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14/03/2021 Gestão de Projetos PROF. RODRIGO SHIMASAKI 2 Relembrando... Ciclo de vida de um Projeto Tipos de organogramas Como o escritório de gestão de projetos trabalha Estruturas organizacionais existentes em uma empresa e sua influência no ambiente dos projetos Entender a integração de um projeto Fatores ambientais de uma empresa. Perguntas 3 Fonte: https://cutt.ly/dlcZvNR. Acesso em: 23 fev. 2021. 4 Introdução Qual a importância da clara definição do escopo de um projeto? Porque devemos gerenciar esse escopo? Sabemos que riscos é uma constante no que se refere a projetos? Mas podemos eliminá-los ou apenas gerenciá- los? Gestão do Escopo e do Risco em Projetos CONCEITOS 5 Escopo em Projetos é a soma de todos os produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto. 6 Atenção: termo “todos” é muito importante, porque exige um detalhamento que fará toda a diferença na execução do projeto. 1 2 3 4 5 6 14/03/2021 Escopo em Projetos Para que o ele seja desenvolvido com excelência, normalmente o dividimos em pacotes menores; 7 O nível de detalhamento das tarefas é importante uma vez que baseado nesses detalhes é que os outros planos (planos de custo, tempo, recursos, comunicação e aquisição, entre outros) serão elaborados. Escopo mal definido Impactos negativos Custos Prazos Retrabalho Escopo do Produto e Escopo do Projeto O escopo do produto é o que se faz no projeto para atender às necessidades do cliente, ou seja, o escopo do produto é definido como as características e funcionalidades que o produto final fruto do projeto apresentará, tais como: definições, especificações, medidas e cores. 8 Escopo do projeto: refere-se ao “como”, ou seja, é o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto ou serviço com as características e funções especificadas, envolvendo planos, modelos de gestão, técnicas e controles utilizados para conduzir os recursos do projeto para entregar o produto esperado. Exemplificando Escopo do produto: imagine que você fabrica cadeiras. Logo, o escopo de uma cadeira será: estrutura de ferro na cor preta, rodinhas nos pés para movimentação fácil, assento de espuma à prova de fogo, revestido de tecido de algodão na cor amarela e encosto reclinável. 9 Escopo do projeto: plano de aquisição dos materiais, plano de tempo e qualidade por meio de controles e indicadores de resistência de material, testes de incêndio, controle de custos etc. Atribuições do Gestor de Projetos em Relação ao Escopo procurar saber o problema que se deseja resolver com o projeto 10 entender qual a importância do projeto e que tipo de produto, serviço ou resultado será entregue pelo empreendimento definir, junto aos especialistas e funcionários pré alocados no projeto, quais serão os meios de gestão para o projeto: Planos Medição da entregas Mudanças no escopo original Gestão do escopo O que deve ser entregue Tipos de insumos utilizados O que não É Escopo é importante para alinhar expectativas e não deixar portas abertas para reclamações na pós-entrega do empreendimento. 11 entregar mais do que foi pedido: algo que não estava contemplado no escopo Desperdício de tempo e dinheiro PMI: gold plating, ou “banhar a ouro”: trabalho supérfluo Scope creep (aumento do escopo): alterações que ocorrem, sem controle, em um projeto, sem uma aprovação adequada RCCs – Requisitos Críticos do Cliente Após a definição do escopo, é necessário garantir que todos os requisitos estão presentes nas documentações. Isso é feito em um documento adicional que se chama Requisitos, o qual guarda as funcionalidades do produto e do projeto que foram solicitadas pelos stakeholders. Fonte: https://cutt.ly/gzYhVCA. Acesso em 11 de mar de 2021. Esse levantamento é uma passo de fundamental importância para que o escopo possa ser muito bem defino e gerenciado!!! 