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29 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 AUDITORIA Unidade II 5 O TRABALHO DE AUDITORIA 5.1 Aplicações da auditoria Segundo Jund (2007), dos serviços prestados pelo auditor na sua área de especialização, devido ao elevado número de usuários por ele servidos e atingidos, o mais conhecido é o exame das demonstrações financeiras ou auditoria contábil. Sobre ele, o auditor deve opinar no caso de refletir apropriadamente a posição financeira e o resultado das operações. As auditorias das demonstrações financeiras, ou auditorias contábeis, compreendem o conjunto de pesquisas, revisões analíticas dos registros contábeis, comprovantes e outros elementos que evidenciam e corroboram as operações, levando ainda em consideração a preparação de um relatório, no qual o auditor profissional expõe o resultado de seus exames. Para essa finalidade, são empregadas diversas técnicas e provas, selecionando os procedimentos que, segundo seu juízo e experiência, são os mais eficientes para cada fase do trabalho. Por fim, a auditoria das demonstrações financeiras destina‑se ao exame e avaliação dos componentes dessas demonstrações quanto à adequação dos registros e procedimentos contábeis, à sistemática dos controles internos, à observância das normas brasileiras de contabilidade, aos regulamentos e aos padrões aplicáveis, bem como à aplicação dos princípios de contabilidade estabelecidos pela Resolução CFC nº 1.282/2010. Auditoria financeira: passo a passo de como realizá‑la em sua empresa Quero lhe apresentar resumidamente nos tópicos a seguir quais são as etapas necessárias para se realizar uma auditoria financeira. 1 – Mapeamento dos processos A primeira etapa a ser realizada em um trabalho de auditoria financeira refere‑se ao método de mapear os processos existentes na área. Isso significa identificar todos os processos existentes no financeiro (Ex.: pagamento de fornecedores, baixa de inadimplentes, conciliações, transferências bancárias etc.) e transformá‑los em fluxos ou mapas das tarefas desempenhadas neste processo. O mapeamento pode ser feito por uma área especializada dentro da empresa ou por um profissional conhecedor do processo, geralmente um auditor, um gestor ou o próprio funcionário que desempenha a tarefa. 30 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 Unidade II 2 – Identificação dos riscos Com todos os processos do setor financeiro mapeados a segunda etapa de uma auditoria financeira é a de identificar os riscos existentes em cada processo analisado, através do questionamento direto ao gestor da área (obter a percepção do que ele percebe serem os maiores riscos) ou a análise diretamente no fluxo. É importante nessa etapa que todos os riscos possam ser identificados, por isso é realizada uma análise minuciosa da cada tarefa existente no processo e sempre por alguém que tem conhecimento amplo sobre o fluxo. Para exemplificar, usemos o processo de pagamento de fornecedores: Ao proceder com a análise e identificação dos riscos podemos chegar a conclusão de que esse processo possui como risco a possibilidade de se efetuarem pagamentos em duplicidade, baixas indevidas, pagamentos a fornecedores fictícios etc. Com os riscos identificados em cada processo parte‑se para a etapa seguinte... 3 – Identificação dos controles internos Com os riscos devidamente identificados em todos os processos o próximo passo é o de identificar os controles internos existentes para minimizar aqueles riscos. Os controles internos podem ser os mais diversos como relatórios, planilhas, contratos, assinaturas, aprovações, sistemas, carimbos, baixas, conciliações, revisões etc. Um exemplo que podemos utilizar para entender melhor é o mesmo do tópico anterior, ou seja, o pagamento de fornecedores. Identificamos que um dos riscos que existem no processo de pagamento de fornecedores pode ser, entre outros, o de se efetuar pagamento em duplicidade. Qual o controle interno que poderia existir para minimizar esse risco? Certamente que a atividade de conciliações dos pagamentos e a efetiva baixa dos já efetuados são um controle interno efetivo que minimiza o referido risco. Se você verificar que determinado controle interno não existe ou não é eficaz, relacione‑o com os demais que for encontrando na mesma situação. Após identificar todos estes controles é necessário que seja feito um planejamento para implantação deste no processo. 4 − Testando os controles internos (procedimentos de auditoria) A etapa de testar os controles internos tem o objetivo de verificar qual o nível de segurança destes controles na minimização dos riscos que identificamos anteriormente. 