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2009 © 2009 – IESDE Brasil S.A. É proibida a reprodução, mesmo parcial, por qualquer processo, sem autorização por escrito dos autores e do detentor dos direitos autorais. Capa: IESDE Brasil S.A. Imagem da capa: IESDE Brasil S.A. IESDE Brasil S.A. Al. Dr. Carlos de Carvalho, 1.482. CEP: 80730-200 Batel – Curitiba – PR 0800 708 88 88 – www.iesde.com.br Todos os direitos reservados. D152 Dalmau, Marcos Baptista Lopez; Benetti, Kelly Cristina. / Ava- liação de Desempenho. / Marcos Baptista Lopez Dalmau. Kelly Cristina Benetti. — Curitiba : IESDE Brasil S.A. , 2009. 176 p. ISBN: 978-85-387-0133-0 1. Avaliação de Desempenho. 2. Gestão. 3. Recursos Humanos. 4. Comunicação. 5. Treinamento e Desenvolvimento. I. Título. II. Benetti, Kelly Cristina. CDD 658.3125 Especializando-se no Mestrado na área de Recursos Humanos e Educação a Distância Doutorado e Mestrado em Engenharia de Produção pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Graduado em Administração pela UFSC. Atualmente é professor do curso de graduação em Administração na UFSC, Avaliador do MEC, Membro do Conselho Editorial de Revistas Científicas e artigos enca- minhados a eventos nacionais e internacionais. Tem expe- riência na área de Administração, com ênfase em Adminis- tração de Recursos Humanos, atuando principalmente nos seguintes temas: Avaliação de Desempenho, Treinamento e Desenvolvimento, Educação a Distância e Gestão por Competências. Marcos Baptista Lopez Dalmau Mestre em Administração pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Graduada em Ciências da Ad- ministração pela UFSC. Atualmente é professora substi- tuta da UFSC e pesquisadora do Instituto de Pesquisas e Estudos em Administração Universitária (INPEAU/UFSC). Tem experiência na área de Administração, com ênfase em Educação a Distância e Pesquisa atuando principalmente nos seguintes temas: Administração Geral, Gestão Univer- sitária, Educação a Distância, competências, RH e Pesqui- sas em Administração. Kelly Cristina Benetti Sumário Em que consiste avaliar ...............................................................................13 Conceitos de avaliação de desempenho ..........................................................................................13 Fatores que influenciam o desempenho ..........................................................................................16 Objetivos da avaliação de desempenho ...........................................................................................18 Benefícios da avaliação de desempenho ..........................................................................................19 Padrões de desempenho no cargo .................................................................29 O que é cargo? ............................................................................................................................................29 Como construir um desenho de cargos ............................................................................................30 A relação do desenho de cargos com a avaliação de desempenho .......................................33 Políticas e procedimentos ..................................................................................45 Visões referentes às políticas de avaliação de desempenho .....................................................45 Modelos de avaliação de desempenho .............................................................................................46 Os procedimentos de avaliação de desempenho e o RH ...........................................................49 Tipos de avaliação .................................................................................................59 Introdução ....................................................................................................................................................59 Níveis e perfis de avaliação de desempenho .................................................................................60 Quem deve avaliar o desempenho em uma empresa? ...............................................................62 Superior hierárquico imediato ..............................................................................................................63 Autoavaliação .............................................................................................................................................63 Avaliação feita pelo subordinado ........................................................................................................64 Avaliação de pares e de equipes ..........................................................................................................64 Comissão e comitês .................................................................................................................................65 Outros potenciais avaliadores ...............................................................................................................65 Modelo de avaliação de desempenho ..........................................................73 Introdução ....................................................................................................................................................73 Métodos de avaliação de desempenho ............................................................................................74 Preparando o terreno: cuidados com a elaboração do instrumento ......................................75 Criação e implantação do método 360º ......................................................89 Introdução ....................................................................................................................................................89 Considerações iniciais sobre o sistema de avaliação de desempenho considerando o método 360º ................................89 Passos para a criação de um sistema de avaliação de desempenho considerando o método 360º............................93 Relações de feedback ................................................................................................ 103 Introdução ................................................................................................................................................. 103 O que é feedback? .................................................................................................................................. 103 Como dar feedback? ............................................................................................................................... 104 Feedback por entrevista ........................................................................................................................ 105 Treinamento e desenvolvimento do processo comunicacional ....... 121 Treinamento e desenvolvimento ..................................................................................................... 121 O processo de comunicação ............................................................................................................. 122 Falhas mais comuns na avaliação de desempenho ............................... 133 Introdução ................................................................................................................................................. 133 Principais problemas no processo de implantação da avaliação de desempenho.........133 Principais restrições ao avaliador ...................................................................................................... 141 Implantação da avaliação de desempenho ............................................. 149 Introdução ................................................................................................................................................. 149 Principais influenciadores no processo de execução da estratégia ..................................... 150 A importância do plano de ação ......................................................................................................152 A avaliação de desempenho e a promoção de mudanças ...................................................... 156 Gabarito ................................................................................................................. 163 Referências ........................................................................................................... 