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ALINE DI PAULA CABRAL OZEANE SILVA DE CASTILHO PAULO CESAR YUNES FILHO LABORATÓRIO DE GESTÃO: DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL RIO DE JANEIRO 2020 2 Sumário 1. AMBIENTE INTERNO ................................................................................................. 4 1.1. Histórico Organizacional:..................................................................................... 4 1.2. Norteadores Institucionais................................................................................... 4 1.3. Forças e fraquezas organizacionais (ambiente interno).............................. 6 1.4. Análise dos Stakeholders: ................................................................................... 6 1.5. Cadeia de Valor: ...................................................................................................... 8 1.6. Matriz BCG: .............................................................................................................. 9 1.7. Análise Empresarial 7S’s: .................................................................................. 10 2. AMBIENTE EXTERNO (MACRO E MICRO) ......................................................... 13 2.1. PESTAL: .................................................................................................................. 13 2.2. Análise do setor de comércio: .......................................................................... 13 2.3. Impacto para as organizações:......................................................................... 15 2.4. Concorrentes:........................................................................................................ 16 2.5. Forças e fraquezas dos concorrentes: ........................................................... 16 2.6. Fatores chave de sucesso da organização: .................................................. 16 3. CLIENTES E DESIGN ESTRATÉGICO ................................................................. 18 3.1. Segmentação do mercado: ................................................................................ 18 3.2. De quem / o que / por que os clientes compram: (metodologia 7P’s); .. 19 3.3. Técnicas de análise da satisfação dos clientes: ......................................... 21 3.4. Ferramentas de relacionamento com os clientes: ...................................... 21 3.5. Personas para público alvo: .............................................................................. 21 3.6. Estratégias Organizacionais: ............................................................................ 23 3.7. Novos norteadores: Satisfação; Objetividade; Praticidade e Confiabilidade: .............................................................................................................................. 24 4. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL COM PLANO DE AÇÃO ........................ 25 4.1. Discriminar forças e fraquezas, oportunidades e ameaças ...................... 25 3 4.2. SWOT cruzada: ..................................................................................................... 25 4.3. Plano de Ação modelo 5W2H ............................................................................ 26 4 1. AMBIENTE INTERNO 1.1. Histórico Organizacional: A Pamp Festas é uma empresa familiar, criada em 1997 que atua no mercado de artigos relacionados para festas e eventos. Criada por Paulo Cesar Yunes e Ângela Maria Siciliano, a Pamp Festas logo nos primeiros anos de sua existência ganhou destaque no mercado e virou referência em artigos para festas, principalmente infantis. A empresa está localizada no mais famoso polo comercial do Rio de Janeiro, o SAARA. Emprega três funcionárias diretamente, todas elas relacionadas ao atendimento do cliente. Possui mais de 50 fornecedores cadastrados, sempre buscando a diferenciação no mercado. 