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Pós-Graduação em Gestão Auditoria e Perícia Contábil Gestão Econômica e Controladoria Érico Eleuterio da Luz FAEL Diretor Executivo Marcelo Antônio Aguilar Diretor Acadêmico Francisco Carlos Sardo Coordenador Pedagógico Osnir Jugler EDitorA FAEL Autoria Érico Eleuterio da Luz Gerente Editorial William Marlos da Costa Projeto Gráfico e Capa Patrícia Librelato Rodrigues revisão Juliana Melendres Programação Visual e Diagramação Karlla Cristyne Plaviak AtEnção: esse texto é de responsabilidade integral do(s) autor(es), não correspondendo, necessariamente, à opinião da Fael. É expressamente proibida a venda, reprodução ou veiculação parcial ou total do conteúdo desse material, sem autorização prévia da Fael. EDitorA FAEL Avenida Silva Jardim, 167 Curitiba | PR | CEP 80.230-000 FAEL Rodovia Deputado Olívio Belich, Km 30 PR 427 Lapa | PR | CEP 83.750-000 FotoS DA CAPA Afonso Lima Ilker Jakub Krechowicz T. Al Nakib Todos os direitos reservados. 2012 Gestão Econômica e Controladoria 1 . Introdução O ambiente econômico brasileiro, na esteira das alterações ocorridas em quase todos os países do mundo, experimentou significativas alterações nos últi- mos anos. No Brasil, que no início da década de 90 do século XX tinha uma economia pouco exposta à con- corrência externa e uma cultura econômica inflacionária, todos os agentes (empresários, governo, trabalhadores e outros) tiveram de adaptar-se ao novo momento polí- tico, social e econômico vigente. As mudanças no plano político e econômico dão início a profundas alterações na estrutura da econo- mia brasileira, posto que o governo procura afastar-se de segmentos de mercado altamente regulamenta- dos e monopolizados pelo Poder Público. As palavras de ordem agora são: liberdade de mercado; concor- rência; eficiência; eficácia; qualidade; globalização e competição. Todos os segmentos econômicos viveram momentos de apreensão, pois a estrutura e a conjun- tura econômica do país estavam mudando e o governo preocupado em desregulamentar a economia, condição essencial para o estabelecimento de uma política de livre concorrência. Os setores siderúrgicos, bancários e de telecomuni- cações, entre outros, participaram de um processo ine- xorável de exposição à concorrência tanto interna quanto externa. Com as alterações na conjuntura econômica (controle da inflação, flexibilização na negociação de preços e salários, abertura econômica e desregulamen- tação de mercados), abrem-se novas oportunidades acompanhadas obviamente dos riscos inerentes. Alguns gestores, até o início da década de 90 do século XX, viam-se acomodados buscando primeira- mente a proteção dos ativos via mercado financeiro e, muitas vezes, relegando a atividade operacional de suas empresas a segundo plano. O custo da atividade ope- racional num mercado fechado à concorrência externa e, em alguns casos, altamente monopolizado, não era conhecido e nem havia a preocupação de apurá-lo. Toda a ineficiência gerencial era absorvida pelos custos e imediatamente repassada aos preços dos produtos e serviços. O consumidor acabava pagando um preço maior por produtos com pouca qualidade e preço. Se antes a equação fundamental no gerenciamento de pre- ços era Custo + Lucro = Preço, agora quem gerencia o preço é o mercado, e as empresas devem administrar seus custos para manterem suas margens de lucro, e ainda oferecerem seus produtos a preços competitivos. E a gestão de recursos deve ter seu desempenho cons- tantemente mensurado, favorecendo a continuidade das organizações. É oportuno citar o que Michael Hammer, precursor da reengenharia de processos escreveu sobre esses novos tempos e refletir sobre a semelhança com o Brasil: A organização tradicional realmente atingiu a maio- ridade em uma economia caracterizada por escassez de oferta, em que as pessoas tinham de ficar em fila para obter o que desejassem. Havia mais demanda do que oferta. Então, tudo o que tínhamos a fazer era nos orga- nizar para maximizar a utilização de nossos recursos. Maximizar nossa produção. O que, é claro, nos levou à padronização e ao mercado de massa. E, se os clientes não recebiam exatamente o que queriam, alguma coisa era certamente melhor do que nada. Portanto, nesses novos tempos de globalização, competitividade e concorrência extrema entre empre- sas, o conhecimento da realidade externa e interna que afeta as empresas é imprescindível para a prosperidade dos negócios e isso implica no estudo e aplicação dos conceitos que fundamentam a gestão econômica e a controladoria. 2 . A Gestão Econômica e Financeira 2.1 Administração financeira A área financeira vem cada vez mais desem- penhando um papel de fundamental importância na empresas. “Em pequenas empresas em especial, os contadores geralmente são solicitados tanto a tomar decisões financeiras como cumprir as obrigações tradi- cionais da contabilidade”. À medida em que a empresa vai crescendo e, consequentemente, a complexidade dos negócios, há necessidade de melhor organização da área financeira. AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 2 | As principais atividades do gerente financeiro compreendem a análise e planejamento financeiro, tomar decisões de investimento e tomar decisões de finan ciamento. 2.1.1 Funções do administrador financeiro As principais atividades do gerente financeiro com- preendem a análise e planejamento financeiro, tomar decisões de investimento e tomar decisões de finan- ciamento. É papel da gestão financeira e por conseguinte do administrador financeiro, portanto, orientar a posição financeira da empresa (curto, médio e longo prazo), verificar a necessidade de aumento da capacidade pro- dutiva, definir o tipo adequado de financiamento adicio- nal que deve ser feito, assim como, definir a estrutura adequada de ativos da empresa. um aspecto também de grande importância, é saber identificar, num determinado momento e com precisão, as melhores fontes de financiamento para a empresa, em termos de prazos, custos e garantias. Às vezes, é claro, necessidades ou circunstâncias momen- tâneas podem reduzir a possibilidade de melhor avalia- ção, pois as disponibilidades e acessibilidade de crédi- tos são influenciadas por variáveis internas e externas à empresa. Resumindo, tem-se que o papel do administrador financeiro, seja ele diretor financeiro, gerente financeiro, controller, tesoureiro, é: obter recursos monetários destinados ao x desenvolvimento e/ou expansão das opera- ções das empresas; maximizar os recursos tornados disponíveis, x tanto no que tange à sua obtenção, como na sua utilização nas diversas áreas de consumo; analisar a x performance financeira e econômica da empresa no que diz respeito ao resultado monetário gerado pelos eventos financeiros. 2.1.2 Mercado financeiro O mercado financeiro ou mercado do dinheiro é dividido em quatro segmentos: mercado monetário;1 | mercado cambial;2 | mercado de capitais;3 | mercado de crédito.4 | Apesar de servirem de referência para o estudo do mercado financeiro, esses segmentos sugeridos de mercado muitas vezes se confundem na prática, permi- tindo que as várias operações financeiras interajam por meio de um amplo sistema de comunicações. Mercado monetário Nesse mercado são realizadas as operações de curto e curtíssimo prazos, sendo nele em que são equa- cionados os desencaixes ou necessidades emergentes (momentâneas) dos bancos e do Tesouro Nacional. O Banco Central atua nesse mercado, utilizando-o como instrumento de política monetária, regulando o nível de liquidez da economia, por meio dos seguintes instru- mentos específicos de controle: recolhimentos com- pulsórios; operações de mercado aberto; políticas de redesconto e empréstimosde liquidez, entre outros. Quando há excesso de liquidez, o Banco Central atua vendendo papéis retirando, portanto, dinheiro de circu- lação e reduzindo o nível de liquidez. Porém, quando há necessidade de expansão do nível de liquidez, entra no mercado recomprando os títulos, retornando a liquidez à economia, ou seja, a liquidez do sistema é regulada pela venda e resgate de títulos públicos. Essa atuação do Banco Central se dá por meio do mercado monetário. Vale ressaltar que essas operações são também parte da política de combate à inflação. Mercado cambial Esse mercado supre a necessidade de conversão de moedas estrangeiras em moedas nacionais e vice- versa, pois as empresas vendem ao mercado externo e recebem em moeda estrangeira, mas para utilizar esses recursos no país precisam convertê-los em moeda nacional. A conversão para a moeda nacional é feita GESTãO ECONôMICA E CONTROLADORIA | 3 | com a venda da moeda estrangeira para uma instituição autorizada a operar com moedas estrangeiras. Quando as empresas precisam pagar as importações, fazem a operação inversa, ou seja, compram a moeda estran- geira, pagando-a com a moeda nacional. Os mesmos procedimentos são adotados em casos de outras ope- rações que envolvem moeda estrangeira (investimento, empréstimo, financiamento, pagamento de juros, etc.). As operações ocorrem no curto prazo e são realiza- das principalmente por bancos comerciais e corretoras que intermediam negócios das firmas autorizadas. As instituições financeiras, autorizadas a realizar essas ope- rações, compram divisas (dólar, euro, etc.) dos exporta- dores e as vendem aos importadores. Identicamente, as vendas das divisas aos importa- dores podem ser feitas a prazo. As instituições financei- ras também negociam divisas entre si, quando neces- sitam para fechamento de suas posições. É como se fossem operações do mercado