Lei de Arquivamento de Documentos Digitais

Prévia do material em texto

FOCUSCONCURSOS.COM.BR
Arquivologia | Material de Apoio 
Professor Kátia Quadros
DOCUMENTO DIGITAL 
LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012. 
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. 
Art. 1º 
A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos 
públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei. 
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. 
Art. 3º 
O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, 
a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura 
de Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil. 
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, 
alteração, reprodução e destruição não autorizados. 
Art. 4º 
As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de 
armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação 
que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo 
adotado. 
E-ARQ Brasil
O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de 
documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade 
e autenticidade, assim como sua acessibilidade. Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão 
arquivística de documentos, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. 
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de 
Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ ou implantado. 
O que é SIGAD? 
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de 
documentos, processado por computador. 
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou 
desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. 
1
FOCUSCONCURSOS.COM.BR
Arquivologia | Material de Apoio 
Professor Kátia Quadros
2 
 
O SIGAD deve ser capaz de gerenciar, simultaneamente, os documentos digitais e os convencionais. 
 
No caso dos documentos convencionais, o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, para os 
documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD. 
 
A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. 
Entretanto, para se assegurar que documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e 
possam ser preservados com essas características, é fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os 
conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos digitais. 
 
Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação, gestão arquivística de 
documentos, sistema de gestão arquivística de documentos, gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e 
sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD). 
 
Sistema de informação 
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que 
produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para 
apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade. 
 
Gestão arquivística de documentos 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento 
dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente, conforme já estudamos. 
 
Sistema de gestão arquivística de documentos 
Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a
 eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos. 
 
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED) 
 
A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos. 
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que 
pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se 
por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio 
eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc. 
 
Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar 
seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, 
microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. 
 
2
FOCUSCONCURSOS.COM.BR
Arquivologia | Material de Apoio 
Professor Kátia Quadros
3 
 
As principais tecnologias relacionadas a GED são: 
••>> Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o 
digital. 
Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de 
processo de digitalização com aparelhos scanners. 
 
••>> Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia que permite gerenciar com 
mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. 
 
••>> Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo vital de um documento, 
independente da mídia em que se encontre. 
 
Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e 
descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade. 
 
••>> Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam 
executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. 
É um sistema que permite dizer exatamente onde está cada documento que tramita dentro da sua organização. 
Consiste em um gerenciamento eletrônico de qualquer processo de informação de uma empresa, gerando aos 
usuários rotinas e ações pré-definidas, de forma organizada e monitoramento automático do fluxo dos documentos 
através dos diferentes departamentos da organização. O Workflow garante maior produtividade, segurança e 
controle total de possíveis gargalos operacionais. 
 
••>> Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que possibilita reconhecer as informações e 
relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Muito utilizado em bancos. 
 
••>> COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, 
gerenciamento e recuperação de dados. 
Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-
se sua forma original. 
 
O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho
 (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras. 
 
Metadados ou Metainformação: A concepção adotada neste trabalho baseou-se na definição do termo metadado 
conforme estabelecido no Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de 
Arquivos, isto é, “dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou 
preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo”. 
 
São descritores de informação: 
– identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados). 
3
FOCUSCONCURSOS.COM.BR
Arquivologia | Material de Apoio 
Professor Kátia Quadros
4 
 
– identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmissão,etc.). 
 
 
 
4