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15/09/2016 1 Prof. Paulo Castro 1Aula Processo Decisório Fundamentação Histórica e Conceitual História do Processo Decisório Significado da palavra decisão “De” – parar, interromper “Caedare” – cortar, cindir Essência: parar de cortar, deixar fluir Toda interrupção do fluxo pede uma decisão Ao decidir, o fluxo é retomado A não decisão gera estagnação Em um mundo dinâmico, o que fica “parado” é menos relevante Nos primórdios, as informações vinham de fontes místicas, como livros de adivinhações, consulta a oráculos e fontes mitológicas. Eram os magos os detentores do poder e que eram consultados para as decisões 15/09/2016 2 Após, o estado e a religião substituem os magos Até o Renascimento a decisão era baseada na sorte/instinto Daí surge o conceito de risco: significa ousar Não é destino, é opção, pois o futuro é incerto O homem é viciado em risco (exemplo: jogos azar) Novos conhecimentos, vindos dos árabes, são incorporados pelo Ocidente, que passa a usá-los no processo decisório A amostragem e o cálculo vieram só em 1700 Entre 1700 e 1900 o processo decisório foi estruturado nos moldes utilizados atualmente A influência de “quem decide” passa a ser o elemento- chave da decisão Fatores emocionais, instintivos e até contrários à lógica e à razão entram em cena Racionalidade X intuição tem sido o dilema Aderir a uma ou a outra ou aprender a decidir com ambas? 15/09/2016 3 Conceitos, Tipos, Estilos, Etapas e Níveis de Tomada de Decisão Conceito em duas versões: decidir é optar. Haverá ganhos e perdas decidir é matar. Ao escolher um, mata demais Existem três tipos de decisões 1.Operacional: decisões mais básicas, repetitivas e previsíveis 2. Administrativa: definem fluxos, recursos e processos 3. Estratégica: definem objetivos, metas e valores (alta cúpula). Não admitem improviso nem amadorismo Etapas da tomada de decisão Quadros: definição clara do problema, gasta-se pouco tempo Reunião de inteligência: perde-se tempo discutindo Obtenção de conclusões: muito tempo para concluir Aprendizado pela experiência: pouco tempo para aprendizagens 15/09/2016 4 Enfoque das decisões no tempo 1ª metade do século XX – foco nas atividades operacionais 2ª metade do século XX – foco nas atividades estratégicas Hoje: foco em ambas Complexo, pois são estruturas opostas. A coexistência e a cooperação são cruciais Etapas de solução de problemas – Versão clássica Percepção da necessidade ou da oportunidade da decisão Formulação de linhas alternativas de ações Avaliação das contribuições de cada opção Escolha de uma ou mais alternativas Etapas de solução de problemas – Versão de AAKER (2001) Inteligência (avaliação da situação) Esboce possíveis respostas (desenvolver alternativas de ações) Escolha a melhor Implemente a decisão 15/09/2016 5 A Natureza da Decisão É necessário deixar espaço para as surpresas A incerteza precisa ser reconhecida, descoberta, compreendida e trabalhada sem preconceitos Níveis da incerteza (Russo, 2002) Um futuro bem claro, exato Futuros alternativos. Alguns resultados definem o futuro Faixa de futuros: resultados possíveis, sem cenários naturais Ambiguidade: sem base para prever o futuro Complexidade das decisões Incerteza não estruturada: estado desconhecido no tempo Incerteza estruturada: estado conhecido, apenas Chance: conhecido, assim como probabilidade Certeza: conhecido e pode-se descrevê-lo 15/09/2016 6 Visão dos quatro contextos Há problemas cuja solução é lógica e simples, único caminho Outros problemas apresentam mais de um caminho Caminhos não são tão claros e definíveis Incapacidade total de definir caminho Categorias do pensamento complexo Pensamento básico: conhecimento fundamental absorvido Básico: aceito – conceber, resolver problema, tomar decisão Pensamento crítico: capacidade de reorganizar o conhecimento Crítico: reorganizado. Analisar, avaliar, fazer conexões Pensamento criativo: capacidade de gerar novos conhecimentos Criativo: gerado. Elaborar, imaginar e sintetizar Processo Racional de Solução de Problemas 15/09/2016 7 Razão e cérebro X emoção e coração Caminho racional: encontrar, medir, analisar, otimizar, decidir, observar resultados e recomeçar Vertentes do pensar racional Pensamento linear: todo problema tem uma causa, que pede uma solução que a elimine Pensamento sistêmico: todo problema tem diferentes causas/soluções. Difícil identificar todas as causas e encontrar soluções ótimas A solução ideal é utópica, pois nem sempre há disponibilidade de tempo, dinheiro e informação Assim, o modelo racional passa pela solução razoável Por isso, há uma tendência de simplificar o PD com a criação de regras que ajudam a obter decisões aceitáveis Essas regras são atalhos chamados de heurísticas. O uso destes “atalhos” é mais comum do que imaginamos, pois se tornam regras práticas e rápidas 15/09/2016 8 Porém, seu uso indiscriminado é perigoso, pois às vezes nos levam a erros graves Principais heurísticas e seus vieses (Bazerman, 2010) Heurística da disponibilidade: viés da facilidade, da lembrança e da recuperabilidade Heurística da representatividade: viés que ignora índices básicos e tamanho de amostras. Viés da regressão à média e armadilha da confirmação. (...) (...) Viés do excesso de confiança e da maldição do conhecimento. Conveniente não só utilizar o processo racional, mas pedir apoio de processos emocionais Processo Emocional de Tomada de Decisão O uso do processo racional é preferível por conta dos métodos e técnicas combinados com as tecnologias de informação 15/09/2016 9 Isso nos dá uma falsa segurança pelo balizamento por números, evoluções históricas e comprovações estatísticas Porém, há outro caminho, apesar de não tão amparado por comprovações lógicas e matemáticas, que tem se mostrado eficaz São os processos emocionais de tomada de decisão: sensações, escolhas sem fundamentação, intuições que muitas vezes (...) (...) se mostram eficazes, apesar do decisor não conseguir apresentar argumentos convincentes sobre como fez a escolha Mas as decisões emocionais não são de segunda categoria. São decisões científicas, já que uma parte do cérebro, chamada (...) (...) inconsciente adaptável, faz um excelente trabalho de avaliação do perigo e rapidamente chega a conclusões 15/09/2016 10 As decisões de cunho intuitivo surgem das nossas crenças, experiências, padrões e medos Aqui temos ainda a colaboração de ciências que buscam entender as questões menos “lógicas” do universo das decisões Enfim, na vertente racional a base vem da matemática, da estatística, da história, da filosofia e da cibernética Já na direção emocional recebemos a influência da medicina, da neurociência, da biologia e da psicologia. Uma perfeita combinação! 15/09/2016 1 Prof. Paulo Castro 2Aula Processo Decisório O Indivíduo e o Processo Decisório O Cérebro como Elemento-chave do PD Cérebro, pensamento e mente são coisas diferentes Cérebro: parte do sistema nervoso, controla movimentos, emoções, sons, fome e sede Pensamento: é uma função do cérebro, uma ação neural impalpável Mente: é onde fazemos uso da inteligência e consciência. Controla nossa percepção, nível de alerta, atenção, seleção, vontades, compreensão, sentimentos, emoções. É crucial para o nosso PD 15/09/2016 2 O cérebro possui dois hemisférios Direito: controla a escrita, a lógica e o raciocínio Esquerdo: imaginação, emoção, intuição e criatividade. Não há lado bom ou ruim, certo ou errado. O ideal é o uso global, em equilíbrio, mais útil O cérebro faz um processo pessoal de filtragem, constante, imperceptível e muito rápidoEste filtro é fruto de nossas crenças, experiências, valores, desejos e emoções Os filtros são microdecisões inconscientes O que formos capazes de absorver passa a fazer parte de nós e dos nossos processos decisórios O que chamamos de realidade é apenas a nossa versão de mundo, construída pelo nosso cérebro que projetou modelos e (...) (...) juntou as peças que determinam quem somos, onde estamos, como agimos, para onde vamos e o que decidimos 15/09/2016 3 Intuição e Criatividade no Processo Decisório Intuição não é fácil de definir. Para explicá-la há uma ampla vertente de elementos vivenciais, comportamentais, emocionais e cognitivos No campo da gestão, o conceito de intuição encontrou consenso: capacidade de conhecer ou entender sem a razão e a lógica conclusões e escolhas advindas de processos mentais inconscientes julgamentos carregados de emoções que vêm de “associações” holísticas Há decisões complexas por demais, em que apenas os preceitos racionais de decisão não funcionam Fica clara a necessidade de usar algo que vá além da lógica, razão e informações. Não se trata de ou isso ou aquilo, mas sim de aplicar tanto a razão quanto a intuição 15/09/2016 4 A intuição pode ser conceituada de duas formas distintas: como um pressentimento como uma capacidade automatizada Por isso, surge a afirmação de que as decisões com base na intuição são mais arriscadas, com maior chance de fracasso A criatividade vem da mesma fonte da intuição. Surge de forma instantânea, mediante sentimentos, percepções, insights que (...) (...) trazem o novo, advindo de elementos internos das pessoas, como talentos ou uso do não racional, perante algo real A criatividade vem de conexões, de relações inesperadas, de junções nem sempre conscientes entre elementos Tem funcionamento bastante similar à intuição. Por isso, as pessoas mais criativas tendem a ser mais intuitivas do que racionais 15/09/2016 5 A Questão dos Modelos Mentais no Processo Decisório Decisões ocorrem pela ação de pessoas com base no que pensam e sentem. Cada