5W2H - Ferramentas da Qualidade

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26/09/2020 5W2H - Ferramentas da Qualidade
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5W2H
Bianca Minetto Napoleão
(https://ferramentasdaqualidade.org/author/minetto-bianca/)
⁄ ⁄ 10 de agosto de 2018
O que é 5W2H?
Criado na indústria automobilística japonesa durante a condução de
estudos sobre qualidade, hoje o 5W2H é considerado uma ferramenta
administrativa e da qualidade que pode ser aplicada em várias áreas de
negócio e em diferentes contextos dentro de uma organização, como no
planejamento estratégico para organizar e guiar a execução de ações
dentro da empresa ou até mesmo para planejar uma viagem de negócios.
O 5W2H tem como objetivo principal auxiliar no planejamento de ações,
pois ele ajuda a esclarecer questionamentos, sanar dúvidas sobre um
problema ou tomar decisões. Assim, seu uso traz benefícios a como
facilidade na compreensão de fatos e um melhor aproveitamento de
informações. Isso acontece pois o 5W2H ajuda a obter respostas que
clareiam cenários e ajudam a organizar e sistematizar ideias.
A ferramenta funciona como uma espécie de checklist composto por sete
perguntas específicas e que tem as iniciais de suas palavras-chave (em
inglês). As perguntas que compõem o 5W2H são:
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WHAT: o que será feito? – Aqui deve-se determinar a intenção do que se
pretende realizar, ou seja, definir e descrever o que será feito de fato. Por
exemplo: criação de um ambiente de descanso e leitura para colaboradores.
WHY: por que será feito? – Trata-se da justificativa para o
desenvolvimento do que foi proposto. Por exemplo: para proporcionar uma
oportunidade de relaxamento e pausa para melhorar a qualidade de vida dos
colaboradores e consequentemente enriquecendo suas entregas.
WHERE: onde será feito? – Definição do local de realização. Este local
pode ser físico ou até mesmo um departamento ou setor de uma
empresa. Por exemplo: na sala 2 disponível no subsolo da empresa.
WHEN: quando será feito? – O tempo de execução – cronograma e prazos
para a execução.
WHO: por quem será feito? – Deve-se definir quem ou qual área será
responsável pela execução do que foi definido. Por mais que uma área
seja a responsável, uma boa prática é escolher um líder, ou seja, alguém
que será encarregado de gerenciar a execução do que foi proposto.
HOW: como será feito? – Os métodos ou estratégias utilizadas para a
condução do que foi estabelecido devem ser definidos para que o que foi
idealizado seja executado da melhor forma.
HOW MUCH: quanto custará? – Definição do custo e investimento
necessário para a realização do que foi proposto.
Existem variações da ferramenta: o 5W1H e o 5W3H. O 5W1H é idêntico ao
5W2H, porém sem a pergunta How much? (quanto custará?). Essa variação
se torna interessante em casos em que o custo do que foi definido é muito
baixo ou irrelevante.
Já o 5W3H inclui a pergunta How many? (quantos – no sentido de
quantidade) como um complemento extra à ferramenta. Essa variação
pode ser utilizada em cenários onde é importante quantificar quaisquer
outros elementos além de custos, como por exemplo para responder
perguntas como: Quantos equipamentos vou precisar substituir? Quantas
pessoas serão impactadas? Entre outras.
Quando utilizar o 5W2H?
Devido a simplicidade e praticidade do 5W2H, ele pode ser aplicado nos
mais diversos âmbitos, inclusive no dia a dia, para programar um passeio
em família por exemplo. Ou seja, ele pode ser utilizado em qualquer
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atividade, pois seu principal objetivo é aprimorar o planejamento de
alguma coisa. Porém, as atividades mais comuns nas quais a ferramenta é
aplicada são:
Criação de plano de ação: o 5W2H pode auxiliar na elaboração de plano
de ação para resolver um problema ou atingir determinado objetivo ou
meta. Um exemplo comum do uso de plano de ação com a ferramenta
5W2H é na tratativa de não conformidades. Após identificar a causa raiz
de uma não conformidade, o 5W2H pode ser utilizado sozinho ou em
conjunto com outras ferramentas para a elaboração de um plano de
ação que seja efetivo para sanar a causa raiz do problema.
