PGC-Gestordecontratos

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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Gestão de Contratos
para Gestor de Contratos
Apresentação
Para sustentar todo o seu crescimento, a Vale conta com o comprometimento de cada um de seus empregados, 
mas também com a colaboração de seus prestadores de serviço. 
Nesse sentido, os diversos fornecedores e terceiros ajudam a Vale a atingir seus objetivos e a expandir 
constantemente seus horizontes.
A gestão e a fiscalização desses contratos de fornecedores ou de suprimentos têm-se tornado atividades 
estratégicas para as organizações, pois gerenciar contratos reduz as despesas, diminui os riscos, promove a 
rapidez, desburocratiza a contratação e garante a conformidade e a transparência com as políticas e os 
procedimentos da empresa.
Para garantir o cumprimento e a qualidade das entregas e dos serviços, os empregados ajudam a gerir tais 
contratos, divididos em perfis: gestores de contratos, fiscais de contratos e profissionais de célula de gestão de 
contratos.
Garantir um controle efetivo das atividades em contrato é uma das principais atribuições da área de gestão de 
contratos de uma organização. Nos últimos anos, tem sido percebida a necessidade de elaboração de uma 
capacitação inovadora, com características de prática e de situações reais do cotidiano, a partir da qual o futuro 
profissional estaria mais qualificado para exercer uma função em gestão de contratos.
Seguindo esse pensamento, a Vale desenhou um Programa em Gestão de Contratos, o PGC, que suportará o 
empregado no exercício da sua atividade em gestão de contratos, em consonância com as diretrizes da empresa. 
Este guia servirá como apoio para o curso que foi desenvolvido especialmente para o gestor de contratos.
Bom trabalho! 
Área de Gestão de Contratos Vale
O PROGRAMA EM GESTÃO DE CONTRATOS VALE - PGC 4
INSTITUCIONAL 7
Código de Ética Vale 7
Código de Ética do Fornecedor 8
Políticas Vale 8
Auditoria 11
Conhecimentos Gerais sobre Contratos 12
Cadeia do Processo de Gestão de Contratos 15
PLANEJAMENTO DE DEMANDA 18
Planejamento de Demanda 18
Orçamentação do Contrato 23
Especificação do Escopo 24
CONTRATAÇÃO 28
Análise e Aprovação da Requisição 28
Acompanhamento da Contratação 31
MOBILIZAÇÃO DE CONTRATO 32
Mobilização de Contrato e Terceiros 32
Alocação de Fiscais 34
Preparação para Execução 36
EXECUÇÃO 37
Gestão Técnica e Operacional dos Contratos 37
Legislação Tributária e Fiscal 49
Avaliação do Fornecedor (IDF) 50
DESMOBILIZAÇÃO 62
Desmobilização de Contratos 62
Encerramento do Contrato 63
Desenvolvimento de Fornecedores 63
MELHORIA DE PROCESSO 65
Acompanhamento e Armazenamento de Informações de Contratos 65
CONCLUSÃO 68
GLOSSÁRIO 69
BIBLIOGRAFIA 73
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
O Programa em Gestão de 
Contratos Vale - PGC 
O PROGRAMA FOI ESTRUTURADO de forma a enfatizar o processo de trabalho em gestão de contratos 
Vale, por meio de uma aprendizagem continuada e integradora, em que as atividades previstas para 
cada perfil foram pensadas de forma customizada e mostram como será o trabalho na prática. 
Planejamento
Contratação
Mobilização
Execução
Desmobilização
Melhoria de Processos
ESTRUTURA DO PROGRAMA DE GESTÃO DE CONTRATOS VALE 
O programa tem como objetivos:
 > Capacitar os empregados para exercer sua função de modo eficiente, eficaz e em consonância com 
as diretrizes corporativas.
 > Padronizar as práticas de gestão de contratos em todas as localidades e áreas da empresa.
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O
 Program
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 > Preparar os participantes para a prova de certificação.
 > Propiciar a troca de experiências e a construção coletiva de conhecimentos em uma comunidade de 
prática.
 > Garantir a atualização das informações sobre gestão de contratos a todos os envolvidos.
Curso on-line com
tutoria
Certificação on-line 
Curso presencial
específico por
área de atuação
Curso on-line
de Reciclagem
Comunidade de prática
Fórum de Discussão
1ª Fase
4ª Fase
2ª Fase
3ª Fase
FASES DO PROGRAMA DE GESTÃO DE CONTRATOS 
Curso on-line com tutoria
O curso é disponibilizado no ambiente on-line com acompanhamento de tutoria especializada. Esse 
método possibilita que o empregado tenha flexibilidade para realizar os estudos, além de esclarecer suas 
dúvidas com a tutoria sempre que desejar.
Fórum de Discussão
O fórum é um espaço complementar para que os empregados compartilhem conhecimentos e 
experiências. Nesse momento, eles podem interagir com um especialista e outros profissionais, a fim de 
dividir e esclarecer as dúvidas colaborativamente, preparando-se para a prova de certificação.
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Certificação on-line
A certificação ocorre de forma rápida e prática. O empregado deve ser aprovado na prova de 
certificação para exercer sua nova atividade.
A prova segue o formato do curso, com questionamentos que levarão o empregado a pensar e agir 
como um profissional de gestão de contratos em exercício.
Comunidade de prática
Com a certificação, é realizada a inclusão do empregado no ambiente virtual da Comunidade de Prática 
Gestão de Contratos. 
É um espaço para compartilhar experiências, disseminar boas práticas e lições aprendidas em gestão de 
contratos, além de ser uma excelente oportunidade para grandes debates nos fóruns de discussão. O que 
for desenvolvido será coletivo e perpetuado para que os futuros profissionais tenham um estruturado 
histórico da evolução em gestão de contratos na Vale ao longo dos anos.
Curso presencial por área de atuação
Como a capacitação precisa atingir todos os públicos, o curso on-line oferece conteúdos comuns a todos os 
profissionais e perfis.
É separado um momento presencial para trabalhar especificamente cases e propiciar um momento de 
resgate de lições aprendidas e boas práticas em cada área de atuação: Porto, Mina, Usina, Ferrovia etc., com 
o objetivo de trabalhar as especificidades contratuais de cada segmento.
Curso on-line de Reciclagem
Com a prática de mercado, a Vale institui a reciclagem em seu processo, a fim de garantir a qualidade e a 
atualização dos conhecimentos em gestão de contratos. A cada dois anos, o profissional certificado é 
convidado a participar de um pequeno módulo para atualização de conteúdo. 
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Institucional
CÓDIGO DE ÉTICA VALE
Uma organização é construída, em sua essência, pelo relacionamento das pessoas. É por isso que a Vale 
reforça seu compromisso em atuar de forma justa e responsável, garantindo o exercício do comportamento 
ético de seus empregados. 
Para que as atividades realizadas na Vale atendam a princípios éticos e morais, é importante o 
comprometimento do gestor, o de seus colegas de trabalho e o de prestadores de serviço. 
No Código de Conduta Ética da Vale (POL 0001-G), é expresso o comportamento que a Vale espera de seus 
empregados. Mas alguns aspectos do código ganham destaque para a gestão de contratos.
O gestor de contratos deve desempenhar suas atividades em consonância com o Código de Conduta, 
seguir as políticas e as normas da Vale, bem como estimular seus colegas de trabalho nesse sentido. 
É importante manter uma atitude profissional e imparcial, garantindo o sigilo das informações confidenciais 
e estratégicas da empresa.
Deve-se evitar qualquer situação que promova conflitos de interesses pessoais com os da Vale, como, por 
exemplo, usar o cargo para obter facilidades, favorecimento pessoal, e de terceiros, ou dar tratamento 
privilegiado para fornecedores.
Aceitar presentes do fornecedor é outra prática que não está de acordo com o Código de Ética da empresa. 
Os brindes podem ser aceitos, mas devem ser claramente identificados e não devem ter valor comercial 
significativo. 
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Se o gestor reconhecer que um de seus fornecedores não está adequado 
aos padrões éticos Vale, deverá negar qualquer tipo de relação comercial 
com ele e alertar o setor de cadastro para esse fato.
Mais importante que o gestor conhecer o códigoé aplicar suas diretrizes no dia a dia e estimular as pessoas 
que trabalham com ele a fazer o mesmo. 
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
CÓDIGO DE ÉTICA DO FORNECEDOR
Não são só os empregados Vale que devem seguir um Código de Ética. Existe um Código de Conduta 
direcionado aos fornecedores, que orienta sobre as diretrizes norteadoras da relação entre eles e a Vale. 
Esse código esclarece a responsabilidade do fornecedor no cumprimento da legislação, das normas e das 
cláusulas contratuais estabelecidas entre as partes.
O fornecedor recebe o Código de Conduta quando é qualificado e cadastrado para desempenhar suas 
atividades na Vale. Um representante legal da empresa assina o termo de responsabilidade, reconhecendo 
os termos do Código de Conduta. 
É fundamental que o gestor de contratos também conheça esse código e exija do fornecedor o 
cumprimento de suas diretrizes. Da mesma forma, espera-se que esses critérios sejam estendidos às 
empresas subcontratadas. 
Como um fornecedor cadastrado pode passar longos períodos sem exercer atividades na Vale, o gestor de 
contratos pode ajudá-lo a lembrar das regras e normas da empresa antes da reunião de mobilização. Para 
isso, é importante que o gestor solicite ao seu fornecedor que leia o código e devolva-o com a última 
página assinada. Para garantir que as subcontratadas conheçam o código, o gestor deve exigir que seu 
fornecedor também entregue-o às subcontratadas, solicitando que última página seja assinada. 
O Código de Conduta encontra-se no endereço da Vale na Internet, na página de fornecedores. 
