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2 Fundação Pedro Leopoldo REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA EMPRESA INDÚSTRIA E COMÉRCIO CASEIRO DE MINAS LTDA. Joana Cristina Silva Galama Pedro Leopoldo – MG Julho 2014 3 Joana Cristina Silva Galama REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL DA EMPRESA INDÚSTRIA E COMÉRCIO CASEIRO DE MINAS LTDA. Relatório de Estágio apresentado ao curso de Administração da Fundação Pedro Leopoldo, como requisito parcial para obtenção de título de Bacharel em Administração. Professor: Wilken Geraldo Moreira Pedro Leopoldo – MG Julho 2014 4 Sumário 1 Introdução .................................................................................................. 6 2 Diagnóstico ................................................................................................ 7 2.1 Introdução ................................................................................................ 7 2.2 Dados Gerais da Empresa ...................................................................... 7 2.3 Organização geral da empresa e gerência ............................................ 7 2.3.1 Histórico da Empresa ................................................................................. 7 2.3.2 Estrutura Organizacional ........................................................................... 8 2.3.3 Descrição dos Produtos ............................................................................. 9 2.3.4 Missão, visão e valores .............................................................................. 9 2.3.5 Pontos fortes e pontos fracos da Empresa ................................................ 9 2.4 Setores analisados .................................................................................. 10 2.4.1 Setor Administrativo ................................................................................... 10 2.4.1.1 Setor de Compras .............................................................................. 10 2.4.1.2 Setor Financeiro ................................................................................. 11 2.4.1.3 Setor de Pessoal ................................................................................ 12 2.4.2 Setor Comercial ........................................................................................ 14 2.4.2.1 Setor de Marketing ............................................................................. 14 2.4.2.2 Setor de Vendas ................................................................................ 15 2.4.2.3 Setor de Logística .............................................................................. 15 2.4.3 Produção .................................................................................................. 16 2.4.3.1 Produção ............................................................................................ 17 2.4.3.2 Controle de Estoque .......................................................................... 18 2.5 Conclusão................................................................................................. 19 5 3 Estudo Temático ...................................................................................... 20 3.1 Introdução ................................................................................................ 20 3.2 Administração de Empresas ................................................................... 20 3.3 Estrutura Organizacional ........................................................................ 21 3.3.1 Evolução Histórica .................................................................................... 21 3.3.1.1 Teoria Clássica ....................................................................................... 21 3.3.1.2 Modelo Burocrático................................................................................. 22 3.3.1.3 Teoria Estruturalista da Administração ................................................... 25 3.3.1.4 Teoria Neoclássica da Administração .................................................... 25 3.3.1.5 Estrutura formal e estrutura informal ...................................................... 26 3.3.2 Missão Organizacional .............................................................................. 26 3.3.3 Visão Organizacional................................................................................ 27 3.4 Compras ................................................................................................... 27 3.5 Controle de Estoque ................................................................................ 29 3.5.1 Consumo .................................................................................................. 29 3.5.2 Demanda .................................................................................................. 30 3.5.3 Motivos para a existência dos estoques ................................................... 30 3.5.4 Porque gerenciar estoques ....................................................................... 31 3.5.5 Cálculos de ressuprimento de estoque ..................................................... 31 3.5.5.1 Estoque Máximo (EM) ............................................................................ 32 3.5.5.2 Estoque de Segurança (ES) ................................................................... 32 3.5.5.3 Estoque Real (ER).................................................................................. 32 3.5.5.4 Estoque Virtual (EV) ............................................................................... 32 6 3.5.5.5 Estoque de Cobertura (EC) .................................................................... 32 3.5.5.6 Nível de Reposição (NR) ........................................................................ 33 3.5.5.7 Tempo de Ressuprimento (TR) .............................................................. 33 3.5.5.8 Ponto de Ruptura (PR) ........................................................................... 33 3.5.5.9 Quantidade a comprar (QC) ................................................................... 33 3.5.6 Just in Time ............................................................................................... 33 3.5.7 Kanban ..................................................................................................... 34 3.6 Financeiro ................................................................................................. 34 3.6.1 Administração Financeira ......................................................................... 34 3.6.2 Análise Financeira da Empresa ................................................................ 34 3.6.3 Liquidez x Rentabilidade ........................................................................... 34 3.6.4 Controle Contábil ...................................................................................... 35 3.6.5 Controle de Custos ................................................................................... 35 3.6.6 Controle Fiscal .......................................................................................... 36 3.7 Administração de Recursos Humanos .................................................. 36 3.7.1 Objetivo da Gestão de Pessoas ................................................................ 37 3.7.2 Funções da ARH ....................................................................................... 37 3.7.3 Recrutamento ........................................................................................... 38 3.7.4 Seleção ..................................................................................................... 38 3.7.5 Treinamento ..............................................................................................39 3.8 Comercial ................................................................................................. 39 3.8.1 Marketing .................................................................................................. 39 3.8.2 Análise de Ambiente e Oportunidade de Mercado .................................... 40 7 3.8.3 Estratégia de Marketing ............................................................................ 40 3.8.4 Composto de Marketing ............................................................................ 41 3.8.4.1 Produto ................................................................................................... 41 3.8.4.2 Praça ...................................................................................................... 41 3.8.4.3 Promoção ............................................................................................... 41 3.8.4.4 Preço ...................................................................................................... 41 3.8.5 Vendas ...................................................................................................... 41 3.8.5.1 Atividade de Vendas............................................................................... 42 3.9 Logística ................................................................................................... 43 3.10 Produção .................................................................................................. 44 3.10.1 A divisão e a especialização da produção ............................................... 44 3.10.2 Quadro de Distribuição do Trabalho ........................................................ 44 3.10.3 Análise de Processos .............................................................................. 