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ATENDIMENTO AO CLIENTE Autor: Jefferson Alexandre Provezi Programa de Pós-Graduação EAD UNIASSELVI-PÓS AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 1 12/07/2019 09:05:47 Reitor: Prof. Dr. Malcon Anderson Tafner Diretor UNIASSELVI-PÓS: Prof. Carlos Fabiano Fistarol Coordenador da Pós-Graduação EAD: Prof. Norberto Siegel Equipe Multidisciplinar da Pós-Graduação EAD: Profa. Hiandra B. Götzinger Montibeller Profa. Izilene Conceição Amaro Ewald Profa. Jociane Stolf Revisão de Conteúdo: Prof. Eduardo Bridi Revisão Gramatical: Profa. Teresa Pfiffer Franco Diagramação e Capa: Centro Universitário Leonardo da Vinci 658.8 P9693a Provezi, Jefferson Alexandre. Atendimento ao Cliente / Jefferson Alexandre Provezi, Centro Universitário Leonardo da Vinci – Indaial : Grupo UNIASSELVI, 2009.x; 110 p. : il. Inclui bibliografia. ISBN 978-85-7830-783-7 1. Administração – Atendimento ao Cliente I. Centro Universitário Leonardo da Vinci. II. Núcleo de Ensino a Distância. III. Título CENTRO UNIVERSITÁRIO LEONARDO DA VINCI Rodovia BR 470, Km 71, no 1.040, Bairro Benedito Cx. P. 191 - 89.130-000 – INDAIAL/SC Fone Fax: (047) 3281-9000/3281-9090 Copyright © UNIASSELVI 2009 Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. Impresso por: AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 2 12/07/2019 09:05:47 CENTRO UNIVERSITÁRIO LEONARDO DA VINCI Rodovia BR 470, Km 71, no 1.040, Bairro Benedito Cx. P. 191 - 89.130-000 – INDAIAL/SC Fone Fax: (047) 3281-9000/3281-9090 Copyright © UNIASSELVI 2009 Ficha catalográfica elaborada na fonte pela Biblioteca Dante Alighieri UNIASSELVI – Indaial. Jefferson Alexandre Provezi Possui mestrado em Administração de Empresas pela Escola Superior de Administração e Gerência da Universidade do Estado de Santa Catarina e graduação em Administração de Empresas pela Universidade da Região de Joinville. Atualmente é professor dos cursos de graduação em Administração de Empresas, Comércio Exterior e Design de instituições de ensino superior na região norte do estado de Santa Catarina. Possui experiência na área comercial, em grandes organizações do estado de Santa Catarina, e como professor na área de Teorias Administrativas, Fundamentos de Administração, Planejamento Estratégico, Organização e Métodos, Administração de Vendas, Administração Mercadológica e Atendimento ao Cliente. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 3 12/07/2019 09:05:48 AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 4 12/07/2019 09:05:48 Sumário APRESENTAÇÃO ......................................................................7 CAPÍTULO 1 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente ....................................9 CAPÍTULO 2 Desenvolvimento de Estratégias para o Atendimento ao Cliente .....................................................33 CAPÍTULO 3 Cultura de Atendimento ao Cliente ....................................63 CAPÍTULO 4 Atuações do Profissional Global para Retenção de Clientes ...........................................................89 AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 5 12/07/2019 09:05:48 AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 6 12/07/2019 09:05:48 7 APRESENTAÇÃO A busca constante pelo aperfeiçoamento na carreira passa pela educação, e querer aprender cada vez mais torna o profissional mais preparado para lidar com as situações que surgem diariamente. As organizações estão à procura de pessoas que possuem o desejo de fazer parte do processo, e não apenas realizar suas funções, sem nenhuma relação com os ideais da empresa e dos seus clientes. Para que as empresas continuem a existir, precisamos ter consciência de que o elemento final da nossa cadeia de processo deve estar satisfeito com aquilo que estamos lhe entregando, seja um produto ou um serviço; e a esse elemento final o mercado denomina: cliente. É com ele que devemos nos preocupar, quando estamos construindo um produto ou prestando um serviço, e, para isso, o atendimento a esse cliente é fundamental, ainda mais nos tempos atuais, quando as pessoas buscam vários fatores para a satisfação de suas necessidades, desde qualidade até preços. Nesse momento do curso, trataremos do atendimento ao cliente e como ele pode ser o diferencial entre as tantas ações que são tomadas pela nossa empresa. O atendimento é a maneira como procuramos satisfazer os desejos e necessidades dos nossos consumidores, em todos os instantes em que mantemos contato com eles, seja antes, durante ou após realizarmos uma venda, por exemplo. É o atendimento que pode gerar a confiança naquilo que estamos entregando e fazer com que o consumidor retorne mais vezes para adquirir aquilo que nossa organização oferece. O consumidor mudou de perfil nos últimos anos: antes, se você possuía um produto bom, era o que bastava para continuar no mercado; porém, nos dias atuais, somente o produto não basta, é necessário ter qualidade, ser exclusivo e, em determinadas situações, tudo isso oferecido por um preço considerado baixo. Além do que, a concorrência pode vir de várias partes do mundo e não apenas na nossa vizinhança. Por todas essas alterações, o que pode fazer com que seu cliente permaneça com você será o atendimento diferenciado que lhe for oferecido, ao manter contato com sua organização, pois os produtos e serviços estão se tornando similares, mas a relação que existe entre o cliente e a empresa pode receber um tratamento particular, e é dessa forma que conseguiremos nos manter ativos, em relação a nós mesmos e em relação à empresa da qual fizermos parte. Para tanto, este caderno foi segmentado em 4 capítulos, sendo que o primeiro capítulo contém uma perspectiva geral sobre o composto mercadológico AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 7 12/07/2019 09:05:49 8 e já faz uma iniciação ao atendimento ao cliente. No capítulo 2, serão abordadas estratégias para atendermos nossos clientes. No capítulo 3, iremos tratar da diversidade, dos aspectos culturais, no atendimento ao cliente. E, no capítulo 4, trataremos do profissional global, e como ele pode trabalhar para reter os clientes. Bom estudo, pratique o bom atendimento ao cliente e sucesso!! O autor. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 8 12/07/2019 09:05:49 CAPÍTULO 1 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: 3 Conhecer como o composto mercadológico e o atendimento exercem influência no processo decisório das organizações. 3 Identificar os públicos da organização. 3 Conhecer as características gerais do mercado consumidor. 3 Demonstrar como o relacionamento com o cliente é importante para a continuidade da organização. 3 Empregar as ferramentas utilizadas ao prestar o atendimento, para identificar os tipos de clientes que se identificam com a organização. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 9 12/07/2019 09:05:49 AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 10 12/07/2019 09:05:49 11 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente Capítulo 1 Contextualização Este capítulo trata das diferentes percepções que temos ao tratar nossos clientes, e como podemos nos apoiar em outras experiências no sentido de sabermos atuar cada vez melhor. Ser percebido por nossos clientes como a melhor opção já é uma grande iniciativa para que consigamos nos manter no acirrado mercado. Com base nisso, temos que estar atentos ao ambiente que nos cerca, seja apresentando um produto diferenciado, seja através de um serviço que nos destaque, ou, melhor ainda se conseguirmos unir esses dois fatores. Para nos auxiliar na busca ou na manutenção de nossa liderança, temos que possuir uma visão global de como as ferramentas de marketing nos permitem estar mais próximos das necessidades dos clientes,destacando, dentre elas, o atendimento que devemos prestar, e ainda, quem são as pessoas de nosso convívio que possuem as informações de que precisamos, no sentido de trazer mais resultados para a organização. Devemos lembrar, ainda, que cada consumidor tem o seu modo de agir e de pensar. Tudo surge através da cultura da qual cada indivíduo faz parte. O que ele aprendeu e como ele próprio entende que deve ser tratado, ao entrar em contato com um personagem que representa a organização no momento de atendê-lo, na busca da melhor solução para seu possível problema. Vale lembrar também que essa busca pela excelência no atendimento ao cliente depende de algumas estratégias, das quais falaremos na próxima unidade. Neste capítulo, inicialmente, descreveremos a visão global do sistema de marketing. A seguir, analisaremos os públicos que participam da organização. Veremos ainda a influência de marca e embalagem como elementos de auxílio ao atendimento ao cliente e, finalmente, os tipos de clientes que podem fazer parte da nossa organização. Visão Global do Sistema de Marketing Para iniciar nosso estudo sobre o que devemos tratar no Atendimento ao Cliente, é importante observar o que o termo marketing significa. Para muitos, é o mesmo que publicidade e propaganda, para outros pode significar vendas e, para um terceiro grupo, o termo traduz a forma de se expor o produto, como ele aparece para o consumidor. Na realidade, marketing trata do conjunto dessas ações: é a publicidade, a propaganda, a venda, a exposição ao consumidor; todas atuando simultaneamente; contudo, tendo sempre, como base, o desejo dos clientes. Estas ações devem ser pensadas em conjunto, visando à satisfação dos clientes e o desenvolvimento da empresa. