CAP 03 - VOLUME 2_RECEBIMENTO

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GESTÃO DE ESTOQUES 
 
Volume 2 
 
RECEBIMENTO 
 
 
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GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS 
 
 
Antonio Augusto Junho Anastasia 
Governador do Estado de Minas Gerais 
 
 
Renata Maria Paes de Vilhena 
Secretária de Estado de Planejamento e Gestão 
 
 
Paulo Sérgio Martins Alves 
Secretário Adjunto 
 
 
André Abreu Reis 
Subsecretário de Planejamento, Orçamento e Qualidade do Gasto 
 
 
Ana Luiza Camargo Hirle 
Diretora da Superintendência Central de Recursos Logísticos e Patrimônio 
 
 
Marcos Eduardo Silva Soares 
Diretor da Diretoria Central de Administração Logística 
 
 
Coordenação 
Virgínia Bracarense Lopes 
 
Elaboração 
Cleidiane Figueiredo da Silva 
Michele Mie Rocha Kinoshita 
 
 
26 de Agosto de 2011 
 
Versão 1 
 
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ÍNDICE 
 
 
 O QUE É O RECEBIMENTO? .......................................................... 4 
 QUAL A IMPORTÂNCIA E O OBJETIVO DE FAZER O RECEBIMENTO DOS 
MATERIAIS DE FORMA ADEQUADA? ............................................... 5 
 CONFERÊNCIA DE MATERIAIS NO ATO DE RECEBIMENTO .................. 5 
 CHECK-LIST DE RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA DE MATERIAIS .......... 8 
 SIAD INFORMA! ....................................................................... 10 
 PRÓXIMOS PASSOS... ............................................................... 12 
 FIQUE ATENTO! ....................................................................... 12 
 SIGA O CAMINHO CERTO! .......................................................... 12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 Você sabe o que é recebimento? 
 Você sabe qual a importância e o 
objetivo de fazer o recebimento dos 
produtos de forma adequada no seu 
almoxarifado? 
 Você sabe como fazer o recebimento 
de forma adequada? 
 
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Esta cartilha tem como objetivo apresentar o que é o recebimento e qual sua 
importância para o dia-a-dia do almoxarifado, além de apresentar o documento 
check-list de recebimento e conferência de materiais e sua importância. 
 
 O que é o recebimento? 
O recebimento é o ato pelo qual a equipe do almoxarifado ou uma comissão 
designada, quando for o caso, recebe do fornecedor os materiais adquiridos pelo 
órgão/entidade, efetuando as conferências necessárias para dar o aceite dos 
produtos. 
Esses materiais devem ser entregues pelo fornecedor em local previamente 
determinado no contrato e conforme agendamento realizado junto ao 
almoxarifado. 
É no recebimento que a responsabilidade pela guarda e conservação do material é 
transferida do fornecedor ao órgão/entidade recebedor. 
O recebimento pode ser subdividido em duas etapas: provisório e definitivo. 
1. Recebimento Provisório: o material adquirido é entregue ao 
órgão/entidade no local definido, não implicando necessariamente em 
aceitação. Nesse momento serão realizados procedimentos de 
conferência para aceitar ou não a carga. 
2. Recebimento Definitivo: ato por meio do qual se declara, na 
documentação fiscal, que o material recebido está de acordo com as 
especificações do contrato. 
 
 
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 Qual a importância e o objetivo de fazer o recebimento dos 
materiais de forma adequada? 
O objetivo de se realizar o recebimento de materiais da forma orientada nesta 
cartilha é assegurar que o material entregue esteja em conformidade com as 
especificações constantes no contrato e/ou na Autorização de Fornecimento 
(AF) ou documento equivalente. 
Essa preocupação visa aumentar o controle e a confiabilidade em relação aos 
fornecedores, além de evitar retrabalho, desperdícios e ineficiência no 
almoxarifado. 
 