aberto, diferindo natural- mente pelo fato de que a moeda objeto das operações é estrangeira e não o real. Mercado de capitais Nesse mercado são efetuados os financiamentos de capital de giro e do capital fixo das empresas. São financiamentos essencialmente de médio e longo pra- zos, e também de prazos indeterminados, como no caso das ações. A importância do mercado de capitais na economia livre está em gerar recursos às empresas para amplia- ção da sua capacidade produtiva e tornar as pessoas proprietárias e participantes dos lucros das empresas. Dessa forma, ao mesmo tempo em que possibilita a acumulação de capitais exigida pelo desenvolvimento, democratiza a propriedade e os lucros das empresas. Num sistema econômico, sempre haverá indivíduos ou setores que gastam um volume de recursos menor que suas receitas e também aqueles que gastam mais que suas receitas. Pode-se dizer então que, em última análise, ocorre por meio do mercado de capitais uma transferência de recursos daqueles indivíduos/setores que conseguem economizar recursos (poupam), para aqueles que gas- tam a mais, independentemente de serem esses gastos em investimentos ou simples consumo. Mercado de crédito O mercado de crédito visa, fundamentalmente, suprir as necessidades de curto e médio prazos, por meio de concessão de créditos a consumidores ou financiamento de capital de giro das empresas. Os recursos negociados nesse mercado origi- nam-se de depósitos captados pelas instituições finan- ceiras, repasses de linhas de crédito oficiais e externas, além dos recursos próprios das instituições financeiras. O mercado de crédito envolve empréstimos e finan- ciamentos de curto e médio prazos. Os recursos aplica- dos nessas operações provêm de depósitos captados pelas instituições financeiras, de repasses de linhas de créditos oficiais e de empréstimos contraídos pelas ins- tituições no país e no exterior. Atuam nesse mercado os bancos comerciais (hoje múltiplos) e as financeiras. São oriundos daqui, portanto, os financiamentos de curto e médio prazos, que ativam a economia no que diz respeito ao consumo e, também, o suprimento das necessidades de capital de giro das empresas. 3 . Análise das demonstrações e a gestão empresarial 3.1 Análise das demonstrações financeiras Nesse tópico serão contemplados os assuntos rela- tivos às técnicas de análise econômica e financeira de empresas. O conhecimento da estrutura (forma e conte- údo) dos demonstrativos contábeis, como também das técnicas de análise financeira para acompanhamento do desempenho do negócio é essencial para o gestor. Sendo de fundamental importância para a controladoria, os gestores devem dominar essas técnicas para efetuar um acompanhamento sistemático do desempenho de qualquer negócio. É importante que entender que a aná- lise econômica e -financeira é baseada num raciocínio lógico-científico, por isso a importância de compreender o processo pelo qual a análise é construída. AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 4 | Análise econômica e financeira de empresas é a arte de saber extrair relações úteis, para o objeto econômico que se tem em mente, dos relatórios contábeis tradicionais e de suas extensões e detalhamentos, se for o caso. A correta aplicação de um conjunto de técnicas de análise possibilitará chegar a um diagnóstico seguro sobre as condições em que se encontra um determi- nado negócio. Análise econômica e financeira de empresas é a arte de saber extrair relações úteis, para o objeto eco- nômico que se tem em mente, dos relatórios contábeis tradicionais e de suas extensões e detalhamentos, se for o caso (MATARAZZO, 1998). São técnicas aplicadas sobre as demonstrações contábeis para o fim de, estabelecendo relações entre os elementos dessas demonstrações, produzir uma série de informações acerca da situação econômica e finan- ceira da entidade objeto da análise. Importante destacar que o processo de análise deve contemplar perguntas e respostas do analista, pois, ao ser constatada uma dada situação (liquidez corrente inferior a 1, por exemplo), deve-se buscar uma explicação de sua causa e seus possíveis reflexos para o futuro. 3.1.1 Objetivo O objetivo da análise econômica e financeira é extrair informações dos demonstrativos contábeis para a tomada de decisões. A análise de balanços transforma dados em informações. Dados: são números ou descrições de objetos ou eventos que isoladamente não provocam nenhuma rea- ção no leitor. informações: representam, para quem as recebe, uma comunicação que pode produzir reação ou decisão, frequentemente acompanhadas de um efeito surpresa. Quadro 1 Técnicas de análise de objetivos. téCniCAS objEtiVoS Padronização e reclassificação das contas x Dar às demonstrações financeiras forma mais adequada para análise. Análise vertical/horizontal x Possibilitar a descrição e detalhamento da situação econômico-financeira que escapa da abrangência dos índices. Análise do capital de giro x Evidenciar como a administração está tomando as decisões que afetam os investimentos e o financiamento do capital de giro. Análise da rentabilidade x Dar uma ampla e profunda visão sobre os fatos que interferem na rentabilidade de uma empresa. 3.1.2 O que se pode obter como produtos da análise econômica e financeira Situação financeira e causas de suas altera- x ções; Situação econômica e causas de suas altera- x ções; Desempenho; x Eficiência na utilização de recursos; x Pontos fortes e fracos; x Tendências e perspectivas; x Quadro evolutivo; x Providências que poderiam ter sido tomadas x e não foram. Este gráfico demonstra o raciocínio lógico que compreende a análise financeira. GESTãO ECONôMICA E CONTROLADORIA | 5 | Figura 1 Eventos que influenciam no patrimônio da entidade, mas que necessitam de um tratamento adequadopara subsidiarem o processo de decisão. Processo que implica num tratamento especial conferido aos dados dos relatórios contábeis para se obter uma visão da situação econômica e financeira da entidade. O resultado do processo de análise deve ser contemplado em relatórios que permitam ao usuário um entendimento claro da situação da empresa analisada. Fatos Contábeis Dados Técnicas de análise Informações para a tomada de decisões À medida que os eventos vão ocorrendo, causam modificações na posição patrimonial das empresas e influenciam no resultado. Cabe à contabilidade registrar esses fatos e, em seguida, o analista deve aplicar diver- sas técnicas de análise para que haja uma melhor com- preensão do comportamento das variáveis que afetam economicamente o dia a dia de qualquer negócio. 3.2 Demonstrativos financeiros dos negócios 3.2.1 Balanço patrimonial No processo de análise podem ser utilizados todos os relatórios contábeis à disposição do analista, embora seguidamente utilize-se o termo “análise de balanços”. Os relatórios contábeis são modelos construídos e que devem representar a situação da empresa em termos econômicos e financeiros. Balanço patrimonial é um relatório contábil obriga- tório segundo a Lei 6.404/76 (Lei das sociedades por ações) que, por meio do Decreto 1.598/77, teve esten- dida sua aplicação às demais sociedades. Esse relatório mostra a configuração do patrimônio, daí o termo “balanço patrimonial”, de uma empresa em termos de ativo, passivo e patrimônio líquido. Proporciona a possibilidade do empresário verificar a evolução de seu patrimônio em diversos períodos, por meio de técnicas de análise que serão estudadas opor- tunamente. Os elementos que constam no balanço patrimo- nial, representados pelas contas, classificam-se em dois grandes grupos e vários subgrupos, veja a seguir: Quadro 2 Ativo Passivo BEns E DIrEITOs OBrIgaçõEs Ou DívIDa Ativo circulante Passivo circulante Ativo não circulante: Passivo não circulante realizável a longo prazo investimentos Patrimônio líquido ativo imobilizado dividido em: ativo intangível capital social reservas de capital ajustes de avaliação patrimonial reservas de lucro prejuízos acumulados AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 6 | 3.2.2 Demonstração do resultado do exercício A demonstração do resultado do exercício, ela- borada simultaneamente com o balanço patrimonial, representa um resumo das operações realizadas pela empresa durante um determinado período de tempo e que envolvem um ganho (receita) e um gasto ou uma perda (despesa). Desse relatório o empresário extrai um dos valo- res mais importantes de seu empreendimento que é o resultado líquido do exercício, lucro ou prejuízo. O lucro ou prejuízo do exercício mostra uma das variações do patrimônio líquido da empresa entre dois períodos. A demonstração do resultado do exercício deve ser estruturada de forma dedutiva, incluindo-se todas as receitas (ganhos) e as despesas e custos (gastos) ocorridos num exercício e que formaram o resultado desse exercício. 