Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
Arquivologia Apontamentos de Aulas 1/2 Gabriela Garcia 2009 Surgimento e Importância da Arquivologia A escrita é filha da Arquivologia, assim como a Arquivologia é filha da escrita. O desenvolvimento da escrita surge da necessidade de registro de atividades administrativas. Conceitos Fundamentais de Arquivologia Arquivologia = Arquivística Ciência / Disciplina / Técnica Tem por objetivo o conhecimento dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização. Arquivo “conjunto de documentos que, independente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas” Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996. Conceitos Fundamentais de Arquivologia Conceitos Fundamentais de Arquivologia “Consideram-se ARQUIVOS, para fins desta lei, os conjuntos de documentos PRODUZIDOS e RECEBIDOS por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (Lei nº 8.159, de 08-01-1991. Art. 2º) Conceitos Fundamentais de Arquivologia O termo “ARQUIVO” também é utilizado para: –instituição de custódia –unidade administrativa –móvel –imóvel Conceitos Fundamentais de Arquivologia A natureza dos arquivos é administrativa, é jurídica, é informacional, é probatória, é orgânica, é serial, é contínua, é cumulativa. A soma de todas estas características faz do arquivo uma instituição única e inconfundível” (BELLOTTO, 2005) FINALIDADE DO ARQUIVO A principal finalidade do arquivo é servir à ADMINISTRAÇÃO, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da HISTÓRIA. Acervo: Totalidade de documentos. Conceitos Fundamentais de Arquivologia DOCUMENTO = SUPORTE + INFORMAÇÃO DOCUMENTO Unidade de registro de informações, em qualquer suporte ou formato - suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa. INFORMAÇÃO Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos em um documento. SUPORTE Material no qual são registradas as informações. Dicionário de Terminologia Arquivística – Arquivo Nacional, 2005. Material sobre o qual as informações são registradas Ex: Fita magnética, película filmográfica, papel, pergaminho, papiro etc. S UPORTE Conceitos Fundamentais de Arquivologia DOCUMENTO de ARQ UI VO Informação registrada produzida e mantida por uma instituição ou pessoa ao longo de suas atividades administrativas, com valor de prova. São fortemente ancorados nos princípios da proveniência, da organicidade, unicidade e da indivisibilidade. Conceitos Fundamentais de Arquivologia • ARQUIVO • BIBLIOTECA • MUSEU • CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO Ver: BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: 1991 (pg. 43) Características dos Arquivos: Os documentos NÃO são objeto de COLEÇÃO (escolha artificial) e sim da acumulação natural, no decurso de atividades administrativas. Características dos Arquivos: A classificação aplicada a cada arquivo respeitará as particularidades da instituição produtora. Não há um arranjo pré- estabelecido. Características dos Arquivos ORGAN I CI DADE Os documentos apresentam uma significação orgânica entre si. São desprovidos de autonomia e retiram sua autenticidade do inter- relacionamento entre os itens documentais. “Qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas.” (BELLOTTO, 2004) Características dos Arquivos AUTENTI CI DADE Qualidade de um documento quando preenche as formalidades necessárias para que se reconheça sua proveniência, independentemente da veracidade do respectivo conteúdo (DTA, 1996). Características dos Arquivos UNICIDADE Os documentos existem em exemplar único ou em limitado número de cópias. Mesmo em réplica, os documentos cumprem funções diversas, em locais diferentes, conservando seu caráter único, em função do contexto de produção. Características dos Arquivos NATURALIDADE (cumulatividade / serialidade) O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. É a sedimentação da produção documental ao longo do tempo. Classif icação dos Arquivos: Entidades mantenedoras: • Públicos • Privados* Questão (FUNIVERSA – APEX - 2006) Por seus mantenedores, o arquivo pode ser classificado de 4 maneiras. Assinale aquela que não é uma classificação de arquivo. A) Públicos. B) Institucionais. C) Comerciais. D) Familiares ou pessoais. E) Gerais ou centrais. PRI NCÍ PI O DA PROVEN I ÊNCI A = RES PEI TO AOS FUNDOS F r a n ç a – 1 8 4 1 . “C o n s i s t e e m d e i x a r a g r u p a d o , s e m o s m i s t u r a r c o m o u t r o s , o s a r q u i v o s [...] p r o v e n i e n t e s d e u m a a d m i n i s t r a ç ã o , d e u m e s t a b e l e c i m e n t o o u d e u m a p e s s o a f í s i c a o u j u r í d i c a ” M