7 8 9 10 11 12 14/03/2021 Técnicas Para Levantar os Requisitos de um Projeto Entrevistas com sponsor (patrocinador), especialistas, clientes e outros stakeholders Dinâmicas em grupo, com profissionais e especialistas Oficinas multidisciplinares, que são workshops para alinhar os requisitos ou discuti-los até um consenso ou decisão Técnicas par Levantar os Requisitos de Um Projeto Técnicas de criatividade em grupos, tais como: Brainstorming Técnica Delphi Mapa mental: Diagrama de afinidade: utilizado para projetos grandes, com alto número de ideias do grupo, ideias essas que são classificadas e discutidas até a decisão. Técnicas par Levantar os Requisitos de Um Projeto Questionários: utilizados com mais frequência, pois guardam a identidade de quem o responde, sendo estruturado de forma a captar somente o que interessa para o trabalho. Grupos focais: estão restritos ao grupo de participantes do projeto e aqueles que serão afetados por sua entrega. Têm foco exclusivo no objeto do projeto, com discussões objetivas e diretas. Tipos de Requisitos Requisitos Obrigatórios (“tem que ter”): representam as funcionalidades fundamentais cuja ausência caracteriza o não cumprimento do escopo. Requisitos necessários (“deve ter” ou “importante ter”): podem ser implementados após os obrigatórios serem concluídos. Requisitos desejáveis (“seria bom ter”): devem ser implementados caso haja tempo e recursos ou implantados no futuro (aperfeiçoamento) REFLITA... 17 Atividade 18 Na sua opinião, quais os impactos negativos que a prática der gold plating ou scope creep pode trazer à um projeto? Aumento dos custos Não cumprimento dos prazos Insatisfação do cliente Cancelamento do projeto devido a distorção no escopo original 13 14 15 16 17 18 14/03/2021 19 Dúvidas? Declaração de Escopo CONCEITOS 20 Declaração do Escopo e Seus Componentes Contribui para assegurar que tudo sobre o escopo está acordado! Deve ser validado e assinado pelo cliente, patrocinador do projeto e pelo próprio gerente do projeto. Declaração do Escopo e Seus Componentes 23Gerência de Escopo do Projeto Garantir que o projeto realize todo e somente o trabalho necessário para o seu sucesso Fonte: https://cutt.ly/AzYkwHU. Acesso em 11 de mar 2021. 24Características Define e controla o que será incluído ou não no projeto Inclui somente os artefatos para gerenciar o escopo do projeto e não do produto Verificação constante para ter certeza que todo o trabalho necessário está sendo realizado Impedir a realização de trabalho extra que não faça parte do projeto (gold plating) 19 20 21 22 23 24 14/03/2021 25Processos da Gerência do Escopo Iniciação Planejamento de Escopo Definição de EscopoVerificação de Escopo Controle de Modificação de Escopo 26Fluxo do Controle do Escopo Entradas Ferramentas e Técnicas Sistema de controle de mudanças Declaração do Escopo do Projeto Estrutura analítica do projeto Dicionário da EAP Relatórios de desempenho Solicitação de mudanças aprovadas Informações sobre o desempenho do trabalho Análise da variação Replanejamento Sistema de gerenciamento de configuração Saídas Declaração do Escopo do Projeto (atualizações) Estrutura analítica do projeto (atualizações) Dicionário da EAP (atualizações) Mudanças solicitadas Ações corretivas recomendas Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) 27Controle do escopo - Entradas Declaração do escopo do projeto Define, em conjunto com a EAP e o dicionário da EAP associados a ela, a linha de base do escopo do projeto e o escopo do produto. Estrutura analítica do projeto O principal documento gerado pelo processo Criar EAP Dicionário da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) Documento complementar da EAP contendo o conteúdo detalhado dos componentes contidos em uma EAP Plano de gerenciamento do escopo do projeto Fornece orientação sobre como o escopo do projeto será definido, documentado, verificado, gerenciado e controlado pela equipe de gerenciamento de projetos 28Controle do escopo: Entradas Informações sobre o desempenho do trabalho Informações sobre o andamento das atividades do projeto que estão sendo executadas para realizar o trabalho do