Definição de um processo ou projeto: o uso do 5W2H pode funcionar
como um guia para identificar e orientar a definição das atividades de
um processo ou projeto. A ferramenta auxilia a definir quais são as
atividades que o processo ou projeto deveriam ter, o porquê de cada
uma das atividades precisar ser executada, onde e quando devem ser
executadas, quem é o responsável pelas atividades e pelo processo ou
projeto e como essas atividades devem ser executadas.
Elaboração do planejamento estratégico: visto que o planejamento
estratégico trata da definição de objetivos e estratégias da organização,
o 5W2H pode ser empregado para planejar e guiar ações estratégicas
dentro da empresa que possibilitem o aumento da competitividade da
organização e o alcance das metas estabelecidas.
As perguntas que a ferramenta apresenta respondem pontos
fundamentais da execução e ajudam a garantir que nenhuma etapa ou
atividade seja esquecida ou deixada de lado. Entretanto, é importante
ressaltar que toda atenção é necessária durante a execução da ferramenta,
pois por se tratar de perguntas relativamente simples, enganos ou
omissão de informações relevantes podem acontecer e, como
consequência, os resultados esperados não serem alcançados.
Como fazer o 5W2H?
O uso do 5W2H pode ser resumido em 3 passos:
Defina no que a metodologia será utilizada, por exemplo: projeto,
processo, etc.
Com o apoio de uma planilha modelo, software, aplicativo ou até mesmo
de um formulário em papel, tenha em mãos a estrutura com as 7
perguntas do 5W2H;
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Reflita sobre o assunto e responda todas as perguntas de maneira
concisa, objetiva e detalhada o suficiente para que cada resposta fique
compreensível e clara.
Uma dica importante: procure sempre lembrar do objetivo final, ou seja,
daquilo que você deseja alcançar usando o 5W2H enquanto estiver
respondendo os questionamentos. Isso é importante para que a ação
planejada atinja o seu propósito.
Uma abordagem interessante é passar o planejamento feito por meio da
ferramenta para a revisão de uma outra pessoa, ou até mesmo construir o
planejamento executando o questionário em grupo. Assim, as informações
e expectativas ficarão alinhadas evitando a geração de dúvidas e vieses.
Exemplo de 5W2H
Dado o seguinte cenário: uma empresa enfrenta o problema de alta
rotatividade de colaboradores. Neste caso, a empresa possui um processo
de recrutamento e seleção definido, porém o indicador de rotatividade de
colaboradores encontra-se muito acima do desejável. Além disso, devido à
grande maioria dos colaboradores não residirem na cidade onde a empresa
está situada, o risco de perda de mão de obra qualificada é ainda mais alto.
A seguir é apresentado o plano de ação com duas ações que poderão ser
realizadas para sanar ou amenizar o problema enfrentado pela empresa.
Título: Seleção de colaboradores
qualificados que permaneçam na
empresa.
Objetivo: Mitigar o risco de perda de mão
de obra qualificada.
Data de
elaboração:
02/06/2018 Responsável:
Gestor de Recursos
Humanos
Ação: 001- Capacitar recrutadores
5W O que? (What?) Capacitar a equipe de recrutadores.
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Por quê? (Why?)
Porque recrutadores não estão conseguindo identificar
candidatos com o perfil adequado para a empresa.
Quem? (Who?)
Colaboradores da área de Recursos Humanos, incluindo
assistentes e analistas de Recursos Humanos da
empresa.
Quando? (When?)
A capacitação iniciará no dia 01/09/2018 e terminará no
dia 31/09/2018.
Onde? (Where?)
A capacitação será realizada no SENAI e na empresa
através de repasse de informações.
2H
Como? (How?)
A capacitação será feita em duas etapas:
1- Capacitação externa: todos os analistas de RH irão se
locomover para cidade de Londrina e realização o Curso
de Técnicas de Recrutamento e Seleção oferecido pelo
SENAI.
2- Capacitação interna: os analistas que participam do
curso devem realizar um repasse à equipe de
assistentes de todas as informações que foram
ensinadas no curso.
Quanto? (How much?)
