabalhador ao final de cada ano. Todos os empregados registrados em carteira e os funcionários públicos possuem direito a esse benefício, hoje consolidado como lei e cujo pagamento pode ser realizado em uma ou duas parcelas. Direito ao benefício: A partir de quinze dias de serviço, o trabalhador já passa ter direito a receber o décimo terceiro salário. Faz jus ao pagamento do benefício o trabalhador urbano ou rural, o trabalhador avulso e o doméstico. O trabalhador com menos de um ano de empresa também recebe o 13º, mas o valor de seu benefício é proporcional ao tempo que ele integra a empresa. Os aposentados e pensionistas também recebem esse benefício, e o responsável pelo pagamento nesse caso é o INSS. A quantia vem junto com a folha de pagamento. Os afastados por auxílio-doença derivado de acidente de trabalho também recebem o benefício, mas apenas por cerca de 15 dias, já que houve rompimento do contrato de trabalho. Finalmente, o empregado demitido sem justa causa tem direito a um 13º proporcional aos meses em que trabalhou. Não possuem direito ao benefício o empregado demitido por justa causa, o estagiário e o funcionário que esteja cumprindo serviço militar obrigatório. Pagamento: Pela lei, o empregador pode pagar o benefício em duas vezes ou de uma vez só. Quanto aos empregados vendedores, a empresa deverá verificar junto ao sindicato da categoria se os valores das comissões deverão ser atualizados e por qual índice. O empregado que trabalhou pelo menos 15 dias em determinado terá direito a 1/12 avos de décimo terceiro como se tivesse trabalhado o mês completo. Primeira parcela: A primeira parcela é paga entre os dias 1 de fevereiro e 30 de novembro, não sendo obrigatório o seu pagamento em janeiro, ou paga por ocasião das férias no exercício. Segunda parcela: A segunda parcela, que totaliza o 13º salário, corresponde ao salário mensal de dezembro, deve ser paga até o dia 20 de dezembro do mês em exercício, deduzindo-se os descontos dos encargos incidentes e o valor referente às parcelas pagas como adiantamento. Sobre esta incidem INSS, Previdência Municipal, FGTS e Imposto de Renda Retido na Fonte. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 19 – INSALUBRIDADE / PERICULOSIDADE / ADICIONAL NOTURNO TRABALHO NOTURNO: A Constituição Federal, no seu artigo 7º, inciso IX, estabelece que são direitos dos trabalhadores, além de outros, remuneração do trabalho noturno superior à do diurno. HORÁRIO NOTURNO: Considera-se noturno, nas atividades urbanas, o trabalho realizado entre as 22:00 horas de um dia às 5:00 horas do dia seguinte. Nas atividades rurais, é considerado noturno o trabalho executado na lavoura entre 21:00 horas de um dia às 5:00 horas do dia seguinte, e na pecuária, entre 20:00 horas às 4:00 horas do dia seguinte. HORA NOTURNA: A hora normal tem a duração de 60 (sessenta) minutos e a hora noturna, por disposição legal, nas atividades urbanas, é computada como sendo de 52 (cinquenta e dois) minutos e 30 (trinta) segundos. Ou seja, cada hora noturna sofre a redução de 7 minutos e 30 segundos ou ainda 12,5% sobre o valor da hora diurna. INTEGRAÇÃO AO SALÁRIO: O adicional noturno, bem como as horas extras noturnas, pagos com habitualidade, integram o salário para todos os efeitos legais. ADICIONAL DE PERICULOSIDADE (NR16): O adicional de periculosidade é um valor devido ao empregado exposto a atividades periculosas, na forma da regulamentação aprovada pelo Ministério do Trabalho e Emprego. São consideradas atividades ou operações perigosas, aquelas que, por sua natureza ou métodos de trabalho, impliquem risco acentuado (risco de morte, lesões corporais irreparáveis / permanentes) em virtude de exposição permanente do trabalhador a: - Inflamáveis, explosivos ou energia elétrica (direito reformulado para trabalhadores que atuam com energia – antes era percebido 30% sobre o salário percebido, atualmente sobre o salário base); - Roubos ou outras espécies de violência física nas atividades profissionais de segurança pessoal ou patrimonial. - Em 18 de junho de 2014, entrou em vigor a Lei12.997, que considera como perigosas as atividades do trabalhador que utiliza motocicleta para realizar as tarefas laborais. A partir da nova Lei, eles passaram a ter direito ao adicional de 30% sobre o salário básico. VALOR A SER PAGO: O valor do adicional de periculosidade será o salário do empregado acrescido de 30%, sem os acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participações nos lucros da empresa. ADICIONAL DE INSALUBRIDADE: Há insalubridade, é um direito ao adicional no salário, quando: o empregado sofre a agressão de agentes físicos ou químicos acima dos níveis de tolerância fixados pelo Ministério do Trabalho, em razão da natureza e da intensidade do agente e do tempo de exposição aos seus efeitos (critério quantitativo); ou, ainda, de agentes biológicos relacionados pelo mesmo órgão (critério qualitativo). O trabalho em condições insalubres garante ao trabalhador o recebimento do adicional de insalubridade (de acordo com a NR-15, que pode ser de: - 40% (grau máximo); 20% (grau médio) e 1O% (grau mínimo). Quanto ao cálculo do adicional de insalubridade, reza o artigo 192 da CLT que este será efetuado com base no salário mínimo. Excepcionalmente, em decorrência do princípio da norma mais favorável e da condição mais benéfica, admite-se o cálculo do adicional de insalubridade com base em salário previsto em convenção ou acordo coletivo de trabalho, bem como no contrato individual de trabalho, que expressamente traga estabelecido que o cálculo se fará com base no salário apontado por estes instrumentos legais. INSALUBRIDADE E PERICULOSIDADE – NÃO HÁ ACUMULO DOS ADICIONAIS http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/trabalho_rural.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/horas_extras.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/particip_lucros.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/particip_lucros.htm MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 20 – GPS / FOLHA DE PAGAMENTO GPS (Guia da Previdência Social): documento para pagamento do seguro recolhido pelo Instituto Nacional de Seguro Social (INSS), autarquia do Governo Federal do Brasil, que garante ao contribuinte a aposentadoria, pensão por morte, auxílio doença, auxílio maternidade, auxílio acidente, entre outros, previstos em lei. O recolhimento do GPS poderá ser feito pela empresa onde o funcionário é contratado, sendo descontado do salário do empregado, como também pelo contribuinte individual, contribuinte facultativo, empregador doméstico e pelo segurado especial, mediante o pagamento de carnê. Para ter direito ao benefício da Previdência Social o contribuinte deve pagar mensalmente, durante um período determinado, podendo o contribuinte individual, o facultativo e o empregador doméstico (relativo ao empregado), que estiverem recolhendo sobre o valor. As alíquotas para pagamento das contribuições do GPS variam de acordo com o salário e o tipo de trabalhador, estando disponíveis do site da Previdência Social. Os contribuintes do GPS são classificados em: Empregado - os trabalhadores contratados com carteira assinada, os trabalhadores temporários, pessoas que prestam serviço a órgãos públicos sem realizarem concurso, brasileiros que trabalham em empresas nacionais instaladas no exterior, entre outro. Contribuinte individual – aqueles que trabalham por conta própria e os trabalhadores que prestam serviço a empresas, sem vínculo empregatício. Entre os contribuintes individuais estão os motoristas de táxi, os associados de cooperativas, os vendedores ambulantes, diaristas, eletricistas etc. Contribuintes facultativos – todos aqueles com mais de 16 anos que não têm renda própria, porém contribuem para a Previdência. Entre eles estão os estudantes, as donas de casa etc. Empregados domésticos – todos os trabalhadores que prestam serviço em residências particulares, desde que a atividade não tenha fins lucrativos para o empregador. Entre eles estão os empregados domésticos em geral, enfermeiro, governanta, jardineiro, caseiro etc. Contribuinte especial – todo trabalhador que exerça seu trabalho em atividade rural para subsistência da própria família. Estão nessa classificação também os pescadores. A Guia para o cidadão realizar o pagamento da contribuição para o INSS pode ser adquirida em livrarias e papelarias, ou pela internet, no site www.previdencia.gov.br FOLHA DE PAGAMENTO: Documento trabalhista preparado por todas as pessoas jurídicas e equiparadas que possuam funcionários. O art. 225 do Decreto nº 3.048/99 determina que a empresa seja obrigada a elaborar mensalmente a folha de pagamento da remuneração paga devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamento. A elaboração da folha faz parte das obrigações acessórias conforme estabelece a Previdência Social. O § 9º do art.225 do Decreto nº 3.048/99 dispõe que na folha de pagamento, deverão estar discriminados: O nome do segurado: empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício; Cargo, função ou serviços prestados; Parcelas integrantes da remuneração; Parcelas não integrante da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.); O nome das seguradas em gozo de salário-maternidade; A indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso. http://www.previdencia.gov.br/ MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues A folha de pagamento para fins contábeis deverá ser de forma analítica e sintética sendo: 1. Analítica – conter de forma discriminada a memória de cálculo de todas as parcelas pagas ao empregado da retenção dos encargos sociais. 2. Sintética – conter mapa demonstrando os valores totais pagos e os valores totais descontados. (Na maioria das empresas, a folha de pagamento é elaborada e controlada por centro de custo). RECIBO (CONTRA CHEQUE/HOLERITE) O art. 464 da CLT determina que o pagamento do salário deva ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo. Deverá ser apresentado em duas vias para efeito de comprovação do pagamento do salário, ficando a primeira via em poder do empregador e a segunda com o empregado. Além das parcelas componentes da remuneração e dos descontos a serem efetuados, os empregadores obrigam-se ainda a comunicar mensalmente aos empregados os valores recolhidos ao FGTS em conta vinculada, que poderão constar no mesmo recibo de pagamento dos salários do empregado. PRAZO DE PAGAMENTO: Quando o pagamento for estipulado por mês, deverá ser efetuado o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. Se estipulado por semana ou quinzena, este deverá ser efetuado também no máximo até o quinto dia da semana ou quinzena vencida. Na contagem dos dias úteis, para o pagamento mensal, serão incluídos o sábado, excluindo-se apenas domingos e feriados, inclusive feriados municipais. Quando o feriado for apenas bancário, o dia em questão será considerado dia útil para efeito de pagamento salarial. A folha de pagamento divide-se em duas partes distintas: 1) Proventos que engloba: Salários, horas extras, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, adicional noturno, salário-família, diárias para viagem, ajuda de custo. 