projeto. Relatórios de desempenho Fornecem informações sobre o desempenho do trabalho do projeto, como as entregas provisórias que foram terminadas; Solicitações de mudança aprovadas Qualquer modificação feita na linha de base do escopo do projeto acordada; 29Controle do escopo: Ferramentas e Técnicas Sistema de controle de mudanças Define os procedimentos para efetuar mudanças no escopo do projeto e no escopo do produto. inclui a documentação, os sistemas de acompanhamento e os níveis de aprovação necessários para autorizar mudanças Quando o projeto é gerenciado sob um contrato, o sistema de controle de mudanças também fica de acordo com todas as cláusulas contratuais relevantes 30Controle do escopo: Ferramentas e Técnicas Análise da variação Determinar a causa da variação em relação à linha de base do escopo e decidir se são necessárias ações corretivas As medições de desempenho do projeto são usadas para avaliar a extensão da variação. 25 26 27 28 29 30 14/03/2021 31Controle do escopo: Ferramentas e Técnicas Replanejamento Solicitações de mudança aprovadas que afetam o escopo do projeto podem exigir modificações na EAP e no dicionário da EAP, na declaração do escopo do projeto e no plano de gerenciamento do escopo do projeto. Sistema de gerenciamento de configuração Garante que as mudanças solicitadas no escopo do projeto e no escopo do produto serão cuidadosamente consideradas e documentadas, antes de serem processadas pelo processo Controle integrado de mudanças. 32Controle do escopo: Saídas Declaração do escopo do projeto (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a declaração do escopo do projeto será revisada e refeita. Estrutura analítica do projeto (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a EAP é revisada e refeita para refletir as mudanças aprovadas. Dicionário da EAP (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então o dicionário da EAP é revisado e refeito para refletir as mudanças aprovadas. 33Controle do escopo: Saídas Linha de base do escopo (atualizações) A declaração do escopo detalhada do projeto, a EAP e o dicionário da EAP associados a ela. Mudanças solicitadas Os resultados do controle do escopo do projeto podem gerar mudanças solicitadas, que são processadas para revisão e destinação de acordo com o processo Controle integrado de mudanças do projeto. 34Controle do escopo: Saídas Ações corretivas recomendadas Qualquer passo recomendado para que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto e com a declaração do escopo do projeto. Ativos de processos organizacionais (atualizações) As causas das variações, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas do controle de mudanças do escopo do projeto são documentados e atualizados no banco de dados histórico dos ativos de processos organizacionais. 35Controle do escopo: Saídas Plano de gerenciamento do projeto (atualizações) Se as solicitações de mudança aprovadas afetarem o escopo do projeto, então a linha de base dos custos e os documentos dos componentes correspondentes, e as linhas de base do cronograma do plano de gerenciamento do projeto, são revisados e refeitos para refletir as mudanças aprovadas. A EMPRESA REALIZANDO SONHOS LTDA. 36 Atividade 31 32 33 34 35 36 14/03/2021 37 Situação Problema - SP A empresa Realizando Sonhos é uma construtora muito conceituada em função da excelente qualidade e beleza das casas por ela entregue. Essa empresa recebeu uma demanda de um projeto com objetivo de construir uma nova residência e precisa elaborar a EAP desse projeto. Você, como membro da equipe, ficou encarregado por esse documento. Portanto, como elaborá-lo? Quais variáveis devem compor essa EAP? Projeto: Nova Construção (Estrutura Analítica do Projeto) Projeto (design) Definição de requisitos Projeto de arquitetura Projeto Estrutural Projeto De Instalações Projeto Do telhado Licitação Preparação da lista de fornecedores Solicitação de Propostas Análise de propostas Seleção dos fornecedores Mobilização Preparação