Organização e controle de fluxo de documentos

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Organização e controle de fluxo de documentos
ATIVIDADE 01
Escolha um método de arquivamento para organizar e controlar cada tipo de documento do setor de RH da empresa e determine os tipos de arquivos que serão utilizados. Além disso, justifique sua resposta quanto aos métodos de arquivamentos e os tipos de arquivos escolhidos para a organização dos documentos da academia.
· Planilhas de controle de entrada e de saída do expediente da empresa.
Método de Arquivamento.: Método Numérico Simples
Tipo de arquivo.: Arquivo ativo (temporário); de uso constante
Justificativa.: Fica mais fácil organizar a entrada e saída do expediente da empresa pela ordem de chegada, ou seja, pelo método numérico simples. Levando em conta que a empresa sempre precisa posicionar o gerenciamento dos funcionários o tempo todo, é 
constante o uso desse arquivo, por isso ativo e temporário.
· Controle de distribuição de EPIs e uniformes da empresa
Método de arquivamento.: Método alfabético numérico 
Tipo de arquivo.: Arquivos de prosseguimento
Justificativa.: Os EPI’s são indispensáveis para os funcionários, e com a necessidade constante do uso, o estoque precisa estar sendo modificado com frequência, o Método Alfabético Numérico, além de colocar ordem de chegada dos produtos, também coloca em ordem alfabética, facilitando o gerenciamento quanto a função e a distribuição de EPI’s usados pelos funcionários. Ex: Na academia, o personal traine necessita de um uniforme com o logo da empresa, portanto em ordem alfabética e por ordem de chegada, numa planilha, eu colocaria as necessidades desse funcionário. Como os EPIs estão sempre precisando de renovação, e seria de uso constante, ficaria em arquivos de prosseguimento, dados como importantes, e de fácil acesso. 
· Folhas de pagamento, décimo terceiro salário e férias
Método de arquivamento.: Método alfabético
Tipo de arquivo.: Arquivo ativo (temporário); de uso constante 
Justificativa.: Autoexplicativo, numa planilha onde cada funcionário tem sua folha de pagamento em ordem alfabética, seria mais fácil gerenciar, visto que, é só procurar o nome do funcionário e seu setor dentro da empresa, nessa planilha, em cada funcionário estaria escrito: hora da entrada e saída, 13, imposto, férias, salário bruto e liquido, benefícios, etc. E por ser um arquivo de uso constante, devido principalmente ao pagamento mensal de funcionário, ficaria no sistema ali como arquivo ativo (temporário).
· Pastas dos colaboradores com fichas-registro e documentos pessoais
Método de arquivamento.: Método alfabético 
Tipo de arquivo.: Arquivo inativo
Justificativa.: Só será acessado quando um funcionário se desligar da empresa, mudar de endereço ou adicionar algum benefício. Portanto, o uso não se torna constante como nos outros casos.