1.2. Norteadores Institucionais Missão: Comercializar produtos e artigos relacionados a festas e eventos com qualidade e preços competitivos conduzindo a empresa de forma responsável buscando sempre atingir a satisfação dos clientes e um bom relacionamento com colaboradores e fornecedores. Informações da empresa: Razão social: Pamp Festas Artigos Para Festas Ltda. CNPJ: 01.590.429/0001-49 Endereço: Rua Senhor dos Passos, 225 - Centro - Saara – RJ. Cep.: 20061-015 5 Visão: Ser reconhecida como referência no mercado de artigos para festas e eventos através de produtos de qualidade e preços acessíveis contando também com uma variedade que visa dar aos clientes a melhor experiência na hora de elaborar seja uma festa de pequeno porte até grandes eventos. Valores: Honestidade: A empresa busca ter uma relação de honestidade com clientes, funcionários e fornecedores, onde criam laços mais fortes e ajuda a ter uma melhor dinâmica no contexto empresarial, ou seja, cobrar preços justos e compatíveis com o mercado, pagar todos os direitos trabalhistas de acordo com as leis vigentes e sempre tratar as negociações com fornecedores de forma muito séria e sempre honrando os compromissos dentro do prazo estipulado. Nos dias de hoje isso é um diferencial competitivo considerável. Transparência: a transparência é deixar tudo bem claro para todos os interessados, principalmente funcionários, fornecedores e colaboradores. Esta é mais uma ferramenta que permite ter um bom relacionamento, trazendo fluidez para o dia a dia na empresa. Cordialidade: o tratamento com respeito vem desde os nossos clientes até os mais simples colaboradores. Isso permite a empresa ter um clima mais unido e a jogar como um time. Receber os fornecedores e funcionários com extrema educação é uma característica que pode mudar a forma como você se destaca no mercado. Um ambiente interno bom contagia a todos. Perseverança: nesse momento complexo que nosso país está passando, a perseverança é um valor inestimável. Passar esse espírito para funcionários, fornecedores e clientes mostra que mesmo apesar das adversidades, a empresa continua a cumprir sua responsabilidade social, fiscal e econômica. 6 1.3. Forças e fraquezas organizacionais (ambiente interno) 1.4. Análise dos Stakeholders: STAKEHOLDERS POSIÇÃO PODER AÇÕES PROPRIETÁRIOS LIDERA ALTO DEFINE METAS E DIRETRIZES E REALIZA O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO CLIENTES DÁ APOIO ALTO MONITORAR A SATISFAÇÃO FUNCIONÁRIOS DÁ APOIO BAIXO MONITORAR O COMPORTAMENTO E REALIZAR AÇÕES DE ANGAJAMENTO FORNECEDORES DÁ APOIO MÉDIO AUXILIA NO LAYOUT DO PONTO DE VENDA; OFERECE PRODUTOS NOVOS; AUXILIA NA FORMATAÇÃO DO ESTOQUE. CONTADOR DÁ APOIO BAIXO AUXILIA OS PROPRIETÁRIOS COM BALANÇOS DA SITUAÇÃO PATRIMONIAL E FISCAL DA EMPRESA, AFERIÇÃO DE IMPOSTOS E PAGAMENTOS DE TRIBUTOS; CONTRATAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS E TODA BUROCRACIA TRABALHISTA. GOVERNO (MUNICIPAL ESTADUAL E FEDERAL) RESISTENTE ALTO MANTER SEMPRE INFORMADO PARA FINS FISCAIS. 7 8 1.5. Cadeia de Valor: 9 1.6. Matriz BCG: 10 1.7. Análise Empresarial 7S’s: Estrutura vertical Sem setorização Estratégia Aumento das vendas online. Aumento da receita. Melhorar exposição da marca nas redes sociais. Funcionários Três funcionários. Perfil harmonioso com bom relacionamento. Habilidades Funcionários que desempenham multifunções. Treinados e remunerados devidamente. Publico receptivo a novos desafios. Valores Compartilhados Honestidade Transparência Cordialidade Perseverança Estilo Líder democrático (foco no líder e na equipe) Sistema Software de gerenciamento completo (estoque e venda).Relatórios detalhados. Figuras de estoque. 11 HARD Estratégia: Buscar sempre produtos que estejam na moda, prezando sempre pela qualidade desses produtos e pelo preço. A organização interna em relação ao controle de estoque também é um fator que permite uma vantagem comparativa. Estrutura vertical: Administração - funcionárias! Não há mais cargos hierárquicos na empresa. São os sócios e seus vendedores, apenas. Sistema: Mobility PDV - Sistema operacional interligado de estoque e ponto de venda proporciona um panorama completo da entrada e saída de produtos da empresa. Facilita as tomadas de decisões e em micro empresas podem fazer uma grande diferença, pois geralmente tem poucos recursos e precisam ser cirúrgicos nos investimentos. SOFT Valores compartilhados: Valores centrais: honestidade, transparência, cordialidade e perseverança. Equipe A cultura da equipe é norteada pelos valores centrais da empresa que permitem um ambiente harmonioso e de união, refletindo diretamente no desempenho da equipe e nos objetivos da empresa. Estilo: O exemplo de como os valores são considerados na hora do planejamento e da execução é a maneira da liderança da empresa se relacionar com seus funcionários. Sempre se forma honesta, transparente e cordial, conseguindo passar para os funcionários todo o embasamento necessário para atingir as metas e objetivos, colocando a perseverança como catalisador desse processo. 