do canteiro Armazenagem de equipamentos Construção Fundações Estrutura Laje Alvenaria instalações Acabamento Telhado Desmobilização Retirada de material Retirada de equipamentos Limpeza 39 Perguntas 40 Intervalo Termo de Abertura do Projeto (TAP) CONCEITOS 41 TAP – Termo de Abertura do Projeto Os primeiro passos de um novo projeto incluem: Identificar as necessidade de negócio ou oportunidade que justifica a existência do projeto; identificar as partes interessadas levantar os objetivos do projeto desenvolver e aprovar o termo de abertura do projeto (TAP) 37 38 39 40 41 42 14/03/2021 TAP – Termo de Abertura do Projeto O termo de abertura do projeto é um documento chave da fase de iniciação e tem como propósito formalizar a existência do projeto, bem como agregar um conjunto básico de informações sobre ele no qual o patrocinador e o cliente devem concordar. Para tal, as seguintes informações e documentos adicionais podem enriquecer a compreensão do projeto na fase de iniciação e embasar a preparação do TAP : TAP – Termo de Abertura do Projeto Estudo de viabilidade plano de negócio, chamada ou edital que motiva a proposição de um projeto Contratos ou convênios firmados Planos e outros documentos de projetos similares anteriores Restrições de prazo e custo Perfil de risco das partes interessadas Plano estratégico da organização Relatórios de mercado Documentos técnicos relevantes para a área de aplicação TAP – Termo de Abertura do Projeto O TAP, além dos objetivos citados, também deve apontar o gerente do projeto, dando-lhe autoridade. O TAP Também pode ter uma íntima relação com um contrato ou termo de compromisso firmado com o cliente. Nesse caso, o TAP funciona como um contrato interno a organização entre as partes interessadas, apresentando uma visão consensual sobre o projeto no seu estágio inicial. Porque Elaborar um TAP É uma ferramenta efetiva de planejamento e comunicação que envolve as partes interessadas mais relevantes logo no início do projeto, e com o seguintes benefícios adicionais: Reforça a percepção de estrutura e maturidade em gestão de projetos da organização Dá a devida visibilidade interna externa ao novo projeto Melhora quanto do cliente no início do projeto Elementos Típicos de um TAP Justificativa do projeto e objetivos de negócios que o projeto visa satisfazer Objetivos (principal e específicos ou secundários) Critérios de sucesso, metas e indicadores para a aceitação do produto Critérios de sucesso, metas e indicadores para a aceitação do produto Requisitos de alto nível do produto (que mereçam destaque) Principais premissas, restrições e dependências Elementos Típicos de um TAP Indicação do gerente de projeto e nível de responsabilidade e autoridade designados Nome e autoridade do patrocinador que autoriza o termo de abertura do projeto Identificação do cliente e outras pessoas responsáveis por declarar o sucesso Identificação de outras partes interessadas relevantes. Resumo do orçamento ou limites de custo Marcos temporais (datas-chave e prazos-limites) 43 44 45 46 47 48 14/03/2021 Restrições e Premissas Restrições: São limitações assumidas pelo ou impostas ao, projeto. Tipos de restrições incluem: Tempo, orçamento, qualidade, tecnologia, diretrizes organizacionais e de negócios, restrições regulatórias dias e de legislação. Premissas: São hipóteses ou situações incertas que o gerente de projeto assume como verdadeiraspara efeito de planejamento do projeto. exemplo: (1) o fornecedor levará no máximo 10 dias para a entrega do material; o (2) cliente irá nos responder sobre a aprovação da segunda fase do projeto em 5 dias. 50Exemplo de um TAP – Creche-escola 51Exemplo de um TAP – Creche-escola IMPORTÂNCIA DO TAP 52 Atividade 53Atividade Na sua opinião, o Termo de abertura de um projeto pode efetivamente para o sucesso do projeto ou se trata apenas de uma formalidade e burocracia exagerada? REFLITA!!! Gerenciamento de Riscos em Projetos CONCEITOS 54 49 50 51 52 53 54 14/03/2021 Gerenciamento de Riscos em