GESTÃO DE EVENTOS

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6 principais qualidades/competências que um produtor de eventos deve ter.
Para ser um produtor de eventos é necessário muito trabalho e dedicação. Você já percebeu que por trás de todo seminário, balada, show, jogo, evento religioso e qualquer produção existe uma equipe profissional que se empenha para que eles aconteçam? Há os fornecedores, as atrações, as equipes de limpeza e segurança, o pessoal da montagem, recepcionistas e outras pessoas contratadas que variam conforme o tipo de evento. E o organizador é quem está no comando! O organizador de eventos – também conhecido como produtor de eventos – é quem coordena, gerencia, planeja, capta, promove, realiza, administra os recursos e presta serviços especializados para que os eventos aconteçam. Muita responsabilidade, não é mesmo? Uma equipe bem coordenada por esse profissional é capaz de garantir que tudo ocorra como desejado. A rotina da produção de eventos vai além de ter um check-list e ir atrás de cada item. Atrelado a isso, o organizador possui diversos desafios e precisa desenvolver algumas qualidades essenciais:
Produtor de eventos deve manter-se constantemente atualizado
Quanto mais qualificado for o profissional, mais procurado e bem pago ele será (inclusive, já existem diversos cursos de curta duração com foco em diferentes produções de eventos para que o profissional se capacite ainda mais). Portanto, converse com muita gente da área, informe-se sobre as tendências, vá a palestras, conferências e cursos. Ter conhecimento ajuda a colocar boas ideias em prática e até a ser mais criativo. Mesmo que o organizador seja bom, é preciso melhorar sempre.
Produtor de eventos necessita de muita organização
O organizador de eventos lida com muitas pessoas e tem diversos afazeres. Por este motivo, ele não pode contar apenas com a memória. É preciso que tudo vire anotação e seja arquivado, em meio físico e virtual. Essa organização inclui todos os check-lists, contratos, borderôs, orçamentos, dentre outros.
Trabalhar com a contratação de diversos serviços e a cada nova produção ter que ir atrás dos itens de uma grande lista, exigem que o profissional seja meticuloso ao ordenar as coisas. Com o tempo, a organização vira parte da rotina e se torna uma ação natural.
Produtor de eventos precisa saber negociar
Produzir eventos também significa contratar diferentes serviços para que a ocasião seja especial e completa para o público. O organizador, a partir do check-list conforme o tipo de evento, irá desembolsar para que o espaço, time de funcionários, equipamentos em geral, comes e bebes e demais itens estejam prontos no grande dia. Porém é muito importante que se faça uma pesquisa prévia com relação aos valores de cada empresa – afinal, é comum que o organizador trabalhe com um orçamento limitado. Neste ponto, saber negociar é uma característica essencial do produtor, além de ser um desafio (ajustar preços em uma negociação requer bons argumentos).
É importante que o organizador procure bons fornecedores e que tenha em mente que o que é mais caro nem sempre á a melhor opção. Mas caso um ótimo serviço esteja disponível a um valor exacerbado, não tenha medo de negociar e pedir uma redução de preços. Para isso você pode utilizar diversos argumentos como recomendar a empresa contratada, firmar uma parceria com ela para próximas produções, fazer com que ela se torne uma patrocinadora e tenha sua marca divulgada, dentre outras ações. Exercite seu poder de comunicação para negociar e não estourar o orçamento!
Ter capacidade de se adaptar
Por mais que se planeje e esteja com o controle de tudo, alguns imprevistos podem surgir antes e no decorrer do evento. Portanto, o bom profissional deve saber lidar com os problemas e dar a eles a melhor solução possível naquele momento. O objetivo é garantir que o público de cada evento não seja prejudicado e, mais do que isso, fique satisfeito.
Liderar com maestria
Saber como agir na hora de liderar é fundamental. O organizador de eventos é o capitão de um grande time e precisa designar as funções, mas deve deixar que cada envolvido cumpra-a com certa liberdade. Aqui, cabe ao produtor explicar às equipes como será o evento, o que ele espera de cada um, o que deve acontecer e o que deve ser evitado.
