AP3_GESTAO _DE_PROCESSOS_ORGANIZACIONAIS

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UNIVERSIDADE DO GRANDE RIO PROFESSOR JOSÉ DE SOUZA HERDY
Ciências Contábeis
GESTÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS
ANÁLISE DE DISTRIBUIÇÃO DE TRABALHO (QDT)
GESSICA FREITRAS PEREIRA VENTURA
2110636
Petrópolis, RJ
 2020.2
1 INTRODUÇÃO
A análise da distribuição do trabalho é uma tecnologia especializada de O&M que tem como objetivo avaliar a distribuição das atividades entre as várias organizações, incluindo as atribuições de cada funcionário. Como ponto preliminar do trabalho, a análise da distribuição do trabalho deve ser realizada a fim de identificar e criticar a carga de trabalho dos diversos departamentos da organização, com o objetivo de avaliar a nacionalidade que lhes é atribuída, portanto, a fiscalização não deve incidir na análise de operações nem de trabalho. Por outro lado, a análise do processamento da obra visa estudar as várias etapas que constituem a obra (considerada como um todo) e o fluxo de documentos submetidos ao mesmo processamento, com o objetivo de racionalizar cada processo. Por fim, a análise das operações e postos de trabalho centra-se na execução da fase de composição empresarial, especialmente o movimento básico e a organização do trabalho na fase de desenvolvimento empresarial.
2 DESENVOLVIMENTO
2.1 Quadro de Distribuição do Trabalho (QDT)
O QDT (Quadro de Distribuição de Trabalho) é uma ferramenta que permite analisar as diversas atividades de cada departamento orgânico presente numa determinada empresa, através do diagnóstico das tarefas desempenhadas pelos seus colaboradores, de forma a avaliar a carga horária atribuída e a nacionalidade. Em geral, para facilitar a compreensão, os seguintes conceitos podem ser considerados:
2.2 Função
Corresponde a um conjunto de atividades semelhantes e interdependentes que se articulam numa única área de trabalho especializada, pelo que, para melhorar a eficiência, o seu trabalho de desenvolvimento deve ser atribuído a uma unidade organizacional específica com uma direção única. Um exemplo de função simples: compras de material.
2.3 Atividade
Inclui uma série de agrupamentos de tarefas complementares, portanto corresponde a um conjunto de tarefas / ações de cada unidade organizacional, e se caracteriza por consumir recursos e enfrentar um objetivo global definido. Exemplo: A função de compras é decomposta nas seguintes atividades com base em suposições: pesquisa de mercado, seleção de fornecedores, licitação, adjudicação, empenho e etc.
2.4 Tarefa
É entendido como um meio para atingir cada atividade ou objetivo global de cada unidade organizacional, incluindo uma ou mais rotinas (etapas, ações, micro-ações) relacionadas aos colaboradores. Portanto, uma tarefa é uma sequência de passos pré-determinados, indispensáveis ​​para a identificação da continuidade da execução, e é limitada pelos atributos do executor. Exemplo: as atividades de licitação envolvem tarefas como preparar anúncios, receber licitações e desenhar tabelas de preços comparativos. 
· Construção do Quadro de Distribuição de Trabalho (QDT).
1) Elaboração das relações individuais de tarefas
Os procedimentos realizados pelos funcionários para utilização dos padrões de autoanálise passaram por treinamento adequado, incluindo o preenchimento do seguinte formulário QDT-1, que é registrado da seguinte forma:
a) identificação do órgão, do empregado, seu cargo e data do preenchimento;
b) a(s) atividade(s) em que o empregado está envolvido, no desempenho normal de seu trabalho;
c) as tarefas executadas, descritas de forma simples e objetiva, vinculadas às atividades a que se reportam;
d) indicação, quanto às tarefas:
· se diárias, regulares ou esporádicas;
· o tempo gasto em sua execução, durante um dia de trabalho;
e) data e assinatura do empregado.
2) Consolidação da lista diária em lista de tarefas semanais
O analista deve preencher o formulário QDT-2 no seguinte modelo e realizar as seguintes tarefas:
a) identificação do órgão, nome e cargo do empregado;
b) a(s) atividade(s) em que o empregado está envolvido;
c) as tarefas diárias realizadas pelo empregado, com vinculação às atividades a que se reportam;
d) total semanal de horas de trabalho, por tarefas.
