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Material Complementar para DP 02 Índice 1ª. AULA Apresentação do EXCEL – Navegação Básica 3 Pastas de Trabalho 9 Planilhas 11 Montagem e Formatação de uma Planilha 14 2ª. AULA Criação de Fórmulas para Cálculos 16 Porcentagem / Percentual 17 Diferença Percentual 18 Parte de um Todo 19 3ª. AULA Soma, Média 20 Máximo, Mínimo, Contar No. 21 Colar Especial 22 Congelar Painéis 24 Pincel 25 4ª. AULA Classificar e Filtrar 26 Séries Numéricas 29 Configuração de Impressão 30 5ª. AULA Função SE e SE duplo 32 Gerenciador de Nomes 34 Formatação Condicional 35 6ª. AULA Validação de Dados 38 Função PROCV 40 7ª. AULA Funções ARRUMAR e PREENCHIMENTO RELÂMPAGO 41 Gráficos 42 Teclas de Atalho 45 Bibliografia 49 Material Complementar para DP 03 AULA 01 O Microsoft Excel 2007, 2010, 2013 e 2016 é um software para criação e manutenção de Planilhas Eletrônicas. Para entender melhor o que é uma planilha eletrônica e quando devemos utilizar o Microsoft Excel, considere a seguinte analogia: “Utilize o Microsoft Excel, para resolver um problema que, manualmente, você resolveria utilizando os seguintes instrumentos: ▪ Papel Lápis Borracha Calculadora O Excel permite, além da manipulação de cálculos em planilhas, a inclusão de gráficos criados com base nos dados da planilha. Podem ser criadas planilhas de cálculos para orçamentos, previsões e planejamentos para investimentos futuros, diversos tipos de tabelas, controle de gastos, controle de caixa, etc. O Excel é um programa que permite criar tabelas e calcular e analisar dados. Este tipo de programa é denominado software de folha de cálculo. O Excel permite criar tabelas que calculam automaticamente os totais de valores numéricos introduzidos, imprimir tabelas em esquemas atrativos e criar gráficos simples. O Excel faz parte do "Office", um pacote de produtos que combina vários tipos de software para criar documentos, folhas de cálculo e apresentações e para gerir correio eletrônico. As planilhas criadas no Excel 2007 possuem 16.384 colunas e 1.048.576 linhas (.xlsx) As planilhas criadas no Excel 2003 possuem 256 colunas e 65.536 linhas (.xls) TELA PRINCIPAL Apresentação do Excel – Navegação Básica Material Complementar para DP 04 MENU PRINCIPAL: obtido ao clicar no BOTÃO OFFICE COMPONENTES DA TELA PRINCIPAL a) Faixa de Opções A faixa de opções é composta de guias. Ao clicar em uma guia (por exemplo LAYOUT DA PÁGINA) abre-se um conjunto de botões, conforme figura acima. BOTÃO OFFICE OPÇÕES DO EXCEL Material Complementar para DP 05 b) Barra de Ferramentas de Acesso Rápido A barra de ferramentas de acesso rápido tem os botões mais usados (abrir, salvar, imprimir) e pode ser ampliada pelo usuário, personalizando-a com seus botões favoritos. Esta pode ser uma alternativa prática para o usuário do Excel 2003 se familiarizar mais rapidamente com o Excel 2007. Para colocar os seus botões favoritos na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, clique na seta à direita da mesma e selecione o comando MAIS COMANDOS. Para colocar um ou mais botões na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, escolha cada um na coluna à esquerda e clique no botão ADICIONAR. Ao final, clique em OK. Material Complementar para DP 06 ACESSO DIRETO ÀS CAIXAS DE DIÁLOGOS: LINHAS, COLUNAS E CÉLULAS Ao abrirmos o Excel é apresentada uma janela com 3 planilhas: Plan1, Plan2 e Plan3. A planilha selecionada como padrão é a Plan1, uma planilha vazia, que possui linhas e colunas dispostas de tal forma que podemos colocar informações dentro da grade formada com o cruzamento desses dois elementos. LINHAS: estão na horizontal COLUNAS: estão na vertical CÉLULA: a interseção de cada linha e coluna em uma planilha forma uma célula. Célula Ativa é aquela exibida com uma borda em negrito. Endereço da Célula: toda célula tem um endereço. O endereço é formado pela(s) letra(s) da coluna e pelo número da linha. Por exemplo: B4 (coluna B e linha 4). O endereço da célula ativa (B4) aparece na CAIXA DE NOME. SETA DE ACESSO Material Complementar para DP 07 Intervalo de Células: quando se trabalha com planilhas, muitas vezes é necessário tratar uma região da mesma, de forma diferente do restante da planilha. Esta região é identificada através da célula do canto superior esquerdo e a do canto inferior direito da faixa de células. Para selecionar um intervalo, clique na 1ª. célula e, em seguida, com a tecla SHIFT pressionada, clique na última célula. Exemplo: na figura, a região A1 até D6 ficará identificada como A1:D6 : (2 pontos) INTERVALO de ... até INSERIR e EXCLUIR: Pode-se INSERIR ou EXCLUIR linhas, colunas ou células, usando a Faixa de Opções, conforme abaixo: a) em INÍCIO - Inserir a.1) em INÍCIO - Excluir Material Complementar para DP 08 AJUSTAR ALTURA e LARGURA: Pode-se ajustar a altura das linhas e a largura das colunas usando a Faixa de Opções: USANDO O BOTÃO DIREITO DO MOUSE: Muitos desses processos