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Administração de Garagens SEST – Serviço Social do Transporte SENAT – Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte ead.sestsenat.org.br CDU 625.712.63:658 72 p. :il. – (EaD) Curso on-line – Administração de Garagens – Brasília: SEST/SENAT, 2016. 1. Garagem - administração. 2. Estacionamento - administração. I. Serviço Social do Transporte. II. Serviço Nacional de Aprendizagem do Transporte. III. Título. 3 Sumário Apresentação 6 Unidade 1 | Introdução à Administração de Garagens de Ônibus 8 1 A Organização Administrativa das Empresas Operadoras de Ônibus 10 1.1 Departamento de Administração 11 1.2 Departamento de Finanças 11 1.3 Departamento de Operação 12 1.4 Departamento de Manutenção 13 2 A Infraestrutura Básica de uma Garagem de Ônibus 13 Glossário 17 Atividades 18 Referências 19 Unidade 2 | Serviços Executados nas Garagens de Ônibus 20 1 Departamento de Manutenção 22 1.1 Divisão Técnico-Administrativa 22 1.2 Divisão de Almoxarifado 23 1.3 Divisão de Ferramentaria 24 1.4 Divisão de Manutenção Mecânica 25 1.5 Divisão de Manutenção Elétrica 26 1.6 Divisão de Borracharia 26 1.7 Divisão de Funilaria e Pintura 27 1.8 Divisão de Lavagem e Lubrificação 27 1.9 Divisão de Abastecimento de Combustíveis 28 Glossário 29 Atividades 30 Referências 31 4 Unidade 3 | Gerenciando os Profissionais das Garagens de Ônibus 32 1 Quais as Funções do Gerente de Garagem de Ônibus? 34 2 Profissionais que Trabalham nas Garagens de Ônibus 37 2.1 Técnico-Administrativos 38 2.2 Profissionais de Manutenção em Geral 38 Glossário 40 Atividades 41 Referências 42 Unidade 4 | Tecnologias Aplicadas ao Gerenciamento de Garagens de Ônibus 43 1 Entendendo a Necessidade de Aplicação de Tecnologias de Gerenciamento nas Garagens de Ônibus 45 1.1 Cadastro da Frota e Motoristas 45 1.2 Controle da Entrada e Saída de Veículos 46 1.3 Controle de Manutenção 47 1.4 Controle de Combustível 47 1.5 Controle de Suprimentos 47 2 Estrutura Básica de um Sistema de Controle de Manutenção 48 2.1 Ordem de Serviço (OS) 48 2.2 Ficha de Serviços a Serem Executados 48 2.3 Ficha de Serviços de Terceiros 49 2.4 Material Empregado 49 2.5 Tempo Gasto com Mão de Obra 50 3 Controle dos Custos 50 3.1 Controle da Produção de Mão de Obra Direta 50 3.2 Avaliação de Desempenho da Mão de Obra 51 3.3 Cálculo do Índice de Produtividade (P) 51 5 3.4 Cálculo do Índice de Improdutividade (I) 52 3.5 Cálculo do Índice de Horas Perdidas (L) 52 3.6 Cálculo do Índice de Rendimento (R) 53 3.7 Cálculo do Índice de Imobilização (I) 53 Glossário 55 Atividades 56 Referências 57 Unidade 5 | A Filosofia 5S Aplicada à Administração das Garagens de Ônibus 58 1 Conheça a Origem da Filosofia 5S 60 2 Significado dos 5S 60 2.1 Seiri 62 2.2 Seiton 63 2.3 Seiso 65 2.4 Seiketsu 66 2.5 Shitsuke 67 Glossário 68 Atividades 69 Referências 70 Gabarito 71 6 Apresentação Prezado(a) aluno(a), Desejamos boas-vindas ao Curso de Administração de Garagens! Vamos trabalhar juntos para desenvolver novos conhecimentos e aprofundar as competências que você já possui! O curso de Administração de Garagens está dividido em unidades para facilitar o aprendizado. No início de cada unidade, você será informado sobre o conteúdo a ser abordado e os objetivos que se pretende alcançar. Contaremos com a carga horária de 30 horas-aula, divididas em 5 unidades de 6 horas- aula, conforme especificado na tabela a seguir. Unidade Carga Horária Unidade 1 | Introdução à Administração de Garagens de Ônibus 6 h Unidade 2 | Serviços Executados nas Garagens de Ônibus 6 h Unidade 3 | Gerenciando os Profissionais das Garagens de Ônibus 6 h Unidade 4 | Tecnologias Aplicadas ao Gerenciamento de Garagens de Ônibus 6 h Unidade 5 | A Filosofia 5S Aplicada à Administração das Garagens de Ônibus 6 h 7 O texto contém ícones com a finalidade de orientar o estudo, estruturar o texto e ajudá-lo na compreensão do conteúdo. Você encontrará, também, situações extraídas do cotidiano, conceitos, exercícios de consolidação do conteúdo, filmes e links da Internet para complementar os estudos. Nesse sentido, esperamos que este curso seja muito proveitoso para você! Nosso intuito maior é o de apresentar dicas, conceitos e soluções práticas para ajudá-lo a resolver os problemas encontrados no seu dia a dia de trabalho. Bons estudos! 8 UNIDADE 1 | INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO DE GARAGENS DE ÔNIBUS 9 Unidade 1 | Introdução à Administração de Garagens de Ônibus f Como as empresas operadoras do serviço de transporte coletivo de ônibus se organizam administrativamente? Quais são os departamentos básicos? Qual a infraestrutura necessária para uma garagem de ônibus? É comum o usuário do transporte coletivo de ônibus, de qualquer cidade, não se dar conta de como funciona a estrutura das empresas que colocam um veículo em operação. No entanto, é fundamental que até o gerente da garagem de ônibus conheça a estrutura mínima que deve ser montada. Para iniciar esta unidade, apresentaremos a organização administrativa das empresas operadoras de ônibus e a infraestrutura básica de uma garagem de ônibus. 10 1 A Organização Administrativa das Empresas Operadoras de Ônibus Antes de adentrarmos no tema de administração de garagens de empresas operadoras de ônibus, é importante entender como ocorre a organização de tais empresas. Para a Associação Nacional de Transportes Públicos (ANTP, 2016) e Ferraz e Torres (2004), as empresas prestadoras de serviços de transporte coletivo urbano possuem, em geral, uma organização baseada em modelo piramidal, cuja estrutura apresenta uma hierarquia de autoridades bem definida. Com isso, a distribuição das atividades de comando leva à criação de departamentos e seções ou divisões que visam racionalizar os trabalhos. A Figura , a seguir, apresenta o organograma típico de uma empresa de transporte coletivo urbano. Fonte: Ferraz e Torres, 2004. 11 Observando a Figura anterior, percebemos que há quatro departamentos básicos nas empresas: Administração, Finanças, Operação e Manutenção. Existem, ainda, assessorias especializadas nas áreas Jurídica, de Engenharia, de Comunicação e de Relações Públicas. e Atente-se para o fato de ser comum as empresas contratarem serviços especializados, tais como: auditoria, capacitação e treinamento de pessoal, projetos e estudos diversos. A Secretaria atende à Direção, controlando a agenda dos diretores, marcando reuniões e demais eventos, redigindo correspondências, entre outros serviços. 1.1 Departamento de Administração Para Melter (2010) e Ferraz e Torres (2004), o Departamento de Administração é responsável pela divisão de pessoal e pela divisão de serviços gerais. A divisão de pessoal tem a atribuição de controlar as faltas dos funcionários, fazer o controle das horas trabalhadas, confeccionar a folha de pagamentos, acompanhar os processos de reclamações trabalhistas, efetivar os programas de capacitação de pessoal, entre outros. A divisão de serviços gerais zela pelo controle do patrimônio, dos serviços de conservação e limpeza, da escala de porteiros, guardas e atendentes, do recebimento e envio de correspondências, entre outras atividades. 1.2 Departamento de Finanças Consoante Melter (2010) e Ferraz e Torres (2004), o Departamento de Finanças engloba as seguintes divisões: tesouraria, contabilidade, compras, pagadoria e controle financeiro. 12 A divisão de tesouraria está encarregada de: controlar a arrecadação por meios físicos (papéis) e digitais (sistemas informáticos); conferir e registrar os boletins diários de movimentação de passageiros dos coletivos, dos guichês de venda de passagens e vale-transporte; conferir a marcação das catracas de controle do acesso em coletivos, estações e terminais; e realizar as operações bancárias cotidianas. a Os sistemas de informática ou computacionais da empresa devem permitir a integração entre seusvários departamentos. Por exemplo, o Departamento de Operação e o de Manutenção estão inter-relacionados em seus processos e, por isso, devem trocar os dados e informações confiáveis. A divisão de contabilidade realiza: o registro de todas as despesas e receitas da empresa; o arquivamento de todos os documentos fiscais e contábeis; os balancetes econômico-financeiros; e o preenchimento de documentos para recolhimento de tributos. A divisão de compras executa: o recebimento dos pedidos de aquisição de materiais; a contratação de serviços externos; a fiscalização do recebimento dos materiais adquiridos ou serviços contratados; e a emissão de ordens de pagamentos a serem enviadas à divisão de pagadoria. A divisão de pagadoria exerce as seguintes funções: prepara e entrega os pagamentos a terceiros; salda os compromissos da empresa para com seus empregados, entre outras. À divisão financeira compete: a verificação das receitas e despesas; a previsão do fluxo de investimentos; a realização das aplicações financeiras. 