Gestão de Aquisições e Contratos em Projetos - caso Delta

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Disciplina: GESTAO DE AQUISICOES E CONTRATOS EM PROJETOS 
Informações sobre Exercícios 
RESOLUÇÃO DO CASO (N1)
O objetivo deste trabalho é descrever quais estratégias podem ser aplicadas ao desenvolvimento do plano de aquisições do projeto da empresa DELTA S.A.
Trata-se de uma empresa que desenvolve projetos na área de construção civil. Fundada no final dos anos 2000. 
Devido a sua gestão eficiente, tornou-se uma das principais empresas no segmento, com expansão em todo o território nacional. 
A empresa utiliza-se de ferramentas e tecnologias avançadas no gerenciamento dos seus projetos, isso faz com que seus objetivos sejam alcançados com grande valor agregado aos projetos. 
De acordo com o PMI (Project Management Institute). Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas (PMI).
Nos últimos tempos tem se observado alguns problemas em seus projetos, devido a falta de eficiência, o que gerou resultados insatisfatórios e , consequentemente grandes perdas financeiras.
Após consultoria realizada na empresa DELTA, foi obtido o seguinte diagnóstico: três hipóteses que poderiam estar impactando a eficiência dos processos:
1º O engajamento das partes interessadas, 
2º Problemas na área de integração do projeto;
3º Problemas no plano do projeto, sendo que alguns processos não foram planejados de maneira adequada.
Com base nas informações obtidas, e análises preliminares verificamos que a empresa está tendo dificuldades no planejamento de aquisições de seus projetos. Desta forma, teremos o objetivo de rever todos processos que compõem os projetos e apontar soluções.
Segundo Mauro Afonso Sotille, executivo da PMTECH. “Gerenciamento de Projetos é descrito por muitos como a ciência de conseguirmos obter os resultados. 
No mundo globalizado e orientado para os negócios e operando em um cenário de incertezas. Necessitamos a todo instante criar novos padrões, técnicas e ferramentas para obter resultados rápidos e cada vez mais eficientes.
De acordo com PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. A organização pode ser tanto o comprador como o vendedor dos produtos, serviços ou resultados de um projeto.
Desta forma, o gerenciamento das aquisições do projeto abrange os processos de gerenciamento de contratos e controle de mudanças que são necessários para desenvolver e administrar contratos ou pedidos de compra emitidos por membros autorizados da equipe do projeto. 
Além disso, o gerenciamento das aquisições do projeto também abrange a administração de todos os contratos emitidos por uma organização externa (o comprador) que está adquirindo o projeto da organização executora (o fornecedor) e a administração das obrigações contratuais atribuídas à equipe do projeto pelo contrato. 
Uma das três hipóteses levantadas em diagnostico realizado na empresa Delta aponta para a falta de engajamento (desinteresse entre as partes).
Estudos indicam que, cerca de 12,4% dos projetos que falham é por falta de envolvimento dos interessados, da equipe como um todo, seja por falta de tempo, falta de priorização ou até de comprometimento.
Por isso será necessário o envolvimento de toda a equipe de trabalho e demais stakeholders. Correção das falhas de comunicação do projeto; definir claramente o objetivo do trabalho, e adotar critérios controle, checklist e feedback.
A empresa DELTA, apresentou problemas no plano de aquisições do projeto, cujos processos não foram planejados de maneira adequada, principalmente o plano de compras. Verificou-se ainda a falta de critérios quantitativos para escolha de fornecedores e prazos limites para as entregas dos materiais.
Estratégias para elaboração do planejamento de aquisições do projeto da empresa Delta S.A. (Não foram informados valores para o custeio das aquisições) 
O PMBOK divide o gerenciamento de aquisições em quatro etapas: planejar o gerenciamento das aquisições; conduzir as aquisições; controlar as aquisições; e encerrar as aquisições. Cada etapa do gerenciamento é essencial.
Na etapa do planejamento do gerenciamento, será constituída a documentação das decisões de compra do projeto, e especificada a abordagem e identificação dos fornecedores potenciais. Bem como identificar as necessidades do projeto.
Ainda, nesta etapa, serão incluídas as considerações dos riscos envolvidos em cada decisão de fazer ou comprar (make or buy). Contempla também a revisão do tipo de contrato planejado para ser usado em relação a mitigação dos riscos.
As Entradas
Definição das linhas de base do escopo já fornecido pela empresa Delta, descrevendo as necessidades, a justificativa, os requisitos e EAP (Estrutura Analítica do Projeto).
Documentação dos requisitos – contendo informações relevantes do planejamento e também sobre implicações contratuais e legais.
Elaboração do acordo de cooperação firmado entre as partes para definição das obrigações entre comprador e fornecedor.