i c h e l D u c h e i n Conceitos Fundamentais de Arquivologia Conceito de Fundo de Arquivo É o c o n j u n t o d e d o c u m e n t o s d e t o d a n a t u r e z a , q u e q u a i s q u e r c o r p o s a d m i n i s t r a t i v o s , p e s s o a s f í s i c a s o u j u r í d i c a s t e n h a m r e u n i d o , a u t o m á t i c a e o r g a n i c a m e n t e , e m r a z ã o d e s u a s f u n ç õ e s o u a t i v i d a d e s . Conceitos Fundamentais de Arquivologia classificação: seqüência de operações que visam distribuir os documentos, em observância às diversas estruturas, funções, atividades e/ou tipos documentais de um organismo; atribuição de grau de sigilo a determinado documento. Ver arranjo. CLAS S I FI CAÇÃO • Plano de Classificação: esquema pelo qual se processa a classificação de um arquivo, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do conjunto documental. • Definido também como o instrumento de controle resultante da fase de identificação, que reflete a organização de um conjunto documental e apresenta os dados essenciais de sua estrutura. CLAS S I FI CAÇÃO • Exemplo: PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO • ESTADO DE SÃO PAULO: ATIVIDADES-MEIO • • Função: 01 ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA • Subfunção: 01.01 Ordenamento jurídico • Atividade: 01.01.01 Elaboração de atos normativos • Documentos: • 01.01.01.01 Decreto, estatuto, código, regulamento, regimento, instrução • normativa, norma, resolução, deliberação, portaria • Atividade: 01.01.02 Habilitação jurídica e regularização fiscal dos órgãos, entidades • e empresas • Documentos: ●01.01.02.01 Alvará de funcionamento ●01.01.02.02 Certificado de matrícula no Cadastro Específico do INSS – CEI ● • CLAS S I FI CAÇÃO Arranjo: operação que se resume na ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações, obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos. Termo utilizado nos Arquivos Permanentes. Vale destacar que, no caso de documentação de caráter permanente, as classes ganham nomes específ icos: GRUPOS , S UBGRUPOS e S ÉRI ES .” Janice Gonçalves, 1998. Arranjo Fonte:ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE RIBEIRÃO PRETO. Guia doArquivo Público e Histórico de Ribeirão Preto. Ribeirão Preto (SP): O Arquivo, 1996. Administração Material Patrimônio Pessoal Protocolo Transporte Manutenção Cultura Equipamentos Eventos Desenvolvimento Urbano e Rural Habitação Meio Ambiente Obras Particulares Obras Públicas Uso e Ocupação do Solo Educação Educação Infantil Ensino Fundamental Ensino Superior Merenda Escolar Finanças Contabilidade Orçamento Tesouraria Tributação Representação Assessoria Jurídica EleiçõesPublicidade Saúde Assistência Médico- Odontológica Vigilância Sanitária Serviços Municipais Abastecimento Água e Esgotos Cemitério Recursos Energéticos Limpeza Pública Segurança Telecomunicações Trânsito Transportes Fundo: PARTIDO COMUNISTA BRASILEIRO — PCB Nível: BASE Organismo: DIRETÓRIO ZONAL PINHEIROS-PERDIZES ATIVIDADES DE ALCANCE EXTERNO Função Espécie Nº de docs Datas-limite Adesivo 4+1 [jan?/86-nov/89] Cartaz 4+1 [jun?/89-nov/89] Agitação política Convite 3 Jun/89-jan/90 Panfleto 9+81 [jan/89?-nov/89] Sacola 1 [nov?/89-nov/89] Bônus 1+169 [mar?/86-mar?/86] Arrecadação financeira Ingresso 3+4 [mar/86]-jul/89 Rifa 1+130 [out?/89-out?/89] Divulgação de informações do Periódico 3 Ago/86-set/88 Organismo internacional Programa turístico 1 Mar/86-mar/86 Texto de formação 2 [abr?]/86-[nov?]/86 Divulgação do partido Periódico 9+2 Jul/87-mai/90 Programa 2 [jan?]/86-[out?]/89 Periódico 1 Jul/87-jul/87 Propaganda política Programa de evento 1 Mar/89-mar/89 Texto de formação 1 [jan?]/85-[dez?]/85 F U N D O C Â M A R A M U N IC IP A L D E L O U L É G RU PO B : Ó RG ÃO S DO M UN IC ÍP IO subgrupo A: Câmara Municipal sé rie s 001 :Livros de atas de vereações 002: Minutas de atas de vereações 003: Posturas e regulamentos 004: Relatórios da gerência e planos de atividade 005: Editais subgrupo B: Presidente da Câmara subgrupo C: Assembléia Municipal subgrupo D: Conselho Municipal subgrupo E Comissão Executiva sé rie s 001: Livros de atas da Comissão Executiva 002: Minutas das atas da Comissão Executiva subgrupo F: Celeiro Municpal de Loulé sé rie s 001: Livros de atas das sessões da Direção 002 Livros de Registro de Correspondência expedida 003: Correspondência geral recebida 004: Livros de receita e despesa G RU PO C: SE RV IÇ OS AD M INI ST RA TI VO S subgrupo A: Câmara Municipal sé rie s 001 Livros de Registro de Correspondência recebida 002 Livros de Registro de Correspondência expedida 003: Correspondência