DD1015 - GESTÃO DO TEMPO E DIREÇÃO DE REUNIÕES

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DD1015 - GESTÃO DO TEMPO E DIREÇÃO DE REUNIÕES
	CASO PRÁTICO
Nome e sobrenome: 
Data:03/10/23
Julia Nogueras e seu excesso de atividades na rotina do dia a dia
Julia Nogueiras tentou voltar a dormir antes de que soasse o despertador às 7 da manhã. Julia era uma dos seis chefes de equipe da Central de Serviços, da qual Arcadio Manuel era diretor,um veterano da companhia, trabalhador incansável, que tinha como gala e exemplo ser o último em sair do escritório, dia após dia. Arcadio não falava muito e se relacionava pouco com outros diretores da companhia, competentes e jovens, responsáveis pelos departamentos de administração, logística, produção, recursos humanos, etc., e só mantinha relação constante com Gervasio Chico Cervera, diretor do departamento comercial. Reportava-se periodicamente ao diretor geral, mas geralmente apenas quando este solicitava, e também assistia às reuniões mensais de diretores, onde intervinha pouco e quase sempre para mostrar desacordo com a opinião da maioria. Arcadio não era um superior fácil de tratar, ao contrário, se mostrava autoritário e distante com seus colaboradores, e seus chefes de equipe sabiam que havia poucas possibilidades de questionar suas ordens, e menos ainda de lhe propor novas formas de organizar e distribuir o trabalho. Alegava frequentemente que “sempre tinha sido assim, e assim estava bem”. Como consequência deste estilo de direção, a maior parte dos chefes de equipe mostrava pouca iniciativa para melhorar a eficiência do trabalho de suas equipes, planejavam pouco e se angustiavam muito quando o trabalho não seguia em frente, apesar das longas jornadas de trabalho que compartilhavam com seu diretor. Cada chefe de equipe era responsável pelo serviço de atenção comercial a um número determinado de clientes. Além disso, era responsável pelo acordo e preparação das visitas comerciais dos vendedores aos clientes de sua zona, assim como de outros clientes potenciais e prospectos. Cada chefe de equipe tinha a seu cargo entre 10 e 15 empregados e 2 ou 3 estagiários, dependendo do tamanho do local de que eram responsáveis. Julia estava tomando seu café da manhã (que sempre fazia em pé, em pouco mais de cinco minutos) quando se deu conta que às 11 horas tinha uma reunião com seu chefe e com o diretor de Qualidade. Antes, tinha que preparar um relatório sobre tal assunto, e tinha que atender a um cliente que, ontem a última hora, tinha ligado para apresentar-se no escritório e “ver alguém” que lhe desse atenção quanto a seu problema de “reclamações pendentes”, conforme lhe disse, e certamente muito zangado. A verdade é que Julia não tinha ideia de que reclamações se referia, e também não se decidiu a perguntar-lhe ontem, porque estava atendendo a dois de seus colaboradores e já era a quarta vez que a interrompiam com ligações telefônicas inesperadas. Pela tarde, às 6 horas, tinham, ela e seus colegas, reunião com o diretor de recursos humanos, quem ia explicar o assunto da avaliação de desempenho. Seu carro demorou para pegar, graças a bons vizinhos ela conseguiu. Perdeu mais de dez minutos. “Quando levaria o carro à oficina, se não tinha tempo?” No caminho, encontrou o trânsito previsível das sextas-feiras chuvosas, que ela não havia previsto, entretanto. Chegou muito tarde. Cruzou o portão da empresa e se dirigiu ao estacionamento. Quando chegou, viu que sua vaga habitual estava, uma vez mais, ocupada, fato que lhe incomodou bastante, porque, além disso, teve que perder quinze minutos adicionais para estacionar corretamente na rua. Desta vez, não deixaria que lhe multassem de novo por mau estacionamento. Logo que deu 'bom dia' às pessoas de seu departamento, se apresentou a seguinte situação: Auxiliar da Julia: "Julia, tem 5 ligações". "O chefe diz que está esperando o relatório, que quer ler antes de entrar na reunião com o de Qualidade". "Te ligaram do consultório do dentista para lembrar a consulta de hoje às 6 da tarde". "O diretor do RH quer falar contigo; me adiantou quem quer que lhe ajude a preparar a apresentação desta tarde. Ele te espera em seu escritório o antes possível". "Pepe, o novato na equipe, diz que quer te ver (adianto que é para te pedir conselhos sobre como tratar o tema de Filhos de Alcântara, que está muito perdido, e pelo visto é muito urgente) ". "Sua filha te ligou de Granada, quer te dar um recado". Julia chega em seu escritório e abre o e-mail. Seleciona mensagens e encontra:Um fax do Diretor Geral requerendo informação sobre a situação do