POLÍTICAS VALE
Política de Direitos Humanos
A Vale possui uma política que estabelece diretrizes e princípios no que diz respeito aos direitos humanos 
em seus projetos e suas operações, no decorrer das atividades e em sua cadeia produtiva. 
Nesse sentido, é importante que o gestor de contratos conheça os direitos humanos que envolvem 
fornecedores (contratados), parceiros e clientes.
A política sustenta a ideia de que devem ser estabelecidas relações com companhias que compartilhem os 
mesmos princípios e valores da Vale.
É promovido o respeito aos direitos humanos na cadeia de valor da empresa, adotando-se cláusulas 
contratuais e documentação legal.
Se algum dos direitos humanos previstos na política for desrespeitado, a empresa contratada será 
notificada para adoção de medidas corretivas. Caso as medidas não sejam adotadas, a Vale poderá optar 
por rescindir essa relação comercial. 
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Política de Saúde e Segurança
O Valor A Vida em primeiro lugar é o mais caro à Vale, sendo a base para os compromissos e resultados da 
liderança, tendo em vista a excelência em Saúde e Segurança e o respeito ao Código de Conduta Ética. 
A Política de Saúde e Segurança, POL-0006-G, estabelece como os compromissos da Vale com Saúde e 
Segurança devem ser implementados. São sete princípios:
1. Saúde e Segurança é responsabilidade de todos. 
2. Valorizar Saúde e Segurança significa valorizar as pessoas. 
3. Queremos melhorar sempre e consistentemente. 
4. O foco em Saúde e Segurança é a “perda zero”. 
5. A prevenção de riscos é sempre privilegiada. 
6. O gerenciamento de Saúde e Segurança é amplo. 
7. O gerenciamento de Saúde e Segurança considera todos os relacionamentos. 
O gestor é responsável pela Saúde e Segurança de empregados e fornecedores na empresa. Por isso, deve 
recusar a execução de qualquer atividade em condições de segurança inadequadas. 
Vale lembrar que o gerenciamento de Saúde e Segurança deve perpetuar por todo o ciclo de vida da 
atividade, buscando influenciar toda a cadeia produtiva. Além disso, deve considerar o relacionamento 
com todas as partes envolvidas, especialmente, com os prestadores de serviços.
Política de Desenvolvimento Sustentável
O meio ambiente também é fundamental para a qualidade dos produtos e serviços da empresa. É por isso 
que a Vale se compromete com o conceito de Desenvolvimento Sustentável.
A concretização dos princípios da política da Vale se dará a partir de três pilares de atuação: Operador 
Sustentável, Catalisador do Desenvolvimento Local e Agente Global de Sustentabilidade.
Mas é importante que o gestor compreenda o papel do Operador Sustentável.
Operar com sustentabilidade é atuar com consciência e responsabilidade socioeconômica e ambiental 
em todas as atividades Vale – da concepção à implantação dos projetos – e todos os atos posteriores de 
operação e comercialização até o eventual encerramento das operações. É criar V.A.L.O.R:
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
 > V – Valor para stakeholders (partes interessadas)
Proporcionar o maior retorno possível aos acionistas, manter relações e condições justas de trabalho 
para empregados e contratados, buscar parcerias de longo prazo com fornecedores que tragam 
ganhos para ambas as partes, garantir maior confiabilidade de suprimento e de valor de uso para os 
clientes, além de contribuir com o desenvolvimento sustentável das comunidades, das regiões e dos 
países onde a Vale opera, mantendo relacionamento e diálogo permanentes e abertos com os 
stakeholders. 
 > A – Antecipação e prevenção de falhas 
Atuar preventivamente, visando evitar falhas de processo, poluição ambiental, acidentes de trabalho, 
riscos ocupacionais à saúde e minimizar impactos sociais e ambientais negativos. Aplicar em todos 
os projetos de investimento e operações da empresa uma análise prévia de gestão de riscos, 
impactos e oportunidades nos aspectos ambiental, social e econômico. Investir e utilizar tecnologias 
que permitam – a custo compatível – maximizar a ecoeficiência, a segurança e a sustentabilidade dos 
processos produtivos, produtos comercializados e modais de transporte. 
 > L – Legislação como base: melhoria contínua 
Atuar em plena conformidade com a legislação e os demais requisitos aplicáveis, buscando 
melhorias contínuas que levem a Vale, em todos os territórios de atuação, a superar 
progressivamente padrões internacionais de Saúde e Segurança, condições de trabalho, gestão 
ambiental, relações trabalhistas e respeito aos direitos humanos. 
 > O – Organização e disciplina
Trabalhar de forma organizada e disciplinada, adotando práticas rigorosas de planejamento, 
execução, monitoramento e ação corretiva, buscando o uso responsável e eficiente dos recursos 
naturais. Em termos de responsabilidade sobre o produto, incentivar o uso, o reúso, a reciclagem e 
a disposição final dos produtos e subprodutos, incluindo, quando estiver ao alcance da Vale, o 
designer responsável.
 > R – Respeito e ética nos negócios 
Trabalhar de forma ética e respeitosa em todos os países e todas as regiões onde a Vale atua. 
Buscar excelência na governança corporativa, nos processos operacionais, na qualidade dos 
produtos e nos relacionamentos com partes interessadas. Difundir a atuação sustentável na cadeia 
produtiva. Adotar padrões e práticas globais de sustentabilidade, respeitando a soberania de cada 
país e a legislação local. 
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Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Em sua atuação, o gestor de contratos deve conhecer a Política de 
Desenvolvimento Sustentável (POL-0003-G). 
AUDITORIA
A Auditoria Interna da Vale é responsável pela avaliação dos controles internos e das práticas de 
governança, além da identificação dos riscos existentes no processamento das transações, contribuindo, 
assim, para adicionar valor ao negócio e melhorar processos da empresa.
No dia a dia do gestor de contratos, a Auditoria tem a função de identificar e corrigir os processos que não 
estejam de acordo com as cláusulas do contrato e as normas internas da Vale.
Assim, os principais objetivos da Auditoria são:
 > Estimular e disseminar as melhores práticas que proporcionem o fortalecimento dos controles 
internos, a eliminação de riscos e a redução de custos, agregando valor aos negócios. 
 > Garantir que as operações da Vale sejam executadas de acordo com as Políticas, Normas,Instruções e 
a Legislação aplicável. 
 > Assegurar que as informações repassadas à Administração Superior sejam confiáveis. 
 > Prevenir e revelar erros, fraudes e desperdícios. 
 > Investigar denúncias recebidas pelo Canal de Denúncias Institucional. 
As atividades da Auditoria relacionadas à gestão de contratos envolvem:
Avaliação do processo de contratação: 
 > requisição;
 > coleta de preços;
 > parecer técnico;
 > relatório de homologação;
 > observância aos limites de delegação de autoridade.
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Cumprimento de cláusulas contratuais: 
 > objeto;
 > garantias; 
 > Segurança e Medicina do Trabalho; 
 > aspectos trabalhistas. 
Composição dos boletins de medição: 
 > quantidades medidas; 
 > critérios adotados; 
 > aprovação dos boletins. 
Inspeção física do objeto contratual: 
 > qualidade dos serviços/material (especificação).
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Ao final do processo de Auditoria, é emitido um relatório com fatos, 
consequências das situações identificadas no exame, para os quais são 
formulados um Plano de Ação, com as providências necessárias, os 
prazos e os responsáveis, para correção das anomalias. 
CONHECIMENTOS GERAIS SOBRE CONTRATOS
Segundo o dicionário Aurélio, um contrato é o acordo entre duas ou mais pessoas, empresas etc. que 
transferem entre si direitos ou se sujeitam a uma obrigação (FERREIRA, 2008).
Registrado em documento escrito, o contrato serve como prova desse acordo de vontades e contém todas 
as diretrizes que nortearão o relacionamento entre as partes. 
Existem vários tipos de contratos. Na Vale, os contratos são mais utilizados para formalização de 
fornecimentos de materiais e equipamentos, prestação de serviços, licença de uso de software e execução 
de obras por terceiros. 
Os contratos de prestação de serviços têm em vista a contratação de serviços, como obras, manutenções, 
serviços administrativos e técnicos, limpeza etc. Por outro lado, os contratos de fornecimento favorecem a 
compra de materiais e equipamentos.
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A área de Suprimentos é responsável por atender às necessidades operacionais ou administrativas de toda 
a empresa, contratando fornecedores para disponibilizar aos requisitantes o atendimento de suas 
demandas. 
Assim, na etapa pré-contratual, Suprimentos analisa a demanda recebida, identifica oportunidades e realiza 
a cotação/negociação da compra e/ou do serviço, bem como seleciona as empresas aptas.
Feito isso, é selecionado o modelo de contrato e iniciada a negociação das cláusulas contratuais.
A seguir, são apresentadas os tipos e as modalidades de contrato utilizadas na Vale:
Tipos de contratos 
Contrato Padrão 
É um instrumento contratual completo aplicável na contratação de:
 > prestação de serviços; 
 > fornecimento de materiais e equipamentos; 
 > importação de materiais e equipamentos; 
 > prestação de serviços técnicos de origem estrangeira; 
 > licença de programa de computador; 
 > suporte e manutenção de programa de computador, cujo valor seja inferior ao de competência de 
aprovação pela Diretoria Executiva. 
Contratos Simplificados
São Instrumentos contratuais para:
 > contratações de prestação de serviços fora dos estabelecimentos das empresas Vale; 
 > fornecimento de materiais e equipamentos de prateleira, que são regularmente adquiridos de 
empresas cadastradas e cuja garantia padrão atenda aos interesses da Vale; 
 > valores que não ultrapassem a US$ 1.500.000,00 (um milhão e quinhentos mil dólares).