 Conferência de materiais no ato de recebimento 
O recebimento de materiais não consiste somente no ato de descarregá-los e 
armazená-los em algum lugar onde exista um espaço livre, para posterior 
utilização. 
As atividades de recebimento envolvem desde a recepção 
do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos 
estoques. É de extrema importância que sejam realizados 
os procedimentos de conferência antes de proceder ao 
recebimento definitivo. 
Alguns critérios devem ser verificados para o recebimento dos materiais 
adquiridos. 
Para aquisições com valores superiores a R$ 80.000,00, o recebimento não 
poderá ser feito pela equipe do almoxarifado. Nesse caso, o recebimento deve 
 
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ser realizado por uma comissão com, no mínimo, três membros. Essa 
determinação está prevista na Lei Federal nº. 8.666, de 21 de junho de 1993. 
Nesse caso, o almoxarifado receberá provisoriamente os materiais, para que a 
comissão designada realize o exame qualitativo conforme especificações 
contratadas. Após a verificação pela comissão responsável e respectiva 
aceitação, o almoxarifado poderá dar entrada nos materiais recebidos tanto 
fisicamente quanto no Sistema Integrado de Administração de Materiais e 
Serviços (SIAD). 
Quando os materiais adquiridos dependem apenas da conferência e da validação 
da nota fiscal em relação à autorização de fornecimento, poderão ser recebidos 
e aceitos pelo almoxarife/servidor. 
A conferência dos materiais recebidos pela equipe do almoxarifado deve ser 
realizada segundo os critérios abaixo: 
 
 Conferência visual: exame para constatação de avarias 
(defeitos), análise da disposição das cargas, observação das 
embalagens quanto a evidências de quebras, umidade, 
amassados, dentre outros. 
 Conferência quantitativa: verificação se a quantidade declarada pelo 
fornecedor na nota fiscal corresponde efetivamente à quantidade recebida, 
podendo ser realizada: 
1. Pelo volume total da entrega: quando a carga é averiguada em sua 
integralidade, contabilizando-se todos os itens que foram entregues. 
Pode ser realizada de duas maneiras: 
a) O servidor verifica a nota fiscal e, sabendo dos quantitativos dos 
materiais, faz a contagem da carga para apurar possiveis desvios; 
 
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b) O servidor faz a contagem da carga e depois compara com os 
quantitativos da nota fiscal identificando possiveis desvios. Essa 
técnica é conhecida como “contagem cega”. 
2. Por amostragem da carga: do quantitativo declarado na nota fiscal é 
definido um percentual de cada item que será objeto de verificação 
para apuração de possíveis desvios. 
 Conferência qualitativa: análise de qualidade efetuada por meio da 
confrontação das condições contratadas na Autorização de Fornecimento/ 
contrato com as consignadas na Nota Fiscal pelo fornecedor. Essa análise visa 
garantir o recebimento adequado do material contratado por meio do exame 
de suas características dimensionais, específicas e restrições de 
especificação. 
Após a conferência dos materiais recebidos no almoxarifado, o 
almoxarife/servidor ou comissão poderá realizar a recusa total, o recebimento 
total ou parcial. 
A recusa total consiste na situação em que a carga é recusada pelo 
almoxarife/servidor ou comissão, compreendendo as seguintes 
possibilidades: 
1. Nota fiscal não confere com a autorização de fornecimento; 
2. Falta de documentação além da nota fiscal, exigível para um dos 
itens; 
3. A especificação do item é diferente da constante na AF. 
 
Quando houver um desvio de quantidade superior a 3%, em relação à amostra 
analisada, para pelo menos um dos itens da AF, deve-se recusar o recebimento 
de toda a carga. 
 
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Nos casos da recusa total há a possibilidade de novo agendamento para entrega. 
 
O recebimento total corresponde à situação em que o fornecedor 
efetua a entrega corretamente, atendendo todos os requisitos de 
documentação, quantidade e qualidade dos itens; caso em que o 
recebimento é finalizado. 
 
O recebimento parcial consiste no aceite da parte “correta” dos 
itens, retendo a nota fiscal e agendando nova entrega para o 
quantitativo pendente. A nota fiscal somente será liberada quando 
a parte faltante for entregue corretamente. Para essa nova 
entrega, deverá ser realizado novo agendamento e novo procedimento de 
recebimento. Check-list de recebimento e conferência de materiais 
O check-list é um documento que lista os itens mínimos a serem 
verificados durante a execução de uma tarefa, sendo necessário 
observar determinados critérios previamente definidos e 
registrar eventuais problemas. 
Tratando-se do recebimento, esse documento auxilia na conferência visual, 
qualitativa e quantitativa dos materiais recebidos no almoxarifado. 
Recomenda-se a utilização do modelo padrão de check-list de recebimento e 
conferência de materiais, elaborado pela Secretaria de Estado de Planejamento 
e Gestão (SEPLAG) apresentado a seguir e disponível em: 
http://www.planejamento.mg.gov.br/governo/gestao_logistica/gestao_estoque/c
hecklist_recebimento.xls 
 