3.2.3 Administração do capital de giro Capital de giro é conceituado como excesso de recursos próprios da empresa disponibilizados para outras aplicações. Contabilmente pode-se demonstrá-lo com a seguinte fórmula: CDG = Patrimônio Líquido menos Ativo Permanente Se a obtenção da variável CDG = Capital de Giro resulta da subtração do Ativo Permanente do Patrimônio Líquido, implica que todas as operações que resultem em aumento das contas do Ativo Permanente, bem como as que resultem em redução do Patrimônio Líquido, redu- zem o capital de giro. Ao passo que aquelas operações que acarretem diminuição do Ativo Permanente e/ou aumento do Patrimônio Líquido aumentam o capital de giro. Assim, as principais atividades que atuam sobre o nível de dessa variável são, segundo Santi Filho (1993): Atividades que reduzem o CDG – Capital de Giro: prejuízos; x aplicações de recursos em investimentos, imo- x bilizado e intangível; distribuição de lucros. x Atividades que aumentam o CDG – Capital de Giro: lucros; x venda de itens do ativo não circulante; x aporte de sócios para aumento de capital; x depreciação, amortização e exaustão. x Quando se acrescenta à fórmula do capital de giro os demais recursos não correntes (realizável a longo prazo e passivo não circulante), tem-se o CCL – Capital Circulante Líquido que é a diferença do ativo circulante menos o passivo circulante, que representa a parcela dos recursos permanentes aplicada no giro das opera- ções, ou seja, o CCL é o excedente do total dos passi- vos não circulantes. Para efeito de análise do capital de giro, é essencial que o CCL – Capital Circulante Líquido (AC-PC), seja dividido de acordo com a sua natureza financeira e ope- racional, ou seja: Ativo Circulante Financeiro (ACF), Ativo Circulante Operacional (ACO), Passivo Circulante Finan- ceiro (PCF) e Passivo Circulante Operacional (PCO). Por- tanto, tem-se a seguinte estrutura: ACF + ACo = AC e PCF + PCo = PC. O Ativo Circulante Financeiro (ACF) é constituído por elementos essencialmente financeiros, tais como: caixa, bancos, aplicações financeiras de liquidez ime- diata e títulos e valores mobiliários que se realizam no curto prazo. O Ativo Circulante Operacional1 compre- ende o saldo das contas relacionadas com as atividade operacionais, como: estoques, duplicata a receber, pro- visão para devedores duvidosos, despesas pagas ante- cipadamente, etc. O Passivo Circulante Financeiro (PCF) tem um com- portamento idêntico e é composto por: empréstimos a curto prazo, duplicatas descontadas e financiamentos bancários, ou seja, são as exigibilidades de curto prazo que provocam despesas financeiras, enquanto que o Passivo Circulante Financeiro (PCO) é composto por passivos de funcionamento que, geralmente, são de 1 Denominado também de ACC (Ativo Circulante Cíclico) e PCC (Passivo Circulante Cíclico) por ter como característica mais importante sua renovação constante. GESTãO ECONôMICA E CONTROLADORIA | 7 | curto prazo, tais como: duplicatas a pagar, salários e encargos sociais a pagar, impostos e taxas. Quando confrontados os valores do ativo circulante financeiro com aqueles componentes do passivo circu- lante financeiro, tem-se o que se denomina saldo de tesouraria (T). Portanto: t = ACF – PCF A diferença entre os valores operacionais é deno- minada de Necessidade de Capital de Giro (NCG). Assim sendo: nCG = ACo – PCo 3.2.4 NCG – Necessidade de Capital de Giro A grandiosidade do AC decorre em função do volume dos estoques e do saldo das duplicatas a rece- ber, entre outros saldos, sendo que a diferença entre o Ativo Circulante Operacional (ACO) e o Passivo Circulante Operacional (PCO), ou seja, a necessidade de capital de giro é fundamentalmente determinada pelo nível das ati- vidades operacionais da empresa e pelos prazo médios de estocagem, de cobrança e de pagamento dos forne- cedores e das demais despesas operacionais. Os valores aplicados nos estoques decorre, iso- lada ou simultaneamente, do volume das operações da empresa (compras, produção e vendas), da duração do ciclo de produção e do prazo médio de vendas. O volume de vendas a prazo e o prazo médio de cobrança determinam os recursos aplicados em dupli- catas a receber. O passivo circulante operacional decorre do volume de compras conjugado com o prazo médio de pagamento aos fornecedores. As outras contas do PCO (salários, encargos sociais, impostos, etc.) pode- rão apresentar ou não saldos expressivos que, em sua maioria, possuem vencimento a curto prazo. Quando os recursos próprios (via patrimônio líquido) superam as aplicações de recursos no Ativo Não Circulante,a empresa apresenta-se com capital de giro próprio para financiar outras aplicações, aumen- tando a folga financeira e diminuindo a necessidade de recursos de curto prazo para financiamento do giro de suas operações. As aplicações de recursos em itens de longo prazo devem, preferencialmente, ser financiadas com recursos originados dos sócios, via aporte de capi- tal e/ou capitalização de lucros ou com a obtenção de empréstimos e financiamentos com prazo de resgate de longo prazo. Se os recursos obtidos via fontes de longo prazo (passivo não circulante e patrimônio líquido) forem superiores às aplicações de longo prazo (ativo não circulante), a diferença servirá como reforço de finan- ciamento das operações no curto prazo. Nesse caso, a empresa poderá, entre outras alternativas, financiar os clientes, refletindo num possível aumento no volume de vendas. Portanto, a Necessidade de Capital de Giro (NCG) advêm dos investimentos que a empresa efetuou nos ativos circulantes operacionais e que demandam finan- ciamentos para sua manutenção e renovação. 3.2.5 Saldo de tesouraria O saldo de tesouraria é calculado pela diferença entre o Ativo Circulante Financeiro (ACF) e o Passivo Cir- culante Financeiro (PCF), pode ser também visualizado como sendo um valor residual obtido da diferença entre o Capital Circulante Líquido (CCL) e a Necessidade de Capital de Giro. Sendo assim, tem-se: t = ACF – PCF ou, ainda, t = CCL – nCG 3.2.6 Autofinanciamento da Expansão do Investimento Operacional em Giro A análise conjugada do capital circulante líquido, da Necessidade de Capital de Giro (NCG) e da tesouraria evidencia que uma situação financeira sólida implica na manutenção de CCL positivo e maior do que a NCG. Dessa forma, ocorrendo NCG positiva, o CCL seria sufi- ciente para financiá-la e, ainda, gerar um saldo positivo de tesouraria: para que a expansão da NCG (positiva) não prejudique a situação financeira da empresa será necessário que o CCL também aumente. Os lucros retidos (lucros líquido – dividendos) per- mitirão expandir o CCL, desde que tais recursos gera- dos internamente não sejam desviados para o finan- ciamento de novos ativos não circulantes (ANC = RLP + AP). Assim, se a empresa captar recursos próprios AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 8 | Para determinar o valor dos fundos incorporados ao CCL, deve-se adicionar aos lucros retidos as despe sas de depreciação, amortização e exaustão que foram recuperadas nas receitas de vendas, mas não represen taram utilização de CCL. ou recursos de terceiros a longo prazo em montante suficiente para financiar as aquisições de ativos fixos e de outros ativos permanentes, os recursos gerados pelas operações poderão ser integralmente reaplicados no capital de giro. Para determinar o valor dos fundos incorporados ao CCL, deve-se adicionar aos lucros retidos as despe- sas de depreciação, amortização e exaustão que foram recuperadas nas receitas de vendas, mas não represen- taram utilização de CCL. Na Demonstração de Origens e Aplicações de Recursos, essas despesas são somadas ao lucro líquido pela mesma razão e os dividendos aparecem como aplicação de CCL. Dentro das premissas acima, o autofinanciamento da NCG apresenta o seguinte mecanismo: Figura 2 Lucro líquido + depreciação e de exaustão – dividendos do exercício aumento do CCL autofinanciamento nCg Podem ocorrer situações em que determinadas empresas expandem significativamente seus níveis de atividades, sem o correspondente suporte de recursos para financiamento do capital de giro. Nesse caso poderão ocorrer aumentos nos esto- ques, nas duplicatas a receber e nas duplicatas a pagar aos fornecedores, com o consequente “descasa- mento” dos prazos médios, em que os prazos médios de estocagem e de cobrança tornam-se maiores que os prazos médios de pagamentos. Situações como essa provocam um crescimento acentuado na NCG (positiva) que poderá rapidamente ultrapassar o CCL por insuficiência de recursos provenientes do autofi- nanciamento. Nessas condições estaria ocorrendo o overtrade. A expressão efeito tesoura corresponde à repre- sentação gráfica da evolução das vendas, da Neces- sidade de Capital de Giro (NCG), do Capital Circulante Líquido (CCL) e da Tesouraria (T) em situações de overtrade ou superexpansão. O efeito tesoura ocorre quando a empresa financia a maior parte da NCG por meio de créditos de curto prazo não renováveis auto- maticamente, como são as operações de financiamento que integram o passivo circulante financeiro. Nesse caso ocorre um distanciamento entre o capi- tal de giro próprio e a necessidade de capital de giro. Nesse caso, o saldo de tesouraria apresenta-se negativo e com a taxa de crescimento superior à da NCG. O relatório que é demonstrado a seguir é uma proposta de estrutura para se acompanhar e analisar cotidianamente a formação e o comportamento do capital de giro e as variações nas posições da tesou- raria e necessidade de capital de giro. É estruturado a partir da vinculação com os valores do balanço patri- monial e não apresenta maior dificuldades para con- fecção e análise. GESTãO ECONôMICA E CONTROLADORIA | 9 | Quadro 3 Estrutura e análise do capital de giro AnáLiSE Do CAPitAL DE Giro X1 X2 vaLOr av% aH% vaLOr av% aH% ITEns Ativo Circulante Operacional *Clientes 759.336 430.901 *Estoques 229.733 234.506 *Outros 89.736 215.919 soma 1.078.805 142% 881.326 147% –18% (–) Passivo Circulante Operacional *Fornecedores 182.716 105.408 *Outros 136.107 178.338 soma 318.823 42% 283.746 47% –11% (=) necessidade de Capital de Giro 759.982 100% 597.580 100% –21% (+) Ativo Circulante Financeiro 56.893 7% 625.311 105% 999% (–) Passivo Circulante Financeiro (1.899.913) –250% (839.061) –140% –56% (=) Capital Circulante Líquido (1.083.038) –143% 383.830 64% –65% (–) PCN e Part. Minoritárias (1.784.523) –235% (1.191.886) –199% –33% (=) Capital de Giro Próprio (2.867.561) –377% (808.056) –135% –72% (+) ANC 3.951.127 2.625.757 (=) Patrimônio Líquido 1.083.566 1.817.701 Análise: A empresa reduziu em 21%, de 2002 para 2003, sua necessidade de capital de giro pelo menor investi- mento em ativos circulantes operacionais (duplicatas a receber e estoques). Essa boa gestão da NCG combinada com uma performance adequada da tesouraria resultou num aumento do CCL do período, que de R$ 1.083.038 negativo em 2002 passa para R$ 383.830 positivo. 