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Carta-contrato 
Aprovada pela Vale, quando se trata de contratação simplificada e cujo valor não exceda a US$ 500.000,00 
(quinhentos mil dólares).
Por não possuir cláusulas que protejam a Vale não é o instrumento mais recomendado.
Documento de Pagamento (SPS)
Deve vir acompanhado, quando for o caso, do respectivo documento fiscal, em contratação de serviços 
ocasionais, não repetitivos, desde que o valor não exceda a US$ 5.000,00 (ver DDE 187/2007 e critério de 
conversão para o Real). 
Modalidades Contratuais
Além dos tipos de contratos existem diferentes modalidades contratuais praticadas, conheça as principais:
RSE- Modalidade de contratação de serviços de recuperação/reforma de equipamento/partes/peças 
realizados externamente. Nessa modalidade de contratação o serviço é realizado fora da unidade Vale.
A RSE possui duas modalidades de contratações: RSE com peritagem ou RSE sem peritagem.
RSE com peritagem - Modalidade de contratação de serviços externos quando não for possível elaborar 
diagnóstico prévio dos serviços necessários à recuperação/reforma de equipamento/partes/peças e que a 
demanda não justifique a elaboração de contrato de longo prazo.
RSE sem peritagem - Na modalidade de contratação de serviços externos sem peritagem temos duas 
formas - spot ou guarda-chuva (contínuo). 
Contratação “spot” - é necessário haver diagnóstico prévio, ou seja, o escopo já deve ser definido para que 
o processo seja concorrencial sem a necessidade do envio do equipamento/partes/peças para diagnóstico.
Contratação “guarda chuva”, não exige o diagnóstico prévio, mas o QQP(Quadro de Quantidades e 
Preços) deve conter linhas para todas as peças e serviços previstos na recuperação/reforma de qualquer 
equipamento/partes/peças.
Contratos Remunerados por HH (Homem Hora) ou HD (Homem Dia) – Essa modalidade de contratação 
é utilizada por suprimentos geralmente para contratos onde incluem prestação de serviços. Nesse caso a 
execução do serviço é realizada através do instrumento da OS(Ordem de Serviço), somente na OS é definido 
o escopo do serviço a ser executado.
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Contratos Remunerados por Preço Unitário – Em sua maioria são contratos operacionais, ou seja, 
contratações onde envolvem a execução de serviços contínuos. Ex:. Contratos de alimentação, transporte, 
manutenção, laboratório, etc. Nessa modalidade de contratação a medição do serviço é realizada 
geralmente com a periodicidade mensal( no dia 21 de cada mês).
Contratos por Empreitada – Trata-se dos contratos de construção por empreitada, a preço 
predeterminado, a ser executada em prazo superior a doze meses.
Após as negociações com o fornecedor será elaborado o documento de contratação, conforme visto 
anteriormente. Em seguida a área de compras irá definir o tipos do documentos de compra a serem criados 
no sistema (Oracle ou SAP). 
Conheça a utilização destes documentos:
DOCUMENTOS DE COMPRA
TIPO APLICAÇÃO RECOMENDADA
Ordem de Compra Padrão – 
OC Padrão
• Contratos de serviço sem necessidade das funcionalidades de controle 
de notificações (controles de vigência e/ou valores executados).
• Contratos de serviço no mercado externo.
Ordem de Compra 
Planejada – OC Planejada
• Contratos de serviço não contínuo de investimento.
• Contratos de serviço em que exista controle de quantidades por item, 
prazo e organizações de inventário predefinidos.
Acordo de Compra em 
Aberto – ACA
• Contratos guarda-chuva.
• Contratos de serviços em que não exista controle de quantidades por 
item, sendo a execução limitada ao valor total do contrato.
• Contratos de serviços contínuos de investimento.
• Contratos de serviço no mercado externo.
Acordo de Compra 
Contrato – ACC
• Contratos com grande quantidade de itens, nos seguintes casos:
• Contratos guarda-chuva.
• Contratos de serviços contínuos de investimento ou custeio, quando 
não existe controle de quantidades por item, sendo a execução limitada 
ao valor total do contrato.
• Contratos de serviços não contínuos de investimento.
CADEIA DO PROCESSO DE GESTÃO DE CONTRATOS
A partir de uma integração das melhores práticas entre as áreas envolvidas no processo de gestão, foi 
construída a Cadeia de Valor de Gestão de Contratos. Essa cadeia representa toda a vida do contrato, desde 
antes da sua concepção até o seu fim, e também os processos que suportam essa gestão. 
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
A cadeia de valor nãoé um manual, mas um guia de melhores práticas. 
CADEIA DE VALOR DA GESTÃO DE CONTRATOS
Com o novo modelo de gestão de contratos da Vale, o gestor de contratos recebe apoio da área normativa, 
da célula de contratos e do fiscal em diferentes etapas da cadeia de processos. 
A área normativa é responsável pelas definições de papéis e responsabilidades, além das padronizações 
do processo. 
O papel da célula de contratos é apoiar o gestor nas atividades administrativas e operacionais, mais 
voltadas ao controle, desonerando-o desta função.
Já o fiscal de contratos irá ajudá-lo, acompanhando a execução do serviço na área operacional. 
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Com esse modelo, é possível: 
 > desonerar o gestor de contratos de atividades administrativas;
 > facilitar o monitoramento do desempenho operacional;
 > reduzir as perdas financeiras;
 > agregar agilidade ao processo.
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Planejamento de Demanda
PLANEJAMENTO DE DEMANDA
Toda área da Vale possui uma meta, um ponto a ser atingido.
Ao realizar um planejamento, o gestor de contratos define o que sua área ou diretoria precisa fazer para 
atingir essa meta, ou seja, o que será necessário disponibilizar em produtos ou serviços para que a meta seja 
alcançada.
Uma vez que existe uma distância entre o tempo de solicitação de um produto ou serviço e sua real 
disponibilização dentro da empresa, é necessário realizar o planejamento da demanda.
Algumas etapas básicas são necessárias para um bom planejamento (FALCONI, 2004):
 > Conhecer a meta.
 > Analisar o fenômeno: Ao analisar o fenômeno, será possível responder, por meio de fatos e dados, 
às várias perguntas que envolvem um problema, ou seja, um resultado indesejável que impede que a 
meta seja atingida.
 > Analisar o processo: Uma boa análise de processo depende de uma boa análise do fenômeno, pois 
só assim é possível identificar as causas mais importantes do processo que resultam no problema. 
 > Estabelecer planos: Para cada causa importante identificada na análise, será estabelecida uma 
medida, com a finalidade de eliminar a causa. As melhores medidas são as mais eficazes, simples, 
rápidas e de menor custo. O conjunto de medidas será o plano de ação. 
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
O conhecimento é um fator fundamental para uma boa análise. Por isso, 
durante o planejamento, devem ser consideradas fontes de informação, 
como: 
 > conhecimento técnico acumulado pelas pessoas;
 > fatos e dados do passado;
 > informações desenvolvidas por experiências no atual processo de 
trabalho;
 > informações desenvolvidas pelo mercado ou em laboratórios.
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Por exemplo, uma área tem como meta para o próximo ano transportar 200 mil toneladas de minério por 
mês, mas a capacidade máxima da área é de 180 mil toneladas. 
No primeiro momento, conclui-se que o problema da área é a falta de caminhões. Contudo, ao debater com 
outros colegas, o gestor é indagado sobre a missão de sua área. A missão é ter muitos caminhões? Não!
O objetivo da sua área é transportar o minério. Portanto, o problema da área é a incapacidade de 
transportar a demanda de carga.
Ao conversar com alguns empregados da área operacional (análise do fenômeno), o gestor constatou que 
muitos caminhões paravam para manutenção corretiva. Diante desse fato, ele e sua equipe começaram a 
investigar as causas dessas paradas (análise do processo). 
Nessa análise, foi constatado que não havia:
 > estoque de peças suficiente para atender à demanda de manutenção;
 > manutenção preventiva.
Assim, é estabelecido um plano de ação com duas medidas: 
 > Redimensionar o estoque e aumentar o valor do contrato de fornecimento de peças para o ano 
seguinte.
 > Estabelecer uma programação de manutenção, com a contratação de uma empresa terceirizada para 
realizar esse serviço.
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Uma boa prática no estabelecimento do plano de ação é a aplicação do 
5W 2H:
What - O quê?
Who – Quem?
When – Quando?
Where – Onde?
Why - Por quê?
How – Como?
How much – Quanto? 
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Uma vez identificada a necessidade de uma contratação para a melhoria do seu processo, o ideal é incluir 
esta necessidade no plano de demanda de contratação. No ciclo de planejamento de demanda, além de 
novas contratações como esta identificada, o Gestor em parceria com a Célula também deve observar os 
contratos em vigor atualmente, considerando: 
 > data de vencimento;
 > necessidade de continuidade do contrato;
 > prazos para contratação;
 > desempenho do fornecedor.
Assim, será possível incluir no planejamento a contratação desse novo serviço e a continuidade dos já 
existentes.
O prazo para a contratação pode ser considerado um hiato de tempo necessário para que uma requisição 
de compra seja aprovada e um produto ou serviço seja adquirido. Por isso, ele deve ser considerado durante 
o planejamento da demanda, bem como se deve levar em conta também o tempo de elaboração e 
especificação do escopo, de emissão e aprovação da requisição, de mobilização ou produção de um 
material, de transporte etc.
O planejamento da demanda não se limita ao que precisa ser contratado, refere-se ao que precisa ser feito. 
Assim, em algumas situações, pode ser melhor realizar uma atividade com recursos da Vale. 
Dessa forma, surge a análise de make or buy.
