Aula 10 - Automação de Arquivos

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ARQUIVOLOGIA
AUTOMAÇÃO DE ARQUIVOS
Livro Eletrônico
PRESIDENTE: Gabriel Granjeiro
VICE-PRESIDENTE: Rodrigo Teles Calado
COORDENADORA PEDAGÓGICA: Élica Lopes
ASSISTENTES PEDAGÓGICAS: Francineide Fontana, Jéssica Souza, Kamilla Fernandes, Larissa Carvalho e Yasmin Magno
SUPERVISORA DE PRODUÇÃO: Emanuelle Alves Melo
ASSISTENTES DE PRODUÇÃO: Giulia Batelli, Juliane Fenícia de Castro, Laís Rodrigues e Thaylinne Gomes Lima
REVISOR(A): Equipe Gran Online
DIAGRAMADOR:
CAPA: Equipe Gran Cursos Online
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ELVIS MIRANDA
Bacharel em Arquivologia e em Biblioteconomia 
pela Universidade de Brasília, com pós-gradu-
ação em Gerência de Projetos. É Analista Ju-
diciário do TJDFT, na área de Arquivologia, 
desempenhando também a função de Gestor 
Executivo do Projeto de Modernização de Ar-
quivos do TJDFT. Autor de obras voltadas para 
concursos públicos na área de Arquivologia.
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Automação de Arquivos ...............................................................................5
9. Automação de Arquivos ...........................................................................5
9.1. Documentos Digitais .............................................................................6
9.2. Digitalização ........................................................................................7
9.2.1. Etapas do processo de digitalização de documentos ...............................8
1ª) Preparação ..........................................................................................8
2ª) Captura da Imagem / Digitalização ..........................................................8
3ª) Controle de Qualidade ...........................................................................8
4ª) Etapa do Projeto: Indexação ...................................................................9
9.2.2. Vantagens da digitalização de documentos ............................................9
9.2.2.1. Acessibilidade ..............................................................................10
9.2.2.2. Preservação dos documentos originais .............................................11
9.3. Certificação Digital .............................................................................12
9.4. Preservação de Documentos Digitais .....................................................15
Questões De Concurso – Lista I ..................................................................19
Gabarito .................................................................................................27
Gabarito Comentado .................................................................................28
Questões de Concurso – Lista II .................................................................45
Gabarito ..................................................................................................48
Gabarito Comentado .................................................................................49
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9. Automação de Arquivos
A primeira dúvida do candidato ao se deparar com este tópico no edital é saber 
do que trata o termo “automação de arquivos”. Por isso, para começar o assunto, 
saiba que se trata da aplicação de tecnologias informatizadas nas rotinas arquivís-
ticas, ou seja, da implantação de equipamentos e sistemas que possam facilitar a 
gestão de documentos na instituição.
Com o avanço da tecnologia dos últimos anos, estamos vivendo uma revolução 
na forma como criamos, tramitamos e tratamos os documentos dentro das empre-
sas. É difícil imaginar, hoje em dia, que, algumas décadas atrás, a grande maioria 
das empresas funcionava sem computadores, redes ou sistemas informatizados em 
suas rotinas de trabalho.
Você já parou pra pensar que há alguns anos o candidato tinha que enfrentar 
enormes filas para se inscrever em um concurso público? E que nessas filas ele era 
obrigado a preencher uma série de formulários de inscrição, guias de pagamento, 
anexar cópias de documentos que, no final, iriam para o arquivo das bancas exa-
minadoras?
Hoje toda essa operação é realizada por meio de sistemas informatizados, em 
que a documentação criada é produzida, armazenada e arquivada em sistemas 
digitais, trazendo agilidade, eficiência e rapidez nas diversas atividades. Essa docu-
mentação, ainda que em meio digital, deve ser tratada arquivisticamente, utilizan-
do a mesma teoria que empregamos para os documentos tradicionais.
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9.1. Documentos Digitais
A literatura arquivística define documento digital como aquele conservado em 
sistema digital, ou seja, que necessita de equipamentos informatizados para via-
bilizar o seu acesso. Os documentos digitais podem ser criados de três formas: 
por meio um software específico, da digitalização ou de sistemas gerenciadores de 
bancos de dados.
A primeira forma (utilização de software específico) é a mais óbvia. Você pode 
criar um documento utilizando um editor de textos ou uma planilha eletrônica, por 
exemplo. Uma vez criados, você pode armazená-los e acessá-los em meio digital.
A digitalização consiste na criação de uma cópia, em meio digital, de um do-
cumento que já existe analogicamente (é como chamamos os documentos não 
digitais). Veremos mais detalhadamente o assunto nesta aula. A criação de docu-
mentos por meio de SGBD (Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados) é aquela 
situação em que você preenche campos ou formulários em sistemas disponibili-
zados remotamente, e tais informações geram registros informatizados que farão 
parte de uma base de dados. Pode parecer complicado, mas é o que acontece, por 
exemplo, quando você saca dinheiro ou efetua qualquer transação em um caixa 
eletrônico, quando você efetua uma comprapela internet ou quando faz a inscrição 
em um concurso público, por exemplo. Cada uma dessas atividades gera um regis-
tro informatizado que será incorporado ao arquivo da instituição. Fácil, não?
A Arquivologia defende que tais documentos devem ter o mesmo tratamento 
dado aos documentos tradicionais (em papel, por exemplo), no que se refere ao 
controle de prazos de guarda, controle da tramitação, controle quanto ao acesso 
etc.
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Algumas questões afirmam que documentos em meio digital não podem fazer parte 
do arquivo, o que não é verdade. A Arquivologia também deve se preocupar com o 
tratamento desses documentos. 
9.2. Digitalização
Um grande número de instituições hoje em dia digitaliza parte de seus do-
cumentos. Nos órgãos públicos, essa é uma atividade bastante comum. Se você 
pesquisar na internet, encontrará diversos processos licitatórios nos quais se con-
tratam empresas terceirizadas a fim de digitalizar documentos. Existem inúmeras 
empresas disponíveis no mercado para esse tipo de trabalho. Em alguns casos, o 
próprio órgão conta, em sua estrutura, com uma área responsável por executar 
esse serviço.
A digitalização nada mais é do que a criação de uma cópia, em meio digital, de 
um documento que já existe em meio analógico (quase sempre, mas não necessa-
riamente, em papel). Normalmente é realizada utilizando-se scanners profissionais, 
que permitem um ritmo bastante elevado de produção (várias páginas por minuto).
É provável que você já tenha digitalizado documentos, até mesmo em sua casa. 
A digitalização profissional, no entanto, deve ser planejada e estruturada de forma 
que se otimizem os recursos existentes (equipamentos, pessoal e instalações). De 
forma geral, a digitalização é subdividida nas etapas a seguir.
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9.2.1. Etapas do processo de digitalização de documentos
1ª) Preparação
A digitalização se inicia com a preparação dos documentos a serem digitaliza-
dos. Essa preparação envolve a remoção de grampos, a desmontagem de pastas e 
processos, e também, se necessária, a recuperação de páginas rasgadas. No fim da 
preparação, os documentos são separados por lotes a serem digitalizados.