2) Descontos que engloba: Quota de previdência, imposto de renda, contribuição sindical, seguros, adiantamentos, faltas e atrasos, vale-transporte. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 21 – AVISO PRÉVIO AVISO PRÉVIO: é a forma de comunicar antecipadamente o empregador ou empregado sobre o fim do contrato. Nas relações de emprego, quando uma das partes deseja rescindir, sem justa causa, o contratode trabalho por prazo indeterminado, deverá, antecipadamente, notificar à outra parte, através do aviso prévio. O aviso prévio tem por finalidade evitar a surpresa na ruptura do contrato de trabalho, possibilitando ao empregador o preenchimento do cargo vago e ao empregado uma nova colocação no mercado de trabalho. DEFINIÇÃO: Aviso prévio é a comunicação da rescisão do contrato de trabalho por uma das partes, empregador ou empregado, que decide extingui-lo, com a antecedência que estiver obrigada por força de lei. Pode-se conceituá-lo, também, como a denúncia do contrato de trabalho por prazo indeterminado, objetivando fixar o seu termo final. MODALIDADES: Ocorrendo a rescisão do contrato de trabalho, sem justa causa, por iniciativa do empregador, poderá ele optar pela concessão do aviso prévio trabalhado ou indenizado, da mesma forma, quando o empregado pede demissão. APLICAÇÕES: O aviso prévio, regra geral, é exigido nas rescisões sem justa causa dos contratos de trabalho por prazo indeterminado ou pedidos de demissão. Exige-se também o aviso prévio, nos contratos de trabalho por prazo determinado que contenham cláusula assecuratória do direito recíproco de rescisão antecipada. CONCESSÃO: Sendo o aviso prévio trabalhado, a comunicação deve ser concedida por escrito, em 3 (três) vias, sendo uma para o empregado, outra para o empregador e a terceira para o sindicato. INTEGRAÇÃO AO TEMPO DE SERVIÇO: O aviso prévio dado pelo empregador, tanto trabalhado quanto indenizado, o seu período de duração integra o tempo de serviço para todos os efeitos legais, inclusive reajustes salariais, férias, 13º salário e indenizações. REDUÇÃO DA JORNADA DE TRABALHO 1 - O funcionário poderá trabalhar os 30 dias com 2 horas a menos em sua jornada diária. 2 - O funcionário poderá trabalhar em seu horário normal por 23 dias e receber os outros 7 sem trabalhar. PRAZO DE DURAÇÃO: Pode haver a redução da jornada de trabalho de 8 para 6 horas diária ou 7 dias em vez de 30 (aviso prévio) Com o advento da Constituição Federal a duração do aviso prévio era, até outubro/2011, de 30 (trinta) dias, independentemente do tempo de serviço do empregado na empresa. Com a publicação da Lei 12.506/2011, a partir de 13/10/2011 a duração passou a ser considerada de acordo com o tempo de serviço do empregado, podendo chegar até a 90 (noventa) dias. De acordo com a Nota Técnica nº 184/2012 do Ministério do Trabalho e Emprego: “O acréscimo somente será computado, a partir do momento em que se configurar uma relação contratual que supere 01 (um) ano na mesma empresa”. Agora para calcular o aviso proporcional é preciso seguir a partir da publicação da Nota Técnica nº 184/2012 do Ministério do Trabalho e Emprego. http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/quadro_incidencias.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/contr_determinado.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/sindicato.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/ferias_abono.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/13_inss.htm http://www.normaslegais.com.br/legislacao/lei-12506-2011.htm MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 22 – FGTS / SEGURO DESEMPREGO / RESCISÃO 1. FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço Foi criado em 1967 pelo Governo Federal para proteger o trabalhador demitido sem justa causa, mediante a abertura de uma conta vinculada ao contrato de trabalho. Até o dia 07 de cada mês, as empresas depositam, em contas abertas na CAIXA ECONÔMICA FEDERAL – CEF em nome dos seus empregados, o valor correspondente a 8% da remuneração de cada funcionário. 2. SEGURO DESEMPREGO: A assistência financeira é concedida em no máximo cinco parcelas, de forma contínua ou alternada, a cada período aquisitivo de dezesseis meses, conforme a seguinte relação: Período aquisitivo é o limite de tempo que estabelece a carência para recebimento do benefício. Assim, a partir da data da última dispensa que habilitar o trabalhador a receber o Seguro- Desemprego, deve-se contar os dezesseis meses que compõem o período aquisitivo Valor do Benefício: VIDE TABELA VIGENTE Calcula-se o valor do Salário Médio dos últimos três meses anteriores a dispensa e aplica-se na fórmula abaixo: (TABELA REFERENCIA 2018) MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Faixas de Salário Médio Valor da Parcela Até R$ 1.480,25 Multiplica-se salário médio por 0.8 (80%) De R$ 1.480,26 até R$ 2.467,33 O que exceder a 1.480,25 multiplica-se por 0.5 (50%) e soma-se 1.184,20. Acima de R$ 2.467,33 O valor da parcela será de R$ 1.667,74 invariavelmente. Salário Mínimo: R$ 954,00 Obs: O valor do benefício não poderá ser inferior ao valor do Salário Mínimo. Esta tabela entra em vigor a partir do dia 11/01/2018. A apuração do valor do benefício tem como base o salário mensal do último vínculo empregatício, na seguinte ordem: 1. Tendo o trabalhador recebido três ou mais salários mensais a contar desse último vínculo empregatício, a apuração considerará a média dos salários dos últimos três meses; 2. Caso o trabalhador, em vez dos três últimos salários daquele vínculo empregatício, tenha recebido apenas dois salários mensais, a apuração considerará a média dos salários dos dois últimos meses; 3. Caso o trabalhador, em vez dos três ou dois últimos salários daquele mesmo vínculo empregatício, tenha recebido apenas o último salário mensal, este será considerado, para fins de apuração. 3. RESCISÃO CONTRATUAL DE TRABALHO: - Podemos definir que a rescisão é o momento de rompimento contratual, onde o empregador ou empregado, resolve não dar continuidade à relação de emprego, devendo saldar os direitos legais. O término da relação contratual de trabalho pode ocorrer principalmente: EXTINÇÃO DIRETA EXTINÇÃO INDIRETA MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues RESCISÃO DE CONTRATO DE TRABALHO POR JUSTA CAUSA DO EMPREGADO Justa causa é todo ato faltoso do empregado que faz desaparecer a confiança e a boa-fé existentes entre as partes, tornando indesejável o prosseguimento da relação empregatícia. Os atos faltosos do empregado que justificam a rescisão do contrato pelo empregador tanto podem referir-se às obrigações contratuais como também à conduta pessoal do empregado que possa refletir na relação contratual. Observe-se que imputar uma justa causa ao empregado sem esta existir poderá ensejar em uma indenização por danos morais. ATOS QUE CONSTITUEM JUSTA CAUSA: Com base no artigo 482 da CLT, são os seguintes atos que constituem justa causa para a resolução do contrato de trabalho pelo empregador: 1. Ato de Improbidade: Improbidade, regra geral, é toda ação ou omissão desonesta do empregado, que revelam desonestidade, abuso de confiança, fraude ou má-fé, visando a uma vantagem para si ou para outrem. Ex.: furto, adulteração de documentos pessoais ou pertencentes ao empregador, etc. 2. Incontinência de Conduta ou Mal Procedimento: São duas justas causas semelhantes, mas não são sinônimas. Mal procedimento é gênero do qual incontinência é espécie. A incontinência revela-se pelos excessos ou imoderações, entendendo-se a inconveniência de hábitos e costumes, pela imoderação de linguagem ou de gestos. Ocorre quando o empregado comete ofensa ao pudor, pornografia ou obscenidade, desrespeito aos colegas de trabalho e à empresa. Mal procedimento caracteriza-se com o comportamento incorreto, irregular do empregado, através da prática de atos que firam a discrição pessoal, o respeito, que ofendam a dignidade, tornando impossível ou sobremaneira onerosa a manutenção do vínculo empregatício, e que não se enquadre na definição das demais justas causas. 3. Negociação Habitual: Ocorre justa causa se o empregado, sem autorização expressa do empregador, por escrito ou verbalmente, exerce, de forma habitual, atividade concorrente, explorando o mesmoramo de negócio, ou exerce outra atividade que, embora não concorrente, prejudique o exercício de sua função na empresa. http://www.guiatrabalhista.com.br/obras/calculosrescisorios.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/tematicas/vinculoempregaticio.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/danomoralnoemprego.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/tematicas/clt.htm MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues 4. Condenação Criminal: O despedimento do empregado justificadamente é viável pela impossibilidade material de subsistência do vínculo empregatício, uma vez que, cumprindo pena criminal, o empregado não poderá exercer atividade na empresa. A condenação criminal deve ter passado em julgado, ou seja, não pode ser recorrível. 5. Desídia: A desídia é o tipo de falta grave que, na maioria das vezes, consiste na repetição de pequenas faltas leves, que se vão acumulando até culminar na dispensa do empregado. Isto não quer dizer que uma só falta não possa configurar desídia. Os elementos caracterizadores são o descumprimento pelo empregado da obrigação de maneira diligente e sob horário o serviço que lhe está afeito. São elementos materiais, ainda, a pouca produção, os atrasos frequentes, as faltas injustificadas ao serviço, a produção imperfeita e outros fatos que prejudicam a empresa e demonstram o desinteresse do empregado pelas suas funções. 