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 11 12/07/2019 09:05:49 12 Atendimento ao Cliente Conforme Churchill (2000, p. 17), ”marketing é o processo de planejamento e execução da concepção, do preço, promoção e distribuição de idéias, mercadorias e serviços para criar trocas, que satisfaçam os objetivos individuais e das organizações”. Verdadeiramente, as ações que são implantadas nas organizações pelas pessoas que dela fazem parte transmitem ao consumidor a necessidade de adquirir um bem ou um serviço, cujos processos (que envolvem a decisão de adquirir algo) surgem de uma boa ação mercadológica que foi, anteriormente, planejada e executada, tendo como semelhanças as etapas que devem ser seguidas para a boa continuidade de todo o processo. As trocas, que são realizadas através das pessoas e das organizações, surgem através do convencimento, que é necessário atingir antes de se realizar a venda propriamente dita. Devemos ainda estar cientes de que a realização de uma boa venda, e de vendas futuras, normalmente começa com um atendimento de qualidade ao cliente, que se dispõe a comparecer no nosso estabelecimento e a nos escutar. Diante da importância de pequenos detalhes para conhecer nosso cliente, Lamb (2004, p. 05) nos relata que, quando Tom Kasten, vice-presidente da Levi Strauss & Co., era responsável pelo desenvolvimento de produtos de jeans da Levi´s para os adolescentes norte-americanos, ele costumava ir semanalmente ao Fillmore Auditorium em San Francisco, onde todos os sábados os adolescentes faziam fila, de manhã bem cedo, para comprar entradas para o concerto de rock, à noite. Tom saia do carro, conversava com eles na fila para descobrir que tipo de jeans estavam usando e observar o que haviam feito com seus próprios jeans para personalizá-los. Mesmo atualmente, Tom faz mais que levar seu filho e amigos de carro, uma vez por semana à escola. Essa obrigação extra oferece oportunidades adicionais para estudar as novidades quanto às opiniões e costumes dos adolescentes. Tomando como base o exemplo acima, temos o caso da cantora norte- americana Madonna que ao realizar seus shows, em 2008, no Brasil, arrastou uma multidão de fãs, todos dispostos a fazer qualquer coisa para um encontro com a musa. Temos relatos de pessoas que saíram de seus empregos, largaram tudo e viajaram centenas de quilômetros, para assistir a uma série de shows que aconteceram no país. Atividade de Estudos: 1) Tendo em vista esse fanatismo, que leva indivíduos a largar AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 12 12/07/2019 09:05:49 13 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente Capítulo 1 tudo para seguir em busca de uma realização, surge o seguinte questionamento: Como posso estabelecer uma relação desse tipo, para que o cliente da minha empresa também faça sacrifícios para adquirir o meu produto? Pense e responda: ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ O estudo do mercado, no qual estamos atuando, nos permite estabelecer uma relação de tipos de cliente que temos em nosso setor de atuação. Isso pode ser observado através de um termo denominado segmentação. A segmentação nada mais é do que a divisão de um mercado em pequenas partes ou grupos que possuam algum significado para a organização. Um grupo pode ser identificado pelas características que seus participantes possuem em comum. Para a empresa é importante segmentar o mercado, para descobrir pessoas de determinados grupos que compartilhem das mesmas características e, igualmente, sintam necessidade de adquirir certos produtos. De acordo com Lamb (2004), antes de 1960 a Coca-Cola Company produzia somente um refrigerante, com o objetivo de atender a todo o mercado de refrigerantes. Atualmente, a Coca-Cola oferece vários produtos, para mercados diferentes, de acordo com a preferência dos consumidores. A mais importante função da segmentação de mercado para a estratégia de marketing é que quase todos incluem pessoas com necessidades diferentes. Outro exemplo considerado clássico é o dos proprietários e admiradores da marca de motocicletas Harley-Davidson, que formam uma legião de indivíduos em todo o mundo, que se reúnem e se confraternizam, pelo fato de terem um sentimento em comum: gostam de motos, e de motos com a mesma marca. Com base nos dados dessas pessoas, a empresa consegue atingir a todos que gostam de estar de posse dessas máquinas, colhendo informações quanto a suas características comuns, os hábitos que possuem e ainda sobre o que pensam dos produtos, procurando melhorar ainda mais a relação entre empresa e clientes. Daí a importância da segmentação de mercados. Lamb (2004) nos recorda que os profissionais que atuam com o marketing, atingindo e trabalhando com a denominada sociedade de consumo, utilizam algumas formas e características para detalhar o mercado: A segmentação nada mais é do que a divisão de um mercado em pequenas partes ou grupos que possuam algum significado para a organização. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 13 12/07/2019 09:05:49 14 Atendimento ao Cliente a) segmentação geográfica: Quando falamos em segmentar determinado produto ou serviço por área geográfica, estamos nos referindo à divisão desse produto ou serviço por região do país, do mundo, pelo tamanho de mercado que pretendemos atingir, ou até pelo clima de determinada região. Já parou para imaginar por que determinados produtos que você está acostumado a comprar existem apenas na sua cidade? Por que outras pessoas com as quais você mantém contato, mas que residem em outra região, não conhecem ou nem sabem do que você está falando? Um exemplo disso é o Guaraná Jesus, que é uma iguaria presente no estado brasileiro do Maranhão e faz muito sucesso na região; são poucas as pessoas, fora dessa região, que já ouviram falar no refrigerante. Ele tem coloração rosa e sabor adocicado, sendoum dos líquidos mais vendidos e procurados pelos consumidores. b) segmentação demográfica: Ao abordarmos esse tipo de segmentação, estamos no referindo às divisões que o mercado faz com relação à idade, ao sexo e ainda à faixa de renda das famílias. Essa divisão é importante para definir em que situação podemos oferecer nossos produtos e serviços, do ponto de vista alcance e do tempo em que devemos atuar, para que as determinadas faixas sejam completamente satisfeitas no seu desejo e na sua necessidade. Quando dividimos nossos produtos em relação à idade, estaremos sempre trabalhando com uma determinada faixa, na qual podemos nos concentrar e apresentar o que possuímos de melhor: se forem crianças, devemos ter uma linguagem que seja compatível com a idade delas; com os adolescentes, já se torna necessário outro tipo de abordagem, diante das transformações em seus corpos e mentes, devido à fase da vida pela qual estão passando, da infância para um período de maturidade. Essa fase deve ser muito bem analisada, pois o comportamento de um não reflete a opinião do todo. Temos que levar em consideração que existe ainda a busca de cada um por sua “tribo” e sua posição na sociedade. Não podemos nos esquecer que o amadurecimento da sociedade está acontecendo cada vez mais cedo. Na década de 1970, as pessoas apenas ouviam seus pais e não emitiam opinião, nos dias atuais, em determinadas famílias, são os filhos que “ensinam” aos pais como proceder diante de determinadas situações. Os jovens e adultos se encaixam na mesma faixa, portanto, devemos analisar a tribo da qual cada um faz parte, para que possamos mostrar nossos produtos e serviços e, assim, estabelecermos uma relação de confiança. Já parou para imaginar por que determinados produtos que você está acostumado a comprar existem apenas na sua cidade? Quando dividimos nossos produtos em relação à idade, estaremos sempre trabalhando com uma determinada faixa, na qual podemos nos concentrar e apresentar o que possuímos de melhor: O amadurecimento da sociedade está acontecendo cada vez mais cedo. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 14 12/07/2019 09:05:49 15 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente Capítulo 1 Quanto aos cidadãos da terceira idade, também se revela um cenário à parte, pois estão com um poder de compra cada vez maior e a expectativa de vida aumenta a cada ano, em decorrência da melhoria na qualidade de vida. É um mercado que tende a crescer cada vez mais e devemos estar preparados para atender essas pessoas e suas necessidades mais rapidamente. Ao realizarmos a divisão do mercado por sexo, temos que analisar também o aspecto financeiro dos consumidores; tanto homens como mulheres apresentam meios e formas diferentes de adquirir um produto, seja através da necessidade(racional) ou do desejo/status(emocional). Por isso, também devemos nos lembrar que as mulheres observam os produtos de uma forma e os homens de outra. Se o objetivo for o destaque entre os seus pares, muitos estão propensos a pagar o que for para se sentirem diferentes (lembra-se do caso da Madonna comentado anteriormente?). E quanto à renda, esse é um fator bem específico, pois, com a atual crise mundial, o mercado de luxo está sofrendo alguns contratempos, mas nada que abale as estruturas desse setor, pois, segundo a revista Veja (2008), o ano que passou foi o que registrou o maior faturamento para a Loja Daslu, especializada em artigos de luxo, para o público masculino e, principalmente, para o feminino. Para que possamos