arquivologia_resumo

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Conceitos Básicos
· INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe
· SUPORTE: meio no qual a informação é registrada
· DOCUMENTO: qualquer informação registrada em um suporte
· DOCUMENTAÇÃO: 
· conjunto doctos ou
· ato ou serviço de coleta, processamento técnico e disseminação de informações e doctos.
· DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO: Informação registrada, independente da forma ou suporte, produzida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, q possui elementos constitutivos suficientes p/ servir de prova desta atividade (glossário CONARQ 2009)
· ARQUIVOLOGIA 
· é a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais, desde a produção do documento, seu trâmite administrativo e sua posterior destinação, seja ela a eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico. Seu objetivo é a organização e o acesso à informação.
· Disciplina q estuda as fcs do arq e os princípios e técnicas a serem observadas na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arqs. Tb. chamada arquivística.
· ARQUIVOS 
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Não tem nada haver com ARQUIVOS
· Biblioteca = finalidade CULTURAL (caráter colecionador, e de documentos q existem outras instituições)
· Museu = finalidade CULTURAL, e tem característica da tridimensionalidade (objetos concretos), e doctos únicos ou raros
· Centros de Documentação e Informação = finalidade pesquisa especializada. Pode ter doctos com características de biblioteca e/ou museu.
· ARQUIVISTA: profissional de nível superior (em arquivologia) ou experiência reconhecida pelo Estado.
· ARQUIVO PÚBLICO: arq.integrante da admção púb. 
· Como foi dado acesso, ou tornado publico os arquivos ?
R: via lei do acesso as informações.
· guia fora = recibo de empréstimo - indicador colocado no lugar de uma unidade de arquivamento ou item documentar para assinalar a sua remoção temporária. Finalidade: possibilita a cobrança de pasta e rearquivamento de doctos. Tb. conhecida por fantasma ou ficha fantasma.
· Juntar processos
 anexação: juntada DEFINITIVA, e também mesmo assunto e interessado, e prevalece nr. +ANTIGO
 apensação:juntada TEMPORÀRIA/PROVISÒRIA
Documento pode ser:
· Avulso: um único item (mesmo q tenha várias folhas)
· Composto: aqueles q ao longo de sua trajetória acumulam vários doctos simples (avulso)
· PROCESSO: conj.de doctos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, q constitui um unidade de arquivamento (ou seja q ñ pode ser desmembrado).
Observar q:
· é um docto composto
· com rigor oficial
· contém informações para garantir a integridade e autenticidade
· DOSSIÊ: conj.de doctos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto, ...) q constitui um unidade de arquivamento.
Observar: este ñ tem rigor oficial
PRINCIPIOS
1. RESPEITO AOS FUNDOS
Os arquivos de uma instituição deverão ser organizados por FUNDO, que é o conjunto de documentos produzidos/acumulados/recebidos no exercício de suas atividades e não poderão ser arranjados com outros documentos de outras instituições, mesmo que de mesma tipologia ou que lhes sejam afim, pois a informação se perderá. O documento solto não tem valor arquivístico, somente se pertencer a uma série documental, a qual acumula um conjunto de documentos originados em função de uma atividade, uma manifestação de uma ação, uma vontade, assumindo um caráter orgânico dentro de uma relação hierárquica e ratificando sua criação em função de um objetivo.
2. PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA (princípio fundamental da arquivologia / respeito aos fundos)
Está ligado à origem do documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, há que se respeitar a origem do documento – princípio intimamente ligado ao organograma da instituição.
chave: ñ misturar doctos de entidades diferentes; 
Nota: conjunto de fundos é diferente de um fundo, este último decorre do principio proveniência
3. PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE 
É o respeito aos conjuntos documentais que guardam relações orgânicas entre si, proporcionando à arquivologia seu perfil único e inconfundível dentre as ciências da informação;
chave:depois identificado o fundo, ele ñ deve ser dividido
4. PRINCÍPIO DA INTEGRIDADE
Preservação sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida de arquivo.
5. PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE
Todo documento tem uma relação orgânica com a instituição que o criou, em função de seu propósito;
(ou seja, esta relacionado a forma q a empresa esta estruturada – organograma)
chave: refletem estrutura/atividade
6. PRINCÍPIO DA UNICIDADE (ou unidade)
O documento é único, mesmo que isso pareça um paradoxo, pois apesar de só ter validade pertencendo a um conjunto de outros documentos da mesma instituição, há que se respeitar o documento como unidade;
chave: fç ou caráter único
7. PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE/NATURALIDADE
Formação progressiva, natural e orgânica.