45 3.10.4 Layout ou arranjo físico ........................................................................... 46 3.11 Conclusão................................................................................................. 48 4 Considerações Finais .............................................................................. 49 4.1 Conclusão .................................................................................................. 49 4.2 Recomendações ........................................................................................ 49 5 Bibliografia ............................................................................................... 51 8 1. Introdução O tema escolhido para o desenvolvimento deste trabalho é a Reestruturação Organizacional da Empresa Indústria e Comércio Caseiro de Minas Ltda., empresa que atua no ramo de fabricação de molhos e temperos. Localizada em Pedro Leopoldo, de pequeno porte, com 03 empregados, fundada em dezembro de 2013, porém com receitas de produção com mais de 10 anos de tradição. A Reestruturação Organizacional baseia-se em organizar e dar funcionalidade às organizações no campo de pessoas, processos, procedimentos, setores, hierarquias, etc., para agilizar as atividades a serem executados, gerando vantagem competitiva. A realização do seguinte trabalho justifica-se pelo potencial de crescimento da empresa, pela grande dificuldade que a mesma vem enfrentando em relação a organização dos seus setores e do desenvolvimento dos seus processos, bem como pela dificuldade de comercialização dos produtos e da definição dos diferenciais competitivos em relação a outras marcas existentes no mercado. Devido a empresa ser pequena e com poucos funcionários todos os setores serão estudados e diagnosticados para que no final sejam identificadas as falhas e apresentadas as sugestões de melhorias. 9 2. Diagnóstico 2.1. Introdução Este diagnóstico apresentará um levantamento e análise de dados da empresa Indústria e Comércio Caseiro de Minas Ltda. que atua no ramo de produção de molhos e temperos, identificando os pontos fortes e fracos de todos os setores da empresa. 2.2. Dados Gerais da Empresa Razão Social: Indústria e Comércio Caseiro de Minas Ltda. – ME Nome Fantasia: Uai (para a linha popular) e Caseiro (para a linha Premium) Data da fundação: 11/12/2013 Forma Jurídica: Limitada Área de atuação: Fabricação de especiarias, molhos, temperos e condimentos. Porte da empresa: Micro Empresa Produtos que fabrica: Molhos e temperos. Número total de empregados: 03 2.3. Organização geral da empresa e gerência 2.3.1. Histórico da empresa A empresa foi fundada há cerca de 10 anos com o nome fantasia de Molhos Splash. Passou por várias gestões e estruturações até chegar a uma última estrutura, onde houve uma divisão da empresa em outras duas: a Chacón e a Luixi. A Chacón permanece forte no mercado e é a principal concorrente na região de Pedro Leopoldo. A Luixi foi adquirida por novos empreendedores em Novembro de 2013. Porém, como a visibilidade da marca Luixi no mercado estava ruim e como havia dívidas em nome da empresa, decidiu-se em alterar o CNPJ, a Razão Social e o nome fantasia. Passou, então, a utilizar somente as receitas e a listagem de clientes da antiga Luixi. 10 Em Dezembro de 2013 nasce a empresa Indústria e Comércio Caseiro de Minas Ltda. com o nome fantasia Uai, para a linha popular, e Caseiro, para a linha sofisticada. Empresa de pequeno porte, com 04 funcionários, optante pelo Simples Nacional, localizada no bairro Maria Cândida em Pedro Leopoldo. O foco inicial da empresa é a produção e comercialização de molhos e temperos. Hoje são 10 tipos de molhos com variação de 04 tamanhos que vão de 150 ml a 5 l, 03 tipos de temperos secos com 500 g e 5 kg e 02 tipos de pimentas com variação de 50 g a 3 kg. Os produtos são produzidos artesanalmente e com matéria prima de alta qualidade, o que é o diferencial da marca. 2.3.2. Estrutura Organizacional A estrutura organizacional da empresa não está bem definida, sendo esta a justificativa do tema escolhido. Hoje todas as atividades são realizadas pelas duas sócias-diretoras sem que haja uma definição de responsabilidades. A falta de uma estrutura organizacional clara e objetiva impede a integração entre os diferentes setores, tanto pelo excesso ou falta de informação, ou mesmo, pela forma inadequada aos conteúdos das informações, causando possíveis tomadas de decisões erradas, ineficazes e ineficientes trazendo prejuízos à empresa, sem contar que pode levar aos funcionários a trabalharem em um ambiente tenso e impreciso. A atual estrutura organizacional traz como consequência para a empresa: baixa produtividade, alto custo, baixas vendas, relacionamento ruim com os clientes, compras mal feitas, controle de estoque ineficiente, vários aportes mensais dos sócios-investidores, entre outros. Figura 01: Organograma atual da empresa Indústria e Comércio de Minas Ltda. 11 2.3.3. Descrição dos produtos Molhos: Molho de Pimenta Suave, Molho Inglês, Molho D´oro, Molho de Carne, Molho de Pimenta Macerada, Molho Ultra Forte, Molho de Salada, Molho de Alho com Pimenta, Molho Shoyu. São encontrados em embalagens de 150 ml, 500 ml, 900 ml e 5 litros. Pimentas: Malagueta Especial de 50 g, Malagueta Especial de 110 g, Malagueta Especial de 250 g, Malaguetinha ao Azeite de 70 g e Biquinho de 80 g e 3 kg. Temperos secos: Tempo Alho e Sal, Tempero Completo, Tempero para Churrasco e Tempero para Aves e Peixes. São encontrados em embalagens de 500 g e 5 kg. Bicarbonato: embalagem de 80 g. 2.3.4. Missão, Visão e Valores A empresa em estudo não possui definição de missão, visão e valores. 2.3.5. Pontos fortes e fracos da empresa Fortes: - Empresa com grande potencial de crescimento e com mercado amplo, que possibilita buscar novas variedades de produtos; - Diretores jovens, com visão inovadora de mercado e produto, além de potencial de investimento; - Qualidadedos produtos; - Processo artesanal, o que garante ao produto um sabor mais caseiro. Fracos - Falta de estrutura organizacional; - Não possui vantagem competitiva; - Principal concorrente muito forte no mercado; 12 - Para competir de frente com o principal concorrente, precisa abaixar alguns preços o que nem sempre é vantajoso para a empresa; - Ainda não foram identificados bons fornecedores com preços competitivos e para manter a qualidade paga-se mais caro. 2.4. Setores Analisados Nem todos os setores possuem estrutura e responsáveis definidos. Atualmente as atividades são desenvolvidas pelas sócias-diretoras. 2.4.1. Setor Administrativo Contempla o Setor de Compras, Financeiro e Pessoal. Hoje todas as atividades executadas por esses 03 setores são de responsabilidade da Sócia-diretora Administrativa. As principais atividades são: controlar o fluxo de caixa, efetuar pagamentos, emitir notas fiscais, comprar, levantar e enviar informações à contabilidade e alimentar o Sistema de Faturamento e Financeiro da empresa. 2.4.1.1. Setor de Compras O Setor de Compras precisa buscar novos fornecedores e novas matérias-primas de qualidade e com melhor custo benefício. Como o principal concorrente já está a mais tempo atuando no mercado, ele já possui fornecedores com melhor custo, o que o torna mais competitivo. A maior parte das matérias primas e insumos são adquiridos no CEASA e de produtores rurais. Já as embalagens, rótulos, tampas, material de escritório, lacres e material de limpeza são comprados de estabelecimentos em Belo Horizonte e Pedro Leopoldo. O frete, normalmente, fica por conta da empresa compradora. Porém, não compram muitos produtos fora da Grande BH o que facilita para a empresa buscar em veículo próprio. Pontos Fortes: - setor muito empenhado em pesquisar novos fornecedores; 13 - agilidade nas compras; - atendimento aos prazos solicitados. Pontos Fracos: - não há um procedimento claro e por escrito do processo de compras; - os produtos (embalagens, matéria prima e insumos) ainda não apresentam melhor custo benefício. Se paga caro por um material que nem sempre é de boa qualidade e paga-se mais caro ainda por um excelente. Também há uma grande dificuldade em comprar de novos fornecedores considerando que a empresa precisa conciliar frete, preço, volume de compra e condições de pagamento. Nem sempre comprar fora do estado sai mais barato porque o frete é alto, considerando o volume da compra. - também como ainda não se consegue comprar um volume maior de produtos, alguns acabam custando mais caro. - normalmente as três primeiras compras são a vista e é obrigatória a compra de uma quantidade mínima o que inviabiliza a compra, primeiro pela quantidade (volume, falta de local para estocagem e perecibilidade) e pela condição de pagamento à vista, considerando que a empresa está trabalhando com seu caixa limite. 2.4.1.2. Setor Financeiro O Setor Financeiro da empresa está aprimorando sua estruturação quanto às questões de controle de caixa (conciliação de receitas e pagamentos). Grande parte das responsabilidades financeiras é aportada pelos sócios-investidores já que a empresa ainda não consegue se manter. As cobranças são efetuadas por meio de boleto bancário e o não pagamento dos mesmos acarreta em multa e protesto. Ainda não foi adquirido capital de terceiros, porém a empresa tem interesse neste tipo de renda. Como o CNPJ da empresa foi cadastrado recentemente, necessita-se criar uma movimentação financeira nas instituições bancárias. 