A análise make or buy (ou análise de fazer ou comprar) é a técnica de gerenciamento utilizada para 
determinar se um trabalho específico pode ser realizado pela equipe da Vale ou se deve ser comprado de 
fornecedores.
Para esse fim, deve ser verificado:
 > se o objeto do escopo é uma atividade-fim da Vale;
 > se existe fornecedor capacitado no mercado para atender à demanda da Vale com qualidade e de 
forma competitiva;
 > se o custo do objeto do escopo é maior, quando terceirizado; 
 > se há riscos de passivos trabalhistas ou paralelismo;
 > se há fornecedor capacitado no mercado para cumprir requisitos de segurança ou meio ambiente, 
caso existam.
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Normalmente, não são terceirizadas as atividades-fim da Vale. 
SEGMENTOS DE ATUAÇÃO DA VALE
Na Mineração, por exemplo, não é terceirizada a extração mineral. Contudo, dentro da mina, a 
movimentação do minério pode ser terceirizada. Essa análise varia de acordo com a localidade. 
Para verificar a possibilidade de primarização (make) ou terceirização (buy), o gestor deve procurar a célula 
de contratos, que entrará em contato com a Gestão Econômica e demais áreas envolvidas na análise. As 
áreas retornarão à célula um parecer, avaliando a possibilidade.
Ainda assim, a necessidade de terceirização passa por uma análise do Jurídico e de relações trabalhistas, 
visando atender às exigências do Ministério do Trabalho.
Uma atividade, já terceirizada, pode ser primarizada:
 > por estratégia adotada pela diretoria para garantia de atendimento;
 > se, após a análise, for verificado que, com a equipe Vale, o custo será menor; 
 > quando o Ministério do Trabalho compreende que se trata de uma atividade-fim da Vale. 
Existe hoje, na Vale, um movimento para a padronização do mapeamento de demanda. Nesse processo, a 
célula de contratos atuará nas atividades previstas no fluxo do processo.
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
MAPEAMENTO DA DEMANDA
O gestor deverá, anualmente, conforme orientações da célula de contratos, realizar o mapeamento das 
demandas de sua área, que deve conter, no mínimo, informações sobre:
 > tipo de gasto;
 > periodicidade do contrato (contínuo ou spot);
 > tipo de contrato;
 > código da categoria;
 > descrição da categoria; 
 > data de necessidade do início do contrato;
 > local de execução do serviço;
 > número do contrato vigente (se houver); 
 > término do contrato vigente (se houver); 
 > valor previsto e nível de aprovação da requisição.
Essas informações devem ser consolidadas em um documento-padrão, a ser enviado para aárea de 
Suprimentos, que, diante da análise dos planejamentos, estudará as oportunidades de melhor negociação 
com os fornecedores de serviços e materiais. 
Seguindo a cadeia do mapeamento, durante o acompanhamento do cronograma será sinalizada a 
necessidade de emissão da requisição de contratação para Suprimentos.
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Um bom planejamento da demanda traz como principais vantagens para o gestor de contratos:
 > redução de custos, pois, com a demanda prevista, é possível negociar melhores preços e evitar 
contratações emergenciais;
 > organização da área;
 > garantia de atendimento;
 > aumento da produtividade.
Por isso, o gestor deve dedicar algum tempo para o planejamento e, assim, obter resultados excelentes na 
gestão do ano seguinte!
ORÇAMENTAÇÃO DO CONTRATO
Ao planejar a demanda para contratação do serviço de manutenção de equipamentos, é necessário 
também estimar os custos envolvidos, ou seja, o valor que provavelmente será gasto para realizar a 
atividade.
Para compreender o orçamento na gestão de contratos, o gestor deve saber a previsão da gestão 
econômica e administrativa de determinado exercício. De grande importância no planejamento, essa 
previsão é feita, normalmente, com base nos resultados de exercícios anteriores e serve como base para a 
ação em exercícios futuros.
Em algumas áreas da empresa, está sendo implantado o conceito de Orçamento Base Zero (OBZ).
Orçamento Base Zero 
O orçamento base zero é um instrumento valioso em todos os níveis de gestão, pois ajuda a identificar em 
quais áreas da empresa há necessidade de mudanças, conforme os objetivos que foram almejados. 
Na preparação do orçamento e do planejamento financeiro, é necessário administrar as incertezas, sejam 
elas internas ou externas.
Os fatores externos se referem à situação geral da economia, às taxas de inflação e de juros correntes, aos 
aspectos tributários e ao crescimento dos custos.
Os fatores internos correspondem administração dos estoques, garantia de qualidade e competitividade 
dos produtos, sazonalidade da produção e controle dos gastos administrativos. (GOMES, 2000).
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Como uma ferramenta estratégica utilizada na Vale, o OBZ avalia as reais necessidades orçamentárias do 
próximo ano, considerando seus concorrentes ou novos produtos do mercado. As vantagens de se fazer um 
OBZ são infindáveis, entre elas: 
 > Avaliar a previsão de produção da área.
 > Identificar o mercado da Vale e se existem oportunidades que ainda não foram exploradas. 
 > Conhecer a real necessidade, a quantidade e a qualidade dos empregados por departamento. 
 > Identificar a verdadeira capacidade produtiva da unidade/planta, ou seja, a quantidade mensal que a 
Vale consegue produzir com carga horária de empregados, compatíveis com os equipamentos 
disponíveis. 
 > Realizar melhor avaliação e melhor controle de gastos e despesas. 
 > Colaborar com o crescimento sustentável econômico e financeiro da Vale (RAZA, 2006).
O gestor de contratos estará realizando um OBZ quando previr custos, identificando facilmente todas as 
informações decisórias e gerenciais, sem considerar aspectos históricos de uma demanda.
ESPECIFICAÇÃO DO ESCOPO
A especificação do escopo é um elemento fundamental para assegurar que os contratos incluam todos os 
requisitos necessários, e somente o necessário, de modo que o serviço seja executado ou o material, 
fornecido, atendendo às reais necessidades das áreas. Ela deve indicar claramente os produtos ou serviços 
que serão fornecidos para a Vale.
A definição do escopo é uma tarefa atribuída à área requisitante, em muitos casos o gestor do contrato 
participa ativamente fornecendo as informações técnicas, além de providenciar o preenchimento de todos 
os anexos necessários. Para esta atividade a área requisitante receberá o apoio da célula de contratos que 
auxiliará na definição das obrigações das partes, além de fazer interface com suprimentos para garantir que 
todas as informações necessárias estejam contidas na específicação.
Algumas boas práticas de gerenciamento do escopo incluem (Guia PMBOK, 2008):
Coleta de requisitos Definição do escopo
Verificação do 
escopo
Controle do
escopo
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Coleta de requisitos 
Identificar as necessidades da área interessada, de forma quantificada, para a correta definição de métricas 
que serão usadas futuramente no controle do contrato. Os requisitos podem incluir aspectos técnicos, 
ambientais, de segurança, de desempenho etc.
Como visto, o gestor deve elaborar a ET e a emissão de garantias pertinentes ao objeto contratual, 
preencher os formulários de Análise Ambiental do Serviço (RG-0029-DIAM) e apresentar a documentação 
prevista no documento Diretrizes de Saúde e Segurança, além dos requisitos da localidade.
Definição do escopo 
Descrever, com detalhes, as entregas do contrato e do trabalho necessário para essas entregas. Na definição 
do escopo, ou em seus anexos, essa declaração especifica:
 > descrição do escopo do serviço ou produto e suas características, incluindo quantidades e preços;
 > critérios de aceitação e medição (metro, hora, serviço entregue, marco contratual) do serviço ou 
produto;
 > entregas do contrato, incluindo serviços e produtos, bem como relatórios e documentação;
 > exclusões do contrato, ou seja, uma declaração explícita do que não está no escopo (elemento que 
pode ser usado para gerenciar as expectativas dos interessados).
Por exemplo, caso o contrato envolva o fornecimento de transporte e alimentação, é necessário especificar 
o responsável (Vale ou Contratada) e os critérios de fornecimento desses insumos. 
Verificação do escopo 
Formalização da aceitação das entregas do contrato. Nesse momento, o gestor de contratos deve, 
formalmente, aceitar ou rejeitar a medição dos serviços.
Controle do escopo 
Monitoramento do escopo e gestão das possíveis mudanças no contrato. Para o controle, é necessário ter 
clareza do escopo contratado para compará-lo ao executado e realizar ações corretivas, bem como 
minimizar o atraso no cronograma. A partir dessa ação, também é possível registrar lições aprendidas 
sobre contratos.
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Todas as exigências feitas para as empresas contratadas devem ser 
atendidas pelas empresas subcontratadas. 
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Na especificação do escopo, é importante que o gestor atente aos requisitos de Saúde e Segurança, aos 
aspectos e impactos ambientais e às especificações técnicas. 
A seguir, são apresentados os cuidados que o gestor deve ter em relação a cada item, para garantir que o 
contrato e, consequentemente, sua execução, estejam de acordo com os Valores Vale: A vida em primeiro 
lugar, Cuidar do nosso planeta e Agir de forma correta.
Requisitos de Saúde e Segurança
A fim de atender aos requisitos de Saúde e Segurança, o gestor deve conhecer e seguir o documento com 
as Instruções de Gestão de Terceiros e Acesso de Visitantes que está disponível no Sistema de 
Padronização Vale (SISPAV), e as demais instruções corporativas. Caso o gestor tenha dúvidas sobre a 
aplicação desse documento, ele deve procurar a área de Saúde e Segurança local, que o apoiará no 
entendimento e na aplicação das instruções. 
Especificação técnica
A especificação técnica deverá incluir: 
 > os obrigações das partes (Contratada e Contratante); 
 > as condições de execução; 
 > o período contratual; 
 > o local de execução; 
 > o cronograma físico (quando necessário); 
 > os critérios de medição; 
 > o turno de trabalho (24 horas e/ou horário normal); 
 > os critérios de avaliação da contratada (proposta técnica, quando necessário).