um tem seu próprio “modelo” para decidir O que somos, entendemos, pensamos e sentimos depende de nossos modelos mentais O modelo mental é a base que cria as atitudes da pessoa no mundo e faz com que ela desenvolva um processo que gere os resultados em sua vida Em sua formação, os modelos mentais contam com o apoio da genética e do aprendizado inconsciente Também contam com nossos condicionamentos e significados. Quanto melhores forem nossos modelos mentais, melhores serão nossas ações 15/09/2016 6 Assim, devemos assimilar novos modelos ao surgirem situações em que não dispomos de algo que nos apoie Fazer acomodação ou triagem, reorganizando-os e modificando-os para melhores respostas. E equilibração perante situação desafiadora, em busca de um novo equilíbrio Senge (1990) define modelos mentais como imagens internas que nos limitam a formas conhecidas de pensar e agir Nossa capacidade decisória está intimamente ligada à qualidade de nossos modelos mentais Melhorar os modelos mentais envolve sair da mesmice e da zona de conforto e se expor à mudança e ao crescimento pessoal A evolução depende de abertura, receptividade, criatividade, paixão pela mudança e desejo de mobilizar nossos potenciais 15/09/2016 7 O Impacto da Competência Decisória nas Relações Sociais e Familiares dos Gerentes A vida é cada vez mais sistêmica e complexa e a necessidade de interação e convivência é cada vez maior Um executivo não decide olhando apenas para um ou outro elemento de seu contexto, ele precisa ter cuidados em termos de (...) (...) suas decisões e seus impactos, pois a decisão passará por um rol de pessoas, dentro e fora da organização A decisão pode ter conflitos entre a visão pessoal, como gerente e como cidadão. Os interesses corporativos podem ser diferentes dos pessoais Considere-se questões de ordem moral, legal, econômica, enfim, decisões em geral ocorrem sob conflitos diversos 15/09/2016 8 Quanto mais alta a posição do executivo e o tamanho da organização, maior a influência e impacto de suas decisões tanto nas pessoas (...) (...) (dentro e fora) como na organização em si, nos stakeholders, no mercado, na economia, na sociedade, no país A competência decisória é importante para a saúde da organização, mas também para a saúde pessoal, familiar e social do executivo. A gestão desta rede de conflitos demanda muita sabedoria e equilíbrio Decisões complexas são construções coletivas e sistêmicas, onde há interação de pessoas, informações, leis e interesses, por vezes antagônicos. Necessárias negociações, com pessoas cedendo em seus pontos de vista e objetivos Decisão Individual e em Grupo Via de regra, na construção de uma decisão há mais de uma pessoa. Nas decisões coletivas, as posições individuais nem sempre são harmônicas 15/09/2016 9 A vantagem da decisão individual é que não há tanta possibilidade de conflito; porém, a mesma fica limitada a apenas uma visão É possível que essa visão seja limitada e até incorreta, mesmo havendo grande esforço em acertar A vantagem da decisão coletiva é que possibilita o surgimento de uma maior gama de visões, o que enriquece o processo de análise da decisão; (...) (...) porém, junto com essas visões surgem elementos como disputa de poder e de interesses entre os participantes Portanto, para as decisões não há um número ideal na quantidade de pessoas envolvidas. As decisões desenvolvidas com número elevado de pessoas acabam sendo mais influenciáveis em termos da necessidade de compatibilizar interesses A adequação do número de pessoas depende da base moral e ética dos envolvidos e da empresa. Buscar consenso ou maioria será sempre bem visto, desde que tal prática seja feita com base na verdade, no legal e na satisfação da maioria 15/09/2016 10 Existem técnicas de decisão em grupo que buscam discutir um problema e encontrar as alternativas da melhor solução Unanimidade: todos aceitam escolha única Maioria: 51%, ímpar Pluralidade: mais de duas opções de escolha Ditatorial: comando Prof. Paulo Castro 3Aula Processo Decisório O Processo Decisório nas Organizações Tema 1: Estudo de decisões históricas e nos negócios Até a metade do século XX o PD era exercido pelas linhas de hierarquia; separação em cargos que decidiam e cargos que obedeciam A partir da 2ª metade do século XX as questões sociológicas e comportamentalistas trouxeram às empresas um novo discurso na condução do PD Trabalho em equipe, participação e valorização do trabalho do indivíduo passaram a fazer parte da cena A competição do mercado revela que muitas são as alternativas de escolha para solução de um problema. (...) (...) A matemática e a estatística aprimoraram os métodos racionais de tomada de decisões, classificadas em: programadas e não programadas As decisões programadas são escolhas feitas entre opções preestabelecidas. O decisor deve escolher a melhor delas, mas não foi ele quem as criou. (...) (...) Estas apresentam limitações na capacidade de alcançar objetivos e solucionar problemas de modo efetivo As decisões não programadas (ou complexas) são usadas em situações em que o decisor cria as opções diante do problema. As alternativas não foram predefinidas, pois ninguém poderia prever aquela situação. (...) Tomar decisões erradas é um risco a que todas as empresas estão sujeitas, em particular, nas decisões não programadas. (...) (...) As empresas bem-sucedidas, autoconfiantes demais, podem errar ao deixar de lado a disciplina necessária para a tomada de decisões Tema 2: O espaço do processo decisório no âmbito empresarialEm geral, as empresas adotam o modelo tradicional (ou ortodoxo). É quando a hierarquia determina quem decide Usa-se a delegação de autoridade mais para desafogar as tarefas do superior do que para valorizar as pessoas. (...) (...) A variação mais recente da delegação, empowerment, pratica a descentralização do poder e sugere maior autonomia aos níveis inferiores Cruz (2014) faz uma crítica ao modelo ortodoxo ao afirmar que são prescritas decisões programadas até mesmo aos cargos de maior autoridade, como se a estrutura fosse uma máquina, cabendo aos decisores apenas puxar as alavancas e apertar botões O PD é de tal modo atrelado à estrutura que o formato usual mais adotado é o modelo centralizado. Para operar a descentralização, implica transferir o poder decisório aos níveis inferiores, o que aumenta a estrutura, tornando-a mais cara, embora mais ágil Surge mais recente o trabalho em equipe, que flexibiliza o PD, sem o uso ostensivo da autoridade ortodoxa. É um PD coletivo com contribuições individuais indissociáveis, que se dilui e não tem identidade própria. Surge a verdadeira organização holística Vivemos o desafio de encontrar soluções entre o desejo de controlar as estruturas e a pressão por PD dinâmico e competitivo. (...) (...) Não basta apenas delegar autoridade, é preciso que o decisor entre no processo com seu conhecimento, e não só com sua delegação Tema 3: Acompanhamento e avaliação do processo decisório O PD é, também, um processo administrativo, e deve ser tratado como tal, através das atividades de planejar, organizar, dirigir e controlar Esse processo informa para a empresa o seu desempenho em relação ao previsto e, ainda, o que deve ser feito para atingir os objetivos. As saídas desse processo fazem a realimentação de outros processos, iniciando um novo planejamento e o fluxo retoma Ambiente da tomada de decisão Certeza: quando a informação necessária para a tomada de decisão se encontra disponível Risco: quando não é possível prever resultados, mas há informação suficiente para estimar Incerteza: informações incompletas ou imprecisas sobre as opções Não se deve esperar que toda decisão racional seja capaz de fornecer soluções infalíveis para problemas quaisquer, pois restam a incerteza e o risco das próprias decisões. Contudo, a incerteza pode ser reduzida, o risco calculado e a decisão avaliada e aperfeiçoada Etapas do PD racional 1. O decisor define o objetivo ou o problema a ser resolvido 2. O decisor estabelece as alternativas de solução 3. Avalia e mede as consequências 4. Escolhe a melhor 5. Comunica e implanta a decisão Para assegurar o cumprimento dos padrões de trabalho dos eventos de tomada de decisão recomenda-se que haja um calendário formal de reuniões que esteja claramente inserido nas agendas dos líderes Tema 4: Liderança e processo decisório A liderança e o processo decisório caminham juntos e não se distanciam, até porque quem toma as decisões importantes nas organizações são os líderes O líder deve ter alguns cuidados, como: deixar um espaço para o indivíduo ser ele mesmo na equipe. Isso evita a desmotivação e estimula a criatividade buscar a sinergia da equipe, que é resultado de um alto grau de integração entre os elementos do grupo saber administrar as emoções das pessoas nas empresas é fundamental para aumentar o nível de acerto das decisões. Essa competência passa a ser um dos principais papéis das lideranças nas organizações A qualidade de qualquer decisão tomada é fruto do estilo de liderança adotado para resolver certo problema Os estilos de liderança podem ser: autocrático participativo liberal democrático Níveis de administração e o processo decisório O nível estratégico lida diretamente com o ambiente externo, que forma um cenário de imprevisibilidade e incerteza, cabendo analisá-lo da melhor forma para formular as políticas globais da organização Ao nível tático compete traduzir as estratégias à linha de operações. Aqui são realizados os planos específicos das áreas Já o nível operacional trata dos problemas cotidianos relativos à execução das tarefas relacionadas ao