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Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 1 – ORGANIZAÇÃO EMPRESARIAL ESTRUTURA DE ATIVIDADES COMERCIAIS INTRODUÇÃO Toda e qualquer ação na criação e desenvol- vimento de uma atividade comercial tem como base a plena satisfação do público-alvo a que se direciona, por isso, qualquer organização, institui- ção ou formas de negócios, formal ou informal, deve tomar como prática a excelência da presta- ção de serviço como norma, no modo, lugar, es- trutural e operacionalmente, caso queira sobrevi- ver em um ambiente competitivo. Pela experiência prática pode-se dizer que ser- viço ao cliente é a execução de todos os meios possíveis em dar satisfação ao consumidor, ofere- cendo tantas facilidades quanto possível a fim de que ele adquira o bem ofertado, e tantas satisfa- ções quanto possível em função do bem adquiri- do. Nesse raciocínio, a ação de pós-venda é tão ou mais importante que uma atuação pré-venda. Ex.: troca de produtos com defeitos em curto prazo é tão importante quanto a própria venda em si, pois aos olhos do consumidor o relacionamento de confiança com a organização não termina quando ele tira o produto do mercado, mas quando obtém a certeza de que fez negócios com pessoas sérias e comprometidas com seu sucesso ou com pes- soas em quem pode confiar, que lhe darão supor- te, seja através da troca, do suporte técnico, do treinamento de usuários, na entrega em domicílio etc. 1. ORGANIZAÇÃO Recorrendo ao conceito clássico, podemos definir qualquer organização como um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente mas de forma co- ordenada e controlada, atuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um obje- tivo predeterminado através da afetação eficaz de diversos meios e recursos disponíveis, liderados ou não por alguém com as funções de planear, organizar, liderar e controlar. Desta definição de organização, convém reter alguns conceitos fun- damentais para a sua adequada compreensão: 1. Atuação coordenada: para que exista uma organização, não basta que um conjunto de pes- soas atuem com vista a atingir um objetivo co- mum; é necessário também que essas pessoas se organizem, ou seja, que desenvolvam as suas atividades de forma coordenada e controlada para atingir determinados resultados. Esta coordena- ção e controle é geralmente efetuada por um líder mas encontram-se muitas vezes organizações em que estas tarefas são efetuadas por todos os membros em conjunto através, por exemplo, de um órgão colegial. 2. Recursos: representam todos os meios colo- cados à disposição da organização e necessários à realização das suas atividades/tarefas. Nestes recursos, incluem-se os recursos humanos, os recursos materiais, os recursos tecnológicos, os recursos financeiros, a imagem de mercado e cre- dibilidade perante o exterior. 3. Afetação eficaz: os recursos organizacionais descritos no ponto anterior são, por definição, es- cassos, daí que a sua alocação deva ser efetuada eficazmente por forma a que a probabilidade de atingir os objetivos predefinidos seja a maior pos- sível. É daqui que surge a principal justificação para a necessidade da gestão nas organizações. 4. Objetivos: Representam as metas ou resulta- dos organizacionais pretendidos e a obter no futu- ro ou, por outras palavras, o propósito que justifica toda a atividade desenvolvida ou mesmo a própria existência da organização. Naturalmente, todas as organizações devem determinar não apenas os seus objetivos, mas também definir as medidas e formas de atuação e de alocação de recursos que se pensam mais adequadas para os atingir. 5. Contexto: Representa toda a envolvente ex- terna da organização que, de forma direta ou indi- reta, influencia a sua atuação e o seu desempe- nho. Nesta envolvente externa, inclui-se o contex- to econômico, tecnológico, sociocultural, político, e ainda um conjunto de elementos que atuam mais próximo e diretamente com a organização, tais como os clientes, os fornecedores, os concorren- tes, as organizações sindicais, a comunicação social, entre outros. Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 2 – Como facilmente nos apercebemos, o conceito anteriormente descrito para organização, pode ser aplicado a qualquer tipo de organização seja ela empresarial ou não. A única diferença reside nos objetivos de base a que cada uma se propõe. No caso das organizações empresariais, o ob- jetivo base ou fim último será a maximização do seu valor para os seus proprietários conseguida através da satisfação de todos os seus membros e colaboradores e da produção e/ou distribuição de bens e serviços afim de satisfazer necessida- des concretas dos seus consumidores. Se nos referirmos a organizações não empre- sariais como são os hospitais, as escolas, os clu- bes, as associações sindicais, ou outras, os prin- cipais objetivos diferem ligeiramente, embora o fim último seja sempre a satisfação de necessidades ou a defesa de interesses de um conjunto particu- lar de pessoas ou da sociedade em geral. Desta forma, no caso dos hospitais, o principal objetivo será a saúde da população a que se destina en- quanto que o das escolas será a aprendizagem dos seus alunos, o dos clubes desportivos será a obtenção de bons resultados desportivos e o das associações sindicais será a defesa dos direitos dos trabalhadores. 1.1.EMPRESA Empresa é um tipo específico de organização que se caracteriza pelo fato do seu fim último ser a maximização dos seus lucros; em última análise, numa empresa todos os restantes objetivos são na verdade meios utilizados para maximizar os lucros. No caso de uma empresa pública, o fim último poderá ser ligeiramente diferente e estar mais associado a objetivos de rendibilidade social. A definição de empresa, no sistema brasileiro, filia-se ao italiano, onde o conceito jurídico de em- presa se volta para a sua atividade comercial, tendo afirmado Carvalho de Mendonça a inexis- tência de uma diferença de ambos os conceitos na determinação do que vem a ser uma empresa. Do ponto de vista jurídico inicialmente a definimos como a atividade desenvolvida pelo empresário. O professor Alberto Asquini lançou um artigo na “Rivista del Diritto Commerciale” fazendo um estudo dos diversos perfis que uma empresa pode ter, chegando à conclusão de que o conceito de empresa é poliédrico, ou seja, possui várias defi- nições diferentes dependendo do ponto de vista adotado. Embora a empresa possa se apresentar sob a forma de uma sociedade, cabe uma ressalva so- bre a divergência entre esses dois elementos do direito. A sociedade é um sujeito de direito, en- quanto a empresa é um objeto de direito, ou seja, a empresa não detém personalidade jurídica, a sociedade sim. A empresa abarca o estabelecimento empresa- rial, ou seja, nas palavras de Fábio Ulhôa, “o con- junto de bens que o empresário reúne para explo- ração de sua atividade econômica”, e a atividade realizada dentro desse complexo, podendo ser dividida em espécies: empresas comerciais e in- dustriais, empresas de serviços e empresas públi- cas. As empresas comerciais e industriais são as que mais adaptam ao conceito econômico de em- presa, pois visam atividades comerciais. Já as empresas de serviços são compostas por profis- sionais liberais com autônomos ou, então, assu- mem a forma de sociedades civis de fins lucrati- vos, as chamadas sociedades simples. As empre- sas públicas já se encontram numa gama diferen- te das empresas privadas, gozando de uma legis- lação diferente, com seus princípios constantes na Constituição Federal, no art. 173. Para se abrir uma empresa é necessário regis- tro na junta comercial e escolha de uma das pos- sibilidades de sua exploração, pessoa física, sob a forma de empresário individual, ou pessoa jurídi- ca, como sociedadesimples ou sociedade empre- sária, existindo uma diferença nas obrigações e formas de organização e controle de acordo com a maneira adotada. RESUMINDO: Organização: conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo ou individu- almente. Alguns conceitos fundamentais para a sua adequada compreensão: atuação coordenada (organizar de forma coordenada e controlada para atingir determinados resultados; recursos (todos meios colocados a disposição da organização e necessários a realização das suas tarefas); afeta- ção eficaz (alocação dos recursos de forma eficaz para que a probabilidade de atingir os objetivos seja a maior possível); objetivos (metas e resulta- dos pretendidos); contexto (toda envolvente exter- na da organização que, de forma direta ou indire- ta, influencia a sua atuação e seu desempenho). Empresa: Para se abrir uma empresa é necessá- rio registro na junta comercial e escolha de uma das possibilidades de sua exploração: pessoa física ou jurídica. EXERCICIOS 1- O que representam os recursos dentro de uma organização? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 2- O que é uma empresa? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 3 – 2. ADMINISTRAÇÃO A administração de empresas supõe a exis- tência de uma instituição a ser administrada ou gerida, ou seja, uma Entidade Social de pessoas e recursos que se relacionem num determinado ambiente, físico ou não, orientadas para um obje- tivo comum, estabelecido pela empresa. Empre- sa, aqui, significa o empreendimento, os esforços humanos organizados, feitos em comum, com um fim específico, um objetivo. As instituições (empresas) podem ser públicas, sociedades de economia mista ou privadas, com ou sem fins lucrativos. A necessidade de organizar os estabelecimen- tos nascidos com a revolução industrial levou os profissionais de outras áreas mais antigas e ma- duras a buscar soluções específicas para proble- mas que não existiam antes. Assim a aplicação de métodos de ciências diversas para administrar estes empreendimentos deu origem aos rudimen- tos da ciência da administração. Não se deve confundir a gerência de uma casa ou de nossa vida pessoal, que tem sua arte pró- pria, porém empírica, com a gerência de uma ins- tituição. A gerência de instituições requer conhe- cimento e aplicação de diversos modelos e técni- cas administrativas, ao passo que a gerencia pes- soal pode ser feita por pessoas sem qualificações adicionais. 2.1. DESENVOLVIMENTO DO CONCEITO Como ciência é um ramo das ciências huma- nas, ditas sociais, pois trata dos agrupamentos humanos, mas com uma peculiaridade que é o olhar holístico, buscando a perfeita sinergia entre pessoas, estrutura e recursos. Além dos princípios específicos da ciência Ad- ministrativa, a técnica de administrar utiliza-se de diversos outros ramos do pensamento humano, tais como: Direito, Contabilidade, Economia, Ma- temática e Estatística, a Psicologia, a Sociologia, a Informática, dentre outros diversos. Instituições de Direito Público ou Instituições de Direito Privado criadas com fins lucrativos ou para finalidades sociais, dependem da ciência da ad- ministração para funcionarem. Administrar é o processo de dirigir ações que utilizam recursos para atingir objetivos. Embora seja importante em qualquer escala de aplicação de recursos, a principal razão para o estudo da administração é seu impacto sobre o desempenho das organizações. É a forma como são adminis- tradas que torna as organizações mais ou menos capazes de utilizar corretamente seus recursos para atingir os objetivos corretos. A administração é uma ciência social aplicada, fundamentada em um conjunto de normas e fun- ções elaboradas para disciplinar elementos de produção. A administração estuda os empreendi- mentos humanos com o objetivo de alcançar um resultado eficaz e retorno financeiro de forma sus- tentável e com responsabilidade social, ou seja, é impossível falar em Administração sem falar em objetivos. Em síntese, o administrador é a ponte entre os meios (recursos financeiros, tecnológicos e huma- nos) e os fins (objetivos). Como elo entre os re- cursos e os objetivos de uma organização, cabe ao administrador combinar os recursos na propor- ção adequada e para isso é necessário tomar de- cisões constantemente num contexto de restri- ções, pois, nenhuma organização por melhor que seja dispõe de todos os recursos e também a ca- pacidade de processamento de informações do ser humano é limitado. Administrar envolve a elaboração de planos, pareceres, relatórios, projetos, arbitragens e lau- dos, em que é exigida a aplicação de conhecimen- tos inerentes às técnicas de Administração. A Administração se divide, modernamente, em cinco áreas: finanças, administrativo, marke- ting, vendas ou produção e recursos humanos. Alguns doutrinadores modernos inserem nessa divisão a TI (Tecnologia da Informação) e a P&D, ou seja, a Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação. Pelo fato de a Administração ter diversas ciências como base, o administrador disputa seu espaço com profissional de diferente áreas. Em finanças, disputa espaço com economistas e contadores. Em marketing, disputa espaço com publicitários. Em produção, disputa espaço com engenheiros. Em recursos humanos, disputa espaço com psicó- logos. A profissão de administrador é historicamente recente e foi regulamentada no Brasil em 9 de setembro de 1965, data em que se comemora o Dia do Administrador. Os primeiros administradores profissionais (administrador contratado, que não é o dono do negócio) foram os que geriram as companhias de navegação inglesas a partir do século XVII. Se- gundo Jonh W. Riegel, "o êxito do desenvolvimen- to de executivos em uma empresa é resultado, em grande parte, da atuação e da capacidade dos seus gerentes no seu papel de educadores. Cada superior assume este papel quando ele procura orientar e facilitar os esforços dos seus subordi- nados para se desenvolverem". 2.2. FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS Fayol foi o primeiro a definir as funções básicas do Administrador: planejar, organizar, controlar, coordenar e comandar - POCCC. Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 4 – Atualmente, sobretudo com as contribuições da Abordagem Neoclássica da Administração, em que um dos maiores nomes é Peter Drucker, os princípios foram retrabalhados e são conhecidos como Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (PODC). Ressalte-se, então, que destas funções as que sofreram transformações na forma de abordar foram "comandar e coordenar" que atualmente chama-se apenas Dirigir (Liderança). Atualmente, as principais funções administrati- vas são: - Fixar objetivos (planejar); - Analisar: conhecer os problemas; - Solucionar problemas; - Organizar e alocar recursos (recursos financeiros e tecnológicos e as pessoas); - Comunicar, dirigir e motivar as pessoas (liderar); - Negociar; - Tomar as decisões (rápidas e precisas); - Mensurar e avaliar (controlar). 2.3. O PAPEL DO ADMINISTRADOR As funções do gestor foram, num primeiro mo- mento, delimitadas como: planejar, organizar, co- mandar, coordenar e controlar. No entanto, por ser essa classificação bastante difundida, é co- mum encontrá-la em diversos livros e até mesmo em jornais de forma condensada em quatro cate- gorias. São elas: planejar, organizar, liderar e con- trolar. Planejar: "definir o futuro da empresa, principal- mente, suas metas, como serão alcançadas e quais são seus propósitos e seus objetivos" , ou como "ferramenta que as pessoas e as organiza- ções usam para administrar suas relações com o futuro. É uma aplicaçãoespecífica do processo decisório." O planejamento envolve a determinação no presente do que se espera para o futuro da orga- nização, envolvendo quais as decisões deverão ser tomadas, para que as metas e propósitos se- jam alcançados. Organizar: pode-se constatar que [...] se fosse possível sequenciar, diríamos que depois de tra- çada(s) a(s) meta(s) organizacional (ais), é neces- sário que as atividades sejam adequadas às pes- soas e aos recursos da organização, ou seja, chega a hora de definir o que deve ser feito, por quem deve ser feito, como deve ser feito, a quem a pessoa deve reportar-se, o que é preciso para a realização da tarefa. Logo, "organizar é o processo de dispor qual- quer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objetivos. O processo organizacional tem como resultado o ordenamento das partes de um todo, ou a divi- são de um todo em partes ordenadas." Liderar: envolve influenciar as pessoas para que trabalhem num objetivo comum. "Meta(s) traça- da(s), responsabilidades definidas, será preciso neste momento uma competência essencial, qual seja, a de influenciar pessoas de forma que os objetivos planejados sejam alcançados." A chave para tal está na utilização da sua afeti- vidade, na sua interação com o meio ambiente que atua. Na gestão não basta apenas ser uma pessoa boa, é necessário que tenha nascido para vencer, vitória essa que está relacionada com a busca constante de desafios, com a coragem de mobili- zar-se, de assumir seu papel diante de seus pa- res, de seus colaboradores e de seus superviso- res. Falar de afetividade pode significar aderir a um sistema de gestão de pessoas de forma parcial. Quando se fala de gerir pessoas é importante ter em atenção ser competente, reconhecer com- petência e competências. Trabalhar ou liderar pessoas é uma tarefa ár- dua, em que mais depressa se detectam os fra- cassos do que os sucesso, já que no primeiro ca- so toda a empresa se poderá ressentir, no segun- do, o mérito é geralmente assumido de forma soli- tária. Trabalhar com seres humanos exige conhecer, compreender para posteriormente se desenvolver. Para identificar competências, há que conhecer muito bem a empresa e todos os seus colaborado- res. Desta forma, partimos para a implementação de todo um sistema organizado, planejado e for- malizado com o objetivo de reter talentos, desen- volver as capacidades individuais, prever cons- trangimentos, e acima de tudo criar e gerir as o- portunidades. Desta forma, motivamos todos os intervenientes, gerimos as suas expectativas e potenciamos a produtividade. Liderar significa análise, responsabilidade e justiça. Maximiano ao invés de liderar, define o terceiro passo como executar, "o processo de execução consiste em realizar as atividades planejadas que envolvem dispêndio de energia física e intelectual" E por último controlar, que "estando a organização devidamente planejada, organizada e liderada, é preciso que haja um acompanhamento das ativi- dades, a fim de se garantir a execução do plane- jado e a correção de possíveis desvios"(ARAÚJO, 170, 2004). Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 5 – Cada uma das características podem ser defi- nidas separadamente, porém dentro da organiza- ção, são executadas em conjunto, ou seja, não podem ser trabalhados disjuntas. 2.4. PRINCÍPIOS PARA UM BOM ADMINIS- TRADOR - Saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas; - Saber decidir e solucionar problemas; - Saber lidar com pessoas: comunicar eficiente- mente, negociar, conduzir mudanças, obter coo- peração e solucionar conflitos; - Ter uma visão sistêmica e global da estrutura da organização; - Ser proativo, ousado e criativo; - Ser um bom líder; - Gerir com responsabilidade e profissionalismo; - Ter visão de futuro. RESUMINDO: Administração: Requer conhecimento e aplica- ção de diversos modelos e técnicas administrati- vas. Desenvolvimento do conceito: Administrar é o processo de dirigir ações que utilizam recursos para atingir objetivos. Funções administrativas: planejar; analisar: co- nhecer os problemas; solucionar problemas; orga- nizar e alocar recursos; comunicar, dirigir e moti- var as pessoas; negociar; tomar as decisões; mensurar e avaliar. Papel do administrador: Planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. Princípios para um bom administrador: saber utilizar princípios e ferramentas administrativas; saber solucionar problemas; saber lidar com pes- soas; ter uma visão geral da estrutura da organi- zação; ser proativo, ousado, criativo, um bom lí- der; gerir com responsabilidade e profissionalis- mo; ter visão do futuro. EXERCICIOS 1- O que é administrar? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 2- A administração se divide, modernamente em cinco áreas, quais? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 3- Cite as principais funções administrativas: ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 4- Relacione: (a) Planejar (b) Organizar (c ) Liderar ( ) influenciar as pessoas para que trabalhem num objetivo comum. ( ) dispor de qualquer conjunto de recursos em uma estrutura que facilite a realização de objeti- vos. ( ) definir o futuro da empresa, suas metas e co- mo serão alcançadas. 5- Quais são os princípios para se tornar um bom administrador? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 6 – 3. DEPARTAMENTALIZAÇÃO Departamentalização é o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogenei- dade, das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos) em unidades organizacionais. Existem diversas maneiras básicas pelas quais as organizações decidem sobre a configuração organizacional que será usada para agrupar as várias atividades. O processo organizacional de determinar como as atividades devem ser agrupadas chama-se Departamentalização. Formas de Departamentalizar: 1- Função 2- Produto ou serviço 3- Território4- Cliente 5- Processo 6- Projeto 7- Matricial 8- Mista Deve-se notar, no entanto, que a maioria das organizações usam uma abordagem da contin- gência à Departamentalização, isto é, a maioria usará mais de uma destas abordagens em algu- mas das maiores organizações. A maioria usa a abordagem funcional na cúpula e outras nos ní- veis mais baixos. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR FUNÇÕES: A Departamentalização funcional agrupa funções comuns ou atividades semelhantes para formar uma unidade organizacional. Assim todos os indi- víduos que executam funções semelhantes ficam reunidos, todo o pessoal de vendas, todo o pes- soal de contabilidade, todo o pessoal de secretari- a, todas as enfermeiras, e assim por diante. A Departamentalização funcional pode ocorrer em qualquer nível e é normalmente encontrada muito próximo à cúpula. Vantagens: As vantagens principais da aborda- gem funcional são: • Mantém o poder e o prestígio das funções prin- cipais. • Cria eficiência através dos princípios da especia- lização. • Centraliza a perícia da organização. • Permite maior rigor no controle das funções pela alta administração. • Segurança na execução de tarefas e relaciona- mento de colegas. • Aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos. Desvantagens: Existem também muitas desvan- tagens na abordagem funcional. Entre elas, podemos dizer: • A responsabilidade pelo desempenho total está somente na cúpula. • Cada gerente fiscaliza apenas uma função es- treita. • O treinamento de gerentes para assumir a posi- ção no topo é limitado. • A coordenação entre as funções se torna com- plexa e mais difícil quanto à organização em ta- manho e amplitude. • Muita especialização do trabalho. DEPARTAMENTALIZAÇÃO DE PRODUTO: É feito de acordo com as atividades inerentes a ca- da um dos produtos ou serviços da empresa. Exemplos de Departamentalização de produto: 1 - Lojas de departamentos 2 - A Ford Motor Company tem as suas divisões Ford, Mercury e Lincoln Continental. 3 - Um hospital pode estar agrupado por serviços prestados, como cirurgia, obstetrícia, assistência coronariana. Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 7 – Vantagens: Algumas das vantagens da Departa- mentalização de produtos são: • Pode-se dirigir atenção para linhas especificas de produtos ou serviços. • A coordenação de funções ao nível da divisão de produto torna-se melhor. • Pode-se atribuir melhor a responsabilidade quan- to ao lucro. • Facilita a coordenação de resultados. • Propicia a alocação de capital especializado para cada grupo de produto. • Propicia condições favoráveis para a inovação e criatividade. Desvantagens: • Exige mais pessoal e recursos de material, po- dendo daí resultar duplicação desnecessária de recursos e equipamento. • Pode propiciar o aumento dos custos pelas du- plicidades de atividade nos vários grupos de pro- dutos. • Pode criar uma situação em que os gerentes de produtos se tornam muito poderosos, o que pode desestabilizar a estrutura da empresa. DEPARTAMENTALIZAÇÃO TERRITORIAL: Al- gumas vezes mencionadas como regional, de área ou geográfica. É o agrupamento de ativida- des de acordo com os lugares onde estão locali- zadas as operações. Uma empresa de grande porte pode agrupar suas atividades de vendas em áreas do Brasil como a região Nordeste, região Sudeste, e região Sul. Muitas vezes, as filiais de bancos são estabelecidas desta maneira. As vantagens e desvantagens da Departamen- talização territorial são semelhantes às dadas pa- ra a Departamentalização de produto. Tal grupa- mento permite a uma divisão focalizar as necessi- dades singulares de sua área, mas exige coorde- nação e controle da administração de cúpula em cada região. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR CLIENTE: A Departamentalização de cliente consiste em agru- par as atividades de tal modo que elas focalizem um determinado uso do produto ou serviço. A Departamentalização de cliente é usada prin- cipalmente no grupamento de atividade de vendas ou serviços A principal vantagem da Departamentalização de cliente é a adaptabilidade a uma determinada clientela. As desvantagens são: • Dificuldade de coordenação. • Subutilização de recursos e concorrência entre os gerentes para concessões especiais em bene- fício de seus próprios clientes. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROCESSO OU EQUIPAMENTO: É o agrupamento de ativi- dades que se centralizam nos processos de pro- dução ou equipamento. É encontrada com mais frequência em produção. As atividades de uma fábrica podem ser grupadas em perfuração, esme- rilamento, soldagem, montagem e acabamento, cada qual em seu departamento. Vantagens: • Maior especialização de recursos alocados. • Possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas. Desvantagens: • Possibilidade de perda da visão global do anda- mento do processo. • Flexibilidade restrita para ajustes no processo. DEPARTAMENTALIZAÇÃO POR PROJETO: Aqui as pessoas recebem atribuições temporárias, uma vez que o projeto tem data de inicio e térmi- no. Terminado o projeto as pessoas são desloca- das para outras atividades. Por exemplo: uma firma contábil poderia designar um sócio (como administrador de projeto), um contador sênior, e três contadores juniores para uma auditoria que está sendo feita para um cliente. Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 8 – Uma empresa manufatureira, um especialista em produção, um engenheiro mecânico e um químico poderiam ser indicados para, sob a chefia de um administrador de projeto, completar o proje- to de controle de poluição.Em cada um destes casos, o administrador de projeto seria designado para chefiar a equipe, com plena autoridade sobre seus membros para a atividade específica do pro- jeto. DEPARTAMENTALIZAÇÃO DE MATRIZ: A De- partamentalização de matriz é semelhante à de projeto, com uma exceção principal. No caso da Departamentalização de matriz, o administrador de projeto não tem autoridade de linha sobre os membros da equipe. Em lugar disso, a organiza- ção do administrador de projeto é sobreposta aos vários departamentos funcionais, dando a impres- são de uma matriz. A organização de matriz proporciona uma hie- rarquia que responde rapidamente às mudanças em tecnologia. Por isso, é tipicamente encontrada em organização de orientação técnica, como a Boeing, General Dynamics, NASA e GE onde os cientistas, engenheiros, ou especialistas técnicos trabalham em projetos ou programas sofisticados. Também é usada por empresas com projetos de construção complexos. Vantagens: Permitem comunicação aberta e co- ordenação de atividades entre os especialistas funcionais relevantes. Capacita a organização a responder rapidamente à mudança. São aborda- gens orientadas para a tecnologia. Desvantagens: Pode haver choques resultantes das prioridades. A MELHOR FORMA DE DEPARTAMENTALI- ZAR: Para evitar problemas na hora de decidir como departamentalizar, pode-se seguir certos princípios: • Princípio do maior uso – o departamento que faz maior uso de uma atividade, deve tê-la sob sua jurisdição. • Principio do maior interesse – o departamento que tem maior interesse pela atividade deve su- pervisioná-la. • Principio da separação e do controle – As atividades do controle devem estar separadas das atividades controladas. • Principio da supressão da concorrência – Eliminar a concorrência entre departamentos, a- grupando atividades correlatas no mesmo depar- tamento. Outro critério básico para departamentalização está baseado na diferenciação e na integração, os princípios são: • Diferenciação, cujo princípio estabelece que as atividades diferentes devem ficar em departamen- tos separados. A diferenciação ocorre quando: - O fator humano é diferente,- A tecnologia e a natureza das atividades são diferentes, - Os ambientes externos são diferentes, - Os objetivos e as estratégias são diferentes. A integração – quanto mais atividades traba- lham integradas, maior razão para ficarem no mesmo departamento. Fatores de integração são: • Necessidade de coordenação. DEPARTAMENTALIZAÇÃO MISTA É o tipo mais frequente, cada parte da empresa deve ter a estrutura que mais se adapte à sua realidade organizacional. Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 9 – RESUMINDO: Departamentalização: agrupamento das ativida- des e correspondentes recursos, com um critério especifico de homogeneidade (humanos, financei- ros, materiais e equipamentos) em unidades or- ganizacionais. Formas de departamentalizar: por funções; por produto; territorial; por processo ou equipamento; por projeto; matricial e mista. EXERCICIOS 1- Cite vantagens e desvantagens para cada de- partamentalização? - por funções: ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ - por produto e serviço: ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ -por território: ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ - por cliente: ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ - por processo ou equipamento: ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ - por projeto: ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ - por matriz: ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ - por departamentalização mista: ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 4. GRÁFICOS DE ORGANIZAÇÃO 4.1.ORGANOGRAMA O organograma é um diagrama que é usado para demonstrar relações de hierarquia dentro de uma empresa, ou seja, quem é chefe de quem – em poucas palavras. Além disto, o organograma também tem a capacidade de demonstrar a distri- buição de cargos, setores e a comunicação entre eles. O termo organograma foi criado por volta de 1856 pelo norte americano Daniel C. MacCallum quando ele administrava ferrovias nos EUA. Des- de esta época, o organograma é uma ferramenta fundamental para as organizações, é através des- te diagrama que todos conseguem se basear so- bre a hierarquia da empresa. Então tornou-se um padrão que hoje é muito utilizado. Existem alguns tipos de organogramas: Organograma vertical (também chamado de clássico), é mais usado para representar clara- mente a hierarquia na empresa; Organograma circular (ou radial), é exatamente o contrário, usado quando se quer ressaltar o tra- balho em grupo, não há a preocupação em repre- sentar a hierarquia. É o mais usado em institui- ções modernas ou do terceiro setor onde o se quer ressaltar a importância do trabalho em grupo; Organograma horizontal também é criado com base na hierarquia da empresa, mas tem essa característica amenizada pelo fato dessa relação ser representada horizontalmente, ou seja, o car- go mais baixo na hierarquia não está numa posi- ção abaixo dos outros (o que pode ser interpreta- do como discriminação, ou que ele tem menos importância), mas ao lado; Organograma funcional é parecido com o orga- nograma vertical, mas ele representa não as rela- ções hierárquicas, e sim as relações funcionais da organização; Organograma matricial é usado para representar a estrutura das organizações que não apresentam uma definição clara das unidades funcionais, mas grupos de trabalhos por projetos que podem ser temporários (estrutura informal). 4.2. FLUXOGRAMA Um fluxograma é um diagrama que tem como finalidade representar processos ou fluxos de ma- teriais e operações (diagramação lógica, ou de fluxo). Geralmente confundido com o organogra- ma, o fluxograma possui a diferença de represen- tar algo essencialmente dinâmico, já o organo- grama é uma representação da estrutura funcional da organização. Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 10 – O fluxograma também pode ser usado por pro- gramadores para elaboração de algoritmos (pro- gramação estruturada), porém, neste caso, ele possui algumas representações próprias. O fluxograma sempre possui um início, um sen- tido de leitura, ou fluxo, e um fim. Alguns símbolos básicos são usados na construção de qualquer fluxograma porém eles podem variar. Veja abaixo algumas definições básicas: • Geralmente, usa-se um círculo alongado para indicar o início e o fim do fluxo; • A seta é usada para indicar o sentido do fluxo; • No retângulo são inseridas as ações; • O losango representa questões / alternativas; • O losango sempre terá duas saídas; • As linhas ou setas nunca devem cruzar umas sobre as outras; • O texto deve ser sempre claro e sucinto; • Recomenda-se iniciar as ações sempre com um verbo no infinitivo (fazer, dizer…); O importante é estabelecer o fluxograma de forma que ele fique o mais claro possível, ou seja, que fique fácil identificar as ações que devem ser executadas, ou dependendo do tipo de fluxogra- ma, as alternativas do processo. Outros símbolos e modelos podem ser usados para montar fluxogramas, o que vai determinar quais símbolos utilizar ou não, ou ainda, que tipo de fluxograma se deve usar é o objetivo dele e o que ele descreve. RESUMINDO: Gráficos de organização. Organograma: Vertical, circular, horizontal, fun- cional, matricial. Fluxograma: representa processos ou fluxos de materiais e operações (diagramação lógica ou de fluxo). EXERCICIOS 1- O que é organograma? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 2- O que é fluxograma? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 3- Quais são os tipos de organograma? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 5. ATRIBUIÇÕES DAS UNIDADES ORGANIZA- CIONAIS • As atribuições das unidades organizacionais da empresa têm como base a especialização do tra- balho. • Especialização Maior, conhecimento dos aspec- tos do trabalho. • Divisão do trabalho. • Deve haver um perfeito equilíbrio da especializa- ção do trabalho na estrutura para evitar problemas de motivação e coordenação das atividades da empresa. • A especialização do trabalho na estrutura em- presarial é mais interessante nos níveis mais bai- xos que pode levar a maior rapidez e qualidade na realização dos trabalhos. • A especialização do trabalho pode levar a uma situação de economia de escala. Ao agrupar as atividades semelhantes, pode resultar em econo- mias originadas de produção em escala maior. Vantagens • Maior qualidade de trabalho. • Maior eficiência (o indivíduo faz mais vezes o trabalho). • Maior facilidade de treinar os funcionários.