serviço no mês finalizado, já é a 2a vez que o solicita (“por que não o pede a seu chefe Arcadio, que está aqui para isso?”,pensa) Uma fatura da empresa fornecedora de etiquetas, por um valor de €12.000. (Julia se assustou rapidamente: “é impossível...! ”) Uma carta do tutor do estagiário solicitando um relatório de acompanhamento. Um estudo setorial sobre a última tecnologia aplicada à melhoria do serviço ao cliente (Que interessante...”) Julia começou a ler o estudo, esquecendo por um bom momento todos seus compromissos. E quando olhou a hora, o tempo tinha, definitivamente, passado rápido demais. Não tinha preparado a reunião com o diretor de qualidade e a verdade é que não foi um tempo aproveitado. Além disso, parecia que o de Qualidade e seu chefe não queriam terminar nunca. Durante a reunião, ela pensava em seus compromissos não cumpridos e em todos esses outros problemas pendentes... “Este dia foi espantosamente mau”, comentou com sua filha quando ela repetiu a ligação à sua casa (ligação que sua mãe não lhe havia retornado pela manhã), pouco depois de cair no sono na poltrona da televisão, sem ter jantado. “E também a de ontem, e a de anteontem, e a da semana passada”, disse sua filha em forma de recriminação. “Quando você vai organizar seu tempo, mamãe?”. “E hoje o diretor de recursos humanos, muito carinhosamente, tinha sugerido que tirasse umas férias, se era necessário. “O que queria dizer com isso?”. Antes de desligar, sua filha aconselhou que dormisse bem no dia seguinte, e não precisamente na poltrona diante da televisão.
Fonte: Caso de estudio gestión del tiempo (2016). Retirado de:
http://www.academia.edu/8041672/CASO_DE_ESTUDIO_GESTION_DEL_TIEMPO
Desenvolvimento da atividade
1. Que recomendações imediatas você daria a Julia para otimizar seu tempo?
Algumas recomendações imediatas para Julia otimizar seu tempo seriam (1):
· Priorize suas tarefas: Faça uma lista de todas as tarefas que precisam ser concluídas e priorize-as de acordo com sua importância e urgência. Isso ajudará a se concentrar nas tarefas mais importantes e garantir que elas sejam concluídas a tempo.
· Delegue quando possível: Identifique tarefas que podem ser delegadas a outros membros da equipe ou a estagiários. Isso permitirá que você se concentre em atividades que requerem sua atenção direta.
· Defina limites e estabeleça tempo para atividades específicas: Reserve tempo específico para cada tarefa, seja preparar relatórios, atender a ligações ou ler e-mails. Defina limites de tempo realistas para cada atividade para garantir que você não fique sobrecarregada e tenha tempo suficiente para se dedicar a cada uma delas.
· Evite multitarefa: Embora possa parecer eficiente, a multitarefa geralmente leva a uma menor produtividade e qualidade de trabalho. Tente se concentrar em uma tarefa de cada vez, completando-a antes de passar para a próxima.
· Estabeleça momentos de pausa: É importante reservar alguns momentos de pausa durante o dia para descansar e recarregar as energias. Isso ajudará a manter o foco e a produtividade ao longo do dia.
· Aprenda a dizer não: Seja seletiva em relação às solicitações de tarefas adicionais que possam surgir. Se uma tarefa não estiver alinhada com suas prioridades ou não for razoável dada a sua carga de trabalho atual, aprenda a dizer não e explicar seus motivos de forma educada.
· Utilize ferramentas de produtividade: Explore diferentes ferramentas e aplicativos de produtividade, como agendas eletrônicas, gerenciadores de tarefas e técnicas de gerenciamento de tempo,para ajudá-la a organizar e monitorar suas atividades diárias.
· Busque apoio: Caso sinta que está sobrecarregada e incapaz de lidar com todas as suas responsabilidades, considere conversar com seu superior, colegas ou recursos humanos para explorar possíveis soluções ou formas de aliviar sua carga de trabalho.
2. Que ações de médio e longo prazo deve fazer para evitar que isto se repita? Para evitar que algo se repita a longo prazo, você pode considerar as seguintes ações (1):
· Analisar a causa raiz: Identifique a causa fundamental que levou ao problema ou evento indesejado. Isso permitirá entender melhor a situação e evitá-la no futuro.
· Estabelecer medidas corretivas: Crie um plano de ação para corrigir a situação e garantir que o problema não ocorra novamente. Isso pode envolver modificar processos, treinar funcionários ou implementar novas políticas.
· Monitorar e medir: Estabeleça indicadores-chave de desempenho para acompanhar a situação e identificar qualquer tendência de recorrência do problema. Isso ajudará a evitar reincidentes.