1.3 Departamento de Operação Segundo Melter (2010) e Ferraz e Torres (2004), o Departamento de Operação é o incumbido de executar a produção do transporte de passageiros e, em regra, é formado pelas divisões técnico-administrativa e de tráfego. 13 Na divisão técnico-administrativa, são realizadas as seguintes atividades: definição da programação operacional das linhas; determinação do número e do tipo de veículo a ser utilizado; elaboração das tabelas de horários; elaboração das escalas de pessoal; controle das ocorrências de acidentes e incidentes; medição dos serviços realizados; controles estatísticos, entre outras. Na divisão de tráfego, temos o trabalho dos operadores (motoristas e cobradores) e dos fiscais. Os motoristas e cobradores são os que realizam, propriamente, o serviço de transporte dos usuários. Os fiscais fazem a supervisão e o controle da operação, no que se refere ao cumprimento da programação operacional e às questões disciplinares dos operadores. 1.4 Departamento de Manutenção Na visão de Melter (2010) e Ferraz e Torres (2004), o Departamento de Manutenção é responsável por disponibilizar a frota de veículos à operação. As atividades de manutenção podem ser realizadas nas instalações da própria empresa e/ou nas de terceiros. Os serviços realizados no Departamento de Manutenção – situado no complexo das garagens de ônibus – serão conhecidos com mais detalhes na unidade seguinte. 2 A Infraestrutura Básica de uma Garagem de Ônibus De acordo com Ferraz e Torres (2004) e Molinero e Arellano (1998), a garagem de uma empresa de ônibus deve estar localizada o mais próximo possível da área de operação, a fim de reduzir a quilometragem ociosa da frota nos deslocamentos garagem-linhas, no início da jornada de trabalho pela manhã e ao final, à noite. Isso serve também para os casos de troca de veículos devido a defeitos, ida e volta dos veículos extras que operam somente em períodos de pico, entre outros. 14 c A garagem da empresa de ônibus urbano deve ter áreas cobertas, por exemplo, para as oficinas, o almoxarifado e o prédio administrativo, bem como uma área descoberta para o estacionamento dos ônibus – durante o dia, para os carros de reserva e, durante a noite, para toda a frota. A Proxima figura , é apresentado o exemplo de uma garagem com capacidade para 100 ônibus. Na garagem devem ser previstas áreas para administração, oficinas, estacionamento, abastecimento, vistoria e outras atividades, sendo recomendável, como referência, uma área bruta total de cerca de 200 m2/ônibus (FERRAZ; TORRES, 2004). Como referência, o número aproximado de boxes necessários para cada atividade e o total das oficinas da garagem de ônibus consta da Tabela 1, seguinte. Tabela 1: Exemplos de Referência do Número de Boxes em Função do Tamanho da Frota de Ônibus Fonte: adaptado de Torbi, 2014, e Ferraz e Torres, 2004. Boxes / Frota 50 100 150 200 Revisão 2 3 4 5 Lubrificação 1 1 2 2 Manutenção corretiva 2 4 7 9 Funilaria e pintura 2 3 4 5 Lavagem externa 1 1 1 1 Estimativa total 8 12 18 22 % Estimada em relação à frota 18 12 12 11 15 Exemplo de Layout de Garagem para até 100 Ônibus Fonte: adaptado de Ferraz e Torres, 2004. 16 Lembre-se de que a manutenção noturna permite reduzir o número total de ônibus na frota, apresentando, entretanto, maior custo de mão de obra, mais cara no período noturno. Por isso, muitas empresas operadoras adotam, como rotina, fazer a manutenção pesada durante o dia e deixar os reparos menores para o período noturno. No Brasil, segundo o IBGE (2016) e a Associação Nacional das Empresas de Transportes Urbanos (NTU, 2016), temos uma frota de mais de 387.000 ônibus urbanos, e a manutenção desses veículos, quanto mais bem realizada, maior é a sua contribuição para a mobilidade urbana (VASCONCELLOS, 2013). b Acesse os requisitos estabelecidos pela BHTRANS, em Belo Horizonte-MG, quanto aos aspectos da garagem de ônibus das operadoras de transporte coletivo (Requisitos Mínimos para a Prestação dos Serviços – item 1), disponíveis no link a seguir. http://w w w.bhtrans.pbh.gov.br/portal/page/portal/ p o r t a l p u b l i co d l / Te m a s /O n i b u s / g e s t a o - t r a n s p o r t e - onibus-2013/080318_Requisitos_mC3ADnimos_anexo_III.pdf Resumindo O entendimento inicial da organização das operadoras de transporte coletivo permite ao gerente de garagem de ônibus compreender a sua empresa, do ponto de vista administrativo e hierárquico, de modo que possa saber quem demandar pela busca de recursos financeiros e humanos. Saber relacionar-se com os profissionais de outros departamentos da empresa é fundamental para o desempenho das atividades do gerente de garagem e evita perda de tempo e aborrecimentos desnecessários. Cada órgão regulador e fiscalizador municipal pode estabelecer os requisitos mínimos para a infraestrutura das garagens de ônibus de suas operadoras. 17 Glossário Despesa: são os gastos, desembolsados ou devidos pela empresa, necessários ao desenvolvimento de suas operações. Receita: é o dinheiro que a empresa recebe ou tem direito a receber, proveniente das suas operações. Tributo: é uma obrigação de pagar, criada por lei, impondo aos indivíduos o dever de entregar parte de suas rendas e patrimônio para a manutenção e desenvolvimento do Estado. 18 a 1) Uma empresa operadora de serviços de transporte coletivo não pode apresentar em sua estrutura a Auditoria Interna. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 2) No Departamento de Finanças, a divisão de tesouraria está encarregada de: a. ( ) Controlar a arrecadação por meios físicos e digitais. b. ( ) Conferir e registrar os boletins diários de movimentação de passageiros. c. ( ) Realizar as operações bancárias cotidianas. d. ( ) Todas as alternativas anteriores estão corretas. 3) A infraestrutura de uma garagem de ônibus pode ser estabelecida pelo empresário sem a necessidade de atendimento aos requisitos de qualquer órgão municipal. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Atividades 19 Referências ANDRADE, W. M. Filosofia 5S. Portal da internet, 2016. Disponível em: <www.5s.com. br>. Acesso em: 5 jul. 2016. ANTP. Associação Nacional de Transportes Públicos. Portal oficial. Portal da internet, 2016. Disponível em: <www.antp.org.br>. Acesso em: 5 jul. 2016. 20 UNIDADE 2 | SERVIÇOS EXECUTADOS NAS GARAGENS DE ÔNIBUS 21 Unidade 2 | Serviços Executados nas Garagens de Ônibus f O que deve ser levado em conta para definir os serviços prestados nas garagens de ônibus? Como o Departamento de Manutenção de uma operadora de transporte coletivo pode se dividir? Quais são as suas funções? Se quiser verificar a importância do Departamento de Manutenção de uma operadora de transporte coletivo, experimente fechá-lo. Os ônibus teriam de ir parando devido à necessidadede reparos, as receitas financeiras não mais existiriam e os usuários – clientes finais – não podendo comparecer a seus trabalhos e suas empresas, também perderiam receita gradativamente. Haveria um grande caos urbano. Nesta unidade, falaremos do Departamento de Manutenção, especialmente de suas várias divisões e atividades. 