173 Apresentação Vamos dar início à disciplina Avaliação de Desem- penho. Para conhecimento, a avaliação de desempenho é uma das ações mais importantes que um gestor pode fazer, quando se fala em Recursos Humanos, pois possibi- lita o conhecimento concreto da realidade profissional de qualquer funcionário na empresa. Saiba que este livro é fruto de uma atividade de ex- tensão destes professores que vêm desenvolvendo inúme- ras pesquisas e orientações de trabalhos de conclusão de curso sobre o assunto. Logo, apresentamos informações das problemáticas mais comuns nas organizações que possuem um instrumento de avaliação de desempenho. Desta forma, este livro foi elaborado no intuito de possibilitar-lhe condições para analisar criticamente a ferramenta avaliação de desempenho, bem como saber quais passos deverá seguir para sua devida implantação. Por outro lado, procuramos neste livro contemplar os pontos positivos e negativos inerentes ao processo, uma vez que o trabalho de gestão em si não é uma receita de bolo. Logo, é importante que você saiba o que pode ajudar e prejudicar na implantação de tal ferramenta, pois a informação, neste caso, é a sua maior aliada. A rigor, esperamos que este livro lhe possibilite uma visão mais clara da área de Recursos Humanos, pois a ava- liação de desempenho acaba servindo como referência para os demais processos de Recursos Humanos, tais como necessidades de treinamento e desenvolvimento de pes- soas, pois é medida em função das atividades que ela de- sempenha, das metas e resultados a serem alcançados e do seu potencial de desenvolvimento. Esse desenvolvimento é proporcionado não somente para os avaliados, que rece- bem o resultado dos pontos fortes e a serem melhorados, mas também ao avaliador, que desenvolve competências importantes para o seu crescimento profissional. Diante do exposto, cabe-nos apresentar como este livro está dividido. O capítulo 1 explica em que consiste avaliar. Traz os conceitos e objetivos da avaliação de desempenho e quais os fatores que influenciam o desempenho. O capítulo 2 mostra os padrões de desempenho no cargo, trazendo a definição de cargo e de que forma os cargos são construídos para que seja possível compreen- der como extrair deles os padrões de desempenho. O capítulo 3 descreve de que forma as políticas de avaliação de desempenho influenciam e são influencia- das pelas políticas e procedimentos gerais de recursos humanos da empresa. Explicita também alguns modelos de avaliação de desempenho e quais suas diferenças e similaridades. O capítulo 4 explica quais os tipos existentes de ava- liação de desempenho, baseados em diferentes critérios. O capítulo 5 trata dos métodos de avaliação de de- sempenho, principalmente da construção do instrumen- to de avaliação, da negociação e acompanhamento do desempenho. O capítulo 6 aborda a criação e implantação da me- todologia de avaliação de desempenho de 360º e quais os passos para a criação de um sistema de avaliação de de- sempenho considerando o referido método. O capítulo 7 expõe sobre as relações de “feedback” bem como o que deve e não deve ser feito no momen- to de se conversar sobre o desempenho alcançado pelo funcionário. O capítulo 8 fala da exigência de que os participantes estejam preparados para o desenvolvimento de habilida- des de comunicação, que atuam como facilitadoras do pro- cesso de avaliação, reduzindo as possibilidades de falhas e desvios do entendimento, que são os maiores causadores de conflito no processo de avaliação de desempenho. O capítulo 9, por sua vez, explica quais as falhas mais comuns durante a avaliação de desempenho, quais suas consequências e como evitá-las para obter um resultado com maior efetividade. E, por fim, o capítulo 10 dá maiores detalhes com re- lação à implantação da avaliação de desempenho. Quais os cuidados, os principais influenciadores na execução e propõe a utilização da ferramenta de plano de ação para viabilizar a implantação. É isso. Esperamos que você goste do conteúdo apre- sentado, que consiga fazer uso do mesmo e, sobretudo, lhe abra oportunidades de melhorar ainda mais os seus processos de gestão. Acreditamos que o sucesso na gestão atualmente é decorrente de ideias, atitudes, mas, sobretu- do, técnica. Sem o conhecimento da técnica, não se chega a lugar nenhum. Como dica, interaja com o seu tutor, procure ler os textos complementares, além de ler as referências apre- sentadas ao final de cada unidade. Somente assim é que você conseguirá obter informações e aprofundar ainda mais o seu conhecimento. Um grande abraço! Bom curso Prof. Marcos B. L. Dalmau Prof.a Kelly Cristina Benetti 13 Em que consiste avaliar A Gestão de Pessoas consiste em pessoas trabalhando para a organização aten- dendo aos objetivos organizacionais e, ao mesmo tempo, atendendo aos seus obje- tivos pessoais. Para que isto aconteça, é necessário considerar que as pessoas estejam bem ca- pacitadas, como também apresentem as competências necessárias para desempenhar bem as suas funções e atender aos objetivos determinados. Isso, conforme a visão de Lucena (1995) é extremamente desafiador, uma vez que não são todas as empresas que estão dispostas a desenvolver ações de qualificação visando aumentar o potencial das pessoas para obter em contrapartida o alto desem- penho, a aceitação de maiores responsabilidades e o comprometimento com os resul- tados desejados. Explica-se: não são todas as empresas que apresentam uma cultura voltada para a valorização do elemento humano, assim como não são todas que pos- suem recursos financeiros compatíveis às ações necessárias de capacitação. Logo, o desafio de se investir é muito grande, principalmente se levarmos em consideração o risco de não se obter o devido retorno. Nesse sentido, é cada vez mais comum a preocupação permanente com o desem- penho humano, objetivando torná-lo mais eficaz na obtenção de resultados. Não po- demos esquecer que todas as atenções de um gestor estão voltadas para o desempe- nho de sua empresa e, consequentemente, para o desempenho dos seus profissionais. Uma vez que a produtividade sendo alta, maiores as chances de se obter os resultados de lucro desejado. Conceitos de avaliação de desempenho Considerando esse cenário, a avaliação de desempenho humano torna-se essen- cial, pois é uma ação de controle que permite aos gestores verificar se o resultado do trabalho realizado está em consonância com aquilo que foi planejado. Porém, não podemos pensar somente no aspecto do resultado baseado no atin- gimento de metas, e sim em como esse resultado foi alcançado. Para que isso possa 14 ser feito de maneira mais ampla e considerando todo o contexto necessário, torna-se pertinente verificar como o conceito de avaliação é definido por diversos autores da área de Recursos Humanos (RH). De acordo com Chiavenato (1999, p. 189), a avaliação de desempenho é uma apreciação sistemática do desempenho de cada pessoa em função das atividades que ela desempenha, das metas e resultados a serem alcançados e do seu potencial de desenvolvimento. Em resumo, para Werther e Davis (1983, p. 269), “[...] avaliação de desempenho é o processo pelo qual as organizações avaliam o desempenho do em- pregado no cargo”. Para Rabaglio (2004), a avaliação de desempenho humano nas empresas cons- titui-se em uma ferramenta de estimativa de aproveitamento do potencial individual das pessoas no trabalho e do potencial humano de toda a organização. “Ela pode ser vista também, como um processo que serve para julgar ou estimar o valor, a excelência e as qualidadesde uma pessoa e, sobretudo, a sua contribuição para o desenvolvimento da organização” (BOAS; CARVALHO, 2004, p. 2). Já Tanke (2004, p. 250) explica a avaliação de desempenho como um “sistema de feedback que lhe oferece informações relativas à concretização bem-sucedida de seu plano de mão-de-obra”. Para a autora, as avaliações de desempenho informam o grau de progresso dos funcionários no desenvolvimento individual e o progresso de cada um deles no cumprimento das metas do plano de negócios. “Ela é uma técnica cuja principal característica é refletir os aspectos particulares da empresa na qual foi implantada e cujos esses aspectos particulares atendem aos requisitos básicos dos grupos de cargos, bem como das pessoas envolvidas” (BERGA- MINI, 1983, p. 25). Em resumo, as ideias desses autores apresentam-se no quadro que segue: Quadro 1– Conceitos de avaliação de desempenho Autor Ideia Central El ab or ad o pe lo s au to re s. Bergamini (1983) Aspectos particulares que atendem tanto aos requisitos básicos dos gru- pos de cargos, quanto às pessoas envolvidas. Werther e Davis (1983) Desempenho do empregado no cargo. Lucena (1995) Reconhecimento do desempenho humano como fator impulsionador do sucesso da empresa. Chiavenato (1999) Desempenho da pessoa em função do cargo, das metas e resultados e do seu potencial de desenvolvimento. Av al ia çã o de D es em pe nh o 15 Em que consiste avaliar Autor Ideia Central Rabaglio (2004) Ferramenta de estimativa de aproveitamento do potencial humano de toda a organização. Tanke (2004) Grau de progresso dos funcionários no desenvolvimento individual e orga- nizacional. Boas e Carvalho (2004) Estimar a contribuição de uma pessoa para o desenvolvimento da orga- nização. Dentro deste contexto, a importância da administração de desempenho refere-se principalmente, segundo Shigunov Neto (2000), ao fato de poder diagnosticar, através de ferramentas específicas, o desempenho dos colaboradores em determinado perí- odo de tempo e, essas ferramentas têm estreita relação com todas as demais funções de recursos humanos. A avaliação de desempenho como função da área de Recursos Humanos não pode ser desenvolvida isolada das demais funções. Funcionando como um sistema, cada função precisa estar em consonância com a outra, onde todas buscam alcançar os objetivos estratégicos da organização e principalmente o objetivo maior do RH que é de gerir as pessoas para que se desenvolvam e com isso desenvolvam a organização. No entanto, nem sempre esta avaliação é feita de maneira estruturada e sistemáti- ca. Lucena (1995) aponta que mesmo que a organização não disponha de um sistema formal de avaliação de desempenho, esta é inerente à administração do negócio. “[...] Na verdade, a gerência do desempenho, na prática, confunde-se com a própria gerên- cia do negócio, à medida que as ações são canalizadas para a obtenção de resultados” (LUCENA, 1995, p. 16). Por isso Flippo (1980) afirma que nenhuma empresa pode escolher se deve ou não fazer a avaliação do desempenho de seu pessoal. Assim como o treinamento deve ser feito depois da contratação, para o autor é inevitável que o pessoal contratado seja julgado por alguém em determinada ocasião, quanto ao seu desempenho. A empresa se limita a escolher de que forma irá proceder a avaliação. Mas, na visão de Oliveira (2004), a avaliação de desempenho vai além. Ela não pro- move apenas o desenvolvimento do avaliado, mas também, do avaliador, propiciando um exercício permanente de comunicação entre ambos. Por isso, Bergamini (1983) ressalta que a avaliação de desempenho, em si, não sig- nifica uma técnica de motivação de comportamento. Ela é considerada apenas como instrumento de levantamento de dados que caracterizam as condições que estejam num dado momento, dificultando ou impedindo o completo e adequado aproveita- mento dos seus recursos humanos. 