· Revisar constantemente: Faça uma revisão regular de seus processos, políticas e procedimentos. Identifique áreas de melhoria e implemente mudanças necessárias para prevenir situações indesejadas.
· Investir em tecnologia e automação: Considere a possibilidade de adotar tecnologias que possam ajudar a prevenir erros ou problemas. A automação de tarefas repetitivas ou propensas a erros humanos pode reduzir significativamente o risco de ocorrências indesejadas.
· Promover a cultura de aprendizado: Incentive a aprendizagem e o desenvolvimento contínuo entre os funcionários. Isso ajudará a melhorar a conscientização sobre potenciais problemas e a promover uma cultura de prevenção e resolução antecipada.
Lembrando que cada situação é única, sendo importante adaptar essas ações para atender às necessidades específicas de sua organização.
3. Que atividades pode e não delegar?
Há diversas atividades que podem ser delegadas, como tarefas operacionais e rotineiras, que não requerem tomada de decisão estratégica ou conhecimento especializado. Alguns exemplos são (2):
· Tarefas administrativas, como responder e-mails, agendar reuniões, preencher relatórios.
· Atividades relacionadas ao atendimento ao cliente, como responder perguntas frequentes ou resolver problemas simples.
· Tarefas de suporte técnico básico.
· Processamento de documentos e dados.
· Organização de eventos corporativos.
· Atividades de marketing digital, como atualização de redes sociais e preparação de conteúdo.
· Gerenciamento de agendas e compromissos.
Por outro lado, certas atividades não devem ser delegadas, especialmente aquelas que exigem experiência, conhecimento especializado ou habilidades específicas. Alguns exemplos disso são (2):
· Tomada de decisões estratégicas.
· Desenvolvimento de estratégias de negócio.
· Gerenciamento de projetos complexos.
· Negociações e acordos contratuais.
· Atividades que envolvem confidencialidade ou segurança da informação.
· Resolução de conflitos internos e externos.
· Gerenciamento e supervisionamento direto de equipes.
Em geral, é importante avaliar cuidadosamente quais tarefas delegar, considerando a complexidade e exigências de cada uma, bem como o nível de confiança e habilidades dos membros da equipe para executá-las adequadamente.
4. Enuncie 3 erros que Julia está cometendo em relação à gestão de seu tempo.
i. Julia não está definindo prioridades claras: Ela parece estar sobrecarregada e não está avaliando adequadamente quais são as tarefas mais importantes ou urgentes. Isso resulta em um desperdício de tempo, pois ela pode estar dedicando esforços a atividades secundárias que não agregam tanto valor.
ii. Falta de planejamento: Julia não está se organizando adequadamente para gerir seu tempo. Ela não está criando uma agenda ou um cronograma para suas tarefas, o que acaba levando ao desperdício de tempo e à falta de foco. Sem um plano claro, ela pode ficar perdida ou facilmente distraída ao longo do dia.
iii. Falta de delegação: Julia parece estar tentando fazer tudo sozinha, o que pode ser muito sobrecarregante e ineficiente. Ela não está delegando tarefas apropriadas para outros membros da equipe ou buscando ajuda quando necessário. Ao não aproveitar os recursos disponíveis, ela está perdendo a oportunidade de otimizar seu tempo e realizar mais tarefas de forma eficaz (3).
5. Que políticas você implementaria na empresa para evitar que a situação de Julia se repita?
· Política de Não Tolerância ao Assédio: Estabelecer uma política clara de não tolerância ao assédio em qualquer forma, seja assédio sexual, assédio moral, discriminação ou qualquer tipo de comportamento ofensivo. Essa política deve ser comunicada a todos os funcionários, e deve ser enfatizado que qualquer denúncia será investigada e tratada de forma justa.
· Treinamento e Conscientização: Oferecer treinamentos regulares a todos os colaboradores para conscientizá-los sobre o assédio no local de trabalho, incluindo o que constitui assédio e como identificá-lo. Além disso, os supervisores devem receber treinamento adicional sobre como lidar com possíveis denúncias de assédio e como criar um ambiente de trabalho seguro e respeitoso.
· Canais de Denúncia: Estabelecer canais de denúncia acessíveis e confidenciais, como uma linha direta de denúncia ou um sistema de email/anônimo. Os funcionários devem ser encorajados a relatar quaisquer incidentes de assédio, sem medo de retaliação.
· Investigação e Ação Após Denúncias: Garantir que todas as denúncias sejam prontamente investigadas de forma imparcial e objetiva. Se comprovado o assédio, medidas disciplinares apropriadas devem ser tomadas, inclusive demissão se necessário. Além disso, a vítima deve receber apoio e proteção durante e após o processo de investigação.