31 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 AUDITORIA Através das técnicas e procedimentos de auditoria, serão testados cada um dos controles internos analisando se o processo está sendo seguido e qual a segurança que este transmite. Como cada empresa tem suas particularidades e obviamente os processos, riscos e controles internos podem variar, não há como abrangermos cada caso específico através desse artigo, mas apenas tratar em questões mais gerais para que se tenha o entendimento geral do processo de auditoria. Então, ao auditarmos cada área do financeiro (tesouraria, contas a pagar e contas a receber) utilizamos um conjunto de técnicas específicas com o objetivo de alcançar aqueles objetivos que citamos lá em cima. As técnicas de auditoria podem abranger métodos de exame físico, observação, inquérito (questionar), validação, cálculos, entre outros. Para conhecer todos os procedimentos de auditoria que podem ser utilizados, sugiro que dê uma lida nesse nosso artigo sobre o tema: Técnicas e procedimentos de auditoria: como o auditor forma sua opinião 5 – Obtenção das evidências de auditoria As evidências de auditoria são o resultado que se obtém com o trabalho de auditoria propriamente dito, ou seja, através da aplicação de técnicas e procedimentos de auditoria comentados anteriormente nós podemos obter indícios de que determinado processo está sendo seguido ou não. Por exemplo, ao auditarmos o processo de pagamento de fornecedores e aplicarmos as técnicas de auditoria para obter evidências de que o processo é seguido, pode‑se obter indícios como a conciliação dos pagamentos pelo profissional responsável, os aceites dos relatórios de contas a pagar e baixas etc. Como já foi mencionado, meu intuito com este artigo, foi apenas introduzir de uma forma geral o método para se realizar uma auditoria financeira, dando uma visão geral do que seria o passo a passo para se realizar esse tipo de trabalho. Em outros artigos planejo aprofundar um pouco mais o tema trazendo aspectos práticos de como auditar cada área de um departamento financeiro. Por exemplo, poderemos tratar questões como auditoria de caixa, auditoria de bancos e aplicações financeiras, auditoria de clientes a receber, auditoria de fornecedores a pagar etc. Fonte: Luiz (2014). 32 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 Unidade II Importância das normas das auditorias As normas de auditoria, juntamente com os procedimentos para sua implementação, estabelecem a ordem e a disciplina na realização do trabalho. E o que é mais importante, a observância dessas normas leva à realização de auditorias completas e objetivas, com resultados e recomendações palpáveis, fundamentos passíveis de serem justificados. Para muitos usuários de demonstrações financeiras, o relatório do auditor é a única evidência consequentemente, é de extrema importânciaque se faça o relatório de modo profissional e há quatro normas que servem de orientação global para a preparação do relatório, que diz o seguinte: • o relatório deve declarar se as demonstrações financeiras são apresentadas em conformidade com os princípios fundamentais de contabilidade; • o relatório deve declarar se os princípios contábeis foram aplicados consistentemente no período corrente em relação ao período anterior; • as divulgações de informações nas demonstrações financeiras devem ser consideradas adequadas, salvo declaração em contrário, no relatório; • o relatório deve conter um parecer relativo às demonstrações financeiras tomadas em conjunto, ou qualquer declaração de que não pode ser emitido o parecer. Se não for possível emitir parecer global, devem‑se declarar os motivos e, em todos os casos em que o nome do auditor estiver ligado às demonstrações financeiras, o relatório deve conter explicações bem claras da natureza do exame do auditor, se é que foi feito algum, e do grau de responsabilidade que ele está assumindo. Fonte: Crepaldi (2006). 5.2 Planejamento e execução dos trabalhos De acordo com o dicionário Aurélio (1995, p. 510), planejamento é: 1. Ato ou efeito de planejar. 2. Trabalho de preparação para qualquer empreendimento, segundo roteiro e métodos determinados; planificação. 3. Elaboração, por etapas, com bases técnicas (especialmente no campo socioeconômico), de planos e programas com objetivos definidos; planificação. Na auditoria define‑se planejamento como sendo o ato de pensar hoje as implicações em decidir ou não no futuro. Planejamento é o ato antes da ação. Segundo Araújo, Arrua e Barreto (2008), planejamento é uma das funções básicas da administração e também da atividade auditorial. Significa o trabalho de preparação para qualquer empreendimento. 33 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 AUDITORIA Um planejamento não é uma etapa isolada no processo de auditoria e, quando bem‑elaborado, ajuda o auditor no trabalho de auditar as demonstrações financeiras, sobretudo, na atenção especial às áreas mais importantes da empresa, na seleção e na supervisão da equipe de trabalho, na identificação e resolução de potenciais problemas. Com um bom planejamento, o auditor organiza‑se melhor para realizar o trabalho de maneira eficiente e eficaz. O CFC, em sua interpretação técnica NBC‑TA 300, aprovada pela Resolução nº 1.211/2009, conceitua planejamento de auditoria como a etapa do trabalho na qual o auditor independente estabelece a estratégia global para os trabalhos a executar na empresa a ser auditada e o desenvolvimento de um plano de auditoria, que é mais detalhado que a estratégia global de auditoria, pois nele é levado em consideração a natureza, a época e a extensão dos procedimentos de auditoria a serem aplicados pela equipe. Saiba mais Consulte, na íntegra, a NBC‑TA 300 – Planejamento de Auditoria de Demonstrações Contábeis, aprovada pela Resolução nº 1.211/2009. CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. NBC‑TA 300 – Planejamento de auditoria de demonstrações contábeis. Brasília − DF, 2009. Disponível em: <http://www.cfc.org.br/sisweb/sre/detalhes_sre. aspx?Codigo=2009/001211>. Acesso em: 27 jan. 2015. 