entender o perfil de cada um desses pares na nossa sociedade de consumo e para que você entenda como funciona essa divisão, veja o quadro a seguir, que nos auxilia e complementa a informação: Quadro 1 - Etapas da segmentação demográfica. jovem solteiro jovem ca- sado sem filhos jovem ca- sado com filhos casado de meia-idade, com filhos casado de meia-idade, sem filhos casado mais velho não casa- do mais velho Poucos encargos financei- ros, líder de opinião quanto à moda, vol- tado para a recreação. Maior taxa de compra, maior média de compra de bens duráveis, compra: carros, linha branca. Compras domésticas no auge, interessado em novos produtos, gosta de produtos anunciados, compra: arti- gos infantis. Esposas trabalham, difícil influencia através da publicidade, compra: revistas, móveis, rea- liza viagens. Satisfação com a condição financeira, interessado em viagens, melhoria para casa e artigos de luxo, investidor de imóveis. Corte drástico na renda, fica em casa, compra produtos para a saúde. Corte drástico na renda, ne- cessidade especial de atenção, afeto e segurança, compra: produtos para a saúde. Fonte: Lamb (2004, p.215) AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 15 12/07/2019 09:05:49 16 Atendimento ao Cliente Atividade de Estudos: 1) E com relação ao atendimento? Ele deve ser também segmentado para atender aos diferentes tipos de consumidores? Pense no que estudou e nas informações que possui agora e responda, a seguir: ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ Outro fator que nos remete a pensar no sistema de marketing é algo que comumente chamamos de composto de marketing ou mix de marketing. De acordo com Blackwell (2005), trata-se daquilo que, no meio mercadológico, é chamado de 4P´s: Produto, Preço, Praça, Promoção. a) produto: é aquilo que queremos passar ao nosso cliente. Muitas organizações tratam o serviço como um produto, que pode ser avaliado pelo consumidor, e serve como base para que ele decida se mantém a sua decisão de compra ou parte para outra opção no mercado. O produto faz parte do coração da empresa, trata-se do que ela tem para oferecer, por isso é importante que possamos conscientizar nossos colegas colaboradores, para que eles tenham presteza no atendimento aos clientes, quando estiverem oferecendo o produto. Pode ser que não se tenha essa chance novamente, pois, quando somos mal atendidos, marcamos isso em nosso consciente e, sempre que possível, evitamos partilhar dos serviços prestados por tal organização. O contrário também ocorre: Você, por exemplo, não comenta com seus colegas e familiares sobre um local de que gostou e onde foi bem atendido? Sobre o restaurante em que almoçou no domingo, sobre o mecânico que cuida bem do seu automóvel, às vezes até cobrando mais caro que os demais? Estamos sempre fazendo a divulgação do seu trabalho. Esses são alguns modelos que criamos em nossa mente, marcando o lado positivo das situações, pois, assim como criticamos um mau atendimento de que fomos alvo, quando ele é bom, acabamos propagando-o da mesma forma. O produto faz parte do coração da empresa. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 16 12/07/2019 09:05:50 17 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente Capítulo 1 Pense por um momento nas dicas que já repassou aos seus conhecidos, foram todas negativas? Foram todas positivas? E em quantas delas o atendimento foi decisivo para que a indicação fosse feita? b) preço: Quando falamos de preço, logo vem em nossa mente o quanto temos para gastar no momento. Mas para os profissionais, que atuam no âmbito mercadológico, essa noção de quantidade deve ser repassada para o consumidor, nós devemos estabelecer o valor que nosso cliente deve estar disposto a pagar, e, para isso, devemoscriar nele o convencimento de que o produto ou o serviço que estamos oferecendo, irá satisfazer as suas necessidades, independente do valor que consta na etiqueta. c) praça: Este item nos faz pensar nos meios que iremos usar, para que todos os consumidores que pretendemos atingir, consigam adquirir o produto que estamos oferecendo. É preciso estabelecer de que forma esse material será distribuído para que todos os pontos de venda possuam os produtos para comercialização e como iremos fazer para que sejam atingidos todos os locais, onde temos consumidores em potencial e consumidores que querem adquirir nossos produtos. d) promoção: A promoção de um produto nos mostra como fazer para que nossos clientes saibam que tipo de produto estamos oferecendo (matéria-prima, a forma de divulgação, o tempo de entrega, o pós-venda). É dessa forma que, ao realizar a divulgação de nosso produto ou serviço, estamos fazendo com que nossa marca seja conhecida do público; e, ao conhecer o que temos para oferecer, com qualidade e dedicação, aliado a um bom atendimento, nosso cliente certamente ficará satisfeito e os resultados positivos irão aparecer. Mesmo agindo em todas as frentes do sistema de marketing, nosso trabalho pode não ser suficiente para trazer retornos à empresa, se não prestarmos um atendimento de qualidade ao nosso cliente. Com o mercado consumidor que se abre perante nosso horizonte, as opções que ele possui são vastas e, mesmo possuindo um bom produto, com boa distribuição, com boa divulgação e, além de tudo, um bom preço, podemos cair na armadilha de pôr tudo a perder, ao atender nossos consumidores. É com isso que devemos estar Ao realizar a divulgação de nosso produto ou serviço, estamos fazendo com que nossa marca seja conhecida do público. Nosso trabalho pode não ser suficiente para trazer retornos à empresa, se não prestarmos um atendimento de qualidade ao nosso cliente. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 17 12/07/2019 09:05:50 18 Atendimento ao Cliente preocupados, ao trabalharmos com nossos colegas e com aqueles pelos quais somos responsáveis dentro da organização. Com base no que foi apresentado até o momento, podemos observar que, para o profissional que define as ações dentro da organização, as etapas que compreendem o composto mercadológico devem estar bem definidas, sendo que elas formam um conjunto para o sucesso da organização, acrescidas de um bom atendimento ao cliente, que é fator determinante. O profissional deve saber discernir um bom atendimento de um atendimento incorreto, sendo que para melhor determinar essa característica, devemos nos colocar no papel do cliente. Uma ferramenta utilizada para isso é o que chamamos de cliente misterioso, quando uma organização independente (pode ser uma empresa de consultoria) realiza a contratação de pessoas da sociedade, que possuam o perfil do estabelecimento, para “testar” o serviço que está sendo prestado. Certamente, esse trabalho deve ser realizado com a maior discrição, sem que as pessoas da empresa saibam que estão sendo avaliadas em seus procedimentos. Depois dessa avaliação, é emitido um relatório com as observações efetuadas pelo cliente misterioso. Partindo dessas observações, devemos nos questionar se as atividades que estamos realizando nos satisfazem, pois, somente dessa maneira conseguiremos agir no sentido de melhorar, cada vez mais, nosso comportamento e a tomar decisões dentro da empresa. Públicos Você já parou para pensar quantas pessoas existem, no mercado consumidor, que podem adquirir o produto ou o serviço que você ou sua empresa realiza? Nos dias de hoje, com a dispersão da economia, vários setores que conhecemos podem estar aptos a participar da receita da nossa organização. Atividade de Estudo: 1) Reflita e responda: Quais os membros do nosso dia a dia que você considera pertencentes ao público da organização da qual faz parte? ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 18 12/07/2019 09:05:50 19 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente Capítulo 1 Os públicos de uma organização são os grupos de dentro ou de fora dessa organização que possuem algum interesse nela. Podemos dividir os elementos que fazem parte dos públicos de uma organização, de duas maneiras: públicos internos e públicos externos. Consideramos membros e componentes do público interno aqueles que fazem parte conosco da organização, como os empregados/colaboradores, o dono da empresa, o conselho de administração, os representantes dos produtos da empresa e a comunidade da qual fazemos parte. Em contrapartida, fazem parte do público externo os nossos clientes, os que nos fornecem matéria-prima e serviços, também os nossos concorrentes, o governo, com o qual negociamos, os sindicatos e o público em geral. Segundo Robbins (2003), tanto os que fazem parte do público interno, como os do público externo possuem uma série de desejos e ficam aguardando que a organização responda a eles da melhor maneira possível. Porém, os participantes do público da organização possuem interesses diferentes uns dos outros, e isso faz com que cada um analise o tratamento que recebe de maneira independente, ao se relacionar com os demais; na verdade, desejamos ser únicos, quando estamos tratando de solucionar nossas dúvidas e problemas. Vamos verificar agora, seguindo o pensamento de Robbins (2003), como cada participante analisa o papel da empresa e qual o principal interesse em mantê-la em perfeito funcionamento: a) clientes: Desejam que possamos oferecer um preço justo, que o produto que estamos oferecendo tenha qualidade e durabilidade, bem como o serviço que estamos disponibilizando esteja à altura de suas aspirações. Não esqueçamos, ainda, da pronta qualidade no atendimento, pois trata-se de um diferencial ao oferecermos nossos produtos ou serviços em um mercado concorrido e competitivo, como esse em que vivemos. b) fornecedores: Quando estamos tratando de nossos fornecedores, eles esperam que o mínimo que possamos oferecer seja o pagamento no prazo combinado. Apesar de parecer estranho, existem muitas organizações que não atentam a esse detalhe e acabam perdendo grandes parcerias, em razão de não estabelecerem uma negociação justa e sincera com seus fornecedores. c) governo: Muitos consideram o governo como o maior sócio que uma organização possui, pois, independente dos problemas que nossa empresa tenha sofrido no decorrer do mês, temos que pagar nossos tributos e impostos em dia, para que não tenhamos nossas reservas retidas em virtude de um ato falho, como o de atrasar o pagamento ou não estarmos em conformidade legal com nossos deveres e obrigações. Os participantes do público da organização possuem interesses diferentes uns dos outros. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 19 12/07/2019 09:05:50 20 Atendimento ao Cliente d) comunidade: As pessoas que nos cercam e fazem parte da comunidade à qual pertencemos, esperam que possamos contribuir para um ambiente mais saudável, ainda mais se levarmos em conta as mudanças que estamos sofrendo, atualmente, no que diz respeito ao clima e a intempéries. Para que possamos nos cercar de qualidade de vida, precisamos estabelecer padrões, no que diz respeito a manter os rios limpos, cuidar para que nossa empresa não desmate e crie uma catástrofe ambiental, que a mão-de-obra seja adequada, conforme a legislação. Se lutarmos por isso, certamente estaremos atingindo o desejo daqueles que estão ao nosso redor. e) acionistas/donos de empresas: O principal motivo de um indivíduo iniciar uma atividade própria é o lucro que essa atividade irá lheproporcionar. É na busca por esse retorno financeiro que muitas empresas iniciam suas atividades. Aqueles que investem, empregam suas economias, seu dinheiro, e fazem parte da direção de uma empresa, também estão atrás do lucro. Se a organização conseguir satisfazer essa classe, com aumento nos ganhos e nos investimentos, a satisfação estará garantida. f) funcionários/colaboradores: Basta olhar para nossa situação, que iremos conseguir definir e responder o que esperamos da organização para a qual trabalhamos. A primeira questão é que sejamos reconhecidos pelo trabalho que realizamos no nosso dia a dia, e, com isso, tenhamos bons salários. Se isso não fosse mais do que um bom motivo para nos sentirmos satisfeitos, muitos de nós procuramos ainda a tão sonhada estabilidade no emprego, o que nos permitiria realizar sonhos e desejos ainda maiores. Mas todos nós sabemos que, no mercado de trabalho atual, são muitos os fatores que nos permitem ter o reconhecimento, porém, a estabilidade fica, a cada momento, mais difícil de se conseguir; porém, ao realizarem a educação continuada, buscando aprender sempre, as chances dos profissionais aumentam muito. Para encerrarmos esse pensamento, a figura a seguir representa quem faz parte do público da nossa organização: Figura 1 - Planeta Terra Fonte: Robbins (2003) AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 20 12/07/2019 09:05:50 21 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente Capítulo 1 Espero que você tenha compreendido como agem os públicos, em cada situação, dentro do seu setor, dentro da empresa, pois, como vimos, vários ambientes pertencem ao que chamamos de público da organização; o atendimento que iremos realizar não deve ser diferente, independente de quem iremos atender, se o nosso acionista ou nosso fornecedor. Prova disso é o que nos apresenta o Site Mundo do Marketing (2008), com relação às preferências do consumidor, quando falamos de atendimento: O consumidor prefere bom atendimento, a preços baixos e qualidade, na hora de comprar, diz a mais recente pesquisa da TNS InterScience para a revista Consumidor Moderno. Foram ouvidos 1250 consumidores nas cidades de São Paulo, Porto Alegre, Rio de Janeiro, Recife e Belo Horizonte, todos maiores de 18 anos, nas classes A, B, C e D. O bom atendimento foi o quesito importante mais citado pelos entrevistados (95%), seguido de qualidade de produtos (94%), preço (89%), responsabilidade ambiental (81%), responsabilidade social (80%), monitoria da satisfação do cliente (75%) e propaganda ética, séria e comprometida (72%). As cidades apresentam certas peculiaridades entre seus consumidores. A qualidade e o atendimento são os atributos mais mencionados em São Paulo, Rio de Janeiro, Porto Alegre e Belo Horizonte. Já em Recife, o principal diferencial é o preço. O carioca é o mais preocupado quando o assunto é responsabilidade social (44%), seguido dos paulistas (42%). Quando o assunto é sustentabilidade ambiental, o Rio também está na dianteira (49%), logo à frente de São Paulo (43%). Os recifenses são os que menos se preocupam com isso(24%). Você pôde observar que não importa o tipo de público ao qual nos dirigimos, o que irá marcá-lo, independente de sua classe social, da qualidade e do preço desse produto, do tempo de espera e do valor ambiental e social que lhe é cobrado, será o atendimento que você lhe tiver prestado. É ele que vai fazer com que se lembre sempre daquilo que você tem a lhe oferecer, e seu produto será, com certeza, a primeira opção quando ele pensar em comprar. Marca e Embalagem como Elementos de Auxilio ao Atendimento ao Cliente O mercado consumidor, como são comumente chamadas as pessoas que compram os nossos produtos, tem como característica alguns fatores que nos permitem acompanhar o desejo e a necessidade dessas pessoas. É através desses fatores que conseguimos apontar nossas estratégias e nos fazermos mais conhecidos e mais próximos de nossos clientes. Vários ambientes pertencem ao que chamamos de público da organização; o atendimento que iremos realizar não deve ser diferente. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 21 12/07/2019 09:05:50 22 Atendimento ao Cliente Um fator importante é o que diz respeito à marca. O que vem à sua mente quando aparecem as seguintes figuras: Figura 2 - Logomarca Mc Donald´s Fonte: Mc DONALD’S. Disponível em: <http://www. mcdonalds.com/>. Acesso em: 08 jun. 2009. Figura 3 - Logomarca Pepsi Fonte: EYECUBE. Pepsi Branding: confusion or strategy? Disponível em: <http:// eyecube.files. wordpress.com/2009/05/old-pepsi_logo.jpg>. Acesso em: 08 jun. 2009. Conforme Churchill (2000), tratamos como marca um nome, um termo, um símbolo, um desenho ou ainda a combinação desses elementos, que identificam os produtos de uma organização e os torna diferentes dos produtos oferecidos pelos concorrentes. Você, com certeza, acertou que as figuras representavam a cadeia de fast food McDonald´s e a fábrica de refrigerantes Pepsi, pois elas já fazem parte do nosso cotidiano; estamos acostumados a vê-los a todo momento, quando estamos em nossos momentos de trabalho ou de lazer. A principal função da marca é que ela sirva para identificar um produto. Ela serve também para que possamos diferenciar o nosso produto do dos concorrentes, fazendo com que a memória do nosso consumidor projete o atendimento como um diferencial; que ao olhar a marca do nosso produto, a recordação seja positiva e sirva como aliada no momento da escolha. Através dessa marca, podemos transmitir aos consumidores o que pode representar para eles adquirir um produto que contenha a nossa identificação visual. Muitos nomes são familiares aos consumidores e a qualidade, por exemplo, será um motivo para a utilização desse produto. Tratamos como marca um nome, um termo, um símbolo, um desenho ou ainda a combinação desses elementos, que identificam os produtos de uma organização e os torna diferentes dos produtos oferecidos pelos concorrentes. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 22 12/07/2019 09:05:51 23 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente Capítulo 1 Nesse momento, você deve estar se perguntando: Como posso escolher um bom nome, para que ele se torne uma marca de sucesso? De acordo com Blackwell (2005), o nome de marcas atende a algumas características próprias, entre elas: a) é fácil de ser pronunciado (dentro do país de origem ou em locais estrangeiros); b) é de fácil reconhecimento; c) é fácil de ser lembrado; d) é geralmente curto; e) é único, não permite ao consumidor criar confusão; f) descreve o produto; g) apresenta a utilização do produto; h) possui elementos que transmitem positividade para quem a possui; i) reforça, perante o consumidor, a imagem de desejo para se adquirir o produto. Se pararmos para analisar, veremos que são raras as marcas que apresentam todas essas características, mas todas contêm aspectos similares que auxiliam no seu crescimento e reconhecimento perante o consumidor. Ao planejarmos o lançamento de uma nova marca, devemos considerar as seguintes ações: a) examinar com bastante cuidado antes de utilizar uma marca ou um modelo de embalagem, para estarmos seguros de que não estamos desrespeitando os direitos de outras organizações; b) realizar o registro dessa marca, para que outros não a utilizem após ela se tornar reconhecida; c) fazer com que a embalagem desse produto se torne inconfundível. Para aprofundarmos essa análise, Blackwell (2005, p. 499) nos apresenta um caso e mostra como o nome do produto, relacionado com sua marca pode influenciar