produto ou ao serviço da organização Tema 5: Os impactos do processo decisório na carreira dos executivos O crescimento profissional depende da qualidade das suas decisões Quanto mais preparado o decisor, maiores as chances de ele acertar nas decisões No modelo tradicional de carreira essa mobilidade acontece de forma planejada, linear e ascendente na escala hierárquica da empresa, (...) (...) que cria uma trajetória crescente de tal forma que pode ser avaliada por sinais visíveis de progresso em seus diferentes estágios No modelo emergente de carreira, chamado sem fronteiras, os indivíduos não recebem nem buscam empregos, mas os criam e recriam, a partir de suas competências. (...) (...) Os indivíduos dependem de avaliações advindas dos resultados que geram as organizações Todo executivo tem como marca pessoal uma associação do seu nome com a marca da empresa, mas isso vale para o bem ou para o mal, e aí, todo cuidado é pouco, pois um arranhão na carreira pode atrapalhar toda uma vida profissional No mesmo contexto, a teoria recomenda que a filosofia de gestão do executivo deve ser compatível com o sistema de valores da organização para que haja uma afinidade entre seus membros capaz de conduzi-los ao desempenho adequado Ao longo do tempo vemos várias decisões tomadas de maneira intuitiva, e, às vezes, contrárias ao que recomenda o processo racional, em que a teoria é colocada em segundo plano (...) (...) e o fator crucial para a decisão passa a ser a percepção dos administradores e sua visão de futuro 1 61 1 61 Prof. Paulo Castro Aula 4 Processo Decisório 2 61 2 61 A Negociação no Processo Decisório 3 61 3 61 A Informação e a Comunicação no PD 4 61 As decisões são boas tanto quanto a informação na qual se baseiam. Ao melhorar a qualidade da informação, melhoramos a decisão 5 61 Não é a quantidade de informação que promove melhores decisões e sim a qualidade 6 61 A informação também é um método para ganhar destaque no mercado, pois confere vantagem e deve ser usada como arma neste ambiente competitivo global 7 61 Os gestores das organizações têm tipos e necessidades diversas de informações. Sistemas de informação são desenvolvidos para esta demanda 8 61 Custa caro a geração e a manutenção da informação. Adquirir e manter informações desnecessárias onera as empresas 9 61 Informações de menos ou de má qualidade não ajudam nas decisões, assim como informação demais gasta mais recursos e pode prejudicar dados bons e úteis 10 61 Os gerentes precisam estar conscientes deste custo e da necessidade de equilíbrio no uso das informações 11 61 Independente do tipo de decisão, da qualidade da informação e seus sistemas, ela só é viável com uma boa estrutura de comunicação 12 61 Assim, as empresas e seus membros trocam informes, formam entendimentos, coordenam atividades, exercem influência e socializam-se 13 61 As empresas têm dois sistemas de comunicação: formal e informal. O formal inclui relações de supervisão, grupos de trabalho e sistemas de informação 14 61 Já o informal vem da interação entre pessoas e baseia-se em proximidade, amizade e interesses comuns 15 61 15 61 Visão Sistêmica do PD em Relação ao PDCA 16 61 O pensamento sistêmico vem para relacionar todas as áreas da empresa com o ambiente externo da organização 17 61 O PDCA é uma ferramenta que auxilia o gestor a gerenciar a organização, monitorando e avaliando os problemas, (...) 18 61 (...) possibilitando a padronização de melhoriascontínuas e uma menor probabilidade de erros que a empresa venha a cometer em suas decisões 19 61 O ciclo PDCA tem por princípio tornar mais fáceis e rápidos os processos organizacionais, sendo dividido em quatro etapas: 20 61 Plan = planejamento Do = execução Check = controle Act = ação corretiva 21 61 O PDCA contribui para a obtenção de um aperfeiçoamento do sistema de gestão e do processo de tomada de decisões 22 61 O PDCA é uma proposta de abordagem organizada que tem como objetivo solucionar qualquer tipo de problema 23 61 O objetivo principal na solução dos problemas é garantir o desempenho máximo da produção, operações e serviços, pois (...) 24 61 (...) estes afetam diretamente os clientes externos e internos e conduz tanto a receitas crescentes como a gastos reduzidos 25 61 Esta é a principal finalidade do estudo de solução de problemas: propor ações baseadas em dados estatísticos e coleta de informações, (...) 26 61 (...) usando as ferramentas adequadas, que eliminem definitivamente um determinado problema 27 61 27 61 Negociações no Processo Decisório 28 61 A negociação faz parte do nosso dia a dia, negociamos o tempo todo, até inconscientes, mas são poucos os que sabem negociar 29 61 Negociar é saber se relacionar. A negociação não deve ser entendida como competição, mas sim como busca de acordo 30 61 A negociação é entendida como um processo dinâmico onde as partes interessadas buscam um acordo mutuamente satisfatório 31 61 Todo acordo é resultado de decisões tomadas entre as partes envolvidas. Os maiores dilemas nesta questão passam a ser a qualidade da decisão e se ela atende ou não aos interesses de todas as partes interessadas 32 61 No processo de negociação temos três elementos cruciais: informação, tempo e poder. Já vimos que a “informação” nos leva ao “saber” (...) 33 61 (...) e está também vinculada a buscar conhecer as necessidades do outro, que é um ponto-chave em qualquer negociação 34 61 O “tempo” é fundamental para o resultado de uma negociação e certamente exerce influência sobre a decisão, podendo ser (...) 35 61 (...) positiva ou negativa, dependendo das circunstâncias e do prazo limite imposto à tomada de decisão 36 61 Já a variável “poder” está intimamente ligada ao instituto da liderança, que diz respeito à capacidade de influenciar pessoas 37 61 A negociação utiliza-se da forma positiva do poder, visto que busca atingir interesses e acordos mutuamente satisfatórios para as partes 38 61 38 61 Ética no Processo Decisório 39 61 Como saber até que ponto se está agindo de maneira ética em uma tomada de decisão? 40 61 Em termos éticos, não existe um padrão formal universalmente aceito. A ética profissional depende de vários aspectos, (...) 41 61 (...) dentre eles os fatores ligados diretamente à pessoa, tais como a formação filosófica, religiosa, experiência, valores culturais 42 61 Normalmente as pessoas praticam comportamentos questionáveis (ou não éticos) quando buscam vantagens 43 61 E sabendo que a informação gera poder, é comum guardarem certas informações como um trunfo (ou vantagem) sobre os demais 44 61 Temos três critérios diferentes para fazer uma escolha ética: 45 61 o 1º é o Utilitarista, em que as decisões são tomadas apenas em função dos resultados. A ideia é proporcionar o melhor resultado possível ao maior nº possível de pessoas. É a visão dominante no mundo dos negócios 46 61 o 2º critério foca nos Direitos e pretende garantir a aplicação das legislações específicas, uma decisão que não burle as leis vigentes e garanta os direitos do cidadão, tais como dignidade, privacidade e livre expressão 47 61 o 3º critério é o da Justiça. Ele exige que os indivíduos estabeleçam e apoiem regras justas e imparciais, de maneira que exista uma distribuição equitativa de custos e benefícios. Requer equilíbrio entre todas as partes envolvidas na decisão 48 61 48 61 A Tomada de Decisões na Prática, Dificuldades e Conflitos 49 61 Como o processo de administrar é feito de decisões, quanto mais preparado estiver o executivo, maiores as chances de sucesso 50 61 Cabe lembrar alguns aspectos que influenciam o PD das empresas, pois as decisões nem sempre seguem um processo racional, (...) 51 61 (...) mas também usam formas intuitivas e criativas de decisão, que dependem mais de talento e percepções do que de embasamento técnico 52 61 A decisão racional classifica-se em certeza, incerteza e risco 53 61 A “certeza” caracteriza-se pela suposição do decisor de que ele conhece todas as situações previsíveis, (...) 54 61 (...) todas as opções possíveis e todas as consequências possíveis para todas as alternativas. Típico das decisões programadas 55 61 A “incerteza” entende que a própria incerteza existe em toda decisão relacionada ao futuro e que o problema está em como lidar com ela no PD 56 61 Neste caso, implica adotar possíveis consequências a cada alternativa, simulando resultados diferentes 57 61 O “risco” entende que, assim como a incerteza, toda escolha tem riscos. O problema está em avaliá-los 58 61 As soluções mais comumente adotadas estão em atribuir, de acordo com certos métodos, uma distribuição de probabilidades para cada alternativa 59 61 Enfim, está evidente que a tomada de decisões na prática é cercada de muitas dificuldades e conflitos 60 61 Isso exige preparação constante dos envolvidos no processo. Tudo depende da competência e da capacidade dos decisores, que é a chave do sucesso das boas decisões 61 61 Processo Decisório Prof. Paulo Castro Aula 5 Métodos e Técnicas de tomada de decisões A decisão quando realizada de forma coletiva é mais complexa, pois envolve várias pessoas com possíveis opiniões distintas O processo decisório coletivo acontece por 4 diferentes métodos: omisso, autocrático, democrático e o sociocrático Método “Omisso”: Errar por omissão é + grave do que por ação Conhecer o perfil e abrir espaços a cada um, gera reconhecimento Método “Autocrático”“Eu sou apenas o máximo, o resto é figuração”... Deixar de considerar-se o “salvador da pátria” e conscientizar-se de que estas posturas são ultrapassadas, do tempo dos coronéis e dos ditadores Método “Democrático” “A razão está sempre do lado da maioria”. Este método é adequado quando o universo é numeroso para identificar preferências Existe limitação de tempo para a solução, que deve considerar os custos e os benefícios compensatórios Método “Sociocrático” É vantajoso sobre os demais métodos, pois: enseja a livre manifestação de ideias, disciplina a se ouvirem mutuamente, preserva a unidade, evita a perda de sinergia É um caminho mais seguro para se alcançar os resultados Cada vez mais as empresas e os gestores buscam o auxílio de técnicas para aprimorar o PD. Dentre as técnicas mais utiliza-dastemos: a análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) e a “tempestade de ideias” (ou Brainstorming) Ferramentas de apoio ao processo decisório As ferramentas básicas são os sistemas de informação, usados como suporte para compreensão dos dados e controle gerencial Oito tipos Sistemas de Informação Classificados conforme a utilidade e o retorno ao PD, em: 1-Sistemas de Automação de Escritório (SAE) Classificados conforme a utilidade e o retorno ao PD, em: 1- Sistemas de Automação de Escritório (SAE) 2- Sistemas de Comunicação: Auxiliam a dividir informações de formas diferentes. 