5.3 Os papéis de trabalho Attie (2011) afirma que os papéis de trabalho formam o conjunto de formulários e documentos que contêm as informações necessárias ao apontamento do auditor durante seu exame, bem como as provas e descrições dessas realizações, e constituem a evidência do trabalho executado, com as fundamentações de sua opinião para a formação do parecer final. O CFC, na Resolução nº 1.206/2009, de acordo com a NBC‑TA 230, deu nova denominação aos papéis de trabalho, sendo, a partir 1º de janeiro de 2010 (data em que a resolução entrou em vigor), chamados de Documentação de Auditoria, que é definida como o registro dos procedimentos de auditoria executados e da evidência do que é relevante nas conclusões alcançadas pelo auditor. Apesar de a NBC‑TA 230 trazer essa nova denominação, a expressão “papéis de trabalho” ainda é utilizada e representa basicamente um conjunto de documentos obtidos ou preparados pelo auditor, geralmente de forma manual em formulários/impressos específicos ou ainda por meio eletrônico com o auxílio dos softwares utilizados pela maioria das empresas de auditoria. Os papéis de trabalho devem constituir prova da execução do trabalho pelo auditor, bem como servir para o registro de notas e observações, opiniões e recomendações que foram passadas para a empresa 34 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 Unidade II auditada. Além disso, os papéis de trabalho também evidenciam as conclusões dos auditores, integram os seus pareceres, sendo ainda usados em consultas por auditores que derem sequência aos trabalhos de auditoria no ano seguinte. Em síntese, nos papéis de trabalho são evidenciadas todas as descobertas feitas pelos auditores, constatações de auditoria e comprovação do trabalho realizado. Vale ressaltar que não só os papéis de trabalho elaborados pelo auditor constituem evidência do trabalho de auditoria, mas qualquer documentação recebida que possa evidenciar o exame realizado. Assim, é possível ter como papéis de trabalho ou documentação de auditoria fitas de vídeo, arquivos magnéticos, CDs, DVDs, correspondências (inclusive eletrônicas), entre outros. O que devem conter os papéis de trabalho do auditor Os papéis de trabalho devem ser preparados de modo que apresentem os detalhes importantes. Uma auditoria envolve tantos detalhes, que itens importantes podem passar despercebidos, como resultados da elaboração imperfeita dos papéis. Por isso, os papéis de trabalho devem ser completos quanto a: • informações e fatos importantes; • escopo do trabalho efetuado; • fonte das informações obtidas; • suas opiniões e conclusões. Os papéis de trabalho devem ser preparados tendo‑se em mente seu completo entendimento por outro auditor que não teve ligação direta com o trabalho. É comum a consulta aos papéis de trabalho em anos posteriores para se prestar esclarecimentos ou informações sobre algum aspecto a área auditada. Assim, podemos considerar nossos papéis de trabalho completos e perfeitos, toda vez que tivermos possibilidade de responder satisfatoriamente às seguintes questões, com relação ao conteúdo: a) Os dados, fatos e informações estão colocados de maneira clara, concisa e bem distribuídos? b) Todas as informações contidas nos papéis são importantes para a formação de uma opinião sobre a área? c) Todas as informações são necessárias para a perfeita visualização da profundidade do exame efetuado? 35 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 AUDITORIA d) Na possibilidade de uma revisão futura por um elemento que não participou do exame, foram consideradas todas as informações úteis para permitir um rápido entendimento? e) Todos os pontos do relatório possuem adequado suporte nos papéis de trabalho? f) A omissão de alguma informação nos papéis de trabalho trará alguma consequência em curto, médio ou longo prazo? Fonte: Portal... (s.d.). Saiba mais Para saber mais, consulte a NBC TA 230 – Documentação de Auditoria, aprovada pela Resolução nº 1.216/2009. CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. NBC‑TA 230 – Documentação de auditoria. Brasília − DF, 2009. Disponível em: <http://www.cfc.org.br/sisweb/ sre/detalhes_sre.aspx?Codigo=2009/001206>. Acesso em: 27 jan. 2015. Setor auditado: PT nº Período auditado: Área ou setor: Assunto: Critério: (Neste campo deve constar a abrangência da coleta a ser realizada,os parâmetros e o embasamento legal.) Procedimentos: (Neste campo, devem constar os procedimentos a ser utilizados para o correto preenchimento do PT.) Figura 1 − Modelo de papel de trabalho 36 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 Unidade II Exemplo prático de papéis de trabalho Com o objetivo de facilitar o entendimento do leitor no que se refere à elaboração de papéis de trabalho, apresentamos em seguida alguns exemplos de documentação dos exames nas seguintes áreas (ARAÚJO, 2006): • caixa e bancos – Referência C; • despesas antecipadas – Referência G; • investimentos – Referência I; • imobilizado – Referência K; • passivo – Referência L; • patrimônio líquido – Referência P. Descrição do caso prático Caixa e bancos – descrição dos procedimentos O balanço patrimonial da entidade ABC apresentou os seguintes dados: Tabela 1 Cód. Nome da conta Ano X1 Ano X0 1.1.1 Caixa 30.000 10.000 1.1.2 Bancos 530.000 320.000 Conforme razão analítica, o detalhamento das contas é o seguinte, para o exercício de X1: Tabela 2 Cód. Nome da conta Valor 1.1.1 Caixa – Matriz 15.000 1.1.1.2 Caixa – Filial A 2.000 1.1.1.3 a 1.1.1.5 Caixas – Filiais B a D 1.000 (cada) 1.1.2.1 Banco do Brasil 100.000 1.1.2.2 