14 A empresa possui Nota Fiscal Eletrônica e recolhe os devidos impostos. A quantidade de notas fiscais emitida pela empresa ainda é pequena, pois possui clientes em situação informal. A quantidade de notas fiscais recebidas pela empresa também é pequena considerando que o volume de compra de matérias primas, insumos e etc. ainda é pequeno. Pontos fortes: - comprometimento e eficiência na realização das tarefas; - bom relacionamento com as instituições financeiras da cidade o que permite bons acordos financeiros; - sistema simples e eficiente o que permite um rápido lançamento e emissão das notas fiscais; - o prazo para lançamentos e envio de informações à contabilidade é cumprido. Pontos fracos: - os relatórios de fluxo de caixa, aportes e outros, ainda estão na ferramenta Excel, mesmo com um sistema a disposição para facilitar o gerenciamento destas informações; - não há um controle dos resultados de cada produto; - não há um controle a margem de contribuição de cada produto; - solicitações de aportes de valores elevados e semanais; - falta de conhecimento e informações dos tributos aos quais a empresa está submetida; - burocracia. 2.4.1.3. Setor de Pessoal Hoje as contratações e demissões, controle e emissão das guias de encargos, acordos coletivos, relacionamento com o sindicato, entre outros, são executados por uma contabilidade terceirizada. A empresa fica responsável somente por enviar as informações solicitadas e em tempo programado. 15 Processo de gerenciamento das pessoas: os 04 funcionários estão sob a responsabilidade da Sócia-diretora Comercial e de Produção. Não existe um Procedimento Interno. Não existe uma política de capacitação e desenvolvimento de funcionários. Os funcionários possuem liberdade para expor suas opiniões e sugestões. Recrutamento e Seleção: o candidato é contatado via telefone e, em seguida, faz-se uma entrevista presencial. Ambas as diretoras participam do processo e decidem em conjunto sobre a possível contratação. Treinamento de Pessoal: Estão sendo criados Procedimentos Operacionais Padrão e Treinamentos de Boas Práticas no Manuseio de Alimentos. Futuramente serão aplicados novos treinamentos. Salários e benefícios: compatíveis com o mercado e de conforme ao acordo coletivo da categoria. Higiene e segurança do trabalho: são fornecidos os EPI´s necessários às atividades e a área de trabalho é adequada. Todas as instalações possuem condições de higiene conforme solicitado pela Vigilância Sanitária. Pontos fortes: - a contabilidade auxilia em algumas atividades que demandam tempo e concentração para executá-las, além da empresa não possuir um funcionário capacitado para realizar essas atividades. - custo benefício, pois manter uma pessoa dedicada para executar estas atividades sairia mais oneroso do que o serviço terceirizado; - recrutamento e seleção através de indicação o que ajuda na contratação e na credibilidade do novo funcionário. Pontos fracos: - a empresa tem que se adequar às exigências da contabilidade; - nem sempre as informações da contabilidade são claras e em tempo hábil; 16 - a falta de conhecimento de alguns aspectos da legislação faz com que a empresa tenha certa dependência das informações prestadas pela contabilidade; - recrutamento e seleção ainda falhos, pois há dificuldade em contratar mão de obra específica como motorista e vendedor; - não há um processo de recrutamento e seleção bem estruturado; - não há uma política de treinamento e de crescimento pessoal para os funcionários; - não há normas internas. 2.4.2. Setor Comercial Contempla o Setor de Marketing, Vendas e Logística. Hoje a gestão de todas as atividades executadas por esses 03 setores são de responsabilidade da Sócia-diretora Comercial e de Produção. As principais atividades são: divulgar, promover, dar giro e entregar os produtos. A grande dificuldade deste setor ainda é identificar qual a vantagem competitiva em relação ao principal concorrente. Por ser uma marca nova no mercado, ainda há a necessidade de maior promoção do produto. 2.4.2.1. Setor de Marketing Estão sendo realizados investimentos em rótulos, catálogos e folders para melhor divulgação do produto. Um designer foi contratado para desenvolver a logomarca e o material de apresentação.A empresa acredita que um material de qualidade e em alto padrão trará bons resultados e o devido reconhecimento da marca. Também foi contratada uma chef de cozinha renomada de Belo Horizonte para avaliar e recomendar o produto. Com a parceria firmada já foi possível apresentar o produto em dois eventos gastronômicos de grande porte e a chefs renomados da capital. Está em implantação a divulgação da empresa através das redes sociais e meios eletrônicos. 17 Pontos fortes: - estratégia de promoção do produto definida e em implementação; - material de apresentação da empresa diferenciado e de alta qualidade; - estratégia de marketing definida e em implementação. Pontos fracos: - demanda de alto investimento; 2.4.2.2. Setor de Vendas Quando a empresa foi adquirida ela não possuía uma rota bem definida e, consequentemente, uma constância no atendimento ao cliente. Depois de verificado este desvio, uma nova estrutura de Rota de Venda foi criada englobando cidades do vetor norte. A empresa possui 01 vendedor com moto. Pontos fortes: - a nova estrutura de venda montada vem permitindo ao vendedor atender aos clientes com qualidade e regularidade e, consequentemente, a aumentar as vendas; - atendimento personalizado e constante; - estratégia de atendimento a grandes fornecedores. Pontos fracos: - alta rotatividade de funcionários; - empenho no atendimento a pequenos clientes que compram pouco e não geram volume de venda; - produto de giro baixo e que depende de volume de venda para dar bons resultados. 2.4.2.3. Setor de Logística A Logística é o principal setor a ser estruturado. São encontrados grandes desvios e que podem custar a fidelidade de um cliente. 18 É preciso melhorar este contato entre a empresa e o cliente, pois o atendimento ainda não é excelente e é informal. As entregas são realizadas em veículo próprio. Hoje a empresa possui 01 caminhão HR da Hyundai e 01 motorista. Pontos fortes: - estratégia logística bem fundamentada e estruturada que visa a otimização do tempo nas entregas e redução de custo. Pontos fracos: - a estratégia montada ainda não está totalmente aplicada, fazendo com que as entregas ainda sejam demoradas e dispendiosas; - entrega de pedidos incompletos; - entregas fora da programação ou em atraso; - desorganização na hora da separação dos pedidos; - rotas de entrega com “buracos”; - veículo de entrega circulando com a capacidade mínima o que aumenta o custo da entrega; - falta de controle de custos e manutenções do transporte. 2.4.3. Setor de Produção Contempla a Produção e Controle de Estoque. Hoje a gestão de todas as atividades executadas por esses 02 setores são de responsabilidade da Sócia-diretora Comercial e de Produção. As principais atividades são: controle de produção, processo produtivo, padrão de qualidade, controle de estoque, solicitação de compras, saúde, segurança e higienização das pessoas, dos equipamentos e dos utensílios. 19 2.4.3.1. Produção O processo de produção dos molhos e temperos é bem simples. A única particularidade é que como os produtos são artesanais há uma demanda maior de tempo para sua fabricação, homogeneização e envasamento. Os produtos são embalados, tampados e rotulados um a um o que gera um gargalo que gradativamente deixou o estoque de produtos acabados praticamente zerados. Algumas estratégias para recuperação do estoque já foram adotadas, porém sem sucesso. E à medida que os produtos estão sendo produzidos também já estão comprometidos para entrega. Hoje não há uma regularidade na produção, na medida em que é necessário fabrica o produto e em seguida, conforme a venda, ele é embalado, tampado e rotulado. Isso gera um atraso enorme na montagem do produto e na saída do veículo para entrega. O layout da empresa e o método como os produtos são fabricados e embalados não ajuda na agilidade do processo. Os molhos e temperos são cheios um a um, manualmente e com um copo de medida. A disposição da matéria prima de peso, como o sal e o açúcar, estão próximos à área de produção, porém é necessário deslocá-los até próximo às máquinas e bombonas. A empresa possui uma Supervisora de Produção, 02 auxiliares de cozinha e contrata freelances quando necessário. O serviço de limpeza e manutenção é terceirizado e corretivo. Não há uma rotina de limpeza e nem um plano de manutenção. Pontos fortes: - equipe comprometida e que veste a camisa da empresa; - organização na elaboração de ordens de produção; - frequentemente são identificados pontos de melhorias quanto ao padrão de qualidade dos produtos e quanto à agilidade do processo de produção. 20 Pontos fracos: - layout gera maior deslocamento e atrasa o processo de produção; - gargalos na produção fazem com que o processo fique mais demorado e, por isso, o estoque fica mais baixo; - supervisora de produção ainda não consegue gerenciar todo o processo de produção o que faz com a Sócia-diretora Comercial e de Produção execute as atividades que seriam de competência da supervisora; - a falta de um plano de manutenção preventiva faz com que a vida útil dos equipamentos diminua, gerando maior custo e paralisação do processo de produção; - como a prestadora do serviço de limpeza só vai uma vez por semana, a conservação e limpeza da empresa ficam a desejar. 