2ª) Captura da Imagem / Digitalização
Esta fase envolve a digitalização propriamente dita. Utilizando scanners, nor-
malmente de alta resolução e rápidos, os documentos têm sua imagem capturada e 
salva em meio digital. É importante, nesta etapa, contar com equipamentos de boa 
qualidade, além de definir uma resolução que garanta a legibilidade do documento. 
3ª) Controle de Qualidade
Nesta etapa, cada item digitalizado é analisado, considerando, principalmente, 
a sua legibilidade.
Deve existir um programa de controle de qualidade em todas as fases do pro-
cesso de conversão digital dos documentos. Recomenda-se que procedimentos de 
controle de qualidade sejam implementados e documentados, e que sejam defini-
dos claramente os defeitos inaceitáveis em uma imagem. 
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As imagens devem ser inspecionadas enquanto estiverem sendo visualizadas, 
numa proporção de 1:1 (ou seja, a imagem do documento na tela será do mesmo 
tamanho do documento original). 
O ambiente para inspeção visual de imagens é importante: os monitores devem 
estar ajustados e a sala deve ser escura, ou pelo menos ter as luzes apagadas, sem 
luz do sol ou luz ofuscante. A inspeção visual deve considerar:
• Imagem com resolução incorreta; 
• Formato de arquivo incorreto;
• Imagem gravada de modo incorreto (imagem colorida graduada em escala 
de cinza);
• Perda de detalhes por causa de superexposição ou sombras;
• No geral, muito clara ou muito escura;
• Falta de nitidez/definição excessiva;
• Imagem de cabeça para baixo ou invertida;
• Imagem distorcida ou não centralizada;
• Equilíbrio de cores incorreto;
• Imagem fosca ou sem variação de cor.
4ª) Etapa do Projeto: Indexação
Concluída a etapa de digitalização, acontece a indexação das imagens captu-
radas. Nela são criados índices e os documentos são agrupados em um sistema 
lógico, que permitirá localizá-los no futuro.
9.2.2. Vantagens da digitalização de documentos
Neste momento você deve estar imaginando as vantagens que a digitalização 
pode trazer para a instituição. Considere a seguinte situação: um órgão público 
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contrata uma empresa terceirizada para digitalizar um volume de 300.000 proces-
sos licitatórios que se encontram em seu arquivo intermediário, no qual deverão 
ser guardados por 20 anos, de acordo com a tabela de temporalidade da institui-
ção. Quais vantagens essa digitalização trará para a instituição em questão? Se 
você respondeu o ganho de espaço, acabou de perder a questão. É a primeira coisa 
que as pessoas imaginam, e é aí que o examinador tentará enganá-lo. Vamos dis-
cutir um pouco o assunto.
A digitalização é a criação de uma cópia do documento em meio digital. É im-
portante destacar que essa cópia não tem validade legal ou jurídica, ou seja, não 
serve para comprovar atividades em situações formais (você não conseguirá tomar 
posse apresentando uma cópia digitalizada do seu diploma, por exemplo), ou seja, 
a instituição NÃO PODE digitalizar seus documentos visando eliminar os originais, 
pois esses deverão ser conservados para questionamentos jurídicos ou administra-
tivos, pois será exigido o original (ou a cópia microfilmada, que, segundo legislação 
específica, vale como original).
Percebemos, então, que a digitalização, ao contrário da microfilmagem, não 
possui valor legal e não pode substituir o documento original. Então quais seriam as 
vantagens de digitalizar os documentos na instituição? Posso destacar duas gran-
des vantagens: acessibilidade e conservação dos documentos originais.
9.2.2.1. Acessibilidade
A digitalização dos documentos tem como objetivo principal tornar a informação 
disponível. Podemos citar centenas de casos em que utilizamos a digitalização no 
dia a dia como forma de facilitar o acesso.
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Quando você faz a inscrição em um concurso público, por exemplo, você costu-
ma ler o edital, não? Agora, pense um pouco: você lê o edital original ou uma cópia 
disponível na internet? É o tipo de coisa que nem paramos pra pensar. É claro que 
existe um edital original, assinado pela entidade, e que está arquivado na institui-
ção, para qualquer questionamento jurídico que possa ocorrer durante a execução 
do serviço. O edital disponibilizado na internet é apenas uma cópia, para facilitar 
o acesso de milhares de candidatos que, de outra forma, teriam de buscar a infor-
mação no documento original ou em cópias em papel, a um custo muito mais alto 
e da forma menos prática.
A instituição pode, enfim, digitalizar seus documentos e tornar essa cópia dis-
ponível na rede para facilitar o acesso, e não para ganhar espaço. 
9.2.2.2. Preservação dos documentos originais
Como o manuseio dos documentos tende a prejudicar a sua conservação, a uti-
lização de cópias digitalizadas acaba também por conservar os originais, que serão 
mantidos guardados no arquivo.
A digitalização possui, assim como a microfilmagem, uma lei que regulamenta 
suas atividades: a Lei n. 12.682/2012. Essa lei tramitou no Congresso Nacional e 
previa que a cópia digitalizada teria validade legal e poderia substituir o documento 
original, assim como a microfilmagem, mas o artigo que previa tal validade acabou 
vetado pela Presidente da República, quando sancionada.
Observe os itens da Lei que foram vetados:
“Art 2º 
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, o original 
poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação 
deverá observar a legislação pertinente.
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§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, procedida de acordo 
com o disposto nesta Lei terão o mesmo valor probatório do documento original, para 
todos os fins de direito.”
“Art. 5º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou prescrição, os documentos 
armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.”
Art. 7º Os documentos digitalizados nos termos desta Lei terão o mesmo efeito jurídico 
conferido aos documentos microfilmados.”
Não tenha dúvida. A cópia digitalizada não tem validade jurídica e não permite eli-
minar os documentos originais.
A microfilmagem tem validade jurídica e permite a eliminação dos documentos ori-
ginais (exceto os permanentes). A digitalização não permite essa situação. Muito 
cuidado com situações em que a banca mistura características da digitalização com 
características da microfilmagem.
9.3. Certificação Digital
Você já deve ter ouvido falar em certificação digital, certo? Se não ouviu, ga-
ranto que ainda vai ouvir bastante. É uma tecnologia moderna que está ganhando 
muito espaço nas instituições, em especial no serviço público.
O Certificado Digital é um documento eletrônico que identifica e autentica o 
titular em sites e sistemas. Também pode ser utilizado para assinar digitalmente 
documentos eletrônicos com a mesma validade jurídica da assinatura manuscrita. 
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No Brasil, a certificação digital foi instituída pela MP n. 2.200-2/2001, que criou 
a ICP-Brasil, órgão autorizado a emiti-la. Para que você entenda o que é a certifi-
cação digital: é um arquivo eletrônico (sim, um arquivo gravado em computador) 
que qualquer pessoa, física ou jurídica, pode solicitar. Apesar de ser emitido pela 
ICP-Brasil, há diversas Unidades de Registro existentes – nome dado às institui-
ções nas quais o cidadão é atendido para solicitar sua certificação digital. Correios 
e Caixa Econômica Federal são dois exemplos de locais onde você pode solicitar 
sua certificação digital. É como o CPF, que é emitido pela Receita Federal, mas você 
pode solicitar nos Correios. 