Bradesco 30.000 1.1.2.3 Real 50.000 1.1.12.4 CEF 50.000 37 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 AUDITORIA Ao realizar a auditoria, observou‑se o seguinte: • os saldos em X0 estão em conformidade com os papéis de trabalho no ano anterior. Tabela 3 Descrição Matriz R$ Filial A R$ Valor em células 10.500 1.200 Valor em moeda 200 100 Cheques devolvidos 3.000 – Vales a empregados 1.300 700 Total 15.000 2.000 Em face do grau de confiança depositado nos controles internos, somente foram contados os caixas da matriz e da filial A. Os saldos das demais filiais foram confirmados com boletins de contagem de caixa. Após a contagem do caixa da matriz, o auditor obteve declaração do responsável pela tesouraria de que os valores foram devolvidos, prontamente, na sua inteireza. Na contagem das moedas na matriz, foram identificadas cinquenta, o valor equivalente a R$20,00, em padrão monetário não mais vigente. Os cheques devolvidos estão há mais de seis meses em poder da tesouraria, e o Departamento Jurídico da empresa não foi acionado. Os valores para empregados correspondem a adiantamentos de salários. • os bancos foram circularizados e apresentaram respostas com os seguintes valores: Tabela 4 Descrição Banco do Brasil Bradesco Real CEF Saldo/Extrato 97.000 30.000 40.000 53.000 As conciliações bancárias foram apresentadas com as devidas assinaturas e com os seguintes ajustes: Tabela 5 Descrição Banco Brasil Bradesco Real CEF (‑) Cheques não apresentados 5.000 – 4.000 2.000 (+) Depósitos não correntes 2.000 – – 1.000 (+) Avisos de débitos não registrados 8.000 500 14.000 – (‑) Créditos não contabilizados 2.000 500 – 2.000 Saldo Razão 100.000 30.000 50.000 50.000 38 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 Unidade II Examinando as conciliações bancárias, o auditor constatou que: • os cheques não apresentados correspondem a pagamentos realizados em 30 de dezembro, mediante a análise das documentações comprobatórias; • no extrato do mês de janeiro foi verificada a liquidação subsequente dos cheques citados; • os depósitos não correspondidos referem‑se a vários cheques administrativos que ainda não foram adotados; • os avisos de débitos referem‑se a: — Banco do Brasil – cobrança de parcela de empréstimo; — Bradesco – cobrança de CPMF e/ou de taxas bancárias; — Real – amortização de empréstimos. O contador informou que esses valores não foram contabilizados porque chegaram somente em janeiro do ano seguinte. Os créditos não contabilizados correspondem à cobrança de duplicatas corridas em dezembro de X1. Resposta sugerida: caixa e bancos. Folha mestra: caixa e bancos. 39 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 AUDITORIA Figura 2 Saiba mais Apesar das advertências dos ilustres intelectuais da Contabilidade, os grandes desastres financeiros motivados pelos calotes internacionais, que vitimaram milhões de pessoas no fim da década de 1920 e começo de 1930, não interromperam a criminosa atuação dos falsários, amparada por manipulações de informações. “Toda alteração da verdade é uma falsificação” (JENNY, 1947, p. 5). Leia na íntegra no livro: JENNY, E. G. Les fraudes em comptabilité. Paris: Dunod, 1947. 40 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 Unidade II 5.4 Testes de observância e testes substantivos A aplicação dos testes de observância e testes substantivos é uma parte dos procedimentos de auditoria que consiste de um conjunto de ferramentas que o auditor utiliza para obter as evidências ou provas suficientes e adequadas para sustentar a sua opinião sobre as demonstrações financeiras auditadas. Os testes de observância são procedimentos aplicados com o objetivo de validar os controles internos estabelecidos pela administração da empresa auditada para saber se estão em efetivo funcionamento e cumprimento. Os testes substantivos são procedimentos aplicados com o objetivo de obter a evidência quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelo sistema contábil da empresa, dividindo‑se em: • testes de transações e saldos; e • procedimentos de revisão analítica. De acordo com Attie (2011), o desempenho da atividade de auditoria requer, como em qualquer outra função, a utilização de ferramentas de trabalho que possibilitem formar uma opinião fundamentada em fatos, evidências e informações possíveis, necessárias e materiais. Cabe ao auditor, após verificar a veracidade dos fatos e documentos, aplicando‑se os procedimentos cabíveis a cada caso, a afirmação do que constatou em sua análise. A avaliação das provas reunidas pelo auditor deve ser independente e impessoal, com critérios incorruptos e inquestionáveis. A afirmação deverá apoiar‑se em uma opinião inquestionável e em bases sólidas, alicerçadas em fatos comprovados e informações irrefutáveis. O auditor precisa ser seu próprio controlador, atuando como o fiel da balança, não pode se permitir chegar a conclusões precipitadas devido à falta de substância das provas, que deverão ser pesadas, assim como analisado todo ponto de vista. Compete ao auditor o julgamento quanto a aprova ser ou não necessária. Conforme Attie (2011), a complexidade e o volume das operações realizadas pelas empresas fazem com que os procedimentos de auditoria sejam aplicados por meio de testes, provas seletivas e amostragem. As questões que o auditor deve determinar quando do exercício de seu juízo profissional, após o estudo meticuloso que cada caso requer, são profundidades requeridas para sustentar a sua opinião. Esse conceito não pode ser ilustrado como uma receita de bolo. As experiências, comentários ou até mesmo a formação de juízo dependerão de cada caso e situação vivenciada. Em alguns casos, o uso de amostragem estatística tem sido vantajoso por não restringir o julgamento do auditor e fornecer fórmulas para a medição de resultados. O grau de extensão dos testes dependerá do grau de complexidade analisada. 