e outros podem ser realizados mais rapidamente usando-se o botão direito do mouse. O botão direito do mouse sempre traz um Menu diferente, conforme o local onde se clica. Para processar uma Linha, clique com o botão direito no NUMERO DA LINHA; para processa uma coluna clique com o botão direito na LETRA DA COLUNA (título). Seleção da COLUNA C com o Botão Direito do Mouse, com a opção INCLUIR. Seleção da LINHA 4 com o Botão Direito do Mouse, com a opção ALTURA DA LINHA. Material Complementar para DP 09 Quando criamos uma ou mais planilhas no Excel, as mesmas são salvas em um arquivo com a extensão .xlsx (no Excel 2003 a extensão é .xls). Um conjunto de uma ou mais planilhas, salvas em um arquivo .xlsx, é o que no Excel chama-se PASTA DE TRABALHO. Portanto: Pasta de trabalho = Arquivo .xlsx gravado no disco No Excel, uma Pasta de Trabalho é o arquivo no qual se trabalha e se armazenam dados. Para mover-se entre as planilhas, clique na guia da planilha na qual se deseja colocar o foco. O nome da planilha ativa fica em negrito. Caso for necessário exportar arquivos para serem utilizados em outros aplicativos ou em uma versão anterior do Excel, deve-se gravar na respectiva extensão. No BOTÃO OFFICE e SALVAR COMO escolhe-se a opção desejada. Os nomes das planilhas aparecem nas guias localizadas na parte inferior da janela da pasta de trabalho. Pastas de Trabalho Material Complementar para DP 010 CRIAR E NOMEAR UMA PASTA DE TRABALHO: Pode-se criar uma Pasta de Trabalho nova, clicando no BOTÃO OFFICE, em NOVO e CRIAR. Esta Pasta de Trabalho pode ser nomeada com o nome mais adequado ao trabalho que se está realizando na mesma. Sempre se deve nomear com um nome que tenha fácil associação com o assunto desenvolvido, para facilitar a sua localização, quando necessário. INSERIR PLANILHAS: Para inserir uma planilha, numa Pasta de Trabalho deve-se na última GUIA, à direita. O Excel criará automaticamente uma nova planilha. EXCLUIR PLANILHAS: Para excluir uma planilha, numa Pasta de Trabalho deve-se clicar com o botão direito na GUIA e escolher a opção EXCLUIR. RENOMEAR PLANILHAS: Para renomear uma planilha, numa Pasta de Trabalho deve-se clicar com o botão direito na GUIA e escolher a opção RENOMEAR, digitar o novo nome. Ao final tecle Enter. Pode-se também dar um duplo clique na GUIA e digitar o novo nome. Ao final tecle Enter. Material Complementar para DP 011 EDIÇÃO DE PLANILHA: Para digitar dados em uma célula, basta ativá-la e digitar diretamente nela. Qualquer conteúdo anterior será substituído. Para completar ou aproveitar o conteúdo anterior, usa a tecla <F2> ou dê duplo clique na célula. O ponto de inserção ficará piscando no final dacélula. Nunca se esqueça de dar ENTER ao finalizar a digitação. Note que o conteúdo da célula ativa também aparece na Barra de Fórmulas. Para cancelar uma digitação antes dar o ENTER, usar a tecla ESC. CONTEÚDOS POSSÍVEIS NA CÉLULA: Numa célula é possível digitar: um texto, um número, uma data, uma hora ou uma fórmula. Digitando-se uma barra < / > o Excel interpretará como data. Digitando-se < : > o Excel interpretará como hora. MOVIMENTAÇÃO RÁPIDA PELA PLANILHA: Pode-se movimentar pela planilha utilizando-se dos recursos de rolagem. Entretanto, há recursos mais rápidos pelo teclado (combinação de teclas). Combinação de Teclas Resultado <CTRL HOME> Vai sempre para a célula A1 <CTRL END> Vai sempre para última célula utilizada da planilha <F5> Na caixa de diálogo, forneça o endereço da célula desejada Digitar na caixa de nome Forneça o endereço da célula desejada na caixa de nome <PAGE DOWN> Desce a quantidade de linhas que aparece na tela (pula de tela) <PAGE UP> Sobe a quantidade de linhas que aparece na tela (pula de tela) COPIAR e COLAR – RECORTAR e COLAR: Para COPIAR e COLAR:< CTRL C> e <CTRL V>. Para RECORTAR e COLAR: <CTRL X> e <CTRL V>. Planilhas BARRA DE FÓRMULAS Material Complementar para DP 012 ALÇA DE PREENCHIMENTO: A alça de preenchimento é um recurso extremamente útil q u a n d o se pretende digitar uma sequência de dados no Excel. Estando posicionado em uma determinada célula, se perceberá que na extremidade inferior direita da sua borda há um quadro em destaque. Ao apontar para essa alça, o ponteiro muda imediatamente para uma cruz também de cor preta. Pois bem, clique com o mouse neste ponto e arraste. Observe que o Excel vai copiar o conteúdo daquela célula para as demais selecionadas. Resultado similar se consegue selecionando o bloco de célula e usando a combinação de teclado <CTRL D>. INSERIR COMENTÁRIOS: A opção de Comentário serve para inserir considerações e lembretes sobre os procedimentos, utilizados. Clique sobre a célula na qual deseja inserir suas ponderações. Sobre a célula onde se quer o comentário, clicar com o botão direito e sobre INSERIR COMENTÁRIO. Uma pequena marcação em vermelho, no canto superior direito da célula, indicará que ela possui um comentário. Para excluir o comentário, clicar