Baixe o app para aproveitar ainda mais
Prévia do material em texto
AULA 5 GERENCIAMENTO DE TEMPO EM PROJETOS Prof. Angelo Tadini 02 CONVERSA INICIAL Nesta aula, trataremos de um tópico fundamental para a montagem do cronograma de um projeto: a estruturação de estimativas de recursos e de duração das atividades. O objetivo é demonstrar como fazer uma boa estimativa dos recursos e da duração das atividades de um projeto, uma vez essa parte é fundamental para todo o processo de gerenciamento de um cronograma. A estimativa de recursos diz respeito à necessidade, dentro de um projeto, de planejarmos o que será preciso durante o tempo estimado no Termo de Abertura do Projeto. Também será muito importante para averiguar se há alguma restrição em algum tipo de recurso, como por exemplo determinado recurso humano em férias ou licença. Outras questões, como dias úteis, horas extras e compartilhamento de materiais, também serão tratadas durante esta fase. Já a estimativa de duração é a alma do cronograma. Planejar o tempo de um projeto é pensar em como ele se acontecerá ao longo de seu ciclo de vida. Nesse caso, a principal habilidade em jogo é a estimativa de durações realistas, baseadas em prognósticos possíveis e técnicos. Definitivamente, não é um exercício de suposições ou palpites. Se houver a necessidade de adivinhar, que seja uma estimativa boa, o que é bastante possível. Por fim, é importante destacar que os recursos e o tempo estão correlacionados, uma vez que, se você muda o recurso de uma atividade, fatalmente irá mudar a sua duração, e vice-versa. CONTEXTUALIZANDO Imagine que você é gerente de uma missão que precisa cruzar urgentemente o Canal da Mancha. Você está do lado francês, na parte mais estreita do Canal, sem acesso à internet e com recursos escassos. Você tem apenas um barco rudimentar com velocidade aproximada de 10km/h. Seus mantimentos vão durar no máximo um dia. A dúvida é: em quanto tempo é possível atravessar o Canal sem colocar a missão em risco? O Canal da Mancha é um braço de mar que divide a França da Grã- Bretanha. Há um túnel (Eurotúnel) que faz a travessia entre a França e a Inglaterra, um verdadeiro milagre da engenharia. Você resolve chamar sua equipe para saber se alguém conhece a distância que seria necessário percorrer nessa 03 missão. Ninguém sabe, mas um sujeito disse que viu na televisão que uma brasileira morreu tentando atravessar aquela parte do Canal. Com as poucas informações que você tem, você resolve pedir para que toda a equipe faça uma estimativa e diga qual o tempo que será necessário para que a missão seja completada. Com base nos seus conhecimentos de projeto, qual seria a melhor forma de definir uma análise que levasse você a um número muito próximo do real? Trabalhe com a sua equipe. Quando estiver do outro lado, consulte os dados na internet e veja se vocês foram bem-sucedidos. TEMA 1 – ESTIMAR OS RECURSOS DAS ATIVIDADES Depois de as atividades terem sido listadas e sequenciadas, é preciso estimar os recursos que serão necessários para cada uma delas. O objetivo é proceder a uma análise de acordo com o escopo e o custo do projeto, de modo a descobrir quais serão os principais recursos necessários para a execução. Esse processo acontece nesta fase porque agora é possível ter uma ideia minuciosa das ações do projeto, bem como de suas interdependências. Já é possível saber, por exemplo, qual a dependência de duas atividades que possam precisar de um mesmo recurso, como um maquinário ou recursos humanos. Neste momento, é necessário lembrar a sincronicidade que há entre as áreas de conhecimento. Embora metodologicamente a exposição dos temas sejam feitas por processos das Áreas de Conhecimento (Figura 1), é por meio dos Grupos de Processos (Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento) que elas acontecem. Isto posto, é importante lembrar que estimamos recursos para uma atividade (tarefa que está dentro do Grupo de Processos de Planejamento) concomitantemente à duração e aos custos. Este último é um processo da Área de Conhecimento de gerenciamento de custos do projeto. Segundo o PMBOK (PMI, 2013, p.160), estimar os recursos das atividades é o processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade. O principal benefício deste processo é identificar o tipo, quantidade e características dos recursos exigidos para concluir a atividade, permitindo estimativas de custo e duração mais exata. 