6. Embriaguez Habitual ou em Serviço: A embriaguez deve ser habitual. Só haverá embriaguez habitual quando o trabalhador substituir a normalidade pela anormalidade, tornando-se um alcoólatra, patológico ou não. Para a configuração da justa causa, é irrelevante o grau de embriaguez e tampouco a sua causa, sendo bastante que o indivíduo se apresente embriagado no serviço ou se embebede no decorrer dele. O álcool é a causa mais frequente da embriaguez. Nada obsta, porém, que esta seja provocada por substâncias de efeitos análogos (psicotrópicos). De qualquer forma, a embriaguez deve ser comprovada através de exame médico pericial. Entretanto, a jurisprudência trabalhista vem considerando a embriaguez contínua como uma doença, e não como um fato para a justa causa. É preferível que o empregador enseje esforços no sentido de encaminhar o empregado nesta situação a acompanhamento clínico e psicológico. 7. Violação de Segredo da Empresa: A revelação só caracterizará violação se for feita a terceiro interessado, capaz de causar prejuízo à empresa, ou a possibilidade de causá-lo de maneira apreciável. 8. Ato de Indisciplina ou de Insubordinação: Tanto na indisciplina como na insubordinação existe atentado a deveres jurídicos assumidos pelo empregado pelo simples fato de sua condição de empregado subordinado. A desobediência a uma ordem específica, verbal ou escrita, constitui ato típico de insubordinação; a desobediência a uma norma genérica constitui ato típico de indisciplina. 9. Abandono de Emprego: A falta injustificada ao serviço por mais de trinta dias faz presumir o abandono de emprego, conforme entendimento jurisprudencial. Existem, no entanto, circunstâncias que fazem caracterizar o abandono antes dos trinta dias. É o caso do empregado que demonstra intenção de não mais voltar ao serviço. Por exemplo, o empregado é surpreendido trabalhando em outra empresa durante o período em que deveria estar prestando serviços na primeira empresa. 10. Ofensas Físicas: As ofensas físicas constituem falta grave quando têm relação com o vínculo empregatício, praticadas em serviço ou contra superiores hierárquicos, mesmo fora da empresa. As agressões contra terceiros, estranhos à relação empregatícia, por razões alheias à vida empresarial, constituirá justa causa quando se relacionarem ao fato de ocorrerem em serviço. A legítima defesa exclui a justa causa. Considera-se legítima defesa, quem, usando moderadamente os meios necessários, repele injusta agressão, atual ou iminente, a direito seu ou de outrem. 11. Lesões à Honra e à Boa Fama: São considerados lesivos à honra e à boa fama gestos ou palavras que importem em expor outrem ao desprezo de terceiros ou por qualquer meio o magoar em sua dignidade pessoal. Na aplicação da justa causa devem ser observados os hábitos de linguagem no local de trabalho, origem territorial do empregado, ambiente onde a expressão é usada, a forma e o modo em que as http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/faltas_nao_justificadas.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/tematicas/embriaguez.htm http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/abandono_emprego.htm MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues palavras foram pronunciadas, grau de educação do empregado e outros elementos que se fizerem necessários. 12. Jogos de Azar: Jogo de azar é aquele em que o ganho e a perda dependem exclusiva ou principalmente de sorte. Para que o jogo de azar constitua justa causa, é imprescindível que o jogador tenha intuito de lucro, de ganhar um bem economicamente apreciável. 13. Atos Atentatórios à Segurança Nacional: A prática de atos atentatórios contra a segurança nacional, desde que apurados pelas autoridades administrativas, é motivo justificado para a rescisão contratual. OUTROS MOTIVOS QUE CONSTITUEM JUSTA CAUSA Além das hipóteses acima, constituem, também, justa causa específica para resolução contratual: - Aprendiz - Faltas Reiteradas: A falta reiterada do menor aprendiz sem motivo justificado constitui justa causa para a rescisão contratual. - Ferroviário: Constitui falta grave quando o ferroviário se negar realizar trabalho extraordinário, nos casos de urgência ou de acidentes, capazes de afetar a segurança ou regularidade do serviço. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 23 – MODELOS DE CARTA E EMAIL COMUNICAÇÃO ESCRITA A comunicação empresarial (organizacional, corporativa ou institucional) compreende um conjunto de atividades, ações, estratégias, produtos e processos desenvolvidos para reforçar a imagem da empresa junto ao seu público ou opinião pública. A comunicação empresarial tem assumido, maior complexidade devido a necessidade de trabalhar com diferentes públicos (portanto, diferentes conteúdos, discursos ou linguagem), o acirramento da concorrência, a segmentação da mídia e a introdução de novas tecnologias. COMUNICAÇÃO ESCRITA NAS EMPRESAS “O uso adequado da língua escrita no ambiente corporativo requer planejamento, perseverança e controle. ” As empresas utilizam a comunicação escrita como uma ferramenta de trabalho e de comunicação. Conforme as áreas de atuação variam o modo e a intensidade do uso. CORRESPONDÊNCIAS COMERCIAIS De maneira geral há 3 tipos de correspondências: 1) Particular: se dá entre amigos, familiares e/ou pessoa do convívio social, e pode apresentar diversos graus de formalidade (desde mais íntimo até mais formal). 2). Empresarial: trocadas entre empresas, ou ainda entre empresa e pessoas físicas. 3). Oficial: acontece entre órgão governamentais, ou entre estes e pessoa física. DOCUMENTOS MAIS COMUNS ATA ATESTADO/CERTIFICADO BILHETE CARTA COMERCIAL CIRCULAR DECLARAÇÃO MEMORANDO OFÍCIO PROCURAÇÃO REQUERIMENTO EDITAL PORTARIA REQUERIMENTO RECIBO AUTORIZAÇÃO MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 24 – DEPARTAMENTO DE VENDAS DEPARTAMENTO DE VENDAS: é o responsável pela estratégia e política comercial de uma empresa, tendo como missão atingir ou superar as receitas projetadas, através do correto posicionamento dos empreendimentos, definição da melhor estratégia comercial a ser praticada (seja em termos de política tarifária, estrutura de distribuição, posicionamento e treinamento das equipes comerciais ou através da busca constante de novas oportunidades) O relacionamento do departamento de vendas é direto em vários departamentos dentro de uma organização,como produção, compras, finanças, marketing entre outros. É através dele que poderão surgir ideias de novos produtos, definição de preços, previsões de vendas, pesquisas, relacionamento com o cliente entre outros. OBJETIVOS: melhor penetração no mercado em relação à concorrência, isto é, encontrar clientes para o produto, interagir com os clientes e com a empresa para adequar o produto aos mesmos. Negociar valores, fidelizar os clientes, aumentar a rentabilidade sobre o produto. RESPONSABILIDADES Identificação de clientes É responsabilidade do departamento de vendas identificar a base de clientes de uma empresa. O departamento de vendas trabalhará em conjunto com o departamento de marketing para garantir que os produtos sejam ofertados e vendidos aos consumidores. Por exemplo, é importante que o departamento de vendas de uma cadeia de hotéis mantenha contato com empresas cujos funcionários viajam muito. Fabricantes de brinquedos devem tentar vender seus produtos para lojas de brinquedo e empresas de suprimentos médicos devem fazer com que seus departamentos de vendas mantenham contato com hospitais e postos de saúde. Deveres de comunicação O departamento de venda trabalhará em conjunto com o departamento de marketing para identificar a base de clientes, mas o departamento de vendas também tem que trabalhar em conjunto com o departamento de manufatura e o calendário de produção. Esse relacionamento de trabalho garante que os produtos sejam colocados no calendário de produção e o tempo necessário para sua entrega seja contabilizado para que o cliente seja avisado. O gerente do departamento de vendas checará periodicamente o calendário de produção visando manter uma comunicação com o vendedor encarregado do pedido. Caso haja dificuldades na produção, o departamento de vendas é responsável por notificar o cliente antes que a data de entrega tenha passado. Desenvolver novos negócios Quando a base de clientes tiver sido identificada pelo departamento de vendas e as vendas tiverem começado a darem frutos, então o departamento de vendas deve conseguir novos clientes. Por exemplo, depois que uma empresa de suprimentos hospitalares conseguir vender seus produtos para hospitais e casas de repouso, é dever do departamento de vendas mirar outra base de clientes, como http://www.ehow.com.br/quais-deveres-departamento-vendas-lista_9009/ http://www.ehow.com.br/quais-deveres-departamento-vendas-lista_9009/ MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues complexos de pesquisas médicas ou laboratórios médicos. O desenvolvimento desse novo negócio ajudará as vendas a crescerem e, consequentemente, a empresa também crescerá. Criação do valor de um produto O departamento de vendas deve criar o valor de um produto que estão vendendo aos clientes para que as vendas desses produtos cresçam. Essa criação de valores também manterá clientes já existentes, se a qualidade do produto continuar aumentando e trabalhando em prol dos clientes. Isso pode ser feito diferenciando o produto do produto de outras empresas. As pessoas veem isso no ramo dos remédios quando se oferece ao público um produto similar ao da concorrente mas coloca uma nova visão sobre a marca desse produto. Os clientes querem sentir que o departamento de vendas o está tratando melhor do que o departamento de vendas de outras empresas e que o produto é mais valioso. O departamento de vendas possui esse dever de criar o valor de um produto. ESTRUTURA DO DPTO VENDAS O departamento de vendas pode ser estruturado das seguintes formas: por território, por clientes, por produtos ou de forma mista (utilizando mais do que uma destas possibilidades apontadas). Vamos entender cada uma das possibilidades logo abaixo: VENDAS POR TERRITÓRIO: É quando existe a divisão por região geográfica, ou seja, podem ser definidos setores por cidade, estado, etc. as regiões poderão ser administradas por um gerente regional que poderá delegar a um outro gerente e este será responsável por equipes de vendedores que atuarão em áreas específicas e com responsabilidades pré-definidas em sua área de atuação. Esta opção é muito interessante quando existem clientes com características e potenciais semelhantes. Apesar de ser uma condição atrativa, é necessária uma excelente administração para que se tenha um perfeito controle. VENDAS POR