com o botão direito e sobre EXCLUIR COMENTÁRIO. Ou em REVISÃO e NOVO COMENTÁRIO. APLICAÇÃO DE ZOOM EM PLANILHAS: Quando falamos do Excel, a importância do zoom recai sobre a leitura de quem trabalha com planilhas na tela, e que não raro tende a ficar com a vista cansada. Essa é uma das razões para o advento do recurso no pacote Office. Para isso, basta clicar no menu EXIBIÇÃO escolher a opção ZOOM. Os percentuais 200%, 100%, 75%, 50%, 25% podem ser utilizados. Para voltar ao modo de exibição normal, marque o 100%. Pode-se também optar pelo ZOOM somente da área selecionada da planilha (SELEÇÃO). Material Complementar para DP 013 INSERIR OBJETOS DE DESENHO (AUTOFORMAS, WORDART, CLIP-ART): O Excel disponibiliza Objetos de Desenho de várias naturezas que se localizam na Faixa de Opções, guia INSERIR. São eles: Auto Formas (desenhos de formas básicas), WordArt (textos artísticos) e Clip-Arts (figuras ou desenhos artísticos). CONGELAR PAINÉIS: O congelamento de painéis permite a rolagem pela planilha, mantendo algumas linhas e colunas fixas, normalmente o cabeçalho e a 1ª. coluna á esquerda. No menu EXIBIÇÃO e CONGELAR PAINÉIS. O congelamento ocorre na linha superior da marcação e a esquerda da mesma coluna marcada. Observe as linhas que indicam o congelamento. Neste caso a célula ativa é a C3. Material Complementar para DP 014 EXERCÍCIO DE MONTAGEM E FORMATAÇÃO DE UMA PLANILHA: Abra o Exercício Cap 04 da Pasta de Exercícios e digite os dados conforme orientação na mesma. PapelariaArt&Fato Código descrição Qtde Valor de Compra Valor de Venda Lucro 1 caderno 100 fls 12 5 9,5 4,5 2 cola 100 g 13 1 1,14 0,54 3 Fita adesiva 10 m 14 0,5 0,95 0,45 4 Grampeador pequeno 15 2 3,8 1,8 5 Sulfite a4 50 0,8 1,52 0,72 6 Caneta esferográfica 50 1,67 3,173 1,503 7 Lápis nº2 hb 50 1,1 2,09 0,99 AUTO AJUSTE DE LARGURA DE COLUNAS: Para ajustar automaticamente à melhor largura a coluna de descrição acima, dar um duplo clique entre as colunas “B” e “C”. FORMATOS AUTOMÁTICOS DO EXCEL: Ao digitar um texto, o Excel automaticamente vai alinhá-lo à esquerda. Ao digitar qualquer outro dado (número, data, hora), alinhará à direita. Isso se chama FORMATO GERAL DO EXCEL. FORMATAÇÃO GERAL: Para formatar os dados, pode-se utilizar os botões da Faixa de Opções, na guia Início. Os botões de comando estão agrupados em: FONTE, ALINHAMENTO e NÚMERO, conforme o que se deseja formatar. Pode-se também usar o recurso de Acesso Direto às Caixas de Diálogos, conforme consta na página 06 desta apostila. FORMATAÇÃO DE NÚMEROS, DATAS E HORAS: Atenção especial deve ser dada à formatação dos dados numéricos no Excel. São eles: números, valores monetários, porcentagens, datas e horas, entre outros. A formatação nesse caso é essencial e obrigatória para diferenciar a natureza dos diversos valores. No exemplo acima (Cap 04) as colunas de valores (compra, venda e lucro) devem ser formatadas como número, ou moeda ou contábil. Os números de código e de quantidade podem ser mantidos no formato geral (números inteiros). Montagem e Formatação de uma Planilha Material Complementar para DP 015 ALINHAMENTO DE TEXTO: O alinhamento permite posicionar qualquer conteúdo da célula, à direita, à esquerda ou centralizado. Um alinhamento importante é necessário quando o texto é muito grande dentro de uma célula, como ocorre na linha de títulos das colunas. Nesse caso selecionando as células desejadas e usando o botão direito do mouse ou o acesso rápido, na Caixa de Diálogo Formatação, habilitar a opção QUEBRA AUTOMÁTICA DE TEXTO. BORDAS E LINHAS DE GRADE: Existe uma diferença muito importante entre Bordas e Linhas de Grade. Linhas de grade aparecem em todas as planilhas, automaticamente, sendo um recurso para facilitar a visualização das células. Bordas são colocadas pelo usuário, através de Formatação. É possível ocultar as linhas de grade de uma planilha. Na guia EXIBIÇÃO da Faixa de Opções, utilizar o comando MOSTRAR / OCULTAR e escolher a linha de grade. Material Complementar para DP 016 AULA 02 Para a inserção de fórmula, são utilizados os operadores: Sempre se coloca = para começar a inserir uma fórmula em uma célula. Utilizam-se os operadores aritméticos: + adição - subtração * multiplicação / divisão ^ potenciação Exemplo das seis operações: Obs.: somente a raiz quadrada tem função pronta no EXCEL em Fx “Matemática e Trigonométrica” “RAIZ”. As demais raízes se faz como no exemplo acima. A raiz 12 é uma potência do inverso do 12 (muito utilizado no setor financeiro). Ordem das operações na execução dos cálculos: a) Potenciação e Radiciação; b) Multiplicação e Divisão; c) Adição e Subtração. Sinais de associação: parênteses, colchetes e chaves, que no Excel se transformam em pares de parênteses. OPERADORES DE COMPARAÇÃO: no EXCEL, são os seguintes: = igual a > maior que < menor que >= maior que ou igual a <= menor que ou igual a <> diferente de Resolvendo a expressão a seguir, qual o valor da resposta? Resposta: 