Uma vez emitida a certificação digital, que pode ser gravada em um cartão, 
token (veja a imagem anterior) ou enviada por e-mail para que seja armazenada 
no computador, o usuário cadastra uma senha pessoal, que será utilizada para 
acessá-la, quando necessário. Em que situações você utilizaria a certificação digi-
tal? Aí vêm as vantagens dessa tecnologia.
A certificação digital pode ser utilizada para identificar você em sistemas infor-
matizados, substituindo login e senha, por exemplo. A página da Receita Federal na 
qual o cidadão pode obter detalhes de sua declaração de imposto de renda só pode 
ser acessada com a utilização da certificação digital, por exemplo. 
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Outra aplicação da certificação digital – e aí é que está o pulo do gato – é a pos-
sibilidade de conferir a um documento assinatura eletrônica, dando a este validade 
jurídica e status de original, ou seja, você pode, a partir da certificação digital, 
assinar um documento em meio digital sem a necessidade de imprimi-lo. Nesse 
caso, o documento passa a ser considerado definitivo, fica bloqueado para qualquer 
alteração (pois já foi assinado) e pode ser encaminhado digitalmente pela rede ou 
sistema para o destinatário sem a necessidade de passar para o papel. Até mesmo 
um e-mail pode ser assinado, garantindo a identidade de quem o emitiu. 
Você já deve ter recebido, por exemplo, alguma nota fiscal eletrônica, certo? 
Ela funciona com base na certificação digital, em que a empresa faz a emissão por 
meio de um sistema e o documento é assinado quando de sua criação. A nota fiscal 
é encaminhada automaticamente para o usuário e para a Receita Federal, evitando 
o acúmulo de papel nos arquivos e maior agilidade nas transações.
Outra aplicação já bastante adiantada é com relação aos Processos Judiciais 
Eletrônicos, que também estão fundamentados na aplicação da certificação digital. 
Nesse caso, o advogado dá entrada na petição em meio eletrônico (pode fazê-lo 
do seu escritório, acessando o sistema disponibilizado pelo respectivo tribunal na 
internet). A petição é autuada eletronicamente (lembra o Protocolo? Ele passa a 
executar suas atividades também no mundo digital) e o processo tramita pela rede, 
na qual cada despacho ou decisão é inserido eletronicamente, e as assinaturas são 
efetuadas por meio da certificação digital. 
Poderíamos enumerar diversas aplicações da certificação digital no cotidiano, e 
elas estão se multiplicando nas instituições, em especial no serviço público. O SEI 
(Sistema Eletrônico de Informações), por exemplo, um sistema informatizado cria-
do pelo TRF – 4ª Região, é utilizado na criação de documentos administrativos e 
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qualquer documento pode ser criado dentro do sistema, assinado eletronicamente, 
passando a tramitar eletronicamente. Ele já foi implantado em diversos órgãos nas 
mais diversas esferas do serviço público e tem trazido eficiência, agilidade e ganho 
de espaço nos arquivos (nesse caso, espaço físico, pois a partir daqui o problema 
é o espaço digital...).
Vale ressaltar, neste momento, que toda essa documentação em meio digital 
deve, como já vimos, ser tratada arquivisticamente da mesma forma que os do-
cumentos em meio tradicional, no que se refere à aplicação de tabelas de tempo-
ralidade para controle dos prazos de guarda, controle de tramitação e acesso etc. 
A vantagem é que agora todo esse controle é informatizado, o que garante maior 
agilidade nas atividades.
Não confunda documento digitalizado com documento digital assinado com certifi-
cação digital. Enquanto o primeiro é uma cópia sem validade jurídica, o segundo é 
um documento original, com validade, assinado digitalmente. 
9.4. Preservação de Documentos Digitais
Uma vez que você já se inteirou das vantagens que a aplicação das modernas 
tecnologias na área de informática traz para os arquivos, vamos pensar um pou-
co na manutenção/preservação dessa documentação ao longo do tempo. Deve 
ser bem mais tranquilo conservar documentos em meio digital por longos prazos 
de guarda do que documentos em papel, certo? Não é bem assim... Documentos 
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em meio digital exigem alguns cuidados essenciais para sua preservação, e nem 
sempre o usuário (aí eu incluiria tanto as pessoas físicas quanto as instituições) se 
atenta a eles.
Primeiramente, é imprescindível que se façam cópias de segurança regularmen-
te de toda informação arquivada digitalmente (os famosos backups), pois a infor-
mação digital pode ser perdida por diversos motivos (pane no sistema, má qualida-
de das mídias, descarga elétrica, ação de hackers e diversos outros motivos). Você 
provavelmente já deve ter perdido informações importantes em mídia digital em 
diversas oportunidades. Não é que documentos em papel não possam ser perdidos, 
mas com certeza a chance de perder informações digitais é bem maior, o que exige 
esse cuidado. Imagine se um banco, onde a quase totalidade das informações é 
armazenada em sistemas digitais, perde todas essas informações e não tem cópia 
de segurança... Seria uma catástrofe para todos os clientes daquela instituição.
Outro cuidado – e nem sempre o usuário se dá conta – é a necessidade de mi-
gração de suporte, ou seja, a necessidade de que as mídias utilizadas sejam atua-
lizadas antes de se tornarem obsoletas. Na informática, a tecnologia muda rapida-
mente e as formas de armazenamento, que servem de suporte para a informação, 
são substituídas de tempos em tempos. Se você mantiver um arquivo digital sem 
efetuar essa migração, estará condenado a não conseguir acessar o documento 
em pouco tempo. Não é difícil entender isso. Se você tiver guardado um disquete 
com informações importantes no fundo do seu armário, terá sérios problemas para 
acessar a informação que está contida naquela mídia hoje em dia, pois não encon-
trará equipamento com a unidade de leitura correspondente.
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Evolução dos disquetes (8, 5¼ e 3 ½ polegadas, respectivamente)
Zip drive: muito utilizado para backup nos anos 1990
E a coisa ainda não acabou... Também devemos nos preocupar com a migra-
ção ou atualização do formato e do ambiente tecnológico em que o documento foi 
produzido. Sim, as linguagens utilizadas na informática também evoluem e mudam 
rapidamente. Se você procurar uma planilha eletrônica criada há 15 ou 20 anos 
descobrirá que o formato do arquivo não é o mesmo de hoje. Surgem novas lin-
guagens e as que continuam existindo vão mudando o formato, de modo que os 
softwares mais novos deixam de ler os documentos mais antigos – o que é bem 
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conveniente para as empresas que criam os softwares, pois exige que o usuário ad-
quira as novas versões dos programas, mas é um sério problema para aqueles que 
têm a obrigação de manter a informação por longos prazos de guarda nos arquivos.
Tive a experiência de atuar como professor de informática no fim dos anos 1980 
(não sou tão velho assim, estava no fim da adolescência); trabalhávamos com 
computadores ultramodernos (com 64kb de memória e tecnologia de 8 bits). Com 
certeza os arquivos que criamos naquela época não são mais legíveis pelos compu-
tadores atuais, tanto no que se refere às mídias quanto em relação às linguagens 
utilizadas. 