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CÓDIGO:
CÓDIGO:
Nº PROCESSO:
Nº EMPENHO:
Nº A.F.: DATA DA A.F.:
FORNECEDOR: CNPJ:
Nº DA N.F.: DATA DE EMISSÃO DA N.F.:
DATA AGENDADA: DATA RECEBIMENTO:
MATERIAL: CÓDIGO:
LOTE:
QUANTIDADE SOLICITADA: QUANTIDADE RECEBIDA:
QUANTIDADE ANALISADA: QUANTIDADE APROVADA:
MATERIAL: CÓDIGO:
LOTE:
QUANTIDADE SOLICITADA: QUANTIDADE RECEBIDA:
QUANTIDADE ANALISADA: QUANTIDADE APROVADA:
MATERIAL: CÓDIGO:
LOTE:
QUANTIDADE SOLICITADA: QUANTIDADE RECEBIDA:
QUANTIDADE ANALISADA: QUANTIDADE APROVADA:
MATERIAL: CÓDIGO:
LOTE:
QUANTIDADE SOLICITADA: QUANTIDADE RECEBIDA:
QUANTIDADE ANALISADA: QUANTIDADE APROVADA:
MATERIAL: CÓDIGO:
LOTE:
QUANTIDADE SOLICITADA: QUANTIDADE RECEBIDA:
QUANTIDADE ANALISADA: QUANTIDADE APROVADA:
SIM NÃO
 
DO FORNECEDOR
DA ENTREGA
PREENCHA OS ITENS DE ACORDO COM SUA CONFERÊNCIA
DOCUMENTAÇÃO
GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS
CHECK LIST DE RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA DE MATERIAIS
DA UNIDADE DE RECEBIMENTO
DA AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO E DO EMPENHO
UNID. RECEBIMENTO: 
ÓRGÃO: 
EMBALAGEM
TODOS AS CAIXAS DE EMBARQUE ESTÃO LACRADAS E IDENTIFICADAS?
TODAS AS ETIQUETAS ESTÃO VISÍVEIS PARA MELHOR CONFERÊNCIA?
A DESCRIÇÃO DO ITEM CONFERE COM O DESCRITO NA NOTA FISCAL?
A DOCUMENTAÇÃO ESTÁ SEM RASURAS?
A VALIDADE DESCRITA NA NOTA ESTÁ IGUAL AO IMPRESSO NA EMB. DO PRODUTO?
O LOTE DESCRITO NA NOTA ESTÁ IGUAL AO IMPRESSO NA EMB. DO PRODUTO?
ASSINATURA DO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA
NOME LEGÍVEL:
ASSINATURA:
DATA DE EMISSÃO DO EMPENHO:
O PREÇO UNITÁRIO CONSTANTE NA NF ESTÁ DE ACORDO COM O DESCRITO NA AF?
A DATA DA NF É IGUAL OU SUPERIOR A DATA DA AF?
VALIDADE
A VALIDADE DO MATERIAL É IGUAL A, NO MÍNIMO, 80% DO PRAZO TOTAL CONTADO
A PARTIR DA FABRICAÇÃO?
O CARREGAMENTO FOI ENTREGUE NA DATA PREVISTA?
A NOTA FISCAL ESTÁ DE ACORDO COM A AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO?
OS ITENS ENTREGUES ESTÃO DE ACORDO COM AS ESPECIFICAÇÕES DA AF?
A QUANTIDADE RECEBIDA DE CADA LOTE ESTÁ DE ACORDO COM O DESCRITO NA NF?
 
*Favor inserir observações no verso da página. 
- Quantidade solicitada: 
quantidade do item 
solicitada na AF. 
 - Quantidade recebida: 
quantidade efetivamente 
recebida do item. 
- Quantidade analisada: 
amostra de 15% sobre a 
quantidade constante na nota 
fiscal. 
- Quantidade aprovada: 
quantidade de itens da amostra 
que atendem à especificação. 
 
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Ressalta-se que o modelo proposto poderá ser adaptado pelos órgãos e entidades 
para inclusão de informações específicas consideradas necessárias de serem 
averiguadas e registradas. 
 