46 Criação de Fórmulas para Cálculos Básicos Material Complementar para DP 017 PORCENTAGEM: é uma fração de denominador centesimal, ou seja, é uma fração de denominador 100. Representamos porcentagem pelo símbolo % e lemos “por cento”. Exemplo: encontrar 3,5% de 58.950,00 PERCENTUAL = 58.950 * 3,5% = 2.063,25 MONTANTE – VALOR ACUMULADO Montante= Valor base * (1 + %) No exemplo acima = 58.950,00 * (1 + 3,5%) = 61.013,25 VALOR DESCONTADO – VALOR LÍQUIDO Valor Descontado = Valor base * (1 - %) No exemplo acima = 58.950,00 * (1 - 3,5%) = 56.886,75 Porcentagem / Percentual Material Complementar para DP 018 DIFERENÇA PERCENTUAL: é a representação da diferença entre 2 valores, na forma de percentual. (Valor1 – Valor2) Fórmula matemática: Δ% = ------------------------------- ou Contra um deles Exemplo: O kg de uma refeição está no “Restaurante A”, R$ 34,50 e no “Restaurante B”, R$ 39,99. Pergunta-se: O “Restaurante A” está quantos por cento MAIS BARATO que o “Restaurante B”? O “Restaurante B” está quantos por cento MAIS CARO que o “Restaurante A”? Resultado + (positivo) mais caro, maior que Resultado - (negativo) mais barato, menor que Diferença Percentual outro Δ% = --------------- 1 contra Material Complementar para DP 019 PARTE DE UM TODO: é a representação da parte contra o todo (o 100%). Fórmula matemática: Exemplo: Uma filial de uma empresa vendeu R$ 500.000,00 no mês e os 3 vendedores que mais venderam foram: ... Luana: R$ 120.000,00, ... Pedro: R$ 100.000,00, e ... Raul: R$70.000,00. O restante, outros vendedores. Qual o percentual de cada um dos 3 vendedores que mais venderam? Luana vendeu 24,00% Pedro vendeu 20,00% Raul vendeu 14,00% Parte de um Todo Parte % T = ------------- Todo Material Complementar para DP 020 AULA 03 SOMA: A SOMA é o resultado da adição de 2 ou mais valores. Pode-se utilizar o botão de AUTO SOMA que 3está no canto direito superior da guia PÁGINA INICIAL. Também pode-se utilizar o atalho “ALT =”. MÉDIA: A Função MÉDIA no EXCEL corresponde à MÉDIA ARITMÉTICA SIMPLES que é aquela em que todos os elementos tem a mesma importância e o seu resultado é encontrado somando-se os valores e dividindo-se pela quantidade deles. Pode-se utilizar na seta que está junto com o botão de AUTO SOMA e que apresenta a função MÉDIA. SOMA, MÉDIA Material Complementar para DP 021 MÁXIMO – MÍNIMO – CONTAR NÚMERO: Estas são funções muito usuais no Excel. Por isso, tem um acesso mais fácil clicando-se na SETA que está junto com o botão de AUTO SOMA e que apresenta as funções: MÁXIMO: o maior valor de uma série de dados; MÍNIMO: o menor valor de uma série de dados; e CONTAR NÚMEROS: a quantidade de dados. MÁXIMO, MÍNIMO, CONTAR No. Material Complementar para DP 022 Na guia INÍCIO – COLAR – COLAR ESPECIAL. O comando “Colar Especial” tem diversas utilidades, permitindo que se escolha exatamente o que se deseja colar: só os valores, só os formatos, só as fórmulas, etc. Pode ser utilizado, por exemplo, para eliminar as fórmulas de uma planilha onde os cálculos já foram feitos. Basta copiar as fórmulas e sobre elas mesmas usar o comando Colar Especial/Valores. Pode-se ainda colar apenas as larguras das colunas de uma planilha para outra. Veja a seguir mais usos deste importante comando. COLAR ESPECIAL COM OPERAÇÕES O recurso Colar Especial com operações permite fazer cálculos matemáticos como adição, subtração, multiplicação e divisão a partir de um número-base que servirá como parâmetro para o cálculo das operações matemáticas sobre os valores já existentes no destino. Exemplo: multiplicar a coluna de número na tabela a seguir, pelo número 3. a) pressionar Ctrl + C para copiar o No. Parâmetro (no caso = 3); b) selecionar o intervalo de células a multiplicar por 3 (no caso B3:B14); c) na guia INÍCIO COLAR – COLAR ESPECIAL, aparecerá o quadro abaixo; d) marcar a operação desejada (no caso a multiplicação); e) as células selecionadas terão seus valores iniciais multiplicados por 3. Números que aparecerão na área selecionada: 6, 9, 15, 21, 27, 33, 39, 45, 48, 52, 54, e 57, após o OK. Note que o cálculo foi feito sem a utilização de fórmulas, como se os números tivessem sido digitados. Colar Especial Material Complementar para DP 023 COLAR ESPECIAL COM OPÇÃO TRANSPOR Na guia INÍCIO – COLAR – COLAR ESPECIAL. A opção Transpor do recurso Colar especial permite copiar dados transpondo (invertendo) as colunas com as linhas, ou do horizontal para o vertical, ou vice-versa. No exemplo a seguir estamos transpondo do Vertical para o Horizontal. e o resultado será: Material Complementar para DP 024 Utiliza-se CONGELAR PAINÉIS para fixar cabeçalho ou coluna, para facilitar a visualização dos mesmos quando se desloca a planilha para a direita ou para baixo. Exemplo: Na tabela a seguir, Congelar: a linha 1 (meses), e a coluna A (colaboradores). Em EXIBIÇÃO – CONGELAR PAINÉIS – CONGELAR PAINÉIS Coloca-se os cursos na célula C3 e em EXIBIÇÃO – CONGELAR PAINÉIS, congela a 