22 1 Departamento de Manutenção Para Melter (2010) e Molinero e Arrellano (1998), o Departamento de Manutenção – que, normalmente, funciona nas garagens de ônibus – contempla as seguintes divisões: técnico-administrativa, almoxarifado, ferramentaria, mecânica, elétrica, borracharia, funilaria e pintura, lavagem e lubrificação e abastecimento. Como é grande a variedade, para agir com segurança na definição dos serviços que podem ser oferecidos em uma garagem de ônibus, o gestor de garagem deve considerar: • O perfil da frota da empresa; • A estrutura física disponível; • O grau de exigência em relação à qualidade dos serviços; • As tecnologias e equipamentos necessários e disponíveis; e • A disponibilidade e o perfil da mão de obra. 1.1 Divisão Técnico-Administrativa Segundo Melter (2010), a divisão técnico- administrativa é a responsável por: • Elaboração de planos de manutenção preventiva; • Controle da manutenção preventiva e corretiva; • Controle da durabilidade dos componentes, tais como pneus, peças e acessórios; • Consumo de insumos, tais como combustíveis e lubrificantes; 23 • Emissão de ordens de serviço (OSs); • Acompanhamento da execução dos serviços; • Fiscalização do trabalho dos funcionários; • Realização da inspeção na entrada e saída dos veículos da garagem; e • Controle de gastos com componentes e mão de obra. g Para a realização dessas funções, bem como daquelas de outras divisões, o Departamento de Manutenção geralmente possui softwares de manutenção específicos, que auxiliam desde o acompanhamento das rotinas de manutenção até o desempenho da frota, propiciando o monitoramento do desempenho individual de cada ônibus por meio de indicadores de desempenho (consumo de combustível, lubrificantes, pastilhas de freio, gastos individuais com manutenção, entre outros). 1.2 Divisão de Almoxarifado Para Melter (2010), entre as funções da divisão de almoxarifado, podemos elencar: • O controle do estoque de peças, acessórios e materiais diversos; • O fornecimento de componentes aos funcionários; • O fornecimento de equipamentos de proteção individual (EPIs) aos funcionários; • A solicitação de compra de novos componentes, quando o estoque alcança o ponto crítico; e • A realização de inventário anual de todos os componentes armazenados. 24 O gestor de garagens de ônibus deve estar atento à quantidade de componentes em estoque, uma vez que estes constituem parte do ativo imobilizado da empresa, ou seja, dinheiro estocado. Além disso, se o almoxarifado for muito grande, há despesas com os custos fixos (energia, água) e mão de obra. Por isso, é fundamental a análise do que é realmente necessário manter em estoque, principalmente sobre aqueles itens críticos, isto é, aqueles cuja falta pode fazer um ônibus parar por tempo indeterminado, levando a uma queda nas receitas e multas por parte do órgão fiscalizador. c Nesse sentido, grandes empresas de ônibus aliam-se a fornecedores de peças e acessórios, que passam a operar na área física do seu almoxarifado, fornecendo seus próprios insumos e mãos de obra durante todo o período de operação da empresa. 1.3 Divisão de Ferramentaria Para Melter (2010), as atividades principais da divisão de ferramentaria compreendem: • O controle do uso de ferramentas e equipamentos no trabalho de manutenção; • A inspeção das ferramentas entregues aos funcionários antes e após o seu uso; e • A orientação quanto ao uso correto das ferramentas e funcionalidades dos equipamentos. e Lembre-se de que equipamentos mais caros exigem uma atenção maior do responsável pela sua guarda e conservação. E até mesmo tais equipamentos necessitam de manutenção. Por isso, fique de olho nos manuais do proprietário de tais equipamentos, que estabelecem os procedimentos de manutenção periódica. 25 Normalmente, a divisão de ferramentaria também controla a frota de apoio à empresa e à manutenção e resgate, tais como: carros para uso administrativo, camionetes e caminhões-guincho. 1.4 Divisão de Manutenção Mecânica Segundo Melter (2010), a divisão de manutenção mecânica é responsável pela manutenção dos sistemas mecânicos dos veículos, destacando-se: • Motor: cilindros, bloco dos cilindros, cabeçote, êmbolos, anéis de vedação, biela, árvore de manivelas, válvulas, bomba de combustível, bomba injetora e injetores, entre outros; • Sistema de arrefecimento: radiador, fluido de arrefecimento, mangueiras, entre outros; • Eixo e suspensão: estabilizadores, amortecedores, cubos de roda, borrachas e guarnições, entre outros; • Transmissão e conjunto acelerador: terminais dos ponteiros, alavancas e batentes, bombas e reguladores, embreagem, entre outros; e • Freios. a As peças referentes aos sistemas de freios são as mais demandadas nas oficinais mecânicas de ônibus: pastilhas, tambores, guarnições, válvulas, entre outros. Por isso, negocie bem com o seu fornecedor! 26 1.5 Divisão de Manutenção Elétrica Para Melter (2010), a divisão de manutenção elétrica realiza os serviços nos componentes elétricos e eletrônicos da frota, englobando: • Alternadores; • Baterias; • Painéis de instrumentos: tacógrafo, indicadores de combustível, de temperatura, de pressão do óleo do motor e luzes indicadoras; • Faróis, lanternas e luzes de advertência; • Sistemas de iluminação interna e acionadores de parada; • Circuitos elétricos, cabeamentos e conexões; e • Sistemas de controle e monitoramento da frota. a Em garagens de ônibus, cujas edificações possuem ampla cobertura, já é comum a utilização de painéis solares, em que a energia solar captada, depois de convertida em energia elétrica, é empregada na alimentação de chuveiros dos funcionários e na iluminação interna das oficinas e pátios. Por isso, o gestor de garagens deve estar atento ao uso dessa possibilidade que, além de ajudar no aspecto ambiental, implica em economia significativa nos custos de energia elétrica. 1.6 Divisão de Borracharia Na visão de Melter (2010), a divisão de borracharia tem como principal atividade cuidar dos pneus da frota, realizando: 27 • Calibração; • Reparos; • Rodízios; e • Trocas. O gerente de garagem pode fazer parceria com uma empresa fornecedora de pneus, de modo a operar dentro da própria garagem. Isso pode eliminar, completamente, a necessidade de estoque próprio de pneus. 1.7 Divisão de Funilaria e Pintura Melter (2010) nos ensina que compete à divisão de funilaria e pintura: • O desamassamento ou substituição das partes danificadas; • Serviços de pintura em geral; • A pintura na parte externa do ônibus de acordo com o padrão da empresa e do órgão regulador e fiscalizador; e • O conserto de portas, janelas, bancos e revestimentos. 1.8 Divisão de Lavagem e Lubrificação A divisão de lavagem e lubrificação é encarregada da limpeza externa e interna dos ônibus e lubrificação de componentes (MELTER, 2010). Deve haver o controle de óleo: para o motor, hidráulico da direção, hidráulico de acionamento de freios, hidráulico de acionamento de embreagem, caixa de marcha e eixo traseiro (diferencial). 28 No processo de lavagem, podem ser utilizadas a lavagem manual e a lavagem por equipamentos, quando o veículo passa por um pórtico ou uma sala e os equipamentos realizam o serviço sem a interferência humana. A higienização interna é importante para a saúde do motorista e dos passageiros. No transporte público, o risco de contaminação em massa é grande, pois um passageiro doente pode passar algum vírus, ou outra doença contagiosa, para diversos usuários. Por isso, as empresassão obrigadas a realizar a descontaminação, frequentemente. c No processo de lavagem, a dica é reaproveitar a água. Depois de tratada, essa mesma água pode ser reutilizada nas descargas dos banheiros e na lavagem de pátios e estacionamentos. 1.9 Divisão de Abastecimento de Combustíveis Ainda na visão de Melter (2010), a divisão de abastecimento de combustíveis cuida de: • Colocação de combustível nos veículos; e • Preenchimento dos formulários de controle. b Assista, por meio do link disponível a seguir, à reportagem de uma operadora de ônibus de Rio das Ostras-RJ, que implantou o projeto de reaproveitamento de água de lavagem dos veículos. Chegam a ser economizados 650 mil litros de água por mês. https://www.youtube.com/watch?v=HAVNhy8C3U0 29 Resumindo Para definir com mais segurança os serviços a serem realizados na garagem de ônibus, é preciso considerar, entre outros: o perfil da frota da empresa, a estrutura física disponível e o grau de exigência em relação à qualidade dos serviços. Nada adianta a garagem de ônibus dispor de equipamentos e ferramentas de última geração se não capacita e treina seus profissionais. O gerente de garagem de ônibus deve possuir espírito inovador, contribuindo para reduzir custos da empresa e adotando atitudes ambientalmente sustentáveis. Exemplos: utilização de painéis solares e reúso da água de lavagem dos veículos. Glossário Periódico: que ocorre em intervalos regulares. Pórtico: portal; espaço coberto que serve de entrada para um espaço aberto entre o limite de um terreno e a entrada de uma construção ali situada. 30 a 1) Entre as funções da divisão de almoxarifado do Departamento de Manutenção, podemos elencar, exceto. a. ( ) Controle do estoque de peças, acessórios e materiais diversos. b. ( ) Fornecimento de componentes aos funcionários. c. ( ) Fornecimento de equipamentos de proteção individual (EPIs) aos funcionários. d. ( ) Realização de operações bancárias cotidianas. 