CLIENTES: Quando o atendimento é realizado a clientes com características e necessidades muito distintas esta opção é a mais adequada. Para esta forma de atuação são definidas quantidades específicas de clientes a determinados vendedores que serão responsáveis pelo suporte e venda a estes clientes. A distribuição destes clientes pode ser feita por tamanho ou segmento. Esta forma de atuação tem a vantagem de estreitar o relacionamento com os clientes e identificar mais facilmente as necessidades do mesmo, porém acarretam um aumento no custo de vendas, considerando a quantidade de profissionais necessários e a frequência maior de visitas aos mesmos clientes. VENDAS POR PRODUTOS: Quando as empresas possuem grandes quantidades de linhas de produtos, esta opção é muito interessante. Para este caso, existirão vendedores para cada tipo de linha pois poderá ser necessário um conhecimento mais técnico, exigindo que o vendedor seja um especialista e desta forma é mais fácil Conhecer profundamente seu produto, em vez de ter que entender de uma quantidade muito grande de produtos, sem saber assim, diferenciá-los de seus concorrentes. A maior desvantagem deste tipo de atuação é a necessidade e existir mais de um vendedor por cliente o que pode causar alguma confusão junto ao cliente bem como significará um maior custo da empresa. http://www.ehow.com.br/quais-deveres-departamento-vendas-lista_9009/ MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Diferença entre setor de vendas e setor de marketing Os dois segmentos têm o mesmo objetivo – aumentar o faturamento, a rentabilidade e a participação de mercado. O marketing é responsável pela identificação de clientes potenciais para o produto por meio de pesquisas, enquanto as vendas se preocupam em atingir metas. – O que o marketing faz: O marketing formula a imagem do produto, e cria valor pra ele; A missão do marketing é construir a marca; Marketing vive em função do consumidor, da criação e da satisfação das expectativas e necessidades do cliente. – O que o departamento de vendas faz: Vendas se preocupam na transação comercial, no curto prazo, no faturamento. Em atrair e reter clientes; A missão de vendas é buscar o resultado. Cumprir e superar a cota do mês. Gerar fluxo de caixa; Vendas vivem em função do comprador, da emissão de pedidos e da assinatura de cheques, sendo necessário a valorização da experiência, o relacionamento pessoal com os compradores. PESQUISA 1) CITE ALGUMAS RESPONSABILIDADES DO DEPARTAMENTO DE VENDAS 2) DE QUE FORMA PODEREMOS ESTRUTURAR O DEPARTAMENTO DE VENDAS? 3) QUAL A DIFERENÇA ENTRE O SETOR DE VENDAS E MARKETING? MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 25 – DEPARTAMENTO DE COMPRAS Departamento de Compras de uma Empresa. 1. A Função Compras: É responsável pelo fluxo dos materiais na empresa. Pela negociação com o fornecedor e pela agilização da entrega. Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas, mas a função compras pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas, além de adicionar lucros. Os objetivos da função compras podem ser subdivididos em quatro categorias: • Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias e ao menor custo. • Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor. • Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver fornecedores potenciais. Parasatisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas algumas funções básicas: • Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e entrega certa (tempo e lugar). • Selecionar o fornecedor (fonte certa) e Negociar os termos e condições de compra. • Emitir e administrar pedidos de compra. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos estratégicos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI (Eletronic Data Interchange), a Internet e cartões de crédito. 2. Ciclo de compras O ciclo de compras consiste nos seguintes passos: 1º. Receber e analisar as requisições de compra: As requisições de compras têm início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. No ambiente de MRP (Material Requirement Planning), o planejador libera um pedido planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um pedido de compra. No mínimo, as requisições de compra contêm as seguintes informações: • Identidade do requisitante, aprovação assinada, e conta em que será debitado o custo; • Especificação do material; • Quantidade e unidade de medida; • Data e local de entrega exigidos; • Qualquer outra informação complementar necessária. 2º. Selecionar fornecedores: Identificar e selecionar fornecedores são importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter uma lista de fornecedores aprovados. Se o item não foi comprado antes ou se não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa. Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados, um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado num catálogo, num jornal especializado ou numa lista telefônica. 3º. Solicitação de cotações: Para itens maiores, é geralmente desejável emitir uma solicitação de cotação. Trata-se de um requerimento por escrito que é enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações competitivas e confiáveis sejam recebidas. Não se trata de um pedido de venda. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao comprador, as cotações são analisadas quanto a preço, obediências às especificações, termos e condições de MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues venda, entrega e termos de pagamento. Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente, a escolha é provavelmente feita com base no preço, entrega e termos de venda. 4º. Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de compras também é responsável por negociar o preço, e tentará obter o melhor preço junto ao fornecedor. 5º. Emitir pedidos de compra: Ordem de compra é uma oferta legal de compra. Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no contrato de compra. O pedido de comporá é preparado com base na requisição de compra ou nas cotações, e também em qualquer outra informação adicional necessária. Envia-se uma cópia ao fornecedor; o departamento de compras retém uma cópia, e outras são enviadas para outros departamentos, tais como o de contabilidade, o departamento requisitante e o departamento de recepção. 6º. Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores realmente entreguem pontualmente. Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos de entrega, o departamento de compras deve descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. Isso pode envolver a agilização do transporte, fontes alternativas de suprimentos, um trabalho junto ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção. 7º. Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são recebidas, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no transporte. Usando a sua cópia do pedido de compra, o departamento de recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo, observando qualquer variação. Se for necessária outra inspeção, por exemplo, do controle de qualidade, as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou retiradas para inspeção. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas, o departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as mercadorias para outras providências. Desde que as mercadorias estejam em ordem e não exijam mais inspeção, elas serão enviadas para o departamento solicitante ou para o estoque.A cópia do recibo é então enviada para o departamento de compras, observando qualquer variação ou discrepância em relação ao pedido de compra. Se o pedido é considerado completo, o departamento de recepção fecha sua cópia do pedido de compra e avisa o departamento compras. Se não estiver completo, o pedido de compra é mantido aberto, esperando para ser completado. Se as mercadorias também foram inspecionadas pelo departamento de controle de qualidade, os responsáveis por esse setor também avisarão ao departamento de compras sobre a aceitação ou não das mercadorias. 8º. Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento: Quando é recebida a fatura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o pedido de compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os documentos; os preços e suas extensões devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos e termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. É função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver quaisquer diferenças. Uma vez aprovada, a fatura é enviada ao departamento de contas a pagar. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 26 – TÉCNICAS DE NEGOCIAÇÃO CONCEITO DE NEGOCIAÇÃO É um processo em que partes distintas buscam a aceitação de suas ideias, interesses ou propósitos, tendo como objetivo comum o alcance de um resultado consensual que satisfaça a expectativa de ambas. Para tanto é fundamental que haja de lado a lado: COMUNICAÇÃO, MOTIVAÇÃO E HABILIDADE PARA TOMAR DECISÕES E ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS. TÉCNICAS DE NEGOCIAÇÃO As três fases do estudo do processo de compra e tomada de decisão são: 1. Ativar a necessidade e buscar soluções: após esse primeiro estágio, a venda se concretiza a partir da certeza de que a solução será alcançada com a compra de um produto ou serviço. 2. Reconhecer que tem um problema e que ele precisa ser resolvido: E passado o segundo estágio, no qual nos convencemos de que aquela compra resolverá nossos problemas, nos preocupamos com a análise de risco e preço, pensamos na possibilidade de ter um produto ou uma oferta melhor. 