É importante, na criação de documentos em meio digital, optar por formatos 
de arquivo padronizados, que garantam acesso a longo prazo. O formato PDF, por 
exemplo, é bastante recomendado, pois é amplamente utilizado e que não se tor-
nará obsoleto tão cedo. Evite formatos utilizados por poucos usuários, que amanhã 
podem não ter mais uso e tornarão seus documentos inacessíveis. 
Em resumo, temos que nos preocupar com estes diversos aspectos para a pre-
servação de documentos em meio digital:
1) Efetuar backups frequentemente, em intervalos regulares;
2) Fazer a migração de suporte (mídias utilizadas);
3) Garantir a migração de formato e ambiente tecnológico.
Agora é hora de treinar tudo o que vimos neste módulo. Bons estudos!
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Automação de Arquivos
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QUESTÕES DE CONCURSO – LISTA I
Automação de Arquivos
Documentos digitais
Questão 1 (CESPE/DPU/2016) Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de 
acordo com a tabela de temporalidade.
Questão 2 (CESPE/FUB/2016) Os documentos de arquivos digitais ou que foram 
digitalizados na UnB ou em qualquer outra instituição pública recebem uma orga-
nização diferente daquela dada aos documentos de arquivo em papel, pois ambos 
os tipos de documentos têm naturezas diversas.
Questão 3 (QUADRIX/CRA-AC/2016) A eliminação de documentos arquivísticos 
digitaissegue o mesmo processo dos documentos convencionais.
Questão 4 (QUADRIX/CRA-GO/2016) Um documento em formato digital é con-
siderado arquivístico quando produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma 
atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de 
tal atividade, e retido para ação ou referência.
Questão 5 (QUADRIX/CRA-GO/2016) O documento digitalizado é um exemplo de 
documento digital.
Questão 6 (QUADRIX/CRA-GO/2016) Os documentos digitais têm duas origens 
distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a partir de digitalização. 
Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de 
um sistema computacional.
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Questão 7 (QUADRIX/CRA-AC/2016) O website do CRA-AC pode ser considerado 
um documento arquivístico.
Questão 8 (QUADRIX/CRA-GO/2016) Documentos em meio digital devem ser 
contemplados pelo programa de gestão arquivística da instituição.
Questão 9 (QUADRIX/CRA-GO/2016) Um e-mail convocando para uma reunião da 
Comissão Permanente de Tomada de Contas, órgão técnico do CRA-AC, pode ser 
considerado um documento arquivístico.
Questão 10 (CESPE/DPU/2015) A adoção de novas tecnologias, com a adoção de 
mecanismos modernos, dispensa, em casos específicos, a organização técnica do 
acervo.
Questão 11 (CESPE/FUB/2015) São duas as formas de se gerarem documentos 
digitais (eletrônicos): diretamente, com o uso de um software ou sistema especí-
fico; ou por processo de digitalização. Em ambos os casos, a visualização dos do-
cumentos digitais independe do uso de softwares específicos ou de computadores.
Questão 12 (CESPE/ANATEL/2014) Os documentos produzidos e recebidos pela 
ANATEL em formato digital não possuem a autenticidade garantida e por isso não 
integram o arquivo da ANATEL.
Questão 13 (CESPE/ANTAQ/2014) Ainda que tenham surgido novos suportes do-
cumentais, principalmente os documentos natodigitais, o conceito de arquivo man-
tém-se inalterado.
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Automação de Arquivos
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Questão 14 (CESPE/MTE/2014) Os documentos digitais produzidos e/ou recebidos 
no desenvolvimento das atividades do MTE, por não serem considerados arquivís-
ticos, devem receber tratamento fornecido pela área de tecnologia da informação.
Questão 15 (CESPE/TCDF/2014) Planilhas eletrônicas, mensagens de correio ele-
trônico, sítios na internet, bases de dados e de textos são exemplos de documentos 
arquivísticos digitais.
Questão 16 (CESPE/CNJ/2013) A gestão de documentos não se aplica a documen-
tos eletrônicos.
Questão 17 (CESPE/ANP/2013) Os documentos digitais podem ser gerados por 
sistemas informatizados por meio de dados contidos em sistemas gerenciadores de 
banco de dados, por processo de digitalização ou diretamente, com uso de software 
ou sistema específico. 
Questão 18 (CESPE/CNJ/2013) O documento digital pode ser produzido por meio 
de sistemas gerenciadores de bancos de dados, por processo de digitalização e/ou 
com o uso de software ou sistema específico.
Questão 19 (CESPE/IBAMA/2012) Os arquivos de uma organização pública podem 
ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos 
em variados suportes documentais, inclusive o digital.
Questão 20 (ESAF/MF/2012) Acerca dos documentos digitais, assinale a opção 
correta.
a) Os documentos digitais devem ser contemplados nos programas de gestão de 
documentos.
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b) Os documentos digitais devem ter uma tabela de temporalidade própria.
c) Os documentos digitais, por sua natureza e facilidade de acesso, não precisam 
ser classificados.
d) Os documentos digitais não devem ser eliminados.
e) Os documentos digitais devem ter um número de protocolo específico.
Questão 21 (CONSULPLAN/PREF. SÃO LEOPOLDO-RS/2010) Assinale a alternativa 
equivalente aos documentos que podem ser gerados de três formas: por meio de 
sistemas informatizados através de dados contidos em Sistemas Gerenciadores de 
Banco de Dados (SGBD), por processo de digitalização e/ou diretamente, com uso 
de um software ou sistema específico.
a) Documentos físicos
b) Documentos interpares
c) Documentos permanentes
d) Documentos digitais
e) Documentos preservados
Questão 22 (CESPE/DPF/2009) Uma base de dados desenvolvida em uma institui-
ção pública deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição.
Questão 23 (NCE-UFRJ/CVM/2009) As instituições e pessoas físicas estão produ-
zindo um grande volume de documentos em suporte digital. Os arquivistas pre-
cisam assegurar a preservação desse suporte, que apresenta problemas de ob-
solescência dos equipamentos, dos softwares e dos formatos. São considerados 
documentos arquivísticos digitais:
a) as fitas sonoras de carretel aberto
b) os textos impressos
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c) os filmes em película
d) os microfilmes
e) as bases de dados
Digitalização
Questão 24 (CESPE/SEE-DF/2017) Entre os fatores que determinam a qualidade 
da imagem digital incluem-se as características dos equipamentos, o nível de com-
pressão e a resolução óptica adotada no escaneamento.
Questão 25 (CESPE/SEE-DF/2017) A digitalização é vantajosa porque permite a 
redução do manuseio de originais que estejam em suportes não digitais.
Questão 26 (CESPE/SEE-DF/2017) Documento resultante do processo de digitali-
zação deve ser considerado como documento original.
Questão 27 (CESPE/SEE-DF/2017) Em razão do aumento da massa documental 
acumulada pela SEE/DF, são permitidas a digitalização de todos os seus documen-
tos e a eliminação dos originais, principalmente aqueles considerados de valor per-
manente.
Questão 28 (CESPE/ANVISA/2016) Para garantir eficiência e racionalidade ao pro-
cesso de organização, os procedimentos arquivísticos devem ser sequenciados de 
maneira que a digitalização dos documentos do arquivo intermediário seja realiza-
da antes da aplicação da tabela de temporalidade.