Projetos O risco é um evento ou uma condição incerta que, se ocorrer, tem um efeito em pelo menos um objetivo do projeto O risco do projeto é sempre futuro Um risco pode ter uma ou mais causa. Caso ocorra também poderá ter um ou mais efeitos Tem origem na incerteza existente em todos os projetos. Gerenciamento de Riscos em Projetos O objetivo do gerenciamento dos riscos de um projeto é aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e reduzir a probabilidade e o impacto dos eventos negativos no projeto O risco existe a partir do momento em que o projeto é concebido Avançar no projeto sem um foco proativo no gerenciamento dos riscos aumenta o impacto que um risco realizado pode ter sobre o projeto e pode levar ao fracasso do mesmo. Problema x Risco PROBLEMA Situação que de fato está ocorrendo e impactando o projeto Solucionável: requer ação imediata Descoberto (normalmente de forma reativa) durante o curso do projeto Exemplos: Indisponibilidade de capacidade instalada ou de mão de obra para a fabricação das amostras do projeto Falta de recursos necessários para o início de certa atividade Problema x Risco RISCO Situação que pode vir a ocorrer e causar impacto ao projeto Gerenciável Pode e deve ser identificado previamente Pode se transformar em um problema Exemplos: Alta do dólar (em contratos vinculados a essa moeda) Mudança na legislação do setor Classificação dos Riscos Técnicos (normalmente controláveis) Não técnicos Organizacionais Gerenciamento Execução Internos Classificação dos Riscos Previsíveis Imprevisíveis Externos Externos; são aqueles que se encontram fora do controle dos líderes do projeto, mas que podem ser previstos por eles, tais como: alterações da taxa de câmbio e inflação, impactos 55 56 57 58 59 60 14/03/2021 Plano de Gerenciamento dos Riscos é o processo sistemático de identificar, analisar e responder aos seus riscos; Compreende as seguintes fases: Planejar o gerenciamento do risco Identificar o risco Realizar a análise qualitativa do risco Realizar a análise quantitativa do risco Planejar a resposta ao risco Monitorar e controlar o risco Plano de Gerenciamento dos Riscos (1) Planejar o Gerenciamento do risco: é o processo de definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto. (2) Identificação do risco: É o processo tanto de determinação dos riscos, que podem afetar o projeto (para que seja possível uma antecipação a eles), como da documentação de suas características ( 3 ) Análise qualitativa dos riscos: fornece informações mais detalhadas e mais confiáveis para tomada de decisão. Nesse tipo de análise, são priorizados riscos identificados com base na intuição e experiência pessoal dos envolvidos. Plano de Gerenciamento dos Riscos ( 4 ) Análise quantitativa dos riscos: etapa que analisa, de forma matemática (numérica), a probabilidade de ocorrência de cada risco e de seus efeitos no projeto ( 5 ) Planejamento da resposta aos riscos: é o processo de desenvolvimento de opções e ações para aumentar as chances de riscos com impactos positivos acontecerem, bem como para minimizar as chances dos riscos negativos se concretizarem. ( 6 ) Monitoramento e controle dos riscos: é o processo que consiste em revisar, periodicamente, a lista de riscos e atualizá-la conforme o avanço da execução do projeto. PAPELARIA DA LAGOA 64 Atividade 65 Situação Problema - SP Um investidor da cidade do Rio Grande da Lagoa mudou-se para um recanto pacato em busca de sossego. Embora confortavelmente instalado, surgiu-lhe uma ideia após um pequeno problema de infraestrutura da cidade: falta de papel sulfite! Atraído por uma boa oportunidade de negócio, ele separou R$ 20.000,00 para a abertura de sua própria papelaria. Para trabalhar em seu novo empreendimento, colocaria a nora, a copeira (que trabalha só meio período em casa e ganha salário completo) e a esposa. Para comprar os materiais de construção e mão de obra, separou R$ 10.000,00, afinal, o ponto comercial alugado precisava apenas de ajustes, não de uma