41 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 AUDITORIA A oportunidade com que se aplicam os procedimentos deauditoria implica a fixação de época apropriada à sua realização. Tais procedimentos são benéficos se aplicados em momento oportuno. O exame físico é a verificação in loco e deve proporcionar ao auditor a formação de opinião relativa à existência física do item examinado. Deve descrever as seguintes características: • quantidade; • existência física; • identificação; • autenticidade; • qualidade. Essas características são elementos imprescindíveis para que o auditor possa certificar‑se do que foi informado nos relatórios contábeis, como no caso dos estoques. A confirmação, como procedimento de auditoria, implica obtenção de declaração formal e imparcial de pessoas independentes à empresa e que sejam habilitadas a confirmar. Attie (2011) afirma que, para a prova ser procedente, esta deve ser tanto válida quanto relevante, e a validade do elemento comprobatório é tão dependente das circunstâncias em que é obtido que generalizações sobre a confiança nos vários tipos de prova estão sujeitas a sérias restrições. Levando em consideração a utilização do procedimento de confirmação para o item em exame, devemos considerar: • data‑base de confirmação; • amplitude do teste de confirmação; e • tipo de confirmação a ser empregado. As considerações referentes à data‑base e à amplitude do teste de confirmação são dependentes da avaliação e efetividade dos controles internos. O tipo de confirmação a ser empregado envolve a busca de evidências pelo auditor para subsidiar sua conclusão acerca do assunto. Há dois tipos de confirmação: o positivo e o negativo. A confirmação positiva é utilizada quando é necessária a resposta da pessoa de quem se quer uma confirmação formal, sendo utilizada de duas formas: branco e preto. 42 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 Unidade II A confirmação negativa é utilizada somente quando a resposta for necessária em caso de discordância da pessoa de quem se quer obter a confirmação. O pedido de confirmação negativa é geralmente utilizado como complemento do pedido de confirmação positiva. É recomendável que o auditor determine adequadamente o tipo de confirmação, podendo inclusive utilizar ambos os tipos (ATTIE, 2011). Uma vez feita a seleção dos itens a serem confirmados, o auditor deve exercer controle rigoroso quanto ao despacho e seu efetivo recebimento. O auditor deve empenhar todos os esforços para a obtenção de uma resposta a fim de atender às necessidades da empresa. Também deve atentar‑se a quaisquer informações provenientes das pessoas envolvidas nas confirmações que necessitam ser minuciosamente examinadas, pois podem revelar fatos nem sempre obtidos na própria empresa. Durante a auditoria, é fundamental que os documentos comprobatórios das transações comerciais que compreendem o repasse de propriedades, de bens ou serviços prestados sejam examinados, atestando‑se a idoneidade de todo o processo. Por exemplo, os documentos auditados referentes à compra de ativo imobilizado e a constatação da adequação das operações aritméticas não podem, em qualquer hipótese, subestimar essa técnica, que pode revelar as situações em que erros tenham sido cometidos. O exame da escrituração também é um procedimento que deve ser utilizado pela auditoria para a constatação da veracidade das informações contábeis. Segundo Attie (2011), essa investigação minuciosa nada mais é que o exame em profundidade da matéria auditada e consiste na formulação de perguntas e na obtenção de respostas satisfatórias. O inquérito pode ser obtido por meio de declarações formais, conversações normais ou sem compromisso. Não podemos nos esquecer de que o pessoal entrevistado formará opiniões diversas sobre a revisão do auditor, o que envolve vários pontos de vista, e nem sempre aquilo que se quer saber é dito. Devemos realizar o exame dos registros auxiliares visando ao suporte de autenticidade dos registros principais. O uso dessa técnica deve sempre ser conjugado com o uso de outras que possam comprovar a fidedignidade do registro principal, como a observação, técnica indispensável à auditoria. Finalmente, a correlação das informações obtidas, nada mais é que a relação harmônica do sistema contábil de partidas dobradas com outras áreas do balanço. Modalidades de fraude Adulteração de documentos, registros, relatórios e demonstrações financeiras e contábeis tanto em termos físicos como monetários. São eventos que indiquem incentivos ou pressão para que a fraude seja perpetuada ou ofereçam oportunidade para que ela ocorra. São inúmeros os tipos de artifícios utilizados com a finalidade de diminuir ou suprimir as fraudes. O auditor no procedimento de averiguação precisa fazer um trabalho semelhante 43 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 AUDITORIA ao de garimpagem, para descobrir se ocorreu e onde se encontra o fato que comprove irregularidades. Por mais que tentássemos seria impossível listar todas as formas de fraudes, até porque estas são mutantes e adequadas a cada tipo de atividade mercantil. Fonte: Crepaldi (2007). 