Questão 29 (CESPE/FUB/2015) Os documentos de arquivo identificados com valor 
secundário poderão ser digitalizados e preservados indefinidamente, mas deve ser 
mantida sua versão original em papel.
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Questão 30 (CESPE/ANATEL/2014) A digitalização de documentos, de acordo com 
a legislação em vigor, permite a eliminação do original.
Questão 31 (CESPE/ANATEL/2014) A digitalização de documentos de arquivo é 
dirigida ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental.
Questão 32 (CESPE/CADE/2014) A digitalização de documentos de arquivo é 
aconselhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado 
simultaneamente por diferentes usuários.
Questão 33 (CESPE/TCDF/2014) Uma das vantagens da digitalização de docu-
mentos é preservar o original do manuseio intenso.
Questão 34 (CESPE/TCDF/2014) Os documentos do arquivo permanente devem 
ser digitalizados e os originais, eliminados após a digitalização.
Questão 35 (CESPE/TCE-ES/2013) A atual legislação garante validade jurídica aos 
documentos públicos microfilmados e em formato digital, desde que obedecidos os 
padrões estabelecidos em lei, o que permite substituir grandes volumes de docu-
mentos permanentes, reduzindo custos e facilitando a recuperação de informações.
Questão 36 (CESPE/AGU/2010) O documento digitalizado tem o mesmo valor le-
gal do documento em suporte papel, podendo até ser apresentado em juízo.
Questão 37 (CESPE/TRE-MT/2010) A digitalização de documentos é vantajosa, 
pois permite o acesso múltiplo e simultâneo aos documentos e, além disso, possui 
ampla aceitação legal.
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Certificação digital
Questão 38 (QUADRIX/CRA-GO/2016) Em documentos encaminhados por meio 
de correio eletrônico, é recomendado o uso de assinatura digital, quando for neces-
sário garantir sua autenticidade.
Questão 39 (CESPE/MP-ENAP/2015) O certificado digital, que permite a identifi-
cação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou de uma transação feita 
em meios eletrônicos, é comparável a uma identidade virtual.
Questão 40 (CESPE/MP-ENAP/2015) O uso da certificação digital, no correio ele-
trônico, garante a identidade do emissor, a integridade e a inviolabilidade do con-
teúdo da mensagem enviada.
Questão 41 (CESPE/MP/ENAP/2015) A certificação digital tem tido um dos usos 
mais significativos nos processos eletrônicos do Poder Judiciário.
Questão 42 (CESPE/INPI/2013) O ICP-Brasil, infraestrutura de chaves públicas 
brasileiras, garante os requisitos necessários para a validade jurídica dos docu-
mentos eletrônicos.
Preservação de documentos em meio digital
Questão 43 (QUADRIX/CRP-15ª Reg./2016) A migração é o conjunto de procedi-
mentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem aces-
sados face às mudanças tecnológicas.
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Questão 44 (QUADRIX/CRP-15ª Reg./2016) A migração pode ser efetuada na 
transferência de um objeto digital de um suporte que está se tornando obsoleto, 
fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo.
Questão 45 (QUADRIX/CRP-15ª Reg./2016) A migração pode ser efetuada na atu-
alização de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado.
Questão 46 (QUADRIX/CRP-15ª Reg./2016) A migração pode ser efetuada na atu-
alização de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra 
mais moderna.
Questão 47 (CESPE/STF/2013) A definição de um formato para os documentos de 
arquivo digitais é uma importante medida para a preservação a longo prazo desses 
documentos.
Questão 48 (CESPE/IFS/2011) A preservação dos documentos digitais tem como 
foco a manutenção da possibilidade de acesso a eles, o que, no entanto, pode im-
plicar mudança de suporte e formato desses documentos, bem como atualização 
do seu ambiente tecnológico.
Questão 49 (CESPE/MPU/2010) O problema relacionado à obsolescência dos equi-
pamentos e dos programas de informática, que compromete a preservação de do-
cumentos digitais, pode ser resolvido com o uso de laminação.
Questão 50 (CESPE/TRE-MT/2010) A migração de suportes é uma técnica impor-
tante para combater a rápida obsolescência dos software e hardware, que compro-
mete a preservação de documentos digitais.
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GABARITO 
1. C
2. E
3. C
4. C
5. C
6. C
7. C
8. C
9. C
10. E
11. E
12. E
13. C
14. E
15. C
16. E
17. C
18. C
19. C
20. a
21. d
22. C
23. e
24. C
25. C
26. E
27. E
28. E
29. C
30. E
31. C
32. C
33. C
34. E
35. E
36. E
37. E
38. C
39. C
40. E
41. C
42. C
43. C
44. C
45. C
46. C
47. C
48. C
49. E
50. C
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GABARITO COMENTADO
Automação de Arquivos
Documentos digitais
Questão 1 (CESPE/DPU/2016) Os documentos eletrônicos devem ser avaliados de 
acordo com a tabela de temporalidade.
Certo.
Os documentos eletrônicos ou em meio digital devem receber o mesmo tratamen-
to arquivístico dado aos documentos em meio tradicional, ou seja, devem ter seu 
prazo de guarda controlado por meio da tabela de temporalidade.
Questão 2 (CESPE/FUB/2016) Os documentos de arquivos digitais ou que foram 
digitalizados na UnB ou em qualquer outra instituição pública recebem uma orga-
nização diferente daquela dada aos documentos de arquivo em papel, pois ambos 
os tipos de documentos têm naturezas diversas.
Errado.
Os documentos em meio digital devem receber o mesmo tratamento arquivístico 
dado aos documentos em meio tradicional no que se refere ao controle de prazos 
de guarda, à aplicação da tabela de temporalidade, ao controle de tramitação, ao 
acesso e aos demais controles relacionados à gestão de documentos.
Questão 3 (QUADRIX/CRA-AC/2016) A eliminação de documentos arquivísticos 
digitais segue o mesmo processo dos documentos convencionais.
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Automação de Arquivos
Prof. ElvisCorrea Miranda 
Certo.
A eliminação de documentos em meio digital segue o mesmo controle aplicado aos 
documentos em suportes tradicionais, como o papel. Deve estar prevista em tabe-
la de temporalidade e permite otimizar espaço nos arquivos – nesse caso, espaço 
digital.
Questão 4 (QUADRIX/CRA-GO/2016) Um documento em formato digital é con-
siderado arquivístico quando produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma 
atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de 
tal atividade, e retido para ação ou referência.
Certo.
Assim como os documentos em papel ou qualquer outro suporte, os documentos 
em meio digital que comprovem as atividades da instituição fazem parte do seu 
arquivo.
Questão 5 (QUADRIX/CRA-GO/2016) O documento digitalizado é um exemplo de 
documento digital.
Certo.
O documento digitalizado é considerado um documento digital, assim como docu-
mentos produzidos por meio de software específico e aqueles criados por meio de 
Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados (SGBD).
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Questão 6 (QUADRIX/CRA-GO/2016) Os documentos digitais têm duas origens 
distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a partir de digitalização. 
Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de 
um sistema computacional.
Certo.