3- Sistemas de Processamento de Transações (SPT) Compreendem os sistemas mais básicos, que atendem o operacional Coletam informações e controlam transações rotineiras 4- Sistemas Informações Gerenciais (SIG). Permitem processar grande volume de dados e gerar sumários executivos,facilitando visão das performances 5- Sistema de Apoio ao Executivo (SAE). Auxilia no PD, com enfoque no longo prazo, informes externas e desempenho geral da empresa 6- Sistema de Trabalhadores do Conhecimento (STC), conhecido como sistema de execução. Vinculado ao campo da inteligência artificial 7- Sistemas de Apoio à Decisão (SAD). Permite processar pequena massa de dados para auxiliar a equipe interna no PD 8- Sistemas de Suporte a Grupos (SSG). Auxiliam grupos de pessoas a trabalhar em conjunto Enfim, são vários os sistemas de informação Cada qual com sua finalidade específica e todos essenciais a busca dos objetivos corporativos MASP – Método de Análise e Solução de Problemas O MASP é um método utilizado para manter, controlar e aumentar a qualidade dos processos, serviços e produtos O MASP diferencia-se de outras metodologias pela sua objetividade, racionalidade, estruturação e sua forma sistematizada para a melhoria do ambiente empresarial. Ele pode ser aplicado em problemas crônicos, Sistêmicos e complexos O MASP é muito utilizado na solução de problemas mais complexos devido ao baixo nível de sucesso das outras abordagens, tais como: - tentativa-erro - intuição - experimentação O MASP prescreve a forma como um problema deve ser identificado, estudado e planejado, mas jamais como Ele deve ser resolvido Com o MASP evita-se o diagnóstico e a solução baseados apenas em opiniões ou tentativas e erros O MASP é formado por passos comparados ao ciclo PDCA, sendo ordenado em etapas pré-definidas: para identificação da situação problemática, buscando os motivos que atrapalham a sua solução, testando as possibilidades, para encontrar a causa raiz do problema O MASP não é um método mágico de solução de problema, mas quando bem planejado e estruturado pode trazer resultados bastante positivos, pois auxilia o processo decisório e permite uma tomada de decisão mais confiável Ferramentas complexas de apoio a tomada de decisão Decisões ágeis e corretas são funções dos gestores, que exigem dos sistemas de suporte +recursos, para obter maior solidez na análise É aí que surge a ideia dos sistemas Data Warehouse como sendo a ferramenta capaz de integrar os dados internos e externos de uma empresa em uma única estrutura, que permita uma melhor utilização dos dados pelos usuários analistas. Os sistemas Data Warehouse renovam os sistemas da empresa, pois: • permitem que sistemas antigos • continuem em operação. • consolidam dados dos • sistemas antigos com • os atuais. • tornam o ambiente • favorável a novos • sistemas Existem formas de extrair informações de Data Warehouse, sendo as mais comuns através da: - Ferramenta OLAP Permite sintetizar as informações por meio de análise histórica, de comparações, de visões individualizadas e de projeção de dados em diferentes cenários Ferramenta Data Mining Reconhecida como uma boa mineradora de dados, que conduz uma extração de valiosas e abrangentes informações, antes desconhecidas, a partir de grandes bases de da- dos, utilizando-se das informações na tomada de decisões Estas ferramentas complexas revolucionaram o modo de se gerenciar dados e de se fazer negócios, garantindo agilidade e flexibilidade nas investigações e nas análises de dados por parte dos usuários que tomam as decisões finais O uso de Mapas Sistêmicos como elemento de suporte a decisões As organizações modernas exigem gestões cada vez mais competitivas e complexas A abordagem mais simples para a solução de problemas é o “pensamento linear”, que pressupõe que cada situação tem uma única e específica solução, que tende a afetar apenas a área do problema em si, sem interferir no restante da empresa O pensamento linear simplifica a realidade, como se as perguntas possuíssem apenas uma resposta. Ocorre que esta abordagem se mostrou ineficiente Surge o “pensamento sistêmico”, que admite que as perguntas possuem mais de uma resposta válida Tomar uma decisão sem a visão do todo pode gerar decisões unilaterais, isoladas e inócuas Daí a necessidade de melhorar a nossa compreensão em torno da cadeia das ações e dos elementos dentro da organização, gerando uma visão sistêmica O pensamento sistêmico considera, antes da escolha da solução, o inter-relacionamento com os demais sistemas E processos empresa. Assim, após implantar a solução, será necessário avaliar seus resultados e fornecer um feedback a toda organização O líder com visão sistêmica sabe que este conceito auxilia na gestão de mudanças e no planejamento estratégico que podem potencializar a sua atuação, melhorar a qualidade das suas decisões e contribuir para os resultados da organização Processo Decisório Prof. Paulo Castro Aula 6 A TI Como apoio a Decisão A flexibilidade da TI faz com que ela seja reconhecida como um valioso instrumento para os executivos modernos A informação é poder para quem a possui. A rapidez e a precisão no recebimento das informações determinam aos executivos a eficiência dos sistemas de gestão A importância da TI evoluiu com o passar dos anos, através de várias fases Nos anos 50, a informação era tida como um mal necessário, associado à burocracia Os maiores objetivos eram a redução das despesas e dos tempos De processamentos das rotinas, em particular nas áreas contábeis Nos anos 60, a informação passou a ser reconhecida como fornecedora de apoio e suporte geral às áreas gerenciais Nos anos 70 e 80 passou definitivamente a auxiliar o processo decisório em seus mais vários níveis e tipos de situações e problemas Frise-se que o principal motivo para a existência de qualquer tecnologia deve ser a sua utilidade. Ou seja, a TI somente é boa se for útil para as pessoas e para as organizações Esse caráter utilitário aumenta na proporção que as pessoas utilizam a TI A TI passa a ser decisiva na capacidade de adaptação e de reação das empresas É imprescindível aos gestores entenderem como a TI deve ser utilizada estrategicamente para gerar vantagens e diferenciais competitivos para as empresas Sistemas de apoio a decisão e seus vínculos com a Inteligência Artificial A inteligência artificial surge como uma ferramenta para dar maior competitividade as empresas A inteligência artificial surge como uma ferramenta para dar maior competitividade as empresas Seu princípio é buscar informes sobre tendências e movimentos do mercado e assim se antecipar as ações dos concorrentes, ao invés de somente reagira elas Acrescente-se que a Inteligência artificial não se trata de espionagem industrial A internet é um instrumento valioso às empresas que buscam informações que agreguem valor ao PD, proporcionando vantagens competitivas, pela maior eficiência operacional ou pela diferenciação mediante criação de valor percebido pelo mercado Etapas para desenvolvimento de plano de inteligência artificial Resume-se em cinco etapas: Planejamento Coleta de Dados Análise Disseminação Tomada de Decisão O objetivo principal dos sistemas inteligentes é “capacitar” o computador, por meio de um software, a executar funções realizadas por seres humanos com conhecimento e raciocínio Inteligência Competitiva - IC e Inteligência Artificial – IA possuem vínculos muito próximos, pois a IC objetiva organizar e guardar a enorme quantidade de dados, já a IA faz o tratamento e cruzamento desses dados, transformando-os em informações que serão usadas no PD O processo decisório na era do conhecimento Há um consenso entre os estudiosos de que hoje vivemos a Sociedade do Conhecimento, ou Era do Conhecimento, como muitos preferem Souza (2010) afirma que a Sociedade do Conhecimento é resultado de uma revolução científica e tecnológica sem precedentes na história, onde o conhecimento fica obsoleto a cada dez anos no máximo e os padrões tecnológicosse renovam em espaço de tempo ainda menor De pronto vem a necessidade de fazer a Gestão do Conhecimento dentro das empresas Nas grandes até já existe orientação para tal, mas nas pequenas e médias ainda não há uma clara noção de como tratar todo o conhecimento gerado e que pode trazer diferenciais competitivos ao negócio Fundamental que todos estejam alertas aos desafios da Era do Conhecimento, a começar pela gestão básica do conhecimento dentro das próprias empresas, fazendo