16 Em função disso, a reunião de avaliação não deve ser um monólogo, mas sim um processo de negociação. Para Tanke (2004) o avaliador atua como orientador e trans- mite ao avaliado o quanto valoriza a contribuição dele na organização. Ambos entram em acordo quanto às necessidades de treinamento e desenvolvimento que auxiliam o avaliado a cumprir as metas mais importantes para ele. Fatores que influenciam o desempenho Porém, cabem algumas ponderações quando se fala de desempenho na prática. Nem sempre o funcionário mais preparado apresenta resultados compatíveis ao que foi planejado. São diversos fatores que influenciam isso. Dentre eles, cito os da figura 1 a seguir, de acordo com a visão de Chiavenato (2001). ( C H IA VE N AT O 2 00 1, p .1 07 ) Valor das recompensas Habilidades da pessoa Percepção de que as recompensas dependem do esforço Percepção de papel Esforço individual Desempenho no cargo Figura 1 – Fatores que afetam o desempenho no cargo. Pode ser analisado nessa figura, em primeiro lugar, o valor percebido das recom- pensas que influencia as pessoas de uma forma diferenciada. Cito como exemplo o caso de uma pessoa que ganha um salário mínimo por mês e que sustenta uma família de quatro pessoas. Pergunto, você acha que as necessidades desta família são atendi- das plenamente com esse valor? Provavelmente as de subsistência são, mas em um nível considerado insatisfatório. Possivelmente essa pessoa faz mágicas com esse valor, mas garanto que se a empresa propuser um aumento considerado e em contrapartida um aumento de carga horária, essa pessoa provavelmente irá aceitar em ter um au- mento de trabalho e, consequentemente de desempenho. Agora, por outro lado, se a empresa percebe que o funcionário é muito esforçado e apresenta bom desempenho e lhe dá uma recompensa simbólica, do tipo foto de funcionário do mês e nada mais, Av al ia çã o de D es em pe nh o 17 Em que consiste avaliar provavelmente ele até ficará contente, mas isso não resolve o seu problema principal que é sustentar com mais qualidade a sua família. Outros fatores que influenciam no desempenho são as habilidades e a percepção do papel desempenhado. Explico no que tange as habilidades, refere-se às ações de capacitação que as empresas promovem no intuito de desenvolver novas capacidades nas pessoas. Isso significa um reconhecimento e uma manutenção, mesmo que indi- reta, da capacidade de empregabilidade de uma pessoa. Se pararmos para analisar, o tempo em que alguém fica sem se capacitar hoje em dia pode representar uma exclu- são do mercado de trabalho amanhã, pois a competição profissional por empregos está cada vez mais acirrada. Já em relação à percepção que a pessoa tem do seu papel na organização, isso resulta na imagem transmitida e valorizada pela organização e da visão do próprio indivíduo sobre o conteúdo do seu cargo. Atualmente, não são todas as pessoas que se sentem importantes pelas funções desenvolvidas ou pelos cargos ocupados. Logo, o significado do que é feito é mal interpretado, o que pode ocasionar em prejuízos ao desempenho. Em suma, podemos concluir preliminarmente que o desempenho depende em parte do indivíduo, mas também da organização, que tem responsabilidade sobre as pessoas que trabalham em seus domínios. Com base no que foi exposto, torna-se necessário considerar mais uma visão in- teressante sobre o tema. Para seu conhecimento, o autor Pontes (2002) ressalta que a avaliação de desempenho visa, além de estabelecer os resultados a serem persegui- dos, a avaliação acompanha o processo de trabalho e fornece feedback constante. Dessa forma, de acordo com Stoffel (1997), a avaliação de desempenho atende às necessidades da empresa, orienta os esforços dos colaboradores para o alcance das metas e objetivos organizacionais, dos gerentes, por integrar a gerência do trabalho e das pessoas, e dos colaboradores, pois propicia um melhor acompanhamento e apro- veitamento de suas potencialidades. Estes dois conceitos que foram expostos acima nos enfatizam que do ponto de vistada administração, os programas de avaliação fornecem insumos para todas as atividades de RH. Isso vai ao encontro dos resultados de inúmeras pesquisas, onde se verifica que as avaliações de desempenho são usadas mais amplamente como base para as decisões de remuneração. Porém, a avaliação de desempenho possibilita se relacionar diretamente com uma série de outras importantes funções de RH como promoção, transferência e decisões de demissão. Segundo os autores ora citados, os dados de avaliação de desempenho podem ser usados ainda no planejamento de RH e como critérios para validar testes de seleção. 18 Do ponto de vista do desenvolvimento individual, a avaliação fornece o feedback essencial para discutir os pontos fortes e fracos dos funcionários e também serve para estimular e orientar o desenvolvimento do empregado. Independente do nível de de- sempenho obtido pelo funcionário, o processo de avaliação é uma oportunidade para identificar questões a serem discutidas, para eliminar qualquer problema potencial e estabelecer novas metas de modo a atingir um alto desempenho. A rigor, a maioria das pessoas gostam de saber como vão indo, pois com isso o trabalhador tem condições de saber onde pode melhorar, assim como acaba tendo uma segurança a mais sobre o seu trabalho na empresa. Isso faz com que se ressalte uma coisa muito importante, os sistemas de avaliação têm a capacidade de influenciar o comportamento do funcioná- rio, direcionando seus esforços para aumentar o desempenho organizacional. Os fatores utilizados no processo de avaliação formam um padrão de compor- tamento desejado e uma comparação do desempenho do indivíduo com o padrão aprovado indicando os pontos fracos. Estes pontos fracos proporcionam a base para um programa de desenvolvimento individual (FLIPPO, 1980). É importante reconhecer que o sucesso de todo programa de RH depende de saber em que medida o desempenho dos funcionários se compara com as metas estabelecidas para eles. Esse conhecimento deriva de um programa de avaliação planejado e é administrado cuidadosamente pelo RH e elaborado de acordo com as demais funções. Objetivos da avaliação de desempenho Porém, ter funcionários talentosos somente não basta. Empresas de sucesso acham extremamente importante engajar sua força de trabalho de modo a atingir metas que não só beneficiem a empresa, mas também as pessoas. Nessa linha, os pro- gramas de avaliação de desempenho podem ser considerados uma das ferramentas mais poderosas para a empresa manter e aumentar a produtividade, além de facilitar o cumprimento de metas estratégicas (BOHLANDER; SNELL; SHERMAN, 2005). Infelizmente algumas empresas têm utilizado este instrumento de maneira equi- vocada, não contemplando todas as funcionalidades que ele é capaz de oferecer. Ob- serva-se que em alguns casos não se tem chegado a usufruir de vantagem alguma dele, havendo até mesmo casos de repercussões negativas desse grande esforço que demanda planejar, implantar e administrar este sistema. Bergamini (1983) lembra que muitas empresas não entendem o verdadeiro sentido da avaliação de desempenho humano na empresa, e consequentemente subutiliza seus benefícios. Isso acontece, principalmente, quando a avaliação de desempenho é aplicada de maneira punitiva, com o objetivo de encontrar culpados e não de desenvolver Av al ia çã o de D es em pe nh o 19 Em que consiste avaliar pessoas. Cria-se então uma resistência em relação a esse processo, prejudicando o clima organizacional. Quando isso acontece, todos os esforços demandados no pla- nejamento das ferramentas necessárias para a realização da avaliação de desempe- nho não terão utilidade. Em conseguinte, levantam-se duas finalidades principais da avaliação que são melhorar o desempenho da pessoa na posição atual e proporcionar informações para decisões relacionadas ao aproveitamento e ao encarreiramento dessa pessoa. As avaliações de desempenho são ferramentas versáteis. Elas servem a vários pro- pósitos que beneficiam tanto a empresa quanto o funcionário cujo desempenho está sendo avaliado. Alguns exemplos de possíveis objetivos (BOHLANDER; SNELL; SHER- MAN, 2005, p. 215): dar aos funcionários a oportunidade de discutir regularmente, com seu super- visor, o desempenho e os padrões de desempenho; fornecer ao supervisor um meio de identificar os pontos fortes e fracos do de- sempenho de um funcionário; fornecer um formato que permita ao supervisor recomendar um programa específico para ajudar um funcionário a aprimorar o desempenho; e fornecer uma base para recomendações de salário. Benefícios da avaliação de desempenho A avaliação é inerente ao processo de gestão e a empresa o faz mesmo sem perce- ber. No entanto, Lacombe e Heilborn (2003) destacam que nenhuma avaliação é total- mente objetiva, e, portanto, todos terão algum grau de subjetividade. A existência de um plano formal de avaliação objetiva conduz avaliações menos subjetivas e menos distorcidas do que aquelas que são feitas sem nenhuma estruturação. Sem um sistema efetivo de avaliações, as promoções, transferências, e outras decisões relacionadas ao empregado tornam-se sujeitas a erro. O planejamento de carreira e o desenvolvimento de recursos humanos sofrem porque não há retroinformação sistemática de desempenho e o departamento de pessoal sofre a falta de informação adequada para avaliar objetivamente seu desempenho. Esta falta de retroinformação pode fazê-lo perder seus objetivos. Algumas vezes as consequências desta falha são sérias (WERTHER; DAVIS, 1983, p. 270). O processo de avaliação, se conduzido de modo eficaz e justo, traz muitos benefí- cios para os gestores, entre os quais Tanke (2004, p. 521) destaca: um sistema de comunicação aberto nos dois sentidos entre os gerentes e o empregado; 20 um conjunto objetivo de critérios para avaliar o desempenho