8. PRINCÍPIO DA CUSTÓDIA INTACTA OU SANTIDADE/ORDEM ORIGINAL 
Respeito à ordem dos papéis na primeira e segunda idade.
chave: conservar a organização doctos conforme vieram dos arqs intermediarios
9. PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA
Doctos deveriam ser reclassificados, mesclando/misturando doctos de várias entidades
10. PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE /PROVENIÊNCIA TERRITORIAL
Derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos
11. PRINCÍPIO REVERSIBILIDADE
Todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário.
Características Docto
Naturalidade – naturalmente a atividade executada gera um docto
Imparcialidade – doctos nascem p/ algum fim específico, assim docto deve ser um registro imparcial disto
Autenticidade – formalidade usada para criar o docto, q permite identificar onde foi criado/elaborado
Inter-relacionamento – cada peça esta interligada entre si e a atividade geradora
Unicidade – (ver principio da unicidade)
Nota:
se mencionar informação não orgânica, ñ pertence a arquivo, mas sim a uma biblioteca por ex.
arqs são bidimensionais (informação e suporte) e ñ tridimensionais (q se refere a biblioteca)
biblioteca – usa classificação predeterminada, e usa o termo coleção.
Classificações
FASES básicas
· produção (acumulação, pois recebe doctos)
· tramite
· destinação (eliminação ou recolhimento)
Ciclo Vital dos Documentos / Teoria das 3 idades 
· Classificado de acordo com a FREQÜÊNCIA DE USO e a identificação de seus VALORES primário e secundário.
· ñ necessariamente um docto passa pelas 3 fases
	 (
Transferência
)Ciclo
	Sinônimos
	Características Ciclo
	Valor
	
Corrente
	1ª idade, 1ª fase, 1º ciclo,
vivo, de movimento, em curso
setorial, administrativo, núcleo de arqs, gestão
ativo CESPE
	Enquanto esta cumprindo seu papel, em uso freqüente, próximos aos usuários (mesmo q arquivado)
	Primário
(imediato ou administrativo)
	 (
Recolhimento
)
Intermediária
	2ª idade, 2ª fase, 2º ciclo
temporário, transitório
pre-arquivo, records center, limbo, purgatório
semi-ativo CESPE
	Já cumpriu a sua função, pouca freqüência uso, e fica aqui em fç de prazos legais, fiscais, administrativos. Cumprido os prazos(TTD) são AVALIADOS eliminado ou permanente
	Primário
(diminui ou decresce valor, mas nunca perde)
	
Permanente
	3ª idade, 3ª fase, 3º ciclo 
morto*, estático, definitivo, final
histórico, de custódia
inativo/passivo CESPE
*arq.morto - termo inadequado mas pode aparecer, tratar como sinônimo “permanente”
	Condição de guarda (melhor possível)
Preservados ao longo do tempo
	Secundário(mediato ou histórico)
· Valoração
· Valor PRIMÁRIO ou IMEDIATO: enquanto funcional administrativo; jurídico ou legal; fiscal
· Valor SECUNDÁRIO ou MEDIATO: enquanto histórico; probatório; informativo (pesquisa)
· Mudança de ciclo (fase)
· da Corrente para Intermediaria TRANSFERENCIA
Atenção: há um redução do valor “PRIMARIO” quando muda de corrente para intermediário, ou seja, valor decrescente. Mas nunca há PERDA nesta mudança !!!
· Corrente ou Intermediaria para Permanente RECOLHIMENTO
 (
H = deitado, empilhado
) (
V = em pé
) (
PEACE
) (
PRA CD
)
 
ELEMENTOS do documento
· Suporte
Material no qual são registradas as informações
Ex: papel, disco/fita magnética, filme de nitrato, papiro, pergaminho, argila....
· Forma
Estágio de preparação e transmissão dos doctos.
Ex: original, copia, minuta, rascunho, 
· Formato
conjunto das características físicas de apresentação das técnicas de registro e da estrutura da informação e conteúdo de um docto. (difere do suporte q é mais alto nível, ex: suporte papel, suporte livro ou caderno ou cartaz)
Ex: livro, caderno, cartaz, mapa, planta, rolo de filme, microfilme,....
· Gênero
Arquivologia - 13
Reunião de espécies documentais q se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato, e q exigem processamento técnico especifico e, por vezes, mediação técnica para acesso. 
· 
· Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos
· Audiovisuais 
· Filmográficos = filmes e fitas videomagnéticas e 
· Fonográfico/Sonoros = discos, fitas audiomagnéticas
· Cartográficos: dimensões e formatos variáveis = mapas, plantas e perfis – ligados à geografia, engenharia e arquitetura
· Iconográficos: imagens estáticas = fotografias (negativos e ampliações), desenhos, gravuras, litogravuras (litografia), cartazes, cartões postais, estampas, diapositivos (slides), partituras.
· Micrográficos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela
· Informáticos: disquetes, discos rígidos, discos óticos
Nota: se tiver um CD com dados, classificar como informático, mas se indicar q tem somente musica então posso usar o CD em outros equiptos além do computador, assim é classificado SONORO. O mesmo pode valer para um DVD somente com filmes, q será filmográficos.