Alguns documentos já nascem digitais (por meio de software específico ou SGBD) 
e outros podem ser digitalizados a partir de documentos em meio analógico (papel, 
por exemplo).
Questão 7 (QUADRIX/CRA-AC/2016) O website do CRA-AC pode ser considerado 
um documento arquivístico.
Certo.
A página da internet do órgão faz parte do seu arquivo.
Questão 8 (QUADRIX/CRA-GO/2016) Documentos em meio digital devem ser 
contemplados pelo programa de gestão arquivística da instituição.
Certo.
Documentos em meio digital fazem parte do arquivo da instituição e devem ser 
tratados da mesma forma que os documentos em suportes tradicionais, como o 
papel, por exemplo.
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Questão 9 (QUADRIX/CRA-GO/2016) Um e-mail convocando para uma reunião da 
Comissão Permanente de Tomada de Contas, órgão técnico do CRA-AC, pode ser 
considerado um documento arquivístico.
Certo.
Um e-mail criado no curso das atividades do órgão faz parte do seu arquivo.
Questão 10 (CESPE/DPU/2015) A adoção de novas tecnologias, com a adoção de 
mecanismos modernos, dispensa, em casos específicos, a organização técnica do 
acervo.
Errado.
Os documentos em meio digital devem receber todos os procedimentos de controle 
arquivísticos aplicados aos documentos em suportes tradicionais.
Questão 11 (CESPE/FUB/2015) São duas as formas de se gerarem documentos 
digitais (eletrônicos): diretamente, com o uso de um software ou sistema especí-
fico; ou por processo de digitalização. Em ambos os casos, a visualização dos do-
cumentos digitais independe do uso de softwares específicos ou de computadores.
Errado.
A bibliografia arquivística prevê três formas para criação de documentos digitais: 
por meio do software específico, da digitalização ou de sistemas gerenciadores de 
bancos de dados (SGBD).
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Questão 12 (CESPE/ANATEL/2014) Os documentos produzidos e recebidos pela 
ANATEL em formato digital não possuem a autenticidade garantida e por isso não 
integram o arquivo da ANATEL.
Errado.
Documentos produzidos em formato digital integram o arquivo da instituição.
Questão 13 (CESPE/ANTAQ/2014) Ainda que tenham surgido novos suportes do-
cumentais, principalmente os documentos natodigitais, o conceito de arquivo man-
tém-se inalterado.
Certo.
Documentos natodigitais (nascidos em meio digital) também fazem parte do ar-
quivo da instituição e devem receber o mesmo tratamento arquivístico dado aos 
documentos em outros suportes tradicionais.
Questão 14 (CESPE/MTE/2014) Os documentos digitais produzidos e/ou recebidos 
no desenvolvimento das atividades do MTE, por não serem considerados arquivís-
ticos, devem receber tratamento fornecido pela área de tecnologia da informação.
Errado.
Os documentos digitais também são considerados documentos arquivísticos.
Questão 15 (CESPE/TCDF/2014) Planilhas eletrônicas, mensagens de correio ele-
trônico, sítios na internet, bases de dados e de textos são exemplos de documentos 
arquivísticos digitais.
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Certo.
O item apresenta corretamente exemplos de documentos arquivísticos digitais.
Questão 16 (CESPE/CNJ/2013) A gestão de documentos não se aplica a documen-
tos eletrônicos.
Errado.
A gestão de documentos se aplica a todos os documentos, independentemente do 
suporte.
Questão 17 (CESPE/ANP/2013) Os documentos digitais podem ser gerados por 
sistemas informatizados por meio de dados contidos em sistemas gerenciadores de 
banco de dados, por processo de digitalização ou diretamente, com uso de software 
ou sistema específico. 
Certo.
O item apresenta corretamente as três formas pelas quais os documentos digitais 
podem ser gerados.
Questão 18 (CESPE/CNJ/2013) O documento digital pode ser produzido por meio 
de sistemas gerenciadores de bancos de dados, por processo de digitalização e/ou 
com o uso de software ou sistema específico.
Certo.
O item apresenta as três maneiras que podem ser utilizadas para criação de docu-
mentos digitais, de acordo com a bibliografia arquivística.
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Questão 19 (CESPE/IBAMA/2012) Os arquivos de uma organização pública podem 
ser constituídos de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos 
em variados suportes documentais, inclusive o digital.
Certo.
Documentos gravados em meio digital também fazem parte do arquivo da instituição.
Questão 20 (ESAF/MF/2012) Acerca dos documentos digitais, assinale a opção 
correta.
a) Os documentos digitais devem ser contemplados nos programas de gestão dedocumentos.
b) Os documentos digitais devem ter uma tabela de temporalidade própria.
c) Os documentos digitais, por sua natureza e facilidade de acesso, não precisam 
ser classificados.
d) Os documentos digitais não devem ser eliminados.
e) Os documentos digitais devem ter um número de protocolo específico.
Letra a.
Os documentos digitais devem ser contemplados em um programa de gestão de 
documentos, nos quais receberão o mesmo tratamento dispensado aos documen-
tos nos demais suportes.
Questão 21 (CONSULPLAN/PREF. SÃO LEOPOLDO-RS/2010) Assinale a alternativa 
equivalente aos documentos que podem ser gerados de três formas: por meio de 
sistemas informatizados através de dados contidos em Sistemas Gerenciadores de 
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Banco de Dados (SGBD), por processo de digitalização e/ou diretamente, com uso 
de um software ou sistema específico.
a) Documentos físicos
b) Documentos interpares
c) Documentos permanentes
d) Documentos digitais
e) Documentos preservados
Letra d.
Documentos digitais podem ser originados a partir das três formas apresentadas: 
por meio de sistemas informatizados através de dados contidos em Sistemas Ge-
renciadores de Banco de Dados (SGBD), por processo de digitalização e/ou direta-
mente com uso de um software ou sistema específico.
Questão 22 (CESPE/DPF/2009) Uma base de dados desenvolvida em uma institui-
ção pública deve ser considerada como parte dos arquivos dessa instituição.
Certo.
Uma base de dados pode ser considerada do gênero informático, e faz parte do 
arquivo da instituição.
Questão 23 (NCE-UFRJ/CVM/2009) As instituições e pessoas físicas estão produ-
zindo um grande volume de documentos em suporte digital. Os arquivistas pre-
cisam assegurar a preservação desse suporte, que apresenta problemas de ob-
solescência dos equipamentos, dos softwares e dos formatos. São considerados 
documentos arquivísticos digitais:
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a) as fitas sonoras de carretel aberto
b) os textos impressos
c) os filmes em película
d) os microfilmes
e) as bases de dados
Letra e.
Bases de dados são caracterizadas como documentos informáticos ou digitais.
Digitalização
Questão 24 (CESPE/SEE-DF/2017) Entre os fatores que determinam a qualidade 
da imagem digital incluem-se as características dos equipamentos, o nível de com-
pressão e a resolução óptica adotada no escaneamento.
Certo.
A qualidade da imagem digital é o resultado dos seguintes fatores: da resolução 
óptica adotada no escaneamento, da profundidade de bit, dos processos de inter-
polação (quando utilizados) e dos níveis de compressão, além das características 
dos próprios equipamentos e técnicas utilizadas nos procedimentos que resultam 
no objeto digital.