12 Funcionários: Não há especificações pois é uma micro empresa, com poucos funcionários, caracterizados por serem multidisciplinares, ou seja, exercem diversas tarefas relacionadas ao core business da empresa que são: atendimento personalizado ao cliente, controle de mercadorias no ponto se venda (reposição) e organização do estoque (auxilia no controle do estoque e nas compras). Como já citado acima, a empresa necessita delegar responsabilidades e tarefas e até mesmo setorizar algumas áreas da empresa pra melhorar sua funcionalidade e retirar a sobrecarga de tarefas e responsabilidades da liderança, por exemplo com um setor administrativo e de RH. Habilidades: As habilidades mais fortes encontradas na equipe são exatamente essa capacidade de serem multidisciplinar e também a capacidade importante de conseguir trabalhar em equipe, num ambiente cooperativo. A empresa avalia esses critérios pelo volume de vendas e metas alcançadas e por um sistema de gratificação que motiva a equipe sistematicamente a dar seu máximo. Todas ganham ou todas não ganham. Esse é o motivador para termos um bom trabalho em equipe e ao mesmo tempo atingirmos nossas metas financeiras e econômicas. 13 2. AMBIENTE EXTERNO (MACRO E MICRO) 2.1. PESTAL: 2.2. Análise do setor de comércio: Nos últimos dados divulgados pela ABRAFESTA, o mercado de festas e eventos movimentou mais de R$ 17 bilhões com uma projeção de crescimento de até 14%. P E S T A L POLÍTICA ECONOMIA SOCIAL TECNOLOGIA AMBIENTAL LEGAL • Instabilidade política. • Problema de interlocução entre os poderes institucionais do país desfavorecendo a aprovação de reformas importantes para o progresso político, social e econômico do país. • Crise política e econômica nos países vizinhos. • Eleições Municipais no Brasil • Eleições nos EUA. • Bloqueio para abertura do comercio devido à pandemia. • Teoricamente estagnada, com crescimento abaixo do necessário para uma recuperação sustentada. • Dólar em seu maior patamar. • Taxa de inflação controlada com tendência a acelerar pelo fenômeno de estagflação. • Pandemia do Covid-19. • Capacidade instalada ociosa. • Colapso no crédito das famílias e das empresas. • Desemprego recorde - depressão na renda média. • Informalidade recorde - depressão na renda média. • Colapso no crédito - depressão no consumo. • Chegada acelerada das lojas online. • Informatização do controle de estoque. • Novos canais de divulgação da marca (redes sociais). • Crescentemente clientes buscam produtos ambientalmente corretos, ou seja, que possuam uma relação amistosa com o meio ambiente na origem e no rejeito, especialmente em descartáveis plásticos por exemplo. • Política fiscal de retração do gasto público (investimento) - TETO DE GASTOS. • Pouco ou nenhum investimento público em ciência e tecnologia. 14 O setor encontra-se em expansão devido a novas oportunidades de negócio com o surgimento se novas modalidades de festas como “mêsversário”, chá revelação, entre outros. O setor também conta com um traço cultural marcante do brasileiro que é sempre comemorar datas festivas de maneira marcante com familiares e amigos o que favorece a cada ano o fortalecimento e o crescimento do mercado de artigos para festas. O setor de comércio ganhou importância econômica nas últimas duas décadas, uma vez que sua participação no Produto Interno Bruto (PIB), que se manteve relativamente estável e em torno de 8% entre 1996 e 2002, subiu continuamente até atingir 13,6% em 2014, número em torno do qual permaneceu no triênio seguinte. Ademais, o valor adicionado pelo setor acelerou mais rapidamente que todos os demais setores econômicos entre o final da década de noventa e o início da crise de 2015-2016. A relevância econômica que o setor de serviços como um todo ganhou nas últimas duas décadas – passando de cerca de 69% para 73% – pode ser atribuída principalmente ao crescimento do comércio atacadista e varejista. Isso ocorreu porque