· Espécie (é o tipo de docto)
Divisão de gênero documental q reúne tipos de documentos por seu formato.
Ex: relatório, ata, boletim, certidão, atestado, declaração (suporte=papel e gênero=textual)
· Tipo/Tipologia (espécie + função)
Divisão de espécie documental q reúne doctos por suas características comuns no q diz respeito a fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. Ou seja, configuração q assume uma espécie documental de acordo com a atividade q o gerou. Dica: “Geralmente 2 palavras”
Ex: relatório de atividades, relatório de fiscalização (aqui a espécie: relatório)
Natureza DOCTOS
· especial: se refere ao suporte diferenciado (diferente do papel), como fotografia ou CD, que precisam tratamento diferenciado na sua conservação...
· especializado: indica material de campo especifico
Natureza do ASSUNTO
· Ostensivos - Não prejudicam a administração
· Sigilosos - Conhecimento restrito – Classificações:
· Reservados - Não devem ser do conhecimento do público em geral – 5 ANOS 
· Secretos - Alto grau de sigilosidade – 15 ANOS 
· UltraSecreto - Acarreta dano à segurança da sociedade e do estado – 25 ANOS pode ser prorrogado pelo CMRI
Memorização RUS
· A reclassificação = muda o grau de sigilo e
Desclassificação = deixa de ser sigiloso, torna-se ostensivo
ESTRUTURA ARQs
Setorial
· Conceito: arq.de um setor ou serviço de uma administração. Existindo um arq.central, setorial estará subordinado a ele.
· Características
· Segue normas estabelecidas pelo arq.central
· próximo aos usuários
· Gerencia fisicamente arqs: Corrente e Intermediário (este depende da política de arqs)
Central
· Conceito: responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arqs de uma administração, podendo ou ñ assumir a centralização do armazenamento. Tb. chamado arq.geral. ou arq.nacional.
· Características
· Coordenar comissões – CAD
· Estabelece diretrizes e normas/políticas
· Apóia desenvolvimento de sists.informatizados
· Gestor sists.informatizados
· Gerencia fisicamente arqs: Intermediário (depende da política de arqs), Permanente
 Ex:
GESTÃO DOCTOS
· Diagnóstico
· Entendimento do arq e da situação em q se encontra, e o estudo da instituição
· Quem produziu docto ? estrutura
· Por que o docto foi produzido ? função
· Qual caminho percorrido pelo docto ao cumprir sua fç admtiva ? trâmite
· Determinação do arranjo documental – organização doctos de um arq ou coleção de acordo com um plano previamente estabelecido
· Depois inicia-se a gestão...
· GESTÃO DOCTOS 
· Conceito - Conjunto de procedimentos e operações técnicas ref. a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de doctos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação/recolhimento. Tb. chamada admção de doctos.
Memorização: aPUTA
Fases
	produção 
	é acumulação, do q é produzido e recebido
tb. verifica se docto é necessário, caso contrario extingue, ou precisa ajustes.Evitar a reprodução desnecessária doctos
	utilização 
	fluxo dos doctos dentro de uma instituição (ciclo de vida do docto)
incluem atividades de organização e arquivamento acesso, elaboração, normas de controle (protocolo), Aqui é criado o plano de classificação
	destinação 
(alguns separam estes dois)
	avaliação: estabelece o tempo guarda e destinação dos doctos
	
	Destinação: observando a tabela, recolhe ou elimina o docto
Aplica-se a fase CORRENTE
· organização
· definição métodos + equipto(meio físico) de arquivamento
· definição das ferramentas de gestão
· Classificação - se adota UM critério apenas
· Recuperação - pode ser por mais critério
· empréstimo/consulta – avalia necessidade empréstimo, empresta, dispõe p/ consulta. 
· protocolo - é uma forma oficial de controle (atua somente no arquivo corrente). 
São atividades deste: 
	Recebimento
	Recebe docto, separa, verifica natureza em
· É institucional/oficial ou privada/particular ?
· Sendo institucional, verifica se é ostensivo ou sigiloso 
· Sendo ostensivo, é aberto
	Registro
	Da entrada docto (sistema manual ou informatizado de indexação) p/ saber q recebeu. Mas somente registra doctos institucional e ostensivo
Registra os metadados
Chave: cadastro de dados ou cadastro metadados como assunto/espécie
	Autuação
	Formação de processo (colocar doctos avulsos numa pasta/ capa)
	Classificação
	Classifica conforme plano classificação, analise e identificação do conteúdo doctos, seleção categoria de assunto, graus de sigilo 
Nota: código é anotado no docto a lápis (nunca caneta ou lapiseira)
	Movimentação
	· Distribuição(interno) encaminha/recebe doctos
· Expedição de doctos(externo) recebe e expede correspondências oficiais – geralmente vindas ou enviadas de órgãos externos
Nota: distribuição e expedição são atividades EXCLUSIVAS do protocolo. 