3. Saber tudo sobre o produto/serviço e estar pronto para adotá-lo como solução: Somente transpassando esses três passos, é que o processo de venda é finalizado e o vendedor profissional deve ser capaz de enxergar todo este procedimento. Portanto, para o bom negociador, a negociação começa muito antes de se “sentar à mesa”. É necessário planejamento, identificação de objetivos e muito estudo a respeito dos fatores envolvidos na negociação: Com quem negociaremos; Detalhes do que será negociado; qual a melhor opção caso não haja acordo; qual seu preço de reserva para um acordo (ex. preço máximo no caso de uma compra e preço mínimo no caso de uma venda). Saber negociar é uma habilidade fundamental para se dar bem tanto na carreira quanto na vida pessoal. Segue algumas técnicas simples para se sair por cima da mesa de negociação. Anote aí: Seja um bomouvinte: Para que você entenda o que o outro almeja, é preciso prestar atenção no que ele fala. Muitas vezes, com simples perguntas você consegue extrair informações de extrema importância para a negociação. Aposte em perguntas abertas – em vez daquelas que requerem um simples sim ou não como resposta – para que as respostas levem a uma conversa. Planeje a negociação: Tem uma negociação programada? Faça a lição de casa para não ser surpreendido. Descubra quais são os reais interesses da outra parte, quanta pressão ele está sofrendo por conta desse acordo, qual é o prazo para que tudo esteja resolvido, qual é o orçamento envolvido e tudo mais que for relevante. Isso traz maior confiança para o bate-papo. Nunca feche de primeira: Por mais atrativa que a primeira oferta possa parecer, fechar negócio de primeira pode levar a outra parte a se questionar se aquele foi mesmo um bom acordo. Por isso, sempre apresente uma contraproposta. Peça mais e ofereça menos: Você é o responsável por defender os seus interesses. Então, sempre pense alto para conseguir bons acordos. Use a regra dos 10% sobre todos os valores que tiver de estipular. Se for vender algo, peça 10% mais do que você realmente quer para, no final, chegar próximo da quantia que você deseja. Se quiser comprar, também ofereça um valor que tenha esses 10% embutidos. Mas saiba justificar sua posição, pois se você simplesmente soltar um valor sem ter explicações, seus argumentos seguintes também ficarão fragilizados. Tenha paciência: Se você sempre optar por esperar os melhores momentos, com toda a certeza se sairá bem no mundo das negociações. Se o outro lado tem pressa, você conseguirá usar esse ponto em seu favor. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Guarde um trunfo para o final: Não saia oferecendo, logo no início, tudo e mais um pouco. Com toda a certeza, a outra pessoa vai tentar tirar algum proveito da negociação. Por isso, ter uma carta na manga é sempre bom. Ofereça aquele último bônus que você guardou, no último momento, para fechar o negócio. Use a técnica do espelho: Segundo um estudo da Sociedade de Psicologia Social Experimental dos Estados Unidos, quando você imita a postura e os gestos da outra pessoa de forma sutil, isso agrada ao interlocutor, que fica mais propenso a aceitar sua proposta. Você não precisa se tornar um papagaio. Basta marcar alguns pontos para conquistar a confiança necessária para fechar o negócio. Todos esses princípios dever ser praticados pelo negociador através de um método planejado de apresentação, pois, o seu tempo será aproveitado e a sua produtividade grandemente aumentada. TIPOS DE NEGOCIAÇÃO Para que haja uma boa negociação, faz-se necessário a utilização de técnicas. Veja abaixo 5 tipos de negociação que você precisa conhecer: Quando o interlocutor só quer tirar vantagens Nesses casos, é importante ficar atento. Geralmente, o interlocutor vai usar uma série de artifícios para fazer você acreditar que está ganhando algo ou que ele cedeu em algum ponto. Mas será tudo blefe. Aqui, vai pesar, antes de tudo, conhecer a pessoa com quem está negociando. Se você sabe que ela não tem uma conduta muito ética, prepare-se para ser alvo de emboscadas. E só acredite que a outra parte cumpriu com a parte dela quando realmente tiver sido concretizada e não for possível voltar atrás. Quando você tem mais a ofertar do que a receber Nesse tipo de situação, é importante mensurar bem seus objetivos e estabelecer seu teto de concessões. Caso contrário, dependendo da habilidade de seu interlocutor, você pode acabar saindo no prejuízo. Em casos como esses, o mais importante é agir com assertividade, indo direto ao ponto e evitando divagações que tornem a negociação abstrata ao ponto de você não perceber que está perdendo. Quando você tem menos a ofertar Quando a situação se dá num contexto inverso ao do ponto anterior, você precisa, antes de tudo, elaborar bem a defesa de seus argumentos e suas vantagens. Em casos como esse, você precisa saber mostrar de forma muito clara e objetiva as vantagens que seu interlocutor pode obter. Quando você tem que escolher o menor prejuízo Nem sempre, uma negociação coloca em jogo uma vantagem. Muitas vezes, o objetivo dela é reduzir um prejuízo. Em situações assim, é preciso encarar a menor perda possível como uma grande vantagem. Desse modo, você vai batalhar por ela como se fosse um ganho. Quando todos têm muito a ganhar Quando a negociação é quase uma mera formalidade e as vantagens para ambos os lados são inúmeras, é importante ter cuidado para não deixar que a euforia crie uma cortina de fumaça e esconda uma desvantagem outra, que pode acabar prejudicando um dos lados no futuro. Independentemente de qualquer coisa, antes de bater o martelo, avalie criteriosamente todas as consequências de qualquer acordo. Curiosidades: Segundo a Lei de Paretto, em relação ao tempo: Baseado nesta lei, 80% dos resultados são produzidos por 20% dos esforços. Por outro ângulo, 20% dos resultados absorvem 80% de esforços – o que não é nada bom para os negócios. O ideal, partindo desse ponto de vista, é concentrar forças naquilo que resultará no maior retorno para a empresa MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 27 – SAÚDE E SEGURANÇA NO TRABALHO 1. Que é Segurança do Trabalho? Segurança do trabalho pode ser entendida como os conjuntos de medidas que são adotadas visando minimizar os acidentes de trabalho, doenças ocupacionais, bem como proteger a integridade e a capacidade de trabalho do trabalhador. A Segurança do Trabalho estuda diversas disciplinas como Introdução à Segurança, Higiene e Medicina do Trabalho, Prevenção e Controle de Riscos em Máquinas, Equipamentos e Instalações, Psicologia na Engenharia de Segurança, Comunicação e Treinamento, Administração aplicada à Engenharia de Segurança, O Ambiente e as Doenças do Trabalho, Higiene do Trabalho, Metodologia de Pesquisa, Legislação, Normas Técnicas, Responsabilidade Civil e Criminal, Perícias, Proteção do Meio Ambiente, Ergonomia e Iluminação, Proteção contra Incêndios e Explosões e Gerência de Riscos. 2. Porque minha empresa precisa constituir equipe de Segurança do Trabalho? Porque é exigido por lei. Por outro lado, a Segurança do Trabalho faz com que a empresa se organize, aumentando a produtividade e a qualidade dos produtos, melhorando as relações humanas no trabalho. 3. Que é acidente de trabalho? Acidente de trabalho é aquele que acontece no exercício do trabalho a serviço da empresa, provocando lesão corporal ou perturbação funcional podendo causar morte, perda ou redução permanente ou temporária, da capacidade para o trabalho. Equiparam-se aos acidentes de trabalho: 1. o acidente que acontece quando você está prestando serviços por ordem da empresa fora do local de trabalho 2. O acidente que acontece quando você estiver em viagem a serviço da empresa 3. O acidente que ocorre no trajeto entre a casa e o trabalho ou do trabalho para casa. 4. Doença profissional (as doenças provocadas pelo tipo de trabalho. 5. Doença do trabalho (as doenças causadas pelas condições do trabalho. O acidente de trabalho deve-se principalmente a duas causas: I. ato inseguro: é o ato praticado pelo homem, em geral consciente do que está fazendo, que está contra as normas de segurança. São exemplos de atos inseguros: subir em telhado sem cinto de segurança contra quedas, ligar tomadas de aparelhos elétricos com as mãos molhadas e dirigir a altas velocidades. II. Condição Insegura: é a condição do ambiente de trabalho que oferece perigo e ou risco ao trabalhador. São exemplos de condições inseguras: instalação elétrica com fios desencapados, máquinas em estado precário de manutenção, andaime de obras de construção civil feitos com materiais inadequados. Eliminando-se as condições inseguras e os atos inseguros é possível reduzir os acidentes e as doençasocupacionais. Esse é o papel da Segurança do Trabalho. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 28 – CURRÍCULO / ENTREVISTA / MARKETING PESSOAL CURRÍCULO: É um documento que contem suas informações pessoais e profissionais. Tem o objetivo de manifestar o seu desejo de trabalhar em algum local do seu interesse e através dele, que você seja selecionado para uma entrevista de emprego. As dicas para fazer/formatar um currículo: Papel: branco, tamanho A4. Fontes: time, Arial ou calibri. Tamanho:12 Cor: preta. Deverá ter no máximo 02 páginas para resumir suas principais realizações em relação ao seu objetivo. Deve ser claro, objetivo e preenchido de acordo com o cargo pretendido. Não pode faltar em um currículo: Dados pessoais, objetivo, escolaridade, cursos e a sua experiência profissional. Evite qualquer tipo de excesso: seja sucinto e verdadeiro. Os erros mais frequentes em um currículo: Erros de ortografia, e-mail e fotos inapropriadas, informações vagas e desatualizadas. MONTANDO SEU CURRÍCILO: Primeiro, um bom currículo exige uma formatação simples e uma edição impecável, sem um único erro de português. Comece pelos dados básicos: nome, endereço e contatos pessoais, que ficam no cabeçalho. A estrutura do currículo vem em seguida e se divide em sete partes, que aparecem nessa ordem: 1. Objetivo 2. Formação 3. Experiência 4. Outras atividades 5. Habilidades 6. Idiomas 7. Referências MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues ENTREVISTA Se você foi convidado para uma entrevista de emprego com um recrutador ou com seu potencial gestor, é sinal de que já passou por um funil e tanto no processo seletivo. Você pode – e deve – ficar animado, mas de jeito algum pode achar que já venceu o jogo. Para mandar bem nesta etapa, além de respirar fundo, você precisa pensar no que vai dizer, na forma como vai organizar sua fala e se preparar para as mais variadas perguntas. É importante entender que quando o recrutador analisa um candidato à vaga, ele quer saber se ele tem o perfil e as competências necessárias para os desafios daquela função. Portanto, vai querer saber como você pensa, como lida com desafios, como resolve problemas… Para mostrar isso ao recrutador, exemplos são melhores que palavras. E por isso é tão importante incluir as experiências certas. Ou seja, aquelas que tem relevância para a posição que você está tentando conseguir. OBS. Use o método STAR para descrever as experiências: significa Situação, Tarefa, Ação e Resultado. A proposta é pensar nas suas experiências a partir de quatro considerações. Pensar nas seguintes perguntas facilita a escolha de casos para contar e também te ajuda a resumi-los no currículo. Qual era seu contexto? (Situação) Quais eram suas