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Para determinadas categorias de serviço que possuem modelos de 
especificação e QQP disponíveis no Espaço do Requisitante. Sua 
utilização é obrigatória. 
O acesso ao Espaço do Requisitante pode ser realizado pelocaminho:
Intranet Vale > CSC > Compras e Contratação de Serviços > Compras e 
Serviços > Espaço do Requisitante.
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Aspectos e impactos ambientais
Ao elaborar a especificação de escopo, devem-se considerar os aspectos e impactos ambientais (relação 
causa x efeito) da contratação: 
 > lançamento na água: 
 > lançamento no solo; 
 > emissões atmosféricas; 
 > emissões de energia (p.ex.: calor); 
 > emissões de ruído; 
 > geração de resíduos sólidos.
Além disso, o gestor deve atender à política de sustentabilidade da Vale e exigir das empresas contratadas 
e subcontratadas: 
 > licenças e documentações aplicáveis aos serviços e bens a serem contratados; 
 > capacidade para identificar e controlar os aspectos e impactos ambientais, assim como os riscos 
relacionados aos serviços e bens que prestam. 
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
O escopo de um contrato é o principal direcionador para a produção 
de uma requisição. Os elementos nele contidos vão direcionar todas as 
atividades ao longo da vida do contrato. Por isso, o gestor deve estar 
atento aos elementos contidos no escopo para exercer uma gestão 
correta e alinhada com o que foi verdadeiramente contratado.
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Contratação
ANÁLISE E APROVAÇÃO DA REQUISIÇÃO
Uma vez definido o escopo, a área requisitante emitirá um documento chamado Requisição de Compra 
(RC) que, após preenchido, será enviado, via Oracle ou SAP, à área de Suprimentos.
O requisitante deve preencher a RC e anexar os documentos necessários à contratação ou ao aditamento. 
A célula de contratos suportará o gestor no processo de emissão da requisição e no controle do que deve 
ser emitido. A célula possui um farol de acompanhamento de contratação, para que nenhuma requisição 
seja emitida desnecessariamente.
No preenchimento, é importante que o gestor verifique e considere alguns itens:
 > Característica
A característica da RC deve ser definida no Oracle/SAP e precisa refletir o tipo de aquisição que se deseja ou 
a área delegada responsável pela contratação. 
As características que exigem aprovação de alçadas superiores se sobrepõem às demais.
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Para garantir a qualidade técnica do fornecedor, o requisitante deve 
selecionar, no campo Característica, a opção Compra Técnica.
Quando este campo for preenchido como Compra Técnica pela área 
requisitante, a área de Suprimentos irá enviar a proposta para validação 
do Gestor.
 > Proposta técnica
Para os itens que requerem avaliação técnica e comercial, a área requisitante define previamente a emissão 
da RC/ordem, os requerimentos técnicos mínimos e os documentos a serem apresentados pelas empresas 
proponentes, bem como os critérios objetivos de avaliação das propostas técnicas e comerciais.
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tratação
 > Especificação técnica
Inclui obrigações das partes (Contratada e Contratante); condições de execução, período contratual, local de 
execução, cronograma físico (quando necessário), critérios de medição, turno de trabalho (24 horas e/ou 
horário normal), critérios de avaliação da Contratada (proposta técnica, quando necessário), referências ao 
SSO (Saúde e Segurança Ocupacional) e demais informações que orientem sobre a prestação dos serviços. 
Sua utilização é obrigatória, e a não aplicação do padrão acarretará devolução da requisição para ajustes 
necessários. 
É recomendável a utilização dos padrões do Sistema de Padronização de Engenharia (SPE). 
 > QQP (Quadro de Quantidades e Preços)
Cada item do QQP (Quadro de Quantidades e Preços) deverá possuir na especificação técnica a forma 
detalhada de sua execução e como será a medição.
O QQP de serviço com fornecimento de material contém a descrição clara dos serviços e peças a aplicar, 
linha a linha, com a unidade de medida correta. Exemplos de contrato com fornecimento de material: troca 
de feixe de molas, manutenção de balança ferroviária, reforma de equipamento, entre outros.
O valor total do QQP deve ser igual ao valor orçado constante na RC Padrão.
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Os campos Categoria, Tipo de Compra e Data da Necessidade da RC 
não são de preenchimento obrigatório do gestor. Tem-se, a seguir, a 
função de cada um desses campos.
Categoria: Deve ser escolhida de modo a refletir ao máximo o objeto de 
contratação, no mínimo até o terceiro nível. A ferramenta de busca de 
categorias se encontra no Portal do requisitante.
Tipo de Compra: O tipo deve ser definido no Oracle/SAP, de acordo com 
o prazo, como spot para compras de até 12 meses (inclusive) ou como 
CONTRATO, acima de 12 meses.
Data da Necessidade: Informa a data de necessidade dos serviços (no 
SAP, data de remessa), observando sempre os prazos de contratação 
definidos no Catálogo do Centro de Serviços Compartilhados.
Toda a documentação de Saúde e Segurança conforme definida deve ser 
apresentada. 
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Quando não há requisições com ETs, os critérios comerciais são estabelecidos entre fornecedor e área de 
Compras. 
No caso de compra técnica, o gestor será acionado para realizar as validações das propostas. 
Uma boa prática na emissão da requisição é a troca de informações da área requisitante e da célula de 
contratos com Suprimentos, antes do envio da RC. Isso ajudará a desenvolver uma RC conforme as 
especificações da área e direcionada ao mercado.
A área de Suprimentos tem toda a inteligência e possui a estratégia de compra consolidada. Após receber a 
demanda, a área verifica onde está localizada a demanda, seu tamanho e que tipo/perfil de empresa deve 
ser direcionada. Isso significa que Suprimentos possui ferramentas de negociação que visam garantir a 
eficácia no processo de contratação, além de ganhos para a Vale. Todo processo comercial é realizado pela 
área de Suprimentos. 
A validação técnica acontece antes da negociação de Suprimentos com os fornecedores. Assim, quando 
uma demanda técnica é enviada ao mercado, retornam duas propostas: a comercial e a técnica. A proposta 
técnica é de responsabilidade do gestor. 
Antes de chegar à área de Suprimentos, a requisição passa por uma análise crítica realizada pela área de 
Tratamento de Requisição de Serviço (TRS). Esta área é responsável por verificar se todos os documentos 
necessários foram anexados.
Quando Suprimentos recebe a RC, é verificado somente o conteúdo desses documentos. O responsável 
entra no sistema, verifica se os arquivos estão conforme os padrões estabelecidos, se falta alguma 
informação e/ou se o escopo está especificado corretamente. Analisam-se também o objeto de compra, a 
região e quais fornecedores devem ser direcionados. 
Caso uma RC não esteja conforme as especificações exigidas, ela é devolvida à área requisitante, sendo 
informada essa ocorrência. 
Nesse momento, é importante que o gestor e a célula de contratos atentem para a correta emissão da RC, 
uma vez que a devolução de uma requisição pode impactar no desempenho da área requisitante. 
Sendo a requisição aprovada, é iniciado o processo de contratação.
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
A célula de contratos possui um farol de acompanhamento de 
contratação, com o objetivo de monitorar as necessidades de emissão de 
requisição para atendimento das demandas. 
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C
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tratação
ACOMPANHAMENTO DA CONTRATAÇÃO
Para acompanhar o andamento de uma contratação, basta entrar em contato com a central interna da Vale, 
ramal 123. Ao ligar, é preciso falar o número do processo, da requisição e solicitar o status. A área de 
Suprimentos informará em que etapa da contratação o processo se encontra.
Também pode-se utilizar a ferramenta de Acompanhamento das Requisições de Suprimentos CSC. Ela 
está disponível na Intranet em:
CSC > Compras e Contratação > Espaço do Requisitante > Documentos de Apoio > Outros Documentos
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Mobilização de Contrato
MOBILIZAÇÃODE CONTRATO E TERCEIROS
Finalizado o processo de contratação com a área de Suprimentos, a célula de contratos recebe a cópia 
do contrato e as informações do que foi negociado com o fornecedor.
A célula de contratos verifica o que precisa ser mobilizado na Vale para que o fornecedor realize seu serviço. 
É identificado também se esse serviço envolve riscos de Meio Ambiente e/ou Saúde e Segurança.
A partir desse momento, é realizada a convocação para a reunião inicial com o fornecedor. Essa reunião 
também é chamada de reunião de mobilização e é coordenada pela célula de contratos, que convoca 
todos os pontos focais das áreas responsáveis, conforme figura a seguir:
PONTOS FOCAIS DA REUNIÃO DE MOBILIZAÇÃO
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M
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trato
É indispensável a presença do gestor na reunião, assim como a participação da Contratada e a de seus 
representantes. 
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Ao ser convocado para a reunião de mobilização, o gestor deve buscar 
todas as informações possíveis sobre o contrato que está sob sua 
responsabilidade. 
Deve também atentar para a análise dos principais documentos e 
anexos. 
Caso haja riscos envolvidos no serviço prestado, é essencial a presença do responsável pela área de 
Segurança e do responsável pela área de Meio Ambiente da Vale, bem como do responsável de Saúde e 
Segurança da Contratada.
Eles devem traçar metas de execução dos serviços e medidas de segurança, bem como demais 
especificações exigidas, de acordo com o objeto de cada contrato.
Durante a reunião, todas as regras Vale para mobilização de serviço devem ser esclarecidas. A área de S&S 
irá validar a documentação inicial recebida: PGS ou PPRA, e PCMSO. Além de orientar a contratada sobre 
entrega de ASOs, atendimento a treinamentos, comprovantes de treinamentos de RAC. A área de 
Segurança Empresarial fornecerá as orientações necessárias para segurança empresarial e mobilização de 
veículos e equipamentos. 