com que seja agregado valor ao processo, filtrando, resumindo e sintetizando as informações realmente necessárias A aprendizagem organizacional é o processo contínuo de detectar e corrigir erros Errar significa aprender a tolerar o fracasso e a corrigir o rumo, até alcançar os objetivos Conforme SENGE (1999), assim cria-se a “organização que aprende” e que gera conhecimento Nenhuma mudança organizacional significativa pode ser feita sem que se efetuem profundas mudanças no pensar e interagir das pessoas A base é o pensamento sistêmico, a visão compartilhada, a aprendizagem em grupo e o diálogo como elementos inevitáveis do desenvolvimento O decisor líder, coaching, inclusivo e ético Liderança e o PD caminham juntos e não se distanciam, até porque quem toma as decisões importantes nas organizações são os líderes Maximiano (2009) classificou assim as habilidades básicas de um líder: As habilidades Técnicas são relacionadas às atividades específicas do líder Consistem nos métodos e técnicas comuns do cotidiano As habilidades Humanas abarcam a capacidade de se relacionar com as outras pessoas, agir de maneira empática, compreender as necessidades, as atitudes e os interesses dos outros Já as habilidades Conceituais remetem à capacidade de lidar com a complexidade organizacional em consonância com a aplicação de ideias e conceitos abstratos O líder deverá desenvo- ver comportamentos e estabelecer diretrizes que orientem ao norte estratégico Estas competências estão muito próximas das questões culturais e de valores não só do líder, mas também das empresas que eles representam Ao falarmos de valores, não há como deixar de abordar o seu tema central: a Ética A falta de percepção do limite da ética pode levar ao desvio de Conduta Indevidamente muitas empresas dão à ética apenas um caráter de instrumento de controle disciplinar, ficando o exercício da ética restrito às fraudes e outros crimes corporativos Tendências do PD dentro do contexto empresarial A globalização vem trazendo enormes mudanças ambientais e estruturais nas organizações, insinuando tendências corporativas Essas mudanças exigem a adoção de perfis e estratégias semelhantes entre as empresas, que de tanto serem adotadas formam um perfil de tendências corporativas Por sua vez, estas pedem um novo tipo de gestor, para bem administrar esta nova era Visando tomar as decisões corretas, que levem as empresas a atender as necessidades e as expectativas dos clientes, surgem as tendências estratégicas Elas são muito dinâmicas, mas apenas como referência vejamos algumas tendências do momento Aceleração no Sistema de Produção e de Entrega: a agilidade passa a ser uma estratégia Virtualidade: derrubar “muros” da loja física, dando vez ao comércio virtual Terceirização: permite a empresa concentrar-se em seu foco de negócios (“core business”). Conectividade: capacidade de um dispositivo se conectar a outro e que dessa conexão ocorra a transferência de dados Transparência: é mais que uma estratégia, é a prática da “cultura” Parcerias: não só com fornecedores, mais até mesmo entre empresas do próprio mercado Em um cenário de rápidas e intensas mudanças, estas são apenas algumas das tendências atuais Outras certamente virão, conforme as exigências futuras. Isto vem pedindo a adoção de estratégias cada vez mais criativas e ousadas e assim o ciclo continua... 1 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Processos Decisórios Aula 1 Prof. Henrique José Castelo Branco Prof. Paulo Castro 2 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Conversa inicial Nesta aula, estudaremos sobre processo decisório com vistas à história da decisão humana. Como estudantes de cursos de Gestão, estamos nos preparando para ocupar boa parte de nosso tempo e atenção decidindo. Decidimos com frequência. Em situações cotidianas, em momentos inéditos, sobre questões simples ou complexas, sozinhos ou em grupo. Tanto na vida pessoal quanto social ou profissional temos de decidir com muita informação, pouca informação ou mesmo informação nenhuma. Acertamos, erramos, ficamos na mesma, enfim, somos mesmo seres que, preparados ou não, decidimos com alta frequência. A questão é: temos decidido bem? Esse processo passa por um conhecimento prévio sobre o que é decidir. Quanto mais domínio tivermos sobre esse assunto, maior tende a ser nossa competência em tomar boas decisões de maneira rápida e com melhores efeitos. Nesta aula, estudaremos os conceitos e características principais do processo decisório para que seja construída base necessária de conhecimento nesse assunto. Vamos à aula! Contextualizando O ser humano tem uma história bastante tumultuada, na qual se podem perceber boas e más escolhas em seu desenvolvimento. Algumas causaram malefícios de grande repercussão, atingindo boa parte do planeta. Outras foram decisivas para a evolução e melhoria das condições de vidas das pessoas. Essas escolhas passaram pelo que se pode chamar de processo decisório, ou seja, antes de ela ser apresentada e implantada, passou por alguns momentos nos quais se caminhou na direção dessa escolha, seja por meio de informações tangíveis e racionais, seja por meio de sensações e intuições. O fato é que a humanidade depende das escolhas que fazemos. No mundo empresarial, essa verdade também está presente. Ao atuar no mercado, todas as organizações – públicas, privadas ou do terceiro setor – 3 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico desenvolvem ações que repercutem nas demais e vice-versa. Estamos em uma grande rede, na qual, cada vez mais, os impactos são sentidos por todos. Portanto, uma organização ao decidir por um caminho poderá criar oportunidades e/ou ameaças às demais. Isso pode ser algo que foi feito de modo deliberado ou não. Essa ação pode ter sido estruturada dentro da maior ética, legalidade e moralidade ou não ter nenhuma dessas características. As escolhas são não somente decisões de caráter pessoal podem ser também de ordem social, ambiental, política e/ou econômica. A disciplina de Processo Decisório está estruturada dentro do princípio de interdisciplinaridade, portanto, tenderá a orientar suas abordagens para integrá-la com as demais disciplinas da Unidade Temática de Aprendizagem – UTA. Portanto, gestão de conflitos, técnicas de negociação, aspectos de liderança e coaching, bem como as questões éticas e de caráter étnico raciais tenderão a aparecer de modo intenso no decorrer das aulas. Tema 1: História do processo decisório Para Melo (2011) a palavra decisão é formada pelo prefixo de (prefixo latino que significa parar, extrair, interromper) anteposto à palavra caedare (que significa cindir, cortar). Em sua essência, decidir é parar de cortar ou deixar fluir. Toda vez que surge mais de um caminho a seguir, é acionado um processo de decisão. É preciso escolher para continuar o fluxo. Assim, toda decisão é uma interrupção de fluxo. Ao decidir, o fluxo é retomado. A não decisão implica em gerar estagnação. E em um mundo dinâmico, boa parte das coisas que ficam paradas se tornam menos relevantes. O ser humano é um amante da mudança. Por isso, acredita-se que as mudanças são elementos inevitáveis, por isso, a preocupação tornou-se agente das mudanças para que essaslhes favorecessem. Para ser esse agente, para direcionar ou moldar, a humanidade dependeu da obtenção de informações que dessem base para esse direcionamento. Nos primórdios, essas informações vinham de fontes místicas, como livros de adivinhações, fontes mitológicas e consulta a oráculos. Pouco se sabia do funcionamento da natureza, física, 4 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico química, biologia etc. E isso, quando era mais bem entendido ou observado por alguns poucos, os tornava “mágicos”, detentores de poderes e magia, passando a serem pessoas que deveriam ser consultadas para decisões. Esses magos foram substituídos até o século XV tanto pelo Estado quanto pela religião. Elas foram as grandes balizadoras das decisões humanas, em especial, no ocidente. Melo (2011) nos revela que a partir dessa época surgem movimentos científico/racionalistas que começaram a gerar um contraponto ao fator místico, tornando o processo decisório cada vez mais racional e quantitativo. A humanidade, ao orientar decisões por meio de fontes místicas, tinha poder ínfimo de interferência perante a natureza e os acontecimentos, por isso, seu papel era mais passivo e de “vítima” das circunstâncias. Então, surge o conceito de risco, pois correr risco não é um destino, e sim uma opção. A própria origem da palavra risco deriva do italiano antigo risicare, que significa “ousar”. Podemos inferir que buscar agir em prol do futuro é ousar sobre o desconhecido ou, pelo menos, para o não totalmente conhecido. Ser ousado é parte da essência humana. Correr risco, ousar, tentar são ações que atraem o ser humano a ponto de poder dizer que somos “viciados” em risco. Prova disso é o sucesso dos jogos na história do homem. Principalmente dos jogos de azar. Há indícios de jogos de azar em pirâmides de mais de cinco mil anos de idade. Até o Renascimento, a percepção da humanidade era muito baseada na sorte e ocorrência de eventos aleatórios, por isso, a essência das decisões era o instinto. A contar com um sentimento sem base racional ou com base em crenças e fontes mágicas, as pessoas faziam escolhas em busca da obtenção de um futuro melhor. Lembre-se: até aquele momento da sociedade humana, a subsistência era o grande fator chave da ação humana. Entretanto, houve acontecimentos que começaram a mudar essa realidade e, de acordo com Bernstein (1996), o mais