Questão 25 (CESPE/SEE-DF/2017) A digitalização é vantajosa porque permite a 
redução do manuseio de originais que estejam em suportes não digitais.
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Certo.
Uma das vantagens da digitalização é permitir a conservação dos documentos ori-
ginais, que podem ser guardados enquanto sua cópia digitalizada é utilizada no dia 
a dia da instituição.
Questão 26 (CESPE/SEE-DF/2017) Documento resultante do processo de digitali-
zação deve ser considerado como documento original.
Errado.
A digitalização de documentos resulta numa cópia do documento, que, de acordo 
com a legislação vigente, não pode substituir o documento original.
Questão 27 (CESPE/SEE-DF/2017) Em razão do aumento da massa documental 
acumulada pela SEE/DF, são permitidas a digitalização de todos os seus documen-
tos e a eliminação dos originais, principalmente aqueles considerados de valor per-
manente.
Errado.
Não é permitida a eliminação de documentos originais após sua digitalização, muito 
menos a dos documentos permanentes, que jamais podem ser eliminados.
Questão 28 (CESPE/ANVISA/2016) Para garantir eficiência e racionalidade ao pro-
cesso de organização, os procedimentos arquivísticos devem ser sequenciados de 
maneira que a digitalização dos documentos do arquivo intermediário seja realiza-
da antes da aplicação da tabela de temporalidade.
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Errado.
Os documentos a serem digitalizados já foram submetidos à tabela de temporali-
dade, pois é necessário levar em consideração o seu prazo de guarda para verificar 
a viabilidade ou não de sua digitalização.
Questão 29 (CESPE/FUB/2015) Os documentos de arquivo identificados com valor 
secundário poderão ser digitalizados e preservados indefinidamente, mas deve ser 
mantida sua versão original em papel.
Certo.
Documentos digitalizados devem ter seus originais preservados.
Questão 30 (CESPE/ANATEL/2014) A digitalização de documentos, de acordo com 
a legislação em vigor, permite a eliminação do original.
Errado.
A digitalização de documentos, de acordo com a legislação em vigor, não permite a 
eliminação do original, uma vez que a digitalização não possui validade legal.
Questão 31 (CESPE/ANATEL/2014) A digitalização de documentos de arquivo é 
dirigida ao acesso, à difusão e à preservação do acervo documental.
Certo.
O item apresenta corretamente vantagens da digitalização de documentos de arquivo.
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Questão 32 (CESPE/CADE/2014) A digitalização de documentos de arquivo é 
aconselhada quando existe um conjunto documental volumoso que será acessado 
simultaneamente por diferentes usuários.
Certo.
A digitalização permite acesso rápido e simultâneo aos documentos e é indicada no 
caso em questão.
Questão 33 (CESPE/TCDF/2014) Uma das vantagens da digitalização de docu-
mentos é preservar o original do manuseio intenso.
Certo.
O item apresenta uma das vantagens da digitalização de documentos.
Questão 34 (CESPE/TCDF/2014) Os documentos do arquivo permanente devem 
ser digitalizados e os originais, eliminados após a digitalização.
Errado.
Documentos digitalizados não podem ter seus originaiseliminados, principalmente 
os de guarda permanente.
Questão 35 (CESPE/TCE-ES/2013) A atual legislação garante validade jurídica 
aos documentos públicos microfilmados e em formato digital, desde que obede-
cidos os padrões estabelecidos em lei, o que permite substituir grandes volumes 
de documentos permanentes, reduzindo custos e facilitando a recuperação de 
informações.
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Errado.
A cópia digitalizada não tem validade jurídica e não permite substituir os originais. 
A microfilmagem permite a substituição, mas não para documentos permanentes.
Questão 36 (CESPE/AGU/2010) O documento digitalizado tem o mesmo valor le-
gal do documento em suporte papel, podendo até ser apresentado em juízo.
Errado.
O documento digitalizado ainda não apresenta valor legal, ao contrário do docu-
mento microfilmado.
Questão 37 (CESPE/TRE-MT/2010) A digitalização de documentos é vantajosa, 
pois permite o acesso múltiplo e simultâneo aos documentos e, além disso, possui 
ampla aceitação legal.
Errado.
A digitalização de documentos não apresenta aceitação legal.
Certificação digital
Questão 38 (QUADRIX/CRA-GO/2016) Em documentos encaminhados por meio 
de correio eletrônico, é recomendado o uso de assinatura digital, quando for neces-
sário garantir sua autenticidade.
Certo.
A assinatura digital, feita por meio da certificação digital, garante a autenticidade 
do documento, incluindo aquele encaminhado por e-mail.
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Questão 39 (CESPE/MP-ENAP/2015) O certificado digital, que permite a identifi-
cação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou de uma transação feita 
em meios eletrônicos, é comparável a uma identidade virtual.
Certo.
A certificação digital é uma espécie de identidade virtual, que identifica o usuário 
em sistemas informatizados.
Questão 40 (CESPE/MP-ENAP/2015) O uso da certificação digital, no correio ele-
trônico, garante a identidade do emissor, a integridade e a inviolabilidade do con-
teúdo da mensagem enviada.
Errado.
Mensagens de correio eletrônico podem ser assinadas por meio da certificação digi-
tal, garantindo a segurança da informação, sua integridade (não pode ser alterada) 
e inviolabilidade.
Questão 41 (CESPE/MP/ENAP/2015) A certificação digital tem tido um dos usos 
mais significativos nos processos eletrônicos do Poder Judiciário.
Certo.
O Poder Judiciário brasileiro utiliza a certificação digital na implantação do Processo 
Judicial Eletrônico.
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Questão 42 (CESPE/INPI/2013) O ICP-Brasil, infraestrutura de chaves públicas 
brasileiras, garante os requisitos necessários para a validade jurídica dos docu-
mentos eletrônicos.
Certo.
É a ICP-Brasil que emite a certificação digital no Brasil, de acordo com a MP n. 
2.200-2/2001.
Preservação de documentos em meio digital
Questão 43 (QUADRIX/CRP-15ª Reg./2016) A migração é o conjunto de procedi-
mentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem aces-
sados face às mudanças tecnológicas.
Certo.
Migração é a atualização de mídias ou de formatos de arquivos que se tornaram 
obsoletos para mídias ou formatos mais modernos, o que garante a legibilidade do 
documento digital ao longo do tempo.
Questão 44 (QUADRIX/CRP-15ª Reg./2016) A migração pode ser efetuada na 
transferência de um objeto digital de um suporte que está se tornando obsoleto, 
fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo.
Certo.
A migração pode ocorrer com relação à mídia (suporte) utilizada, que se tornou 
obsoleta com o tempo.
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Questão 45 (QUADRIX/CRP-15ª Reg./2016) A migração pode ser efetuada na atu-
alização de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado.
Certo.
A migração também está relacionada à atualização do formato do arquivo digital.
Questão 46 (QUADRIX/CRP-15ª Reg./2016) A migração pode ser efetuada na atuali-
zação de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais 
moderna.
Certo.
A migração também está relacionada à plataforma utilizada no ambiente tecnoló-
gico da instituição.