o consumo privado foi o principal motor do crescimento econômico nos últimos anos. Em termos de participação no emprego, o comércio absorve cerca de 20% da mão de obra, possui uma taxa de informalidade no mercado de trabalho bastante elevada, mas em queda no período recente, assim como uma alta taxa de rotatividade. A estrutura da oferta no setor de comércio é complexa, em geral com inúmeras pequenas empresas atuando no varejo, tanto em ramos especializados quanto não- especializados, mas também há presença de grandes redes com maior poder de barganha sobre os fornecedores, como também pequenas, médias e grandes redes atuando no atacado. Em relação ao tamanho das empresas, existe uma heterogeneidade entre os segmentos. 15 2.3. Impacto para as organizações: 16 2.4. Concorrentes: Diretos: Aidan Festas; Festa da Cidade; Bazar Festas; Bazar Melvin; Festas 234. Indiretos: Vivian Festas; Prolar Festas; autônomos que trabalham com personalização. 2.5. Forças e fraquezas dos concorrentes: FORÇAS FRAQUEZAS IN TE R N O S • Vendem grande variedade de produtos (atacado). • Possuem uma estrutura física maior (loja maior). • Possuem mais funcionários em diversos setores. • Pouca maleabilidade para trabalhar com sazonalidade. • Empresas com pouca informatização de seus processos. • Não possuem sede própria na maioria das vezes, tendo que pagar aluguel, aumentando seus custos. 2.6. Fatores chave de sucesso da organização: • Nossa empresa trabalha com sazonalidade - isso permite uma versatilidade e uma vantagem competitiva, pois conseguimos aproveitar melhor as datas comemorativas. • Trabalha com a personalização de produtos para festas - isso permite um controle melhor dos nossos estoques, menos prejuízos com compras equivocadas ou sobras - trabalha pela demanda do cliente. • Custos operacionais baixos - trabalhamos com uma equipe enxuta, bem treinada e motivada, que nos permite ter poucos funcionários, porém mais produtivos, ou seja, nossos funcionários são multitarefados, recebem mais por conta disso e são constantemente motivados.17 • Produção própria de diversos produtos relacionados ao nosso core business. Isso nos permite reduzir os custos de nossos produtos e aumentar nossas margens de lucro, podendo oferecer um produto de qualidade, específico e com um preço melhor do que a concorrência sem perder margem. Outro ponto é a independência completa de fornecedores o que nos dá mais dinamismo de prazo e preço. KPI – Não foi possível ser feito, pois as informações estão na empresa. 18 3. CLIENTES E DESIGN ESTRATÉGICO 3.1. Segmentação do mercado: SEGMENTAÇÃO DE MERCADO DEMOGRÁFICA • Idade: 20 a 65 anos • Sexo: Ambos • Tamanho da família: Diversificada • Renda: Da baixa até a alta • Ocupação: Diversificada COMPORTAMENTAL • Atitudes em relação aos produtos: Positiva • Ocasião da compra: aproximação de datas comemorativas, seja lá qual for o motivo da comemoração. • Benefícios: Satisfação em realizar algo marcante através do ato de comemorar com uma festa, reunindo familiares e amigos. • Utilização: Lembrar de momentos importantes através da realização de festas e eventos. PSICOGRÁFICA • Estilo de vida: Diversificado • Valores: Praticidade, objetividade e satisfação. • Atitudes: Procuram todos os produtos num lugar só; procuram os itens bem próximo a data da festa. • Opiniões: Relevantes, principalmente por trabalharmos com produtos personalizados. GEOGRÁFICA • Região: Estado do Rio de Janeiro • Tamanho do município: Grande (Rio de Janeiro) • Concentração: Alta densidade demográfica • Clima: Predominante tropical 19 3.2. De quem / o que / por que os clientes compram: (metodologia 7P’s); Produtos: O mix de produtos é estruturado e pensado de acordo com as necessidades do público-alvo. Como são pessoas que não possuem muito tempo para planejar suas festas com todos os itens e detalhes inerentes à uma comemoração, a loja foi montada para que o cliente possa encontrar tudo ou quase tudo para o planejamento e realização de sua festa. Essa constatação colabora com a estratégia de investimento num mix amplo de produtos que parte de simples descartáveis até a adereços de fantasias. Preço: Os preços são baseados no mercado em que a empresa está inserida (concorrentes), na qualidade dos produtos (escolha de fornecedores com insumos de boa qualidade), na