3) Elaboração da lista de atividades do órgão
O analista deve preencher o formulário QDT-3 descrito abaixo, que deve incluir:
a) identificação do órgão;
b) nome do chefe, cargo e função, assinatura e data;
c) atividades desenvolvidas, no órgão, por ordem decrescente de importância, segundo a percepção da chefia.
4) Elaboração do quadro de distribuição do trabalho (QDT)
O analista deve preparar o QDT e utilizar o seguinte formulário QDT-4, que deve inserir os seguintes dados:
a) identificação do órgão sob exame;
b) as atividades do órgão, na primeira coluna, em ordem decrescente de importância;
c) nas colunas restantes, devem ser inseridas as tarefas de cada executante, relacionadas com cada atividade;
d) em colunas menores, respectivamente devem ser indicados os tempos despendidos para a execução de cada atividade e tarefas relacionadas;
e) no final do quadro, no sentido horizontal, são inseridos os tempos totais gastos por empregado, em todas as atividades/tarefas em que estão envolvidos.
2.5 Análise do Quadro de Distribuição do Trabalho
Em princípio, podemos realizar a análise QDT através dos seguintes pontos:
1) Fator tempo: devemos considerar o tempo gasto em diferentes atividades / tarefas; a dose adequada que deve existir entre o tempo gasto e a importância relativa da atividade / tarefa; eliminar o tempo de estagnação. 
2) Fator de capacidade profissional: Neste projeto, devemos encontrar um equilíbrio entre as responsabilidades dos funcionários de acordo com seus cargos e atribuições, da mesma forma, pode ser utilizado como um diagnóstico de necessidades de treinamento.
3) Equilíbrio no volume de trabalho dos diversos empregados.
4) Possibilidades preliminares de simplificações no trabalho.
As questões básicas que podem ser levantadas envolvem o seguinte:
1) Fator tempo: 
· Quais atividades ocupam mais tempo? 
· Eles são os que realmente deveriam gastar mais tempo? 
· O tempo gasto nas várias atividades da organização é compatível com a importância relativa de cada organização? 
· Existem pequenas atividades que ocupam muito tempo? 
· A prioridade de execução necessária foi atribuída às atividades / tarefas mais urgentes? 
· Existe algum abuso de esforço? 
Essas questões estão relacionadas à análise adequada do fator tempo, pois como vimos, o QDT introduz as atividades em ordem de importância de acordo com os objetivos da organização. Em princípio, o tempo despendido em cada atividade deve corresponder à sua respectiva importância. Se essa suposição não aparecer, é claro que requer uma análise cuidadosa. Portanto, é necessário verificar o tempo de cada tarefa para ver se trabalho desnecessário ou sem importância é desperdiçado. Preste atenção às atividades / tarefas com tempo significativamente reduzido, mas o acúmulo dessas atividades / tarefas pode ser caro.
2) Fator de capacidade profissional:
· As habilidades do funcionário são usadas corretamente? 
· Os funcionários seniores estão executando tarefas simples? 
· Há evidências de que os funcionários precisam de treinamento? 
· Os funcionários estão familiarizados com as máquinas e equipamentos usados ​​no trabalho? 
· Existe algum funcionário que encontrou mais dificuldades para realizar tarefas do que seus cargos? 
Portanto, também é importante analisar cada tarefa de acordo com o nível e habilidade de cada executor. Esta análise pode fornecer subsídios importantes, incluindo a revelação de fontes de potencial desperdício de mão de obra ou má gestão.
3) Equilíbrio no volume de trabalho dos diversos empregados:
· O trabalho é distribuído uniformemente entre os funcionários? 
· Existe acúmulo de trabalho (urgente ou não urgente)? 
· Existem funcionários executando várias tarefas não concluídas? 
· Existem tarefas espalhadas por vários artistas? 
Portanto, é importante verificar o equilíbrio da distribuição da carga de trabalhoentre os funcionários. A má distribuição é um fator dificultador. Além disso, a especialização de tarefas deve ser usada sempre que possível. Quando os funcionários realizam tarefas não relacionadas, este pode ser outro fator que desperdiça energia.
Uma indicação dessa situação é que no QDT, há uma coluna vertical que contém tarefas categorizadas por várias atividades. Além disso, quando uma tarefa afeta vários executores, quase sempre interfere na boa execução do serviço. Por um lado, neste caso, é difícil definir bem as responsabilidades, por outro, pode haver duplicação, padrões inconsistentes e dificuldades encontradas por todas as partes. No QDT, os indicadores dispersos de tarefas têm a mesma tarefa em diferentes colunas verticais.