Questão 47 (CESPE/STF/2013) A definição de um formato para os documentos de 
arquivo digitais é uma importante medida para a preservação a longo prazo desses 
documentos.
Certo.
É importante que sejam adotados formatos padronizados e abertos (compatíveis 
com diversos programas) para os documentos em meio digital (pdf, por exemplo), 
que garantem a preservação a longo prazo desses documentos.
Questão 48 (CESPE/IFS/2011) A preservação dos documentos digitais tem como 
foco a manutenção da possibilidade de acesso a eles, o que, no entanto, pode im-
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plicar mudança de suporte e formato desses documentos, bem como atualização 
do seu ambiente tecnológico.
Certo.
Para a preservação de informações em meio digital é necessária a atualização do su-
porte (mídia) e do ambiente tecnológico que permita o acesso à informação gravada.
Questão 49 (CESPE/MPU/2010) O problema relacionado à obsolescência dos equi-
pamentos e dos programas de informática, que compromete a preservação de do-
cumentos digitais, pode ser resolvido com o uso de laminação.
Errado.
A fim de evitar a perda da informação em virtude da obsolescência de mídias e pro-
gramas, o arquivo deve efetuar a alteração de mídias e do formato dos arquivos. A 
laminação é uma técnica de restauração de documentos.
Questão 50 (CESPE/TRE-MT/2010) A migração de suportes é uma técnica impor-
tante para combater a rápida obsolescência dos software e hardware, que compro-
mete a preservação de documentos digitais.
Certo.
A migração de suportes (troca de mídia) é uma forma de conservar os documentos 
digitais.
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QUESTÕES DE CONCURSO – LISTA II
Automação de arquivos
Questão 1 (FCC/DPE-RR/2015) O sistema pelo qual os processos operacionais de 
uma instituição são controlados e executados por meio de dispositivos mecânicos 
ou eletrônicos, substituindo o trabalho humano, é conhecido como
a) terceirização.
b) automação.
c) precarização.
d) integração.
e) sustentabilidade.
Questão 2 (FCC/METRÔ-SP/2014) A informatização dos arquivos é requisito indis-
pensável para garantir
a) rápido acesso aos documentos.
b) a preservação de suportes magnéticos.
c) sigilo aos documentos confidenciais.
d) a conservação preventiva dos documentos.
e) a autenticidade dos documentos.
Preservação de documentos digitais
Questão 3 (FCC/TRT – 3ª REGIÃO/2015) A preservação de documentos em su-
porte-papel implica, principalmente, sua proteção contra agentes químicos e bioló-
gicos, enquanto que a preservação do documento digital depende
a) da existência prévia do documento em suporte-papel.
b) da realização diária de downloads.
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Automação de Arquivos
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c) do uso de fontes adequadas.
d) da solicitação antecipada de copyright.
e) da atualização de equipamentos.
Questão 4 (FCC/METRÔ-SP/2014) Dentre as medidas necessárias para conservar 
de forma duradoura arquivos digitais, que ficam rapidamente obsoletos, uma das 
mais utilizadas é
a) a certificação dos documentos por chave pública.
b) a conversão do meio óptico para suporte-papel.
c) a reprodução xerográfica dos originais.
d) a migração periódica dos dados para mídias atualizadas.
e) o envio de backups para a NASA (National Aeronautics and Space Administration).
Questão 5 (FCC/TRF – 2ª REGIÃO/2012) Uma política de conservação de docu-
mentos públicos armazenados em sistema informatizado de gestão depende, entre 
outros fatores, de migrações preventivas, sempre que se tornar patente a obsoles-
cência do padrão utilizado.
Questão 6 (FCC/TRT – 8ª REGIÃO/2010) A estratégia de preservação digital que 
se baseia na utilização de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atu-
al funcionar com as características de outra que se tornou obsoleta, aceitando as 
mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas, é conhecida como
a) migração.
b) emulação.
c) conversão.
d) exportação.
e) captura.
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Automação de Arquivos
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Questão 7 (FCC/TRE-PI/2009) Os chamados documentos eletrônicos demandam 
métodos de leitura e conservação distintos dos que se aplicam a documentos em 
suporte-papel.
Questão 8 (FCC/TRE-PI/2009) O conjunto de atividades necessárias para trans-
ferir a informação digital de suportes obsoletos ou deteriorados para outros mais 
novos é conhecido como
a) recolhimento.
b) encapsulamento.
c) reprodução fac-similar.
d) migração.
e) clonagem.
Questão 9 (FCC/MPU/2007) Os documentos eletrônicos demandam métodos de lei-
tura e conservação diferentes dos que se aplicam a documentos em suporte-papel.
Digitalização
Questão 10 (FCC/TJ-PI/2009) Nas recomendações elaboradas pelo Arquivo Nacio-
nal sobre a matéria e submetidas a consulta pública, em maio de 2009, a digitali-
zação dos arquivos tem como justificativa principal.
a) substituir a microfilmagem como meio de preservação.
b) permitir a aplicação das normas internacionais de descrição.
c) encapsular bases de dados.
d) garantir amplo acesso aos documentos.
e) promover a redução da massa documental acumulada.
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Automação de Arquivos
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GABARITO
1. b
2. a
3. e
4. d
5. C
6. b
7. C
8. d
9. C
10. d
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Automação de Arquivos
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GABARITO COMENTADO
Automação de arquivos
Questão 1 (FCC/DPE-RR/2015) O sistema pelo qual os processos operacionais de 
uma instituição são controlados e executados por meio de dispositivos mecânicos 
ou eletrônicos, substituindo o trabalho humano, é conhecido como
a) terceirização.
b) automação.
c) precarização.
d) integração.
e) sustentabilidade.
Letra b.
O enunciado apresenta a definição de automação, procedimento que pode ser ado-
tado nos arquivos, visando maior eficiência em suas atividades.
Questão 2 (FCC/METRÔ-SP/2014) A informatização dos arquivos é requisito indis-
pensável para garantir
a) rápido acesso aos documentos.
b) a preservação de suportes magnéticos.
c) sigilo aos documentos confidenciais.
d) a conservação preventiva dos documentos.
e) a autenticidade dos documentos.
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Automação de Arquivos
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Letra a.
A informatização dos arquivos tem como finalidade principal o rápido acesso aos 
documentos.
Preservação de documentos digitais
Questão 3 (FCC/TRT – 3ª REGIÃO/2015) A preservação de documentos em su-
porte-papel implica, principalmente, sua proteção contra agentes químicos e bioló-
gicos, enquanto que a preservação do documento digital depende
a) da existência prévia do documento em suporte-papel.
b) da realização diária de downloads.
c) do uso de fontes adequadas.
d) da solicitação antecipada de copyright.
e) da atualização de equipamentos.
Letra e.
A preservação de documentos digitais pressupõe a atualização de equipamentos 
(de gravação e de leitura) e a atualização do formato dos arquivos, para combater 
a obsolescência de software e hardware.
Questão 4 (FCC/METRÔ-SP/2014) Dentre as medidas necessárias para conservar 
de forma duradoura arquivos digitais, que ficam rapidamente obsoletos, uma das 
mais utilizadas é
a) a certificação dos documentos por chave pública.
b) a conversão do meio óptico para suporte-papel.
c) a reprodução xerográfica dos originais.
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