responsabilidades? (Tarefa) Frente a isso, o que você fez? (Ação) Quais foram os resultados da sua ação? (Resultado) Essas reflexões são úteis não só para você entender como descrever as experiências no seu currículo, mas também como conversar com o recrutador sobre elas. Uma dica: métricas e números chamam atenção, então tente usá-los para demonstrar suas conquistas. Preparando a memória: Dias antes da entrevista de emprego, pare para pensar nas situações mais importantes da sua vida profissional. O ideal é que você selecione de 5 a 10 situações e avalie o papel que você desempenhou em cada uma, o que você aprendeu, quais foram os desafios etc. Isso porque, na hora do vamos ver, você pode estar nervoso e não se lembrar dos melhores exemplos para contar. Quando selecionar essas situações, observe que cada uma pode se encaixar em diversas competências – liderança, trabalho em equipe, comunicação, resiliência etc. Com chave de ouro: O ideal, é que você sempre termine as suas falas com algo positivo. Por exemplo, você pode finalizar uma história contando que, quando concluiu determinado projeto, foi promovido. “Provavelmente o entrevistador vai pegar um gancho no que você diz por último e, se o gancho vier de algo positivo, ele tenderá a continuar o assunto”, explica ela. Por outro lado, se você terminar a fala com algo negativo, como uma demissão, ele tende a perguntar, por exemplo, por que você foi demitido etc. A dica é especialmente válida quando a entrevista for baseada nas informações do seu currículo. Perguntas absurdas Algumas empresas fazem, sim, perguntas bem esquisitas na hora da entrevista de emprego. Já ouvimos falar em “quanto pesa uma girafa”, “quantas bolas de gude cabem em um avião” ou até “quantos McDonald’s existem em São Paulo”. Essas questões — aparentemente engraçadinhas – podem parecer só uma pegadinha, mas, em grande parte dos casos, são feitas para testar o seu raciocínio lógico. O mais comum é que elas sejam aplicadas em bancos de investimento e consultorias, além de empresas modernas como o Google, que é muito adepto desse tipo de questionamento para todas as https://www.napratica.org.br/tecnicas-consultoria-problem-solving/ https://www.napratica.org.br/como-retratar-experiencias-no-curriculo/ MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues posições. Se você se deparar com uma pergunta desse tipo, demonstre como você é capaz de estruturar seu raciocínio para chegar a uma resposta lógica, que não necessariamente precisa estar correta. Há casos também em que esse tipo de pergunta aparentemente absurda é feita para “quebrar o gelo” e observar a reação do candidato. “Não existe resposta certa ou errada, o que conta é a percepção do recrutador diante da resposta, seja ela qual for. Portanto, vale a pena ter bom humor e evitar aquele “sorrisão amarelo” de quem não tem ideia do que vai dizer. Fazendo a lição de casa: Outra questão que frequentemente aparece nas entrevistas é “por que você quer trabalhar aqui? ”. Pode parecer uma perguntinha, mas por trás dela existe a vontade de a empresa encontrar profissionais com valores alinhados aos seus. Pode acreditar que não existe resposta pronta para essa questão. Para respondê-la, você tem, sim, de fazer a lição de casa e pesquisar tudo o que puder sobre a empresa – desde o setor em que ela atua, suas características de gestão, seus dados financeiros, seus desafios, seus concorrentes etc. O entrevistador quer saber se você acha bacana o horário flexível que a empresa oferece, por exemplo, ou a sua informalidade entre chefes e subordinados. Perguntas são bem-vindas (e bem vistas): Não é apenas respondendo às perguntas do entrevistador da melhor forma que você pode ganhar pontos com ele. Sabia? Outra estratégia bem interessante é a de fazer perguntas que demonstrem primeiramente que você pesquisou informações sobre a empresa e, em seguida, que tem interesse pela empresa e pela vaga em questão. OBS. Fique também atento a todos os seus gestos desde o momento em que chegar à empresa. “Você pode estar sendo analisado já na recepção, na forma como trata o atendente. Gentileza e educação nunca fazem mal. Coerência nas mídias sociais: Se você está nas mídias sociais, por mais que tente proteger sua privacidade, pode estar certo de que o recrutador já deu uma espiadinha no que você anda fazendo por lá. Portanto, vale a velha recomendação de pensar antes de postar qualquer coisa. Além disso, na hora da entrevista, seja coerente com seu perfil virtual. Não diga, por exemplo, que não bebe, se já postou uma foto com copo de cerveja. Cuidados essenciais: Na hora de escolher o que vestir, procure algo que combine com sua área de atuação. O ideal é usar uma roupa bem cuidada, mas com que você se sinta confortável (e não como se estivesse usando uma fantasia). Na dúvida, prefira cores neutras e formas simples. Seja você na entrevista de emprego: Por fim, mesmo que você esteja sob pressão, nervoso, ansioso, tente ser você mesmo na conversa com o entrevistador. “Somente se você se colocar de forma genuína, autêntica e verdadeira é que será lembradopela sua individualidade. MARKETING PESSOAL: O marketing pessoal é a arte de se vender. Você sabe fazer isso? Confira porque ele é essencial para sua carreira! O que é marketing pessoal? Marketing Pessoal é o conjunto de estratégias, aplicadas de maneira coerente e planejada, que irão fazer com que você atribua um maior valor a sua imagem pessoal. Ou seja, é um marketing voltado para as pessoas verem você com uma imagem bastante positiva. Em poucas palavras, podemos dizer que o marketing pessoal é atribuir valor a sua imagem. https://www.vagas.com.br/profissoes/dicas/13-perguntas-que-voce-pode-fazer-na-entrevista-de-emprego/ MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Muito mais do que apenas se auto promover, ele é um conjunto de maneiras e possibilidades que irão fazer com que as pessoas o vejam de maneira muito mais positiva. Não confunda jamais marketing pessoal com publicidade. O marketing sempre é composto por uma série de variáveis, que têm como objetivo o fortalecimento de determinada marca. No caso do pessoal isto se torna ainda mais evidente já que a marca em questão é a sua própria imagem. Existem diversas maneiras de melhorar sua imagem e tornar-se referência no que você faz, mas tudo isso precisa ser pensado dentro de um contexto de entrega de valor para as pessoas. Os velhos conceitos de que apenas ser visto é o suficiente, não cabem mais no mundo em que o branding é cada vez mais importante. Neste contexto, temos no marketing de conteúdo a mais poderosa ferramenta de quem quer melhorar sua imagem, aumentar sua relevância no mercado e tornar-se uma verdadeira autoridade. Isto tudo já é mais do que suficiente para que você se convença que esta estratégia é fundamental em sua carreira, mas mesmo assim, vamos mostrar de maneira detalhada por que é importante trabalhar seu marketing pessoal! Marketing pessoal, milhares de razões para você fazer o seu! Pare para pensar em todos os grandes líderes e empreendedores da humanidade. Todos eles foram pessoas que romperam com o senso comum e transcenderam a mentalidade vigente. Agora pense: o que seria deles se estes não tivessem seus feitos divulgados para todas as pessoas ao seu redor? O que seria de Jesus Cristo sem a Bíblia? Ou de Napoleão Bonaparte sem os registros históricos de suas vitórias? Será que Gandhi seria tão conhecido se suas ideias não tivessem sido perpetuadas? Todas estas pessoas tiveram grandes obras em suas vidas, mas que só se tornaram conhecidas por que elas foram repassadas e divulgadas para alguém. É lógico que temos que guardar as devidas proporções destes exemplos citados, mas ser competente e não divulgar seus feitos é a mesma coisa que ter um baú cheio de diamantes, só que no fundo do mar. Porém, você precisa fazer com que seja notado, mas de uma maneira sutil, sem ser invasivo ou ser taxado de prepotente. Este talvez seja o maior desafio do marketing pessoal! Sua obra de vida precisa ser divulgada para que as pessoas possam conhecer quem você é de fato, quais suas ideias e de que maneira você pensa em impactá-las. Para isso, temos uma série de estratégias e técnicas, que, quando bem aplicadas, vão fazer com que você atinja mais pessoas, fortalecendo sua marca. Veja agora algumas maneiras de impactar as pessoas através do marketing pessoal sem que elas te achem prepotente ou exibicionista: Marketing pessoal, como fazê-lo corretamente? Existem diversas situações que formam o ecossistema de sua imagem pessoal. Levar todas elas em conta são a base para que você tenha sua autoridade aumentada e se torne referência. Veja alguns pontos muito importantes, que não podem ser deixados de lado: 1. Sua imagem é seu cartão de visitas: Não que você tenha que ser um modelo, ou estar sempre com roupas caras. Mas manter uma imagem apresentável é fundamental! https://marketingdeconteudo.com/branding/ https://marketingdeconteudo.com/o-que-e-marketing-de-conteudo/ MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues A impressão que uma pessoa malvestida passa faz com que as pessoas não tenham confiança nela. Sempre leve isto em consideração! Todos os dias, ao sair de casa, se vista como a pessoa que você deseja se tornar, e não como a pessoa que você atualmente é. Explicando melhor: se você, estagiário, algum dia, pretende ser gerente de sua empresa, comece a se vestir mais como os gerentes e menos como aqueles que estão na mesma posição que você! Esteja sempre de acordo com aquilo que você almeja de forma que, ao se olhar no espelho, você consiga inspirar confiança em si mesmo! 2. Liderança é fundamental Uma pessoa só é bem vista profissionalmente se ela for capaz de liderar pessoas. Esta talvez seja a capacidade mais admirada: afinal, liderança está cada vez mais atrelada a inspirar as pessoas. E quem consegue inspirar pessoas acaba se tornando referência para elas. Por isso, trabalhar os aspectos que estão ligados a liderança é um fator fundamental para o marketing pessoal. Liderar não tem a ver com cargos mais altos em uma empresa. Liderar é uma postura que você pode exercer diariamente. Você e seus colegas de setor perceberam algum problema em comum? Que tal iniciar uma conversa e se propor a pesquisar soluções? Invista seu tempo se relacionando com sua equipe e mostrando interesse pelo grupo e todos se lembrarão de forma positiva de você. 3. Resolver problemas Nosso valor profissional é medido pela quantidade de problemas que conseguimos resolver. Se você faz o que todos fazem não pode esperar ser lembrado de maneira diferente! Uma pessoa que sabe resolver problemas acaba se destacando em qualquer lugar e com isso, sua marca fica mais evidente. 