geral recebida 004: Requerimentos recebidos subgrupo B: Pessoal sé rie 001: Registro de documentos relativos aos funcionários Gestão de Documentos : “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, uso, avaliação e arquivamento de documentos em f ase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”[1]. Ou ainda: “Considera- se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”[2]. [1] A n a C e l e s t e I n d o l f o , 1 9 9 5 . [2] LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991. Art. 3º. http://images.google.com.br/imgres?imgurl=http://www.valdoise.fr/media/media158233.jpg&imgrefurl=http://www.valdoise.fr/content/heading7862/content31729.html&h=375&w=500&sz=32&hl=pt-BR&start=1&um=1&tbnid=n1VvM7pPpTHuGM:&tbnh=98&tbnw=130&prev=/images?q=PRE-ARCHIVAGE&um=1&hl=pt-BR&rls=GGIH,GGIH:2006-50,GGIH:pt-BR http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei 8.159-1991?OpenDocument http://www.rawk.com.ar/pagina/articulos/mormones/microfilme.jpg http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei 8.159-1991?OpenDocument • Fundamentos legais da Gestão Documental • Constituição Federal de 1988, art. 216, § 2.º: “Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”. • Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.º: “É dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação”. • Lei n.º 8.159/91, art. 3.º: “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. • Lei n.º 8.159/91, art. 17: “A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais” Objetivos da gestão de documentos: § Agilizar o acesso aos arquivos e às informações; § Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada; § Agilizar o processo decisório; § Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos; § Racionalizar a produção dos documentos; § Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos § Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente. Assim, a gestão de documentos permite: § Assegurar o pleno exercício da cidadania; § Promover a transparência das ações administrativas; e § Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente. Gestão de Documentos Gestão de Documentos: FASES: 1) PRODUÇÃO; 2) UTILIZAÇÃO; e 3) DESTINAÇÃO. Conceito de Gestão de Documentos Valoração dos Documentos • Valor primário = v a l o r a d m i n i s t r a t i v o = v a l o r f u n c i o n a l = I M E D I A T O • Valor secundário = v a l o r h i s t ó r i c o = M E D I A T O • ATI VI DADE- MEI O: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas funções específ icas e que resulta na acumulação de documentos de caráter instrumental e acessório. • ATI VI DADE- FI M: conjunto de operações que uma instituição leva a efeito para o desempenho de suas atribuições específ icas e que resulta na cumulação de documentos de caráter substantivo para seu funcionamento. Atividades- meio e Atividades- f im TEORI A DAS 3 I DADES CentralCentralSetorial ou central INATIVOSEMI-ATIVOATIVO PERMANENTEINTERMEDIÁRIOCORRENTE 3ª IDADE2ª IDADE1ª IDADE Teoria das Três I dades ARQ UI VOS CORRENTES • d o c u m e n t o s e m t r a m i t a ç ã o e /o u f r e q u e n t e m e n t e c o n s u l t a d o s • p r ó x i m o s a o p r o d u t o r ; • valor primário e m n í v e l m á x i m o . ARQ UI VOS I NTERMEDI ÁRI OS segunda idade – limbo ou purgatório • D o c u m e n t o s q u e d e i x a r a m d e s e r f r e q u e n t e m e n t e c o n s u l t a d o s , t o d a v i a p r e c i s a m s e r c o n s e r v a d o s p a r a f i n s a d m i n i s t r a t i v o s . • D o c u m e n t o s a r m a z e n a d o s n o s a r q u i v o s c e n t r a i s o u g e r a i s . • D o c u m e n t o s a i n d a p o s s u e m valor primário. Teoria das Três I dades ARQ UI VOS PERMANENTES – terceira idade - Históricos • D o c u m e n t o s d e s p r o v i d o s d e v a l o r p r i m á r i o – n ã o s e r v e m m a i s à a d m i n i s t r a ç ã o ; • D o c u m e n t o s c o n s e r v a d o s p o r m o t i v o s d e v a l o r h i s t ó r i c o e c u l t u r a l ; • D o c u m e n t o s p o s s u e m a p e n a s o valor secundário. TABELA DE TEMPORALI DADE I n s t r u m e n t o d e C o n t r o l e , r e s u l t a n t e d a A v a l i a ç ã o *, n o q u a l s e e s t a b e l e c e o s p r a z o s d e g u a r d a e a d e s t i n a ç ã o f i n a l d a s séries documentais. A T a b e l a é e l a b o r a d a p o r u m a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, e d e v e s e r a p r o v a d a p o r a u t o r i d a d e c o m p e t e n t e d o ó r g ã o p r o d u t o r . *Avaliação: processo de análise de arquivos, visando estabelecer sua destinação de acordo