2) A higienização interna do veículo é importante para a saúde do motorista e dos passageiros. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 3) Na divisão de borracharia da garagem de ônibus, são executados os seguintes serviços em relação aos pneus: a. ( ) Calibração. b. ( ) Reparos. c. ( ) Rodízios. d. ( ) Todas as alternativas anteriores estão corretas. Atividades 31 Referências CAMPOS, R. A Ferramenta 5S e suas Implicações na Gestão da Qualidade Total. Bauru: Unesp, 2005. CARVALHO, P. C. O Programa 5S e a Qualidade Total. Campinas: Alínea, 2011. FERRAZ, A. C. P.; TORRES, I. G. E. Transporte Público Urbano. São Carlos: Rima, 2004. 32 UNIDADE 3 | GERENCIANDO OS PROFISSIONAIS DAS GARAGENS DE ÔNIBUS 33 Unidade 3 | Gerenciando os Profissionais das Garagens de Ônibus f Quais as funções do gerente de garagem de ônibus? Quais as dificuldades no gerenciamento? E as funções dos demais profissionais que trabalham nas oficinas? A garagem de ônibus não é constituída apenas pela infraestrutura, equipamentos e ferramentas. Um dos seus principais patrimônios são os profissionais que atuam na empresa, sem os quais não haveria prestação de serviços. E o gerente deve ser o maestro de toda a orquestra! Nesta unidade, falaremos das funções desempenhadas pelo gerente da garagem de ônibus, identificando os principais desafios do gerenciamento e das demais atividades exercidas pelos profissionais, nas diversas áreas. 34 1 Quais as Funções do Gerente de Garagem de Ônibus? Consoante Melter (2010) e Molinero e Arrellano (1998), a atividade de gerenciamento de uma garagem de ônibus envolve muita responsabilidade, uma vez que a manutenção dos veículos é uma atividade essencial no contexto de prestação de serviços de transporte público. O gerente é responsável pela execução e controle das rotinas de trabalho nas várias divisões ou oficinas. Em uma empresa pequena, o acompanha todos os serviços. Já nas grandes empresas, o gerente pode contar com encarregados por cada grupo de atividade, tais como as divisões, já vistas dentro do Departamento de Manutenção. Cada encarregado é responsável pelo serviço e desempenho de sua equipe. Nesses casos, as atribuições de acompanhamento e controle são divididas com os encarregados, mas a responsabilidade final pelos resultados continua sendo do gerente! g Além da responsabilidade mencionada, o gerente também pode assumir responsabilidades como preposto (representante legal) da empresa perante a justiça e em órgãos governamentais, bem como assumir responsabilidades sobre ações comerciais, de treinamento, recrutamento, seleção, entre outras. Na Tabela 2, a seguir, pode-se conhecer as principais atividades que o gerente de garagem de ônibus deve desempenhar. 35 Tabela 2: Exemplos de Atribuições do Gerente de Garagem de Ônibus Atribuições Básicas do Gerente de Garagem de Ônibus Atividade Descrição Executar as políticas e programas de trabalho estabelecidos. O gerente deve ser o porta-voz da filosofia de trabalho da empresa para os colaboradores e para os agentes externos (fornecedores, terceirizados). É de sua responsabilidade verificar se o padrão dos serviços executados está seguindo o que foi determinado por seu superior ou pelo proprietário e se estes estão de acordo com o regulamento do órgão regulador e fiscalizador. Ajudar na seleção e no acompanhamento do desempenho de seus subordinados diretos. Acompanhar o trabalho dos subordinados levando em conta a necessidade de trabalhar em equipe, a impessoalidade, a necessidade de formar seu próprio substituto e o equilíbrio entre conhecimento técnico e facilidade de relacionamento com os outros colegas. Coordenar a atuação dos subordinados diretos e o entrosamento entre eles. O gerente deve orientar os colaboradores sobre as políticas e critérios de relacionamento, estimulando a troca de informações e experiências na empresa. Analisar periodicamente o desempenho operacional e os custos da garagem da empresa. O desempenho deve ser acompanhado e analisado para traçar as diretrizes da empresa e tomar medidas capazes de ajustar os serviços para serem cada vez mais eficientes. Manter contatos institucionais. Manter relacionamento com autoridades de fiscalização, fornecedores locais, entidades de classe e outras garagens. 36 Fonte: adaptado de Melter, 2010, e Schlüter e Schlüter, 2005. Aplicar os controles de operação e manutenção traçados pela chefia. Controlar os procedimentos da operação e de manutenção por meio de indicadores de desempenho, realizando correções necessárias para o bom andamento dos serviços. Fornecer informações à chefia superior conforme solicitado. Como a informação é perecível, seu aproveitamento depende de fontes alimentadoras disciplinadas e metódicas. O gerente deve armazenar e fornecer informações sobre as atividades da empresa conforme programado e solicitado. Manter a estrutura e os equipamentos de reparos sempre em condições de uso. Acompanhar e fazer cumprir todas as exigências dos órgãos ambientais. É atribuição do gerente garantir as condições da infraestrutura e a existência de equipamentos em perfeito estado de uso, por meio de manutenção adequada, limpeza correta e frequente, organização dos espaços e qualidade no ambiente de trabalho. O gerente, ainda, deve se atentar para os procedimentos que envolvem as normas ambientais, evitando causar danos ao meio ambiente, além de outros prejuízos para a empresa. Monitorar o período de trabalho do pessoal, o uso de EPIs, o correto manuseio de ferramentas e equipamentos. O gerente deve controlar ou garantir o controle de todas as atividades relacionadas às rotinas de trabalho dos funcionários, evitando problemas trabalhistas, danos à saúde e outros problemas que podem comprometer o bom andamento dos serviçose o bem- estar dos funcionários. 37 Outro cuidado que o gerente de garagem deve ter é a adequação do número de profissionais à estrutura disponível e aos serviços oferecidos. É importante não manter um excesso de profissionais trabalhando em suas oficinas. No entanto, não se pode perder os clientes internos ou atendê-los de modo inadequado por falta de profissionais! a A falta de profissionais pode resultar em manutenções imperfeitas, não cumprimento de prazos, custos desnecessários e insatisfação! Esses problemas podem gerar danos à imagem de sua empresa! 2 Profissionais que Trabalham nas Garagens de Ônibus Para Melter (201o) e Molinero e Arellano (1998), as atividades desempenhadas nas garagens de ônibus são vitais para os serviços de transporte. Porém, uma empresa é constituída, primeiramente, de pessoas, porque são elas que utilizam os recursos para realizar as tarefas. Não adianta a garagem de ônibus ser bem estruturada, com equipamentos novos, sem ter pessoal para trabalhar! Possuir profissionais qualificados é considerado um fator crítico para o sucesso das empresas que prestam o serviço de transporte coletivo. São os funcionários que moldam a imagem de sua empresa, pois executam os serviços cujos resultados são percebidos pelo cliente final — o usuário dos serviços de transporte! 38 c Para garantir uma imagem de seriedade, segurança e confiabilidade aos clientes finais – usuários do transporte, sua empresa precisa ter funcionários preparados e treinados para oferecer aos clientes um ótimo serviço, e de tal modo que ele seja claramente percebido. É necessário buscar profissionais com conhecimento técnico e investir em qualificação e experiência para as funções! 2.1 Técnico-Administrativos Consoante Melter (2010), os profissionais que laboram na divisão técnico-administrativa são responsáveis desde a elaboração dos planos de manutenção preventiva, passando pela operação de softwares específicos de manutenção, até o controle de gastos com componentes e mão de obra. Para a realização dessas funções, tais profissionais devem conhecer muito bem os veículos e os tipos de serviço oferecidos. Significa que, dentre outras coisas, eles devem saber quanto tempo leva para trocar o óleo ou um pneu, quantos profissionais vão estar envolvidos na operação e outras informações relevantes. 2.2 Profissionais de Manutenção em Geral Nesta categoria, podemos elencar todos os profissionais que trabalham nas divisões de almoxarifado, ferramentaria, manutenção mecânica, manutenção elétrica, borracharia, funilaria e pintura, lavagem e lubrificação e abastecimento de combustíveis. Esses profissionais realizam suas tarefas em lugares fechados ou abertos, com barulhos característicos de motores, alarmes, ferramentas e equipamentos. 