Registros dos Riscos: contém informações relativas aos riscos.
Decisões contratuais relativas aos riscos: incluem acordos sobre seguros, garantias, serviços e outros itens, especificando a responsabilidade de cada parte por determinado risco.
Requisitos de Recursos das Atividades: contendo as necessidades específicas.
Cronograma: contendo os prazos e datas estabelecidas para as entregas.
Estimativa dos Custos das Atividades: Avaliar as licitações ou propostas recebidas de fornecedores.
Linha de Base do Desempenho de Custos: Fornece detalhes sobre orçamento planejado ao longo do tempo.
Fatores Ambientais: 
Condições de mercado– produtos, serviços e resultados disponíveis no mercado – fornecedores (reputação ou desempenho anterior) – Termos de condições usuais para produtos, serviços ou resultados e requisitos locais e exclusivos.
Ativos e Processos Organizacionais: 
Políticas, procedimentos e diretrizes formais de aquisições;
Sistema de gerenciamento e tipos de contratos a serem usados;
Sistema estabelecido de fornecedores pré-qualificados com base em experiências anteriores.
Utilização de Ferramentas Técnicas
Analise de fazer ou comprar (make or buy) Técnica usada para determinar se um trabalho especifico pode ser melhor realizado pela equipe do projeto, ou se deve ser comprado por fontes externas.
O processo de aquisição indicado para a empresa Delta, será o centralizado. Assim, o departamento de compras ficará responsável por cuidar das aquisições de todo o projeto. Portanto, haverá mais controle sobre os esforços de contratação, objetivando a otimização dos custos.
Opinião Especializada
Será utilizada com freqüência para avaliar entradas e saídas neste processo.
Tipos de Contratos
O risco compartilhado entre o comprador e o fornecedor é determinado pelo tipo de contrato, pois a maiorias das relações contratuais legais se enquadram nas modalidades de preço fixo ou de custos reembolsáveis.
Gerenciamento das Saídas
- Plano de Gerenciamento de Aquisições: Descreve como os processos de aquisição serão gerenciados desde o desenvolvimento dos documentos de aquisição até o fechamento do contrato.
- Declaração do Trabalho das Aquisições: É desenvolvida a partir da linha de base do escopo do projeto e que deve ser incluída no contrato correspondente.
- Decisão de Fazer ou Comprar: Documentam as conclusões obtidas em relação as quais produtos, serviços ou resultados do projeto são adquiridos fora da organização do projeto ou realizados internamente pela equipe de projeto.
- Documentos de Aquisição: São utilizados para solicitar propostas de fornecedores em potencial (licitação, oferta ou cotação quando a decisão é baseada no preço, ou proposta, quando leva em conta abordagem técnica).
- Critérios para Seleção de Fornecedores: São desenvolvidose usados para classificar ou avaliar as respostas dos fornecedores. 
- Solicitação de mudanças: O processo de planejamento de aquisições pode resultar em solicitações de mudanças no plano de gerenciamento do projeto.
Os resultados finais do processo são os acordos estabelecidos, incluindo contratos formais. Este processo é realizado periodicamente ao longo do projeto, conforme necessário.
No controle das aquisições, será acompanhado o desenvolvimento do escopo contratado, avaliando se está atendendo ao prazo e ao custo já definidos, além das solicitações de mudança. Esta etapa inclui as medições, emissão de notas fiscais, relatórios de desempenho e administração das reivindicações. Tanto o comprador quanto o vendedor administram o contrato de aquisição com objetivos semelhantes. Cada um precisa assegurar que as duas partes cumpram o contrato.
Aquisições Encerradas Segundo o Guia PMBOK®, as aquisições são encerradas quando o comprador, em geral por meio do administrador de aquisições autorizado, envia ao fornecedor um aviso formal por escrito de que o contrato foi concluído. Os requisitos de encerramento formal das aquisições em geral são definidos nos termos e condições do contrato e são incluídos no plano de gerenciamento das aquisições.
Quando todo esse fluxo é realizado com sucesso temos a certeza de que a aquisição foi realizada dentro de todos os padrões, sem risco de erros. E assim concluindo o projeto, fazendo todas as anotações necessárias finais de acordo com os processos de encerramento de aquisições e por fim o encerramento de aquisições.
REFERÊNCIAS
http://www.avm.edu.br/docpdf/monografias_publicadas/k214683.pdf&lt>acessado em: 07/05/2021.
https://www.euax.com.br/2016/01/controlando-desgastes-no-gerenciamento-de-aquisicoes-do-projeto/>acessado em: 07/05/2021.
https://pt.slideshare.net/ander-san/planejar-as-aquisies> acessado em 08/05/2021.