4 . Controladoria 4.1 Conceitos e princípios do sistema de gestão econômica – Gecon O Gecon é um modelo de gestão que procura estabelecer um sistema de informação baseado em gestão por resultados econômicos. Esse modelo de gestão permite a simulação, o planejamento e o controle da atuação da entidade com base na evolução do valor adicionado, visando fundamentalmente à aplicação de conceitos e critérios que atendam às necessidades de informações dos diversos gestores da empresa para o seu processo de tomada de decisão e que impul- sionam as diversas áreas a desenvolverem ações que otimizam o resultado global da companhia. uma pre- ocupação básica do sistema é espelhar em termos econômicos-financeiros o que ocorre dentro das ati- vidades operacionais da empresa. Esse modelo de gestão procura acompanhar pro- cesso de planejamento, execução e controle opera- cional das atividades e deve ser estruturado a partir da definição da missão da empresa e de suas crenças e valores. AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 10 | A base conceitual aplicada na mensuração dos eventos econômicos no modelo Gecon reveste-se de fundamental importância para que se espelhe o verda- deiro valor econômico do patrimônio, dos resultados das atividades e do resultado global da empresa, procurandoreconhecer: o valor econômico da empresa e o seu x aumento pela agregação de valor propor- cionado pelo processo de transformação de insumos em produtos e serviços nas diversas atividades; a identificação, a mensuração e o reporte dos x resultados gerados pelas diversas atividades das diversas unidades, utilizando-se, dentre outros, da análise e acompanhamento das áreas de responsabilidade; em cada atividade, o aspecto operacional, o x aspecto econômico e o aspecto financeiro, apurando margens de contribuição e resulta- dos econômicos por meio da mensuração dos produtos; as margens de contribuição e resultados finan- x ceiros das atividades, por meio do reconheci- mento do efeito do tempo no valor monetário dos eventos; o aspecto econômico de que a riqueza de uma x empresa aumenta ou diminui à medida que o mercado atribui maior ou menor valor para os ativos que ela possui. Podem-se destacar ainda, no modelo Gecon, diversos conceitos e critérios de mensuração, dentre os quais: a observância da competência de períodos; x o reconhecimento de receitas das atividades x pela produção dos bens e serviços e não ape- nas no momento da venda; a utilização da técnica denominada “preços de x transferências departamentais”; custo de oportunidade dos ativos; x custeio variável e margem de contribuição; x valores à vista. x Dentre as várias premissas que fundamentam o modelo Gecon, destacam-se o uso efetivo de uma área de controladoria; a análise e compreensão dos modelos que representam as ações e comportamento dos ges- tores; a definição de uma estrutura organizacional que permita a melhor utilização dos recursos econômicos e o acompanhamento sistemático dos valores econô- micos gerados, em relatórios gerenciais que informem adequadamente a posição econômica e financeira de produtos, unidades e da entidade como um todo em relatórios gerenciais. É o que será visto na sequência deste estudo. 4.1.1 Conceito e objetivo Para Mosiman e Fisch (1999, p. 88), a controla- doria pode ser entendida e conceituada sob dois enfo- ques: o primeiro considera a controladoria como um órgão administrativo, com missão, funções e princípios definidos no modelo de gestão do sistema empresa; o segundo enfoque considera a controladoria como uma área do conhecimento humano com fundamen- tos, conceitos, princípios e métodos oriundos de outras ciências. A missão da controladoria é assegurar que a orga- nização tenha acesso a um sistema de informações que habilite os executivos a tomarem o melhor curso de ação entre as alternativas apresentadas. A continuidade da empresa depende, pois, de uma controladoria ágil e eficiente. Mosimann e Fisch (1999, p. 90 apud Kanitz 1976, p. 7-8), relacionam as funções da controladoria direta- mente com a direção e implantação dos sistemas de: Informação – compreendendo os sistemas x contábeis e financeiros, pagamentos e rece- bimentos, etc. Motivação – referente aos efeitos dos sistemas x de controle sobre o comportamento das pes- soas diretamente atingidas. Coordenação – visando centralizar as informa- x ções com vistas à aceitação de planos sob o ponto de vista econômico e à assessoria da direção da empresa, não somente alertando para situações desfavoráveis em alguma área, mas também sugerindo soluções. Avaliação – com o intuito de interpretar fatos x e avaliar resultados por centro de resultado, GESTãO ECONôMICA E CONTROLADORIA | 11 | por área de responsabilidade e desempenho gerencial. Planejamento – de forma a determinar se os x planos são consistentes ou viáveis, se são aceitos e coordenados e se realmente poderão servir de base para uma avaliação posterior. Acompanhamento – relativo à contínua verifi- x cação da evolução dos planos traçados para fins de correção de falhas ou revisão do pla- nejamento. Em todos os autores pesquisados, faz-se referência à controladoria como sendo responsável por informa- ções para tomada de decisão econômica e que deve estar em sintonia com as funções principais do processo administrativo, como planejar, organizar, coordenar e controlar. Perez Junior et al. (1997, p. 35) entendem que atuação da controladoria envolve a compilação, síntese e análise das informações geradas e não a responsabili- dade por sua elaboração. Sua função básica, segundo o autor, é garantir que tais informações sejam preparadas e distribuídas oportunamente dentro da entidade. Para uma utilização eficaz do conceito de contro- ladoria, esta deve ser implementada na empresa como órgão administrativo, englobando as áreas contábil e de custos, financeira, orçamentária e tributária. Dessa forma poderá executar com eficiência a função de implementar e manter um adequado sistema de informações geren- ciais. O enfoque dado à controladoria como uma área do conhecimento humano, ou a ciência contábil evo- luída, oferece o embasamento técnico/científico para a atuação desta como uma área administrativa. A controladoria é um órgão administrativo com a incumbência de assegurar que a organização tenha acesso a um sistema de informações que habilite os executivos a tomarem o melhor curso de ação entre as alternativas apresentadas, englobando as áreas con- tábil e de custos, financeira, orçamentária, tributária, entre outras. É unânime a referência à controladoria como sendo responsável por informações para a tomada de decisão econômica e que deve estar em sintonia com as fun- ções principais do processo administrativo, como plane- jar, organizar, coordenar e controlar. Sendo assim, a controladoria tem por função a geração e a distribuição de informações úteis ao pro- cesso decisório, e deve possibilitar o acompanhamento dos planos, objetivos e metas definidos em cada instân- cia da organização, promovendo igualmente a sinergia entre as áreas. Visualizando-se a controladoria como uma área de apoio às diversas unidades de uma empresa, não se pode desconsiderar que a realidade de uma gestão empresa- rial é complexa e requer um entendimento, por parte do controller, de como essa gestão é conduzida, qual é o pensamento que permeia as ações dos principais ges- tores e como estes se posicionam frente a determinadas situações críticas. Na impossibilidade de se conseguir interpretar essa realidade, é utilizada a concepção de modelos. Modelos são representações da realidade. Se fossem tão complexos e difíceis de controlar como a realidade, não haveria nenhuma vantagem em utilizá-los. Os modelos simplificam a realidade e, assim, é possível desenvolvê-los e aplicá-los na previsão e explicação de fenômenos com alto grau de precisão. 