o tipo de retorno que terá uma organização, isto é : este caso ilustra a importância do nome de um produto: AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 23 12/07/2019 09:05:51 24 Atendimento ao Cliente Trata-se de uma empresa de adubo de grilo, utilizado como fertilizantepara jardineiros e produtores. Inicialmente, o produto era chamado “CC-84”. O CC originava-se de restos de grilo (em inglês: cricket crap), e o 84 representava o ano original do lançamento do produto. No entanto, o nome falhou em (não) transmitir as origens orgânicas do produto. Pior, era visto mais como um produto químico que um fertilizante orgânico. As vendas não chegaram a lugar nenhum até que o nome foi mudado para “KricketKrap”, um nome que melhor informa as origens orgânicas do produto. Dessa maneira, o significado que colocamos no nome dos produtos pode influenciar a opinião dos nossos consumidores, o modo como eles visualizam a utilização desse produto. E quando esse nome transmite o significado errado, o resultado não será aquele que esperamos. Toda a empresa vai sofrer de alguma forma com isso, principalmente em vendas, e, neste caso, somente um bom atendimento não será suficiente para efetivar a troca. Visualize a figura a seguir. O que, de imediato, ela quer lhe dizer? Que imagem surge em sua mente ao analisar a embalagem. Figura 4 - Garrafa de vidro Coca-Cola Fonte: FreeDigitalPhotos (2009) A embalagem tem grande importância, não apenas para identificar o produto, como também para proteger, facilitar o transporte e armazenagem e também a utilização desse produto. Outro fator que devemos levar em conta é que nossos consumidores nos pedem que criemos embalagens que possam ser facilmente absorvidas pelo meio- ambiente, que não prejudiquem a natureza da qual fazemos parte, e A embalagem pode exercer influência na opinião dos consumidores. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 24 12/07/2019 09:05:51 25 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente Capítulo 1 que possa ser reutilizada em artigos futuros. A embalagem pode exercer influência na opinião dos consumidores sobre o seu conteúdo, sendo que outras empresas do segmento utilizam, em determinadas ocasiões, embalagens muito parecidas àquelas que possuem a liderança no mercado. Por isso, devemos ter total consciência, ao realizarmos o atendimento ao cliente, porque, muitas vezes, o que convenceu e levou o consumidor a adquirir nosso produto foi a embalagem que utilizamos (quando o diferencial está relacionado à embalagem e não ao atendimento prestado por nós); ele está convencido de que nosso produto possui qualidade e diferenças positivas com relação aos nossos concorrentes. Atividade de Estudos: 1) Pare, por um momento, para analisar quais as marcas que nos cercam. Relacione aquelas que você consegue lembrar nesse momento, e como elas estão presentes no seu dia a dia: ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ Devemos trabalhar no sentido de que outros fatores contribuam para que, aliados à marca e à embalagem que estamos apresentando, possam gerar mais retorno para nossa empresa, na tentativa de que não sejam somente estes dois fatores que sirvam de atrativo para nosso consumidor, mas que o atendimento que prestamos ao nosso cliente seja também um diferencial. Outro fator determinante para o crescimento da organização é a satisfação do nosso cliente, pois como a competição tem aumentado para quase todos os produtores e para aqueles que prestam serviços, nenhuma empresa pode ter como certo que os consumidores atuais estão satisfeitos com o produto que oferecemos. Isso explica o motivo Devemos trabalhar no sentido de que outros fatores contribuam para que, aliados à marca e à embalagem que estamos apresentando, possam gerar mais retorno para nossa empresa. As pesquisas comprovam que é muito mais caro conquistar um novo consumidor do que manter os que se tem. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 25 12/07/2019 09:05:51 26 Atendimento ao Cliente pelo qual, cada vez mais, os responsáveis pela administração das organizações estão em busca da mais alta satisfação do consumidor. As pesquisas comprovam que é muito mais caro conquistar um novo consumidor do que manter os que se tem. Devido a isso, as corporações investem grandes quantias para treinar seus funcionários que estão em contato com os clientes, para que possam prestar um serviço de qualidade. É importante também realizar pesquisas com os consumidores, para saber se todos os setores com os quais ele teve contato na organização se encontram em perfeitas condições. Contudo, este último assunto receberá maior detalhamento nos próximos capítulos. Tipos de Clientes Ao analisarmos o cenário que atualmente se apresenta no mercado consumidor em geral, encontramos categorias nas quais se enquadram os tipos principais de clientes. Assim como verificamos na segmentação de mercado, comentada anteriormente, cada tipo de cliente pode demandar um atendimento diferenciado. Atendendo às características particulares de cada um, a empresa poderá oferecer vários diferenciais. Abordaremos mais adiante esse assunto, agora vamos verificar os tipos de clientes que encontramos no mercado consumidor. Na categoria chamada de Produtores, podemos inserir pessoas e empresas que buscam o lucro e utilizam bens ou serviços para produzir outros produtos, como por exemplo, empresas de transporte e imobiliárias. Conforme Lamb (2004), existem, somente nos Estados Unidos, mais de 13.000.000 empresas que pertencem a esse segmento. Algumas são de grande porte, estando entre as maiores do mundo, mas também fazem parte inúmeras outras de porte bem menor, que similarmente ao que conhecemos no Brasil, movimentam a economia e fazem as pequenas cidades se desenvolverem. Outra categoria existente, com relação aos clientes, é a dos Revendedores. Dela participam empresas que trabalham no atacado e no varejo, comprando produtos de outras empresas e ganhando recursos, ao vendê-los, com lucro para si. Conforme Lamb (2004), é importante destacar que as empresas que atuam na área de varejo vendem principalmente para os consumidores finais; por outro lado, os atacadistas vendem seus produtos para os que atuam no varejo e para outros clientes que se enquadram no perfil de clientes empresariais. Fazem parte desse contexto, também, os revendedores, que possuem milhares de itens no seu estoque, e se utilizam de vendedores para visitarem esses grandes clientes empresariais. As empresas que atuam na área de varejo vendem principalmente para os consumidores finais; por outro lado, os atacadistas vendem seus produtos para os que atuam no varejo e para outros clientes que se enquadram no perfil de clientes empresariais. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 26 12/07/2019 09:05:51 27 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente Capítulo 1 Outro segmento importante, quando analisamos os tipos de clientes existentes, se reporta ao Governo. As organizações governamentais incluem milhares de unidades, prospectadas em três níveis: federal, estadual e municipal, tendo como premissa o que podemos chamar de maior mercado único de bens e serviços do mundo. Lamb (2004) afirma que, quando analisamos a prestação de um serviço ou entrega de um produto para os órgãos governamentais, a diferença está no tipo de contratação que, geralmente, ocorre, através de um processo denominado licitação. Neste caso, as organizações que estão interessadas em fornecer seus produtos ou serviços, durante determinado período específico, enviam suas propostas em embalagens lacradas para que os concorrentes não identifiquem os valores ali informados. Vence a organização queapresentar a proposta com o menor valor. A utilização desse processo permite que todos os fornecedores tenham chances iguais e justas para obter os contratos, que as agências governamentais oferecem, auxiliando, ainda, para que o gasto com os fundos públicos sejam realizados de maneira inteligente. Conforme Provezi (2003), um elemento relativamente novo é o que trata das Organizações Não-Governamentais, as quais têm como característica atingir objetivos que não sejam os relativos ao comércio. Assim como os demais tipos de clientes, as organizações não-governamentais também necessitam de suprimentos para se manter. Como exemplo desse tipo de organização podemos destacar igrejas e fundações. Produtores, revendedores, governos e organizações não-governamentais possuem necessidades diferentes entre si, e precisamos avaliar o que representa cada uma delas para nossa empresa, para que estejam satisfeitos e nos procurem em novas oportunidades de negócios. Relembrando que, se não fizermos uma segmentação, toda e qualquer pessoa existente no planeta pode ser nosso consumidor, desde uma criança recém-nascida até o mais idoso. Por isso, devemos estar preparados para que esse cliente, ao adentrar em nosso estabelecimento ou fazer contato com um de nossos representantes, tenha supridas todas as suas dúvidas e uma grande probabilidade de serem efetivados seus desejos. Assim, é essencial praticar sempre a excelência no atendimento ao nosso cliente. Com nossas atividades diárias, por mais simples que possam parecer, devemos ter em mente que nosso cliente possui desejos. Para ele, esse desejo é primordial e deve ser encarado como a situação mais importante para nossa empresa. A situação ideal é aquela em que todos os responsáveis pelo atendimento parem suas atividades, para escutar e realizar esse desejo. Naquele momento, a atenção voltada para o cliente deve ser única, para atender sua necessidade e resolver o seu problema. Devemos estar preparados para que esse cliente, ao adentrar em nosso estabelecimento ou fazer contato com um de nossos representantes, tenha supridas todas as suas dúvidas e uma grande probabilidade de serem efetivados seus desejos. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 27 12/07/2019 09:05:51 28 Atendimento ao Cliente Pode parecer estranho, mas pense em uma situação na qual você precisou muito do retorno de uma empresa e ficou um longo tempo esperando, ou pior, nem foi atendido, ou, mais grave ainda, teve que falar a mesma situação diversas vezes, foi repassado de um setor a outro, até chegar ao pessoal que realmente entendia o que você estava solicitando e, com muito jeito, conseguiu resolver o seu problema. Um exemplo típico para isso é o que vínhamos sofrendo com as empresas que prestavam serviços de telemarketing. Ao solicitarmos o cancelamento de um serviço, tínhamos nossa ligação repassada para vários operadores, e éramos convencidos de que aquela não era a melhor escolha para nós, quando não havia a desculpa da queda de sistemas de informação e que deveríamos ligar mais tarde. Por outro lado, ainda existem aqueles que nos ligam para oferecer serviços em horários inconvenientes, principalmente as operadoras de cartão de crédito e entidades financeiras. Para evitar esse constrangimento e essa propaganda negativa para nossa organização, devemos estar cientes de que nossos consumidores possuem momentos e necessidades diferentes, entre si. Olhando para nós mesmos, podemos perceber que, em determinado momento da nossa vida, as nossas necessidades mudam, porém, estamos sempre em busca de algo que possa nos realizar, conforme demonstrado na figura a seguir: Figura 5 - Necessidades do consumidor Fonte: Adaptado de Provezi (2003). NECESSIDADES IDOSO: atendimento imediato, local para descanso, ouvinte especial, dúvidas tecnológicas. ADULTO: personalização, atendimento especial e imediato, status, pagamentos com utilização de cartão de crédito. JOVEM: local para paquera, custo baixo, descontos tipo pague 2 leve 3, horário diferenciado. CRIANÇA: atendimento imediato, pouca paciência, local para os pais, espaço para brincar. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 28 12/07/2019 09:05:51 29 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente Capítulo 1 O local de atendimento deve ser adequado para cada tipo de necessidade, das mais simples, como água para refrescar os clientes e sanitários adequados, até as mais complicadas, como acesso para portadores de necessidades especiais. Como visto anteriormente, os consumidores possuem não só necessidades diferentes, como também comportamentos diferenciados uns dos outros. Segundo Provezi (2003), enquanto um idoso pode ser paciente e esperar por um atendimento, muitos adultos ou pais acompanhados de crianças não dispõem da mesma paciência. Nestes momentos, devemos estar preparados para lidar com essas diferenças. O local de atendimento deve ser adequado para cada tipo de necessidade, das mais simples, como água para refrescar os clientes e sanitários adequados, até as mais complicadas, como acesso para portadores de necessidades especiais. Outro fator que deve ser levado em conta, ao atendermos um cliente, é evitar constrangimentos. Portanto, conversas, que tenham conotações ligadas a preferências políticas, sexuais e religiosas, devem ser evitadas. Agindo dessa forma, manteremos o respeito com nossos clientes e eles se sentirão cada vez mais à vontade para procurar nossos produtos ou serviços, pois estaremos demonstrando que nos preocupamos com eles, e devemos realmente nos preocupar, pois são eles que garantem o nosso salário ao final de cada mês. Algumas Considerações Ao finalizarmos esse capítulo, observamos como é importante, no atendimento ao cliente, ajudá-lo a entender quem faz parte da nossa organização. Percebemos também como está dividido o mercado no qual atuamos, e identificamos alguns fatores que influenciam os responsáveis pela tomada de decisão dentro da empresa e fora dela, como os consumidores, salientando que, para o fechamento de uma organização, basta um simples motivo: o cliente deixar de comprar. E é justamente para evitar que isso ocorra, que a nossa missão está apenas no começo. Já conseguimos definir como o composto mercadológico influencia o tomador de decisões dentro da organização. Ele precisa conhecer o perfil do cliente que vai atender, como separar esse cliente dos demais presentes no mercado, quais as características desses clientes com relação a aspectos muito particulares, como área geográfica (regiões, estados, países) e demográfica (sexo, renda, idade). Sabemos que os públicos da organização percebem as atividades que realizamos, formando uma identificação entre produto e empresa através da nossa marca, que deve ser trabalhada, para que se torne algo a nosso favor. Para que a marca se torne a visualização do nosso produto e seja associada AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 29 12/07/2019 09:05:51 30 Atendimento ao Cliente ao trabalho bem feito, no que diz respeito à apresentação da empresa, devemos nos representar para nossos consumidores através da embalagem, na qual estará inserido o nosso produto, para que eles tenham sempre em mente a nossa empresa, como primeira opção de escolha. Afinal, são elementos que trabalham em conjunto: uma boa representação da marca está associada à escolha de uma embalagem que chame a atenção do consumidor; mas não devem ser esses apenas nossos elementos de convencimento, o cliente deve nos procurar por agregarmos a esses dois fatores o bom atendimento que prestamos a ele. Conseguimos conhecer as características gerais do mercado consumidor e como o composto de marketing influi para que vários fatores, como: produto, preço, praça e promoção participem da relação final que é o atendimento ao cliente, em relação à venda e também ao pós-venda, itens deextrema importância para a continuidade das organizações, cujo lema deve ser: vender uma vez para vender sempre. Diante do que vimos até agora, temos condições iniciais para demonstrar como o relacionamento com o cliente é importante para a continuidade da organização, entender seus desejos e deixarmos claro para eles o que temos a oferecer e o que eles podem esperar de nossa empresa, dos produtos e serviços que oferecemos. Estar sempre presente e fazer parte do cotidiano dos consumidores é algo pelo qual devemos nos empenhar a todo o momento, para que sejamos a primeira opção quando ele necessitar, além de fazer uso, também, da nossa experiência, no sentido de nos permitir a utilização do atendimento, como elemento de identificação dos tipos de clientes que podem fazer parte da organização, além de alcançar suas necessidades e analisar o seu comportamento. E ainda, devemos possuir as condições necessárias para atender todos os tipos de clientes, independente de sua atuação, sejam eles produtores, revendedores, agências governamentais ou organizações não-governamentais. Nos próximos capítulos, nos aprofundaremos mais no trabalho que teremos que fazer para nos focarmos diretamente no atendimento ao cliente. Atividade de Estudo: 1) Um colega lhe enviou um e-mail, pedindo alguns conselhos sobre a maneira de realizar um excelente atendimento a uma empresa que necessita de um sistema de rastreamento automotivo. Envie para esse colega sua resposta, apontando e descrevendo as várias situações que podem ocorrer quando ele estiver AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 30 12/07/2019 09:05:51 31 Composto Mercadológico e Iniciação do Atendimento ao Cliente Capítulo 1 frente a frente com o interessado em comprar o sistema de rastreamento, e como o comprador pode perceber que seu colega está prestando um bom atendimento, comparado com outras empresas que atuam no mercado? Lembre-se ainda de incluir sugestões para lidar com as necessidades de cada um desses indivíduos. ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ Referências BLACKWELL, Roger D. Comportamento do Consumidor. 9.ed. São Paulo: Pioneira Thomson, 2005. BRASIL, Sandra. Eu uso, ela usa, nós usamos. Veja, São Paulo, ano 45, n.43, p.104-106, 26 nov. 2008. CHURCHILL, Gilbert A. Marketing: criando valor para o cliente. São Paulo: Saraiva, 2000. CONSUMIDOR dá preferência a bom atendimento. Mundo do marketing. São AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 31 12/07/2019 09:05:51 32 Atendimento ao Cliente Paulo, 11 dez. 2008. Disponível em: <http://www.mundodomarketing.com.br/ materia.asp?codmateria=6577>. Acesso em: 12 dez. 2008. LAMB, Charles W. Princípios de Marketing. 2.ed. São Paulo: Pioneira Thomson, 2004. PROVEZI, Jefferson A. Estudo de Caso: O Padrão de Atendimento ao Cliente BUSSCAR. 2003. 115 f. Dissertação (Mestrado em Administração) - Escola Superior de Administração e Gerência, Universidade do Estado de Santa Catarina, Florianópolis, 2003. ROBBINS, Stephen P. Administração: mudanças e perspectivas. 4. ed. São Paulo: Saraiva, 2003. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 32 12/07/2019 09:05:52 CAPÍTULO 2 Desenvolvimento de Estratégias para o Atendimento ao Cliente A partir da perspectiva do saber fazer, neste capítulo você terá os seguintes objetivos de aprendizagem: 3 Compreender que todo processo dentro de uma organização depende de uma estratégia de atendimento ao cliente pré-estabelecida. 