Nessa reunião, serão estabelecidos os prazos e definidos os responsáveis para o atendimento de cada item, 
bem como a forma de acompanhamento da realização. Também nessa reunião, os documentos legais 
previstos na Instrução para Mobilização, que foi enviada com a especificação do escopo, devem ser 
entregues pelo fornecedor. 
Caso a entrada dos empregados da Contratada não seja autorizada por alguma das áreas Vale, a célula de 
contratos verificará os motivos e realizará a interface entre a área e a Contratada para resolução da 
pendência. 
O gestor será envolvido sempre que necessário para auxiliar a célula nessa tarefa.
É importante que o gestor realize a inspeção inicial, utilizando o checklist padrão, para verificar se o 
fornecedor mobilizou equipamentos e pessoas de acordo com os requisitos previstos no contrato, como 
capacidade e modelo, por exemplo. O gestor deve encaminhar esse checklist à célula de contratos para 
armazenamento das informações.
Com as dúvidas esclarecidas entre Vale e Contratada, é definido um cronograma, a fim de evitar atrasos no 
início dos serviços do contrato.
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Esse cronograma é utilizado para agendar as datas em que o fornecedor deve apresentar documentos ou 
realizar ações pendentes a partir da reunião de mobilização. Entre outros documentos, podem-se citar: 
 > Saúde – ASO (Atestado de Saúde Ocupacional);
 > Segurança ocupacional – Comprovantes de treinamentos introdutório e atividades críticas;
 > Segurança empresarial – Planilha de dados cadastrais, fotos e cópia dos documentos dos 
empregados da Contratada.
A partir desse cronograma, a célula de contratos desenvolve um checklist para o fornecedor, com todos os 
documentos a serem entregues e as atividades a serem realizadas por ele durante o processo de mobilização. 
Com todos os documentos entregues e validados pelas áreas responsáveis, a área de Segurança Empresarial 
realiza a liberação dos empregados da Contratada, emite e entrega os crachás ao gestor.
O gestor é responsável por entregar o crachá à Contratada e autorizar o início do serviço. 
Ao receber os crachás, a Contratada pode acessar a área da Vale e iniciar o serviço.
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Durante o processo de mobilização, se algo não for cumprido pela 
Contratada, será papel do gestor cobrar um retorno do fornecedor e 
aplicar as penalidades previstas.
ALOCAÇÃO DE FISCAIS
Com base no novo modelo de gestão de contratos da Vale, o gestor recebe apoio da área normativa, da 
célula de contratos e do fiscal em diferentes momentos. 
O fiscal de contratos é a pessoa que irá acompanhar a execução do serviço na área operacional, e a célula 
deve auxiliar o gestor na definição do fiscal, que irá assumir o contrato a ser mobilizado. 
Quando for indicar um fiscal, é importante que o gestor lembre que esse perfil deve estar preparado para 
fazer interface com diversos atores do contrato, além de manter uma boa comunicação com o próprio 
gestor. Em alguns casos, o perfil pode demandar algum conhecimento técnico específico.
Investir na preparação e na seleção do fiscal é essencial para que ele possa contribuir na execução 
produtiva do contrato.
Com o novo PGC, o fiscal também terá um curso para seu perfil, assim como este curso para o perfil de 
gestor de contratos.
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trato
O fiscal deve ser orientado a procurar mais informações sobre o programa.
A célula de contratos possui uma ferramenta na qual as diversas dimensões de um contrato são cadastradas 
e um peso lhes é atribuído. 
Todos os fiscais e gestores dos contratos são cadastrados nessa ferramenta e, assim, a célula tem um 
parâmetro geral das alocações.
Quando o gestor indica um empregado para atuar como fiscal, a célula consulta a ferramenta para analisar 
se o indicado já atua como fiscal em outros contratos. 
Se o indicado não atuar em outros contratos, não haverá problemas em indicá-lo como fiscal.
Mas, caso o indicado já atue em outro contrato, a célula irá avaliar sua complexidade e ponderar com o 
gestor se é possível ou não alocar o fiscal em mais um contrato.
Vale lembrar que um fiscal sobrecarregado enfrenta dificuldades, como:
 > Acompanhar a execução física de maneira correta.
 > Acompanhar a entrega das atividades.
 > Inspecionar e auditar o atendimento do programa de Saúde e Segurança da contratada.
 > Observar se os equipamentos de segurança utilizados pela terceirizada atendem aos requisitos de 
segurança.
 > Observar se os empregados da empresa terceirizada estão utilizando os equipamentos de proteção 
individual (EPI).
 > Observar se os cuidados de Meio Ambiente são atendidos.
Com o nome dos responsáveis pelo contrato definido, a célula que já utiliza SAP irá indicar, no módulo de 
execução do contrato, o(s) nome(s) do(s) fiscal(is) Vale, do gestor Vale e do preposto da Contratada.
Caso a área utilize Oracle, essas informações não serão imputadas no sistema, mas a célula fará o registro 
em sua ferramenta.
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
PREPARAÇÃO PARA EXECUÇÃO
Parte do processo de mobilização é preparar o gestor para atuar na gestão do contrato. A célula está pronta 
para dar todo o suporte necessário, repassando com ele, item a item, os pontos importantes do contrato. 
Alguns itens importantes do contrato, aos quais o gestor deve estar atento, são:
 > níveis de serviços SLAs;
 > prazos de entrega; 
 > cláusulas de notificação;
 > cláusulas de multa.
Uma boa prática é estabelecer uma agenda de gestão operacional do contrato com o fornecedor, 
especificando periodicidade, forma de monitoramento e itens a serem discutidos.
Para garantir uma correta execução, a célula poderá indicar as melhores formas de monitoramento de seu 
contrato. 
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
A participação dos membros da equipe envolvida com a gestão do 
contrato, desde o momento da mobilização, agrega conhecimentos 
durante a execução e fortalece o comprometimento desses empregados 
e terceiros envolvidoscom o sucesso do contrato. 
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trato
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Execu
ção
Execução
GESTÃO TÉCNICA E OPERACIONAL DOS CONTRATOS
Durante a execução, o gestor deve acompanhar a realização do trabalho que foi definido no escopo do 
contrato. Para isso, é importante a nomeação do fiscal de contratos, que lhe dará todo o apoio necessário.
A maioria dos contratos prevê cláusulas de desempenho e de atendimento, indicadores e metas, cláusulas e 
regras para notificação, penalização, multa ou bonificações. Para realizar uma boa gestão, o primeiro passo 
do gestor é conhecer detalhadamente o que está previsto no contrato que estará sob sua responsabilidade.
Para isso, a célula de contratos fará uma reunião com o gestor e, sempre que possível, com o(s) fiscal(is), 
para alinhamento de todas as exigências e do controle necessários ao bom andamento do contrato.
Além de você, gestor, o fiscal e o preposto da contratada devem conhecer quais são as unidades de 
medida, a ferramenta utilizada para medir e o modelo do boletim de medição. 
A maioria dos contratos prevê que os indicadores, as metas e as cláusulas de atendimento sejam 
monitorados mensalmente. Porém, como podem existir contratos com períodos diferentes, o gestor deve 
certificar-se de qual é o determinado em seu contrato.
É importante que o gestor realize o monitoramento de seu contrato para:
 > Garantir a aderência ao orçamento da área;
 > Acompanhar o ritmo de execução do contrato de acordo com o previsto;
 > Prever eventuais desvios.
O primeiro passo para uma boa gestão é conhecer detalhadamente o que está previsto no contrato que 
estará sob sua responsabilidade.
Ações recomendadas:
Estabelecer um farol de acompanhamento com um limite superior e/ou limite inferiores determinados. O farol 
irá disparar um alerta (um farol vermelho), uma vez identificada tendência de alta ou de baixa na execução. 
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Com isso, o gestor deve agir, verificar o que está ocorrendo e corrigir o ritmo, ou explicar porque 
permanecerá dessa forma.
Exemplo : Alguns contratos não executam um valor mensal flat = valor do curto prazo, principalmente 
projetos. Seguem uma curva S, devagar no início e acelera no meio. 
 > Evitar desvios que possam resultar em aditivos de valor ou prazo.
Ações recomendadas:
Se o ritmo é acima do previsto, você tende a consumir antes do tempo o valor, o que mostra que mostra que a 
sua previsão foi ruim. Se o ritmo é muito abaixo do previsto, mostra que o gestor não precisava realmente 
daquele serviço, naquele momento. Ou seja, há falta de planejamento. Mas sempre existem as exceções.
Um contrato significa um valor empenhado no sistema, ou melhor, disponível para gastar. Esse valor deixa 
de ser aplicado pela Vale no mercado financeiro, ou seja, a Vale perde dinheiro com saldo de contratos não 
executados.
Exemplo: Perda de R$ saldo contratos x [(1+ i)^n] - 1] i- taxa de juros usada pela Vale nas aplicações. 
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Há casos em que, se não houver acompanhamento pelos fiscais/gestores, 
o contrato pode ser favorável somente a uma das partes (Contratada ou 
Vale):
 > Contratos com Remuneração de Custo Fixo + Custo Variável; 
 > Contratos com Remuneração Variável.
Em contratos de movimentação de minério, por exemplo, uma das unidades de medida possível é a 
tonelada movimentada, e a ferramenta de controle é a balança. Assim, no boletim de medição, deverá 
constar a tonelada total medida no período, que será verificada por meio dos tickets de controle da balança.
Na falta de luz, está previsto no contrato que a medição pode ser feita posteriormente de forma manual? 
Caso não esteja previsto, o transporte será interrompido até a energia ser retomada? 