2.4.3.2. Controle de Estoque O controle de estoque é dividido entre a supervisora de produção e a sócia-diretora. A supervisora fica responsável por repassar toda a produção do dia, bem como o levantamento da necessidade de compra de matéria prima. A sócia-diretora fica responsável pelo controle de estoque de produto acabado, embalagem, rótulo, caixas e materiais de segurança. Pontos fortes: - como o controle é dividido fica mais fácil à identificação e controle das matérias primas e outros produtos. - compra mais eficiente, pois se compra somente o necessário e em quantidade suficiente para atender determinado período. Pontos fracos: - formulário escrito de controle de estoque não funciona de forma eficiente, tornando as informações não confiáveis; 21 - sobrecarga de atividades faz com que alguns produtos de menor utilização sejam comprados de forma emergencial; - existência de um sistema de controle de estoque que não está sendo utilizado. 2.5. Conclusão Após identificação da atual situação da empresa Indústria e Comércio Caseiro de Minas Ltda. ficou claro que a empresa apresenta falhas em todos os setores, a começar pela falta de responsabilidades bem definidas pelas sócias-diretoras o que pode levar a um erro nas tomadas de decisões bem como atrasos ou divergências nas informações. Pode-se identificar, também, que a falta da estrutura organizacional clara e objetiva vem trazendo atrasos e prejuízos para a empresa, fazendo com a mesma não consiga atender seus objetivos de produção, vendas, compras e estoques. Pode-se verificar que a empresa possui um sistema de gestão que não está sendo bem aproveitado por falta de tempo e compromisso em dar o início na utilização do mesmo. 22 3. Estudo Temático 3.1. Introdução Este estudo tem como finalidade elaborar uma base teórica que fundamente o tema escolhido, Reestruturação Organizacional da Empresa Indústria e Comércio Caseiro de Minas Ltda., visando desenvolver uma estrutura organizacional bem definida e aplicável, que identifique os responsáveis e as atividades a serem desenvolvidas em cada setor para ajudar, desta forma, a eliminar ou minimizar os principais problemas e falhas identificados no diagnóstico. Para isso diversos autores serão consultados buscando apresentar técnicas e ferramentas que poderão ser aplicadas pela empresa. 3.2. Administração de Empresas O termo "administração" vem do latim administratione que significa direção, gerência. Ou seja,é o ato de administrar ou gerenciar negócios, pessoas ou recursos com o objetivo de alcançar metas definidas. (Wikipédia, acessado em 29 de março de 2014). Para Chiavenato (2003, p. 11): A tarefa da Administração é interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação empresarial através de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação e garantir a competitividade em um mundo de negócios altamente concorrencial e complexo. Visando a excelência em suas atividades, as empresas buscam na Administração o parâmetro e a execução ideal para que seus objetivos sejam alcançados. E como o principal objetivo é o lucro, a Administração tem papel fundamental do início ao fim na estrutura organizacional de trabalhar com as ferramentas e equipe disponíveis para este fim. Cabe ao administrador, então, planejar, organizar, direcionar e controlar todos estes recursos disponíveis, seja ele humano, de capital, de equipamentos e etc., para se obter o lucro. Porém, para se realizar todas estas etapas, o administrador deverá utilizar várias técnicas e teorias de planejamento e controle já elaboradas e testadas por vários especialistas na área administrativa. Como o objetivo deste estudo está voltado para a estruturação organizacional, serão citadas as principais ferramentas voltadas para este tema. http://pt.wikipedia.org/wiki/Neg%C3%B3cio http://pt.wikipedia.org/wiki/Pessoa http://pt.wikipedia.org/wiki/Recurso_(produto) http://pt.wikipedia.org/wiki/Meta 23 3.3. Estrutura Organizacional Segundo Cury (2006, p.217) a Estrutura Organizacional: ... Compreende a disposição das diversas unidades que compõem a empresa – departamentos, divisões, seções, etc. – e as relações entre superiores e subordinados. A estrutura não deve envolver apenas o esqueleto, o arcabouço, mas todo o organismo da empresa, como deveres, responsabilidades, os sistemas de autoridade e de comunicações existentes na organização. Segundo Oliveira (2011, p. 69): Estrutura Organizacional é o instrumento administrativo resultante da identificação, análise, ordenação e agrupamento das atividades e dos recursos das empresas, incluindo o estabelecimento dos níveis de alçada e dos processos decisórios, visando o alcance dos objetivos estabelecidos pelos planejamentos das empresas. Aplicando os conceitos ao tema, seria então a forma organizada de dar base e funcionalidade às organizações sejam no campo de pessoas, processos, procedimentos, setores, hierarquia, etc. Chiavenato (2010, p. 66) cita quatro teorias com ênfase na estrutura organizacional da empresa: a Teoria Clássica, o Modelo Burocrático, a Teoria Estruturalista e a Teoria Neoclássica. 3.3.1. Evolução Histórica 3.3.1.1. Teoria Clássica Criada por Henri Fayol (1841-1925) a Teoria Clássica buscava dividir e relacionar o trabalho entre os diferentes setores que compõe uma estrutura organizacional, bem como suas funções dentro de um todo, de cima para baixo. A empresa deveria estar dividida em seis funções: produção, finanças, contabilidade, vendas, pessoal e segurança. “Para Fayol, administrar é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.” (CHIAVENATO, 2010, p.66) Prever atividades futuras, bem como os prováveis riscos. Organizar os recursos disponíveis seja eles de pessoal, financeiro, maquinário, etc., para alcançar os objetivos propostos. Coordenar e comandar a mão-de-obra de forma a alcançar os objetivos da organização. E controlar o planejado x realizado. Para Fayol as empresas deveriam ser organizadas para atingir a eficiência e, para isso, ele adotava 14 princípios, sendo eles: 24 1- Divisão do trabalho: dividir o trabalho em tarefas simples, especializadas e direcioná-las aos colaboradores com habilidades específicas. 2- Autoridade: dar ordens e assumir a responsabilidade das consequencias. 3- Disciplina: realização das tarefas com obediência e dedicação. 4- Unidade de comando: apenas um superior hierárquico para cada colaborador. 5- Unidade de direção: apenas um gerente e um objetivo para cada grupo de atividade; 6- Interesse geral: o interesses do indivíduo e da organização devem ser tratados em grau igual de importância. 7- Remuneração: pagamento justo, satisfatório e proporcional ao desempenho pessoal. 8- Centralização: grau de autoridade dado aos gerentes. 9- Cadeia escalar: é a estrutura organizacional da organização, desde o cargo mais alto até o mais baixo, com o grau de autoridade especificado para cada cargo. 10- Ordem: tudo em seu lugar evitando desperdício de materiais e esforços. Os outros quatro itens não são citados no livro. (CHIAVENATO, 2010, p.67) 3.3.1.2. Modelo Burocrático Criada por Max Weber (1864-1920), segundo Chiavenato (2010, p.68), o Modelo Burocrático cita como principais características das organizações a racionalidade e a eficiência. Só que esta racionalidade e eficiência não levam em conta o indivíduo e suas particularidades e nem seu comportamento psicológico. Somente as metas coletivas são consideradas e neste meio os indivíduos se tornam meras engrenagens de máquinas, desconsiderando suas ideias e opiniões. Simplesmente estão lá para desenvolver seus trabalhos, sem vínculo de satisfação ou participação no desenvolvimento intelectual da empresa. Chiavenato ainda completa dizendo que inevitavelmente as organizações acabam por se tornarem burocráticas a medida que crescem, para facilitar a integração do recursos, efetivação das operações e ordenação do funcionamento. Para alguns autores este caminho, mesmo que inflexível e rígido, é “menos pior” para organizar grandes negócios. 25 Para Weber, são características do modelo burocrático: 1. Divisão do trabalho: todos os colaboradores deverão ter um cargo específico e atividades bem definidas por competência. 2. Hierarquia: as relações de autoridade e responsabilidades são bem definidas e cada chefe tem total autoridade sobre seus subordinados 3. Regras e regulamentos: definição de regras e regulamentos para o comportamento das pessoas e realização de tarefas. 4. Formalização das comunicações: comunicações documentadas e por escrito. 5. Competência técnica: seleção e promoção de pessoas conforme mérito profissional. 6. Procedimentos técnicos: organização baseada em cargos e não em pessoas. Essas características buscam organizar, disciplinar e padronizar a organização para lidar com as pessoas e conseguir prever os comportamentos organizacionais. O quadro abaixo explica como a falta ou o excesso de burocracia pode influenciar positiva ou negativamente no comportamento organizacional. Figura 01: Os graus de burocratização das organizações. (CHIAVENATO, 2010, p.69) 26 Weber, segundo Chiavenato (2010, p.70), acreditava que conseguindo antecipar os comportamentos a organização ficaria mais eficiente. Em contrapartida, o excesso da burocracia pode resultar em consequências não programadas, as chamadas disfunções da burocracia, e conduzir a empresa à ineficiência. São elas: 1- Exagerado apego aos regulamentos: os colaboradores passam a viver em função das normas regulamentos; 2- Excesso de formalismo: tudo deve estar registrado por escrito, daí a necessidade de preencher vários formulários e emitir vários relatórios; 3- Excesso de papelório: como tudo deve estar registrado por escrito, surge a necessidade de vários documentos com várias cópias. 4- Resistência às mudanças: o funcionário está tão acostumado com a rotina em que está inserido, que quando surge algo novo e desconhecido passa a significar perigo à sua estabilidade. 