 E a troca de doctos entre os vários setores é chamada redistribuição.
	Controle da tramitação
	Registro trâmite, mantêm histórico, guias de remessa (p/ destinatário assinar q recebeu doctos)
Memorização RRMACC
· Aplica-se a fase INTERMEDIÀRIA
· gestão destes doctos
· cumprimento dos prazos legais/prescricionais
· baixa consulta, motivados por questões jurídicas ou interesse da própria instituição 
· prazo máx de docto de valor primário é de 100 anos
· tabela temporalidade (TTD) – realiza sua aplicação, lembrando q pode ocorrer na fase corrente
· avaliação 
· após cumprimento prazos, conforme TTD
· Comissão de Avaliação de Doctos (CAD)
· Destinação (realizada mediante autorização)
· eliminação ou destruição/expurgo por incineração/fragmentação (termo de eliminação Lei 8159/91)
· preservação ou guarda permanente aqui pode ocorrer amostragem (termo de recolhimento)
Considerações· termos eliminação/recolhimento = são apenas listas dos doctos que serão objeto do ato
· amostragem = retirado uma parcela doctos representativa para mostrar no futuro como funcionava na época.
· Recolhimento = se a instituição ñ tem condições de preservar, pode enviar a outra q tenha.
Principais Ferramentas/Instrumentos Gestão
1. Plano de classificação de doctos (ou código de classificação)
Esquema de distribuição de doctos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e fçs de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Mais utilizado nos arqs.correntes.
Características:
- agiliza recuperação doctos
- padronização
- usa sist.numérico
- subsídio p/ TTD
- estabelece uma relação hierárquica entre doctos (parte do +genérico até + específico, ex: fç, sub-fç, atividade, docto)
Chave: classificação, guarda/localização, baseia-se nas fçs e atividades da instituição
2. Tabela temporalidade de doctos - TTD
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, q determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação doctos. 
Contempla: atividade*, docto*, prazo de guarda, destinação(eliminação ou guarda), obs. *origem no plano classificação
Prazos em razão de valores: 
- administrativo - fiscal
- jurídico legal - técnico - histórico
Chave: avaliação, guardar ou eliminar docto, prazos, alteração suporte
 Regra: prazos informados geralmente em ANO 
 Exceção: termos como “indicação de vigência” (este utilizado pelo CESPE)
Nota: no Poder Executivo Federal adota 1 único plano de classificação e TTD, ambos aprovados pelo CONARQ.Estes instrumentos abrangem APENAS as atividades meio (pois estas são comum a todos). E para atividade FIM cada órgão deve criar a sua.
3. Normas de descrição arquivística
Dispõe de: campos predefinidos, padronização descrição
Normas: ISADG (internacional) e NOBRADE (feita CONARQ, mas baseada ISADG)
4. Instrumentos de pesquisa
Meio q permite a identificação, localização ou consulta a doctos ou a informações neles contidas. Mais utilizado em arqs.permanentes.
5. Tesauro
Vocabulário controlado q reúne termos derivados da linguagem natural, normalizados e preferenciais, agrupados por afinidade semântica, c/ indicação de relações de equivalência hierárquicas, partitivas, de negação e funcionais estabelecidas entre eles.
6. Dicionário e glossário
Definir os termos utilizados. Instrumentos fundamentais importância p/ normalização conceitual.
ARQS PERMANENTES
· Pode-se reorganizar esta documentação no arq.permanente, e não necessariamente seguirá a estrutura da organização.
· Garantir acesso aos doctos - disponíveis para consulta*, mas ñ pode ser emprestado. (*mesmo a parte ñ processada)
· Docto ñ tem tempo de guarda definida, tempo indeterminado
· Manuseio é restrito, ou mesmo requer forma especial
· Arqs permanentes ñ se aplica gestão doctos, mas sim as atividades:
· arranjo: ordenação/agrupamento doctos em fundos (conj.doctos). Aqui o arranjo é estrutural, ou seja conforme organograma da empresa. E se utiliza do instrumento: quadro de arranjo.
· descrição: elaboração dos instrumentos pesquisa
tipos instrumentos pesquisa: 
· guia - descreve TODO acervo e dados instituição de forma geral (descrição alto nível)
· inventário - descreve PARTE do acerto ou seja séries especificas (descrição baixo nível)
· catalogo - critério temático/cronológico/onomástico/toponímicos, e pode ser + de um fundos (descrição baixo nível)
· repertório - é um catalogo seletivo
· indice - para pesq.auxiliar, é uma lista sistemática
· tab.equivalência - para pesq.auxiliar, da equivalência de antiga NOTAÇÕES 
· publicação: divulgação dos instrumentos de pesquisa
· conservação: proteção doctos p/ impedir/retardar sua deterioração
 gerenciar: migração, restauração, armazenamento 
referência: políticas de acesso e realização de atividades culturais (visitas, exposições..)