estética e capricho diferenciados de produtos e no atendimento personalizado. O feedback dos clientes permite entender que é preferível pagar um pouco mais caro, mas encontrar uma loja que tenha um mix amplo de produtos, 20 esteticamente diferenciados, personalizados e um atendimento que dê conforto ao cliente na hora da compra. Praça: A empresa possui uma loja localizada no mais tradicional e um dos mais importantes centros comerciais do Rio de Janeiro: A SAARA. A localização se mostra privilegiada pois o fluxo de transeuntes é intenso, além de ser um ponto turístico e cultural da cidade, o que atrai muitos clientes. Há facilidade de acesso ao local por meio dos transportes públicos, o que favorece ainda mais nossa localização. Promoção: A empresa conta as redes sociais para promover a marca. O Instagram é o principal canal de comunicação com os clientes e vem se mostrando muito eficiente, especialmente em datas sazonais como carnaval, Halloween e outras. Processo: O processo é basicamente instalado na loja física aonde o cliente tem a total liberdade de escolher os produtos de sua preferência com auxílio dos funcionários a qualquer momento. Ao terminar a escolha dos produtos, os clientes são conduzidos ao caixa para efetuar o pagamento e receber os produtos adquiridos. Pessoas: Os funcionários são treinados para um atendimento personalizado, diferenciado e são diariamente orientados para a realização de tarefas complementares com a finalidade do bom funcionamento da empresa. São remunerados de forma justa, adequada e recebem gratificações por desempenho individual e/ou coletivo. Percepção: Os clientes pedem uma loja online que facilite o processo de compra dos produtos. A empresa está planejando uma estratégia mais agressiva com a criação de um e-commerce completo, com todo mix de produtos com ênfase nas redes sociais. 21 3.3. Técnicas de análise da satisfação dos clientes: O método de análise da satisfação dos clientes é o Customer Sastifaction Score (CSAT). Esse método consiste em perguntar ao cliente, através de uma ficha, como ele avalia a experiência vivida na empresa, numa escala de pesquisa de satisfação linear. Após o preenchimento, a ficha é depositada em uma urna e ao final de todo mês, a urna é aberta e as fichas são separadas pelo nível de satisfação informado e a partir desse feedback é feito o planejamento estratégico para melhorar as falhas no processo de atendimento ao cliente. 3.4. Ferramentas de relacionamento com os clientes: Além dessa ficha de avaliação de satisfação, contamos com as redes sociais para nos relacionar com nossos clientes. A ferramenta mais dinâmica que temos é o Instagram, aonde conseguimos, ao mesmo tempo, colocar fotos de nossos produtos, ter feedbacks instantâneos sobre a aceitação desses produtos e uma comunicação direta que nos permite realizar algumas vendas por meio dessa mídia social. Hoje é a nossa principal ferramenta de marketing. 3.5. Personas para público alvo: 22 23 3.6. Estratégias Organizacionais: Desenvolvimento de mercado: Abrir uma filial em outro bairro, preferencialmente residencial Penetração de mercado: Focar na captação de novos clientes através de campanhas mais constantes nas redes sociais Implementação do nosso e-commerce Desenvolvimento de produtos: Novas coleções de fantasias que incluam o público masculino e infantil. Novas coleções de fantasias para datas sazonais como Halloween (cultura crescente em nossa sociedade). 24 Criação de produtos temáticos com temas genéricos, ou seja, mais baratos por não pagar royalties e diversificando o mercado que só apresenta heróis e princesas. Diversificação: Aproveitar melhor datas comemorativas como o dia das mães, pais e namorados. Implementar novas sugestões de produtos para essas datas como arranjos florais, arranjos de balões com gás hélio, cestas de café da manhã e brindes personalizados. 