no cargo; um melhor desempenho no cargo; uma base para alterar hábitos de trabalho falhos; um meio de agrupar sugestões dos empregados para melhorar o desempe- nho, os métodos ou o moral; um conhecimento mais imediato dos problemas; um maior compromisso com a organização; uma maior satisfação no trabalho; uma ferramenta motivacional eficaz; uma maneira de demonstrar interesse; uma fonte de documentação em caso de processos judiciais; uma base para determinar promoções e aumentos salariais; um meio de buscar alternativas para a rescisão; uma orientação futura para a melhora do desenvolvimento do empregado; um foco no aperfeiçoamento contínuo; um meio para formar uma equipe de trabalho de alto desempenho; e uma maior produtividade. Analisando os pontos ora apresentados, pergunto, qual a sua visão sobre os mesmos? Considerando a sua realidade atual, você acredita que a avaliação de de- sempenho proporciona isso mesmo? Eu, por exemplo, acredito que sim e vou além. Acredito que a avaliação, quando bem utilizada, promove total segurança para um gestor tomar suas decisões e seguir na determinação de metas mais ambiciosas para os profissionais, pois ele tem conhecimento das reais capacidades de cada um. Agora cabe destacar que esse processo deve ser formalizado, pois quando as coisas são feitas de improviso tendem a gerar resultados desastrosos. Além do mais, quando formalizado, podem-se preparar todos os envolvidos no processo, visando a melhoria do sistema como um todo. De certa forma, a assertiva feita acima vai ao encontro do que diz Carnegie (1978), onde ele destaca ainda três razões principais pelas quais se deve ter um programa de avaliação formal: Av al ia çã o de D es em pe nh o 21 Em que consiste avaliar ele provê um período regular para revisão de comportamentos relacionados com o trabalho. A discussão de deficiências passadas pode levar a correções e desempenho melhorado; a discussão de áreas em que o empregado mostrou proficiência pode reforçá-las e ajudar a motivá-las. O bom aconselhamento e monitoramento podem dar ao empregadoo reconhecimento pelo trabalho feito e ajudá-lo a enfocar no seu desenvolvimento futuro; um programa de avaliação formal provê dados úteis para a promoção de deci- sões. Ele torna o processo de avaliação mais objetivo e mais fácil na compara- ção de um empregado com outro; a análise pode ser usada como base para aumento de dividendos ou salários, bônus e outros incentivos financeiros. Portanto, podemos concluir que os resultados da avaliação de desempenho estão diretamente ligados a estes quesitos e às políticas de Recursos Humanos ins- tituídas pela empresa. Mas Sachs (1995) destaca que o resultado mais importan- te não é a classificação conseguida pela pessoa na qualidade de seu trabalho ou por estabelecimento de novos objetivos e metas profissionais, nem tampouco o feedback positivo é dado ao funcionário com a finalidade de conservá-lo por mais seis meses ou um ano. O resultado mais importante da avaliação de desempenho está no processo em si. Ao trabalharem juntos na análise e avaliação do desempenho, o avaliador e o ava- liado estarão fortalecendo seu relacionamento e formando uma equipe que trabalha em comum acordo em direção a uma mesma meta. Às vezes consideramos um funcionário pouco eficiente, mas quando paramos para avaliar seu desempenho, percebemos que suas capacidades e habilidades são mais do que adequadas. Constatamos, então, que o problema do funcionário é uma questão de atitude (SACHS, 1995, p. 83). Desta maneira, não se trata apenas de saber se os objetivos da empresa foram al- cançados ou não, mas é preciso assegurar que sejam atingidos e como serão atingidos, isso é a gerência do processo. Isto requer uma definição antecipada, ou um planeja- mento do desempenho desejado, uma análise das possibilidades profissionais e indivi- duais para desempenharem bem suas tarefas, desenvolver as habilidades necessárias, assim como reconhecer o seu trabalho e suas contribuições efetivas. Já do ponto de vista dos empregados, destaca-se que o desejo e o interesse pela avaliação de desempenho refletem as mesmas expectativas das gerências, isto é, gos- tariam que a empresa utilizasse critérios mais objetivos e transparentes relacionados ao reconhecimento de seus esforços e de sua atenção no trabalho, principalmente no que se refere ao seu futuro e à carreira dentro da organização. 22 Percebe-se um movimento nas organizações de reconhecimento da importância de permitir que as pessoas conheçam seu desempenho e que sejam recompensadas à medida que o seu desempenho melhora (remuneração por desempenho). Isso tem evoluído para o que se chama hoje de gestão por competências, um dos modelos emergentes atualmente na Gestão de Pessoas. TEXTO COMPLEMENTAR A ética na avaliação de desempenho (BISPO, 2004) A avaliação de desempenho é uma importante ferramenta na gestão de pesso- as. No entanto, é preciso que o processo seja conduzido de maneira correta e ética. Assim como acontece nas escolas, onde os professores avaliam seus alunos no que se refere ao rendimento do aprendizado, nas empresas também acontece um processo semelhante. Hoje, diante da necessidade de sempre agregar valor ao ne- gócio, as organizações também se mostram preocupadas em avaliar o desempenho dos seus colaboradores. Nesse momento, surge em cena uma ferramenta conhecida como avaliação de desempenho que corresponde a uma apreciação sistemática do desempenho do profissional em função das atividades que a pessoa de realiza, das metas e dos resultados a serem alcançados e do seu potencial de desenvolvimento. Variando de empresa para empresa, a avaliação de desempenho também pode ser chamada de avaliação de mérito, avaliação pessoal, relatórios de progres- so, avaliação de eficiência individual ou grupal etc. No entanto, o nome que essa ferramenta recebe não é o mais importante, mas sim como a mesma é conduzida e como os resultados por ela obtidos podem ser usados pela organização. Quando bem aplicada, essa ferramenta pode ser um ótimo meio para se identificar proble- mas de supervisão e gerência, de integração entre as pessoas com a organização, de adequação do profissional ao cargo, de localização de possíveis carências de treinamento, entre outros. Para possibilitar que um colaborador aperfeiçoe suas competências por meio de um processo avaliativo, é fundamental que o avaliador seja específico e mencione os fatos, ou seja, que descreva tudo aquilo que o profissional não está acertando, comparando sua ação com aquilo que a empresa esperava que ele o fizesse. Uma avaliação do tipo “você não tem espírito de equipe”, por exemplo, não Av al ia çã o de D es em pe nh o 23 Em que consiste avaliar ajuda o profissional a melhorar, uma vez que ele não ficará sabendo em que precisa mudar na sua maneira de agir. “É necessário que o avaliador cite exemplos reais de comportamentos errados do profissional em termos de espírito de equipe e men- cione qual era a conduta esperada em cada situação”, explica Flávio Farah, mestre em administração de empresas e autor do livro “Ética na Gestão de Pessoas - Uma Visão Prática”, Edições Inteligentes. Por outro lado, o avaliador só poderá citar esses exemplos, se tiver registrado os comportamentos críticos do profissional. Após realizar uma pesquisa com 46 empresas, para verificar o conteúdo ético das normas de aplicação da avaliação de desempenho, Farah obteve uma resposta, no mínimo, curiosa. Os dados coletados por ele indicaram que, em maior ou menor proporção, as empresas não possuem mecanismos capazes de assegurar a consis- tência das avaliações; impõem discriminação com relação às categorias que devem ser avaliadas; são mais rigorosas em cobrar o desempenho do que em fornecer informações prévias sobre o desempenho esperado; não examinam as queixas dos funcionários sobre o sistema de avaliação; usam fatores que avaliam a personali- dade do colaborador e não possuem canais de apelação contra avaliações injustas. Todos esses erros, segundo o autor da pesquisa, são falhas éticas. No entanto, é possível evitar que esses erros éticos comprometam a qualidade do processo de avaliação de desempenho. Para isso, a organização precisa tomar alguns cuidados como, por exemplo, adotar políticas e procedimentos, assegu- rando que esses sejam conhecidos e compreendidos por todos os colaboradores que serão avaliados; instituir um mecanismo que permita aos funcionários pedir revisão das políticas e dos procedimentos de avaliação em vigor; adotar critérios avaliativos objetivos, baseados na avaliação das ações do profissional e dos resul- tados alcançados por ele, bem como definir que a avaliação de desempenho seja registrada por escrito e fundamentada em fatos - comportamentos do funcionário e resultados obtidos por ele - também registrados. Também é necessário tomar outros cuidados para que o processo tenha re- sultados satisfatórios. Dentre esses, encontram-se medidas como: definir que a avaliação de desempenho e os fatos que a fundamentaram sejam comunicados ao colaborador; fixar prazo razoável para que o profissional examine a avaliação e seus fundamentos; estabelecer um mecanismo de apelação, ou seja, permitir que o colaborador recorra a uma instância decisória independente da primeira, caso considere o resultado injusto e por fim, estabelecer que todas as avaliações ou uma amostra representativa delas, seja revisada por um mesmo grupo ou comissão de pessoas, de preferência externo à organização, para garantir sua consistência e as- segurar que todos sejam avaliados da mesma forma. 