Memorização: PRACD
· Fundos
· aberto, recebe doctos
· fechado - ñ recebe, a instituição ñ esta + ativa
Exceção: doctos "desaparecidos", se confirmado a origem então pode retornar
 
TECNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO (AUTOMAÇÃO da DOCUMENTAÇÃO)
· Documento digital
· Digitalizado – transformado do convencional para o digital, é uma copia. Através de: escâner, maq.fotográfica digital, digitalizadora de áudio/vídeo.
· Digital (nato digital) – criado já eletronicamente
· Hibrido – parte digital e parte convencional
· Digitalização de doctos 
· ñ tem autenticidade e ñ tem validade legal
nota: 
· documentos digitais = criados em meio eletrônico, possuem autenticidade
incluem-se as copias e perdem a validade legal se impressos
· metadados (em arquivologia) = descritor de informação (hard e soft utilizado, autor, dt, assunto,....)
· Microfilmagem 
· pode ser via fotografia ou eletrônica p/ captar dados de computadores, mas o suporte é sempre fílmico p/ ter valor juridico
· precisa de equipto especifico p/ consulta
· pode durar até 400 anos, assim muito utilizada para arquivos com salva guarda longa
· tem alto custo
· tem valor legal (dentro especificidades da lei 5433/68 e decreto 1799/96)
· também tem valor legal: copia, certidão, translado
· utilizada para:
· evitar contato com original – microfilmagem de preservação
· copia de segurança – microfilmagem de segurança
· substituir o original, exceto os doctos de guarda permanente – microfilmagem de substituição 
ex: aqui troca o papel pelo microfilme
esta proporciona redução espaço
· Workflow: se refere aos doctos utilizados junto ao fluxo das atividades
· GED
· Gerenciamento Eletrônico de Doctos
· Conjunto de tecnologia q permite gerenciamento de doctos digitais
· Funções: Captura, gerencia, armazena e distribui
· ñ tira obrigação de manter original, e ñ tem valor legal
· SIGAD
· Sist.Informatizado de Gestão Arquivística de Doctos
· Tem as ferramentas arquivísticas
· Fçs: captura, avaliação/temporalidade/destinação, pesquisa/localização/apresentação doctos, segurança (acesso, trilha auditoria e copia segurança), armazenamento, preservação
· Pode ser aplicado em ambientes digitais ou híbridos (doctos digitais e convencionais ou híbridos)
· Modelo conceitual de requisitos do SIGAD: E-Arq Brasil
· Sistema Protocolo 
· Ñ tem ferramentas arquivísticas
· Somente associam um nr. a um docto a fazem a gestão dos trâmites deste docto. Muito comuns em prefeituras
· Assinatura Digital
· Assinatura em meio eletrônico q permite aferir a origem (quem) e a integridade do docto
· Tem valor jurídico
· Docto c/ assinatura digital não pemite a eliminação do original
· 
Migração, faltou anotar !
PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO
AGENTES DEGRADAÇÃO
a) Internos
· Qualidade do material (suporte) ex: recibo de cxs eletrônicos com impressão térmica
· Resíduos químicos ñ eliminados ex: fabricação do papel caiu um pouco de óleo
· Partículas metálicas ex: clipes, grampos, Romeu e Julieta de ferro
· Fragilidade dos suportes modernos ex: cd, dvd
b) Externos
· Radiação ultravioleta / Temperatura / Umidade relativa
· Poluição
· Microorganismos / insetos / roedores
· Homem
ATIVIDADES
· Preservação: prevenção da deterioração/danos, por meio adequado como controle ambiental, tratamento físico/químico.
· Controle ambiental: conj.procedimentos p/ criação e manutenção de ambiente de armazenamento propício a preservação, compreendendo controle da temperatura, umidade relativa, qualidade do ar, luminosidade. Bem como prevenção de infestação biológica, procedimentos de manutenção, segurança e proteção contra fogo e danos por água.
· Tratamento físico: higienização docto (retirada elementos metálicos, poeira, poluentes ambientais, fitas adesivas, elásticos), desdobramento (retirar dobras/amassados), envolvimentodocto em invólucros neutros, aplicação ar comprimido (se possível).
· Tratamento químicos: remoção de fungos, traças, insetos, bactérias. Chamado de desinfestação. Ex: por anóxia (retira oxigênio, matando insetos...). E a fumigação é a + adequada.