1ª. Linha e a 1ª. Coluna. Por exemplo, deslocando-se para a direita, os meses de janeiro a abril estão ocultos, mas os nomes dos colaboradores continuam visíveis. E deslocando-se para baixo, os nomes de alguns colaboradores estão ocultos, mas o nome dos meses continua visíveis. Para Descongelar: em EXIBIÇÃO – CONGELAR PAINÉIS – DESCONGELAR PAINÉIS CONGELAR PAINÉIS Material Complementar para DP 025 O PINCEL no Excel serve para repetir a última ação. Na planilha abaixo: temos a célula em amarelo R$ 140,00. Queremos na célula com o número 168 que também tenha o cifrão e a cor amarela. Então clica-se com o PINCEL na célula do R$ 140,00 em amarelo e clica na célula do 168 e fica no mesmo padrão. Quando se dá 1 clic só no PINCEL, temos que repetir essa ação cada vez. Quando se quer repetir o padrão para mais de uma célula, clica-se 2 vezes no PINCEL e consegue-se replicar para tantas células quanto se queira. Na planilha abaixo: temos a célula em verde R$ 171,00. Queremos na célula com os números 173, 101e 127 que também tenha o símbolo de Euro e a cor verde. Então clica- se 2 vezes no PINCEL na célula do R$ 171,00 em verde e clica-se nas células dos números 173, 101 e 127 e todas ficam no mesmo padrão. PINCEL Material Complementar para DP 026 AULA 04 CLASSIFICAR DADOS: Na aba INÍCIO – CLASSIFICAR E FILTAR ou na aba DADOS – CLASSIFICAR. Para classificar uma lista inteira rapidamente, simplesmente selecione uma célula da coluna a ser usada como Classificar Por. Dê um clique no ícone (para classificar em ordem ascendente) ou Agora vamos classificá-la por ordem crescente do nome dos times, mantendo as correspondentes classificações e dados de cada time. Classificação parcial após a 24ª. Rodada em 13/setembro/2009: Tabela por ordem alfabética crescente, dos times, mantendo os dados de cada um: CLASSIFICAR e FILTRAR DADOS Material Complementar para DP 027 FILTRAR DADOS: Na aba INÍCIO – CLASSIFICAR E FILTRAR – FILTRO ou na aba DADOS – FILTRO. A forma mais fácil de filtrar sua lista é usar o recurso Filtro. Selecionando qualquer célula da lista e escolhendo DADOS, FILTRAR e AUTOFILTRO. Aparece no canto direito de cada tópico, um botão com uma seta para baixo. Clicando, esta seta, do campo escolhido, pode-se escolher o que se quer filtrar. Com o Filtro é possível filtrar informações com base em algum dado que se repete ao longo da lista, selecionar linhas que tenham os campos vazios, filtrar dados que contenham os primeiros ou os últimos valores de uma lista ou ainda personalizar parâmetros específicos. Diferentemente do recurso de classificação de dados, o Filtro não reordena uma lista, mas oculta temporariamente as linhas que não atendam aos critérios estabelecidos. Para identificar os itens filtrados, o Excel diferencia uma lista filtrada com as linhas em azul. Optando no filtro H (derrotas) os times que tem 6 derrotas até a 24ª. rodada do CampeonatoBrasileiro de 2009, da tabela acima: Material Complementar para DP 028 FILTROS PERSONALIZADOS: Existem algumas situações nas quais o Filtro simplesmente não possui toda potência necessária para processar seus dados. A PERSONALIZAÇÃO DO FILTRO requer que você configure uma faixa de critério em sua planilha. Esta faixa de critérios não faz parte de sua lista de dados, mas em vez disto é usada para indicar como você quer que a filtragem seja executada. Clicar no botão de Filtro que está nas colunas e FILTROS DE NÚMERO e na opção é MAIOR DO QUE ... (por exemplo) e então definimos os critérios para esta Filtragem Personalizada. No caso, times com mais de 40 gols. Material Complementar para DP 029 Para se elaborar uma série, na Guia PÁGINA INICIAL, no botão abaixo da Auto Soma encontra-se a SÉRIE que se mostra na figura. Na planilha a seguir se quer uma série de 001 até 01 na coluna “Código”. A SÉRIE como mostrado na figura acima, abre o seguinte quadro: Na planilha a seguir se quer uma série de “dias da semana” a partir de 02/01/s012, no intervalo das células destacadas. A SÉRIE como mostrado na figura acima, abre o seguinte quadro: SÉRIES NUMÉRICAS Material Complementar para DP 030 IMPRESSÃO: No BOTÃO OFFICE – IMPRIMIR encontram-se: >> Imprimir, >> Impressão Rápida, e >>Visualização da Impressão. Na guia LAYOUT DA PÁGINA – CONFIGURAR PÁGINA (na seta no canto inferior direito) aparecerá o seguinte quadro para PÁGINA, MARGENS, CABEÇALHO/RODAPÉ E PLANILHA que ajudarão na impressão do documento. CONFIGURAÇÃO DE IMPRESSÃO Material Complementar para DP 031 CONFIGURAÇÃO PARA IMPRESSÃO Ao enviar para a IMPRESSÃO as telas: >> IMPRIMIR, e >> PROPRIEDADES DE DOCUMENTO nome da impressora oferecem informações adequadas para a mesma. Material Complementar para DP 032 AULA 05 Função LÓGICA: SE Em ASSISTENTE DE FUNÇÃO – lógica - SE. =SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) Categoria: Lógica Retorna um valor se a condição especificada for avaliada como VERDADEIRA e retorna um outro valor caso seja avaliada como