4) Possibilidades preliminares de simplificações no trabalho:
· O trabalho é superespecializado? 
· Existe alguma duplicação de trabalho? 
· Existe algum trabalho manual que pode ser substituído por trabalho mecânico? O formulário pode ser simplificado? 
· O layout adotado permite um fluxo de trabalho razoável? 
Portanto, na fase final, deve-se atentar para a possível simplificação do trabalho desenvolvido. Preste atenção ao problema da superespecialização, seu reflexo pode ser prejudicial ao trabalho, gerar tempo ocioso e levar à monotonia, sendo esse um fator típico de ineficiência.
2.6 Relação entre QDT e Motivação
Normalmente, o mau desempenho de um funcionário é causado por outro colega, pelo poder reflexivo do chefe do departamento ou pela política da empresa de não reconhecer e avaliar seus recursos humanos. Em outros aspectos, podemos citar: a distribuição desigual do trabalho, alguns funcionários estão sobrecarregados e até têm que fazer horas extras, enquanto outros ficam ociosos. Empregados cujo desempenho é inferior ou superior às suas qualificações profissionais, chefes não qualificados e incapazes, chefes desqualificados e improdutivos, alguns que delegam em excesso, mas não assumem suas responsabilidades; falta de clareza na cadeia fornecedor/cliente interno, pois muitos não entenderam que não se trata mais de uma relação de colegas de trabalho, mas sim de fornecedores e clientes, e ainda outros de caráter operacional, como: execução de tarefas supérfluas, desperdício de tempo, ineficiência funcional, queda da produção e dos níveis de qualidade, altos índices de rotatividade de pessoal.
Por esses e outros motivos torna-se necessário processar a análise da distribuição do trabalho, que tem como objetivo dentre outros a elaboração do QDT.
2.7 Impactos para a Organização
O QDT ajudará a empresa em múltiplos fatores, podendo ajudar a minimizar conflitos internos, tensões motivacionais e questões funcionais, sendo até certo ponto considerada uma ferramenta. Ele descreve as tarefas concluídas em uma área e especifica o tempo gasto em tais atividades entre os participantes. 
O QDT é de suma importância para as organizações, ele permite diagnosticar possíveis perdas de tempo nos processos; identifica tarefas de maior importância ou que exigem maior tempo; controla a correspondência entre o treinamento dos empregados e as tarefas a estes atribuídas; além disso, promove o equilíbrio na distribuição das diversas tarefas. Utilizar esse método impulsiona o crescimento das organizações, fica claro que com essas vantagens apresentadas acima que os funcionários maximizam o trabalho e minimizam o tempo gasto de maneira eficiente, graças ao estudo dos analistas sobre a melhor maneira de distribuição do trabalho.
3 CONCLUSÃO
O Quadro de Distribuição de Trabalho (QDT) é uma ferramenta de pesquisa que pode fornecer aos analistas uma visão panorâmica de todas as tarefas executadas em uma unidade organizacional; pode comparar e analisar as tarefas realizadas por diferentes funcionários e a duração das tarefas; verificar se as capacidades profissionais dos funcionários são efetivamente utilizadas; verificar os funcionários Se a quantidade de trabalho realizado está equilibrada; verifique o grau de especialização das tarefas; verifique os critérios usados ​​para distribuir o trabalho entre os funcionários da unidade organizacional; verifique se há tarefas dispersas entre vários funcionários, ou se estão executando desconectadas Tarefas; análise global da distribuição do trabalho entre os funcionários; e estabelecer uma situação ideal e alocar tarefas de forma razoável.
REFERÊNCIAS
CURY, Antonio. Parte III - Métodos e processos. Separata de: ORGANIZAÇÃO e métodos. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2017. cap. Análise da Distribuição do Trabalho, ISBN 978-85-97-01002-2.
COLENGHI. Vitor Mature; O&M e Qualidade Total: uma integração perfeita. 3ª ed. Uberaba: VMC, 2007
ANALISE de Distribuicao de Trabalho. [S. l.], 4 nov. 2020. Disponível em: https://siteantigo.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/administracao/analise-da-distribuicao-de-trabalho/46042. Acesso em: 4 nov. 2020.