representativo foram as cruzadas. Elas foram um verdadeiro choque cultural sísmico, que aconteceu quando ocorreu o contato e convívio das culturas ocidentais com as orientais, em especial, com os árabes. Os árabes tinham uma sofisticação intelectual bem superior a presente na 5 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico cultura europeia. Eles já dominavam, por exemplo, o uso do sistema de numeração hindu – assimilado quando invadiram a Índia –, que lhes possibilitou avanços tanto na erudição quanto na pesquisa científica e experimentação. Na mão dos árabes, esses algarismos transformaram a matemática e a medição em astronomia, navegação e comércio. Porém, no ocidente, ainda se usava os precários e limitados algarismos romanos. Quando os primeiros ocidentais tiveram contato com os conhecimentos matemáticos dos árabes e os trouxeram para a realidade e demandas europeias, começou uma verdadeira revolução. Foi nessa época que surgiu a contabilidade comercial, o cálculo da margem de lucro, o câmbio das moedas, conversões de pesos e medidas, cálculo dos juros etc. À medida que novos conhecimentos eram compartilhados e incorporados no dia a dia das pessoas, eles passavam a ser utilizados nos processos decisórios. Pensar que o uso de amostragem e cálculo de probabilidades só veio a se tornar real por volta de 1700, nos alerta para o quanto realmente foi difícil para a humanidade alcançar o atual grau de sofisticação em tomadas de decisão. Somente entre 1700 e 1900 se viveu o processo de estruturação real dos conceitos que se usa atualmente no processo racional de tomada de decisão. A influência do “quem decide” passa a ser elemento chave, uma vez que tal decisão depende muito do grau de aversão ou adesão ao risco do decisor. Afinal, “onde um vê tempo bom, o outro vê tormenta” (Bernstein, 1996, p. 109). As pessoas são o centro do mundo da decisão. Por mais que se incrementem tecnologias, metodologias e cientificidade ao processo de decidir, sempre haverá o fator humano interferindo nesse processo, portanto, não será apenas a lógica a comandar o desenrolar das decisões. Muitos fatores emocionais, instintivos e até mesmo contrários à lógica e razão irão entrar em cena ao solicitar espaço para fazer parte do decidir. A última fase da história, desenvolvida a partir do século XX, foi permeada por uma maior presença da intuição no processo decisório – altamente determinado pela razão a contar da evolução da matemática, estatística e métodos racionais de redução de incerteza e risco. Foi um momento de nítida 6 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico crítica à crença de que o processo decisório com base em processos racionais é suficiente e adequado para balizar a ação de decidir. Essa brincadeira de “cabo de guerra” entre a racionalidade e a intuição tem sido praticada em toda a história da tomada de decisão e não se trata de aderir a uma e largar a outra ou vice-versa, mas sim de aprender a decidir usando ambas, na intensidade e forma que se mostrar mais adequada ao contexto da decisão. Sempre haverá incerteza perante problemas complexos. Ter “fé cega” nos computadores e sistemas acreditando que eles têm a resposta certa é descobrir que o computador simplesmente substitui os oráculos a quem as pessoas recorriam nos tempos antigos para se orientar na administração do risco e tomada de decisões. Tema 2: Conceitos, tipos, estilos, etapas e níveis de tomada de decisão Decisões são tomadas desde o primeiro segundo de nosso dia até fecharmos os olhos para nosso sono. Vivemos em um infindável vendaval de decisões. Algumas triviais, outras mais exigentes e algumas que até tiram nosso sono. Portanto, não dá para dizer que isso é algo que desconhecemos, mas também não podemos dizer que somos especialistas em decisão, pois, nesse caso, nem sempre a experiência vivida é suficiente para nos tornarmos bons decisores. Em vários aspectos, essa tomada de decisão carece de elementos que vão além da experiência e vivência. Duro (1998) busca conceituar decisões apontando duas versões. Na primeira, decidir significa optar, na segunda, matar. Em termos de opção, ele diz: qualquer situação que pede uma decisão haverá ganhos e perdas, ou seja, se ganhará em alguns aspectos e se perderá em outros. É muito difícil falar em decisão ótima, na qual só se ganha. Para esclarecer isso, ele relaciona ao ato de optar com o balanceamento entre custos e benefícios. A opção será a que apresentar maior saldo de deles, considerando os custos relacionados. Para cada um dos lados, há fatores idênticos a serem verificados: sobrevivência; segurança; afeto; ego; autorrealização. Ao fazer o cruzamento desses fatores tanto em termos de custos quanto de benefícios, alcançará a percepção da 7 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico melhor opção. Na segunda versão – a que associa decidir com matar –, entende-se que ao escolher uma forma de decidir está matando todas as demais formas possíveis de se decidir. A base das decisões está centrada no sistema de crenças do decisor. Elas dão base racional à decisão, enquanto os valores são pessoais e emocionais. A conclusão é: há fatores importantes do processo decisório que são de ordem externa, ou seja, são informações que podem ser tratadas, quantificadas e organizadas para apoiar o processo cognitivo de decidir. E há também fatores internos, nem sempre conscientes, que se somam ao processo cognitivo em buscada melhor decisão. Quadro 2.1 – Tipos de decisões Tipos de decisões Há uma diferenciação entre as decisões mais básicas, repetitivas e previsíveis, presentes em maioria no nível operacional de uma organização; as administrativas definem recursos, fluxos – processos, informações etc. –, canais, compra, treinamento, financiamentos etc.; e as estratégicas que envolvem a busca do equilíbrio entre empresa e ambiente, definição de objetivos e metas, definições maiores e outras que tem como características serem repetitivas e pouco “visíveis”, ou seja, demandam muita atenção e análise para serem percebidas, analisadas e decididas. Ansoff (1991) nos lembra que, quanto mais alto na escala organizacional, maior a diversidade (e complexidade) e responsabilidade, ou seja, é justamente nos níveis mais altos das organizações que encontramos as decisões mais estratégicas, aquelas que serão o “norte” de tudo que será feito tanto agora quanto nos próximos anos. Esse é o tipo de decisão que não admite muito improviso, amadorismo e tentativa e erro. Essas são as decisões que fazem a diferença, o diferencial e o sucesso dos empreendimentos. Lógico, que sem desprezar as decisões de cunho administrativo e operacional. Russo (2002) nos orienta que as etapas de uma boa tomada de decisão passam por: quadros, reunião de inteligências, obtenção de conclusões e 8 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico aprendizado pela experiência. As duas primeiras etapas são “expansivas” e as duas últimas “convergentes”, ou seja, nas duas primeiras, abrimos o foco para enriquecer a percepção e análise, nas demais, obtemos foco, e não somente concluímos (decidimos) bem, mas aprendermos com a experiência. Assim, o autor nos mostra que de acordo com suas pesquisas gastamos menos tempo do que devíamos na formação de quadros e efetivação de aprendizagens e mais tempo do que o adequado na reunião de inteligências e obtenção de resultados. Em outras palavras, abrimos mão do tempo na definição mais clara dos problemas e sistematização das aprendizagens e gastamos muito tempo discutindo e tentando concluir, ou seja, decidir. Quadro 2.2 – Enfoques das decisões no tempo Enfoque das decisões no tempo Ansoff (1991) nos orienta que os enfoques em termos das decisões nas organizações têm variado no decorrer do tempo. De acordo com ele, temos a seguinte evolução: 1ª metade do século XX – foco nas atividades operacionais (demanda crescente; tecnologia estável; preferências do consumidor alterando lentamente); 2ª metade do século XX – foco nas atividades estratégicas (ambiente tumultuado e mutável; demanda em saturação); hoje – focar tanto nas atividades operacionais como nas estratégicas (as estruturas operacionais e estratégicas são diferentes e opostas. A coexistência e cooperação entre elas é primordial). Quando “enquadramos” um problema, na verdade, estamos fazendo algum tipo de simplificação, pois não conseguimos lidar com o volume e complexidade real das informações do ambiente. Nos concentramos em algumas coisas e ignoramos outras. Mas é bom lembrar que nenhum enquadramento é capaz de sozinho revelar todo o panorama. Qualquer quadro é uma perspectiva limitada e particular, capaz inclusive de distorcer o que vemos. Sempre teremos de decidir com “sombras”, ou seja, com partes às quais não temos uma visão clara. Quadro 2.3 – Etapas de solução de problemas 9 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Etapas de solução de problemas Versão “clássica”: percepção da necessidade de decisão ou oportunidade (descoberta); formulação de linhas alternativas de ação; avaliação das alternativas quanto às suas respectivas contribuições; escolha de uma ou mais alternativas para implementação. Versão de Aaker (2001): inteligência (avaliação da situação); esboce possíveis respostas (desenvolva alternativas); escolha a melhor alternativa (decida!); implemente a decisão (aja!) Versão de Simon (1972): descobrir as ocasiões em que deve ser tomada. Análise do ambiente procurando identificar as situações que exigem decisão (coleta de informações); identificar os possíveis cursos de ação – criar, desenvolver e analisar possíveis custos de ação (estruturação); decidir-se entre um deles – escolher uma linha determinada de ação entre as disponíveis (escolha). Tema 3: A natureza da decisão A “Lei de Murphy” já nos dizia que se algo tem a mínima possibilidade de dar errado, provavelmente vai dar errado. Por isso, no processo de decisão precisamos deixar espaço para as surpresas, ou seja, para o imponderável, para o imprevisível, para o novo. A incerteza precisa ser reconhecida, descoberta, compreendida e trabalhada sem preconceitos. Em termos de incerteza, Russo (2002) identifica os seguintes níveis: Um futuro bem claro (previsão exata o bastante para determinar a estratégia). Futuros alternativos (alguns resultados discretos que definem o futuro). Uma faixa de futuros (resultados possíveis, mas sem cenários naturais). Ambiguidade verdadeira (sem base para prever o futuro). Nos níveis 1 e 2 é possível o uso de técnicas básicas de tomada de decisão, mas para os níveis de incerteza mais elevada, torna-se importante o uso de técnicas de planejamento de cenários mais sofisticados e o 10 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico desenvolvimento da habilidade de pensar complexamente. Kalfmann (1975) nos leva a refletir um pouco mais sobre a complexidade das decisões, quando nos apresenta os quatro contextos condicionais de uma decisão: Incerteza não estruturada: os estados do sistema são desconhecidos a qualquer tempo. (Ex.: o número total de veículos das estradas de um município, a clientela de uma loja). Incerteza estruturada: os estados do sistema são conhecidos, mas não sabemos quais serão os estados do sistema a qualquer tempo. Exemplo: uma batalha na qual possíveis resultados podem ser declarados; fenômenos econômicos. Chance: os estados do sistema são conhecidos, assim como as leis de probabilidade a qualquer tempo. Se elas não variam com o tempo, a chance é chamada estacionária; caso contrário, ela é não estacionária. Exemplo: uma roleta, leis da genética, mortalidade dos seres humanos sob certas condições. Certeza: os estados são conhecidos e podemos descrever aquele em que o sistema estará a qualquer tempo. Exemplo: numerosas leis macroscópicas da física; linha automática de produção supostamente sem panes, greves ou quaisquer outros incidentes; a posição dos astros. Esse mesmo autor nos oferece uma visão interessante que apresenta quatro contextos no qual se pode avaliar a complexidade de uma decisão. Quadro 3.1 – Complexidade da decisão Situação Rede Preferência lógica totalmente decidível Pré-ordem reduzindo-se a uma ordem total 11 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Preferência lógica parcialmente decidível Pré-ordem reduzindo-se a uma ordem parcial Preferência livre Pré-ordem reduzindo-se a ordens parciais Incapacidade total de preferência Gráfico vazio Fonte: Adaptado de Kalfmann, 1975. Nessa representação, vê-se que há problemas cuja solução é lógica e simples, com praticamente um único caminho a seguir. Outras, apresentam mais de um caminho ou mesmo um número “perceptível” e lógico. Mas há aquelas nas quais os caminhos não são claros e definíveis e n qual o uso da lógica parece ser insuficiente. Essas são as decisões mais difíceis e que exigem uma forma de pensar e decidir mais ampla, profunda e complexa. Jonassen (1996) nos ensina que pensar complexamente consiste em relacionar de forma independente três categorias de competências cognitivas: O pensamento relativo ao conhecimento fundamental absorvido da interação com o meio (pensamento básico). O pensamento relativo à capacidade de reorganizar o conhecimento (pensamentocrítico). O pensamento relativo à capacidade de gerar novos conhecimentos (pensamento criativo). Decidir perante a incerteza passa por um processo que envolve a competência de pensar complexamente e ao mesmo tempo, de se habilitar no uso de ferramentas que ajudem na construção de cenários, envolvendo, portanto, a percepção, análise e tendência de diferentes variáveis envolvidas no contexto ao qual está inserido o processo de tomada de decisão. Por se tratar de algo tão importante para a efetivação de boas decisões, é interessante esmiuçar um pouco mais essa questão do pensamento complexo. 12 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico O gráfico a seguir detalha um pouco mais sobre isso. Gráfico – 3.1 Fonte: Elaborado com base em Jonassen, 1996. Pensar de modo complexo exige que tenhamos em mente que precisamos lidar bem com informações, não somente encontrá-las e entendê-las (pensamento básico), mas ter a capacidade de reorganizá-la, analisá-la e avaliá-la, bem como fazer com elas novas conexões, ou seja, temos de ir além do conhecimento disponível, criticando-o de modo a construirmos uma visão mais própria para dar condições a um uso do potencial criativo. Por isso, passamos ao terceiro pensamento, o criativo, aquele que visa gerar novos conhecimentos e, para isso, é preciso mente aberta, disposta a imaginar, criar e sintetizar novos conhecimentos. O ato de praticar esse fluxo entre os três tipos de pensamentos constrói o chamado pensamento complexo. Nessa questão, fica claro: lidar com problemas de maior complexidade não é algo que se compra pronto, que não se tem trabalho ou que se trata de 13 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico algo racional e perceptível. Na verdade, é justamente o contrário, ou seja, decisões complexas são construídas, dão muito trabalho e se constrói usando tanto o lado racional quanto o intuitivo. Por isso, conhecer mais a respeito da complexidade e pensamento complexo é um passo importante na evolução do gestor em termos de tomada de decisão. Tema 4: Processo racional de solução de problemas As abordagens relacionadas ao processo decisório costumam usar a divisão entre decisões racionais e emocionais para explicar esse fenômeno presente na vida de todos nós. Vivemos a decidir, por isso, fica mais fácil explicar isso criando dois caminhos: o movido pelo cérebro e o regido pelo coração. Segundo Mélo (2011), o processo decisório tem um caráter globalizado, uma vez que envolve o ser humano total nas funções lógicas, biológicas e psicológicas e, por conseguinte, valores sociais (condutas), valores religiosos (fé), entre outros. Não existe, de acordo com a autora, uma decisão essencialmente racional ou emocional. A decisão é sistêmica, multifacetada e multidisciplinar. Portanto, vamos aqui dar ênfase a essa vertente sistêmica da decisão, envolta pela contribuição da racionalidade. Solucionar problemas pelo caminho racional significa desenvolver soluções tendo como base fatos e construções lógicas capazes de efetuar a mudança no contexto, levando-o de volta ao que foi idealizado ou mesmo para um novo ideal já que ao buscar soluções para problemas podemos acabar encontrando oportunidades que podem nos levar a fixar novos resultados a serem alcançados. As organizações para atuar sobre seus problemas, demandam a ação de seus decisores para que, considerando o contexto, os valores, normas e metas definam caminhos que levem às melhores soluções possíveis, obtendo melhores resultados. Sob forma de um esquema, podemos explicar: Figura 3.1 14 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Fonte: Elaborado com base em Simon, 1960. O trabalho do decisor dentro da vertente da racionalidade é bem esclarecida por Kaufmann (1975) quando ele nos lembra que encontrar, medir, analisar, otimizar, decidir, observar os resultados e começar o ciclo novamente é o caminho racional e científico de se decidir. O pensar de modo racional permite o exercício de duas vertentes: pensamento linear e sistêmico. Duro (1998) descreve o pensamento linear pela seguinte sequência: existe uma dificuldade; ela tem uma causa; essa dificuldade pede uma solução que ponha fim na causa; é absolutamente factível a avaliação de toda e qualquer alternativa em termos de consequências futuras; torna-se possível, portanto, selecionar uma solução apropriada para resolver a dificuldade. A realidade tem mais nuances que o limitado pensamento linear é capaz de lidar. Com isso, surge o pensamento sistêmico que visa analisar o problema considerando diferentes causas e levantando possíveis soluções. Entretanto, em um mundo complexo e interconectado como o nosso, nem sempre é possível identificar todas as causas, muito menos apresentar soluções ótimas. Precisamos considerar que a racionalidade é limitada. A busca da solução ideal, muitas vezes, é utópica já que sua identificação é difícil, quando muito, impossível considerando o tempo, os custos, as informações disponíveis e a própria capacidade humana de identificação de soluções. A meta do modelo racional passa a ser então pela solução aceitável 15 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico ou razoável. Essa abordagem tem muito dos estudos de Herbert Simon, um americano que ganhou o prêmio Nobel de economia, em 1978. Seu modelo de tomada de decisão considera a dificuldade do indivíduo em realizar decisões puramente racionais e ótimas. Por isso, os indivíduos acabam tentando simplificar os processos de decisão mediante criação de certas regras que o ajudam a obter as soluções aceitáveis. Essas regras – atalhos – são chamadas de heurísticas. Há estudos apontando que esses atalhos decisórios são mais comuns do que imaginamos. Para conhecê-los melhor, é preciso primeiro conscientizar que a heurística é um mecanismo usado para enfrentar o ambiente complexo em torno de decisões. Bazerman (2010) orienta sobre essas simplificações que são adotadas em nossas decisões e se tornam “regras práticas” que orientam julgamentos, o que faz sentirmos seguros ao utilizá-las. Porém, a verdade é que as heurísticas, às vezes, nos levam a erros graves. O uso da heurística nos leva aos vieses que pode nos levar aos erros. Vamos conhecer os principais vieses apresentados por Bazerman (2010, p. 55- 56): Quadro 3.2 – Heurística da disponibilidade Descrição Viés da facilidade de lembrança: indivíduos julgam que eventos mais facilmente recuperados pela memória, com base na vividez ou recentidade, são mais numerosos do que eventos de igual frequência cujos exemplos são lembrados com menos facilidade. Viés da recuperabilidade: a avaliação que os indivíduos fazem da frequência de eventos sofre viés com base no modo como as estruturas de suas memórias afetam o processo de busca. Quadro 3.3 – Heurística da representatividade Viés da insensibilidade aos índices básicos: ao avaliar a probabilidade de eventos, indivíduos tendem a ignorar os índices básicos, caso seja fornecida qualquer outra descrição informativa, mesmo que seja irrelevante. 