FALSO. Exemplo: Uma planilha de consumo de energia elétrica contém dados de B6 a B8, que correspondem ao consumo efetivo nos meses de junho, julho e agosto de 2000: 280 Kwh, 315 Kwh e 297 Kwh. Em E6:E8 estão os dados previstos para os mesmos meses de 2001 quando do racionamento de energia no país: 260 Kwh, 280 Kwh e 300 Kwh. Se quer colocar “Sobretaxa” quando o valor for maior que a média e “Não acrescentar nada” quando o valor for menor ou igual a média. Neste caso comparamos todos os valores com uma constante (C9) que deve ter seu endereço fixado ($C$9). Funções “Lógica”: SE Material Complementar para DP 033 SE Duplo: Quando se tem 3 condições, é necessário fazer um SE Duplo. No exemplo a seguir, as condições são: APROVADO, RECUPERAÇÃO ou REPROVADO. No 1º. SE trabalha-se com a 1ª. condição: APROVADO. No 2º. SE com as outras 2 condições: RECUPERAÇÃO ou REPROVADO. E o resultado é: Material Complementar para DP 034 Na “Caixa de Nomes” podemos batizar células com nome que facilite o travamento da respectiva célula sem ter que utilizar o F4. Na planilha a seguir, nomeamos: ➢ a célual C1 Jan com o nome “Jan”; ➢ a célula D1 Fev com o nome “Fev”; ➢ a célula B9 Emereson Correia com o nome “Emerson”; ➢ a célula B13 Flavia Ozik com o nome Flavia”; ➢ a célula D6, 70 com o nome “setenta”; ➢ a célula C11, 40 com o nome “quarenta”; ➢ a célula E8, 80 com o nome “oitenta”. GERENCIADOR DE NOMES Material Complementar para DP 035 FORMATAÇÃO CONDICIONAL Às vezes deseja-se chamar a atenção para números que possuem certas características. Por exemplo, o saldo negativo em uma conta corrente deve ser formatado em vermelho e o saldo positivo, em preto. Para conseguir esse efeito, o Excel possui o recurso de Formatação condicional. A formatação Condicional do Excel permite que se formatem algumas células de modo que elas pareçam personalizadas, dependendo de uma condição, ou regra, especificada pelo usuário. Na guia INÍCIO – FORMATAÇÃO CONDICIONAL. No menu escolher: REGRAS DE PRIMEIROS / ÚLTIMOS e em seguida: ACIMA DA MÉDIA obtém-se: Vamos alterar a Formatação Condicional para fazer uma comparação do efetivamente gasto (realizado) com o previsto (orçado). Formatação Condicional Material Complementar para DP 036 Criamos os campos “Desvio” e “Desvio %”. Na guia INÍCIO – FORMATAÇÃO CONDICIONAL – REGRAS DE PRIMEIROS / ÚLTIMOS – É MENOR DO QUE ... obtém-se: Agora utilizando-se o campo “Desvio %” se deseja destacar as células com gasto acima do previsto (orçado) e também as que tiveram bom desempenho, com 5% de tolerância, para mais ou para menos. Na guia INÍCIO – FORMATAÇÃO CONDICIONAL – NOVA REGRA Material Complementar para DP 037 Em Formatar... e em Cor assinale o “verde escuro” e OK, volta a tela e o campo Visualização as letras estão em verde escuro. Novamente OK e os campos que atendem a solicitação, estarão em verde escuro. Tem-se também outras opções bastante sofisticadas de formatação tais como: >> Barras de Dados, >> Escalas de Cor, >> Formatação com Ícones. Experimente aplicá-las você mesmo. Material Complementar para DP 038 AULA 06 VALIDAÇÃO DE DADOS Quando há necessidade de validar os dados que foram inseridos em uma planilha, pode-se especificar os conteúdos válidos para as células individuais ou para intervalos de células. A restrição dos dados poderá ser feita ao tipo do dado válido, como: números inteiros, números decimais, data ou texto, além da definição de limites para as entradas válidas. Pode-se ainda especificar uma lista das entradas válidas. Para ver o funcionamento da validação de dados do Excel: • Crie uma nova pasta de trabalho e digite a planilha a seguir; • Selecione a coluna desejada (por exemplo DATA de A4 a A15); • Na aba DADOS – VALIDAÇÃO DE DADO- VALIDAÇÃO DE DADOS; • Em CONFIGURAÇÕES preencha os campos: .. Permitir: Data .. Dados: entre ...Data de início: 01/09/09 ... Data de Término: 30/09/09 • Em MENSAGEM DE ENTRADA preencha os campos: .. Título: Data da Venda .. Mensagem de entrada: Digite apenas as datas referentes ao mês de setembro • Em ALERTA DE ERRO preencha os campos: .. Estilo: Parar .. Título: Data inválida .. Mensagem de erro: Só serão permitidas datas Entre 01/09/2009 e 30/09/2009 • Clicar em OK. VALIDAÇÃO DE DADOS Material Complementar para DP 039 Material Complementar para DP 040 Função PROCURA E REFERÊNCIA: PROCV Em ASSISTENTE DE FUNÇÃO – Procura e Referência - PROCV. =PROCV(valor_procurado;matriz;tabela;num_índice_coluna;procurar_intervalo) Procura um valor determinado, em uma tabela/matriz. Ao encontrar o valor pesquisado, retorna como resultado, o valor de uma célula que está em outra coluna da mesma linha do valor pesquisado, conforme a escolha adotada. No exemplo, procurou-se o código “FRZ” para se obter o correspondente preço do FRZ (freezer) que está na mesma linha e na terceira coluna (3) da matriz tabela (as colunas começam a contar a partir da 1ª. coluna pesquisada). A resposta encontrada é R$ 850,00. Foi localizada uma