Fazer com que toda a equipe do evento se sinta parte do time é muito importante. Isso estimula que o trabalho seja feito com excelência e colaboração mútua.
Proporcionar ao público uma ótima experiência
Mesmo que o organizador precise agradar contratantes e patrocinadores de seu evento, o foco deve ser sempre o público. Afinal, é ele que garante o sucesso da produção, as recomendações, a divulgação espontânea e, claro, o evento em si.
Para conquistar o seu público, comece na divulgação do evento e na venda de ingressos. Faça campanhas nas redes sociais e otimize a experiência de compra agregando comodidade e rapidez disponibilizando os ingressos na internet. Depois, organize a entrada da produção, o decorrer dela e a saída. E por fim, colete os feedbacks e responda à nova legião de fãs dos seus eventos! #DicaSympla: Conheça os truques dos melhores produtores que vendem ingressos antecipados online clicando aqui!Cada um desses desafios faz parte do dia-a-dia do organizador de eventos e deve ser encarado como mais um passo rumo ao sucesso. Lembre-se: todo desafio é uma oportunidade para seu aprimoramento pessoal :)
5 Dicas para um planejamento de evento perfeito
Organizar um evento pode ser um grande desafio, caso não haja um bom planejamento. Mas vamos ser sincero, a fase de planejamento é a parte mais difícil de qualquer evento, principalmente se for seu primeiro. 
É preciso pensar nos convidados, apresentadores, palestrantes, padrinhos (caso seja um casamento), iluminação, buffet, segurança e limpeza! É muito coisa, não é mesmo?
A boa notícia é que reunimos 5 dicas que vão te ajudar na fase de planejamento do seu evento. Com essas dicas, você já poderá começar a organizar seu evento com mais segurança, assim, amenizando possíveis imprevistos (Que vão acabar acontecendo).
A importância do planejamento
Criar um evento sem um planejamento com ações e estratégias é dar tiro no escuro, isso porque, é através do planejamento que conseguimos traçar metas, definir público-alvo e realizar pesquisa sobre os melhores fornecedores.
É durante o planejamento que algumas perguntas são levantadas, e precisam ser respondidas para deixar claro os objetivos. Isso facilitará no momento da pesquisa de local, convidados, canais de divulgação, entre outros. Confira algumas perguntas que você deve se fazer na fase de planejamento:
· O evento será privado ou aberto ao público? 
· Quem será o público-alvo? 
· Qual objetivo desse evento? Aumentar as vendas, melhorar a imagem da empresa? 
· Qual diferencial do evento? 
Apesar de ter muitas preocupações, a realização de um evento pode ser mais divertido do que você imagina! Por isso reunimos X dicas que vão te ajudar no planejamento, confira: 
1. Objetivos e metas
Como diria Fernando Angelo: “Metas são como flechas. Quanto mais alto você mira, mais longe você alcança.”, isso não quer dizer que você deva traçar metas impossíveis a curto prazo, é preciso criar objetivos palpáveis que irão te ajudar a melhorar seu evento.
A meta pode ser trazer um número x de convidados, realizar mais vendas, aumentar a reputação da empresa, as opções são inúmeras. Por isso, crie metas e objetivos claros para todos os envolvidos do evento.   
2. Fornecedores confiáveis
Procure bons fornecedores, empresas capazes de entregar dentro do prazo e com qualidade. Em eventos, é comum acontecer imprevistos, por isso, ter fornecedores confiáveis, irá ajudar nesses momentos de tensão.
É indispensável realizar pesquisas de fornecedores para um evento, seja ele de etiquetas personalizadas ou de som e iluminação. A pesquisa precisa estar presente em todas as fases doseu evento.
3. Tenha um cronograma
Engana-se quem pensa que o planejamento termina no instante que o evento começa! O planejamento precisa estar presente durante e após o evento. Por isso, é vital criar um cronograma com todas as ações do evento.
Inclua no seu cronograma: Quando seus ingressos começaram a ser vendidos; programação das atrações e feedback dos participantes. Não se limite, inclua tudo em seu cronograma.
4. Colaboradores
Um evento é feito de pessoas, sejam elas participantes do evento, ou colaboradores que fazem toda a mágica acontecer. Nessa fase, é essencial escolher com sabedoria toda parte de segurança, limpeza, buffet e apresentadores.