16 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Viés da insensibilidade ao tamanho da amostra: ao avaliar a confiabilidade de informações amostrais, indivíduos frequentemente falham na avaliação do papel do tamanho da amostra. Viés das interpretações erradas da chance: indivíduos esperam que uma sequência de dados gerada por um processo aleatório parecerá “aleatória”, mesmo quando a sequência for muito curta para que essas expectativas sejam estatisticamente válidas. Viés da regressão à média: indivíduos são propensos a ignorar o fato de que eventos extremos tendem a regredir à média em tentativas subsequentes. Viés da falácia da conjunção: indivíduos julgam erroneamente que conjunções (dois eventos ocorrendo concomitantemente) são mais prováveis do que um conjuntomais global de ocorrências do qual a conjunção é um subconjunto. Viés da armadilha da confirmação: indivíduos tendem a buscar informações confirmatórias para o que eles acham que é verdadeiro e deixam de procurar evidências contrárias. Viés da ancoragem: indivíduos estimam valores com base em um valor inicial (derivado de eventos passados, atribuição aleatória ou qualquer informação disponível) e usualmente fazem ajustes insuficientes por meio daquela âncora para estabelecer um valor final. Vieses de eventos conjuntivos e disjuntivos: indivíduos exibem um viés em relação à superestimação da probabilidade de eventos conjuntivos e à subestimação da probabilidade de eventos disjuntivos. Viés do excesso de confiança: indivíduos tendem a demonstrar excesso de confiança quanto à infalibilidade de seus julgamentos ao responder perguntas moderada ou extremamente difíceis. Viés da previsão retrospectiva (hindsight) e a maldição do conhecimento: após saber se um evento ocorreu ou não, indivíduos tendem a superestimar até que grau eles teriam previsto o resultado certo. Além do mais, não ignoram informações que eles têm, mas que os outros não têm ao prever o comportamento dos outros. 17 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Enfim, os vieses são por demais perigosos para não serem conhecidos e levados a sério. Ainda mais considerando a complexidade e características da mente humana. Algo que pode muito bem tornar a leitura da realidade uma fantasia que balizará processos decisórios. Portanto, heurísticas e vieses são elementos presentes na vida dos decisores. Conhecê-los ajuda a não sermos vítimas inconscientes dessas armadilhas. Confiar em nossos processos racionais de tomada de decisão, considerando que em nosso processo intelectual há o uso de dados e informações que podem ser contaminados por certos vieses, demanda certa parcimônia em termos da fé excessiva na racionalidade em termos da resolução de problemas. É sempre bom evitar os vieses e, ao mesmo tempo, agregar ao processo de resolução o outro lado da moeda: o apoio de processos intuitivos nas tomadas de decisão. Tema 5: Processo emocional de tomada de decisão No tema anterior, estudamos que o mundo moderno tem uma grande preferência por métodos e técnicas das quais utilizam da racionalidade como fator base das tomadas de decisões. Isso é perfeitamente compreensível, pois, primeiro, isso está relacionado ao uso das tecnologias da informação – algo que a maioria gosta e confia. Em segundo, porque esse método tende a permitir a apresentação de fundamentos e argumentos balizados por números, evoluções históricas e comprovações estatísticas. Tudo isso acaba levando as pessoas a sentirem-se mais seguras em seus processos decisórios a ponto de considerar: não há outro caminho a seguir quando se trata de tomar decisões. Porém, há outro caminho que, apesar de não ser tão amparado por comprovações lógicas e matemáticas, tem se mostrado bastante eficaz e merece nossa atenção. Aqui está se falando de processos emocionais – intuitivos – de tomada de decisão. O problema desse método é: quem o pratica o faz por convicção, e não por comprovação. São sensações, intuições, escolhas sem fundamentação que, muitas vezes, mostram-se eficazes, apesar de o decisor não conseguir explicar ou mesmo apresentar argumentos convincentes sobre como fez sua escolha. 18 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Gladwell (2005) procura nos orientar a respeito informando que se trata de algo que tem relação direta com nosso “computador interno”, uma parte do cérebro que chega rapidamente a conclusões, chamada de inconsciente adaptável. Os estudos a respeito desse tipo de tomada de decisões têm se tornado um dos mais importantes novos campos da psicologia. Portanto, não devemos considerar as decisões fora do campo racional como de segunda categoria, pois não são. São tão importantes e científicas quanto as racionais e, em alguns casos, são muito mais eficientes e adequadas que qualquer parte racional e lógica de nossa mente pode ser. O psicólogo Timothy D. Wilson, citado por Gladwell (2005), explica que a mente opera com maior eficiência relegando ao inconsciente uma boa parcela de pensamento sofisticado e de alto nível, assim como um moderno jato de passageiros consegue voar com um piloto automático com pouca ou nenhuma intervenção do piloto humano “consciente”. O inconsciente adaptável faz um excelente trabalho de avaliar o mundo, alertar a pessoa em caso de perigo, definir metas e iniciar a ação de maneira sofisticada e eficiente. Portanto, as decisões de cunho intuitivo surgem dentro de nós por meio de um “processamento” inconsciente, mediado por nossas experiências, crenças, padrões, medos, enfim, de nosso “disco rígido” interior que, em boa parte, trabalha sem que tenhamos consciência ou mesmo capacidade de entender como o processo foi desenvolvido. Kaufmann (1975) nos apresenta o conceito da biopraxiologia para aprimorarmos essa questão da luta entre racionalidade e intuição. De acordo com ele, Biopraxiologia é o estudo, na natureza viva, de estratégia das espécies para se defenderem, se manterem, ou transformarem-se. Ele usa o exemplo de duas espécies de formigas da América Central que brigam entre si usando, instintivamente, táticas e até estratégias que nenhuma inteligência humana, mesmo quando auxiliada por poderosos computadores, saberia como formalizar. Acontece que essas espécies têm combatido entre si por centenas de milhares de anos e que a informação relacionada com o sucesso ou o fracasso de certas táticas deve ter sido transmitida – não se tendo a menor ideia de como – por meio de mensagens genéticas dos cromossomos. 19 CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico Mélo (2011), ao tentar colocar luz na questão do processo cognitivo relacionado ao processo de tomada de decisões nos mostra que há duas abordagens diferentes na investigação sobre o processo cognitivo. A primeira, a Psicologia Fisiológica, concentra-se no fenômeno bioquímico e biofísico observado em nosso cérebro, sistema nervoso e sistema sensório, enquanto somos expostos a vários incentivos. A segunda, a Pesquisa Psicológica considera nosso corpo como uma caixa-preta e investiga a natureza do processo cognitivo relacionando reações (outputs) para incentivos (inputs). Os resultados de tais experimentos e observações tornam possível aceitar ou rejeitar várias conjecturas sobre o processo cognitivo. Na vertente racional, a matemática, estatística, história, cibernética e filosofia têm feito contribuições. Na direção emocional, temos a colaboração da neurociência, psicologia, medicina, biologia e outras que buscam entender as questões menos “lógicas” do universo das decisões. É uma jornada ainda em construção, na qual se interliga esses conhecimentos em prol de uma ação humana de melhor qualidade, efetividade e, se possível, com menores impactos ao próximo, às sociedades e ao próprio planeta. Podemos, no fim das contas, sermos nós mesmos os causadores de nosso fim ou os responsáveis pela continuidade da vida na Terra. Tudo isso, fruto de nossas decisões! Síntese Esta aula teve como meta apresentar o assunto processo decisório e, para tal, lançou mão da história da decisão humana, dos conceitos, tipos, níveis e naturezas decisórias, passando por análises do caminho racional e emocional de decisão. Foi uma viagem por diferentes elementos que compõe esse interessante e importante item de nossas vidas, não somente em termos profissionais, mas pessoais e sociais. Aprendemos que a tomada de decisão é algo tão relevante que podemos anunciar diversas áreas do conhecimento como dedicadas ao estudo dos processos decisórios. Cada área, com seu enfoque, objetivo, característica e caminho, mas todas elas com o intuito de entender mais de como
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