4. Entregue valor Entender que tipo de valor as pessoas esperam de você é o ponto de partida para uma estratégia de marketing pessoal. Depois disso, estipular seus pontos fortes e entregar valor as pessoas que o cercam. É fundamental para seu marketing pessoal. 5. Seja proativo Mostre que você é uma pessoa que está à frente das situações negativas que podem vir a ocorrer. Tente ser proativo e pensar, o tempo todo, em soluções e formas de melhorar os processos. Não espere o problema cair em cima de você, seja a pessoa que o descobriu e que já trouxe a solução! Com certeza isso irá impressionar as pessoas ao seu redor, e, especialmente, os seus gestores! 6. Seja visto De nada adianta você ser um líder incrível, que resolve vários problemas com uma postura de vencedor e muita pro atividade, se ninguém ficar sabendo disso! Apareça em lugares, vá a eventos relacionados à sua área de atuação, almoce com pessoas com os mesmos interesses que você, publique suas conquistas e promova a sua visibilidade! MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Não fique se escondendo atrás do seu computador, apenas sendo uma pessoa muito eficiente e torcendo para que, algum dia, as pessoas passem a te notar. Isso não vai acontecer. É claro, não estamos te dizendo para assumir uma postura arrogante e egocêntrica, mas é importante saber se posicionar e valorizar seus feitos. Também não se esqueça de estar no meio e participar das conversas, happy hours, palestras e todo tipo de lugar em que possa estar para aumentar ainda mais os seus contatos. Lembre-se: quem não é visto, não é lembrado! 7. Tenha um objetivo Assim como toda boa estratégia de marketing, de nada adianta você trabalhar o seu marketing pessoal se, antes, não estiver estabelecido um objetivo bem claro a respeito de onde você quer chegar. Quem você quer ser? Por que coisas você quer ser lembrado? Que pessoas você almeja conhecer? Qual patamar social você pretende atingir? A que tipo de profissional você quer ser relacionado? Trace suas metas a longo prazo e oriente suas ações de marketing pessoal de acordo com estes objetivos. Vamos te mostrar por que isso é tão importante: pense no marketing profissional de um comediante e de um gestorde uma empresa de engenharia química. Bom, a não ser que sejam situações muito específicas, fica muito claro que a imagem que estes dois profissionais querem passar é muito diferente, concorda? Portanto, saiba aquilo que você quer ser, pois este será o molde no qual você irá encaixar suas ações a partir de então. 8. Tenha “algo seu” Sabe aquela coisa que algumas pessoas têm que marcam bastante a imagem delas? Steve Jobs, por exemplo, sempre usava calças jeans, blusas pretas e tênis da New Balance. Martin Luther King ficou conhecido por sua célebre frase: “I have a dream”. Muitas pessoas possuem características pessoais, que podem ser relacionadas ao jeito de falar, se vestir ou mesmo algo muito específico que gosta de sempre fazer. Sua personalidade é muito importante e ela pode ser aquilo que falta para você se destacar. Já pensou em dar um toque pessoal às suas apresentações? Ou utilizar algum detalhe na roupa relacionada ao seu seriado favorito? Não seja uma peça que saiu do forno igual a todos os outros da sua empresa, da sua área ou da sua rede. Tenha aquele “toque” que farão as pessoas se lembrarem de você! Talvez você já tenha reparado, que grande parte dos componentes do marketing pessoal podem ser trabalhados através de boas estratégias de conteúdo. Para isso estipular locais, maneiras e técnicas de como entregar conteúdo que vá te tornar referência é muito importante. Veja como fazer isso: Como as redes sociais podem mudar a percepção das pessoas sobre você? Nós já falamos aqui sobre o quanto uma boa imagem é fundamental, e não seria menos importante mencionar a nossa imagem na internet! Atualmente, é uma prática comum pesquisarmos sobre as pessoas nas redes sociais, seja no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, entre outras. Por isso, não pense que o que você transmite na internet também não influencia no seu marketing pessoal, porque influencia muito! É muito importante que você saiba como se portar. http://12min.com.br/steve-jobs MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Não estamos dizendo que você deve deixar de ser você mesmo e passar a ser apenas uma representação do seu “eu profissional” nas redes, mas, caso você queira investir no marketing pessoal de verdade, utilize seus canais como resumos daquilo que você quer transmitir. Talvez seja melhor deixar certos tipos de postagens, conteúdos e fotos para os grupos privados do WhatsApp, não é mesmo? A dica de ouro aqui é seguir perfis de pessoas influentes na sua área e ver como elas se comportam na internet, que tipo de conteúdo compartilham, como elas se mostram, que tipo de imagem publicam. Desta forma, você consegue ter uma noção de como uma pessoa influente se comporta e pode tentar seguir um pouco estes exemplos. Uma outra ideia, que também percebemos através da observação de perfis influentes, é começar a compartilhar conteúdos relevantes relacionados à sua área de atuação. Para isso, é fundamental se manter sempre informado das novidades e não divulgar informações equivocadas! Aquele profissional que vive postando conteúdo de alta qualidade em suas redes sociais? Pois é, ele está trabalhando seu marketing pessoal! O mesmo vale para os profissionais que têm seus blogs pessoais. Mas engana-se quem pensa que apenas colocar conteúdos aleatórios é suficiente. Você precisa inovar e, principalmente, inspirar as pessoas. Desta forma, seu conteúdo precisa ser construído de acordo com estratégias, pensado de acordo com o público que você quer atingir. Para isso, planejamento e avaliação constante são fundamentais! Com isso tudo, só resta a você se convencer (como se já não estivesse) que o marketing pessoal é fundamental para destacar-se. E o conteúdo pode ser a escada que vai fazer você chegar a locais mais altos! MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 29 – QUALIDADE NO ATENDIMENTO Os 6 princípios do bom atendimento ao cliente Não basta tratar bem os clientes. Profissionalismo e esforço em entender o que ele precisa são essenciais para um atendimento excelente. Um bom atendimento vai muito além de ser bem-educado. Assim como ser honesto, tratar bem os clientes não é um diferencial, mas sim uma obrigação de qualquer pessoa que quer fazer de sua empresa um sucesso. E não se engane: a captação de novos clientes tem tudo a ver com o bom atendimento que sua empresa presta hoje. 1. Entenda seu cliente: Não há como atendermos um cliente se não soubermos o que ele busca. Por isso, é importante que, em cada atendimento, sua equipe esteja consciente das motivações que levaram o cliente a entrar em contato. Faça perguntas, investigue, se coloque no lugar do cliente. Isto ajudará a resolver os problemas com mais rapidez e eficiência. Realize pesquisas periódicas que ajudem a revelar o que leva seu cliente a buscar sua empresa. 2. Sinta prazer em servir: Atender é servir. Por isso é importante que sua empresa contrate pessoas que sintam prazer em servir e que se sintam motivadas pelo desafio constante de resolver os problemas dos clientes. A equipe de atendimento ao cliente deve ser uma unidade transformadora dentro da empresa, onde os problemas e dúvidas são transformados em satisfação e fidelização. Nenhum cliente compra um produto para ter problemas ou para passar horas a fio com o serviço de atendimento! Não existe algo mais frustrante que investir dinheiro em um produto ou serviço e, na verdade, ter comprado um problema. Quando um cliente se sente servido, naturalmente se sente motivado a falar bem da sua marca. 3. Não rime seu atendimento com antipatia: Seu atendimento precisa ter simpatia e empatia, mas nunca antipatia. Conceituar os diferentes tipos de envolvimento que podem acontecer entre atendente e cliente pode ajudar sua equipe a entender melhor que tipo de atendimento ela tem oferecido: Simpatia: ser afetado pelo que a outra pessoa está sentindo. Empatia: se colocar no lugar do outro para melhor atendê-lo, conhecê-lo ou servi-lo. Antipatia: ter aversão ao outro, ignorando-o ou repelindo-o. 4. Mantenha a comunicação S.C.O.T. S.C.O.T. significa Segurança, Clareza, Objetividade e Transparência. No momento do atendimento é fundamental expor as informações de forma clara e direta. Perceba se sua locução foi bem compreendida. É importante que a informação seja transmitida de forma que não confunda o cliente. Nem sempre falar mais significa passar mais informação. O cliente não espera buscar ajuda com alguém cheio de dúvidas e incertezas. Nem sempre temos a resposta, mas enrolar ou inventar uma solução não é o caminho. Se precisar, peça um tempo para retornar depois com a resposta. O atendimento é o reflexo de sua empresa, e caso não haja segurança na mensagem passada, a imagem da sua equipe acaba sendo prejudicada. 5. Não abandone seu cliente: isto pode gerar dúvidas com relação ao entendimento. Evite as expressões que transmitam incerteza, o tratamento íntimo, os diminutivos, os gerúndios, as expressões regionais e as gírias. Seja sóbrio em seu tom de voz e lembre-se dos princípios anteriores! Um bom atendimento surte efeito a curto prazo e pode impactar, inclusive, no aumento de receitas do seu negócio. Lembre-se: ter clientes satisfeitos é uma das melhores propagandas que sua empresa pode ter. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 30 – NOÇÕES DE RECRUTAMENTO E SELEÇÃO ETAPAS DE DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS 1 - Recrutamento e Seleção de Pessoal: 2 – Treinamento e Desenvolvimento: 3 – Avaliação de Desempenho: 4 – Administração de Cargos e Salários 5 – Fornecimento de Benefícios Recrutamento e Seleção consistem em analisar, conhecer e perceber as pessoas que mais se enquadram ao perfil às necessidades da empresa. É responsabilidade da área DE R&S planejar e implantar mecanismos que garantam um processo de atração dos talentosnecessários bem como definir e implantar políticas e ferramentas que garantam a escolha dos profissionais adequados. RECRUTAMENTO é um conjunto de técnicas e procedimentos que visa atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organização. É de suma importância que este processo esteja bem elaborado e que possua muitos candidatos, pois deve alimenta o processo de seleção, que deve disponibilizar de muitas e boas opções. Este, poderá acontecer internamente ou externo. Recrutamento Interno Recrutamento interno é um processo de aproveitamento do capital humano interno e serve também como fonte de retenção e motivação dos profissionais dentro da empresa. O processo de recrutamento interno geralmente contempla as seguintes etapas: -Divulgação da vaga por meio de murais, intranet e/ou outros meios utilizados pela empresa; -Inscrição dos candidatos interessados e entrega de formulários de preenchimento; -Prova técnica e/ou estudo de casos; -Dinâmica de grupo (se houver muitos participantes); -Entrevista com RH e, por final, com gestor da área requisitante; -Feedback do processo para os candidatos. Vantagens do recrutamento interno: -Mais econômico, pois dispensa o trabalho de empresas de recrutamento. -Melhor aceitação da Política de pessoal – constitui um incentivo importante para os funcionários. -O funcionário está mais integrado na empresa e é desenvolvido um espírito sadio de competição e crescimento entre o pessoal. Desvantagens do recrutamento interno: -A expectativa da pessoa ao novo cargo pode diminuir seu rendimento no cargo atual, devido a expectativa gerada. -Podem gerar conflito entre os funcionários e atitudes negativas a aqueles que não promovidos, e podemos ter gerentes ressentidos pela perda de um bom funcionário. -O bom desempenho de um funcionário em uma função não garante seu sucesso em outra atividade. -Falta de “sangue novo” na equipe. Recrutamento Externo: Esse tipo de recrutamento só é feito quando se esgotam os recursos MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues humanos internos da Empresa. É o preenchimento de uma vaga através da contratação de uma pessoa de fora da empresa. Vantagens do recrutamento externo: -Maior leque de escolha. -Maior facilidade de aprendizagem. -Possibilidade de seleção mais exigente. -Experiências novas para a organização - Renova e enriquece os recursos da organização (oxigena a organização), agrega capacidades ainda inexistentes na equipe. -Mão de Obra sazonal, ou seja, terceirização para trabalhos temporários. Desvantagens do recrutamento externo: -Pode reduzir a lealdade da empresa. -É um processo demorado e lento e pode-se afetar a política salarial da empresa (quando o novo funcionário é admitido com salário mais elevado). -Insatisfação na equipe existente e desmotivação dos funcionários que aguardavam uma oportunidade para ser promovido. -No caso da mão de obra sazonal, a inteligência do trabalho estar nas mãos de funcionário de outra empresa (terceira). SELEÇÃO. É o processo de buscar o profissional que mais atende os requisitos necessários para função que deverá desempenhar. A seleção pode ser constituída por três processos: Modelo de colocação: ocorre quando existe apenas um candidato para uma vaga, sendo necessário efetiva-lo sem qualquer descarte; Modelo de seleção: existem vários candidatos para uma mesma vaga. Assim, analisa-se o candidato fazendo um paralelo entre seu perfil e o perfil exigido pelo cargo para, a partir dessa análise, decidir qual o melhor candidato a ser escolhido; Modelo de classificação: existem vários candidatos para cada vaga e várias vagas para cada candidato. A IMPORTÂNCIA DO RECRUTAMENTO & SELEÇÃO O capital humano é o mais importante ativo de que dispõem as organizações, por isso deve ser recrutado e selecionado com o maior rigor e competência possível, já que as falhas nesses processos podem comprometer ações de gestão a serem desenvolvidas posteriormente. Nesse sentido pode-se afirmar que o objetivo primordial do processo de recrutar e selecionar pessoas nas organizações é agregar talentos à empresa para que sua produção e produtividade sejam maximizadas com base em criatividade, inovação e adequação às novas exigências do mercado. FASES DO RECRUTAMENTO & SELEÇÃO Análise dos Currículos; Pré-entrevista por telefone ou pela internet; Entrevista presencial; Preenchimento de ficha de solicitação de emprego; Questionários psicológicos; Analise grafológica; Dinâmicas de grupo; MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Testes de Conhecimento; Exame médico pré-admissional; Exames para detectar vícios de teor toxicológicos; Demais exigências internas da empresa. NOTA: No mercado de trabalho hoje se busca um profissional que alie competências técnicas às comportamentais. Mas por quê? Em um ambiente onde o tempo é determinante, muitas empresas optam por buscar profissionais já capacitados, pois estes darão um retorno mais rápido às organizações. No entanto, num ambiente em constantes transformações onde a vantagem competitiva das empresas está na atuação sinérgica dos seus colaboradores, competências como comunicação, relacionamento interpessoal, cooperação, habilidade em lidar com mudanças, solução de problemas e conflitos, visão sistêmica e empreendedora tem sido o diferencial na escolha dos candidatos. Para níveis de gestão não podemos esquecer das competências voltadas a gestão de pessoas. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 31 – 5S Origem O 5S surgiu nas empresas do Japão, durante a reconstrução do país depois da segunda guerra mundial. Depois da guerra, os japoneses receberam orientação de especialistas americanos para o controle da qualidade. O que os americanos faziam bem foi aperfeiçoado no Japão, formando-se o que ficou conhecido como Qualidade no Estilo Japonês, ou Total Quality Control (TQC - Controle da Qualidade Total). É o controle dos processos para assegurar o resultado final, entregando os produtos conforme expectativa do cliente. O papel do 5S é cuidar da base, facilitando o aprendizado e prática de conceitos e ferramentas para a qualidade. Isso inclui cuidar dos ambientes, equipamentos, materiais, métodos, medidas, e, especialmente, pessoas. No princípio, o 5S era mais focado em liberar área, evitar desperdícios, resolvendo efeitos de guerra e de gestão inadequada. Com os novos desafios, inclusive a evolução da tecnologia da comunicação, o 5S evoluiu. Como a vida: Aprender 5S é como "reaprender" o que é natural. Podemos nos inspirar no nosso corpo para cuidar do mundo em que atuamos. A natureza do 5S é semelhante à natureza dos seres vivos. Está dentro de nós 5S Comando No corpo humano Senso de Utilização Separar o que é útil do que não é. Melhorar o uso do que é útil. Nosso corpo descarta o que não precisa e usa o que lhe é útil em infinitas reações químicas. Senso de Ordenação Um lugar para cada coisa. Cada coisa no seu lugar. São vários sistemas, nos quais cada célula está em seu lugar. Senso de Limpeza Limpar e evitar sujar. Não viveríamos se não houvesse limpeza constante do organismo pelas fezes, urina, respiração, anticorpos etc. Senso de Saúde Padronizar as práticas saudáveis. O que cada célula deve fazer para a saúde do organismo está "escrito" no DNA. Seiri Senso de Utilização Seiton Senso de Ordenação Seisou Senso de Limpeza Seiketsu Senso de Saúde Shitsuke Senso de Autodisciplina MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues Senso de Autodisciplina Assumir a responsabilidade de seguir os padrõessaudáveis. Não precisamos chamar a atenção da célula para fazer o que lhe compete. Ela faz o que tem de ser feito. O 5S agora, para os desafios de hoje: Com a alta tecnologia e a velocidade com que chegam e se perdem as novidades, a prática do 5S é mais necessária do que nunca. Após a guerra, no Japão, era preciso dar um jeito na bagunça para retomarem a vida. Agora, há outro desafio constante a ser atendido, mesmo em países que não passaram por guerra. No mundo de hoje, as coisas chegam muito depressa e rapidamente perdem o valor. Há uma chuva de informações, oportunidades e descartáveis chegando a todo momento. O papel principal do 5S, hoje, é nos orientar como observar, avaliar e tomar decisões adequadas para nosso crescimento e formação como pessoa, cidadão e profissional. Com o 5S, teremos serenidade para bom proveito, sem estresse, das oportunidades do novo jeito de viver. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues AULA 32 – ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”. Os Arquivos podem ser classificados em: • Públicos (federal, estadual, municipal); • Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações); • Comerciais (empresas, corporações, companhias); e • Pessoais (fotos de família, cartas, originais de trabalhos etc.) O que é Documento? É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma ATIVIDADE. O documento pode ser simples (ofício, relatório, ficha de atendimento) ou composto (Processo) Natureza dos Documentos: Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhecê-los: 1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado, exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa. 2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas, exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma 3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo, exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd- rom,) 4.Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou, exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial. Ordenação: É a disposição dos documentos dentro das Pastas e destas dentro do Arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos. Vejam os métodos básicos: • Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto. • Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal (datas). • Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outras). • Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos. • Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos. Depende de um índice auxiliar para busca de dados. MATERIAL COMPLEMENTAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO - Prof. Ana Domingues A responsabilidade da execução das operações de arquivo dever ser confiada a pessoal competente e responsável para executar as operações de: a) selecionar documentos b) registrar documentos c) estabelecer o método de classificação adequado d) codificar documentos e) ordenar documentos f) arquivar documentos de acordo com o método adotado g) conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado h) localizar documentos i) controlar a saída de documentos do arquivo j) transferir e descartar documentos k) orientar e treinar usuários “O ARQUIVAMENTO CORRETO E A LOCALIZAÇÃO IMEDIATA DOS DOCUMENTOS, DEPENDE, EM GRANDE PARTE, DA PRECISÃO E CUIDADO COM QUE SÃO EXECUTADAS CADA UMA DESSAS OPERAÇÕES”.