• Mais barato operacionalizar as atividades. Desvantagens • Funcionário perde a visão do conjunto. • Pode provocar desmotivação para os vários fun- cionários da empresa. • Maior dependência entre as várias unidades or- ganizacionais. Na falta de um funcionário, pode provocar problemas nas etapas posteriores. • Menor flexibilidade pela maior rigidez de aloca- ção das atividades. Observação • Nas tarefas de rotinas, as vantagens de divisão do trabalho assumem peso maior. • Nas tarefas de inovação, as desvantagens da divisão de trabalho assumem peso maior. 5. 1. MANUAL DA ORGANIZAÇÃO • É o relatório formal do plano de atividades e do respectivo organograma da empresa. Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 11 – • Mostra todos os funcionários e sua participação no conjunto. • Dever ser dinâmico e não estático. • Deve espelhar com fidelidade toda a situação da empresa. • Deve adaptar-se a qualquer alteração ocorrida na empresa. 5.2. CONSTITUIÇÃO DO MANUAL 1. Considerações gerais. Aspectos teóricos e as considerações sobre a empresa. 2. Fichas de funções. Estabelecem a posição hierárquica de cada unidade organizacional, sua finalidade, e suas atribuições específicas. 3. Quadro de competência. São estabelecidos os níveis de autoridade e responsabilidades. 4. Comitês. Estabelecem suas atividades e seus membros e a periodicidade de reuniões. 5. Relação dos titulares, centro de custos e siglas. Visa facilitar a comunicação. 6. Organograma. É a representação gráfica da estrutura organizacional da empresa. 5.2.1. FICHAS DE FUNÇÕES • São apresentadas todas as funções conjunta- mente. • Na elaboração de um manual de organização, julga-se que esta é a melhor forma de apresenta- ção. 5.2.2. QUADRO DE COMPETÊNCIAS Características: 1. Uma listagem das atividades, agrupadas se- gundo os assuntos ou áreas afins, tais como: ati- vidades de recursos humanos, financeiras, admi- nistração de materiais, comerciais, técni- cas/operacionais e gerais. 2. Símbolos que identificam a vinculação de cada decisão a determinada espécie de autoridade, tais como: • Competência simples, relacionada a determina- da pessoa ou área; • Competência comum a determinado nível hierár- quico; e • Competência conjunta. 5.3. ORGANIZAÇÃO DE FICHÁRIOS E ARQUI- VOS Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indi- víduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas ativida- des. Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas (Federal, Estadual Distrital, Munici- pal), institucionais, comerciais e pessoais. No Brasil, a política de arquivos públicos e pri- vados é gerenciada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao Arquivo Na- cional. 5.3.1. ETIMOLOGIA Do latim archívum, lugar onde se guardam os documentos. - Lugar onde se guardam documentos - Conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmes, etc. - Conjunto de dados organizados, segundo a sua natureza e o seu uso, em suporte magnético. 5.3.2. FINALIDADE Servir a administração: Fornecem informações e documentos necessários ao desenvolvimento das atividades, facilitam o acesso aos documentos, preservam a documentação da empresa, possibili- tam o controle da produção de documentos e co- locam à disposição dos usuários documentos que fornecem informações de caráter probatório ou simplesmente informativo. Servir a História: Fornecem informações e/ou documentos para reconstituir ou escrever a histó- ria política, social ou econômica de uma nação. Também servem de memória de uma empresa e constituem uma importante fonte de pesquisa. 5.3.3. FUNÇÕES DO ARQUIVO - Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa; - Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação; - Garantir o fluxo dos pedidos de documentos pro- venientes dos diversos órgãos da empresa; - Arquivar os documentos, visando à recuperação da informação; Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 12 – - Conservar e assegurar a integridade dos docu- mentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda; - Executar as funções específicas conforme a or- ganização e administração da instituição. 5.3.4. CLASSIFICAÇÕES Quanto ao uso (Teoria das três idades) Teoria das três idades é baseada no Ciclo vital dos documentos, segundo o qual, os mesmos passam por três fases: corrente, intermediária e permanente. Arquivo corrente (Primeira idade): Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística (D.T.A.) de 1996, página 6, é o “conjunto de documentos es- tritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cum- primento de atividades fim e meio e que se con- servam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da freqüência com que são por eles consultados”. Essa idade corresponde a pro- dução do documento, sua tramitação, a finaliza- ção do seu objetivo e a sua guarda. Arquivo Intermediário (Segunda idade): “Con- junto de documentos originários de arquivo cor- rente, com uso pouco frequente, que aguardam, em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final” (D.T.A. 1996, p. 7). Os documen- tos são ainda conservados por razões administra- tivas, legais ou financeiras. É uma fase de reten- ção temporária que se dá por razões de precau- ção. Arquivo permanente (Terceira idade): “Conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor” (D.T.A. 1996, p. 8). Cons- titui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas instituições administrativas públicas ou privadas. Quanto à natureza Arquivo Especial: São aqueles que requerem tratamento especial de armazenamento, indepen- dente de sua forma. Certas variáveis precisam ser controladas, pois caso contrário, podem deteriorar os documentos, (temperatura, luminosidade, umi- dade etc.). Arquivo Especializado: São aqueles que tratam de um assunto específico, independente da forma física,comercial e industrial. Quanto à abrangência Arquivo Setorial: São aqueles que cumprem fun- ção de arquivo corrente e, por esta razão, devem ser guardados próximos aos órgãos operacionais e por isso costumam ser descentralizados. Arquivo Geral: São aqueles que recebem os do- cumentos de diversos órgãos de uma mesma or- ganização física. 5.3.5. SISTEMAS Sistema direto: é aquele em que a busca do do- cumento é feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto: é aquele em que, para se loca- lizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um código. Sistema semi-indireto: o método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto. 5.3.6. PRINCIPAIS ORDENAÇÕES DO ARQUI- VO Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a considerar são: - nome (do remetente do destinatário ou da pessoa a quem se refere o documento); - Local, - Número, - Data, - Assunto. De acordo com o elemento mais importante e frequentemente procurado, em cada caso, pode- se organizar os fichários ou arquivos em: - ordem alfabética; - ordem geográfica; - ordem numérica (simples ou cronológica) - ordem de assunto. RESUMINDO: Atribuições das Unidades Organizacionais Manual da Organização: Relatório formal do pla- no de atividades e do respectivo organograma da empresa mostra todos os funcionários e sua parti- cipação no conjunto, deve ser dinâmico e não estático, deve espelhar com fidelidade toda situa- ção da empresa,deve adaptar-se a qualquer alte- ração ocorrida na empresa. Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 13 – Constituição do manual: Considerações gerais; fichas de funções, quadro de competências; comi- tês; relação dos titulares, centros de custos e si- glas; organograma. Organização de fichários e arquivos: Etimologi- a, finalidade, funções do arquivo, classificações (quanto ao uso, quanto à natureza, quanto à a- brangência), sistemas, principais ordenações do arquivo. EXERCICIOS 1- Coloque V para Verdadeiro ou F para Falso: ( ) O manual de organização deve ser estático e não dinâmico. ( ) Organograma é a representação gráfica da estrutura organizacional da empresa. ( ) Arquivo é o lugar onde se guardam documen- tos. ( ) Arquivo geral é aquele que recebe os docu- mentos específicos, de apenas um órgão. 2- Como é feita a Constituição do Manual? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 3- No Brasil, a política de arquivos públicos e pri- vados é gerenciada por qual órgão? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 4- Quais são as classificações do arquivo? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 6. RACIONALIZAÇÃO A racionalização é a luta conta o desperdício. É o emprego do raciocínio analítico e resolutivo, sem sofrer o impacto emocional, dispondo os e- lementos necessários de forma que se obtenha o mínimo desperdício de tempo, energia, material e oportunidade, a fim de obter eficiência. Existem quatro elementos fundamentais na Racionalização. O primeiro é o emprego da ra- zão, isto é, da inteligência humana orientada por conhecimentos técnicos, obtidos através de pes- quisa e estudos. O segundo consiste na capaci- dade de empregar a razão sem sofrer o impacto emocional que obscurece a inteligência. O terceiro consiste na utilização das experiências anterio- res, apropriando tempo e oportunidades que re- presentam tentativas dispendiosas e não podem ser desprezadas. O quarto consiste no emprego de um esforço sistemático, isto é, a aplicação contínua da razão em todas as situações, pois o menor descuido pode comprometer uma série de longos esforços anteriores. 