39 a Todos esses profissionais devem utilizar os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) para se protegerem dos diversos perigos a que estão expostos nas oficinas. Em geral, são utilizadas luvas, máscaras, protetores auriculares e óculos para proteger de faíscas, peças que caem dos veículos, barulho excessivo, entre outros. Os trabalhadores de manutenção geral devem realizar cursos profissionalizantes específicos de mecânica veicular, eletricidade veicular, suspensão, borracharia, para citar alguns. Dentre as atividades desenvolvidas e que exigem uma contínua e qualificada capacitação, podemos citar: • A elaboração de plano de manutenção veicular; • A realização de manutenção de motores, sistemas e partes do veículo; • A substituição de peças dos diversos sistemas do veículo; • A reparação de componentes e sistemas de veículos; e • A execução de testes de desempenho de componentes e sistemas de veículos. b No link disponível a seguir, assista à reportagem que mostra os diversos profissionais da garagem de ônibus trabalhando durante a madrugada. https://www.youtube.com/watch?v=ObpAPEKHolM Além desses profissionais, dependendo do porte da garagem de ônibus, podem ser encontrados os copeiros, auxiliares de limpeza, vigias patrimoniais, estagiários, entre outros. 40 Resumindo O gerente da garagem de ônibus é o cartão de visitas da empresa. É ele o grande maestro que faz todas as equipes trabalharem em harmonia para atender às necessidades dos seus clientes internos e externos. Uma boa garagem de ônibus deve possuir profissionais qualificados e experientes, bem como aptos a atenderem o seu nicho de mercado. Em uma garagem de ônibus, o almoxarife, por exemplo, tem como principal função garantir que as peças estejam no momento adequado na mão do mecânico, sem gastar muito com o estoque. Glossário Equipamentos de Proteção Individual (EPIs): refere-se a todo dispositivo ou produto de uso individual utilizado pelo trabalhador com a finalidade de protegê-lo dos riscos capazes de ameaçar a sua segurança e a sua saúde. Laborar: ocupar-se em algum ofício, trabalho. 41 a 1) O gerente da garagem de ônibus deve orientar os colaboradores sobre as políticas e critérios de relacionamento, estimulando a troca de informações e experiências na empresa. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 2) Entre as atribuições básicas do gerente da garagem de ônibus, citam-se, exceto: a. ( ) Executar as políticas e programas de trabalho estabelecidos. b. ( ) Ajudar na seleção e no acompanhamento do desempenho de seus subordinados diretos. c. ( ) Coordenar a atuação dos subordinados diretos e o entrosamento entre eles. d. ( ) Financiar os cursos de aperfeiçoamento dos mecânicos periodicamente. 3) O gerente da garagem de ônibus também pode assumir responsabilidades como preposto (representante legal) da empresa perante a justiça. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Atividades 42 Referências FOUNDATION FOR LEAN. Process Implementation Through 5S: Laying the Foundation for Lean. New York: Productivity, 2016. HIRANO, H. 5S na Prática. São Paulo: IMAM, 1994. IBGE. Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística. Portal oficial. Portal da internet, 2016. Disponível em: <www.ibge.gov.br>. Acesso em: 5 jul. 2016. 43 UNIDADE 4 | TECNOLOGIAS APLICADAS AO GERENCIAMENTO DE GARAGENS DE ÔNIBUS 44 Unidade 4 | Tecnologias Aplicadas ao Gerenciamento de Garagens de Ônibus f Existem tecnologias para gerenciar uma garagem de ônibus? O que pode ser informatizado? As oficinas da garagem estão sendo produtivas? E o que dizer do rendimento da mão de obra de seus profissionais? Já se foi o tempo em que a Administração da Garagem de ônibus acontecia por meio de anotações manuais em pedaços de papel espalhados ao longo da empresa. Uma garagem de ônibus deve ser bem administrada como qualquer outra empresa, com eficiência e apresentação de resultados, caso contrário, haverá prejuízo na certa. Nesta unidade, conheceremos as tecnologias de gerenciamento das garagens de ônibus, a estrutura básica de um sistema de controle de manutenção, e ainda, ajudaremos a controlar os custos de mão de obra. 45 1 Entendendo a Necessidade de Aplicação de Tecnologias de Gerenciamento nas Garagens de Ônibus Para Melter (2010) e Schlüter & Schlüter (2005), o uso de recursos de informática é cada vez mais comum no gerenciamento de garagens de ônibus e outros serviços ligados ao setor de transportes. Programas de computador específicos para o setor – os chamados softwares – são oferecidos por inúmeros fornecedores, com ferramentas para vários fins. Sua grande vantagem é dar mais agilidade e precisão às decisões, reduzindo os custos da empresa. 1.1 Cadastro da Frota e Motoristas O cadastro da frota e dos motoristas permite ao gerente de garagem acessar todos os dados referentes aos veículos e seus motoristas. Com relação aos veículos, você pode ter informações tais como: marca/modelo, ano de fabricação, número do chassi, data de aquisição, manutenções requeridas pelo fabricante doveículo e as datas em que foram realizadas, histórico das manutenções realizadas nas oficinas da garagem de ônibus, quilometragem rodada, profissionais de manutenção que trabalharam no veículo, consumo de combustível e de lubrificantes, datas de ocorrências importantes (batidas), principais peças trocadas, gastos com manutenção e mão de obra. Se bem organizadas e registradas, todas essas informações poderão auxiliá-lo a perceber o momento correto de substituir determinado veículo da frota, uma vez que seus custos de manutenção estarão altos demais em relação à sua arrecadação diária. 46 No que tange aos motoristas, o banco de dados pode incluir: nome completo, número da matrícula na empresa, idade, cursos realizados relacionados à condução do veículo, horas de trabalho no veículo, histórico de manutenção em relação ao motorista, eventos observados, gastos com peças e acessórios e mão de obra. Da mesma forma, se bem organizados e registrados, esse conjunto de informações pode mostrar ao gerente de Garagem quando é necessário treinar o motorista para temas específicos, por exemplo, para uma condução mais econômica do veículo ou direção defensiva. c O cadastro da frota e dos motoristas deve ser cuidado e guardado! A empresa é responsável pelo sigilo dos dados gerados, especialmente em relação aos motoristas, que devem ser usados pela empresa de forma adequada e com ética! 1.2 Controle da Entrada e Saída de Veículos O controle da entrada e saída de veículos representa o cadastro dos veículos que entraram na garagem de ônibus para realização de algum serviço. Com isso, devem ser coletados todos os dados necessários desde os referentes ao veículo até os relacionados ao motorista. Quanto mais informações sobre o defeito apresentado, mais rápido será o diagnóstico e a realização da manutenção ou reparo necessário. a Quando conclusos os serviços, o responsável pela entrega do veículo na saída deve conferir, com o motorista que o receber, todas as suas condições de funcionamento, e registrá-las no sistema. 47 1.3 Controle de Manutenção O controle de manutenção engloba o cadastro de solicitação, o registro de ocorrências, a solicitação de aprovação de serviços pelo encarregado, o apontamento de materiais, o apontamento de mão de obra interna, o apontamento de serviços externos, o lançamento de nota fiscal dos serviços externos, dentre outros. 1.4 Controle de Combustível O controle de combustível diz respeito ao controle das ordens de abastecimento internas (garagem) e externas (postos de combustíveis), aos requerimentos de aprovação, ao controle de estoque, ao controle das bombas e ao lançamento das notas fiscais dos abastecimentos. 1.5 Controle de Suprimentos O controle de suprimentos abarca a requisição de consumo, a requisição de compra, as ordens de compra, o controle de aprovação, a baixa direta de estoque das ordens de serviços, o controle de saldos e custos e alimentação dos sistemas de contabilidade da empresa. 48 2 Estrutura Básica de um Sistema de Controle de Manutenção Para Melter (2010), Filho (2010) e Dorigo e Nascif (2009), cada programa de computador utiliza uma estrutura para controle e gerenciamento de uma garagem de ônibus. A empresa pode desenvolver seu próprio sistema, de acordo com suas necessidades. No entanto, podem ser destacados alguns itens comuns a diversos programas. 