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Em caso de uma medição por tonelada, na qual não seja possível o 
uso da balança, a área de Suprimentos recomenda utilizar a média dos 
dois últimos dias, pois irá refletir melhor as condições climáticas e a 
densidade do produto.
Alinhamentos como esses precisam estar claros antes da primeira medição. A Contratada precisa saber o 
que vai receber, de que forma vai receber e como deve apresentar a medição.
No acompanhamento técnico que irá basear sua avaliação para aprovação ou rejeição de uma medição, é 
preciso observar se os níveis de serviços (SLAs) acordados estão sendo executados pelo fornecedor.
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Execu
ção
Todas essas informações devem ser alinhadas na reunião inicial de mobilização. 
Periodicamente, conforme o previsto em contrato, a empresa apresentará a medição dos serviços, 
apontando, no sistema Quadrem ou via planilha eletrônica, todos os serviços realizados no período. Cabe 
ao gestor aprovar ou rejeitar essa medição. Por isso, é imprescindível que o gestor conheça bem o seu 
contrato, para garantir que o que foi medido está realmente previsto.
Alguns pontos que devem ser observados durante a medição: 
 > serviços na medição que não fazem parte do escopo do contrato.
 > quantidades acima do possível de ser executado.
Exemplo: um veículo rodando 1.000 horas/ mês.
 > mesmo equipamento em dois contratos ao mesmo tempo.
 > pessoas não autorizadas participando do serviço.
 > serviços prestados por profissionais que não fazem referência ao escopo do contrato.
Exemplo: Geólogo em um contrato de pintura de armazém.
 > subcontratações sem autorização.
 > serviços prestados em locais fora do escopo do contrato.
Caso o gestor encontre algum desses itens durante a medição, ele deve devolvê-la ao fornecedor.
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
O acompanhamento da execução do serviço gera informações para 
melhorias nos próximos contratos, como maior precisão na especificação 
do escopo e formas de medição mais adequadas.
Os principais itens a serem observados nas Contratadas e Subcontratadas incluem:
Saúde, Segurança e Meio Ambiente – A Contratada deve atender aos requisitos legais e normativos que 
constam nos documentos de Saúde e Segurança (exemplo documento com instruções de Gestão de 
Terceiros e Acesso de Visitantes) e o RG-029.
Qualidade da prestação do serviço – O serviço deve ser executado de acordo com os critérios de qualidade 
acordados, incluindo limpeza geral, apresentação dos colaboradores, qualidade e validade dosprodutos 
aplicados e cumprimento da legislação aplicável ao serviço.
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Gestão de pessoas – A Contratada deve garantir que seus empregados alocados no contrato estejam 
capacitados para exercer o trabalho e envolvidos com a execução do serviço. As legislações trabalhistas 
aplicáveis ao contrato e as exigências corporativas da Vale também devem ser atendidas.
Infraestrutura operacional – É imprescindível que equipamentos, veículos, ferramentas e instalações 
requeridos no escopo das propostas técnica e comercial sejam utilizados na execução do serviço.
Desempenho Operacional
Outro dado importante a ser acompanhado durante a execução é o rendimento operacional, que consiste 
em dividir as horas trabalhadas pelas horas dos turnos de trabalho contratados, conforme fórmula a seguir:
Por exemplo, em se tratando de um equipamento contratado trabalhando 720 horas por mês, ou seja, três 
turnos de oito horas, rodando 24 horas por dia, com meta de 90% de disponibilidade e 10% de manutenção 
corretiva, o rendimento operacional esperado é de 648 horas/mês.
Com o cálculo do rendimento operacional esperado, o próximo passo é calcular as horas improdutivas do 
período de análise.
As horas improdutivas representam períodos não utilizados pela Vale, em que o equipamento ficou parado 
ou desligado e não houve produtividade.
O cálculo das horas improdutivas do período de análise é o seguinte:
Horas improdutivas = disponibilidade física - horas utilizadas - horas de troca de turno e refeição
Isso pode ocorrer por atrasos no almoço, na troca de turno etc. A parada também pode acontecer por um 
pedido da própria Vale, e o contratante deveapontar que houve esse pedido para que o gestor confirme 
essa informação.
Com os resultados do rendimento operacional e das horas improdutivas, será possível calcular as horas que 
foram efetivamente utilizadas durante o período de execução. Dessa forma, poderão ser constatadas 
oscilações no rendimento operacional.
Caso a Contratada apresente um rendimento operacional baixo, mas uma disponibilidade de equipamento 
alta, significa que, provavelmente, ela teve problemas com a mão de obra naquele período. Nesse caso, o 
gestor pode abrir uma notificação.
Se o rendimento foi tão baixo, que a Contratada não atingiu a SLA do contrato, o gestor deve multá-la se esse 
procedimento estiver previsto no contrato. A empresa deverá ser notificada antes da aplicação da multa.
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Execu
ção
Para exemplificar a violação, pode-se imaginar um contrato de transporte de carga, em que o contato é 
remunerado por hora trabalhada. Nesse cenário, as horas serão pagas enquanto o caminhão estiver rodando. 
Se o caminhão estiver parado em marcha lenta, isso poderá ser considerado uma violação de parada.
Em muitos contratos de transporte, a Vale fornece o combustível. Por isso, é preciso controlar a rotação por 
minuto (rpm), pois ela impacta no consumo de combustível. Pelo mesmo motivo, são controladas as 
arrancadas dos veículos. Esse controle somente é possível quando o veículo possui medição com 
computador de bordo, que aponta violações de acordo com critérios que o gestor e a Contratada 
parametrizaram juntas (rpm, consumo de combustíveis).
Se o contrato prevê o fornecimento de combustível, para o cálculo de rendimento do veículo, a Contratada 
poderá cruzar o consumo aceitável pelo fabricante com o consumo realizado.
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
O uso de combustível para outros fins que não os previstos no contrato 
constitui fraude. Um gestor conivente com esse uso poderá ser 
responsabilizado junto com a Contratante.
Uma terceirizada que não realiza as atividades para as quais foi contratada deve ser notificada.
O gestor deve informar a célula sobre o não atendimento da demanda, e ela o ajudará no levantamento de 
todas as informações previstas em contrato. A célula irá elaborar a notificação e encaminhá-la para a 
validação do Jurídico, que irá chancelá-la.
É papel do gestor comunicar formalmente o fornecedor sobre a notificação.
Quando uma situação de multa está prevista no contrato, é obrigação do gestor aplicá-la quando 
necessário. A dispensa ou renúncia só poderá ser feita conforme previsto na Norma de delegação de 
autoridade – (NOR 0002-G).
Para acompanhar o trabalho da Contratada, é considerado uma boa prática manter uma reunião de 
performance mensal. Assim, é possível identificar eventuais falhas no contrato para corrigi-las antes da 
próxima medição, evitando acúmulo de problemas na execução.
Os gestores que já utilizam o módulo de gestão de contratos do SAP deverão cadastrar os indicadores no 
sistema e, periodicamente, atualizar os indicadores com os resultados alcançados pelo fornecedor. 
Com isso, é gerado o histórico do contrato para ajudar o gestor no caso de notificações, multas ou 
bonificações, além de uma base de dados para subsidiar as futuras contratações.
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
O gestor não pode solicitar ao fornecedor que realize um serviço 
diferente do previsto no escopo do contrato. Caso seja identificada a 
necessidade de um serviço diferente, é preciso solicitar um aditivo no 
contrato ou preparar um novo contrato.
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Monitoramento Ambiental durante a Gestão Operacional
Uma situação de risco é uma situação acidental, relacionada com a característica de uma atividade ou 
substância, e que pode causar algum tipo de dano às pessoas, às instalações ou ao meio ambiente. 
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Cabe ao gestor identificar, exigir e avaliar o cumprimento das ações de 
controle associadas às situações de risco, a fim de evitar acidentes.
Também é função desse profissional zelar pelo adequado cumprimento 
do plano de controle definido na especificação técnica. 
Mas qual é a melhor forma de fazer o controle de riscos ambientais?
Estes são os pontos importantes que devem ser verificados pelo gestor: 
 > qualificação do fornecedor;
 > análise ambiental realizada na contratação;
 > controles ambientais necessários durante a execução do serviço;
 > disponibilidade dos procedimentos Vale para gerenciamento de resíduos;
 > aspectos e impactos ambientais aplicáveis ao serviço e à realização das inspeções baseadas nele.
Na medição do serviço, a Contratada deve informar quanto de resíduo foi gerado no período. Se houve uma 
geração acima do normal, ela deve justificar essa diferença. 
O não cumprimento dos requisitos de gestão ambiental pode acarretar responsabilidades civis, penais e 
administrativas para a Vale.
É responsabilidade do gestor assegurar que os serviços contratados atendam, no mínimo, à legislação 
aplicável e aos padrões de gestão ambiental estabelecidos internamente.
A empresa considera o meio ambiente componente fundamental para a qualidade dos produtos e serviços, 
declarando-se comprometida com o conceito de Desenvolvimento Sustentável. É por isso que o gestor de 
contratos deve conhecer a Política Ambiental de Desenvolvimento Sustentável da Vale.
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
O gestor deve exigir que o fornecedor, antes de executar o serviço, 
realize a avaliação dos aspectos e impactos ambientais associados aos 
serviços prestados, quando aplicável.
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Execu
ção
Monitoramento de Saúde e Segurança durante a Gestão Operacional
E os riscos de saúde e segurança? Como podem ser controlados? 
Há um valor da Vale que jamais pode ser comprometido em função do lucro ou da produção: A vida em 
primeiro lugar. 
O papel do gestor, portanto, é garantir o atendimento não só aos requisitos legais, mas também aos de 
Saúde e Segurança da Vale, para que ocorra uma operação segura.