· Higienização, desinfestação, alisamento, restauração
· Restaurar: conjunto de procedimentos específicos p/ recuperação e reforço de doctos deteriorados e danificados. (é evitada a restauração pois o desejo é manter o mais fiel possível do original, mas se faz para manter uso ou legibilidade. Isto é bem diferente do que museus fazem). Métodos como: encapsulação (poliester), laminação (acetato celulose+seda), silking (tecido), banho de gelatina.
· Conservar: estender a vida útil doctos, fazendo uso da preservação e restauração.
CONDIÇÕES
· umidade ideal 40 a 60%
· temperatura ideal 20 a 25oC
· 
· higrômetro = mede umidade
· higrotermometro ou termoigrometro = tem fçs temperatura e umidade
· termo-higrófrafo = mede temp e umidade e traça gráfico
· restrição magnetismo
· controle poluição (portas), controle acesso (restrição)
· adequação mobiliário, iluminação 
· DarlanEterno 26/mai/14 - na conservação de documentos o Cespe costuma empregar duas publicações, contidas no site do Conarq. Nessas publicações, o ph do material utilizado na a guarda de documentos em papel, é o alcalino. No entanto, na prova do MTE, aplicada esse ano, a referida Banca afirmou que o pH das embalagens de guarda é o neutro. Feito recurso o mesmo ñ foi provido, então p/ as próximas provas adotem a recomendação de que as embalagens para a guarda de documentos em papel podem ser de pH neutro ou alcalino. 
ARQUIVAMENTO
Conceito: É o conjunto de operações q visa ao acondicionamento (embalagem como pastas,caixas) e ao armazenamento (mobiliário).
Métodos de arquivamento: A escolha baseia-se sempre natureza doctos, e estrutura organizacional da instituição
O arquivamento de documentos é feito a partir das seguintes rotinas/operações: 
· inspeção: leitura do último despacho para verificar se o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informação;
· estudo:é a leitura do documento para verificação das informações que lhe serão atribuídas e se há antecedentes 
· classificação: determinar sob que classificação deverá ser arquivado o documento e se haverá necessidade de utilizar referências cruzadas.
· codificação: etapa na qual são colocados nos documentos os símbolos referentes ao método de arquivamento que foi utilizado, podendo ser letras, números, cores, etc.
· ordenação: agrupar os documentos de acordo com a codificação aposta, separando-os por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores.
· guarda dos documentos: é o arquivamento, ou seja, a guarda ordenada dos documentos ou inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida
memorização: GOCCEI
 (
metodo
 
VARIADEX 
utiliza letras e cores 
há também obsoletos 
mnemônico
 e 
rôneo
)Métodos Arquivamento
 (
3
) (
2
) (
1
) (
2
) (
3
) (
3
) (
12
43
87
 
3
º 2
º 1º
 
)
 (
metodo
 DECIMAL
criado por Melvin Dewey, e universalmente conhecido
ha
 uma predefinição 10 grupos, e depois disto pode-se personalizar suas 
sub-divisoes
 
conforme necessidade, e usando ponto decimal para identificar estas divisões
identificado por 3 casas e o ponto 
decilmal
 !!! desvantagem: 10 classes
)
 (
metodo
 
UNITERMO 
 ou
 
indexação coordenada
composto por fichas alfabéticas, cada ficha tem um assunto com 
nrs
. de 0 a 9, e quando numero o 
docto,o
 final deste 
numero
 é associado a respectiva coluna da ficha
obs
: se um 
docto
 tiver mais de um assunto, repetir o 
nr
. nas fichas
)
Observações:
a) qq método é possível de aplicar, contudo alguns tem + vantagens q outros
b) para PROCESSOS o melhor método é o NUMERICO.
c) erros de arquivamento oriundos do cansaço visual e das diferentes formas gráficas são predominantes ao método ALFABÉTICO
d) onomástico = alfabético
e) Métodos básicos mais comumente utilizados são: alfabético, geográfico, numérico, ideográfico
f) Além Padronizado e Básico, há METODO ALFANUMERICO obsoleto
Sistemas busca:
· direto: busca direto ao docto, logo ñ usa indice (geralmente alfabéticos e geográfico)
· semi-indireto: (alfanumérico)
· INdireto: necessita consulta por um método de pesq.(sempre numéricos) para depois localizar docto 
 usa sempre INdice remissivo (todos métodos numéricos)
Legislação
1. Define Responsabilidade Arqs/Arquivo/Arq.Público/Acesso
Na CF define a responsabilidade da gestão:
Art216 § 2º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem
Art. 23. É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios:
III - proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos;
Art. 24. Compete à União, aos Estados e ao Distrito Federal legislar concorrentemente sobre:
VII - proteção ao patrimônio histórico, cultural, artístico, turístico e paisagístico;
A Lei Federal 8159/91 detalha a gestão.
Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
 Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias
 § 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. 
Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
Decreto Federal 4073/02 incrementa o que é arq.público:
Art. 15.  São arquivos públicos os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei no8.246, de 22 de outubro de 1991.