2.1 Ordem de Serviço (OS) A Ordem de Serviço é essencial para o acompanhamento da manutenção, bem como é fonte de informações para o cálculo do custo operacional. Deve conter todos os dados do serviço solicitado, bem como sua duração e os profissionais envolvidos. 2.2 Ficha de Serviços a Serem Executados Preenchida no ato da inspeção do veículo, geralmente por encarregados das divisões do Departamento de Manutenção ou seus auxiliares diretos. Indica todos os defeitos e o tipo de manutenção necessária. Se a frota for grande, aconselha-se determinar o tempo-padrão para cada tarefa. Também é aconselhável anotar os defeitos verificados pelo condutor do veículo. 49 2.3 Ficha de Serviços de Terceiros Necessária nos casos de serviços mais complexos, quando as oficinas da garagem de ônibus não executam diretamente a atividade, como retífica de motor, mudança de estofamentos, entre outros. Essa operação deve ser informada ao gerente de garagem, que pode autorizar que o serviço seja realizado por outra oficina. 2.4 Material Empregado Formulário reservado para anotações das peças e materiais utilizados na operação de manutenção ou reparo. Seu conteúdo deve ser confirmado por meio da ficha de requisição de materiais fornecida pela divisão de almoxarifado de peças, ou pela nota fiscal, caso não haja em estoque o material utilizado. b Comprar peças de qualidade e com menor custo representa uma boa estratégia para as oficinas mecânicas. Leia, no link disponível a seguir, a entrevista sobre a entrada de uma nova empresa italiana de tubulações e mangueiras para o mercado original e de reposição. http://omecanico.com.br/category/revista/258 50 2.5 Tempo Gasto com Mão de Obra Intervalo de tempo gasto pelos profissionais na atividade de manutenção, registrando- se os momentos de início e de término de cada operação. Esses valores devem ser comparados aos valores médios historiados, para análise de produtividade e eficiência. 3 Controle dos Custos Segundo Melter (2010), Filho (2010) e Dorigo & Nascif (2009), esse controle consiste na apropriação dos custos gerados pelo Departamento de Manutenção. Trata-se de um quadro demonstrativo, contendo os vários itens do custo que, somados, fornecem o custo da manutenção. É realizado a partir do preenchimento da ficha técnica do serviço, ao final de cada manutenção. 3.1 Controle da Produção de Mão de Obra Direta Deve ser efetuado por meio de um boletim de serviço, que funciona simultaneamente com a ordem de serviço. É necessário um documento individual por funcionário, no qual são registradas, em horas, todas suas tarefas diárias, tais como: • Tempo trabalhado: o tempo em que o funcionário executou qualquer tarefa, dentro de suas atribuições. • Tempo ocioso: corresponde ao tempo em que o funcionário ficou à disposição, por falta de serviço. 51 • Tempo improdutivo: corresponde ao tempo em que o funcionário ficou desviado de suas atribuições, executando outras que não são comuns em seu trabalho cotidiano. • Falta ao serviço: registra os períodos em que o funcionário não se encontrava na empresa, por motivos de doença, atraso, entre outros. 3.2 Avaliação de Desempenho da Mão de Obra Os boletins de serviço devem ser enviados diariamente à divisão técnico-administrativa e registrados na ficha mensal de cada funcionário. a Com os dados coletados, pode-se avaliar o desempenho da mão de obra e a produção do grupo, para fins de dimensionamento, bem como para remanejar o pessoal, quando necessário. 3.3 Cálculo do Índice de Produtividade (P) Calculado em função da relação entre o tempo trabalhado pelo funcionário e seu tempo disponível, sendo: Em que: SV: tempo de serviço no veículo SB: tempo de serviço na bancada SE: tempo referente a serviços especiais DP: tempo disponível 52 3.4 Cálculo do Índice de Improdutividade (I) É calculado em função das horas improdutivas do empregado: Em que: FS: tempo transcorrido na falta de serviço SO: tempo transcorrido na realização de serviços gerais de oficina DP: tempo disponível 3.5 Cálculo do Índice de Horas Perdidas (L) É calculado da seguinte forma: Em que: FAD: tempo transcorrido no caso de falta, atraso ou dispensa DP: tempo disponível 53 3.6 Cálculo do Índice de Rendimento (R) Cálculo do rendimento da mão de obra. Esse item somente poderá ser utilizado caso a empresa trabalhe com tempo-padrão para os serviços de manutenção: Em que: PV: tempo previsto ou tempo-padrão 3.7 Cálculo do Índice de Imobilização(I) Para que a disponibilidade do veículo seja controlada, é necessário manter, sob registro, toda a entrada do veículo em manutenção. Assim sendo, toda vez em que ele estiver em manutenção, será considerado imobilizado. Esse controle serve para registrar a entrada e saída de cada veículo na garagem de ônibus e fornecer dados para relatórios demonstrativos das imobilizações ocorridas. h Para a garagem de ônibus, fica a responsabilidade de manter a qualidade dos serviços e evitar, ao máximo, a imobilização de cada veículo. Com o controle, pode-se localizar os pontos de estrangulamento e racionalizar o fluxo de veículos nos setores de reparo, visando à minimização dos tempos gastos na manutenção veicular. O elemento básico para este planejamento é ter conhecimento da disponibilidade da frota. Portanto, isso passa a ser um dos objetivos do gerente de garagem e dos seus encarregados. Tais profissionais devem manter um determinado percentual de imobilização ao mês para que seus objetivos sejam alcançados. Para isso, podem valer- se do cálculo do índice de imobilização apresentado a seguir. 54 Com o cálculo desse Índice de Imobilização (I), a empresa pode analisar o desempenho real e compará-lo com o desempenho previsto, por meio de: Conhecer os custos envolvidos com a realização de atividades na garagem de ônibus é indispensável para o controle dos serviços e apuração do resultado do trabalho realizado. Várias são as decisões a serem tomadas no dia a dia, sendo que essas decisões implicam em maior e menor custo das atividades e, consequentemente, influenciam no lucro da empresa. b Assista ao vídeo de apresentação de software de gerenciamento de oficinas, disponível no link a seguir. https://www.youtube.com/watch?v=UzuIjKMjORA&list=PLOnF 6sY0TzWg7goKDUh%20DJjB5Ih1PXKiaq&feature=iv&src_ vid=t5QaXgm4rZo&annotation_id=annotation_34%20 69495907 55 Resumindo As atividades da garagem de ônibus são complexas, pois envolvem vários profissionais distintos, máquinas e equipamentos, bem como materiais e ferramentas diversas. O gerente da garagem de ônibus é o profissional responsável por garantir que o estabelecimento irá funcionar de modo satisfatório, fazendo com que as atividades se tornem cada vez mais eficientes e eficazes. A atenção aos custos relacionados à execução dos serviços é fundamental para o sucesso da empresa. Cabe ao gerente da garagem ajudar na redução desses custos, sem prejudicar a qualidade dos serviços prestados. Por isso, o gerente deve se esforçar ao máximo para entender e colocar em funcionamento todas as tecnologias em que a empresa investiu, treinando os empregados para evitar falhas de procedimento. Glossário Dimensionamento: ação de indicar a extensão ou importância de algo. Ética: conjunto de princípios, normas e regras que devem ser seguidos para que se estabeleça um comportamento moral exemplar. 56 a 1) A Ordem de Serviço é essencial para o acompanhamento da manutenção, porém, não constitui fonte de informações para o cálculo do custo operacional da garagem de ônibus. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 2) É preenchida no ato da inspeção do veículo. Indica todos os defeitos e o tipo de manutenção necessária. Estamos falando de: a. ( ) Ficha de Serviços de Terceiros. b. ( ) Ficha de Material a ser Empregado. c. ( ) Ficha de Cadastro de Clientes. d. ( ) Ficha de Serviços a serem Executados. 3) O cadastro da frota e dos motoristas permite monitorar o desempenho da frota e dos profissionais que conduzem os veículos. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Atividades 57 Referências FOUNDATION FOR LEAN. Process Implementation Through 5S: Laying the Foundation for Lean. New York: Productivity, 2016. HIRANO, H. 5S na Prática. São Paulo: IMAM, 1994. IBGE. Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística. Portal oficial. Portal da internet, 2016. Disponível em: <www.ibge.gov.br>. Acesso em: 5 jul. 2016. 