As Organizações

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As Organizações, a Administração e as funções do Administrador
O termo Organização pode ser entendido como um grupo de pessoas que se juntam de forma organizada com o intuito de atingir interesses comuns. Sendo assim, todos os indivíduos vivem dentro de organizações e ao redor delas. As empresas, universidades, padarias, lojas, hospitais, parques de diversão, associações de classe, teatros, a até a própria família são exemplos de organizações. Portanto, nascemos, vivemos e morremos nas organizações.
Você já parou para pensar por que existem organizações e qual a sua origem?
Todos nós vivemos para consumir produtos e serviços, assim sendo, se faz necessária a existência das organizações. Você já se imaginou sem consumir nenhum tipo de produto ou serviço? O consumo de produtos e serviços é inerente à vida humana.
As organizações partem do pressuposto da formação de um grupo de indivíduos que buscam atingir objetivos comuns, transformando recursos em produtos e serviços. Partindo dessa definição, podemos chamar à atenção para dois elementos: grupo de indivíduos (pessoas) e objetivos. Para que exista a organização, serão necessárias pessoas para executar os seus processos e objetivos que nortearão suas ações.
É importante que você perceba que uma organização dificilmente se constituirá de um grupo pronto e acabado, visto que a sociedade está em constante mudança, com novos desejos e necessidades surgindo a todo instante. Também não se pode afirmar que exista um modelo de organização ideal, em que uma estratégia de gestão que dá certo em uma determinada organização dará certo em outra. É possível perceber essa questão acompanhando a história das organizações.
As Organizações simples, ou até mesmo complexas, sempre existiram no decorrer da história da humanidade desde os primeiros agrupamentos humanos, ou seja, quando o ser humano vivia em comunidades, em pequenos agrupamentos, necessitando adaptar-se e transformar o seu meio. O seu percurso perpassou a fase artesanal, que vai desde a Antiguidade até a Revolução Industrial; fase da Industrialização; fase da Segunda Revolução Industrial; fase moderna; até a fase da globalização, caracterizada como era da informação.
Ao longo dos anos, a ênfase das organizações deixou de ser exclusivamente nos recursos, para ser também nas competências, intelectualidade e conectividade. Ao longo dos anos, a forma de administrar os negócios foi passando por mudanças, inclusive porque as organizações modernas apresentam uma estrutura, e boa parte possui porte e complexidade muito maior do que as organizações de tempos atrás.
Essa complexidade se dá porque quanto maior a organização, maior o número de pessoas envolvidas e maior a subjetividade. Daí a necessidade de se planejar, organizar e controlar, como veremos mais adiante.
A organização, portanto, pode ser entendida como uma constituição de pessoas que desenvolvem atividades por meio da hierarquização de autoridade e responsabilidade, visando alcançar um objetivo comum. Nesse sentido, é muito importante que você compreenda que esse conceito, embora muito próximo do conceito de instituição, trata-se de coisa distinta, uma vez que apenas as organizações podem ser formais e informais.
As organizações formais requerem definição de objetivos, metas e regras, divisão de trabalho, além de uma estrutura que defina os papéis entre os seus pares. Nas organizações formais é que visualizamos o organograma, que nada mais é do que a representação ilustrativa da divisão do trabalho das pessoas dentro das organizações.
Já a organizações informal se baseiam na formação de grupos de interesses que se aproximam por um objetivo comum, geralmente não relacionado aos interesses da organização. Podem ser exemplificadas por pessoas que se aproximam por relações de amizade, confiança, gostos ou afinidades.
Podemos classificar as organizações formais, segundo o setor da economia, em Governo, Empresas e Organizações do Terceiro Setor.
De um modo geral, para que as organizações sejam formadas além das pessoas e objetivos, precisamos definir a sua estrutura, que pode ser simples ou complexa. O que vai determinar a sua complexidade é o tipo de cultura organizacional definida pelo gestor. E, por fim, é necessário definir qual o tipo de tecnologia que será adotada. A tecnologia está relacionada às máquinas e aos processos. A junção desses quatro componentes, implementada de forma única em cada empresa, é que refletirá a diversidade das organizações. Isso porque cada uma delas irá utilizar esses componentes da forma que melhor se adequar ao seu propósito.
Acredita-se que, para compreender a administração e qual o papel que ela desempenha nas organizações e na sociedade, inicialmente é necessário entender o que é administrar.
De acordo com o dicionário Aurélio, administrar significa gerir, ministrar, conferir. Para Kwasnicha (1995), administrar é um processo integrativo de atividade organizacional que envolve a vida do indivíduo, quer seja na organização, nas fábricas, nas escolas, ou até mesmo nas famílias. Complementa ressaltando que é um processo pelo qual o administrador cria, mantém e opera uma organização, que deve ser entendida como um grupo de duas ou mais pessoas que interagem em prol de um objetivo.
Agora que você já sabe o que significa o termo administrar, vamos compreender o termo administração.
Para Maximiano (2004), é a busca da eficácia, através da concretização dos objetivos e utilização racional de recursos. Nesse sentido, o termo administração vem sendo formado por conceitos que se aprimoram constantemente, visto que, no contexto organizacional, seu principal foco é atender as demandas do atual mercado globalizado.