Toda equipe precisa estar treinada para ajudar os convidados, e estarem preparados para agir durante qualquer imprevisto, isso inclui o uso de extintor de incêndio e organizar as pessoas em caso de acidente, entre outras situações. 
5. Data e local
Chegamos em um dos pontos mais importantes de qualquer planejamento, escolher a data e o local onde será realizado o evento. É aqui que muitos eventos falham, seja escolhendo uma data “ruim” ou um local não apropriado ao público.
Fuja de datas comemorativas como páscoa, dia das mães, natal e assim por diante. Faça uma pesquisa e entenda as melhores datas e horários para seu público.
O local precisa ser de fácil acesso e seguro, então opte por lugares com boa sinalização, que possuem gerador de energia em caso de falta de luz, e claro, seguro.
Seja ousado!
A ousadia e criatividade são mais que dicas, são regras de qualquer evento! Abuse da criatividade, ouse com ideias novas, aposte na tecnologia para te ajudar, e claro, foque nas pessoas! Escute onde seu evento acertou e quais áreas podem melhorar, seguindo essas 6 dicas, você terá um planejamento de sucesso.  Agora, descubra mais sobre como emitir nota fiscal para eventos e mantenha-se legalizado!
ATIVIDADE COLABORATIVA
Durante esta disciplina, estamos passeando pelo fascinante mundo dos eventos. Estar do lado de dentro da gestão e organização é outra coisa, não é mesmo? Ser convidado ou participante não nos dá muita a dimensão de quantas etapas e atividades estão envolvidas.Nos dias atuais, as mudanças são inevitáveis em todos os ambientes e com os eventos, não é diferente. O congresso online, é um exemplo disso. Também conhecido como CONA, é um tipo de evento digital que surge no Brasil não faz muito tempo e ganhou um espaço na Internet. É uma maneira interessante de se alcançar visibilidade e reunir em um mesmo evento especialistas para debater temas relacionados a um determinado assunto. Pesquisando rapidamente, você poderá encontrar eventos que já ocorreram sobre empreendedorismo digital, carreiras, motivação, viagens, música, moda… alguns voltados para um público específico. Geralmente, esses eventos, acontecem durante uma semana, com várias palestras ao longo de cada dia, transmitidas de forma gratuita ou não. Porém, para todo tipo de evento, existem vantagens e desvantagens em sua realização
Então, quero saber, que vantagens e desvantagens você consegue perceber neste tipo de evento on-line? Você já participou de algum? Compartilhe sua experiência.
ATIVIDADE CONTEXTUALIZADA
1. Olá, estudante! Tudo bem?
Seja bem-vindo à atividade contextualizada da disciplina Gestão e Organização de eventos!
 A ideia dessa atividade é consolidar os seus conhecimentos, aplicando o que você aprendeu num exemplo prático que poderia acontecer na vida real. Gostaria de lembrar a importância da sua autonomia na construção do seu aprendizado, desta forma continue sempre buscando novas informações fazendo pesquisas em sites, livros, revistas etc.
Então vamos lá.
 Termos técnicos que fazem parte do dia a dia do organizador de eventos você já deve ter visto nas leituras dos materiais da disciplina. Briefing, Guideline, Swot, Budget, entre outros. Mas, em que consiste esses termos?
“Briefing: consiste em uma coleta de dados com a intenção de obter um conjunto de informações que descrevem as principais características de uma empresa, entidade ou marca, baseando-se nos principais objetivos que ela pretende atingir e quais os possíveis recursos que podem ser utilizados para isto, e que serão abordados na realização do evento”
Veja mais em: https://www.significados.com.br/briefing/
 
Agora imagine que você como organizador de eventos, foi convidado pela Prefeitura de sua cidade para a organização de um evento sobre a cultura e gastronomia popular do seu município.  Elabore um briefing deste evento.
Caro(a) aluno(a) elabore um documento com o modelo que achar pertinente. Não deixe de indicar as fontes de pesquisas (Referências Bibliográficas). Caso tenha alguma dificuldade, para elaboração do seu texto envie uma mensagem pelo fórum