5.5 Estudo e avaliação dos sistemas de controles internos Lembrete Controles internos: a) úteis – quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negócios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham; b) práticos – quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operações, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicação; c) econômicos – quando o benefício de mantê‑lo é maior que os seus custos (custo/benefício). Sem maiores detalhes, é inquestionável o interesse do controle interno tanto pelos auditores independentes como pelos auditores internos. Cada um, de acordo com interesses e objetivos próprios, toma como base o controle interno da empresa para dar início aos trabalhos de auditoria. Sob essa ótica, quanto melhor for o controle interno da empresa, menor será o volume de testes aplicados pelos auditores. Conforme Attie (2011), em 1949, o Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto de Contadores Públicos Certificados (AICPA) identificou importante ligação entre o sistema de controle interno e os controles contábeis de uma organização. Em 1978, o Security Exchange Commission (SEC) enviou um relatório ao Congresso que estabelecia um mandato para a melhoria do acompanhamento de controles internos e sugeria a criação de comitês independentes de auditoria. Grandes empresas, de acordo com a descentralização e diversificação de suas atividades, passaram a elaborar controles internos, passando de uma estrutura familiar para uma estrutura profissional de pessoas e atividades, a fim de expor as organizações a riscos infindáveis. 5.6 Os tipos de auditoria nas empresas públicas e privadas 5.6.1 Auditoria nas empresas públicas ou governamentais Diferentemente da auditoria das empresas privadas, a auditoria pública ou governamental liga‑se diretamente à administração pública, com o acompanhamento de todas as ações nas três esferas do 44 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 Unidade II governo (municipal, estadual e federal) e geralmente é realizada por entidades superiores de fiscalização, Tribunais de Contas, conforme estabelecido pelo art. 71 da Constituição Federal do Brasil (BRASIL, 1988). Observação As auditorias na área governamental são executadas das seguintes formas: direta, quando se trata das atividades de auditoria executada diretamente por servidores em exercício nos órgãos e unidades do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, sendo subdividas em: centralizada, que é executada exclusivamentepor servidores em exercício nos órgãos central ou setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal; descentralizada, quando executada exclusivamente por servidores em exercício nas unidades regionais ou setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal; e integrada, quando executada conjuntamente por servidores em exercício nos órgãos central, setoriais, unidades regionais e/ou setoriais do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal. Saiba mais Leia mais sobre as auditorias na área governamental em: SANTANA, S. A importância da auditoria governamental no controle das contas públicas municipais. WEB Artigos, 3 dez. 2009. Disponível em: <http://www.webartigos.com/artigos/a‑importancia‑da‑auditoria‑govern amental‑no‑controle‑das‑contas‑publicas‑municipais/29257/#ixzz3RRHN fU21>. Acesso em: 11 fev. 2015. A auditoria governamental consiste no exame objetivo, isento, sistêmico e independente da emissão de juízos pessoais imotivados sobre as operações orçamentárias, financeiras, administrativas e de qualquer outra natureza, com o fim de verificar os resultados dos respectivos programas, sob os critérios de legalidade, legitimidade, economicidade e razoabilidade, tendo em vista a eficiência e eficácia (BRASIL, 1998). Conforme previsto na IN nº 01/2001 (SEFA, 2001), a auditoria governamental (pública) classifica‑se nos seguintes tipos: • auditoria de avaliação da gestão; • auditoria de acompanhamento da gestão; • auditoria contábil; 45 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 AUDITORIA • auditoria operacional; • auditoria especial. 5.6.2 Auditoria nas empresas privadas A auditoria consiste em controlar áreas‑chave nas empresas, por meio de testes reguladores nos controles internos específicos de cada organização, a fim de se evitar situações que propiciem fraudes, desfalques e subornos. Pode ser classificada em alguns tipos: • auditoria das demonstrações contábeis ou financeiras: busca evidências sobre as informações das demonstrações financeiras; • auditoria de compliance: busca evidências para determinar se as atividades da empresa obedecem aos regulamentos ou às regras a elas aplicados; • auditoria operacional: busca evidências a respeito da eficiência e eficácia das atividades operacionais de uma empresa, em comparação com os objetivos definidos. 