Na CF da o direito o acesso informação
Art5. XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado
2. Eliminação Arqs.Púbs
A Lei Federal 8159/91 
Art. 9º - A eliminação de documentos produzidospor instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência
Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
E a Lei do 1799/96 – Microfilmagem, complementa:
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.
3.Meios eletromagneticos
Lei 12682;12, mudanças em 2019
Art. 2º-A.  Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.             (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)     (Regulamento)
§ 1º  Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 2º  O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 3º  Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 4º  Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968 , e de regulamentação posterior. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 5º  Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá código de autenticação verificável. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 6º  Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto no § 1º deste artigo, relativamente aos documentos referentes a operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 7º  É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019)
4. Tipificação Crime
Codigo Penal - Supressão de documento
Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor:
Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é particular.
Lei Federal 9605/98 – Meio Ambiental - Dos Crimes contra o Ordenamento Urbano e o Patrimônio Cultural
Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:
II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial:
Pena - reclusão, de um a três anos, e multa.
Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa
DARLAN aula 2
· Transparência passiva
Prazos de atendimento
· imediato
· 20 dias prorrogáveis por + 10 dias
· Negado o acesso
1. Pessoa pode entrar com recurso a autoridade superior do órgão q solicitado
2. Negado novamente, encaminha a CGU – Controladoria Geral da União
3. Negado novamente, encaminha a CMRI – Comissão Mista de Reavaliação Informação
Questões
Fonte: EPF2009
54 O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento.
55 O princípio de respeito aos fundos é fundamental para a ordenação dos acervos arquivísticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administração são os elementos que guiam o arranjo dos documentos.
56 A instabilidade institucional, uma das principais características da administração pública brasileira, geralmente motivada pela fusão, separação, extinção e criação de órgãos públicos, enseja uma série de problemas para a gestão dos arquivos desses órgãos. Para lidar com esses problemas, o princípio da pertinência é o conceito adequado.
57 Um dos critérios para que uma instituição pública ou privada constitua um fundo de arquivo é possuir atribuições precisas e estáveis, definidas por um texto com valor legal ou regulamentar.
58 O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituição pública ou privada é um fundo fechado ou aberto 
59 As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização. 
60 A teoria dos valores de documentos, concebida por Schellenberg, apesar da sua importância para a avaliação de documentos, não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente.
61 Uma das funções do diagnóstico da situação arquivística é reunir informações suficientes para a elaboração do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo.
62 Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.
63 O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.
64 O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou.
65 Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são tipologias documentais.
66 Documentos iconográficos são aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
67 A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, bem como da preservação dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem não permite a eliminação dos documentos originais.
68 Uma base de dados desenvolvida em uma instituição pública com vistas a atender, racionalizar e implementar uma de suas funções deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição.
69 A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variações de temperatura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos documentos.
Gabarito
54c
55c
56e
57c
58e
59c
60e
61c
62e
63c
64e
65e
66e
67c
68c
69c
Fonte: Mpu Tecnico 2013
101 Correspondência oficial em cujo envelope haja indicação de particular não deve ser aberta, mesmo que trate de assunto específico das atividades da instituição destinatária.
102 A significação orgânica entre os documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo queum documento destacado de seu conjunto pode perder valor.
103 Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados.
104 O acondicionamento de fotografia em arquivo deve ser realizado em fôlder confeccionado em papel de pH neutro, método diferente do utilizado para a guarda de negativos, que devem ser acondicionados em envelopes confeccionados em papel de pH básico ou polietileno.
105 O método de laminação é o que mais se aproxima do método ideal de restauração de documentos, dado que eleva a resistência do papel sem perda da legibilidade e flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas.
Gabarito
101c
102c
103e 
104e 
105c
Fonte: 2014 PROVA DO CADE – comentários Darlan Eterno
No que se refere aos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens subsequentes.
106 Um documento de arquivo deve, inicialmente, ser submetido ao processo de fase corrente; em seguida, esse documento deve ser digitalizado e, após cinco anos, transferido ao arquivo permanente. 
Gabarito: E
Comentário:
Os documentos de arquivo são criados na fase corrente. No entanto, não existe a obrigatoriedade desses documentos serem digitalizados ou recolhidos ao arquivo permanente. Os prazos de guarda dos documentos, na fase corrente, nem sempre são de 5 anos, esses prazos variam de acordo com a tabela de temporalidade da instituição.
107 De acordo com o princípio da proveniência, os documentos originados das atividades de uma pessoa jurídica devem ser agrupados separadamente daqueles originados das atividades de outras pessoas jurídicas.
Gabarito: C
Comentário:
O princípio da proveniência vincula os documentos ao seu produtor e afirma que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. 