5- Despersonalização do relacionamento humano: a relação dentro de uma organização burocrática ocorre entre cargos e não entre pessoas. Todos são identificados pelos cargosque ocupam. 6- Categorização do relacionamento: quem possui a maior categoria hierárquica possui o maior poder de decisão e de autoridade. 7- Superconformidade às rotinas e procedimentos: o funcionário tão acostumado com sua rotina faz exatamente o que é exigido pela organização. 8- Exibição de sinais de autoridade: alguns “sinais” são utilizados para definir a importância do cargo e da autoridade dos altos cargos, entre eles: tamanho da sala, vaga de garagem, banheiro exclusivo, etc. 9- Dificuldades com clientes: os clientes, sejam internos ou externos, são atendidos de forma padronizada e impessoal. “Com essas disfunções, a eficiência vai para o espaço. A organização torna-se demorada, lenta, preguiçosa, rotineira, desarticulada, retrógrada, etc.” (CHIAVENATO, 2010, p. 71) Certamente com essa estrutura inflexível e rígida os resultados obtidos serão demorados e menores, afinal com tantos papéis para preencher, procedimentos e padrões a serem seguidos há de se gastar mais tempo para finalizar uma atividade. Deve-se encontrar o meio termo dentro organização, nem tão burocrática, nem com 27 pouca burocracia. É claro que a organização não quer colaboradores agindo como máquinas, sem espaço para expor sua criatividade, mas também não quer colaboradores indisciplinados e insubordinados. 3.3.1.3. Teoria Estruturalista da Administração Questionava o modelo racional e buscava olhar ao redor e para fora da organização. Pela primeira vez considerava-se o meio em que a organização fazia parte e a interdependência entre este meio e a organização, considerando inclusive o indivíduo como parte integrante de ambos. Trata-se da união de duas teorias contraditórias: a Teoria Clássica e a Escola das Relações Humanas. 3.3.1.4. Teoria Neoclássica da Administração Considerava a administração das organizações como cíclica e contínua. Para isso comportava quatro funções administrativas: 1. Planejamento: é a fase do processo administrativo que estabelece os objetivos a serem alcançados e identifica as ações necessárias para atingir tais objetivos. O estabelecimento de objetivos é feito de maneira integrada e denominada visão de futuro da organização. 2. Organização: é a fase do processo administrativo que define a divisão do trabalho organizacional a ser feito por meio de tarefas de órgãos ou cargos (diferenciação) e cuida da coordenação (integração) dos esforços para garantir o alcance do propósito desejado. 3. Direção: é a fase do processo administrativo que coordena e converge os esforços de todas as pessoas para garantir que elas desempenhem suas tarefas de modo a alcançar os objetivos organizacionais com sucesso. Alguns autores tratam esta função como liderança na organização. 4. Controle: é a fase do processo administrativo que monitora o desempenho, comparando os resultados com os objetivos propostos e assumindo ações corretivas quando necessárias. (CHIAVENATO, 2010, p.72) Em todos os níveis da organização o administrador deverá planejar, organizar, direcionar e controlar os recursos disponíveis para alcançar o objetivo proposto. Mas ele não consegue isso sozinho, consegue a partir da coordenação eficiente de sua equipe. Aqui sim há o meio termo levantando anteriormente. Há o controle, a subordinação e a burocracia, mas também há a participação do todo, com o intuito de atingir o objetivo inicial. 28 3.3.1.5. Estrutura formal e estrutura informal “Estrutura formal, objeto de grande parte de estudo das organizações empresariais, é aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns de seus aspectos, pelo organograma”. (OLIVEIRA, 2011, p. 65) A estrutura formal é representada pelo organograma e pretende identificar os componentes, os condicionantes, os níveis de influência e abrangência da estrutura organizacional. É o mapa de cargos hierárquicos. De acordo com Oliveira (2011, p 69) a estrutura organizacional não é estática e exemplo disso é o próprio organograma que são constantemente alterados quando há movimentação de pessoas entre a estrutura. Estrutura informal é a rede de relações sociais e pessoais que não é estabelecida ou requerida pela estrutura formal. Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve, espontaneamente, quando as pessoas se reúnem. Portanto, apresenta relações que, usualmente, não aparecem no organograma. (OLIVEIRA, 2011, p. 65) A estrutura informal está relacionada com as pessoas e suas relações. Essa estrutura bem trabalhada e direcionada pode trazer agilidade no processo decisório, reduzir distorções e completar a estrutura formal, reduzir carga de comunicação dos chefes e motivar e integrar as pessoas. (OLIVEIRA, 2011, p. 68). 3.3.2. Missão Organizacional A missão representa a razão de uma empresa e o papel que ela exerce na sociedade. Quando a missão é definida e escrita, ela permite comunicar aos parceiros a razão da existência, e funciona como um lembrete periódico às pessoas. Isso permite que as pessoas saibam exatamente como contribuir para o alcance da missão da organização. A definição de missão permite esclarecer: 1. Qual é o propósito fundamental do negócio. 2. Qual é o papel e a contribuição da organização à sociedade. 3. Quais as necessidades básicas que o negócio deve atender. 4. Quem é o cliente e quais os setores-alvos do mercado a ser servido. 5. Quais as competências que a organização pretende construir ou desenvolver. 6. Quais os compromissos e os valores e crenças que alicerçam o negócio. (CHIAVENATO, 2010, p.98) 29 “A missão funciona como o propósito orientador para as atividades da organização e para aglutinar os esforços dos seus membros.” (CHIAVENATO, 2004, p. 63) É importante que as pessoas conheçam a missão de uma organização para saber aonde ela quer chegar e de que forma podem contribuir. Uma empresa bem estruturada, além de ter seus objetivos bem definidos, consegue orientar as pessoas para que esses objetivos sejam alcançados. 3.3.3. Visão Organizacional Segundo Chiavenato (2010, p. 99), “a visão representa a imagem que a organização tem a respeito de si mesma e do seu futuro. É o esforço de ver a si própria no espaço e no tempo”. A visão é um norte para o que a empresa pretende se tornar futuramente. Indica o caminho a que se quer chegar. Porém, a falta de uma visão faz com que a empresa não consiga trabalhar com prioridade e direcionamento. Como saber o que fazer, sem nem ao menos se sabe aonde quer chegar? E por que a visão é importante nas modernas empresas? Simplesmente pelo fato de que hoje não se controlam mais as pessoas através de regras burocráticas e hierarquia de comando, mas por meio do compromisso com a visão e valores compartilhados. Quando as pessoas conhecem qual a visão pretendida, ficam sabendo exatamente para onde ir e como ir, sem necessidade de coerção. (CHIAVENATO, 2004, p. 66) Certamente uma equipe bem orientada, motivada e que acredita naquilo com o que trabalha faz seu trabalho da melhor maneira possível. Principalmente se ela compartilhar seus objetivos profissionais ao da empresa. Daí, também, a importância da definição de missão, visão e objetivos da organização. 3.4. Compras A função compra é um segmento essencial do Departamento de Materiais ou Suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento. (DIAS, 1995, p.237) O Setor de Compras é essencial para que os outros setores da organização funcionem, desde a produção até o administrativo. Cabe ao comprador garantir o que se necessita, no tempo em que se necessita e com o melhor custo. O gerenciamento de compras é efetuado por meio de procedimentos que permitam suprir as necessidades por meio da aquisiçãode materiais e/ ou serviços, objetivando identificar no mercado as melhores condições 30 comerciais e técnicas para a empresa. Assim, os principais parâmetros de controle para essa atividade devem ser: a. Avaliação da carteira de compras; b. Quantidade de coletas de preços (planejadas/emergência); c. Quantidade de pedidos por fornecedor; d. Controle dos prazos de entrega; e. Itens em compra não entregues (atrasados); f. Controle por comprador; g. Controle de valores (colocados, ganhos obtidos por negociação). (VIANA, 2006, p.138) O setor de compras está diretamente ligado com o setor de controle de estoque. Ambos devem se comunicar a fim de alcançar sucesso no ressuprimento dos estoques. Para isso algumas informações devem ser levantadas, seguindo os seguintes procedimentos: Figura 02: Procedimentos fundamentais de Administração de Materiais (VIANA, 2006, p. 40) e análise do executor de cada procedimento. Cabe então ao comprador planejar, coordenar, direcionar e controlar o processo de aquisição de materiais, da compra até o consumo final. Ele deve saber como comprar garantido a quantidade e qualidade essenciais a menor custo, evitar o consumo desnecessário e armazenar de forma a evitar perdas. (VIANA, 2006, p.41) Vale a pena ressaltar que a função do comprador está diretamente ligada ao desempenho de vários setores da empresa e que para garantir eficiência em seu trabalho ele deve organizar e ter em mãos informações, rápidas e precisas. Assim, Viana (2006, p. 42) afirma que: A atividade de compras tem por finalidade suprir as necessidades da empresa mediante a aquisição de materiais e/ou serviços, emanadas das solicitações de usuários, objetivando, identificar no mercado melhores condições comerciais e técnicas. Para garantir uma boa negociação é de fundamental importância que o comprador mantenha uma boa relação com seus fornecedores. Porém, mesmo se mantendo uma