3 Identificar que o relacionamento com o cliente está diretamente relacionado com a continuidade da empresa. 3 Identificar que o atendimento deve ser o mesmo, independente do canal de atendimento que se tenha com o consumidor. 3 Analisar as formas de responder, o mais breve possível, à necessidade do consumidor. 3 Discutir as ferramentas mais utilizadas, no dia a dia, para a presteza de um atendimento ao cliente com qualidade, diferenciando-se da concorrência existente. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 33 12/07/2019 09:05:52 AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 34 12/07/2019 09:05:52 35 Desenvolvimento de Estratégias para o Atendimento ao Cliente Capítulo 2 Contextualização Este capítulo irá tratar das formas de desenvolvimento e utilização de estratégias existentes para atender bem nosso cliente. Conforme analisamos no capítulo anterior, o bom atendimento depende da percepção que nosso cliente possui do produto ou do serviço que estamos oferecendo. É consultando o nosso consumidor que iremos garantir as respostas para trabalhar no desenvolvimento das estratégias. Trabalhando mais focados nos nossos objetivos, iremos abordar as relações que tratam do nosso cotidiano com os clientes, ou seja, no que pecamos, desde o conceito mais básico até aquele que vivenciamos, sem nos dar conta que estamos agindo de maneira incorreta. São essas relações cotidianas que permitem a manutenção de um cliente ou fazem com que ele escolha outra empresa para negociar. Vamos observar também as formas e meios que temos à disposição para nos comunicarmos com os clientes e, principalmente, como eles podem chegar a nós. Tratar todos os nossos clientes como iguais: será que isso é possível? De que forma devemos atuar e nos preparar para que esse objetivo seja alcançado? Daremos início ao nosso estudo com esse questionamento para você: estamos habituados a resolver as dificuldades de nossos consumidores? É sobre essas questões que falaremos, nessa parte do estudo, e que servirão para dar continuidade à próxima unidade. Fundamentos de Relacionamento com Clientes O mundo empresarial, como o conhecemos e com o qual estamos acostumados a lidar, mudou. Atualmente ele possui outra denominação. Silva (2007) o aponta como o mundo dos serviços, haja vista que agora não estamos presos apenas à indústria ou ao comércio. Mesmo nossa organização atuando nesses ramos, o sucesso dela depende do atendimento que prestamos, de como nos relacionamos com os nossos clientes, qual a imagem que eles têm ao adentrarem em nosso estabelecimento. É isso que vamos analisar nesse momento. Inicialmente, devemos definir o que é esse relacionamento que devemos ter com nossos clientes, pois, quanto mais os responsáveis O sucesso dela depende do atendimento que prestamos, de como nos relacionamos com os nossos clientes, qual a imagem que eles têm ao adentrarem em nosso estabelecimento. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 35 12/07/2019 09:05:52 36 Atendimento ao Cliente por nossa organização comentam e nos orientam, no sentido de que não apenas podemos, mas precisamos estar sempre nos relacionando com nossos clientes, há a percepção de que existe um vácuo entre as empresas e os meios de relacionamento. Em consonância com Rissato (2004), isso ocorre devido à falta de entendimento daquilo que tratamos como relacionamento e de como devemos trabalhar, no sentido de trazer o consumidor mais próximo de nós. Outro fatorreside na dificuldade que as organizações apresentam para criar e manter uma relação com esse consumidor, pois a maioria delas acredita que é mais vantajoso ir atrás de clientes novos do que manter os que já existem. Mera ilusão: é mais vantajoso você priorizar os clientes mais antigos àqueles que ainda não se tornaram fiéis ao produto ou à marca. Para criar e manter um relacionamento com seus clientes, é necessário, inicialmente, conhecê-los, saber de suas necessidades, o que buscam ao entrar em contato com a sua empresa e, até, qual a forma de pagamento que preferem realizar. Não se trata apenas de saber se o time para o qual que ele torce ganhou ou perdeu, se mudou o corte de cabelo ou a cor da tintura; trata-se de saber os seus hábitos, o estilo de vida que possui, para onde costuma viajar, a profissão dos filhos. São dados que muitas vezes já sabemos, mas não os utilizamos a nosso favor, para estabelecer um relacionamento com eles. Certamente, dependendo do tipo e do tamanho da sua empresa, não será possível estabelecer esse meio de relacionamento com todos os clientes, porém, devemos nos focar naqueles que mais interessam à empresa, seja pela quantidade de produtos que adquirem, seja pela frequência no consumo de nossos produtos ou, ainda, por se tratar de um influenciador de outros consumidores. Outro fator fundamental, para mantermos nossos clientes, é possuir uma base de conhecimentos sobre os nossos concorrentes, tendo em mente que os nossos consumidores podem estar atrás de estratégias diferentes e, até mesmo, de novidades para a compra dos produtos que oferecemos. Os responsáveis precisam estar atentos ao que ocorre neste setor, em que atuamos, acompanhando-o através de análise estratégica dentro da organização. Conhecer nossos clientes e os consumidores do mercado no qual atuamos significa que devemos ter uma visão geral desse relacionamento. Devemos possuir, disponíveis em todos os departamentos da empresa (não apenas naquele responsável pelo atendimento), os dados desse cliente.Todos dentro dela precisam saber da importância de realizar um bom serviço, produzindo com qualidade e fazendo com que isso se reflita em informações úteis sobre nossa empresa, seja através da prestação de um bom serviço, seja através da entrega antes do prazo estipulado ou, até mesmo, em um retorno financeiro que garanta a sobrevivência da organização. Para criar e manter um relacionamento com seus clientes, é necessário, inicialmente, conhecê-los, saber de suas necessidades AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 36 12/07/2019 09:05:52 37 Desenvolvimento de Estratégias para o Atendimento ao Cliente Capítulo 2 Referindo-se a essa questão, Severo (2003) destaca que muitas empresas ainda não têm bem definido quem são seus clientes, o que torna difícil estabelecer um relacionamento. Porém, com o avanço em tecnologia e conhecimento, é possível atualmente conhecê-los a ponto de se ter uma venda individual ou, como muitos especialistas preferem: personalizada. A busca pelo lucro não está focada somente em vender mais para os clientes, oferecendo descontos em produtos ou serviços, mas sim na busca de criar vínculos mais fortes com eles. Desta forma, alcançamos a fidelidade, a qual trará a lucratividade para nossa organização, pois estaremos contando com algo que eles já possuem a nosso respeito, que é a confiança, resultado de um trabalho bem feito anteriormente. Nosso cliente, então, percebe que não estamos apenas atrás do seu dinheiro, mas estamos preocupados, em primeiro lugar, em satisfazer as suas necessidades. Para ratificar o que falamos acima, tomamos, como exemplo, o ponto de vista de Kanitz (2002, p. 27) sobre a percepção dos nossos consumidores com relação ao que nós estamos oferecendo e o que está presente também na nossa concorrência, [...] O Madalosso, por exemplo, é um restaurante de Curitiba que se tornou uma das maiores franquias de slow food do mundo. Pegando exemplos americanos de produtos de baixa renda, o McDonald’s seria um bom caso. [...] Quando se entra no mercado de baixa renda, não é só fazer produto barato, como muita gente acha. É preciso pensar em toda a organização de uma forma diferente e conceber um produto desde o início. O fast food é um conceito de rico. O rico é que quer a sua comida fast, porque depois ele quer ir para o cinema, fazer compras. O mercado de baixa renda não quer sair correndo. Ele já ficou no bandejão a semana inteira. Ele quer se sentar à mesa, ser servido por um garçom. Então, o Madalosso fez um restaurante com 4 mil lugares, onde o cliente permanece por duas ou três horas, a refeição custa o dobro da do McDonald’s, mas fica lotado. Essa idéia de copiar idéias americanas pode ser totalmente equivocada. Uma das razões do subdesenvolvimento brasileiro é justamente nunca termos criado a capacidade de enxergar o Brasil. A figura, a seguir, mostra de que forma o relacionamento com nossos clientes cria o diferencial competitivo perante nossos concorrentes e como podemos trazer isso à percepção dos consumidores e das pessoas que podem nos auxiliar a aumentar o mercado. Observamos, pois, nossos próprios colaboradores (cliente interno) e demais indivíduos da sociedade que são considerados formadores de opinião e pessoas que conferem respaldo em suas descrições (jornalistas, colunistas, membros de entidades de proteção aos direitos do consumidor) sobre como agir e atuar quando estamos frente a frente com nossos clientes: A busca pelo lucro não está focada somente em vender mais para os clientes, oferecendo descontos em produtos ou serviços, mas sim na busca de criar vínculos mais fortes com eles. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 37 12/07/2019 09:05:52 38 Atendimento ao Cliente Figura 6 - Relacionamento com Cliente Fonte: DUARTE, Íris Freitas. A era do domínio do cliente. Disponível em: <http:// focododia.files.word press.com/2008/04/cliente.jpg>. Acesso em: 08 jun. 2009. As empresas estão preocupadas com o relacionamento que mantêm, de maneira geral, com seus clientes, mas, atualmente, o que necessitamos é estabelecer uma relação individual com cada cliente, tratá-lo como se ele fosse único para nossa organização, pois apesar de estarmos atuando dentro de um mercado consumidor comum, cada relação que mantemos no dia-a-dia é considerada individual. Essa relação será naturalmente formada se nos ativermos a realizar interações, baseadas em uma colaboração comum, entre os nossos clientes e a empresa da qual fazemos parte. Os funcionários, pessoas que fazem parte conosco da organização, serão sempre o fator principal para estabelecer o relacionamento com nossos clientes, haja vista que essa etapa implicará mudanças, que muitas vezes já estão incorporadas nas rotinas da organização no que se refere ao atendimento. Como bem sabemos, somos avessos a mudanças, pois ficamos facilmente acostumados e muitos colaboradores até preferem a rotina à falta dela. Conforme Severo (2003) “[...] todas as companhias necessitam achar o melhor modo de utilizar a tecnologia de informação [...] como ferramenta fundamental na aquisição de vantagem competitiva no cenário econômico atual”. Atividade de Estudos: 1) Agora que já comentamos sobre o relacionamento com nossos clientes, descreva de que maneira esse relacionamento pode influenciar sua atividade diária. ____________________________________________________ AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 38 12/07/2019 09:05:52 39 Desenvolvimento de Estratégias para o Atendimento ao Cliente Capítulo 2 ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________ Tipos Disponiveis de Canais de Atendimento Percebemos que, quando entramos em contato com determinadas organizações, estas estão perdendo tempo, dinheiro e prestígio com serviços e atividades mal executadas. Nós mesmos, quando precisamos utilizar determinados tipos de serviços, temos a nítida impressão de que existem pessoas que, muitas vezes, não entendem quase nada sobre a empresa em que estão trabalhando. A impressão é que elas possuem um manual para que rapidamente possam nos dispensar, sem demonstrar vontade alguma em solucionar o problema que apresentamos, querem apenas deixar transparecer que estão executando algo produtivo. Se você já passou por isso, sabe muito bem do que estamos falando e como é frustrante ficar impotente diante de uma situação dessas. Por isso, devemos tratar de trabalhar bem a relação dos canais de comunicação da NOSSA empresa com os clientes. Atualmente, existem inúmeras formas para que os clientes sejam atendidos, para que possamos nos comunicar e atendê-los da melhor maneira possível. Devemos empenhar nossos esforços a fim de que o nosso cliente fique satisfeito; para tanto, é preciso concentrar-se na solução dos problemas desse cliente, no atendimento dos seus desejos, vontades e necessidades. Entre as várias formas que existem para que possamos atender nosso cliente, vamos destacar as quatro principais, apontadas por Zeithaml (2003), por serem as mais utilizadas e também por apresentarem elevada expansão nos tempos modernos e atuais: pessoal, telefone, internet e ombudsman. Devemos tratar de trabalhar bem a relação dos canais de comunicação da NOSSA empresa com os clientes. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 39 12/07/2019 09:05:52 40 Atendimento ao Cliente a) Canal de atendimento pessoal: É o tipo mais antigo. O atendimento pessoal é aquele feito em contato direto com o cliente. Ele difere dos demais atendimentos existentes, porque sua ação é direta entre empresa e cliente. Neste tipo de atendimento, podemos analisar os aspectos considerados não- verbais, por muitos especialistas, pois sabemos que não é apenas através das palavras que ocorre a comunicação e o relacionamento. A maneira do cliente se portar, o movimento de suas mãos, o jeito e o modo de analisar o produto e, principalmente, o brilho em seus olhos é o que nos permite, muitas vezes, perceber o desejo do consumidor de adquirir o produto que estamos oferecendo, ou seja, esse é o melhor canal que nossa organização possui para analisar a expressão corporal do consumidor. Essa atitude deve ser muito bem analisada, uma vez que, dependendo da situação, as medidas a serem tomadas certamente vão variar. Atender pessoalmente o cliente é uma forma de fazer com que ele esteja mais próximo da realidade da empresa. E, ao conhecer o que ocorre dentro da organização, alguns clientes chegam a aceitar algumas situações consideradas, inicialmente, como negativas. Mas, tenha em mente que os aspectos negativos, invariavelmente, irão se sobrepor aos benefícios, pois, a longo prazo, quando nossos concorrentes avançarem no mercado, ou apresentarem algum diferencial, será complicado manter tais clientes. Saiba que todo consumidor, independente da maneira como entra no seu estabelecimento, deve ser bem tratado, não importando sua maneira de vestir ou de falar. Isso me lembra um caso, contado por um professor. Um cliente entrou na concessionária com sua esposa, ambos sem muito estudo e vestidos de maneira humilde. Foram observar as máquinas agrícolas que estavam expostas no show-room da loja. Nesse momento, um vendedor, ao observar a cena, olhou para o relógio e viu que já passavam dois minutos do meio-dia. Ele já estava atrasado para o almoço; mas, como não havia outro vendedor disponível, no momento, ele foi fazer o favor de atender o casal. Aproximou-se deles e perguntou se tinham alguma dúvida sobre os produtos que estavam analisando. O consumidor disse que já conhecia o produto e relatou todas as características do modelo. O vendedor observou novamente o relógio. Ele marcava pouco mais de meio-dia e dez minutos. Tendo em mente apenas a vontade de almoçar, perguntou se eles tinham mais algum comentário a fazer, pois ele estava em seu horário de almoço. Foi quando a esposa do cliente questionou o preço do produto. O vendedor, sem paciência, disse que cada máquina custava R$ 100.000,00, para tentar se livrar rapidamente do casal e ir para o seu almoço. Quando o vendedor já estava de costas, preparando-se para sair, o cliente disse: - Muito bem, então prepare a papelada, que vou levar meia dúzia. O Atender pessoalmente o cliente é uma forma de fazer com que ele esteja mais próximo da realidade da empresa. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 40 12/07/2019 09:05:52 41 Desenvolvimento de Estratégias para o Atendimento ao Cliente Capítulo 2 vendedor quase desmaiou, pois o preço de cada máquina era, na verdade, R$ 120.000,00. O cliente levou seis máquinas e pagou cinco, um belo desconto, fruto de preconceito e mau atendimento pessoal. Procure lembrar-se deste episódio sempre que atender um cliente. b) Canal de atendimento por telefone: Depois do atendimento pessoal, o atendimento por telefone é o tipo mais utilizado pelo consumidor para entrar em contato com nossa empresa. Esse atendimento deve ser realizado da maneira mais educada possível, pois não estamos frente a frente com nosso consumidor, não podemos observar suas ações e reações. Por mais simples que pareça, realizar um atendimento telefônico não é uma das tarefas mais fáceis. Devemos ter em mãos, de preferência, todas as informações possíveis, para não deixar o cliente esperando na linha, pois isso causa a sensação de descaso e irritação. O atendimento telefônico tornou-se popular, devido ao aumento dos chamados call center, que nada mais é do que uma central, para onde as ligações são direcionadas e os assuntos tratados de maneira direta entre operador e consumidor. Outras empresas adotaram o SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente), para que o consumidor possa ser atendido por pessoas que devem conhecer o processo de uma forma geral. Esses tipos de atendimento foram criados para que o consumidor possa se sentir mais respeitado, tendo um retorno de maneira breve e esclarecedora. Os profissionais que atuam nessa área precisam conhecer bem o produto, a fim de atender o cliente, no mínimo, de maneira satisfatória, sendo que qualquer atendente nesta atividade deve possuir capacidade técnica para discutir e argumentar sobre o produto, evitando as famosas transferências de ligação. Entretanto, não são todas as corporações que possuem um setor específico para atendimento telefônico ao cliente; muitas vezes, o responsável por atender o consumidor será você. Portanto, quando o telefone toca a seu lado, atenda-o rapidamente (algumas empresas solicitam que seja atendido, no máximo, no terceiro toque). Ao atender, não diga apenas “alô”. É recomendável que você comunique informações básicas ao cliente: nome da empresa, setor do qual está falando, nome da pessoa que está prestando esse atendimento e um comprimento, referindo-se ao período do dia em que está realizando tal atividade. Se o cliente não falou o nome, questione, pois tratar clientes pelo nome é uma forma de diferenciar o atendimento prestado. Mesmo que a organização na qual você trabalhe seja simples (a boa educação não escolhe segmentos), sempre O atendimento telefônico tornou- se popular, devido ao aumento dos chamados call center. AP 126_Atendimento ao Cliente.indd 41 12/07/2019 09:05:52 42 Atendimento ao Cliente utilize expressões cordiais, solicitando “por favor”, “por gentileza”, “um momento”, e outras desta natureza. No momento do atendimento, evite utilizar expressões e se apresentar de maneira
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