mudança total. Os móveis ele quer de madeira, para que durem o tempo mínimo de dez anos, assim não haverá custos com manutenção pelo menos da mobília nova. 66Situação Problema - SP A data das festas regionais se aproxima (daqui a quatro meses), e a Papelaria da Lagoa terá que estar pronta um mês antes dessa data limite para vender os artigos para a preparação das festas, que minimizariam o investimento inicial. O rendimento aproximado mensal, segundo os cálculos do investidor, será de R$ 3.980,00, durante sete meses, e, para os outros cinco meses (que são estratégicos por estarem próximos das festas regionais), ele 29 espera um rendimento de R$ 7.200,00. Os fornecedores estão fora da cidade, portanto, um carro com capacidade de carga, de médio porte, no valor de R$ 30.000,00, terá que ser adquirido (o pagamento de cada prestação não deverá ultrapassar R$ 500,00 por mês). Certo que seu empreendimento será um sucesso, o filho de um investidor, profissional de gerenciamento de projetos certificado pelo PMI (PMP), quer identificar o escopo do projeto, bem como suas restrições e premissas. Vamos ajudá-lo nessa tarefa? 61 62 63 64 65 66 14/03/2021 67Situação Problema - SP Escopo Você pode fazer um relatório bem simples, limpo e claro, conforme as informações a seguir. • Nome do projeto: “Papelaria da Lagoa”. Gerente do projeto: Leonardo (PMP). Escopo do projeto: idealizar uma papelaria, colocando-a para funcionar dentro do prazo e com o capital disponível. Premissas: • Mão de obra: esposa, nora e copeira. • Ajustes no ponto comercial. • Rendimento mensal de R$ 3.980,00 durante sete meses. • Rendimento mensal de R$ 7.200,00 nos outros cinco meses, devido às festas regionais. • Capacidade de carga do veículo. 68Situação Problema - SP Restrições: Orçamento de R$ 20.000,00 para abertura da papelaria. Parte do orçamento total, no valor de R$ 10.000,00, será utilizado para a compra de materiais e mão de obra. Móveis de madeira diferenciada. Projeto deve estar pronto um mês antes das festas regionais da cidade, que acontecerão daqui a quatro meses. Fornecedores estão fora da cidade. Necessidade de um carro com capacidade de carga média, tendo como orçamento para a aquisição R$ 30.000,00. Prestação do veículo não poderá exceder R$ 500,00 mensais. 69 Perguntas Fonte: https://cutt.ly/dlcZvNR. Acesso em: 23 fev. 2021. 70Reforçando... 1. É o trabalho que deve ser realizado para entregar um produto ou serviço com as características e funções especificadas, envolvendo planos, modelos de gestão, técnicas e controles utilizados para conduzir os recursos do projeto para entregar o produto esperado. Assinale a alternativa que representa o conceito apresentado. a. Escopo de projeto. b. Escopo de produto. c. Escopo de qualidade. d. Escopo de produção. e. Escopo de engenharia. 71Reforçando... O gerenciamento do escopo tem o papel de administrar e garantir que o projeto realize todo (e somente) o trabalho necessário para o seu sucesso. Dentre as responsabilidades do gerenciamento de escopo, Coloque (V) para verdadeiro e (F) para falso. ( ) Definir e controlar o que será incluído ou não no projeto. ( ) Excluir nos planos de gerenciamento do escopo do projeto somente osartefatos para gerenciar o escopo do projeto, e não do produto. ( ) Verificar e controlar os indicadores provenientes dos artefatos escolhidos para gerenciar, para ter certeza que todo o trabalho necessário está sendo realizado. ( ) Realizar trabalho extra que não faça parte do projeto (gold plating e scope creep). Assinale a alternativa correta. a. V – V – F – F. b. V – V – V – F. c. V – F – F – F. d. F – F – V – F. e. V – F – V – F. Erros em Projetos RECAPITULANDO 72 67 68 69 70 71 72 14/03/2021 73 Recapitulando... Escopo em projetos: escopo do produto e escopo do projeto Gerenciamento do escopo do projeto Atribuições do gestor de projetos Declaração do escopo e EAP (Estrutura Analítica do projeto) Gerenciamento dos risco em projetos. 73
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