04 Figura 1 – Processo de estimativa dos recursos das atividades Fonte: Elaborado com base em PMI, 2013. Nesta etapa, é fundamental entender a disponibilidade dos recursos para o projeto que se quer planejar/executar. Esta análise é uma restrição para o processo de cálculo dos recursos, assim como de todos os demais processos de desenvolvimento do cronograma, uma vez que é necessário acertar a demanda das atividades por meio dos recursos, e não o contrário (Barcaui et al., 2010). Vejamos um exemplo do PMBOK (PMI, 2013, p.162): Uma equipe de um projeto de construção precisa estar familiarizada com a legislação local de construção. Geralmente, tal conhecimento pode ser facilmente disponibilizado por fornecedores locais. No entanto, se o mercado de mão de obra local carecer de experiência em técnicas de construção incomuns ou especializadas, o custo adicional de um consultor pode ser a maneira mais efetiva de assegurar o conhecimento da legislação local de construção. Barcaui et al. (2010) ainda lembram que, uma vez definidas as atividades como partes estruturadoras das entregas previstas na EAP (Estrutura Analítica de Projetos), é necessário estimar os recursos necessários para a entrega de cada pacote de trabalho. Daí o conceito de trabalho como o esforço que cada recurso despende em sua função. No entanto, o trabalho normalmente é mensurado na quantidade de horas despendidas (homens/hora), com a duração medida em dias, semanas e/ou meses). Para que seja possível estimar os recursos das atividades, é importante que, no plano de gerenciamento do programa, seja identificado o nível de exatidão 05 e as unidades de medida para a execução da estimativa dos recursos. Do mesmo modo, é importante ter em mãos uma lista de atividades com todos os atributos, para que se saiba quais são as necessidades relativas às atividades listadas e como será realizada a estimativa de recursos relacionados (PMBOK, 2013). Figura 2 – Mapa da estimativa de recursos em projetos Fonte: Elaborado com base em Barcaio, 2010. Conforme demonstra a Figura 2, é necessário, para fazer esse tipo de estimativa, conhecer o calendário de recursos, que é simplesmente uma tabela com os dias e turnos em que os recursos necessários para as atividades estarão disponíveis. Lembrem-se que não estamos falando apenas de capital, de dinheiro, mas sobretudo de recursos humanos, materiais e físicos. Ou seja, o calendário de recursos aponta quando uma sala estará disponível para eventos/reuniões, ou quando um técnico estará disponível para realizar determinada tarefa, e assim por diante. Um calendário de recursos é um calendário que identifica os dias úteis e turnos em que cada recurso específico encontra-se disponível. Informações sobre quais recursos (tais como pessoal, equipamento e material) estão potencialmente disponíveis durante um período de atividades planejado são usadas para a estimativa de utilização dos recursos. Os calendários de recursos especificam quando e por quanto 06 tempo os recursos identificados do projeto estarão disponíveis durante o projeto. Essas informações podem estar no nível da atividade ou do projeto. Este conhecimento inclui a consideração de atributos tais como a experiência e/ou nível de habilidade do recurso, assim como as diversas localizações geográficasde onde vêm esses recursos e quando eles poderão estar disponíveis (PMI, 2013, p. 163). Dando prosseguimento às entradas necessárias para estimar os recursos das atividades, é