correspondência exata, por termos usado “zero” (significando FALSO) no argumento PROCURAR INTERVALO. Uma pesquisa por intervalo conseguirá localizar valores aproximados ao valor procurado. Exemplo: Calcular a alíquota do IR dos funcionários com os seur respectivos salários. Salários A tabela do IR é a seguinte: João ... R$ 1.109,50 Até R$ 1.434,59 => 0,00% Maria ... R$ 1.412,98 De 1.434,60 a 2.150,00 => 7,50% Alice ... R$ 2.215,00 De 2.150,01 a 2.866,70 => 15,00% Paulo ... R$ 3.025,00De 2.866,71 a 3.582,00 => 22,00% Luiza ... R$ 4.890,00 Mais de 3.852,00 => 27,50% A tabela a ser pesquisada, neste casao, obrigatoriametne tem de estar classificada na ordem ascendente pela 1ª. coluna. Função “Procura e Referência”: PROCV Material Complementar para DP 041 AULA 07 Quando se tem uma relação de nomes, fora de ordem, a Função TEXTO ARRUMAR coloca em ordem (arruma). E o resultado é: FUNÇÃO TEXTO - ARRUMAR Material Complementar para DP 042 Pode-se representar tabelas, por meio de gráficos que facilitam a visualização dos dados contidos nas mesmas. TIPOS: Os gráficos podem ser dos mais variados tipos, tais como: Colunas, Barras, Linhas, Pizza, entre outros. Para iniciar o processo, selecionar os dados que farão parte do gráfico, incluindo os rótulos (a 1ª. Coluna à esquerda e a Linha de Títulos da Lista de Dados). Em seguida, clicar em um dos Botões de Tipo de Gráfico na Faixa de Opções ou na Seta de Acesso do grupo Gráficos. Na sequencia, aparecerá o quadro a seguir, para a escolha do Tipo de Gráfico. Gráficos Material Complementar para DP 043 Escolhe-se então, qual o Tipo de Gráfico que se pretende montar. No quadro acima vamos escolher o tipo COLUNAS em 3D, e clicar em OK. Aparecerá o Gráfico, conforme o quadro abaixo: Para facilitar o acesso ao Gráfico e aos seus componentes, vamos movê-lo para uma nova planilha. Isto se faz, da seguinte forma: ➢ Clicar com o botão direito sobre o gráfico e escolher a opção “Mover o Gráfico”; Material Complementar para DP 044 Ao mover o gráfico, aparecerá a Caixa de Diálogo “MOVER GRÁFICO” onde se escolhe “NOVA PLANILHA” e se nomeia a mesma (no exemplo: VENDAS 09). Aparecerá o Gráfico em outra planilha, cuja GUIA terá o nome VENDAS 09. Atalhos de techado para Gráficos: ... Gráfico na mesma planolha da tabela: ALT F1 ... Gráfico em outra planilha: F11 Material Complementar para DP 045 Um gráfico tem os seguintes componentes, principais: => Eixo das categorias (X) – aparecem os nomes dos vendedores (corresponde às linhas da planilha); => Eixo dos valores (Y) - aparecem as quantidades correspondentes; => Linhas de grade: principais e secundárias a cada eixo; => Legenda que faz a correspondência entre as colunas do gráfico e os respectivos meses, sendo cada cor um mês. Exemplo de Gráfico de Pizza. Atalhos com a tecla CTRL+Shift CTRL+Shift+( Exibe novamente as linhas ocultas dentro da seleção CTRL+Shift+& Aplica contorno às células selecionadas CTRL+Shift+_ Remove o contorno das células selecionadas CTRL+Shift+~ Aplica o formato de número geral CTRL+Shift+$ Aplica o formato de moeda com duas casas decimais CTRL+Shift+% Aplica o formato de porcentagem sem casas decimais CTRL+Shift+^ Aplica o formato de número científico com duas casas decimais CTRL+Shift+# Aplica o formato de data com dia, mês e ano CTRL+Shift+@ Aplica o formato de hora com hora e minutos, além de AM ou PM CTRL+Shift+! Aplica o formato de número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (-) para valores negativos CTRL+Shift+* Seleciona região atual em torno da célula ativa. Em uma tabela dinâmica, seleciona o relatório inteiro CTRL+Shift+ Insere a hora atual Material Complementar para DP 046 CTRL+Shift+” Copia o valor da célula acima para a célula ativa ou barra de fórmulas CTRL+Shift+ Permite inserção de novas células em branco CTRL+Shift+- Permite excluir células selecionadas CTRL e teclas especiais CTRL+PgUP Alterna guias da planilha, da esquerda para a direita CTRL+PgDOWN Alterna guias da planilha, da direita para a esquerda CTRL+End Move para a última célula em uma planilha CTRL+Shift+End Estende a seleção das células para a última célula utilizada na planilha (canto inferior direito) CTRL+Enter Preenche o intervalo de células selecionado com a entrada atual CTRL+Home Move para o início da planilha CTRL+Shift+Home Estende a seleção de células até o início da planilha CTRL e caracteres normais CTRL+; Insere a data atual CTRL+` Alterna a exibição entre visualização de valores e fórmulas nas células CTRL+´ Copia uma fórmula da célula acima para a célula atual ou barra de fórmulas CTRL+A Seleciona a planilha inteira CTRL+B Aplica ou remove formatação em negrito CTRL+C Copia células selecionadas CTRL+D Aciona o comando Preencher Abaixo, copiando o conteúdo selecionado para as células imediatamente CTRL+F Aciona o comando Localizar e Substituir CTRL+G Aciona a caixa Ir Para CTRL+H Exibe Localizar e Substituir com a guia Substituir selecionada CTRL+I Aplica