A administração é, portanto, uma atividade integrada e considerada interdependente que se utiliza de recursos financeiros, humanos e materiais, produzindo bens ou serviços com fins lucrativos. É um processo que requer tomada de decisão.
O que tem se observado é que a concepção acerca do termo administração vem sendo aprimorada, até porque a realidade das organizações vem sofrendo transformação, quer seja pelo número excessivo de empresas apresentadas pelo mercado, quer seja pela exigência dos membros que utilizam os bens ou serviços produzidos por essas empresas.
Antes as organizações eram poucas e com estruturas pequenas, onde sobressaíam os profissionais autônomos e artesãos independentes. Os chefes ou proprietários eram os donos das decisões e geralmente primavam pelo lucro. Hoje, já se observa um volume de empresas muito maior, o que requer um trabalho mais flexível e profissionalizante.
Hoje as empresas vivem a chamada administração contemporânea, ou seja, organizações com ênfase nas pessoas, vistas como sistemas, onde tudo está interligado. Mesmo com o processo de evolução e mudança, o PODC (planejar, organizar, dirigir e controlar) ainda se faz presente até o contexto dos dias atuais.
Destaca-se, portanto, que uma vez mudando-se as situações, os princípios da administração também tendem a mudar, no sentido de acompanhar as novas condições. Como já citado, não há forma de administrar que seja melhor que a outra. Essa concepção é baseada na teoria situacional que enfatiza que o ambiente organizacional, a tecnologia e a situação vivenciada pelas organizações é que determinará qual teoria da administração será adequada à gestão.
As indústrias passaram a crescer e seus processos eram administrados com base no improviso e despreparo da mão-de-obra. As organizações hoje se apresentam como reflexo do que ocorria desde a Revolução Industrial, até porque foi um período marcado pelo avanço da tecnologia que fez surgir as fábricas e as empresas industriais.
Administrar era, essencialmente, tomar decisões que traziam, em seu bojo, riscos tais como contratar pessoal, aquisição de maquinaria, alocação de recursos, controlar, inovar. Essa era a ideia inicial sobre a administração, no entanto, administrar hoje não é apenas um ato de manipular coisas e gerenciar pessoas, é a capacidade de aprender e empreender, contribuindo para odesenvolvimento individual e coletivo.
A partir da Revolução Industrial nos séculos XVIII e XIX, a organização do trabalho passou a ter uma nova conduta proveniente do aumento da complexidade do contexto e das operações (lutas, sindicatos, concorrência), exigindo uma nova postura ao se administrar. O que antes se supervisionava com armas e chicote passou a ser feito com mais racionalidade, especialização de tarefas e divisão de trabalho. A substituição do operário pela máquina nas tarefas foi o destaque que marcou essa época, onde, evidenciava-se a partir de então a mecanização e divisão do trabalho.
Não há como negar que, no contexto contemporâneo, as organizações têm se deparado com uma geração de gestores conectada com cada vez mais a tecnologia e interatividade. Uma geração que tem fechado negócios através das redes de relacionamentos, a exemplo do Facebook, apresentando respostas mais rápidas ao mercado.
Como vimos, para que exista uma organização formal, é necessária a definição de objetivos, divisão de trabalho e relações de poder. Caberá ao administrador fazer com que essa definição seja clara e funcione de forma eficiente e eficaz dentro da organização.
Como as organizações são muito dinâmicas, uma vez que é gerida por pessoas, a administração deve então ser uma ação contínua. Cabe, portanto, à administração, analisar como serão geridos os recursos limitados e como será o sistema de produção da organização. Daí você já pode perceber que a produtividade é a relação entre os produtos obtidos e os fatores de produção empregados na sua obtenção.
Como exemplo, imagine uma fábrica ofertando ao mercado produtos de limpeza. O que chamamos de relação entre os produtos obtidos seria a visualização do detergente pronto para o consumo, e os fatores que foram utilizados para que ele pudesse ser produzido (mão de obra, matéria-prima, máquinas, pessoas).
Para que essa produtividade seja de fato efetiva dentro da organização, é necessário que o gestor seja eficiente e eficaz, conforme evidenciado.
EFICIÊNCIA significa fazer a coisa bem feita, ou seja, fazer aquilo que está sendo feito da melhor forma possível. Quando as organizações, de um modo geral, resolvem problemas e mediam as adversidades, sendo eficientes no uso dos recursos e utilizando-os de forma correta, todos os envolvidos tendem a ficar satisfeitos. Desta forma, quanto maior for o grau de produtividade e economia no uso dos recursos, mais a organização estará sendo eficiente.
EFICÁCIA é fazer aquilo que de fato precisa ser feito, gerando resultados. Ou seja, é fazer a coisa certa no momento certo. Quanto mais uma organização realiza os seus objetivos, mais ela está sendo eficaz. Logo, o papel da administração é assegurar a eficiência e eficácia das organizações.
A diferença entre eficiência e eficácia pode ser percebida comparando as estratégias utilizadas pela General Motors e pela Ford. A Ford utilizou como estratégia de negócios fazer eficiente o mesmo carro. Já a GM, optou por um modelo de negócio que se baseou em orientação para o mercado, produzindo um carro para cada tipo de cliente.