importante ter um registro dos riscos do projeto, pois eles impactam não só a escolha, mas também a disponibilidade dos recursos. Além disso, para que o trabalho de alocar corretamente os recursos seja efetivo, é necessário valer-se de análises de alternativas, publicações sobre estimativas, estimativas bottom-up e algum software de gerenciamento de projetos (PMBOK, 2013). Salienta-se que a análise de alternativas traz consigo a necessidade de revisitar o Diagrama de Redes e de estudar meios para que os recursos estratégicos sejam melhor utilizados ou até mesmo divididos com outros projetos (diminuição de custos). Por outro lado, algumas organizações publicam rotineiramente índices de produção, com quantidades e custos unitários de recursos para diversos tipos de projetos. Já a estimativa bottom-up parte do princípio de decomposição da EAP, ou seja, para estimar os recursos de algumas atividades, é preciso detalhá-las ainda mais, com o intuito de entender suas particularidades. Um exemplo simples é quando uma atividade requer a contratação de mão de obra, com a necessidade de realização de visitas técnicas (viajar). Neste caso, para conseguir dimensionar uma atividade dessas, é preciso saber a quantidade e o tipo de traslados, a quantidade de dias de trabalho, de locais visitados etc. Segundo o PMBOK (PMI, 2013), como produto do processo de “Estimar os Recursos das Atividades”, temos os requisitos dos recursos das atividades e a Estrutura Analítica de Recursos (EAR). O primeiro diz respeito à identificação dos tipos e quantidades de recursos exigidos para cada atividade de um pacote de trabalho. Dessa forma, ao agregá-los, é possível determinar os recursos imprescindíveis para cada pacote de trabalho, entrega e projeto como um todo. Mais do que isso, é possível ainda definir detalhes, especificações, estimativas, riscos, disponibilidade, além da quantidade de recursos que serão necessários para o projeto. A partir dessas informações, é possível criar uma EAR, que nada mais é do que uma representação hierárquica dos recursos por categoria e tipo. 07 Figura 3 – Exemplo de EAR Na Figura 3, é possível observar de forma simples como funciona uma EAR. Para que se torne efetiva, é importante que a EAR traga, na parte das Entregas, os grupos de recursos que o projeto necessitará (no exemplo: mão de obra, equipamentos, imóveis). A partir daí, basta descrever todos os recursos dentro dos grupos, como normalmente é feito com os pacotes de trabalho na EAP. Conforme aborda o PMBOK (PMI, 2013, p.163), “a EAR é útil na organização e relato dos dados do cronograma do projeto com informações sobre a utilização dos recursos”. TEMA 2 – ESTIMAR A DURAÇÃO DAS ATIVIDADES A partir da EAR, com seus requisitos e atributos, calendário de recursos e lista de atividades, é possível estimar a duração das atividades. O processo de medir o tempo de cada atividade consiste em dimensionar os períodos de trabalho que serão imperativos para que elas sejam finalizadas com os recursos disponíveis. “O principal benefício deste processo é fornecer a quantidade de tempo necessária para concluir cada atividade, o que é uma entrada muito importante no processo Desenvolver o cronograma” (PMI, 2013, p.165). Conforme é possível observar na Figura 4, o processo de estimar a duração das atividades está dentro do Grupo de Processos de Planejamento e deve ser realizado em simultaneidade com a estimativa dos recursos das atividades. 