58 UNIDADE 5 | A FILOSOFIA 5S APLICADA À ADMINISTRAÇÃO DAS GARAGENS DE ÔNIBUS 59 Unidade 5 | A Filosofia 5S Aplicada à Administração das Garagens de Ônibus f Você sabe qual é a origem da Filosofia 5S? O que significa cada um dos seus termos? Como fazer para praticar cada um deles? A Filosofia 5S representa o bom senso — que pode ser ensinado e praticado para o crescimento humano e profissional na área de manutenção das operadoras de transporte coletivo. Está diretamente associada à eficiência e eficácia na realização das tarefas diárias e na busca contínua por excelência nos serviços prestados. Nesta unidade, vamos iniciar conhecendo a origem da Filosofia 5S. Na sequência, falaremos sobre o significado de cada um dos termos dos 5S e de como praticá-los. 60 1 Conheça a Origem da Filosofia 5S De acordo com Andrade (2016) e o Instituto IMAM (1994), a Filosofia 5S surgiu nas empresas do Japão durante a reconstrução do país, após a Segunda Guerra Mundial, quando os japoneses receberam orientação de especialistas americanos sobre como fazer o controle de qualidade. Assim, os japoneses foram aperfeiçoando os processos industriais dos norte-americanos, resultando o denominado Total Quality Control (TQC — Controle da Qualidade Total). O TQC, que teve como uma de suas bases a aplicação da Filosofia 5S, é entendido como o controle dos processos para assegurar o resultado final, entregando os produtos e serviços conforme a expectativa do cliente. Repare que, no seu caso, o cliente interno é o Departamento de Operações e o cliente final da empresa de transporte é o usuário da prestação dos serviços de transporte coletivo. 2 Significado dos 5S De acordo com Campos (2005), a função da Filosofia do 5S é sensibilizar as pessoas, simplificando o aprendizado e a prática dos conceitos e técnicas para a qualidade. Isso inclui providências tais como: cuidar dos ambientes de trabalho, equipamentos, materiais e colegas. Os 5S tiveram origem em cinco palavras japonesas que começam com a letra “S”. Confira, na Tabela 3, a seguir, o significado de cada termo. 61 Tabela 3: Significado dos 5S Fonte: adaptado de Andrade, 2016. Vamos mostrar o que significa cada uma dessas práticas e como podem ser aplicadas ao seu trabalho de gerente de garagem de ônibus. Termo Nipônico Termo em Português Significado Seiri Senso de utilização Separar o que é útil do que não é. Melhorar o uso do que é útil. Seiton Senso de organização Um lugar para cada coisa. Cada coisa no seu lugar. Seiso Senso de limpeza Limpar e evitar sujar. Seiketsu Senso de saúde Padronizar as práticas saudáveis. Shitsuke Senso de disciplina Assumir a responsabilidade de seguir os padrões. 62 2.1 Seiri Seiri refere-se ao senso de utilização. Consiste em deixar, no ambiente de trabalho, somente o que é extremamente necessário. Seiri significa usar recursos disponíveis, com bom senso e equilíbrio, identificando materiais, equipamentos, ferramentas, informações e dados necessários e desnecessários, descartando ou dando a devida destinação àquilo considerado desnecessário ao exercício das atividades. Mas, como você pode aplicar o seiri nas atividades de uma garagem de ônibus? Para Campos et al. (2005) e Hirano (1994), você deve aplicar o seiri para eliminar não apenas os desperdícios de coisas materiais, como também as tarefas desnecessárias, analisando o trabalho e evitando, com isso, esforços desnecessários. Porém, o senso de utilização pressupõe que além de identificar excessos e/ou desperdícios, estejamos também preocupados em identificar “o porquê do excesso” de modo que medidas preventivas – e não reacionárias — sejam adotadas para que os acúmulos desses excessos não ocorram novamente. h De modo prático, a Filosofia 5S deve começar a partir de seu lar, passando pela sua empresa, pela sua mesa de trabalho, até as instalações das oficinas, pátios e estacionamentos da garagem de ônibus.De acordo com Campos (2005), reflita sobre o seu hábito de guardar, que pode ser resultado do excesso de apego aos bens materiais, constituindo uma barreira. Por isso, para termos sucesso nesse senso, devemos transpor tais dificuldades, uma vez que o ponto-chave é saber identificar o que é necessário e descartar o que não mais for útil. Para implementar o senso de utilização, divida seus objetos em três categorias: 63 • Utilizáveis: aqueles em perfeitas condições de uso, em quantidade adequada e com frequência de utilização conveniente. Exemplos: pares de sapato na sua casa que você utiliza frequentemente, caneta dentro do porta-luvas do seu carro e bloco de anotação para você fazer registros no dia a dia. • Não utilizáveis: aqueles que parecem desnecessários e, preferencialmente, que você não vem usando. Exemplos: roupas velhas e que não servem mais, ferramentas quebradas e que podem causar riscos no uso, pneus velhos. • Utilização improvável: aqueles sem condições de uso, em quantidade inadequada caso você fosse usar, e cuja frequência de utilização é muito baixa. Exemplos: listas de telefone antigas, papéis sem serventia. 2.2 Seiton Seiton refere-se ao senso de ordenação e pode ser definido como um otimizador da área de trabalho porque consiste em definir critérios e locais apropriados para estocagem, depósitos de ferramentas e materiais, armazenamento e fluxo de informações, ou seja, fazer com que as coisas necessárias sejam utilizadas com rapidez e segurança, a qualquer momento. Para Moreira (2014) e Campos et al. (2005), com a implementação do senso de utilização, apenas o essencial para a execução das tarefas permanecerá no seu ambiente de trabalho. O próximo passo é desenvolver um arranjo físico sistemático para organizar de maneira mais funcional o local de trabalho, isto é, dispor os recursos eficiente e eficazmente, a fim de facilitar o fluxo de pessoas, materiais, informação e gerar um sistema de controle visual. 64 e O senso seiton simplesmente apregoa: se você desorganizou, procure organizar; se desarrumou, procure arrumar; e assim por diante. Para implementar o senso de ordenação, sistematização e classificação, confira alguns procedimentos a serem tomados: • Reorganize as áreas mais necessitadas de sua casa e de seu trabalho. Exemplos: em sua casa, coloque brinquedos dos filhos nos lugares separados para esse fim. As ferramentas e peças sobressalentes da empresa devem ser colocadas e organizadas, respectivamente, na divisão de ferramentaria e almoxarifado. • Classifique os objetos (padronizando por nomes) e guarde-os segundo cada grupo. Exemplos: documentos referentes ao Imposto de Renda; documentos relacionados ao seu veículo. Na empresa, adote cadastros específicos, físicos e/ ou em meio digital, para a frota. • Utilize cores fortes e etiquetas para identificação. Exemplos: na empresa, tenha pastas coloridas de uma determinada cor para guardar os documentos dos veículos e outras pastas de cores distintas para colocar os documentos relacionados à manutenção, aquisição de peças, reuniões diárias, entre outros. • Utilize quadros de aviso como fonte de informação. Exemplos: você pode colocar, na sua casa, os horários das atividades de seus filhos. Na empresa, os quadros de aviso de escalas de profissionais, férias, rotinas de trabalho, metas diárias, entre outros. c A organização do ambiente de sua casa e de seu trabalho propicia uma gestão mais eficiente, porque se tem melhor uso e controle dos insumos, força de trabalho e equipamentos empregados. 