108 A manutenção dos documentos de arquivo nos locais onde foram acumulados obedece ao princípio da ordem original.
Gabarito: E
Comentário:
A manutenção dos documentos arquivísticos nos locais onde foram acumulados obedece ao princípio da territorialidade. O princípio da ordem original afirma que o arquivo deveria conservar a ordenação (arranjo) original dada pela entidade, pessoa ou família que o produziu
109 A classificação de documentos por assunto é o principal fundamento do princípio da reversibilidade.
Gabarito: E
Comentário:
O princípio da reversibilidade afirma que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário. Este princípio é aplicado na restauração de documentos e não na atividade de classificação. 
110 Se um cidadão solicitar informações acerca das atividades do CADE mediante uma carta recebida e protocolada por este órgão, então essa carta será considerada um documento de arquivo do órgão.
Gabarito: C
Comentário:
Os documentos de arquivo são aqueles acumulados no decorrer das atividades de uma pessoa ou entidade. Se um cidadão encaminha uma carta a uma instituição solicitando informações sobre ela, esse documento passa a compor o arquivo dessa instituição, pois está relacionado às suas atividades. 
Com relação ao gerenciamento da informação e à gestão de
documentos, julgue os itens subsecutivos.
111 A existência do arquivo intermediário é justificada pelos altos custos de manutenção dos documentos nos arquivos correntes.
Gabarito: C
Comentário:
O arquivo intermediário justifica-se por questões econômicas. É uma forma de armazenamento de documentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da organização. 
112 O objetivo fundamental da avaliação de documentos de arquivo é a eliminação de documentos dispensáveis às atividades institucionais.
Gabarito: E
Comentário:
A avaliação se fundamenta na análise dos documentos, para a definição de prazos e da destinação, de acordo com os valores (primário ou secundário) a eles atribuídos. A eliminação de documentos é uma das destinações que se estabelece na avaliação, mas não é um objetivo fundamental. 
113 A autuação de processos nos órgãos públicos brasileiros é uma atividade exclusiva do setor de protocolo.
Gabarito: C
Comentário:
De acordo com a Portaria Normativa nº 5/2002, do MPOG, a formação (autuação) de processos deve ser realizada exclusivamente pelo protocolo, que receberá dos setores de trabalho os documentos a serem autuados. 
114 As principais ações da gestão de documentos ocorrem durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.
Gabarito: C
Comentário:
A gestão de documentos compreende um conjunto de procedimentos e operações técnicas, referentes à sua produção, tramitação, avaliação, uso e arquivamento, em fase corrente e intermediária. Dessa forma as atividades técnicas da gestão de documentos atuam nas duas primeiras fases do ciclo vital, onde os documentos têm valor primário e servem à administração da instituição.
115 A alta frequência de uso de um documento de arquivo indica que ele pertence à fase intermediária.
Gabarito: E
Comentário:
Os documentos na fase intermediária possuem freqüência de uso eventual. A alta de freqüência de uso é uma característica da fase corrente.
Julgue os próximos itens, relativos às tipologias documentais e aos arquivos permanentes.
116 A eliminação de documentos de arquivo é uma atividade vedada nos arquivos permanentes.
Gabarito: C
Comentário:
De acordo como § 3º do artigo antigo 8º da lei nº 8.159/91, os arquivos permanentes são os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. A eliminação de documentos pode ocorrer apenas na fase corrente a na intermediária.
117 A categoria textual é um dos principais tipos documentais presentes nos órgãos públicos brasileiros.
Gabarito: E
Comentário:
Textual trata-se de um gênero documental e não de um tipo. Entende-se por gênero a configuração de assume um documento de acordo com o sistema de signos empregados para a sua comunicação. São exemplos de gênero: sonoro, iconográfico e filmográfico. 
No que se refere à microfilmagem, à automação e à preservação de documentos de arquivo, julgue os itens subsequentes.
118 A digitalização de documentos de arquivo é aconselhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado simultaneamente por diferentes usuários.
Gabarito: C
Comentário:
Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. Os documentos gerados nesse procedimento, pelo fato de estarem em meio digital, podem ser acessados simultaneamente por vários usuários distintos. 
119 A microfilmagem de documentos de arquivo possui validade legal quando esse processo ocorre simultaneamente à digitalização.
Gabarito: E
Comentário:
Os microfilmes possuem validade jurídica, e podem ser apresentados em juízo. No entanto, essa validade não está condicionada a execução simultânea do processo de digitalização.
120 Para a assinatura de documentos, recomenda-se a utilização de caneta esferográfica como forma de preservação do papel.
Gabarito: E
Comentário:
As canetas esferográficas não são adequadas para assinar documentos, pois além de serem nocivas ao papel, ao longo do tempo, costumam “borrar”. A caneta mais adequada é a caneta tinteiro, de tinta denominada nanquim.
Genero
Espécie
Tipo/Tipologia