5.7 Os testes de observância e os substantivos O principal objetivo do auditor independente é emitir opinião sobre as demonstrações financeiras examinadas, de acordo com as peças contábeis que já conhecemos. Como já se sabe, o auditor independente necessita planejar seu trabalho, avaliar o controle interno relacionado à parte contábil e proceder à revisão analítica das contas de ativo, passivo, receitas e despesas, a fim de estabelecer os procedimentos de auditoria, colhendo evidências comprobatórias das informações contidas nas demonstrações financeiras. De acordo com Crepaldi (2007), os testes de auditoria constituem o processo pelo qual o auditor reúne elementos comprobatórios, podendo ser aplicados com relação a todas as transações ou somente a uma amostra representativa adequada. Segundo Crepaldi (2007), por ser a última opção mais comum, o teste converteu‑se em sinônimo de amostragem, procedimento por meio do qual o auditor consegue examinar uma quantidade menor que o total dos conjuntos de dados a fim de emitir uma conclusão sobre o mesmo. 5.7.1 Objetivos do teste de observância Obter evidência de que o sistema de controle interno que consta do manual de procedimentos é o mesmo que está sendo executado pela empresa. Alterar as informações sobre o sistema quando, na prática, for encontrada uma situação diferente daquela constante do manual. Avaliar o sistema que está sendo praticado no controle de ativos da empresa e na produção de informações contábeis confiáveis. Recomendar melhorias e correções nos processos e nos controles internos da empresa. 46 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 Unidade II 5.7.2 Objetivos do teste substantivo Obter evidência quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados produzidos pelo sistema contábil da entidade. Supor evidência quanto à suficiência, exatidão e valor dos dados produzidos pelo sistema contábil da entidade. Obter evidência quanto à suficiência, exatidão e velocidade dos dados produzidos pelo sistema de custos da entidade. Supor evidência quanto à suficiência, inexatidão e valor dos lançamentos produzidos pelo sistema contábil da entidade. Obter evidência quanto à insuficiência, exatidão e validade dos registros produzidos pelo sistema contábil da entidade. Saiba mais CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. NBC‑TA 265 – Comunicação de deficiências de controle interno. Brasília − DF, 2009. Disponível em: <http:// www.cfc.org.br/sisweb/sre/detalhes_sre.aspx?Codigo=2009/001210>. Acesso em: 27 jan. 2015. 5.8 Outras técnicas correntes Como outras técnicas correntes, podemos definir os procedimentos ou o conjunto de técnicas que permitem ao auditor evidenciar provas cabíveis e suficientes para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações financeiras. Fica a critério do auditor aplicar os procedimentos de auditoria adequados a cada situação, de acordo com as necessidades, para a obtenção de provas ou informações que possam comprovar categoricamente o fato investigado. A avaliação desses elementos também fica a critério do auditor, de acordo com a complexidade e o volume das operações. Cabe ao auditor julgar o número de operações a serem examinadas. 6 OS RELATÓRIOS NAS ÁREAS PÚBLICA E PRIVADA O relatório de auditoria, tanto na área pública como na área privada, é a fase final do processo de auditoria e consiste na narração ou descrição, ordenada e minuciosa, dos fatos investigados e constatados, com base em evidências obtidas no curso dos exames realizados. Denominado como produto final do trabalho de auditoria, é a fase mais esperada por todos. A figura a seguir demonstra claramente o processo de auditoria e seus principais pontos de controle ou produtos. 47 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 AUDITORIA Macrofases/etapas da auditoria Auditor Planejamento dos trabalhos Efetua a revisão analítica Colhe as evidências Teste de observância e testes substantivos Avalia as evidências Emite o relatório “parecer“ Avaliação dos controles internos e contábeis Executa os procedimentos de auditoria Produz relatórios específicos circunstanciados Produz relatórios específicos circunstanciados Relatório objeto FIM Auditoria externa ‑ independente → das demonstrações contábeis Figura 3 O cenário, tendências e inter‑relação com a auditoria A relevância do estudo relativo a fraudes, não tem sido objeto de investigação metodológico‑científica na mesma ordem de grandeza que o fenômeno tem sido mensurado em recentes pesquisas através de conceituadas instituições que atuam nos meios empresariais. Dados da pesquisa realizada pela KPMG (98) citado por HSN Consult (1999) constataram que a média de fraudes nas empresas canadenses é de US$ 1,3 milhão, sendo que naquele país 36% dos canadenses acham que a fraude representa o maior problema empresarial. Nos Estados Unidos o valor médio anual das perdas é de US$ 568 mil por empresa. Outro dado interessante da Peat Marwick Thorne citado por Nepomuceno (2001, p. 21) evidencia que os países supramencionados e a Inglaterra, historicamente são líderes mundiais em fraudes empresariais. Neste aspecto, o elevado índice de fraudes empresariais nos EUA remonta aos fins do século XIX, períodocoincidente com o abandono da responsabilidade na detecção de fraudes pelos auditores quando da regulamentação da profissão. O somatório das perdas individuais em nível microeconômico atingiu número considerável tanto nos países anglo‑saxões quanto em países latinos. No caso do Brasil é primordial uma reflexão sobre o volume de fraudes conforme observado via mídia e na própria conjuntura política nacional. 