relação aberta e confiante, imprevistos acontecem e por isso é necessário que 31 se tenha pelo menos dois fornecedores para cada material, sendo que nenhum deles forneça mais do que 60% do fornecimento total. (DIAS, 1995, p. 288) A regularidade da compra também pode ajudar na negociação de valores, pois além de trazer maior tranquilidade em investimentos ao fornecedor, também garante vantagens recíprocas à empresa-cliente. (DIAS, 1995, p. 288) 3.5. Controle de Estoque Para Viana (2006, p. 144): Os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, os quais representam um investimento destinado a incrementar as atividades de produção e servir aos clientes. Entretanto, a formação de estoques consome capital de giro, que pode não estar tendo nenhum retorno no investimento efetuado e, por outro lado, pode ser necessário com urgência em outro segmento da empresa, motivo pelo qual o gerenciamento deve projetar níveis adequados, objetivando manter equilíbrio entre estoque e consumo. Esse é o grande desafio do Controle de Estoque, saber balancear o recurso que ficará parado aguardando para ser vendido ou transformado, a quantidade ideal para atender o consumo sem faltar para a saída e nem deixar alta verba parada, a quantidade ideal que não será perdida em função de perecibilidade, entre outros fatores. E é aí que está a grande dificuldade, porque na maioria das vezes muitos outros aspectos devem ser considerados obrigatoriamente como: prazo de entrega, disponibilidade de frete, atrasos, falta no mercado, sazonalidade, etc. 3.5.1. Consumo Para calcular a quantidade a ser mantida em estoque, deve-se primeiramente avaliar o consumo de cada item em um determinado período de tempo. E o consumo pode ser avaliado de três formas: regular, irregular e sazonal. O consumo regular “caracteriza-se por materiais utilizados significativamente, em quantidades de pequena variação entre sucessivos intervalos de tempos constantes”. (VIANA, 2006 p.110) Ele pode variar ainda em crescente, quando seu consumo aumenta gradativamente e decrescente, quando seu consumo diminui. Ambos de forma regular. O consumo irregular “caracteriza-se por materiais utilizados em quantidades aleatórias, por meio de grande variação entre sucessivos intervalos de tempo” (VIANA, 2006, p.111). Pode-se exemplificar com o aumento da procura por determinado medicamento repentinamente em função de um surto de alguma 32 doença. E o consumo sazonal é aquele que ocorre em determinada época do ano em função da facilidade de encontrar o produto no mercado. Ocorre muito com frutas, verduras, roupas de determinadas estações do ano, etc. Para melhorar o controle do consumo, adota-se o consumo por meio de cotas onde se estabelece uma quantidade a ser consumida em um determinado período de tempo. Funciona como um crédito onde o consumidor onde ele pode consumir até aquela quantidade de itens, tendo obrigatoriamente que informar os consumos anormais para que sejam repostos. (VIANA, 2006, p. 122) 3.5.2. Demanda “A demanda caracteriza intenção de consumo e tem o objetivo básico de fazer previsões...” (VIANA, 2006, p. 112) A previsão de consumo, bem como a solicitação de materiais de consumo eventual, é de responsabilidade do usuário, quando for a primeira compra. Depois disso é de responsabilidade do gestor de estoque garantir a constância do material levando em conta todos os aspectos obrigatórios, citados anteriormente (prazo de entrega, disponibilidade de frete, atrasos, falta no mercado, sazonalidade, etc.). 3.5.3. Motivos para a existência dos estoques De acordo com Viana, (2006, p. 116) as principais causas para se manter estoques permanentes são para garantir a continuidade operacional, incerteza da demanda e incerteza da disponibilidade imediata dos fornecedores. “O ideal seria a inexistência de estoques, à medida que fosse possível atender ao usuário no momento em que ocorressem as demandas”. Porém, isso não é fácil, pois além dos aspectos obrigatórios teria, também, a necessidade um número enorme de pessoas exclusivas e dedicadas na compra, entrega e armazenamento o que elevaria mais ainda o custo para manter o estoque. Além do que compras emergenciais e em menor quantidade costumam custar mais caro. Em função disso o melhor é manter uma quantidade mínima de itens no estoque que atenda os consumidores quando for necessário. 33 3.5.4. Porque gerenciar estoques? Gestão é um conjunto de atividades que visa, por meio das respectivas políticas de estoque, ao pleno atendimento as necessidades da empresa, com a máxima eficiência e ao menor custo, através do maior giro possível para o capital investido em materiais. Assim, seu objetivo fundamental consiste essencialmente na busca do equilíbrio entre estoque e consumo (...) (VIANA, 2006, p.117) Gerenciando o estoque será possível planejar e controlar o equilíbrio entre consumo e estoque. Para isso é muito importante que se avalie as seguintes atribuições, regras e critérios: a. Não comprar material desnecessário, somente o que realmente será utilizado; b. Manter as informações centralizadas para facilitar o planejamento e controle das atividades de gestão; c. Definir os parâmetros de estoque mínimo, máximo e de segurança; d. Definir quando e quanto comprar; e. Estudar os estoques, acompanhando sua evolução através de dados estatísticos; f. Criar uma política de padronização de materiais; g. Manter constante comunicação com o Setor de Compras para renegociar prazos, reprogramar encomendas, etc. Alguns fatores ainda devem ser considerados na gestão dos estoques: espaço interno para armazenamento, perecibilidade e deterioração de matérias, capital que ficará parado, variação no consumo, disponibilidade e risco da falta do material. (VIANA, 2006, p. 122) Existem duas formas de controlar estoques: manual e através de sistemas informatizados. A escolha da forma ideal vai depender da quantidade de itens agerenciar e a disponibilidade de investimento. Empresas pequenas com poucos itens consegue tranquilamente controlar seu estoque de forma manual. Já as empresas, que podem ser pequena, média ou grande, com vários itens em estoque fica mais viável manter o controle de estoque por meio de sistemas informatizados. 3.5.5. Cálculos de ressuprimento de estoque De acordo com Viana (2006, p. 149), seguem os cálculos para cada tipo de situação de reposição de estoque. 34 3.5.5.1. Estoque máximo (EM): quantidade máxima de itens permitidos para determinado material. Fórmula: EM = NR + TU x IC, onde: NR: é nível de reposição, momento em que se deve emitir o pedido de compra para a reposição normal do material. TU: é taxa de uso, quantidade prevista para ser consumida em um intervalo de tempo. IC: é intervalo de cobertura, intervalo de tempo em meses para duas compras consecutivas. 3.5.5.2. Estoque de segurança (ES): quantidade mínima de itens capaz de suprir o tempo necessário do ressuprimento e de consumos anormais. Fórmula: ES = K x TR x CMM, onde: K: é o fator de segurança, quantidade para garantir que em situações atípicas não falte o material. TR: é o tempo de ressuprimento, tempo entre a emissão do pedido e o recebimento efetivo do material. CMM: é o consumo médio mensal. 3.5.5.3. Estoque real (ER): quantidade de itens efetivos no estoque da empresa. 3.5.5.4. Estoque virtual (EV): estoque real mais as encomendas em andamento. Fórmula: EV = ER + Encomendas 3.5.5.5. Estoque de cobertura (EC): indica quanto tempo o estoque aguentará sem reposição. Fórmula: EC = VE / VC, onde: VE = valor do estoque atual. VC = valor de consumo mensal. 35 3.5.5.6. Nível de reposição (NR): momento em que se deve emitir o pedido de compra para a reposição normal do material. Fórmula: NR = ES + CMM x TR. 3.5.5.7. Tempo de ressuprimento (TR): tempo entre a emissão do pedido e o recebimento efetivo do material. Fórmula: TR = TPC + TAF + TT + TRR, onde: TPC: tempo de preparação da compra TAF: tempo de atendimento do fornecedor TT: Tempo de Transporte TRR: Tempo de recebimento e regularização 3.5.5.8. Ponto de Ruptura (PR): é o estoque zerado. 3.5.5.9. Quantidade a comprar (QC): quantidade a ser comprada quando se atinge o nível de reposição. Fórmulas; Para pedido inicial: QC = CMM x TR x 2ES Para saldo igual ao estoque de reposição: QC = NR + IC x CM – EV Para saldo abaixo do nível do estoque de reposição: QC= NR + IC x CM – EV + UNR, onde UNR = quantidade que ultrapassou o nível de ressuprimento. 3.5.6. Just in time “Just in time é a produção na quantidade necessária, no momento necessário, para atender à variação de vendas com o mínimo de estoque em produtos acabados, em processos e em matéria-prima”. (VIANA, 2006, p. 169) Trata-se exclusivamente em melhorar processos, eliminando desperdícios e estoques desnecessários. Essa metodologia pode ser utilizada desde a compra até a saída do produto. 36 3.5.7. Kanban Técnica japonesa de gestão de materiais e de produção no momento exato. Ambas (gestão e produção) controladas por meio visual e/ou auditivo. Trata- se de um sistema de “puxar” no qual os centros de trabalho sinalizam com um cartão, por exemplo, que desejam retirar peças das operações de alimentação entre o início da primeira atividade até a conclusão da última, em uma série de atividades. (VIANA, 2006, p. 170) Ferramenta que atua com a gestão visual que é de mais fácil aplicabilidade. Porém, nem sempre as empresas fornecedoras estão preparadas para atender a demanda da empresa que utiliza esse sistema, afinal as compras acontecerão em mais vezes ao dia. Também será necessária uma avaliação quanto à entrega, valor de frete, disponibilidade do fornecedor, entre outros. 