08 Figura 4 – Processo de estimar a duração das atividades Fonte: Elaborado com base em PMI, 2013. O processo de estimar as durações utiliza-se de dados elencados na Matriz de Atividades, como tipos de recursos necessários, quantidades estimadas de recursos e calendários de recursos. Esse trabalho de detalhamento é de responsabilidade da equipe do projeto. Ou seja, as tarefas de estimar recursos e duração são feitas concomitante e progressivamente. Quanto mais detalhamento, melhores as chances de estimarmos as durações dos trabalhos com qualidade. O processo estimar as durações das atividades requer uma estimativa da quantidade de esforço de trabalho requerida para concluir a atividade e a quantidade de recursos disponíveis estimados para completar a atividade. Essas estimativas são usadas para um cálculo aproximado do número de períodos de trabalho (duração da atividade) necessário para concluir a atividade usando os calendários de projeto e de recursos apropriados. Todos os dados e premissas que suportam a estimativa são documentados para cada estimativa de duração de atividade. (PMI, 2013, p. 167) Para estimar a duração das atividades, é importante que alguém na organização já tenha feito aquele tipo de trabalho, pois assim bastaria perguntar a opinião especializada desta pessoa. Melhor ainda, as organizações voltadas para projetos possuem nos seus bancos de dados o registro de tudo o que aconteceu em seus projetos; ou seja, há um histórico a que o gerente do projeto atual pode ter acesso, que inclui a duração de atividades de projetos concluídos, como benchmarking. É o que chamamos de “Estimativa Análoga”. 09 A estimativa análoga é uma técnica de estimativa de duração ou custo de uma atividade ou de um projeto que usa dados históricos de uma atividade ou projeto semelhante. A estimativa análoga usa parâmetros de um projeto anterior semelhante, tais como duração, orçamento, tamanho, peso e complexidade como base para a estimativa dos mesmos parâmetros ou medidas para um projeto futuro. Quando usada para estimar durações, esta técnica conta com a duração real de projetos semelhantes anteriores como base para se estimar a duração do projeto atual. É uma abordagem que estima o valor bruto, algumas vezes ajustado para diferenças conhecidas da complexidade do projeto. A duração análoga é frequentemente usada para estimar a duração do projeto quando há uma quantidade limitada de informações detalhadas sobre o mesmo. (PMI, 2013, p. 169) A vantagem da estimativa análoga é que geralmente ela é menos onerosa, consome menos tempo de pesquisa e dá menos trabalho à equipe, além de ser possível utilizá-la em atividades específicas, pacotes de trabalho ou até mesmo no projeto como um todo. Ela também pode ser usada paralelamente com outras técnicas de estimativas. Conforme aborda o PMBOK (PMI, 2013), a estimativa análoga é mais segura quando o histórico é bastante semelhante com a realidade atual e quando a equipe do projeto que prepara as estimativas tem a habilidade técnica necessária. Outra técnica utilizada é a estimativa paramétrica, que utiliza como base a estimativa análoga, além de padrões já conhecidos. Por exemplo, sabe-se que no mercado da construção civil um pintor pinta 1m2 de parede por hora, o que nos leva a concluir que ele pintaria 8m2 de parede por dia e 160m2 de parede por mês. Por esse método, a duração das atividades pode ser definida quantitativamente. por meio da multiplicação da quantidade de trabalho executado pelas horas de mão de obra por unidade de trabalho. Caso não seja possível obter um histórico na organização, ainda podemos encontrar, em ambientes de pesquisas e bibliografias, a duração típica daquele tipo de tarefa/atividade. No entanto, invariavelmente acontece de a equipe do projeto se deparar com uma atividade ou pacote de trabalho que nunca foi desenvolvido pela organização, e que, portanto, não apresenta registros. Quando isso acontece, o trabalho de estimativa torna-se mais complexos, e é preciso utilizar outras técnicas e/ou ferramentas. TEMA 3 – PROGRAM EVALUATION & REVIEW TECHNIQUE (PERT) Conforme o PMBOK (PMI, 2013, p. 170) “a precisão das estimativas deduração de uma atividade pontual pode ser aperfeiçoada considerando-se o seu grau de incerteza e risco”. Uma das técnicas bastante conhecidas é a estimativa de três pontos e a sua derivação, o PERT (Program Evaluation & Review 010 Technique), que se utiliza de um sistema estocástico mais