65 2.3 Seiso Para Carvalho (2011) e Campos et al. (2005), como o próprio nome diz, o seiso consiste em manter limpo o ambiente de trabalho (paredes, armários, gavetas, piso, boleia, carroceria, lataria). Poeira, lama e lixo nos ambientes de trabalho podem não só influenciar negativamente na saúde e integridade dos funcionários, como também causar danos, defeitos e falhas em equipamentos. a A não observância do seiso permite a ocorrência de defeitos nos equipamentos, indisponibilidade de ferramentas, perdas de peças e materiais. A essência da prática desse senso não reside na ação de limpar, e sim na ação de não sujar. Para implementar esse senso, tenha em mente as seguintes medidas a serem tomadas: • Eduque para a prática do não sujar; • Comprometa todos os colegas com a limpeza de cada um; • Pesquise e extinga as causas da sujeira; • Pratique a clareza na comunicação; e • Tenha em mente que o não sujar vale mais do que o limpar. g Com a aplicação do seiso, você também poderá extinguir a poluição sonora (vozes altas), visual (desordem) e ambiental (maledicências), trazendo benefícios para o seu ambiente de trabalho e para a sua casa. 66 2.4 Seiketsu Conforme a Foundation for Lean (2011) – instituição que se dedica ao estudo da prática dos 5S — e Campos et al. (2005), o seiketsu é o quarto senso, relacionado à higiene, saúde e integridade, e é alcançado com a prática dos sensos anteriores. Basicamente, consiste em garantir um ambiente não agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condições sanitárias nas áreas comuns (banheiros, cozinha, copa), zelar pela higiene pessoal, gerar e disponibilizar informações e comunicados de forma clara e, no sentido mais amplo do senso, ter ética no trabalho e manter relações interpessoais saudáveis, tanto dentro quanto fora da empresa. e O senso seiketsu é de vital importância para assegurar a manutenção dos 3S iniciais, visto que a melhoria da qualidade de vida no trabalho estimula a adesão e comprometimento de todos (com a nova filosofia de trabalho). Para implementação desse senso, verifique alguns procedimentos que devem ser adotados: • Implemente os três primeiros sensos; • Valorize a sua aparência pessoal e a da empresa; • Evite todas as formas de poluição; • Mantenha as condições para colocar em prática o controle visual; e • Cuide de sua saúde, bem como compartilhe esse cuidado com os seus familiares e colegas, lembrando-se de manter uma alimentação saudável, fazer exercícios físicos regulares, bem como exames periódicos, e usar os equipamentos de proteção individual (EPI). 67 2.5 Shitsuke Para Campos et al. (2005) e Hirano (1994), o shitsuke está associado à autodisciplina, à educação e ao compromisso. Procura corrigir o comportamento inadequado das pessoas e consiste em uma nova fase, em que todos devem moldar seus hábitos. Os funcionários que trabalham na garagem de ônibus devem seguir e comprometer-se com as normas, os padrões e os procedimentos formais e informais da empresa. c Com a aplicação cotidiana do shitsuke (disciplina), podemos falar que a Filosofia 5S se consolidou. Isso significa que a mudança de valores está arraigada em toda a organização. Para a prática do shitsuke, confira algumas ações a serem implementadas: • Faça com que os erros sejam transparentes e os corrija; • Deixe claros seus valores; • Prima por uma comunicação clara e objetiva; • Tome atitudes ao verificar não conformidades; • Busque a pontualidade nos seus compromissos; e • Saiba criticar de forma construtiva. e O shitsuke é o senso cuja prática demonstra a disciplina do seu praticante no que se refere à aprendizagem e absorção de novos e bons hábitos, valores, comportamentos e crenças. b Aprenda mais sobre a Filosofia 5S assistindo ao vídeo animado e explicativo, disponível no link a seguir. https://www.youtube.com/watch?v=ZFW_dSO7pJ8 68 Resumindo O papel da Filosofia 5S é facilitar o aprendizado e a prática de conceitos e ferramentas para a qualidade. Isso inclui cuidar dos ambientes de trabalho, equipamentos, materiais, metodologias, medidas e, especialmente, pessoas. E, é claro, pode e deve ser aplicada, também, no ambiente familiar. A Filosofia 5S é bem prática. Veja que, já na prática do primeiro senso – o seiri – é importante você separaros objetos em utilizáveis, não utilizáveis e de utilização improvável. Com isso, você acaba eliminando a bagunça do seu ambiente de trabalho e da sua casa, bem como, por exemplo, facilitando as doações para instituições de caridade. Lembre-se de que, quando o quinto senso shitsuke (disciplina) se consolida, podemos dizer que a Filosofia 5S como um todo também se consolida. A consolidação desse senso significa que a mudança de valores está disseminada e enraizada em toda a organização. Glossário Extinguir: dissipar; dissolver; acabar. Reacionário: contrário; que se opõe a algo. 69 a 1) Seiri refere-se ao senso de saúde. Consiste em deixar, no ambiente de trabalho, somente o que não afeta a saúde. ( ) Verdadeiro ( ) Falso 2) Os resultados da não observância desse senso são quebras inesperadas de equipamentos, ferramentas não disponíveis, deterioração de peças e materiais. A filosofia principal desse senso não consiste no ato de limpar, mas no ato de não sujar. Estamos falando de qual senso dos 5S? a. ( ) Seiri b. ( ) Seiso c. ( ) Seiton d. ( ) Seiketsu 3) O senso seiketsu é de vital importância para assegurar a manutenção dos 3S iniciais, visto que a melhoria da qualidade de vida no trabalho estimula a adesão e o comprometimento de todos. ( ) Verdadeiro ( ) Falso Atividades 70 Referências ANDRADE, W. M. Filosofia 5S. Portal da internet, 2016. Disponível em: <www.5s.com. br>. Acesso em: 5 jul. 2016. ANTP. Associação Nacional de Transportes Públicos. Portal oficial. Portal da internet, 2016. Disponível em: <www.antp.org.br>. Acesso em: 5 jul. 2016. CAMPOS, R. A Ferramenta 5S e suas Implicações na Gestão da Qualidade Total. Bauru: Unesp, 2005. CARVALHO, P. C. O Programa 5S e a Qualidade Total. Campinas: Alínea, 2011. FERRAZ, A. C. P.; TORRES, I. G. E. Transporte Público Urbano. São Carlos: Rima, 2004. FOUNDATION FOR LEAN. Process Implementation Through 5S: Laying the Foundation for Lean. New York: Productivity, 2016. HIRANO, H. 5S na Prática. São Paulo: IMAM, 1994. IBGE. Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística. Portal oficial. Portal da internet, 2016. Disponível em: <www.ibge.gov.br>. Acesso em: 5 jul. 2016. MELTER, K. S. Transporte Público Coletivo de Ônibus. São Paulo: EP, 2010. MOLINERO, A. M.; ARELLANO, I. S. Transporte Público – Planeación, Diseño, Operación y Administración. México: ICA, 1998. MOREIRA, M. S. Programa 5S. Nova Lima: Falconi, 2014. NTU. Associação Nacional das Empresas de Transportes Urbanos. Portal Oficial, 2016. Disponível em: <www.ntu.org.br>. Acesso em: 5 jul. 2016. SCHLÜTER, G. H.; SCHLÜTER, M. R. Gestão da Empresa de Transporte Rodoviário de Carga e Logística: a Gestão Focada no Resultado. Porto Alegre: Horst, 2005. TORBI, M. Reflexões sobre o Transporte Coletivo de Passageiros. São Paulo: EMT, 2014. VASCONCELLOS, E. A. Mobilidade Urbana: O que Você Precisa Saber. São Paulo: Cia das Letras, 2013. 71 Gabarito Questão 1 Questão 2 Questão 3 Unidade1 F D F Unidade 2 D V D Unidade 3 V D V Unidade 4 F D V Unidade 5 F B v Apresentação Unidade 1 | Introdução à Administração de Garagens de Ônibus 1 A Organização Administrativa das Empresas Operadoras de Ônibus 1.1 Departamento de Administração 1.2 Departamento de Finanças 1.3 Departamento de Operação 1.4 Departamento de Manutenção 2 A Infraestrutura Básica de uma Garagem de Ônibus Glossário Atividades Referências Unidade 2 | Serviços Executados nas Garagens de Ônibus 1 Departamento de Manutenção 1.1 Divisão Técnico-Administrativa 1.2 Divisão de Almoxarifado 1.3 Divisão de Ferramentaria 1.4 Divisão de Manutenção Mecânica 1.5 Divisão de Manutenção Elétrica 1.6 Divisão de Borracharia 1.7 Divisão de Funilaria e Pintura 1.8 Divisão de Lavagem e Lubrificação 1.9 Divisão de Abastecimento de Combustíveis Glossário Atividades Referências Unidade 3 | Gerenciando os Profissionais das Garagens de Ônibus 1 Quais as Funções do Gerente de Garagem de Ônibus? 2 Profissionais que Trabalham nas Garagens de Ônibus 2.1 Técnico-Administrativos 2.2 Profissionais de Manutenção em Geral Glossário Atividades Referências Unidade 4 | Tecnologias Aplicadas ao Gerenciamento de Garagens de Ônibus 1 Entendendo a Necessidade de Aplicação de Tecnologias de Gerenciamento nas Garagens de Ônibus 1.1 Cadastro da Frota e Motoristas 1.2 Controle da Entrada e Saída de Veículos 1.3 Controle de Manutenção 1.4 Controle de Combustível 1.5 Controle de Suprimentos 2 Estrutura Básica de um Sistema de Controle de Manutenção 2.1 Ordem de Serviço (OS) 2.2 Ficha de Serviços a Serem Executados 2.3 Ficha de Serviços de Terceiros 2.4 Material Empregado 2.5 Tempo Gasto com Mão de Obra 3 Controle dos Custos 3.1 Controle da Produção de Mão de Obra Direta 3.2 Avaliação de Desempenho da Mão de Obra 3.3 Cálculo do Índice de Produtividade (P) 3.4 Cálculo do Índice de Improdutividade (I) 3.5 Cálculo do Índice de Horas Perdidas (L) 3.6 Cálculo do Índice de Rendimento (R) 3.7 Cálculo do Índice de Imobilização (I) Glossário Atividades Referências Unidade 5 | A Filosofia 5S Aplicada à Administração das Garagens de Ônibus 1 Conheça a Origem da Filosofia 5S 2 Significado dos 5S 2.1 Seiri 2.2 Seiton 2.3 Seiso 2.4 Seiketsu 2.5 Shitsuke Glossário Atividades Referências Gabarito
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