 SIAD Informa! 
Encontra-se disponível, no módulo de Compras do Portal de 
Compras, uma nova funcionalidade que permite a gestão de 
fornecimentos após a geração de uma autorização de 
fornecimento. 
Essa funcionalidade é resultado da ação conjunta de dois projetos: o Modelo 
Padronizado de Planejamento e Gestão de Compras Públicas – Pré-Compra – e o 
Gestão de Estoques. 
Tratando-se do Pré-Compra, a funcionalidade de gestão de fornecimentos atende 
à dimensão de Fornecedores, permitindo a análise e a avaliação da qualidade com 
que os fornecedores cumprem com suas obrigações frente à Administração 
Pública; sendo avaliados inicialmente os fornecedores que fornecem bens para a 
Administração. 
Para a realização desta análise, é necessário aprimorar o procedimento de 
recebimento de bens atualmente executado nos almoxarifados, pois são as 
equipes dos almoxarifados que coletarão as informações essenciais para a 
avaliação dos fornecedores. 
Com relação ao Projeto Gestão de Estoques, duas rotinas têm relação direta com 
a nova funcionalidade de gestão do fornecimento: agendamento para recebimento 
e recebimento. Sendo que o agendamento pretende auxiliar na organização das 
entregas pelos fornecedores, conforme a disponibilidade da equipe do 
 
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almoxarifado, evitando tumultos nos recebimentos e uma sobrecarga de trabalho 
no almoxarifado. Enquanto o segundo, recebimento, visa aprimorar a análise dos 
bens que são recebidos nos almoxarifados, fazendo uma avaliação mais criteriosa 
em relação ao que foi solicitado e ao que está efetivamente sendo entregue. Essa 
avaliação permitirá aferir a qualidade com que o fornecedor atende à 
Administração Pública, cumprindo com suas obrigações contratuais. 
Dessa forma, foram definidos critérios padronizados para auxiliar os 
almoxarifados nessa atividade de recebimento, que, por meio do check list 
apresentado na seção anterior e da nova funcionalidade disponível no Portal de 
Compras, poderão registrar todas as ocorrências averiguadas em cada entrega. 
Ainda, ao aprimorar o recebimento, registrando informações essenciais no Portal, 
contribui-se para uma maior integração entre as áreas de compras e 
almoxarifado, permitindo uma melhoria no planejamento e na gestão das 
aquisições da Administração Pública, bem como no acompanhamento da qualidade 
dos serviços e do atendimento dos fornecedores. 
As informações referentes à funcionalidade de Gestão do Fornecimento foram 
apresentadas no Portal de Compras por meio do Comunicado SIAD nº 05/2011 
Processo de compra – Gestão de Fornecimento. O comunicado SIAD encontra-se 
disponível no Portal de Compras (www.compras.mg.gov.br), assim como o check 
list de recebimento e conferência de materiais ou pelo link: 
http://www.compras.mg.gov.br/images/stories/ComunicadosSIAD/2011/comunic
ado-siad-05-2011-gestao-de-fornecimento.pdf 
 
 
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 Próximos passos... 
Após o recebimento, será efetuada a armazenagem dos 
materiais adquiridos pela Administração Pública, de acordo 
com diretrizes e procedimentos adequados. A próxima 
cartilha tratará a respeito do processo de armazenagem. 
 Fique Atento! 
Todas as cartilhas, elaboradas pela equipe da SEPLAG, 
estão disponíveis no site da Secretaria de Estado de 
Planejamento e Gestão (www.planejamento.mg.gov.br), 
no caminho: GOVERNO > GESTÃO LOGÍSTICA > 
GESTÃO DE ESTOQUES. 
 Siga o caminho certo! 
As cartilhas elaboradas pela equipe da SEPLAG possuem orientações e 
recomendações de como realizar os procedimentos de (1) agendamento de 
recebimento e de expedições, (2) de recebimento, (3) de armazenagem, (4) de 
carregamento/expedição, (5) de inventário e (6) de análise de obsolescência 
pelas equipes dos almoxarifados do Estado. 
Contribua com o desenvolvimento de boas 
práticas de gestão dos estoques do Governo 
de Minas e com a aplicação eficiente dos 
recursos públicos! Aprimore as atividades da 
equipe do seu almoxarifado adotando as 
orientações das cartilhas!