4.2 Modelo de gestão Toda empresa possui um modelo de gestão, que pode ser explícito ou não. É um fator determinante de como os gestores tratam dos problemas estratégicos e operacionais da organização. Mosimann e Fisch (1999, p. 29) ensinam que entendido o modelo como a repre- sentação abstrata e simplificada de objetos, sistemas, processos ou eventos reais, pode-se entender então modelo de gestão como sendo a “representação abs- trata, por meio de ideias, valores e crenças, expressas ou não por meio de normas e regras que orientam o processo administrativo da empresa”. Segundo os mesmos autores, o modelo de gestão envolve ainda objetivos, princípios organizacionais, prin- cípios de delegação de poder e princípios de avaliação de desempenho e é ideal que o processo de gestão (planejamento, execução e controle) que faz parte do modelo, seja dinâmico, flexível e oportuno, isto é, que seja adaptável às mudanças, com estilo participativo, voltado para a eficácia empresarial. Representa a forma pela qual a empresa irá desen- volver seu negócio. É decorrente da missão estabelecida e dos propósitos e objetivos a serem alcançados. AuDITORIAE PERíCIA CONTáBIL | 12 | Para Figueiredo e Caggiano (1997, p. 30), modelo de gestão pode ser conceituado como um conjunto de princípios e definições que decorrem de crenças específicas e traduzem o conjunto de ideias, crenças e valores dos principais executivos, impactando assim todos os demais subsistemas empresariais; é, em síntese, um grande modelo de controle, pois nele são definidas as diretrizes de como os gestores vão ser avaliados, e os princípios de como a empresa vai ser administrada. Como se pode ver pela definição dos autores, o modelo de gestão é influenciado pela missão organiza- cional e obviamente que as crenças e valores dos ges- tores principais exercem uma influência enorme sobre o tipo de gestão adotada. Segundo Nakagawa (1993, p. 39), o modelo de gestão é dependente na sua implementação e efetivi- dade, de que a empresa interaja adequadamente com seu ambiente externo, e que seus subsistemas que compõem o sistema empresarial cumpram suas fina- lidades. Nesse caso, conforme o autor, “fecham-se os contornos de um sistema ideal de gestão, asseguran- do-se a disponibilidade e manutenção de um sistema de informações capaz de dar adequado suporte e apoio aos processos de gestão e operações da empresa” (NAKAGAWA, 1993, p. 39). O Modelo de Gestão é caracterizado como um subsistema do Sistema Institucional, correspondendo a um conjunto de princípios a serem observados que assegurem: a redução do risco do empreendimento no x cumprimento da missão e a garantia de que a empresa estará sempre buscando o melhor em todos os sentidos; o estabelecimento de uma estrutura de opera- x ção adequada que possibilite o suporte reque- rido às suas atividades; a orientação geral dos esforços por meio de x um estilo e ‘filosofia’ de trabalho que criem ati- tudes construtivas; a adoção de um clima motivador e o engaja- x mento de todos, principalmente dos gestores, em torno dos objetivos da empresa e das suas atividades; a aferição se a empresa está cumprindo sua x missão ou não, se foi feito o que deveria ter sido em termos de produtos, recursos e esfor- ços, e se, o que não foi, está sendo corrigido ou aperfeiçoado. Percebe-se por meio desses conceitos que o modelo de gestão existente na organização deve pro- porcionar a condição de que todos os processos sejam adequadamente avaliados, no momento certo e na qua- lidade necessária. Para evitar que sejam tomadas decisões conflitantes com os objetivos principais da empresa, é que se deve definir um modelo de gestão e este deve integrar-se com o modelo de decisão, informação e mensuração. 4.2.1 Modelo de decisão Modelo de decisão é a ferramenta utilizada pela gestão para a escolha da melhor alternativa entre dife- rentes cursos de ação e, também, para a avaliação das consequências que resultarão da seleção de determi- nada alternativa. Segundo Mosimann e Fisch (1999, p. 55), o modelo de decisão volta-se para o futuro, tratando-se também do modelo que orienta a tomada de decisões no planejamento do próprio sistema de informações. Os autores definem decisão como sendo a escolha de uma ação (ou um curso de ações) em um determinado ponto do tempo. Para Figueiredo e Caggiano (1997, p. 33), para que o objetivo da empresa seja alcançado conforme planejado, é necessário que sejam definidos modelos que uniformizem a busca de objetivos organizacio- nais. Para os autores citados, o objetivo do modelo de decisão é “alcançar a otimização do resultado em termos de empresa e de áreas”. E ainda que “modelo de decisão é uma definição de como vão ser combina- dos cursos de ação para que determinado estado da natureza seja alcançado, é um molde para escolher a alternativa a ser objetivada” (FIGuEIREDO; CAGGIANO, 1997, p. 33). Numa organização estruturada em unidades de negócios, o modelo de decisão existente deve possuir características que o identifiquem com a respectiva unidade, em virtude de que é parte de um modelo de gestão que privilegia a descentralização na tomada de decisão. GESTãO ECONôMICA E CONTROLADORIA | 13 | A Controladoria serve-se de diversos modelos, os relatórios gerenciais, que expressam alternativas para a tomada de decisões. O Balanço Patrimonial é um modelo que informa como um patrimônio está constitu- ído e o valor desse patrimônio está sujeito a teorias que determinam a forma de apreensão, registro e divulgação dos itens que compõem sua estrutura. Segundo Figuei- redo e Caggiano (1997, p. 33), “Modelo de decisão é uma definição de como vão ser combinados cursos de ação para que determinado estado da natureza seja alcançado, é um molde para escolher a alternativa a ser objetivada. Nesse sentido, a decisão será tomada pela ação que produzir o melhor resultado”. Os gestores não deveriam tomar decisões ape- nas intuitivamente, aleatórias, sem nenhum critério sem antes ter um balizador, ou seja, um estudo, um modelo, em que eles pudessem discutir sobre qual a melhor alternativa frente a um determinado problema. Para Mosimann e Fisch (1999, p. 55), O modelo de decisão é o instrumento utilizado pela gestão para predição das consequências que advirão nas alternativas disponíveis e para a escolha da melhor alternativa. Volta-se, portanto, para o futuro. Trata-se, também, do modelo que orienta a tomada de decisões no planejamento do próprio sistema de informações. A empresa que discute sua situação interna, sua posição perante seus concorrentes, tem menos pro- babilidade de ficar fora de seu ramo de atividade, e a ferramenta que ela deveria utilizar é um modelo de deci- são, que pode auxiliar os seus gestores a visualizarem problemas futuros, que podem auxiliá-los na correção de problemas no decorrer do processo e lhe apontam alternativas que ajudarão a melhorar seu próprio sis- tema de informações. É inquestionável a necessidade da empresa ter um modelo de decisão, para que possa se direcionar. A manutenção de uma empresa dentro de um determinado ramo de atividade nunca foi fácil, mas com as mudanças aceleradas na economia, empresas que têm perfil de amadoras, ou seja, sua gestão ainda não se profissionalizou, com certeza a tendência é desa- parecerem do mercado ou serem arrebatadas por outra melhor estruturada. Decisão é a escolha de uma ação em um determi- nado ponto do tempo. Os elementos de uma decisão são: a) o tomador de decisões – o indivíduo ou grupo que está tomando a decisão; b) os objetivos – fins bus- cados pelo tomador de decisões quando efetua sua escolha; c) o sistema de valor ou preferências relativo aos critérios utilizados pelo indivíduo ou grupo quando toma as decisões; d) as estratégias – os diferentes cur- sos de ação que o indivíduo ou grupo pode escolher com base nos recursos sob seu controle; e) os estados ambientais – fatores que não estão sob o controle do indivíduo ou grupo, mas que afetam decisivamente na escolha da estratégia mais adequada; f) os resultados ou consequências – derivados de uma dada estratégica e de um dado estado ambiental; g) o ponto do tempo em que a decisão foi tomada. Segundo Anthony (1974, p. 273), no modelo deci- sório devem estar relacionados alguns procedimentos úteis para a resolução da maioria dos problemas: definir o problema; x definir as soluções alternativas mais prováveis; x medir e pesar aquelas consequências de cada x alternativa que podem expressar-se em termos quantitativos; avaliar aquelas consequências que não podem x ser expressas em termos quantitativos e pesá- las em face de outras ou em face das conse- quências e medidas; chegar a uma decisão. x 4.2.2 Modelo de informação O modelo de informação tem como função principal proporcionar a adequação do sistema de informação ao processo de decisão (FIGuEIREDO; CAGGIANO, 1997, p. 34). Essemodelo deve fornecer informações ade- quadas aos gestores para que estes possam definir-se por alternativas consistentes na tomada de decisões. Quanto melhor forem atendidas às necessidades infor- macionais dos gestores, mais eficaz será o modelo de informação. Para Mosiman e Fisch (1999, p. 59), o modelo de informação é aquele que se preocupa com a captação dos dados, seu tratamento (processamento) e a distri- buição da informação. O modelo de informação deve contemplar a pre- missa básica segundo a qual a informação deve habilitar AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 14 | a organização a atingir seus objetivos, utilizando-se dos recursos disponíveis, favorecendo a redução de incerte- zas na tomada de decisões. Deve ser uma preocupação da gestão de cada uni- dade de negócios que o modelo de informação possibi- lite a integração com as demais unidades e também com a controladoria. A área de controladoria deve procurar dotar cada unidade de negócios de uma infraestrutura de tecnologia de informação (hardware e software) que seja capaz de proporcionar a condição de atendimento das premissas do modelo de informação desejado. 4.2.3 Modelo de mensuração Mensurar está relacionado com o ato de medir, de calcular, de determinar valor a alguma coisa. Em contabi- lidade, mensuração é o processo de atribuição de valores monetários significativos a objetos ou eventos associados a uma empresa, obtidos de modo a permitir a agregação (tal como na avaliação total de ativos) ou desagregação, quando exigida em situações específicas. Modelo de mensuração, então, pode ser entendido como a forma que será utilizada pelo modelo de infor- mação para a atribuição de valores aos fatos ou eventos que, medidos, serão utilizados como informações úteis no processo decisório. A importância da mensuração reside na atribuição de valores numéricos a objetos ou eventos de caráter econômico, como base para a tomada de decisões. A mensuração de valores não monetários é um desafio para os gestores contemporâneos tendo em vista que as capacidades, tecnologias, conhecimentos e outros intangíveis, desenvolvidos pelas organizações resultam em aumento de seu valor de mercado, mas torna-se difícil retratá-los num modelo de informação tradicional. 