6.1. OBJETIVOS DA RACIONALIZAÇÃO A Racionalização objetiva dotar o organizador e o administrador de um processo mental capaz de auxiliá-lo na solução dos problemas. É o aban- dono da improvisação, a sistematização e coorde- nação voluntária e metódica das experiências. A pesquisa e o método são as verdadeira bases da Racionalização. Somente através de estudos mi- nuciosos é possível realizar a economia de tempo, espaço, material e oportunidade, evitando desper- dício que oneram os custos e os preços, tornando as utilidades inacessíveis a muitos, diminuindo o padrão de vida social, formando revoltados e con- dicionando a luta de classes. Em resumo, a Racionalização pretende dotar os organizadores e administradores de meios para resolverem os múltiplos problemas da produção e distribuição, oferecendo ao capital a rentabilidade desejada, melhorando as relações humanas no trabalho e aumentando a produtividade que possi- bilita a elevação do padrão de vida das massas e o bem-estar social. 6.2. IMPORTÂNCIA DA RACIONALIZAÇÃO O desenvolvimento tecnológico e a facilidade de comunicação aumentaram os anseios e as necessidades dos indivíduos, o que determinou o incremento da competição social e a derrocada de valores éticos, que refletiam a longa evolução da espécie humana.Os postulados do nosso sistema educacional e a moral pregada pelas religiões não mais conseguem disciplinar a ambição do homem civilizado, permitindo um afluxo de situações con- flitivas que ameaçam a todo momento a paz social e a própria possibilidade de sobrevivência da es- pécie humana. Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 14 – Torna-se evidente a necessidade de aperfeiço- amento das estruturas sociais, econômicas e polí- ticas, tornando-as capazes de se constituírem em força disciplinadora que produza o egoísmo escla- recido, através da educação racionalizada, que estimula reflexos condicionados positivos pela consciência da existência de forças coercitivas que emanam de estruturas bem organizadas. 6.3. O PROCESSO DA RACIONALIZAÇÃO 6.3.1. O MECANISMO DO RACIOCÍNIO Elaboração mental que produz o raciocínio é uma especulação à procura do certo, sem sofrer o impacto emocional. Começa com a formação de hipóteses, para alcançar a suposição de uma diretriz capaz de levar a idealização da solução que é obtida atra- vés do processo de comparação, analogia e clas- sificação. Para que a hipótese formulada seja viável, é necessário a aplicação de toda a inteligência e acuidade do processo mental de tentativa, erro, solução, prova e contraprova. 6.3.2. OS FUNDAMENTOS DO RACIOCÍNIO APLICADO Como processo mental essencialmente analíti- co, lógico e resolutivo, a racionalização procura desenvolver e aplicar os postulados da lógica clássica na resolução dos problemas de combate ao desperdício e simplificação. Utiliza as quatro etapas do método científico, universalmente aceitas, que a seguir enumera- mos: 1) Observação 2) Raciocínio 3) Conclusão 4) Aplicação A observação permite chegar ao conhecimento, podendo ser observação simples ou experimenta- ção. O raciocínio pode ser: - indutivo - dedutivo A conclusão é o produto da comparação entre a análise e a síntese. A aplicação é a implanta- ção do produto da adaptação e da correção. RESUMINDO: Racionalização: luta contra o desperdício. Em- prego da razão, capacidade de empregar a razão, utilização das experiências anteriores e emprego de um esforço sistemático. Objetivos da racionalização: Dotar o organiza- dor e o administrador de um processo mental ca- paz de auxiliá-lo na solução dos problemas. Importância da racionalização: É evidente a necessidade de aperfeiçoamento das estruturas sociais, econômicas e políticas. Processo de racionalização: O mecanismo do raciocínio. Os fundamentos do raciocínio aplicado. EXERCICIOS 1- Existem quatro elementos fundamentais na racionalização? Quais são eles? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 2- Qual a importância da racionalização? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ 3- Quais são as quatro etapas do método cientifi- co para o raciocínio aplicado? ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 15 – 7. A EMPRESA Uma empresa é uma pessoa jurídica com o objetivo de exercer uma atividade particular, públi- ca, ou de economia mista, que produz e oferece bens e/ou serviços, com o objetivo de atender a alguma necessidade humana. O lucro, na visão moderna das empresas privadas, é consequência do processo produtivo e o retorno esperado pelos investidores. 7.1. CATEGORIAS DE EMPRESAS A concepção de uma empresa, seja ela grande ou pequena, com ou sem fins lucrativos, não se torna possível sem a adoção de uma série de princípios administrativos que irão engendrar a organização e o consequente desenvolvimento da empresa. Segundo a Teoria Sistêmica, esses princípios administrativos são dados por quatro fatores: - Planejamento - Organização - Coordenação - Controle Ainda segundo essa Teoria, também chamada de Organicista porque aplica nas Ciências Sociais algumas teorias das Ciências Biológicas (tomando como referência a relação Célula-Tecido-Órgão- Sistema-Organismo), o conceito de Administração pode ser dado pelo ato ou efeito de organizar, de criar organismos, que compreendem um conjunto de órgãos constituindo uma empresa. A racionalização, importante fator de organiza- ção, é toda ação reformadora que visa a substituir processos rotineiros e arcaicos por métodos ba- seados em raciocínios sistemáticos. Hoje, porém, a palavra organização é comumente substituída pelo termo “Organização e Método” (O&M). A organização pode ainda ser divida em duas fases: Economia Rudimentar: consumo reduzido, baixa produção, artesanal, falta de organização. Economia Evoluída: aumento do consumo, pro- dução empresarial, desenvolvimento da organiza- ção. É inegável a contribuição das organizações militares no enriquecimento do processo organi- zacional, como a pesquisa operacional e o PERT. Dentre os diversos tipos de empresa, temos a de produção, construtora e a de serviços. As empresas ainda podem ser classificadas quanto a: Objetivos (comerciais, industriais, de prestação de serviços). Tamanho (grande, média, pequena, micro). Estrutura (individuais, coletivas, públicas, mistas). Volume de Trabalho Interno (simples, comple- xas). Organização (Linear ou Militar, Funcional, Estado Maior ou “Staff”). Produzir é o ato de transformar recursos mate- riais em bens de consumo pela atividade comerci- al. Desperdício é a perda de materiais por negli- gência, imperícia ou imprudência do agente admi- nistrativo. O desperdício pode ser causado por tipos de origem, fator material, humano ou racio- nal. Pelo setor econômico Dependendo do tipo de prestação da empresa, tem-se as seguintes categorias: - Setor primário, correspondendo à agricultura; - Setor secundário, correspondendo à indústria; - Setor terciário, correspondendo ao setor de ser- viços. - Setor quaternário, correspondendo às organiza- ções não governamentais. Pelo número de proprietários O proprietário da empresa pode ser apenas uma pessoa, caso das empresas individuais, co- mo podem ser mais de uma, formando socieda- des. Existem as seguintes modalidades nas legisla- ções portuguesa e brasileira: Empresa individual: Em Portugal, o empresário em nome individual é aquela pessoa que opta por se dedicar a uma atividade industrial, comercial ou de prestação de serviços, por sua conta e risco sem a companhia de outras pessoas na assunção desse mesmo risco. Na maior parte dos casos o empresário em nome individual gere a pequena empresa que criou e onde empregou um ou dois trabalhadores, muitas vezes seus familiares; porém há situações de empresários deste tipo que com o decorrer dos anos e dos negócios conseguem construir empre- sas poderosas e sólidas no mercado. Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 16 – Sociedade por quotas de responsabilidade limitada: A sociedade por quotas com responsa- bilidade limitada, em Direito, no Brasil, refere-se à natureza jurídica de uma empresa constituída co- mo sociedade, é quando duas ou mais pessoas se juntam para criar uma empresa, formando uma sociedade empresária, através de um contrato social, onde constará seus atos constitutivos, for- ma de operação, as normas da empresa e o capi- tal social. Esse por sua vez será dividido em cotas de capital, o que indica que a responsabilidade pelo pagamento das obrigações da empresa, é limitada à participação dos sócios. As sociedades limitadas são aquelas cujo capi- tal social é representado por quotas. A responsa- bilidade dos sócios no investimento é limitada ao montante do capital social investido. É uma sociedade com uma categoria de só- cios, os de responsabilidade limitada, que respon- dem, tão-somente, pela integralização do capital e, realizando este, sem maior responsabilidade, quer para a sociedade, quer para com terceiros. A responsabilidade direta de cada sócio limita- se à obrigação de integralizar as cotas que subs- creveu, embora exista a obrigação solidária pela integralização das quotas subscritas pelos demais sócios. As sociedades se caracterizam com o início do nome de um ou mais quotistas, por extenso ou abreviadamente, terminando com a expressão "& Cia. Ltda." (firma ou razão social) ou com o objeto social no nome da empresa, seguindo-se da ex- pressão "Ltda" (denominação), nos termos do art. 1158 do Código Civil Brasileiro. Caso a palavra "limitada” não conste do nome da sociedade, presume-se ilimitada a responsabi- lidade dos sócios, passando a ter as característi- cas jurídicas de uma sociedade em nome coletivo. Sociedade Anônima (SA - terminação no nome da empresa): Sociedade anônima é uma forma jurídica de constituição de empresas na qual o capital social não se encontra atribuído a um no- me em específico, mas está dividido em ações que podem ser transacionadas livremente, sem necessidade de escritura pública ou outro ato no- tarial. Por ser uma sociedade de capital, prevê a obtenção de lucros a serem distribuídos aos acio- nistas. No Brasil, as sociedades anônimas ou compa- nhias são reguladas pela Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976 (Lei das SA), com as altera- ções dadas pela Lei 9.457, de maio de 1997. Não houve alteração em decorrência da entrada em vigor do novo Código Civil (art.1089). De acordo com o artigo 1º (primeiro) deste di- ploma legal "A companhia ou sociedade anônima terá o capital dividido em ações e a responsabili- dade dos sócios ou acionistas será limitada ao preço da emissão das ações subscritas ou adqui- ridas". Extrai-se, desse dispositivo legal, o conceito de Sociedade Anônima, que na lição de Dylson Dória "é a que possui o capital dividido em partes iguais chamadas ações, e tem a responsabilidade de seus sócios ou acionistas limitada ao preço de emissão das ações subscritas ou adquiridas". (in curso de Direito Comercial, Ed. Saraiva,vol. 1). Em relação a sua natureza jurídica, podemos afirmar que a Sociedade Anônima constitui pes- soa jurídica de direito privado, nos termos do art. 16, II, do Código Civil atual, mesmo que constituí- da com capitais públicos, em todo ou em parte (Sociedades de Economia Mista), e qualquer que seja o seu objeto, ela será sempre mercantil e se regerá pelas leis do comércio. (Art. 2º (segundo), parágrafo 1º (primeiro) da Lei 6.404/76). Quando entrar em vigor o novo Código Civil em janeiro de 2003 (publicado em 2002) a Sociedade Anônima será uma Sociedade Empresaria, independente- mente de seu objeto (art. 982, parágrafo único). Feitas estas considerações iniciais, vejamos quais as principais características da Sociedade Anônima: a) é uma sociedade de capitais. Nelas o que im- porta é a aglutinação de capitais, e não a pessoa dos acionistas, inexistindo o chamado "intuito per- sonae" característico das sociedades de pessoas; b) divisão do capital em partes iguais, em regra, de igual valor nominal – ações. É na ação que se materializa a participação do acionista; c) responsabilidade do acionista limitada apenas ao preço das ações subscritas ou adquiridas. Isso significa dizer que uma vez integralizada a ação o acionista não terá mais nenhuma responsabilida- de adicional, nem mesmo em caso de falência, quando somente será atingido o patrimônio da companhia; d) livre cessibilidade das ações. As ações, em regra, podem ser livremente cedidas, o que gera uma constante mutação no quadro de acionistas. Entretanto, poderá o Estatuto trazer restrições à cessão, desde que não impeça jamais a negocia- ção (art. 36 da Lei 6.404/76). Desta forma, as a- ções são títulos circuláveis, tal como os títulos de crédito; e) possibilidade de subscrição do capital social mediante apelo ao público; f) uso exclusivo de denominação social ou nome de fantasia; Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 17 – g) finalmente, pode ser Companhia ABERTA ou FECHADA. Na Companhia ou Sociedade ABER- TA, os valores mobiliários de sua emissão são admitidos à negociação no mercado de valores mobiliários(art. 4º da Lei 6.404/76). Na FECHADA, não há necessidade de que a Sociedade registre a emissão pública de ações no órgão competente – Comissão de Valores Mobiliários (Lei 6.385, de 7 de dezembro de 1976). A Companhia ou Sociedade Anônima pode ser constituída por Subscrição Pública (quando de- penderá de prévio registro da emissão na Comis- são de Valores Mobiliários e haverá a intermedia- ção obrigatória de instituição financeira – art. 82 da Lei 6.404/76) ou por Subscrição Particular (quando poderá fazer-se por deliberação dos subscritores em assembleia geral ou por escritura pública – art. 88 da Lei 6.404/76). Por fim, a Sociedade Anônima deverá ter uma estrutura organizacional composta de: Assem- bleia Geral, Conselho de Administração (facul- tativo em caso de Companhia Fechada), Diretoria e Conselho Fiscal, que terão, além das atribui- ções fixadas na Lei 6.404/76, aquelas determina- das no Estatuto Social. Cooperativas (CRL - terminação no nome da empresa): Cooperativa é uma associação autô- noma de pessoas que se unem, voluntariamente, para satisfazer aspirações e necessidades eco- nômicas, sociais e culturais comuns, por meio de uma empresa de propriedade coletiva e democra- ticamente gerida. (Conceito apresentado no Con- gresso Centenário da Aliança Cooperativista In- ternacional, em setembro de 1995, em Manches- ter, na Inglaterra). Uma cooperativa pode ainda ser formada pela união de cooperativas singulares, sendo neste caso denominada "cooperativa central" ou "coope- rativa de segundo grau". Estas visam racionalizar o uso de meios de produção (unidades industriais ou prestação de serviços, por exemplo), em especial nas ativida- des com pouca expressão em cada uma das coo- perativas singulares. Em Comandita: A sociedade em comandita sim- ples é a caracterizada pela existência de dois ti- pos de sócios: os sócios comanditários e os comanditados. Os sócios comanditários têm responsabilida- de limitada em relação às obrigações contraídas pela sociedade empresária, respondendo apenas pela integralização das quotas subscritas. Contri- buem apenas com o capital subscrito, não contri- buindo de nenhuma outra forma para o funciona- mento da empresa, ficando alheio, inclusive, da administração da mesma. Já os sócios comanditados contribuem com capital e trabalho, além de serem responsáveis pela administração da empresa. Sua responsabili- dade perante terceiros é ilimitada, devendo saldar as obrigações contraídas pela sociedade. A firma ou razão social da sociedade somente pode con- ter nomes de sócios comanditados, sendo que a presença do nome de sócio comanditário faz pre- sumir que o mesmo é comanditado, passando a responder de forma ilimitada. Essa forma de sociedade é pouco utilizada nos dias atuais. Uma vez que seus sócios possuem responsabilidade ilimitada. Este tipo de sociedade possui uma regra específica em caso de faleci- mento do sócio comanditado que é a continuidade da sociedade pelos sucessores do "de cujus" que designarão quem os represente na sociedade, salvo disposição contratual. Na falta de um sócio comanditado, os comanditários, para evitar a so- lução de continuidade, nomearão um administra- dor pelo prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias para tocar a sociedade nesse período. Disso- lução: Estão contidas no art. 1033 do CC, pela falência e pela falta de uma das modalidades de sócio num período superior a 180 dias. Pelo tamanho A empresa pode ser ainda categorizada pelo seu tamanho, de acordo com um ou uma série de critérios, como o número de empregados, volume de negócios, etc. Uma forma rápida para traduzir genericamente este compêndio de critérios é dizer que a empresa pode ser: - Micro Empreendedor Individual - Microempresa - Macroempresa - Empresa de pequeno porte - Empresa de médio porte - Empresa de grande porte Pelo fim - fim lucrativo - fim não lucrativo Essa divisão, parte da antiga conceituação de Empresa, uma associação organizada ou empre- endimento ou ainda uma firma ou pessoa jurídica que explora uma determinada atividade com obje- tivo de lucro. Todavia, deve-se levar em conta uma nota em relação a uma certa confusão sobre o que é uma empresa sem fim lucrativo. Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 18 – Uma empresa ao declarar que ter lucros não é um fim em si próprio, não implica que a empresa não crie lucros, mas antes que esses lucros não irão ser redistribuídos pelo(s) dono(s) da empresa. A empresa pode aplicar esses lucros para poder suportar os custos da sua atividade, e o restante (o chamado lucro) poderá muito bem ser aplicado na expansão da sua atividade (alargamento), au- mentos de eficiência (melhoria da qualidade de funcionamento), ou ainda como também tem sido muito praticado: praticar um preço igual ao custo. Esta é uma das razões muito apontadas para fa- lência financeira deste tipo de empresas, pois não incorporam custo de inovação e de eficiência. 