Mas qual é o papel do gestor na prevenção de acidentes? 
Ele é o responsável por garantir a implementação e o cumprimento das diretrizes, das normas e dos 
procedimentos do Sistema de Saúde e Segurança da Vale. 
Existem alguns procedimentos, ferramentas e recursos que poderão ajudar o gestor nessa tarefa. 
São eles:
 > treinamentos como o Diálogo de Saúde e Segurança;
 > Registro de Condições Inseguras;
 > inspeções de Saúde e Segurança nas contratadas;
 > Treinamentos em PROs.
Além desses, existem outros que serão apresentados ao longo desta Unidade.
No Programa de Gestão de Saúde e Segurança da contratada, está previsto o registro e tratamento de todas 
as ocorrências de acidentes, com o sem perda de tempo, com ou sem afastamento. Essas informações 
geram a taxa de acidentes da Contratada. O fornecedor deve comunicar essa taxa, mensalmente, à área de 
Saúde e Segurança. 
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Você deve sempre fazer as solicitações de trabalho ao preposto, nunca 
diretamente aos empregafos da Contratada. As atividades devem 
obrigatoriamente ser precedidas por emissão de Permissão de Trabalho, 
conforme INS - 0063, que define quando a obrigatoriedade se aplica. 
No entanto, é dever do Gestor encorajar o contratado a emitir a PT para 
todas as atividades.
Se houver um acidente, a Contratada também deverá apresentar um plano de ação para o ocorrido 
conforme resultado da investigação do evento. Este plano deve ser aprovado pelo gestor de contratos.
Ao longo do contrato, alguns treinamentos precisam ser realizados, conforme especificação do escopo do 
contrato e critérios de medição acordados. 
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
A Contratada deve informar a realização ou a previsão para que os treinamentos ocorram. Um dos 
principais treinamentos é o Diálogo de Saúde e Segurança (DSS).
Outros treinamentos importantes acontecem quando há: 
 > criação de um novo PRO ou mudanças no PRO;> alterações no escopo do trabalho ou nos procedimentos;
 > necessidade clara de reciclagem do conhecimento dos empregados da Contratada; 
 > realização de uma campanha pontual da Vale. 
O gestor pode, apoiado pela área de Saúde e Segurança local, solicitar ao preposto a realização de 
treinamento dos empregados da Contratada.
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
O gestor deve sempre fazer as solicitações de trabalho ao preposto, 
nunca diretamente aos empregados da Contratada.
Toda vez que um trabalho na área é executado e ainda não existe um procedimento para ele, é preciso abrir 
uma Análise de Risco de Tarefa (ART). 
Caso muitas ARTs tenham sido abertas para uma mesma tarefa, significa que aquela atividade deixou de ser 
eventual e passou a ser contínua. Portanto, é preciso abrir um PRO para essa operação.
A equipe de Saúde e Segurança da Vale realiza, com periodicidade mínima mensal, a inspeção do 
desempenho operacional das Contratadas e Subcontratadas. 
Auditorias de Saúde e Segurança ocorrem trimestralmente durante a execução do contrato e medem o 
desempenho operacional das Contratadas e Subcontratadas. 
Para isso, o responsável de Saúde e Segurança da Contratada deve definir um cronograma de inspeções 
que será aprovado pelo gestor.
Os resultados da inspeção são inseridos no Sistema de Informação de Saúde e Segurança.
O preposto do fornecedor, com o apoio do gestor, deve elaborar um plano de ação para eventuais 
pendências identificadas.
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Execu
ção
Empresas que estejam operando com desvio1 devem ser acompanhadas pelo gestor. 
Algumas medidas de controle para esses casos podem incluir:
 > supervisão full time da Vale;
 > exigência de um profissional de segurança para a Contratada, caso não exista;
 > controles administrativos;
 > permissões especiais.
A Contratada também deve incentivar seus empregados a utilizarem o ROS, um formulário que aponta 
situações identificadas na área operacional e que podem gerar acidentes. As medidas para solucionar a 
ocorrência podem ser de obrigação da Vale ou da Contratada. 
Os exames periódicos também devem ser acompanhados na execução do contrato. Se o exame de um 
empregado da Contratada vencer e não for realizado um novo exame, o crachá para acesso às áreas 
operacionais poderá ficar bloqueado.
O gestor deve garantir a fiscalização de outros documentos, incluindo:
 > O registro, o licenciamento do veículo e a habilitação do condutor. 
 > A apresentação de todas as licenças, as autorizações, as permissões ou os alvarás necessários para a 
execução do serviço ou da obra, que devem ser expedidos pelas autoridades competentes. 
 > O atendimento e a adequação para os RACs – sempre que aplicável à natureza da prestação do 
serviço.
Se um contrato prevê uso de equipamentos, é preciso verificar se a manutenção preventiva acordada para 
ocorrer a cada período de tempo está sendo efetivamente executada.
Se a Contratada não estiver realizando a manutenção preventiva, impactará em muitas ações corretivas e 
aumentará o risco de acidentes. 
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Ao perceber que existem muitas manutenções corretivas em um 
determinado equipamento, o gestor deve solicitar à Contratada um 
plano de ação para identificar e corrigir o problema-raiz da quebra do 
equipamento. 
1. São requisitos não atendidos, para os quais, quando do interesse da Vale, será adotado um controle de gerenciamento de 
exceções que assegure medidas alternativas de controle para gerenciamento das condições de Saúde e Segurança
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
Gestão Administrativa e Financeira de Contratos Para a gestão administrativa e financeira dos contratos, o 
gestor receberá todo o apoio necessário da célula.
A célula acompanha o ritmo contratual, ou seja, verifica no farol se o valor dos gastos estimados no 
contrato é o efetivamente realizado.
Atenção
Resumo
Observando
Pesquisando
Relembrando
Farol é uma ferramenta de controle, alimentada diariamente pela célula, 
que permite acompanhar todo o ciclo de vida do contrato. 
Ele contém as informações contratuais mais relevantes, desde o objeto 
do contrato e seu valor, até as ações necessárias para o encerramento do 
contrato. 
Quando algum elemento do contrato sai de seu status normal por prazo 
ou valor, o farol sinaliza esse desvio, e a célula aciona o gestor para tomar 
as providências necessárias.
Caso o valor de gastos estimado esteja acima do previsto, o gestor optar por uma das duas orientações:
 > preparar-se para fazer um aditivo com antecedência; 
 > verificar a possibilidade de diminuição do ritmo de consumo.
Algumas decisões a serem tomadas com a proximidade do fim do contrato incluem:
 > dar continuidade ou não ao contrato;
 > revisar ou não a especificação, o QQP e os critérios de medição;
 > identificar se o contrato terminará no prazo normal.
O farol de contratos também acompanha o prazo para a contratação estabelecido por Suprimentos, 
indicando a antecedência necessária para a emissão de uma nova requisição. 
Assim, se há um prazo de contratação de 50 dias e haverá demanda pelo serviço, antes desses 50 dias, o 
gestor deverá se preparar para iniciar a contratação, como na imagem a seguir.
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Execu
ção
EXEMPLO DE PRAZO DE CONTRATAÇÃO
Caso o serviço não possa ser descontinuado, é imprescindível que o gestor também considere o tempo de 
mobilização para a nova contratação.
Uma requisição que não atenda ao tempo necessário entrará no processo de Suprimentos com status de 
emergencial2 , e a área solicitante deverá justificar essa contratação de emergência. Haverá uma aprovação 
diferenciada de acordo com a delegação de autoridade da Vale. 
Se alguma atividade for executada após o fim do período previsto, o contrato passará por regularização . A 
regularização3 é o processo necessário para ajustar qualquer serviço que esteja em execução sem 
cobertura contratual, seja de prazo ou de valor. 
Durante a execução, a célula fará um trabalho de diagnóstico do contrato, para que, em conjunto com o 
gestor, identifique:
 > se há inconsistências no escopo;
 > se o que foi requisitado é o que foi contratado;
 > se o que foi contratado é o executado;
 > se o que está sendo realizado é o que está sendo pago;
2. Emergencial: prevê um prazo de referência inferior ao prazo padrão da modalidade normal para execução do processo de 
suporte. Habilita um processo não concorrencial exigindo a aprovação conforme Instrução para o Processo de Aquisição (INS-0016). 
Emergencial Ad Hoc: Modalidade criada para atender com prontidão situações específicas que possam trazer prejuízo para a Vale 
(material ou de imagem), e requeiram um esforço conjunto de toda a equipe do SCS, incluindo acompanhamento especial da 
Equipe de Relacionamento com Clientes, para atendimento da solicitação da área usuária. Exemplo: acidente com dano ambiental, 
eventos que causem parada na produção (quebra do virador de vagão, carregador de navio, outras), eventos relacionados a riscos 
de segurança. 
3. Regularização: Homologação de processos de aquisições que foram efetuados, no interesse da Vale, diretamente pela área 
requisitante, sem que esta tivesse delegação da Diretoria Executiva da Vale para conduzir tais processos. Caracteriza-se por ser uma 
medida excepcional, que deve ser evitada.
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VALER - EDUCAÇÃO VALE
 > se os controles necessários estão sendo realizados;
 > se todos os documentos e comprovantes necessários estão regulares. 
Em um contrato com custo fixo e variável, por exemplo, uma forma de analisar se o que foi contratado é 
efetivamente consumido no contrato é analisar o custo fixo e o custo variável do fornecedor.
Se o consumo do custo variável está abaixo do estimado, é provável que o contrato esteja com mais horas 
do que o necessário para a execução do serviço.
Se, durante o diagnóstico, a célula apontar inconsistências na contratação e for interesse do gestor, os dois 
poderão revisar o contrato imediatamente e solicitar