4.3 Estrutura organizacional e áreas de responsabilidade 4.3.1 Divisionalização As organizações tendem a responder ao tamanho, à dispersão e à complexidade por meio da divisiona- lização. A divisão de uma organização em unidades autogeridas, cada uma com suas próprias operações de produção, desenvolvimento e comercialização, reduz para quaisquer das unidades a escala de complexidade a proporções mais administráveis; isso facilita a pronta adaptação de cada unidade ao seu ambiente externo. A divisionalização pressupõe a autonomia para a própria unidade definir os aspectos de negócios de seu exclusivo interesse, embora tal liberdade de ação não deva resultar em perda de oportunidade de maximiza- ção da riqueza total da organização. Porém, não se deve confundir “divisionalização” com “departamentalização”, pois esta aborda apenas a divisão da empresa em departamentos, que represen- tam a unidades mínimas administrativas, representada por homens e máquinas (na maioria dos casos), que desenvolve atividades homogêneas. Diz-se unidade mínima administrativa porque sempre há um respon- sável para cada departamento ou, pelo menos, deveria haver. Não é intrínseco ao conceito de departamentaliza- ção a autonomia e nem a responsabilidade do gestor pelos resultados específicos de sua área, a não ser que especificamente contemplados pelo modelo de gestão. Portanto, a departamentalização é inerente a qual- quer organização, pois refere-se à racionalização do trabalho, ao agrupamento de atividades comuns em tarefas específicas, para atingir o objetivo global da empresa. A divisionalização é uma opção que a orga- nização faz visando a exploração de nichos específicos de mercados, tendo como parâmetros diversos fatores, como diversidade de mercado, processo de produção e comercialização e tamanho. Há quatro tipos principais de áreas ou centros de responsabilidade, segundo a natureza das entradas com valor monetário, as saídas com valor monetário ou de ambas: centros de custos ou despesas, centros de resultado ou de lucro, centros de investimentos e uni- dades estratégicas de negócios. Essa classificação do tipo de área de responsabilidade está relacionada com a contribuição daquela determinada área com o resul- tado global da empresa. Viu-se que na departamentali- zação há um divisão em partes da empresa, conforme a função da área. A departamentalização é decorrência, portanto, da especialização de cada segmento da orga- GESTãO ECONôMICA E CONTROLADORIA | 15 | Só pode existir avaliação de desempenho sobre elementos e fatores de domínio do gestor. Essa é a ideia da controlabilidade. nização. Denominações como recursos humanos, con- tabilidade, tesouraria dizem respeito a homonegeidade de tarefas executadas em cada divisão da organização. A base para execução da contabilidade por responsabi- lidade é o conceito de controlabilidade. Em princípio, só devem ser contabilizados como eventos econômicos os elementos patrimoniais para um responsável, desde que ele tenha condições e poderes para tomada de decisão sobre eles. Só pode existir avaliação de desempenho sobre elementos e fatores de domínio do gestor. Essa é a ideia da controlabilidade. Já a divisionalização pressu- põe uma relação da área com o resultado da organiza- ção como será visto a seguir. 4.3.2 Centro de custos A definição de centros de custos como área de responsabilidade ocorre quando o gestor tem respon- sabilidade apenas sobre os custos e despesas inerentes à sua área. Embora todas as áreas executem determi- nados serviços e sejam passíveis de terem atribuídas a si determinadas receitas, nem sempre existe uma forma objetiva de valoração desses serviços. Nesses casos, atribui-se ao gestor responsável pela área apenas o controle e a avaliação baseados nos custos relativos ao respectivo centro. É o mais comum dos conceitos de área de responsabilidade. A responsabilidade atribuída a determinado gestor pelos custos imputados à sua área deve ser acompanhada da separação dos custos em controláveis e não controláveis. 4.3.3 Centro de resultados Esse tipo de conceito de área de responsabilidade é indicado quando é possível atribuir-se a determinada área o valor das receitas que esta gera. A vantagem desse conceito de centro de responsabilidade, em rela- ção ao do centro de custos, é a de que a motivação para o gestor é maior quando ele é avaliado pelo que agrega financeiramente ao negócio total da empresa (centro de resultado ou centro de lucro), e não apenas pelo que gasta (centro de custo). Claro está, portanto, que se é possível a mensuração e atribuição de uma receita a um centro, ele se enquadra como centro de lucro ou de resultado. 4.3.4 Centro de investimentos A caracterização de uma área como centro de investimento representa o último estágio na descentra- lização do processo de tomada de decisão. Nesse tipo de área de responsabilidade, o gestor é responsável não só pelos custos e resultados de sua área, mas tam- bém pelos capitais investidos na sua divisão. O centro de investimentos é o melhor conceito de centro, pois o lucro deve ser relacionado com o que foi investido, a fim de se obter a lucratividade relativa. A dificuldade para avaliação de desempenho por meio do centro de investimento é que se torna muitas vezes difícil mensu- rar adequadamente o valor dos investimentos em cada área respectiva. 4.3.5 Unidade de negócios A divisionalização em centros de responsabilida- des é necessária e útil paraque a organização possa estruturar-se de forma que todas as suas áreas e atividades possam ser adequadamente avaliadas. A mensuração do desempenho operacional é depen- dente do modelo de gestão adotado e um dos com- ponentes do modelo de gestão é o estilo de gestão. Esse estilo de gestão retrata a filosofia dos gestores principais em termos de centralização ou descentrali- zação do poder de decisão, e também da distribuição da informação aos setores envolvidos em determi- nado processo. A avaliação de desempenho deve fornecer a condi- ção de que seja informado quão próximo ou distante do objetivo está o gestor responsável por alguma área ou atividade. Deve, igualmente, demonstrar a eficiência com que determinada área ou processo consome recursos, numa estruturação por centros de custos ou mensurar o valor com que uma área contribui para o resultado global da empresa, numa estruturação por centro de resultados ou unidades de negócios. Pode-se concei- tuar unidade de negócios como sendo um segmento da companhia que possui clientes definidos, para os quais seus produtos e serviços satisfazem suas necessidades, e estes são produzidos e distribuídos conforme especí- ficas tecnologias. AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 16 | As unidades de negócios possuem duas carac- terísticas essenciais: independência operacional e acesso a produtos e mercados, pois na verdade representam um agrupamento de atividades que tenham amplitude de um negócio e atuem com per- feita interação com o ambiente. Figura 3 A contabilidade gerencial e os relatórios gerenciais para acompanhamento dos negócios. sim sim Possui investimentos específicos? gera resultado (receita e custo)? sim Mercado, produto e processo específico? não nãonão Centro de resultados Centro de investimentos unidade estratégica de negócios Centro de custos Centro de responsabilidade Para uma utilização eficaz dessa ferramenta, é necessário que os usuários da informação (administrado- res e empresários) tenham um conhecimento relativo em conceitos de contabilidade financeira, de custos e, é claro, de contabilidade gerencial. Observe que a relação custo X benefício na construção da informação deve ser favorável, ou seja, o custo para se obter a informação não pode ser maior do que o seu valor para a entidade. Pode-se entender então que o objetivo funda- mental da contabilidade gerencial é fornecer, aos inte- ressados (sempre lembrando que estes são internos à organização), relatórios gerenciais que contenham informações de natureza financeira, física e de produ- tividade para possibilitar a estes a escolha da melhor alternativa numa decisão, visando a criação de valor para o negócio. GESTãO ECONôMICA E CONTROLADORIA | 17 | Figura 4 A controladoria e o processo de gestão empresarial. ação empreendida para implementar o plano ação empreendida para implementar o planoDecisões de alterar as operações ou revisar os planos Decisões de recompensa ou de punição dos gerentes Comparação entre resultados planejados e resultados reais Plano redultados avaliação O processo de gestão é extremamente dinâmico e recorrente, sendo que a controladoria deve acompanhar sistematicamente essa dinâmica para controlar, mensu- rar e informar os reflexos econômicos e financeiros de cada ação empresarial executada. Controladoria como apoio ao processo decisório. Relevância. Atributos da informação gerencial. A contabilidade gerencial é conceituada como o processo de identificação, mensuração, acumulação, análise, preparação, interpretação e comunicação de informações financeiras utilizadas pelos gestores da empresa para planejar, avaliar, controlar e assegurar uso apropriado e responsável dos recursos. Identificação é o processo de reconhecimento e avaliação de transações empresariais e outros eventos econômicos. Mensuração diz respeito ao uso de critérios