24 A ética mais ampla - Flávio Farah comenta que muitos livros, artigos e discus- sões sobre ética empresarial tratam apenas de dois tipos de conduta: as atividades da empresa que afetam o público externo - consumidores, fornecedores, governo e comunidade - e os atos de funcionários que atingem a própria organização. Outro fator que fere a gestão de pessoas é a formação deficiente que se reflete no modo como a ética é tratada em algumasdeclarações de valores corporativos. Dessa forma, misturam-se valores morais e não morais, a ética é colocada em posi- ção subordinada a interesses econômicos, algumas organizações chegam a colocar os deveres morais exclusivamente nos ombros dos funcionários, eximindo-se de responsabilidade, e se listam valores morais que na verdade não o são como, por exemplo, confiança, cobertura e transparência. “É preciso entender que não basta apenas colocar, numa declaração de valores, palavras vagas e imprecisas como res- peito e justiça. Deve-se traduzi-las em regras práticas de conduta, do contrário a tendência é permanecerem letra morta” alerta Farah, ao acrescentar que a terceira e última causa dos deslizes éticos é o autoritarismo da sociedade brasileira, princi- palmente no ambiente de trabalho. Quando questionado sobre qual o caminho que uma empresa deve seguir para ser considerada ética em relação à gestão de pessoas, Farah comenta que o primeiro requisito é a organização contar com a presença de um gestor com forte liderança e que seja dotado de uma firme disposição para fazer com que a ética guie as ações e as decisões da companhia. Isso justifica-se porque um líder com essas características tem a capacidade de mudar os valores, as crenças, as atitudes e os comportamentos dos seus seguidores, por meio da expressão de seus padrões pessoais de conduta. O segundo passo, para ser uma empresa ética, seria realizar um diagnóstico da situação da organização em termos do grau de respeito e justiça com que os funcionários são tratados. Para isso, é preciso examinar as políticas oficias de Re- cursos Humanos, bem como observar as práticas não escritas e compará-las com a situação ética considerada ideal. Antes de partir para o diagnóstico, porém, é importante que a direção da empresa discuta com um profissional especializado as bases conceituais da ética na gestão de pessoas, pois caso contrário, os dirigentes correrão o risco de não enxergar as falhas e as omissões morais existentes nos pro- cessos de RH da organização, em virtude da provável insuficiência de sua formação ética. “A terceira etapa seria implantar as correções que a empresa decidir fazer em função do diagnóstico”, conclui. (BISPO, Patrícia. A ética na avaliação de desempenho. Publicado em: 6 dez. 2004. Disponível em: http://www.w3net.com.br/artigos/competencias/art_etica.doc. Acesso em: 27 nov. 2008)Av al ia çã o de D es em pe nh o 25 Em que consiste avaliar ATIVIDADES Não são todas as empresas que possuem formalmente um sistema de avaliação 1. de desempenho. Pergunta-se: por que você acha que isso ocorre? Responda esta questão levando em consideração a sua realidade profissional, bem como os conceitos apresentados nesta unidade. A avaliação de desempenho proporciona condições para que os subsistemas 2. de recursos humanos estejam alinhados com a estratégia da empresa e com o que foi planejado. Você concorda com tal afirmativa? Justifique a sua resposta. 26 Nas organizações atuais, percebe-se a adoção de sistemas de avaliação de de-3. sempenho visando maximizar o aspecto punitivo. Pergunta-se: você concorda com tal afirmativa? Justifique a sua resposta considerando o que foi apresenta- do nesta unidade e na análise da realidade empresarial brasileira. Av al ia çã o de D es em pe nh o 27 Em que consiste avaliar 29 Padrões de desempenho no cargo Toda empresa precisa organizar seu pessoal considerando quais as atribuições para cada pessoa serão necessárias na realização plena do trabalho. Para que se evite a personificação da atividade e que se mantenha o profissionalismo, é necessário que se estabeleça um desenho de cargo. O que é cargo? Entende-se por cargo o conjunto de atividades substancialmente idênticas quanto à natureza das tarefas executadas e às especificações exigidas dos ocupantes. O desenho do cargo contém, além do detalhamento desse conjunto de atividades, o relato dos requisitos exigidos ao ocupante do cargo. O cargo é desenhado, portanto, com base no que se espera do seu ocupante, independente de quem seja. Essa separação é necessária uma vez que a empresa tem que se proteger caso esse ocupante precise ser substituído, seja por ter saído da em- presa ou mesmo por ter sido promovido ou mudado de área. Os objetivos do desenho de cargos são de utilização muito ampla e constituem- se numa das fases fundamentais para as demais práticas de Gestão de Pessoas, dentre os quais podem-se destacar: servir de fundamentação para a avaliação de cargos de acordo com a impor- tância relativa dos mesmos; fornecer subsídios para a provisão de pessoal; apresentar informações para a definição de critérios de promoção, enquadra- mento e plano de carreira; fornecer material necessário e conteúdo para programas de treinamento e de- senvolvimento de pessoas; e proporcionar a todos os colaboradores um guia para orientação e acompa- nhamento de suas atividades. 30 Em suma, podemos compreender que o desenho de cargos descreve também as necessidades de cada cargo no que concerne ao seu ocupante, considerando a nature- za das atividades, suas exigências e complexidade, porém não se exclui a possibilidade de alocação de pessoas com capacitação diferente para a ocupação dos mesmos, salvo se houver obrigatoriedade por parte de algum órgão regulamentador. No caso de não haver tal obrigatoriedade, deve-se manter o cuidado de alocar pessoas que realmente sejam capazes de desempenhar o cargo satisfatoriamente, evitando favorecimentos e o paternalismo. Como construir um desenho de cargos Visando lhe proporcionar subsídios para entender o que está sendo exposto, penso que é adequado mostrar-lhe como se faz um desenho de cargos. Ressalto, porém, que esta ação possui um caráter extremamente estratégico, pois o cargo é o elemento central dos Recursos Humanos. É ele o elemento integrador com os demais subsistemas. Cito como exemplo, para se fazer um recrutamento e seleção é necessá- rio conhecer o cargo e as características dos profissionais, bem como as atividades que serão desempenhadas, estão descritas lá. Para se fazer um treinamento é válido utilizar a descrição do cargo, pois a essência do treinamento é a subtração das características pessoais pelas características exigidas pelo cargo. O mesmo raciocínio vale para a ava- liação de desempenho e para o caso de um plano de cargos e salários. Podemos construir os cargos mediante adoção de algumas ações. São elas: observação, onde os principais pontos constantes no desenho do mesmo cargo de um concorrente, por exemplo, ou então de um cargo similar exis- tente em uma outra empresa lhe proporcionarão subsídios para a construção do seu. Vale destacar que é uma técnica muito subjetiva, que não lhe permite conhecer na totalidade as características do cargo. Serve como um excelente ponto de partida; entrevistas e questionários, sendo que a obtenção de informações mediante estas técnicas permitem que você consiga aprofundar muito das suposições levantadas nas observações, bem como permite também obter informações complementares sobre o cargo em questão; análise documental, pesquisas bibliográficas, é comum encontrarmos obras de negócios com descrições simplificadas dos cargos. Cito como exemplo as publicações do SEBRAE; a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) é uma excelente ferramenta para lhe dar informações preliminares sobre qualquer cargo, pois é reconhecida pelo Av al ia çã o de D es em pe nh o 31 Padrões de desem penho no cargo Ministério do Trabalho1. Em função do padrão, muito da descrição contida na CBO não necessariamente poderá refletir a sua real necessidade para o cargo. Agora que você já sabe como coletar informações sobre o cargo, vamos partir para o conhecimento dos itens constitutivos do cargo. Para tanto, preste atenção nos pontos a seguir: título – todo cargo deve ter um título, pois somente com isso é que você vai saber em qual cargo está trabalhando;sumário – representa uma descrição muito simplificada da essência do cargo. Deve possibilitar a quem acessa essas informações um conhecimento prelimi- nar do que o ocupante deste cargo terá que fazer ao longo do tempo; atividades desenvolvidas – é um dos pontos mais importantes a serem trabalhados. Neste item, procure escrever tudo o que deverá ser feito. Como regra, sempre redija as ações com o verbo no infinitivo, assim tornará a ação atemporal, ou seja, a qualquer momento poderá ser feita. Se redigir com o verbo no gerúndio, por exemplo, deixará a impressão de que a pessoa já está fazendo as ações, e se o verbo estiver no particípio, ficará parecendo que a pessoa já o fez. Cabe destacar que não há limites para o número de atividades desenvolvidas; características do cargo – é aqui que você deve deixar claro quais os conheci- mentos que a pessoa deve ter para ocupar o cargo, bem como as habilidades e as atitudes. Procure trabalhar com o máximo de detalhes na descrição do que chamamos de CHA2; supervisão dada e supervisão recebida – aqui procure montar um organo- grama para a pessoa que ocupa o cargo veja e tenha certeza de a quem ela terá que se reportar, ou caso o seu cargo esteja em um nível que exija isso, assim como a quem ela terá que controlar. Essa informação é importante, pois lhe economizará tempo explicando as coisas, além de facilitar a compreensão da amplitude de comando; ferramentas e equipamentos necessários – aqui deixe claro, também, quais equipamentos o cargo exige. É uma ação preventiva, pois sabemos que hoje nem todos os funcionários têm conhecimentos das normas de utilização de equipamentos de proteção individual. Uma vez que já está descrito, a partir do momento em que ele ler o desenho de cargos e assinar, não poderá dizer que não sabia caso aconteça algum problema; 1 Ministério do Trabalho (<www.mte.gov.br>). Porém, gostaria de lhe dizer que deve ser visto como um ponto de partida e não como uma única fonte de consulta. 