3.7. Novos norteadores: Satisfação; Objetividade; Praticidade e Confiabilidade: Com o desenvolvimento acelerado da tecnologia no setor de vendas, tornou-se um imperativo aos tempos de hoje a implementação de um canal digital para a comercialização de nossos produtos através de um e-commerce. Em nosso planejamento, definimos como novos norteadores alguns aspectos importantes para tornamos nossa loja virtual viável tanto para nossos clientes como para nós. A praticidade e objetividade são fundamentais num mundo cada vez mais dinâmico e informatizado. Nossa sociedade sofre a influência pesada de ritmos acelerados no âmbito profissional que o tempo para realizar uma compra encontra-se cada vez mais escasso. Observando isso, resolvemos unir a vontade das pessoas de realizarem suas festas com a praticidade e objetividade que só um e-commerce oferece. Com acesso a todos nossos produtos instantaneamente pelo smartphone, tablet ou computador, será possível do cliente montar sua festa no conforto de sua casa ou até mesmo do seu escritório, escolhendo produtos de forma objetiva e direcionada, contando com a praticidade que a nossa logística irá oferecer no momento de selecionar e transportar esses produtos. A satisfação e a confiabilidade nesse processo são nosso elo com nossos clientes potenciais, pois uma boa experiência no processo de compra em nosso e-commerce significa fidelização e captura de novosclientes. Deixamos claros que nossos antigos norteadores não foram deixados de lado, pois nossa tradição deve ser mantida seja em qual for a plataforma de comercialização escolhida. Porém nesses tempos modernos onde a mudança imposta pela tecnologia é necessária, devemos acrescentar esses novos norteadores aos nossos antigos para balizar nossas novas estratégias de mercado. 25 4. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL COM PLANO DE AÇÃO 4.1. Discriminar forças e fraquezas, oportunidades e ameaças 4.2. SWOT cruzada: Estratégia Defensiva: No cenário econômico em que nós nos encontramos, o mais correto é embarcamos numa estratégia defensiva devido às incertezas do mercado. A economia do país está com graves problemas estruturais e um deles é o colapso no consumo das famílias. Segundo dados do SPC, quase 64 milhões de brasileiros estão com nome negativado nas instituições de análise de crédito o que impacta profundamente no poder de compra de nosso povo. Outro ponto é a renda deprimida em que vive a maioria do nosso povo. Segundo dados do IBGE, 100 milhões de brasileiros vivem com 413 reais por mês, fruto de um desemprego recorde 26 (quase 13 milhões de brasileiros) e uma informalidade recorde (quase 40 milhões de brasileiros). Isso nos reformular nossas estratégias de vendas adaptando-as a essa nova realidade. Promoções, criação de kit's e intensidade na divulgação de nossa linha de produtos nas redes sociais fazem parte dessa estratégia. Os impactos gerados por essa estratégia é o congelamento do quadro atual de funcionários, ou seja, a não contratação de mais funcionários e a retração de investimentos em estoque e novos produtos. 4.3. Plano de Ação modelo 5W2H 5W2H - EXECUÇÃO ÁREA PROBLE MA WHAT WHY WHERE WHEN WHO HOW HOW MUCH PLANO DE AÇÃO PORQUE DEVE SER REALIZADO / RESULTADO ESPERADO LOCAL INÍCIO / FIM RESP. COMO SERÁ FEITO CUSTO Vendas Volume de vendas Intensificar anúncios e propaganda nas redes sociais Aumentar o volume de vendas e ampliar a captação de novos clientes Internet 01/08 - Indeterm inado aumento de 20% nas vendas e de 30% em novos clientes através de impulsiona mentos patrocinado s e com a contratação de uma agência de publicidade Contrato de R$1.000 por mês para agência + R$ 1.000 para impulsionamentos patrocinados e segmentados ao nosso público alvo Vendas Facilitaçã o no processo de compra Implementa ção de um site e- commerce Aumentar o volume de vendas e ampliar a captação de novos clientes Internet 01/08 - Indeterm inado Aumentar o volume de vendas no sistema delivery Implementa ção de um site e- commerce completo que permita a realização do processo de compra inteirament e através do celular, tablet ou R$ 2.400 para implementação do e- commerce + R$ 300 de mensalidade para ajustes e suporte técnico 27 computador . Estoqu e Sistema ERP integrad o com estoque loja física e loja online Compra de um sistema que seja capaz de gerenciar os 2 estoques simultanea mente Eficiência no controle do estoque Escritório /Estoque 01/08 - Indeterm inado Eficiência no controle do estoque Implementa r sistema que seja capaz de gerenciar 2 estoques simultanea mente e separadame nte afim de prevenir erros no processo de venda online principalme nte. R$ 3.000 + mensalidade de R$ 150 para suporte técnico
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