para atribuição de valores econômicos. Acumulação é a definição de abordagens padronizadas e consistentes para registrar e classificar transações empresariais apropriadas. A análise compreende uma verificação sistemática dos reflexos financeiros e econômicos das transações registradas e acumuladas. Comunicação é a distribui- ção de informações pertinentes para a administração e outros para uso interno e externo. Avaliação compreende o julgamento das implicações de eventos históricos e esperados e ajuda na escolha do melhor curso de ação, incluindo a tradução de dados em tendências e relações e, por fim, o controle implica em assegurar a integridade da informação financeira relativa às atividades e aos recursos da empresa, monitorando o desempenho para eventuais ações corretivas. Muito se discorre sobre a informação gerencial. Tem-se que informação é uma combinação de dados ou quaisquer elementos que, isoladamente, não indu- zem o gestor a uma ação. A informação, portanto, tem como função essencial a motivação do gestor para agir. Quando a informação cumpre determinados requisitos que tornam útil para uma decisão, diz-se que é uma informação gerencial. Nesse caso, ela conduz o decisor a uma ação que agrega valor à empresa. O fluxo gráfico a seguir demonstra de forma mais técnica esse pressuposto: informação para uma melhor decisão. AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 18 | Figura 5 responsáveis pelas tomadas de decisões Benefício > Custo Compreensibilidade utilidade na tomada de decisões Materialidade Confiabilidaderelevância restrição geral Qualidades específicas a usuários Qualidades específicas a decisões 1. verificabilidade 2. Fidelidade de representação 3. neutralidade 4. Oportunidade 5. valor preditivo 6. valor como feedback Pode-se entender pelo gráfico disposto anterior- mente que o início de um pensamento gerencial em controladoria se dá pela figura do usuário. É ele que agindo gerencialmente vai necessitar de informações que subsidiem suas decisões. A área de controladoria2, responsável pela implementação do sistema de conta- bilidade gerencial, verificará se é possível atender ao solicitado pelo usuário, observando a relação custo X benefício da informação objeto da solicitação. Não obs- 2 Você pode estar se perguntando: afinal de contas: qual a diferença entre a contabilidade gerencial e a controladoria? O enfo- que dado à controladoria modernamente (recomenda-se a leitura atenta do material e da bibliografia indicada na disciplina “Controla- doria Corporativa”), é de que esta deve ser caracterizada como uma área administrativa da empresa, ficando responsável pelo sistema de informações gerenciais existente. Portanto, pode-se entender que a contabilidade gerencial é um dos produtos da controladoria. Nesse caso, como foi visto, a função da contabilidade gerencial é produzir relatórios gerenciais tendo como instrumento o sistema de informa- ção gerencial citado. tante às dificuldades encontradas para avaliar tal relação, é importante que não se perca de vista essa análise, pois se for desfavorável deve-se descartar a possibilidade de construção dessa informação. Se o benefício da informação é maior que seu custo de processamento e distribuição, deve-se na sequência avaliar sua compreensibilidade, ou seja, a condição que essa proporciona de ser efetivamente compreendida pelo usuário, que poderá, nesse caso, fazer dela um melhor uso. A compreensibilidade deve ser analisada também em relação ao perfil do usuário, pois seguidamente percebe-se que a não compreensão ou uma compreensão limitada de em relatório geren- cial, ocorre em virtude de falta de preparo do usuário e não, necessariamente, por características intrínsecas das informação. Nesse caso, recomenda-se um treinamento prévio para as pessoas que utilizarãoos relatórios. GESTãO ECONôMICA E CONTROLADORIA | 19 | Se a informação é compreensível, então, pode-se considerar que “poderá” ser útil nas tomadas de deci- sões. Por que “poderá” ser útil? Porque tem-se que verificar se contém características que a tornam segura e eficaz para motivar adequadamente uma decisão. Pri- meiro se analisa sua relevância, ou seja, a importância dela para sugerir o melhor caminho entre alternativas disponíveis ao decisor. A relevância é percebida quando a informação oportuna, requisito também chamado de tempestividade. É a informação que está disponível no momento adequado para a decisão. A oportunidade é avaliada também com relação ao valor preditivo da informação, melhor dizendo, se toda a decisão tem impacto futuro então toda a informação tem que obser- var os impactos dessas decisões para um dado futuro almejado. Relatórios orçamentários são exemplos disso. Relatórios que informem as margens de contribuição de produtos e serviços também. A confiabilidade é outro atributo que deve ser veri- ficado como inerente à uma informação gerencial. uma informação é confiável quando pode ser “rastreada”, testada. Nisso reside a importância de que as infor- mações sejam produtos de sistemas estruturados de informações, possibilitando o acesso e a reconstrução das mesmas no momento que desejarmos. A fidelidade de representação significa que, na medida do possível, os valores monetários (por exemplo) que representam os eventos e elementos informados devem expressar o mais fielmente a essência econômica desses ele- mentos. Esse aspecto fica facilitado na contabilidade gerencial porque esta não está sujeita a critérios padro- nizados de avaliação monetária, como ocorre com a contabilidade financeira. Neutralidade é uma característica importante, pois recomenda-se que a informação gerencial promova a motivação do gestor para decidir, pelo seu conteúdo e forma e não por eventuais distorções motivadas por interessados escusos de determinada pessoa ou área. O limite de reconhecimento para tratamento e reconhecimento de uma informação é sua materiali- dade. Se o valor do elemento informado é imaterial não se deve, por uma questão de objetividade e raciona- lização de custo, dar um tratamento especial. Não se deve esquecer, entretanto, que materialidade é conceito que deve ser verificado caso a caso. um determinado valor pode ser imaterial para o banco Bradesco, mas se constituir grandeza considerável para uma pequena ou média empresa. Sistema de informação contábil: sistemas e subsis- temas. Sistema de informação de apoio às operações. Sistemas de informação de apoio à gestão. 4.4 Eficácia empresarial Eficácia diz respeito a resultados, a produtos decor- rentes de uma atividade qualquer. Trata-se da escolha da solução certa para determinado problema ou neces- sidade. A eficácia é definida pela relação entre resulta- dos pretendidos/resultados obtidos. uma empresa efi- caz coloca no mercado o volume pretendido do produto certo para determinada necessidade. O Sistema de Informação Gerencial deve estar preparado para apresentar informações que ofereçam condições de se fazer comparações com concorrentes, produtos, pesquisa de necessidades mercadológicas, etc. Dessa forma, o sistema estará contribuindo para que a empresa seja eficaz pela utilização de seus recur- sos, e possa vir a ser eficiente pela utilização de seu sis- tema, que estará contribuindo pela busca de melhores resultados para a empresa. Ainda segundo Bio (1985, p. 20): Eficiência diz respeito a método, o modo certo de fazer as coisas. É definida pela relação entre volumes produzidos/recursos consumidos. uma empresa eficiente é aquela que conse- gue o seu volume de produção com o menor dispêndio possível de recursos, portanto, ao menor custo por unidade produzida. A eficácia de uma empresa está no seu atendimento à necessidade do ambiente, tanto quantitativa e qualita- tivamente. A eficiência, nesse caso, está na quantidade de recursos despendidos no processamento interno ao sistema para produzir um volume de produtos, bens ou serviços. Para explicar o que é uma empresa, muitos autores utilizam a visão sistêmica, mostrando a influência e intera- ção entre os elementos externos e os internos. A empresa é um sistema composto de recursos econômicos, finan- ceiros, humanos, materiais e tecnológicos que intera- gem com a sociedade por meio das variáveis exógenas (política, economia, tecnologia, concorrência, etc.). AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 20 | A soma de todos dos recursos internos interagindo com o ambiente externo por meio de suas variáveis, e este influenciando na empresa, mostram-nos como a empresa representa bem o sistema aberto. 