complexo, baseado em três estimativas. Elas são utilizadas para determinar a data mais provável para o término da tarefa, admitindo-se que a execução de uma atividade não interfere no tempo de execução de outras, ou seja, admitindo que elas são independentes (Carvalho; Rabechini Jr., 2011). As três estimativas são: Mais provável (tM). Duração baseada no cenário mais provável em que os recursos alocados estão disponíveis e quando demais premissas do projeto também são observadas. Otimista (tO). Duração baseada no cenário mais positivo. Pessimista (tP). Duração baseada no cenário mais negativo. No método da estimativa de três pontos simples, é feita uma média com base nas três estimativas supramencionadas, ou seja, tE = (tO + tM + tP) / 3, em que tE é o Tempo Esperado, conforme demostra a Tabela 1. Tabela 1 – Distribuição triangular Neste exemplo, foi feito um cálculo simples, por meio da somatória das estimativas, e dividindo-as por três (4+6+8 = 18/3 = 6). Já no método PERT, é possível, além de estimar o tempo mais provável, descobrir o nível de confiança da estimativa. No entanto, a fórmula é um pouco diferente: tE = (tO + 4tM + tP) / 6. Tabela 2 – Distribuição PERT 011 É possível ainda calcular o desvio-padrão para cada atividade do projeto. O desvio-padrão aponta o quanto a duração mensurada na fórmula PERT ainda pode variar, seja para mais ou para menos. A fórmula do desvio padrão é: tD = (tP - tO) / 6, em que tD é o tempo de desvio-padrão. Tabela 3 – Desvio-padrão PERT Conforme Silva (2012), quanto maior for o desvio padrão, mais incerta é a sua estimativa para a atividade, pois a variação entre os cenários otimista e pessimista é muito significativa. Ainda segundo Silva (2012, p. 1), Para descobrir qual é o desvio padrão do projeto, ou seja, o quanto o projeto pode variar para mais ou para menos, você não pode simplesmente somar os Desvios-Padrão de cada atividade. Em vez disso, é preciso calcular Variância de cada atividade, somando o total da variância de todas as atividades e tirando a raiz quadrada do resultado para então encontrar o Desvio-Padrão do Projeto. Tabela 4 – Variância e desvio-padrão do projeto Conforme demonstra a Tabela 4, a Atividade A deve variar sua duração em 0,67 dia, enquanto a Atividade B, 3,33 dias e o projeto como um todo em 5,3 dias. Ou seja, arredondando, o projeto deve terminar entre 115 e 125 dias. Essa informação é importante porque informa o gerente de projetos do que ele pode esperar de impacto no seu projeto e nas suas atividades. Mais do que isso, a fórmula matemática do PERT aponta que a probabilidade de o projeto terminar dentro do desvio padrão é de 68,26%. Conforme demonstra a Tabela 5, se aplicarmos mais um desvio-padrão, 012 aumentamos a probabilidade de concretizar o projeto dentro daquela faixa de tempo para 95,46%. Tabela 5 – Probabilidade de terminar a tarefa Fonte: Cunha, 2017. Para que a aplicação da técnica PERT seja mais efetiva, é importante que ela seja feita junto com o método do caminho crítico (PERT-CPM). Para chegar ao valor esperado do projeto, considera-se apenas as atividades do caminho crítico e não todas as atividades do projeto, conforme veremos a seguir TEMA 4 – CAMINHO CRÍTICO DO PROJETO Conforme Barcaui et al. (2010), todas as atividades têm um período de duração permitido, ou seja, uma faixa temporal entre data de início e data de término. A segunda menos a primeira resulta na duração de uma atividade. Para que o processo de estimar a duração das atividades seja efetivo, é importante utilizar como ponto de partida um diagrama de sequenciamento. Uma vez que se tenha a duração de cada atividade dos pacotes de trabalho da EAP, pode-se utilizar do diagrama de redes para entender como é feita a estimativa da duração do projeto, uma vez que esse diagrama é constituído por diferentes rotas ou caminhos (Figura 5). Figura 5 – Diagrama de redes e as durações das atividades Fonte: Elaborado com base em Carvalho; Rabechini, 2011. 