3.6. Financeiro 3.6.1. Administração Financeira “(...) a administração financeira nada mais é do que a melhor utilização dos princípios microeconômicos e a utilização das ferramentas financeiras para obter o melhor resultado de um negócio”. (FONSECA, 2009, p.13) Cabe à administração organizar os recursos de uma organização com o intuito de manter sua existência no mercado. Segundo Fonseca (2009, p. 15), o objetivo da administração financeira é a maximização da riqueza. Para isso deve-se avaliar o risco de investir ou não em um negócio. 3.6.2. Análise financeira da empresa Resumidamente, podemos dizer que a análise financeira de uma empresa consiste num exame minucioso dos dados financeiros disponíveis sobre a empresa, bem como das condições endógenas e exógenas que afetam financeiramente a empresa. (SILVA, 2012, p. 6) A análise financeira examina dados financeiros da empresa com o objetivo de avaliar as atuais condições financeiras da empresa, bem como quais as ações deverão ser tomadas para que a saúde financeira da empresa não seja afetada. 3.6.3. Liquidez x Rentabilidade “Entende-se por liquidez a capacidade da empresa em honrar seus compromissos de curto e longo prazo nas datas previstas e ainda ter uma folga financeira para 37 eventualidades”. (FONSECA, 2009, p. 24) Quando uma organização não consegue pagar os compromissos assumidos posteriormente, significa que está sendo mal administrada financeiramente, o que pode resultar na perda de crédito e, até mesmo, falência. “Podemos conceituar rentabilidade como o grau de êxito econômico obtido por uma empresa em relação ao capital nela investido”. (FONSECA, 2009, p.25) Ou seja, é a avaliação se o retorno financeiro da empresa é suficiente para cobrir o que foi investido pelos sócios. 3.6.4. Controle Contábil A contabilidade recolhe dados originados de todas as áreas da empresa e tem a função de transformá-los em informações econômicas e financeiras capazes de oferecer aos gestores condições suficientes para a avaliação contínua do estado do empreendimento. (NASCIMENTO, 2009, p. 8) A contabilidade acumula as informações de transações financeiras e contábeis a fim de gerar relatórios que deem suporte aos gestores em suas tomadas de decisões. Cabe também, o controle da sua situação patrimonial, levantamento dos recursos consumidos em cada setor e conferência se as expectativas da alta administração estão sendo cumpridas. (NASCIMENTO, 2009, p. 9) 3.6.5. Controle de custos Para Nascimento (2009, p. 10) cabe ao controle de custos levantar e controlar dados sobre a utilização de recursos em diversos setores, buscando avaliar o impacto no resultado econômico da organização. Nesse sentido, o controle de custos busca ampliar o detalhamento das informações relacionadas à aquisição e à utilização dos recursos demandados, fornecendo condições para registros adequados ao controle contábil e à análise por parte da área de controladoria, no que tange ao exame de margens de contribuição e rentabilidade dos produtos decorrentes do consumo destes recursos. (NASCIMENTO, 2009, p. 9) O controle de custo pode, então, virar uma ferramenta de análise estratégica, possibilitando que a empresa defina qual a melhor postura a adotar no mercado. “A empresa que adota estratégias voltadas para custos está direcionada para o consumidor, que está ávido por preços baixos e qualidade, sem se ater à imagem do produto”. (PORTER, 1989 input NASCIMENTO, 2009, p. 12) 38 3.6.6. Controle Fiscal O controle fiscal diz respeito aos aspectos tributários que envolvem a empresa, que requerem tratamento constante em torno da tributação, bem como a análise de condições que propiciem vantagens fiscais que permitam a redução legítima de carga de tributos. (NASCIMENTO, 2009, p. 12) O controle fiscal deve estar atento às tributações pertinentes a organização, bem como monitorá-las a fim de conseguir algum meio legal para redução das mesmas. Deve atentar que cada tipo de ramo empresarial caberá tipos específicos de impostos, como exemplo: impostos para exportação, impostos para serviçose para industrialização, entre outros. 3.7. Administração de Recursos Humanos A Administração de Recursos Humanos (ARH) é o conjunto de políticas e práticas necessárias para conduzir os aspectos da posição gerencial relacionado com as ‘pessoas’ ou recursos humanos, incluindo recrutamento, seleção, treinamento, recompensas e avaliação do desempenho. (CHIAVENATO, 2004, p. 9) Atualmente, as pessoas têm sido vistas como parceiras da organização. E cada parceiro contribui com o recurso à medida que se obtém retorno satisfatório ao seu investimento. O funcionário contribui com o trabalho e seu retorno é o salário. Porém, a parceria deve ir além do dar e receber. Como parceiro os colaboradores devem fornecer conhecimento, habilidades e competência, ou seja, ser o capital intelectual da organização. A gestão de pessoas baseia-se em três pontos chaves, conforme Chiavenato (2004, p. 9): 1. As pessoas como seres humanos: pessoas com particularidades, personalidade própria, diferentes entre si, pessoas como pessoas e não como engrenagem de máquinas. 2. As pessoas como ativadores inteligentes de recursos organizacionais: as pessoas como impulso intelectual da empresa, tornando-a mais inteligente e competitiva. 3. As pessoas como parceiras da organização: as pessoas com o interesse de fazer com que a empresa cresça e prospere, no intuito de colher o esforço investido seja em salário, promoção, bonificação, etc. 39 3.7.1. Objetivo da Gestão de Pessoas Os objetivos da Gestão de Pessoas, segundo Chiavenato (2004, p. 11) são: 1. Ajudar a organização a realizar sua meta, objetivo e missão através das pessoas. 2. Fazer com que a empresa se torne competitiva através de pessoas mais produtivas. 3. Proporcionar pessoas treinadas e motivadas. 4. Fazer com que as pessoas se sintam auto realizadas e motivadas na empresa em que estão, para que se dediquem no faz. 5. Criar e preservar a qualidade de vida no trabalho, tornando o ambiente mais agradável, seguro e significativo. 6. Preparar e orientar os colaboradores em meio a cenários de mudanças sejam elas estruturais, tecnológicas ou culturais. 7. Elaborar políticas internas de ética e comportamento social considerando as pessoas como iguais, sem discriminação ou preferências. 3.7.2. Funções da ARH Segundo Chiavenato (2004) as funções da Administração de Recursos Humanos de uma organização, são: 1. Análise e descrição de cargos e modelagem do trabalho. 2. Recrutamento e seleção de pessoal e admissão de candidatos selecionados. 3. Orientação e integração de novos funcionários. 4. Administração de cargos e salários. 5. Incentivos salariais e benefícios sociais. 6. Avaliação do desempenho das pessoas. 7. Comunicação aos funcionários. 8. Treinamento e desenvolvimento das pessoas. 9. Desenvolvimento organizacional. 10. Higiene, segurança e qualidade de vida no trabalho. 11. Relação com empregados e relações sindicais. A ARH tem a função de captar, avaliar, desenvolver e manter pessoas dentro das organizações de forma motivada. É de interesse das organizações e de obrigação a 40 ARH que as pessoas façam seus trabalhos da melhor forma possível, sem desconsiderar o colaborador como pessoa. 3.7.3. Recrutamento Segundo Chiavenato (2004, p. 102), “Este é o papel do recrutamento: divulgar no mercado as oportunidades que a organização pretende oferecer para as pessoas que possuam determinadas características desejadas”. É pelo recrutamento que a empresa informa à sociedade e ao mercado de trabalho as oportunidades de trabalho disponíveis. E através deste comunicado que a organização traz para si pessoas especializadas e com características necessárias ao funcionamento de suas atividades. O recrutamento pode ser interno quando a organização aproveita colaboradores para promovê-los ou transferi-los a outras atividades. E externo quando as vagas são divulgadas ao mercado de trabalho. (CHIAVENATO, 2004, p. 113) O recrutamento pode ser divulgado através de anúncios em jornais e revistas especializadas, agências de recrutamento, contatos com escolas e universidades, indicação de outros funcionários e banco de dados de funcionários. (CHIAVENATO, 2004, p.120) 3.7.4. Seleção A seleção de pessoas funciona como uma espécie de filtro que permite que apenas algumas pessoas possam ingressar na organização: aquelas que apresentam características desejadas pela organização. Há um velho ditado popular que afirma que a seleção constitui a escolha exata da pessoa certa para o lugar certo. Em termos mais amplos, a seleção busca, dentre os vários candidatos recrutados, aqueles que são mais adequados aos cargos existentes na organização, visando manter ou aumentar a eficiência e o desempenho do pessoal, bem como a eficácia da organização. (CHIAVENATO, 2004, p. 130) Depois de recrutadas, as pessoas deverão ser selecionadas. Por tanto, a seleção escolhe o melhor candidato à vaga. A seleção pode acontecer através de entrevista, de provas de conhecimento ou de capacidade, de testes psicológicos, de teste de personalidade ou de técnicas de simulação. Na verdade há a possibilidade de conciliar mais de um método de seleção para que a decisão de escolha possa ser assertiva. Neste caso seria realizado um processo de seleção, onde cada método seria uma etapa do processo. 41 Mesmo o processo de seleção sendo algo com o custo aparentemente elevado, traz inúmeros benefícios para a organização, como: 1. Adequação das pessoas ao cargo e satisfação no trabalho. 2. Rapidez no ajustamento e integração do novo empregado às novas funções. 3. Melhoria gradativa do potencial humano através da escolha sistemática dos melhores talentos. 