48 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 Unidade II Os números da pesquisa da KPMG (2000), realizada entre 150 empresas com faturamento entre R$ 50 milhões e R$ 5 bilhões, revelaram que 80% das empresas reconheceram que sua empresa havia sido afetada por fraude, e destas dois terços acredita que o nível de fraudes aumentará nos próximos anos. Outra pesquisa evidenciou que as perdas decorrentes de fraudes em empresas brasileiras podem chegar a 37% do PIB através da ponderação entre 65% das empresas que apontaram as fraudes como o maior problema empresarial. Os dados projetaram um valor médio anual de fraudes por empresa de R$ 67 mil (HSN Consult, 1999). Fonte: Pinheiro e Cunha (2003). Resumo A auditoria tem o objetivo de fornecer um parecer que mostrará à realidade das demonstrações financeiras as modificações necessárias, de acordo com os princípios contábeis e as normas de auditoria geralmente aceitas. Apesar das advertências dos ilustres intelectuais da Contabilidade, todavia, os grandes desastres financeiros motivados pelos calotes internacionais que vitimaram milhões de pessoas no fim da década de 1920 e começo de 1930, não interromperam a criminosa atuação dos falsários, amparada por manipulações de informações. O auditor e os dirigentes da empresa são responsáveis pelo estabelecimento de diretrizes contábeis adequadas, pela proteção dos ativos e pelo planejamento e manutenção de um sistema de controle interno que possa assegurar, entre outras coisas, a apresentação adequada das demonstrações financeiras. Em relação ao “teste do fraudador”, a experiência demonstra que inicialmente ocorre um teste dos controles e, uma vez efetivado, paulatinamente se aumenta a dosimetria para fraudar (SÁ, 1982). Vale registrar que, nos eventos de fraudes, há estreita sintonia entre fraudadores e coniventes de um lado e organizações vítimas de outro. Empresas que não estabelecem estratégia para combate a fraudes são frequentemente alvo de maior incidência, tanto em termos quantitativos de acontecimentos, quanto na intensidade dos danos. Neste aspecto, as diversas pesquisas analisadas não são consensuais em relação às áreas mais importantes para detecção de fraudes, seja controle interno, auditoria interna, auditoria externa, investigação especial etc. 49 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 AUDITORIA Exercícios Questão 1. (Enade, 2009) Nos trabalhos realizados por um auditor independente, identificaram‑se vários procedimentos adotados pela Cia. Calada. No decorrer dos trabalhos, os seguintes fatos foram encontrados: I − A provisão para crédito de liquidação duvidosa foi constituída, tendo como base o índice de inadimplência apresentado nos últimos cinco anos. II − O registro das receitas foi realizado pelo regime de caixa. III − As taxas de depreciação foram calculadas pelo método da soma dos dígitos, diferentemente do último exercício em que foi adotado o método das quotas constantes, sem evidenciar em notas explicativas. IV − Os estoques estavam avaliados acima do valor de mercado, sem a provisão correspondente. V − As despesas pagas antecipadamente foram registradas como ativo circulante. Diante dos fatos encontrados na Cia. Calada, sob o ponto de vista da condução do trabalho de auditoria, a conduta correta do auditor independente responsável será: A) Considerar como não relevantes todos os fatos encontrados. B) Oferecer serviço de consultoria para corrigir os fatos encontrados. C) Solicitar da empresa correções para os fatos I, II e V. D) Solicitar da empresa correções para os fatos II, III e IV. E) Solicitar da empresa correções para todos os fatos encontrados. Resposta correta: alternativa D. Análise das afirmativas I – Afirmativa correta. Justificativa: a provisão para devedores duvidosos deve ser feita com base no registro histórico das ocorrências de não recebimento de vendas a prazo. Tal sistemática procura estabelecer uma média estatística da inadimplência dos últimos três ou cinco anos. 50 Re vi sã o: C ar la - D ia gr am aç ão : J ef fe rs on - 1 3/ 02 /1 5 Unidade II II – Afirmativa incorreta. Justificativa: o registro das receitas do período deve ser feito com base no método de competência, e não no de caixa (vide art. 9° da Resolução CFC n° 750/93). III – Afirmativa incorreta. Justificativa: as Instruções Normativas SRF nº 162/98 e nº 130/99 fixam o prazo de vida útil e a taxa de depreciação de vários bens. As empresas podem utilizar taxas diferentes das fixadas pela legislação, desde que apresentem laudo pericial. IV – Afirmativa incorreta. Justificativa: pelo princípio da prudência os estoques devem estar avaliados pelo menor valor, considerando os custos de aquisição ou de mercado (vide art. 10 da Resolução CFC n° 750/93). V – Afirmativa correta. Justificativa: as despesas pagas antecipadamente devem ser registradas no ativo. Questão 2. (Enade, 2009) Para o exercício da profissão contábil, é necessário observar o código de ética, cujo objetivo é fixar a forma pela qual se devem conduzir os contabilistas. Uma situação demonstrativa de um comportamento ético do contador é: A) Assinar os balanços de uma empresa, elaborados por profissional não habilitado, sem orientar, sem supervisionar e sem fiscalizar sua preparação. B) Emitir parecer favorável de auditoria a uma empresa, sem a realização de testes suficientes para fundamentar a sua opinião. C) Propor honorários aviltantes para clientes de outros escritórios, a fim de aumentar a receita que recebe. D) Publicar, no sítio do seu escritório de contabilidade, artigo técnico, sem citar a fonte consultada. E) Renunciar às suas funções, ao perceber a ocorrência de desconfiança, por parte de seu cliente, sem prejudicá‑lo. Resolução desta questão na plataforma.