013 A Figura 5 exemplifica um diagrama de redes com a duração de cada atividade. A Atividade A tem duração prevista de 4 dias, a Atividade B de 2 dias, e assim por diante. A somatória das durações das atividades nos leva, obrigatoriamente, à duração do pacote de trabalho, e pôr fim à do projeto. No entanto, para que isso seja possível, é importante identificar as linhas de sequenciamento possíveis. Neste exemplo, temos os seguintes caminhos possíveis: Caminho 01: A – B – C Caminho 02: D – C Caminho 03: D – E – F Neste contexto, para descobrir qual é a duração do projeto (ou do pacote de trabalho), é preciso somar a duração de cada atividade nos diferentes caminhos. O caminho 1 tem duração de 11 dias, o caminho 2 de 12 dias e o caminho 3 de 10 dias. O caminho com a maior duração é o tempo previsto de duração de projeto, e é chamado de caminho crítico do projeto (critical path). O caminho crítico é o mais longo (maior duração) do Diagrama de Redes. Não apresenta folgas e aponta qual a data mais otimista em que o projeto pode ser completado (Figura 6). Ele indica ainda as atividades que merecem um maior acompanhamento, mas pode mudar ao longo do projeto (caso uma atividade que não esteja no caminho crítico atrase em demasia), ou pode surgir mais de um caminho crítico no projeto. Qualquer atraso nas atividades do caminho crítico atrasará o projeto diretamente. Figura 6 – Caminho crítico do projeto Na Figura 6, por exemplo, o caminho crítico é formado pelas atividades B – F – I – L, totalizando 22 dias. No entanto, se imaginarmos que haja um atraso para o início da Atividade “C”, o caminho formado pelas atividades C – G – J – L pode se tornar também um caminho crítico. 014 O caminho crítico evidencia que cada atividade tem o que chamamos de data mais cedo e data mais tarde, que trata das oportunidades mais e menos rápidas para iniciar ou terminar uma atividade. Quando a data mais cedo é igual à data mais tarde, chamamos essa atividade de crítica (Barcaui et al., 2010). FINALIZANDO Esta aula tratou da importância das estimativas para a definição de um cronograma. Sem a capacidade de realizar projeções realistas sobre recursos e durações das atividades do projeto, não é possível planejá-lo com efetividade, o que, invariavelmente, gera desperdícios, atrasos, cancelamentos, quando não acidentes. Por isso, a utilização de estratégias como o PERT é tão importante dentro do ambiente de projetos, especialmente daqueles mais complexos. No entanto, pouca adianta ter uma ferramenta se não há análises, problematizações e diagnósticos. A organização deve estar preparada para fazer estimativas, ou seja, é preciso ter um histórico de outros projetos ou o benchmarking de outras organizações (cases). Para desenvolver projetos, é preciso estudar, pesquisar, analisar e guardar diversos tipos de informação. No exemplo do Canal da Mancha, pode-se ter uma ideia do trabalho do processo de estimar ações para um projeto sem nenhuma base sólida. Apesar de ser mais complexo, é possível, por meio de informações indiretas e que nos auxiliem a atingir a estimativa mais próxima do real. Essas experiências evidenciam uma maturidade maior da organização em realizar projetos, e provavelmente uma maior capacidade de atingir objetivos estratégicos de forma mais plena. 015 REFERÊNCIAS BARCAUI, A. B. et al. Gerenciamento do tempo em projetos. 3. ed. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2010. CARVALHO, M. M. DE; RABECHINI JR., R. Fundamentosem gestão de projetos: construindo competências para gerenciar projetos. 3. ed. São Paulo, Atlas, 2011. PMI – Project Management Institute. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos – Guia PMBOK. 5. ed. Project Management Institute, 2013. SILVA, K. A. B. B. da. Utilizando a técnica de PERT em projetos. Teclógica, 11 abr. 2012. Disponível em: <https://blog.teclogica.com.br/utilizando-a-tecnica-de- pert-em-projetos/>. Acesso em: 21 mar. 2018.
Compartilhar