ou remove a formatação em itálico CTRL+K Exibe a caixa de diálogo Insierir Hiperlink CTRL+L Exibe a caixa de diálogo Criar Tabela CTRL+N Cria nova pasta de trabalho CTRL+O Exibe a caixa de diálogo para Abrir CTRL+P Comando Imprimir CTRL+R Aciona o comando Preencher à Direita CTRL+S Salvar CTRL+T Exibe a caixa Criar Tabela CTRL+U Aplica ou remove sublinhado CTRL+V Colar CTRL+W Fecha a janela da pasta de trabalho selecionada CTRL+Y Repete o último comando ou ação CTRL+X Recortar CTRL+Z Desfazer CTRL e números CTRL+1 Exibe o diálogo Formatar Células Material Complementar para DP 047 CTRL+2 Aplica ou remove formatação em negrito CTRL+3 Aplica ou remove formatação em itálico CTRL+4 Aplica ou remove sublinhado CTRL+5 Aplica ou remove tachado CTRL+6 Alterna entre ocultar e exibir objetos CTRL+8 Exibe ou oculta símbolos de estruturas de tópicos CTRL+9 Oculta linhas selecionadas CTRL+0 Oculta colunas selecionadas Teclas de função F1 Exibe a ajuda do Excel CTRL+F1 Exibe ou oculta a faixa ALT+F1 Cria um gráfico inserido dos dados do intervalo atual ALT+Shift+F1 Insere uma nova planilha F2 Edita a célula ativa e posiciona o ponto de inserção no fim do conteúdo da célula Shift+F2 Adiciona, ou edita, um comentário de célula CTRL+F2 Exibe a área de impressão da guia Impressão em modo de exibição Backstage F3 Exibe a caixa de diálogo Colar Nome Shift+F3 Exibe a caixa Inserir Função F4 Repete o último comando ou ação CRTL+F4 Fecha a janela da pasta de trabalho selecionada ALT+F4 Fecha o Excel F5 Exibe Ir Para CTRL+F5 Restaura o tamanho de janela da pasta de trabalho selecionada F6 Alterna entre a planilha, a Faixa de Opções, o painel de tarefas e os controles de zoom Shift+F6 Alterna entre a planilha, os controles de zoom, o painel de tarefas e a Faixa de Opções CTRL+F6 Alterna para a próxima janela da pasta de trabalho quando mais de uma janela da pasta de trabalho é aberta F7 Exibe a caixa de diálogo Verificar Ortografia CTRL+F7 Executa o comando Mover na janela da pasta de trabalho quando ela não está maximizada F8 Ativa ou desativa o modo estendido Shift+F8 Permite adicionar uma célula não adjacente ou um intervalo a uma seleção de células, utilizando as teclas de direção CTRL+F8 Executa o comando Tamanho, quando uma pasta de trabalho não está maximizada ALT+F8 Exibe a caixa de diálogo para criar e editar macros F9 Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas Shift+F9 Calcula a planilha ativa CTRL+ALT+F9 Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas, independente de terem sido ou não alteradas desde o último cálculo Material Complementar para DP 048 CTRL+ALT+SHIFT+F9 Verifica novamente as fórmulas dependentes e depois calcula todas as células nas pastas de trabalho abertas, inclusive as células que não estão marcadas para serem calculadas CTRL+F9 Minimiza a janela da pasta de trabalho para um ícone F10 Ativa e desativa as dicas de tecla Shift+F10 Exibe o menu de atalho para um item selecionado Alt+Shift+F10 Exibe um menu ou mensagem para um botão Verificação de Erros CTRL+F10 Maximizaou restaura a janela da pasta de trabalho selecionada F11 Cria um gráfico dos dados no intervalo atual em uma folha de Gráfico separada Shift+F11 Insere uma nova planilha ALT+F11 Abre o editor do Microsoft Visual Basic para aplicativos F12 Exibe Salvar Como Outros atalhos CTRL+setas de direção Move para a região da margem da planilha Shift+setas Estende a seleção das células em uma célula CTRL+Shift+setas Estende a seleção de células à última célula preenchida na mesma coluna ou linha como a célula ativa ou, se a próxima célula estiver em branco, estende a seleção para a próxima célula preenchida End Ativa o modo de Término. No modo de Término você pode pressionar uma tecla de seta para mover para a próxima célula preenchida na mesma coluna ou linha como a célula ativa ALT+Enter Inicia uma nova linha ou célula Shift+Enter Conclui uma entrada de célula e seleciona a célula acima ALT+PgDOWN Move uma tela para a direita na planilha ALT+PgUP Move uma tela para a esquerda na planilha ALT+espaço Exibe a caixa de diálogo Controle CTRL+Shift+espaço Seleociona a planilha toda Shift+espaço Seleciona a linha toda da planilha CTRL+espaço Seleciona a coluna toda Shift+TAB Move para uma célula anterior ou opção anterior em caixas de diálogo CTRL+TAB Alterna para a próxima guia na caixa de diálogo ativa CTRL+Shift+TAB Alterna para a guia anterior na caixa de diálogo ativa Material Complementar para DP 049 ATALHOS DE TECLADO: No BLOG profbellio.com.br em Downloads “ATALHOS DE TECHADO PARA EXCEL E EXCEL MAC” você pode baixar uma planilha com 104 atalhos de teclado para o EXCEL no Windows. Bibliografia PAUL McFEDRIES - Fórmulas e Funções com Excel 2007 – Ed. Pearson Prentice Hall ADRINO LEAL BRUNI e ROBERTO BRAZILEIRO PAIXÃO – Excel Aplicado à Gestão Empresarial – Ed. Atlas ROGÉRIO MASSARO SURIANI – Excel 2007 – Ed. SENAC
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