· Cultura Organizacional: Promover uma cultura de respeito e igualdade dentro da empresa por meio de políticas de inclusão e diversidade. Isso pode incluir a implementação de cotas de gênero, programas de mentoria, grupos de afinidade e a promoção de eventos ou palestras relacionados à igualdade e respeito.
· Monitoramento e Avaliação: Realizar pesquisas de clima organizacional periodicamente para monitorar a satisfação dos funcionários, identificar problemas ou lacunas e avaliar a eficácia das políticas implementadas. Com base nesses resultados, ajustar as políticas e procedimentos, se necessário, para melhorar o ambiente de trabalho.
É importante destacar que essas são apenas algumas sugestões de políticas que podem ser implementadas. Cada empresa deve adaptar as políticas às suas próprias necessidades e cultura organizacional, garantindo sempre o respeito aos direitos humanos e a criação de um ambiente de trabalho seguro e saudável (3).
6. Como Arcadio Manuel poderia apoiar Julia dada a situação de esgotamento que está vivendo?
Arcadio Manuel poderia disponinilizar apoio emocional, ouvindo atentamente Julia e mostrando empatia pelas suas experiências e sentimentos. Ele poderia  oferecer palavras de encorajamento e apoio, lembrando Julia de sua própria força e capacidade de lidar com desafios. Ele também poderia sugerir que Julia buscasse atividades de autocuidado, como prática de exercícios físicos, meditação ou fazer pausas regulares para descansar. Poderia também oferecer ajuda nas tarefas do dia a dia, como assumir algumas responsabilidades ou encontrar formas de aliviar a carga de trabalho de Julia. Além disso, ele poderia incentiva-la a buscar apoio profissional, como um terapeuta ou conselheiro, para ajudá-la a lidar com o esgotamento de forma saudável (4).
7. Que aplicativo e gadget você recomendaria a Julia para otimizar seu tempo?
Um aplicativo é uma ferramenta virtual que pode servir para finalidades diversas, como por exemplo: compras on-line, transações bancárias, gerenciamento de tarefas, prática de exercícios físicos, entre outras (4). Assim, eu recomendaria o aplicativo "Todoist" por ser é um aplicativo de gerenciamento de tarefas que pode ajudar Julia a organizarsuas atividades diárias, definir prazos, criar lembretes e acompanhar seu progresso. Com esse aplicativo, ela pode visualizar claramente todas as suas tarefas e priorizá-las de acordo com a importância e urgência. Além disso, o aplicativo também permite que ela compartilhe tarefas com outras pessoas, tornando mais fácil a colaboração em projetos em equipe (5).
Gadget é um pequeno dispositivo eletrônico ou aplicativo que tem uma função específica e geralmente é usado como um acessório ou complemento a um dispositivo principal (5,6). Nesse caso, quanto a um gadget, eu recomendaria um smartwatch, como o Apple Watch ou um relógio Garmin. Esses dispositivos podem ajudar Julia a otimizar seu tempo de várias maneiras, como receber notificações e lembretes diretamente no pulso, controlar sua agenda, monitorar sua atividade física e saúde, além de permitir que ela faça anotações rápidas e até mesmo responder mensagens de forma rápida e conveniente. Um smartwatch pode ajudá-la a estar sempre conectada e gerenciar suas tarefas de forma mais eficaz (6).
 Referências Bibliográficas
(1) Fausto, J. P. (2022). Excesso De Trabalho–Síndrome De Burnout. https://repositorio.ufsc.br/handle/123456789/242806
(2) De Moraes–Diretor, I. A. (2022). Relatório De Gestão Administrativa E Financeira De 2022 (Doctoral Dissertation, Universidade Federal Fluminense). http://biomedico.uff.br/wp-content/uploads/sites/317/delightful-downloads/2023/03/Relatorio-de-gestao-2022.pdf
(3) Funiber. s/d. Modulo DD1015 - Gestão do tempo e direção de reuniões. Master em Gestão Sanitaria.
(4) Silva, E. T. S. D., & Lima, G. S. R. D. (2022). Um Novo Olhar Das Técnicas Secretariais No Formato Do Trabalho Remoto (Bachelor's Thesis). https://repositorio.ufpe.br/handle/123456789/49419
(5) Monte, W. H. A. (2023). Redash: uma solução de monitoramento e análise de dados para gerenciamento de recursos em tempo real em nuvens privadas. http://dspace.sti.ufcg.edu.br:8080/jspui/handle/riufcg/30517
(6) Theodorico, L. G. N. (2023). Desenvolvimento de um rastreador utilizando dispositivos IoT e integração com mapas. http://repositorio.ufsm.br/handle/1/27966