2 CHA – Conhecimento, Habilidades e Atitudes. 32 outras informações pertinentes – aqui se reserva um espaço para apresen- tar outras informações que possam ser, na visão do gestor, importantes para que o funcionário saiba o que fazer. Podemos observar essa estrutura no exemplo a seguir: Título do Cargo: Técnico de Segurança do Trabalho Sumário: É responsável por assessorar as empresas associadas nos assuntos relacionados à segurança, medicina e higiene do trabalho através da elaboração dos programas, visitas, treinamentos e orientações. Atividades desenvolvidas: 1. planejar e realizar visitas de monitoramento e levantamento de dados nos postos de trabalho das empresas associadas, a fim de verificar irregularidades; 2. emitir relatórios de monitoramento após as visitas contendo sugestões para melhorias e dados de levantamentos quantitativos; 3. manter atualizado o registro dos dados das visitas realizadas; 4. elaborar programas de segurança personalizados para cada empresa associada; 5. realizar treinamentos admissionais e periódicos e outros que se façam necessários para os funcioná- rios das empresas associadas; 6. capacitar as comissões internas de prevenção de acidentes das empresas associadas; 7. promover cursos de operação de guinchos e outros que se façam necessários conforme demanda; 8. zelar pela guarda e segurança dos equipamentos de trabalho; 9. executar outras atividades correlatas. Características do cargo: 1. Conhecimentos: São requeridos conhecimentos formais equivalentes aos adquiridos em curso de 2.º grau técnico em segurança do trabalho e tempo de experiência mínimo de um ano no exercício do próprio cargo. 2. Contatos: O cargo necessita de contatos regulares com o engenheiro de segurança do trabalho e os médicos do trabalho, auditores fiscais do Ministério do Trabalho, fiscais da vigilância sanitária, empresas de mate- riais de segurança, corpo de bombeiros e outros profissionais da área. 3. Responsabilidades: O ocupante do cargo é responsável por manter sigilo dos dados de segurança e medicina do trabalho das empresas associadas, notificações e afins. O ocupante está sujeito a erros por imperícia, imprudên- cia e negligência. É responsável por equipamentos de alto valor monetário. 4. Esforço exigido: O ocupante permanece em pé e em movimento a maior parte do dia. O cargo exige atenção e concen- tração em grau moderado, a fim de evitar erros que possam provocar acidentes. 5. Condições ambientais: Ambiente sujeito a elementos desconfortáveis, tais como sujeira, ruídos e material tóxico. Supervisão dada e supervisão recebida: É supervisionado pelo engenheiro de segurança do trabalho. Av al ia çã o de D es em pe nh o 33 Padrões de desem penho no cargo Ferramentas e equipamentos necessários: máquina fotográfica digital; luxímetro; EPI – Equipamentos de Proteção Individual; termômetro; cronômetro; paquímetro; decibelímetro. Dando continuidade, o gestor deve então planejar o cargo para que este possa ser o norte do seu ocupante, pois segundo Lacombe e Heilborn (2003), em qualquer tipo de atividade humana, as pessoas tendem a fazer aquilo que sabem e não o que seria preciso que elas fizessem. Isso ocorre quando não há um controle adequado ou quando não se tem informações suficientes sobre o que se espera do ocupante do cargo. A relação do desenho de cargos com a avaliação de desempenho Sabe-se que a avaliação de desempenho exige padrões de desempenho ou marcos comparativos para mensuração. De acordo com Werther e Davis (1983), para que esses padrões sejam efetivos, devem relacionar-se aos resultados desejados de cada cargo. Para tanto, coleta-se conhecimento destes padrões por meio da análise do cargo que são refletidos nas suas descrições e especificações. Isso permite decidir quais os comportamentos são críticos e quais deverão ser avaliados. Quando há falta desta informação, ou quando esta não é clara, são desenvolvidos padrões pela obser- vação do cargo ou de discussões com o supervisor imediato. Todavia, antes de qualquer avaliação, além de definidos os padrões pelos quais o desempenho será avaliado com clareza, é preciso comunicá-los aos funcionários. Bohlander, Snell e Sherman (2005) ressaltam ainda que padrões de desempenho es- tabelecidos adequadamente são aqueles que traduzem as metas e objetivos organiza- cionais em requisitos de cargo que indicam aos funcionários os níveis aceitáveis e os inaceitáveis de desempenho. Cada ocupante do cargo precisa ter entendimento claro das razões para a existência de seu cargo, suas responsabilidades-chave, e prioridades que cada uma delas contém. Isto talvez seja óbvio, mas em geral, na visão de Giegold (1980) é negligenciado. Definir os resultados ou o desempenho esperado de cada empregado significa especificar as atribuições, metas, projetos, atividades, tarefas que compõem o seu campo de responsabilidade profissional. Mas é preciso definir também padrões de desempenho, isto é, quanto é esperado, 34 qual o nível de qualidade desejada e quais os prazos para apresentar os resultados. O não estabelecimento desses indicadores tornará difícil medir ou avaliar a produtividade, dificultará distinguir os empregados mais produtivos dos menos produtivos, impedirá a ação correta sobre os desvios de desempenho e descaracterizará a avaliação de resultados, que será substituída pela avaliação de pessoas, a partir de critérios subjetivos e duvidosos. (LUCENA, 1995, p. 19) No mesmo sentido, Lacombe e Heilborn (2003) afirmam, considerando que o ob- jetivo da avaliação de desempenho é proporcionar informações ao pessoal da admi- nistração superior da empresa para a tomada de decisões sobre o avaliado, já a avalia- ção deve concentrar-se nas qualidades que se presume sejam importantes para que o avaliado possa assumir posições de responsabilidade. Cada empresa, em função da sua cultura, dos seus objetivos, dos seus produtos e do ambiente em que está situada, elege as qualidades que considera importantes para a administraçãosuperior da empresa. Essas qualidades a que o autor se refere são os requisitos e especificações do cargo, e que devem estar presentes em uma boa descrição de cargo. Carnegie (1978) chama a atenção que os critérios selecionados devem refletir o principal propósito da avaliação. Se o propósito é melhorar o desempenho do traba- lho, os critérios devem ser orientados para esse desempenho. Já se a personalidade ou as características sociais são mais importantes, estas devem ser enfatizadas. A avaliação de desempenho serve também para a fixação de metas. As metas tornam-se os critérios para determinar a qualidade e a quantidade aceitáveis dos níveis de trabalho. Elas se baseiam igualmente nas necessidades da empresa, conforme iden- tificadas no plano de negócios ou no planejamento estratégico, e nas aspirações de carreira, nos pontos fortes e nos pontos fracos das pessoas. Portanto eles servem como critérios para a avaliação de desempenho (TANKE, 2004). Entretanto, Lucena (1995) aponta que definir metas significa especificar padrões de desempenho para responsabilidades ou atribuições das unidades para cada cola- borador, traduzidos em projetos, atividades ou tarefas. Os padrões de desempenho indicam, então, os resultados finais que se pretende alcançar, definidos em termos de qualidade, prazo, quantidade e custo. Portanto, as metas nada mais são do que as pro- porções desejadas dos resultados que serão medidos pelos padrões de desempenho. Representam compromissos assumidos, e que expressam a contribuição de cada indi- víduo como consequência do seu desempenho. Para Tanke (2004), as metas são baseadas nas descrições de cargos e são o ponto de partida para um processo eficaz de avaliação de desempenho. Recomenda-se que elas obedeçam aos seguintes critérios para que produzam a máxima eficácia: lógica – se origina em uma descrição de cargo, e indica funções e responsabilidades; Av al ia çã o de D es em pe nh o 35 Padrões de desem penho no cargo específica – as metas não podem ser estabelecidas em termos vagos ou gerais; realista – as metas precisam ser claramente alcançáveis, o que não significa que não sejam desafiadoras, mas precisam ser exequíveis; mensurável – o colaborador precisa ser capaz de constatar seu progresso para o cumprimento da meta e saber quando os resultados foram obtidos. Isso mantém o processo de avaliação objetivo, evitando que se torne subjetivo; determinada por data – o colaborador deve compreender claramente quando sua meta deve estar cumprida; voltada a resultados – agora não é a ocasião de discutir o método ou as ati- vidades usadas para cumprir a meta, mas a ocasião de definir os resultados a serem obtidos. Os resultados devem ser notados pelos demais; e estabelecida pelas duas partes – as metas devem ter o compromisso de que toda pessoa tem influência sobre o desempenho do colaborador. Também Bohlander, Snell e Sherman (2005) destacam quatro considerações bási- cas para o estabelecimento de padrões de desempenho: relevância estratégica – refere-se à extensão em que os padrões se relacio- nam com os objetivos estratégicos da organização; deficiência de critério – é a extensão em que os padrões captam todas as responsabilidades do colaborador. Quando os padrões de desempenho focali- zam num único critério (por exemplo, receitas de vendas), excluindo as outras dimensões de desempenho importantes, entretanto menos quantificáveis (por exemplo, atendimento ao cliente), então diz-se que o sistema de avalia- ção deve apresentar deficiência de critério; contaminação de critério – fatores que fogem ao controle de um funcionário e podem influenciar o seu desempenho; e confiabilidade – refere-se à estabilidade (ou consistência) de um padrão e à extensão em que os indivíduos tendem a manter certo nível de desempenho ao longo do tempo. Nas classificações, a confiabilidade pode ser medida pela