7.2. ABORDAGENS ECONÔMICAS O Prof. Giuseppe Ferri observa que a produção de bens e serviços para o mercado não é conse- quência de atividade acidental ou improvisada, mas sim de atividade especializada e profissional, que se explica através de organismos econômicos permanentes nela predispostos. Estes organismos econômicos, que se concre- tizam da organização dos fatores de produção e que se propõem à satisfação das necessidades alheias, e, mais precisamente, das exigências do mercado geral, tomam na terminologia econômica o nome de empresa. Os economistas clássicos, no século XIX, havi- am observado as organizações econômicas desti- nadas à produção, tendo Jean-Baptiste Say (1767-1832), exaltado a figura do empresário,mostrando que é ele "o eixo a um tempo da pro- dução e da repartição, aquele que adapta os re- cursos sociais às necessidades sociais, e que remunera os colaboradores da obra cujo chefe é". Na reação socialista dos reformadores, Saint- Simon colocou no centro da sociedade a figura dos grandes empresários. Desde então, a Eco- nomia Política passou a considerar, com a rele- vância devida, o papel da empresa, como organi- zação dos fatores de produção. Assim - acentua Ferri - a empresa é um orga- nismo econômico, isto é, se assenta sobre uma organização fundada em princípios técnicos e leis econômicas. Objetivamente considerada, apre- senta-se como uma combinação de elementos pessoais e reais, colocados em função de um re- sultado econômico, e realizada em vista de um intento especulativo de uma pessoa, que se cha- ma empresário. Como criação de atividade organizativa do em- presário e como fruto de sua ideia, a empresa é necessariamente aferrada à sua pessoa, dele re- cebendo os impulsos para seu eficiente funciona- mento. O conceito jurídico de empresa se assenta nesse conceito econômico. 7.3. ABORDAGENS JURÍDICAS Em vão, as juristas têm procurado construir um conceito jurídico próprio para tal organização. Sente-se em suas lições certo constrangimento, uma verdadeira frustração por não lhes haver sido possível compor um conceito jurídico próprio para empresa, tendo o comercialista que se valer do conceito formulado pelos economistas. Por isso, persistem os juristas no afã de edificar em vão um original conceito jurídico de empresa, como se fosse desdouro para a ciência jurídica se transpor para o campo jurídico um bem elaborado conceito econômico. Hamel e Lagarde, estudando o fenômeno da empresa comercial, recomendam que o jurista deve ir mais longe no exame jurídico do que ela constitui, não se contentando com uma simples descrição, devendo assim aplicar-se a um duplo trabalho: o de analisar os elementos constitutivos da empresa e o de examinar as regras que, em seu interior, presidem às relações recíprocas des- ses elementos; de outra parte, considerando a empresa na síntese de seus elementos constituti- vos, deve verificar a natureza jurídica desse sis- tema para pesquisar como ela pode ser ligada, eventualmente, por direitos reais ou por relações de obrigação, aos elementos do mundo exterior ou a pessoas da vida jurídica. Se a empresa é o átomo da atividade econômica - prosseguem os professores parisienses - a missão primeira do jurista é analisar os elementos desse átomo para ver como eles reagem, e devem reagir, uns sobre os outros; é necessário, em seguida, procurar como este átomo se comporta e deve comportar- se nas relações com o mundo exterior, coisas e pessoas. Trabalha o jurista, portanto, sobre o conceito econômico para formular a noção jurídica de em- presa. É claro que nem todos os aspectos econô- micos da empresa interessam ao direito comerci- al. O fenômeno produtivo em si, transformação técnica da matéria-prima em produto manufatura- do, pronto para o consumo, escapa evidentemen- te ao interesse e à regulamentação jurídica, sendo próprio da cogitação do economista. O Prof. Ferri, que apresenta essas observações, lembra os ân- gulos mais expressivos da empresa, pelos quais se interessa o direito. E nele nos apoiamos, para este resumo: A empresa como expressão da atividade do empresário: A atividade do empresário está sujei- ta a normas precisas, que subordinam o exercício da empresa a determinadas condições ou pressu- postos ou o titulam com particulares garantias. São as disposições legais que se referem à em- presa comercial, como o seu registro e condições de funcionamento. Técnico em Transações Imobiliárias – Organização Empresarial – módulo I – 19 – A empresa como ideia criadora, a que a lei concede tutela: São as normas legais de repres- são à concorrência desleal, proteção à proprieda- de imaterial (nome comercial, marcas, patentes etc.). A Empresa como um complexo de bens, que forma o estabelecimento comercial, regulando a sua proteção (ponto comercial), e a transferência de sua propriedade. As relações com os dependentes, segundo princípios hierárquicos e disciplinares nas rela- ções de emprego, matéria que hoje se desvincu- lou do direito comercial para se integrar no direito do trabalho. É preciso compreender, ainda segundo os en- sinamentos de Ferri, que a disciplina jurídica da empresa é a da atividade do empresário, e a tute- la jurídica da empresa é a tutela jurídica dessa atividade. Essas considerações levam-nos a com- preender que, no ângulo do direito comercial, em- presa, na acepção jurídica, significa uma atividade exercida pelo empresário. Disso decorre inevita- velmente que avulta no campo jurídico a proemi- nente figura do empresário. Importante ressaltar as peculiaridades do em- presário no direito brasileiro. Sob a égide do anti- go Código Comercial Brasileiro observou-se haver as mesmas perplexidades e os mesmos proble- mas do direito estrangeiro que se refletiram na doutrina nacional. O Regulamento n° 737, de 1850, no art. 19 (revogado), ao enumerar os atos de comércio, incluiu as empresas, dando início, no campo do direito comercial pátrio, aos trabalhos de sua con- ceituação. É evidente que o legislador, ao incluir as em- presas entre os atos, como figurativas ou compo- nentes da mercancia, usou da expressão, tal co- mo Escarra anotou no direito francês, como repe- tição de atos praticados a título profissional. Aliás, nesse sentido conhecemos a preleção de Inglês de Sousa: "Por empresa devemos entender uma repetição de atos, uma organização de serviços, em que se explore o trabalho alheio, material ou intelectual. A intromissão se dá, aqui, entre o pro- dutor do trabalho e o consumidor do resultado desse trabalho, com o intuito de lucro". Esse estreito conceito de "empresa", usado por conveniência de linguagem, evidentemente que não mais serve à doutrina moderna. J. X. Carva- lho de Mendonça, por outro lado, inspirado natu- ralmente em Vivante, conceituou a empresa como "a organização técnico-econômica que se propõe a produzir a combinação dos diversos elementos, natureza, trabalho e capital, bens ou serviços des- tinados à troca (venda), com esperança de reali- zação de lucros, correndo riscos por conta do em- presário, isto é, daquele que reúne, coordena e dirige esses elementos sob sua responsabilidade". Antecipando a crítica ao conceito apresentado, evidentemente decalcado sobre o conceito eco- nômico, J. X. Carvalho de Mendonça adiantou-se a ela, declarando que, de fato, "o conceito econô- mico é o mesmo do jurídico, em que pese a al- guns escritores que os distinguem sem fundamen- to". E explica: "O direito comercial considera a empresa que se apresenta com caráter mercantil. Desse modo, o empresário, organizando e dirigin- do a empresa, realiza, como todo comerciante, uma função de mediação, intrometendo-se entre a massa de energia produtora (máquinas, operários, capitais) e os que consomem, concorrendo destar- te para a circulação de riqueza". São, assim, pres- supostos da empresa, para o mestre, os seguintes elementos: a) uma série de negócios do mesmo gênero de caráter mercantil; b) o emprego de tra- balho ou capital, ou de ambos combinados; c) a assunção do risco próprio da organização. Assim, o direito comercial pátrio vinha se preo- cupando cada vez mais com o assunto. O Prof. Waldemar Ferreira examinou vários aspectos do problema, bem como o Prof. Sílvio Marcondes Machado, que o estudou exaustivamente no direi- to comparado e no direito nacional, na sua mono- grafia de concurso "Limitação da Responsabilida- de de Comerciante Individual". Esse eminente jurista chegou melancolicamen- te à seguinte conclusão: "É de concluir-se pela inexistência de componentes jurídicos que, com- binados aos dados econômicos, formem um con- ceito genérico de empresa; ou, considerada
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