4.4.1 Sistema de informação econômico e financeiro A partir do momento que tem-se em mãos os relatórios gerados informando sobre o desempenho das áreas da empresa, isso fará com que o planeja- mento estratégico da informação se reformule já que o mesmo não é estanque, para que a empresa não perca mercado, esteja sempre competitiva, independente de políticas do governo. A informação precisa estar sempre sofrendo atualizações para que os gestores que dela se utilizam tenham segurança quando das decisões que vão tomar. O suporte à decisão é uma característica funda- mental para qualquer sistema de informação que pre- tenda ser útil à gestão empresarial. Nesse caso, deve-se considerar que, sendo o sistema de informação contábil o maior componente do sistema de informação geral, pois absorve todas as atividades que geram valores, deve ter um tratamento especial na definição do sistema de informação. Conforme Mosimann e Fisch (1999, p. 54), sis- tema de informações pode ser conceituado como uma rede de informações cujos fluxos ali- mentam o processo de tomada de decisões, não apenas da empresa como um todo, mas também de cada área de responsabilidade. O conjunto de recursos humanos, físicos e tec- nológicos que o compõe transforma os dados captados em informações, com a observância dos limites impostos pelos usuários quanto ao tipo de informação necessária a suas decisões, condicionando, portanto, a relação dos dados de entrada. Tais limites evidenciam a intenção dos usuários quanto à determinação dos sacri- fícios que devem ser feitos para se obter um retorno esperado de suas decisões, tomadas em condições de incerteza. O conceito acima evidencia uma nova fase na con- juntura das organizações e que os sistemas de informa- ções devem contemplar, que é a abundância de infor- mações. O elevado número de dados à disposição do executivo faz com que a primeira preocupação deste seja com a segregação de que tipo de informação aces- sará no sistema em uso. Podem-se classificar os sistemas de informações empresariais em dois grandes grupos perfeitamente inter-relacionados: Sistemas de apoio às operações – são siste-1 | mas processadores de transações. Processam transações correntes, como compras, fatura- mento, contas a receber. Sistemas de apoio à gestão – representam um 2 | auxílio aos processos decisórios, com frequ- ência assistemática de processamento. Dão apoio às avaliações e aos julgamentos dos gestores e aumentam a eficácia de seu pro- cesso decisório. Esses dois grupos de sistemas de informações mencionados complementam-se a partir da identifica- ção, armazenamento, processamento e comunicação da informação requerida pelos seus usuários, por meio de um banco de dados comum que atende às duas categorias de necessidades. O objetivo principal de um sistema de informação econômico financeiro é proporcionar aos gestores a otimização no uso dos recursos, pois como afirmam Figueiredo e Caggiano (1997, p. 34) “o propósito básico de um sistema de informações éhabilitar a organização a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis”. A arquitetura desse sistema deve atender a dois pressupostos básicos, para que ofereça o retorno requerido pelos gestores e usuários do sistema, quais sejam: a) sua necessidade como informação e b) seu planejamento e controle. Componentes são as partes em que se divide o sistema global, são os subsistemas. Riccio (1994, p. 39) afirma que “um sistema de informação terá tantos subsistemas quantos sejam necessários para cumprir os seus objetivos propostos” e “os subsistemas também possuem as mesmas caracte- rísticas do sistema, isto é, também têm a sua finalidade (objetivos) e medidas de rendimento”. Disso conclui-se que qualquer problema criado num subsistema há o risco de comprometer a eficácia do sistema como um todo. GESTãO ECONôMICA E CONTROLADORIA | 21 | Churchman, citado por Riccio (1994, p. 39), assim se posiciona sobre a importância do raciocínio sobre os componentes: “a finalidade última do pensamento em relação aos componentes é descobrir esses componen- tes (missões), cujas medidas de rendimento são verda- deiramente relacionadas com a medida do rendimento do sistema global”. O sistema de informação contábil gerencial deve abranger todas as áreas que geram valores, monetá- rios e físicos, na empresa. Como exemplo, o fluxo dos dados deve iniciar pela área de compras, passando pela fabricação, área comercial e atingir o fim na tesouraria, quando do recebimento dos valores. A abrangência do sistema de informação contábil deve significar que todos os elementos das várias dis- ciplinas que compõem a contabilidade gerencial devem ser incorporados pelo sistema de informação contábil. Conforme Padoveze (1996, p. 57), os componentes do sistema contábil de informação são: áreas contábeis; x contabilidade financeira; x custos; x administração financeira e orçamentos x áreas não contábeis; x dados quantitativos; x análises quantitativas. x Todo modelo de sistema de informação deve ser formatado para atender às necessidades da empresa, no curto e no longo prazo, visando acelerar o processo de tomada de decisão e objetivando cumprir as finalida- des de planejamento e controle das organizações. A escrituração não realiza sua função plena senão quando se dispõe a servir o empresário. O empresário está continuamente adiantando seu capital, recuperando-o mais tarde; ele não apenas se desincumbe da obrigação que lhe é atribuída, mas também seleciona riscos com o fito de lucro; seu interesse reside em saber qual foi o lucro, a fim de julgar o acerto de haver arriscado seu capital naquela hora, daquela maneira e naquele lugar. Só quando a contabilidade passa a servir tal pessoa e tais problemas é que ela realiza a sua finalidade. A C. Littleton. O sistema de informações numa organização empresarial deve gerar informações que possibilitem o controle operacional e financeiro dos diversos serviços e produtos e igualmente permitir a análise de desem- penho de cada elemento gerador de resultado (área, produto, atividade, etc.). 4.5 Relatórios gerenciais Relatórios gerenciais são exposições, sintéticas e analíticas, que servem de instrumentos para subsidiar as decisões dos gestores. Constituem-se em modelos que representam dadas realidades, para a condução de uma gestão empresarial adequada. Têm por objetivo reportar informações acerca de eventos, adequadamente mensurados, para que o processo decisório possibilite o atingimento da eficácia empresarial. Proporcionam, entre outros, a comparação entre o desempenho orçado e o realizado. Li (1977) afirma que os relatórios administra- tivos gerenciais objetivam fornecer pistas úteis para res- ponder às seguintes perguntas: nossos custos estão sob controle? Em caso negativo, em que ponto o custo saiu da linha e onde é necessária atenção? Quem é o res- ponsável? Como podemos remediar a situação? Quem está trabalhando melhor do que o esperado e merece reconhecimento financeiro ou de outra espécie? O conteúdo do relatório gerencial, obviamente, são as informações gerenciais. E assim como a informação gerencial possui certos requisitos, estes estão presentes também nos relatórios gerenciais, pois devem ser opor- tunos, estando disponíveis no momento requerido pelo gestor, para apoiar sua decisão. Igualmente, devem ser comparativos, apresentando os desempenhos reais e os esperados, procurando alertar para áreas ou produtos onde as variações sejam mais significativas e onde se necessita mais urgentemente de correções ou ajustes. Anthony (1974) afirma que o período adequado de controle é o mais curto período de tempo em que a admi- nistração pode intervir utilmente e em que sejam prováveis as mudanças significativas no desempenho. O período é diferente, segundo o autor, para centros de responsa- bilidades diferentes e para itens diferentes nos centros de responsabilidade. Centro de responsabilidade é uma divisão da empresa que tem um responsável com nível desejado de autoridade. Os relatórios sobre a execução total, especialmente aqueles que se encaminham para os altos níveis da administração, muitas vezes são mensais, trimestrais, mas em certos casos devem ser diários. Fundamental também é que o relatório administra- tivo ou gerencial seja analítico. Fornecendo as causas AuDITORIA E PERíCIA CONTáBIL | 22 | prováveis das variações, pode mais facilmente chamar a atenção da administração para as deficiências porven- tura constatadas e relatadas. Deve ser pertinente, repor- tando apenas informações a partir das quais a gestão da empresa possa agir, devendo ser conciso. A concisão implica em que deve-se dar ênfase a questões relevan- tes, economizando tempo de leitura e obtendo melhor compreensão do seu conteúdo. Os gestores envolvem-se, cotidianamente, com a tomada de decisões e necessitam, constantemente de informações que possam reduzir a incerteza na esco- lha da alternativa mais adequada no contexto. Para isso valem-se dos relatórios gerenciais, que são estruturas informativas com determinadas características e que, de certa forma, materializam os modelos utilizados para a gestão de valor na empresa. Pode-se transformar um relatório com contábil tra- dicional, por exemplo, a demonstração do resultado do exercício, com um formato estabelecido pela legislação societária (Lei 6.404/76), para um formato gerencial, que contenha informações com características próprias para apoiar o gestor no processo decisório. Figura 6 O processo de decisão e o papel da informação. feedback Método de predição Modelo de Decisão Implementação e avaliação Informação relevante Outras informações Predições como entradas para o modelo de decisão Decisões por gestores com o apoio do modelo de decisão O gráfico acima demonstra o fluxo de decisões com base em informações (que devem ser gerenciais), utilizando-se de um adequado modelo de decisão. Modelo de decisão é qualquer método utilizado para se fazer uma escolha entre alternativas apresentadas. Tal modelo deve contemplar a reflexo econômico e finan- ceiro (em decisões dessa natureza) de cada alternativa que se apresenta. GESTãO ECONôMICA E CONTROLADORIA | 23 | 4.6 Avaliação de desempenho e resultado O termo desempenho caracteriza uma ação de cumprir ou desenvolver, da melhor forma possível, aquilo que se objetiva ou que estava de algum modo compro- missado. O desempenho na organização empresarial ocorre nos seus processos e por meio da interação sinérgica de várias perspectivas. Desempenho está ligado aos conceitos de eficiência e eficácia, necessários como padrões para mensuração do desempenho, e está relacionado com a execução de uma atividade ou de um conjunto
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