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Publicado em GESTÃO ESCOLAR 25 de Abril | 2018
Organização
É hora de colocar ordem nos
documentos da escola
Gastar menos tempo com a papelada, quem não quer? Aprenda como ganhar
tempo na rotina escolar e na hora de atender professores e alunos
Laís Semis
Crédito: Unsplash/Samuel Zeller
As pilhas de papéis que se acumulam ao longo do ano letivo não são pequenas – e nem podem ser
ignoradas. Regimento, projetos, autorizações, fichas cadastrais, históricos escolares, prestação de
contas… haja espaço para tantos documentos! E é exatamente por todo esse volume que eles
precisam estar organizados para que possam ser encontrados facilmente na atribulada rotina escolar.
E se você acabou de pensar “Depois eu cuido disso”, saiba que falta de organização é o principal erro
que as instituiçõs cometem em relação aos documentos, de acordo com Vivian Staroski, professora no
Senac EAD e especialista em Supervisão, Orientação e Inspeção Escolar. “Comprometimento e
responsabilidade são questões chave”, diz. “Com organização e trabalho de organização em dia, a
possibilidade de erro [nos dados procurados] fica bastante reduzida”.
A rotina da escola não é a única prejudicada quando esses materiais não estão em dia. “Eles podem
inclusive atrapalhar o percurso de aprendizagem dos alunos”, atenta Maura Barbosa, da equipe
pedagógica da Comunidade Educativa CEDAC. Uma escola que não tem sistematizadas, por exemplo,
todas as informações do histórico escolar dos alunos, pode atrapalhar ou atrasar uma transferência.
“Além disso, quanto mais a escola está documentada, mais respaldo ela tem para gerir suas ações
administrativas”.
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LEIA MAIS Secretária: peça vital da organização
Embora o diretor seja o responsável legal, judicial e pedagógico pela instituição, nem todos os
documentos precisam ficar concentrados em sua sala. Claro que isso depende um pouco do espaço
que a escola possui e como se organiza a documentação. “No geral, os documentos que ficam na sala
do diretor são os relativos à administração. Os referentes aos alunos ficam na secretaria”, explica
Vivian. Apesar dessa divisão, a especialista explica que em algumas instituições de ensino – tanto
básico quanto superior –, os documentos ficam em uma sala central de arquivos e são solicitados à
secretaria escolar quando necessário. “Arquivos organizados e bem etiquetados podem estar em
espaços compartilhados”, diz.
É preciso guardar todos os documentos produzidos no ano?
Não. Cada documento tem um período de vigência e prazos de precaução (em que se guarda por um
prazo maior, caso alguém precise acessá-lo) para continuar nos arquivos da escola. Alguns podem ser
descartados após um período, enquanto outros precisam ser mantidos permanentemente na
instituição. Assim, o histórico escolar deve ser mantido por cinco anos após o rompimento do vínculo
do aluno com a instituição, ou seja, cinco anos depois que o aluno tiver deixado aquela escola. Depois
desse período, o histórico deve ser arquivado. Outros arquivos como as contas de água, gás e luz, por
exemplo, também precisam ser guardados por cinco anos a contar da data de aprovação das contas.
Depois desse período, podem ser descartados. Já as avaliações dos alunos devem ser devolvidas a eles
após os registros das notas. É possível conferir as recomendações específicas para cada documento na
tabela de temporalidade do Arquivo Nacional (veja os documentos da Educação Básica a partir da
página 30).
Vale dizer que os arquivos podem ser digitalizados – seja em sistemas da rede, softwares dedicados a
essa sistematização, em nuvem ou até organizados em planilhas no Google Drive. Aqui vale um
cuidado: o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) adverte que “a eliminação do original não pode ser
feita apenas porque ele foi digitalizado”. “A eliminação do documento original, bem como de sua cópia
digital, dependerá de uma avaliação prévia que definirá seu prazo de guarda e sua destinação”, aponta
o Conarq. Isso porque o suporte eletrônico não garante necessariamente a preservação do
documento. Os equipamentos e softwares podem quebrar ou ficar ultrapassados.
“É legal disponibilizar documentos digitais como, por exemplo, atestados de matrícula e frequência”,
diz Vivian. A rede de ensino público do estado do Paraná conta um aplicativo chamado Escola Paraná
Alunos. Por meio dele, tanto os estudantes quanto seus responsáveis podem consultar a grade de
aulas, notas e eventos escolares, como reuniões, entrega de trabalhos e provas. “Para tanto, é
necessário que as escolas que fornecem documentos de comunicação prestem atenção à segurança
digital, utilizando criptografia, monitorando seus servidores e bancos de dados”, afirma a especialista
do Senac. Por esse cuidado, uma opção é verificar se a rede já possui algum sistema que pode ser
utilizado para o atendimento online da comunidade. Para a organização interna, é possível usar
ferramentas como o Google Drive e Google Documents para se organizar ou até mesmo planilhas de
Excel. 
/conteudo/270/secretaria-peca-vital-da-organizacao
http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/codigos_tabelas/portaria_n0922011_tabela_de_temporalidade_e_destinao.pdf
https://novaescola.org.br/conteudo/10121/parana-lanca-aplicativo-que-conecta-professor-e-aluno
https://novaescola.org.br/conteudo/4674/como-e-por-que-usar-o-google-drive
Pensando em uma planilha para organizar os dados dos alunos, por exemplo, além de sistematizar
informações como nome, endereço, série, data de ingresso na instituição é possível incluir links para
outros documentos digitalizados – como os históricos escolares. Esses documentos podem ser
digitalizados no formato PDF. Após a digitalização, basta fazer o upload no Google Drive e incluir o link
gerado na planilha. É uma opção ágil para consulta de dados.
VEJA TAMBÉM Modelo de planilha para organizar os dados dos alunos
Para Maura Barbosa, as escolas ainda usam muito papel, mas o movimento de recorrer ao digital está
crescendo. “A tecnologia facilita na hora de encontrar os documentos, mas cada escola opta pelo que
funciona melhor na sua realidade”, pondera. “Seja em papel ou virtual, ela precisa estar em ordem”. 
Qual é a melhor forma de organizar os documentos?
Vivian Staroski destaca que na hora de classificar os arquivos é importante considerar as necessidades
da instituição. Há diversas formas para fazer essa organização: por data, ordem alfabética ou tipo de
arquivo. “A localização dos documentos pode ser facilitada pelo uso de cores ou de etiquetas nas
diferentes pastas. Dessa forma, é possível encontrar rapidamente o documento necessário evitando
perdas ou extravios”, sugere a professora do Senac. Além disso, a organização deve ser constante. Não
adianta esperar a papelada acumular ao final de cada semestre para fazer uma organização geral.
Esses momentos até podem acontecer: mas essa é a hora de ver o que já cumpriu sua função e está na
hora de ser descartado, o que pode ir para um arquivo morto em outro espaço da escola e rever a
forma de organização. Os documentos recebidos ou gerados devem ser organizados na secretaria e na
sala dos gestores assim que estiverem liberados. “É essencial criar entre os funcionários uma cultura
de organização e limpeza”, diz Vivian. Ela aponta que a secretaria é, muitas vezes, o primeiro contato
de um aluno ou responsável com a escola, portanto deve ser o cartão de visitas da instituição. “O
ambiente deve estar sempre arrumado para passar uma boa impressão a quem chega lá”.
/conteudo/546/modelo-de-planilha-para-organizar-os-dados-dos-alunos