correlação de dois conjuntos de classificação feitos por um único avaliador ou por dois avaliadores diferentes. Lucena (1995) destaca que os requisitos que mais diretamente afetam o desem- penho são a qualificação profissional, a cultura organizacional, o estilo gerencial e o ambiente externo. E para reconhecer a cultura de uma organização, alguns indicadores precisam ser dimensionados e confrontados com a realidade da organização. Esses indicadores apresentam as seguintes características: 36 existência de um conjunto de valores, crenças e comportamentos são com- partilhados e vivenciados pelo corpo social da organização, caracterizando padrões de conduta claramente definidos; manifestação de uma consciência coletiva sobre a filosofia, missão, valores, crenças e as políticas gerais configuram o comportamento empresarial; e reconhecimento de uma identidade empresarial que a diferencia das demais empresas, conferindo-lhe vida própria e sua identificação interna e externa. Assim, para a autora, os critérios de definição das metas são orientados tanto para o dimensionamento das metas quanto para o contexto global da empresa. A partir da visão do negócio, como subsídio para a negociação de metas a nível individual ou de equipes, é identificada a contribuição que é esperada de cada empregado em seu posto de trabalho, o alcance das metas da unidade onde atua e da organização como um todo. Quanto à definição de metas da empresa, feito a partir da visão do negócio é de- corrente do planejamento estratégico, onde a organização define os objetivos globais que pretende realizar em determinado período. Isso é feito para que cada área da or- ganização possa definir metas a serem alcançadas, expressas em padrões de desempe- nho ou indicadores de resultados. Essas metas podem ser basicamente de três tipos: metas inovadoras; metas de melhorias; e metas de continuidade. Para que a empresa se certifique de que as metas e outros critérios de desempe- nho serão cumpridos, é necessário que avaliador e avaliado se envolvam nesse pro- cesso. Portanto, ao invés de impor um padrão de desempenho é importante que haja uma negociação entre avaliador e avaliado para que se chegue a um consenso de qual o ideal a ser alcançado e em que prazo isso pode ser feito. Lucena (1995) traz um exemplo de negociação de desempenho, como mostra o quadro a seguir: Quadro 1 – Negociação do desempenho Negociação do desempenho (L U CE N A , 1 99 5) Atribuições Metas (padrões de desempenho) Instrumentos de controle Aumentar a produção. 10%, até maio/XX – Adicional de custo: 8% – No nível da qualidade atual: 98%. Relatório mensal de produ- ção, custo e qualidade.Av al ia çã o de D es em pe nh o 37 Padrões de desem penho no cargo Negociação do desempenho Atribuições Metas (padrões de desempenho) Instrumentos de controle Implantar um novo sistema de manutenção das máquinas. Reduzir tempo ocioso da mão- de-obra de 1,5% para 0,5% – Até julho/XX – Correção total dos de- feitos. Projeto do novo sistema e cronograma de execução. Re- latório de índice de ociosida- de mensal. Apresentar um plano de racio- nalização do sistema de esto- cagem de ferramentas. Até março/XX – Juntando todas as ferramentas por tipo. Plano e cronograma de exe- cução. Apresentar um plano de distri- buição de material. Reduzindo o prazo de entrega de 5 dias para 3 dias, sem aumento do custo atual – Até maio/XX – Atendendo a 100% dos pedidos. Plano e cronograma de exe- cução. Relatório dos resul- tados do teste do plano até 30.05.XX. Elaborar o orçamento referen- te às despesas gerais fixas. Não ultrapassar o orçamento aprovado. – Até junho/XX. Relatório mensal das despe- sas efetuadas e programadas. Reduzir os custos com horas extras. Em 40%, até julho/XX – Manter o custo atingido até dezembro/ XX – Sem alterar a qualidade dos serviços. Relatório mensal sobre horas extras utilizadas. Desenvolver o sistema com- putadorizado “YZ” para a área financeira. Até outubro/XX – Apresentar o projeto e cronograma de execu- ção até28 de fevereiro. Relatório mensal sobre o an- damento do projeto. O quadro mostra que um objetivo não está completo se não for acompanhado de um plano de ação. O desempenho negociado deve vir acompanhado de um plano de ação com prazos estabelecidos e deve ser continuamente controlado para que o plano seja cumprido e a meta alcançada. Para Giegold (1980) a ênfase sobre um plano de ação não implica que o colabo- rador deva ser encorajado a desenvolver planos e ações alternativos a fim de vencer as dificuldades à medida que o trabalho avança. Em certos casos, uma revisão do que já foi feito pode mostrar que eles pouco se assemelham ao plano original. Ou seja, o plano pode e deve ser revisto durante sua execução. O autor destaca ainda que a revisão do desempenho alcançado pode indicar que o colaborador necessita de treinamento posterior ou outras formas de desenvolvimen- to, a fim de executar seu atual trabalho com eficiência ou preparar-se para posições futuras que possam ser sugeridas pela avaliação de desempenho e potencial. Quando o colaborador desconhece a perspectiva sobre as contribuições impor- tantes que o cargo que ele ocupa precisa prover, provavelmente ele desempenhará atividades consumidoras de tempo que pouco contribuem para os resultados deseja- dos pela organização. Assim, é possível perceber que os esforços do colaborador serão 38 mal dirigidos, a não ser que o relacionamento entre o cargo e a missão organizacional for mantido em mente (GIEGOLD, 1980). Nesse mesmo sentido, também é importante que cada indivíduo tenha um modelo de desempenho bem desenvolvido e adequado, ou mais especificamente, um indicador de responsabilidades importantes, respondendo à pergunta: “como posso saber se esta parte do meu trabalho está sendo bem feita?”. Estes indicadores, como afirmado anteriormente, devem ser incorporados à descrição de cargo ou a outro do- cumento que o defina. Não se pode desconsiderar nesse contexto a questão salarial como componente tanto do cargo quanto da avaliação de desempenho. Essa relação direta é pertencente à nossa cultura e incentivada historicamente pelas políticas de RH. Todavia, essa relação estabelecida, seja favorável ou não, deve ter um enfoque secundário, uma vez que a discussão das necessidades de melhoria e dos planos de desenvolvimento individuais são os aspectos que devem ter a atenção principal nesse processo. É a partir desse planejamento de desempenho que tanto empresa quanto colaborador realimentam o sistema de RH. TEXTO COMPLEMENTAR Modelagem de cargos: uma abordagem analítico-descritiva (PASSOS, 2008) Os cargos integram a forma estrutural de uma organização. São eles os respon- sáveis pelas atribuições de cada pessoa – a qual será acometida futuramente nesse cargo – distribuindo atividades e tarefas a serem realizadas. Tal forma condiciona um efeito determinístico na configuração, no nível de especialização, bem como na distribuição de colocações. O desenho organizacional nada mais é do que a representação estrutural da empresa, demonstrando a maneira pela qual seus órgãos e cargos estarão arqui- tetados e distribuídos. Saliente-se, por oportuno, que as relações de comunicação existentes, assim como o poder encontra-se bem definido mediante os procedimen- tos previamente planejados. Se uma estrutura empresarial situa-se com rigidez, cer- tamente os cargos serão fixos. Se, por outro lado, há o inverso, isto é, uma estrutura maleável, as posições também seguirão este padrão. Av al ia çã o de D es em pe nh o 39 Padrões de desem penho no cargo Com relação ao modelo de cargo idealizado, a dúvida que paira é se essa pro- posta realmente atua com eficácia. Ou seja, se possui uma aplicação prática, princi- palmente em nosso país, cuja cultura organizacional, mesmo que esteja apontando uma significativa evolução, esteja carecendo de um plano mais elevado. Em geral, quando se pretende saber o que uma pessoa realiza na empresa, questiona-se qual a função desempenhada. Com isto, identificamos as atribuições do colaborador na corporação. Para esta, o cargo constitui a base da aplicação das pessoas nas tarefas organizacionais. Já para a pessoa, ele personifica a fonte de ex- pectativa e de motivação na empresa em que trabalha. Consoante o entendimento da maioria da doutrina, o cargo é um composto de todas as atividades desempenhadas por um indivíduo (o ocupante, por sinal) que podem ser reunidas em um todo compactado e figurar em determinada posição formal do organograma da organização. A posição do cargo no organograma define o nível hierárquico e, consequentemente, o departamento ou divisão em que está localizado. Sob a vertente horizontal, cada cargo atrela-se a outros do mesmo patamar hierárquico, que, geralmente, recebem uma equivalência (diretores, gerentes, chefes etc). Entretanto, no prisma vertical cada função está incluída em algum de- partamento, área, ou divisão empresarial, sendo propositalmente desenhados, de- lineados, projetados e estabelecidos em uma racionalidade: a busca da contínua eficiência organizacional. As empresas necessitam manter uma relação adequada entre o tamanho de seu arcabouço de cargos e o volume de seus negócios. Deve haver, sobretudo, uma proporção nas operações efetuadas. Essa proporção corresponde à razão existente na estatura e no peso que as pessoas precisam de modo a conservar sua saúde. Peter Drucker, o grande guru neoclássico, já notara que cada nível adicional de gerência tende a eliminar pela metade a possibilidade das informações serem transmitidas corretamente, enquanto, paralelamente, tende a dobrar a quantidade de ruído no sistema. Os níveis gerenciais fazem parte do elo de uma cadeia: cada um deles acrescenta um certo reforço em prol da manutenção do equilíbrio funcional, mas devem ser frequentemente monitorados a título de feedback. No momento em que as tarefas aumentam, clamando por mais pessoas a re- alizá-las, evidencia-se