com os valores que lhe forem atribuídos. ASSUNTO PRAZO DE GUARDA CORRENTE INTERMEDIÁRIA DESTINAÇÃO FINAL OBSERVAÇÃO 010.2 REGIMENTOS. REGULAMENTOSESTATUTOS ORGANOGRAMAS ESTRUTURAS ENQUANTO VIGORA 5 ANOS GUARDA PERMANENTE 010.3 AUDIÊNCIAS DESPACHOS REUNIÕES 2 ANOS ELIMINAÇÃO TABELA DE TEMPORALI DADE Têm por f inalidade auxiliar no processo de organização e manutenção de um acervo. S ão de acesso restrito, destinados basicamente ao corpo técnico do arquivo e não aos consulentes. Ex: Plano de Classif icação, Tabela de temporalidade, Tabela de Equivalência, Guia de Transferência; Ata ou Termo de Eliminação; Lista de Eliminação; Lista de Recolhimento, Ata ou Termo de Recolhimento, Mapa Topográf ico. I nstrumento de Controle R e f e r ê n c i a s • BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. Série como fazer vol. 8. Disponível em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf • CAMARGO, A.M.A. Tempo e Circunstância. São Paulo: IFHC, 2007. • CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservação Preventiva em Arquivos e Bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000.DICIONARIO de Terminologia Arquivística. ARQUIVO NACIONAL. Disponível em: http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf • DICIONARIO de Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. • LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2002. Disponível em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf • Manual de Conservação de Acervos Bibliográficos da UFRJ. Edição revista e aumentada por Paula Maria Abrantes Cotta de Mello [e] Maria José Veloso da Costa Santos; colaboração [de] José Tavares da Silva Filho. Rio de Janeiro: Universidade Federal do Rio de Janeiro. Sistema de Bibliotecas e Informação - UFRJ /SiBI, 2004. • PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1991. 3ª Versão revista e ampliada. • PROGRAMA Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: http://www.cpba.net/. • SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1973. • SPINELLI JUNIOR, Jayme. A conservação de acervos bibliográficos & documentais. Rio de Janeiro: fundação biblioteca nacional, Dep. De processos Técnicos,1997. http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf/ http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf R e f e r ê n c i a s • BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. Série como fazer vol. 8. Disponível em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf • CASSARES, Norma Cianflone. Como Fazer Conservação Preventiva em Arquivos e Bibliotecas. São Paulo: Arquivo do Estado e Imprensa Oficial, 2000. • DICIONARIO de Terminologia Arquivística. ARQUIVO NACIONAL. Disponível em: http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf • DICIONARIO de Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. • GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado. São Paulo, 1998. Disponível em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf2.pdf • LOPEZ, André Porto Ancona. Como descrever documentos de arquivo: elaboração de instrumentos de pesquisa. São Paulo: Arquivo do Estado/Imprensa Oficial do Estado, 2002. Disponível em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf • Manual de Conservação de Acervos Bibliográficos da UFRJ. Edição revista e aumentada por Paula Maria Abrantes Cotta de Mello [e] Maria José Veloso da Costa Santos; colaboração [de] José Tavares da Silva Filho. Rio de Janeiro: Universidade Federal do Rio de Janeiro. Sistema de Bibliotecas e Informação - UFRJ /SiBI, 2004. • PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1991. 3ª Versão revista e ampliada. • PROGRAMA Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: http://www.cpba.net/. • SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1973. • SPINELLI JUNIOR, Jayme. A conservação de acervos bibliográficos & documentais. Rio de Janeiro: fundação biblioteca nacional, Dep. De processos Técnicos,1997. http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf http://www.portalan.arquivonacional.gov.brf/ http://www.saesp.sp.gov.br/cf2.pdf http://www.saesp.sp.gov.br/cf6.pdf http://www.cpba.net/ SAUDAÇÕES SAUDAÇÕES ARQUIVÍSTICAS!ARQUIVÍSTICAS! Slide 1 Slide 2 Slide 3 Slide 4 Slide 5 Slide 6 Slide 7 Slide 8 Slide 9 Slide 10 Slide 11 Slide 12 Slide 13 Slide 14 Slide 15 Slide 16 Slide 17 Slide 18 Slide 19 Slide 20 Slide 21 Slide 22 Slide 23 Slide 24 Slide 25 Slide 26 Slide 27 Slide 28 Slide 29 Slide 30 Slide 31 Slide 32 Slide 33 Slide 34 Slide 35 Slide 36 Slide 37 Slide 38 Slide 39 Slide 40 Slide 41 Slide 42 Slide 43 Slide 44 Slide 45 Slide 46 Slide 47 Slide 48
Compartilhar