4. Estabilidade e permanência das pessoas e redução da rotatividade. 5. Maior rendimento e produtividade pelo aumento da capacidade das pessoas. 6. Melhoria do nível das relações humanas pela elevação do moral. 7. Menores investimentos e esforços em treinamento, pela maior facilidade em aprender as tarefas dos cargos e novas atividades trazidas pela inovação. 3.7.5. Treinamento Modernamente, o treinamento é considerado um meio de desenvolver competências nas pessoas para que se tornem mais produtivas, criativas e inovadoras, a fim de contribuir melhor para os objetivos organizacionais e se tornarem cada vez mais valiosas. (CHIAVENATO, 2004, p.339) O principal propósito do treinamento é fazer com as pessoas sejam capacitadas para desenvolver melhor suas funções. Quando o empregado oferece um treinamento ao seu colaborador ele está agregando capital intelectual à sua organização. O treinamento foca no cargo atual melhorando as habilidades necessárias ao presente momento. Já o desenvolvimento de pessoas foca no futuro, na intenção daquele colaborador ocupar outro cargo dentro da organização. Segundo Chiavenato (2004, p. 340) processo de treinamento envolve quatro etapas: 1) Diagnóstico: levantar a necessidade de treinamentos; 2) Desenho: elaborar programa de treinamento; 3) Implementação: aplicação do programa de treinamento; e 4) Avaliação: verificar os resultados obtidos. O treinamento não é somente uma forma de proporcionar informação, mas sim de alcançar desempenho de pessoas desejado pela organização. 3.8. Comercial 3.8.1. Marketing O marketing tem duas perspectivas. Primeiro, é uma filosofia, uma atitude ou uma orientação de gerenciamento que realça a satisfação do cliente. Segundo, marketing é um composto de atividades utilizadas para implementar essa filosofia. A definição da American Marketing Association engloba ambas as perspectivas: ‘Marketing é o processo de planejamento e 42 execução da concepção, do preço, promoção e distribuição de idéias, mercadorias e serviços para criar trocas que satisfaçam os objetivos individuais e das organizações’. (JÚNIOR et al., 2004, p. 6) Marketing seria, então, um conjunto de ferramentascom o intuito de fazer com o que o produto chegue ao cliente da melhor forma possível, desde a etapa de divulgação até a entrega. Para Junior et al. (2004, p.15), para que esses objetivos sejam alcançados uma lista de atividades deve ser cumprida, como: 1. Capturar, analisar e interpretar as informações do mercado consumidor; 2. Entender a missão da empresa e a participação do marketing na realização desta missão; 3. Analisar e entender o que o cliente quer e o que espera que a organização faça por ele. 4. Definir quais desejos serão atendidos pela organização que atenderão os mercados-alvos selecionados. 5. Implementar a estratégia. 6. Avaliar constantemente o esforço de marketing. 3.8.2. Análise de ambiente e oportunidade de mercado A análise do ambiente compreende em levantar e interpretar informações que ajudem a identificar oportunidades e riscos no mercado para que a diretrizes para a estratégia de marketing sejam traçadas. Essa análise pode considerar diversas categorias de influências como idade, valores, localização, economia, tecnologia, política, concorrência, entre outros. (JUNIOR et al., 2004, p.15) O objetivo da análise de oportunidade de mercado é identificar em qual mercado- alvo a empresa deve atuar, considerando o tamanho, potencial de vendas e a concorrência. (JUNIOR et al., 2004, p.16) 3.8.3. Estratégia de Marketing “Plano que envolve selecionar um ou mais mercados-alvos, definir objetivos de marketing e desenvolver e manter um composto de marketing que produzirá trocas mutuamente satisfatórias com os mercados-alvos”. (JUNIOR et al., 2004, p.17) 43 Após identificação do mercado-alvo se inicia o processo de definição de objetivos e estratégias para introdução do produto no mercado selecionado. O objetivo deve estar de acordo com os objetivos da organização, devem ser mensuráveis e com prazos determinados, exemplo, fazer com que 2000 clientes voem em uma nova companhia aérea durante a última semana do mês. (JUNIOR et al., 2004, p.17) 3.8.4. Composto de Marketing É a combinação única de estratégias de produto, praça, promoção e preço, os quatro Ps, que tem por objetivo destacar e produto e fazer com que o cliente tenha desejo e satisfação em adquiri-lo. (JUNIOR et al., 2004, p.17) 3.8.4.1. Produto: é o centro do composto de marketing. É a partir do produto que se definirá os outros três Ps. A oferta não engloba unicamente o produto, mas também a embalagem, a garantia, marca, imagem da empresa, pós- venda, entre outros. 3.8.4.2. Praça: disponibilizar o produto onde e quando os clientes desejam. Contempla desde a armazenagem até a entrega do produto. Exemplos de praça seriam os atacadistas e varejistas, que auxiliam na distribuição do fabricante. 3.8.4.3. Promoção: seria promover o produto informando, educando, persuadindo e lembrando o mercado-alvo sobre os benefícios do produto e da organização. Inclui vendas, publicidade, promoção de vendas e relações públicas. 3.8.4.4. Preço: é o valor que o cliente está disposto a pagar para ter o produto. Considerado uma importante arma competitiva, o preço pode ser alterado para baixo ou ajustado para cima conforme a estratégia e com mais facilidade do que os outros itens do composto. 3.8.5. Vendas A venda exerce um papel muito importante, pois ela é quem traz os recursos financeiros para a organização. Porém, ela não é uma atividade isolada e depende de uma estratégia de marketing bem estruturada, considerando os 4Ps. (LAS CASAS, 2012, p.409) Segundo Las Casas (2012, p. 411) cabe ao gestor do Setor de Vendas: 44 1. Planejar: identificando o mercado de atuação, o seu potencial e o nível de renda. 2. Organizar: sua equipe principalmente nos aspectos relacionados a motivação, recrutamento, treinamento e alocação de território. 3. Direcionar: liderar sua equipe para executar o que foi planejado e garantir o cumprimento das metas e objetivos. 4. Controlar: comparar resultados para levantamento de ações de melhoria. 3.8.5.1. Atividade de vendas A atividade de vendas é considerada um processo. E esse processo engloba: Procura e avaliação dos clientes. Abordagem. Apresentação. Tratamento e objeções. Fechamento. Pós-venda. (LAS CASAS, 2012, p. 425) Procura e avaliação dos clientes: vários métodos podem ser utilizados, dentre eles – corrente contínua, centro de influências, observação pessoal, assistente de vendas, novas contas. Onde: Corrente contínua: solicitação de indicação e referência a cada cliente visitado. Centro de influências: utilizar uma pessoa líder na comunidade para indicar ou influenciar o consumo do produto. Observação pessoal: o vendedor avalia ao se redor clientes em potencial, seja em conversa com amigos, visitas a outros clientes, momento de lazer, etc. Assistente de vendas: marcação de visitas a clientes que tenham interesse em adquirir o produto. Novas contas: visita porta-a-porta sem prévia comunicação. Abordagem: o vendedor deve apresentar-se e falar da empresa e do produto que gostaria de introduzir. Deve ser agendado previamente e com atenção especial para se evitar situações e detalhes que podem desagradar o cliente ou criar uma situação desconfortável. Apresentação: trata-se em apresentar o produto de forma específica, sempre entrevistando o cliente para que a melhor proposta seja feita. 45 Tratamento das objeções: durante a apresentação certas objeções podem ser citadas. Neste caso o vendedor deve prestar atenção às objeções, retorná-las de modo a resolver o problema informado pelo cliente (se possível) e tornar a objeção em ponto de fechamento de venda. Fechamento: é o ato de concluir a venda. Serviço de pós-venda: é a avaliação de que se o que foi prometido está sendo cumprido e se o cliente está satisfeito. (LAS CASAS, 2012, p. 425) 3.9. Logística Logística é um termo emprestado dos militares e que descreve o processo de gerenciar de maneira estratégica o fluxo e o armazenamento eficientes de matérias-primas, estoque em processo e bens acabados, do ponto de origem ao ponto de consumo. (JUNIOR et al., 2004, p.372) A logística integrada conecta todas as organizações internas e externas à empresa, criando um fluxo de movimentação desde a matéria-prima até o consumidor final. Influencia na aquisição e compra de matéria-prima, na programação de produção, na elaboração de pedidos, no gerenciamento de estoque, no transporte, na armazenagem, entre outros. (JUNIOR et al., 2004, p.372) Logística é uma operação integrada para cuidar de suprimentos e distribuição de produtos de forma racionalizada, o que significa planejar, coordenar e executar todo o processo, visando à redução de custos e ao aumento da competitividade da empresa. (VIANA, 2006, p.45) A logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável. (BALLOU, 1995 apud VIANA 2006, p.45) A logística passou a ser importante, pois agrega valor ao produto quando este atende as necessidades e desejos do cliente quanto à disponibilidade e cumprimento do prazo de entrega. “Um produto ou serviço tem pouco valor se não estiver disponível aos clientes no tempo e no lugar em que eles desejam consumi- lo”. (BALLOU, 2001, p. 27) O objetivo da logística, então, é minimizar o custo e mesmo assim oferecer um serviço de movimentação e armazenamento de qualidade e que atenda principalmente os anseios dos clientes. 46 3.10. Produção A administração da produção “... consiste em utilizar, da melhor forma, os recursos destinados à produção de bens e serviços.” (PEINADO, 2007, p.50) A produção