a necessidade de aplicar uma experiência comprovada como eficaz. No seio da Administração de Pessoas consagram-se três modelos de dese- nhos de cargos, a saber: 40 modelo clássico – o qual faz referência à administração científica, onde havia a separação rígida entre o pensar (gerência) e o executar (operário); modelo humanístico – caracteriza uma reação ao mecanismo da admi- nistração tradicional da época e tenta substituir a organização formal pela informal; modelo contingencial – representa uma dimensão mais ampliada e com- plexa pelo fato de considerar três variáveis paralelamente, tais como pesso- as, tarefas e estrutura empresarial. Permitindo a adaptação do cargo ao potencial de desenvolvimento pesso- al do ocupante, observa-se um fenômeno conhecido como enriquecimento de cargos. Tal significado provém da reorganização e amplitude de um determinado cargo a proporcionar adequação ao ocupante, no sentido de maximizar sua satis- fação intrínseca mediante acréscimo de variedade, autonomia e identidade com a tarefa realizada. O enriquecimento dá-se de duas formas: vertical (adiciona tarefas mais difíceis ou atribuições administrativas como o planejamento, organização e o controle) e horizontal (busca variar as tarefas de igual complexidade e responsabilidade). As dimensões mais profundas aproximam-se de estados psicológicos que acla- ram o indivíduo não apenas para o real significado de seu trabalho, mas também à percepção da responsabilidade pelos resultados almejados. Assim sendo, podemos concluir que a estrutura de cargos é dependente do desenho organizacional em que está inserida. Esta, por sua vez, agregará ao dese- nho de cargos uma gestão gloriosa de seus recursos humanos. Indubitavelmente, o conhecimento acerca desta área de modelagem de cargos torna-se imprescindí- vel à obtenção de objetivos da empresa. Mas, nem sempre o departamento de Recursos Humanos poderá cobrir com louvores todas as partes do todo, isto é, da organização. Daí a importância do administrador transformar-senuma espécie de “DRH Móvel”, descentralizando e não sobrecarregando o poder de decisão que algumas pessoas detêm no atual modelo de Gestão de Pessoas. É mister que haja mudanças desse calibre nas em- presas, de modo a se conceber uma visão mais abrangente no tocante à tomada de decisões. Av al ia çã o de D es em pe nh o 41 Padrões de desem penho no cargo ATIVIDADES Desenhe o cargo de cozinheiro.1. 42 Procure na Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) a descrição do cargo de 2. cozinheiro e compare com a descrição feita por você. Relate os pontos diferentes. Mesmo com um desenho de cargos considerado completo para o momento, 3. o funcionário pode vir a desenvolver outras atividades no seu cotidiano. Nesse sentido, pergunta-se: o que fazer? Av al ia çã o de D es em pe nh o 43 Padrões de desem penho no cargo 45 Políticas e procedimentos A avaliação de desempenho está inserida nas políticas de Recursos Humanos da organização como um todo. Portanto, seus procedimentos influenciam e são influen- ciados por essas políticas. Bergamini (1983) destaca que um esquema realista de avaliação tem como pro- pósito auxiliar uma organização e, individualmente, os gestores dentro dela a identi- ficarem os níveis de desempenho das pessoas, bem como as áreas que necessitam de desenvolvimento. No entanto, nem sempre as avaliações de desempenho são usadas para incen- tivar um bom funcionário ou para pressionar o funcionário ineficiente para que este melhore seu desempenho, como coloca Sachs (1995). Visões referentes às políticas de avaliação de desempenho Para que cumpram esse objetivo, as avaliações de desempenho exigem preparo prévio, a fim de que o processo em si possa ser uma sessão de planejamento conjunto, onde tanto o gestor quanto o colaborador possam examinar a fundo os desempenhos resultantes no passado e no presente, e com isso fazer planos para o futuro. Da mesma forma, é muito comum pensar que a única finalidade de uma avaliação é informar ao funcionário sobre a classificação que ele obteve. Mas a avaliação vai mais além. Ela permite que : o funcionário aprenda a partir de seus pontos fortes e fracos; haja concordância quanto às novas metas e objetivos; o funcionário participe ativamente do processo de avaliação; sejam identificadas as necessidades de treinamento; e dedique-se tempo à discussão da qualidade do trabalho sem interferência de questões financeiras. 46 Logo, lhe pergunto, você concorda com esses pontos apresentados? Pergunto- lhe isso, pois nem sempre encontramos empresas que trabalham com uma filosofia mais voltada para a melhoria contínua e sim, com a predominância da visão punitiva, tornando o processo inócuo. Em suma, parto da premissa que se as empresas trabalhassem os seus valores referentes à avaliação, certamente o resultado seria mais produtivo, uma vez que ao mesmo tempo em que permite a análise da atuação do funcionário, acaba sendo também um trabalho conjunto entre ele e seu gestor, servindo para estabelecer novas metas e objetivos para o período seguinte (SACHS, 1995, p. 5). Modelos de avaliação de desempenho Como vocês podem perceber, os autores apresentam diversos modelos represen- tando o processo de avaliação de desempenho. Esses modelos não excluem uns aos outros, mas se complementam como veremos a seguir. Para Lucena (1992), a missão e os objetivos organizacionais se relacionam direta- mente com os resultados apresentados. Esses, por sua vez, são alimentados pela contri- buição e desempenho dos empregados. Para que seja possível medir o desempenho é necessário definir os requisitos, que são oriundos do ambiente externo, da qualificação profissional, da cultura organizacional e do estilo gerencial adotado pela empresa. Mas esse desempenho não pode ser definido sem antes haver uma negociação entre chefia e empregado. Somente assim poderá ser feito o acompanhamento do desempenho, do qual resultará tanto a avaliação de resultados como ações sobre o desempenho que vão realimentar esse sistema, mostrado pela figura 1. Resultados da A.D. (L U CE N A , 1 99 2) Cultura organizacional Qualificação profissionalA 1 2 3 4 5 Resultados apresentados Desempenho dos empregados Contribuição dos empregados Requisitos para o desempenho Missão / Objetivos A m bi en te E xt er no B CD Avaliação de resultados Acompa- nhamento do desem- penho Ações sobre o desempe- nho Negociação do desem- penho Estilo Gerencial Figura 1 – Visão do processo de avaliação de desempenho no contexto empresarial. Av al ia çã o de D es em pe nh o 47 Políticas e procedim entos A autora coloca que o conceito de avaliação abrange como premissa básica a confrontação de algo que aconteceu (resultado) com algo que foi descoberto antes (meta). Dessa maneira, a organização, por meio da ação gerencial no dia-a-dia de tra- balho, precisa assegurar que o desempenho produza o resultado esperado, atuando pro- ativamente no sentido de identificar os desvios de desempenho e agir sobre as causas que provocaram os desvios (LUCENA, 1992). O segundo modelo que vamos analisar é o modelo de Pontes (2002). Ele tem início no planejamento estratégico organizacional, vincula-se aos objetivos da unidade e à combi- nação dos resultados esperados da organização e de seus colaboradores, incluindo objeti- vos, indicadores e padrões de desempenho. Posteriormente se dá o acompanhamento dos resultados e então a avaliação final. Este modelo está representado na figura 2, a seguir: (P O N TE S, 2 00 2, p . 2 4) Planejamento estratégico Objetivos da unidade Contrato de objetivos, indicadores e padrões de desempenho Acompanhamento dos resultados Avaliação final Figura 2 – Ciclo avaliação de desempenho. O terceiro modelo, de Stoffel (1997) é composto por três etapas, uma de plane- jamento do desempenho, outra de acompanhamento e uma última de avaliação, que são inseridas num contexto de melhorias constante. Esse modelo se refere somente à avaliação de desempenho em si e não relaciona essa ferramenta com o contexto da organização, como faziam os modelos que vimos até aqui. Todas as etapas têm igual importância para o processo, como mostra a figura 3 em seguida: Figura 3 – Ciclo da administração do desempenho. (S TO FF EL , 1 99 7, p . 2 8) Avaliação do desempenho Planejamento do desempenho Melhorias do desempenho Acompanhamento do desempenho 48 O planejamento do desempenho compreende as metas estabelecidas no plane- jamento empresarial, traduzidas ao nível de competência de cada colaborador, sejam estas de curto, médio ou longo prazo. O acompanhamento do desempenho é o ato de dar suporte aos seus colaboradores, estabelecendo uma relação de ajuda e de desen- volvimento, onde são revisadas as metas e respectivos indicadores. Feitos os ajustes necessários, identifica os desvios, avaliadas as metas que já foram atingidas e estabele- ce novas metas para o período. E por fim a avaliação, essa é a etapa que fecha o ciclo, na qual é feita a avaliação dos resultados obtidos em cada meta. A metodologia de Lucena (1995) abrange cinco fases: negociação do desempe- nho, análise da capacitação profissional, acompanhamento do desempenho, avalia- ção do desempenho e comprometimento. Cada fase gera ações que delimitam o seu campo de atuação prática e promove sua continuidade e interação com a fase imedia- tamente seguinte, como especificado na figura 4 que segue: (L U CE N A ,1 99 5, p . 2 8) 1. Atribuições • O que fazer? • Por quê? • Quando? • Recursos 2. Capacitação • Curso • Orientação • Treinamento no trabalho • Aconselhamento 3. Registros • Reuniões com o empregado • Resultados do trabalho • Reconhecimento • Correção de desvios 4. Consequências • Para o setor • Para a empresa • Para o empregado 5. Eficácia • Assimilação • Interiorização • Institucionalização • Durabilidade 1. Negociação do desempenho 2. Análise da capacidade profissional
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