Inscrição do Curso de Técnicas de Recrutamento e
Seleção: R$ 1000,00 (cada) x 2 analistas = R$ 2000,00
Locomoção e Diária: R$ 350,00 x 5 dias = R$ 1750,00
Repasse para os demais recrutadores da empresa: R$
1500,00 (horas de trabalho dos colaboradores
envolvidos no repasse)
TOTAL: R$ 5250,00
Ação: 002- Identificação de falhas no processo atual
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5W
O que? (What?)
Realizar no processo atual um levantamento dos Gaps
no processo de recrutamento e seleção que possam
estar ocasionando a alta rotatividade de colaboradores.
Por quê? (Why?)
Para sanar essas falhas e realizar contratações mais
acertadas, de colaboradores que se adequem ao perfil
da empresa e permaneçam nela.
Quem? (Who?)
Analistas e Assistentes de Recursos Humanos da
empresa.
Quando? (When?)
Iniciará no dia 01/10 /2018 (após a realização do curso
de capacitação) e terminará no dia 20/10/2018.
Onde? (Where?)
No setor de Recursos Humanos da empresa, mais
especificamente no processo de recrutamento e seleção
atual.
2H
Como? (How?)
Os analistas, juntamente com os assistentes, deverão
aplicar o conhecimento adquirido por meio da
capacitação e por estudos para identificar lacunas e
falhas no processo atual de recrutamento e seleção,
verificando possíveis pontos de melhoria voltados a
buscar profissionais que realmente se encaixam no
perfil da empresa.
Quanto? (How much?)
Horas de trabalho dos 4 colaboradores envolvidos: R$
200,00 dias x 5 dias de execução = R$ 1000,00 (não
haverá gastos extras, apenas serão contabilizadas as
horas de trabalho dos colaboradores envolvidos).
TOTAL: R$ 1000,00
 
Como pode ser observado no exemplo, veja que o plano de ação
apresentado contém duas ações que utilizam a ferramenta 5W2H. É
importante destacar que nem sempre utilizar a ferramenta uma única vez
é suficiente, pois na maioria dos casos, a resolução de um problema
depende da realização de mais de uma ação. Inclusive, é muito provável
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que as ações planejadas no exemplo apresentado não serão suficientes
para resolver completamente o problema de perda de mão de obra
qualificada da empresa, até porque as ações descritas tratam-se de
apenas uma parte de manter o colaborador na empresa. Outras ações tais
como a criação de incentivos ou de um programa interno de
desenvolvimento seriam necessárias.
Modelo de planilha 5W2H para download
Baixe um modelo de planilha para orientar a aplicação do 5W2H clicando
no botão abaixo:
Modelo de planilha 5w2h (https://conteudo.qualiex.com/modelo-
planilha-5w2h?
utm_source=ferramentasdaqualidade&utm_medium=5w2h)
 
 
ações (https://ferramentasdaqualidade.org/tag/acoes/)
ferramentas da qualidade (https://ferramentasdaqualidade.org/tag/ferramentas-da-
qualidade/)
planejamento (https://ferramentasdaqualidade.org/tag/planejamento/)
projetos (https://ferramentasdaqualidade.org/tag/projetos/)
M A I S R E C E N T E
← 5S (https://ferramentasdaqualidade.org/5s/)
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Histograma → (https://ferramentasdaqualidade.org/histograma/)
SOBRE O AUTOR
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VOCÊ PODE GOSTAR
BIANCA MINETTO NAPOLEÃO
(HTTPS://FERRAMENTASDAQUALIDADE.ORG/AUTHOR/MINETTO-
BIANCA/)
Mestre em Informática (Engenharia de Software) e graduada em Engenharia de
Computação pela Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR).
Intercambista durante a graduação no Algonquin College em Ottawa, Canadá.
Apaixonada por aprender e educar! Vocês podem me encontrar no Linkedin
(https://www.linkedin.com/in/bianca-minetto-napole%C3%A3o-105714109/).
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Qualidade e Excelência, que ajuda empresas na obtenção de certi�cações como a
ISO 9001, ISO 14001, ONA, OHSAS 18000, ISO 17025, PBQP-h, entre outras.
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